arquivologia

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ARQUIVOLOGIA
 
PIRÂMIDE INFORMACIONAL
Informação – elemento referencial contido em documento.
	Noção, ideia, mensagem contida em um documento.
	Dados organizados de forma útil.
Parâmetros:
- Acurácia – informação que comunica algo verdadeiro
- Relevância – informação que de aplica à tarefa ou situação
- tempestividade – informação disponível no tempo necessário
- usabilidade – informação fácil de entender e usar
- plenitude – informação requerida para tomada de decisão
- precisão – informação com o nível de detalhe preciso
DOCUMENTO = SUPORTE + INFORMAÇÃO
Unidade de registro de informações, independente de qual for o suporte
 caráter orgânico ou administrativo
 prova de transações passadas
 exemplar único
GESTÃO DE DOCUMENTOS
 busca de economia e eficácia
Conjuntos de procedimentos e operações técnicas que analisa um documento em sua fase de:
-Tramitação – passar de um setor para outro
-Uso
-Avaliação e 
-Arquivamento – fase corrente e intermediária
Arquivo 
corrente – objetivo primário – usado diariamente
Intermediário – objetivo primário – ainda usado
Permanente – objetivo secundário – não se usa, mas precisa estar guardado ainda
FASE INTERMEDIÁRIA – ‘purgatório’
Ainda não é corrente/intermediário, nem permanente
	- eliminado – descartado
	- recolhido – vai para o arquivo permanente
		 Não será descartado, mesmo se digitalizado, deve ser guardado
ELIMINAÇÃO
RECOLHIMENTO
RECOLHIMENTO
TRANSFERÊNCIA
ELIMINAÇÃO
DESCARTE
					
CONTRIBUIÇÕES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PARA AS FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS
- garantir que as politicas e atividades do governo sejam documentadas adequadamente
- menor numero de documentos e transitórios sejam reunidos como de valor permanente
- melhor organização dos documentos caso cheguem a fase permanente
- inibir a eliminação de documentos de valor permanente
- garantir definição criteriosa de parcela de documentos do patrimônio de um país
PRINCÍPIOS DE ARQUIVÍSTICA
Proveniência – deixar os documentos de uma instituição/pessoas separados sem misturar com os de outros lugares.
	DE ONDE VEM
	Considerar origem administrativa
	Fixar identidade do documento
	Respeito aos fundos –
		 aberto – recebe mais documentos, atividade segue em funcionamento
		 fechado – não tem acréscimos, não há mais atividade da entidade produtora
Organicidade – organização. Relação entre documentos de arquivos e o vinculo com as funções e atividades que lhe deram origem.
Documento sem seu ‘contexto histórico’ perde grande parte de sua significação.
Cumulatividade ou naturalidade – acumulação dos documentos é orgânica – acumulação naturalmente, conforme é feita a produção.
Indivisibilidade ou integridade – fundos de arquivos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição desautorizada ou adição indevida. 
	 preservar os valores da informação
Unicidade – cada documento é único, dando-lhe valor próprio.
Ordem original – respeito à organização previamente feita. 
Pertinência – oposto do respeito aos fundos (proveniência). Classificação basicamente feita por assuntos.
	 não é mais utilizado
Inalienabilidade ou imprescritibilidade – complementam-se
	Não alienação + não prescrição
Territorialibidade ou providência territorial – domicilio legal .
	Esfera do poder e âmbito administrativo. Liga-se à proveniência
Universalidade – apreender compreender, estruturar, classificar, arranjar e descrever orgânica e registradamente os documentos antes de passar para outra etapa mais detalhada;
	Relatório do documento geral ao particular
Reversibilidade – não podem ser feitas alterações que o torne irreversível.
	
LEI 8159 – LEI DA ARQUIVOLOGIA
- funções dos arquivos
- objeto de estudo: documentos – informação que precisa ser repassada, por meio de um suporte 
Arquivo: os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
	 recebimento de documentos protocolos
Sem organização não é arquivo!!! Sem organização não é arquivo!!! Sem organização não é arquivo!!!
 - Saber encontrar os documentos é uma das funções do arquivo.
“Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservado para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”
Arquivo 
	Receptor natural de documentos
	Documentos são reunidos conforme origem ou função
	Objetivo primário: jurídico, funcional ou administrativo
	Objetivo secundário: culturais e pesquisa histórico
 Biblioteca
	Aspecto artificial
	Documentos organizados por conteúdo
	Criações artísticas ou pesquisas
Objetivo: cultural, técnico, científico (informar/ensinar)
Museu 
	Documentos de criação artística ou de civilização material de uma comunidade
	Aspecto artificial
	Reunidos pela natureza específica do tema do museu
	Objetivo: educação, cultura e entretenimento
	ARQUIVO
	BIBLIOTECA
	MUSEU
	Manuscritos
Impressos, audiovisuais
Exemplares únicos
	Impressos,
Manuscritos
Audiovisuais
Exemplares múltiplos
	Objetos bi/tridimendsionais
Exemplares únicos
	Fundos: unidos pela origem
	Coleção: unidos pelo conteúdo
	Coleção: unidos pelo conteúdo ou função
	Administrativos, jurídicos, funcionais
	Culturais, científicos, artísticos, educativos
	Culturais artísticos, funcionais
	provar, testemunhar
	Instruir, informar
	Informar, entreter
	Acumulação natural 
Produzidos conforme as atividades ocorrem
	Compra, doação, permuta
Fontes múltiplas
	Compra, doação, permuta
Fontes múltiplas
	Administrador e pesquisador
	Grande público e pesquisador
	Grande público e pesquisador
	Organização espelha a
Instituição que trata os documentos
	Organização espelha a
Organização dada às áreas de conhecimento
	Organização espelha
Recortes de tempo, assunto e memoria
- gestão de documentos: 
PROCEDIMENTOS GERAIS DE PROTOCOLO
PROTOCOLO – recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. 
Anexação – documento (solto ou processo) que é juntado em caráter definitivo a outro processo, dando sequência a uma ação administrativa.
Apensação – processo juntado em caráter temporário a outro processo, para subsidiar uma ação.
Arquivamento – guarda do documento quando cessa sua tramitação e é encerrada a ação administrativa que deu razão ao documento.
Atuação de doc. Avulsos para formar processos – reunião e ordenamento dos documentos avulsos recebidos em unidade protocolizadora, para formar um processo.
Classificação – atribuição de descritor/código a documentos (avulsos ou em processos), resultantes de uma mesma função/atividade, como modo de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.
Correspondência – comunicação escrita que circula nos órgãos/entidades, mas que não é processo.
	 interna – mantida entre unidades do órgão/entidade
	 externa – órgãos com Adm. Publica Federal.
 oficial – espécie formal entre órgãos consigo ou com outros órgãos ou entidades privadas
 particular – espécie informal entre autoridades/servidores e estranhos à Adm
	 recebida – protocolo recebe
	expedida – remessa
Desapensação – separação de processos que estavam com outro por apensação
Desarquivamento – retorno de processo/arquivo (documento) por necessidade de continuidade da ação administrativa
Desentranhamento – retirada de parte/folha de forma DEFITINITVA – justificativa
Desmembramento – retirada de folha/documento DEFINITIVA – justificativa novo processo
Despacho – autoridade da continuidade ao ato, ação administrativa
Diligência – ato investigatório/de pesquisa que busca esclarecer, averiguar, complementar informação errada ou incompleta em processo
Distribuição – primeira tramitação do documento – avulso ou processo – para o destinatário, dentro do órgão/entidade
Documento– informação registrada
	 avulso – qualquer suporte, informação não reunida ou ordenada em processo
	 digital – codificada em binários, a informação é acessível e interpretável por sistema computacional
	 híbrido – parte digital e parte não digital
	 ostensivo – sem restrição de acesso
	 sigiloso – em razão da natureza do conteúdo, sofre restrição de acesso, conforme legislação em vigor
e-ARQ Brasil – modelo de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística – garantia da confiabilidade e autenticidade + acessibilidade.
Empréstimo – cessão temporária para consulta, acesso, cópia
Espécie documental – divisão do gênero documental, tipos por seu formato. Dividem-se em virtude da natureza, forma do registro. 
Folha do processo – é o papel todos (2 faces). Numeração em ordem crescente. não digitais
Formato – características físicas de apresentação das técnicas de registro e da estrutura da ifnromacao econteudo de documento.
Formato de arquivo – especificação de regras e padrões descritos, foralmente, para interpretação dos bits de um arquivo digital – pdf, gif, doc,jpeg
Juntada – união de processos ou documentos a um processo. Anexação ou apensação
	 ANEXAÇÃO - documento (solto ou processo) que é juntado em caráter definitivo a outro processo, dando sequência a uma ação administrativa.
	 APENSAÇÃO - processo juntado em caráter temporário a outro processo, para subsidiar uma ação.
Numeração de folhas – atribuída às folhas do processo não digital
Página do processo – cada uma das faces de uma folha do processo
Peça do processo – documento que, de várias formas, integra o processo
Procedência – de onde veio.
Processo – conjunto de documentos avulsos, oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ação administrativa, constituindo unidade de arquivamento.
 híbrido – documentos digitais e não digitais reunidos oficialmente no decurso de ação administrativa unidade conceitualmente indivisível
	 acessório – no procedimento de juntada tem matéria indispensável para outro processo, o principal.
	 principal – pela natureza da matéria tem caráter de principal, precisando da juntada de 1 ou + processos como apoio à decisão.
	 central – unidade encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos
	 setorial – unidade localizada junto dos setores específicos dos órgãos/entidades, encarregada de das suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos na área que se vincula. Descentralidade as atividades do protocolo central.
Registro – cadastramento das informações, buscando controlar a tramitação dos documentos produzidos e recebidos em órgão/entidade
Sistema informatizado – ambiente digital que processa eletronicamente um conjunto de elementos?dados intelectualmente organizados.
 Suporte – base física onde a informação é registrada
Termo 
- de abertura de volume – conjunto de informações que ficam registradas no início de um voluma de processo – validar nono volume
	- de desentranhamento – informações com o objetivo de validar a retirada de folha de processo, indevidamente anexadas
	- de desapensação – informações registradas para validar a separação de processo apensado.
	- de desmembramento – informações registradas para validar a retirada de folha do processo para fromar outro
	- de encerramento de volume – informações registradas no fim do volume do processo, objetivo de validar o encerramento do volume
	- de juntada por anexação – informações registradas para validar a união definitiva de processo a processo
	- de juntada por apensação – informações registradas para validar a junção provisória de processo a processo.
- de retirada de folha/peça – nota para registrar a retirada de folha/peça. Carimbo
- de ressalva – nota usada para informar que peça foi retirada quando da anexação. Carimbo
Tipo documental – divisão de espécie documental reúne documentos por características comuns – formula diplomática, natureza do conteúdo, técnica do registro.
Tramitação – curso do documento da produção/recepção até o cumprimento de seu objetivo, movimentação
Unidade administrativa – unidade formal, integrante de órgão/entidade, instrumento normativo cria.
Unidade de protocolo – Local do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos,
Unidade protocolizadora – encarregada do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, autuação de documentos para formar processos e atribuir NUP – numero uniico de protocolo.
Volume – subdivisão de processo.
Resuminho Tipologia Documental
Campo de Aplicação: Relação dos elementos com as atividades institucionais/pessoais.
Ponto de Vista: Relações de forma orgânica.
Objeto: Tipo documental vem a ser algo mais específico, exemplos: boletim de ocorrência, ata da reunião, relatório contábil.
Foco Principal: Lógica orgânica dos conjuntos documentais.
Análise Tipológica: Parte do Princípio da Proveniência (documentos arquivados de acordo com os fundos).
· Análise DIPLOMÁTICA: pela qual se analisam a estrutura formal do documento e os componentes de autenticidade;
· Análise TIPOLÓGICA: É o contexto do documento, a sua forma de produção, origem, funções do documento, competências etc.
Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas. Em um mesmo local pode ter CD-ROM, disquete, discos, fitas, fotografias, slides,microformas (microfilme) etc.
Arquivo Especializado  possui documentos decorrentes da  experiência humana  num campo específica, independentementeda  forma física que apresentem. São arquivos de engenharia, arquivos médicos ou de imprensa, por exemplo.
 
ELEMENTOS dos documentos, os quais se referem a suporte, forma, formato, gênero, espécie e tipo.
Suporte: material sobre a qual as informações são registradas: papel, fita magnética...
Forma: estágio de preparação e tramitação do documento: original, rascunho, cópia...
Formato: configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e com o modo como foi confeccionado: Folha, mapa, livro...
Gênero: Como é configurado um documento de acordo com o sistema de signos (sinais) utilizado na comunicação de seu conteúdo: documentação textual, documentação audiovisual...
Espécie: Como é configurado um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas: boletim, certidão, relatório....
Tipo: É a configuração relacionada à espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou: boletim de ocorrência, certidão de óbito..
Segurança: O arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração. Dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais. 
Precisão: O arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. 
Simplicidade: O arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão. As possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais. O número e a variedade de documentos não exigem necessariamente um arquivo complexo e de difícil entendimento. 
Flexibilidade: O arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume e à complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento. 
Acesso: O arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.
arquivo corrente
arquivo intermediário
arquivo permanente
conhecimento
informação
dados
inteligência