ARQUIVOLOGIA PARA CONCURSOS (LUCIANA RODRIGUES)

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ARQUIVO:
LEI 8.159/91: CONJUNTO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR
ÓRGÃOS PÚBLICOS, INSTITUIÇÕES DE CARÁTER PÚBLICO ENTIDADES PRIVADAS
EM DECORRÊNCIA DO EXERCÍCIO DE ATIVIDADES ESPECÍFICAS, BEM COMO POR
PESSOA FÍSICA, QUALQUER QUE SEJA O SUPORTE DA INFORMAÇÕES OU A
NATUREZA DOS DOCUMENTOS.
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA: CONJUNTOS DE
DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS POR UMA ENTIDADE COLETIVA
PÚBLICA OU PRIVADA, PESSOA OU FAMÍLIA, NO DESEMPENHO DE SUAS
ATIVIDADES INDEPENDENTEMENTE DA NATUREZA DO SUPORTE.
MARILENA LEITE PAES: CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE
PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FORMA, NO
DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS
SUCESSORES PARA EFEITOS FUTUROS.
CONCEITO DE DOCUMENTO
SUPORTE: MATERIAL NO QUAL SÃO REGISTRADAS AS INFORMAÇÕES.
+
INFORMAÇÃO: ELEMENTO REFERENCIAL, IDEIA OU MENSAGEM CONTIDOS EM UM
DOCUMENTO.
=
DOCUMENTO: INFORMAÇÃO REGISTRADA EM UM SUPORTE.
POLISSEMIA DO TERMO ARQUIVO
- CONJUNTO DE DOCUMENTOS
- MÓVEL PARA GUARDA DE DOCUMENTOS
- LOCAL ONDE O ACERVO DOCUMENTAL DEVERÁ SER CONSERVADO
- ÓRGÃO GOVERNAMENTAL OU INSTITUCIONAL CUJO OBJETIVO SEJA O DE
GUARDAR E CONSERVAR A DOCUMENTAÇÃO.
FUNÇÃO
TORNAR DISPONÍVEIS AS INFORMAÇÕES CONTIDAS NO ACERVO DOCUMENTAL
SOB SUA GUARDA.
FINALIDADE
SERVIR A ADMINISTRAÇÃO, CONSTITUINDO-SE, COM O DECORRER DO TEMPO, EM
BASE DO CONHECIMENTO DA HISTÓRIA.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
1. PÚBLICO:
FEDERAL
↓
CENTRAL
REGIONAL
ESTADUAL/DF
MUNICIPAL
2. INSTITUCIONAIS:
INSTITUIÇÕES EDUCACIONAIS
IGREJAS
COOPERAÇÕES NÃO LUCRATIVAS
SOCIEDADES, ASSOCIAÇÕES
3. COMERCIAIS:
FIRMAS
IGREJAS
COMPANHIAS
4. FAMILIAIS OU PESSOAIS
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS - ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO
ARQUIVO CORRENTE (PRIMEIRA IDADE)
DOCUMENTOS EM CURSO OU CONSULTADOS FREQUENTEMENTE, CONSERVADOS
NO LOCAL QUE OS RECEBERAM E OS PRODUZIRAM OU EM DEPENDÊNCIAS
PRÓXIMAS DE FÁCIL ACESSO.
‘’DOCUMENTOS EM CURSO OU QUE, MESMO SEM MOVIMENTAÇÃO CONSTITUAM
OBJETO DE CONSULTAS FREQUENTES’’ (LEI 8.159)
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (SEGUNDA IDADE)
DOCUMENTOS QUE DEIXARAM DE SER FREQUENTEMENTE CONSULTADOS, MAS
QUE PODEM AINDA SER SOLICITADOS. NÃO HÁ NECESSIDADE DE SEREM
CONSERVADOS PRÓXIMOS DE ESCRITÓRIOS.
‘’DOCUMENTOS QUE, NÃO SENDO DE USO CORRENTE NOS ÓRGÃOS
PRODUTORES, POR RAZÕES DE INTERESSE ADMINISTRATIVO, AGUARDAM A SUA
ELIMINAÇÃO OU RECOLHIMENTO PARA GUARDA PERMANENTE’’. (LEI 8.159)
ARQUIVO PERMANENTE (TERCEIRA IDADE)
DOCUMENTOS QUE PERDERAM TODO VALOR DE NATUREZA ADMINISTRATIVA,
QUE SE CONSERVAM EM RAZÃO DE SEU VALOR HISTÓRICO E QUE CONSTITUEM
OS MEIOS DE CONHECER O PASSADO E SUA EVOLUÇÃO.
‘’CONJUNTOS DE DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO, PROBATÓRIO E
INFORMATIVO QUE DEVEM SER DEFINITIVAMENTE PRESERVADOS.’’ (LEI 8.159).
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO A EXTENSÃO DE SUA ATUAÇÃO
ARQUIVO SETORIAL
SÃO AQUELES ESTABELECIDOS JUNTO AOS ÓRGÃOS OPERACIONAIS, CUMPRINDO
FUNÇÕES DE ARQUIVO CORRENTE.
ARQUIVO CENTRAL OU GERAL
SÃO OS QUE SE DESTINAM A RECEBER OS DOCUMENTOS CORRENTES
PROVENIENTES DOS DIVERSOS ÓRGÃOS QUE INTEGRAM A ESTRUTURA DE UMA
INSTITUIÇÃO, CENTRALIZANDO, PORTANTO AS ATIVIDADES DO ARQUIVO
CORRENTE.
CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO A NATUREZA DOS DOCUMENTOS
ARQUIVO ESPECIAL (SUPORTE ESPECIAL)
AQUELE QUE TEM SOB SUA GUARDA DOCUMENTOS DE FORMAS FÍSICAS
DIVERSAS E POR ESTA RAZÃO MERECEM TRATAMENTO ESPECIAL NÃO APENAS
NO QUE SE REFERE AO SEU ARMAZENAMENTO COMO TAMBÉM AO REGISTRO,
ACONDICIONAMENTO, CONTROLE, CONSERVAÇÃO…
EXEMPLO: CDS, PENDRIVES, FITAS…
ARQUIVO ESPECIALIZADO (ÁREA ESPECIALIZADA)
É O QUE TEM SOB SUA CUSTÓDIA OS DOCUMENTOS RESULTANTES DA
EXPERIÊNCIA HUMANA NUM CAMPO ESPECÍFICO INDEPENDENTE DA FORMA
FÍSICA QUE APRESENTAM.
EXEMPLO: ARQUIVOS DE ENGENHARIA, IMPRENSA, HOSPITALARES
DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA, MUSEU E CENTRO DE
DOCUMENTAÇÃO
ARQUIVO: ÓRGÃO RECEPTOR (RECOLHE NATURALMENTE O QUE PRODUZ A
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA OU PRIVADA A QUAL SERVE) E EM SEU ACERVO OS
CONJUNTOS DOCUMENTAIS ESTÃO REUNIDOS SEGUNDO SUA ORIGEM E FUNÇÃO.
OS OBJETIVOS PRIMÁRIOS DO ARQUIVO SÃO JURÍDICOS, FUNCIONAIS E
ADMINISTRATIVOS E OS FINS SECUNDÁRIOS SERÃO CULTURAIS E DE PESQUISA
HISTÓRICA. A FONTE GERADORA É ÚNICA, OU SEJA, É A ADMINISTRAÇÃO OU É A
PESSOA A QUAL O ARQUIVO É LIGADO.
BIBLIOTECA: É O ÓRGÃO COLECIONADOR (REÚNE ARTIFICIALMENTE O QUE VAI
SURGINDO E INTERESSADO A SUA ESPECIALIDADE), EM CUJO ACERVO AS
UNIDADES ESTÃO REUNIDAS PELO CONTEÚDO (ASSUNTO). OS OBJETIVOS DESSA
COLEÇÃO SÃO CULTURAIS, TÉCNICOS E CIENTÍFICOS. OS FORNECEDORES SÃO
MÚLTIPLOS (DIFERENTES LIVRARIAS, EDITORAS, EMPRESAS GRÁFICAS,
EMPRESAS JORNALÍSTICAS, LABORATÓRIOS DE MICROFILMES, ETC).
MUSEU: É O ÓRGÃO COLECIONADOR, ISTO É, A COLEÇÃO É ARTIFICIAL E
CLASSIFICADA SEGUNDO A NATUREZA E A FINALIDADE ESPECÍFICA DO MUSEU A
QUE PERTENCE. SEUS OBJETIVOS FINAIS SÃO EDUCATIVOS E CULTURAIS.
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO: É O ÓRGÃO COLECIONADOR OU REFERENCIAL
(QUANDO NÃO ARMAZENA DOCUMENTOS COMO AS DEMAIS ENTIDADES
OBRIGATORIAMENTE O FAZEM E SÓ REFERÊNCIA DADOS EM FORMA FÍSICA E
VIRTUAL). SEUS OBJETIVOS SÃO FUNDAMENTALMENTE CIENTÍFICOS, JÁ QUE A
COLEÇÃO (QUANDO OS DOCUMENTOS SÃO ARMAZENADOS) É FORMADA DE
ORIGINAIS OU DE REPRODUÇÕES REFERENTES A DETERMINADA ESPECIALIDADE,
INCLUEM-SE NESSA CATEGORIA AS BASES DE DADOS.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
GÊNERO: REUNIÃO DE ESPÉCIES DOCUMENTAIS QUE SE ASSEMELHAM POR SEUS
CARACTERES ESSENCIAIS, PARTICULARMENTE O SUPORTE E O FORMATO, QUE
EXIGEM PROCESSAMENTO TÉCNICO ESPECÍFICO E, POR VEZES, MEDIAÇÃO
TÉCNICA PARA ACESSO.
TEXTUAL OU ESCRITO: DOCUMENTOS MANUSCRITOS, DATILOGRAFADOS OU
IMPRESSOS.
ICONOGRÁFICO: DOCUMENTOS EM SUPORTES SINTÉTICOS CONTENDO IMAGENS
ESTÁTICAS (FOTOGRAFIAS, DESENHOS, GRAVURAS).
SONORO: DOCUMENTOS COM DIMENSÕES E ROTAÇÕES VARIÁVEIS, CONTENDO
REGISTROS FONOGRÁFICOS (DISCOS E FITAS AUDIOMAGNÉTICAS).
FILMOGRÁFICOS: DOCUMENTOS EM PELÍCULAS CINEMATOGRÁFICAS E FITAS
MAGNÉTICAS DE IMAGENS EM MOVIMENTO (FILMES E FITAS DE VÍDEO
MAGNÉTICAS).
INFORMÁTICOS OU DIGITAIS: DOCUMENTOS PRODUZIDOS, TRATADOS E
ARMAZENADOS EM COMPUTADOR.
CARTOGRÁFICOS: DOCUMENTOS EM FORMATOS E DIMENSÕES VARIÁVEIS,
CONTENDO REPRESENTAÇÕES GEOGRÁFICAS, ARQUITETÔNICAS OU DE
ENGENHARIA (MAPAS, PLANTAS).
MICROGRÁFICAS: DOCUMENTOS EM SUPORTE FÍLMICO RESULTANTES DA
MICRORREPRODUÇÃO DE IMAGENS, MEDIANTE UTILIZAÇÃO DE TÉCNICAS
ESPECÍFICAS.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS: FORMA X FORMATO
FORMA: ESTÁGIO DE PREPARAÇÃO E TRANSMISSÃO DE UM DOCUMENTO
(RASCUNHO, MINUTA, ORIGINAL, CÓPIA).
● ORIGINAL - DOCUMENTO PRODUZIDO PELA PRIMEIRA VEZ OU EM PRIMEIRO
LUGAR. VERSÃO FINAL DE UM DOCUMENTO, JÁ NA SUA FORMA
APROPRIADA.
● CÓPIA - RESULTADO DA REPRODUÇÃO DE UM DOCUMENTO, GERALMENTE
QUALIFICADA POR SUA FUNÇÃO OU PROCESSO DE DUPLICAÇÃO.
● RASCUNHO - REDAÇÃO PREPARATÓRIA DO ORIGINAL, PODENDO CONTER
RASURAS, CORREÇÕES E SUPRESSÕES E É ANTERIOR A MINUTA, QUE NÃO
APRESENTA IMPERFEIÇÕES.
FORMATO: É A CONFIGURAÇÃO FÍSICA DE UM SUPORTE DE ACORDO COM A SUA
NATUREZA E O MODO COMO FOI CONFECCIONADO.
FOLHA, MAPA, ROLO DE FILME…
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS - ESPÉCIE X TIPOLOGIA
ESPÉCIE: CONFIGURAÇÃO QUE ASSUME UM DOCUMENTO DE ACORDO COM A
DISPOSIÇÃO E A NATUREZA DAS INFORMAÇÕES NELE CONTIDAS. EXEMPLOS:
BOLETIM, CERTIDÃO, DECLARAÇÃO, RELATÓRIO.
TIPOLOGIA: CONFIGURAÇÃO QUE ASSUME UMA ESPÉCIE DOCUMENTAL, DE
ACORDO COM A ATIVIDADE QUE A GEROU.
TIPOLOGIA = ESPÉCIE + FUNÇÃO/ATIVIDADE
EXEMPLOS:
BOLETIM DE OCORRÊNCIA, FREQUÊNCIA E RENDIMENTO ESCOLAR
CERTIDÃO DE NASCIMENTO,DE ÓBITO
DECLARAÇÃO DE BENS, IMPOSTO DE RENDA
RELATÓRIO DE ATIVIDADES, FISCALIZAÇÃO.
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS - NATUREZA DO ASSUNTO
OSTENSIVO: DOCUMENTO SEM QUALQUER RESTRIÇÃO DE ACESSO CUJA
DIVULGAÇÃO NÃO É PREJUDICIAL À ADMINISTRAÇÃO OU AS PARTES.
SIGILOSO: DOCUMENTOS QUE, POR SUA NATUREZA, DEVAM SER DE
CONHECIMENTO RESTRITO. E, PORTANTO, REQUEIRAM MEDIDAS ESPECIAIS DE
SALVAGUARDA PARA SUA CUSTÓDIA, DIVULGAÇÃO E ACESSO.
GRAUS DE SIGILO (LEI 12.527/11)
RESERVADO - até 5 ANOSSECRETO - até 15 ANOS
ULTRASSECRETO - até 25 ANOS
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS OU TEORIA DAS 3 IDADES
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS: SUCESSIVAS FASES POR QUE PASSAM OS
DOCUMENTOS DE UM ARQUIVO, DA SUA PRODUÇÃO A GUARDA PERMANENTE OU
ELIMINAÇÃO.
TEORIA DAS 3 IDADES: TEORIA SEGUNDO A QUAL OS ARQUIVOS SÃO
CONSIDERADOS CORRENTES, INTERMEDIÁRIOS OU PERMANENTES, DE ACORDO
COM A FREQUÊNCIA DE USO POR SUAS ENTIDADES PRODUTORAS E A
IDENTIFICAÇÃO DE SEUS VALORES PRIMÁRIO E SECUNDÁRIO.
CICLO VITAL/TEORIA DAS 3 IDADES
ARQUIVO CORRENTE (PRIMEIRA IDADE): É CONSTITUÍDO DE DOCUMENTOS EM
CURSO OU CONSULTADOS FREQUENTEMENTE, CONSERVADOS NOS ESCRITÓRIOS
OU NAS REPARTIÇÕES QUE OS RECEBERAM E OS PRODUZIRAM OU EM
DEPENDÊNCIAS PRÓXIMAS DE FÁCIL ACESSO. (VALOR PRIMÁRIO)
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO (SEGUNDA IDADE): É CONSTITUÍDO DE DOCUMENTOS
QUE DEIXARAM DE SER FREQUENTEMENTE CONSULTADOS, MAS CUJOS ÓRGÃOS
QUE OS RECEBERAM E PRODUZIRAM PODEM AINDA SOLICITÁ-LOS, PARA TRATAR
DE ASSUNTOS IDÊNTICOS OU RETOMAR UM PROBLEMA NOVAMENTE
FISCALIZADO. NÃO HÁ NECESSIDADE DE SEREM CONSERVADOS PRÓXIMOS AOS
ESCRITÓRIOS. A PERMANÊNCIA DOS DOCUMENTOS NESSES ARQUIVOS É
TRANSITÓRIA. POR ISSO SÃO TAMBÉM CHAMADOS DE LIMBO OU PURGATÓRIO.
(VALOR PRIMÁRIO)
ARQUIVO PERMANENTE (TERCEIRA IDADE): É CONSTITUÍDO DE DOCUMENTOS
QUE PERDERAM TODO VALOR DE NATUREZA ADMINISTRATIVA, QUE SE
CONSERVAM EM RAZÃO DE SEU VALOR HISTÓRICO OU DOCUMENTAL E QUE
CONSTITUEM OS MEIOS DE CONHECER O PASSADO E SUA EVOLUÇÃO. ESSES SÃO
OS ARQUIVOS PROPRIAMENTE DITOS. (VALOR SECUNDÁRIO)
ARQUIVO CORRENTE [protocolo, gestão documental, avaliação] → (TRANSFERÊNCIA)
→ ARQUIVO INTERMEDIÁRIO → (RECOLHIMENTO) → ARQUIVO PERMANENTE
[arranjo, conservação, NUNCA ELIMINA]
*NEM TODOS OS DOCUMENTOS PASSAM PELAS TRÊS ETAPAS, TODOS NASCEM
COMO ARQUIVO CORRENTE, MAS NEM SEMPRE PASSAM PELO ARQUIVO
INTERMEDIÁRIO, PODENDO IR DIRETO PARA OS ARQUIVOS PERMANENTES.
TRANSFERÊNCIA: PASSAGEM DE DOCUMENTOS DO ARQUIVO CORRENTE PARA O
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO.
RECOLHIMENTO: ENTRADA DE DOCUMENTOS PÚBLICOS EM ARQUIVOS
PERMANENTES, COM COMPETÊNCIA FORMALMENTE ESTABELECIDA. OPERAÇÃO
PELA QUAL UM CONJUNTO DE DOCUMENTOS PASSA DO ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
PARA O ARQUIVO PERMANENTE.
VALOR DOS DOCUMENTOS
VALOR PRIMÁRIO
- ADMINISTRATIVO
- LEGAL
- FISCAL
VALOR SECUNDÁRIO
- INFORMATIVO
- PROBATÓRIO
- HISTÓRICO
*TODO DOCUMENTO NASCE COM VALOR PRIMÁRIO, MAS NEM TODO DOCUMENTO
ATINGE O VALOR SECUNDÁRIO.
VALOR PRIMÁRIO:
VALOR ATRIBUÍDO A DOCUMENTO EM FUNÇÃO DO INTERESSE QUE POSSA TER
PARA A ENTIDADE PRODUTORA, LEVANDO-SE E CONTA A SUA UTILIDADE PARA
FINS ADMINISTRATIVOS, LEGAIS E FISCAIS.
↓
ADMINISTRATIVO - TODO DOCUMENTO TEM VALOR ADMINISTRATIVO, POIS FORAM
CRIADOS PARA DAR INÍCIO OU PROSSEGUIMENTO A UMA ATIVIDADE DA
ORGANIZAÇÃO. MUITOS DOCUMENTOS MANTÊM SEU VALOR ADMINISTRATIVO
POR UM PEQUENO PRAZO POR SEREM CÓPIAS OU POR TEREM SIDO
RECAPITULADOS POR OUTROS DOCUMENTOS.
LEGAL - SÃO DOCUMENTOS CRIADOS PARA LEGITIMAR AS AÇÕES DE UM
GOVERNO E DE UM MODO GERAL TENCIONAM PROTEGER OS DIREITOS E
GARANTIR O CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES DE INDIVÍDUOS E ORGANIZAÇÕES.
FISCAL - ESTES REGISTROS DOCUMENTAM TRANSAÇÕES OU OBRIGAÇÕES
FISCAIS DO ÓRGÃO.
VALOR SECUNDÁRIO:
VALOR ATRIBUÍDO A UM DOCUMENTO EM FUNÇÃO DO INTERESSE QUE POSSA TER
PARA A ENTIDADE PRODUTORA E OUTROS USUÁRIOS, TENDO EM VISTA A SUA
UTILIDADE PARA FINS DIFERENTES DAQUELES PARA OS QUAIS FOI
ORIGINALMENTE PRODUZIDO.
↓
INFORMATIVO - QUANDO CONTÉM INFORMAÇÕES ESSENCIAIS SOBRE MATERIAIS
COM QUE A ORGANIZAÇÃO LIDA, PARA FINS DE ESTUDO OU PESQUISA.
PROBATÓRIO - DIZ RESPEITO ÀS PROVAS DE COMO ESTÁ ORGANIZADO UM
GOVERNO. PARA DETECTAR O VALOR PROBATÓRIO, É NECESSÁRIO CONHECER A
ORIGEM, O DESENVOLVIMENTO E AS OPERAÇÕES DA ORGANIZAÇÃO QUE
PRODUZIU O DOCUMENTO.
HISTÓRICO - AUXILIA NA FORMAÇÃO DA HISTÓRIA DA SOCIEDADE.
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE
ORGANICIDADE É A RELAÇÃO NATURAL ENTRE DOCUMENTOS DE UM ARQUIVO
EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DA ENTIDADE PRODUTORA.
PARA BELLOTTO, AS RELAÇÕES ORGÂNICAS REFLETEM NOS CONJUNTOS
DOCUMENTAIS. A ORGANICIDADE É A QUALIDADE SEGUNDO A QUAL OS
ARQUIVOS ESPELHAM A ESTRUTURA, AS FUNÇÕES E AS ATIVIDADES DA
ENTIDADE PRODUTORA/ACUMULADORA EM SUAS RELAÇÕES INTERNAS E
EXTERNAS.
PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA OU DO RESPEITO AOS FUNDOS (PRINCÍPIO BASILAR
DA ARQUIVOLOGIA
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIO DA
PROVENIÊNCIA É O PRINCÍPIO BÁSICO DA ARQUIVOLOGIA SEGUNDO O QUAL O
ARQUIVO É PRODUZIDO POR UMA ENTIDADE COLETIVA, PESSOA OU FAMÍLIA NÃO
DEVE SER MISTURADO AO DE OUTRAS ENTIDADES PRODUTORAS.
PARA BELLOTTO O PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA FIXA A IDENTIDADE DO
DOCUMENTO RELATIVAMENTE A SEU PRODUTOR. POR ESSE PRINCÍPIO OS
ARQUIVOS ORIGINÁRIOS DE UMA PESSOA DEVEM MANTER A INDIVIDUALIDADE,
DENTRO DE SEU CONTEXTO ORGÂNICO DE PRODUÇÃO, NÃO DEVENDO SER
MESCLADOS NO ARQUIVO A OUTROS DE ORIGEM DISTINTA.
SEGUNDO SANTOS, ESSE PRINCÍPIO SE REFERE A INSTITUIÇÃO EM SI, DE FORMA
AMPLA, DE MODO QUE O ACERVO NÃO SE MISTURE COM O DE OUTRA
INSTITUIÇÃO. O SEGUNDO ASPECTO, POR SUA VEZ, É MAIS ESPECÍFICO E
VOLTADO PARA A ORGANIZAÇÃO INTERNA DO FUNDO QUE DEVE SER FEITA
RESPEITANDO A IDENTIFICAÇÃO DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS E TÉCNICAS
QUE PRODUZIAM OS DOCUMENTOS BUSCANDO RECUPERAR A CLASSIFICAÇÃO E
ORDENAÇÃO ORIGINAIS.
PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE OU PROVENIÊNCIA TERRITORIAL
DICIONÁRIOS BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA: CONCEITO
DERIVADO DO PRINCÍPIO DE PROVENIÊNCIA E SEGUNDO O QUAL ARQUIVOS
DEVERIAM SER CONSERVADOS EM SERVIÇOS DE ARQUIVO NO TERRITÓRIO NO
QUAL FORAM PRODUZIDOS, EXCETUADOS OS DOCUMENTOS ELABORADOS PELAS
REPRESENTAÇÕES DIPLOMÁTICAS OU RESULTANTES DE OPERAÇÕES MILITARES.
ESTE É UM PRINCÍPIO DERIVADO DO PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA E QUE
DEFENDE QUE OS ARQUIVOS DEVAM SER CONSERVADOS NOS SERVIÇOS DE
ARQUIVO DO TERRITÓRIO DO QUAL FORAM PRODUZIDOS, OU MELHOR AINDA, NA
INSTITUIÇÃO PRODUTORA DO FUNDO.
PRINCÍPIO DA UNICIDADE
PARA BELLOTTO, NÃO OBSTANTE SUA FORMA, GÊNERO, TIPO OU SUPORTE, OS
DOCUMENTOS DE ARQUIVO CONSERVAM SEU CARÁTER ÚNICO, EM FUNÇÃO DE
SEU CONTEXTO DE PRODUÇÃO.
SEGUNDO SANTOS, CARACTERÍSTICA DA UNICIDADE NÃO SE REFERE AO FATO DE
UM DOCUMENTO SER UM EXEMPLAR ÚNICO NA INSTITUIÇÃO, MAS AO
ATENDIMENTO DE QUE CADA VIA OU ATÉ MESMO CÓPIA DE UM DOCUMENTO,
EXERCE UMA FUNÇÃO ÚNICA VINCULADA A SUA PRODUÇÃO E USO PELA
INSTITUIÇÃO E AO SEU VÍNCULO COM OUTROS DOCUMENTOS RELATIVOS À
MESMA ATIVIDADE.
PRINCÍPIO DO RESPEITO À ORDEM ORIGINAL
TAMBÉM CONHECIDO COMO PRINCÍPIO DO RESPEITO A ORDEM PRIMITIVA,
RESPEITO A SANTIDADE DA ORDEM ORIGINAL OU PRINCIPIO DE REGISTRO.
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIO DA ORDEM
ORIGINAL É O PRINCÍPIO SEGUNDO O QUAL O ARQUIVO DEVERIA CONSERVAR O
ARRANJO TOTAL DADO PELA ENTIDADE COLETIVA, PESSOA OU FAMÍLIA QUE O
PRODUZIU.
PARA BELLOTTO, OBEDECER A ORDEM ORIGINAL NÃO ESTÁ LIGADA AO RESPEITO
A ORDEM ESTRITA QUE OS DOCUMENTOS RECEBERAM NA REPARTIÇÃO DE
ORIGEM E, SIM, O RESPEITO À ORGANICIDADE, ISTO É, A OBSERVÂNCIA DO
FLUXO NATURAL E ORGÂNICO COM QUE FORAM PRODUZIDOS E NÃO
PROPRIAMENTE DOS DETALHES ORDENATÓRIOS DE SEU PRIMEIRO
ARQUIVAMENTO.
PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE
PARA BELLOTTO, OS FUNDOS DE UM ARQUIVO DEVEM SER PRESERVADOS SEM
DISPERSÃO, MUTILAÇÃO, ALIENAÇÃO, DESTRUIÇÃO NÃO AUTORIZADA OU
ADIÇÃO INDEVIDA.
DE ACORDO COM A LEI 12.527/11, INTEGRIDADE É A QUALIDADE DA INFORMAÇÃO
NÃO MODIFICADA, INCLUSIVE QUANTO À ORIGEM, TRÂNSITO E DESTINO.
PRINCÍPIO DA PERTINÊNCIA (ASSUNTO)
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIO SEGUNDO
O QUAL OS DOCUMENTOS DEVERIAM SER RECLASSIFICADOS POR ASSUNTO SEM
TER EM CONTA A PROVENIÊNCIA E A CLASSIFICAÇÃO ORIGINAL. TAMBÉM
CHAMADO DE PRINCÍPIO TEMÁTICO.
*ESTÁ EM DESUSO NA PRÁTICA, PORÉM AINDA É COBRADO EM PROVAS.
PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIO SEGUNDO
O QUAL TODO PROCEDIMENTO OU TRATAMENTO EMPREENDIDO EM ARQUIVOS
PODE SER REVERTIDO, SE NECESSÁRIO.
PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE OU NATURALIDADE
PARABELLOTTO, O ARQUIVO É UMA FORMAÇÃO PROGRESSIVA, NATURAL E
ORGÂNICA.
SEGUNDO SANTOS, A NATURALIDADE É UM DOS FATORES QUE DIFERENCIAM O
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DAQUELES ARMAZENADOS EM OUTRAS UNIDADES DE
INFORMAÇÃO, COMO MUSEUS E BIBLIOTECAS. OS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
SÃO PRODUZIDOS E RECEBIDOS EM UM PROCESSO NATURAL, VINCULADO AO
INTERESSE DA INSTITUIÇÃO E A CONFORMIDADE LEGAL DE SEUS ATOS, E SÃO
ASSIM ACUMULADOS.
PRINCÍPIO DA INALIENABILIDADE E IMPRESCRITIBILIDADE
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA:
IMPRESCRITIBILIDADE: PRINCÍPIO PELO QUAL É ASSEGURADO AO ESTADO O
DIREITO SOBRE OS ARQUIVOS PÚBLICOS, SEM LIMITAÇÃO DE TEMPO, POR SEREM
ESTES CONSIDERADOS BENS PÚBLICOS INALIENÁVEIS.
INALIENABILIDADE: PRINCÍPIO PELO QUAL É IMPEDIDA A ALIENAÇÃO DE
ARQUIVOS PÚBLICOS A TERCEIROS.
SEGUNDO SANTOS, A ARQUIVÍSTICA FUNDAMENTA-SE EM PRÁTICAS E TEORIAS
DE OUTRAS ÁREAS. E AFIRMA QUE AMBOS OS PRINCÍPIOS SÃO CONCEITOS DO
DIREITO, COMPLEMENTARES ENTRE SI, RELACIONAM-SE AO PODER DO ESTADO
DE MANTER SOB SUA CUSTÓDIA OS ARQUIVOS ACUMULADOS PELAS
INSTITUIÇÕES PÚBLICAS.
PRINCÍPIO DA UNIVERSALIDADE
ESSE PRINCÍPIO EXIGE QUE O ARQUIVISTA APRENDA, COMPREENDA, ESTRUTURE,
CLASSIFIQUE, ARRANJE E DESCREVA A INFORMAÇÃO ORGÂNICA E REGISTRADA
(OU SEJA, A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA) DE UMA FORMA GLOBAL ANTES DE
PASSAR PARA UMA OUTRA ETAPA MAIS DETALHADA.
PRINCÍPIO DA AUTENTICIDADE
A AUTENTICIDADE É MANTER O DOCUMENTO DA MESMA FORMA COMO FOI
PRODUZIDA PARA MANTER O MESMO GRAU DE CONFIABILIDADE.
DE ACORDO COM A LEI 12.527/11, AUTENTICIDADE É A QUALIDADE QUE TENHA
SIDO PRODUZIDA, EXPEDIDA, RECEBIDA OU MODIFICADA POR DETERMINADO
INDIVÍDUO, EQUIPAMENTO OU SISTEMA.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
DE ACORDO COM O ART. 1º DA LEI 8.159/91, É DEVER DO PODER PÚBLICO A
GESTÃO DOCUMENTAL E A PROTEÇÃO ESPECIAL A DOCUMENTOS DE ARQUIVOS,
COMO INSTRUMENTOS DE APOIO À ADMINISTRAÇÃO, À CULTURA, AO
DESENVOLVIMENTO CIENTÍFICO E COMO ELEMENTOS DE PROVA E INFORMAÇÃO.
DE ACORDO COM O ART. 3º DA LEI 8.159/91, CONSIDERA-SE GESTÃO DE
DOCUMENTOS O CONJUNTO DE PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS
REFERENTES A SUA PRODUÇÃO, TRAMITAÇÃO, USO, AVALIAÇÃO E
ARQUIVAMENTO EM FASE CORRENTE E INTERMEDIÁRIA, VISANDO A SUA
ELIMINAÇÃO E RECOLHIMENTO PARA GUARDA PERMANENTE.
PRODUÇÃO
TRAMITAÇÃO
USO
AVALIAÇÃO
ARQUIVAMENTO
FASES DA GESTÃO DOCUMENTAL
PRODUÇÃO: REFERE-SE A ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS EM DECORRÊNCIA
DAS ATIVIDADES DE UM ÓRGÃO OU SETOR. OS RESPONSÁVEIS PELA GESTÃO
DOCUMENTAL DEVEM ATUAR PARA QUE SEJAM CRIADOS APENAS OS
DOCUMENTOS ESSENCIAIS À ADMINISTRAÇÃO DA INSTITUIÇÃO E EMISSÃO DE
VIAS DESNECESSÁRIAS. ADMINISTRAR A CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS.
- GESTÃO DE FORMULÁRIOS
- OTIMIZAÇÃO NO USO DOS RECURSOS REPROGRÁFICOS E INFORMÁTICOS
- DIFUSÃO DE NORMAS E DIRETRIZES NECESSÁRIAS AO BOM DESEMPENHO
INSTITUCIONAL
- ESCOLHA DE EQUIPAMENTOS E DA PESSOA QUE IRÁ DESEMPENHAR AS
TAREFAS ARQUIVÍSTICAS
UTILIZAÇÃO: REFERE-SE AO CONTROLE DOS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS AO
CUMPRIMENTO DAS ATIVIDADES DA INSTITUIÇÃO.
- INCLUI AS ATIVIDADES DE PROTOCOLO
- ATIVIDADES DE EXPEDIÇÃO
- ATIVIDADES DE ORGANIZAÇÃO E ARQUIVAMENTO DOS DOCUMENTOS EM
FASE CORRENTE E INTERMEDIÁRIA
- ELABORAÇÃO DE NORMAS DE ACESSO
- RECUPERAÇÃO DE INFORMAÇÕES
DESTINAÇÃO (AVALIAÇÃO): REFERE-SE A DEFINIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS
NECESSÁRIOS À IMPLANTAÇÃO DE PROPOSTAS DE DESTINAÇÃO DE
DOCUMENTOS (ELIMINAÇÃO OU RECOLHIMENTO PARA GUARDA PERMANENTE).
- PRAZOS DE GUARDA
- ELIMINAÇÃO PERIÓDICA DOS DOCUMENTOS SEM VALOR DE GUARDA
PERMANENTE
- TRANSFERÊNCIAS E RECOLHIMENTOS (TIPOS DE DESTINAÇÃO).
CONTRIBUIÇÕES DA GESTÃO DOCUMENTAL
SEGUNDO JOSÉ MARIA JARDIM, AS CONTRIBUIÇÕES DA GESTÃO DOCUMENTAL,
SÃO:
- GARANTIR QUE AS POLÍTICAS E ATIVIDADE DOS GOVERNOS FOSSEM
DOCUMENTADAS ADEQUADAMENTE;
- GARANTIR QUE MENOR NÚMERO DE DOCUMENTOS INÚTEIS E
TRANSITÓRIOS FOSSEM REUNIDOS A DOCUMENTOS DE VALOR
PERMANENTE
- GARANTIR A MELHOR ORGANIZAÇÃO DESSES DOCUMENTOS, CASOS
ATINGISSEM A FASE PERMANENTE;
- INIBIR A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO DE VALOR PERMANENTE;
- GARANTIR A DEFINIÇÃO DE FORMA CRITERIOSA DA PARCELA DE
DOCUMENTOS QUE CONSTITUÍSSEM O PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DE UM
PAÍS.
OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL
SEGUNDO IEDA PIMENTA BERNARDES, OS OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL,
SÃO:
- ASSEGURAR O PLENO EXERCÍCIO DA CIDADANIA;
- AGILIZAR O ACESSO AOS ARQUIVOS E AS INFORMAÇÕES;
- PROMOVER A TRANSPARÊNCIA DAS AÇÕES ADMINISTRATIVAS;
- GARANTIR A ECONOMIA, EFICIÊNCIA E EFICÁCIA NA ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA OU PRIVADA;
- AGILIZAR O PROCESSO DECISÓRIO;
- INCENTIVAR O TRABALHO MULTIDISCIPLINAR E EM EQUIPE;
- CONTROLAR O FLUXO DE DOCUMENTOS E ORGANIZAÇÃO DOS ARQUIVOS;
- RACIONALIZAR A PRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS.
NÍVEIS DA GESTÃO DOCUMENTAL
SEGUNDO A CLASSIFICAÇÃO DE JAMES RHOADS, OS NÍVEIS DA GESTÃO
DOCUMENTAL SÃO:
NÍVEL MÍNIMO: O GOVERNO DEVE CONTAR, AO MENOS, COM PROGRAMAS DE
RETENÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS PARA
RECOLHIMENTO AO ARQUIVO NACIONAL DAQUELES DE VALOR PERMANENTE.
NÍVEL MÍNIMO AMPLIADO: COMPLEMENTA O PRIMEIRO NÍVEL, COM A EXISTÊNCIA
DE UM OU MAIS CENTROS DE ARQUIVAMENTO INTERMEDIÁRIO.
NÍVEL INTERMEDIÁRIO: COMPREENDE OS DOIS PRIMEIROS NÍVEIS, BEM COMO A
ADOÇÃO DE PROGRAMAS BÁSICOS QUE CONSISTEM GERALMENTE, EM
ELABORAÇÃO E GESTÃO DE FORMULÁRIOS, ELABORAÇÃO DE SISTEMAS DE
ARQUIVO CORRENTE, GESTÃO DE CORRESPONDÊNCIAS E DOCUMENTOS VITAIS.
NÍVEL MÁXIMO: INCLUI TODAS AS ATIVIDADES JÁ DESCRITAS, COMPLEMENTADAS
POR GESTÃO DE DIRETRIZES ADMINISTRATIVAS, DE CORRESPONDÊNCIA E
TELECOMUNICAÇÕES, DE MÁQUINAS COPIADORAS, USO DE RECURSOS DE
AUTOMAÇÃO, ETC.
PROTOCOLO
SERVIÇO ENCARREGADO DO RECEBIMENTO, REGISTRO, CLASSIFICAÇÃO,
DISTRIBUIÇÃO, CONTROLE DE TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS.
ATIVIDADES DE PROTOCOLO
DE ACORDO COM A PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677/2015, CONSIDERAM-SE
ATIVIDADES DE PROTOCOLO O RECEBIMENTO, A CLASSIFICAÇÃO, O REGISTRO, A
DISTRIBUIÇÃO, O CONTROLE DE TRAMITAÇÃO, A EXPEDIÇÃO E A AUTUAÇÃO DE
DOCUMENTOS.
RECEBIMENTO → CLASSIFICAÇÃO → REGISTRO → CONTROLE DE TRAMITAÇÃO →
AUTUAÇÃO → DISTRIBUIÇÃO → EXPEDIÇÃO
ATIVIDADES DE PROTOCOLO
DE ACORDO COM MARILENA LEITE PAES, EMBORA AS ATIVIDADES DE
PROTOCOLO, EXPEDIÇÃO E ARQUIVO CORRENTE SEJAM DISTINTAS, O IDEAL É
QUE FUNCIONEM DE FORMA INTEGRADA, COM VISTAS À RACIONALIZAÇÃO DE
TAREFAS COMUNS.
*PROTOCOLO É UMA ATIVIDADE TÍPICA DE ARQUIVO CORRENTE!
*PROTOCOLO É EXCLUSIVO DO ARQUIVO CORRENTE!
RECEBIMENTO
PASSOS ROTINAS
1 RECEBER A CORRESPONDÊNCIA
2 SEPARAR A CORRESPONDÊNCIA OFICIAL DA PARTICULAR
3 DISTRIBUIR A CORRESPONDÊNCIA PARTICULAR
4 SEPARAR A CORRESPONDÊNCIA OFICIAL DE CARÁTER OSTENSIVO
DA DE CARÁTER SIGILOSO
5 ENCAMINHAR A CORRESPONDÊNCIA SIGILOSA AOS RESPECTIVOS
DESTINATÁRIOS
6 ABRIR A CORRESPONDÊNCIA OSTENSIVA
7 TOMAR CONHECIMENTO DA CORRESPONDÊNCIA PELA LEITURA,
VERIFICANDO A EXISTÊNCIA DE ANTECEDENTES
8 REQUISITAR AO ARQUIVO OS ANTECEDENTES (SE OS
ANTECEDENTES NÃO ESTIVEREM NO ARQUIVO, O SETOR DE
REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO INFORMARÁ ONDE SE ENCONTRAM E
OS SOLICITARÁ PARA SER FEITA A JUNTADA).
9 INTERPRETAR E CLASSIFICAR A CORRESPONDÊNCIA, COM BASE NO
CÓDIGO DE ASSUNTOS ADOTADO, SE FOR O CASO
10 APOR CARIMBO DE PROTOCOLO
11 ANOTAR ABAIXO DO NÚMERO E DA DATA A PRIMEIRA DISTRIBUIÇÃO
E O CÓDIGO DO ASSUNTO, SE FOR O CASO
12 ELABORAR O RESUMO DO ASSUNTO A SER LANÇADO NA FICHA DE
PROTOCOLO
13 ENCAMINHAR OS PAPÉIS AO SETOR DE REGISTRO E
MOVIMENTAÇÃO
OBSERVAÇÕES
NÃO SE ABRE A CORRESPONDÊNCIA PARTICULAR E NEM A SIGILOSA
CF 88, ART 5º.’’XII - É INVIOLÁVEL O SIGILO DA CORRESPONDÊNCIA E DAS
COMUNICAÇÕES TELEGRÁFICAS, DE DADOS E DAS COMUNICAÇÕES
TELEFÔNICAS, SALVO, NO ÚLTIMO CASO, POR ORDEM JUDICIAL, NAS HIPÓTESES E
NA FORMA QUE A LEI ESTABELECER PARA FINS DE INVESTIGAÇÃO CRIMINAL OU
INSTRUÇÃO PROCESSUAL PENAL’’.
A CORRESPONDÊNCIA OSTENSIVA DEVE SER ABERTA
CF 88, ART. 5º ‘’XXXIII - TODOS TÊM DIREITO A RECEBER DOS ÓRGÃOS PÚBLICOS
INFORMAÇÕES DE SEU INTERESSE PARTICULAR, OU DE INTERESSE COLETIVO OU
GERAL, QUE SERÃO PRESTADOS NO PRAZO DA LEI, SOB PENA DE
RESPONSABILIDADE, RESSALVADOS AQUELAS CUJO SIGILO SEJA
IMPRESCINDÍVEL À SEGURANÇADA SOCIEDADE E DO ESTADO.
O DOCUMENTO SIGILOSO DEVE SER ACONDICIONADO EM 2 ENVELOPES COM A
INFORMAÇÃO DE QUE É SIGILOSO NO ENVELOPE INTERNO.
*METADADOS: DADOS DO DOCUMENTO
CLASSIFICAÇÃO
ATRIBUIÇÃO DE UM DESCRITOR E/OU UM CÓDIGO A DOCUMENTOS, AVULSOS OU
PROCESSOS, RESULTANTES DE UMA MESMA FUNÇÃO OU ATIVIDADE, COMO
FORMA DE AGILIZAR SUA RECUPERAÇÃO, E FACILITAR AS TAREFAS
ARQUIVÍSTICAS RELACIONADAS COM A AVALIAÇÃO, SELEÇÃO, ELIMINAÇÃO,
TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO E ACESSO AOS DOCUMENTOS. (PORTARIA
INTERMINISTERIAL Nº 1.677/2015).
REGISTRO
CADASTRAMENTO DAS INFORMAÇÕES COM OBJETIVO DE CONTROLAR A
TRAMITAÇÃO DOS DOCUMENTOS, AVULSOS OU PROCESSOS, PRODUZIDOS E
RECEBIDOS EM UM ÓRGÃO OU ENTIDADE.
REGISTRO
PASSOS ROTINAS
1 PREPARAR A FICHA DE PROTOCOLO, EM DUAS VIAS, ANOTANDO:
NÚMERO DE PROTOCOLO, DATA DE ENTRADA, PROCEDÊNCIA,
ESPÉCIE, NÚMERO E DATA DO DOCUMENTO, CÓDIGO E RESUMO
DO ASSUNTO, PRIMEIRA DISTRIBUIÇÃO
2 ANEXAR A SEGUNDA VIA DA FICHA AO DOCUMENTO,
ENCAMINHANDO-O AO SEU DESTINO, JUNTAMENTE COM OS
ANTECEDENTES, APÓS O REGISTRO E AS ANOTAÇÕES
PERTINENTES NAS RESPECTIVAS FICHAS, SE FOR O CASO.
3 INSCREVER OS DADOS CONSTANTES DA FICHAS DE PROTOCOLO
NAS FICHAS DE PROCEDÊNCIA E ASSUNTO, RE ARQUIVANDO-AS
EM SEGUIDA
4 ARQUIVAR AS FICHAS DE PROTOCOLO EM ORDEM NUMÉRICA
5 RECEBER DOS VÁRIOS SETORES OS DOCUMENTOS A SEREM
REDISTRIBUÍDOS, ANOTAR NAS RESPECTIVAS FICHAS
(NUMÉRICAS) O NOVO DESTINO
6 ENCAMINHAR OS DOCUMENTOS AOS RESPECTIVOS DESTINOS,
DE ACORDO COM DESPACHO DE AUTORIDADE COMPETENTE
O SETOR DE REGISTRO E MOVIMENTAÇÃO FUNCIONA COMO UM CENTRO DE
DISTRIBUIÇÃO E REDISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS.
CONTROLE DA TRAMITAÇÃO
TRAMITAÇÃO É O CURSO DO DOCUMENTO DESDE A SUA PRODUÇÃO OU
RECEPÇÃO ATÉ O CUMPRIMENTO DE SUA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA.
DE ACORDO COM A PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677/2015, TRAMITAÇÃO É O
CURSO DO DOCUMENTO, AVULSO OU PROCESSO, DESDE A SUA PRODUÇÃO OU
RECEPÇÃO, ATÉ O CUMPRIMENTO DE SUA FUNÇÃO ADMINISTRATIVA. TAMBÉM
REFERIDO COMO MOVIMENTAÇÃO.
‘’OS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE DE TRAMITAÇÃO PARA OS DOCUMENTOS
DIGITAIS SÃO OS MESMOS ADOTADOS PARA OS DOCUMENTOS NÃO DIGITAIS’’.
AUTUAÇÃO
AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS PARA FORMAÇÃO DE PROCESSO É O ATO
DE REUNIR E ORDENAR OS DOCUMENTOS AVULSOS RECEBIDOS EM UNIDADE
PROTOCOLIZADORA, VISANDO A FORMAÇÃO DE PROCESSO. (PORTARIA
INTERMINISTERIAL Nº 1.677/2015)
A AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS PARA FORMAÇÃO DE PROCESSOS É
OBRIGATÓRIA QUANDO O ASSUNTO, TEMA OU SOLICITAÇÃO REQUERER
ANÁLISES, INFORMAÇÕES, DESPACHOS, PARECERES OU DECISÕES
ADMINISTRATIVAS DOS ÓRGÃOS E ENTIDADES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
FEDERAL.
A AUTUAÇÃO DE PROCESSOS NÃO DIGITAIS SOMENTE PODERÁ SER EFETUADA
PELA UNIDADE PROTOCOLIZADORA. NOS PROCESSOS DIGITAIS A AUTUAÇÃO
PODERÁ SER REALIZADA POR USUÁRIO AUTORIZADO, DIRETAMENTE NO SISTEMA
INFORMATIZADO, DESDE QUE O PROCEDIMENTO SEJA MONITORADO PELA
UNIDADE PROTOCOLIZADORA.
EXPEDIÇÃO
PASSOS ROTINAS
1 RECEBER A CORRESPONDÊNCIA
2 VERIFICAR SE NÃO FALTAM FOLHAS OU ANEXOS
3 NUMERAR E COMPLETAR A DATA, NO ORIGINAL E NAS CÓPIAS
4 SEPARAR O ORIGINAL DAS CÓPIAS
5 EXPEDIR O ORIGINAL, COM OS ANEXOS SE FOR O CASO
6 ENCAMINHAR AS CÓPIAS, ACOMPANHADAS DOS ANTECEDENTES
QUE LHE DERAM ORIGEM, AO SETOR DE ARQUIVAMENTO, ISTO É, AO
ARQUIVO PROPRIAMENTE DITO.
EXPEDIR: ENVIAR PARA LOCAL EXTERNO À ORGANIZAÇÃO.
DISTRIBUIÇÃO (INTERNA)
PRIMEIRA TRAMITAÇÃO DO DOCUMENTO, AVULSO OU PROCESSO, PARA O
DESTINATÁRIO, QUE OCORRE DENTRO DO ÓRGÃO OU ENTIDADE. (PORTARIA
INTERMINISTERIAL Nº 1.677/2015)
MICROFILMAGEM
É A PRODUÇÃO DE IMAGENS FOTOGRÁFICAS DE UM DOCUMENTO EM FORMATO
ALTAMENTE REDUZIDO.
DECRETO Nº 1.799/96, ART. 3º: ENTENDE-SE POR MICROFILME, PARA FINS DESTE
DECRETO, O RESULTADO DO PROCESSO DE REPRODUÇÃO EM FILME DE
DOCUMENTOS, DADOS OU IMAGENS, POR MEIOS FOTOGRÁFICOS OU
ELETRÔNICOS, EM DIFERENTES GRAUS DE REDUÇÃO.
VANTAGENS DESVANTAGENS
- VALOR JURÍDICO É
RECONHECIDO, SOB
DETERMINADAS
CIRCUNSTÂNCIAS;
- DURABILIDADE E ESTABILIDADE
LONGAS. SE ARMAZENADOS EM
CONDIÇÕES IDEAIS PODEM
PERMANECER INTACTOS ATÉ
500 ANOS;
- TECNOLOGIA ESTÁVEL, JÁ
CONSOLIDADA, COM BAIXO
RISCO DE OBSOLESCÊNCIA
TECNOLÓGICA;
- ALTERNATIVA
ECONOMICAMENTE VIÁVEL
PARA GRANDES QUANTIDADES
DE DOCUMENTOS;
- PRESERVA A ESTRUTURA FÍSICA
DOS DOCUMENTOS ORIGINAIS;
- DIFICULTA A AÇÃO DOS
FALSIFICADORES;
- REDUÇÃO DE ESPAÇO E PESO
EM MAIS DE 90% (PERMITE SEU
ARMAZENAMENTO EM CAIXAS
FORTES).
- NÃO POSSUI ACESSO MÚLTIPLO;
- O ACESSO DEPENDE DE
EQUIPAMENTOS CAROS E
POUCOS DISSEMINADOS PELA
SOCIEDADE;
- SOMENTE POSSIBILITA A
CONSULTA FOTOGRAMA POR
FOTOGRAMA;
- ALTO CUSTO DE EQUIPAMENTOS
DE PRODUÇÃO E
ARMAZENAGEM;
- RESISTÊNCIA DO USUÁRIO;
- LENTA RECUPERAÇÃO DA
INFORMAÇÃO;
- RIGOR TÉCNICO EXIGIDO NA
PRODUÇÃO DE MICROFILME.
TIPOS DE MICROFILMAGEM
MICROFILMAGEM DE COMPLEMENTO: MICROFILME CUJO CONTEÚDO SERVE
PARA COMPLEMENTAR OU SUPLEMENTAR ACERVO.
‘’SE POR ALGUMA RAZÃO UMA ENTIDADE ESTEJA COM PARTE DE SEU ACERVO
INCOMPLETO OU ESSE ACERVO ESTEJA EM UM LUGAR DISTANTE OU DE DIFÍCIL
ACESSO, A MICROFILMAGEM DE COMPLEMENTO SERVIRÁ COMO UMA FORMA DE
COMPLETAR ESSE ACERVO SEM NECESSARIAMENTE TER OS DOCUMENTOS
ORIGINAIS’’.
MICROFILMAGEM DE PRESERVAÇÃO: MICROFILME QUE SERVE A PRESERVAÇÃO
DE DOCUMENTOS ORIGINAIS, PROTEGENDO-OS DO USO E MANUSEIO
CONSTANTES.
‘’É MUITO USADO QUANDO O DOCUMENTO ESTÁ MUITO FRÁGIL OU QUEBRADIÇO.
É PREFERÍVEL QUE SE UTILIZE O MICROFILME A MANUSEAR O DOCUMENTO
ORIGINAL PARA NÃO O DETERIORAR AINDA MAIS. POR ISSO SE CHAMA DE
PRESERVAÇÃO. ESTAMOS PRESERVANDO O ORIGINAL’’.
MICROFILMAGEM DE SEGURANÇA: MICROFILME QUE SERVE DE CÓPIA DE
SEGURANÇA, DEVENDO SER ARMAZENADO EM LOCAL DISTINTO DOS
DOCUMENTOS ORIGINAIS, DE PREFERÊNCIA EM CÂMARA DE SEGURANÇA.
‘’LEMBRE-SE DE UM BACKUP. É UMA CÓPIA DE SEGURANÇA PARA CASO
ACONTEÇA ALGO COMO UM SINISTRO OU INUNDAÇÕES NO ACERVO. OBVIAMENTE
DEVE SER GUARDADO NUM LOCAL DISTINTO DOS ORIGINAIS PARA NÃO IR JUNTO
COM ELES. POR ISSO O NOME DE SEGURANÇA’’.
MICROFILMAGEM DE SUBSTITUIÇÃO: MICROFILME QUE SERVE A PRESERVAÇÃO
DAS INFORMAÇÕES CONTIDAS EM DOCUMENTOS QUE SÃO ELIMINADOS, TENDO
EM VISTA A RACIONALIZAÇÃO E O APROVEITAMENTO DE ESPAÇO.
‘’É USADO PARA DOCUMENTOS QUE FORAM ELIMINADO, MAS AINDA NECESSITA
DE ALGUMAS INFORMAÇÕES NELES CONTIDAS. ENTÃO ANTES DE ELIMINÁ-LO SE
FAZ A MICROFILMAGEM.
CARACTERÍSTICAS LEGAIS DA MICROFILMAGEM
LEI Nº 5.433/68 - REGULA A MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS OFICIAIS
OS MICROFILMES DE QUE TRATA ESTA LEI, ASSIM COMO AS CERTIDÕES, OS
TRASLADOS E AS CÓPIAS FOTOGRÁFICAS OBTIDAS DIRETAMENTE DOS FILMES
PRODUZIRÃO OS MESMOS EFEITOS LEGAIS DOS DOCUMENTOS ORIGINAIS EM
JUÍZO OU FORA DELE.
OS DOCUMENTOS MICROFILMADOS PODERÃO, A CRITÉRIO DA AUTORIDADE
COMPETENTE, SER ELIMINADOS POR INCINERAÇÃO, DESTRUIÇÃO MECÂNICA OU
POR OUTRO PROCESSO ADEQUADO QUE ASSEGURE A SUA DESINTEGRAÇÃO.
(EXCEÇÃO: DOCUMENTOS PERMANENTES, POIS NUNCA SÃO ELIMINADOS).
OS DOCUMENTOS DE VALOR HISTÓRICO NÃO DEVERÃO SER ELIMINADOS,
PODENDO SER ARQUIVADOS EM LOCAL DIVERSO DA REPARTIÇÃO DETENTORA
DOS MESMOS.
OS FILMES NEGATIVOS RESULTANTES DE MICROFILMAGEM, FICARÃO
ARQUIVADOS NA REPARTIÇÃO DETENTORA DO ARQUIVO, VEDADA SUA SAÍDA SOB
QUALQUER PRETEXTO.
A ELIMINAÇÃO OU TRANSFERÊNCIA PARA OUTRO LOCAL DOS DOCUMENTOS
MICROFILMADOS FAR-SE-Á MEDIANTE LAVRATURA DE TERMO EM LIVRO PRÓPRIO
PELA AUTORIDADE COMPETENTE.
OS ORIGINAIS DOS DOCUMENTOS AINDA EM TRÂNSITO, MICROFILMADOS NÃO
PODERÃO SER ELIMINADOS ANTES DE SEU ARQUIVAMENTO.
DECRETO Nº 1.799/96 - REGULA A LEI DA MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS
OFICIAIS.
A MICROFILMAGEM SERÁ FEITA EM EQUIPAMENTOS QUE GARANTAM A FIEL
REPRODUÇÃO DAS INFORMAÇÕES, SENDO PERMITIDA A UTILIZAÇÃO DE
QUALQUER MICROFORMA.
EXEMPLOS DE MICROFORMA: ROLO DE MICROFILME, JAQUETA, MICROFICHAS,
CARTÃO-JANELA.
A MICROFILMAGEM, DE QUALQUER ESPÉCIE, SERÁ FEITA SEMPRE EM FILME
ORIGINAL, COM O MÍNIMO DE 180 LINHAS POR MILÍMETRO DE DEFINIÇÃO,
GARANTIDA A SEGURANÇA E A QUALIDADE DE IMAGEM E DE REPRODUÇÃO.
SERÁ OBRIGATÓRIA, PARA EFEITO DE SEGURANÇA, A EXTRAÇÃO DE FILME CÓPIA
DO FILME ORIGINAL.
FICA VEDADA A UTILIZAÇÃO DE FILMESATUALIZÁVEIS, DE QUALQUER TIPO, TANTO
PARA CONFECÇÃO DO ORIGINAL, COMO PARA EXTRAÇÃO DE CÓPIAS.
O ARMAZENAMENTO DO FILME ORIGINAL DEVERÁ SER FEITO EM LOCAL
DIFERENTE DO SEU FILME CÓPIA.
NA MICROFILMAGEM PODERÁ SER UTILIZADO QUALQUER GRAU DE REDUÇÃO,
GARANTIDA A LEGIBILIDADE E A QUALIDADE DE REPRODUÇÃO.
ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO E DOCUMENTOS
ARQUIVAMENTO HORIZONTAL
- OS DOCUMENTOS SÃO DISPOSTOS EM POSIÇÃO PARALELA (DEITADO) A DA
PRATELEIRA.
- OS DOCUMENTOS E FICHAS SÃO COLOCADOS UNS SOBRE OS OUTROS E
ARQUIVADOS EM CAIXAS, ESTANDES OU ESCANINHOS.
- SEU USO É DESACONSELHÁVEL NOS ARQUIVOS CORRENTES, UMA VEZ
QUE PARA SE CONSULTAR QUALQUER DOCUMENTO É NECESSÁRIO SE
RETIRAR OS QUE SE ENCONTRAM SOBRE ELE, O QUE DIFICULTA A
LOCALIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO.
- AMPLAMENTE UTILIZADO PARA PLANTAS, MAPAS E DESENHOS, BEM COMO
NOS ARQUIVOS PERMANENTES.
ARQUIVAMENTO VERTICAL
- OS DOCUMENTO SÃO DISPOSTOS EM POSIÇÃO PERPENDICULAR (90º) (UM
DO LADO DO OUTRO) A DA PRATELEIRA.
- OS DOCUMENTOS E FICHAS SÃO COLOCADOS UM ATRÁS DOS OUTROS.
- SEU USO É ACONSELHÁVEL NOS ARQUIVOS CORRENTES, POIS PERMITE
CONSULTA RÁPIDA AOS DOCUMENTOS ARQUIVADOS, SEM NECESSIDADE
DE MANIPULAR OU MOVER OUTROS DOCUMENTOS OU FICHAS.
OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO
ALGUMAS ETAPAS DEVEM SER OBSERVADAS PARA REALIZAÇÃO DO
ARQUIVAMENTO, VAMOS ANALISAR CADA UMA DELAS A LUZ DA DOUTRINADORA
MARILENA LEITE PAES.
INSPEÇÃO
ESTUDO
CLASSIFICAÇÃO
CODIFICAÇÃO
ORDENAÇÃO
GUARDA DOS DOCUMENTOS
INSPEÇÃO: O ARQUIVISTA EXAMINA CADA DOCUMENTO PARA VERIFICAR SE ELES
SE DESTINAM AO ARQUIVAMENTO. TAL VERIFICAÇÃO SE PROCEDE MEDIANTE
LEITURA DO ÚLTIMO DESPACHO OU PELA OBSERVÂNCIA DE UMA ROTINA
PREESTABELECIDA.
ESTUDO: CONSISTE NA LEITURA CUIDADOSA DE CADA DOCUMENTO PARA
VERIFICAR A ENTRADA QUE LHE DEVERÁ SER ATRIBUÍDA, A EXISTÊNCIA DE
ANTECEDENTES, BEM COMO A NECESSIDADE DE SEREM FEITAS REFERÊNCIAS
CRUZADAS.
CLASSIFICAÇÃO: SE FUNDAMENTA NA INTERPRETAÇÃO DOS DOCUMENTOS. PARA
ISSO, É INDISPENSÁVEL CONHECER O FUNCIONAMENTO E AS ATIVIDADES
DESENVOLVIDAS NO ÓRGÃO. PARA A REALIZAÇÃO DESSA ETAPA, É FUNDAMENTAL
A APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO, INSTRUMENTO QUE SEPARA OS
DOCUMENTOS EM CLASSES.
CODIFICAÇÃO: NESTA ETAPA O ARQUIVISTA APÕE NOS DOCUMENTOS OS
SÍMBOLOS CORRESPONDENTES AO MÉTODO DE ARQUIVAMENTO ADOTADO.
RECOMENDA-SE QUE A CODIFICAÇÃO SEJA FEITA A LÁPIS, A FIM DE POSSIBILITAR
EVENTUAIS CORREÇÕES.
ORDENAÇÃO: É A DISPOSIÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ACORDO COM A
CLASSIFICAÇÃO E A CODIFICAÇÃO DADAS. NESSA OPERAÇÃO, OS DOCUMENTOS
PODEM SER DISPOSTOS EM PILHAS, ESCANINHOS OU CLASSIFICADORES,
ENQUANTO AS FICHAS DEVEM SER SEPARADAS POR GUIAS. OS OBJETIVOS DA
ORDENAÇÃO SÃO AGILIZAR O ARQUIVAMENTO E RACIONALIZAR O TRABALHO.
GUARDA DOS DOCUMENTOS: ESSA ETAPA CONSISTE NO ARQUIVAMENTO
PROPRIAMENTE DITO. É A COLOCAÇÃO NA RESPECTIVA PASTA, CAIXA, ARQUIVO
OU ESTANTE. SE UM DOCUMENTO FOR ARQUIVADO ERRONEAMENTE PODE FICAR
PERDIDO EMBORA ESTEJA ‘’GUARDADO’’ DENTRO DO MÓVEL.
*CLASSIFICAÇÃO: OPERAÇÃO INTELECTUAL
*ORDENAÇÃO: OPERAÇÃO INTELECTUAL
*ARQUIVAMENTO: OPERAÇÃO FÍSICA
EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS
ESTA É, SEM DÚVIDA, UMA ATIVIDADE NOBRE DOS ARQUIVOS, UMA VEZ QUE
CORRESPONDE A PRÓPRIA ESSÊNCIA DE SUA FORMAÇÃO: SERVIR A
ADMINISTRAÇÃO E, POSTERIORMENTE, A HISTÓRIA.
TODO TRABALHO ARQUIVÍSTICO, DO RECEBIMENTO AO ARQUIVAMENTO, É
DESENVOLVIDO VISANDO A RECUPERAÇÃO RÁPIDA E COMPLETA DA
INFORMAÇÃO.
EMPRÉSTIMO É A TRANSFERÊNCIA FÍSICA E TEMPORÁRIA DE DOCUMENTOS, COM
FINS DE REFERÊNCIA, CONSULTA, REPRODUÇÃO, PESQUISA OU EXPOSIÇÃO.
NA FASE DE EMPRÉSTIMO, DEVERÁ SER UTILIZADA A GUIA-FORA, QUE FICARÁ NO
LUGAR DA PASAR JUNTAMENTE COM O RECIBO DE DOSSIÊ.
GUIA FORA É O INDICADOR COLOCADO NO LUGAR DE UMA UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO OU ITEM DOCUMENTAL PARA ASSINALAR A SUA REMOÇÃO
TEMPORÁRIA. TAMBÉM CHAMADO FANTASMA OU FICHA FANTASMA.
SISTEMA DIRETO: É AQUELA QUE A BUSCA DO DOCUMENTO É FEITA
DIRETAMENTE NO LOCAL ONDE SE ACHA GUARDADO. (MÉTODO ALFABÉTICO E
GEOGRÁFICO).
SISTEMA INDIRETO: É AQUELE EM QUE, PARA SE LOCALIZAR O DOCUMENTO, É
PRECISO ANTES DE CONSULTAR UM ÍNDICE OU UM CÓDIGO. CARACTERÍSTICO
DOS MÉTODOS QUE ORGANIZAM OS DOCUMENTOS POR NÚMERO (NUMÉRICOS -
SIMPLES - CRONOLÓGICO E O DÍGITO TERMINAL).
MÉTODOS BÁSICOS
MÉTODO ALFABÉTICO (SISTEMA DIRETO)
- CONSIDERADO UM MÉTODO SIMPLES;
- PRINCIPAL ELEMENTO: NOME;
- BASEADO NA RIGOROSA ORDEM ALFABÉTICA;
- MÉTODO DIRETO (A PESQUISA É FEITA DIRETAMENTE, NÃO SENDO
NECESSÁRIO SE RECORRER A UM ÍNDICE AUXILIAR PARA LOCALIZAR
QUALQUER DOCUMENTO);
- 13 REGRAS DE ALFABETAÇÃO;
VANTAGENS DESVANTAGENS
RÁPIDO
DIRETO
FÁCIL
BARATO
OS ERROS DE ARQUIVAMENTO
TENDEM A PREDOMINAR NO
ARQUIVAMENTOS ALFABÉTICO
QUANDO O VOLUME DE DOCUMENTOS
É MUITO GRANDE, DEVIDO AO
CANSAÇO VISUAL E A VARIEDADE DE
GRAFIA DE NOMES.
13 REGRAS DE ALFABETAÇÃO
1. NOS NOMES DE PESSOA FÍSICA, CONSIDERA-SE O ÚLTIMO SOBRENOME E
DEPOIS O PRENOME.
EXEMPLOS:
JOÃO BARBOSA
PEDRO RODRIGUES ABREU
BRUNO MENDONÇA LOPES
ARQUIVAM-SE
1º ABREU, PEDRO RODRIGUES
2º BARBOSA, JOÃO
3º LOPES, BRUNO MENDONÇA
OBSERVAÇÃO: QUANDO HOUVER SOBRENOMES IGUAIS, PREVALECE A ORDEM
ALFABÉTICA DO PRENOME.
EXEMPLOS:
JOSÉ MENDONÇA
BRUNO MENDONÇA
CARLOS MENDONÇA
ARQUIVAM-SE
1º MENDONÇA, BRUNO
2ª MENDONÇA, CARLOS
3º MENDONÇA, JOSÉ
2. SOBRENOMES COMPOSTOS DE UM SUBSTANTIVO E UM ADJETIVO OU
LIGADOS POR HÍFEN NÃO SE SEPARAM.
EXEMPLOS:
CAMILO CASTELO BRANCO
PAULO MONTE VERDE
HEITOR VILLA-LOBOS
ARQUIVAM-SE
1º CASTELO BRANCO, CAMILO
2º MONTE VERDE, PAULO
3º VILLA-LOBOS, HEITOR.
3. OS SOBRENOMES FORMADOS COM PALAVRAS SANTA, SANTO OU SÃO
SEGUEM A REGRA DOS SOBRENOMES COMPOSTOS POR UM ADJETIVO E
UM SUBSTANTIVO.
EXEMPLOS:
ALBERTO SÃO PEDRO
CARLOS SANTA RITA
JOÃO SANTO CRISTO
ARQUIVAM-SE
1º SANTA RITA, CARLOS
2º SANTO CRISTO, JOÃO
3º SÃO PEDRO, ALBERTO
4. AS INICIAIS ABREVIATIVAS DE PRENOMES TÊM PRECEDÊNCIA
(PREFERÊNCIA, PRIORIDADE) NA CLASSIFICAÇÃO DE SOBRENOMES IGUAIS.
EXEMPLOS:
JOSÉ RIOS
JOÃO RIOS
J. RIOS
ARQUIVAM-SE
1º RIOS, J.
2º RIOS, JOÃO
3º RIOS, JOSÉ
5. OS ARTIGOS E PREPOSIÇÕES, TAIS COMO A, O, DE, D’, DA, DO, E, UM, UMA,
NÃO SÃO CONSIDERADOS.
EXEMPLOS:
ROSY DE AZEVEDO
PEDRO D’ÁVILA
LÚCIA DA ROCHA
ARQUIVAM-SE
1º ÁVILA, PEDRO D’
2º AZEVEDO, ROSY DE
3º ROCHA, LÚCIA DA
6. OS SOBRENOMES QUE EXPRIMEM GRAU DE PARENTESCO COMO FILHO,
JÚNIOR, NETO, SOBRINHO SÃO CONSIDERADOS PARTE INTEGRANTE DO
ÚLTIMO SOBRENOME, MAS NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ORDENAÇÃO
ALFABÉTICA.
EXEMPLOS:
PAULO RIBEIRO JÚNIOR
JOÃO FERREIRA SOBRINHO
HENRIQUE VIANA NETO
ARQUIVAM-SE
1º FERREIRA SOBRINHO, JOÃO
2º RIBEIRO JUNIOR, PAULO
3º VIANA NETO, HENRIQUE
OBSERVAÇÃO: OS GRAUS DE PARENTESCO SÓ SERÃO CONSIDERADOS NA
ALFABETAÇÃO QUANDO SERVIREM DE ELEMENTO DE DISTINÇÃO.
EXEMPLOS
JOSÉ ABREU SOBRINHO
JOSÉ ABREU NETO
JOSÉ ABREU FILHO
ARQUIVAM-SE
1º ABREU FILHO, JOSÉ
2º ABREU NETO, JOSÉ
3º ABREU SOBRINHO, JOSÉ
7. OS TÍTULOS NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. SÃO
COLOCADOS APÓS O NOME COMPLETO, ENTRE PARÊNTESES.
EXEMPLOS:
MINISTRO JOAQUIM BARBOSA
PROFESSOR MATHEUS GALVÃO
DR. PEDRO TEIXEIRA
ARQUIVAM-SE
1º BARBOSA, JOAQUIM (MINISTRO)
2º GALVÃO, MATHEUS (PROFESSOR)
3º TEIXEIRA, PEDRO (DR.)
8. OS NOMES ESTRANGEIROS SÃO CONSIDERADOS PELO ÚLTIMO
SOBRENOMES, SALVO NOS CASOS DE NOMES ESPANHÓIS E ORIENTAIS.
EXEMPLOS:
CORNELIUS VANDERBILT
JONH SCHMIDT
ANDREW CARNEGIE
ARQUIVAM-SE
1º CARNEGIE, ANDREW
2º SCHMIDT, JONH
3º VANDERBILT, CORNELIUS
9. AS PARTÍCULAS DOS NOMES ESTRANGEIROS PODEM OU NÃO SER
CONSIDERADAS. O MAIS COMUM É CONSIDERÁ-LAS COMO PARTE
INTEGRANTE DO NOME QUANDO ESCRITAS COM LETRA MAIÚSCULA.
EXEMPLOS
Luciana di Benedetto
Giulio Di Stefano
Margaret O’ Brien
ARQUIVAM-SE
1º Benedetto, Luciana di
2º Di Stefano, Giulio
3º O’Brien, Margaret
10. OS NOMES ESPANHÓIS SÃO REGISTRADOS PELO PENÚLTIMO SOBRENOME
QUE CORRESPONDE DE FAMÍLIA DO PAI.
EXEMPLOS
DIEGO ARMANDO MARADONA
LIONEL ANDRÉS MESSI
JUAN ROMÁN RIQUELME
ARQUIVAM-SE
1º ANDRÉS MESSI, LIONEL
2º ARMANDO MARADONA, DIEGO
3º ROMÁN RIQUELME, JUAN
11. OS NOMES ORIENTAIS (JAPONESES, CHINESES E ÁRABES) SÃO
REGISTRADOS COMO SE APRESENTAM.
EXEMPLOS:
RAD ABDEL(ARABE)
LAI CHANGXING (CHINES)
YUZO SATO (JAPONÊS)
ARQUIVAM-SE
1º LAI CHANGXING
2º RAD ABDEL
3º YUZO SATO
12. OS NOMES DE FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIÇÕES E ÓRGÃOS
GOVERNAMENTAIS DEVEM SER TRANSCRITOS COMO SE APRESENTAM,
NÃO SE CONSIDERANDO, PORÉM, PARA FINS DE ORDENAÇÃO, OS ARTIGOS
E PREPOSIÇÕES QUE OS CONSTITUEM. ADMITE-SE, PARA FACILITAR A
ORDENAÇÃO, QUE OS ARTIGOS INICIAIS SEJAM COLOCADOS ENTRE
PARÊNTESES APÓS O NOME.
EXEMPLOS:
THE WASHINGTON POST
FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS
A CASA DO COLEGIAL
ARQUIVAM-SE
1º CASA DO COLEGIAL (A)
2º FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS
3º WASHINGTON POST (THE)
13. NOS TÍTULOS DE CONGRESSOS, CONFERÊNCIAS, REUNIÕES, ASSEMBLEIAS
E ASSEMELHADOS OS NÚMEROS ARÁBICOS, ROMANOS OU ESCRITOS POR
EXTENSO DEVERÃO APARECER NO FIM, ENTRE PARÊNTESES.
EXEMPLOS:
20º ENCONTRO NACIONAL DOS ESTUDANTES DE ARQUIVOLOGIA
II CONFERÊNCIA NACIONAL SAÚDE
QUINTO CONGRESSO DE BIOLOGIA
ARQUIVAM-SE
1º CONFERÊNCIA NACIONAL DE SAÚDE (II)
2º CONGRESSO DE BIOLOGIA (QUINTO)
3ª ENCONTRO NACIONAL DOS ESTUDANTES DE ARQUIVOLOGIA (20º)
MÉTODO GEOGRÁFICO (MÉTODO DIRETO)
- SISTEMA DIRETO (A BUSCA É FEITA DIRETAMENTE AO DOCUMENTO)
- ESTE MÉTODO É PREFERIDO QUANDO O PRINCIPAL ELEMENTO A SER
CONSIDERADO EM UM DOCUMENTO É A PROCEDÊNCIA E O LOCAL;
- AS MELHORES ORDENAÇÕES GEOGRÁFICA SÃO:
1 - NOME DO ESTADO, CIDADE E CORRESPONDENTE
2 - NOME DA CIDADE, ESTADO E CORRESPONDENTE
VANTAGENS DESVANTAGENS
DIRETO
FÁCIL MANUSEIO
EXIGE DUAS CLASSIFICAÇÕES - LOCAL
E NOME DO CORRESPONDENTE
ALÉM DISSO, EXISTE A ORDENAÇÃO DE ACORDO COM A CORRESPONDÊNCIA COM
OUTROS PAÍSES.
1. NOME DO ESTADO, CIDADE E CORRESPONDENTE
QUANDO SE ORGANIZA UM ARQUIVO POR ESTADOS, AS CAPITAIS DEVEM
APARECER EM PRIMEIRO LUGAR, POR ESTADO, INDEPENDENTEMENTE DA
ORDEM ALFABÉTICA EM RELAÇÃO ÀS DEMAIS CIDADES, QUE DEVERÃO ESTAR
DISPOSTAS APÓS AS CAPITAIS.
NESTE CASO, HÁ NECESSIDADE DE SE UTILIZAR GUIAS DIVISÓRIAS COM
NOTAÇÃO, INDICATIVAS DOS NOMES DOS ESTADOS.
ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE
AMAZONAS (AM) MANAUS (CAPITAL) SOUZA, LUÍSA
AMAZONAS (AM) ITACOATIARA NUNES, ANTÓNIO
RIO DE JANEIRO (RJ) RIO DE JANEIRO
(CAPITAL)
RODRIGUES, ISABELA
RIO DE JANEIRO NITERÓI ALVES, HELENA
2. NOME DA CIDADE, ESTADO E CORRESPONDENTE
QUANDO O PRINCIPAL ELEMENTO DA IDENTIFICAÇÃO É A CIDADE E NÃO O
ESTADO, DEVE-SE OBSERVAR A RIGOROSA ORDEM ALFABÉTICA POR CIDADES,
NÃO HAVENDO DESTAQUE PARA AS CAPITAIS.
CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE
ITACOATIARA AMAZONAS (AM) NUNES, ANTÓNIO
MANAUS AMAZONAS (AM) SOUZA, LUISA
NITERÓI RIO DE JANEIRO (RJ) ALVES. HELENA
RIO DE JANEIRO RIO DE JANEIRO (RJ) RODRIGUES, ISABELA
NESSE CASO, NÃO É NECESSÁRIO O EMPREGO DE GUIAS DIVISÓRIAS,
CORRESPONDENTES AOS ESTADOS, POIS AS PASTAS SÃO GUARDADA EM ORDEM
ALFABÉTICA PELA CIDADE. É IMPRESCINDÍVEL, PORÉM, QUE AS PASTAS TRAGAM
OS NOMES DOS ESTADOS, EM SEGUNDO LUGAR, PORQUE HÁ CIDADES COM O
MESMO NOME EM DIFERENTES ESTADOS.
EXEMPLO:
BRASÍLIA (DISTRITO FEDERAL) - CASTRO, LUCIANA
BRASÍLIA (MINAS GERAIS) - LEITE, EDSON
3. CORRESPONDÊNCIA COM OUTRO PAÍSES
QUANDO SE TRATA DE CORRESPONDÊNCIA COM OUTROS PAÍSES, COLOCA-SE EM
PRIMEIRO LUGAR, O PAÍS, SEGUIDO DA CAPITAL E DO CORRESPONDENTE. AS
DEMAIS CIDADES SERÃO DISPOSTAS EM ORDEM ALFABÉTICA, APÓS AS
RESPECTIVAS CAPITAIS DOS PAÍSES A QUE SE REFEREM.
PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE
FRANÇA PARIS (CAPITAL) UNESCO
FRANÇA LYON VADIM, ROGER
PORTUGAL LISBOA (CAPITAL ALBUQUERQUE, MARIA
PORTUGAL PORTO OLIVEIRA, DIEGO
MÉTODOS NUMÉRICOS (SISTEMA INDIRETO)
- PRINCIPAL ELEMENTO: NÚMERO
- SISTEMA INDIRETO (PARA SE LOCALIZAR UM DOCUMENTO OU PASTA, HÁ
QUE SE RECORRER A UM ÍNDICE ALFABÉTICO (EM FICHAS), QUE
FORNECERÁ O NÚMERO SOB O QUAL O DOCUMENTO OU PASTA FORAM
ARQUIVADAS)
- A ESCOLHA DEVE RECAIR SOBRE UM DOS SEGUINTES MÉTODOS:
SIMPLES
CRONOLÓGICO
DÍGITO - TERMINAL
- A NUMERAÇÃO OBEDECE SOMENTE A ORDENAÇÃO SEQUENCIAL, EMBORA
A DISPOSIÇÃO FÍSICA DAS PASTAS, NAS GAVETAS OU ESTANTES, POSSA
APRESENTAR PECULIARIDADES PRÓPRIAS A CADA MÉTODO.
1. MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
CONSTITUI-SE NA ATRIBUIÇÃO DE UM NÚMERO A CADA CORRESPONDENTE OU
CLIENTE - PESSOA FÍSICA OU JURÍDICA - OBEDECENDO-SE A ORDEM DE ENTRADA
OU DE REGISTRO, SEM QUALQUER PREOCUPAÇÃO COM A ORDENAÇÃO
ALFABÉTICA JÁ QUE O MÉTODO EXIGE UM ÍNDICE ALFABÉTICO REMISSIVO.
EXEMPLO:
1º JOÃO PEDRO RODRIGUES
2º ANA MARIA CASTRO
3º BANCO DO BRASIL
4º ANTONIO DE ALMEIDA
5º MARIANA SCHMIDT
O MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES, FEITAS ALGUMAS ADAPTAÇÕES, TEM AMPLA
APLICAÇÃO NOS ARQUIVOS ESPECIAIS (DISCOS, FOTOGRAFIAS, FILMES, FITAS
SONORAS) E ESPECIALIZADOS (PROJETOS DE ENGENHARIA, PRONTUÁRIOS
MÉDICOS)
2. DÍGITO TERMINAL
ESTE MÉTODO SURGIU EM DECORRÊNCIA DA NECESSIDADE DE SEREM
REDUZIDOS ERROS NO ARQUIVAMENTO DE GRANDE VOLUME DE DOCUMENTOS,
CUJO ELEMENTO PRINCIPAL DE IDENTIFICAÇÃO É O NÚMERO.
OS DOCUMENTOS SÃO NUMERADOS SEQUENCIALMENTE, MAS SUA LEITURA
APRESENTA UMA PECULIARIDADE QUE CARACTERIZA O MÉTODO: OS NÚMEROS
DISPOSTOS EM 3 GRUPOS DE 2 DÍGITOS CADA UMA, SÃO LIDOS DA DIREITA PARA
ESQUERDA (DE TRÁS PARA FRENTE), FORMANDO PARES.
POR EXEMPLO: O NÚMERO 829.319 VIRA 82-93-19
QUANDO O NÚMERO FOR COMPOSTO DE MENOS DE CINCO DÍGITOS, SERÃO
COLOCADOS ZEROS À SUA ESQUERDA, PARA SUA COMPLEMENTAÇÃO.
POR EXEMPLO: O NÚMERO 42.504 VIRA 04-20-54
COMPARANDO-SE A NUMERAÇÃO DOS MÉTODOS NUMERO SIMPLES E DÍGITO
TERMINAL, TEM-SE A SEGUINTE REPRESENTAÇÃO
NUMÉRICO SIMPLES DÍGITO TERMINAL
56.212 21-87-03
86.212 05-62-12
94.217 08-62-12
218.703 09-42-17
VANTAGENS DESVANTAGENS
REDUÇÃO DE ERROS DE
ARQUIVAMENTOS
LEITURA NÃO CONVENCIONAL DOS
NÚMEROS
RAPIDEZ NA LOCALIZAÇÃO E
ARQUIVAMENTO, UMA VEZ QUE
TRABALHA COM GRUPOS DE DOIS
DÍGITOS
EXPANSÃO EQUILIBRADA DO ARQUIVO
DISTRIBUÍDO EM TRÊS GRANDES
GRUPOS
POSSIBILIDADE DE DIVISÃO
EQUITATIVA DO TRABALHO ENTRE OS
ARQUIVISTAS
DISPOSIÇÃO FÍSICA DOS
DOCUMENTOS DE ACORDO COM O
SISTEMA UTILIZADO NA LEITURA
MÉTODO POR ASSUNTO (IDEOGRÁFICO)
QUASE TODA ORGANIZAÇÃO DISPÕE DE CERTO NÚMERO DE DOCUMENTOS QUE
DEVEM, COM VANTAGEM, SER ARQUIVADOS POR ASSUNTO, OS REFERENTES A
ADMINISTRAÇÃO INTERNA E SUA ATIVIDADES - FIM.
O MÉTODO DE ARQUIVAMENTO POR ASSUNTO NÃO É, PORÉM, DE FÁCIL
APLICAÇÃO, POIS DEPENDE DE INTERPRETAÇÃO DOS DOCUMENTOS SOB
ANÁLISE, ALÉM DE AMPLO CONHECIMENTO DAS ATIVIDADES INSTITUCIONAIS. NO
ENTANTO, É O MAIS ACONSELHADO NOS CASOS DE GRANDES MASSAS
DOCUMENTAIS E VARIEDADE DE ASSUNTOS.
NÃO EXISTEM ESQUEMAS PADRONIZADOS DE CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO,
COMO OCORRE EM RELAÇÃO A BIBLIOTECONOMIA - CLASSIFICAÇÃO DECIMAL DE
DEWEY (CDD) E CLASSIFICAÇÃO DECIMAL UNIVERSAL (CDU).
ASSIM, CADA INSTITUIÇÃO, DEVERÁ DE ACORDO COM SUAS PECULIARIDADES,
ELABORAR SEU PRÓPRIO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO, EM QUE, OS ASSUNTO
DEVEM DEVEM SER AGRUPADO, SOB TÍTULOS PRINCIPAIS E ESTES SUBDIVIDIDOS
EM TÍTULOS ESPECÍFICOS, PARTINDO-SE SEMPRE DOS CONCEITOS GERAIS PARA
OS PARTICULARES.
NO ARQUIVAMENTO POR ASSUNTO, PODEM SER ADOTADOS OS MÉTODOS:
- ALFABÉTICOS
- NUMÉRICOS
1. MÉTODO ALFABÉTICO
QUANDO O VOLUME E A DIVERSIDADE DE ASSUNTOS DA DOCUMENTAÇÃO A SER
ARQUIVADA SÃO PEQUENOS, DEVE-SE ADOTAR UM MÉTODO ALFABÉTICO, QUE
PODERÁ A ORDEM DICIONÁRIO OU ORDEM ENCICLOPÉDICA.
DICIONÁRIO (EM UM ÚNICO NÍVEL) ENCICLOPÉDICO (EM NÍVEIS
HIERARQUIZADOS)
OS ASSUNTO ISOLADOS SÃO
DISPOSTOS ALFABETICAMENTE,
OBEDECENDO-SE SOMENTE A
SEQUÊNCIA DAS LETRAS.
EXEMPLO:
CURSOS DE DOUTORADO
EXPOSIÇÕES DE PUBLICAÇÕES
IMPRESSÃO DE LIVROS
PESQUISAS DE ECONOMIA
OS ASSUNTOS CORRELATOS SÃO
AGRUPADOS SOB TÍTULOS GERAIS E
DISPOSTOS ALFABETICAMENTE. COM A
ORDENAÇÃO ENCICLOPÉDICA
SURGEM OS PRIMEIROS ESBOÇOS DE
ESQUEMA DE CLASSIFICAÇÃO.
EXEMPLO:
CURSOS:
● ESPECIALIZAÇÃO
● FORMAÇÃO
PESQUISAS:
● ADMINISTRAÇÃO
● SAÚDE
2. MÉTODOS NUMÉRICOS
OS MÉTODOS NUMÉRICOS IDEOGRÁFICOS OU DE ASSUNTOS MAIS CONHECIDOS
SÃO:
DUPLEX
- NUMERICO IDEOGRAFICO
- DOCUMENTAÇÃO DIVIDIDA EM CLASSES
- NÚMERO ILIMITADO DE CLASSES
- SEPARADO POR TRAÇOS (1-2-3)
EXEMPLO:
0 ADMINISTRAÇÃO GERAL
1 PESQUISAS
1-1 PSICOLOGIA
1-1-1 APLICADA AO TRABALHO
DECIMAL
- NUMERICO IDEOGRAFICO
- BASE: TÉCNICA DO SISTEMA DECIMAL DE MELVIL DEWEY (CDD)
- NÚMERO LIMITADO DE CLASSES (10)
-SEPARADO POR PONTOS (513.1)
EXEMPLO:
000 ADMINISTRAÇÃO GERAL
100 PESQUISA
140 ECONOMIA
142 CUSTO DE VIDA
142.1 EM BRASÍLIA
900 ASSUNTOS DIVERSOS
UNITERMO OU INDEXAÇÃO COORDENADA
- NUMERICO IDEOGRAFICO
- TAMBÉM CONHECIDO COMO INDEXAÇÃO COORDENADA
- DESENVOLVIDO POR MORTIMER TAUBE (EUA)
- ATRIBUIR NÚMERO DE REGISTRO EM ORDEM CRESCENTE, DE ACORDO
COM A ENTRADA NO ARQUIVO
- PREENCHER FICHA-ÍNDICE COM PALAVRAS-CHAVE E DESCRIÇÃO
PORMENORIZADA.
MÉTODOS PADRONIZADOS
VARIADEX (MÉTODO ALFABÉTICO + CORES)
AUTOMÁTICO E SOUNDEX (NÃO TEM APLICAÇÃO NO BRASIL)
MNEMÔNICO E RÔNEO (MÉTODOS OBSOLETOS)
VARIADEX
LETRAS (2º LETRA DO NOME) CORES
A, B, C E ABREVIAÇÕES OURO
E, F, G, H E ABREVIAÇÕES ROSA
I, J, K, L, M, N E ABREVIAÇÕES VERDE
O, P, Q ABREVIAÇÕES AZUL
R, S, T, U, V, X,Y, Z E ABREVIAÇÕES PALHA
MÉTODO ALFANUMÉRICO (SEMI-INDIRETO)
[LETRAS + NÚMEROS]
O MÉTODO ALFANUMÉRICO NÃO É NEM CONSIDERADO BÁSICO, POIS FOI
CONCEBIDO A PARTIR DO ALFABÉTICO NOMINAL, E NEM PADRONIZADO, UMA VEZ
QUE SUA APLICAÇÃO INDEPENDE DE EQUIPAMENTOS E ACESSÓRIOS ESPECIAIS,
TAIS COMO PASTAS, GUIAS, PROJEÇÕES…
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
PRESERVAÇÃO: É UM CONJUNTO DE MEDIDAS E ESTRATÉGIAS DE ORDEM
ADMINISTRATIVA, POLÍTICA E OPERACIONAL QUE CONTRIBUEM DIRETA OU
INDIRETAMENTE PARA PRESERVAÇÃO DA INTEGRIDADE DOS MATERIAIS. (DEVE
SER FEITA EM TODAS AS FASES DO CICLO DOCUMENTAL).
CONSERVAÇÃO: É UM CONJUNTO DE AÇÕES ESTABILIZADORAS QUE VISAM
DESACELERAR O PROCESSO DE DEGRADAÇÃO DE DOCUMENTOS OU OBJETOS,
POR MEIO DE CONTROLE AMBIENTAL E DE TRATAMENTOS ESPECÍFICOS
(HIGIENIZAÇÃO, REPAROS E ACONDICIONAMENTO).
RESTAURAÇÃO: É UM CONJUNTO DE MEDIDAS QUE OBJETIVAM A ESTABILIZAÇÃO
OU A REVERSÃO DE DANOS FÍSICOS OU QUÍMICOS ADQUIRIDOS PELO
DOCUMENTO AO LONGO DO TEMPO E DO USO, INTERVINDO DE MODO A NÃO
COMPROMETER SUA INTEGRIDADE E SEU CARÁTER HISTÓRICO.
FATORES FÍSICOS (AMBIENTAIS)
UMIDADE
● UMIDADE ALTA: FAVORÁVEL A PROLIFERAÇÃO DE FUNGOS
● UMIDADE BAIXA: RESSECA O MATERIAL E ENFRAQUECE O PAPEL
‘’O AR SECO É UM FATOR DE ENFRAQUECIMENTO DO PAPEL. A UMIDADE, ALÉM DE
EXERCER O MESMO EFEITO DO AR SECO, PROPICIA O DESENVOLVIMENTO DE
MOFO’’.
TEMPERATURA
● O CALOR ACELERA A DETERIORAÇÃO
● BAIXAS TEMPERATURA ACARRETAM EM DOCUMENTOS DISTORCIDOS E
RESSECADOS
‘’A TEMPERATURA NÃO DEVE SOFRER OSCILAÇÕES. O IDEAL É A UTILIZAÇÃO DE
AR-CONDICIONADO E DESUMIDIFICADORES, A FIM DE CLIMATIZAR AS ÁREAS DE
ARMAZENAMENTOS E FILTRAR AS IMPUREZAS DO AR.
LUMINOSIDADE
● TODA FONTE DE LUZ SEJA ELA NATURAL OU ARTIFICIAL, EMITE RADIAÇÃO
NOCIVA AO MATERIAIS DE ACERVOS
● A EXPOSIÇÃO EM EXCESSO PROVOCA OXIDAÇÃO, MUDANÇA DA COR DO
PAPEL E DA TINTA
‘’A LUZ DO DIA DEVE SER ABOLIDA DA ÁREA DE ARMAZENAMENTO, PORQUE NÃO
SÓ ACELERA O DESAPARECIMENTO DAS TINTAS, COMO ENFRAQUECE O PAPEL. A
PRÓPRIA LUZ ARTIFICIAL DEVE SER USADA COM PARCIMÔNIA’’.
TEMPERATURA IDEAL
*DEPENDE DO SUPORTE
PAPEL 20ºC A 22ºC
REGISTRO MAGNÉTICO +- 18ºC
FOTO PRETO E BRANCO +- 12ºC
FOTO COLORIDA +- 5ºC
UMIDADE ENTRE 45% E 60%
CADA TIPO DE SUPORTE DEVE SER ARMAZENADO EM LOCAL COM CONDIÇÕES
ADEQUADAS AO SEU MATERIAL (EXEMPLO: ARQUIVOS ESPECIAIS).
OBSERVAÇÃO: AS FLUTUAÇÕES DE TEMPERATURA E UMIDADE RELATIVA DO AR
SÃO MUITO MAIS NOCIVAS QUE OS DE ÍNDICES SUPERIORES AOS CONSIDERADOS
IDEAIS, DESDE QUE ESTÁVEIS E CONSTANTES.
COMO PROTEGER OS ACERVOS?
- AS JANELAS DEVEM SER PROTEGIDAS POR CORTINAS OU PERSIANAS QUE
BLOQUEIAM TOTALMENTE O SOL. ESSA MEDIDA TAMBÉM AJUDA NO
CONTROLE DE TEMPERATURA, MINIMIZANDO A GERAÇÃO DE CALOR
DURANTE O DIA;
- FILTROS FEITOS DE FILMES ESPECIAIS TAMBÉM AJUDAM NO CONTROLE DA
RADIAÇÃO UV, TANTO NOS VIDROS DE JANELAS QUANTO EM LÂMPADAS
FLUORESCENTES;
- CUIDADOS ESPECIAIS DEVEM SER CONSIDERADOS EM EXPOSIÇÕES DE
CURTO, MÉDIO E LONGO PRAZO.
>>> NÃO EXPOR UM OBJETO VALIOSO POR MUITO TEMPO;
>>> MANTER O NÍVEL DE LUZ O MAIS BAIXO POSSÍVEL;
>>> NÃO COLOCAR LÂMPADAS DENTRO DE VITRINES;
>>> NÃO COLOCAR OBJETOS COM FILTROS ESPECIAIS;
>>> CERTIFICAR-SE DE QUE AS VITRINES SEJAM FEITAS DE MATERIAIS QUE NÃO
DANIFIQUE OS DOCUMENTOS.
FATORES DE DETERIORAÇÃO
FATORES QUÍMICOS
‘’POEIRAS E GASES CONTRIBUEM PARA O ENVELHECIMENTO PREMATURO DOS
PAPÉIS’’.
A LIMPEZA DO ACERVO E DO LOCAL DEVE SER FEITA COM FREQUÊNCIA, NO
ENTANTO NÃO DEVEM SER USADOS PRODUTOS ÁCIDOS E NEM ÁGUA. A ÁGUA,
PORQUE AUMENTA A UMIDADE DO LOCAL E OS PRODUTOS ÁCIDOS, PORQUE
ALTERAM O PH DO MATERIAIS E ACELERAM A DEGRADAÇÃO.
*O USO DE FITA ADESIVA AUMENTA A ACIDEZ DO PAPEL, O QUE ACELERAM O
ENVELHECIMENTO. UM SINAL DESSE ENVELHECIMENTO É O TOM AMARELADO
QUE O ADQUIRE.
OBSERVAÇÃO: MATERIAIS METÁLICOS (CLIPES, GRAMPOS) TAMBÉM NÃO DEVEM
SER UTILIZADOS EM PAPÉIS, POIS OXIDAM E DANIFICAM O PAPEL.
FATORES BIOLÓGICOS
FUNGOS: OS FUNGOS, ALÉM DE ATACAREM O SUBSTRATO, FRAGILIZANDO O
SUPORTE, CAUSAM MANCHAS DE COLORAÇÃO DIVERSAS E INTENSAS DE DIFÍCIL
REMOÇÃO. A PROLIFERAÇÃO DE DÁ ATRAVÉS DOS ESPOROS QUE, EM
CIRCUNSTÂNCIAS PROPÍCIAS, SE REPRODUZEM DE FORMA ABUNDANTE E
RÁPIDA.
ROEDORES: A PRESENÇA DE ROEDORES É FAVORECIDA PELA ENTRADA DE
ALIMENTOS NO LOCAL E PELA FALTA DE HIGIENE. PORTANTO, RECOMENDA-SE A
PROIBIÇÃO DA ENTRADA DE ALIMENTOS E A LIMPEZA FREQUENTE.
ATAQUES DE INSETOS:
BARATAS
PROVOCAM PERDAS DE SUPERFÍCIE E MANCHAS DE EXCREMENTOS.
BROCAS (ANOBÍDEOS)
TEM CICLO DE VIDA EM 4 FASES: OVOS - LARVA - PUPA - ADULTA. A FASE DE
ATAQUE AO ACERVO É A LARVA.
CUPINS (TÉRMITAS)
REPRESENTAM RISCOS NÃO SÓ PARA COLEÇÕES COMO PARA O PRÉDIO EM SI. O
TRATAMENTO RECOMENDADO PARA O EXTERMÍNIO DOS CUPINS OU PARA
PREVENÇÃO CONTRA NOVOS ATAQUES É FEITO MEDIANTE BARREIRAS QUÍMICAS
ADEQUADAMENTE PROJETADAS.
AÇÃO HUMANA: É UM DOS PRINCIPAIS FATORES DE DETERIORAÇÃO DO ACERVO,
POIS ATÉ O MANUSEIO PODE ACELERAR A DEGRADAÇÃO. ALÉM DISSO, CASOS DE
FURTO E VANDALISMO AMPLIAM A PREOCUPAÇÃO COM O FATOR HUMANO NOS
ACERVOS.
ARMAZENAMENTO / ACONDICIONAMENTO
ARMAZENAMENTO
arMazenamento > MÓVEL/MOBILIÁRIO
O ARMAZENAMENTO É O SISTEMA QUE RECEBE O DOCUMENTO, ACONDICIONADO
OU NÃO, PARA SER GUARDADO. CONSISTE NO MOBILIÁRIO DAS SALAS
DESTINADAS A GUARDA DO ACERVO. OS MÓVEIS MAIS ADEQUADOS SÃO OS DE
METAL ESMALTADO. A MADEIRA NÃO REVESTIDA OU DE FARMÁCIA NÃO É
RECOMENDADA, POIS EM AMBOS OS CASOS, HÁ EMISSÃO DE PRODUTOS
VOLÁTEIS ÁCIDOS. O MESMO TRATAMENTOS SE APLICA AOS MÓVEIS DE MADEIRA
OU FERRO.
ACONDICIONAMENTO
aCondicionamento > CAIXA
EMBALAGEM OU GUARDA DE DOCUMENTOS VISANDO A SUA PRESERVAÇÃO E
ACESSO.
OPERAÇÕES DE CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
DESINFESTAÇÃO: CONSISTE NO COMBATE A INSETOS. ‘’O MÉTODO DE COMBATE
AOS INSETOS MAIS EFICIENTE É A FUMIGAÇÃO.
COMO A FUMIGAÇÃO É FEITA?
A SUBSTÂNCIA QUÍMICA A SER EMPREGADA NESSE PROCESSO DEVE PASSAR
POR TESTES DE GARANTIA DA INTEGRIDADE DO PAPEL E DA TINTA SOB SUA
AÇÃO. EXISTEM CÂMARAS ESPECIAIS PARA FUMIGAÇÃO.
O PROCESSO CONSISTE EM INTRODUZIR O DOCUMENTOS NA CÂMARA, ONDE SE
FAZ O VÁCUO, APLICA-SE O PRODUTO QUÍMICO - TIMOL, DDT, FLUORETO DE
SÓDIO, CRISTAIS DE PARADICLORO-BENZENO OU KILOPTERA LÍQUIDO - E
SUBMETEM SE OS DOCUMENTOS A AÇÃO DO FUMIGANTE PELO PRAZO DE 48 A 72
HORAS, APROXIMADAMENTE. EM SEGUIDA, REPETE-SE O VÁCUO, INSUFLA-SE O
AR E RETIRAM-SE OS DOCUMENTOS.
COM A FUMIGAÇÃO OS INSETOS, EM QUALQUER FASE DE DESENVOLVIMENTO,
SÃO COMPLETAMENTE DESTRUÍDOS. QUANDO NÃO EXISTEM CÂMARAS
APROPRIADAS, PODE-SE FAZER A FUMIGAÇÃO NA PRÓPRIA ÁREA DE
ARMAZENAMENTO, CALAFETANDO-A E INTRODUZINDO O GÁS POR MEIO DE
MANGUEIRAS, SOB PROTEÇÃO DE MÁSCARAS.
LIMPEZA: EM PAÍSES DESENVOLVIDOS HÁ INSTALAÇÕES ESPECIAIS PARA A
OPERAÇÃO DE LIMPEZA, QUE É A FASE POSTERIOR A FUMIGAÇÃO. NA FALTA
DESSAS, INSTALAÇÕES, USA-SE UM PANO MACIO, UMA ESCOVA OU UM
ASPIRADOR DE PÓ.
ALISAMENTO: CONSISTE EM COLOCAR OS DOCUMENTOS EM BANDEJAS DE AÇO
INOXIDÁVEL, EXPONDO-OS A AÇÃO DO AR COM FORTE PORCENTAGEM DE
UMIDADE (90 A 95%), DURANTE UMA HORA, EM UM CÂMARA DE UMIDIFICAÇÃO. EM
SEGUIDA, SÃO PASSADOS A FERRO, FOLHA POR FOLHA, EM MÁQUINAS
ELÉTRICAS. CASO EXISTAM DOCUMENTOS EM ESTADO DE FRAGILIDADE,
RECOMENDA-SE O EMPREGO DE PRENSA MANUAL SOB PRESSÃO MODERADA. NA
FALTA DE EQUIPAMENTO ADEQUADO, ACONSELHA-SE USARO FERRO DE
ENGOMAR CASEIRO.
RESTAURAÇÃO OU REPARO: A RESTAURAÇÃO EXIGE UM CONHECIMENTO
PROFUNDO DOS PAPÉIS E TINTAS EMPREGADOS. VÁRIOS SÃO OS MÉTODOS
EXISTENTES. O MÉTODO IDEAL É AQUELE QUE AUMENTA A RESISTÊNCIA DO
PAPEL AO ENVELHECIMENTO NATURAL E AS AGRESSÕES EXTERNAS DO MEIO
AMBIENTE - MOFO, PRAGAS, GASES, MANUSEIO - SEM QUE ADVENHA PREJUÍZO
QUANTO A LEGIBILIDADE E FLEXIBILIDADE, E SEM QUE AUMENTE O VOLUME E O
PESO.
TÉCNICAS DE RESTAURAÇÃO
‘’NOS MÉTODOS MAIS COMUNS DE RESTAURAÇÃO, APLICA-SE UMA PELÍCULA
PROTETORA EM UM DOS LADOS DO PAPEL, POR MEIO DE SOLUÇÃO
VAPORIZADORA, IMERSÃO OU DOS PROCESSOS DE LAMINAÇÃO E SILKING. ESSA
PELÍCULA NÃO DEVE IMPEDIR A PASSAGEM DOS RAIOS MODERNOS, SEJA QUAL
FOR O SEU ESTADO DE CONSERVAÇÃO. A MATÉRIA-PRIMA E O EQUIPAMENTO
UTILIZADOS DEVEM SER DE BAIXO CUSTO E DE FÁCIL AQUISIÇÃO.
BANHO DE GELATINA: CONSISTE EM MERGULHAR O DOCUMENTO EM BANHO DE
GELATINA OU COLA, O QUE AUMENTA A SUA RESISTÊNCIA, NÃO PREJUDICA A
VISIBILIDADE E A FLEXIBILIDADE E PROPORCIONA A PASSAGEM DOS RAIOS
ULTRAVIOLETAS E INFRAVERMELHOS. OS DOCUMENTOS, PORÉM, TRATADOS POR
ESTE PROCESSO, QUE É MANUAL, TORNAM-SE SE SUSCETÍVEIS AO ATAQUE DOS
INSETOS E DOS FUNGOS, ALÉM DE EXIGIR A HABILIDADE DO EXECUTOR.
TECIDO: PROCESSO DE REPARAÇÃO EM QUE SÃO USADOS FOLHAS DE TECIDO
MUITO FINO, APLICADAS COM PASTA DE AMIDO. A DURABILIDADE DO PAPEL É
AUMENTADO CONSIDERAVELMENTE, MAS O EMPREGO DO AMIDO PROPICIA O
ATAQUE DE INSETOS E FUNGOS, IMPEDE O EXAME PELOS RAIOS ULTRAVIOLETAS
E INFRAVERMELHOS, ALÉM DE REDUZIR A LEGIBILIDADE E A FLEXIBILIDADE.
SILKING: ESTE MÉTODO UTILIZA TECIDO - CREPELINE OU MUSSELINE DE SEDA -
DE GRANDE DURABILIDADE, MAS DEVIDO AO USO DE ADESIVO A BASE DE AMIDO,
AFETA SUAS QUALIDADE PERMANENTES. TANTO A LEGIBILIDADE QUANTO A
FLEXIBILIDADE, A REPRODUÇÃO E O EXAME PELOS RAIOS ULTRAVIOLETAS E
INFRAVERMELHOS SÃO POUCO PREJUDICADOS. É, NO ENTANTO, UM PROCESSO
DIFÍCIL EXECUÇÃO CUJA MATÉRIA-PRIMA É DE ALTO CUSTO.
LAMINAÇÃO: PROCESSO EM QUE SE ENVOLVE O DOCUMENTO, NAS DUAS FACES,
COM UMA FOLHA DE PAPEL DE SEDE E OUTRA DE ACETATO DE CELULOSE,
COLOCANDO-O NUMA PRENSA HIDRÁULICA, SOB PRESSÃO MÉDIA DE 7 A 8 KG/CM
E TEMPERATURA ENTRE 145 A 155ºC. O ACETATO DE CELULOSE POR SER
TERMOPLÁSTICO, ADERE AO DOCUMENTO JUNTAMENTE COM O PAPEL DE SEDA E
DISPENSA ADESIVO. A DURABILIDADE E AS QUALIDADES PERMANENTES DO PAPEL
SÃO ASSEGURADAS SEM PERDA DE LEGIBILIDADE E DA FLEXIBILIDADE,
TORNANDO-O IMUNE A AÇÃO DE FUNGOS E PRAGAS. QUALQUER MANCHA
RESULTANTE DO USO PODE SER REMOVIDA COM ÁGUA E SABÃO.
O VOLUME DO DOCUMENTO É REDUZIDO, MAS O PESO DUPLICA. A APLICAÇÃO,
POR SER MECANIZADA, É RÁPIDA E A MATÉRIA-PRIMA, DE FÁCIL OBTENÇÃO. A
FOTOGRAFIA É SIMPLIFICADA E O MATERIAL EMPREGADO NA RESTAURAÇÃO NÃO
IMPEDE A PASSAGEM DOS RAIOS ULTRAVIOLETAS E INFRAVERMELHOS. ASSIM, AS
CARACTERÍSTICAS DA LAMINAÇÃO SÃO AS QUE MAIS SE APROXIMAM DO MÉTODO
IDEAL.
LAMINAÇÃO MANUAL: ESTE PROCESSO, DESENVOLVIDO NA ÍNDIA, UTILIZA A
MATÉRIA-PRIMA BÁSICA DA LAMINAÇÃO MECANIZADA, EMBORA NÃO EMPREGUE
CALOR NEM PRESSÃO, QUE SÃO SUBSTITUÍDOS PELA ACETONA. ESTA, AO
ENTRAR EM CONTATO COM O ACETATO, TRANSFORMA-O EM CAMADA
SEMI-PLÁSTICA QUE, AO SECAR, ADERE AO DOCUMENTO, JUNTAMENTE COM O
PAPEL DE SEDA. A LAMINAÇÃO MANUAL TAMBÉM CHAMADA DE LAMINAÇÃO COM
SOLVENTE, OFERECE GRANDE VANTAGEM AQUELES QUE NÃO DISPÕE DE
RECURSOS PARA INSTALAR EQUIPAMENTOS MECANIZADOS.
ENCAPSULAÇÃO: UTILIZA BASICAMENTE PELÍCULAS DE POLIÉSTER E FITA
ADESIVA DE DUPLO REVESTIMENTO. O DOCUMENTO É COLOCADO ENTRE DUAS
LÂMINAS DE POLIÉSTER FIXADOS NAS MARGENS EXTERNAS POR FITA ADESIVA
NAS DUAS FACES: ENTRE O DOCUMENTO E A FITA DEVE HAVER UM ESPAÇO DE
3MM, DEIXANDO O DOCUMENTO SOLTO DENTRO DAS DUAS LÂMINAS.
ALÉM DAS TÉCNICAS AQUI DESCRITAS, APLICADAS POR ESPECIALISTAS NA ARTE
DA RESTAURAÇÃO, EXISTEM MEIOS MAIS SIMPLES QUE PODEM SER
EMPREGADOS EM PEQUENOS REPAROS PELOS PRÓPRIOS ARQUIVISTAS NO DIA A
DIA DE SEU TRABALHO, TAIS COMO USAR PAPEL DE SEDA JAPONESA - JÁ EXISTE
SIMILAR NO BRASIL - E COLA CARBOX METIL CELULOSE EM PÓ - OFERECIDA NO
COMÉRCIO A QUILO. PREPARAR UMA MISTURA COM 20G DESSE PÓ E MEIO LITRO
DE ÁGUA MORNA FILTRADA E FERVIDA E BATER ATÉ ATINGIR A CONSISTÊNCIA DE
GELATINA TRANSPARENTE. APLICAR O PREPARO NO VERSO DA FOLHA, POR MEIO
DE PINCEL.
PRINCÍPIO DA REVERSIBILIDADE
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA: PRINCÍPIO PELO
QUAL TODO PROCEDIMENTO OU TRATAMENTO EMPREENDIDO EM ARQUIVOS
PODE SER REVERTIDO, SE NECESSÁRIO.
NORMAS NACIONAIS E INTERNACIONAIS DE ARQUIVO
NORMAS DE DESCRIÇÃO
NOBRADE: NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
ISAD (G): GENERAL INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL DESCRIPTION, OU
NORMA GERAL INTERNACIONAL DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA.
- ISDIAH
- ISDF
- ISAAR (CPF)
CONCEITO DE DESCRIÇÃO
DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA: CONJUNTO DE
PROCEDIMENTOS QUE LEVA EM CONTA OS ELEMENTOS FORMAIS E DE
CONTEÚDO PARA ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA.
MARILENA LEITE PAES: O TRABALHO DE UM ARQUIVO SÓ SE COMPLETA COM A
ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA, QUE CONSISTEM NA DESCRIÇÃO
E NA LOCALIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS NO ACERVO.
A DESCRIÇÃO É A ATIVIDADE TÍPICA DOS ARQUIVOS PERMANENTES, MAS ISSO
NÃO IMPEDE QUE ELA SEJA APLICADA EM OUTRAS IDADES.
QUAL A IMPORTÂNCIA DA DESCRIÇÃO?
A ORGANIZAÇÃO ARQUIVÍSTICA DE QUALQUER ACERVO NÃO APENAS AS
ATIVIDADES DE CLASSIFICAÇÃO, MAS TAMBÉM AS DE DESCRIÇÃO. SOMENTE A
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA GARANTE A COMPREENSÃO AMPLA DO CONTEÚDO DE
UM ACERVO, POSSIBILITANDO TANTO O CONHECIMENTO COMO A LOCALIZAÇÃO
DOS DOCUMENTOS QUE O INTEGRAM.
NESSE SENTIDO, PODEMOS AFIRMAR QUE AS ATIVIDADES DE CLASSIFICAÇÃO SÓ
CONSEGUEM TER SEUS OBJETIVOS PLENAMENTE ATINGIDOS MEDIANTE A
DESCRIÇÃO DOCUMENTAL. SEM A DESCRIÇÃO, CORRE-SE O RISCO DE CRIAR UMA
SITUAÇÃO ANÁLOGA À DO ANALFABETO DIANTE DE UM LIVRO, QUE ELE PODE
PEGAR E FOLHEAR, MAS AO QUAL NÃO PODE TER ACESSO COMPLETO POR NÃO
POSSUIR MEIOS QUE LHE PERMITAM COMPREENDER A INFORMAÇÃO.
A CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA, DESPROVIDA DAS ATIVIDADES DE DESCRIÇÃO,
SOMENTE É INTELIGÍVEL PARA AS PESSOAS QUE ORGANIZARAM O ACERVO.
QUAL O OBJETIVO DA DESCRIÇÃO?
O OBJETIVO DA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA É IDENTIFICAR E EXPLICAR O
CONTEXTO E O CONTEÚDO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO A FIM DE PROMOVER O
ACESSO AOS MESMOS. ISTO É ALCANÇADO PELA CRIAÇÃO DE REPRESENTAÇÕES
PRECISAS E ADEQUADAS E PELA ORGANIZAÇÃO DESSAS REPRESENTAÇÕES DE
ACORDO COM MODELOS PREDETERMINADOS. PROCESSOS RELACIONADOS A
DESCRIÇÃO PODEM COMEÇAR NA PRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS OU ANTES
DELA E CONTINUAM DURANTE SUA VIDA.
ESSES PROCESSOS PERMITEM INSTITUIR CONTROLES INTELECTUAIS
NECESSÁRIOS PARA TORNAR CONFIÁVEIS, AUTÊNTICAS SIGNIFICATIVAS E
ACESSÍVEIS DESCRIÇÕES QUE SERÃO MANTIDAS AO LONGO DO TEMPO.
NORMAS PARA DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS VISAM GARANTIR
DESCRIÇÕES CONSISTENTES, APROPRIADAS E AUTOEXPLICATIVAS. A
PADRONIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO, ALÉM DE PROPORCIONAR MAIOR QUALIDADE AO
TRABALHO TÉCNICO, CONTRIBUI PARA A ECONOMIA DOS RECURSOS APLICADOS
E PARA A OTIMIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES RECUPERADAS.
A DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA ABRANGE TODO ELEMENTO DE INFORMAÇÃO, NÃO
IMPORTANDO EM QUE ESTÁGIO DE GESTÃO ELE É IDENTIFICADO OU
ESTABELECIDO.
NOBRADE
CARACTERÍSTICAS GERAIS
- NÃO É UMA MERA TRADUÇÃO DAS NORMAS ISAD(G) E ISAAR(CPF), QUE JÁ
EXISTEM E ESTÃO PUBLICADA. SEU OBJETIVO, AO CONTRÁRIO, CONSISTE
NA ADAPTAÇÃO DAS NORMAS INTERNACIONAIS A REALIDADE BRASILEIRA.
- ESTABELECE DIRETRIZES PARA DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS
ARQUIVÍSTICOS NO BRASIL, COMPATÍVEIS COM AS NORMAS
INTERNACIONAIS, EM VIGOR, ISAD(G) E ISAAR(CPF), E TEM EM VISTA
FACILITAR ACESSO E O INTERCÂMBIO DE INFORMAÇÕES EM ÂMBITO
NACIONAL E INTERNACIONAL.
- EMBORA A NOBRADE SEJA VOLTADA PREFERENCIALMENTE PARA A
DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS PERMANENTES, PODE TAMBÉM SER
APLICADA A DESCRIÇÃO EM FASES CORRENTE E INTERMEDIÁRIA.
- ESTA NORMA PODE SER UTILIZADA NA ELABORAÇÃO DOS DIVERSOS
INSTRUMENTOS DE PESQUISA ADOTADOS NOS ARQUIVOS (GUIAS,
INVENTÁRIOS, CATÁLOGOS);
- A NOBRADE APRESENTA UM GLOSSÁRIO DE TERMOS UTILIZADOS NO
DECORRER DE SEU TEXTO, A FIM DE FACILITAR AO USUÁRIOUMA MELHOR
COMPREENSÃO DE SEU CONTEÚDO.
- ESTA NORMA TEM COMO PRESSUPOSTOS BÁSICOS O RESPEITO AOS
FUNDOS E A DESCRIÇÃO MULTINÍVEL, ADOTANDO OS PRINCÍPIOS
EXPRESSOS NA ISAD(G), QUAIS SEJAM: DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O
PARTICULAR, COM O OBJETIVO DE REPRESENTAR O CONTEXTO E A
ESTRUTURA HIERÁRQUICA DO FUNDO E SUAS PARTES.
NOBRADE - NÍVEIS DE DESCRIÇÃO
GERAL
↓
PARTICULAR
NÍVEL 0: ACERVO DA ENTIDADE CUSTODIADORA
NÍVEL 1: FUNDO OU COLEÇÃO
NÍVEL 2: SEÇÃO
NÍVEL 3: SÉRIE
NÍVEL 4: DOSSIÊ OU PROCESSO
NÍVEL 5: ITEM DOCUMENTAL
OS NÍVEIS DE DESCRIÇÃO SERÃO ABORDADOS COM O INSTRUMENTO DE
PESQUISA QUE ESTIVER ELABORADO, OU SEJA, NÃO É OBRIGATÓRIA A
UTILIZAÇÃO DE TODOS OS NÍVEIS DE DESCRIÇÃO QUANDO DA ELABORAÇÃO DE
UM INSTRUMENTO DE DESCRIÇÃO.
NOBRADE - GLOSSÁRIO (ALGUNS TERMOS)
ACERVO: TOTALIDADE DE DOCUMENTOS DE UMA ENTIDADE CUSTODIADORA
FUNDO: CONJUNTO DO DOCUMENTO DE UMA MESMA PROVENIÊNCIA. TERMO
EQUIVALE A ARQUIVO
COLEÇÃO: CONJUNTO DE DOCUMENTOS COM CARACTERÍSTICAS COMUNS
REUNIDOS INTENCIONALMENTE
SEÇÃO: SUBDIVISÃO DA ESTRUTURA HIERARQUIZADA DE ORGANIZAÇÃO QUE
CORRESPONDE A UMA PRIMEIRA FRAÇÃO LÓGICA DO FUNDO OU COLEÇÃO, EM
GERAL REUNINDO DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS POR UNIDADES
ADMINISTRATIVAS COM COMPETÊNCIAS ESPECÍFICAS TAMBÉM CHAMADA DE
GRUPO OU SUBFUNDO.
SÉRIE: SUBDIVISÃO DA ESTRUTURA HIERARQUIZADA DE ORGANIZAÇÃO DE UM
FUNDO OU COLEÇÃO QUE CORRESPONDE A UMA SEQUÊNCIA DE DOCUMENTOS
RELATIVOS A MESMA FUNÇÃO, ATIVIDADE, TIPO DOCUMENTAL OU ASSUNTO.
DOSSIÊ: UNIDADE DE ARQUIVAMENTO CONSTITUÍDA DE DOCUMENTOS
RELACIONADOS ENTRE SI POR ASSUNTO (AÇÃO, EVENTO, PESSOA, LUGAR,
PROJETO).
PROCESSO: UNIDADE DE ARQUIVAMENTO CONSTITUÍDA DE DOCUMENTOS
OFICIALMENTE REUNIDOS NO DECURSO DE UMA AÇÃO ADMINISTRATIVA OU
JUDICIAL.
ITEM DOCUMENTAL: DOCUMENTO QUE COMPÕE DOSSIÊ OU PROCESSO.
ISAD (G)
CARACTERÍSTICAS GERAIS
- CRIADA PELA CIA (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS)
- VERSÃO ORIGINAL: INGLÊS
- ESTA NORMA ESTABELECE DIRETRIZES GERAIS PARA A PREPARAÇÃO DE
DESCRIÇÕES ARQUIVÍSTICAS
- DEVE SER USADA CONJUNÇÃO COM AS NORMAS NACIONAIS EXISTENTES
OU COMO BASE PARA SUA CRIAÇÃO
- ESTA NORMA CONTÉM REGRAS GERAIS PARA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
QUE PODEM SER APLICADA INDEPENDENTEMENTE DA FORMA OU DO
SUPORTE DOS DOCUMENTOS. AS REGRAS CONTIDAS NESTA NORMA NÃO
DÃO ORIENTAÇÃO PARA A DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS ESPECIAIS, TAIS
COMO SELOS, REGISTROS SONOROS OU MAPAS. MANUAIS EXPONDO
REGRAS DE DESCRIÇÃO PARA TAIS DOCUMENTOS JÁ EXISTEM. ESTA
NORMA DEVERIA SER USADA EM COMBINAÇÃO COM ESSES MANUAIS PARA
POSSIBILITAR UMA ADEQUADA DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS ESPECIAIS.
- ASSIM COMO A NOBRADE, A ISAD(G) TAMBÉM POSSUI UM GLOSSÁRIO.
- ESTE CONJUNTO DE REGRAS GERAIS PARA A DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
FAZ PARTE DE UM PROCESSO QUE VISA:
A) ASSEGURAR A CRIAÇÃO DE DESCRIÇÕES CONSISTENTES, APROPRIADAS E
AUTO EXPLICATIVAS;
B) FACILITAR A RECUPERAÇÃO E A TROCA DE INFORMAÇÃO SOBRE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS;
C) POSSIBILITAR O COMPARTILHAMENTO DE DADOS DE AUTORIDADE; E
D) TORNAR POSSÍVEL A INTEGRAÇÃO DE DESCRIÇÕES DE DIFERENTES
ARQUIVOS NUM SISTEMA UNIFICADO DE INFORMAÇÃO.
REGRAS PARA DESCRIÇÃO MULTINÍVEL
DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR: COM O OBJETIVO DE REPRESENTAR
O CONTEXTO E A ESTRUTURA HIERÁRQUICA DO FUNDO E SUAS PARTES
COMPONENTES (UMA CONSEQUÊNCIA PRÁTICA DO PRINCÍPIO DO RESPEITO AOS
FUNDOS);
INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO: COM O OBJETIVO DE
REPRESENTAR COM RIGOR O CONTEXTO E O CONTEÚDO DA UNIDADE DE
DESCRIÇÃO;
RELAÇÃO ENTRE AS DESCRIÇÕES: COM O OBJETIVO DE EXPLICITAR A POSIÇÃO
DA UNIDADE DE DESCRIÇÃO NA HIERARQUIA;
NÃO REPETIÇÃO DA INFORMAÇÃO: COM O OBJETIVO DE EVITAR REDUNDÂNCIA
DE INFORMAÇÕES EM DESCRIÇÕES HIERARQUICAMENTE RELACIONADAS.
DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ARQUIVÍSTICA
O DIAGNÓSTICO É UM PROCEDIMENTO ARQUIVÍSTICO QUE VISA CONHECER O
ACERVO DA ORGANIZAÇÃO ATRAVÉS DO LEVANTAMENTO DE INFORMAÇÕES
COMO A QUANTIDADE DE DOCUMENTOS, ESTADO DE CONSERVAÇÃO, FORMATOS,
FORMAS, TIPOS DOCUMENTAIS, CONDIÇÕES DE CONSERVAÇÃO E
ARMAZENAMENTO, ESTRUTURA FÍSICA PREDIAL, HISTÓRIA INSTITUCIONAL E
TODAS AS OUTRAS INFORMAÇÕES QUE AJUDEM A COMPREENDER O CONJUNTO
DOCUMENTAL CONSTITUÍDO.
DIAGNÓSTICO MAXIMALISTA DIAGNÓSTICO MINIMALISTA
VISÃO GERAL
ÂMBITO SISTÊMICO
FOCO EM POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS
DESENVOLVIDAS POR PAÍSES, A
REALIDADE DE SEUS SISTEMAS,
FRACASSOS E SUCESSOS
EXEMPLO: FORMULAÇÃO DA POLÍTICA
DE ARQUIVO.
VISÃO ESPECÍFICA
ÂMBITO INSTITUCIONAL
FOCO NOS PROBLEMAS
ARQUIVÍSTICOS DAS ORGANIZAÇÕES,
PROPOSIÇÃO DE SOLUÇÕES PARA
PROBLEMAS DETECTADOS
EXEMPLO: ELABORAÇÃO DO PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE
TEMPORALIDADE
FUNÇÕES ARQUIVÍSTICAS
PRODUÇÃO/CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS
DIFUSÃO DE DOCUMENTOS
AQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
PRODUÇÃO/CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS
CONTEMPLA OS PROCEDIMENTOS RELACIONADOS A MANUTENÇÃO DO MAIOR
RIGOR POSSÍVEL NA PRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO, ABRANGENDO
DEFINIÇÃO DE NORMAS, CONTEÚDO, MODELOS, FORMATO E TRÂMITE.
O PAPEL DO ARQUIVISTA É DE CONSELHEIRO, DE CONSULTOR AO PRODUTOR DO
DOCUMENTO POR MEIO DA ELABORAÇÃO DE MANUAIS DE PRODUÇÃO DE
DOCUMENTOS.
A EXECUÇÃO ADEQUADA DESTA FUNÇÃO DEMANDA UM CONHECIMENTO
PROFUNDO DA INSTITUIÇÃO, SEUS OBJETIVOS E MISSÃO, AS TECNOLOGIAS
DISPONÍVEIS E OS TIPOS DE DOCUMENTOS ADEQUADOS AO EXERCÍCIO DO
NEGÓCIO DA INSTITUIÇÃO.
AQUISIÇÃO DE DOCUMENTOS
CONTEMPLA A ENTRADA DE DOCUMENTOS NOS ARQUIVOS CORRENTE,
INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE. REFERE-SE AO ARQUIVAMENTO CORRENTE E
AOS PROCEDIMENTOS DE TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO DO ACERVO.
CABE AO ARQUIVISTA ESTABELECER AS REGRAS E PROCEDIMENTOS PARA
ASSEGURAR QUE O ACERVO RECEBIDO É COMPLETO, CONFIÁVEL E AUTÊNTICO E
DESTA FORMA, LHE CONFERIR O MÁXIMO DE CREDIBILIDADE COMO EVIDÊNCIA,
TESTEMUNHA DO CONTEXTO DE SUA CRIAÇÃO E FONTE DE INFORMAÇÃO.
ABRANGE TAMBÉM A DOAÇÃO, A DAÇÃO, O DEPÓSITO E O EMPRÉSTIMO SOB
CUSTÓDIA TEMPORÁRIA.
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
REFERE-SE A CRIAÇÃO E UTILIZAÇÃO DE PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO QUE
REFLITAM AS FUNÇÕES, ATIVIDADES E AÇÕES OU TAREFAS DA INSTITUIÇÃO
ACUMULADORA DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS NAS FASES CORRENTE E
INTERMEDIÁRIA E A ELABORAÇÃO DE QUADRO DE ARRANJO NA FASE
PERMANENTE. A CLASSIFICAÇÃO ORIENTA A ORGANIZAÇÃO INTELECTUAL DO
ACERVO DE FORMA A REFLETIR A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E DECISÓRIA DA
INSTITUIÇÃO E FACILITAR O ACESSO AOS DOCUMENTOS PRODUZIDOS. PARA
CRIAR O PLANO ARQUIVÍSTICO O ARQUIVISTA DEVE TER AUTORIZAÇÃO EXPRESSA
DA DIREÇÃO E TER ACESSO AOS DOSSIÊS, DOCUMENTOS E PROCESSOS DE
TRABALHO. ABRANGE TAMBÉM A FISCALIZAÇÃO E O CONTROLE DA UTILIZAÇÃO
CORRETA DO PLANO BEM COMO CONTATO COM OS SETORES PRODUTORES A FIM
DE IDENTIFICAR POSSÍVEIS NECESSIDADES DE REVISÃO DESTE INSTRUMENTOS,
EFETIVANDO-AS QUANDO JULGUE CABÍVEIS.
FOI PRECISO ESPERAR O SÉCULO XX, PARA QUE FOSSE ENCONTRADA A
FÓRMULA QUE IA PERMITIR UMA CLASSIFICAÇÃO PRÓPRIA DOS ARQUIVOS E QUE
CORRESPONDESSE ÀS SUAS ESPECIFICIDADES O PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA.
O ARQUIVISTA DESENVOLVE UMA CLASSIFICAÇÃO QUE DÁ CONTA DAS
PARTICULARIDADES E DAS ATIVIDADES DESSA ORGANIZAÇÃO E DOS
DOCUMENTOS QUE ELE PRODUZIU.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
A AVALIAÇÃO É FEITA A PARTIR DE CRITÉRIOS PREESTABELECIDOS, DEFINIÇÃO
DOS PRAZOS DE GUARDA E DESTINAÇÃO, ELIMINAÇÃO OU PRESERVAÇÃO
PERMANENTE DA DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA. ELA DEMANDA O
CONHECIMENTO DA INSTITUIÇÃO. CONTEMPLA A PARTICIPAÇÃO DOS
ARQUIVISTAS NAS AÇÕES DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS (CPAD) NA ELABORAÇÃO E NA APLICAÇÃO DA TABELA DE
TEMPORALIDADE, BEM COMO OS EDITAIS E LISTAS DE DESCARTE E ELIMINAÇÃO
DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS E A SUJEIÇÃO DESSES INSTRUMENTOS A
INSTITUIÇÃO ARQUIVÍSTICA NA ESFERA DA COMPETÊNCIA.
TAMBÉM ABRANGE A ATIVIDADE DE FISCALIZAÇÃO VISANDO EVITAR TAMBÉM A
ELIMINAÇÃO NÃO AUTORIZADA DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS. ABRANGE A
ATIVIDADE DE MICROFILMAGEM E DE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS.
A AVALIAÇÃO DOCUMENTAL É UM PROCESSO MULTIDISCIPLINAR DE ANÁLISE QUE
PERMITE A IDENTIFICAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS, PARA FINS DE
DEFINIÇÃO DE SEUS PRAZOS DE GUARDA EDE SUA DESTINAÇÃO FINAL.
DIFUSÃO DE DOCUMENTOS
É A FUNÇÃO DESTINADA A TORNAR ACESSÍVEIS OS DOCUMENTOS E A PROMOVER
SUA UTILIZAÇÃO. PORTANTO, TEM RELAÇÃO COM O ACESSO AO DOCUMENTO. NO
ENTANTO, NÃO SE RESTRINGE A ACESSIBILIDADE, MAS TAMBÉM A PROLIFERAÇÃO
DAS INFORMAÇÕES CONTIDAS NOS DOCUMENTOS.
É IMPORTANTE QUE OS TRABALHOS DE DIFUSÃO SEJAM RECONHECIDOS COMO
PRODUTOS DE QUALIDADE INQUESTIONÁVEL.
O ARQUIVISTA DEVE PROCURAR OS MEIOS DE COMUNICAÇÃO DE MASSA, COMO
VIAS DE INSERÇÃO DE SUA MENSAGEM, NOS DOIS SENTIDOS: PRIMEIRO SOBRE A
AÇÃO EDUCATIVA E SEGUNDO PARA MOSTRAR O QUE FAZ O ARQUIVO.
DESCRIÇÃO DE DOCUMENTOS
DESCRIÇÃO: CONJUNTO DE PROCEDIMENTOS QUE LEVA EM CONTA OS
ELEMENTOS FORMAIS E DE CONTEÚDO DOS DOCUMENTOS PARA ELABORAÇÃO
DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA.
DESCRIÇÃO CONSISTE EM UMA AÇÃO QUE PERPASSA TODO O CICLO DE VIDA DOS
DOCUMENTOS, DEVENDO TER SEUS ELEMENTOS ADEQUADAS A CADA UMA DAS
FASES, A UNIDADE DOCUMENTAL A QUAL SE REFERE E A NECESSIDADES DO
USUÁRIO. A INDEXAÇÃO É UM COMPONENTE DA DESCRIÇÃO, COMO O PROCESSO
DE ESTABELECIMENTO DE PONTO DE ACESSO PARA FACILITAR A RECUPERAÇÃO
DOS DOCUMENTOS O0U INFORMAÇÃO.
COMPREENDE A UTILIZAÇÃO DE ÍNDICES E VOCABULÁRIOS CONTROLADOS.
NORMAS DE DESCRIÇÃO:
NOBRADE (NORMA BRASILEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA)
ISAD (G) (NORMA GERAL INTERNACIONAL DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA)
ISDIAH (NORMA INTERNACIONAL PARA DESCRIÇÃO DE INSTITUIÇÕES COM
ACERVO ARQUIVÍSTICO
ISAAR-CPF (NORMA INTERNACIONAL DE REGISTRO DE AUTORIDADE
ARQUIVÍSTICA DE PESSOAS E FAMÍLIAS)
ISDF (NORMA INTERNACIONAL PARA DESCRIÇÃO DE FUNÇÕES
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
ASPECTOS RELACIONADOS À MANUTENÇÃO DA INTEGRIDADE FÍSICA OU LÓGICA
DOS DOCUMENTOS AO LONGO DO TEMPO, BEM COMO AS TECNOLOGIAS QUE
PERMITEM SEU PROCESSAMENTO E RECUPERAÇÃO.
PRESERVAÇÃO: É UM CONJUNTO DE MEDIDAS E ESTRATÉGIAS DE ORDEM
ADMINISTRATIVA, POLÍTICA E OPERACIONAL QUE CONTRIBUEM DIRETA OU
INDIRETAMENTE PARA A PRESERVAÇÃO DA INTEGRIDADE DOS MATERIAIS.
CONSERVAÇÃO: É UM CONJUNTO DE AÇÕES ESTABILIZADORAS QUE VISAM
DESACELERAR O PROCESSO DE DEGRADAÇÃO DE DOCUMENTOS OU OBJETIVOS,
POR MEIO DE CONTROLE AMBIENTAL E DE TRATAMENTOS ESPECÍFICOS
(HIGIENIZAÇÃO, REPAROS E ACONDICIONAMENTO).
RESTAURAÇÃO: É UM CONJUNTO DE MEDIDAS QUE OBJETIVAM A ESTABILIZAÇÃO
OU A REVERSÃO DE DANOS FÍSICOS OU QUÍMICOS ADQUIRIDOS PELO
DOCUMENTO AO LONGO DO TEMPO E DO USO, INTERVINDO DE MODO A NÃO
COMPROMETER SUA INTEGRIDADE, E SEU CARÁTER HISTÓRICO.
SISTEMAS E REDES DE ARQUIVO
ÓRGÃOS
SINAR
SIGA
CONARQ
ARQUIVO NACIONAL
SINAR: SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
FINALIDADE: O SINAR TEM POR FINALIDADE IMPLEMENTAR A POLÍTICA NACIONAL
DE ARQUIVOS, PÚBLICOS E PRIVADAS, VISANDO A GESTÃO, A PRESERVAÇÃO, E
AO ACESSO AOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO.
INTEGRANTES:
- CONARQ: ÓRGÃO CENTRAL DO SINAR
- ARQUIVO NACIONAL
- ARQUIVOS FEDERAIS DOS 3 PODERES (EXECUTIVO, LEGISLATIVO E
JUDICIÁRIO)
- ARQUIVOS ESTADUAIS DOS 3 PODERES (EXECUTIVO, LEGISLATIVO E
JUDICIÁRIO)
- ARQUIVOS DO DF DOS PODERES EXECUTIVO, LEGISLATIVO E JUDICIÁRIO
(APESAR DESTA SER A LITERALIDADE DO DECRETO 4.073/02, NO DF NÃO HÁ
PODER JUDICIÁRIO DISTRITAL APENAS A FEDERAL
- ARQUIVOS MUNICIPAIS DOS PODERES EXECUTIVO E LEGISLATIVO
OS ARQUIVOS REFERIDOS ACIMA, EXCETO O ARQUIVO NACIONAL, QUANDO
ORGANIZADOS SISTEMICAMENTE, PASSA A INTEGRAR O SINAR POR INTERMÉDIO
DE SEUS ÓRGÃOS CENTRAIS.
AS PESSOAS FÍSICAS E JURÍDICAS DE DIREITO PRIVADO, DETENTORAS DE
ARQUIVOS PODEM INTEGRAR O SINAR MEDIANTE ACORDO OU AJUSTE COM O
ÓRGÃO CENTRAL.
OS INTEGRANTES DO SINAR SEGUIRÃO AS DIRETRIZES E NORMAS EMANADAS DO
CONARQ, SEM PREJUÍZO DE SUA SUBORDINAÇÃO E VINCULAÇÃO
ADMINISTRATIVA.
SINAR - ATRIBUIÇÕES/COMPETÊNCIAS
1. PROMOVER A GESTÃO, A PRESERVAÇÃO E O ACESSO ÀS INFORMAÇÕES E
AOS DOCUMENTOS NA SUA ESFERA DE COMPETÊNCIA, EM CONFORMIDADE
COM AS DIRETRIZES E NORMAS EMANADAS DO ÓRGÃO CENTRAL;
2. DISSEMINAR EM SUA ÁREA DE ATUAÇÃO, AS DIRETRIZES E NORMAS
ESTABELECIDAS PELO ÓRGÃO CENTRAL, ZELANDO PELO SEU
CUMPRIMENTO;
3. IMPLEMENTAR A RACIONALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES ARQUIVÍSTICAS, DE
FORMA A GARANTIR A INTEGRIDADE DO CICLO DOCUMENTAL;
4. GARANTIR A GUARDA E O ACESSO AOS DOCUMENTOS DE VALOR
PERMANENTE;
5. APRESENTAR SUGESTÕES AO CONARQ PARA O APRIMORAMENTO DO
SINAR;
6. PRESTAR INFORMAÇÕES SOBRE SUAS ATIVIDADES AO CONARQ;
7. APRESENTAR SUBSÍDIOS AO CONARQ PARA A ELABORAÇÃO DE
DISPOSITIVOS LEGAIS NECESSÁRIOS AO APERFEIÇOAMENTO E A
IMPLEMENTAÇÃO DA POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS PÚBLICOS E
PRIVADOS;
8. PROMOVER A INTEGRAÇÃO E A MODERNIZAÇÃO DOS ARQUIVOS EM SUA
ESFERA DE ATUAÇÃO;
9. PROPOR AO CONARQ OS ARQUIVOS PRIVADOS QUE POSSAM SER
CONSIDERADOS DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL;
10. COMUNICAR AO CONARQ, PARA DEVIDAS PROVIDÊNCIAS, ATOS LESIVOS AO
PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO NACIONAL;
11. COLABORAR NA ELABORAÇÃO DE CADASTRO NACIONAL DE ARQUIVOS
PÚBLICOS E PRIVADOS, BEM COMO NO DESENVOLVIMENTO DE ATIVIDADES
CENSITÁRIAS REFERENTES A ARQUIVOS;
12. POSSIBILITAR A PARTICIPAÇÃO DE ESPECIALISTAS DE ÓRGÃOS E
ENTIDADES PÚBLICAS E PRIVADAS NAS CÂMARAS TÉCNICAS E NA
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE ACERVOS PRIVADOS; E
13. PROPORCIONAR APERFEIÇOAMENTO E RECICLAGEM AOS TÉCNICOS DA
ÁREA DE ARQUIVO, GARANTINDO CONSTANTE ATUALIZAÇÃO.
SIGA - SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
FINALIDADE:
- GARANTIR AO CIDADÃO E AOS ÓRGÃOS E ENTIDADES DA ADMINISTRAÇÃO
PÚBLICA FEDERAL O ACESSO AOS ARQUIVOS E INFORMAÇÕES NELES
CONTIDAS DE FORMA ÁGIL E SEGURA, RESGUARDADOS OS ASPECTOS DE
SIGILO E AS RESTRIÇÕES LEGAIS;
- INTEGRAR E COORDENAR AS ATIVIDADES DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E
ARQUIVO DESENVOLVIDAS PELOS ÓRGÃOS SETORIAIS E SECCIONAIS QUE
O INTEGRAM;
- DIVULGAR NORMAS RELATIVAS À GESTÃO E A PRESERVAÇÃO DE
DOCUMENTO E ARQUIVOS.
CONARQ
O CONARQ (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS) É UM ÓRGÃO COLEGIADO
VINCULADO AO ARQUIVO NACIONAL, QUE POR SUA VEZ É UMA INSTITUIÇÃO
PÚBLICA BRASILEIRA RESPONSÁVEL PELA GESTÃO E PRESERVAÇÃO DOS
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DO PAÍS. O CONARQ TEM COMO PRINCIPAL
OBJETIVO ASSESSORAR O ARQUIVO NACIONAL E O GOVERNO BRASILEIRO NA
FORMULAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICAS NACIONAIS DE ARQUIVOS.
ENTRE AS SUAS ATRIBUIÇÕES, O CONARQ ESTABELECE DIRETRIZES PARA A
GESTÃO DOCUMENTAL EM ÂMBITO NACIONAL, PROPÕE NORMAS TÉCNICAS E
PADRÕES PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS, PROMOVE A
CAPACITAÇÃO DE PROFISSIONAIS DA ÁREA E ATUA NA FORMULAÇÃO DE
POLÍTICAS DE ACESSO À INFORMAÇÃO E DE PRESERVAÇÃO DOCUMENTAL.
ALÉM DISSO, O CONARQ TAMBÉM É RESPONSÁVEL POR COORDENAR O SISTEMA
NACIONAL DE ARQUIVOS (SINAR), QUE ENGLOBA OS ARQUIVOS PÚBLICOS E
PRIVADOS DO PAÍS E BUSCA PROMOVER A INTEGRAÇÃO E O DESENVOLVIMENTO
DAS INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS BRASILEIRAS.
ARQUIVO NACIONAL
O ARQUIVO NACIONAL É UMA INSTITUIÇÃO PÚBLICA BRASILEIRA VINCULADA AO
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, RESPONSÁVEL PELA GESTÃO,
PRESERVAÇÃO E ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS PRODUZIDOS PELO
GOVERNO FEDERAL E POR OUTRAS ENTIDADES PÚBLICAS E PRIVADAS DE
RELEVÂNCIA NACIONAL.
LOCALIZADO NO RIO DE JANEIRO, O ARQUIVO NACIONAL DESEMPENHA UM PAPEL
FUNDAMENTAL NA PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA DO BRASIL, ABRIGANDO
DOCUMENTOS HISTÓRICOS DE GRANDE IMPORTÂNCIA PARA A COMPREENSÃO DA
HISTÓRIA, DA CULTURA E DA SOCIEDADE BRASILEIRA. ENTRE OS ACERVOS SOB
SUA GUARDA, DESTACAM-SE DOCUMENTOS COMO CARTAS RÉGIAS, DECRETOS,
MAPAS, FOTOGRAFIAS, FILMES, ENTRE OUTROS REGISTROS QUE DATAM DESDE A
ÉPOCA COLONIAL ATÉ OS DIAS ATUAIS.
ALÉM DE PRESERVAR E DISPONIBILIZAR ESSES DOCUMENTOS PARA CONSULTA
PÚBLICA, O ARQUIVO NACIONAL TAMBÉM REALIZA ATIVIDADES DE ORIENTAÇÃO
TÉCNICA PARA INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS EM TODO O PAÍS, PROMOVE A
CAPACITAÇÃO DE PROFISSIONAIS DA ÁREA E DESENVOLVE PROJETOS DE
DIGITALIZAÇÃO E DIFUSÃO DO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL BRASILEIRO.
COMO PARTE DE SUAS ATRIBUIÇÕES, O ARQUIVO NACIONAL TAMBÉM COORDENA
O CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (CONARQ), ÓRGÃO RESPONSÁVEL POR
ESTABELECER DIRETRIZES E NORMAS PARA A GESTÃO DE DOCUMENTOS E
ARQUIVOS EM TODO O TERRITÓRIO NACIONAL.
ANÁLISE TIPOLÓGICA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
DIPLOMÁTICA
A DIPLOMÁTICA POR DEFINIÇÃO, OCUPA-SE DA ESTRUTURA FORMAL DO ATOS
ESCRITOS DE ORIGEMGOVERNAMENTAL E/OU NOTARIAL. TRATA, PORTANTO DOS
DOCUMENTOS QUE, EMANADOS DAS AUTORIDADES SUPREMAS, DELEGADAS OU
LEGITIMADORAS (COMO É O CASO DOS NOTÁRIOS), SÃO SUBMETIDOS, PARA
EFEITO DE VALIDADE, A SISTEMATIZAÇÃO IMPOSTA PELO DIREITO.
TORNAMoS ESSES DOCUMENTOS, POR ISSO MESMO, EIVADOS DE FÉ PÚBLICA,
QUE LHES GARANTE A LEGITIMIDADE DE DISPOSIÇÃO E A OBRIGATORIEDADE DA
IMPOSIÇÃO, BEM COMO A UTILIZAÇÃO NO MEIO SÓCIO POLÍTICO REGIDO POR
AQUELE MESMO DIREITO
DOCUMENTAL
A TIPOLOGIA DOCUMENTAL É A AMPLIAÇÃO DA DIPLOMÁTICA EM DIREÇÃO A
GÊNESE DOCUMENTAL, PERSEGUINDO A CONTEXTUALIZAÇÃO NAS ATRIBUIÇÕES,
COMPETÊNCIAS, FUNÇÕES E ATIVIDADES DA ENTIDADE
GERADORA/ACUMULADORA.
HÁ DOIS TIPOS DE ANÁLISES: A ANÁLISE DIPLOMÁTICA E A ANÁLISE TIPOLÓGICA.
NA ANÁLISE DIPLOMÁTICA, OS ELEMENTOS A SEREM IDENTIFICADOS GIRAM EM
TORNO DA ESTRUTURA FORMAL DOS DOCUMENTOS E SEU COMPONENTES DE
AUTENTICIDADE.
JÁ A ANÁLISE TIPOLÓGICA TRABALHA COM O CONTEXTO DOS DOCUMENTOS, SUA
FORMA DE PRODUÇÃO, AS FUNÇÕES E COMPETÊNCIAS INSTITUCIONAIS E,
INCLUSIVE, A ORIGEM DO DOCUMENTO.
OBJETO DE ESTUDO
O OBJETO DA DIPLOMÁTICA E A CONFIGURAÇÃO INTERNA DO DOCUMENTO, O
ESTUDO JURÍDICO DE SUAS PARTES E DOS SEUS CARACTERES PARA ATINGIR SUA
AUTENTICIDADE, ENQUANTO O OBJETO DA TIPOLOGIA, ALÉM DISSO, É ESTUDÁ-LO
ENQUANTO COMPONENTE DE CONJUNTOS ORGÂNICOS, ISTO É, COMO
INTEGRANTE DA MESMA SÉRIE DOCUMENTAL ADVINDA DA JUNÇÃO DE
DOCUMENTOS CORRESPONDENTES A MESMA ATIVIDADE.
ESTRUTURA DE UM DOCUMENTO
O PROTOCOLO INICIAL OU PROTOCOLO, NA SEQUÊNCIA DOS DADOS, É
CONSTITUÍDO POR:
INVOCAÇÃO
(INVOCATIO)
QUE, EM GERAL, SÓ OCORRE NOS ATOS DISPOSITIVOS
MAIS ANTIGOS (A EXPRESSÃO ‘’EM NOME DE DEUS’’ É
UM EXEMPLO DE INVOCAÇÃO)
TITULAÇÃO
(INTITULATIO)
FORMADA PELO NOME PRÓPRIO DA AUTORIDADE
(SOBERANA OU DELEGADA DE QUE EMANA O ATO E
POR SEUS TÍTULOS
DIREÇÃO OU
ENDEREÇO
(INSCRIPTIO)
PARTE QUE NOMEIA A QUEM O ATO SE DIRIGE, SEJA
UM DESTINATÁRIO INDIVIDUAL OU COLETIVO
SAUDAÇÃO
(SALUTATIO)
PARTE FINAL DO PROTOCOLO
O PROTOCOLO FINAL OU ESCATOCOLO É CONSTITUÍDO POR:
SUBCRIÇÃO/ASSINATU
RA (SUBSCRIPTIO)
É A ASSINATURA DO EMISSOR/AUTOR DO DOCUMENTO
OU QUEM O FAÇA POR SUA ORDEM
DOTAÇÃO (DATATIO) É PRECISO DISTINGUIR A DATA TÓPICA DA DATA
CRONOLÓGICA, OU O ELEMENTOS TOPOGRÁFICO NO
ELEMENTO CRONOLÓGICO. A PRIMEIRA É REFERENTE
A FORMA COMO ESTÁ DESIGNADO NO DOCUMENTO O
LOCAL ONDE ELE FOI ASSINADO. AÍ CABE, MUITAS
VEZES NÃO O NOME DE UMA CIDADE, E SIM A
DENOMINAÇÃO DE UM PALÁCIO, DE UMA SALA OU DE
UM LOGRADOURO, ISTO DEVE SER OBEDECIDO, SEM
QUE SE ACRESCENTE A CIDADE NA QUAL ESTEJAM
SITUADOS. A SEGUNDA CORRESPONDE AO DIA, MÊS E
ANO.
PRECAÇÃO
(APPRECATIO)
ONDE, POR MEIO DE DOIS ELEMENTOS (ASSINATURA
DE TESTEMUNHAS E SINAIS DE VALIDAÇÃO, COMO
CARIMBOS E SELOS), REITERA-SE A LEGALIDADE DO
DOCUMENTO.
CARACTERES EXTERNOS E INTERNOS DO DOCUMENTO
CARACTERES EXTERNOS OU FÍSICOS:
- ESPAÇO OU VOLUME QUE O DOCUMENTO OCUPA;
- QUANTIDADE;
- SUPORTE;
- GÊNERO;
- FORMA;
- FORMATO (CADERNO, FOLHA)
- MODO DA ESCRITA
- ESPÉCIE
- TIPO
- LÍNGUA
CARACTERES INTERNOS OU SUBSTANTIVOS
- PROVENIÊNCIA;
- FUNÇÕES
- ORIGENS FUNCIONAIS DOS DOCUMENTOS
- AS RAZÕES PELAS QUAIS FOI PRODUZIDO
- A ATIVIDADE QUE LHE CONCERNE
- OS TRÂMITES PELOS QUAIS PASSOU
- O CONTEÚDO
- O ASSUNTO DE QUE TRATA O DOCUMENTO
- OS FINS QUE SE QUER ATINGIR COM A CRIAÇÃO
- DATA TÓPICA OU CRONOLÓGICA
VANTAGENS DOS ESTUDOS TIPOLÓGICOS
NA CLASSIFICAÇÃO/ARRANJO, POR FACILITAR O ENTENDIMENTO DA COMPOSIÇÃO
DAS SÉRIES.
NA DESCRIÇÃO, POR ESCLARECER QUE OS CONTEÚDOS VEICULADOS EM
DETERMINADO FORMATO JURÍDICO POSSUI CERTOS DADOS QUE SÃO FIXOS E
OUTROS VARIÁVEIS. DESSA FORMA, ESTE CONTEÚDO SE LIGA DE FORMA
OBRIGATÓRIA A ESPÉCIE QUE O VEICULA.
NO SERVIÇO AOS USUÁRIOS, POIS A IDENTIFICAÇÃO DOS TIPOS DOCUMENTAIS
TRAZ INFORMAÇÕES QUE SÃO ANTECEDENTES E EXTERNAS AO PRÓPRIO
CONTEÚDO DO DOCUMENTO, SENDO FUNDAMENTAIS PARA SUA COMPREENSÃO.
NA AVALIAÇÃO, PORQUE AS TABELAS DE TEMPORALIDADE PARTEM DA
IDENTIFICAÇÃO DAS FUNÇÕES REFLETIDAS NAS SÉRIES QUE SE QUER AVALIAR
PARA ESTABELECER A DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS.
PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS A DIPLOMÁTICA
- PROVENIÊNCIA;
- ORGANICIDADE;
- UNIDADE
- INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE
- CUMULATIVIDADE
SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO: É UMA UNIDADE DE REGISTRO DE INFORMAÇÕES, QUALQUER QUE
SEJA O FORMATO OU SUPORTE.
DOCUMENTAÇÃO DIGITAL: É A INFORMAÇÃO REGISTRADA, CODIFICADA EM
DÍGITOS BINÁRIOS, ACESSÍVEL E INTERPRETÁVEL POR MEIO DE SISTEMA
COMPUTACIONAL.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL: É UM DOCUMENTO DIGITAL RECONHECIDO E
TRATADO COMO UM DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO. EM OUTRAS PALAVRAS: É UM
DOCUMENTO CODIFICADO EM DÍGITOS BINÁRIOS, ACESSÍVEL E INTERPRETÁVEL
POR MEIO DE SISTEMA COMPUTACIONAL, QUE FOI PRODUZIDO (ELABORADO OU
RECEBIDO), NO CURSO DE UMA ATIVIDADE PRÁTICA, COMO INSTRUMENTO OU
RESULTADO DE TAL ATIVIDADE, E RETIDO PARA AÇÃO OU REFERÊNCIA.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: É UM DOCUMENTO PRODUZIDO (ELABORADO OU
RECEBIDO), NO CURSO DE UMA ATIVIDADE PRÁTICA, COMO INSTRUMENTO OU
RESULTADO DE TAL ATIVIDADE, E RETIDO PARA AÇÃO OU REFERÊNCIA.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO NÃO DIGITAL: SÃO TODOS OS OUTROS DOCUMENTOS
QUE SE APRESENTAM EM SUPORTE, FORMATO E CODIFICAÇÃO DIFERENTES DOS
DIGITAIS, TAIS COMO: DOCUMENTOS EM PAPEL, DOCUMENTOS EM PELICULAS E
DOCUMENTOS ELETRONICOS ANALOGICOS.
TIPOS DE DOCUMENTOS DIGITAIS
ESTÁTICO NÃO PERMITE ALTERAÇÃO NA FORMA E NO CONTEÚDO
ALÉM DAS DETERMINADAS PELA TECNOLOGIA COMO
ABRIR, FECHAR, DIMINUIR E AUMENTAR
INTERATIVO PERMITE ALTERAÇÃO DE FORMA E/OU CONTEÚDO POR
MEIO DE REGRAS FIXAS OU VARIÁVEIS
INTERATIVO NÃO
DINÂMICO
AS REGRAS QUE DIFERENCIAM FORMA E CONTEÚDO
SÃO FIXAS E O CONTEÚDO É SELECIONADO A PARTIR
DE DADOS ARMAZENADOS NO SISTEMA
INTERATIVO
DINÂMICO
AS REGRAS QUE GERENCIAM FORMA E CONTEÚDO
PODEM VARIAR
O QUE É SIGAD?
- É UM SISTEMA INFORMATIZADO QUE APOIA A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE
DOCUMENTOS;
- O SUCESSO DO SIGAD DEPENDERÁ, FUNDAMENTALMENTE, DA
IMPLEMENTAÇÃO PRÉVIA DE UM PROGRAMA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE
DOCUMENTOS;
- O SIGAD DEVE SER CAPAZ DE GERENCIAR, SIMULTANEAMENTE, OS
DOCUMENTOS DIGITAIS E OS NÃO DIGITAIS.
- NO CASO DOS DOCUMENTOS NÃO DIGITAIS, O SISTEMA REGISTRA AS
REFERÊNCIAS SOBRE OS DOCUMENTOS E PARA OS DOCUMENTOS
DIGITAIS, A CAPTURA, O ARMAZENAMENTO E O ACESSO SÃO FEITOS POR
MEIO DA SIGAD. DEVE-SE TAMBÉM CONSIDERAR OS DOCUMENTOS
HÍBRIDOS, COMPOSTOS POR PARTES DIGITAIS E NÃO DIGITAIS,
GERENCIANDO CADA UMA DESSAS PARTES ADEQUADAMENTE;
- UM SIGAD TEM QUE SER CAPAZ DE MANTER A RELAÇÃO ORGÂNICA ENTRE
OS DOCUMENTOS E DE GARANTIR A CONFIABILIDADE, A AUTENTICIDADE E
AO ACESSO, AO LONGO DO TEMPO, AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS, OU
SEJA, SEU VALOR COMO FONTE DE PROVA DAS ATIVIDADES DO ÓRGÃO
PRODUTOR. O SIGAD É APLICÁVEL EM AMBIENTES QUE GERENCIAM
DOCUMENTOS DIGITAIS, NÃO DIGITAIS E HÍBRIDOS.
E-ARQ BRASIL
É UM MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS A SER CUMPRIDO PELA ORGANIZAÇÃO
PRODUTORA/RECEBEDORA DE DOCUMENTOS, PELO SISTEMA DE GESTÃO
ARQUIVÍSTICA E PELOS PRÓPRIOS DOCUMENTOS, A FIM DE GARANTIR SUA
CONFIABILIDADE E AUTENTICIDADE, ASSIM COMO SUA ACESSIBILIDADE. ALÉM
DISSO, O E-ARQ BRASIL PODE SER USADO PARA ORIENTAR A IDENTIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS.
O E-ARQ BRASIL ESTABELECE REQUISITOS MÍNIMOS PARA UM SISTEMA
INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD),
INDEPENDENTEMENTE DA PLATAFORMA TECNOLÓGICA EM QUE FOR
DESENVOLVIDO E/OU IMPLANTADO.
O E-ARQ BRASIL DEVE SER UTILIZADO PARA DESENVOLVER UM SISTEMA
INFORMATIZADO OU PARA AVALIAR UM JÁ EXISTENTE, CUJA ATIVIDADE PRINCIPAL
SEJA A GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS. O E-ARQ BRASIL É APLICÁVEL
AOS SISTEMAS QUE PRODUZEM E MANTÊM SOMENTE DOCUMENTOS DIGITAIS E
NÃO DIGITAIS, OS SISTEMA APENAS APOIA O REGISTRO DOS METADADOS DESSES
DOCUMENTOS, E NO CASO DOS DOCUMENTOS DIGITAIS, OS SISTEMA INCLUI OS
PRÓPRIOS DOCUMENTOS, ALÉM DOS METADADOS.
ÂMBITO E UTILIZAÇÃO
DESDE QUE A ORGANIZAÇÃO ESTABELEÇA UM PROGRAMA DE GESTÃO
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS, O E-ARQ BRASIL É APLICADO AOS SETORESPÚBLICO E PRIVADO DE QUALQUER ESFERA E ÂMBITO DE ATUAÇÃO, SERVINDO
PARA DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS. DESTINA-SE,
IGUALMENTE, AOS DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS ATIVIDADES-MEIO E AS
ATIVIDADES FIM DE UM ÓRGÃO OU ENTIDADE E NÃO SE RESTRINGE A UM RAMO
DE ATIVIDADE ESPECÍFICA. PODE SER ADOTADO COMO PADRÃO OU NORMA PELA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL, ESTADUAL, MUNICIPAL, DOS PODERES
EXECUTIVO, LEGISLATIVO E JUDICIÁRIO, A FIM DE UNIFORMIZAR O
DESENVOLVIMENTO E AQUISIÇÃO DE SISTEMAS QUE VISAM PRODUZIR E MANTER
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM FORMATO DIGITAL.
REQUISITOS OBRIGATÓRIOS
- UM SIGAD TEM QUE INCLUIR E SER COMPATÍVEL COM O PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO DO ÓRGÃO OU ENTIDADE. O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
DOS INTEGRANTES DO SINAR DEVE ESTAR DE ACORDO COM A LEGISLAÇÃO
E SER APROVADO PELA INSTITUIÇÃO ARQUIVÍSTICA NA ESFERA DE
COMPETÊNCIA ESPECÍFICA
- UM SIGAD TEM QUE GARANTIR A CRIAÇÃO DE CLASSES, SUBCLASSES,
GRUPOS E SUBGRUPOS NOS NÍVEIS DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE
ACORDO COM O MÉTODO DE CODIFICAÇÃO ADOTADO. POR EXEMPLO,
QUANDO SE ADOTAR O MÉTODO DECIMAL PARA CODIFICAÇÃO, CADA
CLASSE PODE TER NO MÁXIMO DEZ SUBORDINAÇÕES, E ASSIM
SUCESSIVAMENTE
- UM SIGAD TEM QUE PERMITIR A USUÁRIOS AUTORIZADOS ACRESCENTAR
NOVAS CLASSES SEMPRE QUE NECESSÁRIO
- UM SIGAD TEM QUE REGISTRAR A DATA DE ABERTURA DE UMA NOVA
CLASSE NO RESPECTIVO METADADO
- UM SIGAD TEM QUE REGISTRAR A MUDANÇA DE NOME DE UMA CLASSE JÁ
EXISTENTE NO RESPECTIVO METADADO
METADADOS PREVISTOS NO E-ARQ
DOCUMENTO: ESTAS INFORMAÇÕES REFEREM-SE A IDENTIDADE E A
INTEGRIDADE DO DOCUMENTO E APOIAM SUA IDENTIFICAÇÃO NO SISTEMA DE
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (NÚMERO DO DOCUMENTO, ASSUNTO,
AUTOR, DESTINATÁRIO, INTERESSADO)
EVENTO DE GESTÃO: REFERE-SE A EVENTOS DE CAPTURA, MOVIMENTAÇÃO E
CONTROLE DE CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO. PARA CADA EVENTO SÃO
APRESENTADOS UMA DEFINIÇÃO E OS ELEMENTOS DE METADADOS QUE
CARACTERIZAM E QUE DEVEM SER REGISTRADOS (CAPTURA, TRAMITAÇÃO,
TRANSFERÊNCIA, RECOLHIMENTO, ELIMINAÇÃO)
CLASSE: REFERE-SE A CONFIGURAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DO PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO (DESCRIÇÃO DA CLASSE E TEMPORALIDADE RELACIONADA A
CLASSE)
AGENTE: APLICAÇÃO DE CADA ELEMENTO DE METADADO PARA CADA UM DOS
DIFERENTES TIPOS DE AGENTES
COMPONENTE DIGITAL: REFERE-SE A IDENTIDADE E AS CARACTERÍSTICAS DO
COMPONENTE DIGITAL E POSSIBILITAM A IDENTIFICAÇÃO DESTES COMPONENTES
NO SISTEMA DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS, ALÉM DE APOIAR AS
AÇÕES DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS (IDENTIFICADOR DO
DOCUMENTO DIGITAL, NOME ORIGINAL, CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS)
EVENTO DE PRESERVAÇÃO: REFERE-SE A EVENTOS DE PRESERVAÇÃO
OCORRIDOS COM O COMPONENTE DIGITAL. PARA CADA EVENTO, SÃO
APRESENTADOS UMA DEFINIÇÃO E OS ELEMENTOS DE METADADOS QUE O
CARACTERIZAM E QUE DEVEM SER REGISTRADOS.