Noções Básicas de Gestão de Projetos

Prévia do material em texto

Noções Básicas de Gestão de Projetos
1T (RM2-EN) KOGA
GM (RM2-EN) MARINA SOUZA
ÍNDICE
INTRODUÇÃO
DEFINIÇÕES
FUNCIONAMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS
FERRAMENTAS PARA USAR EM PARALELO
CONSIDERAÇÕES FINAIS
DÚVIDAS
INTRODUÇÃO
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/#o-que-e-um-projeto.
Início do texto da página.
DEFINIÇÕES
CARACTERÍSTICAS DE UM PROJETO
O QUE É UM PROJETO 
Temporário
Produto final único
Procedimentos de produção exclusivos
Recursos definidos e limitados 
O QUE NÃO É UM PROJETO
Tempo indeterminado
Produtos finais iguais
Procedimento de produção repetitivo e contínuo
PROJETO ≠ PROCESSO
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/#o-que-e-um-projeto
CARACTERÍSTICAS DE UM GERENTE DE PROJETOS 
Liderança
Inteligência Emocional
Organização e Disciplina
Facilidade com tomada de decisões
Comunicação 
DEFINIÇÕES
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://www.projectbuilder.com.br/blog/as-7-habilidades-essenciais-do-gerente-de-projetos/
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://www.qinetwork.com.br/gerente-de-projetos/
O QUE DE FATO É A GESTÃO DE PROJETOS? 
“Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir seus requisitos” 
(Guia PMBOK® Sexta Edição). 
Iniciar
Planejar
Executar
Concluir com sucesso
DEFINIÇÕES
} MONITORAR
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - De forma resumida: Gestão de Projetos nada mais é que o conjunto de conhecimento, técnicas, metodologias e habilidades para garantir o sucesso de um objetivo ou meta.
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - Por isso, quando falamos em “gerenciar”, não falamos apenas sobre chefiar e distribuir atividades aos membros da equipe de projeto. É sobre liderar um projeto para entregar o melhor resultado possível para as partes interessadas.
FASES DO GERENCIAMENTO
FUNCIONAMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS
FASES DO GERENCIAMENTO
INÍCIO DO PROJETO 
Termo de Abertura
Escopo 
Detalhamentos (atividades, recursos...)
Cronograma
Custo e Orçamento
Análise de Riscos
FUNCIONAMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://artia.com/blog/ciclo-de-vida-de-um-projeto/
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://www.crescabrasil.com.br/curso/standard/como-elaborar-e-gerenciar-projetos
FASES DO GERENCIAMENTO
DESENVOLVIMENTO DO PROJETO 
Plano
Linha de base
Progresso 
Aceitação
FUNCIONAMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://artia.com/blog/ciclo-de-vida-de-um-projeto/
FASES DO GERENCIAMENTO
CONCLUSÃO DO PROJETO 
Aprovação
Entrega 
FUNCIONAMENTO DA GESTÃO DE PROJETOS
Marina Aparecida Barbosa de Souza (MABdS) - https://artia.com/blog/ciclo-de-vida-de-um-projeto/
FERRAMENTAS PARA USAR EM PARALELO 
NA GARANTIA DA QUALIDADE
6 – Desvio Padrão
 Indicadores de Desempenho
QFD
NA MELHORARIA DO DESEMPENHO
Check List
DMAIC
SWOP
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
	Hoje em dia, com o avanço da tecnologia, há um amplo mercado de ferramentas de gestão de projetos para auxiliar gerentes e equipes na hora de planejar, executar e documentar o projeto.
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
ARTIA
Controle financeiro;
Sistema de apontamento de horas de colaboradores;
Relatórios de desempenho;
Kanban;
Diferencial (técnica Pomodoro): metodologia de tempo de trabalho que divide esforços em tempos de 25 minutos e intervalos de 5, aumentando a produtividade;
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
SLACK
Centraliza toda a comunicação através de um chat e compartilhamento de arquivos;
Permite organizar conversas através de canais, assim você pode manter chats com os stakeholders de cada projeto;
Integração com outras ferramentas como o Google Drive;
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
PODIO
Organiza prazos de entrega, tarefas e arquivos em um só lugar;
Todos conseguem visualizar o que está sendo planejado, em progresso e completo.
Filtro de verificação de entregas por pessoa;
Armazena histórico dos antigos projetos (do que deu certo ou errado);
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
ASANA
Kanban
Atribuição de tarefas a participantes;
Exibição das estatística do progresso do projeto;
Diferencial (visualização da linha do tempo do cronograma): ver o andamento de cada atividade e ver o que cada participante é responsável por fazer;
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
Britix24
Plataforma de colaboração coletiva para empresas;
35 ferramentas (ex: CRM, telefonia, gerenciamento de RH, bate-papo, chamada de vídeo e gestão de projetos);
Kanban
Diferencial 
atribuir carga horária prevista para cada participante;
Comparativo do previsto x realizado;
checklist
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
GanttProject
Serve para gerenciar o cronograma de um projeto;
Prevendo intervalos de tempo e dependência entre as atividades;
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
ARTIA
SLACK
PODIO
ASANA
BITRIX24
GANTTPROJECT
MICROSOFT PROJECT
RUNRUN.IT
HIBOX
WRIKE
OPERAND
JIRA
TRELLO
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
Como escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos.
Cada ferramenta possui funções diferentes;
Verificar a necessidade da empresa;
Complexidade de manuseio da ferramenta;
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE PROJETOS 
Para ajudar na escolha temos que observar:
A complexidade dos projetos;
Área de atuação da empresa;
Quantidade de pessoas envolvidas;
Facilidade de acesso e navegação; e
Suporte disponível.
Dicas para gerenciar um projeto
Faça o planejamento geral do projeto
Fundamental para execução do projeto;
Nortear as ações;
Os objetivos e estratégias serão definidos através do planejamento;
Certificar que todos estão cientes de sua responsabilidade e prazos no projeto (além do documento de definição do trabalho detalhado);
Dicas para gerenciar um projeto
Tenha sempre um plano B
Por mais que planeje, imprevistos acontecem;
Para evitar impactos, o ideal é sempre ter um Plano B;
Pense em mais de uma solução para um problema; e
Crie estratégias diversificadas.
Dicas para gerenciar um projeto
Elabore planos de ação
Contendo data limite
Responsáveis pela execução
Status das tarefas
Facilidade de monitorar a evolução do projeto
Os planos de ação ajudam na resolução de problemas e na conversão de momentos de crise em oportunidades.
Dicas para gerenciar um projeto
Acompanhe o projeto de perto
Monitoramento diário do projeto;
Monitoramento:
da qualidade
dos custos
dos prazos
da equipe
Dicas para gerenciar um projeto
Faça reuniões periódicas
Reuniões com a equipe e todas as partes interessadas
Avaliar o desempenho
Mencionar os resultados, metas e objetivos
Receber e emitir feedbacks
São importantes para ouvir o que a equipe tem a dizer e tomar a melhor decisão para melhorar os processos gerenciais.
Dicas para gerenciar um projeto
Mantenha a equipe motivada
Profissionais motivados são mais produtivos, pois sentem mais vontade de trabalhar.
Estabeleça metas
Ofereça estímulos materiais
Elogie
Tempo de descanso da equipe
Faça os colaboradores se sentirem parte do projeto
Dicas para gerenciar um projeto
Selecione as pessoas adequadas
Aproveitar a capacidade técnica dos membros da equipe
Pessoas-chave
Membros da equipe
Gerentes
Patrocinadores
Clientes
Usuários relevantes
Dividir as equipes em disciplinas simples, que envolvem demandas financeiras, administrativas e tecnológicas
Dicas para gerenciar um projeto
Criar uma equipe de resposta a riscos
Projetos e tarefas estão sujeitos a diferentes riscos
Verde (baixo risco)
Amarelo (médio risco)
Vermelho (alto risco)
Dicas para gerenciar um projeto
Documentar tudo
Por que isso aconteceu?
O que levou isso a acontecer?
Como evitar que isso aconteça novamente?
Com essas respostas irão garantir que esses erros não ocorram novamente.
Dicaspara gerenciar um projeto
Feedback
Pontos positivos (comportamento a ser repetido)
Pontos negativos (a ser corrigido)
Críticas
Podem ser verbais ou por escrito
Servirá de fortalecimento da equipe.
Dicas para gerenciar um projeto
MODELO DE FEEDBACK
Dicas para gerenciar um projeto
Reunião de encerramento
Refletir e ver como otimizar os próximos projetos
Lições aprendidas
Irão ajudar a obter sucesso nos próximos projetos, que resultará em economia de tempo e dinheiro.
Gerenciamento de pessoas em projetos
Os requisitos das pessoas para o projeto
Perfil para a função
Especialidade
Habilidades
Gerenciamento de pessoas em projetos
Saber gerenciar conflitos
Ser justo
Saber que cada pessoa possui habilidades diferentes
Deixar que a equipe inteira se sinta confortável a expor suas opiniões
Não sobrecarregar uma única pessoa
Gerenciamento de pessoas em projetos
Saiba ouvir
“Temos dois ouvidos e uma boca para ouvir mais e falar menos”
As pessoas se sentem melhor quando sentem que estão sendo ouvidas.
Gerenciamento de pessoas em projetos
Prevenção de sobrecargas no trabalho
Garantir que todos participantes não fiquem sobrecarregados
Distribuir adequadamente as tarefas
A sobrecarga diminui a qualidade do resultado final do projeto
Vantagens e desvantagens no gerenciamento de projetos
Vantagens
Aumento da taxa de sucesso
Aumento da produtividade
Redução de problemas de comunicação e conflitos
Redução dos desvios entre planejado x realizado
Melhor uso dos recursos
Controle do orçamento e dos prazos
Agilidade na execução
Vantagens e desvantagens no gerenciamento de projetos
Desvantagens
Aumento na burocracia
Reclamação por parte dos envolvidos
Resistência na sua adoção
Necessidade de mudança na cultura da organização
Falta de estímulo ao trabalho decorrente da falta de clareza de responsabilidades
Baixo desenvolvimento gerencial
VIDEO SOBRE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
VIDEO SOBRE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
CONSIDERAÇÃO FINAL
“Uma pessoa inteligente resolve um problema, um sábio o previne.” 
(Albert Einstein) 
DÚVIDAS?
OBRIGADO!