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NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 1 
 
 
 
 
Arquivologia 
 
O Arquivo é um conjunto de documentos criados ou 
recebidos por uma organização, firma ou indivíduo. Esses 
documentos são fontes das informações utilizadas para a 
execução de tarefas/atividades. São documentos reunidos por 
acumulação ao longo das atividades e isso ocorre 
independentemente do suporte ou da natureza, sejam em 
atividades que envolvem pessoas físicas ou empresas em 
geral. 
 
Um documento é qualquer meio que comprove a existência 
de um fato, a exatidão ou a verdade de uma afirmação. É uma 
unidade de registro de informação independente do suporte 
utilizado. Juridicamente, os documentos podem ser 
considerados como atos, cartas ou escritos que carregam um 
valor probatório. Os documentos preservados pelo arquivo 
podem ser classificados por diferentes tipos em vários 
suportes. 
 
Os arquivos são mantidos por entidades públicas federais, 
estaduais e municipais, assim como institucionais comerciais. 
Para Martins1 o arquivo também pode ser definido como 
“a entidade ou órgão administrativo responsável pela 
custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos 
arquivos sob sua jurisdição”. 
 
Os conjuntos de atas de reuniões da Diretoria, de projetos 
de pesquisa e de relatórios de atividades, mais os conjuntos de 
dossiês de empregados, prontuários médicos, de boletins de 
notas, de fotografias etc., constituem-se o Arquivo de uma 
Unidade por exemplo, e devem naturalmente refletir as suas 
atividades. 
 
A ciência que estuda as funções, os princípios, as 
técnicas do arquivo é chamada de arquivologia. 
 
O profissional que exerce atividade ligada a 
arquivologia pode ser chamado de arquivista. 
 
A arquivologia busca gerenciar informações que possam 
ser registradas em documentos de arquivos. É muito comum 
utilizar-se de principais, técnicas, normas e outros 
procedimentos no processo de identificação, organização, 
desenvolvimento, processamentos, análise, coleta, utilização, 
publicação, fornecimento, circulação, recuperação e 
armazenamento das informações. 
Algumas atribuições do profissional arquivista são: 
gerenciar as informações, realizar atividades de conservação, 
preservação, gestão documental, disseminação da informação 
que se encontra nos documentos, atuar em prol da 
preservação do patrimônio documental de uma pessoa física 
 
1 Martins, N.R. Noções básicas para organização de arquivos ativos e 
semiativados. Rio de Janiero: 1998. Disponível em: 
ou pessoa jurídica. Sendo assim pode atuar tanto em 
instituições públicas como privadas, cuidando de arquivos 
públicos ou privados, centros de documentação, instituições 
culturais entre outras. Outras atividades realizadas pelo 
profissional arquivista é a elaboração de instrumentos de 
pesquisa e recuperação da informação, considerando a teoria 
das três idades dos arquivos: corrente, intermediária e 
permanente. 
 
O gerenciamento da informação, o desenvolvimento das 
teorias, e as práticas de gestão foram extremamente 
importantes, intensamente revolucionárias e fundamentais 
para o desenvolvimento da arquivologia. Esse gerenciamento 
da informação conta ainda com desenvolvimento de projetos, 
planejamentos, estudos e técnicas de organização sistemática 
e implantação de instituições e sistemas arquivísticas. Embora 
existam muitas técnicas, ferramentas, estudos que buscam a 
conservação de arquivos, um grande desafio encontrado nesta 
área é que muitas empresas/organizações não tem uma 
preocupação específica pelos seus arquivos. Quando ocorre 
esse desinteresse consequentemente o profissional também é 
desconhecido pela organização e as atividades que esse 
profissional qualificado realizaria em prol do gerenciamento 
das informações passam a ser exercidas por profissionais de 
outras áreas não capacitados a atuar como arquivista. Uma 
consequência do posicionamento de algumas organizações é 
justamente a qualidade e resultado dos serviços. 
 
O documento arquivístico pode ser produzido ou recebido 
durante uma atividade realizada por uma pessoa ou por uma 
organização, deve possuir conteúdo, contexto e estrutura de 
modo que sirva como prova da atividade. É uma informação 
registrada, independente da forma ou do suporte. 
A totalidade dos documentos conservados em um arquivo 
recebe o nome de acervo. O acesso é a disponibilidade de um 
arquivo para consulta. As embalagens destinadas à proteção 
dos documentos e a facilitar o seu manuseio, são chamadas de 
acondicionamento. O conjunto de operações de 
acondicionamento e armazenamento de documentos é o 
arquivamento. 
 
Os Princípios Arquivísticos constituem o marco principal da 
diferença entre a arquivística e as outras ciências 
documentárias. São eles: 
 
Princípio da Proveniência 
Fixa a identidade do documento, relativamente a seu 
produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser 
organizados em obediência à competência e às atividades da 
instituição ou pessoa legitimamente responsável pela 
produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos 
originários de uma instituição ou de uma pessoa devem 
manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto 
orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de 
origem distinta. 
 
Princípio da Organicidade 
As relações administrativas orgânicas se refletem nos 
conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo 
a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades 
da entidade produtora/acumuladora em suas relações 
internas e externas. 
 
Princípio da Unicidade 
Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, os 
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em 
função do contexto em que foram produzidos. 
http://biblioteca.planejamento.gov.br/biblioteca-tematica-
1/textos/biblioteconomia-e-arquivologia. 
2.1. Conceitos Fundamentais 
de Arquivologia. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 2 
Princípio da Indivisibilidade ou integridade 
Os fundos de arquivo devem ser preservados sem 
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou 
adição indevida. 
 
Princípio da Cumulatividade 
O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. 
 
Além dos princípios arquivísticos mencionados, as bancas 
organizadoras tem explorado esse assunto, dessa forma, aqui 
vai mais alguns princípios2: 
 
- Princípio da pertinência (ou temático) – os documentos 
deveriam ser reclassificados por assunto, sem levar em 
consideração a proveniência e a classificação original. 
 
- Princípio da reversibilidade – todo procedimento ou 
tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se 
necessário. 
 
- Princípio da proveniência territorial (ou Princípio da 
territorialidade) – os arquivos deveriam ser conservados em 
serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, 
excetuados os documentos elaborados pelas representações 
diplomáticas ou resultantes de operações militares. 
 
- Princípio da proveniência funcional – com a transferência 
de funções de uma autoridade para outra como resultado de 
mudança política ou administrativa, documentos relevantes 
ou cópias são também transferidos para assegurar a 
continuidade administrativa. Também chamado pertinência 
funcional. 
 
O nível de importância dos arquivos está relacionado com 
a maneira como são geridos. Para que os arquivos alcancem 
um nível de importância ainda maior, é necessário que sejam 
geridos da forma correta, a fim de evitar o acúmulo de massas 
documentais desnecessárias, de agilizarem ações dentro de 
uma instituição, enfim, que cumpram a sua função, seja desde 
o valor probatório até o cultural. 
Sendo assim, ter seus documentos arquivados 
corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que 
precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade 
na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de 
dividir o espaço com outras pessoas e trazereficiência ao 
trabalho. 
É extremamente importante que os documentos de 
arquivos estejam sempre organizados por datas, colocados em 
pastas separadas e devidamente identificados com etiquetas 
ou marcações nas caixa-arquivos, de modo que sua localização 
seja rápida caso necessária. 
 
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, 
visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda 
permanente. 
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores 
encarregados do recebimento, registro, distribuição e 
movimentação dos documentos em curso; denominação 
atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; 
Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. 
Durante a tramitação os arquivos correntes podem exercer 
funções de protocolo como recebimento, registro, distribuição, 
movimentação e expedição de documentos, daí a denominação 
comum de alguns órgãos como Protocolo e Arquivo. E é neste 
ponto que os problemas têm seu início. Geralmente, as pessoas 
 
2 ARQUIVO NACIONAL, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 
2005. 
que lidam com o recebimento de documentos não sabem, ou 
mesmo não foram orientadas sobre como proceder para o 
documento cumpra a sua função na instituição. Para que este 
problema inicial seja resolvido, a implantação de um sistema 
de base de dados, de preferência simples e descentralizado, 
permitindo que, tão logo cheguem às instituições, os 
documentos fossem registrados, pelas devidas pessoas, no seu 
próprio setor de trabalho seria uma ótima alternativa. Tal ação 
diminuiria o montante de documentos que chegam as 
instituições, cumprem suas funções, mas sequer tiveram sua 
tramitação ou destinação registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro 
documental, afim de que não se perca o controle, bem como 
surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados. Um 
exemplo é como ocorre o preenchimento do campo Assunto, 
na maioria das vezes é feito de forma errônea, ainda que seja 
um campo extremamente importante. 
 
Modelos de arquivos 
Baseados nas primeiras definições podemos dizer que 
existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos 
e competências das entidades que os produzem. Os Arquivos 
podem ser classificados: Segundo as entidades criador-
mantenedoras: 
- Públicos (federal, estadual, municipal) 
- Privados - Institucionais (empresas, escolas, igrejas, 
sociedades, clubes, associações). - Pessoais (fotos de família, 
cartas, originais de trabalhos, etc.). 
Temos também os Arquivos que guardam e organizam 
documentos cujas informações são registradas em suportes 
diferentes do papel: discos, filmes, fitas e são chamados de 
Especiais. Estes podem fazer parte de um Arquivo mais 
completo. Existem aqueles que guardam documentos gerados 
por atividades muito especializadas como os Arquivos 
Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas 
vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais 
específicos. São conhecidos como Arquivos Especializados. 
Os tipos de pastas existentes são: pastas suspensas 
(frontais ou laterais), pastas intercaladoras, pastas A/Z ou 
outras. 
 
Pastas Suspensas 
Indicada para o arquivamento de documentos em 
tamanhos: oficio ou A4. Os documentos são arquivados na 
posição vertical dentro da pasta, e a pasta é colocada em 
estantes. Possuem etiquetas laterais para identificação da 
documentação ou da pasta. É muito utilizado em arquivo 
corrente. 
 
Pastas Intercaladoras 
Essas pastas não utilizam varões nem visores, e destina-se 
à guarda de pequenos volumes de papéis. 
No dia-a-dia dos escritórios, no entanto, 
vários documentos são constituídos por grande quantidade de 
papéis, e as peças que os constituem necessitam ser mantidas 
na ordem em que foram produzidas ou acumuladas, para não 
perderem o sentido, como nos casos dos dossiês, por exemplo. 
 
Pasta AZ 
Ideal para o arquivamento de documentos em tamanhos 
oficio ou A4. Os documentos são arquivados na posição 
vertical. Possibilita a colocação de guias indicando nome ou nº 
do documento ou pasta. É muito utilizado em arquivo corrente. 
 
Pasta Sanfonada 
Confeccionada em diversos tamanhos. Possuem divisórias 
e guias para indicar o assunto. É ideal para o arquivamento de 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 3 
documentos utilizados em atividades externas, pois há maior 
mobilidade do usuário para o arquivamento de documentos 
em tamanho oficio ou A4. 
 
Pasta Americana 
Confeccionada em diversos tamanhos. Pasta estilo caso 
policial que possui aba para identificações. É ideal para o 
arquivamento de documentos utilizados em atividades 
externas, pois há maior mobilidade do usuário para o 
arquivamento de documentos em tamanho oficio ou A4. 
 
Fichário 
 
O fichário se classifica como arquivo permanente. O 
fichário é um móvel de aço próprio para fichas, que pode ter 
uma, duas, três ou quatro gavetas ou estar conjugado com 
gavetas para fichas e documentos. 
No fichário horizontal, as fichas são guardadas em posição 
horizontal, uma sobre as outras – modelo KARDEX. As fichas 
são fixados por meio de bastões metálicos presos às gavetas. 
Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, 
a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da 
imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à 
dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o 
aspecto de uma esteira. As faixas que aparecem funcionam 
como verdadeiras projeções, nas quais são feitas anotações. 
O fichário vertical é aquele em que as fichas são guardadas 
em posição vertical, uma atrás das outras, geralmente 
separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais 
econômico. As gavetas ou bandejas podem comportar um 
grande número de fichas. 
 
Cadastro: recebimento e registro 
 
Receber as correspondências, separando as de caráter 
oficial de caráter particular, distribuindo as de caráter 
particular a seus destinatários. 
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a 
fim de cumprirem suas funções. Para que isto ocorra, devem 
ser distribuídos e classificados da forma correta, ou seja, 
chegar ao seu destinatário. 
 
Para isto recomenda-se: 
- Separar as correspondências de caráter ostensivo das de 
caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus 
respectivos destinatários; 
- Tomar conhecimento das correspondências de caráter 
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de 
antecedentes, se existirem; 
- Classificar o documento de acordo com o método da 
instituição; carimbando-o em seguida; 
- Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao 
protocolo. 
- Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a 
segunda via da ficha ao documento; 
- Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com 
os dados das fichas de protocolo; 
 -Arquivar as fichas de protocolo. 
 
A tramitação de um documento dentro de uma instituição 
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da 
forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do 
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, 
como data de entrada, setores por que já passou, enfim, 
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da 
instituição. Isso reduz o tempo de algumas ações dentro da 
instituição, acelerando assim, processos que anteriormente 
encontravam dificuldades, como a não localização de 
documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de 
valor probatório, por exemplo. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos 
devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou 
recolhimento. É nesta etapa que a expedição de documentos 
torna-se importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer 
uma avaliação do documento, podendo-se assim decidir de 
uma forma mais confiável, o destino do documento.Dentre as 
recomendações com relação à expedição de documentos, 
destacam-se: 
 
- Receber a correspondência, verificando a falta de anexos 
e completando dados; 
- Separar as cópias, expedindo o original; 
- Encaminhar as cópias ao Arquivo. 
 
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem 
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias 
documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem 
situações diversas. Servem apenas como exemplos para a 
elaboração de rotinas em cada instituição. 
 
Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de 
Acervos Arquivísticos 
 
O Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de 
Acervos Arquivísticos foi instituído pela Resolução nº 28 do 
CONARQ, com o objetivo de fornecer o código previsto na 
Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE, 
denominado Código de Entidade Custodiadora de Acervos 
Arquivísticos - CODEARQ, tornando possível a identificação de 
cada entidade custodiadora de acervos arquivísticos no Brasil. 
Após o cadastramento e fornecimento do CODEARQ, as 
entidades custodiadoras de acervos arquivísticos terão 
disponíveis no site do CONARQ, informações básicas sobre sua 
instituição, como: missão institucional, acervos, endereço, 
horário de funcionamento e formas de contato. 
O CODEARQ somente será fornecido às entidades 
custodiadoras que permitam acesso a seu acervo, mesmo que 
com algumas restrições. 
A solicitação do código de identificação pela entidade 
custodiadora e, quando for o caso, da unidade administrativa 
a ela subordinada ou da subunidade custodiadora, deverá ser 
encaminhada à Coordenação do CONARQ, por meio do 
preenchimento do formulário Cadastro de Entidade 
Custodiadora de Acervos Arquivísticos e o envio do mesmo 
para o e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br. 
 
Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade 
 
O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de 
Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão 
documental. Estes dois instrumentos garantem a simplificação 
e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo 
maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e 
das informações, autorizando a eliminação criteriosa de 
documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda 
e a preservação dos documentos de guarda permanente. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta 
da atividade de classificação que recupera o contexto de 
produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo 
com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade 
responsável por sua produção ou acumulação. 
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo 
resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda 
para os documentos em razão de seus valores administrativo, 
fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua 
eliminação ou determina a sua guarda permanente. 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 4 
 
 
A classificação parte de um processo intelectual de 
identificação e de reagrupamento sistemático de temas 
semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, 
em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade 
assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de 
convenções, de métodos e regras de procedimentos 
logicamente estruturados que permite a classificação dos 
documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam 
os suportes e a idade desses documentos. 
De acordo com Faria3, o plano de classificação é o 
instrumento desenvolvido por arquivistas para auxiliar na 
organização das informações para a recuperação futura e para 
o armazenamento ordenado. Ele traduz o conhecimento dos 
gestores sobre o estoque informacional arquivístico da 
instituição. Podemos ainda considerar como o esforço da 
organização, conjunto de documentos ou arquivos de uma 
instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de 
classificação. 
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo 
apresenta os documentos hierarquicamente organizados de 
acordo com a função, subfunção e atividade (classificação 
funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade 
(classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou 
acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse 
contexto da produção documental, atribuímos códigos 
numéricos aos tipos/séries documentais. 
A ausência de normas, métodos e procedimentos de 
trabalho provocam o acúmulo desordenado de documentos, 
transformando os arquivos em meros depósitos de papéis, 
dificultando o acesso aos documentos e a recuperação de 
informações necessárias para a tomada de decisões no âmbito 
das instituições públicas e privadas. Diante dessa realidade, a 
elaboração do Plano de Classificação assume uma importância 
relevante como ferramenta de gestão documental, exigindo, 
para sua elaboração, profundo conhecimento da estrutura e 
funcionamento do organismo produtor e o comprometimento 
dos profissionais de todas as suas áreas de atuação. 
 
Tabela de temporalidade de documentos de arquivo 
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico 
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos 
de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o 
acesso à informação a todos que dela necessitem. Sua 
estrutura básica deve necessariamente contemplar os 
conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma 
instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda 
nas fases corrente e intermediária, a destinação final – 
eliminação ou guarda permanente, além de um campo para 
observações necessárias à sua compreensão e aplicação. 
 
 
 
 
3 FARIA, Wadson Silva. A normalização dos instrumentos de gestão 
arquivística no Brasil: um estudo da influência das resoluções do Conarq na 
organização dos arquivos da Justiça Eleitoral Brasileira. Dissertação (Mestrado 
em Ciência da Informação) – Faculdade de Economia, Administração, 
Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização 
do instrumento: 
 
1. Assunto: Neste campo são apresentados os conjuntos 
documentais produzidos e recebidos, hierarquicamente 
distribuídos de acordo com as funções e atividades 
desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor 
identificação do conteúdo da informação, foram empregadas 
funções, atividades, espécies e tipos documentais, 
genericamente denominados assuntos, agrupados segundo 
um código de classificação, cujos conjuntos constituem o 
referencial para o arquivamento dos documentos. 
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que 
contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente 
para agilizar a sua localização na tabela. 
 
2. Prazos de guarda: Referem-se ao tempo necessário para 
arquivamento dos documentos nas fases corrente e 
intermediária, visando atender exclusivamente às 
necessidades da administração que os gerou, mencionado, 
preferencialmente, em anos. Excepcionalmente, pode ser 
expresso a partir de uma ação concreta que deverá 
necessariamente ocorrer em relação a um determinado 
conjunto documental. Entretanto, deve ser objetivo e direto na 
definição da ação – exemplos: até aprovação das contas; até 
homologação da aposentadoria; e até quitação da dívida. O 
prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao 
período em que o documento é frequentemente consultado, 
exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. 
A fase intermediária relaciona-se ao período em que o 
documento ainda é necessário à administração, porém com 
menor frequência de uso, podendo ser transferido para 
depósito em outro local, embora à disposição desta. 
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas 
formas de concentração dos arquivos, seja ao nível da 
administração (fases corrente e intermediária), seja no âmbito 
dos arquivos públicos (permanentes ou históricos). 
 
Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases 
corrente e intermediária foi definida a partir dasseguintes variáveis: 
 
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com 
serviços de arquivamento intermediário: 
Para os órgãos federais, estaduais e municipais que se 
enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição 
dos prazos, considerando-se as características de cada fase, 
desde que o prazo total de guarda não seja alterado, de forma 
a contemplar os seguintes setores arquivísticos: 
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao 
arquivo da unidade organizacional); 
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao 
setor de arquivo geral/central da instituição); 
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que 
corresponde ao depósito de arquivamento intermediário, 
geralmente subordinado à instituição arquivística pública nas 
esferas federal, estadual e municipal). 
 
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com 
serviços de arquivamento intermediário: Nos órgãos situados 
nesta variável, as unidades organizacionais são responsáveis 
pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como 
arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para 
esta fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente. 
 
Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação. Departamento de 
Ciência da Informação e Documentação da Universidade de Brasília (UnB), 
Brasília, 2006. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 5 
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam 
com serviços de arquivamento intermediário: Nesta variável, 
as unidades organizacionais também funcionam como arquivo 
corrente, transferindo os documentos – após cessado o prazo 
previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que 
promoverá o recolhimento ao arquivo permanente. 
 
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam 
com serviços de arquivamento intermediário: 
Quanto aos órgãos situados nesta variável, as unidades 
organizacionais são igualmente responsáveis pelo 
arquivamento corrente, ficando a guarda intermediária a 
cargo das mesmas ou do arquivo público, o qual deverá 
assumir tais funções. 
 
3. Destinação final: Neste campo é registrada a destinação 
estabelecida que pode ser a eliminação, quando o documento 
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo) 
ou a guarda permanente, quando as informações contidas no 
documento são consideradas importantes para fins de prova, 
informação e pesquisa. 
A guarda permanente será sempre nas instituições 
arquivísticas públicas (Arquivo Nacional e arquivos públicos 
estaduais, do Distrito Federal e municipais), responsáveis pela 
preservação dos documentos e pelo acesso às informações 
neles contidas. Outras instituições poderão manter seus 
arquivos permanentes, seguindo orientação técnica dos 
arquivos públicos, garantindo o intercâmbio de informações 
sobre os respectivos acervos. 
 
4. Observações: Neste campo são registradas informações 
complementares e justificativas, necessárias à correta 
aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à 
alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos 
quanto à destinação dos documentos, segundo a 
particularidade dos conjuntos documentais avaliados. 
A necessidade de comunicação é tão antiga como a 
formação da sociedade humana, o homem, talvez na ânsia de 
se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas 
observações, seu pensamento, para deixar como legado às 
gerações futuras. 
Assim começou a escrita. Na sua essência. Isto nada mais é 
do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais 
simples, guardar é arquivar. 
Por muito tempo reinou uma completa confusão sobre o 
verdadeiro sentido da biblioteca, museu e arquivo. 
Indiscutivelmente, por anos e anos, estas instituições tiveram 
mais ou menos o mesmo objetivo. Eram elas depósitos de tudo 
o que se produzira a mente humana, isto é, do resultado do 
trabalho intelectual e espiritual do homem. 
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, 
evita repetição desnecessária de experiências, diminui a 
duplicidade de documentos, revela o que está por ser feito, o 
que já foi feito e os resultados obtidos. Constitui fonte de 
pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o 
administrador a tomada de decisões. 
 
O Plano de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de 
Documentos associados garantem a simplificação e a 
racionalização dos procedimentos de gestão documental, 
imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos 
documentos e das informações e autorizam a eliminação 
criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram. 
 
Objetivos e benefícios da classificação 
- Organização lógica e correto arquivamento de 
documentos; 
- Recuperação da informação ou do documento; 
- Recuperação do contexto original de produção dos 
documentos; 
- Visibilidade às funções, subfunções e atividades do 
organismo produtor; 
- Padronização da denominação das funções, atividades e 
tipos/séries documentais; 
- Controle do trâmite; 
- Atribuição de códigos numéricos; 
- Subsídios para o trabalho de avaliação e aplicação da 
Tabela de Temporalidade 
 
A tabela de temporalidade deverá contemplar as 
atividades meio e atividades-fim de cada órgão público. Desta 
forma, caberá aos mesmos definir a temporalidade e 
destinação dos documentos relativos às suas atividades 
específicas, complementando a tabela básica. Posteriormente, 
esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública 
para aprovação e divulgação, por meio de ato legal que lhe 
confira legitimidade. 
 
Métodos de Arquivamento 
Assim como a Teoria das 3 idades, os métodos de 
arquivamento são um dos assuntos de Arquivologia mais 
cobrados em concurso público. Talvez o que caia com mais 
constância, sobretudo as regras de alfabetação (método 
alfabético), o método geográfico e o método numérico simples. 
 
Conceito dado pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia 
Arquivística, revela que métodos de arquivamento é = 
Sequência de operações que determina a disposição dos 
documentos de um arquivo ou coleção, uns em relação aos 
outros, e a identificação de cada unidade. 
 
Importante: O uso de métodos de arquivamento 
apropriados é muito importante para o organismo, pois 
dessa forma quem trabalha com a documentação irá 
organizá-la melhor (arranjo, disposição), a fim de 
recuperá-la com rapidez quando for necessário. 
 
Mas, como escolher o método mais adequado? Cada 
organismo deve adotar métodos de arquivamento que 
atendam às suas necessidades específicas, levando-se em 
consideração a estrutura da entidade e as características dos 
documentos a serem arquivados. O ideal é a instituição não 
adotar um único método de arquivamento, e sim vários deles, 
considerando sempre a documentação existente nos setores 
componentes de determinada empresa. 
 
DIVISÃO 
 
- CLASSES 
Os métodos de arquivamento são divididos em duas 
grandes classes: 
• básicos 
• padronizados 
 
- BÁSICOS 
Podemos dividir os métodos básicos em: 
• alfabético (principal elemento a ser considerado num 
documento: nome) 
• geográfico (principal elemento: local ou procedência) 
• numérico (principal elemento: número) 
• ideográfico (principal elemento: assunto) 
 
Observações: 
 
1ª) Os métodos numéricos podem ser: 
simples/cronológico/dígito-terminal 
2ª) Os métodos ideográficos podem ser: 
• alfabético (enciclopédico/dicionário) 
• numérico (duplex/decimal /unitermo ou indexação 
coordenada) 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 6 
-PADRONIZADOS 
 Variadex 
É o método alfabético, acrescentando cores (excelente 
auxiliar mnemônico) às letras. 
Trabalha-se com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas 
em função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo. As guias 
são coloridas e as notações alfabéticas. 
 
Ex.: LETRAS → CORES 
O, P, Q e abreviações → azul 
 
Cores convencionadas: 
A – D eabreviações – ouro ou laranja 
E – H e abreviações – rosa ou amarelo 
I – N e abreviações – verde 
O – Q e abreviações – azul 
R – Z e abreviações – palha ou violeta 
 
As cores são cambiáveis, de acordo com as nossas 
conveniências 
Obs.: Não precisa memorizar a tabela acima. Numa prova, 
aparece um nome específico, e aí basta ao candidato usar as 
regras de alfabetação, e atribuir a cor em função da segunda 
letra do nome de entrada no arquivo, como mostra o exemplo 
da cliente Carolina Souto Neto. A tabela vem inserida na prova. 
-Automático - Usa-se para arquivar nomes, evitando 
acumular pastas de sobrenomes iguais. Combina letras, 
números e cores 
 
-Soundex - Usa-se para arquivar nomes, reunindo-os pela 
semelhança da pronúncia, apesar de a grafia ser diferente. 
 
-Mnemônico - Usa-se para codificar os assuntos através da 
combinação de letras em lugar de números. As letras são 
consideradas símbolos, pelo fato de este método pretender 
auxiliar a memória do arquivista, a fim de possibilitar, de 
forma mais ágil, a recuperação da informação. 
 
 Rôneo - Combina letras, números e cores. Está 
obsoleto. 
 
ATENÇÃO: Os métodos padronizados raramente caem 
em prova, sobretudo para cargos de nível médio. Caem 
mais para cargos de nível superior ou para concursos 
envolvendo a área Arquivística, ligados aos profissionais 
da área. Mesmo assim, o mínimo que o concursando deve 
saber é identificá-los (VASM-R, estão lembrados). Vale 
ressaltar, ainda, o fato de os métodos automático e soundex 
não serem utilizados nos arquivos brasileiros, e os métodos 
mnemônico e rôneo estarem obsoletos. 
 
SISTEMAS 
 
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois 
grandes sistemas: 
• direto 
• indireto 
 
- Sistema direto 
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do 
documento, sem o auxílio de índice ou quaisquer outros 
instrumentos de pesquisa. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Exemplos: métodos alfabético e geográfico. 
 
- Sistema indireto 
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um 
índice alfabético remissivo ou a um determinado código. 
 
Exemplo: métodos numéricos. 
 
 
 
Método alfabético 
 
É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque 
obedecendo à ordem alfabética pode-se logo imaginar que não 
apresentará grandes dificuldades nem para a execução do 
trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento 
desejado, pois a consulta é direta. 
 
Método numérico simples 
 
Consiste em numerar as pastas em ordem da entrada do 
correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à 
ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer 
planejamento anterior do arquivo. Para o bom êxito deste 
método, devemos organizar dois índices em fichas; numas 
fichas serão arquivadas alfabeticamente, para que se saiba que 
numero recebeu o correspondente ou assunto desejado, e no 
outro são arquivadas numericamente, de acordo com o 
número que recebeu o cliente ou o assunto, ao entrar para o 
arquivo. Este último índice pode ser considerado tombo 
(registro) de pastas ocupadas e, graças a ele, sabemos qual é o 
último número preenchido e assim destinaremos o número 
seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado. 
 
Método alfabético numérico 
 
Como se pode deduzir pelo seu nome, é um método que 
procurou reunir as vantagens dos métodos alfabéticos simples 
e numérico simples, tendo alcançado seu objetivo, pois desta 
combinação resultou um método que apresenta ao mesmo 
tempo a simplicidade de um e a exatidão e rapidez, no 
arquivamento, do outro. É conhecido também pelo nome de 
numeralfa e alfanumérico. 
 
Método geográfico 
 
Este método é muito aconselhável quando desejamos 
ordenar a documentação de acordo com a divisão geográfica, 
isto é, de acordo com os países, estados, cidades, municípios 
etc. Nos departamentos de vendas, por exemplo, é de especial 
utilidade para agrupar os correspondentes de acordo com as 
praças onde operam ou residem. 
 
Método específico ou por assunto 
Indiscutivelmente, o método específico, representado por 
palavras dispostas alfabeticamente, é um dos mais difíceis 
processos de arquivamento, pois, consistindo em agrupar as 
pastas por assunto, apresenta a dificuldade de se escolher o 
melhor termo ou expressão que defina o assunto. Temos o 
vocabulário todo da língua à nossa disposição e justamente o 
fato de ser tão amplo o campo da escolha nos dificulta a seleção 
acertada, além do que entra muito o ponto de vista pessoal do 
arquivista, nesta seleção. 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 7 
Método decimal 
 
Este método foi inspirado no Sistema Decimal de Melvil 
Dewey. Dewey organizou um sistema de classificação para 
bibliotecas, muito interessante, o qual conseguiu um grande 
sucesso; fora publicado em 1876. 
Dividiu ele os conhecimentos humanos em dez classes, as 
quais, por sua vez, se subdividiram em outras dez, e assim por 
diante, sendo infinita essa possibilidade de subdivisão, graças 
à sua base decimal. 
 
Método simplificado 
 
Este a rigor não deveria ser considerado propriamente um 
método, pois, na realidade, nada mais é do que a utilização de 
vários métodos ao mesmo tempo, com a finalidade de reunir 
num só móvel as vantagens de todos eles. 
 
Avaliação, Temporalidade e Destinação 
A avaliação é uma atividade vital em um programa de 
gestão arquivística de documentos, pois permite racionalizar 
o acúmulo dos documentos nas fases corrente e intermediária, 
facilitando a constituição dos arquivos permanentes. A 
avaliação é o processo de análise dos documentos 
arquivísticos, visando estabelecer prazos de guarda e a 
destinação, de acordo com os valores primário e secundário 
que lhes são atribuídos. 
Os prazos de guarda e as ações de destinação deverão estar 
formalizados na tabela de temporalidade e destinação do 
órgão ou entidade. Os prazos de guarda referem-se ao tempo 
necessário para o arquivamento dos documentos nas fases 
corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às 
necessidades da administração que os gerou, baseado em 
estimativas de uso. Nesse sentido, nenhum documento deverá 
ser conservado por tempo maior que o necessário. 
A aplicação dos critérios de avaliação é feita com base na 
teoria das três idades e efetiva-se, primeiramente, nos 
arquivos correntes, a fim de se distinguirem os documentos de 
valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor 
probatório e/ou informativo. Deve-se evitar a transferência 
para os arquivos intermediários de documentos que não 
tenham sido anteriormente avaliados, pois as atividades de 
avaliação e seleção nesses arquivos são extremamente 
onerosas do ponto de vista técnico e gerencial. 
A destinação dos documentos é efetivada após a atividade 
de seleção, que consiste na separação dos documentos de valor 
permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante 
critérios e técnicas estabelecidos na tabela de temporalidade e 
destinação. 
A complexidade e a abrangência de conhecimentos 
exigidos pelo processo de avaliação, que implica no 
estabelecimento de critérios de valor, requerem a participação 
de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais do órgão ou 
entidade, conforme legislação vigente. 
O sistema de gestão arquivística de documentos, 
particularmente no caso de um SIGAD, deve identificar a 
temporalidade e a destinação prevista para o documento no 
momento da captura e do registro, de acordo com os prazos e 
as ações previstas na tabela de temporalidade e destinação do 
órgão ou entidade. 
Essa informação deve ser registrada em um metadado 
associado ao documento. O sistema de gestão arquivística de 
documentos deve também ter capacidade de identificar os 
documentos que já cumpriram sua temporalidade para 
implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse 
sistema deverá ser capaz de listar os documentos que tenham 
cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade edestinação. 
 
4 http://www.uel.br/cch/cdph/arqtxt/downloads_e_ARQ.pdf 
As determinações sobre a destinação devem ser aplicadas 
aos documentos de forma sistemática no curso rotineiro das 
atividades do órgão ou entidade. Essas mesmas determinações 
não poderão ser implementadas em documentos que estejam 
com pendências, sob litígio ou investigação. O sistema de 
gestão arquivística de documentos deve prever as seguintes 
ações: 
 
- Retenção dos documentos, por um determinado período, 
no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou. 
- Eliminação física; 
- Transferência; 
- Recolhimento para instituição arquivística pública. 
 
O arquivamento de registros informatizados ocorre por 
meio de programas ou sistemas informatizados geralmente 
não usam papéis, e podem usar as formas de classificação por 
método numérico, por assunto ou mesmo o método alfabético. 
Porém, é sempre importante o sistema conter campos de 
busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de 
impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos. 
De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos 
(CONARQ)4, os procedimentos e operações técnicas do sistema 
de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais: 
 
Captura 
A captura consiste em declarar um documento como sendo 
um documento arquivístico por meio das ações de: 
- registro; 
- classificação; 
- indexação; 
- atribuição de outros metadados; 
- arquivamento. 
Os objetivos da captura são: 
- identificar o documento como documento arquivístico; 
- demonstrar a relação orgânica dos documentos. 
 
A captura é a incorporação de um documento ao sistema 
de gestão arquivística, quando passará a seguir as rotinas de 
tramitação e arquivamento. Uma vez capturado, o documento 
tanto poderá ser incluído num fluxo de trabalho e 
posteriormente arquivado, como ser imediatamente 
arquivado em uma pasta, no caso de documentos em papel, ou 
diretório, no caso de documentos digitais. 
Tradicionalmente, nos sistemas de gestão arquivística de 
documentos em papel, a captura é feita no momento em que o 
documento é registrado, classificado e/ou identificado. Em um 
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos 
(SIGAD), o documento tanto pode ser produzido diretamente 
dentro do sistema e então capturado automaticamente no 
momento do registro, como pode ser produzido fora do 
sistema e capturado e registrado posteriormente. 
Além do código de classificação, descritores, número de 
protocolo e número de registro, a captura pode prever a 
introdução de outros metadados tais como: data e hora da 
criação, da transmissão e do recebimento do documento; 
nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário, 
entre outros. 
Esses metadados podem ser registrados em vários níveis 
de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos 
procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico 
administrativo. Os metadados são essenciais para identificar o 
documento arquivístico de um modo inequívoco e mostrar sua 
relação com os outros documentos. 
A captura tem como pré-requisito a definição de: quais 
documentos (produzidos e recebidos) serão capturados pelo 
sistema de gestão arquivística de documentos; quem deve ter 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 8 
acesso a esses documentos e em quais níveis; por quanto 
tempo serão retidos. 
As decisões sobre captura e retenção devem ser 
consideradas no momento da concepção do sistema de gestão 
arquivística de documentos. A decisão sobre quais 
documentos devem ser capturados e por quanto tempo devem 
ser mantidos devem seguir o Modelo de requisitos para 
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos 
- julho/2006 Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / 
CONARQ - e levar em conta a análise dos seguintes fatores: 
legislação vigente, exigências quanto à transparência e ao 
exercício das atividades do órgão ou entidade, bem como grau 
de risco que correm caso não capturem documentos 
arquivísticos. 
 
Documentos que exigem captura são aqueles que: 
- responsabilizam uma organização ou indivíduo por uma 
ação; 
- documentam uma obrigação ou responsabilidade; 
- estão relacionados à prestação de contas do órgão ou 
entidade. 
 
Registro 
O registro consiste em formalizar a captura do documento 
arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio 
da atribuição de um número identificador e de uma descrição 
informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a 
atribuição de metadados. O registro tem por objetivo 
demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e 
capturado pelo sistema de gestão arquivística de documentos, 
bem como facilitar sua recuperação. 
Os documentos podem ser registrados em níveis 
diferentes dentro de um sistema de gestão arquivística de 
documentos, ou seja, além do número identificador atribuído 
pelo sistema, um documento pode receber também um 
número único de processo/dossiê ao qual pertence. 
As atividades de protocolo são constituídas pelo conjunto 
de operações que visam o controle dos documentos 
produzidos e recebidos que tramitam no órgão ou entidade, 
assegurando sua localização, recuperação e acesso. Após o 
recebimento dos documentos, o serviço de protocolo faz o 
registro, atribuindo número e data de entrada, anotando o 
código de classificação e o assunto e procedendo à distribuição 
do documento nas unidades destinatárias. 
Na Administração Pública, em determinados casos, 
documentos formarão processos, os quais deverão ser 
autuados por uma unidade protocolizadora. Um processo é o 
documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo 
mais detalhado ou procedimentos como despachos, pareceres 
técnicos, anexos ou ainda instruções para pagamento de 
despesas. No procedimento de autuação, a unidade 
protocolizadora faz o registro do processo, atribuindo-lhe um 
número único. Esse número é formado a partir de parâmetros 
estabelecidos por normas que garantam a sua unicidade e 
integridade. 
Existe legislação específica para utilização dos serviços de 
protocolo nas diversas esferas e âmbitos da Administração 
Pública, que regulamenta o registro, a autuação e outros 
procedimentos relativos aos processos e outros documentos 
oficiais. A legislação pertinente ao órgão ou entidade deve ser 
seguida pelo programa de gestão arquivística de documentos. 
 
O registro inclui os seguintes metadados obrigatórios: 
- número identificador atribuído pelo sistema; 
- data e hora do registro; 
- título ou descrição abreviada; 
 
O registro pode incluir informações descritivas mais 
detalhadas sobre o documento e sobre outros documentos a 
ele relacionados, tais como: 
- data de produção; 
- data e hora da transmissão e recebimento; 
- destinatário (com identificação do cargo); 
- espécie documental; 
- classificação de acordo com o código de classificação; 
- associações a documentos diferentes que podem estar 
relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se 
referirem à mesma pessoa ou situação; 
- software e versão sob a qual o documento foi produzido 
ou no qual foi capturado; 
- máscaras de formatação (template) necessárias para 
apresentar o documento; 
- restrição de acesso; 
- descritor; 
- prazos de guarda. 
 
Classificação 
 
Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o 
conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a 
classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a 
partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou 
entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código 
aos documentos. 
A classificação determina o agrupamento de documentos 
em unidades menores (processos e dossiês) e o agrupamento 
destas em unidades maiores, formando o arquivo do órgão ou 
entidade. Para tanto, deve tomar por base o conteúdo do 
documento, que reflete a atividade que o gerou e determina o 
uso da informaçãonele contida. A classificação também define 
a organização física dos documentos, constituindo-se em 
referencial básico para sua recuperação. 
 
Os objetivos da classificação são: 
- Estabelecer a relação orgânica dos documentos 
arquivísticos; 
- Assegurar que os documentos sejam identificados de 
forma consistente ao longo do tempo; 
- Nome da pessoa física ou jurídica (órgão ou entidade) 
com autoridade e capacidade para emitir o documento ou em 
cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido. 
- Nome da pessoa física ou jurídica que tem autoridade e 
capacidade para elaborar o conteúdo do documento. 
- Nome da pessoa física ou jurídica designada no endereço 
eletrônico no qual o documento é gerado ou enviado. 
 
A classificação deve se basear no plano de classificação e 
envolve os seguintes passos: 
- Identificar a ação que o documento registra; 
- Localizar a ação ou atividade no plano de classificação; 
- Comparar a atividade com a estrutura organizacional 
para verificar se é apropriada à unidade que gerou o 
documento; 
Aplicar a classificação ao documento. 
 
Indexação 
 
A indexação é a atribuição de termos à descrição do 
documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de 
descritores, tesauro e o próprio plano de classificação. A 
seleção dos termos para indexação normalmente é feita com 
base em: 
- Tipologia documental; 
- Título ou cabeçalho do documento; 
- Assunto do documento; 
- Datas associadas com as transações registradas no 
documento; 
- Nome de clientes, órgãos ou entidades envolvidas; 
- Documentação anexada. 
 
Abadio
Destacar
Abadio
Destacar
Abadio
Destacar
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 9 
O objetivo da indexação é ampliar as possibilidades de 
busca e facilitar a recuperação dos documentos, podendo ser 
feita de forma manual ou automática. 
 
Atribuição de restrição de acesso 
 
Os documentos também devem ser analisados com relação 
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados 
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a 
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a 
cada documento. Os documentos que dizem respeito à 
segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles 
necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da 
vida privada, da honra e da imagem das pessoas estarão 
sujeitos às restrições de acesso, conforme legislação em vigor. 
A atribuição de restrições deve ser feita no momento da 
captura, com base no esquema de classificação de segurança e 
sigilo elaborado pelo órgão ou entidade e envolve os seguintes 
passos: identificar a ação ou atividade que o documento 
registra; identificar a unidade administrativa à qual o 
documento pertence; verificar a precaução de segurança e o 
grau de sigilo; 
 
Eliminação 
 
Eliminar significa destruir os documentos que, na 
avaliação, foram considerados sem valor para a guarda 
permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração 
de listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de 
eliminação, segundo a legislação vigente e deve obedecer aos 
seguintes princípios: 
 
- A eliminação deverá sempre ser autorizada pela 
autoridade arquivística na sua esfera de competência; 
- Os documentos arquivísticos que estiverem pendentes, 
sob litígio ou investigação, não poderão ser destruídos; 
- A eliminação deverá ser realizada de forma a 
impossibilitar a recuperação posterior de qualquer 
informação confidencial contida nos documentos eliminados, 
como por exemplo dados de identificação pessoal ou 
assinatura. 
- Todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo 
cópias de segurança e cópias de preservação, independente do 
suporte, deverão ser destruídas. 
 
Transferência 
 
Transferência é a passagem de documentos do arquivo 
corrente para o arquivo intermediário, onde aguardarão o 
cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final. Ao 
serem transferidos, os documentos deverão ser 
acompanhados de listagem de transferência. A transferência 
pode ser realizada de diferentes formas, como se segue abaixo: 
 
- Transferência para uma área de armazenamento 
apropriada sob controle do órgão ou entidade que produziu o 
documento; 
- Transferência para uma instituição arquivística, que 
ficará responsável pela custódia do documento. 
 
Quando os documentos transferidos ficam sob a custódia 
de um órgão ou entidade diferente da que os produziu, a 
organização responsável pela custódia tem a obrigação de 
mantê-los e gerenciá-los de forma adequada, garantindo sua 
destinação final, preservação e acesso. Todas essas obrigações 
devem estar formalizadas em um contrato firmado entre o 
órgão ou entidade que produziu os documentos e o 
responsável pela sua custódia. 
 
 
Recolhimento 
 
Recolhimento é a entrada de documentos em arquivos 
permanentes de acordo com a jurisdição arquivística a que 
pertencem. Os documentos a serem recolhidos devem ser 
acompanhados de instrumentos que permitam sua 
identificação e controle, segundo a legislação vigente. 
Os procedimentos de transferência e recolhimento de 
arquivos digitais para instituição arquivística que implicam na 
transposição desses documentos de um SIGAD para outro 
sistema informatizado deverão adotar algumas providências 
no que diz respeito a: 
 
- Compatibilidade de suporte e formato, de acordo com as 
normas previstas pela instituição arquivística recebedora; 
- Documentação técnica necessária para interpretar o 
documento digital (processamento e estrutura dos dados); 
- Instrumento descritivo que inclua os metadados 
atribuídos aos documentos digitais e informações que 
possibilitem a presunção de autenticidade dos documentos 
recolhidos à instituição arquivística; 
- Informações sobre as migrações realizadas no órgão 
produtor. 
 
Pesquisa, localização e apresentação dos documentos 
 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve 
prever funções de recuperação e acesso aos documentos 
arquivísticos e às informações neles contidas, de forma a 
satisfazer a condução das atividades e os requisitos relativos à 
transparência do órgão ou entidade. A recuperação inclui a 
pesquisa, a localização e a apresentação dos documentos. 
Em um SIGAD a apresentação dos documentos consiste em 
exibi-los em tela ou em imprimi-los; pode também implicar na 
leitura de dados de áudio ou de vídeo. No âmbito do sistema 
de gestão arquivística de documentos, a pesquisa é feita por 
meio de instrumentos de busca tais como guias, inventários, 
catálogos, repertórios e índices. 
Já em um SIGAD a pesquisa é feita por meio de parâmetros 
pré - definidos, selecionados dentre as informações coletadas 
no momento do registro do documento e dentre os metadados 
a ele associados. Todos os recursos de pesquisa, localização e 
apresentação de documentos têm que ser submetidos a 
controles de acesso e segurança, os quais serão especificados 
a seguir. 
 
Segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias 
de segurança 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve 
prever controles de acesso e procedimentos de segurança que 
garantam a integridade dos documentos. Dentre esses 
procedimento, pode-se destacar o uso de controles técnicos e 
programáticos, diferenciando tipos de documentos, perfis de 
usuários e característica de acesso aos dados, manutenção de 
trilhas de auditoria e de rotinas de cópias de segurança. 
Além disso, também devem ser levadas em conta 
exigências e procedimentos de segurança da infraestrutura 
das instalações. Controle de acesso O sistema de gestão 
arquivística de documentos precisa limitar ou autorizar o 
acesso a documentos, por usuário e/ou grupos de usuários. O 
controle de acesso deve garantir, no mínimo, as seguintes 
funções: 
 
- Restrição de acesso aos documentos; 
- Exibição dos documentos, criptografados ou não, e dos 
metadados somente aos usuários autorizados; 
- Uso e intervenção nos documentos somente pelos 
usuáriosautorizados. 
 
Abadio
Destacar
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 10 
Os documentos também devem ser analisados com relação 
às precauções de segurança, ou seja, se são considerados 
ostensivos ou sigilosos. No caso dos documentos sigilosos, a 
legislação estabelece diferentes graus a serem atribuídos a 
cada documento e as autoridades competentes para fazê-lo. 
Os documentos que dizem respeito à segurança da 
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao 
resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, 
da honra e da imagem das pessoas – como por exemplo dossiês 
funcionais e prontuários médicos - também estarão sujeitos às 
restrições de acesso, conforme legislação em vigor. 
Um sistema de gestão arquivística de documentos deve 
garantir que os usuários não autorizados não tenham acesso 
aos documentos classificados, isto é, submetidos às categorias 
de sigilo previstas em lei, bem como aqueles que são 
originalmente sigilosos. O acesso aos metadados dos 
documentos sigilosos depende de regulamentação interna do 
órgão ou entidade. 
O monitoramento e mapeamento das permissões de 
acesso são um processo contínuo em todos os sistemas de 
gestão arquivística de documentos. 
 
Uso e rastreamento 
 
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado 
pelo sistema nos seus respectivos metadados. A gestão desse 
uso inclui: 
- Identificação da permissão de acesso dos usuários, isto é, 
o que ele pode acessar; 
- Identificação da precaução de segurança e da categoria de 
sigilo dos documentos; 
- Garantia de que somente os indivíduos autorizados 
tenham acesso a documentos classificados e aos originalmente 
sigilosos; 
- Registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos 
dos documentos (visualização, impressão, transmissão e cópia 
para a área de transferência) com identificação de usuário, 
data, hora e, se possível, a estação de trabalho; 
- Revisão periódica das classificações de acesso a fim de 
garantir sua atualização. 
 
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é 
uma medida de segurança que tem por objetivo verificar a 
ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau 
de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de 
auditoria dependem da natureza do órgão ou entidade e dos 
documentos produzidos. 
 
Trilhas de auditoria 
 
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso 
dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, 
registro, classificação, indexação, arquivamento, 
armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, 
preservação e destinação), informando quem operou, a data e 
hora e as ações tomadas. 
A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer 
informações sobre o cumprimento das políticas e regras da 
gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade e 
serve para: 
 
- Identificar os autores de cada operação sofrida pelos 
documentos; 
- Prevenir a perda de documentos; 
- Monitorar todas as operações realizadas no SIGAD. 
- Garantir a segurança e a integridade do SIGAD. 
 
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem 
cumpridos pelo órgão ou entidade, deve-se implementar ações 
de rastreamento de forma a: determinar os passos a serem 
dados em resposta às atividades ou ações registradas em um 
documento; atribuir responsabilidade por uma ação a uma 
pessoa; registrar a data em que uma ação deve ser executada 
e a data em que ocorreu. A movimentação dos documentos 
arquivísticos deve ser registrada de forma a garantir que 
possam ser sempre localizados. 
As trilhas de auditoria devem registrar o número 
identificador atribuído pelo sistema, o título, a pessoa ou 
unidade que teve acesso ao documento e a hora e a data da 
movimentação. O sistema deve rastrear o fluxo, a transferência 
entre pessoas, o retorno do documento ao “originador” (home 
location) ou ao armazenamento, assim como a destinação ou o 
recolhimento a qualquer órgão ou entidade externo, incluindo 
instituições arquivísticas. 
 
Cópias de segurança 
 
O sistema de gestão arquivística de documentos deve 
prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos 
documentos arquivísticos e dos seus metadados. Devem 
também poder recuperá-los rapidamente em caso de perda 
devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de 
segurança ou degradação do suporte. Esses mecanismos 
devem seguir a política de segurança da informação do órgão 
ou entidade. 
No caso dos sistemas de gestão arquivística de 
documentos convencionais pode-se prever a reprodução de 
documentos para outros suportes como medida de segurança, 
como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou 
digitalização. No caso dos sistemas de gestão arquivística de 
documentos digitais, o SIGAD deve prover meios de realização 
de cópias de segurança (backup). Este processo consiste na 
realização de cópias periódicas das informações com o 
propósito de restauração posterior das mesmas em caso de 
perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo 
acidente. 
O processo reverso ao backup é o de restauração (restore), 
que consiste em recuperar as informações para o ambiente de 
produção do SIGAD em um estado consistente. Como o 
objetivo é restaurar o sistema em caso de falhas, as 
informações não são armazenadas por períodos muito longos 
(normalmente até um ano). 
Dessa forma o procedimento de cópias de segurança não 
pode ser confundido com uma estratégia de preservação a 
longo prazo. Segurança da infraestrutura A natureza das 
medidas de segurança da infraestrutura de instalações do 
acervo digital diz respeito a requisitos operacionais e não é 
muito diferente daquela do acervo analógico ou convencional. 
Essas medidas devem levar em conta os seguintes 
aspectos: as salas reservadas a computadores servidores, 
equipamentos de rede e ao acervo digital devem ter 
temperatura ambiente e umidade relativa do ar controladas e 
fornecimento estável de energia elétrica. 
Deve haver controle contínuo para verificar se essas 
condições estão sendo atendidas; equipamentos contra 
incêndio têm que ser providos em toda área de instalação e 
estarem de acordo com as normas de segurança estabelecidas; 
a substituição dos equipamentos contra incêndio tem que 
seguir uma rotina de verificação e ocorrer antes do final da 
vida útil prevista para os mesmos; o órgão ou entidade tem que 
prever instalações adequadas de para-raios, com 
procedimentos de manutenção periódica, seguindo a 
legislação e normas técnicas já estabelecidas; a área reservada 
à instalação do SIGAD deverá ser compartimentada, com o 
objetivo de controlar o acesso às informações; as salas de 
computadores servidores são de uso exclusivo de pessoal 
autorizado e devem ter controle eletrônico de acesso; para 
acesso a áreas de segurança, identificações e credenciais de 
autenticação têm que estar de acordo com as atribuições 
individuais e com as regras de segurança do órgão ou entidade. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 11 
Armazenamento 
 
As considerações e as ações relativas ao armazenamento 
dos documentos arquivísticos convencionais e digitais 
permeiam todo o seu ciclo de vida. Esse armazenamento deve 
garantir a autenticidade e o acesso aos documentos pelo 
tempo estipulado na tabela de temporalidade e destinação. 
Documentos que possuem valor permanente, 
independente do formato, requerem um armazenamento 
criterioso desde o momento da sua criação para garantir sua 
preservação de longo prazo. Num cenário híbrido, isto é, que 
envolve ao mesmo tempo documentos arquivísticos 
convencionais e digitais, deve-se considerar requisitos de 
armazenamento que atendam igualmente às necessidades 
desses dois tipos de documentos. 
As condições de armazenamento devem levar em conta o 
volume e as propriedades físicas dos documentos. Devem ser 
projetadas considerando também a proteção contra acesso 
não autorizado e perdas por destruição, furto e sinistro. No 
caso dos documentos arquivísticosdigitais, os órgãos e 
entidades devem dispor de políticas e diretrizes para 
conversão ou migração desses documentos de maneira a 
garantir sua autenticidade, acessibilidade e utilização. 
Os procedimentos de conversão e migração devem 
detalhar as mudanças ocorridas nos sistemas e nos formatos 
dos documentos. Os fatores importantes na seleção das opções 
de armazenamento são: volume e estimativa de crescimento 
dos documentos: esse fator deve ser levado em conta para se 
avaliar a capacidade de armazenamento, isto é, áreas de 
depósito, tipos e quantidade de estante e, no caso de 
documentos digitais, capacidade dos dispositivos de 
armazenamento; 
Segurança dos documentos: as instalações de 
armazenamento (depósitos, arquivos, computadores) deverão 
prever limitação de acesso aos documentos, como, por 
exemplo, controle das áreas de armazenamento e sistemas de 
detecção de entradas não autorizadas. O depósito deve estar 
localizado em área que não seja de risco. 
No caso de documentos digitais, devem ser previstos 
procedimentos que previnam a perda de documentos por falha 
do SIGAD; características físicas do suporte e do ambiente: 
fatores como tipo de suporte, peso, grau de contaminação do 
documento e do ambiente, temperatura e umidade 
influenciarão na adequação das condições de armazenamento. 
Nesse sentido, deverão ser adotados procedimentos - 
como o controle e verificação do tempo de vida útil e da 
estabilidade dos suportes - para prevenir quaisquer danos aos 
documentos. É importante que os meios de acondicionamento 
sejam robustos e adequados ao formato e à quantidade de 
documentos. As áreas de depósito devem ter amplitude 
adequada, estabilidade de temperatura e de níveis de 
umidade, proteção contra sinistro, contaminação (tal como 
isótopos radioativos, toxinas e mofo) e infestação de insetos ou 
micro-organismos. 
Os documentos digitais devem passar periodicamente pela 
troca de suporte, isto é, transferir as informações contidas 
num suporte para outro. Essa técnica é conhecida por 
rejuvenescimento. Frequência de uso: o uso mais ou menos 
frequente dos documentos deve ser levado em conta na 
seleção das opções de armazenamento. 
No caso dos documentos convencionais, as opções 
envolverão acondicionamento (pastas suspensas, caixas entre 
outros) e localização dos depósitos (próximos ou distantes da 
área de trabalho). Já em relação aos documentos digitais, as 
opções podem envolver armazenamento on-line (disco rígido, 
disk arrays, entre outros) ou off-line, nas chamadas “mídias” de 
armazenamento (disco óptico, fita magnética e outros), 
 
5 Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo 
Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Disponível em: 
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/resolucao_14.pdf. 
guardadas em depósitos; custo relativo das opções de 
armazenamento dos documentos: além do custo dos 
dispositivos de armazenamento, deve ser considerado o dos 
equipamentos para sua manipulação e dos softwares de 
controle. 
Pelo previsível alto volume de custo, pode ser considerada 
a opção de terceirização do armazenamento. Nesse caso, 
porém, surgem outros problemas, como garantias legais sobre 
a custódia, restrições de acesso e capacidade tecnológica. 
Medidas tecnológicas, como o uso de criptografia, podem 
impedir acessos não autorizados. Do mesmo modo, a utilização 
de técnicas como checksum permitem rastrear eventuais 
comprometimentos de conteúdo. 
Os documentos digitais são armazenados em dispositivos 
de armazenamento eletrônicos, magnéticos e ópticos. É 
interessante notar que do ponto de vista tecnológico, 
distinguem-se três tipos de memória, em ordem decrescente 
de preço e velocidade de acesso: 
- Memória primária; 
- Memória secundária; 
- Memória terciária. 
 
A memória primária é de funcionamento essencial, 
necessária a qualquer sistema computacional. É nela que os 
softwares e os dados são armazenados durante a execução. 
Representantes típicas dessa classe são as memórias RAM 
(Random Access Memory). São memórias extremamente 
rápidas. Seu conteúdo é de natureza dinâmica, volátil, 
permanecendo válido apenas durante a execução dos 
softwares, e não sobrevivendo a paradas do computador. A 
memória secundária apresenta volume maior de 
armazenamento que a primária, sendo por outro lado mais 
lenta. Não é volátil. São exemplos os discos rígidos magnéticos 
(hard disk – HD), que podem ser usados isolados ou 
combinados em disk arrays. 
Diversas tecnologias permitem através do uso de disk 
arrays, obter maior desempenho e confiabilidade do que seria 
conseguido com discos isolados. A memória terciária 
compreende fitas magnéticas, discos ópticos e outros. Usos 
típicos incluem armazenamento do acervo digital e cópias de 
segurança. Outra nomenclatura corrente para essa classe de 
memória é "mídias de armazenamento". A memória terciária 
tem característica não volátil na preservação de dados. Seu 
preço unitário é tão pequeno que requisitos de confiabilidade 
devem prevalecer. Em caso de desastre, o prejuízo da perda de 
dados é superior ao preço das mídias que fisicamente os 
contêm. As memórias secundária e terciária são adequadas 
para armazenamento. 
 
Código de Classificação5 
 
O código de classificação de documentos de arquivo é um 
instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e 
qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no 
exercício de suas funções e atividades. A classificação por 
assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos 
sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação 
e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, 
seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a 
esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é 
realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete 
a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele 
contida. A classificação define, portanto, a organização física 
dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial 
básico para sua recuperação. 
 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 12 
No código de classificação, as funções, atividades, espécies 
e tipos documentais genericamente denominados assuntos, 
encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com 
as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. Em outras 
palavras, os assuntos recebem códigos numéricos, os quais 
refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de 
classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre 
do geral para o particular. 
Para este instrumento adotou-se o modelo de código de 
classificação decimal. Como o próprio nome indica, o sistema 
decimal de classificação por assuntos constitui-se num código 
numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez 
subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais 
são representadas por um número inteiro, composto de três 
algarismos, como se segue: 
 
Classe 000 
Classe 100 
Classe 200 
Classe 300 
Classe 400 
Classe 500 
Classe 600 
Classe 700 
Classe 800 
Classe 900 
 
As classes principais correspondem às grandes funções 
desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e 
estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem 
códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta 
forma, tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: 
 
CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 
SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL 
SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA 
012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS 
 
Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação 
dos subgrupos ao grupo, do grupo à subclasse e desta, à classe. 
Esta subordinação é representada por margens, as quais 
espelham a hierarquia dos assuntos tratados. 
O Código de classificação de documentos de arquivo para a 
administração pública: atividades-meio, possui duas classes 
comuns a todos os seus órgãos: aclasse 000, referente aos 
assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e a classe 900, 
correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. 
As demais classes (100 a 800) destinam-se aos assuntos 
relativos às atividades fim do órgão. Estas classes não são 
comuns, cabendo aos respectivos órgãos sua elaboração, 
seguindo orientações da instituição arquivística na sua esfera 
específica de competência. 
Compõe ainda este código o índice, instrumento auxiliar à 
classificação, no qual os assuntos são ordenados 
alfabeticamente e remetidos ao código numérico 
correspondente. 
Entendidos os mecanismos de elaboração do Código de 
classificação de documentos de arquivo, serão apresentadas, a 
seguir, algumas explicações acerca das classes 000 e 900, e 
suas respectivas subclasses. 
 
CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL 
 
Nesta classe são classificados os documentos referentes às 
atividades relacionadas à administração interna dos órgãos 
públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance 
dos objetivos para os quais foram criados. 
 
A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como 
subclasses: 
 
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
020 – PESSOAL 
030 – MATERIAL 
040 – PATRIMÔNIO 
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
070 – COMUNICAÇÕES 
080 – (vaga) 
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À 
ADMINISTRAÇÃO GERAL 
010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 
Classificam-se os documentos relativos à criação, 
estruturação, funcionamento e organização interna do órgão. 
 
020 – PESSOAL 
Nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos 
direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de 
acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e 
obrigações da instituição empregadora no que tange à 
assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios. 
 
030 – MATERIAL 
São classificados os documentos referentes à 
administração dos materiais do órgão, necessários ao 
desenvolvimento de suas atividades, incluindo as formas de 
aquisição e alienação, o controle do estoque e da distribuição 
e a conservação e reparo. 
 
040 – PATRIMÔNIO 
Classificam-se os documentos referentes aos bens 
patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao 
órgão. Incluem-se, neste caso, as formas de aquisição e 
alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e 
recuperação. 
 
050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 
Classificam-se os documentos relativos à previsão e 
execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras 
referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de 
receita e despesa. Incluem-se, ainda, a movimentação de conta 
corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de 
contas. 
 
060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
Incluem-se nesta subclasse os documentos referentes à 
publicação, produção editorial, preparo, impressão e 
distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, 
distribuição e acesso à documentação bibliográfica do órgão. 
Incluem-se, ainda, os documentos referentes à produção, 
controle, avaliação, arquivamento e destinação de documentos 
arquivísticos, como também os documentos relacionados com 
as atividades de reprodução, conservação e informática. 
 
070 – COMUNICAÇÕES 
Classificam-se os documentos relacionados com a 
instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e 
serviços postais, de telecomunicações e de tecnologias da 
informação. 
 
080 – (VAGA) 
Esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e 
inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO 
GERAL, que resultem de novas atividades desenvolvidas pelo 
órgão. 
 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 13 
090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À 
ADMINISTRAÇÃO GERAL 
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter 
genérico relativos à ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, 
também, esta subclasse, como recurso para inclusão de 
assuntos que não possuam classificação específica no Código 
de classificação de documentos de arquivo, bem como para 
evitar a proliferação de subclasses que possam ser reservadas 
para possíveis expansões. Entretanto, os documentos só 
poderão ser aqui classificados após a verificação da não-
existência de outras subclasses nas quais possam ser 
inseridos. 
 
O mesmo se aplica aos últimos grupos: 
019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO 
E FUNCIONAMENTO 
029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL 
039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL 
049 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PATRIMÔNIO 
059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E 
FINANÇAS 
069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À 
DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 
079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A 
COMUNICAÇÕES 
 
Cabe ressaltar que, de acordo com as necessidades, os 
órgãos poderão desenvolver os grupos e subgrupos referentes 
a outros assuntos. Os itens criados, bem como sua 
temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados à 
instituição arquivística pública na sua respectiva esfera de 
competência para aprovação. 
 
CLASSE 900 – ASSUNTOS DIVERSOS 
Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico 
que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas 
pelo órgão. 
 
A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. 
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE 
PALESTRAS. MESAS REDONDAS 
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. 
CONCURSOS. FESTAS 
940 – VISITAS E VISITANTES 
950 – (vaga) 
960 – (vaga) 
970 – (vaga) 
980 – (vaga) 
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 
 
910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS 
Incluem-se nesta subclasse documentos referentes à 
organização de solenidades, comemorações, homenagens, 
bem como aos discursos e palestras proferidas por dirigentes, 
servidores ou convidados. 
 
920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. 
SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE 
PALESTRAS. MESAS REDONDAS 
Classificam-se os documentos referentes a eventos, 
promovidos ou não pelo órgão. 
 
930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. 
CONCURSOS. FESTAS 
Incluem-se nesta subclasse os documentos relativos a 
eventos promocionais, do órgão ou de outras instituições, bem 
como material de divulgação. 
 
940 – VISITAS E VISITANTES 
Classificam-se os documentos referentes a solicitações de 
visitas, orientação e assessoramento a visitantes. 
 
950 a 980 – (VAGAS) 
Estas subclasses mantêm-se vagas para possíveis 
expansões e inserção de documentos referentes a ASSUNTOS 
DIVERSOS. 
 
990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 
Incluem-se nesta subclasse documentos de caráter 
genérico, tais como pedidos e cartas de apresentação e 
recomendação; comunicações de posse, endereço e 
afastamento; convites; felicitações e congratulações; 
protestos, reivindicações e oferecimentos diversos. 
 
Aplicação do Código de Classificação de Documentos 
de Arquivo 
 
A classificação é uma das atividades do processo de gestão 
de documentos arquivísticos, o qual inclui procedimentos e 
rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e 
agilidade no gerenciamento e controle das informações. 
Desta forma, para que o Código de classificação de 
documentos de arquivo possa ser aplicado eficientemente, 
apresentam-se, a seguir, as operações e rotinas para 
classificação e arquivamento de documentos. 
 
Classificação e Arquivamento de Documentos 
 
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, 
de acordo com as seguintes operações. 
 
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim 
de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as 
referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência 
cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do 
documento se refere a dois ou mais assuntos. 
b) CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código 
correspondente ao assunto de que trata o documento. 
 
Rotinas Correspondentes Às Operações De Classificação 
1. Receber o documento para classificação; 
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e 
o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo; 
3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificaçãode 
documentos de arquivo, utilizando o índice, quando 
necessário; 
4. Anotar o código na primeira folha do documento; 
5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos 
secundários. 
OBS: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) 
deverá(ão) receber a anotação do(s) código(s) 
correspondente(s). 
 
Arquivamento 
 
Uma vez classificado e tramitado, o documento deverá ser 
arquivado, obedecendo às seguintes operações: 
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para 
verificar se o(s) mesmo(s) se destina(m) realmente ao 
arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação 
atribuída será mantida ou alterada. 
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos 
classificados sob um mesmo assunto. A ordenação tem por 
objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a possibilidade 
de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente, será 
possível manter reunidos todos os documentos referentes a 
um mesmo assunto, organizando-os previamente para o 
arquivamento. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 14 
Após a ordenação, os documentos classificados sob o 
mesmo código formarão dossiês acondicionados em capas 
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos 
processos e volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo 
(código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa, órgão, firma 
ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua 
identificação. Os dossiês, processos e volumes serão 
arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com 
suas dimensões. Esta operação possibilita: 
– racionalizar o arquivamento, uma vez que numa mesma 
pasta poderão ser arquivados vários dossiês correspondentes 
ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de 
pastas. 
 
Exemplo: 
 
Pasta: 061 – PRODUÇÃO EDITORIAL 
 
Dossiês: 061.1 – EDITORAÇÃO. PROGRAMAÇÃO 
VISUAL 
 061.2 – DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. 
DIVULGAÇÃO 
 
– organizar internamente cada pasta, separando os 
documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, 
sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que 
relativos a um mesmo assunto. 
 
Exemplo: 
 
Pasta: 021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO 
 
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame 
e título de concurso, ordenados alfabeticamente. 
 
c) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no 
local devido (pasta suspensa, prateleira, caixa), de acordo com 
a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois 
um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, 
sem possibilidades de recuperação quando solicitado 
posteriormente. 
 
Rotinas Correspondentes às Operações de 
Arquivamento 
 
1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que 
tratam do mesmo assunto); 
2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem 
cronológica decrescente, sendo o documento com data mais 
recente em primeiro lugar e assim sucessivamente; 
3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, 
de acordo com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, 
geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência 
de cópias, eliminando-as. Caso o original não exista, manter 
uma única cópia; 
4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas 
apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos 
processos e volumes que, embora inseridos nas pastas 
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 
5. Arquivar os documentos nos locais devidos, 
identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas 
e caixas; 
6. Manter reunida a documentação seriada, como por 
exemplo boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o 
registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta 
suspensa, no assunto correspondente, repetindo a operação 
sempre que chegar um novo número. 
 
 
 
d) RETIRADA E CONTROLE (EMPRÉSTIMO): esta operação 
ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são 
retirados do arquivo para: 
– emprestar aos usuários; 
– prestar informações; 
– efetuar uma juntada. 
 
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado 
por meio do recibo de empréstimo (ver item 2.3), no qual são 
registradas informações sobre processos, dossiês ou outros 
documentos retirados, além do setor, nome, assinatura do 
servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data 
da devolução do documento. O recibo de empréstimo tem 
como finalidade controlar o prazo para devolução do 
documento e servir como indicador de sua frequência de uso, 
fator determinante para o estabelecimento dos prazos para 
sua transferência e recolhimento. 
Por meio desse controle é possível informar com precisão 
e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s). 
O recibo de empréstimo é preenchido em duas vias, sendo: 
– 1ª via: tal como guia-fora substitui o documento na pasta 
de onde foi retirado, devendo ser eliminada quando da 
devolução do documento; 
– 2ª via: arquivada em fichário à parte, em ordem 
cronológica, para controle e cobrança, quando vencido o prazo 
de devolução. 
 
Preservação 
 
Os documentos arquivísticos têm que se manter acessíveis 
e utilizáveis por todo o tempo que se fizer necessário, 
garantindo-se sua longevidade, funcionalidade e acesso 
contínuo. Deverão ser asseguradas as características dos 
documentos – tais como autenticidade e acessibilidade - pela 
adoção de estratégias institucionais e técnicas proativas de 
criação e de preservação, que garantam a sua perenidade. 
Essas estratégias são estabelecidas por uma política de 
preservação. 
Tradicionalmente a preservação de documentos 
arquivísticos se concentra na obtenção da estabilidade do 
suporte da informação. Nos documentos convencionais, o 
conteúdo e o suporte estão intrinsecamente ligados, dessa 
forma a manutenção do suporte garante a preservação do 
documento. De forma distinta, nos documentos digitais, o foco 
da preservação é a manutenção do acesso, que pode implicar 
na mudança de suporte e formatos, bem como na atualização 
do ambiente tecnológico. A fragilidade do suporte digital e a 
obsolescência tecnológica de hardware, software e formato 
exigem essas intervenções periódicas. 
As estratégias de preservação para os documentos 
arquivísticos devem ser selecionadas com base na sua 
capacidade de manter as características dos documentos e na 
avaliação custo-benefício. Podem incluir monitoramento e 
controle ambiental, restrições de acesso, cuidados no seu 
manuseio direto e obtenção de suportes e materiais mais 
duráveis (papel, tinta, disco óptico, fita magnética, etc). No 
caso específico dos documentos digitais, essas estratégias 
incluem a prevenção da obsolescência tecnológica e de danos 
físicos ao suporte, por meio de procedimentos de migração 
como rejuvenescimento (refreshing) e conversão. 
Outras técnicas utilizadas na preservação de documentos 
digitais são: emulação, encapsulamento e preservação da 
tecnologia. A adoção de formatos digitais abertos se configura 
adicionalmente como medida de preservação recomendável e 
necessária. Qualquer que seja a estratégia de preservação 
adotada, há que se documentar os procedimentos e as 
estruturas de metadados. 
O desenvolvimento de novas tecnologias pode tornar 
disponíveis outros procedimentos para preservar documentos 
digitais por longos períodos. As estratégias de preservação de 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 15 
documentos digitais e dos respectivos metadados devem ser 
formulados e integrados ao SIGAD desde a fase de elaboração 
do projeto desse sistema. Só assim será possível garantir o uso 
e acesso aos documentos digitais durante todo o período 
previsto para sua guarda. 
 
Questões 
 
01. A seguir temos a representação de uma pequena parte 
de uma Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos 
sem os títulos de cada coluna: 
 
 I II III 
Serviço 
telefônico 
074 2 anos Eliminaç
ão 
Listas 
telefônicas 
internas 
074.
2 
Enquan
to vigora 
Eliminaç
ão 
Ações 
judiciais 
091 De 5 a 
95 anos 
Guardapermanente 
Solenidad
es 
910 1 ano Eliminaç
ão 
 
As colunas I, II e III correspondem respectivamente, a: 
(A) espécie documental, prazos de guarda e observação. 
(B) assunto, código de classificação e prazos de guarda. 
(C) plano de classificação, observação e prazos de guarda. 
(D) código de classificação, prazos de guarda e destinação 
final. 
(E) número do documento, ciclo documental e controle. 
 
02. Ao organizar e arquivar uma série de documentos, 
ordenados por nome, assunto ou local, o sistema de 
classificação utilizado será: 
(A) alfabético. 
(B) alfanumérico. 
(C) cronológico. 
(D) geográfico. 
(E) numérico. 
 
03. Com relação ao campo teórico da arquivologia, assinale 
a alternativa correta. 
(A) A arquivologia estuda as funções dos serviços ou 
instituições de arquivo e os princípios e as técnicas a serem 
observados no tratamento e na disponibilidade dos acervos 
arquivísticos. 
(B) As três idades documentais podem ser denominadas 
de corrente, semiativa e informativa. 
(C) O ramo da arquivologia que estuda acervos de 
documentos ancestrais é adjetivado de arqueológico. 
(D) A arquiví́stica é a técnica e a arquivologia, a cie ncia, 
segundo a visão difundida pelo Arquivo Nacional. 
(E) O triplo objeto da arquivologia é o fundo arquivístico, o 
arquivista e a instituição arquivística. 
 
04. O termo que melhor caracteriza o que são as massas 
documentais acumuladas é o arquivo 
(A) corrente. 
(B) intermediário. 
(C) permanente. 
(D) inativo. 
(E) morto. 
 
05. No Brasil, atualmente o órgão responsável pelo 
depósito legal de publicações no Brasil é o (a) 
(A) Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e 
Tecnologia (IBICT). 
 
6 Palácio do Planalto. Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Disponível em: 
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. 
(B) Biblioteca Nacional (BN). 
(C) Agência Bibliográfica Nacional (ABN). 
(D) Associação Brasileira de Normas Técnica (ABNT). 
(E) Instituto Nacional do Livro (INL). 
 
Respostas 
 
01. D / 02. A / 03. A / 04. E / 05. B” 
 
 
 
Gestão de documentos 
 
A gestão de documentos é um processo essencial no 
andamento da organização. É necessário estabelecer uma 
série de práticas que garanta a organização e preservação de 
arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar 
informações e preservar a memória dos arquivos. 
O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à 
empresa ter um maior controle sobre as informações que 
produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os 
documentos são guardados, desenvolver as atividades com 
maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos 
clientes. 
De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159/91, referente à 
política nacional de arquivos públicos e privados, é 
considerado gestão de documentos “o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente”6. 
 
A gestão ocorre nas fases: corrente e intermediária, 
atuando na: 
- Produção; 
- Avaliação; 
- Uso; 
- Tramitação; 
- Arquivamento. 
 
Objetivos da Gestão de Documentos 
- Possibilitar a produção, administração, controle e 
manutenção do conjunto documental de forma racional, 
econômica e eficiente; 
- Viabilizar a recuperação da informação através de 
ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização 
e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão; 
- Preservar a memória institucional; 
- Otimizar o uso da informação independente da natureza 
do suporte. 
 
Organização e administração de arquivos 
Os resultados satisfatórios de uma eficiente organização e 
administração de arquivos de qualquer organismo/instituição 
estão diretamente relacionados ao emprego indispensável de: 
- política interna que reconheça a importância do arquivo 
na estrutura da empresa; 
- ferramentas apropriadas; 
- redução do tempo de arquivamento; 
- profissionais qualificados; 
- instrumentos de controle e monitoramento do 
armazenamento e tráfego documental e; 
- instalações físicas apropriadas, compatíveis com o acervo 
documental. 
2.2. Gestão de Documentos. 
Abadio
Destacar
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 16 
Objetivos: 
- redução de custos com a administração e manutenção do 
acervo; 
- padronização dos sistemas e métodos de arquivamento; 
- aproveitamento adequado e ganho de espaço físico; 
- maior controle da massa documental; 
- sigilo das informações; 
- preservação e conservação dos documentos; 
- recuperação rápida e eficiente das informações. 
 
Para Marilena Leite Paes, a organização e administração de 
arquivos compreendem 4 etapas, são elas: 
 
1º) Levantamento de dados 
Pressupõe o conhecimento da estrutura da organização e a 
coleta de informações a respeito: 
 
• Do funcionamento dos órgãos internos; 
• Do trâmite documental; 
• Dos sistemas e métodos de arquivamento utilizados; 
• Da entrada e expedição de documentos; 
• Do manuseio, acondicionamento e armazenamento dos 
arquivos; 
• Da disponibilização do acervo mediante consulta e 
empréstimo; 
• Do gênero e espécie dos documentos existentes; 
• Do volume dos documentos arquivados; 
• Da tecnologia empregada na reprodução e conservação 
dos documentos; 
• Das normas e legislação arquivística empregadas na 
instituição etc. 
 
2º) Análise dos dados coletados 
Faz-se um diagnóstico de arquivo, ou seja, a análise de toda 
documentação de arquivo, identificando falhas e fatores que 
contribuem para o mau funcionamento do arquivo. 
 
3º) Planejamento Etapa que compreende a elaboração 
de um plano de arquivo (plano arquivístico) levando-se 
em consideração: 
• As instituições físicas e equipamentos empregados; 
• Elaboração de um projeto de arquivo; 
• Os recursos humanos e financeiros; 
• Os sistemas e métodos de arquivamento que serão 
utilizados; 
• O lugar ocupado pelo arquivo no organograma da 
instituição, etc. 
 
4º) Implantação e acompanhamento 
Finalizando o processo de organização e administração de 
arquivos, é a etapa responsável pela execução do que foi 
planejado, nessa fase: 
• Leva-se ao conhecimento do corpo administrativo e 
operacional da instituição a necessidade de se adequar aos 
novos procedimentos referentes ao manuseio/trato de 
documentos desde a sua criação/recepção até a 
eliminação/descarte; 
• Qualificam-se, através de cursos e treinamentos, pessoas 
que lidam, direta ou indiretamente, com os arquivos; 
• Acompanha-se periodicamente a implementação e 
execução do planejamento; 
• Por fim, elabora-se o manual de arquivo, respeitando a 
legislação pertinente e as necessidades da instituição. 
 
 
 
 
 
7 PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 
2004. p. 53-60. 
Questões 
 
01. O processo administrativo que permite analisar e 
controlar sistematicamente, ao longo de seu ciclo de vida, a 
informação registrada que se produz, recebe, mantém ou 
utiliza uma organização, em consonância com sua missão, 
objetivos e operações, denomina-se 
(A) Gestão da Informação. 
(B) Gestão de Depósito. 
(C) Gestão do Conhecimento. 
(D) Gênero Documental. 
(E) Gestão de Documentos. 
 
02. Em relação a gestão de documentos na esfera pública, 
julgue os itens subsequentes. A fase de utilização refere-se às 
atividades de controle, organização e acesso a documentos em 
fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e 
descarte de documentos e informações. 
(...) Certo 
(...) Errado 
 
03. No que se refere à gestão de documentos, julgue os 
itens a seguir. São três as fases de um programa de gestão de 
documentos: implantação, armazenamento e eliminação. 
(...) Certo 
(...) Errado 
 
04. A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases 
de: 
(A) produção e destinação 
(B) emulação e migração; 
(C) conservaçãoe restauração; 
(D) eliminação e preservação; 
(E) criação e aquisição. 
 
Respostas 
 
01: E / 02: ERRADO / 03: ERRADO / 04: A. 
 
 
 
Prezado candidato(a), ressaltamos que os instrumentos 
de Gestão de Documentos são os seguintes: o Código de 
Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de 
Documentos de Arquivo. Logo, destacamos que estes 
assuntos são devidamente abordados no tópico 2.1. 
Conceitos Fundamentais de Arquivologia. 
 
 
 
PROTOCOLO.7 
 
Antes de qualquer coisa, apresentaremos os conceitos de 
gestão documental e protocolo, que serão de grande 
importância para uma melhor compreensão do tema proposto. 
 
“Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, 
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e 
SENAC. D. N. Técnicas de arquivo e protocolo. Rio de Janeiro: Senac, 1999. 
p. 37-44. 
2.3. Instrumentos de 
Gestão de Documentos. 
2.4. Protocolo. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 17 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a 
guarda permanente” (Lei Federal nº 8.159, de 8-1-1991). 
 
A gestão de arquivos é um processo essencial no 
andamento da organização. É necessário estabelecer uma 
série de práticas que garanta a organização e preservação de 
arquivos, para que a empresa possa tomar decisões, recuperar 
informações e preservar a memória dos arquivos. 
 
O gerenciamento de documentos arquivísticos assegura à 
empresa ter um maior controle sobre as informações que 
produzem e/ou recebem, racionalizar o layout onde os 
documentos são guardados, desenvolver as atividades com 
maior rapidez e eficiência e melhorar o atendimento aos 
clientes. 
 
Protocolo é a denominação geralmente atribuída a setores 
encarregados do recebimento, registro, distribuição e 
movimentação dos documentos em curso; denominação 
atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; 
Livro de registro de documentos recebidos e/ou 
expedidos. (PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 
3.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2004. p. 27). 
 
É de conhecimento comum o grande avanço que a 
humanidade teve nos últimos anos. Dentre tais avanços, 
incluem-se as áreas que vão desde a política até a tecnológica. 
Tais avanços contribuíram para o aumento da produção de 
documentos. Cabe ressaltar que tal aumento teve sua 
importância para a área da arquivística, no sentido de ter 
despertado nas pessoas a importância dos arquivos. 
Entretanto, seja por descaso ou mesmo por falta de 
conhecimento, a acumulação de massas documentais 
desnecessárias foi um problema que foi surgindo. Essas 
massas acabam por inviabilizar que os arquivos cumpram suas 
funções fundamentais. Para tentar sanar esse e 
outros problemas, que é recomendável o uso de um sistema de 
protocolo. 
Durante a sua tramitação, os arquivos correntes podem 
exercer funções de protocolo (recebimento, registro, 
distribuição, movimentação e expedição de documentos), daí a 
denominação comum de alguns órgãos como Protocolo e 
Arquivo. E é neste ponto que os problemas têm seu início. 
Geralmente, as pessoas que lidam com o recebimento de 
documentos não sabem, ou mesmo não foram orientadas 
sobre como proceder para o documento cumpra a sua função 
na instituição. Para que este problema inicial seja resolvido, a 
implantação de um sistema de base de dados, de preferência 
simples e descentralizado, permitindo que, tão logo cheguem 
às instituições, os documentos fossem registrados, pelas 
devidas pessoas, no seu próprio setor de trabalho seria uma 
ótima alternativa. Tal ação diminuiria o montante de 
documentos que chegam as instituições, cumprem suas 
funções, mas sequer tiveram sua tramitação ou destinação 
registrada. 
Algumas rotinas devem ser adotadas no registro 
documental, afim de que não se perca o controle, bem como 
surjam problemas que facilmente poderiam ser evitados 
(como o preenchimento do campo Assunto, de muita 
importância, mas que na maioria das vezes é feito de forma 
errônea). 
 
Recebimento: 
Principais atividades: recebe o documento; separa os 
documentos (oficial do particular, ostensivo do sigiloso); 
encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular 
aos determinados destinatários; interpreta e classifica os 
documentos ostensivos; encaminha os documentos ao setor de 
registro e movimentação. 
 
Dentre as recomendações de recebimento e 
registro, destaca-se: 
-Receber as correspondências, separando as de caráter 
oficial da de caráter particular, distribuindo as de caráter 
particular a seus destinatários. 
Após essa etapa, os documentos devem seguir seu curso, a 
fim de cumprirem suas funções. 
 
Para que isto ocorra, devem ser distribuídos e classificados 
da forma correta, ou seja, chegar ao seu destinatário. Para isto, 
recomenda-se: 
-Separar as correspondências de caráter ostensivo das de 
caráter sigiloso, encaminhado as de caráter sigiloso aos seus 
respectivos destinatários; 
-Tomar conhecimento das correspondências de caráter 
ostensivos por meio da leitura, requisitando a existência de 
antecedentes, se existirem; 
-Classificar o documento de acordo com o método da 
instituição; carimbando-o em seguida; 
-Elaborar um resumo e encaminhar os documentos ao 
protocolo. 
-Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anexando a 
segunda via da ficha ao documento; 
-Rearquivar as fichas de procedência e assunto, agora com 
os dados das fichas de protocolo; 
-Arquivar as fichas de protocolo. 
 
A tramitação de um documento dentro de uma instituição 
depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da 
forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do 
protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, 
como data de entrada, setores por que já passou, enfim, 
acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da 
instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, 
acelerando assim, processos que anteriormente encontravam 
dificuldades, como a não localização de documentos, não se 
podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por 
exemplo. 
Nenhuma correspondência oficial recebida poderá 
permanecer sem tramitação no Protocolo-Geral e no 
Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as 
recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados e pontos 
facultativos. Todo documento deverá ter sua tramitação 
registrada em sistema informatizado, sendo VEDADA a 
tramitação informal. A tramitação de documentos será 
efetuada de forma descentralizada, sendo a última unidade 
organizacional, detentora do documento, responsável por dar 
continuidade à tramitação no sistema informatizado. 
Após cumprirem suas respectivas funções, os documentos 
devem ter seu destino decidido, seja este a sua eliminação ou 
recolhimento. 
É nesta etapa que a expedição de documentos torna-se 
importante, pois por meio dela, fica mais fácil fazer uma 
avaliação do documento, podendo-se assim decidir de uma 
forma mais confiável, o destino do documento. 
A expedição trata-se da saída da correspondência e demais 
documentos de uma instituição, a qual envolve procedimentos 
inerentes às rotinas da expedição de documentos 
 
Dentre as recomendações com relação a expedição de 
documentos, destacam-se: 
-Receber a correspondência, verificando a falta de anexos 
e completando dados; 
-Separar as cópias, expedindo o original; 
-Encaminhar as cópias ao Arquivo. 
 
É válido ressaltar que as rotinas acima descritas não valem 
como regras, visto que cada instituição possui suas tipologias 
documentais, seus métodos de classificação, enfim, surgem 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 18 
situações diversas. Servem apenas como exemplos para a 
elaboração de rotinas em cada instituição. 
Após a discussão das vantagens de implantação de um 
sistema de protocolo, cabe avaliar as desvantagens do uso 
deste sistema, se feito de forma errônea. 
Em um primeiro momento, deve-se pensar num sistema 
simples de inserção de dados,que venha a atender as 
necessidades da empresa. Contudo, é essencial que as pessoas 
que trabalham diretamente com o recebimento e registro de 
documentos, recebam um treinamento adequado, para que 
possam executar essa tarefa da forma correta, visto que, se 
feita da forma errada, todo o trâmite do documento pode ser 
comprometido. Deve-se esquecer a ideia de que basta inserir 
dados e números num sistema, que todos os problemas serão 
resolvidos. 
A própria conscientização dos funcionários, no sentido de 
que, se organizados e devidamente registrados, as tarefas que 
necessitam do uso de documentos se tornarão mais fáceis para 
todos que venham a executá-las, proporcionado assim um 
melhor rendimento de todo o pessoal. Portanto, fica claro que 
o protocolo pode ser uma saída para os problemas mais 
comuns de tramitação documental, desde que utilizado da 
forma correta. Do contrário, a implantação deste sistema pode 
ocasionar outros problemas, talvez de cunho ainda maior. 
Diante do quadro exposto, fica mais fácil entender porque 
as grandes instituições optam por um sistema de protocolo. 
Independente do tamanho da instituição, a ideia da 
implantação de um sistema de protocolo é válida, desde que 
algumas ações sejam tomadas no sentido de colaborar para 
que este sistema atenda às necessidades para que foi 
criado. Esperamos que tenha ficado claro que de nada adianta 
apenas idealizar e implantar um sistema de protocolo se não 
houver uma colaboração instituição / funcionários. 
É um procedimento relativamente simples, se comparado 
as facilidades que pode trazer. Fica ainda a ideia que não se 
deve parar os estudos sobre tal assunto, visto que os suportes 
estão sempre em transformação, necessitando assim de 
melhores condições na manutenção destes. 
 
Questões 
 
01. De acordo com a doutrina sobre o tema Gestão de 
Documentos, o Protocolo Geral de uma Agência deve executar 
as seguintes rotinas: 
 
I. verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não 
à Agência; em caso negativo, devolverá a correspondência ao 
remetente, apondo carimbo apropriado e identificando o 
motivo da devolução. 
II. registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior 
direito do original e da cópia do interessado, quando houver, a 
data, hora e assinatura do recebedor. 
III. separar a correspondência institucional da particular. 
IV. distribuir a correspondência pública diretamente, e a 
correspondência particular mediatamente ao destinatário. 
V. registrar em sistema e encaminhar a correspondência 
institucional ao Processamento Técnico. 
É correto o que está contido em: 
(A) I e IV, apenas. 
(B) III, apenas. 
(C) II e V, apenas. 
(D) I, II, III e V, apenas. 
(E) I, III e IV, apenas. 
 
02. Sobre o assunto Distribuição e Tramitação de 
Correspondências, marque V para verdadeiro ou F para falso 
e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência 
correta. 
(...) Nenhuma correspondência oficial recebida poderá 
permanecer sem tramitação no Protocolo Geral e no 
Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as 
recebidas às sextas-feiras, vésperas de feriados e ponto 
facultativos. 
(...) Todo documento deverá ter sua tramitação registrada 
em sistema informatizado, sendo aceita à tramitação informal 
em casos apropriados. 
(...) A tramitação de documentos será efetuada de forma 
descentralizada, sendo a última unidade organizacional, 
detentora do documento, responsável por dar continuidade à 
tramitação no sistema informatizado. 
(...) Para efetivo controle dos documentos, a tramitação 
ocorrerá sempre por intermédio dos responsáveis pelos 
Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e 
a distribuição dentro das unidades organizacionais. 
(...) Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo 
Setorial deve verificar se este já está cadastrado e tramitado 
no sistema; caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-
Geral seu cadastramento e tramitação. 
(A) F/ V/ V/ F/ F 
(B) V/ F/ V/ V/ V 
(C) V/ V/ V/ F/ F 
(D) F/ /F/ F/ V/ F 
(E) V/ F/ F/ F/ V 
 
03. Ao receber os documentos para expedição, o 
Protocolo- Geral não deverá proceder da seguinte forma: 
 
(A) verificar se as correspondências recebidas coincidem 
com o controle de expedição efetuado no sistema pela unidade 
organizacional. 
(B) conferir o endereçamento. 
(C) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa 
Brasileira de Correios e Telégrafos, quando necessário. 
(D) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo 
com as necessidades. 
(E) expedir correspondência de caráter particular com 
especial atenção. 
 
Respostas 
 
01: D / 02: B / 03: E 
 
 
 
Caro(a) Candidato(a) apresentaremos neste tópico as 
leis mais exigidas nos concursos públicos, caso tenha 
interesse em estudar todo o conteúdo pertinente a 
legislação arquivística acesse: 
http://www.conarq.gov.br/legislacao/coletanea-da-
legislacao.html 
 
LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 
 
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá 
outras providências. 
 
Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a 
microfilmagem de documentos particulares e oficiais 
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais. 
§1° Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as 
certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas 
diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos em 
juízos ou fora dele. 
§2° Os documentos microfilmados poderão, a critério da 
autoridade competente, ser eliminados por incineração, 
destruição mecânica ou por outro processo adequado que 
assegure a sua desintegração. 
2.5. Legislação Arquivística. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 19 
§3° A incineração dos documentos microfilmados ou sua 
transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de 
termo, por autoridade competente, em livro próprio. 
§4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem 
ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada 
sua saída sob qualquer pretexto. 
§5° A eliminação ou transferência para outro local dos 
documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de 
termo em livro próprio pela autoridade competente. 
§6° Os originais dos documentos ainda em trânsito, 
microfilmados não poderão ser eliminados antes de ser 
arquivados. 
§7° Quando houver conveniência, ou por medida de 
segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados 
documentos ainda não arquivados desde que autorizados por 
autoridade competente. 
 
Art. 2° Os documentos de valor histórico não deverão ser 
eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da 
repartição detentora dos mesmos. 
 
Art. 3° O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 
(noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades 
competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para 
a autenticação de traslados e certidões originais de 
microfilmagem de documentos oficiais. 
§1° O decreto de regulamentação determinará, igualmente, 
quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para 
efetuarem a microfilmagem de documentos particulares bem 
como os requisitos que a microfilmagem realizada, por aqueles 
cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem 
autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos em juízos 
ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e 
certidões originárias. 
§2° Prescreverá também o decreto as condições que os 
cartórios competentes terão de cumprir para autenticação de 
reproduções realizados por particulares, para produzir efeitos 
jurídicos com a terceiros. 
 
Art. 4° É dispensável o reconhecimento da firma da 
autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, 
para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões 
originais de microfilmes. 
 
Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. 
 
Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário. 
 
Brasília, 8 de maio de 1968; 147° da Independência e 80° 
da República. 
 
LEI Nº 5.471, DE 09 DE JULHO DE 1968 
 
Dispõesobre a Exportação de Livros Antigos e Conjuntos 
Bibliográficos Brasileiros. 
 
Art. 1º Fica proibida, sob qualquer forma, a exportação de 
bibliotecas e acervos documentais constituídos de obras 
brasileiras ou sobre o Brasil, editadas nos séculos XVI a XIX. 
Parágrafo único. Inclui-se, igualmente, nesta proibição a 
exportação de: 
a) obras e documentos compreendidos no presente artigo 
que, por desmembramento dos conjuntos bibliográficos, ou 
isoladamente, hajam sido vendidos; 
b) coleções de periódicos que já tenham mais de dez anos 
de publicados, bem como quaisquer originais e cópias antigas 
de partituras musicais. 
 
Art. 2º Poderá ser permitida, para fins de interesse 
cultural, a juízo da autoridade federal competente, a saída 
temporária, do País, de obras raras atingidas no art. 1º e seu 
parágrafo único. 
 
Art. 3º A infringência destas disposições será punida na 
forma da lei, devendo ser efetivadas pela autoridade 
competente as apreensões dela decorrentes. 
Parágrafo único. A destinação dos bens apreendidos será 
feita em proveito do patrimônio público, após audiência do 
Conselho Federal de Cultura. 
 
Art. 4º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação e 
será regulamentada dentro de 60 (sessenta) dias. 
 
Art. 5º Revogam-se as disposições em contrário. 
Brasília, 9 de julho de 1968; 147º da Independência e 80º 
da República. 
A. COSTA E SILVA 
Tarso Dutra 
 
LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 
 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e 
privados e dá outras providências. 
 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
 
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a 
proteção especial a documentos de arquivos, como 
instrumento de apoio à administração, à cultura, ao 
desenvolvimento científico e como elementos de prova e 
informação. 
 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os 
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos 
públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, 
em decorrência do exercício de atividades específicas, bem 
como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da 
informação ou a natureza dos documentos. 
 
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de 
procedimentos e operações técnicas referentes à sua 
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase 
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente. 
 
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos 
informações de seu interesse particular ou de interesse 
coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que 
serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, 
ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança 
da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da 
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das 
pessoas. 
 
Art. 5º A administração pública franqueará a consulta aos 
documentos públicos na forma da Lei. 
 
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano 
material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem 
prejuízo das ações penal, civil e administrativa. 
 
CAPÍTULO II 
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas 
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do 
Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções 
administrativas, legislativas e judiciárias. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 20 
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por 
entidades privadas encarregadas da gestão de serviços 
públicos no exercício de suas atividades. 
§ 2º A cessação de atividade de instituições públicas e de 
caráter público implica o recolhimento de sua documentação 
à instituição arquivística pública ou a sua transferência à 
instituição sucessora. 
 
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como 
correntes, intermediários e permanentes. 
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em 
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto 
de consultas frequentes 
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles 
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por 
razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente. 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de 
documentos de valor histórico, probatório e informativo que 
devem ser definitivamente preservados. 
 
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por 
instituições públicas e de caráter público será realizada 
mediante autorização da instituição arquivística pública, na 
sua específica esfera de competência. 
 
Art. 10 Os documentos de valor permanente são 
inalienáveis e imprescritíveis. 
 
CAPÍTULO III 
DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
 
Art. 11 Consideram-se arquivos privados os conjuntos de 
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 
jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
 
Art. 12 Os arquivos privados podem ser identificados pelo 
Poder Público como de interesse público e social, desde que 
sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para 
a história e desenvolvimento científico nacional. 
 
Art. 13 Os arquivos privados identificados como de 
interesse público e social não poderão ser alienados com 
dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos 
para o exterior. 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder 
Público exercerá preferência na aquisição. 
 
Art. 14 O acesso aos documentos de arquivos privados 
identificados como de interesse público e social poderá ser 
franqueado mediante autorização de seu proprietário ou 
possuidor. 
 
Art. 15 Os arquivos privados identificados como de 
interesse público e social poderão ser depositados a título 
revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. 
 
Art. 16 Os registros civis de arquivos de entidades 
religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil 
ficam identificados como de interesse público e social. 
 
CAPÍTULO IV 
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE 
INSTITUIÇÕES 
ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS 
 
Art. 17 A administração da documentação pública ou de 
caráter público compete às instituições arquivísticas federais, 
estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder 
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder 
Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os 
arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações 
Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da 
Aeronáutica. 
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, 
o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. 
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder 
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder 
Judiciário. 
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo 
e o arquivo do Poder Legislativo. 
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados 
de acordo com sua estrutura político-jurídica. 
 
Art. 18 Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o 
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo 
Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o 
acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e 
implementar a política nacional de arquivos. 
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o 
Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. 
 
Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo 
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos 
e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas 
funções, bem como preservar e facultar o acesso aos 
documentos sob sua guarda. 
 
Art. 20 Competem aos arquivos do Poder Judiciário 
Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos 
e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas 
funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios esecretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos 
documentos sob sua guarda. 
 
Art. 21 Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal 
definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos 
estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos 
documentos, observado o disposto na Constituição Federal, e 
nesta Lei. 
 
CAPÍTULO V 
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS 
 
 [Os artigos de nº 22 a 24 foram revogados pela Lei nº 
12.527, de 18 de novembro de 2011] 
 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
 
Art. 25 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e 
administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que 
desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou 
considerado como de interesse público e social. 
 
Art. 26 Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos - 
CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a 
política nacional de arquivos, como órgão central de um 
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. 
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo 
Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por 
representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, 
públicas e privadas. 
§ 2º A estrutura e funcionamento do Conselho criado neste 
artigo serão estabelecidos em regulamento. 
 
Art. 27 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. 
 
Art. 28 Revogam-se as disposições em contrário. 
Abadio
Destacar
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 21 
Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170º da Independência 
e 103º da República. 
 
LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 
 
Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos 
acervos documentais privados dos presidentes da República, 
e dá outras providências. 
 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
 
Art. 1º Os acervos documentais privados de presidentes da 
República e o acesso à sua consulta e pesquisa passam a ser 
protegidos e organizados nos termos desta Lei. 
Parágrafo Único. A participação de pessoas físicas ou 
jurídicas de direito privado detentoras de acervo presidencial, 
nos benefícios e obrigações decorrentes desta Lei, será 
voluntária e realizada mediante prévio acordo formal. 
 
Art. 2º Os documentos que constituem o acervo 
presidencial privado são na sua origem, de propriedade do 
Presidente da República, inclusive para fins de herança, 
doação ou venda. 
 
Art. 3º Os acervos documentais privados dos presidentes 
da República integram o patrimônio cultural brasileiro e são 
declarados de interesse público para os fins de aplicação do § 
1º do artigo 216 da Constituição Federal, e são sujeitos às 
seguintes restrições: 
 
“Constituição Federal 
§ 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, 
promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por 
meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e 
desapropriação, e de outras formas de acautelamento e 
preservação 
I - em caso de venda, a União terá direito de preferência; e 
II - não poderão ser alienados para o exterior sem 
manifestação expressa da União.” 
 
CAPÍTULO II 
DO SISTEMA DOS ACERVOS DOCUMENTAIS PRIVADOS 
DOS PRESIDENTES DA REPÚBLICA 
 
Art. 4º Os acervos documentais privados dos presidentes 
da República ficam organizados sob a forma de sistema que 
compreende o conjunto de medidas de providências a serem 
levadas a efeito por entidades públicas e privadas, 
coordenadas entre si, para a preservação, conservação e 
acesso aos acervos documentais privados dos presidentes da 
República, mediante expresso consentimento deles ou de seus 
sucessores. 
Parágrafo Único. O sistema atuará de forma integrada aos 
sistemas nacionais de arquivos, bibliotecas e museus. 
 
Art. 5º O sistema de acervos documentais privados dos 
presidentes da República terá participação do Arquivo 
Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC, 
Museu da República, Biblioteca Nacional, Secretaria de 
Documentação Histórica da Presidência da República e, 
mediante acordo, de outras entidades públicas e pessoas 
físicas ou jurídicas de direito privado que detenham ou tratem 
de acervos documentais presidenciais. 
 
Art. 6º O sistema de acervos documentais privados dos 
presidentes da República, através de seus participantes, terá 
como objetivo: 
 
 
I - preservar a memória presidencial como um todo num 
conjunto integrado, compreendendo os acervos privados 
arquivísticos, bibliográficos e museológicos; 
II - coordenar, no que diz respeito às tarefas de 
preservação, conservação, organização e acesso aos acervos 
presidenciais privados, as ações dos órgãos públicos de 
documentação e articulá-los com entidades privadas que 
detenham ou tratem de tais acervos; 
III - manter referencial único de informação, capaz de 
fornecer ao cidadão, de maneira uniforme e sistemática, a 
possibilidade de localizar, de ter acesso e de utilizar os 
documentos, onde quer que estejam guardados, seja em 
entidades públicas, em instituições privadas ou com 
particulares, tanto na capital federal como na região de origem 
do presidente ou nas demais regiões do País; 
IV - propor metodologia, técnicas e tecnologias para 
identificação, referência, preservação, conservação, 
organização e difusão da documentação presidencial privada; 
e 
V - conceituar e compatibilizar as informações referentes à 
documentação dos acervos privados presidenciais aos 
documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos de 
caráter público. 
Parágrafo Único. O acesso a documentos sigilosos fica 
sujeito aos dispositivos legais que regulam a segurança do 
Estado. 
 
Art. 7º O sistema de acervos documentais privados dos 
presidentes da República será coordenado pela Comissão de 
Memória dos Presidentes da República, que atuará em caráter 
permanente junto ao Gabinete Pessoal do Presidente da 
República. 
§ 1º A Comissão será composta pelos titulares do Arquivo 
Nacional, Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural - IBPC, 
Museu da República, Biblioteca Nacional, Secretaria de 
Documentação Histórica do Presidente da República, 
Departamento de Documentação da Secretaria-Geral da 
Presidência da República, como membros natos, por titulares 
de outras entidades integrantes do sistema, e por 
personalidades de notório saber e experiência em 
arquivologia, biblioteconomia e documentação em geral, 
designados por decreto do Presidente da República. 
§ 2º Além dos membros designados pelo Presidente da 
República, participarão das reuniões da Comissão, com direito 
a voz mas não a voto, os titulares de entidades ou detentores 
de acervos admitidos formalmente ao sistema. 
§ 3º A Comissão terá por Secretário-Executivo o titular da 
Secretaria de Documentação Histórica do Gabinete Pessoal do 
Presidente da República. 
§ 4º A Comissão poderá delegar poderes a subcomissões, 
que atuarão junto ao Secretário-Executivo. 
§ 5º A Organização e o funcionamento da Comissão serão 
regulados através de seu regimento interno. 
§ 6º A participação na Comissão Memória dos Presidentes 
da República será considerada de natureza relevante e não 
remunerada. 
§ 7º A Secretaria-Geral da Presidência da República e o 
Gabinete Militar da Presidência da República prestarão apoio 
administrativo à Comissão. 
§ 8º As despesas relativas a transporte e a hospedagem dos 
membros da Comissão serão efetuadas na forma do disposto 
no artigo 17 desta Lei. 
 
Art. 8º Compete à Comissão Memória dos Presidentes da 
República: 
I - estabelecer política de proteção aos acervos 
presidenciais privados; 
II - assessorar o Presidente da República nos assuntos 
referentes à sua documentação; 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 22 
III - opinar sobre os projetos suscitados por mantenedores 
de acervos para fins de concessão de apoio técnico, humano e 
financeiro; 
IV - opinar sobre a celebração de convênios entre 
mantenedores de acervos e entidades públicas, e fiscalizar sua 
execução; 
V - apoiar, com recursos técnicos e financeiros, a 
preservação, conservação, organização e difusão dos acervos; 
VI - definiras normas básicas de conservação, organização 
e acesso necessárias à garantia da preservação dos 
documentos e suas informações; 
VII - assegurar a manutenção do inventário geral e registro 
dos acervos privados presidenciais, bem como suas condições 
de conservação, organização e acesso; 
VIII - estimular os proprietários de acervos privados a 
ampliar a divulgação de tais acervos e o acesso a eles; 
IX - manifestar-se nos casos de alienação de acervos 
presidenciais privados, em conformidade com o artigo 3º 
desta Lei; 
X - fomentar a pesquisa e a consulta a acervos, e 
recomendar providências para sua garantia; e 
XI - estimular a iniciativa privada a colaborar com os 
mantenedores de acervos, para a preservação, divulgação e 
acesso público. 
 
Art. 9º Os órgãos participantes do sistema de acervos 
documentais dos presidentes da República atuarão de forma 
articulada, cabendo, especialmente: 
I - ao Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, apoiar os 
projetos ou programas específicos de interesse do sistema, 
fornecendo os meios técnicos, financeiros e administrativos a 
instituições de documentação ou a detentores de acervos 
presidenciais privados; 
II - ao Arquivo Nacional, a orientação técnica relativa ao 
acervo arquivístico, a organização de centro de referência de 
acervos presidenciais que reúna e coloque à disposição dos 
interessados informações sobre documentos arquivísticos, 
bibliográficos e museológicos, de natureza pública ou privada, 
dos presidentes da República, e a manutenção de setor de 
arquivos privados presidenciais apto a receber doações de 
documentos dessa natureza; 
III - ao Museu da República e outros setores do Instituto 
Brasileiro do Patrimônio Cultural, a orientação técnica relativa 
ao acervo museológico; 
IV - à Biblioteca Nacional, a orientação técnica relativa ao 
acervo bibliográfico; 
V - À Secretaria de Documentação Histórica do Presidente 
da República, organizar, durante cada mandato presidencial, o 
acervo privado do Presidente, adequando-o ao estabelecido 
nesta Lei; e 
VI - à Fundação Casa de Rui Barbosa, à Fundação Joaquim 
Nabuco, aos serviços de documentação do Ministério da 
Marinha, do Ministério da Aeronáutica e do Ministério do 
Exército, ao Arquivo Histórico do Ministério das Relações 
Exteriores, às demais entidades públicas de documentação e, 
mediante acordo, às pessoas físicas ou jurídicas de direito 
privado ligadas à documentação, tais como o Centro de 
Pesquisa e Documentação da História Contemporânea da 
Fundação Getúlio Vargas, o Instituto Histórico e Geográfico 
Brasileiro e a Associação dos Arquivistas Brasileiros, as 
atividades complementares. 
 
CAPÍTULO III 
DA ORGANIZAÇÃO DO ACERVO DOCUMENTAL 
PRIVADO DO PRESIDENTE EM EXERCÍCIO 
 
Art. 10. O acervo documental do cidadão eleito Presidente 
da República será considerado presidencial a partir de sua 
diplomação, mas o acesso a ele somente se fará mediante 
expressa autorização de seu titular. 
Art. 11. Com o objetivo de organizar o acervo documental 
privado do Presidente da República em exercício, fica criada, 
como órgão integrante do Gabinete Pessoal do Presidente da 
República, a Secretaria de Documentação Histórica, à qual 
compete: 
I - coordenar e gerir a formação do acervo privado do 
Presidente da República, a partir do levantamento, 
preservação, conservação e organização dos documentos e 
informações complementares; 
II - registrar cronologicamente as atividades do Presidente 
da República e os fatos decorrentes do exercício do mandato 
presidencial; e 
III - realizar trabalhos de pesquisa histórica e documental 
relativos ao acervo, ao Presidente e à sua época 
 
Art. 12 A Secretaria de Documentação Histórica será 
dirigida por um Secretário, que exercerá a coordenação dos 
assuntos, ações e medidas referentes ao acervo documental 
privado do Presidente da República. 
Parágrafo Único. As atividades de apoio técnico e 
administrativo da Secretaria de Documentação Histórica serão 
desempenhadas por técnicos, requisitados, de acordo com a 
legislação relativa à Presidência da República, do Arquivo 
Nacional, do Instituto Brasileiro do Patrimônio Cultural, da 
Biblioteca Nacional e de outros órgãos federais de 
documentação. 
 
Art. 13 Ao final do mandato presidencial, os documentos 
tratados pela Secretaria de Documentação Histórica do 
Presidente da República serão entregues ao titular. 
Parágrafo Único. Os documentos privados não recolhidos 
pelo Presidente da República ao final do mandato terão 
destinação definida pela Comissão Memória dos Presidentes 
da República. 
 
CAPÍTULO IV 
DOS MANTENEDORES DOS ACERVOS 
 
Art. 14 As entidades, públicas ou privadas, ou as pessoas 
físicas mantenedoras de acervos documentais presidenciais 
privados, poderão solicitar dos órgãos públicos orientação ou 
assistência para a sua organização, manutenção e preservação, 
e pleitear apoio técnico e financeiro do poder público para 
projetos de fins educativos, científicos ou culturais. 
 
Art. 15 O apoio referido no artigo anterior ficará 
condicionado a que: 
I - os detentores dos acervos adiram à Política de acervos 
documentais presidenciais privados formulada pela Comissão 
dos Acervos Documentais Privados dos Presidentes da 
República e cumpram sua orientação técnica, visando ao 
atendimento à coletividade; 
II - os projetos tenham finalidade educacional, científica ou 
cultural; 
III - os acervos sejam acessíveis à consulta pública e à 
pesquisa, com exceção das restrições previstas em lei. 
§ 1º Fica assegurada a consulta ou pesquisa, para fins de 
estudo ou trabalho, de caráter técnico ou acadêmico, mediante 
solicitação fundamentada. 
§ 2º O pesquisador ficará estritamente sujeito às normas 
de acesso e às recomendações de uso estabelecidas pelo 
proprietário ou gestor. 
§ 3º Será estritamente cumprida a classificação de sigilo de 
documentos imposta pelo titular, quando do exercício do 
cargo. 
§ 4º Os documentos só poderão sofrer restrições 
adicionais de acesso, por parte do mantenedor, pelo prazo de 
até trinta anos da data de sua publicação ou, no caso de 
revelação constrangedora à honra ou à intimidade, pelo prazo 
de até cem anos da data de nascimento da pessoa mencionada. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 23 
CAPÍTULO V 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
 
Art. 16 Ocorrendo com entidade privada mantenedora de 
acervo presidencial privado a extinção prevista no artigo 22 do 
Código Civil, os documentos que o compõem serão 
transferidos para a guarda da União. 
Parágrafo Único. Não havendo no Município ou no Estado, 
no Distrito Federal ou no Território ainda não constituído em 
Estado, em que a associação teve sua sede, estabelecimento 
nas condições indicadas, o patrimônio se devolverá à Fazenda 
do Estado, à do Distrito Federal, ou à da União”. 
 
Art. 17 As despesas decorrentes desta Lei correrão à conta 
das dotações orçamentárias próprias da Presidência da 
República e dos órgãos e entidades participantes do sistema 
de acervos documentais privados dos presidentes da 
República. 
 
Art. 18 O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta 
Lei nº prazo de noventa dias. 
 
Art. 19 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. 
 
Art. 20 Revogam-se as disposições em contrário. 
 
Brasília, 30 de dezembro de 1991; 170º da Independência 
e 103º da República. 
 
LEI Nº 11.419, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2006 
 
Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera 
a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo 
Civil; e dá outras providências. 
 
Capítulo I 
Da informatização do processo judicial 
 
Art. 1º O uso de meio eletrônico na tramitação de 
processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de 
peças processuais será admitido nos termos desta Lei. 
§ 1º Aplica-se o disposto nesta Lei, indistintamente, aos 
processos civil, penal e trabalhista, bem como aos juizados 
especiais, em qualquer grau de jurisdição. 
§ 2º Para o disposto nesta Lei, considera-se: 
I - meio eletrônicoqualquer forma de armazenamento ou 
tráfego de documentos e arquivos digitais; 
II - transmissão eletrônica toda forma de comunicação a 
distância com a utilização de redes de comunicação, 
preferencialmente a rede mundial de computadores; 
III - assinatura eletrônica as seguintes formas de 
identificação inequívoca do signatário: 
a) assinatura digital baseada em certificado digital emitido 
por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de lei 
específica; 
b) mediante cadastro de usuário no Poder Judiciário, 
conforme disciplinado pelos órgãos respectivos. 
 
Art. 2º O envio de petições, de recursos e a prática de atos 
processuais em geral por meio eletrônico serão admitidos 
mediante uso de assinatura eletrônica, na forma do art. 1º 
desta Lei, sendo obrigatório o credenciamento prévio no 
Poder Judiciário, conforme disciplinado pelos órgãos 
respectivos. 
§ 1º O credenciamento no Poder Judiciário será realizado 
mediante procedimento no qual esteja assegurada a adequada 
identificação presencial do interessado. 
§ 2º Ao credenciado será atribuído registro e meio de 
acesso ao sistema, de modo a preservar o sigilo, a identificação 
e a autenticidade de suas comunicações. 
§ 3º Os órgãos do Poder Judiciário poderão criar um 
cadastro único para o credenciamento previsto neste artigo. 
 
Art. 3º Consideram-se realizados os atos processuais por 
meio eletrônico no dia e hora do seu envio ao sistema do Poder 
Judiciário, do que deverá ser fornecido protocolo eletrônico. 
Parágrafo único. Quando a petição eletrônica for enviada 
para atender prazo processual, serão consideradas 
tempestivas as transmitidas até as 24 (vinte e quatro) horas 
do seu último dia. 
 
Capítulo II 
Da comunicação eletrônica dos atos processuais 
 
Art. 4º Os tribunais poderão criar Diário da Justiça 
eletrônico, disponibilizado em sítio da rede mundial de 
computadores, para publicação de atos judiciais e 
administrativos próprios e dos órgãos a eles subordinados, 
bem como comunicações em geral. 
§ 1º O sítio e o conteúdo das publicações de que trata este 
artigo deverão ser assinados digitalmente com base em 
certificado emitido por Autoridade Certificadora credenciada 
na forma da lei específica. 
§ 2º A publicação eletrônica na forma deste artigo substitui 
qualquer outro meio e publicação oficial, para quaisquer 
efeitos legais, à exceção dos casos que, por lei, exigem 
intimação ou vista pessoal. 
§ 3º Considera-se como data da publicação o primeiro dia 
útil seguinte ao da disponibilização da informação no Diário da 
Justiça eletrônico. 
§ 4º Os prazos processuais terão início no primeiro dia útil 
que seguir ao considerado como data da publicação. 
§ 5º A criação do Diário da Justiça eletrônico deverá ser 
acompanhada de ampla divulgação, e o ato administrativo 
correspondente será publicado durante 30 (trinta) dias no 
diário oficial em uso. 
 
Art. 5º As intimações serão feitas por meio eletrônico em 
portal próprio aos que se cadastrarem na forma do art. 2º 
desta Lei, dispensando-se a publicação no órgão oficial, 
inclusive eletrônico. 
§ 1º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o 
intimando efetivar a consulta eletrônica ao teor da intimação, 
certificando-se nos autos a sua realização. 
§ 2º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a 
consulta se dê em dia não útil, a intimação será considerada 
como realizada no primeiro dia útil seguinte. 
§ 3º A consulta referida nos §§ 1º e 2º deste artigo deverá 
ser feita em até 10 (dez) dias corridos contados da data do 
envio da intimação, sob pena de considerar-se a intimação 
automaticamente realizada na data do término desse prazo. 
§ 4º Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa 
de correspondência eletrônica, comunicando o envio da 
intimação e a abertura automática do prazo processual nos 
termos do § 3º deste artigo, aos que manifestarem interesse 
por esse serviço. 
§ 5º Nos casos urgentes em que a intimação feita na forma 
deste artigo possa causar prejuízo a quaisquer das partes ou 
nos casos em que for evidenciada qualquer tentativa de burla 
ao sistema, o ato processual deverá ser realizado por outro 
meio que atinja a sua finalidade, conforme determinado pelo 
juiz. 
§ 6º As intimações feitas na forma deste artigo, inclusive da 
Fazenda Pública, serão consideradas pessoais para todos os 
efeitos legais. 
 
 
 
 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 24 
Art. 6º Observadas as formas e as cautelas do art. 5º desta 
Lei, as citações, inclusive da Fazenda Pública, excetuadas as 
dos Direitos Processuais Criminal e Infracional, poderão ser 
feitas por meio eletrônico, desde que a íntegra dos autos seja 
acessível ao citando. 
 
Art. 7º As cartas precatórias, rogatórias, de ordem e, de um 
modo geral, todas as comunicações oficiais que transitem 
entre órgãos do Poder Judiciário, bem como entre os deste e os 
dos demais Poderes, serão feitas preferentemente por meio 
eletrônico. 
 
Capítulo III 
Do processo eletrônico 
 
Art. 8º Os órgãos do Poder Judiciário poderão desenvolver 
sistemas eletrônicos de processamento de ações judiciais por 
meio de autos total ou parcialmente digitais, utilizando, 
preferencialmente, a rede mundial de computadores e acesso 
por meio de redes internas e externas. 
Parágrafo único. Todos os atos processuais do processo 
eletrônico serão assinados eletronicamente na forma 
estabelecida nesta Lei. 
 
Art. 9º No processo eletrônico, todas as citações, 
intimações e notificações, inclusive da Fazenda Pública, serão 
feitas por meio eletrônico, na forma desta Lei. 
§ 1º As citações, intimações, notificações e remessas que 
viabilizem o acesso à íntegra do processo correspondente 
serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os 
efeitos legais. 
§ 2º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio 
eletrônico para a realização de citação, intimação ou 
notificação, esses atos processuais poderão ser praticados 
segundo as regras ordinárias, digitalizando-se o documento 
físico, que deverá ser posteriormente destruído. 
 
Art. 10 A distribuição da petição inicial e a juntada da 
contestação, dos recursos e das petições em geral, todos em 
formato digital, nos autos de processo eletrônico, podem ser 
feitas diretamente pelos advogados públicos e privados, sem 
necessidade da intervenção do cartório ou secretaria judicial, 
situação em que a autuação deverá se dar de forma 
automática, fornecendo-se recibo eletrônico de protocolo. 
§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em 
determinado prazo, por meio de petição eletrônica, serão 
considerados tempestivos os efetivados até as 24 (vinte e 
quatro) horas do último dia. 
§ 2º No caso do § 1º deste artigo, se o Sistema do Poder 
Judiciário se tornar indisponível por motivo técnico, o prazo 
fica automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil 
seguinte à resolução do problema. 
§ 3º Os órgãos do Poder Judiciário deverão manter 
equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de 
computadores à disposição dos interessados para distribuição 
de peças processuais. 
 
Art. 11 Os documentos produzidos eletronicamente e 
juntados aos processos eletrônicos com garantia da origem e 
de seu signatário, na forma estabelecida nesta Lei, serão 
considerados originais para todos os efeitos legais. 
§ 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e 
juntados aos autos pelos órgãos da Justiça e seus auxiliares, 
pelo Ministério Público e seus auxiliares, pelas procuradorias, 
pelas autoridades policiais, pelas repartições públicas em 
geral e por advogados públicos e privados têm a mesma força 
probante dos originais, ressalvada a alegação motivada e 
fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de 
digitalização. 
§ 2º A arguição de falsidade do documento original será 
processada eletronicamente na forma da lei processual em 
vigor. 
§ 3º Os originais dos documentos digitalizados, 
mencionados no § 2º deste artigo, deverão ser preservadospelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença ou, 
quando admitida, até o final do prazo para interposição de 
ação rescisória. 
§ 4º (VETADO) 
§ 5ºOs documentos cuja digitalização seja tecnicamente 
inviável devido ao grande volume ou por motivo de 
ilegibilidade deverão ser apresentados ao cartório ou 
secretaria no prazo de 10 (dez) dias contados do envio de 
petição eletrônica comunicando o fato, os quais serão 
devolvidos à parte após o trânsito em julgado. 
§ 6º Os documentos digitalizados juntados em processo 
eletrônico somente estarão disponíveis para acesso por meio 
da rede externa para suas respectivas partes processuais e 
para o Ministério Público, respeitado o disposto em lei para as 
situações de sigilo e de segredo de justiça. 
 
Art. 12. A conservação dos autos do processo poderá ser 
efetuada total ou parcialmente por meio eletrônico. 
§ 1º Os autos dos processos eletrônicos deverão ser 
protegidos por meio de sistemas de segurança de acesso e 
armazenados em meio que garanta a preservação e 
integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos 
suplementares. 
§ 2º Os autos de processos eletrônicos que tiverem de ser 
remetidos a outro juízo ou instância superior que não 
disponham de sistema compatível deverão ser impressos em 
papel, autuados na forma dos arts. 166 a 168 da Lei nº 5.869, 
de 11 de janeiro de 1973 - Código de Processo Civil, ainda que 
de natureza criminal ou trabalhista, ou pertinentes a juizado 
especial. 
§ 3º No caso do § 2º deste artigo, o escrivão ou o chefe de 
secretaria certificará os autores ou a origem dos documentos 
produzidos nos autos, acrescentando, ressalvada a hipótese de 
existir segredo de justiça, a forma pela qual o banco de dados 
poderá ser acessado para aferir a autenticidade das peças e das 
respectivas assinaturas digitais. 
§ 4º Feita a autuação na forma estabelecida no § 2º deste 
artigo, o processo seguirá a tramitação legalmente 
estabelecida para os processos físicos. 
§ 5º A digitalização de autos em mídia não digital, em 
tramitação ou já arquivados, será precedida de publicação de 
editais de intimações ou da intimação pessoal das partes e de 
seus procuradores, para que, no prazo preclusivo de 30 
(trinta) dias, se manifestem sobre o desejo de manterem 
pessoalmente a guarda de algum dos documentos originais. 
Art. 13º O magistrado poderá determinar que sejam 
realizados por meio eletrônico a exibição e o envio de dados e 
de documentos necessários à instrução do processo. 
§ 1º Consideram-se cadastros públicos, para os efeitos 
deste artigo, dentre outros existentes ou que venham a ser 
criados, ainda que mantidos por concessionárias de serviço 
público ou empresas privadas, os que contenham informações 
indispensáveis ao exercício da função judicante. 
§ 2º O acesso de que trata este artigo dar-se-á por qualquer 
meio tecnológico disponível, preferentemente o de menor 
custo, considerada sua eficiência. 
§ 3º (VETADO) 
 
Capítulo IV 
Disposições gerais e finais 
 
Art. 14 Os sistemas a serem desenvolvidos pelos órgãos do 
Poder Judiciário deverão usar, preferencialmente, programas 
com código aberto, acessíveis ininterruptamente por meio da 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 25 
rede mundial de computadores, priorizando-se a sua 
padronização. 
Parágrafo único. Os sistemas devem buscar identificar os 
casos de ocorrência de prevenção, litispendência e coisa 
julgada. 
 
Art. 15 Salvo impossibilidade que comprometa o acesso à 
justiça, a parte deverá informar, ao distribuir a petição inicial 
de qualquer ação judicial, o número no cadastro de pessoas 
físicas ou jurídicas, conforme o caso, perante a Secretaria da 
Receita Federal. 
Parágrafo único. Da mesma forma, as peças de acusação 
criminais deverão ser instruídas pelos membros do Ministério 
Público ou pelas autoridades policiais com os números de 
registros dos acusados no Instituto Nacional de Identificação 
do Ministério da Justiça, se houver. 
 
Art. 16 Os livros cartorários e demais repositórios dos 
órgãos do Poder Judiciário poderão ser gerados e 
armazenados em meio totalmente eletrônico. 
 
Art. 17 (VETADO) 
 
Art. 18 Os órgãos do Poder Judiciário regulamentarão esta 
Lei, no que couber, no âmbito de suas respectivas 
competências. 
 
Art. 19 Ficam convalidados os atos processuais praticados 
por meio eletrônico até a data de publicação desta Lei, desde 
que tenham atingido sua finalidade e não tenha havido 
prejuízo para as partes. 
 
Art. 20 A Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 - Código de 
Processo Civil, passa a vigorar com as seguintes alterações: 
 
"Art. 38. ................................................................... 
Parágrafo único. A procuração pode ser assinada 
digitalmente com base em certificado emitido por Autoridade 
Certificadora credenciada, na forma da lei específica." (NR) 
 
"Art. 154. ................................................................. 
Parágrafo único. (Vetado). (VETADO) 
§ 2º Todos os atos e termos do processo podem ser 
produzidos, transmitidos, armazenados e assinados por meio 
eletrônico, na forma da lei." (NR) 
 
"Art.164. ................................................................... 
Parágrafo único. A assinatura dos juízes, em todos os graus 
de jurisdição, pode ser feita eletronicamente, na forma da lei." 
(NR) 
 
"Art. 169. ...................................................................... 
§ 1º É vedado usar abreviaturas. 
§ 2º Quando se tratar de processo total ou parcialmente 
eletrônico, os atos processuais praticados na presença do juiz 
poderão ser produzidos e armazenados de modo 
integralmente digital em arquivo eletrônico inviolável, na 
forma da lei, mediante registro em termo que será assinado 
digitalmente pelo juiz e pelo escrivão ou chefe de secretaria, 
bem como pelos advogados das partes. 
§ 3º No caso do § 2º deste artigo, eventuais contradições 
na transcrição deverão ser suscitadas oralmente no momento 
da realização do ato, sob pena de preclusão, devendo o juiz 
decidir de plano, registrando-se a alegação e a decisão no 
termo." (NR) 
 
"Art. 202. ....................................................................... 
§ 3º A carta de ordem, carta precatória ou carta rogatória 
pode ser expedida por meio eletrônico, situação em que a 
assinatura do juiz deverá ser eletrônica, na forma da lei." (NR) 
"Art. 221 ........................................................................ 
IV - por meio eletrônico, conforme regulado em lei 
própria." (NR) 
 
"Art. 237. ...................................................................... 
Parágrafo único. As intimações podem ser feitas de forma 
eletrônica, conforme regulado em lei própria." (NR) 
 
"Art. 365. ....................................................................... 
V - os extratos digitais de bancos de dados, públicos e 
privados, desde que atestado pelo seu emitente, sob as penas 
da lei, que as informações conferem com o que consta na 
origem; 
VI - as reproduções digitalizadas de qualquer documento, 
público ou particular, quando juntados aos autos pelos órgãos 
da Justiça e seus auxiliares, pelo Ministério Público e seus 
auxiliares, pelas procuradorias, pelas repartições públicas em 
geral e por advogados públicos ou privados, ressalvada a 
alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou 
durante o processo de digitalização. 
§ 1º Os originais dos documentos digitalizados, 
mencionados no inciso VI do caput deste artigo, deverão ser 
preservados pelo seu detentor até o final do prazo para 
interposição de ação rescisória. 
§ 2º Tratando-se de cópia digital de título executivo 
extrajudicial ou outro documento relevante à instrução do 
processo, o juiz poderá determinar o seu depósito em cartório 
ou secretaria." (NR) 
 
"Art. 399. ..................................................................... 
§ 1º Recebidos os autos, o juiz mandará extrair, no prazo 
máximo e improrrogável de 30 (trinta) dias, certidõesou 
reproduções fotográficas das peças indicadas pelas partes ou 
de ofício; findo o prazo, devolverá os autos à repartição de 
origem. 
§ 2º As repartições públicas poderão fornecer todos os 
documentos em meio eletrônico conforme disposto em lei, 
certificando, pelo mesmo meio, que se trata de extrato fiel do 
que consta em seu banco de dados ou do documento 
digitalizado." (NR) 
 
"Art. 417. ....................................................................... 
§ 1º O depoimento será passado para a versão datilográfica 
quando houver recurso da sentença ou noutros casos, quando 
o juiz o determinar, de ofício ou a requerimento da parte. 
§ 2º Tratando-se de processo eletrônico, observar-se-á o 
disposto nos §§ 2º e 3º do art. 169 desta Lei." (NR) 
 
"Art. 457. ....................................................................... 
§ 4º Tratando-se de processo eletrônico, observar-se-á o 
disposto nos §§ 2º e 3º do art. 169 desta Lei." (NR) 
 
"Art. 556. ....................................................................... 
Parágrafo único. Os votos, acórdãos e demais atos 
processuais podem ser registrados em arquivo eletrônico 
inviolável e assinados eletronicamente, na forma da lei, 
devendo ser impressos para juntada aos autos do processo 
quando este não for eletrônico." (NR) 
 
Art. 21. (VETADO) 
 
Art. 22. Esta Lei entra em vigor 90 (noventa) dias depois de 
sua publicação. 
 
Brasília, 19 de dezembro de 2006; 185º da Independência 
e 118º da República. 
 
 
 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 26 
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 
 
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII 
do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 
da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de 
dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 
2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; 
e dá outras providências. 
 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
 
Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem 
observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, 
com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso 
XXXIII do art. 5º no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 
216 da Constituição Federal. 
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: 
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta 
dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de 
Contas, e Judiciário e do Ministério Público; 
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas 
públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades 
controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, 
Distrito Federal e Municípios. 
 
Art. 2º Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, 
às entidades privadas sem fins lucrativos que recebam, para 
realização de ações de interesse público, recursos públicos 
diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, 
contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, 
ajustes ou outros instrumentos congêneres. 
Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as 
entidades citadas no caput refere-se à parcela dos recursos 
públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das 
prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas. 
 
Art. 3º Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se 
a assegurar o direito fundamental de acesso à informação e 
devem ser executados em conformidade com os princípios 
básicos da administração pública e com as seguintes 
diretrizes: 
I - observância da publicidade como preceito geral e do 
sigilo como exceção; 
II - divulgação de informações de interesse público, 
independentemente de solicitações; 
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela 
tecnologia da informação; 
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de 
transparência na administração pública; 
V - desenvolvimento do controle social da administração 
pública. 
 
Art. 4º Para os efeitos desta Lei, considera-se: 
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser 
utilizados para produção e transmissão de conhecimento, 
contidos em qualquer meio, suporte ou formato; 
II - documento: unidade de registro de informações, 
qualquer que seja o suporte ou formato; 
III - informação sigilosa: aquela submetida 
temporariamente à restrição de acesso público em razão de 
sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do 
Estado; 
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa 
natural identificada ou identificável; 
V - tratamento da informação: conjunto de ações 
referentes à produção, recepção, classificação, utilização, 
acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, 
arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, 
destinação ou controle da informação; 
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser 
conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou 
sistemas autorizados; 
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha 
sido produzida, expedida, recebida ou modificada por 
determinado indivíduo, equipamento ou sistema; 
VIII - integridade: qualidade da informação não 
modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; 
IX - primariedade: qualidade da informação coletada na 
fonte, com o máximo de detalhamento possível, sem 
modificações. 
 
Art. 5º É dever do Estado garantir o direito de acesso à 
informação, que será franqueada, mediante procedimentos 
objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem 
de fácil compreensão. 
 
CAPÍTULO II 
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO 
 
Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, 
observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, 
assegurar a: 
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo 
acesso a ela e sua divulgação; 
II - proteção da informação, garantindo-se sua 
disponibilidade, autenticidade e integridade; e 
III - proteção da informação sigilosa e da informação 
pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, 
integridade e eventual restrição de acesso. 
 
Art. 7º O acesso à informação de que trata esta Lei 
compreende, entre outros, os direitos de obter: 
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução 
de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada 
ou obtida a informação almejada; 
II - informação contida em registros ou documentos, 
produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, 
recolhidos ou não a arquivos públicos; 
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física 
ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus 
órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; 
IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada; 
V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e 
entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e 
serviços; 
VI - informação pertinente à administração do patrimônio 
público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos 
administrativos; e 
VII - informação relativa: 
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos 
programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, 
bem como metas e indicadores propostos; 
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e 
tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno 
e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios 
anteriores. 
§ 1º O acesso à informação previsto no caput não 
compreende as informações referentes a projetos de pesquisa 
e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja 
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. 
§ 2º Quando não for autorizado acesso integral à 
informação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o 
acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou 
cópia com ocultação da parte sob sigilo. 
§ 3º O direito de acesso aos documentos ou às informações 
neles contidas utilizados como fundamento da tomada de 
decisão e do ato administrativo será assegurado com a ediçãodo ato decisório respectivo. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 27 
§ 4º Negativa de acesso às informações objeto de pedido 
formulado aos órgãos e entidades referidas no art. 1º, quando 
não fundamentada, sujeitará o responsável a medidas 
disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. 
§ 5º Informado do extravio da informação solicitada, 
poderá o interessado requerer à autoridade competente a 
imediata abertura de sindicância para apurar o 
desaparecimento da respectiva documentação. 
§ 6º Verificada a hipótese prevista nº § 5º deste artigo, o 
responsável pela guarda da informação extraviada deverá, no 
prazo de 10 (dez) dias, justificar o fato e indicar testemunhas 
que comprovem sua alegação. 
 
Art. 8º É dever dos órgãos e entidades públicas promover, 
independentemente de requerimentos, a divulgação em local 
de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de 
informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas 
ou custodiadas. 
§ 1º Na divulgação das informações a que se refere o caput, 
deverão constar, no mínimo: 
I - registro das competências e estrutura organizacional, 
endereços e telefones das respectivas unidades e horários de 
atendimento ao público; 
II - registros de quaisquer repasses ou transferências de 
recursos financeiros; 
III - registros das despesas; 
IV - informações concernentes a procedimentos 
licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem 
como a todos os contratos celebrados; 
V - dados gerais para o acompanhamento de programas, 
ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e 
VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade. 
§ 2º Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e 
entidades públicas deverão utilizar todos os meios e 
instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória 
a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de 
computadores (internet). 
§ 3º Os sítios de que trata o § 2º deverão, na forma de 
regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: 
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita 
o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e 
em linguagem de fácil compreensão; 
II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos 
formatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, 
tais como planilhas e texto, de modo a facilitar a análise das 
informações; 
III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas 
externos em formatos abertos, estruturados e legíveis por 
máquina; 
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para 
estruturação da informação; 
V - garantir a autenticidade e a integridade das 
informações disponíveis para acesso; 
VI - manter atualizadas as informações disponíveis para 
acesso; 
VII - indicar local e instruções que permitam ao 
interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, 
com o órgão ou entidade detentora do sítio; e 
 VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a 
acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência, nos 
termos do art. 17 da Lei nº 10.098, de 19 de dezembro de 2000, 
e do art. 9º da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com 
Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo nº 186, de 9 de 
julho de 2008. 
§ 4º Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) 
habitantes ficam dispensados da divulgação obrigatória na 
internet a que se refere o § 2º, mantida a obrigatoriedade de 
divulgação, em tempo real, de informações relativas à 
execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos 
previstos no art. 73-B da Lei Complementar nº 101, de 4 de 
maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal). 
 
Art. 9º O acesso a informações públicas será assegurado 
mediante: 
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos 
órgãos e entidades do poder público, em local com condições 
apropriadas para: 
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a 
informações; 
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas 
respectivas unidades; 
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a 
informações; e 
II - realização de audiências ou consultas públicas, 
incentivo à participação popular ou a outras formas de 
divulgação. 
 
CAPÍTULO III 
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO 
Seção I 
Do Pedido de Acesso 
 
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de 
acesso a informações aos órgãos e entidades referidos no art. 
1º desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido 
conter a identificação do requerente e a especificação da 
informação requerida. 
§ 1º Para o acesso a informações de interesse público, a 
identificação do requerente não pode conter exigências que 
inviabilizem a solicitação. 
§ 2º Os órgãos e entidades do poder público devem 
viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de 
acesso por meio de seus sítios oficiais na internet. 
§ 3º São vedadas quaisquer exigências relativas aos 
motivos determinantes da solicitação de informações de 
interesse público. 
 
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou 
conceder o acesso imediato à informação disponível. 
§ 1º Não sendo possível conceder o acesso imediato, na 
forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o 
pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: 
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a 
consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; 
II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total 
ou parcial, do acesso pretendido; ou 
III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for 
do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, 
ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, 
cientificando o interessado da remessa de seu pedido de 
informação. 
§ 2º O prazo referido no § 1º poderá ser prorrogado por 
mais 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual 
será cientificado o requerente. 
§ 3º Sem prejuízo da segurança e da proteção das 
informações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão 
ou entidade poderá oferecer meios para que o próprio 
requerente possa pesquisar a informação de que necessitar. 
§ 4º Quando não for autorizado o acesso por se tratar de 
informação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá 
ser informado sobre a possibilidade de recurso, prazos e 
condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe 
indicada a autoridade competente para sua apreciação. 
§ 5º A informação armazenada em formato digital será 
fornecida nesse formato, caso haja anuência do requerente. 
§ 6º Caso a informação solicitada esteja disponível ao 
público em formato impresso, eletrônico ou em qualquer 
outro meio de acesso universal, serão informados ao 
requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 28 
consultar, obter ou reproduzir a referida informação, 
procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade 
pública da obrigação de seu fornecimento direto, salvo se o 
requerente declarar não dispor de meios para realizar por si 
mesmo tais procedimentos. 
 
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é 
gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos 
pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que 
poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao 
ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados. 
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos 
previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não 
lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da 
família, declarada nos termos da Lei nº 7.115, de 29 de agosto 
de 1983. 
 
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida 
em documento cuja manipulação possa prejudicar sua 
integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, com 
certificação de que esta confere com o original. 
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de 
cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e 
sob supervisão de servidor público,a reprodução seja feita por 
outro meio que não ponha em risco a conservação do 
documento original. 
 
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de 
decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia. 
 
Seção II 
Dos Recursos 
 
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações 
ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado 
interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a 
contar da sua ciência. 
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade 
hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, 
que deverá se manifestar no prazo de 5 (cinco) dias. 
 
Art. 16. Negado o acesso à informação pelos órgãos ou 
entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá 
recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no 
prazo de 5 (cinco) dias se: 
I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for 
negado; 
II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou 
parcialmente classificada como sigilosa não indicar a 
autoridade classificadora ou a hierarquicamente superior a 
quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassificação; 
III - os procedimentos de classificação de informação 
sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; 
e 
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros 
procedimentos previstos nesta Lei. 
§ 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser 
dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido 
à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente 
superior àquela que exarou a decisão impugnada, que 
deliberará no prazo de 5 (cinco) dias. 
§ 2º Verificada a procedência das razões do recurso, a 
Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou 
entidade que adote as providências necessárias para dar 
cumprimento ao disposto nesta Lei. 
§ 3º Negado o acesso à informação pela Controladoria-
Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão 
Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35. 
 
 
Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de 
desclassificação de informação protocolado em órgão da 
administração pública federal, poderá o requerente recorrer 
ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das competências 
da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, previstas 
no art. 35, e do disposto no art. 16. 
§ 1º O recurso previsto neste artigo somente poderá ser 
dirigido às autoridades mencionadas depois de submetido à 
apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente 
superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no 
caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando. 
§ 2º Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como 
objeto a desclassificação de informação secreta ou 
ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação 
de Informações prevista no art. 35. 
 
Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões 
denegatórias proferidas no recurso previsto no art. 15 e de 
revisão de classificação de documentos sigilosos serão objeto 
de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e 
Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos 
âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito 
de ser informado sobre o andamento de seu pedido. 
 
Art. 19. (VETADO). 
§ 1º (VETADO). 
§ 2º Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público 
informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho 
Nacional do Ministério Público, respectivamente, as decisões 
que, em grau de recurso, negarem acesso a informações de 
interesse público. 
 
Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei nº 
9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata 
este Capítulo. 
 
CAPÍTULO IV 
DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO 
Seção I 
Disposições Gerais 
 
Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação 
necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos 
fundamentais. 
Parágrafo único. As informações ou documentos que 
versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos 
humanos praticada por agentes públicos ou a mando de 
autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de 
acesso. 
 
Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses 
legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de 
segredo industrial decorrentes da exploração direta de 
atividade econômica pelo Estado ou por pessoa física ou 
entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder 
público. 
 
Seção II 
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e 
Prazos de Sigilo 
 
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da 
sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação 
as informações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: 
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a 
integridade do território nacional; 
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações 
ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido 
fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e 
organismos internacionais; 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 29 
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da 
população; 
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, 
econômica ou monetária do País; 
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações 
estratégicos das Forças Armadas; 
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e 
desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a 
sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico 
nacional; 
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas 
autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou 
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como 
de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas 
com a prevenção ou repressão de infrações. 
 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades 
públicas, observado o seu teor e em razão de sua 
imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, 
poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou 
reservada. 
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à 
informação, conforme a classificação prevista no caput, 
vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
§ 2º As informações que puderem colocar em risco a 
segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e 
respectivos cônjuges e filhos(as) serão classificadas como 
reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em 
exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. 
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá 
ser estabelecida como termo final de restrição de acesso à 
ocorrência de determinado evento, desde que este ocorra 
antes do transcurso do prazo máximo de classificação. 
§ 4º Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o 
evento que defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, 
automaticamente, de acesso público. 
§ 5º Para a classificação da informação em determinado 
grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da 
informação e utilizado o critério menos restritivo possível, 
considerados: 
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade 
e do Estado; e 
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que 
defina seu termo final. 
 
Seção III 
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas 
 
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação 
de informações sigilosas produzidas por seus órgãos e 
entidades, assegurando a sua proteção. 
§ 1º O acesso, a divulgação e o tratamento de informação 
classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que 
tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente 
credenciadas na forma do regulamento, sem prejuízo das 
atribuições dos agentes públicos autorizados por lei. 
§ 2º O acesso à informação classificada como sigilosa cria a 
obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. 
§ 3º Regulamentodisporá sobre procedimentos e medidas 
a serem adotados para o tratamento de informação sigilosa, de 
modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, 
transmissão e divulgação não autorizados. 
 
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências 
necessárias para que o pessoal a elas subordinado 
hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e 
procedimentos de segurança para tratamento de informações 
sigilosas. 
Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, 
em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar 
atividades de tratamento de informações sigilosas adotará as 
providências necessárias para que seus empregados, 
prepostos ou representantes observem as medidas e 
procedimentos de segurança das informações resultantes da 
aplicação desta Lei. 
 
Seção IV 
Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e 
Desclassificação 
 
Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito 
da administração pública federal é de competência: 
I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades: 
a) Presidente da República; 
b) Vice-Presidente da República; 
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas 
prerrogativas; 
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; 
e 
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares 
permanentes no exterior; 
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso 
I, dos titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas 
e sociedades de economia mista; e 
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos 
incisos I e II e das que exerçam funções de direção, comando 
ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo Direção e 
Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de 
acordo com regulamentação específica de cada órgão ou 
entidade, observado o disposto nesta Lei. 
§ 1º A competência prevista nos incisos I e II, no que se 
refere à classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser 
delegada pela autoridade responsável a agente público, 
inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação. 
§ 2º A classificação de informação no grau de sigilo 
ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” 
do inciso I deverá ser ratificada pelos respectivos Ministros de 
Estado, no prazo previsto em regulamento. 
§ 3º A autoridade ou outro agente público que classificar 
informação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão 
de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de 
Informações, a que se refere o art. 35, no prazo previsto em 
regulamento. 
 
Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de 
sigilo deverá ser formalizada em decisão que conterá, no 
mínimo, os seguintes elementos: 
I - assunto sobre o qual versa a informação; 
II - fundamento da classificação, observados os critérios 
estabelecidos no art. 24; 
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses 
ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, conforme 
limites previstos no art. 24; e 
IV - identificação da autoridade que a classificou. 
Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida 
no mesmo grau de sigilo da informação classificada. 
 
Art. 29. A classificação das informações será reavaliada 
pela autoridade classificadora ou por autoridade 
hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, 
nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à 
sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, observado 
o disposto no art. 24. 
§ 1º O regulamento a que se refere o caput deverá 
considerar as peculiaridades das informações produzidas no 
exterior por autoridades ou agentes públicos. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 30 
§ 2º Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser 
examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a 
possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da 
divulgação da informação. 
§ 3º Na hipótese de redução do prazo de sigilo da 
informação, o novo prazo de restrição manterá como termo 
inicial a data da sua produção. 
 
Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade 
publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e 
destinado à veiculação de dados e informações 
administrativas, nos termos de regulamento: 
I - rol das informações que tenham sido desclassificadas 
nos últimos 12 (doze) meses; 
II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, 
com identificação para referência futura; 
III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos 
de informação recebidos, atendidos e indeferidos, bem como 
informações genéricas sobre os solicitantes. 
§ 1º Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da 
publicação prevista no caput para consulta pública em suas 
sedes. 
§ 2º Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de 
informações classificadas, acompanhadas da data, do grau de 
sigilo e dos fundamentos da classificação. 
 
Seção V 
Das Informações Pessoais 
 
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser 
feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida 
privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades 
e garantias individuais. 
§ 1º As informações pessoais, a que se refere este artigo, 
relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: 
I - terão seu acesso restrito, independentemente de 
classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos 
a contar da sua data de produção, a agentes públicos 
legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e 
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por 
terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso 
da pessoa a que elas se referirem. 
§ 2º Aquele que obtiver acesso às informações de que trata 
este artigo será responsabilizado por seu uso indevido. 
§ 3º O consentimento referido no inciso II do § 1º não será 
exigido quando as informações forem necessárias: 
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa 
estiver física ou legalmente incapaz, e para utilização única e 
exclusivamente para o tratamento médico; 
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de 
evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo 
vedada a identificação da pessoa a que as informações se 
referirem; 
III - ao cumprimento de ordem judicial; 
IV - à defesa de direitos humanos; ou 
V - à proteção do interesse público e geral preponderante. 
§ 4º A restrição de acesso à informação relativa à vida 
privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser invocada 
com o intuito de prejudicar processo de apuração de 
irregularidades em que o titular das informações estiver 
envolvido, bem como em ações voltadas para a recuperação de 
fatos históricos de maior relevância. 
§ 5º Regulamento disporá sobre os procedimentos para 
tratamento de informação pessoal. 
 
 
 
 
 
 
CAPÍTULO V 
DAS RESPONSABILIDADES 
 
Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam 
responsabilidade do agente público ou militar: 
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos 
desta Lei, retardar deliberadamente o seu fornecimento ou 
fornecê-la intencionalmente de forma incorreta, incompleta 
ou imprecisa; 
II - utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, 
inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, 
informação que se encontre sob sua guarda ou a que tenha 
acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições 
de cargo, emprego ou função pública; 
III - agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de 
acesso à informação; 
IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou 
permitir acesso indevido à informação sigilosa ou informação 
pessoal; 
V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal 
ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido 
por si ou por outrem; 
VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente 
informação sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em 
prejuízo de terceiros; e 
VII - destruir ou subtrair, por qualquermeio, documentos 
concernentes a possíveis violações de direitos humanos por 
parte de agentes do Estado. 
§ 1º Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa 
e do devido processo legal, as condutas descritas no caput 
serão consideradas: 
I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças 
Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo 
os critérios neles estabelecidos, desde que não tipificadas em 
lei como crime ou contravenção penal; ou 
II - para fins do disposto na Lei nº 8.112, de 11 de 
dezembro de 1990, e suas alterações, infrações 
administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com 
suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos. 
§ 2º Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou 
agente público responder, também, por improbidade 
administrativa, conforme o disposto nas Leis nºs 1.079, de 10 
de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992. 
 
Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que detiver 
informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com 
o poder público e deixar de observar o disposto nesta Lei 
estará sujeita às seguintes sanções: 
I - advertência; 
II - multa; 
III - rescisão do vínculo com o poder público; 
IV - suspensão temporária de participar em licitação e 
impedimento de contratar com a administração pública por 
prazo não superior a 2 (dois) anos; e 
V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar 
com a administração pública, até que seja promovida a 
reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a 
penalidade. 
§ 1º As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser 
aplicadas juntamente com a do inciso II, assegurado o direito 
de defesa do interessado, no respectivo processo, no prazo de 
10 (dez) dias. 
§ 2º A reabilitação referida no inciso V será autorizada 
somente quando o interessado efetivar o ressarcimento ao 
órgão ou entidade dos prejuízos resultantes e após decorrido 
o prazo da sanção aplicada com base no inciso IV. 
§ 3º A aplicação da sanção prevista no inciso V é de 
competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou 
entidade pública, facultada a defesa do interessado, no 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 31 
respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de 
vista. 
 
Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem 
diretamente pelos danos causados em decorrência da 
divulgação não autorizada ou utilização indevida de 
informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a 
apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou 
culpa, assegurado o respectivo direito de regresso. 
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa 
física ou entidade privada que, em virtude de vínculo de 
qualquer natureza com órgãos ou entidades, tenha acesso a 
informação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento 
indevido. 
 
CAPÍTULO VI 
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS 
 
Art. 35. (VETADO). 
§ 1º É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de 
Informações, que decidirá, no âmbito da administração 
pública federal, sobre o tratamento e a classificação de 
informações sigilosas e terá competência para: 
I - requisitar da autoridade que classificar informação 
como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, 
parcial ou integral da informação; 
II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou 
secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa 
interessada, observado o disposto no art. 7º e demais 
dispositivos desta Lei; e 
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada 
como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto 
o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à 
soberania nacional ou à integridade do território nacional ou 
grave risco às relações internacionais do País, observado o 
prazo previsto no § 1º do art. 24. 
§ 2º O prazo referido no inciso III é limitado a uma única 
renovação. 
§ 3º A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1º 
deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a 
reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de 
documentos ultrassecretos ou secretos. 
§ 4º A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista 
de Reavaliação de Informações nos prazos previstos no § 3º 
implicará a desclassificação automática das informações. 
§ 5º Regulamento disporá sobre a composição, 
organização e funcionamento da Comissão Mista de 
Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2 (dois) 
anos para seus integrantes e demais disposições desta Lei. 
 
Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de 
tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e 
recomendações constantes desses instrumentos. 
 
Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança 
Institucional da Presidência da República, o Núcleo de 
Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por objetivos: 
I - promover e propor a regulamentação do 
credenciamento de segurança de pessoas físicas, empresas, 
órgãos e entidades para tratamento de informações sigilosas; 
e 
II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive 
aquelas provenientes de países ou organizações 
internacionais com os quais a República Federativa do Brasil 
tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato 
internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério das 
Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes. 
Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a 
composição, organização e funcionamento do NSC. 
 
Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei nº 9.507, de 12 de 
novembro de 1997, em relação à informação de pessoa, física 
ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de 
entidades governamentais ou de caráter público. 
 
Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à 
reavaliação das informações classificadas como ultrassecretas 
e secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo 
inicial de vigência desta Lei. 
§ 1º A restrição de acesso a informações, em razão da 
reavaliação prevista no caput, deverá observar os prazos e 
condições previstos nesta Lei. 
§ 2º No âmbito da administração pública federal, a 
reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a qualquer 
tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Informações, 
observados os termos desta Lei. 
§ 3º Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação 
previsto no caput, será mantida a classificação da informação 
nos termos da legislação precedente. 
§ 4º As informações classificadas como secretas e 
ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput 
serão consideradas, automaticamente, de acesso público. 
 
Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência 
desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade da 
administração pública federal direta e indireta designará 
autoridade que lhe seja diretamente subordinada para, no 
âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes 
atribuições: 
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao 
acesso a informação, de forma eficiente e adequada aos 
objetivos desta Lei; 
II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e 
apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento; 
III - recomendar as medidas indispensáveis à 
implementação e ao aperfeiçoamento das normas e 
procedimentos necessários ao correto cumprimento do 
disposto nesta Lei; e 
IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao 
cumprimento do disposto nesta Lei e seus regulamentos. 
 
Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da 
administração pública federal responsável: 
I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de 
fomento à cultura da transparência na administração pública 
e conscientização do direito fundamental de acesso à 
informação; 
II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere 
ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência 
na administração pública; 
III - pelo monitoramento da aplicação da Lei nº âmbito da 
administraçãopública federal, concentrando e consolidando a 
publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 30; 
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de 
relatório anual com informações atinentes à implementação 
desta Lei. 
 
Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta 
Lei nº prazo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de 
sua publicação. 
 
Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei nº 8.112, de 11 de 
dezembro de 1990, passa a vigorar com a seguinte redação: 
 
Art. 116. ........................................................................................ 
............................................................................................................. 
VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão 
do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou, quando 
houver suspeita de envolvimento desta, ao conhecimento de 
outra autoridade competente para apuração; 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 32 
.................................................................................” (NR) 
 
Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei nº 8.112, de 1990, 
passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-A: 
 
“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado 
civil, penal ou administrativamente por dar ciência à 
autoridade superior ou, quando houver suspeita de 
envolvimento desta, a outra autoridade competente para 
apuração de informação concernente à prática de crimes ou 
improbidade de que tenha conhecimento, ainda que em 
decorrência do exercício de cargo, emprego ou função 
pública.” 
 
Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos 
Municípios, em legislação própria, obedecidas as normas 
gerais estabelecidas nesta Lei, definir regras específicas, 
especialmente quanto ao disposto no art. 9 º e na Seção II do 
Capítulo III. 
 
Art. 46. Revogam-se: 
I - a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005; e 
II - os arts. 22 a 24 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 
Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias 
após a data de sua publicação. 
 
Brasília, 18 de novembro de 2011; 190º da Independência 
e 123º da República. 
 
LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012 
 
Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de 
documentos em meios eletromagnéticos 
 
Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio 
eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de 
documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto 
nesta Lei. 
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão 
da fiel imagem de um documento para código digital. 
 
Art. 2º (VETADO). 
 
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de 
forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, 
a confidencialidade do documento digital, com o emprego de 
certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de 
Chaves Públicas Brasileira - ICP - Brasil. 
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos 
documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, 
alteração, reprodução e destruição não autorizados. 
 
Art. 4º As empresas privadas ou os órgãos da 
Administração Pública direta ou indireta que utilizarem 
procedimentos de armazenamento de documentos em meio 
eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de 
indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo 
a posterior conferência da regularidade das etapas do 
processo adotado. 
 
Art. 5º (VETADO). 
 
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que 
digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o 
disposto na legislação pertinente. 
 
Art. 7º (VETADO). 
 
8 ROCHA, et.al. Gestão Arquivistica de Documentos Eletrônicos. Rio de 
Janeiro, 2004. CONARQ – Câmara Técnica de Documentos 
Art. 8º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. 
 
Brasília, 9 de julho de 2012; 191º da Independência e 124º 
da República. 
 
Questões 
 
01. De acordo com a Lei nº 8159/1991, os procedimentos 
e operações técnicas da gestão documental se referem à: 
(A) produção, digitalização, tramitação, avaliação e uso. 
(B) produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. 
(C) produção, higienização, tramitação, acesso e 
arquivamento. 
(D) produção, assinatura digital, tramitação, avaliação e 
destinação. 
(E) produção, tramitação, higienização, microfilmagem e 
destinação. 
 
02. Conforme a Lei nº 8159 de 8 de janeiro de 1991, os 
arquivos podem ser do tipo Público ou Privado. Referente aos 
arquivos Públicos ou Privados identifique com “V” as 
afirmativas verdadeiras e “F” as afirmativas falsas: 
(...) Os documentos públicos são identificados como 
correntes, intermediários e permanentes. 
(...) Para arquivos públicos, consideram-se documentos 
intermediários aqueles que, mesmo sem movimentação, 
constituam objeto de consulta frequente. 
(...) Consideram-se documentos correntes aqueles que 
devem ser definitivamente preservados. 
(...) O acesso aos documentos privados identificados como 
de interesse público e social poderá ser franqueado mediante 
autorização de seu proprietário ou possuidor. 
(...) Consideram-se arquivos privados os conjuntos de 
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou 
jurídicas, em decorrência de suas atividades. 
Assinale a alternativa correta: 
(A) V, F, F, F, V. 
(B) V, F, F, V, V. 
(C) V, F, V, F, V. 
(D) F, V, V, F, F. 
 
Respostas 
 
01: B / 02: B. 
 
 
 
Primeiramente faz-se necessário conceituar o que é um 
documento, mesmo que muitas vezes parece um conceito 
simples e de fácil entendimento, é importante frisar as 
particularidades sobre os documento arquivísticos ou 
documentos de arquivo. 
Para tanto Adotaram-se como ponto de partida algumas 
definições a respeito de documento arquivístico, documento 
arquivístico eletrônico, fidedignidade e autenticidade, que são 
essenciais para o estabelecimento de diretrizes, padrões e 
normas que devem nortear a gestão arquivística de 
documentos eletrônicos. 
 
Documento de arquivo8 
 
Informação registrada, independente da forma ou do 
suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de 
uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui 
Eletrônicos.http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media
/publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf. 
2.6. Documentos 
Arquivísticos Digitais. 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 33 
elementos constitutivos suficientes para servir de prova 
dessas atividades. Tais elementos são: 
 
Suporte: base física do documento; 
Forma: textual, iconográfico, sonoro; cor, tamanho e tipo 
de letra, data, local, assinatura, destinatário, logomarca, selo, 
carimbo e outros; 
Anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros; 
Contexto jurídico-administrativo: leis, normas, 
regimentos, regulamentos, estrutura organizacional etc. 
relativos à instituição criadora do documento. 
Contexto documentário: regras de workflow, código de 
classificação, temporalidade, assunto e outros. 
Documento eletrônico: Documento em meio eletrônico, 
com um formato digital, processado por computador. 
 
Documento arquivístico eletrônico9 
 
Documento arquivístico processado por um computador. 
No caso dos documentos eletrônicos, além dos elementos 
citados acima, apresentam-se também: 
Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura 
digital, certificado da assinatura digital e outros. 
Anotações: data, hora e local da transmissão; indicação de 
anexos e outros. 
Contexto: contexto tecnológico (hardware e software). 
O documento de arquivo se caracteriza primordialmente 
pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está 
registrada num suporte que pode ser conservado por centenas 
ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os 
documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer 
vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à 
intervenção humana e à obsolescência tecnológica. 
Os documentos eletrônicos,gerados no curso das 
atividades de organizações e pessoas, constituem um 
problema arquivístico e não apenas tecnológico, que diz 
respeito ao registro da informação. Se esse registro pode ser 
apagado ou modificado sem deixar traço, ou mesmo se tornar 
incompreensível em função da obsolescência tecnológica, a 
primeira questão a ser enfrentada diz respeito a como 
produzir e manter documentos confiáveis, isto é, como 
garantir a integridade (autenticidade e fidedignidade) dos 
documentos eletrônicos. 
O documento de arquivo se caracteriza primordialmente 
pela sua estabilidade e durabilidade, pois a informação está 
registrada num suporte que pode ser conservado por centenas 
ou até milhares de anos. No ambiente eletrônico, porém, os 
documentos podem ser manipulados sem deixar qualquer 
vestígio, sendo instáveis e extremamente vulneráveis à 
intervenção humana e à obsolescência tecnológica.5 Os 
documentos eletrônicos, gerados no curso das atividades de 
organizações e pessoas, constituem um problema arquivístico 
e não apenas tecnológico, que diz respeito ao registro da 
informação. Se esse registro pode ser apagado ou modificado 
sem deixar traço, ou mesmo se tornar incompreensível em 
função da obsolescência tecnológica, a primeira questão a ser 
enfrentada diz respeito a como produzir e manter documentos 
confiáveis, isto é, como garantir a integridade (autenticidade e 
fidedignidade) dos documentos eletrônicos. 
O conceito de gestão de documentos foi estabelecido nos 
Estados Unidos, a partir da década de 1950, como forma de 
racionalizar a produção documental e facilitar o seu acesso.7 
Uma das principais consequências da introdução deste 
conceito foi a elaboração da teoria das três idades, ou ciclo 
vital, isto é, os documentos de arquivo têm uma idade ou fase, 
de acordo com as necessidades do órgão que o produziu. 
 
 
9 Idem. 
Documentos correntes: são aqueles que estão em curso, 
isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objeto de 
consultas frequentes; eles podem ser conservados nos locais 
onde foram produzidos sob a responsabilidade órgão 
produtor; • Documentos intermediários: são aqueles que não 
são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse 
administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à 
instituição arquivística. Esses documentos devem ser 
recolhidos a um arquivo intermediário, sob a responsabilidade 
conjunta dos funcionários do órgão produtor e da instituição 
arquivística. 
 
Documentos permanentes: são aqueles de valor 
histórico, probatório e informativo que devem ser 
definitivamente preservados. Eles não são mais necessários ao 
cumprimento das atividades da administração. Devem ser 
conservados nas instituições arquivísticas, sob a 
responsabilidade dos profissionais de arquivo. 
 
Pode-se afirmar que a teoria das três idades trouxe como 
inovação a noção do documento intermediário, isto é, a 
constatação da existência de inúmeros documentos que, 
mesmo não sendo mais necessários ao cumprimento de uma 
certa atividade, precisam ser mantidos, por um determinado 
período, para fins de prova e informação. É o caso, por 
exemplo, da documentação referente a pessoal, orçamento, 
material, entre outras. 
No Brasil, a Lei Nacional de Arquivos, de 1991, definiu 
gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e 
operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, 
avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e 
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para 
guarda permanente. 
A lei reconheceu que as atividades relativas à 
documentação das fases corrente e intermediária, realizadas 
pelas entidades produtoras com acompanhamento das 
instituições arquivísticas, são distintas das atividades da fase 
permanente, realizadas pelas instituições arquivísticas. 
Reconheceu também a necessidade da participação das 
instituições arquivísticas desde o início do processo de 
produção documental a fim subsidiar os produtores de 
documentos com informações que facilitem o exercício das 
suas atividades. 
Além disso, a lei reconheceu, no art. 8º, o conceito de ciclo 
vital, importante para a definição do valor dos documentos e 
da responsabilidade pela sua guarda, incluindo sua 
organização, conservação e condições de acesso e uso. 
Os conceitos de gestão de documentos e de ciclo vital, ao 
serem incorporados na legislação, subsidiaram e 
possibilitaram a elaboração do código de classificação e da 
tabela de temporalidade das atividades-meio da 
administração pública federal. 
Esses instrumentos são fundamentais para implementar a 
gestão de documentos, pois permitem uma produção 
controlada, formas de recuperação da informação arquivística 
e o estabelecimento de prazos de retenção, que racionalizam a 
massa documental acumulada. 
A experiência nacional e internacional vem demonstrando 
que tão importante quanto criar documentos, é saber 
gerenciá-los. A informação arquivística, organizada e 
acessível, serve de base para que a própria administração 
possa tomar decisões, que dizem respeito a todos os cidadãos, 
e com isso tornar o processo decisório verdadeiramente 
democrático. 
As atividades de gestão, portanto, não se restringem a 
evitar a produção de documentos desnecessários e a 
estabelecer depósitos intermediários para garantir a 
organização e a preservação dos documentos. 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 34 
A gestão abrange todas as operações referentes à produção 
(definição de suportes, estrutura do documento, incluindo 
código de classificação de assunto), à tramitação (protocolo), 
ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da 
tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento 
(guarda e armazenamento). Neste sentido, todas as operações 
e procedimentos das fases corrente e intermediária têm por 
objetivo permitir o acesso e o uso dos documentos. 
O desempenho desse conjunto de atividades precisa ser o 
mais completo possível, pois a ausência de um dos 
componentes pode comprometer todo o processo. Como a 
gestão de documentos incorpora duas fases, corrente e 
intermediária, sua efetivação só pode ser alcançada dentro de 
um sistema que possa acompanhar e controlar todas essas 
atividades. Além disso, o sistema deve incorporar ferramentas 
e mecanismos para implementar a preservação a longo prazo 
dos documentos arquivísticos intermediários e permanentes. 
No âmbito das organizações públicas e privadas, os 
documentos eletrônicos tornaram mais urgente a gestão 
arquivística de documentos, que inclui tanto os documentos 
tradicionais como os produzidos em meio eletrônico. A gestão 
arquivística de documentos eletrônicos não difere 
essencialmente da gestão arquivística de documentos em 
papel, mas a manutenção dos documentos eletrônicos é mais 
dependente de um bom sistema de gestão arquivística de 
documentos. 
Além disso, a produção eletrônica de documentos introduz 
também os sistemas eletrônicos de gerenciamento de 
documentos. A fim de garantir a produção de documentos de 
arquivo, fidedignos, autênticos e preserváveis, é fundamental 
que estes sistemas incorporem o conceito arquivístico e todos 
os seus requisitos necessários. Com relação ao termo gestão de 
documentos há um problema conceitual que é necessário 
esclarecer. 
A Lei Nacional de Arquivos estabeleceu o conceito de 
gestão de documentos, compreendendo todos os 
procedimentos e operações técnicas das fases corrente e 
intermediária, isto é, desde a produção até a destinação final, 
que nesse texto estamos denominando gestão arquivística dos 
documentos para diferenciar de outros sistemas de 
documentos que usam o termo gestão. 
Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática, 
que passou a utilizar o termo gestão de documentos para 
alguns procedimentos de recuperação da informação do 
material digitalizado, implantação de protocolos 
informatizados e/ou para controle do armazenamento, não 
incorporandoo conceito de original para produção de 
documentos, código de classificação de assunto, tabela de 
temporalidade, avaliação e destinação. 
 
Assim, uma ferramenta de Gestão Eletrônica de 
Documentos (GED) não necessariamente atende a todos os 
requisitos arquivísticos e jurídicos, aproximando-se, na 
maioria das vezes, de uma aplicação de gestão de documentos 
e não de um sistema de gestão arquivística de documentos. 
 
Resumiremos logo mais, as principais diferenças entre 
Sistema de Informação, Sistema de Gestão de Documentos 
e Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, 
conforme definidos pelo programa SIADE – Sistemas de 
Informação de Arquivo e Documentos Eletrônicos de 
Portugal e pela CTDE. 
 
 
 
 
 
10 Ibidem. 
11 ROCHA, et.al. Gestão Arquivistica de Documentos Eletrônicos. Rio de 
Janeiro, 2004. CONARQ – Câmara Técnica de Documentos 
Sistema de Informação10 
 
Armazena e fornece acesso à informação, diz respeito à 
aquisição de conhecimento. Tem como objetivo a aquisição e 
gestão de informação proveniente de fontes internas e 
externas para apoiar o desempenho das atividades de uma 
organização. 
 
Sistema de Gestão de Documentos11 
 
Apoia a utilização de documentos para a atividade em 
curso. Inclui indexação de documentos, gestão de 
armazenamento, controle de versões, integração direta com 
outras aplicações e ferramentas para recuperação dos 
documentos, como por exemplo as ferramentas de GED. 
Sistema de Gestão Arquivística de Documento 
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja 
interação permite a eficiência e a eficácia na produção, 
tramitação, uso, avaliação e destinação (eliminação ou guarda 
permanente) de documentos arquivísticos correntes e 
intermediários de uma organização. Inclui código de 
classificação de assuntos, controle sobre a modificação dos 
documentos de arquivo, controle sobre os prazos de guarda e 
eliminação e fornece um repositório protegido para os 
documentos de arquivo que sejam significativos para a 
organização. 
 
Requisitos funcionais12 
 
Os requisitos funcionais estabelecem um conjunto de 
condições a serem cumpridas pela instituição produtora de 
documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos 
próprios documentos a fim de garantir a sua fidedignidade e 
autenticidade ao longo do tempo, ou seja, o seu valor como 
fonte de prova das atividades desenvolvidas por uma dada 
instituição. 
 
Assim, para implementar programas de gestão arquivística 
de documentos, é necessária a elaboração dos requisitos, que 
possibilitarão às instituições públicas e privadas produzir e 
manter documentos de arquivo fidedignos e autênticos, além 
de reconhecer documentos arquivísticos em sistemas 
eletrônicos de informação. Com base nos requisitos é possível 
estabelecer os metadados que fornecerão informações sobre o 
contexto jurídico-administrativo, documental e tecnológico 
em que os documentos foram criados, bem como informações 
sobre seu conteúdo, tramitação etc. 
 
As iniciativas internacionais têm promovido a 
sistematização e descrição dos requisitos funcionais para 
orientar o desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão 
arquivística. Como, por exemplo, o Modelo de Requisitos 
Funcionais (MoReq) da União Europeia e a norma do 
Departamento de Defesa (DoD), que está sendo assumida pelo 
Arquivo Nacional dos EUA para toda a administração pública 
federal. 
 
Um modelo de requisitos funcionais deve considerar as 
seguintes diretrizes para garantir a produção e a manutenção 
de documentos arquivísticos tradicionais e eletrônicos, 
autênticos e fidedignos: – produção de documentos essenciais 
à administração da organização: evitar duplicação e garantir 
que as atividades sejam registradas em documentos de 
arquivo; – o documento deve ser completo, isto é, deve conter 
elementos suficientes que assegurem sua capacidade de 
sustentar os fatos que atesta: data, hora e lugar da produção, 
Eletrônicos.http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/Media
/publicacoes/gt_gestao_arquivistica__pagina_web_corrigido3.pdf. 
12 Idem. 
 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 35 
da transmissão e do recebimento; assinatura; nome do autor, 
do destinatário e do redator; assunto, código de classificação 
etc. – controle sobre procedimentos de produção: os 
procedimentos de criação devem ser rigorosos, detalhados e 
rotineiros a fim de garantir a sua fidedignidade. 
 
Os sistemas eletrônicos de gerenciamento arquivístico 
devem ser idôneos, prevendo: a limitação de acesso à 
tecnologia por meio da criação de privilégios de acesso (senha, 
cartões); a definição de regras de workflow através da 
integração dos procedimentos administrativos e 
documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria 
que registre todas as intervenções feitas no documento.10 – 
métodos que garantam a não adulteração dos documentos: 
mecanismos que garantam a segurança da transmissão, 
incluindo a capacidade do sistema eletrônico identificar o 
original; mecanismos de preservação (reprodução e migração) 
e de verificação da proveniência. 
 
É necessário que os arquivos facilitem o estabelecimento 
de programas de gestão arquivística de documentos e 
articulem a definição de requisitos funcionais, que devem se 
tornar padrões ou normas, de forma a garantir que sejam 
incorporados aos sistemas eletrônicos de gestão arquivística. 
Frente aos desafios apresentados pelos documentos digitais 
quanto à produção, ao acesso contínuo e à preservação de 
longo prazo, é preciso colocar em prática essas diretrizes, pois 
do contrário corre-se o risco de perdermos a memória 
registrada do nosso país. 
 
Qual a diferença entre documento eletrônico e 
documento digital? 
Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o 
uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de 
“documento digital”. Entretanto, do ponto de vista tecnológico, 
existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”. 
Um documento eletrônico é acessível e interpretável por 
meio de um equipamento eletrônico (aparelho de 
videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado 
e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um 
documento digital é um documento eletrônico caracterizado 
pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de 
sistema computacional. Assim, todo documento digital é 
eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. 
 
Exemplos: 
1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita 
cassete. 
2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em 
Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI.” 
 
O dicionário de Terminologia Arquivística define 
documento eletrônico: 
 
“Gênero documental integrado por documentos em meio 
eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, 
como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais.” 
(DBTA, p. 75). 
 
E quanto ao documento digital: 
 
“Documento codificado em dígitos binários, acessível por 
meio de sistema computacional.” (DBTA, p. 75). 
 
Embora estes conceitos do Conselho Nacional de Arquivos 
diferenciarem documento digital do eletrônico, há autores que 
preferem usar somente o termo “documento eletrônico” para 
abranger tanto os eletrônicos quanto os digitais, ao considerar 
as definições do CONARQ. Todavia não fogem do pensamento 
dos demais, uma vez que o CONARQ afirma que documentos 
eletrônicos abrangem documentos digitais: “todo documento 
digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é 
digital”. 
Para tanto, achamos interessante inserir dentro deste 
contexto algumas dúvidas que foram postadas no site da 
CONARQ (abaixo será apresentado o link) como “dúvidas mais 
frequentes” a respeito dos documentos eletrônicos. Achamos 
interessantes compartilhar, pois muitas vezes tais dúvidas 
podem ser as mesmas que você candidata possui. 
 
1. O que é considerado um documento arquivístico 
num ambiente digital 
 
Resposta: Um documentoem formato digital é 
considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou 
recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo 
de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e 
retido para ação ou referência. 
Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de 
arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde 
que atendam aos critérios definidos anteriormente. 
 
2. Documento digital é a mesma coisa que documento 
eletrônico? 
 
Resposta: Na literatura arquivística internacional, ainda é 
corrente o uso do termo “documento eletrônico” como 
sinônimo de “documento digital”. Entretanto, do ponto de vista 
tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” 
e “digital”. 
Um documento eletrônico é acessível e interpretável por 
meio de um equipamento eletrônico (aparelho de 
videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado 
e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um 
documento digital é um documento eletrônico caracterizado 
pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de 
sistema computacional. Assim, todo documento digital é 
eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital. 
Apesar de ter seu foco atualmente direcionado para os 
documentos digitais, a CTDE (Câmara Técnica de Documentos 
Eletrônicos) mantém seu nome, uma vez que este escopo pode 
ser expandido ao longo do desenvolvimento de seus trabalhos. 
 
Exemplos: 
1) documento eletrônico: filme em VHS, música em fita 
cassete. 
2) documento digital: texto em PDF, planilha de cálculo em 
Microsoft Excel, áudio em MP3, filme em AVI. 
 
3. Como posso preservar documentos em formato 
digital? 
 
Resposta: A instituição deve possuir um programa de 
preservação de documentos arquivísticos que incorpore os 
documentos convencionais e digitais. 
A preservação digital é o conjunto de estratégias e 
metodologias destinadas a preservar os documentos em 
formato digital. Ela pode implicar desde transferências 
periódicas dos suportes de armazenamento até a conversão 
para outros formatos digitais, bem como a atualização do 
ambiente tecnológico, o hardware e o software. 
Tais estratégias devem alcançar todas as características 
essenciais que definem um documento digital, que são: físicas 
(suporte / registro físico), lógicas (software e formato digital) 
e conceituais (estrutura / conteúdo exibido). Além disso, elas 
devem levar em conta os elementos necessários para a 
produção, a manutenção e o acesso aos documentos digitais. 
Deve-se compreender, ainda, que a preservação digital não 
é a digitalização de documentos que se apresentam em outros 
suportes. A digitalização é uma ação que serve à captura de 
APOSTILAS OPÇÃO 
 
 
Noções de Arquivologia 36 
documentos para sistemas de informação como forma de 
facilitar seu gerenciamento e acesso, bem como auxiliar a 
preservação dos originais. Já a preservação digital visa 
exclusivamente à preservação dos documentos digitais. 
 
Para você ter acesso à todas as dúvidas frequentes 
respondidas, basta acessar o endereço eletrônico abaixo, 
e será possível você se inteirar sobre outros pontos 
importantes a respeito do documento eletrônico. 
 
http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.
gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=10 
 
Questão 
 
01. No que se refere à microfilmagem e à digitalização 
aplicada aos arquivos, julgue os itens a seguir. 
Os documentos digitais podem ser gerados por sistemas 
informatizados por meio de dados contidos em sistemas 
gerenciadores de banco de dados, por processo de 
digitalização ou diretamente com uso de software ou sistema 
específico. 
(...) Certo 
(...) Errado 
 
Resposta 
 
01. Certo 
 
 Anotações