Noções de Arquivologia

Prévia do material em texto

Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 1
Noções de Arquivologia
U1
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 2
Dicas Importantes
� Cadastro no site:
www.concursovirtual.com.br
� Grupo Yahoo
http://br.groups.yahoo.com/group/professormarcelomarques/
Slide 1
U1 User; 25/5/2009
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 3
GRUPO YAHOO – passo-a-passo
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 4
Grupo Yahoo – 2º passo
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 5
Grupo Yahoo – 3º passo
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 6
www.concursovirtual.com.br
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 7
www.concursovirtual.com.br
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 8
Conteúdo Programático
� Noções de Arquivologia – Conceitos fundamentais de Arquivologia. 
� O gerenciamento da informação e a gestão de documentos: diagnósticos; 
arquivos correntes e intermediário; protocolos; avaliação de documentos; 
arquivos permanentes. 
� Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; 
preservação, conservação e restauração de documentos.
ÊNFASE FCC
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 9
Introdução
� Documento – (Conceito)
� Documento = Suporte + Informação
(independe da natureza do suporte)
Gestão do Conhecimento vs Arquivologia
Dados x informação x conhecimento
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 10
Órgãos de Documentação
1. Arquivos
2. Bibliotecas
3. Museus
Documentos produzidos e 
conservados para fins 
profissionais
Criada por compra ou doações, 
documentos existem em 
numerosos exemplares
Objetivo – informação e 
entretenimento - valor cultural 
e histórico
ARQUIVOBIBLIOTECAMUSEUS
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 11
Várias definições de Arquivos
� Móvel para guarda de documentos;
� Órgão de documentação – Ex: Arquivo Nacional; e
� Conjunto de documentos
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 12
Glossário Básico
� Atividades _ Conjunto de ações ou encargos desenvolvidos de modo contínuo e 
permanente, para o cumprimento das competências de determinado órgão, tendo sempre a 
característica de rotina (ex.: classificação, avaliação etc.). 
� Atividades-fim _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para o 
desempenho de suas competências específicas. 
� Atividades-meio _ Conjunto de encargos desenvolvidos por uma instituição para auxiliar e 
viabilizar o desempenho de suas competências específicas. 
� Estrutura organizacional _ Conjunto de unidades administrativas ligadas por relações de 
hierarquia e coordenação.
� Acervo documental _ Totalidade de documentos sob a guarda de um arquivo.
� Documento _ Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte utilizado. 
� Documento de arquivo _ Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição, no 
exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 
� Dossiê _ Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por 
assunto. 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 13
Glossário básico – cont.
� Espécie documental _ Divisão de gênero documental que reúne tipos 
documentais por suas características comuns de estruturação da 
informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, planta, 
relatório. 
� Gênero documental _ Reunião de espécies documentais que se 
assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a 
forma de registro da informação, como documentação audiovisual, 
documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação 
informática, documentação textual. 
� Instrumento de pesquisa _ Meio que permite a identificação, localização 
ou consulta a documentos ou a informações neles contidas. Expressão 
normalmente empregada em arquivos permanentes. 
� Protocolo _ Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, 
distribuição, tramitação e expedição de documentos 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 14
Conceitos fundamentais de Arquivologia
� Vejamos alguns conceitos sobre arquivo.
� Solon Buck (ex-arquivista EUA): “ é o conjunto de 
documentos produzidos e recebidos por um 
governo, organização ou firma, no decorrer de 
suas atividades, arquivados e conservados por si 
e seus sucessores para efeitos futuros”. 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 15
Arquivo - conceitos
• ARQUIVOARQUIVO: documentos de qualquer institui: documentos de qualquer instituiçção pão púública ou blica ou 
privada, considerados de valor, merecendo preservaprivada, considerados de valor, merecendo preservaçção ão 
permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido permanente para fins de referência e pesquisa, tendo sido 
depositado ou selecionado para depdepositado ou selecionado para depóósito num arquivo de sito num arquivo de 
custcustóódia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de dia permanente. (SCHELLENBERG, 2004); conjunto de 
documentos produzidos e recebidos por documentos produzidos e recebidos por óórgãos prgãos púúblicos, blicos, 
instituiinstituiçções de carões de carááter pter púúblicas, e entidades privadas, em blicas, e entidades privadas, em 
decorrência do exercdecorrência do exercíício de atividades especcio de atividades especííficas, bem como ficas, bem como 
por pessoa fpor pessoa fíísica, qualquer que seja o suporte da informasica, qualquer que seja o suporte da informaçção ão 
ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)ou a natureza dos documentos. (LEI 8.159/91)
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 16
arquivo é um conjunto de documentos produzidos e recebidos no
decurso das ações necessárias para o cumprimento da missão predefinida de
uma determinada entidade coletiva, pessoa ou família.
Esquematicamente tem-se:
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 17
Finalidade principal
� Facilitar a consulta aos documentos e, 
com isso servir à administração no 
processo de aquisição de conhecimento e 
tomada de decisões.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 18
Funções Básicas
� Guarda
� Conservação
�Não esqueçam - a arquivologia tem uma 
íntima relação com a gestão do conhecimento 
organizacional.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 19
Interconexão entre ciências
� Diplomática - é o estudo de documentos quanto à sua autenticidade (o documento é
verdadeiro) e fidedignidade (possui fé pública), além da sua estrutura formal.
� Paleografia – técnica que habilita a decifrar documentos antigos. Estuda a história da 
escrita e evolução das letras. Permite o conhecimento dos materiais (papiro, 
pergaminho, papel etc.) e dos instrumentos (cálamo, pena etc.) para escrever. O 
estudo da Paleografia propicia um melhor entendimento dos registros documentais 
para o resgate de fatos históricos.
Fonte: Arquivologia para Concursos – Editora Campus – Renato Valentini.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 20
Questões de Prova – TRE PE/2007-FCC
1. A escrita e suas variações ao longo do tempo são objeto da:
a) Paleografia
b) numismática
c) linguística
d) Paleontologia
e) Heráldica
1. Quanto a diplomática, é a disciplina que estuda:
a) tratados e acordos internacionais
b) comprovantes de títulos autênticos
c) Estrutura formal e a autenticidade dos documentos
d) documentos em pergaminho
e) selos, timbres e assinaturas
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 21
Valor dos Documentos
DUPLO VALOR DOS DOCUMENTOS
� Valor primário - “Defini-se como sendo a qualidade de um documento baseado 
nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, por 
outras palavras, nas razões para as quais os documentos foram criados.” “Valor 
atribuído aos documentos em função do interesse que possam Ter para o gerador 
do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e 
fiscais.”
� Valor secundário - “Defini-se como sendo a qualidadedo documento baseada 
nas utilizações não imediatas ou científicas. Esta qualidade radica essencialmente 
no testemunho privilegiado e objetivo que o documento fornece.” “Valor atribuído 
aos documentos em função do interesse que possam Ter para o gerador do 
arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes 
daqueles para os quais foram originalmente produzidos.”
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 22
Classificações de Arquivos
� ENTIDADES MANTENEDORAS
� Públicas – Órgãos de Administração Pública, direta e 
indireta – Federal, Estadual, Municipal e Distrito 
Federal.
� Institucionais – Escolas, entidades sem fins 
lucrativos, ONG´S
� Comerciais – firmas, empresas e coorporações
� Pessoais – familiares ou pessoais
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 23
Natureza dos documentos:
� Especiais
� Especializados
Classificações de Arquivos
Abrangência dos arquivos:
� Setoriais – os documentos ficam localizados junto aos órgãos operacionais, 
em função ao grande número de consultas. Centralizados ou 
descentralizados?
� Gerais – Recebem documentos de vários setores de uma organização.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 24
Classificações de Documentos
Sonoros 
informáticos
Filmográficos
correspondênciasIconográficos
Sigilosos
�Reservado
�Confidencial
�Secreto
�Ultra-secreto
Atos 
comprobatórios
Cartográficos
Ostensivos ou 
ordinários
Atos normativosTextuais
Natureza do 
Assunto
Espécie
(aspecto formal)
Gênero
(suportes)
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 25
Teoria das Três Idades – ciclo de 
vida documental
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 26
Teoria das três idades – Ciclo vital dos documentos
� Arquivo Corrente - “Conjunto de documentos em tramitação ou não, que 
pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o 
produziu, a quem compete sua administração.”
Período de atividade - “É o período durante o qual os documentos são 
indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas de uma 
administração. Devem permanecer o mais perto possível do utilizador ou, se 
estiverem em memória de computador, ser fácil e rapidamente acessíveis.”
� Arquivo Intermediário - “Conjunto de documentos originários de arquivos 
correntes, que aguarda destinação e com uso pouco freqüente.”
Período de semi-atividade - “É o período durante o qual os documentos, seja 
qual for o suporte utilizado, devem ser conservados por razões 
administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para 
assegurar as atividades quotidianas da administração.”
� Arquivo Permanente - “Conjunto de documentos preservados em caráter 
definitivo em função de seu valor”
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 27
Teoria das três idades
� Arquivo de 1ª Idade – ligados à finalidade dos 
arquivos – valor primário – uso restrito aos 
produtores do documento
� Arquivo de 2ª Idade – documentos que 
aguardam destino final – depósito temporário –
valor primários e o acesso mediante autorização 
do órgão produtor
� Arquivo de 3ª Idade – permanente – é o arquivo 
propriamente dito, valor secundário e histórico
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 28
Arquivo morto??
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 29
Destinações de documentos.
� Transferência – passagem do arquivo 
corrente para o intermediário.
� Recolhimento – passagem do arquivo 
intermediário para o permanente.
� Eliminação – descarte documental.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 30
Gestão de Arquivos
� Gestão de arquivos ou Gestão Documental, 
é um conjunto de atividades desenvolvidas, 
desde a criação do documento até a sua 
destinação final – eliminação ou 
recolhimento, visando: a preservação da 
informação; a perpetuação do suporte; a 
racionalização e garantir a eficiência 
administrativa; a economia de tempo e de 
recursos humanos, logísticos, financeiros e 
material. A gestão de arquivos inclui a 
administração de recursos humanos, 
material e equipamentos em um sistema 
integrado interligando todas as etapas/ciclos 
dos documentos.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 31
Gestão de documentos
segundo Marilena Leite Paes
� Produção
� Utilização
� Destinação
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 32
Fases da Gestão Documental
1ª Fase - Produção de documentos : refere-se ao ato de elaborar documentos 
em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase 
deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção 
daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, 
controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos 
recursos de reprografia e de automação.
Esta fase é composta pelos seguintes elementos :
� elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência;
� controle da produção e da difusão de documentos de caráter normativo;
� utilização de processadores de palavras e textos.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 33
Fases da Gestão documental
2ª Fase - Utilização de documentos : refere-se ao fluxo percorrido pelos 
documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, 
assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve 
métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas 
específicas para classificação, organização e elaboração de instrumentos 
de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de 
arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo 
e de recuperação da informação.
3ª Fase - Destinação de documentos : envolve as atividades de análise, 
seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica 
decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados 
permanentemente 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 34
Destinação de documentos - Instrumentos
Tabela de Temporalidade de Documentos
� A tabela de Temporalidade Documental conhecida como TTD tem como
objetivo definir o tempo de vida útil dos documentos na empresa sob o 
ponto de vista legal, técnico, administrativo e fiscal.
� Através do levantamento dos itens documentais a tabela define o que deve 
ser arquivado, em que formato físico deverá ser armazenado.
� O tempo de guarda é definido com suporte na legislação vigente definindo 
as diversas fases de arquivamento, documento ativo, documento 
intermediário e documento inativo.
� É dado treinamento para manutenção da TTD que é parte integrante da 
Gestão Documental da Empresa.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 35
TTD – Tabela de Temporalidade de Documentos
Eliminação5Até a aprovação das 
contas
041.12 – Conta de Gás
Eliminação-5030.1 – Cadastro de 
fornecedores
Guarda Permanente5Até o Transito em julgado029.6 – Ações 
Trabalhistas
Eliminar-7025.153 – Contribuição 
sindical do 
empregador
Eliminar475024.151 FGTS
Eliminar955024.144 – Pensão 
alimentícia
Fase 
Permanente
Fase 
Intermediária
Fase 
Corrente
OBSPRAZO DE GUARDAAssunto
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 36
TIPOS DE TRANSFERENCIA
� A PERMANENTE - aquela que se processa 
em intervalos regulares. 
� PERIÓDICA – é a remoção de documentos 
em intervalos determinados.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 37
CRITÉRIOS QUE REGULAM A 
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
� documentos cujos textos estiverem reproduzidos em 
outros ou que tenham sido impressos em sua totalidade.
� cópias cujos originais sejam conservados.
� documentos cujos elementos essenciais se achem 
reproduzidos em outros.
� documentos de pura formalidade, como convites, cartas 
de agradecimento e outros;
� documentos que se tornarem obsoletos e não mais 
representem interesse para à administração. 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 38
GESTÃO DOCUMENTAL NAS EMPRESASGESTÃO DOCUMENTAL NAS EMPRESAS
�racionalização do trabalho - aumento de produtividade; 
�a recuperaçãorápida e precisa; 
�o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de 
documentos;
�a otimização de seus espaços físicos de trabalho; 
Vantagens: 
�o controle do trâmite de processos desde sua geração até a 
sua destinação final;
�a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; 
�a preservação e conservação dos documentos; 
�preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a 
transferência. 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 39
Princípios arquivísticos
� 1. PRINCÍPIO DE PROVENIÊNCIA - Fixa a identidade do documento em relação ao 
produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor.
� 2. PRINCÍPIO DE ORGANICIDADE - Fixa a identidade do conjunto documental 
(arquivos/fundo) relativa à estrutura, funções e atividades do produtor.
� 3. PRINCÍPIO DE UNICIDADE - Estabelece que o documento é único em seu 
contexto de produção, sem importar seu grau de tradição documental.
� 4. PRINCÍPIO DE INDIVISIBILIDADE - Impede a dispersão, mutilação, alienação, 
destruição não autorizada, que comprometem a integridade arquivística.
� 5. PRINCÍPIO DE CUMULATIVIDADE - Derivado dos demais, confirma o arquivo 
como uma acumulação estruturada, progressiva, orgânica, natural e fechada.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 40
Arquivística
�� PrincPrincíípio da Proveniência:pio da Proveniência:
�� Fixa a identidade do documento, relativamente a Fixa a identidade do documento, relativamente a 
seu produtor. Por este princseu produtor. Por este princíípio, os arquivos devem pio, os arquivos devem 
ser organizados em obediência ser organizados em obediência àà competência e competência e ààs s 
atividades da instituiatividades da instituiçção ou pessoa legitimamente ão ou pessoa legitimamente 
responsresponsáável pela produvel pela produçção, acumulaão, acumulaçção ou guarda dos ão ou guarda dos 
documentos. documentos. 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 41
Arquivística
�� PrincPrincíípio da Proveniência:pio da Proveniência:
�� Arquivos originArquivos origináários de uma instituirios de uma instituiçção ou de uma ão ou de uma 
pessoa devem manter a respectiva individualidade, pessoa devem manter a respectiva individualidade, 
dentro de seu contexto orgânico de produdentro de seu contexto orgânico de produçção, não ão, não 
devendo ser mesclados a outros de origem distinta.devendo ser mesclados a outros de origem distinta.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 42
Arquivística
�� PrincPrincíípio da Organicidade:pio da Organicidade:
�� As relaAs relaçções administrativas orgânicas se ões administrativas orgânicas se 
refletem nos conjuntos documentais. A refletem nos conjuntos documentais. A 
organicidade organicidade éé a qualidade segundo a qual os a qualidade segundo a qual os 
arquivos espelham a estrutura, funarquivos espelham a estrutura, funçções e ões e 
atividades da entidade atividades da entidade 
produtora/acumuladora em suas relaprodutora/acumuladora em suas relaçções ões 
internas e externas.internas e externas.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 43
Arquivística
�� PrincPrincíípio da Unicidade:pio da Unicidade:
�� Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, Não obstante, forma, gênero, tipo ou suporte, 
os documentos de arquivo conservam seu os documentos de arquivo conservam seu 
carcarááter ter úúnico, em funnico, em funçção do contexto em que ão do contexto em que 
foram produzidos.foram produzidos.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 44
Arquivística
�� PrincPrincíípio da Invisibilidade ou integridade:pio da Invisibilidade ou integridade:
�� Os fundos de arquivo devem ser preservados Os fundos de arquivo devem ser preservados 
sem dispersão, mutilasem dispersão, mutilaçção, alienaão, alienaçção, ão, 
destruidestruiçção não autorizada ou adião não autorizada ou adiçção indevida. ão indevida. 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 45
Arquivística
� Princípio da cumulatividade:
� O arquivo é uma formação progressiva, natural 
e orgânica
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 46
Conceitos diversos
�� DOSSIÊDOSSIÊ: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pert: unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a inentes a 
um assunto ou pessoa.um assunto ou pessoa.
�� DESCRIDESCRIÇÇÃOÃO: processo que sintetiza elementos em conte: processo que sintetiza elementos em conteúúdos textuais para uso dos textuais para uso 
nos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventnos instrumentos de pesquisa que se pode produzir (guias, inventáários, catrios, catáálogos).logos).
�� FUNDOFUNDO: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos proveni: principal unidade de arranjo estrutural, de documentos provenientes de entes de 
uma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais deuma mesma fonte geradora, ou funcional, de documentos de mais de uma fonte uma fonte 
geradora, reunidos pela semelhangeradora, reunidos pela semelhançça das atividades.a das atividades.
�� INFORMAINFORMAÇÇÃOÃO: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital e: Conhecimento transferido para atingir um objetivo; elo vital entre as ntre as 
unidades das Organizaunidades das Organizaçções e como tal sua ausência trarões e como tal sua ausência traráá dificuldades para o dificuldades para o 
cumprimento de metas. Pode ser textual ou grcumprimento de metas. Pode ser textual ou grááfico e fico e ààs vezes se apresenta s vezes se apresenta 
codificado; matcodificado; matééria prima bria prima báásica para qualquer pensamento ou asica para qualquer pensamento ou açção humana que ão humana que 
venha a ser desenvolvida.venha a ser desenvolvida.
�� ITEM DOCUMENTALITEM DOCUMENTAL: menor unidade : menor unidade arquivarquivíísticastica materialmente indivismaterialmente indivisíível.vel.
�� NOTANOTAÇÇÃOÃO: elemento de identifica: elemento de identificaçção das unidades de arquivamento, composto por ão das unidades de arquivamento, composto por 
letras, nletras, núúmeros ou combinameros ou combinaçção, permitindo sua localizaão, permitindo sua localizaçção.ão.
�� UNIDADE DE ARQUIVAMENTOUNIDADE DE ARQUIVAMENTO: menor conjunto de documentos reunidos de : menor conjunto de documentos reunidos de 
acordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maacordo com o arranjo estabelecido. Ex: Pastas, Maççosos
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 47
Organização de arquivos
� Exigências:
�Apoio dos gestores (cúpula organizacional);
�Trabalho em equipe;
�Treinamento dos recursos humanos;
�Espaço físico – layout; e
�Sistemas de arquivamento.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 48
Organização de arquivos
� Etapas, segundo Marilene Leite Paes (FGV):
� Levantamento de dados;
� Análise dos dados coletados;
� Planejamento;
� Execução ou implantação e posterior acompanhamento.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 49
Organização de arquivos
Executar o plano 
arquivístico
Desenvolve-se o 
plano arquivísitico
Verifica-se a 
relevância dos 
documentos
Conhecimento da 
estrutura 
organzicional, 
documentos e 
atividades
Implantação e 
acompanhamento
PlanejamentoAnálise de dados 
coletados
Levantamento de 
dados
Etapas da organização de arquivos
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 50
Materiais de consumos definidos no 
planejamento de arquivos:
� FICHAS
� GUIAS
� DIVISÓRIAS
� PASTAS
MATERIAIS PERMANENTES 
DEFINIDOS NO PLANEJAMENTO 
DE ARQUIVOS:
� Armário De Aço
� Arquivos
� Arquivos Fole
� Estantes
� Fichários 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 51
Estrutura de Pastas de Arquivos
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 52
Estrutura de Pastas de Arquivos
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 53
Organização de arquivos
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 54
Atividades dos arquivos CORRENTES
� Protocolo;
� Expedição;
� Arquivamento;
� Empréstimo;e
� Consulta.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 55
Protocolo
Atividades de controle – recebimento, registro,
distribuição, movimentação e expedição de
documentos de uso corrente, desempenhadas por
determinado órgão da estrutura organizacional,
freqüentemente designado como Protocolo e
Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra
denominação similar.
(PAES, 2005)
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 56
Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
distribuição e tramitação de documentos.
(CAMARGO e BELLOTTO, 1996)
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 57
Protocolo
Setor encarregado do recebimento, registro,
classificação, distribuição, controle da
tramitação e expedição de documentos.
(Arquivo Nacional, 2005)
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 58
Protocolo
� Recebimento e Classificação:
� Recebe o documento;
� Separa os documentos;
� Encaminha os documentos de natureza sigilosa e particular 
aos destinatários;
� Interpreta e classifica os documentos ostensivos;
� Encaminha os documentos ao setor de registro e 
movimentação.
� Registro e Movimentação
� Atua na distribuição e redistribuição de documentos
Fonte: Arquivologia para concursos – Renato Valentine – Editora Campus
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 59
Expedição
� Refere-se a saída de documentos
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 60
Arquivamento na fase corrente
� Etapas:
� Inspeção – exame do documento
�Análise – envolve a interpretação
�Ordenação – após classificados e codificados, 
procede-se a ordenação
�Arquivamento – guarda documental
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 61
Empréstimo
� Utiliza-se, nesta etapa, instrumentos, tais 
como: 
�Recibos;
�Guia-fora.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 62
INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Guia, Inventário, Catálogo e Repertório
� Guia – Instrumento de pesquisa mais genérico, informa 
sobre o histórico, a natureza, a estrutura, o período de 
tempo de um arquivo permanente.
� Inventário – Instrumento de pesquisa no qual as unidades 
de arquivamento de um fundo são identificada 
sucintamente. 
� Catálogo – temático, cronológico, geográfico que incluem 
todos os documentos de um ou mais fundos. 
� Repertório – semelhante ao catálogo, porém mais 
completo.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 63
Instrumentos auxiliares de pesquisas
� ÍNDICE
�TABELA DE EQUIVALÊNCIA OU CONCORDÂNCIA: 
FORNECE EQUIVALENCIA DE ANTIGAS NOTAÇÕES 
PARA AS NOVAS QUE FORAM ADOTADAS. 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 64
CORRESPONDÊNCIA 
CLASSIFICAÇÃO E CARACTERÍSTICAS
� Interna ou externa
� Oficial (trata de assunta da organização)
� Particular (interesse pessoal dos 
servidores da instituição) 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 65
Características dos Documentos de 
acordo com o Prazo de Guarda
� Guarda eventual
� Guarda temporária
� Guarda permanente
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 66
� Guarda Eventual: são os documentos de 
interesse passageiro que não possuem valor 
administrativo e jurídico para o órgão. 
Exemplo : material de divulgação de terceiros, 
convites e correspondência recebida que não 
se relacionam com o desempenho de 
nenhuma atividade do órgão.
Características dos Documentos de 
acordo com o Prazo de Guarda
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 67
Características dos Documentos de 
acordo com o Prazo de Guarda
� Guarda Temporária - são aqueles em que prevalece o interesse administrativo 
como determinante do seu valor e, conseqüentemente, do seu prazo de retenção. 
Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documentos:
� cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e 
as informações essenciais acham-se recapituladas em outros;
� que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior;
� que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente;
� que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado 
período.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 68
Características dos Documentos de 
acordo com o Prazo de Guarda
� Guarda permanente : são documentos de valor probatório, isto é, relativos 
a direitos, tanto de pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e 
de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos, considerados 
cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos públicos a guarda 
permanente deve abranger :
� documentos relativos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da 
instituição. Exemplos : atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções); 
atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos relativos 
a direitos patrimoniais;
� documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição. 
Exemplos : todos os atos que digam respeito à sua organização e 
funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que 
tratem das suas atividades-fim; gráficos (organogramas, fluxogramas); 
acordos, convênios, ajustes; atas e relatórios da direção; correspondência que 
trate de suas atividades-fim;
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 69
MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
� Inicialmente temos dois grupos de métodos:
�Básicos
�Padronizados
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 70
Métodos de Arquivamento
� Métodos Padronizados:
� Variadex
� Automático
� soudex
� Mnemônico
� Rôneo
� Métodos BÁSICOS:
� Alfabético
� Geográfico
� Numérico
� Ideográfico
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 71
Métodos de Arquivamento
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 72
Métodos de Arquivamento
� Métodos Diretos vs Métodos Indiretos
�Sistema Direto – busca direta ao documento, 
não exige índice remissivo; e
�Sistema Indireto – a busca é indireta, recorre-
se a um índice remissivo
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 73
Métodos Básicos - ALFABÉTICO
Regras de Alfabetação:
� Nomes de pessoas físicas, considera-se o 
último sobrenome e depois o prenome.
� Exemplo:
� Marilda Marques
� Marques, Marilda
� Renée Neiva Soares
� Soares, Renée Neiva
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 74
Regras de alfabetação
� Sobrenomes compostos de um substantivo e 
um adjetivam não se separam, bem como 
sobrenomes ligados por hífem.
�Renée Monte Lindo
� Monte Lindo, Renée
�Heitor Villa-Lobos
� Villa-Lobos, Heitor
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 75
Regras de alfabetação
� Sobrenomes formados pela palavra 
Santa, Santo ou São seguem a regra 
anterior:
�Ana Santa Clara
� Santa Clara, Ana
�Rita Santa Lúcia
� Santa Lúcia, Rita
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 76
Regras de alfabetação
� As iniciais abreviaturas de prenomes tÊm
precedência na classificação de sobrenomes 
iguais:
� Marques, Marcelo
� Marques, Marilda
� Marques, M.
� Arquiva-se:
� Marques, M.
� Marques, Marcelo
� Marques, Marilda
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 77
Regras de alfabetação
� As preposições e os artigos não são 
considerados:
� Renato de Oliveira
�Oliveira, Renato de
� Renato d´Almeida
�Almeida, Renato d´
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 78
Regras de alfabetação
� Sobrenomes que exprimam grau de 
parentesco não são separados:
�Djalma José Marques Neto
� Marques Neto, Djalma José
�João Carlos de Oliveira Filho
� Oliveira Filho, João Carlos
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 79
Regras de alfabetação
� Os títulos não são considerados:
� Professor Marcelo Marques
�Marques, Marcelo (Professor)
� Engenheiro João Buracão
�Buracão, João (Engenheiro)
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 80
Regras de alfabetação
� Nomes estrangeiros são considerados pelo 
último sobrenome, exceto os espanhóis 
e orientais.
� James Bond
� Bond, James
� Jammy Bourrei
� Bourrei, Jammy exceções
Prof.Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 81
Regras de Alfabetação
� Partículas de nomes estrangeiras podem ou 
não ser consideradas. O mais comum é
considerá-la parte integrante do sobrenome, 
quando começada com letra maiúscula.
�Charles Du Pont
� Du Pont, Charles
�Tonni di Capri
� Capri, Tonni di
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 82
Regras de alfabetação
� Nomes espanhóis – registra-se pelo 
sobrenome da família do pai e lá é o 
Penúltimo sobrenome.
�José Gutierres Molinero
� Gutierres Molinero, José
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 83
Regras de alfabetação
� Nomes orientais não devem ser alterados.
�Tai xim xum
�Ali Mohamed
�Pon Pin Pong
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 84
Regras de alfabetação
� Nomes de instituiçoes (empresas, firmas etc) 
não são alterados.
� Curso Espaço Jurídico
� Curso Espaço Jurídico
� The New York Time
� New York Time (The)
� O dia
� Dia (O)
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 85
Regras de alfabetação
� Congressos, eventos etc (os números vão 
para o fim)
� III Congresso de Arquivologia
� Congresso de Arquivologia (III)
�Primeiro Simpósio de Cardiologia
� Simpósio de Cardiologia (Primeiro)
�24ª Feira Beneficente de Boa Viagem
� Feira Beneficente de Boa Viagem (24ª) 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 86
Método Geográfico
� Geográfico - O método geográfico é o mais indicado 
para os casos em que consideramos a precedência 
ou o local como elemento principal em um 
documento. Ele também é um método do sistema 
direto, pois a busca é feita diretamente ao documento, 
facilitando o manuseio.
� Esse método exige sempre duas classificações: nome 
do local (cidade, estado ou país) e mais o nome do 
elemento do documento correspondente.
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 87
Método Geográfico
MARQUES, MARCELE MARQUESSANTOSSÃO PAULO
ANDRADE, MARIA EDUARDA MARQUESCAMPINASSÃO PAULO
PACHECO, ALEXSANDERSÃO PAULOSÃO PAULO
MARQUES, MARILDAPETRÓPOLISRIO DE JANEIRO
SOARES, RENÉE NEIVACAMPOSRIO DE JANEIRO
MARQUES, MARCELORIO DE JANEIRORIO DE JANEIRO
SOARES, CARLOS ALBERTOVILA VELHAESPÍRITO SANTO
MARQUES, MARCELOVITÓRIAESPÍRITO SANTO
CORRESPONDENTECIDADEESTADO
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 88
Método Geográfico
CARDOSO, MARCELOESPÍRITO SANTOVITÓRIA
SILVA, IRENILDO DA CONCEIÇÃOSÃO PAULOVILA VELHA
PACHECO, ALEXSANDERSÃO PAULOSÃO PAULO
ABREU FILHO, LUCIO DESÃO PAULOSANTOS
MARQUES, MARCELORIO DE JANEIRORIO DE JANEIRO
MASS, FILIPERIO DE JANEIROPETRÓPOLIS
LESSA, PAULORIO DE JANEIROCAMPOS
MARQUES, DÉBORASÃO PAULOCAMPINAS
CORRESPONDENTEESTADOCIDADE
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 89
Método Geográfico
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, 
Maria
Ferreira, Antônio
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Correspondente Cidade País 
Prof. Marcelo Marques -
www.concursovirtual.com.br 90
Método Numérico
� SIMPLES;
� CRONOLÓGICO; E
� DÍGITO TERMINAL.