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Administração de Unidades de Alimentação e Nutrição Aula 05 O que é estrutura organizacional? O que é um organograma? O que um gráfico deve conter? Quais são os tipos de estruturas organizacionais? Objetivos Hierarquia Normas gerais e específicas Recursos humanos Ambiência adequada Divisão de trabalho – estrutura A estrutura organizacional ou administrativa é a base que permite à Empresa organizar-se para atingir seus objetivos. Representada pelo conjunto de órgãos (unidades funcionais que compõem a empresa) e suas relações de interdependência e via hierárquica. Explicita os limites de ação de cada unidade de trabalho. Tornam claras as atribuições e responsabilidades, define quem tem jurisdição sobre quem e para quê. 1. Definição/ quantificação dos propósitos; 2. Integração das unidades de trabalho; 3. Definição de autoridade e subordinação; 4. Definição das funções e atividades; 5. Estabelecimento de comunicação e mecanismo de controle. 1. Definição/ quantificação dos propósitos: Objetivos gerais Objetivos específicos Metas Estabelecimento de metas Parâmetro para avaliação dos resultados 2. Integração das unidades de trabalho : Execução eficiente e sequenciada das atividades agrupadas nos órgãos especializados. Relação de atividades → objetivos. Departamentalização 3. Definição de autoridade e subordinação: Estabelecer as relações de comando e subordinação, situando cada órgão ou pessoa no seu nível hierárquico . Autoridade/responsabilidade 4. Definição das funções e atividades : Órgãos operacionais Ajustados ao departamento que desempenha as funções primárias PRODUTIVIDADE 5. Estabelecimento de comunicação e mecanismo de controle : Necessário assegurar uma atuação integrada. Processo de decisões das chefias baseado em informações rápidas e fidedignas. Uso de formulários VANTAGENS DESVANTAGENS Liderança hierárquica Único chefe - Supervaloriza o chefe Clara definição de responsabilidades – favorece a disciplina Comando autocrático – centralização Baixo custo administrativo, fácil compreensão da estrutura Sobrecarga do chefe – retarda tomada de decisões Estrutura Linear – autoridade emana de um único chefe (unidade de comando) Pequenas empresas VANTAGENS DESVANTAGENS Especialização, divisão de trabalho (+ setores com chefia) Diminui visão global da empresa Comunicações rápidas Líder com menos poder hierárquico: perda de autoridade Produtividade e padrão de qualidade porque é especializada Dificulta tomada de decisões Estrutura Funcional – autoridade dividida Ideal para empresas de grande porte devido ao grande número de especialistas, com salários elevados. VANTAGENS DESVANTAGENS Mantém a hierarquia Conflitos entre linha de produção e “staff” Especialização Chefes de linha perdem capacidade de tomar iniciativas Órgão aconselhador (parecer técnico) – maior credibilidade Alto custo Estrutura Mista ou Linha “Staff” – embora haja unidade de comando, os órgãos são aconselhados pelo “Staff”. Empresas de médio e grande porte VANTAGENS DESVANTAGENS Autoridade deliberativa Difícil operacionalização Divisão de responsabilidade Demanda tempo para tomada de decisões Decisões em equipe – responsabilidade parcial das consequências Reuniões formais Estrutura Comissional - autoridade exercida por um Conselho, constituído de membros diretores. Grandes empresas: funcionamento exige condições especiais Forma de organizar as atividades da empresa para facilitar a consecução dos objetivos. Empresa cresce → necessidade de especializar mais e aumentar o no das unidades de trabalho. A especialização pode ser vertical ou horizontal. Vertical – aumentar os níveis hierárquicos, como consequência da necessidade de se estabelecer uma melhor supervisão. Horizontal – aumentar a eficiência, com melhor qualidade do trabalho em si, por meio da divisão de trabalho. REPRESENTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL LITERAL GRÁFICA Encontra-se retratada nos documentos legislativos que direcionam o funcionamento da entidade: 1. Estatuto – contrato social – conjunto de normas regedoras do funcionamento de uma sociedade, de uma associação ou de uma empresa. Lei instituidora, mais difícil de ser alterada que os outros documentos. 2. Regulamento – documento normativo genérico que amplia a organização administrativa explicitada no Estatuto (diretrizes básicas da organização). 3. Regimento – conjunto de normas próprias e limitadas a cada órgão da estrutura. Não pode contrariar o regulamento. Feita através de organograma. Retrata a organização formal/estrutura que foi delineada no regulamento. Configura os diversos órgãos, sua interdependência, linhas de autoridade e subordinação. Gráficos organizacionais que representam a interação do agrupamento das atividades desenvolvidas. Níveis da estrutura: 1º nível: Órgão deliberativo – traça as diretrizes. 2º nível: Órgão executivo – faz cumprir o que foi deliberado. 3º nível: Órgão técnico – planeja a execução. 4º nível: Órgão operacional – executa o trabalho. VANTAGENS DO ORGANOGRAMA Planejar novas organizações Estudar e analisar a estrutura existente Projetar reestruturações TIPOS DE ORGANOGRAMA Barras Setores Clássico Clássico Barras Setores DIRETOR COMISSÃO DE PESQUISA COMISSÃO DE ENSINO Setores Retrata as funções/atividades. Respeita a estrutura delineada no organograma. Representação gráfica da descrição dos passos dados para realização de uma atividade ou operação. Objetivos: Evidenciar sequência de um trabalho. Possibilitar boa utilização dos recursos humanos e materiais. Racionalizar o trabalho. Possibilita evidenciar pontos críticos de controle na UAN. RECEBIMENTO ARMAZENAMENTO HIGIENIZAÇÃO CORTE, DESCASQUE, ETC. MONTAGEM MANUTENÇÃO DISTRIBUIÇÃO Gráfico que representa passos da rotina no espaço. Fluxograma sobre a planta que demonstra a sequência de uma rotina no próprio local de trabalho, através da representação de sua planta baixa e das diversas fases do fluxo que nela se desenvolve ligando os postos/unidades de operação. Visualização clara; Estrutura da organização de forma objetiva; Permitir compreender o todo organizacional; Deve ser realizado sob cuidado criterioso para não ocorrerem falhas. Necessidade de um sistema de comunicação e mecanismos de controle eficientes para que os diversos órgãos atuem de forma integrada. FORMULÁRIOS Documento padronizado Objetivos: Construir um bom núcleo de informações/transmitir rapidamente as informações aos centros de decisão. Reduzir os custos operacionais dos serviços administrativos. Guardar informações. Facilitar a consulta. ABREU, E. S.; SPINELLI, M. G. N.; PINTO, A. M. S. Gestão de unidades de alimentação e nutrição: um modo de fazer. 3. ed. São Paulo: Metha, 2009. MEZOMO, I. de B. Os serviços de alimentação: planejamento e administração. Barueri – SP: Manole, 2002. TEIXEIRA, S; MILET, Z; CARVALHO, J; BISCONTINI, TM. Administração aplicada àsunidades de alimentação e nutrição. São Paulo: Atheneu, 2010.