Introdução ao Microsoft Excel

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NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA 
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EXCEL 97 
 
Introdução ao Microsoft Excel 
 
O Excel é um aplicativo Windows - uma planilha 
eletrônica - que fornece ferramentas para efetuar 
cálculos através de fórmulas e funções e para a 
análise desses dados. As cinco principais funções do 
Excel são: 
 
Planilhas: Você pode armazenar, manipular, calcu-
lar e analisar dados tais como números, textos e 
fórmulas. Pode acrescentar gráficos diretamente 
em sua planilha, elementos gráficos, tais como 
retângulos, linhas, caixas de texto e botões. É pos-
sível utilizar formatos pré-definidos em tabelas. 
 
Bancos de dados: você pode classificar, pesquisar e 
administrar facilmente uma grande quantidade de 
informações utilizando operações de bancos de 
dados padronizadas. 
 
Gráficos: você pode rapidamente apresentar de 
forma visual seus dados. Além de escolher tipos 
pré-definidos de gráficos, você pode personalizar 
qualquer gráfico da maneira desejada. 
 
Apresentações: Você pode usar estilos de células, 
ferramentas de desenho, galeria de gráficos e for-
matos de tabela para criar apresentações de alta 
qualidade. 
 
Macros: as tarefas que são freqüentemente utiliza-
das podem ser automatizadas pela criação e arma-
zenamento de suas próprias macros. 
 
 
Iniciando o Excel 
 
• Via Botão Iniciar - Com o botão esquerdo 
do mouse clique sobre o Botão Iniciar 
( ) localizado na Barra de Tarefas 
do Windows 95, siga até Programas, Micro-
soft Office e clique sobre Microsoft Excel. 
 
• Via Barra de Atalhos do Office - Efetue um 
clique sobre o ícone do Excel 
 
Conhecendo a Janela Excel 
 
 
 
 
Pasta de trabalho do Microsoft Excel 
 
A pasta de trabalho é o documento ou tipo de ar-
quivo normal do Microsoft Excel. Uma pasta de 
trabalho é o equivalente eletrônico a um fichário. 
Dentro das pastas de trabalho, você encontrará 
planilhas, como planilhas de trabalho e folhas de 
gráfico. O nome de cada planilha aparece em uma 
guia na parte inferior da pasta de trabalho. É possí-
vel mover ou copiar planilhas entre as pastas de 
trabalho diferentes e reorganizar planilhas dentro 
de uma mesma pasta de trabalho. 
 
Renomeando as planilhas 
 
Para alterar o nome da cada planilha, clique com o 
botão direito do mouse sobre a guia onde está o 
nome a ser alterado (na parte inferior da pasta de 
trabalho). Será apresentado o menu de atalho. 
Clique a opção Renomear , na janela exibida digite 
o novo nome para a planilha e pressione OK. 
 
Elementos da Janela Excel - Barras, Botões, 
Área de trabalho 
 
A seguir estão indicados principais elementos da 
janela Excel: 
 
Barra de título 
 
Localizada na parte superior da janela, contém o 
nome do aplicativo e do documento. Pode conter os 
seguintes elementos: 
 
‰ Botão do menu Controle do Aplicativo 
 
‰ Botão do menu Controle da Pasta 
 
‰ Nome do aplicativo 
 
‰ Nome a planilha 
 
‰ Botão "Maximizar" 
 
‰ Botão "Minimizar" 
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‰ Botão "Fechar" 
 
‰ Botão "Restaurar" 
 
Botão do Menu de Controle do Aplicativo 
 
 Localiza-se no canto esquerdo da barra de título. 
Segue o padrão das janelas Windows 95 (Restau-
rar, Mover, Tamanho, Minimizar, Maximizar, Fe-
char, Alternar para, Executar) 
 
Botão do Menu Controle da Pasta 
 
 Localizado na lateral esquerda da barra de me-
nu ou na barra com o nome da Pasta. Contém as 
opções de dimensionamento e posição da janela 
(Maximizar / Restaurar, Minimizar, Mover, Tama-
nho) além da opção "Fechar" para encerrar o traba-
lho com o documento ativo". 
 
Botão "Restaurar" 
 
 Localizado entre os Botões Minimizar e Fechar 
na lateral direita da barra de título em uma janela 
de aplicativo maximizada. 
 
Clicando sobre o botão "Restaurar" a janela de apli-
cativo retornará ao seu tamanho anterior. 
 
Barra de menus 
 
 
Localizada abaixo da barra de título, contém todos 
os comandos do Excel. 
 
Barra de Ferramentas 
 
 
Contém os ícones daqueles comandos que são fre-
qüentemente usados. Podem ser utilizados em lu-
gar dos comandos dos menus. 
 
Botão Nome Finalidade 
 
Nova Pasta 
de Trabalho 
cria uma nova 
pasta de trabalho 
 
Abrir abre uma pasta de 
trabalho existente 
 
Salvar salva a planilha da 
janela ativa 
 
Imprimir imprime a planilha 
ou gráfico da ja-
nela ativa 
 
Visualizar 
Impressão 
inicia visualização 
de prévia de im-
pressão da plani-
lha ativa 
 
Verificar 
Ortografia 
inicia a verificação 
ortográfica da 
planilha ativa 
 
Recortar remove a área 
selecionada e a 
insere na Área de 
Transferência 
 
Copiar copia a área sele-
cionada e a insere 
na Área de Trans-
ferência 
 
Colar insere o conteúdo 
que fora recortado 
ou copiado para a 
Área de Transfe-
rência na seleção. 
 
Pincel copia o formato 
das células sele-
cionadas. Um 
clique permite 
colar uma única 
vez o formato. 
Duplo clique per-
mite colar inúme-
ras vezes esse 
formato. 
 
Desfazer desfaz as últimas 
ações ou coman-
dos: um comando 
efetuado ou uma 
entrada digitada 
 
Repetir repete a última 
ação ou comando 
 
Inserir 
Hyperlink 
Efetua vínculos 
com endereço URL 
(Internet) 
 
Barra de 
Ferramentas 
WEB 
Contém ícones 
para abrir, pesqui-
sar e procurar em 
qualquer docu-
mento incl si e 
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páginas na WEB 
 
AutoSoma aciona automati-
camente a função 
SOMA. Se houver 
dados numéricos 
acima ou à es-
querda, irá sugerir 
o intervalo de 
células a serem 
somadas. 
 
Colar Função para escolher fun-
ção a ser inserida 
na célula ou na 
barra de fórmulas 
 
Classificação 
Crescente 
ordena a lista 
selecionada do 
menor para o 
maior valor, usan-
do a coluna que 
contém a célula 
ativa 
 
Classificação 
Decrescente 
ordena a lista 
selecionada do 
maior para o me-
nor, usando a 
coluna que con-
tém a célula ativa 
 
Assistente 
de Gráfico 
tutorial para auxi-
liar a criação de 
um gráfico 
 
Mapa cria um mapa com 
recursos geográfi-
cos e dados 
associados. 
 
Desenho exibe a barra de 
ferramentas de 
Desenho 
 Controle de 
Zoom 
amplia ou reduz a 
visualização da 
planilha 
 
Assistente 
do Office 
Para auxiliar no 
esclarecimento de 
dúvidas sobre as 
ações e comandos 
do Excel. 
 
Barra de Formatos 
 
 
Assim como a Barra de Ferramentas, contém os 
ícones daqueles comandos que são freqüentemente 
usados, podendo ser utilizados em lugar dos co-
mandos dos menus. 
 
Botão Nome Finalidade 
 
Fonte exibe a lista de fon-
tes disponíveis 
 
Tamanho da 
fonte 
exibe a lista de ta-
manhos de fontes 
 
Negrito transforma o trecho 
selecionado em 
negrito 
 
Itálico transforma o trecho 
selecionado em itáli-
co 
 
Sublinhado sublinha o trecho 
selecionado 
 
Alinhamento a 
esquerda 
alinha à esquerda os 
caracteres da sele-
ção 
 
Alinhamento 
centralizado 
centraliza os carac-
teres da seleção 
 
Alinhamento a 
direita 
alinha à direita os 
caracteres da sele-
ção 
 
Centralizar 
colunas sele-
cionadas 
centraliza o texto na 
largura das colunas 
previamente sele-
cionadas 
 
Formato de 
Moeda 
formata a seleção 
como R$ 
###.###,## 
 
Formato de 
porcentagem 
formata a seleção 
como ## % (sem 
casas decimais) 
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Separador de 
milhares 
formata a seleção 
como ###.###,## 
(com duas casas 
decimais) 
 
Aumentar 
casas decimais 
aumenta em uma 
unidade as casas 
decimais da seleção 
 
Diminuir casas 
decimais 
diminui uma casa 
decimal na seleção 
 
Diminuir recuo diminui a distância 
entre o texto e a 
margem esquerda 
da planilha 
 
Aumentar 
recuoaumenta a distância 
entre o texto e a 
margem esquerda 
da planilha 
 
Bordas aplica o tipo escolhi-
do ao redor da área 
selecionada da pla-
nilha 
 
Cor do Preen-
chimento 
aplica a cor escolhi-
da ao fundo da sele-
ção 
 
Cor da Fonte aplica a cor escolhi-
da ao conteúdo da 
seleção 
 
Área de trabalho 
 
É uma janela dentro do Excel que contém uma 
planilha. Uma planilha contém uma série de células 
nas quais pode-se inserir dados. As células são 
organizadas em linhas identificadas por números e 
colunas identificadas por letras. Você identifica uma 
célula pela interseção de uma coluna com uma linha. 
(ex. A1). 
 
Contém um botão de menu de Controle que permite 
minimizar a planilha em um ícone. 
 
Número de linhas - de 1 a 16.384 
 
Número de colunas - 256 
 
Barra de status 
 
 
 
Mostra uma variedade de informações dependendo 
do que está feito na planilha. 
 
O lado esquerdo da barra pode mostrar: 
 
Pronto - aguarda que você digite dados na célula 
 
Digite - quando você insere dados em uma célula 
 
Edita - quando você edita (pressionando F2, por 
exemplo) o conteúdo de uma célula 
 
Do lado direito desta barra é mostrado o estado de 
algumas teclas: 
 
NUM - tecla Num Lock ativada 
 
SE - o modo "Sobreescrever" está ativado 
 
SCRL - a tecla Scroll Lock está ativada 
 
CAPS - a tela Caps Lock está ativada 
 
 
 
Barras de Rolagem: Deslocam a planilha vertical 
ou horizontalmente. O botão que há dentro de 
cada barra de rolagem é chamado de botão de 
rolagem. Ele pode ser arrastado para uma deter-
minada posição da planilha. Use as barras de rola-
gem da seguinte maneira: 
 
Para deslocar linha por linha, clique a seta para 
cima ou para baixo na barra de rolagem vertical. 
 
Para deslocar coluna por coluna, clique a seta para 
a esquerda ou para a direita na barra de rolagem 
horizontal. 
 
Para deslocar uma tela de cada vez, clique acima 
ou abaixo do botão de rolagem da barra de rola-
gem vertical. 
 
Para deslocar rapidamente para uma posição espe-
cífica da planilha, arraste o botão de rolagem da 
barra vertical para a posição desejada. 
 
Ponteiro da Célula: Indica quando a célula está 
ativa: a borda mais forte indica a célula ativa. 
 
 
Introduzindo dados na planilha 
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Para introduzir dados em uma célula ela deve estar 
ativa. Para selecionar uma célula, clique sobre na 
célula desejada. 
 
 
 
Note que as suas coordenadas aparecem na caixa 
mais à esquerda da barra de fórmulas e que a 
célula fica com um contorno mais forte. Você tam-
bém pode caminhar pelas células com o auxílio das 
setas de direção(do teclado) para cima, para bai-
xo, para a direita e para a esquerda. 
 
Obs: Movendo o mouse como o botão pressionado, 
mais de uma célula será selecionada. 
 
Barra de Fórmulas 
 
Esta linha mostra as coordenadas e informações da 
célula atual. Nesta barra é possível também digitar 
e editar o conteúdo de uma célula. 
 
Ex.: Clique sobre a célula A1 e observe que a célu-
la ficará com as bordas mais escuras. Digite o nú-
mero 1 e observe também a barra de fórmulas. 
 
 
 
Para confirmar o dado digitado: 
 
‰ clique a caixa Enter; 
‰ tecle Enter; 
‰ ou use as setas de direção 
 
Para cancelar o dado digitado: 
 
‰ clique a caixa Cancelar; ou 
‰ tecle ESC 
 
Editando ou alterando dados da planilha 
 
Para alterar o conteúdo de uma célula você pode: 
Ativar a célula, digitar o dado correto e pressionar 
Enter ou; 
Ativar a célula e clicar na barra de fórmulas sobre 
o dado existente - note que o cursor se modifica 
para o formato de uma viga. Use as teclas Backs-
pace, DEL e as demais do teclado para corrigir o 
trecho incorreto. Clique na caixa Enter ou tecle 
Enter para confirmar a alteração. 
Outra forma de alterar - editar - o conteúdo de 
uma célula, é ativar a célula que se deseja alterar 
e teclar <F2>. A palavra Edita aparecerá na barra 
de status. Agora você pode efetuar as correções do 
mesmo modo que o descrito acima. 
Efetuando um duplo clique sobre a célula a ser 
alterada é possível editar novamente na própria 
célula. 
 
No modo Editar você têm as seguintes teclas dis-
poníveis: 
 
Backspace - apaga os caracteres à esquerda do 
cursor 
 
Delete - Apaga os caracteres à direita do cursor 
 
Insert - Ativa e desativa o modo de sobre escrever 
(SE - Sobrescrever) 
 
Setas à direita e setas à esquerda - movem o cur-
sor 
 
Home - Leva o cursor para o início do conteúdo da 
linha 
 
End - leva o cursor ao fim do conteúdo da linha 
 
Selecionando células 
 
Para selecio-
nar 
Efetue o procedimento 
Qualquer 
célula 
Pressione o botão do mouse com 
o ponteiro sobre a célula a ser 
selecionada. 
Células adja-
centes 
Selecione a primeira célula, man-
tenha o botão do mouse pressio-
nado e arraste até a última a ser 
selecionada ou, clique na primei-
ra, mantenha a tecla SHIFT 
pressionada e clique na última. 
Células ou 
grupo de 
células não 
adjacentes 
Selecione uma célula ou um gru-
po de células e com a tecla CTRL 
pressionada selecione outras 
células ou grupo de células não 
adjacentes. 
Uma linha Pressione o botão do mouse com 
o ponteiro no cabeçalho à es-
querda onde está o número da 
linha. 
Diversas li-
nhas adja-
centes 
Selecione uma linha, mantenha o 
botão do mouse pressionado e 
arraste-o nos cabeçalhos das 
linhas a serem selecionadas ou 
selecione a primeira linha e com 
a tecla SHIFT pressionada, clique 
na ultima. 
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Diversas li-
nhas não 
adjacentes 
Selecione uma linha e com a tecla 
CTRL pressionada, clique no ca-
beçalho das demais linhas a se-
rem selecionadas. 
Uma coluna Pressione o botão do mouse com 
o ponteiro no cabeçalho no topo 
onde está a letra da coluna. 
Diversas co-
lunas adja-
centes 
Selecione uma coluna, mantenha 
o botão do mouse pressionado e 
arraste-o nos cabeçalhos das 
colunas a serem selecionadas. 
Diversas co-
lunas não 
adjacentes 
Selecione uma coluna e com a 
tecla CTRL pressionada, clique no 
cabeçalho das demais colunas a 
serem selecionadas. 
Toda a plani-
lha 
Pressione o botão do mouse com 
o ponteiro no botão que está no 
canto superior esquerdo, à es-
querda da coluna A 
. 
 
Menu de Atalhos 
 
Há um menu de comandos que o Excel exibe para 
facilitar a escolha dos comandos mais comumente 
utilizados e que poderiam não estar presentes na 
barra de ferramentas. 
 
 
Clique o botão direito do mouse. O Excel abre um 
menu - menu de atalhos - que contém os coman-
dos mais freqüentemente utilizados para a seleção 
atual (células, linhas, colunas, etc.). 
 
 
 
Desfazendo uma tarefa 
 
Clique no botão na barra de ferramentas para 
desfazer a(s) última(s) tarefa(s) executadas ou 
selecione no menu Editar a opção Desfazer. 
 
Repetindo uma tarefa 
 
Caso queira executar novamente a(s) última(s) 
tarefa(s): 
 
Selecione no menu Editar a opção Repetir ou clique 
no botão na barra de ferramentas. 
 
FÓRMULAS 
 
Construindo e usando fórmulas 
 
Através das fórmulas, você pode executar opera-
ções tais como adição, multiplicação ou compara-
ção com os valores da planilha. 
 
As fórmulas do Excel sempre começam com um 
sinal de " = " (igual) 
 
Ative, por exemplo, a célula C4 (coluna C linha 4), 
digite a fórmula =5+4-1 e para confirmar essa 
entrada de dados, pressione a tecla <Enter> ou 
clique no botão √ na barra de fórmulas. Observe 
que o cálculo foi realizado e o resultado "8" foi 
apresentado. Mantenha a célula C4 selecionada e 
observe que na barra de fórmulas é exibida a fór-
mula que originou aquele resultado. Para alterar o 
conteúdo da célula, veja Editando ou alterando 
dados da planilha. Para editar a fórmula que que 
resultou nessevalor pode-se também clicar o bo-
tão (editar fórmula) na barra de fórmulas. 
 
Para especificar as operações a serem usadas em 
uma planilha, citamos aqui os principais operado-
res: 
 
Operadores Aritméticos 
Operador Descrição Exemplo de 
Fórmula 
+ Adição =A1+B1+10 
- Subtração = A4-5000 
/ Divisão =(A1+C3)/4 
* Multiplicação =C4*10 
% Porcentagem =A1*6% 
^ Exponenciação =2^6 
 
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Operadores de Comparação 
 
Operador Descrição Exemplo de 
Fórmula 
= Igual =(A1=B7) 
> Maior que =D4>70 
< Menor que =D4<70 
>= Maior ou 
igual a 
=E2>=A1 
<= Menor ou 
igual a 
=C19<=100 
<> Diferente =A1<>D4 
 
Note que os operadores acima comparam dois valo-
res e geram o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. 
 
Calculando valores em células diferentes 
 
Para efetuar, por exemplo, o produto de dois valo-
res digitados em células diferentes, é necessário 
informar as coordenadas das células na fórmula. 
Ative a célula A1 da planilha e digite o número 100 
e na célula A2 o número 5. Efetue os procedimen-
tos a seguir para exibir o resultado desse produto 
na célula A3: 
 
Selecione a célula A3 e digite a fórmula =A1*A2 e 
pressione <Enter> ou clique no botão √ na barra de 
fórmulas 
 
ou 
 
Selecione a célula A3, digite o sinal de " = ", clique 
na célula A1, digite o sinal " * " , em seguida clique 
na célula A2 e pressione <Enter> ou √ . 
 
Método rápido para fazer uma soma - AutoSoma 
 
Ative a célula que receberá o resultado da soma. 
 
Clique o ícone de AutoSoma ( ). Se hover dados 
numéricos nas células acima ou à esquerda da célu-
la ativa, o Excel coloca uma linha pontilhada inter-
mitente ao redor dessas células e mostra a função: 
 
=SOMA(<inic>:<fim>) na barra de fórmulas. A 
função diz que a célula conterá a soma dos valores 
no intervalo das células endereçadas como <i-
nic>(primeira célula do intervalo) e <fim>(última 
célula do intervalo). O sinal "=" indica que a pala-
vra SOMA é uma função e não simplesmente uma 
palavra do texto. O sinal de "dois pontos" informa 
que é um intervalo de células. Clique em Ö ou tecle 
<Enter>. 
 
Para escolher outro intervalo de células a serem 
somadas clique e arraste o mouse sobre o interva-
lo. 
 
SUBTRAÇÃO 
 
No exemplo abaixo você deseja saber qual o saldo 
líquido do José. Então é simples: Basta que você 
digite o endereço(b2) do SlBrt – o endereço(c2) do 
Desct. De maneira mais clara quero dizer que para 
realizar uma subtração no Excel, você só precisa 
digitar o endereço dos devidos valores (inicial e 
final) acompanhado do sinal de subtração (-), co-
mo mostrar no exemplo abaixo. Para os demais 
funcionários você só bastaria copiar a fórmula. 
 A B C E 
1 FUNC SLBRUTO DESCT. SL LIQUIDO 
2 José 800 175 =B2-C2 
3 
 
MULTIPLICAÇÃO 
 
Agora a maneira como você subtraiu é a mesma 
para multiplicar, será preciso apenas trocar o sinal 
de subtração pelo o sinal de multiplicação (*). Veja 
o exemplo. 
 A B C E 
1 PRODUTO VALOR QUANT. TOTAL 
2 Feijão 1,50 50 =B2*C2 
3 
 
DIVISÃO 
 
A fórmula ocorre da mesma maneira que as duas 
anteriores. Você só precisa trocar colocar o sinal 
para dividir (/). 
 
 A B C 
1 RENDA MEMBROS VALOR 
2 25000 15 =A2/B2 
3 
 
PORCENTAGEM 
 
O cálculo se realiza da mesma maneira como nu-
ma máquina de calcular, a diferença é que você 
adicionará endereços na fórmula. Veja o exemplo. 
Um cliente de sua loja, fez uma compra no valor 
de R$ 1.500,00 e você deseja dar a ele um des-
conto de 5% em cima do valor da compra. Veja 
como ficaria a formula no campo Desct. 
 A B C E 
1 CLI-
ENTE 
TCOMPRA DESCT. VL A 
PAGAR 
2 Márcio 1500 =B2*5/100 
ou se preferir 
assim tam-
bém:=B2*5% 
=B2-C2 
3 
Onde: 
B2 – se refere ao endereço do valor da compra 
* - sinal de multiplicação 
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5/100 – é o valor do desconto dividido por 100 
Ou seja, você está multiplicando o endereço do 
valor da compra por 5 e dividindo por 100, geran-
do assim o valor do desconto. 
 
Se preferir pode fazer o seguinte exemplo: 
Onde: 
B2 – endereço do valor da compra 
* - sinal de multiplicação 
5% - o valor da porcentagem. 
 
Depois para o saber o Valor a Pagar, basta subtrair 
o Valor da Compra – o Valor do Desconto, como 
mostra no exemplo. 
 
 Copiando uma fórmula 
 
Há várias formas de copiar uma fórmula já prepa-
rada para outras células. Vamos utilizar o comando 
Copiar: 
 
‰ Ative a célula que contém a fórmula a copi-
ar 
 
‰ Selecione no menu Editar a opção Copiar; 
 
Veja que a célula ativada ficará envolta por uma 
borda pontilhada e intermitente e leia a mensagem 
na barra de fórmulas: "Selecione o local de destino 
e tecle Enter ou use Colar". 
 
Isso significa que você deve ativar a célula para a 
qual deseja copiar a fórmula e teclar <Enter> ou 
selecionar novamente no menu Editar, a opção 
Colar seguida de <Enter>. Veja que a fórmula foi 
copiada e a indicação das coordenadas foi ajustada 
automaticamente. Isto é, você fez uma cópia relati-
va e não absoluta. Mais adiante você aprenderá 
como copiar fórmulas sem alterar o valor original e 
como copiar apenas os valores resultantes de uma 
fórmula. 
 
Copiar usando os ícones da barra de ferra-
mentas 
Ative a célula a ser copiada. Clique no ícone 
da barra de ferramentas. 
 
Ative a célula que receberá a cópia, clique o ícone 
 e tecle Enter 
 
Utilizando o recurso de preenchimento automático 
 
Percorrendo o ponteiro do mouse sobre uma célula, 
observe no canto inferior direito um ponto preto 
mais destacado. O ponteiro assume a forma de 
uma cruz preta fina e com o movimento de clique-
arraste do mouse para as células destino você esta-
rá copiando o conteúdo da célula origem para essas 
células destino. 
 
Se o conteúdo da célula origem for um texto ele 
será copiado para as demais. Se for uma fórmula 
ela será copiada automaticamente e relativamente, 
isto é, respeitando os dados das próprias linhas ou 
colunas. O ajuste da letra da coluna e/ou do núme-
ro da linha é feito pelo Excel. 
 
 Apagando o conteúdo de uma célula 
 
Ative a célula cujo contudo será apagado. clicando 
ela e pressione a tecla DELETE. 
 
Uma segunda alternativa é selecionar no menu 
Editar a opção Limpar. Escolha uma das seguintes 
opções e pressione OK: 
 
Tudo 
Limpar tudo (formatos e conteúdo) 
 
Formatos 
Limpar apenas os formatos aplicados à célula (cen-
tralizado, por exemplo 
 
Conteúdo 
Limpar apenas a informação (texto, fórmula) e não 
os formatos da célula 
 
Comentários 
Limpar apenas explicações associadas à célula 
 
Salvando a pasta de trabalho pela primeira vez 
 
Para gravar pela primeira vez uma pasta de traba-
lho escolha no menu Arquivo a opção Salvar ou 
clique no Botão Salvar ( ) da barra de ferramen-
tas e a caixa de diálogo Salvar Como será exibida 
conforme abaixo: 
 
No campo "Salvar em:" informe em qual disco e 
pasta será gravado o arquivo. Abra a lista desse 
campo e escolha o disco e pasta desejados. 
 
No campo "Nome do Arquivo:" informe o nome 
escolhido para esse arquivo substituindo o nome 
sugerido pelo Excel e clique o botão Salvar. 
 
DICA: Lembre-se que no Sistema Windows 95 e 98 
um nome de arquivo pode ter até 256 posições, 
incluindo espaços em branco. Caso esse arquivo 
precise ser utilizado em algum micro que ainda use 
o Sistema DOS, use somente 8 letras para o nome 
e 3 letras para a extensão, não utilizando espaços 
em branco e caracteres acentuados. Por exemplo: 
ORÇAMENTO.XLS. O Excel cria a extensão .XLS 
automaticamente, contudo você tem a opção de 
escolher o formato no qual quer salvar o seu arqui-
vo. No quadro "Salvar como tipo", há os formatos 
mais comuns de outras planilhas, versões anterio-
NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA 
 59
res do Excelou sob a opção de um banco de dados 
.DBF). 
 
Após concluídas todas as informações clique sobre 
o botão "Salvar". 
 
Salvando uma pasta de trabalho já existente 
Basta clicar no botão e o arquivo já existen-
te, cujo nome aparece na janela, será atualizado. 
Todas as modificações realizadas serão acrescen-
tadas ao arquivo original. 
 
Fechando uma pasta de trabalho 
 
Você pode fechar uma planilha sem sair do Excel. 
Para isso basta um duplo clique no Botão de Con-
trole da Planilha ( ) ou efetuar um clique no 
Botão Fechar ( ) localizado à direita na Barra de 
Menus (caso o documento esteja Maximizado), ou 
ainda escolher o menu Arquivo Fechar. Caso haja 
alterações ainda não salvas o Excel emitirá men-
sagem de alerta. 
 
Abrindo uma pasta de trabalho 
 
Utilize o menu Arquivo-Abrir ou o Botão Abrir ( ) 
para carregar para a memória o arquivo a ser revi-
sado. Será apresentada a seguinte janela de diálo-
go: 
 
 
 
 
‰ Escolha na janela "Abrir" em qual disco e 
pasta quer pesquisar o arquivo a ser aber-
to. 
 
‰ No quadro abaixo do campo "Pesquisar 
em:", selecione o arquivo desejado. 
 
‰ Efetue um duplo clique sobre o arquivo ou 
mantenha-o selecionado e pressione o Bo-
tão Abrir. O arquivo será apresentado na 
tela e seu nome aparecerá na Barra de Tí-
tulo do Excel ou na janela da planilha. 
 
Iniciando uma nova pasta de trabalho 
 
Para iniciar uma nova pasta de trabalho com plani-
lhas em branco, o procedimento mais comum é 
utilizar o Botão ( ) da barra de ferramentas, 
mas também pode ser feito através do menu Ar-
quivo - Novo, clicando no ícone pasta de trabalho 
na guia Geral. 
 
Formatando dados 
 
Centralizando um texto em células selecionadas 
(uma ou mais colunas) 
Selecione a(s) célula(s) onde deseja centralizar o 
texto. A seguir, no menu Formatar . Células, na 
guia Alinhamento selecione no quadro horizontal a 
opção Centralizar Seleção. 
Ou clique no botão Mesclar e Centralizar( ) da 
barra de ferramentas. 
 
Para centralizar o conteúdo de uma ou mais 
células 
 
Selecione a(s) célula(s) e clique o botão de ali-
nhamento Centralizar ( ) na barra de ferramen-
tas. 
 
Adicionando Bordas e grades na planilha 
 
Selecione a célula ou conjunto de células, a linha 
ou coluna onde deseja inserir bordas e escolha na 
lista do botão Tipos de Bordas ( ) ou selecio-
ne a seqüência de menu: Formatar - Células guia 
Borda. Através dessa guia é possível escolher o 
estilo (tipo de traço), cor etc. Clique OK. 
 
Formatando Datas 
 
Selecione as células onde deseja obter o formato 
de data (ex. 30/05/97). 
Escolha no menu Formatar - Células ..., escolha a 
guia Número. Na caixa de formatos de números o 
Excel fornece várias categorias de formatos possí-
veis. Escolha DATA e veja na caixa ao lado os for-
matos de datas permitidos. Escolha o formato de 
data desejado e clique OK. 
 
Em alguns casos a largura da célula pode não ser 
suficiente para algumas datas. Veja mais adiante 
como ajustar a largura das colunas e a altura das 
linhas. 
 
Formatando Números 
 
Na barra de formatos há alguns botões - já descri-
tos em tabelas no início da apostila - para forma-
tação de dados numéricos. 
 
Outro modo de formatar números é: 
 
‰ selecione as células a formatar 
‰ escolha no menu Formatar a opção Células 
‰ na guia Número escolha a categoria e o 
formato para essas células 
‰ observe que as opções marcadas serão e-
xibidas no quadro Exemplo que está na 
parte superior dessa guia 
‰ pressione o botão OK 
 
O erro ##### 
 
NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA 
 60
‰ O valor numérico ou fórmula em uma célu-
la é muito grande para ser exibido dentro 
da célula. Redimensione a largura da colu-
na. (veja mais adiante). 
 
‰ Ao subtrair datas e horas, certifique-se que 
de que você tenha criado a fórmula corre-
tamente. As datas e horas do Excel devem 
ser valores positivos. Se a fórmula de data 
ou hora produzir um resultado negativo, o 
Excel exibirá ##### na largura da célula. 
 
Modificando a largura de uma ou mais colu-
nas 
 
Selecione a coluna pelo cabeçalho, clicando na 
letra da coluna. Perceba que toda a coluna ficou 
destacada. Para selecionar mais colunas, clique no 
cabeçalho da primeira, mantenha o mouse pres-
sionado e arraste-o para a esquerda ou direita. 
 
Escolha no menu Formatar - Coluna a opção Lar-
gura.... a caixa de largura da coluna mostrará o 
valor atual. Informe o novo valor e pressione OK. 
 
Na opção Coluna do menu Formatar você pode 
ainda escolher Auto Ajuste da Seleção e o Excel 
formatará a coluna na largura exata para visualizar 
todos os dados. 
 
Modificando a altura de uma linha 
 
De modo semelhante, você pode aumentar a altura 
de uma linha. 
 
Selecione a linha pelo cabeçalho, clicando sobre o 
número da linha. Perceba que toda a linha ficou 
destacada. 
 
Escolha no menu Formatar - Linha a opção Altu-
ra.... A caixa de altura da linha mostrará o valor 
atual. Informe o novo valor e pressione OK. 
 
Na opção Linha do menu Formatar você pode ain-
da escolher AutoAjuste e o Excel formatará a linha 
com a altura exata para visualizar todos os dados. 
 
Dica: Existem ainda outras maneiras de se traba-
lhar a largura de uma coluna e a altura de uma 
linha: 
 
Coloque o cursor do mouse exatamente na divisão 
entre as letras de coluna ou entre os números de 
linhas, até que o cursor se torne um sinal de cruz 
com setas apontando para a direita e esquerda no 
caso de coluna e para cima e para baixo quando 
for linha. Nesse momento clique, mantenha o bo-
tão do mouse pressionado e arraste até colocar a 
largura da coluna ou altura da linha na posição 
desejada. Observe que as demais colunas e linhas 
permanecem inalteradas. 
 
Funções do Excel 
Assistente de Funções 
Funções: matemáticas, estatísticas, data/hora, 
lógicas, busca 
O conjunto de funções do Excel é bastante comple-
to, incluindo funções matemáticas, trigonométri-
cas, estatísticas, financeiras, lógicas, etc. 
 
Por ser de uso freqüente, existe um botão na barra 
de ferramentas para acionar um Assistente de 
Função que orienta a criação da sentença que pro-
duzirá o resultado desejado. 
 
Selecione a célula que receberá o resultado da 
função, clique no botão de Assistente de Função 
 e siga os passos: 
 
 
 
Etapa 1 de 2: 
 
‰ escolha a categoria na Caixa "Categoria da 
Função". Por exemplo TODAS 
 
‰ no quadro à esquerda "Nome da Função", 
selecione a função que deseja usar. Por 
exemplo MÉDIA. Pressione o botão OK. 
 
Etapa 2 de 2: 
 
‰ nesta etapa você vai informar os parâme-
tros necessários para a construção da fór-
mula. Isso pode ser feito digitando o ende-
reço das células nos campos <núm1>; 
<núm2>;....<núm30> ou de modo mais 
prático usando o mouse - clique-arraste - 
sobre o intervalo de células onde estão os 
dados a serem calculados na função esco-
lhida. Pressione novamente o botão OK. 
 
Função MÉDIA Ex.: “=MÉDIA(C22:C26)”, calcula a 
média entre o intervalo da célula C22 até a célula 
C26, que seria o mesmo resultado da fórmula 
“=(C22+C23+C24+C25+C26)/5”, que primeiro 
soma o que está entre parênteses, depois divide 
pelo número de valores que existe na soma. 
 
Função MÍNIMO() 
Mostra o valor mínimo de uma faixa de células. 
Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual o 
peso idade de crianças em uma tabela de dados. 
Veja a fórmula no exemplo abaixo: 
 A B C 
1 PESO 
2 15 
3 16 
NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA 
 61
4 25 
5 30 
6 MENOR IDADE: =MÍNIMO(A2:A5) 
7 
 
Função HOJE 
Esta fórmula insere a data automática em uma 
planilha. Veja o exemplo 
 A B C 
1 Data =HOJE() 
2 
 
Função SE 
 
; - quer dizer então faça 
( ) – quer dizer leia 
“TEXTO” – quer dizer escreva. Sempre que desejar 
escrever texto coloque entre aspas. No casoele 
escreverá TEXTO. 
“” – as duas aspas seguidas dão sentido de vazio, 
ou seja, se caso estiver vazio. 
 
Suponhamos que desejasse criar um Controle de 
Notas de Aluno, onde ao se calcular a média, ele 
automaticamente especificasse se o aluno fora 
aprovado ou não. Então Veja o exemplo abaixo. 
 
Primeiramente, você precisa entender o que dese-
jar fazer. Por exemplo: quero que no campo situ-
ação ele escreva Aprovado somente se o aluno 
tirar uma nota Maior ou igual a 7 na média, caso 
contrário ele deverá escrever Reprovado, já que o 
aluno não atingiu a condição para passar. Veja 
como você deve escrever a fórmula utilizando a 
função do SE> 
 
 A B C 
1 ALUNO MÉDIA SITUAÇÃO 
2 Márcio 7 =SE(B2>=7;”Aprovado”;”Reprovado”) 
3 
 
Função PROCV 
 
Procura um determinado valor numa Tabela Matriz. 
 
Suponhamos que você tivesse uma planilha onde 
controla-se a entrada e a saída de clientes do seu 
hotel. Nela você deseja colocar o Nome, Entrada, 
Saida, Classe e o Valor da Classe. Você deseja que 
ao digitar o nome da Classe, automaticamente 
apareça o valor da Classe. 
Na verdade você terá que criar 2(duas) planilhas: 
A 1ª Primeira planilha chamaremos de Matriz Ta-
bela, porque nela você colocará o nome das Classe 
e o seu Valor 
A 2ª Segunda planilha você controlará a entrada e 
a saída do cliente. 
Veja o Exemplo: 
A B C 
 TABELA DE CLASSES 
1 CLASSE VALOR 
2 ALTA 55,00 
3 MÉDIA 45,00 
4 BAIXA 25,00 
 
Esta é a Tabela Matriz 
5 PRESIDENTE 180,00 
6 COMUM 22,00 
 
7 
8 Hóspede Tipo 
Classe 
Valor-Diária 
9 JOAO ALTA =PROCV(B9;$A$2:$B$6;2) 
10 KARLA BAIXA 
11 MÁRCIO MÉDIA 
12 
13 
14 
 
 
DICA: Uma vez criada, a função ou fórmula poderá 
ser facilmente movida ou copiada para outras célu-
las na planilha ou até mesmo entre planilhas dife-
rentes, alterando automaticamente o endereço 
(coluna e linha) das células a serem calculadas. 
 
Nota: Existem diversas funções de uma olha-
da clicando no botão 
 
Referência Absoluta ou Relativa 
 
Ao copiar fórmulas e funções, o Excel utiliza o con-
ceito de Referência Absoluta e Referência Relativa 
na alteração dos endereços das células. 
 
Se o endereço é indicado simplesmente pela letra 
da coluna e pelo número da linha (por exemplo 
C2) então quando for efetuada uma cópia envol-
vendo essa célula serão automaticamente ajusta-
das a letra da coluna e o número da linha para a 
célula destino. 
 
Por exemplo: suponha uma planilha onde as célu-
las C2 até C5 receberão o produto das respectivas 
células das colunas A e B 
 A B C 
1 5 3 =A1*B1 
2 10 4 =A2*B2 
3 12 5 =A3*B3 
4 23 2 =A4*B4 
5 45 6 =A5*B5 
 
A fórmula contendo o produto do conteúdo da cé-
lula A1 e da célula B1 está indicada em C1. Ao 
copiar essa fórmula para as células C2 até C5 au-
tomaticamente será ajustado o número da linha. 
Essa é a Referência Relativa. 
Se na fórmula constasse $B$1 ($ fixa a linha e/ou 
a coluna), ao copiá-la para as demais linhas tería-
mos cada célula da coluna A multiplicada sempre 
pela célula B1, como no exemplo a seguir: 
 A B C 
NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA 
 62
1 5 3 =A2*$B$1 
2 10 4 =A2*$B$2 
3 12 5 =A3*$B$2 
4 23 2 =A4*$B$2 
5 45 6 =A5*$B$2 
 
Os números indicados em negrito e itálico na tabe-
la não foram utilizados na cópia pois a indicação 
$B$2 fez com que o produto fosse sempre efetua-
do pelo conteúdo da célula B2. Essa é a Referência 
Absoluta. 
 
Sempre que for efetuar cópia de fórmulas em li-
nhas ou colunas é importante observar se deseja a 
Referência Relativa (deslocando a referência de 
linhas e colunas) ou a Referência Absoluta (por 
exemplo uma tabela de valores em R$ multiplica-
das por um índice em dólar - fixo para todos os 
cálculos). Veja o exemplo a seguir, apresentando 
as fórmulas envolvidas. 
 
Uma planilha contendo um orçamento de equipa-
mentos de informática, cotados em moeda brasilei-
ra (Real) e moeda norte-americana (dólar). Neste 
caso o índice fixo é o valor do dólar em moeda 
brasileira, informado na célula C1 com Referência 
Absoluta ($C$1). 
 
 A B C D 
1 dólar em 22/jan/01 R$ 1,95 
2 
3 Item Valor em 
R$ 
Valor em 
Dólar 
 
4 micro Penti-
um 
1.600,00 =B4*$C$1 fórmula 
origem 
5 impressora 500,00 =B5*$C$1 
6 estabilizador 50,00 =B6*$C$1 
7 mesas 450,00 =B7*$C$1 
fórmulas 
copiadas 
da célula 
C4, prepa-
rada 
8 cadeira 80,00 =B8*$C$1 com a 
referência 
absoluta 
para a 
célula C1 
 
Dica: Para obter facilmente as possibilidades de 
referência com Referência Absoluta ao montar uma 
fórmula, use a tecla F4 quando o cursor estiver 
apontando para a célula em questão. 
 
As possibilidades são: 
 
C1 
Referência Relativa em linha e coluna 
 
$C$1 
Referência Absoluta em linha e coluna 
 
$C1 
 Referência Absoluta somente em relação à coluna 
 
C$1 
 Referência Absoluta somente em relação à linha 
 
Nomeando células e faixas (INTERVALOS 
NOMEADOS) 
 
Recurso utilizado para agilizar e facilitar a leitura, 
compreensão e manutenção das fórmulas de uma 
planilha. Selecione as células que serão nomeadas 
e utilize o comando Menu Inserir, Nome, Definir. 
 
O mesmo comando pode ser feito clicando na Cai-
xa de Nome e digitando o nome da célula e pres-
sionando a tecla Enter. Veja abaixo a célula A1 foi 
definida com o nome Dólar 
 
 
 
 
 
 
Inserindo linhas em sua planilha 
 
Para adicionar uma linha em sua planilha, selecio-
ne a linha acima da qual deseja a inclusão. Com o 
botão direito do mouse ative o menu de atalho e 
escolha Inserir. Ou siga até o menu Inserir, opção 
Linhas. 
 
Para adicionar mais de uma linha em sua planilha, 
selecione (clicando e arrastando pelo cabeçalho 
das linhas) o número de linhas a incluir. Com o 
botão direito do mouse ative o menu de atalho e 
escolha Inserir. As novas linhas serão inseridas 
acima da primeira linha selecionada. Ou siga até o 
menu Inserir, opção Linhas. 
 
Inserindo colunas em sua planilha 
 
Para adicionar uma coluna em sua planilha, sele-
cione a coluna à esquerda da qual deseja a inclu-
são. Com o botão direito do mouse ative o menu 
NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA 
 63
de atalho e escolha Inserir. Ou siga até o menu 
Inserir, opção Colunas. 
 
Para adicionar mais de uma coluna em sua plani-
lha, selecione (clicando e arrastando pelo cabeça-
lho das colunas) o número de colunas a incluir. 
Com o botão direito do mouse ative o menu de 
atalho e escolha Inserir. As novas colunas serão 
inseridas à esquerda da seleção. 
 
Aplicando um formato padronizado à sua pla-
nilha 
 
O Excel 97 oferece vários tipos de formatos padro-
nizados e automáticos para a apresentação de 
planilhas. Selecione a área da sua planilha que 
deseja formatar (clicando e arrastando sobre as 
células). Escolha o comando Formatar e a seguir a 
opção AutoFormatação. Escolha o formato da tabe-
la e observe o exemplo apresentado. Defina o mo-
delo de sua preferência e pressione OK. 
 
 Classificando os dados 
 
Para estabelecer uma nova ordem para as linhas 
de dados posicione o mouse sobre a primeira célu-
la da lista a ordenar ou selecione toda a lista. Se a 
lista contiver uma linha de cabeçalho, inclua essa 
linha na seleção. No Menu Dados escolha Classifi-
car. Na janela apresentada escolha por que coluna 
da sua planilha deseja fazer a ordenação e observe 
abaixo as opções de informação se a planilha tem 
ou não uma linha de cabeçalho. Escolha "Ascen-
dente" para ordenar do menor ao maior valor e 
"Descendente" para a ordem inversa. Se quiser 
mais de uma chave de classificação dentro dessa 
primeira já escolhida use os campos "Em seguida 
por". Ao final pressione "OK". 
 
Imprimindo sua planilha 
 
Configurando o papel 
 
Antes de imprimir a planilha ou parte dela, são 
necessários alguns ajustespreliminares. No menu 
Arquivo escolha a opção Configurar Página, infor-
mando em cada uma das respectivas guias: 
 
Página 
Orientação: paisagem ou retrato; 
 
Dimensionar: 
Ajustar tamanho: reduzir/ampliar (%) os dados a 
serem impressos (é possível reduzir a 10% ou 
ampliar a 400% do tamanho original); 
 
Ajustar páginas: reduz o tamanho dos dados da 
planilha para que se ajustem ao número de pági-
nas especificado. 
 
Tamanho do papel: Especifique o tamanho do pa-
pel que será usado na impressão; 
 
Qualidade de Impressão da primeira página: quan-
to maior o número de dpi (pontos por polegadas) 
informados, maior qualidade terá a impressão. 
 
Nº da primeira página: Automático é o valor pa-
drão para início em 1. Altere-o se quiser outro 
número de início. 
 
Margens 
Faça os ajustes necessários observando sempre o 
exemplo no quadro visualização. 
 
Margens: direita/esquerda/inferior e superior 
 
Da borda do papel: distância do cabeçalho e roda-
pé das bordas do papel 
 
Centralizar na página: 
horizontal: Centraliza a planilha entre as margens 
direita e esquerda; 
vertical: Centraliza a planilha entre as margens 
superior e inferior. 
 
Obs.: Mantendo essas duas opções assinaladas, a 
planilha será impressa no centro da página. (assi-
nale-as e observe o quadro Visualização). 
 
Cabeçalho/Rodapé 
Como padrão do Excel é informado no cabeçalho 
(área entre a margem superior e a borda no topo 
do papel) o nome da pasta de trabalho que está 
sendo impressa (ex.: pasta1.xls) e no rodapé (á-
rea entre a margem inferior e a base do papel) 
exibe o número da página (ex.: Página 1). Para 
alterá-los, clique nas listas Cabeçalho/Rodapé e 
informe a opção desejada. Se optar por não im-
primir cabeçalho e rodapé, clique a opção nenhum 
das duas listas. Se desejar acrescentar um novo 
(cabeçalho ou rodapé), pressione os botões de 
personalizar. 
 
Planilha 
Área de impressão: para definir um intervalo espe-
cífico na planilha para ser impresso, clique sobre a 
caixa "Área de impressão" e em seguida clique e 
arraste, na planilha, selecionando a área que dese-
ja imprimir. (Faça esse procedimento sem fechar a 
janela "Configurar Página"). 
 
Imprimir títulos - nesse quadro encontram-se as 
seguintes opções: 
 
Linhas a repetir na parte superior: para imprimir o 
mesmo título em todas as páginas da planilha, 
clique na caixa ao lado e em seguida clique na 
planilha na linha onde se encontra esse título; 
 
Colunas a repetir à esquerda: para imprimir o 
mesmo título (de uma ou mais colunas) em todas 
as páginas da planilha, clique na caixa ao lado e 
em seguida clique na coluna onde se encontra esse 
título. 
 
Imprimir: 
 
Linhas de grade: com essa opção marcada, as 
linhas horizontais e verticais que delimitam as 
células serão impressas com os dados da planilha, 
como uma tabela com bordas; 
 
NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA 
 64
Preto e branco: Se existirem dados formatados 
com cores na planilha, na impressão eles serão 
alterados para preto e branco; 
 
Qualidade de rascunho: Diminui o tempo de im-
pressão e não imprime as linhas; de grade e a 
maioria dos gráficos; 
 
Cabeçalhos de linha e coluna: imprime as letras no 
topo das colunas e os números à esquerda das 
linhas junto com os dados da planilha. 
 
Comentários: Imprime notas de células das plani-
lhas; 
 
Ordem da página: Para controlar a ordem em que 
os dados são organizados (numerados) quando 
não cabem em uma página, clique sobre "Abaixo e 
à direita" ou "À direita e abaixo" e observe a orde-
nação no exemplo ao lado. 
 
Dica: Clicando diretamente o botão na hora de 
imprimir, toda a planilha será enviada para a im-
pressora padrão, não passando pela janela de con-
figurações "Configurar Página". Use esse botão 
somente quando tiver certeza que as opções neces-
sárias já foram bem definidas. 
 
Visualizar Impressão 
 
Selecione no menu Arquivo a opção Visualizar Im-
pressão ou clique no botão da barra de fer-
ramentas. Na janela apresentada, os seguintes 
botões estão disponíveis: 
 
Próxima e Anterior - para percorrer todas as pági-
nas da planilha verificando se estão corretas para 
impressão 
 
Zoom - para ampliar ou reduzir a visualização. 
Perceba que nessa janela o mouse se transforma 
numa lupa permitindo que o controle de zoom 
também seja feito com o clique do mouse; 
 
Imprimir - para abrir a janela de controle de im-
pressão; 
 
Configurar - para ativar o menu Configurar Página 
já descrito anteriormente; 
 
Margens - apresenta ou inibe as guias indicativas 
das margens esquerda, direita, superior, inferior e 
guias indicativas das colunas. Usando o movimento 
clique-arraste sobre essas guias você pode alterar 
os valores de cada margem ou a largura de colu-
nas. 
 
Visualizar Quebra de Página - para fazer ajus-
tes na área de impressão; 
 
Fechar - para retornar à planilha; 
 
Ajuda - para acionar o comando de Ajuda on-line. 
 
Imprimindo 
 
Escolha no menu Arquivo a opção Imprimir. Na 
janela apresentada informe as opções para a im-
pressão: 
 
Impressora - Caso tenha mais de uma impressora 
conectada ao micro, defina neste quadro em qual 
delas será feita a impressão e pressionando o bo-
tão Propriedades abrirá uma janela para mais al-
guns ajustes que se fizerem necessários. 
 
Quadro Intervalo de Impressão - Se os dados da 
planilha ocuparem mais de uma página, com a 
opção TUDO marcada, todas as páginas serão im-
pressas. Para imprimir apenas algumas páginas 
(por exemplo as duas primeiras), será necessário 
informar na opção Página(s) de: até:. 
Quadro Imprimir 
 
Seleção: apenas a parte da planilha que foi sele-
cionada com o clique-arraste do mouse será im-
pressa. 
 
Planilha(s) selecionada(s): a planilha atual (em 
uso) será impressa totalmente ou as planilhas 
(plan1, plan2...), selecionadas com o ctrl-clique 
sobre o nome da planilha serão impressas. 
 
Pasta de trabalho inteira: todas as planilhas 
(plan1, plan2...planN) da pasta atual serão im-
pressas 
 
Quadro Cópias 
 
Número de cópias: quantidade de cópias que dese-
ja imprimir da planilha ou das opções marcadas 
anteriormente. 
 
Agrupar: Com essa opção marcada, as cópias se-
rão ordenadas no momento da impressão. Por 
exemplo, se a planilha estiver ocupando três pági-
nas e for solicitado cinco cópias, serão impressas 
ordenadamente as páginas 1, 2 e 3 cinco vezes. 
Sem essa opção marcada, será impressa cinco 
vezes a página 1, depois cinco vezes a página 2 e 
em seguida, na mesma quantidade a página 3. 
 
DICA: Caso o conteúdo da planilha ocupe mais de 
uma página e seja necessário imprimir tudo em 
uma página só, clique no Menu Arquivo Configurar 
Página, Guia Página, Quadro Dimensionar, marque 
a opção: Ajustar para: 1 página de largura por 1 
de altura. 
 
 Imprimindo partes de uma planilha 
 
Selecione com o mouse um intervalo ou intervalos 
que você deseja imprimir. 
 
Escolha no menu Arquivo - Área de impressão a 
opção Definir Área de Impressão ou no menu Ar-
quivo - Configurar Página, na guia Planilha, faça 
como detalhado anteriormente. Para confirmar se 
a área está correta, peça para Visualizar impressão 
pelo Menu Arquivo ou pelo botão . 
 
NOVA EDIÇÃO INFORMÁTICA 
 65
Removendo a área de impressão 
 
Para excluir uma área definida de impressão, sele-
cione toda a planilha clicando no botão 
 que está no canto superior es-
querdo, à esquerda da coluna A , clique no menu 
Arquivo, Área de Impressão, Limpar Área de Im-
pressão. 
 
Gráficos 
 
No Microsoft Excel os gráficos são utilizados para 
representar um conjunto de dados contidos em 
uma planilha. A versão 97 do Excel contém 14 
tipos de gráficos, em diferentes formatos pré-
definidos, com 73 possibilidades de geração de 
gráficos e mais 20 tipos personalizados . 
Os gráficos são vinculados ao conteúdo da plani-lha, ou seja, qualquer alteração no conjunto de 
dados que originou o gráfico provocará sua respec-
tiva alteração. 
 
Criando um gráfico 
 
A primeira etapa é de seleção das células que con-
têm os dados para o gráfico: 
 
Podem ser selecionadas somente as células que 
contêm os dados numéricos, ou a primeira linha 
e/ou a primeira coluna podem conter os rótulos 
dos eixos, setores, seqüências ou título do gráfico. 
Isso irá depender do tipo de gráfico escolhido. 
 
dados em células adjacentes: selecione com o 
mouse a área que contém os dados. 
 
dados em células não adjacentes: selecione a pri-
meira célula ou área e use CTRL-Clique para sele-
cionar as demais células que irão compor o conjun-
to de dados origem. 
 
Feita a seleção das células na planilha faça: 
 
‰ No menu Inserir escolha a opção Gráfico e 
siga as quatro etapas que o Assistente de 
Gráfico usa na preparação do gráfico 
 
ou 
 
‰ Utilize o botão para ativar a ferra-
menta Assistente de Gráfico. 
 
 
Criando um gráfico com a ferramenta Assis-
tente de Gráfico 
Como exemplo digite conforme a figura abaixo 
 
 
Após ter selecionado as células que contêm o con-
junto de dados que serão utilizados na preparação 
do gráfico, clique no botão e a janela de 
Assistente de Gráfico será exibida. Segue-se então 
uma seqüência de janelas para a preparação do 
gráfico. 
 
Assistente de Gráfico - Passo 1 de 4 (Escolha 
do Tipo do Gráfico) 
 
Esse passo apresenta duas guias para a criação do 
gráfico. Na guia Tipos Padrão, do lado esquerdo 
escolhe-se o tipo desejado e do lado direito são 
apresentados os seus subtipos. Basta clicar e al-
gum deles para fazer a escolha e em seguida pres-
sionar o botão "Manter pressionado para exibir 
exemplo" para obter um exemplo de como ficará o 
gráfico. 
 
Na guia Tipos Personalizados, do lado esquerdo 
escolhe-se o tipo desejado e no quando à direita é 
exibido um exemplo do gráfico já com os dados 
selecionados na planilha. 
 
Escolha qual exemplo será usado em uma das 
duas guias e observe que ainda nessa janela existe 
um retângulo que dá características do exemplo 
escolhido. 
 
Em seguida pressione o botão Avançar. 
 
Assistente de Gráfico - Passo 2 de 4 (dados 
de origem do gráfico) 
 
Nesse passo o mais importante é definir qual o 
intervalo de dados na planilha será usado para a 
criação do gráfico e qual a seqüência desses dados 
(em linhas ou colunas). 
 
Seqüência de dados em linhas ou colunas: 
 
O Excel considera cada linha da seleção de dados 
como uma seqüência de valores ou pontos de da-
dos representada no gráfico pela mesma cor e 
padrão. Se os dados estiverem organizados em 
colunas, ao invés de linhas, você deverá informar 
Colunas nesta etapa da montagem do gráfico. 
 
Assim, uma seqüência é uma linha ou coluna de 
pontos de dados exibida como um conjunto de 
marcadores de dados no gráfico, tal como linhas, 
barras ou setores de torta. 
 
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Assim, a maneira pela qual os dados são represen-
tados no gráfico é determinada pelo que é digitado 
na primeira linha e coluna da seleção e pelo tipo 
de seqüência - em linhas ou em colunas. 
 
Pressione o botão "Avançar". 
 
 Assistente de Gráfico - Passo 3 de 4 (opções 
de gráfico) 
 
Esse passo traz algumas opções para formatação 
do gráfico. São apresentadas algumas guias como 
títulos, eixos, linhas de grade, legenda, rótulos de 
dados etc e de acordo com o tipo de gráfico esco-
lhido. Todas as opções poderão ser informadas 
e/ou alteradas após a criação do gráfico. 
 
 Assistente de Gráfico - Passo 4 de 4 (local do grá-
fico) 
 
Nesse passo define-se o local onde ficará o gráfico. 
Ele poderá ser colocado em uma nova planilha(em 
branco) caso a opção "como nova planilha" seja 
marcada. Com a opção "como objeto em:" selecio-
nada, o gráfico poderá ser inserido na mesma pla-
nilha onde estão os dados que originaram-no ou 
ainda escolher qualquer uma das planilhas dessa 
pasta em uso (plan1, plan2...), podendo ser facil-
mente deslocado de lugar dentro da planilha após 
criado. Para isso, basta clicar sobre ele e arrasta-lo 
para a melhor localização. 
 
Após informar os dados necessários às quatro eta-
pas, clique no botão Concluir e observe que gráfico 
foi criado no local escolhido e a Barra de Ferra-
mentas de Gráficos exibida. 
 
Observação: em qualquer passo da preparação do 
gráfico você pode: 
 
cancelar essa preparação, pressionando o botão 
"Cancelar" 
 
retornar um ou mais passos, utilizando o botão 
"Voltar" 
 
ignorar os próximos passos da preparação pressio-
nando o botão "Concluir". Caso escolha esse botão 
logo no primeiro passo, será preparado um Gráfico 
Padrão do Excel (tipo Colunas paralelas, seqüência 
em Linhas, com legenda). 
 
Abrindo um gráfico 
 
Para ter acesso aos menus de preparação de gráfi-
cos: 
 
Efetue um clique sobre um gráfico existente na 
planilha. 
o gráfico estará selecionado e a barra de menus 
alterada para apresentar os respectivos recursos 
de formatação do gráfico. 
 
O Menu Editar contém as opções de Desfazer (des-
faz a última ação) e Refazer. As opções Recortar, 
Copiar e Colar estarão ativas ou não dependendo 
da seleção feita no gráfico. A opção Limpar é aqui 
utilizada para excluir elementos selecionados no 
gráfico ou todo o gráfico. 
 
Tipos de Gráficos 
 
No menu Gráfico a opção Tipo de Gráfico apresen-
ta uma lista dos diferentes gráficos bi (2-D) ou 
tridimensionais disponíveis: área, barra, coluna, 
linha, torta, radar, dispersão XY, combinação, área 
3-D, barra 3-D, coluna 3-D, linha 3-D, torta 3-D e 
superfície 3-D, etc. Para cada tipo existe um con-
junto de sub-tipos apresentados em uma janela 
com exemplos da visualização, para escolha pelo 
usuário. 
 
Formatação do Gráfico (Menus Inserir e For-
matar) 
 
Elementos do Gráfico 
 
A apresentação de vários elementos e partes de 
elementos de um gráfico pode ser modificada atra-
vés de comandos. 
 
Para alterar um elemento, é preciso selecioná-lo, 
clicando com o mouse sobre ele. Ele é assim con-
tornado por pequenos quadrados de seleção. 
 
 Títulos do Gráfico e dos Eixos 
 
Para anexar um título ao gráfico ou a um eixo: 
 
no menu Gráfico escolha a opção "Opções de Grá-
fico..." 
 
complete os campos na guia "Título" 
 
pressione o botão "OK" 
 
Para excluir títulos: 
selecione esse elemento 
 
pressione a tecla DEL ou escolha no menu Editar a 
opção Limpar. 
 
Legenda 
 
A legenda pode ser inserida ativando-se o campo 
"Mostrar Legenda" na Guia Legenda do menu Grá-
fico, Opções de Gráfico. O local onde a legenda 
será inserida pode ser escolhido no campo Posicio-
namento. 
 
Quando uma legenda é inserida, o gráfico é redi-
mensionado para acomodá-la no tamanho da jane-
la que pode ser modificada para melhor visualiza-
ção. 
 
Você também pode mudar a localização da legenda 
movendo-a com o mouse. 
 
A legenda pode receber bordas, sombra e fundo, 
através da guia Padrões no menu Formatar Legen-
da Selecionada ou efetuando duplo clique sobre 
esse elemento. 
 
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O tipo e tamanho de texto na Legenda pode ser 
modificado na guia Fontes do menu Formatar Le-
genda Selecionada. 
 
Eixos 
 
Nos gráficos onde estão disponíveis, são linhas, 
geralmente localizadas na borda do gráfico, utiliza-
das para indicar a escala dos dados. Os gráficos 2-
D têm dois eixos; os 3-D, dois ou três eixos, e os 
gráficos de torta (setoriais) não possuem eixos. 
 
Para exibir ou ocultar eixos: escolha no menu Grá-
fico - Opções de Gráfico... a guia Eixos e ative as 
caixas de verificação para os eixos a serem exibi-
dos; desative as caixas para os eixos a serem ocul-
tados. Pressione o botão "OK". 
 
Alternativa para ocultar um eixo: selecione o eixo 
a ser ocultado(clicando diretamente sobre ele) eescolha no menu Editar a opção Limpar - Tudo ou 
pressione a tecla DEL. 
 
Rótulos de dados 
 
O ponto de dados é um símbolo ou uma forma 
gráfica que corresponde a um único valor da plani-
lha de dados. O tipo de gráfico determina o tipo de 
ponto utilizado (por exemplo, nos gráficos de bar-
ras, os pontos são barras horizontais). 
 
A apresentação de partes desse elemento pode ser 
controlada pelo usuário, como a borda, sua cor, 
sua espessura, o padrão ("Hachurado") e as cores 
de primeiro e de segundo plano). 
 
Para modificar a apresentação de um ou mais pon-
tos escolha aquele(s) que deseja alterar: 
 
Para todos os pontos de uma seqüência: Efetue 
duplo clique sobre qualquer ponto da seqüência ou 
efetue um clique e escolha a guia Padrões no me-
nu Formatar Seqüência de Dados Selecionada. 
Para um único ponto: Já estando com a seqüência 
selecionada por um clique, efetue um outro clique 
sobre o ponto a alterar. Efetue, então, duplo clique 
sobre esse ponto selecionado. 
É apresentada a caixa de diálogo Formatar Ponto 
de Dados, e a guia Padrões, mostrando todas as 
opções disponíveis para o tipo de ponto seleciona-
do. 
 
Selecione as opções desejadas relativas a bordas, 
sombras, áreas, linhas, cores, efeitos etc. 
 
Formatando Texto 
 
Para formatar qualquer elemento do tipo texto 
(nos títulos e eixos, por exemplo): 
 
‰ selecione o elemento desejado 
 
‰ efetue duplo clique sobre ele 
 
‰ na guia Fonte escolha o tipo e tamanho de 
letra 
 
Para cada tipo de ponto haverá guias diferentes a 
serem consultadas. Alguns exemplos: 
 
Alinhamento de Texto: controla o alinhamento 
horizontal e vertical do texto do gráfico seleciona-
do dentro de sua borda. 
 
Orientação: permite escolher a direção para a qual 
está voltado o texto do gráfico selecionado (ex: 
vertical, horizontal ou lateral). 
 
Qualquer elemento de texto pode receber bordas e 
sombreamento de fundo no Menu Formatar Pa-
drões e pode ter sua fonte alterada na guia Fonte 
dessa janela. 
 
DICA: Qualquer modificação nos dados da planilha 
que altere a área selecionada para a geração do 
gráfico, automaticamente provocará a respectiva 
alteração nos pontos do gráfico. 
 
 Salvando um gráfico 
 
O gráfico é salvo simplesmente como um objeto 
dentro da planilha, de modo que somente com a 
pasta de trabalho aberta teremos acesso a ele. 
Para salvar o gráfico, basta salvar a pasta de tra-
balho. 
 
 Imprimindo gráficos 
 
Existem dois modos básicos de impressão de gráfi-
cos: 
 
1. um gráfico em uma página, a partir da janela de 
gráfico 
 
2. um ou mais gráficos em uma mesma página, a 
partir da janela de planilha. 
 
Para imprimir um gráfico estando com o objeto 
gráfico selecionado: 
 
Configure a impressora a ser utilizada no botão 
Opções da opção "Configurar Página" do menu 
Arquivo. 
 
Ajuste então os parâmetros de orientação, tama-
nho do papel e margens. 
 
Ajuste Cabeçalho e Rodapé, de modo idêntico à 
preparação para impressão de planilhas. 
 
Na guia "Gráfico", ajuste o campo "Tamanho do 
gráfico impresso": 
 
opção "Usar tamanho da tela": imprime o gráfico 
do mesmo tamanho que na tela 
 
opção "Ajustar à página": imprime o gráfico no 
maior tamanho possível, mantendo a relação entre 
a altura e a largura do gráfico como mostrada na 
tela. 
 
opção "Personalizar": imprime o gráfico conforme 
tamanho definido pelo usuário, usando o mouse na 
janela de Planilha para redimensionar o gráfico. 
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Ligue a impressora, posicione o papel e pressione 
o botão "Imprimir". Na janela Imprimir, pressione 
o botão "OK". 
 
Para imprimir gráficos estando na janela da 
planilha: 
 
Prepare o gráfico que deseja imprimir. Caso quei-
ra, prepare mais de um gráfico. 
 
Com o mouse selecione cada gráfico e ajuste sua 
localização (clique e arraste o gráfico para a pági-
na que desejar). Ajuste seu tamanho (use as guias 
que contornam o gráfico: horizontais, verticais e 
diagonais). 
 
Verifique em Visualizar Impressão como está a 
distribuição dos gráficos na página. Corrija, se 
necessário. 
 
No Menu Arquivo - Configurar Página faça os ajus-
tes necessários. 
 
Após a definição do formato de impressão, salve a 
planilha, escolha Arquivo Imprimir, ligue a impres-
sora, posicione o papel e pressione "OK".