Aula 05 Classificação dos Documentos II

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Arquivologia
Aula 05 – Classificação dos Documentos II
Forma do Documento: (pouco cobrado em provas)
Forma é o estágio de preparação ou transmissão do documento.
Exemplos:
· minuta ou rascunho;
· original;
· cópia.
Exemplo: Você está produzindo um documento para o seu chefe no serviço público, irá fazer um ofício. A primeira versão desse documento será chamado de minuta ou rascunho, estando em forma de rascunho. O documento definitivo, pronto e assinado, vira o documento original, e a partir dele, você pode produzir uma cópia, para passar para alguém.
Formato do Documento: (Pouco cobrado em prova)
Livro, caderno, apostila, cartão, ficha, folha…
Essa definição de formato, quando se parte para documento informatizado, já muda um pouco o conceito. Então, pode-se ter documentos em formato doc, xls, word, ppt, entre outros.
Técnicas de Registro: (pouco cobrado em prova) 
Refere-se à técnica utilizada para registrar a informação no documento. 
Exemplos:
· manuscrito; 
· datilografado; 
· impresso.
 
Espécie e Tipo são dois conceitos distintos, mas se completam e é fácil de confundir um com o outro.
Espécie Documental : é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.
Tipo ou Tipologia Documental: é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.
ESPÉCIE/TIPOLOGIA
Espécie – Aspecto formal do documento, de acordo com a disposição suas informações; (é a cara do documento)
Tipologia – É a soma ou junção de uma espécie documental com a atividade ou função do documento (TIPO/TIPOLOGIA = ESPÉCIE + ATIVIDADE OU FUNÇÃO).
ESPÉCIES: TIPOLOGIAS (ATIVIDADE)
– Alvará - Alvará de construção 
– Certidão - Certidão de casamento 
– Declaração - Declaração de imposto de renda 
– Boletim - Boletim escolar 
– Diploma - Diploma de graduação 
– Contrato - Contrato de prestação de serviços
 – Ata - Ata de reunião