IT_Padronizacao_Nomenclatura_SGI

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INSTRUÇÃO DE TRABALHO – PADRONIZAÇÃO DE
NOMENCLATURA DE PASTAS E ARQUIVOS NA
REDE
Código: IT-SGI-XX
Revisão: 01
Data de emissão: [inserir data]
Elaborado por: [Responsável pelo SGI]
Aprovado por: [Direção]
1. OBJETIVO
Estabelecer um padrão de nomenclatura para pastas e arquivos eletrônicos utilizados na rede corporativa,
garantindo organização, fácil localização, rastreabilidade e integridade das informações do Sistema de Gestão
Integrado (SGI).
2. ABRANGÊNCIA
Aplica-se a todos os setores da empresa que utilizam a rede corporativa para armazenamento e
compartilhamento de documentos, planilhas, relatórios, registros e demais arquivos relacionados às atividades
do SGI.
3. RESPONSABILIDADES
• Todos os colaboradores: devem seguir o padrão de nomenclatura estabelecido.
• Gestores de setor: devem zelar pela padronização e atualização das pastas sob sua responsabilidade.
• Responsável pelo SGI: deve auditar periodicamente o cumprimento desta instrução e propor melhorias.
4. PROCEDIMENTO
4.1. Estrutura de Pastas
As pastas deverão ser criadas de forma hierárquica, conforme o setor e o tipo de documento. Exemplo de
estrutura:
\Servidor\SGI\
 Qualidade\
 Auditorias\
 Indicadores\
 Relatorios\
 Meio_Ambiente\
 Licencas\
 Monitoramentos\
 SST\
 Treinamentos\
 Inspecoes\
4.2. Padrão de Escrita
• Utilizar iniciais maiúsculas (Title Case). Exemplo: Relatorio_Auditoria_Interna_2025
• Não utilizar acentos, cedilhas ou caracteres especiais (ç, ã, é, %, # etc.)
• Utilizar underline (_) como separador de palavras.
• Evitar espaços entre palavras.
• Nomes devem ser curtos, objetivos e descritivos.
4.3. Padrão para Arquivos
Os arquivos devem seguir o formato:
[TIPO]_[DESCRICAO]_[SETOR]_[ANO].[extensão]
Exemplos:
• Relatorio_Auditoria_Qualidade_2025.pdf
• Plano_Acao_SST_2025.xlsx
• Licenca_Operacao_MeioAmbiente_2024.pdf
• Lista_Presenca_Treinamento_Seguranca_2025.docx
4.4. Versões de Arquivos
Quando houver revisões ou versões, incluir o sufixo:
[NOME]_Rev01
[NOME]_Rev02
Exemplo: Procedimento_ControleDocumentos_Rev03.pdf
5. CONTROLE E ATUALIZAÇÃO
Esta instrução deverá ser revisada sempre que houver alteração na estrutura do SGI, mudança de servidor ou
atualização do procedimento de controle de documentos.
6. REGISTROS RELACIONADOS
• PRO-SGI-01 ‒ Controle de Documentos
• REG-SGI-XX ‒ Lista Mestra de Documentos
7. ANEXO (MODELO VISUAL DE PADRONIZAÇÃO)
�� \\Servidor\SGI\Modelos\Padrao_Nomenclatura.xlsx (Arquivo modelo com exemplos de nomes de pastas e
arquivos padronizados.)