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Mariana abriu um coworking com um sonho: transformar um prédio antigo em um território de ideias. Nos primeiros meses, o espaço vibrava com freelancers, startups e workshops; no entanto, a mesa da sala administrativa parecia um campo de ruínas contábil — recibos soltos, planilhas desatualizadas, e um cartão de crédito empresarial usado também para compras pessoais. A narrativa que segue entrelaça a trajetória dela com instruções práticas para que outro gestor não repita os mesmos erros.
No sétimo mês, uma reunião com o contador mudou o rumo. Eles sentaram-se à mesa e começaram a contar a história financeira do negócio, linha a linha. Primeiro comando: organize a memória do empreendimento. Registre todas as receitas (assinaturas mensais, day passes, locação de salas, eventos e serviços adicionais como impressão e coffee) e classifique-as por natureza. Crie centros de custo por área — coworking aberto, salas privativas, salas de reunião — para saber qual espaço realmente paga as contas.
Mariana aprendeu a diferenciar receita recorrente de receita avulsa. Trate assinaturas como receita diferida quando recebidas antecipadamente: reconheça ao longo do período de serviço. Sempre emita nota fiscal quando houver prestação de serviços; configure o sistema para integrar o software de gestão de reservas com o financeiro. Se puder, automatize. Automatize emissão de notas, cobranças recorrentes e conciliações bancárias. Isto reduz erros e melhora o fluxo de caixa.
Outra cena importante: a noite em que contaram as despesas fixas. “Aluguel, internet, limpeza, seguro, manutenção e impostos”, enumerou o contador. Instrua-se: aloque custos compartilhados por área usando métricas objetivas — metros quadrados, horas de uso ou número de estações ocupadas. Estabeleça provisões para manutenção e reposição de mobiliário; marque o capex do começo como ativo e aplique depreciação adequada. Registre garantias e depósitos dos clientes separadamente: não misture com receita operacional.
A gestão de pessoas entrou na trama quando o coworking contratou uma recepcionista e um barista. Pague salários corretamente, proceda com encargos sociais e use o eSocial. Formalize benefícios, calcule INSS, FGTS e impostos sobre folha, e faça retenções quando necessárias. Crie um processo de aprovação de horas extras e reembolse despesas com comprovantes. Controle de ponto é um aliado para evitar passivos trabalhistas.
No capítulo da tributação, a decisão do regime virou escolha estratégica. Avalie Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real com o contador. Considere a composição de receita: muitos serviços podem implicar ISS e outras obrigações municipais. Planeje pagamentos mensais de tributos e mantenha fluxo de caixa para essas saídas. Prepare-se para obrigações acessórias: declarações, guias e relatórios. Não deixe para o último dia.
A rotina de fechamento mensal transformou-se num ritual. Faça conciliação bancária rígida, confira contas a pagar e a receber, e produza demonstrativos: DRE (resultado), balanço e fluxo de caixa projetado. Meça KPIs simples: taxa de ocupação, receita média por usuário (ARPU), churn mensal e lucro por metro quadrado. Use essas métricas para decidir promoções, descontos e reorganização do espaço. Se uma sala apresenta baixa ocupação, repense sua precificação ou invista em marketing segmentado.
Implemente controles internos: separe contas pessoais das empresariais, estabeleça limites de gasto para cada funcionário, revise cobranças e pare processamentos automáticos suspeitos. Mantenha um fundo de reserva equivalente a alguns meses de despesas fixas. Documente contratos de locação, termos de uso e política de cancelamento — isso reduz litígios e facilita a contabilização de cancelamentos e reembolsos.
Decida sobre equipe contábil: contrate um contador especializado em serviços ou terceirize para uma firma que entenda coworkings. Reúna-se mensalmente para interpretar números, ajustar previsões e planejar investimentos. Utilize software de gestão contábil integrado ao seu ERP de reservas para gerar relatórios automáticos e reduzir retrabalho.
Por fim, não negligencie a narrativa fiscal: conte a história dos seus números de forma transparente. Ajuste preços com base em custos reais e metas de margem. Invista em tecnologia que gere dados acionáveis e faça do fechamento contábil um instrumento de gestão, não apenas uma obrigação. Seja proativo: antecipe impostos, provisione manutenções e trate a contabilidade como mapa para a expansão sustentável.
PERGUNTAS E RESPOSTAS:
1) Quais receitas devo separar no plano de contas?
- Separe assinaturas, day passes, locação de salas, eventos, serviços extras (cópias, café) e receitas financeiras; registre como categorias distintas.
2) Como alocar custos compartilhados?
- Use base objetiva: metros quadrados, horas de uso ou estações ocupadas; documente a metodologia e aplique mensalmente.
3) Que tributos são mais relevantes para coworkings?
- Impostos sobre serviços (ISS), tributos do regime escolhido (Simples/Presumido/Real) e encargos trabalhistas; consulte contador para particularidades municipais.
4) Como reconhecer receita de assinaturas?
- Reconheça proporcionalmente ao período prestado; entradas antecipadas entram como receita diferida e são reconhecidas ao longo do serviço.
5) Quando terceirizar a contabilidade?
- Terceirize ao perder tempo com rotina fiscal, crescer rápido ou enfrentar dúvidas tributárias/folha; busque experiência em serviços e integração com seu sistema.
Mariana abriu um coworking com um sonho: transformar um prédio antigo em um território de ideias. Nos primeiros meses, o espaço vibrava com freelancers, startups e workshops; no entanto, a mesa da sala administrativa parecia um campo de ruínas contábil — recibos soltos, planilhas desatualizadas, e um cartão de crédito empresarial usado também para compras pessoais. A narrativa que segue entrelaça a trajetória dela com instruções práticas para que outro gestor não repita os mesmos erros.
No sétimo mês, uma reunião com o contador mudou o rumo. Eles sentaram-se à mesa e começaram a contar a história financeira do negócio, linha a linha. Primeiro comando: organize a memória do empreendimento. Registre todas as receitas (assinaturas mensais, day passes, locação de salas, eventos e serviços adicionais como impressão e coffee) e classifique-as por natureza. Crie centros de custo por área — coworking aberto, salas privativas, salas de reunião — para saber qual espaço realmente paga as contas.
Mariana aprendeu a diferenciar receita recorrente de receita avulsa. Trate assinaturas como receita diferida quando recebidas antecipadamente: reconheça ao longo do período de serviço. Sempre emita nota fiscal quando houver prestação de serviços; configure o sistema para integrar o software de gestão de reservas com o financeiro. Se puder, automatize. Automatize emissão de notas, cobranças recorrentes e conciliações bancárias. Isto reduz erros e melhora o fluxo de caixa.