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SEPARAÇÃO DE PEDIDOS (PICKING). Alexandre da Silva Paim1 1 – A Separação do Pedido (picking) A separação de pedidos (picking, em inglês) consiste da retirada de produtos de seu local de armazenagem e agrupamento dos mesmos para despacho de modo a atender a pedidos de clientes. O picking começa com a conversão do pedido do cliente para uma lista de separação (picking list), a qual mostra as localizações de cada produto, a quantidade a separar e a sequência da coleta destes itens no estoque. A elaboração da ordem com que os produtos serão recolhidos do estoque é importante, pois isto irá gerar um trajeto a ser percorrido pelo separador, que deve ser o mais curto possível. Se esta lista de separação é feita pelo software de gestão de armazém (WMS) ele deverá utilizar algoritmos (roteirizadores) para definição das rotas de coleta que minimizem a distância média percorrida pelo separador. De acordo com o tamanho das unidades de separação (considera-se sempre a menor unidade) pode-se identificar cinco níveis básicos de separação: a) separação de paletes (sempre palete completo, não parte de sua carga); b) separação de camadas de palete (sempre separadas camadas de caixas); c) separação de caixas (são retiradas as caixas fechadas sem ser uma camada completa); d) separação de caixas fracionadas (são retirados pacotes de dentro de caixas abertas para isso); e) separação de itens (são retirados itens individuais). De acordo com Drury (1988 apud VAN DEN BERG e ZIJM, 1999) a atividade de separação de pedidos representa mais de 60% dos custos do armazém no Reino Unido (não encontramos dados do Brasil). Esta é a atividade que requer a maior parte da mão de obra do armazém (no caso de separação manual) e um elevado investimento (no caso de armazéns automatizado) (WEISS e FRYE, 1998). A busca pela eliminação dos erros e aumento da velocidade no processo de separação é uma constante em todas as empresas, pois é um fator de custo significativo como visto anteriormente. Alguns segmentos da economia são mais afetados por erros na separação devido a: 1 Mestre em Ciências Empresariais, consultor e professor adjunto da Universidade Luterana do Brasil - ULBRA. a) multas no caso de divergência entre a separação física e fiscal; b) paradas na linha de produção devido a falhas na separação do pedido; c) custos decorrentes dessas paradas e d) perdas de clientes por não cumprimento de prazos e condições acordadas. Abordaremos a seguir questões importantes que podem afetar o desempenho da separação de pedidos, como: a) definições quanto ao local onde será feita a separação; b) utilização de lógicas de endereçamento das mercadorias; c) implantação de métodos de organização do trabalho e d) utilização de tecnologias de picking. 2 – Local onde feita a separação A definição quanto a onde fazer a separação dos pedidos pode afetar significativamente as distâncias percorridas pelos separadores. São basicamente duas opções: a separação é feita na própria área onde os materiais são armazenados ou a separação é feita em uma área distinta dedicada à separação Figura 1: Exemplo de área de separação destacada do depósito principal. Fonte: Elaborada pelo autor deste capítulo. No caso de haver uma área dedicada à separação (ver Figura 1) esta é bem menor que a área de armazenagem principal mas contém todos os itens, apenas em menor quantidade (armazena as caixas de papelão e não os paletes). Neste caso o separador irá percorrer uma distância menor do que se fizesse a separação diretamente no depósito principal. Esta opção exige que haja pessoal para fazer a reposição dos itens armazenados na área de separação à medida que os separadores forem esvaziando as caixas. Estas podem ser colocadas em estruturas em que as caixas se movimentam por gravidade (em superfícies inclinadas sobre roletes, por exemplo) para substituir aquelas que foram esvaziadas. A Figura 2 mostra um exemplo de estrutura deste tipo (flow rack). Este tipo de estrutura permite que hajam dois corredores de reposição de cada lado do corredor central onde ficam os separadores. Figura 2: Exemplo de estrutura flow rack onde os separadores ficam no centro e a reposição é feita pelos corredores externos. Fonte: Elaborada pelo autor deste capítulo. 3 – Lógicas de endereçamento A utilização de lógicas de endereçamento visa diminuir o tempo de separação dos pedidos posicionando itens em locais que facilitem sua localização e retirada das prateleiras (endereçamento vertical) pelo separador e que minimizem as distâncias percorridas pelo mesmo (endereçamento horizontal). A seguir abordaremos cada um destes tipos de endereçamento. 3.1 – Lógicas de Endereçamento Vertical A Figura 3 fornece uma orientação quanto ao posicionamento de itens em pequenas prateleiras (da altura aproximada do separador). Os itens de maior giro de estoque devem ser posicionados abaixo da cabeça até aproximadamente a cintura do separador, pois estas posições apresentam menor tempo de identificação e separação dos itens. Figura 3: Posicionamento vertical dos itens em prateleiras para melhorar a eficiência e a segurança da separação. Fonte: Elaborada pelo autor deste capítulo. Os itens mais pesados devem ser colocados nas partes mais baixas da prateleira por ser mais fácil de colocar em carrinhos, por exemplo, e para evitar o risco de derrubar algo pesado no separador caso fossem colocados em posições mais altas. Os itens mais volumosos e leves devem ser colocados nas posições superiores, pois se fossem colocados abaixo, cada item tomaria o lugar de uma quantidade muito maior de itens pouco volumosos. 3.2 – Lógicas de Endereçamento Horizontal Uma das maneiras de diminuir as distâncias percorridas pelos separadores é posicionar os itens no armazém utilizando critérios como o número de separações por mês. Chamaremos de ponto de partida do separador seja aquele onde o mesmo deve colocar os itens separados do pedido. Este ponto normalmente fica próximo à porta se entrada/saída da área de armazenagem ou separação. Normalmente o item de estoque é chamado de SKU (stock keeping unit) ou unidade de armazenamento. Se um item (parafusos, por exemplo) é armazenado e movimentado em caixas com 100 parafusos, o SKU será a caixa cheia e não a unidade parafuso. A partir daqui usaremos as expressões item ou SKU indistintamente. Considere que um item fique posicionado a 20 m de distância do ponto de partida e que em um mês sejam expedidos 100 pedidos em que este item consta. Com isso tem-se que o separador percorre 100 vezes por mês uma distância de 40 m (ida e volta), totalizando 4 000 m. Se o separador se deslocar a uma velocidade de 4 km/h ele terá dispendido 1 hora por mês apenas se deslocando para separar este Itens de maior giro Itens mais volumosos e leves Itens mais pesados pedido. Se este item for movido para uma posição de armazenagem que fique a apenas 5 m do ponto de partida, ele gastará apenas 15 min por mês se deslocando para separar este item. Figura 4: Posicionamento horizontal dos itens em armazém para melhorar a eficiência da separação. Fonte: Alvarenga e Novaes (2010). Itens que tenham um maior consumo (alto giro de estoque) devem ser colocados, portanto, mais próximos do ponto de origem (como por exemplo o setorA da Figura 4) que aqueles de baixo consumo. Já para a questão do volume ocupado pelo item a lógica é inversa, pois os itens menos volumosos é que devem ser colocados mais próximos do ponto de origem, pois eles têm pouco impacto no afastamento dos outros itens da origem. O posicionamento de um item volumoso próximo à origem “afastaria” muito mais os outros itens do que faria um item de menor volume. Com relação ao peso deve-se considerar que itens de maior peso exigem maior esforço para serem movimentados, portanto devem ser posicionados mais próximos do ponto de partida. Outra recomendação é procurar guardar próximos entre si os produtos que normalmente são expedidos juntos. Em resumo, recomenda-se que sejam posicionados mais próximos do ponto origem (onde são agrupados os itens separados para o despacho) os itens de maior giro, maior peso e menor volume. O problema que surge é como combinar todos estes critérios em um único para decidir entre dois itens qual deve ser posicionado mais perto que o outro. Para isso pode ser usado um índice de posicionamento calculado como a seguir. índice_ de_ posicionamento = VOLUMEEXPEDIÇÕES ×PESO onde, VOLUME é o volume ocupado por um item, EXPEDIÇÕES é o número de separações realizadas por período (e.g. por mês) e PESO é o peso de um item. O resultado desta equação será um número que será calculado para cada item, sendo que estes serão ordenados pelo seu valor calculado de índice de posicionamento. Quanto menor o valor do índice mais perto do ponto de partida (normalmente a porta) deve ser posicionado o item. Vejamos a seguir dois exemplos de aplicação deste índice de posicionamento. Exemplo 1 Uma empresa armazena três tipos diferentes de produtos em um armazém conforme mostra a tabela. Posicione os mesmos considerando o número de expedições (separações por mês), o volume e o peso através do índice de posicionamento visto anteriormente. Item (SKU) Volume (cm3) Giro (separações por mês) Peso (kg) A 1500 100 7 B 2500 350 5 C 2000 400 2 Resolução: IPA = VOLUME EXPEDIÇÕES ×PESO = 1500 100× 7 = 2,14 IPB = VOLUME EXPEDIÇÕES ×PESO = 2500 350×5 =1, 43 IPC = VOLUME EXPEDIÇÕES ×PESO = 2000 400×2 = 2,50 Exemplo 2 Uma empresa armazena três tipos diferentes de produtos em um armazém conforme mostra a tabela. Posicione os mesmos considerando apenas o número de expedições (separações por mês) e o volume porta porta B A C através do índice de posicionamento visto anteriormente. Produto Embalagem Demanda separ./mês Índice Compr. Larg. Altura Volume P1 10 cm 20 cm 10 cm 500 P2 30 cm 30 cm 10 cm 300 P3 20 cm 10 cm 15 cm 1000 Resolução: Produto Embalagem Demanda separ./mês Índice Compr. Larg. Altura Volume P1 10 cm 20 cm 10 cm 2000 cm3 500 4 P2 30 cm 30 cm 10 cm 9000 cm3 300 30 P3 20 cm 10 cm 15 cm 3000 cm3 1000 3 IPP1 = VOLUME EXPEDIÇÕES = 2000 500 = 4 IPP2 = VOLUME EXPEDIÇÕES = 9000 300 = 30 IPP3 = VOLUME EXPEDIÇÕES = 3000 1000 = 3 4 – Métodos de organização do trabalho Os três procedimentos básicos de separação de pedido são: discreto, por zona e por lote. Há variações destes como a separação por onda e a separação por brigada de baldes (bucket brigade) que procuram aumentar a eficiência da separação. 4.1 – Separação discreta A separação discreta de pedidos é aquela em que cada operador separa um pedido por vez e pega cada item na sequência (linha a linha) do pedido. Esta forma de separação é muito utilizada pela simplicidade e por estar menos sujeita a erros (operador lê apenas um documento) que outros métodos, mas apresenta baixa produtividade, especialmente devido ao tempo que o operador gasta se deslocando. Outra vantagem é a rastreabilidade dos erros, pois cada operador é responsável por um pedido. 4.2 – Separação por lote Na separação de pedidos por lote cada separador recebe um grupo de pedidos para separar ao mesmo tempo ao invés um de cada vez. Ao chegar ao local de armazenagem de determinado item o separador coleta o número de itens que é a soma do constante em cada um dos pedidos. Com isto o separador aproveita uma caminhada para separar mais de um pedido por vez, o que aumenta a eficiência da separação. A desvantagem é que isso aumenta o risco de erros de separação dos pedidos. Porta Porta P2 P1 P3 Os pedidos, neste caso, devem ser agrupados por semelhança, ou seja, devem ter maioria de itens em comum. Devem também ser com poucos produtos diferentes (geralmente variando de 1 a 4) e em pequenos volumes. Este método também exige um espaço para a consolidação dos pedidos, pois o separador normalmente traz a quantidade total de itens e depois os separa para cada um dos pedidos. 4.3 – Separação por zona No método de separação por zona a área de armazenagem é segmentada em seções ou zonas, cada zona com determinados produtos, e cada operador fica responsável por atuar em uma zona. Deste modo, cada operador coleta os itens do pedido que fazem parte de sua zona. Dependendo do tamanho da zona o separador terá deslocamento ou não. Quando os separadores atuam em zonas muito grandes cada separador coleta os itens de sua zona do pedido e os deixa em uma área de consolidação caso esteja completo ou passa o pedido para outro separador continuar a separação. Todos os itens coletados nas diferentes zonas pelos diferentes separadores serão agrupados na área de consolidação, recompondo o pedido original. Uma das maiores vantagens deste método é a flexibilidade obtida ao permitir que diferentes equipamentos de movimentação e armazenagem sejam utilizados, ou seja, enquanto uma zona opera com a separação de paletes a outra pode estar manuseando caixas. Sua grande dificuldade é o balanceamento da carga de trabalho entre as diferentes zonas, pois se os itens de uma zona têm maior venda o separador dela terá uma carga maior de trabalho. Isto poderá atrasar a entrega do pedido para outros separadores que continuam separando os outros itens do mesmo pedido. Outro modo de separação por zona ocorre quando cada separador fica responsável por uma zona bem pequena que exige pouco ou nenhum deslocamento (ver Figura 5). Neste caso cada separador fica praticamente parado e os pedidos são passados imediatamente de um separador para outro, o que gera um ganho significativo de eficiência. Outro ganho ocorre devido ao conhecimento maior que o separador tem da localização dos itens em sua zona, o que torna a separação mais rápida. Figura 5: Separação por zona. Fonte: Caderno de Logística do Jornal do Comércio. Neste método uma caixa, contendo a lista de separação de um só pedido, se move de zona para zona sobre um transportador com roletes. Quando uma caixa chega ao separador este pega todos os itens desse pedido que fazem parte da sua zona de trabalho e passa para o próximo separador. Quando o pedido atingir o último separador estará completo e poderá ir para a área de conferência e empacotamento para ser despachado. Caso o pedido esteja completo antes do último separador também é retirado e enviado ao empacotamento. Neste caso não há necessidade de consolidar os pedidos como o caso anterior. Uma das dificuldades deste método é o estabelecimento do tamanho de cada zona de modo a distribuir uniformemente a carga de trabalho entre os separadores. Caso o balanceamento não seja ótimo surgirão bloqueios e amontoados das caixas entre as zonas impedindo que o fluxo de caixas seja contínuo. 4.4 – Separação por Brigada de Baldes (Bucket Brigades) A expressão bucket brigade é usada para um método em que cadaoperador que se libera após ter separado seu pedido pega um pedido que outro separador menos produtivo está separando e o libera para pegar um novo pedido. Esse por sua vez faz o mesmo com o próximo separador menos produtivo, e assim por diante, até que o menos produtivo de todos pega um pedido novo. Este método depende, portanto, de uma classificação dos separadores por produtividade (velocidade com que separam pedidos). Esta classificação deve ser conhecida de todos. Este modelo foi desenvolvido por professores da Georgia Tech School e se diferencia dos anteriores por ser uma estratégia que torna o sistema ajustado automaticamente. Esta estratégia tem sido utilizada em linhas de produção pela sua característica de auto balanceamento. 4.5 – Separação por Onda Este modelo consiste essencialmente em agrupar os pedidos em função do seu despacho (por destino ou veículo onde serão embarcados, por exemplo). Isto permite uma melhor integração do picking com a área de expedição através da programação das horas de separação e embarque de cada pedido. Cada onda (lote de pedidos agrupado por destino, por exemplo) normalmente dura menos de uma hora. O picking por onda pode ser utilizado em conjunto com os métodos anteriores. 5 – Tecnologias de Separação de Pedidos Atualmente existem muitas tecnologias a serem adotadas para melhorar a eficiência dos sistemas de picking. Apresentaremos aqui apenas algumas delas. 5.1 – A-Frame As estruturas deste tipo se caracterizam por ter um formato que se assemelha à letra “A” quando visto de frente. Consiste (na maior parte dos casos) de uma parte interna, por onde passa a esteira transportadora onde os itens irão cair agrupados por pedido, e de uma parte externa, onde os produtos são abastecidos e armazenados em colunas e liberados para a parte de dentro conforme a sequência dos pedidos. Figura 6: Estrutura em “A” (A-Frame). Fonte: Rodrigues (2007). Na Figura 6, à esquerda, pode ser vista a parte externa com as colunas de itens armazenados (normalmente de pequenas dimensões) e uma pessoa abastecendo. À direita da mesma figura vê-se o interior da estrutura com a esteira transportadora e os itens separados por pedido formando pequenos grupos. À medida que a esteira se movimenta o agrupamento de itens (ver Figura 6 à direita) de determinado pedido parcialmente separado vai se aproximando da posição onde fica o próximo item. Quando este agrupamento fica alinhado com pilha do item ele é liberado (a exemplo de máquinas dispensadoras de salgadinhos ou refrigerantes) e cai na esteira junto aos outros itens já separados. 5.2 – Sistemas de estocagem e coleta automáticos (AS/RS) Os Sistemas AS/RS (Automated Storage and Retrieval System), conhecidos como miniload, são estruturas robotizadas para armazenagem e classificação automatizada de caixas ou bandejas. Consistem de estantes com sistemas que pegam caixas ou bandejas e as levam (ou retiram de) automaticamente para sua posição de armazenagem (ver Figura 7). Estes sistemas são semelhantes a transelevadores (elevadores operados por pessoas que se deslocam não só na vertical mas também ao longo do corredor de armazenagem) comandadas por computador. Figura 7: Miniload (AS/RS). Fonte: Rodrigues (2007). Entre as principais vantagens deste sistema pode-se destacar a sua precisão e velocidade, além da potencialidade de operar com uma grande variedade de itens e a máxima utilização do espaço de armazenamento vertical em uma pequena área. 5.4 – A separação por rádio frequência Este sistema se baseia na comunicação entre o software de gestão de armazém (WMS) e o separador de pedidos por rádio frequência para auxiliar este (eliminando a necessidade de o mesmo ler de uma listagem) na coleta dos itens (e posterior confirmação). Para isso o separador utiliza um terminal de mão ou um terminal preso ao braço (como um relógio de pulso, apenas maior) que indica sempre o endereço do próximo produto e o número de unidades a ser coletadas. Após realizar a retirada do item o operador faz a leitura do código de barra dos mesmo através do terminal manual para garantir que separou o item correto e dar baixa no estoque. Isto também sinaliza para o sistema que é o momento de indicar o endereço do próximo item a ser coletado. 5.5 – Separação por luz (picking by light) Neste sistema (também chamado picking to light) o separador não precisa ler uma lista para identificar os itens a serem separados, seus endereços e suas quantidades. Em cada posição na prateleira (do tipo flow-rack, ver Figura 9) onde são armazenadas as caixas com os itens há um painel com mostrador digital e alguns botões (ver Figura 8) que indicam automaticamente o número de unidades que devem ser separadas, tornando desnecessária a leitura de uma lista de separação impressa (picking-list), o que agiliza o processo de separação e diminui a possibilidade de erros. Figura 8: Painel do sistema picking by light onde pode ser vista a quantidade (3 unidades, no caso) a separar. Fonte: Rodrigues (2007). Este sistema é muito usado em separações por zona, onde o separador fica parado em sua estação de separação com os produtos que irá separa ao alcance das mãos. Neste caso o pedido é colocado em caixas que são movimentadas de forma automática por esteiras rolantes com leitores óticos e sensores. Figura 9: Separador utilizando o picking by light. Fonte: Rodrigues (2007). 5.6 – Separação por voz (picking by voice) Neste sistema o operador usa um aparelho (normalmente preso à cintura) que possui fones de ouvido e microfone e se comunica com o software de separação via radiofrequência. O software (normalmente o WMS) específico para a separação por voz possui um sintetizador de voz que informa ao separador a posição e a quantidade a separar de determinado item do pedido. O sistema reconhece também a voz do separador (que ensinou o sistema a reconhecer sua voz na primeira vez que o usa) quando este confirma a separação do item ou comunica algum problema. Uma vantagem deste sistema é que o operador fica com as mãos livres para separar itens maiores. Referências Bibliográficas ALVARENGA, Antônio C.; NOVAES, Antônio G. Logística Aplicada: suprimento e distribuição física. 3. ed. São Paulo: E. Blücher, 2010. DRURY, J. (1988) Towards more efficient order picking. IMM Monograph No. 1. The Institute of Materials Management, Cranfield, UK. LIMA, Maurício. Armazenagem: Considerações sobre a Atividade de Picking. Artigo do Centro de Estudos em Logística – COPPEAD – UFRJ, 2001. Disponível em <http://www.cel.coppead.ufrj.br>. Acesso em: 04 nov. 2010. RODRIGUES, Paulo Roberto Ambrósio. Gestão Estratégica da Armazenagem. São Paulo: Aduaneiras, 2003. VAN DEN BERG, J.P. e ZIJM, W.H.M. (1999) Models for warehouse management: classification and examples. International Journal of Production Economics, v. 59, p. 519-528. WEISS, D.J. e FRYE, R.C. (1998) Small Parts Storage Systems. In: Tompkins, J.A. e J.D. Smith (eds.) The Warehouse Management Handbook (2 a. ed.). Tompkins Press, RLWIGH, NC, USA. Atividades 1) A partir dos estudos desenvolvidos nesse capítulo, marque (X) somente na resposta verdadeira. Onde é recomendado posicionar os itens em prateleiras pequenas (altura do separador) considerando volume e peso? A.( ) Volumosos no alto e pesados em baixo. B.( ) Pesados no alto e volumosos em baixo. C.( ) Ambos em baixo. D.( ) Ambos no alto. 2) A partir dos estudos desenvolvidos nesse capítulo, marque (X) somente na resposta verdadeira. Onde é recomendado posicionar os itens no armazém(posicionamento horizontal) considerando volume e giro de estoque? A.( ) Maior volume mais perto da porta; maior giro mais perto da porta; maior peso mais perto da porta. B.( ) Menor volume mais perto da porta; maior giro mais perto da porta; maior peso mais perto da por. C.( ) Maior volume mais perto da porta; menor giro mais perto da porta; menor peso mais perto da por. D.( ) Menor volume mais perto da porta; menor giro mais perto da porta; menor peso mais perto da por. 3) A partir dos estudos desenvolvidos nesse capítulo, marque (X) somente na resposta verdadeira. A.( ) O picking discreto é aquele em que o separador não sabe o nome do cliente (por sigilo) para quem está separando o pedido. B.( ) No picking por radiofrequência o separador fala via radiocomunicador (walky-talky) com uma pessoa que indica o que separar. C.( ) O picking por lote é mais eficiente que o picking discreto. D.( ) O picking by light é mais sujeito a erros que o picking com lista impressa. 4) Calcule o índice de posicionamento considerando o número de expedições (separações por mês) e o volume conforme visto neste capítulo e marque (X) na resposta que mostre a ordem de posicionamento a partir da porta. Produto Embalagem Separações/ mês Índice Compr. Larg. Altura Volume X 10 cm 10 cm 10 cm 1000 Z 10 cm 30 cm 10 cm 1500 Y 10 cm 20 cm 20 cm 2500 A.( ) porta X Y Z. B.( ) porta Z Y X. C.( ) porta Y X Z. D.( ) porta Y Z X. 5) Calcule o índice de posicionamento considerando o número de expedições (separações por mês), o volume e o peso conforme visto neste capítulo e marque (X) na resposta que mostre a ordem de posicionamento a partir da porta. Item (SKU) Volume (cm3) Giro (separações por mês) Peso (kg) X 2500 250 0,5 Y 500 130 1 Z 1000 300 3 A.( ) porta X Y Z B.( ) porta Z Y X. C.( ) porta Y X Z. D.( ) porta Y Z X. Respostas: 1 – A; 2 – B; 3 – C; 4 – D; 5 – B. porta Porta