Apostila - Organização e arquivamento de documento (1)

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Administração Geral e Pública – Prof. Nicole Oliveira Aula 01 
@prof.nicoleoliveira 
Apresentação 
Oiê! Muito prazer me chamo Nicole. Por muito tempo estive aí do 
outro lado da tela como você estudando e sofrendo um pouquinho 
com essa vida de concurseiro. A trajetória até o serviço público foi 
longa, mas depois de bastante plantio e dedicação os resultados 
pouco a pouco foram surgindo. Sou Engenheira Ambiental e Pós 
Graduada em Engenharia de Segurança. Iniciei meus estudos 
voltados para área administrativa, fiz diversas provas e dentre elas fui aprovada na no cargo de 
Gestor Governamental – Área Administrativa, o qual hoje estou em exercício, atuo na Secretaria 
de Planejamento e Gestão no monitoramento e avaliação de resultados de políticas públicas; 
também fui aprovada na PGE-PE como Analista de Procuradoria e TJ CE como Técnico Judiciário 
– Área Administrativa. Senti na pele o quão difícil é essa vida de estudos, mas também sei que 
podemos torná-la mais leve a depender da forma como encaramos nosso objetivo e o caminho 
até ele. Espero te auxiliar nesse processo e que logo logo você também possa estar colecionando 
aprovações. 
Em caso de dúvidas me procure pelo instagram @prof.nicoleoliveira 
Bora lá? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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@prof.nicoleoliveira 
 
Organização e arquivamento de documentos 
 Nossa aula de hoje é sobre a Organização e Arquivamento de Documentos, esse é um tema 
bem abrangente, então precisamos nos preparar para todos os cenários que possam ser 
cobrados na prova de vocês! 
 Por isso vamos tratar desde conceitos básicos da arquivologia até os métodos de 
arquivamento de documentos. 
 Ao longo da aula deixei algumas questões, nem sempre é possível encontrar questões da 
FADESP para os tópicos, então para não deixarmos de praticar a teoria e reter melhor os 
conhecimentos, em alguns momentos vocês vão perceber que eu trouxe questões de outras 
bancas bem conhecidas. Não deixem de responder todas viu? 
 Coragem e vamos simbora que esse curso está só começando! Quero ver você servidor 
público muito em breve! 
 
1. Conceito de Arquivo 
 Arquivo é uma palavra que reúne vários significados! Segundo o DBTA (Dicionário 
Brasileiro de Terminologia Arquivística), arquivo pode ser: 
● Um conjunto de documentos 
● Uma instituição 
● Instalações onde funcionam o arquivo 
● Um móvel destinado a guarda de documentos 
 De acordo com a autora Marilena Leite Paes, arquivo é a designação genérica de um 
conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou 
privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas 
pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. 
_____________________________________________________________________________ 
Se liga! 
 Sabe quem também tem o conceito de arquivo? A Lei nº 8.159/91, que dispõe sobre a 
política nacional de arquivos públicos e privados. 
 Art. 2º- Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos 
produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, 
 
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em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer 
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. 
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Vamos analisar esse conceito em detalhes, parte a parte! 
 Quando falamos em “produzidos e recebidos” isso quer dizer que, os arquivos podem ser 
tanto criados/produzidos dentro da instituição para registrar uma atividade ou podem ser 
recebidos por “por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, até 
mesmo por uma pessoa física,” e serem enviados para o arquivo. 
 Outro trecho interessante é quando a lei fala “em decorrência do exercício de atividades 
específicas”. Em outras palavras, arquivo só é arquivo se faz referência a alguma atividade da 
instituição, quando ele é surge devido as atividades cotidianas do órgão/entidade. Como diz a 
autora Heloísa Bellotto, o documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio que o 
produziu. 
 Poxa Nicole, mas porque essa característica é tão importante? Vamos lá jovenzinho, uma 
grande diferença entre os arquivos e os museus/bibliotecas está na organicidade dos 
documentos! A finalidade de bibliotecas e museus é primordialmente cultural, técnica, 
didática ou científica, enquanto a dos arquivos é essencialmente funcional e administrativa, 
por mais que também possa haver valor cultural nos arquivos. Quando se fala nisso, você deve 
pensar no caráter orgânico dos arquivos, isto é, ele é produzido por um órgão ou organismo 
durante sua existência, no decorrer das suas atividades. Essa relação não existe em uma 
biblioteca composta por um acervo de livros e nem por um museu que expõe obras de diversos 
artistas. Deu para entender? 
 Podemos deduzir então que nem toda informação gera um documento arquivístico. Para 
que a informação gere um documento arquivístico, é necessário que ela tenha sido produzida 
no decorrer das atividades de uma instituição, ou seja, é preciso que essa informação seja 
orgânica. Além disso, essa informação deve estar registrada em um suporte documental 
Então... 
 Documento Arquivístico = informação orgânica + suporte 
 Vamos para mais um trecho “qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos”, o suporte é o material no qual são registradas as informações. O papel, por 
exemplo, é um suporte, mas o HD também é, e isso não irá interferir na classificação das 
informações continas neles como documentos de arquivo. 
 
 
 
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2. Princípios da Arquivologia 
 Vamos ver agora os principais princípios da arquivologia, fica ligado ai porque esse assunto 
costuma ser bastante cobrado nas questões de prova de concurso! 
 
2.1 Princípio da Proveniência 
 Antes que você entenda o Princípio da Proveniência, é importante que você compreenda 
primeiro o conceito de fundo de arquivo! Calma que já vou explicar... 
Fundo de Arquivo, de acordo com o DBTA, é o conjunto de documentos de uma mesma 
proveniência. Vamos supor que você tem um conjunto de documentos produzidos pela 
empresa Açaizão, então você tem um fundo arquivístico da empresa Açaizão. Um fundo de 
arquivo, nada mais que um conjunto de documentos de uma mesma proveniência (origem) pode 
refletir tanto a estrutura organizacional ou as funções/atividades da instituição. 
Existem dois tipos de fundos 
❖ Fundo aberto: é o conjunto de documentos de uma instituição que está em atividade. 
 
❖ Fundo fechado: é o conjunto de documentos de uma instituição que encerrou as suas 
atividades. 
_____________________________________________________________________________ 
Se liga! 
Um fundo fechado só pode receber documentos se esses documentos foram criados enquanto 
a instituição ainda se encontrava em atividade. 
_____________________________________________________________________________ 
O princípio da proveniência é um conceito fundamental em arquivologia, que se refere 
à ideia de que os documentos arquivísticos devem ser agrupados e organizados com base na 
entidade ou pessoa que os produziu ou acumulou. Em outras palavras, os documentos 
relacionados a uma mesma origem ou fonte devem ser mantidos juntos e não devem ser 
misturados com documentos de outras origens. 
Vamos imaginar que temos a empresa Açaizão e Cupuaçu Cremoso, os documentos da 
empresa Açaizão devem ser mantidos juntos e não devem ser misturados ao da empresa 
Cupuaçu Cremoso, uma vez que não possuem a mesma origem! Vale ressaltar que estou 
claramente fazendo essa aula com fome epensando nas incríveis comidas que vocês têm aí 
Esse princípio é importante porque ajuda a preservar a integridade dos arquivos. Ele 
também facilita o acesso e a recuperação de informações, uma vez que os documentos estão 
organizados de acordo com a proveniência. 
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2.2 Princípio da Organicidade 
 O princípio da organicidade na arquivologia é um dos princípios fundamentais que 
norteiam a gestão de documentos e arquivos. Ele se baseia na ideia de que os documentos 
devem ser organizados e mantidos de acordo com a estrutura orgânica da instituição ou 
entidade que os produziu ou recebeu. 
 Segundo Heloísa Bellotto os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades 
da entidade produtora/acumuladora, em suas relações internas e externas. 
 Em resumo, trata-se da compreensão de que os documentos estão intrinsecamente 
ligados às atividades e funções de uma instituição ou organização. 
 
2.3 Princípio da Unicidade 
 O princípio da unicidade, na arquivologia, refere-se à ideia de que um arquivo deve ser 
único e indivisível. Esse princípio estabelece que um documento de arquivo, uma vez criado 
ou recebido por uma organização, deve ser mantido como uma unidade indivisível, 
preservando seu contexto original e integridade. Isso significa que não se deve separar partes 
do documento ou dividir o arquivo em fragmentos, a menos que seja absolutamente 
necessário por razões legais, administrativas ou de preservação. 
 Manter a unicidade dos arquivos é importante para garantir que as informações sejam 
preservadas em seu contexto original e possam ser compreendidas adequadamente no 
futuro. Isso facilita a pesquisa, a recuperação e a autenticidade dos registros, além de cumprir 
requisitos legais e regulatórios relacionados à gestão de documentos. 
 Em resumo, o princípio da unicidade na arquivologia enfatiza a preservação dos 
documentos de arquivo como entidades completas e indivisíveis, a fim de garantir a 
continuidade e a autenticidade das informações ao longo do tempo. 
 
2.4 Princípio da Indivisibilidade/Integridade 
 O princípio da integridade na arquivologia refere-se à necessidade de garantir a 
preservação e a proteção das informações contidas nos documentos de arquivo ao longo do 
tempo, de forma que essas informações não sejam alteradas, corrompidas ou destruídas de 
maneira não autorizada ou acidental. 
 O princípio da integridade exige que os documentos de arquivo sejam protegidos de 
danos, deterioração ou perda que possam comprometer seu conteúdo. Isso envolve a 
implementação de medidas de conservação adequadas, como controle de temperatura e 
umidade, manuseio cuidadoso e armazenamento apropriado. 
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 A integridade também está diretamente relacionada à autenticidade dos documentos. Os 
documentos de arquivo devem ser mantidos em um estado que permita verificar sua 
autenticidade e proveniência. Isso é importante para garantir que os documentos sejam 
confiáveis como evidência de atividades passadas. 
 Podemos dizer então que a integridade significa que os documentos de arquivo devem 
ser mantidos em seu estado original, sem modificações indevidas, para que as informações 
que eles contêm permaneçam confiáveis e autênticas. 
 
2.5 Princípio da Territorialidade 
 O princípio da territorialidade diz que os documentos devem pertencer ao 
território/local/lugar em que foram criados/produzidos. Esse princípio atua junto com o princípio 
da proveniência, de modo que ambos ajudam a evitar a dispersão dos documentos. Porém, vale 
ressaltar que um não deriva do outro. 
 
2.6 Princípio da Pertinência Territorial 
 Esse princípio diz que os documentos devem ser transferidos para a custódia de arquivos 
com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem levar em 
conta o lugar em que foram produzidos, ou seja, é oposto ao princípio da proveniência. 
 Vamos imaginar um exemplo...Se trabalho na Secretaria de Planejamento do Recife e faço 
um relatório sobre a UFPE, esse documento deveria ficar na UFPE, segundo o princípio da 
Pertinência Territorial, uma vez que ele se refere a Universidade. 
 Por outro lado, o Princípio da Proveniência diria que esse documento deve ficar na 
Secretaria de Planejamento do Recife, pois ele diz que os documentos devem ficar nas 
instituições produtoras e não devem ser misturados aos de outras instituições. 
 Pegaram a diferença? 
 
2.7 Princípio da Pertinência Temática 
 Por esse princípio, todos os documentos que falam da mesma temática devem ser 
organizados juntos. 
 
 
 
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 Bom pessoal, passamos por alguns conceitos e pelos principais princípios da arquivologia, 
até o momento eu quis abordar com vocês os assuntos mais cobrados... Continuaremos assim 
até o final da aula, mas acho que já é hora de colocar em prática o que estudarmos até aqui. 
Vamos lá? 
 
Hora de Colocar os Neurônios para Funcionar! 
 
1. CEBRASPE - SEE PE - 2022 
Considerando princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue. 
A organização dos documentos em fundos de arquivo é o resultado da aplicação direta do 
princípio da pertinência. 
 
RESPOSTA: 
Na verdade, é o princípio da proveniência que afirma que os documentos arquivísticos devem 
ser agrupados e organizados com base na entidade ou pessoa que os produziu e acumulou, por 
isso ele também é chamado de respeito aos fundos, criando um fundo de arquivo. 
Então esse item está incorreto. 
 
 
2. FGV - MPE GO - 2022 
Com relação ao princípio da organicidade, um dos elementos responsáveis por reger a 
disciplina de arquivologia, é correto afirmar que 
a) os documentos devem conservar seu caráter único independentemente do contexto em 
que foram produzidos. 
b) os documentos devem ser reclassificados com base na classificação original, 
desconsiderando o tipo de assunto. 
c) estipula que os arquivos devem ser conservados por meio de técnicas de alienação, 
mutilação e dispersão. 
d) deve existir uma relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das 
atividades da entidade produtora. 
e) os arquivos são resultantes de um processo artificial e regressiva de acumulação. 
 
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RESPOSTA: 
Vamos analisar as alternativas uma a uma... 
a) Errado, essa na verdade é a definição do Princípio da Unicidade. 
b) Errado, esse item não faz referência a nenhum princípio arquivístico válido. 
c) Errado, esse item não faz referência a nenhum princípio arquivístico válido. 
d) Certo! A organicidade afirma que os documentos de arquivo só são documentos arquivísticos 
porque foram produzidos/recebidos no decorrer das atividades da instituição. Os documentos 
produzidos naturalmente durante o período de atividades de uma pessoa, seja física ou jurídica, 
é considerado um documento orgânico. 
e) Errada. Na verdade, os arquivos são resultados de uma formação orgânica, natural. 
Nosso gabarito então é a letra D 
 
3. CEBRASPE – MPE AP – 2021 
O princípio arquivístico básico que fundamenta as principais funções arquivísticas é o 
a) princípio da proveniência. 
b) princípio da ordem original. 
c) princípio da territorialidade. 
d) princípio da pertinência. 
e) princípio da reversibilidade. 
 
RESPOSTA: 
Galeraaaa! Guardem bem essa informação, o princípio da proveniência (ou respeito aos fundos) 
é o primeiro princípio de classificação aplicado ao patrimônio documental de uma nação! Ele é 
a base da organização e arquivamento de documentos. 
De acordo com esse princípio, os documentos de uma instituição devem ficar juntos a ela, sem 
se misturarem a documentos de outras instituições.Assim nasce o fundo de arquivo. 
O princípio da proveniência na arquivologia enfatiza que os documentos devem ser organizados 
e tratados com base na sua origem institucional ou pessoal, mantendo assim o contexto e a 
autenticidade da informação arquivada. 
Então nosso gabarito é... letra A 
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Vamos voltar para teoria agora? 
relatório, contrato, termo, declaração, certidão, boletim, requisição, ato, ofício, memorando, 
acordo, ementa, plano, nota, edital, diploma, entre outros. 
 
3. Tipo Documental 
O tipo documental é a união entre a espécie do documento com a função dele, ou seja, 
a finalidade que ele possui. 
 
Vamos de mais alguns exemplos para vocês entenderem a diferença clara entre espécie 
e tipo. 
Exemplos: 
Ata de reunião (tipo documental) = ata (espécie) + reunião (função) 
Boletim de ocorrência (tipo documental) = boletim (espécie) + ocorrência (função) 
Relatório de fiscalização (tipo documental) = relatório (espécie) + fiscalização (função) 
 
E isso cai em prova Nicole? Quer ver? 
 
Hora de Colocar os Neurônios para Funcionar! 
 
4. CEBRASPE - PC SE - 2021 
Acerca de aspectos diversos da arquivologia, julgue o item a seguir. 
 
O documento intitulado relatório é um exemplo de tipo documental. 
 
RESPOSTA: 
Gente, acabamos de ver que... 
Tipo documental = espécie + função do documento 
 
 
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Aqui só temos a espécie do documento, se tivéssemos por exemplo, relatório fiscal ou relatório 
das atividades, aí sim faria sentido falar em tipo documental. 
Então esse item está errado! 
 
Galera agora é aquele momento que se você não estava prestando atenção direito, foco 
total! Apesar de que eu espero que você esteja atento durante toda aula hehe 
Esse assunto despenca nas questões de prova! Então se liga! 
 
4. Valores dos Documentos 
 
Os documentos arquivísticos, ao serem produzidos, nascem com valores 
administrativos, fiscais ou legais. Após cumprirem as funções pelas quais foram criados, podem 
ou não adquirir valores históricos, culturais, probatórios ou informativos. 
Esses valores administrativos, fiscais ou legais são chamados de valores primários. 
Já os valores históricos, culturais, probatórios ou informativos são chamados de 
valores secundários. 
Portanto, ao serem criados, os documentos arquivísticos nascem com valores primários 
e, posteriormente, podem adquirir valor secundário. 
E o que significa esse valor secundário? O valor secundário quer dizer que ele será 
guardado permanentemente! 
Entender os valores dos documentos vai nos ajudar com o próximo assunto... 
 
5. Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos 
A teoria das três idades na arquivologia é uma abordagem que se refere à classificação 
e gestão de documentos arquivísticos com base em seu ciclo de vida e valor. Ela foi 
desenvolvida para ajudar na tomada de decisões sobre como arquivar, preservar e descartar 
documentos ao longo do tempo. As três idades representam diferentes fases na vida de um 
documento. 
❖ Primeira Idade (Idade Corrente): 
Nesta fase, os documentos estão em uso ativo e são frequentemente acessados e 
consultados. Os documentos também estão em suas formas mais recentes e são necessários 
para a realização de tarefas e atividades cotidianas. Geralmente, os documentos são mantidos 
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em escritórios ou áreas de trabalho para fácil acesso, ou seja, ficam próximos a pessoa que está 
utilizando. 
Eles não precisam ser movimentados o tempo todo, o que é frequente é a consulta! Outro 
ponto sobre o arquivo corrente é que o acesso é restrito aos produtores. 
❖ Segunda Idade (Idade Intermediária): 
Nesta fase, os documentos não são mais de uso ativo, eles têm o seu valor primário 
reduzido. Por isso, são transferidos para arquivos intermediários ou depósitos de 
armazenamento, onde são mantidos em condições adequadas para preservação. 
Os documentos podem ser consultados ocasionalmente, mas com menos frequência do 
que na primeira idade. 
Vale ressaltar que esses documentos não ficam no arquivo intermediário para sempre, eles 
estão cumprindo o prazo determinado pela tabela de temporalidade e, posteriormente, 
receberão a sua destinação final, que é a guarda permanente ou a eliminação. 
 
❖ Terceira Idade (Idade Permanente): 
Nesta fase, os documentos atingem um status de preservação permanente devido ao seu 
valor histórico, cultural ou informativo. Em outras palavras, passam a ter valor secundário. 
Eles são transferidos para arquivos permanentes, bibliotecas ou instituições de memória, 
onde são cuidadosamente preservados. 
 Quando você lê permanente, é permanente mesmo! Vão ser guardados para sempre, tá? 
_____________________________________________________________________________ 
Se liga! 
Chamamos de Transferência a passagem dos documentos do arquivo corrente para o 
arquivo intermediário. Já a passagem dos documentos do arquivo corrente para o permanente 
ou do arquivo intermediário para o permanente chama-se Recolhimento. 
_____________________________________________________________________________ 
 
 
 
 
 
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Hora de Colocar os Neurônios para Funcionar! 
 
5. FADESP - Câmara de Capanema - PA - 2017 
O arquivo formado por documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, 
por razão de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para a 
guarda permanente é chamado de 
a) corrente. 
b) intermediário. 
c) permanente 
d) semi-permanente. 
 
RESPOSTA: 
Aquele arquivo que não tem mais uso frequente, deixou de ser corrente, porém não foi 
classificado se será encaminhado para o arquivo permanente ou eliminado. Os documentos que 
compõem o arquivo intermediário são aqueles que não são consultados com tanta frequência. 
Eles tiveram o seu valor primário reduzido, ou seja, eles foram criados e cumpriram as funções 
pelas quais foram criados, então não precisam ficar ocupando espaço nos ambientes de 
trabalho. 
Logo, nosso gabarito é a letra B 
 
6. FADESP - Câmara Municipal de Monte Alegre - PA - 2017 
Um documento oficial cujo valor administrativo, histórico e legal o leva a ser preservado 
definitivamente pela instituição deve ser depositado no arquivo 
a) independente. 
b) corrente. 
c) intermediário. 
d) permanente. 
 
 
 
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RESPOSTA: 
Os arquivos correntes tem valor primário (administrativos, fiscais ou legais), já os intermediários 
tiveram seu valor primário reduzido, enquanto que os permanentes possuem valor secundário 
(históricos, culturais, probatórios ou informativos). 
 A questão fala em um documento oficial cujo valor administrativo, histórico e legal o leva a ser 
preservado definitivamente, estamos tratando aqui de um arquivo permanente! Nos arquivos 
permanentes temos os documentos que foram recolhidos diretamente do arquivo corrente ou 
do arquivo intermediário. São documentos que perderam o seu valor primário e adquiriram 
valor secundário. 
Então atingem um status de preservação permanente devido ao seu valor histórico, cultural ou 
informativo. 
Logo gabarito letra D 
 
7. CEBRASPE – CNMP – 2023 
A respeito de sistemas e redes de arquivo e da gestão de documentos, julgue o seguinte item. 
 
O ciclo de vida dos documentos é utilizado como base teórica para os procedimentos 
relacionados à gestão de documentos, por isso os documentos devem passar por todas as 
fases arquivísticas, quais sejam: corrente, intermediária e permanente. 
 
RESPOSTA: 
Sabemos que a movimentação dos documentos dearquivo dentro do ciclo vital dos documentos 
pode ocorrer de duas maneiras: por transferência ou recolhimento. 
É possível que os documentos passem por todas as fases, mas não necessariamente! 
Dentro do ciclo de vida dos documentos existem diversas possibilidades... 
Os arquivos podem ser produzidos nos arquivos correntes e serem eliminados diretamente sem 
passar pelos arquivos intermediários. 
É possível também serem produzidos arquivos correntes recolhidos para os arquivos 
permanentes sem passarem pelos arquivos intermediários. 
Há a possibilidade dos documentos serem eliminados quando estiverem nos arquivos 
intermediários. 
Então esse item está errado! 
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8. CEBRASPE – MPC SC – 2022 
Em relação ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos, julgue o item que se 
segue. 
 
O valor primário dos documentos do arquivo intermediário é reduzido significativamente em 
relação ao do arquivo corrente e depois se extingue totalmente. 
 
RESPOSTA: 
Vamos revisar... 
Arquivo corrente: valor primário (funções administrativas, legais e fiscais) 
Arquivo intermediário: valor primário 
Arquivo permanente: valor secundário (funções históricas, culturais, informativas ou 
probatórias) 
O valor primário é alto nos arquivos correntes e decresce em relação ao arquivo intermediário, 
uma vez que nos arquivos correntes a utilização dos documentos é frequente. Com o passar do 
tempo o documento irá cumprir a função para a qual foi criado e sua utilização irá diminuir, 
dizemos então que nos arquivos intermediários o valor primário é reduzido. 
Nosso item então está correto. 
 
9. FADESP - Prefeitura de Ponta de Pedras – PA – 2020 
Documento é todo e qualquer veículo que serve de suporte material para a fixação e 
transmissão de uma informação. Após um determinado tempo de uso, um documento pode 
tornar-se inativo, ou seja, não mais será utilizado rotineiramente para a transmissão de 
informações, mas poderá ser consultado esporadicamente, mediante necessidade. Nesse 
caso, a conduta apropriada a ser tomada pelo assistente administrativo responsável, em 
relação a esse documento, é 
a) incinerá-lo adequadamente para que informações sensíveis não sejam publicizadas. 
b) enviá-lo ao arquivo ativo, no entanto, assegurando-se de que não será misturado com os 
documentos de uso rotineiro. 
c) procurar saber quais órgãos da organização teriam interesse no documento. 
d) enviá-lo ao arquivo morto, de modo que somente quando necessário será manuseado. 
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RESPOSTA: 
Vamos analisar as alternativas uma a uma. 
Mas se liga, o enunciado fala nas seguintes características: um documento pode tornar-se 
inativo, ou seja, não mais será utilizado rotineiramente para a transmissão de informações, 
mas poderá ser consultado esporadicamente, mediante necessidade. 
a) Errado, se você incinerar o documento como poderá consultá-lo se houver necessidade 
esporadicamente? 
b) Errado, não faz sentido esse documento está no arquivo ativo, ou corrente, uma vez que não 
é mais utilizado rotineiramente. 
c) Errado, imagine você ir consultando órgão por órgão dentro da estrutura do Poder Executivo, 
por exemplo, se ele irá precisar do documento ainda ou não... Sem sentido nenhum. Seria muito 
mais eficiente manter o documento no arquivo intermediário durante o prazo definido na tabela 
de temporalidade e após isso ele será eliminado ou guardado permanentemente. 
d) Certo! A FADESP usa o termo “arquivo morto” para se referir ao arquivo intermediário. O 
conceito é o mesmo, serão documentos que aguardam definição sobre a eliminação ou guarda 
permanente. Não são utilizados mais com frequência e tem seu valor primário reduzido. 
Nosso gabarito é então a letra D 
 
Sigamos para mais teoria... 
 
6. Métodos de Arquivamento 
 
Vamos agora partir para outro tópico... vamos conhecer os principais métodos de 
arquivamento! 
 Nos métodos de arquivamento temos os básicos e os padronizados, pode parecer 
bobagem, mas saber qual a classificação de cada um pode te ajudar a “matar” algumas 
questões... 
 
 Se liga nos esquemas abaixo! 
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Você deve tá pensando, né possível que isso caia em prova Nicole... Vamos aos fatos jovem, veja 
a questão abaixo... 
 
 
 
 
 
 
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10. FADESP - CREA - PA - 2014 
Para cada ramo de atividade há um método adequado para o arquivamento de seus 
documentos. Os métodos de arquivamento dividem-se em duas classes: básicos e 
padronizados. Considera-se um método padronizado, o método 
a) Decimal. 
b) Duplex. 
c) Geográfico. 
d) Automático. 
RESPOSTA: 
Só com o nosso esquema já dava para vocês responderem essa questão! São métodos 
padronizados: 
❖ Variadex 
❖ Automático 
❖ Mnemônico 
❖ Rôneo 
❖ Soundex 
Nosso gabarito então é a letra D 
 
6.1 Método de Arquivamento – Alfabético 
O método de arquivamento alfabético é uma das técnicas mais comuns e simples de 
organização e localização de documentos em um sistema de arquivamento. Ele se baseia na 
ordem alfabética das palavras, nomes ou termos contidos nos documentos para determinar 
sua posição no arquivo. 
Esse método é de sistema direto, pois não exige instrumento adicional para que os 
documentos sejam encontrados. Tem como vantagens ser de fácil aplicação e barato. Porém se 
o volume de documentos for grande, os erros de alfabetação tendem a ser altos. Portanto, é um 
método recomendado para uma quantidade de documentos menor. 
Dentro desse método existem diversas regrinhas, vamos conhecer as principais delas! 
Para cada uma deixei uma série de exemplos que vai te ajudar a entender melhor. 
 Antes de tudo preciso que vocês entendam o conceito de sobrenome e prenome. 
 
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Exemplo: Nicole Rodrigues de Oliveira 
Prenome: Nicole 
Sobrenome: Rodrigues de Oliveira 
● Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. 
Exemplo: 
Nicole Rodrigues Oliveira 
Artur Lima Santos 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
Oliveira, Nicole Rodrigues 
Santos, Artur Lima 
Destaquei a letra a qual utilizamos para nortear a ordenação alfabética. 
Ah, chamo a atenção de vocês para o seguinte: se tivermos sobrenomes iguais, o que 
prevaleceria é a ordem alfabética do prenome! 
 
● Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se 
separam. 
Exemplo: 
Manoel Castelo Branco 
Antônio Villa-Lobos 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
Castelo Branco, Manoel 
Villa Lobos, Antônio 
 
● As iniciais abreviativas de prenomes vêm antes na classificação de sobrenomes iguais. 
Exemplo: 
N. Oliveira 
Natalia Oliveira 
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Nelma Oliveira 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
N. Oliveira 
Oliveira, Natalia 
Oliveira, Nelma 
 
● Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados. 
Exemplo: 
Antônio de Andrade 
Raissa de Lima 
Miguel da Silva 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
Andrade, Antônio de 
Lima, Raissa de 
Silva, Miguel da 
● Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho 
são considerados parte integrante do último sobrenome, no entanto não são 
consideradosna ordenação alfabética. 
Exemplo: 
Ricardo Santos Filho 
Carlos Ferreira Júnior 
Francisco Morais Neto 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
Ferreira Júnior, Carlos 
Morais Neto, Francisco 
Santos Filho, Ricardo 
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● Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, 
entre parentes. 
Exemplo: 
Dra. Paula Amaral 
Professora Nicole Oliveira 
General Carlos Andrade 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
Amaral, Paula (Dra) 
Andrade, Carlos (General) 
Oliveira, Nicole (Professora) 
 
● Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, exceto nos casos de 
nomes espanhóis e orientais. Porém, as partículas dos nomes estrangeiros podem ou 
não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome 
quando escritas com letra maiúscula. 
Exemplo: 
Rachel Cristina Green 
Giulia di Capri 
Sophia De Penedo 
 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
Capri, Giulia di 
Green, Rachel Cristina 
De Penedo, Sophia 
 
● Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se 
apresentam, ou seja, da mesma forma. 
Exemplo: 
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Kenji Tanaka 
Saori Yamamoto 
Mohammed Al-Sabbah 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
Kenji Tanaka 
Saori Yamamoto 
Mohammed Al-Sabbah 
 
● Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser 
transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, 
os artigos e preposições que os constituem. 
Exemplo: 
Fundação Carlos Chagas 
The New York Times 
Johnnie Walker 
A Casa do Pão de Queijo 
Se tivermos uma pasta funcional de uma empresa, esses nomes seriam arquivados da seguinte 
forma: 
Casa do Pão de Queijo (A) 
Fundação Carlos Chagas 
Johnnie Walker 
The New York Times 
 
Ufa, acha regra em? 
6.2 Método de Arquivamento – Geográfico 
O método de arquivamento geográfico é uma abordagem de organização de 
documentos que utiliza critérios de localização geográfica para determinar a posição de um 
documento no arquivo. Esse método é frequentemente usado por empresas, instituições 
 
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governamentais e organizações que têm documentos relacionados a diferentes locais físicos, 
como filiais, escritórios regionais, depósitos, entre outros. 
 Os documentos são organizados em grupos ou categorias com base nas localizações 
geográficas. Isso significa que todos os documentos relacionados a uma determinada localização 
são agrupados juntos. 
 O arquivamento nesse caso pode ser feito de duas formas 
Nome do estado, cidade e correspondente 
Pernambuco, Recife, Oliveira, Nicole 
Nome da cidade, estado e correspondente 
Olinda, Pernambuco, Oliveira, Nicole 
 Esse é um método de arquivamento direto, não requer um instrumento de consulta. 
 
6.3 Método de Arquivamento – Numérico Simples 
 Cada correspondente recebe um número que corresponde à ordem de entrada ou registro 
do documento. Como esse método é indireto, é necessário que haja um índice alfabético para 
que os documentos sejam localizados. 
 Os números podem ser sequenciais, como 001, 002, 003, ou seguir um sistema de 
categorias predefinidas, como 100 para documentos financeiros, 200 para documentos de 
recursos humanos e assim por diante. 
 Como vocês já sabem, esse é um método indireto, logo, uma lista de índice é criada para 
rastrear quais documentos estão associados a cada número. A lista de índice pode ser um 
documento físico ou um sistema eletrônico, como um banco de dados, planilha ou software de 
gerenciamento de documentos. 
 Vejam o exemplo abaixo. 
 
Além do Numérico simples, existem outros... 
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6.4 Método de Arquivamento – Numérico Dígito-Terminal 
 O método de arquivamento numérico por dígito terminal é uma variação do método de 
arquivamento numérico simples. 
 Entretanto, a forma de leitura desse documento é diferente, o que implica na forma de 
arquivamento, que também é diferente. 
 Se, no numérico simples, temos o número do documento 125641, usaremos essa 
sequência para arquivar. No dígito-terminal, o número 125641 será separado em blocos de 2, 
dessa forma: 12-56-41. Além disso, o modo de leitura deve ser feito da direta para a esquerda. 
 Veja o exemplo abaixo 
 
 
6.4 Método de Arquivamento – Ideográfico Alfabético 
 Nesse caso as pastas dos assuntos são ordenadas alfabeticamente dentro do arquivo. 
Nossa que simples Nicole, calma jovem... existe um detalhe ai. Podemos ter o Ideográfico 
Alfabético Enciclopédico e o Dicionário. 
 No método dicionário, os assuntos são ordenados simplesmente em ordem alfabética, 
veja o exemplo abaixo. 
Aposentadoria 
Diárias 
Empréstimos 
Férias 
Financiamento 
Licenças 
 Já no método enciclopédico, os assuntos são distribuídos por áreas, ordenadas 
alfabeticamente, que por sua vez são subdivididas em assuntos mais específicos, criando-se, 
assim, o segundo nível de ordenação, e outros níveis, se for necessário. Cada nível será sempre 
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apresentado em ordem alfabética. 
 Confuso? Calma! Veja o exemplo abaixo... 
FINANÇAS 
− Empréstimos 
− Financiamentos 
PESSOAL 
− Aposentadoria 
− Diárias 
− Férias 
− Licenças 
 E ainda temos o Ideográfico Numérico! Nesse caso os assuntos são codificados e a 
ordenação é feita por meio dos códigos de assunto. Vamos a mais um exemplo. 
FINANÇAS 
 1.1 Empréstimos 
1.2Financiamentos 
 2. PESSOAL 
2.1 Aposentadoria 
2.2 Diárias 
2.3 Férias 
2.4 Licenças 
 
 Rapaz, até eu cansei aqui hehe Vencemos pessoal, chegamos ao final da teoria dessa 
aula! Para fechamos com chave de outro vamos agora responder mais algumas questões. 
 
 
 
 
 
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Hora de Colocar os Neurônios para Funcionar 
 
11. FADESP - COSANPA - 2017 
O método de arquivamento que tem sua aplicação atrelada à interpretação do assunto do 
documento em análise e é o mais aconselhável nos casos de grandes massas documentais e 
variedade de assuntos, pois exige profundo conhecimento das atividades institucionais, é 
conhecido como método 
a) Alfabético. 
b) Geográfico. 
c) Numérico. 
d) Ideográfico. 
 
RESPOSTA: 
Quando falamos em um método que tem por base o assunto dos documentos, vocês podem 
associar ao ideográfico. 
Esse método pode ser alfabético ou numérico. Não é, porém, de fácil aplicação, pois depende 
da interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades 
institucionais. 
Assim, nosso gabarito é a letra D. 
 
12. FADESP - COSANPA - 2017 
O método de arquivamento pertencente ao sistema direto, ou seja, quando a busca será 
feita diretamente no documento, sem a necessidade do auxílio de um índice ou código, e 
cuja metodologia de arquivamento é bastante utilizada, quando o principal elemento a ser 
considerado em um documento é a procedência ou local, é conhecido como método 
a) Alfabético. 
b) Geográfico. 
c) Numérico. 
d) Ideográfico. 
 
 
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RESPOSTA: 
São métodos de arquivamento direto: 
● Alfabético; 
● Geográfico; 
● Ideográfico Dicionário 
● Ideográfico Enciclopédico 
São métodos de arquivamento indireto: 
● Ideográfico Decimal● Ideográfico Duplex 
● Digito terminal 
● Numérico simples 
● Cronológico 
São métodos de arquivamento semidireto: 
● Alfanumérico 
Nosso gabarito é então a letra B 
 
13. CEBRASPE - DPE RO - 2022 
Assinale a opção correta, acerca do arquivamento de documentos. 
a) O sistema direto de arquivamento realiza busca com consulta prévia a instrumentos. 
b) O método alfabético tem complexidade intermediária. 
c) A escolha do método de arquivamento deve levar em consideração a natureza dos 
documentos e a estrutura da entidade produtora. 
d) O sistema indireto de arquivamento faz a busca no local onde o documento está arquivado. 
e) O método de arquivamento alfanumérico é padronizado. 
 
RESPOSTA: 
Vamos analisar cada alternativa. 
a) Errado, o sistema direto não precisa de instrumentos de consulta. 
 
b) Errado, O método alfabético é de fácil aplicação, atua a partir de regras pré-definidas a partir 
do nome. 
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c) Certo! Exatamente, tanto a natureza dos documentos, quanto a estrutura da entidade 
determinam os métodos de arquivamento utilizados em cada conjunto documental. Por 
exemplo, uma empresa com mais de 10.000 empregados não faz sentido utilizar o método 
alfabético, uma vez que muitos colaborados terão o mesmo nome/sobrenome. 
d) Errado, o sistema indireto conta com instrumentos de consulta. 
e) Errado, O método de arquivamento alfanumérico é semidireto 
Nosso gabarito é então a letra C. 
 
14. FGV - TJ RN - 2023 
Os documentos são criados e passam por um ciclo vital, porém, o arquivamento nas três fases 
não é condição obrigatória para todos os documentos. 
A(s) fase(s) pela(s) qual(is) todos devem passar é(são): 
a) corrente; 
b) corrente e intermediária; 
c) intermediária e permanente; 
d) corrente e permanente; 
e) permanente. 
 
RESPOSTA: 
Sabemos que os documentos não precisam passar por todas as fases do ciclo vital, certo? 
Porém, todos os documentos nascem com valor primário (administrativo, legal ou fiscal), ou 
seja, a fase obrigatória que todos os documentos deverão passar é a corrente! 
Como já falamos na aula de hoje, a fase intermediária pode ou não acontecer, afinal é possível 
o documento sair do arquivo corrente e ser diretamente eliminado ou ir para a guarda 
permanente. 
Por fim, como existe a possibilidade de eliminação, nem todos passam pela fase permanente. 
Nosso gabarito é então a letra a 
 
 
 
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15. CEBRASPE - PG DF - 2021 
Acerca da gestão de documentos, julgue o item a seguir. 
No método ideográfico de arquivamento utilizam-se o assunto e a data como elementos de 
recuperação da informação. 
 
RESPOSTA: 
O método ideográfico é um método básico que possui como elemento principal o assunto, A 
data também é um elemento a ser considerado no método numérico-cronológico. Logo esse 
item está errado.