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Sistemas Integrados de Gestão Gestão Empresarial – Conceitos e Impactos Material Teórico Responsável pelo Conteúdo: Prof. Ms Fábio Peppe Beraldo Revisão Textual: Profa. Ms. Magnólia Gonçalves Mangolini 5 • Introdução • Decisões Acertadas • Uso da TI = Melhores Processos Empresariais Para bom aproveitamento do Curso, leia cuidadosamente o material teórico antes de realizar as atividades. E também não se esqueça de respeitar os prazos estabelecidos no Cronograma. · O objetivo do estudo dessa unidade é avaliar a importância do SIG na gestão empresarial para tomada de decisões. Também é objetivo dessa unidade demonstrar a importância do SIG no que tange o acelerado processo de mudanças tecnológicas, que gera a infraestrutura para um eficiente desenvolvimento gerencial, fortalecendo o plano de atuação das empresas e, entre outros, a geração de informações rápidas e precisas para a gestão empresarial. Gestão Empresarial – Conceitos e Impactos • Sistemas de Informação • Classificação de Sistema de Informação • Considerações Finais • O Sistema 6 Unidade: Gestão Empresarial – Conceitos e Impactos Contextualização O Sistema de Gestão Integrada pode ser considerado uma complexa combinação de processos, procedimentos e práticas adotadas por uma organização, que auxiliam as empresas a implementar suas políticas e atingir seus objetivos de forma mais eficiente do que por meio de múltiplos sistemas de gestão. Na primeira unidade da disciplina Sistemas Integrados De Gestão, vimos que um dos objetivos da tecnologia de informação é oferecer recursos tecnológicos e computacionais para a geração de informações, e que os sistemas de informação estão cada vez mais sofisticados. Hoje é inadmissível que uma empresa que objetiva ser competitiva não utilizar as ferramentas tecnológicas e não buscar o aperfeiçoamento contínuo. Veremos a importância das adaptações na Gestão Empresarial, durante essa unidade. 7 Introdução Vimos na unidade I que a tecnologia de informação nos oferece recursos tecnológicos e computacionais para a geração de informações, e os sistemas de informação necessitam estar cada vez mais sofisticados para isso e dessa forma são necessárias mudanças nos processos, estrutura e estratégia de negócios. Nos dias de hoje não se admite uma empresa que queira ter vantagem, sem a utilização dessas ferramentas. E isso abre as portas para os novos gestores, com novas visões, buscando o aperfeiçoamento contínuo das empresas. As transformações decorrentes do desenvolvimento tecnológico nas áreas de informação e comunicação afetam significativamente a sociedade, e para acompanhar essas transformações, tanto as pessoas quanto as organizações têm procurado formas mais rápidas para se inserir nesse modelo atual de mercado chamado de “Era da informação”, na qual é necessário a tecnologia de informação e os sistemas de informação como grandes precursores e responsáveis pelo valor adicional dado, principalmente, às tomadas de decisões. Decisões Acertadas Os gestores atribuem valores às informações dependendo dos resultados alcançados pela empresa. Os benefícios oferecidos pelas decisões acertadas, baseadas em informações valiosas, representam o sucesso da empresa. O conceito de valor da informação pode ser relacionado com: • Redução da incerteza no processo de tomada de decisão; • Relação do benefício gerado pela informação versus custo de produzi-la; • Aumento da qualidade da decisão. O gestor dispõe a informação de uma forma que reduz as incertezas no decorrer do processo de decisão e aumenta a qualidade da decisão. O conhecimento facilita reconhecer quais dados e informações são úteis para se atingir os objetivos traçados pela organização. “Um conjunto de dados, regras, procedimentos e relações devem ser seguidos para se atingir o valor informacional ou resultado adequado do processo está contido na base do conhecimento” STAIR (1998) 8 Unidade: Gestão Empresarial – Conceitos e Impactos “Conhecimento é o conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informação” LAUDON e LAUDON (1999) Somente através do conhecimento humano pode-se criar informações a partir da transformação dos dados. Uso da TI = Melhores Processos Empresariais Uma empresa de sucesso, como já visto, está atualmente vinculada à velocidade em que as informações são assimiladas e pela rapidez em que são tomadas as decisões. Os componentes que fundamentam a Tecnologia de Informação são: • Hardware e seus dispositivos periféricos; • Software e seus recursos; • Sistemas de telecomunicações; • Gestão de dados e informações. Unindo esses componentes à empresa poderá elevar potencialidade de sua atuação, com as melhorias oferecidas pela Tecnologia de Informação, as empresas têm novas oportunidades comerciais, permitindo a expansão para novos mercados e segmentos existentes, resultados válidos e importantes que justificam um possível custo elevado de investimento em TI. O Sistema Os gestores unem diferentes partes da composição de uma empresa para formar sistemas de suporte a administração da empresa. “Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função” . OLIVEIRA (2002) “Um sistema é a disposição das partes de um todo que, de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que repetem ciclicamente na realização de tarefas predefinidas” . BATISTA (2004) 9 Os sistemas procuram atuar como: • ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangência e complexidade; • instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e, quando necessária, sintética das empresas; • facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relações; • meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica organizacional; • geradores de modelos de informações para auxiliar os processos decisórios empresariais; • produtores de informações oportunas e geradores de conhecimento; • valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial. Os sistemas podem ser diferenciados da seguinte forma: “Sistemas Abertos envolvem a ideia que determinados inputs são traduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resulta bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado”. BIO (1985) “Sistemas Fechados são entendidos como os que não mantêm relação de interdependência com o ambiente externo” . PADOVEZE (2000) Uma vez conhecida a predefinições de sistemas, é possível dizer que a empresa é um sistema aberto, tendo em vista que há interação com o meio externo, em que esta capta recursos brutos, processa e devolve na forma de bens, serviços ou informações. Durante esse processamento de recursos brutos e comum ocorrem desvios e resultados insatisfatórios, e nesse caso a retroalimentação permite a correção dos problemas. “A empresa é visualizada como um sistema aberto em um dinâmico relacionamento com seu ambiente, recebendo vários insumos (entradas), transformando esses insumos de diversas maneiras (processamento ou conversão) e exportando os resultados na forma de produtos ou serviços (saídas)”. CHIAVENATO (2012) 10 Unidade: Gestão Empresarial – Conceitos e Impactos Sistemas de Informação A gestão empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes dão segurança, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decisões. As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que estão inseridas, para tanto, buscam no desenvolvimento de sistemas de informaçõessuporte para a resolução desses problemas. Os sistemas de informação objetivam a resolução de problemas organizacionais internos, e a consequente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado. “A razão mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, então, é para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente”. LAUDON e LAUDON (1999) “Os sistemas de informação têm por finalidade a captura e/ou a recuperação de dados e sua análise em função de um processo de decisão. Envolvem, de modo geral, o decisor, o contexto, o objetivo da decisão e a estrutura de apresentação das informações” . PEREIRA e FONSECA (1997) A exigência do mercado competitivo, dinâmico e principalmente globalizado motiva as empresas a operarem com um sistema de informação eficiente, garantindo níveis mais elevados de produtividade e eficácia. “O objetivo de usar os sistemas de informação é a criação de um ambiente empresarial em que as informações sejam confiáveis e possam fluir na estrutura organizacional”. BATISTA (2004) Na era da informação, o diferencial das empresas e dos profissionais está diretamente ligado à valorização da informação e do conhecimento, proporcionando soluções e satisfação no desenvolvimento das atividades. Para serem efetivos, os sistemas de informação precisam corresponder às seguintes expectativas: • Atender as reais necessidades dos usuários; • Estar centrados no usuário (cliente) e não no profissional que o criou; • Atender ao usuário com presteza; • Apresentar custos compatíveis; • Adaptar-se constantemente às novas tecnologias de informação; • Estar alinhados com as estratégias de negócios da empresa. Ao atender esses requisitos a empresa se sente confiante no momento de utilizá-lo no processo decisório de seus negócios. 11 Classificação de Sistema de Informação Os sistemas podem ser classificados de acordo com a sua forma de utilização e o tipo de retorno dado ao processo de tomada de decisões. Os sistemas podem ser de contexto operacional ou gerencial, ou seja: • Sistemas de Apoio às Operações - Sistema de Processamento de Transações (SPT) - Sistemas de Trabalho do Conhecimento e de Automação de Escritório (STC e SAE) • Sistema de Apoio Gerencial - Sistema de Suporte da decisão (SSD) - Sistema de Suporte Executivo (SSE) - Sistema de Informação Gerencial (SIG) Veremos agora cada um dos sistemas de forma mais clara. • Sistema de Apoio às Operações Os sistemas de Apoio às Operações de uma empresa têm por principais metas processar transações, controlar processos industriais e atualizar banco de dados, fornecendo informações de âmbito interno e externo. Apesar da sua importância para o desenvolvimento normal das atividades da empresa, não consegue desenvolver informações específicas, necessitando do apoio do sistema de informação gerencial. - Sistema de Processamento de Transações (SPT) A automatização dos trabalhos repetitivos e rotineiros comuns aos negócios da empresa agiliza e facilita a realização dos trabalhos. Além de oferecer uma gama maior de informações. Como exemplo, pode-se citar a emissão de notas fiscais e o controle de estoque. “Um sistema de processamento de transações é um sistema computadorizado que executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios”. LAUDON e LAUDON (2001) - Sistemas de Trabalho do Conhecimento e de Automação de Escritório (STC e SAE) Os aplicativos dos escritórios são projetados com base na necessidade de manipulação e gerenciamento de documentos, aumentando, assim, a produtividade dos envolvidos com a atividade; por exemplo, a editoração eletrônica, arquivamento digital, planilhas de cálculo e outros, favorecem a qualidade e agilidade das tarefas. 12 Unidade: Gestão Empresarial – Conceitos e Impactos “Os sistemas de automação de escritório (SAE) são aplicações de informática projetadas para aumentar a produtividade dos trabalhadores de dados, dando suporte à coordenação e às atividades de comunicação de um escritório típico”. LAUDON e LAUDON (2001) • Sistema de Apoio Gerencial Quando se fala em fornecer informações para a tomada de decisão, toda a empresa deve estar envolvida nesse processo. A complexa relação entre os diversos gerentes de uma organização deve ser facilitada pelos sistemas de apoio gerencial. São eles: - Sistema de Suporte da decisão (SSD) Os sistemas de suporte da decisão são munidos de grande quantidade de dados e ferramentas de modelagem, permitindo uma flexibilidade, adaptabilidade e capacidade de resposta rápida ao nível gerencial da organização. Eles oferecem recursos cruciais que viabilizam o suporte às decisões de nível gerencial. - Sistema de Suporte Executivo (SSE) Os sistemas de suporte executivo dão suporte ao nível estratégico da empresa e ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos, utilizando-se de tecnologia avançada para a elaboração de gráficos e relatórios. Os usuários desse sistema são os executivos seniores. Os sistemas de suporte executivo não são projetados para resolver problemas específicos; em vez disso, fornecem uma capacidade de computação e telecomunicações que pode mudar a estrutura dos problemas. - Sistema de Informação Gerencial (SIG) O sistema de informação gerencial dá suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisão. Os executivos devem buscar projetar os sistemas de informação gerencial inserindo dados de origem interna e externa, existindo, portanto, uma interação entre os meios, resultando na concretização dos objetivos preestabelecidos pela empresa. As fontes externas advêm do relacionamento com fornecedores, acionistas, clientes e concorrentes, facilitadas nas atuais circunstâncias pela evolução tecnológica. As fontes internas estão relacionadas aos bancos de dados mantidos pela organização. Os bancos de dados são atualizados pela captura e armazenamento dos dados resultantes da integração dos diversos sistemas que compõem a organização, entre eles, sistemas de finanças, sistemas de contabilidade, sistemas de recursos humanos, sistemas de venda e marketing. A seguir há duas tabelas que resumem as classificações dos sistemas para uma compreensão mais detalhada: 13 TABELA 1: Tipificação dos Sistemas de Informação Vendas e Marketing Produção Finanças Contabilidade Recursos Humanos Sistemas de Nível Estratégico Sistema de Informações Gerenciais (SIG) Administração de vendas Controle de estoque Análise de Investimento de Capital Análise de recolocação Sistema de Suporte a Decisão (SSD) Análise de regiões de venda Programação da Produção Análise de preço lucratividade Análise de custo contratual Sistema de Nível de Conhecimento Sistema de Trabalho do Conhecimento (STC) Engenharia de Estação de Trabalho Estações de Trabalho Gráfica Estações de Trabalho Gerencial Sistema de Automação de Escritório(SSD) Processador de Texto Documentação de Imagem Calendários Eletrônicos Sistema de Nível Operacional Sistema de Processamento de Transação (STP) Controle de máquina Negociação de Títulos Folha de Pagamento Compensação Monitoramento de Pedido Programação de Fábrica Contas a pagar Treinamento e desenvolvimento Processamento de Pedido Controle de Movimentação de Material Administração do Caixa Contas a receber Manutenção de registro de empregado TABELA 2: Características dos Sistemas de Processamento de Informação Tipo de sistema Informações Entrada para Processamento Informações Saída para Usuários SSE Dados Agregados Internos e Externos Imagens, Simulações Projeções; respostas para questões Gerentes Sr. SSD Baixos volumes de dados ou banco de dados volumosos organizados para análise de dados; modelos analíticos e ferramentas de análise dados Interatividade; Simulações e AnáliseRelatórios especiais; analise de decisões; respostas para as questões Profissionais; Gerência administrativa SIG Dados de transação resumidos; grandes volumes de dados; modelo simples Relatórios rotineiros; modelo simples; análise de nível inferior Resumo e relatórios de execução Gerentes de nível médio STC Especificações de projeto e base de conhecimento Modelagem; simulações Modelos; Gráficos Profissionais e pessoal técnico SAE Documentos; prazos Gerenciamento de documentos; programações; comunicações Documentos; programações e correio Trabalhadores de escritório e administrativo SPT Transações e eventos Ordenação; listagem; fusão; atualização Relatórios detalhados listas e resumos Pessoal operacional; supervisores 14 Unidade: Gestão Empresarial – Conceitos e Impactos Considerações Finais As decisões são tomadas sob diversas condições: sob condições de certeza, condições de incerteza e condições de risco. As decisões programadas normalmente oferecem um grau de risco menor do que as decisões não-programadas. Em se tratando das decisões tomadas sob certeza, o elemento de decisão tem conhecimento das consequências ou resultados de todas as alternativas, sendo assim, pode escolher a melhor dentre as alternativas propostas. Com relação às decisões tomadas sob condições de incertezas, os resultados são desconhecidos e gerados sob probabilidades, cujo elemento de decisão tem pouco ou nenhum conhecimento das informações que formam as alternativas. Na tomada de decisão com risco, todas a alternativas têm um resultado específico e são projetadas sob probabilidades conhecidas. O tomador de decisão conhece todas as alternativas e sabe que o risco é inevitável. Dessa forma e possível observar que a tomada de decisão está diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informação da empresa, e este dever ser o mais útil possível na geração da melhor informação no auxílio ao gestor. Os sistemas de informação gerenciais fortalecem o plano de atuação das empresas. A geração de informações rápidas, precisas e principalmente úteis para o processo de tomada de decisão garante uma estruturação de gestão diferenciada, resultando em vantagem competitiva sobre as demais empresas. 15 Material Complementar Quer saber mais sobre o assunto? Leia o livro STAIR, Ralph M. Princípios de sistemas de informação. Rio de Janeiro: LTC, 1998. No site Benefícios do uso de tecnologia de informação para o desempenho empresarial http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-76122008000200004 16 Unidade: Gestão Empresarial – Conceitos e Impactos Referências BATISTA, Emerson de Oliveira. Sistema de Informação: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. São Paulo: Saraiva, 2004. BIO, Sérgio Rodrigues. Sistemas de informação: um enfoque empresarial. São Paulo: Atlas, 1985. CHIAVENATO, Idalberto. Administração: Teoria, Processo e Prática. 3. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2012. HABERKORN, Ernesto Mário; KONTOGIORGOS, Georges; TAMURA, Luis Akira. Gestão empresarial com ERP. 4. ed. São Paulo: [s.n.], 2008. v.1. ISBN 85-903951-1-1 LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de informação. 4. ed. LTC: Rio de Janeiro,1999. LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Gerenciamento de sistemas de informação. 3. ed. LTC: Rio de Janeiro,2001. PADOVEZE, Clóvis Luís. Contabilidade gerencial: um enfoque e sistemas de informação contábil. São Paulo: Atlas, 1997. PEREIRA, Maria José Lara de Bretãs; FONSECA, João Gabriel Marques. Faces da Decisão: As mudanças de paradigmas e o poder da decisão. São Paulo: Makron Books, 1997. REZENDE, Denis Alcides; ABREU, Aline França de. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais: o papel estratégico da informação e dos sistemas de informação nas empresas. São Paulo: Atlas, 2000. STAIR, Ralph M. Princípios de sistemas de informação. Rio de Janeiro: LTC, 1998. STEPHEN P. Robbies.; COULTER, Mary. Administração. 5.ed. Prentice. Hall Interamericana, 1996. Site/Empresa:walterdominguez.com/base%20conhecimento/fundamentos%20de%20 sistemas.html, Disponível em 15/07/2013. 17 Anotações www.cruzeirodosulvirtual.com.br Campus Liberdade Rua Galvão Bueno, 868 CEP 01506-000 São Paulo SP Brasil Tel: (55 11) 3385-3000