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SISTEMA DE ENSINO ADMINISTRAÇÃO GERAL Introdução à Administração e Funções Administrativas Livro Eletrônico 2 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Sumário Introdução à Administração e Funções Administrativas ....................................................... 3 1. Organização .................................................................................................................................. 3 1.1. Eras Organizacionais ............................................................................................................... 4 2. Administração ............................................................................................................................. 7 2.1. Conceitos e Aplicações ............................................................................................................ 7 2.2. Paradigmas da Administração .............................................................................................. 9 2.3. Áreas da Administração ........................................................................................................ 11 3. Administrador .............................................................................................................................16 3.1. Conceito .....................................................................................................................................16 3.2. Competências e Habilidades do Administrador ............................................................... 17 3.3. Papéis do Administrador .......................................................................................................21 4. Eficiência, Eficácia e Efetividade ...........................................................................................24 5. Processo Administrativo – Funções de Administração: Planejamento, Organização, Direção e Controle ...............................................................................................28 Resumo ............................................................................................................................................34 Mapas Mentais ..............................................................................................................................38 Questões de Concurso .................................................................................................................40 Gabarito ...........................................................................................................................................88 O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 3 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO E FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS 1. OrganizaçãO Entende-se por organização o conjunto de pessoas e recursos reunidos com o intuito de buscar um ou mais objetivos comuns, cabendo a seus dirigentes encontrar métodos de traba- lho que produzam mais com menos recursos. Segundo Maximiano (1992)1, uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização, torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. O autor des- taca que as organizações são grupos sociais deliberadamente orientados para a realização de objetivos ou finalidades, que podem ser classificados em duas categorias principais: produtos e serviços. RECURSOS - Humanos - Materiais - Financeiros - Informação ORGANIZAÇÃO OBJETIVOS - Processo de transformação - Divisão do trabalho - Coordenação - Produtos - Serviços 001. São grupos sociais deliberadamente orientados para realização de objetivos, que, de forma geral, se traduzem no fornecimento de serviços ou produtos às pessoas. Entende-se por organização o conjunto de pessoas e recursos reunidos com o intuito de bus- car um ou mais objetivos comuns, cabendo a seus dirigentes encontrar métodos de trabalho que produzam mais com menos recursos. Certo. De forma bem simples, a organização pode ser visualizada sob duas estruturas: a estrutura formal e a estrutura informal. Na estrutura formal, a organização é baseada em uma divisão racional e diferenciada de trabalho e critérios de integração entre os seus participantes. A estrutura formal revela a or- ganização planejada, aquela que está no papel, comunicada por meio de manuais de orga- nização, normas de descrições de cargos, organogramas, regras e regulamentos. Em outros termos, é a organização formalizada oficialmente. 1 MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. 3. ed. São Paulo: Editora Atlas, 1992. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 4 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Na estrutura informal, a organização ocorre de forma espontânea e natural entre as pesso- as que ocupam posições na organização formal, a partir das relações de amizade ou inimiza- de e do surgimento de grupos informais que não aparecem no organograma ou em qualquer outro documento formal. 002. A organização informal é o resultado da interação espontânea de seus membros, cons- tituindo-se em uma contrapartida da organização formal, que não é capaz de conformar a realidade concreta. A organização formal, de certa forma, é a contrapartida da organização informal. Na informal, temos a organização que surge das relações humanas. A formal é a organização definida no organograma. Em outras palavras, a formal é a organização racional, conduzida pelas práti- cas estabelecidas. Certo. 1.1. Eras OrganizaciOnais As mudanças e transformações do cenário mundial do século XX apresentaram três eras organizacionais distintas: a Era Industrial Clássica, a Era Industrial Neoclássica e a Era da Informação. 1.1.1. Era da Industrialização Clássica A Era da Industrialização Clássica se desenvolve após a Revolução Industrial (entre 1820 e 1840), estendendo-se até a década de 1950. Possui como características marcantes a indus- trialização em âmbito global e o surgimento dos países desenvolvidos. Nesse período de mais de 100 anos, as organizações organizavam-se sob a forma estru- tural burocrática hierárquica, caracterizada pela centralização, tinham funções bem definidas (especialização dos funcionários), além do estabelecimento de regras e regulamentos internos para disciplinar e padronizar o comportamento das pessoas. Portanto, as teorias clássica e burocrática da Administração predominavam como mode- los de organização. O ambiente das organizações era caracterizado pela previsibilidade e por poucas mudanças, permitindo que o foco dos gestores se voltasse para os problemas internos de produção – organização como um sistema fechado e as pessoas integrantes da organiza- ção eram consideradas recursos de produção. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 5 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 003. O aparecimento da modernaque as pessoas devem realizar. Também, é a disposi- ção dos recursos (físicos, financeiros e humanos) refletida na divisão de mão de obra da organização em departamentos específicos e empregos, linhas formais de autoridade e mecanismos para coordenar as tarefas organizacionais diversas. • A direção é a função que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas anteci- padamente planejadas. A direção designa o processo pelo qual os gerentes procuram lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles. • O controle (e avaliação) é a função administrativa que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. Enquanto as funções de planejamento, organização e controle são qualificadas como impes- soais, a direção é um processo interpessoal que determina relações entre indivíduos. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 33 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Isso porque a função de direção se relaciona diretamente com a maneira pela qual o objetivo é alcançado, por meio da orientação das operações que devem ser executadas. É a função de direção que passa a se preocupar com que as operações sejam executadas e os objetivos atingidos. Para dirigir os subordinados, o administrador deve motivar, comunicar e liderar, de modo situacional a cada indivíduo, grupo ou organização. 013. A função “Organização” é definida como a mensuração do desempenho por meio de re- latórios de performance e pela inspeção de anomalias. Isso se refere à função “controle”, e não função “organização”. A função “organização” é a co- ordenação dos recursos humanos e materiais e determinação de atividades necessárias para atingir os objetivos da empresa. Errado. 014. As funções da administração estão restritas ao nível estratégico e administrativo das empresas. As funções da administração envolvem todos os níveis organizacionais - estratégico, tático, operacional - e não apenas o nível estratégico e administrativo. Errado. 015. As decisões que os administradores tomam definindo o rumo da organização e a formu- lação de estratégias essenciais para que a organização possa crescer de forma sustentada e sobreviver no longo prazo, são parte da função de planejamento. As funções da administração envolvem todos os níveis organizacionais – estratégico, tático, operacional – e não apenas o nível estratégico e administrativo. Planejar é estabelecer os objetivos da organização, especificando a forma como serão alcançados Certo. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 34 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá RESUMO • Organização: conjunto de pessoas e recursos reunidos com o intuito de buscar um ou mais objetivos comuns, cabendo a seus dirigentes encontrar métodos de trabalho que produzam mais com menos recursos. − Estrutura formal: revela a organização planejada, aquela que está no papel, comuni- cada por meio de manuais de organização, normas de descrições de cargos, orga- nogramas, regras e regulamentos. − Estrutura informal: organização formada espontaneamente e natural entre as pes- soas, a partir das relações de amizade ou inimizade, que não aparece no organo- grama ou em qualquer outro documento formal. − Nível institucional: corresponde ao mais elevado da empresa, composto dos direto- res, dos proprietários ou acionistas e dos altos executivos. − Nível intermediário: cuida da articulação interna entre os dois níveis que respecti- vamente estão colocados no topo e na base da organização empresarial. − Nível operacional: relacionado com os problemas ligados à execução cotidiana e eficiente das tarefas e operações da empresa. − Eras organizacionais: ERAS INDUSTRIALIZAÇÃO CLÁSSICA INDUSTRIALIZAÇÃO NEOCLÁSSICA INFORMAÇÃO Período 1900 - 1950 1950 - 1990 Após 1990 Estrutura predominante Burocrática, funcional, piramidal, centralizadora, rígida e inflexível. Ênfase nos órgãos. Mista, matricial, com ênfase na departamentalização por produtos ou serviços ou unidades estratégicas de negócios. Fluída, ágil e flexível, totalmente descentralizada. Ênfase nas redes de equipes multifuncionais. Cultura predominante Teoria X. Foco no passado, nas tradições e nos valores conservadores. Ênfase na manutenção do status quo. Valor à tradição e experiência. Transição. Foco no presente e no atual. Ênfase na adaptação ao ambiente. Valorização da renovação e da revitalização. Teoria Y. Foco no futuro e no destino. Ênfase na mudança e na inovação. Valor ao conhecimento e criatividade. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 35 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá ERAS INDUSTRIALIZAÇÃO CLÁSSICA INDUSTRIALIZAÇÃO NEOCLÁSSICA INFORMAÇÃO Ambiente Estático, previsível, poucas e gradativas mudanças. Poucos desafios ambientais. Intensificação e aceleração das mudanças ambientais. Mutável, imprevisível, turbulento, com grande e intensas mudanças. Visão das pessoas Pessoas como fatores de produtos inertes e estáticos. Ênfase nas regras e controles rígidos para regular as pessoas. Pessoas como recursos organizacionais que devem ser administrados. Ênfase nos objetivos organizacionais para dirigir as pessoas. Pessoas como seres humanos proativos e inteligentes que devem ser impulsionados. Ênfase na liberdade e no comprometimento para motivar as pessoas. • Administração − Conceito objetivo: conjunto dos elementos que compõem o processo administrativo (planejamento, organização, direção e controle). − Conceito subjetivo: corpo dirigente de uma organização responsável pela tomada de decisões estratégicas. − Conceito como centro administrativo: local nas organizações onde se tomam pro- vidências administrativas, como as relativas a aspectos legais e registros. − Definição mais usual: processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos organizacionais. • Administrador: exercício da função administrativa por um membro que integra a estru- tura hierárquica de uma organização. Suas competências são: − Conhecimento: é o saber acumulado pela aprendizagem. − Habilidade: é o saber fazer. ◦ Habilidades técnicas: relacionadas ao fazer, isto é, ao trabalho com “coisas”, como processos materiais ou objetos físicos e concretos. É muito importante para o ní- vel operacional. ◦ Habilidades humanas: estão relacionadas ao trabalho com pessoas. É importante para todos os níveis gerenciais. ◦ Habilidades conceituais: estão relacionadas ao ato de pensar, raciocinar, diag- nosticar situações e formular alternativas de solução dos problemas. São impres- cindíveis aos administradores de cúpula (alta gerência). O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a suareprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 36 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá − Julgamento: é o saber analisar cada situação. − Atitude: é o saber fazer acontecer. • Papéis do administrador: − Papéis interpessoais: representam as relações com outras pessoas. ◦ Representação/Símbolo (figura de proa-chefe) - papel desempenhado em atos e cerimoniais formais. ◦ Líder - responsável pelo trabalho de outras pessoas. ◦ Contato/Elemento de Ligação - rede de contatos com chefes, subordinados, pares e pessoas de fora da organização. − Papéis informacionais: descrevem as atividades para manter e desenvolver uma rede de informações. ◦ Monitor/Coletor - busca informações constantemente e monitora o ambiente in- tra e extraorganizacional. ◦ Disseminador - disseminador de informações aos subordinados, principalmente das táticas e das estratégicas. ◦ Porta-voz - leva informações da organização para fora da sua unidade ou para o ambiente externo. − Papéis decisórios: envolvem eventos e situações em que o administrador deve fa- zer uma escolha ou opção. ◦ Empreendedor - monitora o ambiente para melhorar sua unidade e promover as alterações necessárias. ◦ Solucionador de Distúrbios ou Problemas - age involuntariamente, geralmente sob pressão, para resolver problemas e crises. ◦ Alocador de Recursos/Administrador de Recursos - decide como e onde serão alocados os recursos em sua unidade. ◦ Negociador - realiza negociações tanto com pessoas de dentro como de fora da organização. • Eficiência, eficácia e efetividade − Eficiência: dimensão do desempenho expressa pela relação do processo envolvido, seu meio, seu método, seu procedimento. Assim, possui foco interno e se refere à realização de algo com o mínimo de esforço, custo ou desperdício. − Eficácia: dimensão do desempenho expressa pelo alcance dos objetivos ou metas, independentemente dos processos ou dos custos implicados. Possui foco externo e refere-se aos resultados, metas e objetivos. − Efetividade: dimensão do desempenho que representa a relação entre os resulta- dos alcançados e as transformações ocorridas (grau de qualidade do resultado). Possui foco externo e refere-se aos impactos. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 37 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá • As funções administrativas de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC), quando consideradas em um todo integrado, formam o processo administrativo; mas, quando consideradas isoladamente, constituem as funções administrativas. • As funções administrativas, hoje conhecidas, são uma evolução da Teoria Clássica da Administração, idealizada por Fayol. Esse teórico, em seu tempo, considerou as seguin- tes funções (chamadas de POC3): Previsão ou Planejamento, Organização, Comando, Coordenação e Controle. • O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. • A função organização é responsável pela criação de uma estrutura organizacional, por meio da qual se define o trabalho que as pessoas devem realizar. • A direção é a função que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas anteci- padamente planejada. • O controle (e avaliação) é a função administrativa que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e com as ordens dadas, bem como assi- nalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 38 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá MAPAS MENTAIS O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 39 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 40 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá QUESTÕES DE CONCURSO 001. (FCC/ANALISTA DO BANCO CENTRAL DO BRASIL/ÁREA 5/2006) A habilidade geren- cial voltada para o aprendizado da administração, a partir do estoque de conhecimentos exis- tentes, desde a definição de objetivos e a formulação de políticas até ao conjunto de ideias sobre estruturas, processos e comportamentos organizacionais, é a habilidade a) cognitiva. b) analítica. c) comportamental. d) da ação. e) de relações pessoais. �a) Certa. A habilidade cognitiva é aquela que permite ao gerente aprender a administrar com base nos conhecimentos existentes, contemplando a escolha de diretrizes e de objetivos, além dos conceitos relativos aos principais elementos organizacionais, como as estruturas, os processos e os comportamentos. b) Errada. A habilidade analítica envolve capacidade de identificar e diagnosticar problemas administrativos por meio da sua divisão em partes. c) Errada. A habilidade comportamental é a capacidade de promover a melhor interação huma- na, englobando formas de comunicação, de exercício da liderança e de relacionamento com autoridades. d) Errada. A habilidade de ação considera a capacidade de atuar sobre o sistema organizacio- nal, transformando conhecimentos e ideias em formas efetivas de atuação. e) Errada. A habilidade de relações pessoais, de forma genérica, refere-se à capacidade para interagir com outras pessoas. Letra a. 002. (FCC/AUDITOR FISCAL/SEFAZ BA/TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO/ 2019) Entre as atividades cometidas ao gestor no âmbito das funções de administrar, aquela em que se insere o mecanismo descrito pela literatura como ajuste espontâneo é a de a) avaliação, representando os ajustes e as medidas corretivas, de caráter não punitivo, para adequar a atuação da organização aos objetivos institucionais. b) planejamento, efetuado na etapa de avaliação com a consequente alteração ou ajuste de metas e indicadores. c) direção, sendo um fenômeno verificado em situações de stress extremo, como medida substitutiva a um comando ausente ou ineficiente. d) comunicação, consistindo na mera transmissão, pelos gestores a seus subordinados, das ordens e comandos emanados da alta direção. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 41 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃOGERAL Adriel de Sá e) coordenação, sendo um mecanismo operacionalizado de forma voluntária pela comunica- ção entre os responsáveis pelas atividades da organização. Segundo Lacombe e Heilborn (2006)17, o ajuste espontâneo é o primeiro mecanismo utilizado para coordenar as atividades, limitando-se a comunicações entre os que são responsáveis pelas atividades para obter o equilíbrio das quantidades, das velocidades ou tempos de exe- cução e das direções a serem seguidas. É o mais simples: mesmo as empresas muito pe- quenas, que não possuem estrutura formal, o utilizam. Ele pode ser formal ou informal, mas na maioria dos casos é informal. No caso de empresas muito complexas, este é também um mecanismo comum e eficiente para complementar os demais. Como sabemos, contemporaneamente, consideramos como funções administrativas as fun- ções de planejar, organizar, dirigir e controlar. No entanto, essas funções administrativas, hoje conhecidas, são uma evolução da Teoria Clássica da Administração, idealizada por Fayol. Esse teórico, em seu tempo, considerou as seguintes funções (chamadas de POC3): Previsão ou Planejamento – estabelece os objetivos da organização, especificando a for- ma como serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização das demais; Organização – forma de coordenar todos os recursos da organização, sejam humanos, finan- ceiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido; Comando – faz com que os subordinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam claramente definidas, ou seja, que a forma como administra- dores e subordinados se influenciam esteja explícita, assim como o grau de participação e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos; Coordenação – a implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a organização, almejando as metas traçadas; Controle – controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegu- rar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a organização espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. Assim, o ajuste espontâneo está inserido na função coordenar. Fique atento(a), já que esse tema tem sido abordado pela banca de forma recorrente. Letra e. 003. (FCC/ESPECIALISTA EM REGULAÇÃO DE TRANSPORTE/ ARTESP/ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS/I/2017) A informação é o insumo básico para as tomadas de decisão pelos administradores, assim sendo, receber e comunicar informações são os aspectos mais im- 17 LACOMBE, F. J. M.; HEILBORN, G. L. J. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2006. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 42 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá portantes no trabalho do dirigente. Neste contexto, pode-se destacar dois importantes papéis desempenhados pelos administradores para manter o bom funcionamento das organizações, são eles: papéis informacionais e papéis decisórios. É considerado um papel decisório exerci- do pelo administrador o de ser a) Coletor. b) Elemento de ligação. c) Negociador. d) Disseminador. e) Líder. A questão trata dos 10 papéis específicos do administrador identificados por Henry Mintzberg, que são divididos em três categorias: interpessoal, informacional e decisorial. PAPÉIS INTERPESSOAIS: representam as relações com outras pessoas e estão relacionados às habilidades humanas. Mostram como o administrador interage com as pessoas e influencia seus subordinados. Os papéis interpessoais advêm diretamente do status e da autoridade formal dos gerentes: eles precisam representar a organização em cerimoniais e atos internos e externos, fazer con- tatos e liderar pessoas. São papéis interpessoais: Representação/Símbolo (figura de proa-chefe) - papel desempenhado em atos e cerimo- niais formais. Líder - responsável pelo trabalho de outras pessoas. Como os administradores trabalham com e por meio de outras pessoas, são responsáveis tanto pelos atos dos subordinados quanto pe- los próprios. De fato, o sucesso ou o fracasso dos subordinados é medida direta de seu próprio sucesso ou fracasso. Como os dirigentes contam com subordinados e outros recursos, devem realizar mais do que os não dirigentes. Isso significa ser responsável pela motivação e atuação dos funcionários, responsável pela assessoria, treinamento e deveres associados. Contato/Elemento de Ligação - por meio do estabelecimento de uma rede de contatos com chefes, subordinados, pares e pessoas de fora da organização. PAPÉIS INFORMACIONAIS: descrevem as atividades para manter e desenvolver uma rede de informações. Mostram como o administrador intercambia e processa a informação. Os papéis informacionais são resultados dos contatos interpessoais. Os gerentes podem não saber tudo, mas tipicamente são bem mais informados do que os subordinados. Eles acessam um conjunto tão variado de informações, que se tornam o centro nervoso da unidade organiza- cional. São papéis informacionais os de: Monitor/Coletor - por meio de seus contatos dentro e fora da organização, o gerente busca informações constantemente e monitora o ambiente intra e extraorganizacional. Disseminador - como elo privilegiado da rede organizacional, o gerente funciona como disse- minador de informações aos subordinados, principalmente as táticas e as estratégicas. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 43 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Porta-voz - o gerente leva informações da organização para fora da sua unidade ou para o ambiente externo. PAPÉIS DECISÓRIOS: envolvem eventos e situações em que o administrador deve fazer uma escolha ou opção. Esses papéis requerem tanto habilidades humanas como conceituais. Mos- tram como o administrador utiliza a informação em suas decisões. O gerente estabelece uma rede de relações, por meio das quais busca informações para tomar decisões. São quatro os papéis decisoriais propostos: Empreendedor - o gerente monitora o ambiente para melhorar sua unidade e promover as alterações necessárias, de forma a adaptá-la às mudanças identificadas no meio ambiente. Para a execução dos seus projetos, ele pode utilizar delegação, autorização e supervisão dos subordinados. Solucionador de Distúrbios ou Problemas - o gerente age involuntariamente, geralmente sob pressões, para resolver problemas e crises. Alocador de Recursos/Administrador de Recursos - esse papel reflete as decisões estraté- gicas da organização e da unidade. Como autoridade formal, o gerente decide como e onde serão alocados os recursos em sua unidade. Negociador - para concretizar suas estratégias, o gerente realiza negociações tanto com pes- soas de dentro, como de fora da organização. Papéis do Administrador Interpessoais Informacionais Representação/Símbolo Líder Contato/Elemento de Ligação Monitor/Coletor Disseminador Porta-voz Decisórios Empreendedor Solucionador de Distúrbios ou Problemas Alocador ou Administrador de Recursos Negociador Assim, é considerado um papel decisório exercidopelo administrador o de ser “Negociador”. Letra c. 004. (FCC/AGENTE DE FISCALIZAÇÃO À REGULAÇÃO DE TRANSPORTE/ ARTESP/TÉCNI- CO EM CONTABILIDADE/ADMINISTRAÇÃO/2017) Considere as funções gerenciais abaixo: O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 44 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá I – Exigir o início e a formulação de mudanças na maneira como a unidade opera. II – Diagnosticar tendências, visualizar possibilidades e planejar melhorias. III – Criar programas além de outras soluções para promover inovação. Essas funções estão relacionadas com a categoria de funções: a) situacionais. b) informacionais. c) interpessoais. d) holísticas. e) decisórias. Já podemos eliminar as letras A e D, que não se relacionam com as funções ou papéis geren- ciais, ou seja, “criação” do examinador da banca. Papéis do Administrador Interpessoais Informacionais Representação/Símbolo Líder Contato/Elemento de Ligação Monitor/Coletor Disseminador Porta-voz Decisórios Empreendedor Solucionador de Distúrbios ou Problemas Alocador ou Administrador de Recursos Negociador Logo, temos que: I – Exigir o início e a formulação de mudanças na maneira como a unidade opera. Empreen- dedor (papel decisório) II – Diagnosticar tendências, visualizar possibilidades e planejar melhorias. Empreendedor (papel decisório) III – Criar programas além de outras soluções para promover inovação. Empreendedor (papel decisório) Por consequência, eliminamos, também, as letras B e C. Letra e. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 45 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 005. (FCC/ANALISTA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA/PREF RECIFE/2019) A denominada autoridade de linha é um elemento que, no que concerne às funções do administrador, situa-se na atividade de a) coordenação, representando a relação de autoajuste das equipes, que independe do coman- do dos superiores hierárquicos. b) planejamento, e consiste no poder do primeiro escalão de estabelecer as linhas mestras para atuação da organização. c) direção ou comando, representado o poder do superior de dar ordens e cobrar a execução delas por seus subordinados. d) avaliação, seguindo uma cadeia direta entre metas e indicadores fixados na etapa de pla- nejamento, como forma de assegurar o cumprimento dos objetivos institucionais. e) comunicação, eis que as lideranças que detém o atributo de autoridade de linha são mais eficazes em tal quesito do que as que exercem o comando vertical. Segundo Fayol, os gestores possuem a responsabilidade de assegurar que a estrutura da orga- nização funcione da melhor forma possível para que os objetivos traçados sejam alcançados. Nesse contexto, Fayol criou 14 princípios gerais de administração, dentre eles o princípio da unidade de comando, que corresponde à autoridade de linha que cada chefe tem para decidir, agir e comandar os seus subordinados. Vejamos, resumidamente, cada um desses princípios18: Divisão do trabalho: especialização dos trabalhadores e gerentes para aumentar a eficiência; Autoridade e responsabilidade: o direito de dar ordens e poder de esperar obediência; respon- sabilidade e uma consequência natural da autoridade; Disciplina: obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito de acordo com os acor- dos estabelecidos entre a organização e seus empregados; Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior; Unidade de direção: uma cabeça e um plano para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo; Subordinação dos interesses individuais aos interesses gerais; Remuneração do pessoal: deve ser justa e garantir satisfação para os empregados e a organização; Centralização: um conceito relativo (a centralização) que pode ser aplicado de acordo com as circunstâncias; Cadeia escalar: a linha de autoridade; Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar; Equidade: amabilidade e justiça; 18 VERGUEIRO, W. Qualidade em Serviços de Informação. São Paulo: Arte & Ciência, 2002. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 46 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Estabilidade e duração (num cargo) do pessoal: a rotação tem um impacto negativo sobre a eficiência da organização; Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar seu sucesso; Espírito de equipe: harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a organização. Letra c. 006. (FCC/ANALISTA JUDICIÁRIO/TRT 4ª REGIÃO/APOIO ESPECIALIZADO/ BIBLIOTECONO- MIA/2006) “Expressa uma série de propósitos a serem realizados dentro de determinado pra- zo, levando em consideração as limitações impostas pelos recursos disponíveis e as metas prioritárias definidas”. A definição acima refere-se a) à organização. b) ao planejamento. c) à avaliação. d) à administração. e) ao programa. O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os ob- jetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Letra b. 007. (FCC/ASSISTENTE TÉCNICO ADMINISTRATIVO/SERGAS/2010) As etapas básicas do gerenciamento são: a) organização, atendimento, cobrança e controle. b) qualidade, satisfação, conformidade e padrão. c) atendimento, liderança, resultados e eficácia. d) estratégia, tática, avaliação e reformulação. e) planejamento, organização, direção e controle. A partir da fórmula original proposta pela Teoria Clássica da Administração, os autores cria- ram, modificaram e incrementaram as funções. Hoje, consideramos as seguintes: Planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para alcançá-lo adequadamente. Organização é a ação de estruturar, integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua ad- ministração e estabelecer relações entre eles. Direção é a função administrativa que se refere ao relacionamento interpessoal do gestor com os seus subordinados. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 47 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Controle é o processo pelo qual são fornecidas as informações e a retroação para manter as funções dentro das suas respectivas trilhas. É a atividade integrada que aumenta a probabili- dade de que os resultados planejados sejam atingidos da melhor maneira. Letra e. 008. (FCC/ANALISTA MINISTERIAL/MPE MA/ADMINISTRADOR/2013) Dentro da Teoria Geral da Administração, em nossos dias, há um debate sobre a denominação de uma das fun- ções administrativas. Sugere-se que a consagrada função de Direção seja renomeada como função de Execução. A justificativa para essa alteração é que a) na Teoria Clássica propunha-se a divisão clara entre administradorese executores, divisão que é relativizada em nossos dias. b) se formou um consenso dentro dos estudos da Teoria da Administração que a função dire- tiva nunca foi relevante para a gestão de uma empresa. c) o conceito de Execução é mais restritivo, menos abrangente e, portanto, mais preciso que o conceito de Direção. d) se percebeu que estratégias como coordenação, liderança e autodeterminação perderam espaço nos processos gestores contemporâneos. e) o enfraquecimento dos conceitos de autogestão e participação, que pressupunham a fun- ção diretiva, fez emergir a abordagem da Execução. Segundo os autores Scott A. Snell e Thomas S. Bateman19, liderar é estimular as pessoas a serem grandes executores. É dirigir, motivar e comunicar-se com os funcionários, individual- mente e em grupos. Maximiano (2002)20, por sua vez, explica que é a separação clássica entre os administrado- res (chefes) e os executores (subordinados) a encarregada da construção do termo dirigir. O autor faz o contraponto de que a visão contemporânea da administração “baseia-se em conceitos como autogestão e participação, que pressupõe não a direção, mas a coordenação, a liderança e mesmo a autoadministração de atividades individuais”. Desse modo, defende o autor, direção, liderança, autogestão e coordenação são, em última análise, estratégias de execução que, por sua vez, se equipararia a uma função administrativa ao lado do planejamento, da organização e do controle. Dessa maneira, ele amplia o escopo de análise da “antiga” função dirigir ao dizer que “há vá- rias maneiras de fazer com que uma atividade seja executada” (MAXIMIANO, 2002), sendo al- gumas de suas possibilidades: de ser executada pessoalmente pelo gestor; de ser executada junto com um grupo, neste caso uma das pessoas pode assumir a coordenação da atividade; de ser ordenada que outra pessoa ou grupo faça a atividade, neste caso o gestor realizando o 19 SNELL, S. A.; BATEMAN, T. S. Administração: construindo vantagem competitiva. São Paulo: Atlas, 1998. 20 MAXIMIANO, A. C. A. Teoria geral da Administração. São Paulo: Atlas, 2002. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 48 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá controle do desempenho e o fornecimento do produto ou serviço. Somente neste último caso, analisa o autor, estaria sendo utilizada a função dirigir na sua concepção clássica Letra a. 009. (FCC/ANALISTA MINISTERIAL/MPE MA/ADMINISTRADOR/2013) Dentro da Teoria Ge- ral da Administração, a função de Planejamento refere-se, especificamente, às decisões sobre a) a divisão da autoridade, responsabilidades e recursos. b) a execução de planos, sendo a direção, a coordenação e a autogestão suas possíveis estratégias. c) o ordenamento das partes de um todo. d) os objetivos e os recursos necessários para sua consecução. e) assegurar a realização dos objetivos. a) Errada. A alternativa trata da função organização. b) Errada. A alternativa se refere à função de direção. c) Errada. A alternativa trata, também, da função de organização. d) Certa. A ideia é de que, a partir do planejamento, seja desenvolvido um mapa claro a ser seguido pelas pessoas no desenvolvimento das suas atividades. Ou seja, planejar significa definir em que lugar se quer chegar e identificar os meios para alcançar os objetivos. e) Errada. A alternativa caracteriza a função de controle. Letra d. 010. (FCC/ANALISTA LEGISLATIVO/ALERN/BIBLIOTECONOMIA/2013) É correto afirmar que a função de a) organização significa, a partir de uma sondagem do futuro, desenvolver planos de ações para atingir as metas traçadas. b) comando pressupõe relações hierárquicas claramente definidas, estabelecendo explicita- mente como administradores e subordinados se influenciam, bem como o grau de participa- ção e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos. c) controle está relacionada à concatenação das atitudes e esforços de toda a empresa, al- mejando as metas traçadas. d) coordenação diz respeito ao estabelecimento de padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que a prática utilizada é a mais compatível com o que se espera e necessita. e) previsão envolve coordenar todos os recursos da empresa − humanos, financeiros, físicos ou materiais −, alocando-os da melhor forma, segundo o planejamento estabelecido e de acordo com as possibilidades orçamentárias. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 49 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá a) Errada. Refere à função de planejamento. Essa função administrativa estabelece os objeti- vos da organização, especificando a forma como serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização das outras funções. b) Certa. Refere-se à função de comando. Essa função administrativa faz com que os subor- dinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam cla- ramente definidas, ou seja, que a forma como administradores e subordinados se influenciam esteja explícita, assim como o grau de participação e colaboração de cada um para a realiza- ção dos objetivos definidos. c) Errada. Refere à função de coordenação. A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a organização, almejando as metas traçadas. d) Errada. Refere à função de controle. Controlar é estabelecer padrões e medidas de desem- penho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabi- lidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. e) Errada. Refere à função de organização. É a forma de coordenar todos os recursos da orga- nização, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido Letra b. 011. (FCC/ANALISTA DESENVOLVIMENTO GESTÃO JÚNIOR/METRO SP/RECURSOS HU- MANOS/2014) Henri Fayol salienta que toda empresa apresenta seis funções. São elas: a) técnicas, comerciais, financeiras, de segurança, contábeis e administrativas. b) organizacionais, de coordenação, de comando, de controle, de planejamento e de previsão. c) normativas, de produção, morais, sociais, formais e informais. d) ambientais, éticas, de linha, de staff, de governança e sociais. e) decisórias, de produção, consultivas, gerenciais, de execução e ambientais. Relembrando, Fayol criou um sistema de administração dividido em três aspectos principais: A Administração é uma função distinta das demais funções, como finanças, produção e distribuição. A Administração é um processo de planejamento, organização, comando, coordenação e controle. O processo de Administração pode ser ensinado e aprendido. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 50 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Com a publicação em 1916 do livro“Administration Industrielle et Générale”, o autor afirma que em toda organização, independentemente de tamanho ou natureza de suas atividades, o conjunto de todas as suas operações pode ser dividido em seis grupos ou funções, a saber: Funções técnicas, relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa. Funções comerciais, relacionadas com compra, venda e permutação. Funções financeiras, relacionadas com procura e gerência de capitais. Funções de segurança, relacionadas com proteção e preservação dos bens e das pessoas. Funções contábeis, relacionadas com inventários, registros, balanços, custos e estatísticas. Funções administrativas, relacionadas com a integração de cúpula das outras cinco funções. Letra a. 012. (FCC/ANALISTA DESENVOLVIMENTO GESTÃO JÚNIOR/METRO SP/BIBLIOTECONO- MIA/2014) A função de controle monitora e avalia as atividades e resultados alcançados, en- quanto a de direção a) obtém os recursos humanos e materiais necessários à execução dos planos previamente estabelecidos. b) define autoridade e responsabilidade. c) estabelece hierarquias. d) faz com que os subordinados executem o que foi planejado. e) divide e distribui o trabalho a ser realizado em tarefas, segundo certos critérios. O controle é o processo administrativo que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. Portanto, com exceção da letra D (que se refere à função de direção), todas as demais alter- nativas descrevem a função de organização. Letra d. 013. (FCC/TÉCNICO EM GESTÃO /SABESP/”SEM ÁREA”/2014) As atividades desempenha- das por um gestor configuram-se pelo ato de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar − PODC, de Fayol. A interação dessas funções denomina-se Processo a) Administrativo. b) de Decisão. c) Autocrático. d) Participativo. e) de Conflito. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 51 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá O processo administrativo busca explicar como as várias funções administrativas são de- senvolvidas no ambiente das organizações. As funções administrativas conhecidas contem- poraneamente pelas ações de planejar, organizar, dirigir e controlar (PODC) são oriundas do desenvolvimento de Fayol e sua teoria. Portanto, quando consideradas em um todo integrado, essas funções formam o processo organizacional ou administrativo. Quando consideradas isoladamente, constituem as cha- madas funções administrativas. Letra a. 014. (FCC/ANALISTA JUDICIÁRIO/TRF 1ª REGIÃO/APOIO ESPECIALIZADO/BIBLIOTECO- NOMIA/2014) Analise os dois agrupamentos abaixo, que se referem às funções administra- tivas e suas características. I – Organizar. II – Dirigir. III – Controlar. IV – Planejar. a. Dividir o trabalho. b. Definir padrões de desempenho. c. Desenvolver premissas sobre condições futuras. d. Liderar. A ordenação correta das funções administrativas e suas características é a) Ic; IIb; IIIa; IVd. b) Ib; IIc; IIId; IVa. c) Ia; IId; IIIb; IVc. d) Ib; IIa; IIIc; IVd. e) Id; IIc; IIIa; IVb. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 52 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Vamos rever nosso esquema: PLANEJAMENTO Decisão sobre missão e formulação de objetivos ORGANIZAÇÃO Alocar recursos e atividades para atingir os objetivos DIREÇÃO Designar pessoas e preencher cargos CONTROLE Definição de padrões Definição de planos para alcance dos objetivos Programação de atividades Atribuições de autoridade e responsabilidade Comunicação, liderança e motivação do pessoal Correção de desvios Garantir a conformidade do planejamento Dividir o trabalho e designar as atividades Agrupar as atividades em órgãos e cargos Coordenação de esforços em direção aos objetivos Monitorar o desempenho Assim, temos: I – Organizar. a. Dividir o trabalho. II – Dirigir. d. Liderar. III – Controlar. b. Definir padrões de desempenho. IV – Planejar. c. Desenvolver premissas sobre condições futuras. Letra c. 015. (FCC/TÉCNICO/CNMP/APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO/ ADMINISTRAÇÃO/2015) O processo administrativo é composto por quatro funções específicas: planejamento, organi- zação, direção e controle. Sobre controle, considere: I – Um dos primeiros passos é estabelecer previamente os objetivos ou padrões que se deseja alcançar e manter. II – Processo pelo qual são fornecidas informações de retroação para manter as funções dentro de suas respectivas trilhas. III – Define meios para possibilitar a realização de resultados. Está correto o que consta em a) I, apenas. b) II e III, apenas. c) I e III, apenas. d) I, II e III. e) I e II, apenas. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 53 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá a) Errada. O item I está correto, mas não é o único. b) Errada. O item II está correto, mas o item III está errado. O item III, na verdade, trata da fun- ção planejamento. Planejar consiste em simular o futuro desejado e estabelecer previamente os cursos de ação necessários e os meios adequados para atingir os objetivos. c) Errada. O item I está correto, mas o item III está errado. d) Errada. Os itens I e II estão corretos, mas o item III está errado. e) Certa. Os itens I e II estão corretos. O controle é o processo administrativo que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. �Sobre o item I, controlar um sistema significa mantê-lo dentro de um padrão de desempenho (comportamento) com base em informações acerca do próprio sistema e de um padrão de desempenho preestabelecido em função dos objetivos organizacionais. O critério de avaliação refere-se, portanto, a um padrão de desempenho definido previamente. �Sobre o item II, o sistema deve obter informações continuamente sobre a situação do objetivo que precisa cumprir e informar sobre a sua própria condição. Letra e. 016. (FCC/ESPECIALISTA EM REGULAÇÃO DE TRANSPORTE/ ARTESP/GESTÃO PÚBLI- CA/I/2017) No âmbito do processo organizacional de uma entidade, a atividade que envolve mensuração do desempenho dos subordinados, bem como a adoção de medidas corretivas objetivando a realização de metas, corresponde a) ao Planejamento operacional. b) ao Planejamento estratégico. c) ao Controle. d) à Direção. e) à Comunicação. a) Errada. O planejamento operacional é o planejamento que abrange cada tarefa ou atividade específica. Ou seja, é o planejamento que trata dos “pormenores”, desdobrando os assuntos do planejamento tático em ação. b) Errada. O planejamento estratégico (também chamado de planejamento global) consiste em elaborar objetivos que visem à relação da organização com seu ambiente externo, levando em conta as oportunidades e os desafios internos e externos. É o planejamento determinante para o futuro da organização como um todo,já que envolve a tomada de decisão sobre os ob- jetivos estratégicos e estratégias de longo prazo. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 54 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá c) Certa. O controle (e avaliação) é a função administrativa que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. d) Errada. A direção é a função que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas an- tecipadamente planejada. A direção designa o processo pelo qual os gerentes procuram lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles. e) Errada. O conceito mais amplo para comunicação considera um processo que envolve as habilidades humanas relacionadas ao envio e recebimento de informações, pensamentos, sen- timentos e atitudes. Letra c. 017. (FCC/ANALISTA JUDICIÁRIO/TRT 24ª REGIÃO/ADMINISTRATIVA/ “SEM ESPECIA- LIDADE”/2017) O processo organizacional compreende, entre as funções do administrador, aquelas consistentes em medir e corrigir o desempenho dos subordinados para assegurar que os objetivos e metas da organização sejam atingidos. Trata-se da atividade de a) controle. b) planejamento. c) direção. d) comunicação. e) organização. O controle (e avaliação) é a função administrativa que consiste em verificar se tudo está sen- do feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. Letra a. 018. (FCC/ASSISTENTE TÉCNICO DE DEFENSORIA/DPE AM/ASSISTENTE TÉCNICO AD- MINISTRATIVO/2018) Quando o administrador atua corrigindo a atuação de seus subordi- nados, objetivando o atingimento das metas estabelecidas, está desempenhando uma das funções próprias de administrar, correspondente a) ao controle. b) à indução. c) ao planejamento. d) à coordenação. e) ao ajuste espontâneo. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 55 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá a) Certa. O controle (letra A) é a função que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. b) Errada. A indução de indivíduos (letra B) diz respeito à liderança. A direção designa o proces- so pelo qual os gerentes procuram lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando- -se com eles. c) Errada. O planejamento (letra C) é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. d) Errada. A letra D se refere a uma das funções administrativas consideradas por Fayol, no seu tempo. As funções hoje conhecidas são uma evolução da Teoria Clássica da Administração, idealizada por esse teórico. e) Errada. A letra E não corresponde a uma função administrativa, mas a um componente da função de controle. Letra a. 019. (FCC/ANALISTA JUDICIÁRIO/TRE AM/ADMINISTRATIVA/”SEM ESPECIALIDA- DE”/2003) A direção, uma das funções do Administrador, engloba as seguintes atividades: a) elaboração de relatórios, planejamento e controle. b) liderança, controladoria e tomada de decisão. c) comunicação, definição de objetivos e controle. d) comando, organização e motivação. e) motivação, comunicação e liderança. A motivação, a comunicação e a liderança enquadram-se nas atividades de direção. Alguns autores consideram a função de direção como o próprio processo de liderança. No entanto, iremos perceber que a direção está ligada a vários outros conceitos. Na realidade, são cinco os meios utilizados para dirigir subordinados: instrução e ordens; co- municação; motivação; liderança; e coordenação. As instruções e ordens servem para fazer iniciar, alterar e cessar uma tarefa ou atividade. A comunicação é o processo de transmissão de informações e compreensão entre as pessoas. A motivação envolve tudo aquilo que leva as pessoas a praticar algo. A liderança é a capaci- dade de influenciar pessoas. A coordenação significa unir e harmonizar diferentes pessoas em prol de esforços e objetivos comuns. Letra e. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 56 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 020. (FCC/ANALISTA JUDICIÁRIO/TJ PE/BIBLIOTECÁRIO/2007) Entre as vantagens do pla- nejamento está a de que ele a) é baseado na experiência e na intuição. b) maximiza a confiança do administrador. c) reduz riscos. d) possibilita aumentos orçamentários. e) mantém a fragmentação. De fato, a expressão “planejar” no senso comum é o ato ou efeito de prever, antecipar, ou vis- lumbrar algo que ainda não aconteceu. Peter Ferdinand Drucker, considerado o pai da administração moderna, afirma que o plane- jamento não diz respeito às decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões pre- sentes. O ambiente cheio de incertezas em que estão inseridas as organizações faz com que essas busquem se adaptar constantemente, reduzindo riscos. E nesse sentido, uma ferramenta indispensável é o planejamento, que proporciona flexibilida- de e também maximiza a confiança do administrador na gestão das organizações com técni- cas e processos administrativos. Assim, note que a afirmação da letra B também está correta, podendo ser considerada como uma das inúmeras vantagens do planejamento. No entanto, mesmo após os recursos impetrados, a banca manteve o gabarito. Letra c. 021. (FCC/ANALISTA DO MINISTÉRIO PÚBLICO DE SERGIPE/ ADMINISTRAÇÃO/2009) Se- gundo Fayol, a definição dos objetivos organizacionais e dos caminhos a serem percorridos para que sejam alcançados relacionam-se com a seguinte função administrativa: a) planejamento. b) controle. c) organização. d) coordenação. e) comando. a) Certa. A função Previsão ou Planejamento estabelece os objetivos da organização, especifi- cando a forma como serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização das demais. b) Errada. A função Controle busca estabelecer padrões e medidas de desempenho que permi- tam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a organização O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 57 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. c) Errada. A função Organização é a forma de coordenar todos os recursos da organização, se- jam humanos,financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido. d) Errada. A função Coordenação visa estabelecer prioridades e a sequência das atividades. A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esfor- ços de toda a organização, almejando as metas traçadas. e) Errada. A função Comando faz com que os subordinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam claramente definidas, ou seja, que a forma como administradores e subordinados se influenciam esteja explícita, assim como o grau de participação e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos. Letra a. 022. (FCC/ANALISTA DE CONTROLE EXTERNO/TCE-AP/CONTROLE EXTERNO/CONTABI- LIDADE/2012) Em relação aos processos organizacionais, considere: I – A função de planejamento numa organização guarda uma relação direta com a função de controle, enquanto a função de direção tem relação direta com a função de organi- zação do trabalho. II – As habilidades técnicas são mais relevantes entre supervisores de 1a linha, as habili- dades conceituais maiores na administração superior e as habilidades humanas, mais requeridas no nível da gerência intermediária. III – A organização matricial prevê maior flexibilização dos limites entre departamentos, possibilitando que os funcionários reportem-se a diferentes gestores. IV – Um elenco de maneiras para se superar barreiras de comunicação inclui a utilização de feedback, observar sinais não-verbais, escutar com atenção, simplificar a linguagem, além de conter as emoções. V – Indiferentemente ao controle preventivo, simultâneo ou de feedback adotados na ges- tão, os mesmos servem para medir o desempenho real, comparar o desempenho com o padrão, e tomar medidas de ação corretiva. Está correto o que se afirma APENAS em a) I, II, III e IV. b) I, II, IV e V. c) I, III, IV e V. d) II, III e IV. e) II, IV e V. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 58 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá a) Errada. As assertivas I, III, IV e V estão corretas e a assertiva II está errada. O item II está incorreto. É que as habilidades humanas são requeridas em todos os níveis, e não mais reque- ridas no nível da gerência intermediária. Observe: Habilidades TÉCNICAS Habilidades HUMANAS Relacionamento interpessoal e grupal; comunicação Relacionadas com o fazer Importante para o nível operacional Importante para todos os níveis gerenciais Habilidades CONCEITUAIS Visão da organização como um todo; tomada de decisão Importante para os administradores de cúpula b) Errada. As assertivas I, III, IV e V estão corretas e a assertiva II está errada. c) Certa. O item I está correto. O planejamento define o que, como, por quem, quando e onde as ações devem acontecer e o controle investiga e avalia os resultados das ações procurando corrigir as falhas em tempo hábil e registrando as lições aprendidas. Não adianta planejar o que não vai ser controlado nem controlar o que não sabemos como vai acontecer. A forma de organizar depende em grande parte dos pressupostos que o organizador tem sobre o comportamento das pessoas, sua capacidade de se envolver com o trabalho, de assumir responsabilidades, motivação etc. Definidos o plano e a estrutura, vem a função de Direção, ou seja: fazer com que a coisa se faça. É a função que conduz a ação. O item III está correto. Departamentalização Matricial ou Organização Matricial é um tipo hí- brido de departamentalização, no qual equipes compostas por pessoas de diversas especiali- dades, são reunidas com o objetivo de realizar tarefas com características temporárias. Desse modo, os funcionários reportam-se a gestores de cada área específica. O item IV está correto. Barreiras são obstáculos à efetiva comunicação. Elas podem ser clas- sificadas da seguinte maneira: Pessoais (humanas): surgem das emoções humanas, dos valores de cada um, de maus há- bitos de escuta, das diferenças de sensitividade. Distância psicológica entre pessoas é um exemplo de barreira pessoal. Quando se está assistindo uma palestra de alguém em que você não acredita, o entendimento tende a ter problemas. Relaciona-se com aspectos emocionais. Físicas: são barulhos, distâncias grandes, problemas técnicos. Dificuldade de ouvir uma men- sagem é um exemplo. Semânticas: são problemas com os significados, os conceitos, os símbolos, as interpretações de palavras. No Brasil, é fácil imaginar um problema de comunicação entre pessoas de esta- dos diferentes, de culturas diferentes, onde palavras iguais possuem significados diferentes. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 59 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá O item V está correto. O controle visa à correção de falhas ou erros existentes, para apontar as medidas corretivas adequadas para saná-las, além de fornecer dados para a análise do desempenho organizacional. d) Errada. As assertivas I, III, IV e V estão corretas e a assertiva II está errada. e) Errada. As assertivas I, III, IV e V estão corretas e a assertiva II está errada. Letra c. 023. (FCC/ANALISTA/PGE MT/ADMINISTRADOR/2016) Diversos autores, como Henry Fayol, William Newman e Harold Koontz, trouxeram importantes contribuições ao conhecimen- to sobre as funções exercidas em uma organização e aquilo que cabe aos administradores. Considerando a síntese das diversas abordagens sobre o tema, tem-se que a) organização é a única atividade não passível de delegação, sob pena de propiciar o denomi- nado ajuste espontâneo. b) planejamento é, a rigor, a única atividade própria do administrador, sendo todas as demais de natureza operacional. c) direção, também denominada liderança ou coordenação, se traduz no estabelecimento de objetivos e metas. d) controle compreende medir o desempenho dos subordinados e também adotar ações corretivas. e) comunicação é considerada, atualmente, a essência da atuação do administrador, exercida, precipuamente, no âmbito externo à organização. a) Errada. Segundo Lacombe e Heilborn (2006)21, a delegação é indicada, principalmente, quando uma função cresce além da capacidade de trabalho do seu titular. Nesse caso, o êxito dessa função estará relacionado à habilidade do gestor em se multiplicar por meio de outras pessoas. Pode ocorrer em qualquer uma das funções administrativas. Além disso, o ajuste espontâneo não se vincula à função de organizar, mas à função de coordenar. b) Errada. O planejamento é uma função administrativa que interage dinamicamente com as demais. O planejamento está relacionado com as demais funções administrativas, como a organização, a direção e o controle, influenciando e sendo influenciado por todas elas, a todo momento e em todos os níveis da empresa. c) Errada. A direção é o processo administrativo que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejada, ou seja, designa o processo pelo qual os gerentes pro- curam lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles. Não é a direção que estabelece os objetivos e metas da organização, mas, sim, o planejamento. d) Certa. O controle é a função administrativa que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado, bem como assinalar as faltas e os erros, afim de re- 21 LACOMBE, F. J. M.; HEILBORN, G. L. J. Administração: princípios e tendências. São Paulo: Saraiva, 2006. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 60 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá pará-los e evitar suas repetições. Assim, as variações, erros ou desvios devem ser corrigidos para que as operações sejam normalizadas. e) Errada. Além de exercida no âmbito externo, a comunicação é usada também no ambien- te interno. Letra d. 024. (FCC/ANALISTA DE GESTÃO DE PESSOAS/CREMESP/ DEPARTAMENTO PESSO- AL/2016) Entre as principais funções da administração se inserem planejamento, organiza- ção, direção e controle, sobre as quais é correto afirmar que: a) Planejamento estratégico difere do operacional, na medida em que o segundo envolve deci- sões imediatas, enquanto no primeiro o processo decisório é diferido no tempo. b) Controle envolve a aferição de desempenho em relação a padrões determinados no pla- nejamento e também medidas corretivas objetivando o atingimento do que foi estabelecido. c) Direção ou coordenação diz respeito à supervisão direta, também denominada ajuste es- pontâneo, enquanto organização envolve aplicação da hierarquia. d) Planejamento diz respeito ao estabelecimento de objetivos e metas, bem como à adoção de medidas corretivas para o correspondente atingimento. e) Organização é atividade preventiva, visando a verificação de conformidade dos procedi- mentos às normas e controle é de natureza corretiva, visando ajustar condutas. a) Errada. A banca apontou a letra B, mas a letra A também está correta. Isso porque uma das principais características do planejamento estratégico é sua projeção no longo prazo, tendo seus efeitos e consequências estendidos a vários anos pela frente. Já o planejamento opera- cional possui como característica ser projetado para o curto prazo, para o imediato. b) Certa. O controle é um processo cíclico composto de quatro fases, a saber: 1. Estabelecimento de padrões ou critérios; 2. Observação do desempenho; 3. Comparação do desempenho com o padrão estabelecido; 4. Ação corretiva. c) Errada. Supervisão direta e ajuste espontâneo são mecanismos de coordenação da estrutu- ra organizacional. Supervisão direta é o papel de uma pessoa como responsável pela outras, orientando e monitorando suas ações. Ajustamento espontâneo significa que o controle do tra- balho permanece sob o controle dos trabalhadores, que se utilizam da comunicação informal para o ajustamento das atividades. Portanto, são conceitos distintos. d) Errada. As medidas corretivas é uma função do controle e não do planejamento e visam corrigir os erros e desvios para que as operações sejam normalizadas. e) Errada. A função organização é o processo de criar uma estrutura organizacional, por meio da qual se define o trabalho que as pessoas devem realizar. Também, é a disposição dos re- O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 61 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá cursos (físicos, financeiros e humanos) refletida na divisão de mão de obra da organização em departamentos específicos e empregos, linhas formais de autoridade e mecanismos para coordenar as tarefas organizacionais diversas. A verificação de conformidade não é objetivo da função de organização, mas, sim, de controle. Letra b. 025. (FCC/FISCAL DE DEFESA DO CONSUMIDOR/PROCON MA/2017) A partir dos estudos de Henri Fayol, restaram melhor explicitadas as atividades próprias do administrador. Entre tais atividades se insere a de controle, que pode ser identificada, exemplificativamente, na(s) seguinte(s) situação(ões) prática(s): I – comparação dos resultados apresentados com metas preestabelecidas. II – adoção de medidas corretivas com vistas ao atingimento de objetivos fixados. III – definição dos rumos do negócio, com fixação de metas e indicadores. Está correto o que se afirma APENAS em a) II. b) I. c) III. d) II e III. e) I e II. Controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. A função de controle é um processo cíclico composto de quatro fases, a saber: estabelecimen- to de padrões ou critérios, observação do desempenho, comparação do desempenho com o padrão estabelecido e ação corretiva. A afirmativa I está correta. É uma atividade de controle. O desempenho deve ser comparado com o padrão para verificar eventuais desvios ou variações. A comparação do desempenho com o padrão estabelecido geralmente é feita por meio de gráficos, relatórios, índices, porcen- tagens, medidas estatísticas etc. A afirmativa II está correta. A ação corretiva visa fazer com que aquilo que é feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer. A afirmativa III está incorreta. Trata-se do planejamento (previsão). O planejamento visa es- tabelecer objetivos e metas. É definir onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. Letra e. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 62 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 026. (FCC/AGENTE DE FISCALIZAÇÃO À REGULAÇÃO DE TRANSPORTE/ ARTESP/TÉC- NICO EM CONTABILIDADE - ADMINISTRAÇÃO/2017) O quadro abaixo apresenta os passos para a execução da estratégia: Coluna Passos Coluna Atividades 1 Planejamento W − Sistemas de apoio e informação. 2 Organização X − Treinamento e Desenvolvimento 3 Direção Y − Definição de Metas e Objetivos. 4 Controle Z − Ações preventivas e corretivas. A correlação correta entre as colunas é: a) 1Y; 2W; 3X; 4Z. b) 1Z; 2W; 3X; 4Y. c) 1Y; 2X; 3W; 4Z. d) 1W; 2Z; 3Y; 4X. e) 1Z; 2X; 3W; 4Y. O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os ob- jetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. É definir onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. Trata-se de um modelo para minha ação futura. A expressão organização, como função administrativa e parte integrante do processo admi- nistrativo, significa o ato de estruturar e integrar os recursos (físicos, financeiros e humanos) e os órgãos incumbidos de sua administração, estabelecendo suas atribuições e as relações entre eles. Assim, a organização é a função que torna possível o que foi planejado. A direção é o processo administrativo que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejada. A direção designa o processo pelo qual os gerentes pro- curam lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles. O controle é a mensuração e a avaliação dos resultados da ação organizacional obtida a partir do planejamento, da organização e da direção. Portanto, a finalidade do processo de controle a avaliação é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajus- tem tanto quanto possíveis aosobjetivos previamente definidos. Nas palavras de Idalberto Chiavenato, “controle é fazer com que algo aconteça como foi planejado”. A correlação correta entre as colunas, portanto, é: 1. Planejamento - Y. Definição de Metas e Objetivos. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 63 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 2. Organização - W. Sistemas de apoio e informação. 3. Direção - X. Treinamento e Desenvolvimento (pessoas). 4. Controle - Z. Ações preventivas e corretivas. Letra a. 027. (FCC/ANALISTA JUDICIÁRIO/TRT 11ª REGIÃO/ADMINISTRATIVA/”SEM ESPECIALI- DADE”/2017) Dentre as atividades inerentes ao processo organizacional, aquela consistente em identificar e agrupar logicamente as atividades da entidade e delinear responsabilidades corresponde a a) planejamento. b) coordenação. c) organização. d) direção. e) controle. a) Errada. O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. É definir onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. Trata-se de um mo- delo para ação futura. b) Errada. A coordenação foi uma das funções definidas por Fayol, que considerou que a im- plantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a empresa, almejando as metas traçadas. c) Certa. A função organização é responsável pela criação de uma estrutura organizacional, por meio da qual se define o trabalho que as pessoas devem realizar. Também, é a disposição dos recursos (físicos, financeiros e humanos) refletida na divisão de mão de obra da organiza- ção em departamentos específicos e empregos, linhas formais de autoridade e mecanismos para coordenar as tarefas organizacionais diversas. d) Errada. A direção é a função que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas an- tecipadamente planejada. A direção designa o processo pelo qual os gerentes procuram lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles. e) Errada. O controle e avaliação é a função administrativa que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. Letra c. 028. (FCC/ANALISTA LEGISLATIVO/ALESE/APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO/BIBLIO- TECONOMIA/2018) Sobre as funções administrativas, considere: O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 64 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá I – Uma função administrativa não é uma entidade separada, mas uma parte integral de uma entidade maior formada de várias funções que estão relacionadas umas com as outras, bem como com a entidade maior. II – Cada uma das funções administrativas repercute na seguinte, determinando o seu de- senvolvimento. Ocorre que a) I e II estão incorretas. b) I e II estão corretas. c) I está correta; II exacerba a influência de uma função administrativa sobre outra. d) II está correta; I vê o processo administrativo como uma cadeia interligada e não como um agregado de funções que concorrem para um objetivo único. e) I e II estão incompletas, por não considerarem o aspecto sistêmico inerente a cada função administrativa. As funções do administrador que formam o processo administrativo (ou processo organi- zacional) são mais que uma sequência cíclica, estando intimamente relacionadas em uma interação dinâmica. Portanto, o processo administrativo é cíclico, dinâmico e interativo. As funções administrativas de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC), quando consi- deradas em um todo integrado, formam o processo administrativo, mas quando consideradas isoladamente, constituem as funções administrativas. Assim, fica evidente que as funções administrativas não agem separadamente, pelo con- trário, estão intimamente relacionadas e repercutem umas nas outras, determinando o seu desenvolvimento. Letra b. 029. (FCC/ANALISTA DE GESTÃO ADMINISTRATIVA/PREF RECIFE/2019) No curso da evo- lução histórica da abordagem relativa às funções do administrador emerge, com os estudos de Koontz e O’Donnel, a importância da atividade de coordenação, a qual apresenta, como um de seus mecanismos, a) o denominado ajuste espontâneo, que se opera a partir de comunicações entre os que são responsáveis por determinadas atividades, sem envolver, necessariamente, subordinação. b) a cadeia escalar, que representa a padronização de atividades a partir do cumprimento de etapas estabelecidas de forma concatenada. c) a autoridade de linha, que não envolve o cumprimento de ordens emitidas por superiores hierárquicos, mas apenas ajustes em relação ao que foi previamente estabelecido na etapa de planejamento. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 65 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá d) a denominada função de staff, que se opera com a centralização de ordens e medidas re- pressivas, próprias da atividade de coordenação. e) o efeito de Pareto, que gera uma ressonância em toda a organização, a partir de medidas centralizadas de coordenação, evitando redundâncias. Segundo Lacombe e Heilborn (2006), o ajuste espontâneo é o primeiro mecanismo utilizado para coordenar as atividades, limitando-se a comunicações entre os que são responsáveis pelas atividades para obter o equilíbrio das quantidades, das velocidades ou tempos de exe- cução e das direções a serem seguidas. É o mais simples: mesmo as empresas muito pe- quenas, que não possuem estrutura formal, o utilizam. Ele pode ser formal ou informal, mas na maioria dos casos é informal. No caso de empresas muito complexas, este é também um mecanismo comum e eficiente para complementar os demais. Letra a. 030. (FCC/AGENTE DE DEFENSORIA PÚBLICA/DPE SP/ADMINISTRADOR/ 2010) Analise o caso a seguir: Foi constatado um vazamento de água no escritório da diretoria. O primeiro funcionário, ime- diatamente correu atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água do ambiente. (...) Um segundo funcionário observou toda a sala para encontrar a origem do va- zamento. Concluiu que vinha exclusivamente do banheiro instalado dentro da sala. Lá dentro percebeu que a torneira estava aberta e simplesmente a fechou, eliminando todo o problema de vazamento. Os dois funcionários foram, respectivamente: a) prestativo e esperto. b) efetivo e especulativo. c) eficiente e eficaz. d) imediatista e perspicaz. e) resolutivo e procrastinador. A questão trata das diferenças entre os termos eficiência e eficácia. Um administrador, no decorrer de suas atividades, deve alcançar ao mesmo tempo a eficiên- cia e a eficácia. Assim, se o administrador faz o trabalho certo para alcançar uma meta, mas esse trabalho apresenta diversos erros, é eficaz, mas não é eficiente. Se o administrador faz os seus tra- balhos com um mínimo de erros, mas nunca realiza um trabalho que levará ao alcance das metas, ele é eficiente, mas não é eficaz. O conteúdoadministração foi estimulado pela Revolução Industrial. A moderna administração surgiu em resposta a duas consequências provocadas pela Re- volução Industrial, a saber: (1) crescimento acelerado e desorganizado das empresas que passaram a exigir uma administração científica capaz de substituir o empirismo e a improvi- sação; e (2) necessidade de maior eficiência e produtividade das empresas, para fazer face à intensa concorrência e competição no mercado. Difícil é precisar até que ponto os homens da Antiguidade, da Idade Média e até mesmo do início da Idade Moderna tinham consciência de que estavam praticando a arte de administrar. Certo. 1.1.2. Era da Industrialização Neoclássica A Era da Industrialização Neoclássica se estende entre as décadas de 1950 e 1990. As mudanças daquela época ocorreram de maneira mais intensa e imprevisível, acentuando a competividade entre as organizações. Nesse período, destacam-se as teorias neoclássica e estruturalista da Administração em substituição às teorias clássicas e burocráticas. Também são desenvolvidas a teoria compor- tamental, a teoria dos sistemas e a teoria da contingência. O modelo burocrático e funcional não mais conseguia acompanhar as mudanças resultan- tes do ambiente dinâmico. Então, surge a necessidade de conjugar a abordagem por funções com uma estrutura mais voltada para produtos e serviços, nascendo a estrutura organizacio- nal por matriz. 1.1.3. Era da Informação A Era da Informação teve seu início na década de 1990 e perdura até os dias atuais. A ca- racterística principal dessa nova era são as mudanças, que se tornaram rápidas, imprevistas, turbulentas e inesperadas. A Tecnologia da Informação ganha destaque nesse ambiente, fornecendo condições bá- sicas para o surgimento da economia mundial e global. Nesse cenário, vale destacar que a competitividade tornou-se intensa e complexa entre as organizações. A informação, agora com acesso em tempo real, proporciona sucesso àquelas organiza- ções mais capazes em tomá-la e transformá-la em uma oportunidade de um novo produto ou serviço antes que outras o façam. Além disso, o capital financeiro deixou de ser o recurso mais O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 6 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá importante, cedendo lugar para o conhecimento. Por consequência, as pessoas se tornam o principal ativo que movimenta as organizações. Professor, dá para resumir tudo isso? Com certeza! Baseando-se no autor Chiavenato (2010)2, vejamos um quadro sobre as três eras organizacionais distintas: ERAS INDUSTRIALIZAÇÃO CLÁSSICA INDUSTRIALIZAÇÃO NEOCLÁSSICA INFORMAÇÃO Período 1900 - 1950 1950 - 1990 Após 1990 Estrutura predominante Burocrática, funcional, piramidal, centralizadora, rígida e inflexível. Ênfase nos órgãos. Mista, matricial, com ênfase na departamentalização por produtos ou serviços ou unidades estratégicas de negócios. Fluída, ágil e flexível, totalmente descentralizada. Ênfase nas redes de equipes multifuncionais. Cultura predominante Teoria X. Foco no passado, nas tradições e nos valores conservadores. Ênfase na manutenção do status quo. Valor à tradição e experiência. Transição. Foco no presente e no atual. Ênfase na adaptação ao ambiente. Valorização da renovação e da revitalização. Teoria Y. Foco no futuro e no destino. Ênfase na mudança e na inovação. Valor ao conhecimento e criatividade. Ambiente Estático, previsível, poucas e gradativas mudanças. Poucos desafios ambientais. Intensificação e aceleração das mudanças ambientais. Mutável, imprevisível, turbulento, com grande e intensas mudanças. 2 CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 7 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá ERAS INDUSTRIALIZAÇÃO CLÁSSICA INDUSTRIALIZAÇÃO NEOCLÁSSICA INFORMAÇÃO Visão das pessoas Pessoas como fatores de produtos inertes e estáticos. Ênfase nas regras e controles rígidos para regular as pessoas. Pessoas como recursos organizacionais que devem ser administrados. Ênfase nos objetivos organizacionais para dirigir as pessoas. Pessoas como seres humanos proativos e inteligentes que devem ser impulsionados. Ênfase na liberdade e no comprometimento para motivar as pessoas. 2. administraçãO 2.1. cOncEitOs E aplicaçõEs O termo administração ou gestão3, inicialmente, tem um conceito focado no desempenho da organização, ou seja, é o campo de estudo em que se analisa o funcionamento das organi- zações e se busca formas de melhorar seu desempenho. Idalberto Chiavenato4 faz uma comparação entre diversos conceitos apresentados por di- versos autores acerca do termo em questão. Observe: • Administração: é o processo de alcançar objetivos pelo trabalho com e por intermédio de pessoas e outros recursos organizacionais. • Administração: é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar objetivos organizacionais definidos. • Administração: é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar o uso de recursos para alcançar objetivos de desempenho. • Administração: é o alcance de objetivos organizacionais de maneira eficaz e eficiente graças ao planejamento, à organização, à liderança e ao controle dos recursos organi- zacionais. • Administração: é o ato de trabalhar com e por intermédio de outras pessoas para realizar os objetivos da organização, bem como se seus membros. 3 Derivado do termo management. No âmbito organizacional, gestão refere-se ao ato de gerir pessoas com o intuito de obten- ção de resultados em prol da organização e dos indivíduos. 4 CHIAVENATO, I. Fundamento de Administração. 1. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2016. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 8 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá • Administração: envolve atividades compreendidas por uma ou mais pessoas no sentido de coordenar as atividades de equipes para perseguir fins que não podem ser alcança- dos por uma só pessoa. • Administração: é a realização de um trabalho por meio de outras pessoas. Ainda, temos o conceito objetivo, entendido como o conjunto dos elementos que com- põem o processo administrativo (planejamento, organização, direção e controle). Em outro sentido, temos o conceito subjetivo, isto é, a administração como um corpo diri- gente de uma organização responsável pela tomada de decisões estratégicas. Também, o conceito como centro administrativo, que trata a administração como o local nas organizações onde se tomam providências administrativas, como as relativas a aspectos legais e registros. Obs.: � No entanto, a definição mais usual de administração é a seguinte: o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançardeste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 66 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá A eficácia é primordial, imprescindível ao administrador, e a eficiência é desejável. Por fim, o administrador que é eficiente e é eficaz sempre atinge resultados positivos (efetividade). No exemplo da questão, temos que o primeiro funcionário foi eficiente, ou seja, FEZ CERTO A COISA (fez certo em retirar a água ocasionada pelo vazamento); já o segundo funcionário foi eficaz, ou seja, FEZ A COISA CERTA (fez a coisa certa em estancar o problema na sua origem). Letra c. 031. (FCC/TÉCNICO JUDICIÁRIO/TRT 6ª REGIÃO/ADMINISTRATIVA/ SEGURANÇA/2012) Eficiência diz respeito a) à maneira maximizada de obter resultados. b) à capacidade de fazer as coisas certas. c) ao método que traz resultados de uma ação controlada. d) aos princípios e maneiras de fazer coisas de forma maximizada. e) ao método e ao modo de fazer as coisas direito. A eficiência diz respeito ao método ou ao modo de fazer as coisas. Já a eficácia diz respeito aos resultados, ou seja, fazer as coisas certas. Por fim, efetividade é o conceito que congrega o positivo que existe na eficiência e na eficácia. Ser efetivo é orientar as ações e recursos em busca do melhor resultado (eficácia), desenvolvendo as atividades no melhor padrão de qua- lidade versus tempo (eficiência). Letra e. 032. (FCC/TÉCNICO EM GESTÃO/SABESP/”SEM ÁREA”/2014) Após realizar análise interna, determinada empresa identificou a necessidade de aumentar a sua produtividade. Conforme o exposto, essa empresa necessita ser mais a) eficiente. b) edificante. c) eficaz. d) eletiva. e) participativa. A produtividade tem relação direta com a eficiência, já que elevar a produtividade significa produzir uma massa de valor alta ao menor custo financeiro possível. A eficiência é a dimensão do desempenho expressa pela relação do processo envolvido, seu meio. Assim, possui foco interno e refere-se aos CUSTOS envolvidos. Em suma, temos: EFICIÊNCIA: utilizar produtivamente os recursos. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 67 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá EFICÁCIA: capacidade de atingir objetivos. EFETIVIDADE: transformar a situação existente. Letra a. 033. (FCC/ANALISTA MINISTERIAL/MPE PB/ANALISTA MINISTERIAL/ AUDITOR DE CON- TAS PÚBLICAS/2015) Sobre os conceitos de eficiência, eficácia e efetividade, é correto afirmar: a) A eficiência limita-se à avaliação dos recursos empregados, assegurando que eles se- jam mínimos. b) A eficácia refere-se à avaliação dos impactos de curto prazo. c) A efetividade compreende a avaliação da implementação das políticas públicas. d) A relação entre os resultados, os impactos e os recursos empregados para alcançá-los diz respeito à eficiência. e) As metas e objetivos estão relacionadas à eficácia. a) Errada. Apesar da relação com os custos envolvidos, não está limitada apenas aos recursos empregados. Observe o exemplo abaixo: João e Maria são vendedores externos e, individualmente, alcançaram as metas de vendas determinada para certo período. No entanto, Maria gastou 30% menos combustível. Resultado: ambos foram eficazes (atingiram o resultado esperado, independentemente dos custos envolvidos), mas Maria foi mais eficiente (considerando os custos envolvidos). Assim, no exemplo, a análise dos custos precisa estar relacionada ao alcance das metas. b) Errada. A eficácia não se limita no tempo/custo (isso é característica da eficiência). c) Errada. A efetividade vincula-se a resultados. Ou seja, algo pode ter sido implementado, mas sem geração de resultados. d) Errada. Descreve o que é a efetividade, e não eficiência. e) Certa. Eficácia é quando um projeto/produto/pessoa atinge o objetivo ou a meta. Letra e. 034. (FCC/ASSISTENTE DE TRÂNSITO/DETRAN MA/2018) Suponha que determinado ór- gão da Administração pública do Estado do Maranhão, no afã de implementar uma ação es- tratégica definida a partir de ampla consulta pública e que, de fato, beneficiou um enorme contingente de cidadãos, tenha extrapolado significativamente os custos adequados à sua consecução. Verificou-se que a ação foi concluída no cronograma previsto, porém, em razão de falhas de gestão, demandou gastos adicionais com pagamento de horas-extras e aditamen- tos contratuais. Não obstante, ao final, atendeu aos anseios da população, beneficiando um significativo contingente de cidadãos. Diante desse cenário, pode-se concluir que a atuação do referido órgão público mostrou-se O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 68 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá a) ineficaz, ineficiente e não efetiva, pois estes parâmetros somente podem ser aferidos con- juntamente, a partir do binômio resultado/custo. b) eficaz e eficiente, na medida em que atendeu à finalidade pública almejada, sendo despi- cienda a avaliação de custo. c) eficiente, porém não efetiva, sendo esta última uma medida exclusivamente de adequação custo-benefício da ação. d) efetiva e eficiente, dado que chegou ao seu termo final no tempo estimado, porém não efi- caz em razão da majoração de custos. e) dotada de efetividade, porém carecendo de eficiência, eis que não apresentou a melhor aplicação aos insumos aplicados. O enunciado destaca o seguinte: a ação estratégica beneficiou um enorme contingente de cidadãos; a ação estratégica extrapolou os custos adequados. Agora, relembremos 3 conceitos importantes: A eficiência é a dimensão do desempenho expressa pela relação do processo envolvido, seu meio, seu método, seu procedimento. Assim, possui foco interno e se refere à realização de algo com o mínimo de ESFORÇO, CUSTO ou DESPERDÍCIO. A eficácia é a dimensão do desempenho expressa pelo alcance dos objetivos ou metas, inde- pendentemente dos processos ou dos custos implicados. Possui foco externo e refere-se aos RESULTADOS, METAS e OBJETIVOS. A efetividade é a dimensão do desempenho que representa a relação entre os resultados alcançados e as transformações ocorridas (grau de qualidade do resultado). Possui foco ex- terno e refere-se aos IMPACTOS. Logo, reescrevendo nossos destaques, temos: a ação estratégica beneficiou um enorme contingente de cidadãos; FOI UMA AÇÃO EFETIVA, COM IMPACTOS NA POPULAÇÃO. a ação estratégica extrapolou os custos adequados. FOI INEFICIENTE, EIS QUE HOUVE DES- PERDÍCIO EM RELAÇÃO A CUSTOS. A atuação do órgão foi dotada de efetividade, porém carecendo de eficiência, eis que não apresentou a melhor aplicação aos insumos aplicados. Letra e. 035. (FCC/ANALISTA EM GESTÃO/DPE AM/ESPECIALIZADO DE DEFENSORIA/ADMINIS- TRAÇÃO/2018) Cada vez mais a Administração pública vem sendo instada a atuar de forma eficiente, eficaz e efetiva, com foco no cliente cidadão. Nem sempre, contudo, atinge simul- taneamente esses objetivos. Por exemplo, quando consegue usar racionalmente os recursos colocados à sua disposição e, ao mesmo tempo, cumprir determinado objetivo fixado, mas O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para RubensSérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 69 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá não atende, plenamente, às expectativas do cidadão em relação à ação governamental corres- pondente, pode-se dizer que a atuação administrativa a) foi apenas eficiente, porém não se mostrou eficaz, pois não atingiu seu objetivo final. b) pautou-se pela efetividade, descurando, contudo, da eficácia, que é a vinculação com as expectativas da sociedade. c) mostrou-se eficiente, pelo uso racional dos recursos e eficaz, pelo atingimento do objetivo fixado, porém não foi alcançada a efetividade. d) foi efetiva, porquanto materializou um resultado mensurável, carecendo, contudo, de efici- ência e eficácia. e) não atendeu a nenhum desses preceitos, posto que o cliente cidadão restou desatendido em suas expectativas. A eficiência é a dimensão do desempenho expressa pela relação do processo envolvido, seu meio, seu método, seu procedimento. Assim, possui foco interno e se refere à realização de algo com o mínimo de ESFORÇO, CUSTO ou DESPERDÍCIO. A eficácia é a dimensão do desempenho expressa pelo alcance dos objetivos ou metas, inde- pendentemente dos processos ou dos custos implicados. Possui foco externo e refere-se aos RESULTADOS, METAS e OBJETIVOS. A efetividade é a dimensão do desempenho que representa a relação entre os resultados alcançados e as transformações ocorridas (grau de qualidade do resultado). Possui foco ex- terno e refere-se aos IMPACTOS. Em suma, temos: Eficiência: é quando algo é realizado da melhor maneira possível, ou seja, com menos desper- dício ou em menor tempo - método ou modo certo de fazer as coisas. Eficácia: é quando um projeto/produto/pessoa atinge o objetivo ou a meta - fazer as coi- sas certas. Efetividade: é a capacidade de fazer uma coisa (eficácia) da melhor maneira possível (eficiên- cia) - congrega os pontos positivos dos conceitos de eficiência e de eficácia. Logo, temos: “usar racionalmente os recursos” = EFICIÊNCIA; “cumprir determinado objetivo fixado” = EFICÁCIA; “não atender, plenamente, às expectativas do cidadão em relação à ação governamental = falta de EFETIVIDADE. Letra c. 036. (VUNESP/AGENTE PREVIDENCIÁRIO/PAULIPREV/2018) Denomina-se organi- zação como: a) função jurídica para julgar os erros da industrialização e planejamento. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 70 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá b) teoria que parte da ideologia compensadora que realiza a transformação da noção de ra- cionalidade. c) função administrativa que se incumbe do agrupamento das atividades necessárias para atingir os objetivos da empresa. d) organismo destinado ao assessoramento de alto nível e responsável apenas pela execução financeira da empresa. e) órgão controlador responsável apenas de promover inventários físicos e rotativos. a) Errada. A organização como processo tem a função administrativa de agrupar as atividades da empresa. b) Errada. A afirmativa não se relaciona com o conceito de organização, mas com característi- cas inerentes às organizações burocráticas e clássicas, a exemplo da racionalidade. c) Certa. Ainda que o enunciado não dê maiores informações, identificamos que se trata da de- finição de organização como processo, ou seja, identificar e agrupar logicamente as atividades da empresa, a fim de que a empresa e seus funcionários realizem seus objetivos mútuos. d) Errada. A afirmativa trata de setor ou departamento que compõe a organização, podendo ser, por exemplo, uma assessoria financeira ou uma controladoria. e) Errada. Mais uma afirmativa que trata de setor ou departamento que compõe a organização, podendo ser, por exemplo, um controle de estoques ou almoxarifado. Letra c. 037. (VUNESP/DELEGADO DE POLÍCIA/PC BA/2018) Uma das definições mais referencia- das em Gestão de Pessoas, na atualidade, e que constitui um dos “novos modelos de gestão de pessoas”, diz respeito a algo que é o “[...] saber agir responsável e reconhecido, que implica mobilizar, integrar, transferir conhecimentos, recursos, habilidades, que agreguem valor econô- mico à organização e valor social ao indivíduo”. (FLEURY & FLEURY, 1999. Adaptado) Essa definição refere-se ao conceito de a) Liderança. b) Conhecimento. c) Motivação. d) Habilidade. e) Competência. �a) Errada. A liderança é uma influência interpessoal exercida em uma dada situação e di- rigida por meio do processo de comunicação humana para a consecução de um ou mais objetivos específicos. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 71 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá b) Errada. O conhecimento é uma mistura da experiência condensada, dos valores, de informa- ções contextuais e insight (discernimento) de uma pessoa e que proporciona uma estrutura de avaliação e incorporação de novas experiências e informações. c) Errada. A motivação é tudo aquilo que impulsiona a pessoa a agir de determinada forma ou, pelo menos, que dá origem a uma propensão a um comportamento específico. d) Errada. A habilidade é a aplicação do conhecimento ou da experiência na realização de uma atividade. e) Certa. A competência é a capacidade do indivíduo de mobilizar diversos fatores com o obje- tivo de realizar algo de maneira satisfatória, agregando valor. Letra e. 038. (VUNESP/ANALISTA DE SUPORTE À REGULAÇÃO I/ARSESP/ RELAÇÕES INSTITU- CIONAIS, RECURSOS HUMANOS, PROTOCOLO E ADMINISTRATIVO/2018) O ciclo adminis- trativo é constituído pelo desempenho das funções administrativas, entre elas, a organização, sendo aquela responsável, pelo ato de organizar, estruturar e integrar os recursos. Assinale a alternativa que apresenta uma atividade da função administrativa da organização a) Definir os planos para alcançá-los b) Monitorar o desempenho c) Programar as atividades d) Dividir o trabalho e) Formular objetivos Para resolver a questão, vamos ao nosso esquema: Letra d. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 72 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 039. (VUNESP/TECNÓLOGO/PRES PRUDENTE/GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS/2016) O conceito de organização pode ser melhor compreendido a partir de diferentes metáforas, tais como: máquina, cérebro, sistema político, prisão psíquica etc. Dessa perspectiva, assinale a alternativa que define organização utilizando como metáfora um organismo biológico. a) Partes que se interligam, cada uma realizando um papel mecanicamente definido no funcio- namento do todo. b) Lugares onde residem ideias, valores, normas, rituais e crenças que as sustentam enquanto realidades socialmente construídas. c) Construções sociais que podem transformar-se em mundos sociais limitadores e cons- trangedores da criação e da inovação. d)Sistemas vivos que existem em um ambiente mais amplo, do qual dependem em termos de satisfação de suas necessidades. e) Atividades organizacionais moldadas pelo conjunto de interesses, conflitos e jogos de poder. a) Errada. Define organização utilizando como metáfora um sistema político. b) Errada. Define organização utilizando como metáfora uma cultura. c) Errada. Define organização utilizando como metáfora uma prisão psíquica. d) Certa. A questão trata das metáforas das organizações de Morgan (2005)22. �Para o autor, as organizações podem ser vistas e entendidas sob diferentes perspectivas. Ele apresenta uma proposta para olhar a organização sob diferentes óticas ou visões, que ele cha- ma de metáforas. Cada uma dessas metáforas fornece uma abordagem específica de análise organizacional, mas todas elas em conjunto oferecem uma visão mais rica e abrangente da organização, fazendo com que a análise do conjunto seja maior que a soma das análises par- ciais. Vamos sintetizar cada uma dessas metáforas! A organização vista como máquina – Esta metáfora está sustentada na Teoria Clássica da Administração e na Administração Científica. Os teóricos clássicos da Administração, Taylor e Fayol, e a especificação de Weber da burocracia como tipo ideal, ao projetarem as organi- zações, agiram exatamente como se estivessem projetando uma máquina. Esses tipos de or- ganizações são chamados de burocracias e são consideradas como sendo mais eficazes em ambientes estáveis ou protegidos, e menos eficazes em ambientes turbulentos e competitivos, como os vividos na atualidade. A organização vista como organismo – A ideia de que as organizações são parecidas com organismos vivos dirigiu a atenção para assuntos mais genéricos, tais como sobrevivência, eficácia organizacional e a sua relação com o ambiente. Isso levou a compreender a impor- tância das necessidades sociais no local de trabalho. Um organismo é tipicamente visto como uma combinação de elementos, diferenciados, mas integrados que procuram sobreviver no 22 MORGAN, G. Imagens da Organização. São Paulo: Atlas, 1996. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 73 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá contexto de um ambiente mais amplo. São claras as ligações entre a metáfora do organismo e a teoria das organizações contemporâneas, tendo como ênfase principal a abordagem dos sistemas abertos. A organização vista como cérebro – Essa metáfora parte da premissa que a organização, de modo similar ao cérebro, é um sistema de processamento de informações capaz de aprender a aprender, e que ambos podem ser concebidos para refletir princípios holográficos. Através da aprendizagem, nos recriamos e tornamo-nos capazes de fazer algo que nunca fomos capa- zes de fazer. A organização vista como cultura – A metáfora da cultura foca a atenção no lado humano da organização, ressaltando o significado simbólico de cada aspecto virtual da vida organiza- cional. Estes aspectos podem ser a linguagem, normas, folclore, cerimônias e outras práticas sociais que comunicam ou expressam ideologias-chave, bem como os valores e crenças que guiam a ação. Daí o interesse por administrar a cultura corporativa, como se esta fosse o “ele- mento de ligação normativo” que mantém a organização unida. A organização vista como sistema político – Diferente de outras visões que olham as organi- zações como empreendimentos interligados e racionais que perseguem um objetivo comum, a metáfora política encoraja olhar as organizações como redes de pessoas interdependentes com interesses divergentes que se unem com o propósito de satisfazer as suas necessidades básicas (ganhar dinheiro), desenvolver uma carreira profissional ou de perseguir metas fora de seus trabalhos (lazer, religião). A organização vista como prisão psíquica – Essa metáfora sugere que as organizações são fenômenos psíquicos, ou seja, o produto de processos conscientes e inconscientes, no qual as pessoas podem ficar prisioneiras das imagens, ideias, pensamentos e ações que esses processos geram. Assim, pressupostos falsos, crenças preestabelecidas, regras operacionais numerosas e sem questionamento, entre outras premissas e práticas podem combinar-se para formar pontos de vista muito estreitos do mundo, fornecendo tanto uma base como uma limi- tação para ações organizadas. Enquanto criam um modo de enxergar, sugerindo uma forma de agir, tendem também a gerar maneiras de não ver e de eliminar a possibilidade de ações associadas a visões alternativas da realidade. A organização vista como fluxo de transformação – Uma organização que realmente queira entender o seu ambiente, deve começar primeiro a tentar entender-se a si mesma, uma vez que a compreensão do ambiente é sempre uma projeção de si própria. Para isto, baseia-se na teo- ria da autopoiesis, a qual argumenta que o fato do sistema interagir com seu ambiente facilita a sua própria autorreprodução. Nesse sentido, deve-se considerar que as organizações mudam e se transformam em conjunto com seu meio ambiente (fornecedores, clientes, trabalhadores, coletividade, concorrência), levando a compreender que o padrão de organização que se vai revelando com o passar do tempo é evolutivo. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 74 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá A organização vista como instrumento de dominação – O real valor desta perspectiva é que a mesma demonstra que até as formas mais racionais e democráticas de organização podem resultar em modelos de dominação. Por exemplo, objetivos racionais de maior rentabilidade ou de crescimento organizacional provocam, não poucas vezes, impactos negativos intrínsecos nas organizações, tanto nos empregados como no seu ambiente, embora estes não sejam ne- cessariamente intencionais. Assim, uma maior rentabilidade pode significar um maior esforço dos funcionários, o qual não necessariamente implique uma melhoria nas suas remunerações. Em outros termos, aquilo que é racional desde o ponto de vista da organização pode ser catas- trófico na ótica do funcionário. �e) Errada. Define organização utilizando como metáfora um instrumento de dominação. Letra d. 040. (VUNESP/ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO/UFABC/2016) Maria Goretti foi contra- tada pela Fios & Fios para estruturar os processos da empresa, reunindo pessoas, materiais e equipamentos, no sentido de colocar em prática as ações previstas no planejamento. Essa função de Maria é chamada de a) ativação. b) organização. c) controle. d) avaliação. e) monitoramento. As funções administrativas são conhecidas contemporaneamente pelas ações (funções) de planejar, organizar, dirigir e controlar (PODC). O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os ob- jetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. A função organização é o processo de criar uma estrutura organizacional, por meio da qual se define o trabalho que as pessoas devem realizar. Também, é a disposição dos recursos (físi- cos, financeiros e humanos) refletida na divisão de mão de obra da organização em departa- mentos específicos e empregos, linhas formais de autoridade e mecanismos para coordenar as tarefas organizacionais diversas. Logo, é o gabarito da nossa questão. A direção é o processo administrativo que conduz e coordenao pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejada. A direção designa o processo pelo qual os gerentes pro- curam lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles. O controle e avaliação é a função administrativa que consiste em verificar se tudo está sendo feito de acordo com o que foi planejado e as ordens dadas, bem como assinalar as faltas e os erros, a fim de repará-los e evitar suas repetições. Letra b. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 75 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 041. (VUNESP/ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO/UFABC/2016) Certa atividade é consi- derada por muitos autores como o primeiro passo do processo de administrar e determina os objetivos que devem ser atingidos e os melhores meios para alcançá-los. Trata-se a) do controle. b) da mensuração. c) da direção. d) do planejamento. e) do gerenciamento. O controle busca estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera. O con- trole das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. A direção é o processo administrativo que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejada. A direção designa o processo pelo qual os gerentes pro- curam lidar com seus subordinados, liderando-os e comunicando-se com eles. O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os ob- jetivos a serem atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. É definir onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando, como e em que sequência. Trata-se de um modelo para ação futura. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização. Logo, é o nosso gabarito! Letra d. 042. (VUNESP/ASSISTENTE/PRODEST/ORGANIZACIONAL/ ADMINISTRATIVA/2014) En- tre as funções administrativas, consideradas pela literatura como clássicas, têm lugar de des- taque as de planejar, organizar, dirigir/executar e controlar. Associe cada uma dessas funções, na coluna da esquerda, aos seus respectivos significados, na coluna da direita. I – Planejar A – É a função de alocação dos recursos da empresa da melhor forma, para assegurar o seu bom desempenho. II – Organizar B – É a função de estabelecer padrões e medidas e acompanhar as operações, para que o desempenho ocorra em conformidade com o que foi traçado. III – Dirigir C – É a função de estabelecer os objetivos da empresa, definindo os meios, os recursos e os prazos para alcançá-los. IV – Controlar D – É a função de articular os esforços e os recursos da empresa com vistas ao alcance dos objetivos traçados. 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Mais uma vez, vamos ao nosso esquema: PLANEJAMENTO Decisão sobre missão e formulação de objetivos ORGANIZAÇÃO Alocar recursos e atividades para atingir os objetivos DIREÇÃO Designar pessoas e preencher cargos CONTROLE Definição de padrões Definição de planos para alcance dos objetivos Programação de atividades Atribuições de autoridade e responsabilidade Comunicação, liderança e motivação do pessoal Correção de desvios Garantir a conformidade do planejamento Dividir o trabalho e designar as atividades Agrupar as atividades em órgãos e cargos Coordenação de esforços em direção aos objetivos Monitorar o desempenho Assim, a associação correta é: I – Planejar C – É a função de estabelecer os objetivos da empresa, definindo os meios, os recursos e os prazos para alcançá-los. II – Organizar A – É a função de alocação dos recursos da empresa da melhor forma, para assegurar o seu bom desempenho. III – Dirigir D – É a função de articular os esforços e os recursos da empresa com vistas ao alcance dos objetivos traçados. IV – Controlar B – É a função de estabelecer padrões e medidas e acompanhar as operações, para que o desempenho ocorra em conformidade com o que foi traçado. Letra e. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 77 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 043. (VUNESP/SECRETÁRIO/PROCON SP/2013) Considera-se no perfil do profissional de secretariado a habilidade de gerenciar seu comportamento profissional no tocante à execução de suas tarefas diárias, que exige além das habilidades técnicas, que seja proativo com os inúmeros serviços de secretaria. Na execução das rotinas administrativas e com o objetivo de facilitar as atividades gerenciais, deve o secretário a) organizar, executar, atribuir e isentar-se. b) atribuir, planejar, isentar-se e controlar. c) omitir-se, organizar, estabelecer metas e planejar. d) vistoriar, delegar, omitir-se e checar. e) planejar, organizar, executar e controlar. A questão apresenta o modelo básico das funções administrativas. Quando consideradas em um todo integrado, as funções administrativas formam o processo administrativo. Quando consideradas isoladamente, o planejamento, a organização, a direção e o controle constituem funções administrativas. Perceba que cada autor adota uma nomenclatura própria, sem distanciar do sentido geral de cada uma das funções administrativas. Observe: FAYOL URWICK GULICK KDONTZ E O’DONNELL NEWMAN DALE Prever Investigação Previsão Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento Organizar Organização Organização Organização Organização Organização Comandar Comando Administração de Pessoal Direção Designação de Pessoal Liderança Direção Coordenar Coordenação Coordenação Direção Controlar Controle Informação Orçamento Controle Controle Controle Letra e. 044. (VUNESP/TÉCNICO DE CONTROLE ADMINISTRATIVO/PREF SOROCABA/2019) A or- ganização do trabalho numa repartição pública inclui um conjunto de elementos que contri- buem para que a gestão seja eficiente e eficaz. Assinale a alternativa que apresenta alguns desses elementos. 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A eficiência é a dimensão do desempenho expressa pela relação do processo envolvido, seu meio, seu método, seu procedimento. Logo, relaciona-se com a divisão e especialização do trabalho. Para ser eficiente, a produção deve basear-se na divisão do trabalho, que nada mais é do que a maneira pela qual um processo complexo pode ser decomposto em uma série de pequenas tarefas. A eficácia é a dimensão do desempenho expressa pelo alcance dos objetivos ou metas, independentemente dos processos ou dos custos implicados. Possui foco externo e re- fere-se aos resultados, metas e objetivos. Logo, relaciona-se com o controle de procedi- mentos e resultados. b) Errada. Processos morosos se tratam de uma disfunção administrativa. c) Errada. Regras e exibição de sinais de autoridade também se tratam de uma disfunção ad- ministrativa. d) Errada. Ausência de protocolos e procedimentos é uma disfunção administrativa. e) Errada. Excesso de formalidade também se trata de uma disfunção administrativa. Letra a. 045. (VUNESP/ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO/UFABC/2016) Uma das noções básicas em administração refere-se à utilização adequada dos meios disponíveis (materiais, equipa- mentos, processos etc.) para que se atinjam os fins propostos. O conceito ao qual essa ação se refere é o de a) eficácia. b) qualidade. c) economia. d) eficiência. e) correção. Vimos que a eficiência é a dimensão do desempenho expressa pela relação do processo en- volvido, seu meio, seu método, seu procedimento. Assim, possui foco interno e se refere à realização de algo com o mínimo de esforço, custo ou desperdício. Letra d. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 79 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 046. (VUNESP/ANALISTA DE POLÍTICAS PÚBLICAS E GESTÃO GOVERNAMENTAL/PREF SP/2015) Assinale a alternativa que classifica corretamente os indicadores a seguir segundo seus tipos: I – Custo médio do produto; II – Tempo médio de atendimento; III – Grau de cobertura do serviço. a) I – Eficácia; II – Eficácia; III – Eficácia. b) I – Eficiência; II – Efetividade; III – Eficácia. c) I – Eficiência; II – Eficácia; III – Efetividade. d) I – Eficiência; II – Eficiência; III – Eficácia. e) I – Eficiência; II – Eficiência; III – Eficiência. As perspectivas do custo e tempo correspondem à capacidade de organização dos meios da melhor forma possível para produzir bens e serviços com ônus mínimo, ou seja, estamos tratando de indicadores de eficiência. Assim, note que a eficiência é a dimensão do desempenho expressa pela relação do processo envolvido, seu meio, como por exemplo, CUSTOS e TEMPO envolvidos. O grau de cobertura de serviço refere-se à dimensão de alcance de uma atividade desen- volvida. Assim, estamos tratando de indicadores de eficácia, pois a eficácia é a dimensão do desempenho expressa pelo alcance dos objetivos ou metas, independentemente dos custos implicados. Letra d. 047. (VUNESP/ANALISTA EM GESTÃO MUNICIPAL/PREF SJC/ BIBLIOTECONOMIA/2012) No processo organizacional, eficácia e eficiência são conceitos relacionados respectivamente a a) resultados e processos. b) recursos e prioridades. c) estratégias e projetos. d) planejamentos e produtos. e) diagnósticos e soluções. A eficiência, a eficácia e a efetividade são conceitos relacionados entre si, porém com signi- ficados distintos. A eficiência é a dimensão do desempenho expressa pela relação do processo envolvido, seu meio. Assim, possui foco interno e refere-se aos CUSTOS envolvidos. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 80 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá A eficácia é a dimensão do desempenho expressa pelo alcance dos objetivos, metas ou re- sultados, independentemente dos custos implicados. Possui foco externo e refere-se aos RESULTADOS. A efetividade é a dimensão do desempenho que representa a relação entre os resultados alcançados e as transformações ocorridas. Possui foco externo e refere-se aos IMPACTOS. Portanto, no processo organizacional, eficácia e eficiência são conceitos relacionados res- pectivamente a resultados e processos. Letra a. 048. (VUNESP/GESTOR PÚBLICO MUNICIPAL/PREF SJC/2012) Podemos argumentar que a ___________ está relacionada ao método com o qual realizamos as ações pretendidas, a _____________ diz respeito ao resultado final da ação (alcançou-se ou não o objetivo pretendido) e a _____________ corresponde ao grau de qualidade do resultado obtido. Assinale a alternativa que preenche, correta e respectivamente, as lacunas do texto. a) eficiência... eficácia... efetividade b) eficiência... efetividade... eficácia c) eficácia... eficiência... efetividade d) eficácia... efetividade... eficiência e) efetividade... eficácia... eficiência A eficiência, a eficácia e a efetividade são conceitos relacionados entre si, porém com signi- ficados distintos. Vamos lá! O método se refere à eficiência. O resultado se refere à eficácia. O grau do resultado (impacto) se refere à efetividade. Letra a. 049. (VUNESP/ASSISTENTE DE GESTÃO E POLÍTICAS PÚBLICAS/ CMBP/GESTÃO ADMI- NISTRATIVA/2020) Em uma estrutura formal representada por uma pirâmide que indica a ca- deia de níveis hierárquicos sobrepostos, o nível institucional/alta administração é formado por a) artífices. b) operários. c) supervisores. d) diretores. e) chefes. a) Errada. Artífice é sinônimo para artesão ou operário especializado; logo, fazem parte do nível operacional. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 81 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá b) Errada. Os operários, como vimos, fazem parte do nível operacional. c) Errada. Os supervisores atuam no nível de supervisão, portanto, intermediário. No entanto, como vimos, há autores que enquadram os supervisores no nível operacional (a depender de como a organização está estruturada). Ainda assim, a certeza é que os supervisores não fa- zem parte do nível institucional. d) Certa. Veja o esquema proposto por Chiavenato (2008)23: �Segundo o autor, para lidar com as complexidades do ambiente interno e externo, as organi- zações se diferenciam em três níveis organizacionais: �Nível institucional: nível mais elevado e composto por diretores, proprietários ou acionistas e altos executivos. É o nível em que as decisões são tomadas e no qual são definidos os obje- tivos da organização e as estratégias para alcançá-las. �Nível intermediário: nível mediador ou gerencial, é o nível colocado entre o institucional e o operacional e que cuida da articulação interna entre ambos. Trata da linha do meio de campo. Atua na escolha e na captação dos recursos necessários, bem como na distribuição e na co- locação do que foi produzido pela empresa nos diversos segmentos do mercado. �Nível operacional: técnico ou núcleo técnico, é o nível localizado nas áreas inferiores da orga- nização. Está ligado aos problemas de execução cotidiana e eficiente dastarefas e operações da organização. É o nível no qual as tarefas são executadas e as operações são realizadas. e) Errada. Os chefes atuam no nível operacional; apesar disso, alguns autores os enquadram no nível intermediário. Mas, com certeza, não estão no nível institucional. Letra d. 23 CHIAVENATO, I. Iniciação à Administração Geral. 3.ed. São Paulo: Manole, 2008. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 82 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 050. (VUNESP/ANALISTA ADMINISTRATIVO/EBSERH HC-UFU/QUALQUER NÍVEL SUPE- RIOR/2020) Ao ingressar em uma empresa, você foi recebido com uma palestra sobre a histó- ria da organização, a explicação da sua atuação, a estrutura hierárquica, as principais normas e regras. Essas informações foram importantes para quem estava iniciando as suas atividades. Contudo, no cotidiano, você percebeu que algumas pessoas exerciam a liderança mesmo sem estar em cargos de chefia; que a comunicação da chamada “rádio peão” funcionava, em boa parte das vezes, melhor que os canais formais; que, nem sempre, as normas e regras eram devidamente respeitadas, e isso, às vezes, era algo que facilitava a execução das tarefas. Qual é a correta denominação desse cotidiano? a) Organização flexível. b) Cultura organizacional permissiva. c) Inovação incremental. d) Descentralização e delegação. e) Organização informal. Vamos destacar algumas palavras-chaves do enunciado: “história”, “atuação”, “estrutura hierárquica”, “normas” e “regras”. Essas expressões dizem respeito a aspectos formais da organização. A segunda parte do enunciado apresenta contrapontos desses aspectos formais, ou seja, trata de aspectos informais! Organização formal: é baseada na divisão de trabalho racional que especializa órgãos e pes- soas em determinadas atividades. É a organização que está definida no organograma, forma- lizada oficialmente e comunicada a todos através dos manuais; Organização informal: é a organização que emerge espontânea e naturalmente, a partir dos relacionamentos humanos. Pode ser formada a partir das relações de amizades, por exemplo, que não estão estabelecidas nos organogramas ou em algum documento formal. Ela não está no organograma, nos manuais e não acontece através dos canais formais de comunicação. Letra e. 051. (VUNESP/ANALISTA ADMINISTRATIVO/EBSERH HC-UFU/GESTÃO HOSPITA- LAR/2020) Nos últimos anos, o tema competência entrou para a pauta de discussões não só acadêmicas, mas também, organizacionais associada a diferentes instâncias de compreen- são: pessoal (a competência do indivíduo), organizacional (as cores competences) e dos paí- ses (sistemas educacionais e formação de competências). Competências são conhecimentos, habilidades e atitudes necessários para um gestor desempenhar atividades. Logo, o desem- penho do gestor em saúde é o resultado de certas habilidades. Esta, por sua vez, é a capaci- dade de transformar conhecimento em ação. Há três tipos de habilidades importantes para o desempenho administrativo bem-sucedido: as habilidades técnicas, humanas e conceituais. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 83 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Habilidades Técnicas, Humanas e Conceituais. (CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 7.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003) Considerando o texto e a imagem, assinale a alternativa correta. a) Para todos os níveis gerenciais de uma organização hospitalar as três habilidades são igualmente importantes. b) Para um diretor de uma organização hospitalar, a importância da habilidade técnica é me- nor, enquanto a habilidade conceitual torna-se mais acentuada. c) Conforme o gerente ascende na hierarquia, a importância da habilidade conceitual diminui, enquanto a habilidade humana torna-se mais acentuada. d) Para um supervisor de uma unidade hospitalar, a habilidade conceitual é mais importante do que para um executivo da alta administração. e) Para um supervisor de uma unidade hospitalar, as habilidades humana e conceitual são mais importantes do que para um diretor. a) Errada. Uma habilidade pode ser mais importante para um nível hierárquico em relação ao outro, conforme vimos. b) Certa. A habilidade técnica é mais voltada ao operacional. Logo, a habilidade conceitual é mais evidenciada no cargo de diretor de uma organização hospitalar. Observando o nosso esquema, temos: Habilidades TÉCNICAS Habilidades HUMANAS Relacionamento interpessoal e grupal; comunicação Relacionadas com o fazer Importante para o nível operacional Importante para todos os níveis gerenciais Habilidades CONCEITUAIS Visão da organização como um todo; tomada de decisão Importante para os administradores de cúpula c) Errada. Quanto mais o gerente ascende na hierarquia, mais importante a habilidade concei- tual se torna. Já a habilidade humana é importante em qualquer nível. d) Errada. A habilidade conceitual é mais importante para o executivo da alta administração. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 84 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá e) Errada. O diretor ocupa um nível hierárquico mais alto (institucional) e as habilidades huma- nas e conceituais são mais importantes para ele do que para o supervisor (Intermediário ou operacional). Letra b. 052. (VUNESP/AGENTE ADMINISTRATIVO/VALIPREV/2020) As rotinas administrativas são formadas por diversos processos que ocorrem de forma sistemática e exigem conhecimento técnico e o domínio de tecnologias. Assinale a alternativa em que todas as atividades se refe- rem a rotinas administrativas. a) Realizar a entrega de materiais; realizar e atender chamadas telefônicas; emitir contrache- ques e elaborar projetos e planos de negócio. b) Realizar depósito de salários; controlar o registro de ponto; fomentar debates e discussões; criar inovações e propor ações disruptivas. c) Atuar como agente fiscalizador dos ambientes de trabalho; controlar a entrega e saída de materiais e decidir mudanças e inovações organizacionais. d) Manter documentos e materiais organizados; emitir notas e recibos; operar equipamentos diversos e controlar a entrega e saída de materiais. e) Controlar o ponto de funcionários; operar equipamentos diversos; propor inovações disrup- tivas e realizar e atender chamadas telefônicas. a) Errada. Elaborar projetos e planos de negócio são atividades mais estratégicas ou táticas, normalmente elaboradas pela alta cúpula da organização ou pelos seus gerentes. b) Errada. Fomentar debates e discussões, criar inovações e propor ações disruptivas (ações que provocam ruptura com os antigos padrões) são atividades que fazem parte dos processos gerenciais. c) Errada. O controle e a decisão sobre mudanças e inovações são processos gerenciais. d) Certa. A questão se baseia na diferença entre rotinas administrativas e processos gerenciais. Conforme o enunciado, as rotinas administrativas são formadas por diversos processos que ocorrem de forma sistemáticae exigem conhecimento técnico e o domínio de tecnologias. �Vejamos alguns exemplos de atividades que fazem parte das rotinas administrativas: �Controle dos materiais (suas entradas e saídas); �Operação de equipamentos e máquinas (uso de tecnologia); �Cadastro de informações dos clientes e dos funcionários no sistema da empresa; �Emissão de relatórios, notas fiscais, recibos; Atendimento telefônico, troca de e-mails; Controle de ponto, folha de pagamento, contas a pagar e a receber; Organização de documentos e limpeza do local de trabalho, dentre outras inúmeras atividades. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 85 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Já os processos gerenciais têm a função de identificar estratégias e as oportunidades, contro- lar e medir o desempenho das atividades, coordenar as rotinas administrativas, ou seja, são li- gados ao planejamento e controle, além de serem centrados nos gerentes e em suas relações. e) Errada. Como vimos, propor inovações disruptivas faz parte dos processos gerenciais. Letra d. 053. (VUNESP/ANALISTA DE GESTÃO/FITO/SECRETARIA/2020) As rotinas administrati- vas são formadas por vários processos que acontecem de forma sistemática e que requerem conhecimento técnico, científico e domínio de tecnologias. O estabelecimento de padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a instituição espera refere-se a uma das funções administrativas co- nhecida por a) planejamento. b) controle. c) análise. d) organização. e) direção. Planejamento: função que pensa no futuro, define objetivos e cria planos para que os objeti- vos sejam alcançados. Controle: função que avalia e compara o que foi previsto com o que foi realizado. Assim, o estabelecimento de padrões é uma etapa fundamental do processo de controle e permite que a organização possa realizar comparações futuras entre o padrão e o resultado apresentado. Organização: função que cuida da distribuição social e material dentro de uma organização, alocando recursos nos lugares certos. Direção: função responsável por dinamizar a ação das pessoas e recursos que compõem uma organização para que os objetivos possam se realizar. Letra b. 054. (VUNESP/CURSO DE FORMAÇÃO DE OFICIAIS DO QUADRO COMPLEMENTAR/ES- FCEX/ADMINISTRAÇÃO/2020/CA CFO-QC 2021) A evolução do conceito de qualidade ao longo do tempo mudou não apenas a visão sobre o desempenho organizacional, mas também as metodologias aplicadas para o alcance desses resultados. Considerando as metodologias relacionadas a Administração Científica, TQM (Total Quality Management) e Seis Sigma, assinale a alternativa que apresenta à qual finalidade estão rela- cionadas, respectivamente. a) Eficiência, eficácia e efetividade. b) Eficiência, efetividade e eficácia. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 86 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá c) Eficácia, eficiência e efetividade. d) Efetividade, eficiência e eficácia. e) Eficácia, efetividade e eficiência. A questão apresenta, na íntegra, a perspectiva da evolução do conceito de qualidade aborda- da por Rodrigues (apud Goldenberg, 2020)24: Como sabemos, a eficiência se refere ao melhor uso possível dos recursos, de forma racional. Essa foi uma visão central da Administração Científica, onde a produtividade era o seu foco. A eficácia se refere ao fim, ao objetivo, ao resultado. Essa uma relação bem íntima com a Gestão da Qualidade Total. Por fim, a efetividade tem a ver com o impacto. O Seis Sigma é uma metodologia que propõe às organizações a busca de processos que tenham desempenho, em termos estatísticos, de, no máximo, 3,4 defeitos a cada milhão de produtos ou serviços produzidos para cada projeto ou cliente. Letra a. 055. (VUNESP/ANALISTA LEGISLATIVO/CM MOGI MIRIM/2020) Para organizações que pretendem melhorar a sua performance atingirem seus objetivos e otimizarem os resultados obtidos diariamente, é imprescindível que apliquem técnicas de gerenciamento das rotinas de trabalho. É imprescindível, também, que estabeleçam indicadores para medir o quanto se está atingindo os objetivos, cumprindo as metas e conseguindo alcançar ou superar seus resulta- dos. Os indicadores que medem o cumprimento dos objetivos são indicadores de a) eficiência. b) produtividade. c) lucratividade. d) eficácia. e) qualidade. 24 GOLDENBERG, C. Gestão estratégica integrada para negócios em alimentação. São Paulo: Editora Senac, 2020. 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O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 88 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá GABARITO 1. a 2. e 3. c 4. e 5. c 6. b 7. e 8. a 9. d 10. b 11. a 12. d 13. a 14. c 15. e 16. c 17. a 18. a 19. e 20. c 21. a 22. c 23. d 24. b 25. e 26. a 27. c 28. b 29. a 30. c 31. e 32. a 33. e 34. e 35. c 36. c 37. e 38. d 39. d 40. b 41. d 42. e 43. e 44. a 45. d 46. d 47. a 48. a 49. d 50. e 51. b 52. d 53. b 54. a 55. d Adriel Sá Professor de Direito Administrativo, Administração Geral e Administração Pública em diversos cursos presenciais e telepresenciais. Servidor público federal da área administrativa desde 1999 e, atualmente, atuando no Ministério Público Federal. Formado em Administração de Empresas pela Universidade Federal de Santa Catarina, com especialização em Gestão Pública. Foi militar das Forças Armadas por 11 anos, sempre atuando nas áreas administrativas. É coautor da obra “Direito Administrativo Facilitado” e autor da obra “Administração Geral e Pública - Teoria Contextualizada em Questões”, ambas publicadas pela Editora Juspodivm. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. Introdução à Administração e Funções Administrativas 1. Organização 1.1. Eras Organizacionais 2. Administração 2.1. Conceitos e Aplicações 2.2. Paradigmas da Administração 2.3. Áreas da Administração 3. Administrador 3.1. Conceito 3.2. Competências e Habilidades do Administrador 3.3. Papéis do Administrador4. Eficiência, Eficácia e Efetividade 5. Processo Administrativo – Funções de Administração: Planejamento, Organização, Direção e Controle Resumo Mapas Mentais Questões de Concurso Gabarito AVALIAR 5: Página 89:objetivos organizacionais. Administração Campo de estudo em que se analisa o funcionamento das organizações e se busca formas de melhorar seu desempenho. (Conceito focado no desempenho da organização) Corpo dirigente de uma organização responsável pela tomada de decisões estratégicas. (Conceito subjetivo) Conjunto dos elementos que compõem o processo administrativo - planejamento, organização, direção e controle. (Conceito objetivo) Processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos organizacionais. Local nas organizações onde se tomam providências administrativas, como as relativas a aspectos legais e registros. (Conceito como centro administrativo) Organização Combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. 004. O conceito mais amplo de Administração é o de garantir que a empresa consiga atingir o resultado financeiro esperado em determinado período. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 9 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Não! O conceito mais amplo de Administração significa a condução racional das atividades organizacionais e trata de planejamento, direção e controle das atividades da organização. Errado. 2.2. paradigmas da administraçãO Você sabe o que é paradigma? Paradigma é um termo com origem no grego paradeigma, que significa modelo, padrão. O autor Maximiano (2004)5, ao discorrer sobre o termo administração, diz que, no ambiente competitivo dos dias atuais, o aparecimento de novas tecnologias e o desenvolvimento social levaram ao surgimento de novos conceitos e técnicas para administrar as organizações: os chamados paradigmas da Administração, modelos ou padrões que servem como marco de referências para explicar e ajudar as pessoas a lidar com diferentes situações. Considerando que quase todas as coisas e as pessoas que conhecemos mudam, nas orga- nizações também não é diferente. Logo, com essa situação de mutação constante no ambien- te das organizações, é certo que esses modelos, esses padrões, os chamados paradigmas, também evoluem. Vejamos, portanto, alguns exemplos de paradigmas da Administração que sofreram evolu- ção com o decorrer do tempo: PARADIGMAS TRADICIONAIS PARADIGMAS DO TERCEIRO MILÊNIO Revolução Industrial: substituição e potencialização do trabalho humano por máquinas. Revolução Digital: substituição e potencialização das funções humanas de decisão, comunicação e informação por computadores. Classe operária numerosa, em conflito com uma classe de patrões e gerentes. Trabalhadores em serviços do conhecimento e profissionais liberais mais numerosos que os operários clássicos. Trabalhador especializado: operador de máquinas qualificado apenas para a realização de uma tarefa. Grupo de trabalhadores autogeridos e polivalentes com educação de nível superior. Tarefas burocráticas. Tarefas planejadas e programadas. 5 MAXIMIANO, A. C. A. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à digital. São Paulo: Atlas, 2004. 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Quanto aos paradigmas expostos no quadro, o autor apresenta alguns exemplos des- sas mudanças: • Mudança no papel dos chefes: nos paradigmas tradicionais é impossível administrar sem a presença de chefes. Na busca por maior eficiência, as empresas achataram a pi- râmide hierárquica, simplificaram os processos de trabalho, promoveram o aumento de produtividade e diminuíram a quantidade de chefes, transferindo as responsabilidades para os funcionários operacionais. • Competitividade: a expansão das empresas multinacionais, a facilidade de transpor- tes, a eliminação de restrições alfandegárias e tributárias e a formação de blocos eco- nômicos (Mercosul e União Europeia, por exemplo), criaram um mercado competitivo mundial. • Interdependência: a globalização também tornou os países e empresas nacionais inter- dependentes. Problemas econômicos em um país deixam de ter raio de alcance local e passam a ser global, criando a necessidade de administração global. • Administração informatizada: a tecnologia da informação passou a fazer parte do pro- cesso administrativo. Ela tornou-se uma das pedras fundamentais de sustentação da administração. • Administração empreendedora: no século XXI, a oferta de emprego está se tornando cada vez mais escassa, o incentivo para as pessoas abrirem suas próprias empresas tem aumentado. Mesmo dentro das grandes empresas, é necessário o espírito empre- endedor por parte dos funcionários. • Foco no cliente: a competitividade tornou o cliente a peça mais importante dentro da organização. É preciso saber quais as preferências e o nível de satisfação dos clientes. • Meio ambiente: a degradação do meio ambiente fez com que as organizações passas- sem a se preocupar fortemente com a sua preservação. Passou-se a fazer controle de eliminação de gases e produtos poluentes, desmatamentos etc. Um ponto importante em qualquer plano de negócios é o estudo de impacto ambiental. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 11 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá • Qualidade de vida: nos primórdios da administração, não havia muitas preocupações com os funcionários. Atualmente, dados os resultados de pesquisas e experiências re- alizadas em várias empresas, as organizações preocupam-se em fornecer assistência médica e psicológica para os funcionários. A educação e aperfeiçoamento dos funcio- nários também se tornaram alvo das organizações, assim como o bem-estar da família dos funcionários. 005. Estruturas organizacionais enxutas e emprego e carreiras estáveis são paradigmas tra- dicionais da Administração. Estruturas organizacionais enxutas é paradigma do terceiro milênio. Já emprego e carreiras estáveis, sim, são paradigmas tradicionais. Errado. 2.3. ÁrEas da administraçãO As funções de uma organização representam o conjunto de processos que aplicam um re- curso da organização. Cada função realizada dentro de uma organização acontece em uma área funcional (setor). Em suma, as áreas funcionais são espaços de administração dos recursos. Uma divisão bem didática dessas áreas pode ser assim resumida: Áreas funcionais fim: • Marketing • Produção Áreas funcionais meio: • Administração financeira • Administração de materiais • Administração de recursos humanos • Administração de serviços • Gestão empresarial Vejamos, agora, um panorama geral de cada uma dessasáreas funcionais. Área Funcional: Marketing Produto: • Desenvolvimento dos produtos atuais O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 12 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá • Lançamento de novos produtos • Estudo de mercado • Forma de apresentação • Embalagem Distribuição: • Expedição • Venda direta • Venda por atacado Promoção: • Material promocional • Promoção • Publicidade • Propaganda • Amostra grátis Preços: • Estudos e análises • Estrutura de preços, descontos e prazos Área Funcional: Produção Fabricação: • Processo produtivo • Programação • Controle Qualidade: • Programação • Controle Manutenção: • Preventiva • Corretiva Área Funcional: Administração Financeira Planejamento de recursos financeiros: • Orçamentos • Programação das necessidades de recursos financeiros O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 13 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá • Projeções financeiras • Análise do mercado de capitais Captação de recursos financeiros: • Títulos • Empréstimos e financiamentos • Administração de contratos Gestão dos recursos disponíveis: • Pagamentos • Recebimentos • Operações bancárias • Fluxo de caixa • Acompanhamento do orçamento financeiro Seguros: • Análise do mercado securitário • Contratação de apólices • Administração de apólices • Liquidação de sinistros Contábil: • Contabilidade patrimonial • Contabilidade de custos • Contabilidade geral Área Funcional: Administração de Materiais Planejamento de materiais e equipamentos: • Programação das necessidades de materiais e equipamentos • Análise de estoques • Normatização e padronização • Orçamento de compras Aquisições: • Seleção e cadastramento de fornecedores • Compras de materiais e equipamentos • Contratação de serviços e obras O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 14 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Gestão de materiais e equipamentos: • Inspeção e recebimento • Movimentação de materiais • Alienação de materiais e equipamentos • Controle de estoques • Distribuição e armazenagem dos materiais e equipamentos Área Funcional: Administração de Recursos Humanos Planejamento: • Programação de necessidades de pessoal • Análise de mercado de trabalho • Pesquisa de recursos humanos • Orçamento de pessoal Suprimento do quadro: • Cadastramento de candidatos a emprego • Recrutamento • Seleção • Registro e cadastramento • Contratação de mão de obra de terceiros Gestão de recursos humanos: • Movimentação de pessoal • Cargos e salários • Controle de pessoal • Acompanhamento de orçamento de pessoal • Relações com sindicatos Desenvolvimento de recursos humanos: • Avaliação de desempenho • Acompanhamento de pessoal • Treinamento Pagamentos e recolhimentos: • Folha de pagamento • Encargos sociais • Rescisões de contratos de trabalho • Auxílios O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 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A função financeira abrange decisões de investimento, financiamento, controle, destina- ção dos resultados através da seleção de alternativas para aplicação dos resultados finan- ceiros da organização. A gestão financeira administra os investimentos iniciais, os custos fixos, os impostos, as co- missões, a margem de contribuição, o ponto de equilíbrio, o lucro, o estoque inicial, o capital de giro e a taxa de retorno sobre os investimentos. Certo. 3. administradOr 3.1. cOncEitO O termo administrador está especificamente relacionado ao exercício da função adminis- trativa por um membro que integra a estrutura hierárquica de uma organização. A profissão do administrador é abrangente e alcança várias áreas, requerendo uma extensa gama de funções e habilidades. O administrador é responsável por fazer as coisas aconte- cerem da forma adequada, a fim de gerar resultados positivos para a organização. Esse é o profissional que precisa ver mais longe que os outros membros da organização, pois ele deve visualizar os objetivos que deverão ser alcançados. Além disso, o administrador precisa lidar constantemente com pessoas que lhe são subor- dinadas ou superiores. É um agente de mudança dentro das organizações e um educador, no sentido de que suas ações modificam o comportamento e a atitude das pessoas. 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Inicialmente, é preciso destacar que as organizações, segundo Chiavenato (2007)7, po- dem ser analisadas sob o prisma de três diferentes partes ou níveis hierárquicos: o nível institucional ou estratégico, o nível tático, mediador ou gerencial e o nível operacional ou técnico. Preferimos chamá-los, respectivamente, de nível institucional, nível intermediário e nível operacional. Nível Institucional É o nível estratégico; corresponde ao mais elevado da empresa, composto pelos diretores, proprietários ou acionistas e altos executivos. Nele estão o presidente e os diretores responsá- veis pelos assuntos globais da empresa, incluindo também todos aqueles que proporcionam suporte direto para o pessoal do topo (como secretárias, assistentes etc.). Em algumas em- presas, o nível institu cional envolve também o conselho administrativo, como é na maioria dos casos de sociedades anônimas. O nível institucional constitui o nível mais elevado e envolve as pessoas e os órgãos que definem os objetivos empresariais e as estratégias globais necessárias para atingi-los adequa- damente. Daí ser o componente estratégico: ao visualizar o cenário ambiental e suas condi- ções, o nível estratégico traça ou procura traçar as manobras empresariais necessárias para neutralizar as ameaças e coações que ocorrem no ambiente e que trazem inseguranças, para tratar com as contingências ambientais que trazem incerteza e para aproveitar as situações favoráveis que trazem oportunidades ao ambiente. Ele é o responsável pela definição dos ob- jetivos e das estratégias da empresa e pelas principais decisões empresariais. É o nível que faceia o ambiente externo, extremamente vasto e mutável que circunda e en- volve a empresa. Daí ser o mais periférico. Além de estar voltado para os objetivos do negócio e para os interesses do grupo dominante, o nível institucional é predominantemente extrover- sivo, isto é, voltado para a realidade ambiental externa. Em outros termos, é constituído pelas camadas da empresa expostas ao ambiente e que estão situadas na periferia organizacional e na interface com a realidade externa que a em- presa precisa atender. É o nível que mantém contato e interação com as forças ambientais. Portanto, lida com a incerteza exatamente pelo fato de não ter poder ou controle algum sobre os eventos ambientais presentes e muito menos capacidade de prever com razoável precisão os eventos ambientais futuros. 6 KATZ, R. L. Skills of an Efetive Administrator. In: Harvard Business Review, jan./fev. 1955, p. 33-42. 7 CHIAVENATO, I. Administração: teoria, processo e prática. São Paulo: Elsevier, 2007. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 18 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Nível Intermediário É também chamado mediador ou gerencial e está colocado entre o institucional e o opera- cional. Cuida da articulação interna entre os dois níveis que respectivamente estão colocados no topo e na base da organização empresarial. Trata-se da linha do meio de campo. Cuida tam- bém da escolha e captação dos recursos necessários, bem como da distribuição e colocação do que foi produzido pela empresa nos diversos segmentos do mercado. É o nível que lida com os problemas de adequação das decisões tomadas no nível institu- cional com as operações realizadas no nível operacional. Geralmente, por ser intermediário, é geralmente composto pela média administração da empresa, isto é, pelas as pessoas ou os órgãos que transformam as estratégias elaboradas para atingir os objetivos empresariais em programas de ação, pois o nível institucional está geralmente ligado ao nível operacional por uma cadeia de administradores de linha média com autoridade formal. Essa cadeia de auto- ridade é em escala, pois liga, por meio de uma linha simples, o topo à base da organização, fazendo com que cada subordinado tenha apenas um superior. Nível Operacional É também denominado nível técnico ou núcleo técnico; está localizado nas áreas inferio- res da empresa. Quanto ao seu funcionamento, vale destacar que esse nível está relacionado aos problemas ligados à execução cotidiana e eficiente das tarefas e operações da empresa. Por isso, quase que exclusivamente, é orientado para as exigências impostas pela natureza da tarefa técnica a ser executada, com os materiais a serem processados e com a cooperação de numerosos especialistas necessários ao andamento dos trabalhos. Basicamente, é o nível em que as tarefas são executadas e as operações realizadas: en- volve o trabalho básico relacionado diretamente com a produção dos produtos ou serviços da empresa. Geralmente, o nível operacional é composto pelas áreas encarregadas de programar e executar as tarefas e operações básicas da empresa. É nele que estão as máquinas e os equipamentos, as instalações físicas, as linhas de montagem, os escritórios, os balcões de atendimento etc., cujo funcionamento deve atender a determinadas rotinas e procedimentos programados dentro de uma regularidade e continuidade que assegurem a utilização plena dos recursos disponíveis e a máxima eficiência das operações. Esses níveis estão presentes em todas as funções administrativas (planejamento, organi- zação, direção e controle), as quais estão inter-relacionadas, sendo necessário a execução de cada uma delas para que se possam obter os resultados desejados. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 19 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá 007. O nível mais periférico de uma organização é o estratégico. Periférico, nesse contexto, significa dizer mais sintético, mais amplo. Logo, periférico é aquele que aborda a organização como um todo. Certo. Pois bem! O autor lista 4 competências duráveis do administrador, são elas: • Conhecimento: é o saber acumulado pela aprendizagem. Representa hoje a maior ri- queza do mundo moderno. Para tanto, o administrador deve ter capacidade de aprender cada vez mais e mais rapidamente. Além disso, aprender continuamente, fazendo com que toda experiência pessoal seja convertida em conhecimento. • Habilidade: é o saber fazer. Em outras palavras, é a capacidade de aplicar o conheci- mento adquirido seja na solução de problemas, na melhoria da situação ou em inovação para fazer algo completamente novo e diferente. Chiavenato (2000)8, expondo a ideia principal de Robert L. Katz e conjugando o entendimento da maioria dos autores, ainda considera que existem três tipos de habilidades importantes para que o desempenho administrativo seja bem-sucedido: − Habilidades técnicas: envolvem o uso de conhecimento especializado e facilidade na execução de técnicas relacionadas ao trabalho e aos procedimentos de realiza- ção. As habilidades técnicas estão ligadas ao fazer, isto é, com o trabalho com “coi- sas”, como processos materiais ou objetos físicos e concretos. É muito importante para o nível operacional. Logo, as habilidades técnicas são mais importantes para os gerentes de primeira linha e para os trabalhadores operacionais. − Habilidades humanas: estão relacionadas ao trabalho com pessoas e se referem à facilidade de relacionamento interpessoal e grupal. Envolvem a capacidade de comunicar, motivar, coordenar, liderar e resolver conflitos pessoais ou grupais. São imprescindíveis para o bom exercícioda liderança organizacional. Logo, importante para todos os níveis gerenciais. − Habilidades conceituais: envolvem a visão da organização ou da unidade organi- zacional como um todo, a facilidade em trabalhar com ideias e conceitos, teorias e abstrações. Um administrador com habilidades conceituais está apto a compreen- der as várias funções da organização e complementá-las entre si, como, por exem- plo, a organização se relaciona com seu ambiente e como as mudanças em uma parte da organização afetam o restante dela. As habilidades conceituais estão re- 8 CHIAVENATO, I. Administração nos Novos Tempos. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2000. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 20 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá lacionadas ao ato de pensar, raciocinar, diagnosticar situações e formular alternati- vas de solução para os problemas. Logo, são imprescindíveis aos administradores de cúpula (alta gerência). Habilidades TÉCNICAS Habilidades HUMANAS Relacionamento interpessoal e grupal; comunicação Relacionadas com o fazer Importante para o nível operacional Importante para todos os níveis gerenciais Habilidades CONCEITUAIS Visão da organização como um todo; tomada de decisão Importante para os administradores de cúpula • Julgamento: é o saber analisar cada situação. Obter dados e informação a respeito e ter espírito crítico suficiente para ponderar com equilíbrio, definir prioridades e tomar decisões a respeito. • Atitude: é o saber fazer acontecer. Envolve uma atitude empreendedora no sentido de sair da zona de conforto, assumir riscos e lutar para atingir um determinado objetivo ou resultado. 008. São habilidades conceituais saber conceituar os produtos e serviços da organização. Nada disso. Muito simples essa definição! As habilidades conceituais envolvem perceber a organização como um todo, ou seja, entender a totalidade. Errado. 009. O planejamento estratégico, um dos princípios da racionalidade administrativa, requer que seus executores tenham alto nível de habilidades técnicas. O planejamento estratégico requer que seus executores tenham alto nível de habilidades con- ceituais. As habilidades técnicas são requeridas no nível operacional. Errado. Ainda, é importante destacar a visão do autor Antônio Cury (2010)9. Ressalta-se que essa visão é pouco usual no ambiente organizacional, que ainda prefere a divisão em três níveis. 9 CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas, 2010. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 21 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá No entanto, segundo esse autor, os níveis administrativos são resumidos em 4: (1) Admi- nistração estratégica, (2) Administração de cúpula de produção e administração setorial, (3) Administração funcional e (4) Administração de supervisão. Em suma, temos o seguinte, de cima para baixo: 1) Administração estratégica: definição das políticas e estabelecimento de estratégias e diretrizes com lógica de sistema aberto. Planos gerais, visando fins. 2) Administração de cúpula de produção e administração setorial: tradução das políticas, estratégias e diretrizes em objetivos setoriais. Planos direcionais, visando adequar meios a fins. 3) Administração funcional: definição a partir dos objetivos setoriais das metas a serem desenvolvidas pelos órgãos subordinados. Planos instrumentais. 4) Administração de supervisão: realização de atividades e tarefas com lógica de sistema fechado. Planos operacionais. 3.3. papéis dO administradOr Um tema muito comum em provas de concursos públicos trata dos 10 papéis específicos do administrador identificados por Henry Mintzberg10, que são divididos em três categorias: interpessoal, informacional e decisorial. Os papéis interpessoais representam as relações com outras pessoas e estão relaciona- dos às habilidades humanas. Mostram como o administrador interage com as pessoas e in- fluencia seus subordinados. Os papéis interpessoais advêm diretamente do status e da auto- ridade formal dos gerentes: eles precisam representar a organização em cerimoniais e atos internos e externos, fazer contatos e liderar pessoas. São papéis interpessoais: • Representação/Símbolo (figura de proa-chefe): papel desempenhado em atos e ceri- moniais formais. • Líder: responsável pelo trabalho de outras pessoas. Como os administradores trabalham com e por meio de outras pessoas, são responsáveis tanto pelos atos dos subordinados quanto pelos próprios. De fato, o sucesso ou o fracasso dos subordinados é medida direta de seu próprio sucesso ou fracasso. Como os dirigentes contam com subordina- dos e outros recursos, devem realizar mais do que os não dirigentes. Isso significa ser responsável pela motivação e atuação dos funcionários, além de ser responsável pela assessoria, treinamento e deveres associados. • Contato/Elemento de Ligação: é feito por meio do estabelecimento de uma rede de con- tatos com chefes, subordinados, pares e pessoas de fora da organização. Os papéis informacionais, por sua vez, descrevem as atividades para manter e desenvolver uma rede de informações. Mostram como o administrador intercambia e processa a informa- ção. Os papéis informacionais são resultados dos contatos interpessoais. Os gerentes podem 10 MINTZBERG, H. The nature of managerial work. New York: Harper Collins Publishers, 1973. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 22 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá não saber tudo, mas tipicamente são bem mais informados do que os subordinados. Eles acessam um conjunto tão variado de informações, que se tornam o centro nervoso da unidade organizacional. São papéis informacionais os de: • Monitor/Coletor: por meio de seus contatos dentro e fora da organização, o gerente busca informações constantemente e monitora o ambiente intra e extraorganizacional. • Disseminador: como elo privilegiado da rede organizacional, o gerente funciona como disseminador de informações aos subordinados, principalmente sobre as táticas e as estratégicas. • Porta-voz: o gerente leva informações da organização para fora da sua unidade ou para o ambiente externo. Já os papéis decisórios envolvem eventos e situações em que o administrador deve fazer uma escolha ou opção. Esses papéis requerem tanto habilidades humanas como conceituais. Mostram como o administrador utiliza a informação em suas decisões. O gerente estabelece uma rede de relações, por meio das quais busca informações para tomar decisões. São quatro os papéis decisórios propostos: • Empreendedor: o gerente monitora o ambiente para melhorar sua unidade e promover as alterações necessárias, de forma a adaptá-la às mudanças identificadas no meio ambiente. Para a execução de seus projetos, ele pode utilizar delegação, autorização e supervisão dos subordinados. • Solucionador de Distúrbios ou Problemas: o gerente age involuntariamente, geralmente sob pressão, para resolverproblemas e crises. • Alocador de Recursos/Administrador de Recursos: esse papel reflete as decisões estra- tégicas da organização e da unidade. Como autoridade formal, o gerente decide como e onde serão alocados os recursos em sua unidade. • Negociador: para concretizar suas estratégias, o gerente realiza negociações tanto com pessoas de dentro, como de fora da organização. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 23 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Papéis do Administrador Interpessoais Informacionais Representação/Símbolo Líder Contato/Elemento de Ligação Monitor/Coletor Disseminador Porta-voz Decisórios Empreendedor Solucionador de Distúrbios ou Problemas Alocador ou Administrador de Recursos Negociador Obs.: � O autor Henry Mintzberg, ao contrário de Robert L. Katz, identificou um maior número de habilidades que um grande administrador deve ter: 8 habilidades que estão rela- cionadas aos 10 papéis gerenciais criados pelo autor. Espera aí... não são 10 habi- lidades? Não! Não confunda os papéis com as habilidades. Os papéis é que são em número de 10. � Pois bem! Vejamos as 8 habilidades listadas pelo autor: � 1) Relacionamento com os colegas - mesmo nível hierárquico; � 2) Liderança - orientação, motivação, uso da autoridade; � 3) Resolução de conflitos - produz tensão e exige tolerância; � 4) Processamento de informações - habilidades de comunicação; � 5) Tomar decisões em condições de ambiguidades - saber decidir e lidar com proble- mas diversos; � 6) Locação de recursos - recursos são sempre escassos; � 7) Empreendedorismo - busca de problemas e oportunidades; � 8) Introspecção - reflexão e autoanálise. � Já os 10 papéis são os seguintes: � Interpessoais: � 1) Representação/Símbolo; � 2) Líder; � 3) Contato/Elemento de Ligação. � Informacionais: � 4) Monitor/Coletor; � 5) Disseminador; � 6) Porta-voz. 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Eficiência, EficÁcia E EfEtividadE Os primeiros teóricos e formuladores da Administração, como Taylor, Gilbreth, Gantt, Ford e Fayol, voltaram seus estudos para elevar a produtividade. A elevação da produtividade, sempre vista como um dos grandes objetivos da gerência, é um dos principais objetos de estudo da administração (KOONTZ, 1964)11. Praticamente todas as teorias da administração, do “Taylorismo” até o “Toyotismo” dos tempos presentes, concentram grande parte de suas atenções na busca de métodos, sistemas e formas de organização que sejam capazes de elevar a produtividade. Obs.: � Considere o seguinte: é no trabalho que se realiza a criação de valor. Assim ocorre quando, pela habilidade ou esforço físico, uma peça de madeira, por exemplo, é trans- formada, pelo trabalho, em uma mesa ou uma janela. Ou quando um novo hardware é criado a partir de peças e componentes básicos, com a integração sistêmica produzi- da pela habilidade mental do trabalhador. � Em ambas as situações, dá-se uma agregação de valor sobre a base material da pro- dução, seja na peça de madeira que é transformada em mesa, seja nos componentes e peças que são transformados em novo hardware. Obs.: � Essas agregações refletem no preço – expressão monetária do valor –, pois não se compra uma mesa pelo preço de uma peça de madeira com que ela será fabricada. Essas agregações de valor, portanto, são realizadas pelo trabalho. 11 KOONTZ, H. Princípios de administração. São Paulo: Livraria Pioneira Editora, 1964. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 25 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Assim, elevar a produtividade significa produzir uma massa de valor alta ao menor custo financeiro possível. Do ponto de vista do capital, é certamente um objetivo primordial. É dentro dessa ideia de produtividade que encontramos três conceitos importantes e sem- pre recorrentes em provas de concursos público: eficiência, eficácia e efetividade. A eficiência, a eficácia e a efetividade são conceitos relacionados entre si, porém, com significados distintos. A eficiência é a dimensão do desempenho expressa pela relação do processo envolvido, seu meio, seu método, seu procedimento. Assim, possui foco interno e se refere à realização de algo com o mínimo de esforço, custo ou desperdício. A eficácia é a dimensão do desempenho expressa pelo alcance dos objetivos ou metas, independentemente dos processos ou dos custos implicados. Possui foco externo e refere-se aos resultados, metas e objetivos. A efetividade é a dimensão do desempenho que representa a relação entre os resultados alcançados e as transformações ocorridas (grau de qualidade do resultado). Possui foco ex- terno e refere-se aos impactos. Em suma, temos: • Eficiência: é quando algo é realizado da melhor maneira possível, ou seja, com menos desperdício ou em menor tempo - método ou modo certo de fazer as coisas. • Eficácia: é quando um projeto/produto/pessoa atinge o objetivo ou a meta - fazer as coisas certas. • Efetividade: é a capacidade de fazer uma coisa (eficácia) da melhor maneira possível (eficiência) - congrega os pontos positivos dos conceitos de eficiência e de eficácia. Obs.: � Eficiência não é simplesmente reduzir custos, mas sim a melhor relação entre esses custos e o que se quer produzir. Por exemplo, determinada organização que resolva efetuar cortes com pessoal poderá perder sua eficiência. As bancas e os teóricos, com frequência, costumam enfatizar a grande celeuma entre os termos “eficiência” e “eficácia”. Vejamos um exemplo que pode ajudar na relação e identificação desses conceitos: João e Maria são vendedores externos e, individualmente, alcançaram as metas de vendas determinada para certo período. No entanto, Maria gastou 30% menos combustível. Resultado: ambos foram eficazes (atingiram o resultado esperado, independentemente dos custos envolvidos), mas Maria foi mais eficiente (considerando os custos envolvidos). Ainda, outro exemplo prático de aplicação dos conceitos de eficiência e eficácia: Foi constatado um vazamento de água no escritório da diretoria. O primeiro funcionário, ime- diatamente, correu atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água do O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 26 de 89www.grancursosonline.com.brIntrodução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá ambiente. Um segundo funcionário observou toda a sala para encontrar a origem do vaza- mento. Concluiu que vinha exclusivamente do banheiro instalado dentro da sala. Lá dentro percebeu que a torneira estava aberta e simplesmente a fechou, eliminando todo o problema de vazamento. Nesse caso, temos que o primeiro funcionário foi eficiente, ou seja, fez certo a coisa (fez certo em retirar a água ocasionada pelo vazamento); já o segundo funcionário foi eficaz, ou seja, fez a coisa certa (fez a coisa certa em estancar o problema na sua origem). Daft (2003)12 diz que a eficiência é um conceito mais limitado do que eficácia porque diz respeito aos trabalhos internos de uma organização. Assim, administrar uma organização de forma eficiente é saber identificar e lidar com os diversos tipos de recursos e dimensioná-los para o atendimento de suas necessidades. Segundo Chiavenato (2010)13, os recursos organi- zacionais podem ser classificados em cinco grupos: • Recursos físicos ou materiais: são os recursos necessários da organização, seja prestar serviços especializados, seja produzir bens ou produtos. • Recursos financeiros: refere-se ao dinheiro sob a forma de capital, fluxo de caixa (entra- das e saídas), empréstimos, financiamentos, crédito etc. • Recursos humanos: são as pessoas que ingressam, permanecem e participam da orga- nização, qualquer que seja o nível hierárquico ou sua tarefa. • Recursos mercadológicos: constituem os meios que fazem com que a organização lo- calize, entre em contato e influencie os seus clientes e usuários. • Recursos administrativos: constituem todos os meios que compõem a organização, planejamento, direção e controle das atividades organizacionais. Já a eficácia, segundo Chiavenato (2010), pode ser definida como: [...] o grau em que a organização realiza seus objetivos. Eficácia é um conceito abrangente. Ele implicitamente leva em consideração um leque de variáveis tanto do nível organizacional como do departamental. A eficácia avalia a extensão em que os múltiplos objetivos – oficiais ou operativos – foram alcançados. Nesse rumo, podemos relacionar três abordagens contingenciais do termo eficácia: • A abordagem de metas visa identificar as metas de resultados a que uma organização se propõe e avalia o quanto ela está sendo alcançada. • A abordagem baseada em recursos considera que o sucesso da organização deve ser avaliado pela forma de obtenção e gerenciamento dos recursos materiais, financeiros, humanos, de conhecimento e de tecnologia disponíveis. 12 DAFT, R. L. Organizações: teoria e projetos. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003. 13 CHIAVENATO, I. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 27 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá • A abordagem do processo interno tem como medida o índice de saúde e de eficácia interna da organização. Vejamos alguns outros exemplos interessantes citados por Chiavenato (1994)14, que esta- belecem algumas relações entre os conceitos de eficiência e eficácia: • Eficiência é ir à igreja, enquanto eficácia é praticar os valores religiosos. • Eficiência é orar, enquanto eficácia é ganhar o céu. • Eficiência é jogar futebol com arte, enquanto eficácia é ganhar o jogo. O autor Peter Ferdinand Drucker, considerado o pai da administração moderna, afirmou que não existe coisa mais inútil do que fazer com grande eficiência as coisas que não precisam ser feitas. Isso porque eficiência é fazer as coisas bem, enquanto eficácia é fazer as coisas certas. Logo, a confusão entre esses conceitos resulta em fazer bem coisas que não precisa- riam ser feitas. Para você não errar mais nenhuma questão sobre o tema, vejamos um quadro comparativo entre os três conceitos: CUSTO EFICIÊNCIA Fazer corretamente EFICÁCIA RESULTADO Fazer o que deve ser feito EFETIVIDADE Utilizar produtivamente os recursos Capacidade de atingir objetivos IMPACTO Fazer corretamente o que deve ser feito Capacidade de transformar a situação existente Custo-benefício Cumprir metas Mínimo de perdas ou desperdícios Realizar o que foi proposto Mudança e desenvolvimento Relação entre a produção e a capacidade de produzir Por fim, vale destacar, ainda, alguns conceitos e exemplos práticos apresentados no Guia Referencial para Medição de Desempenho na Administração Pública: • Eficiência é a relação entre os produtos/serviços gerados com os insumos utilizados, relacionando o que foi entregue e o que foi consumido de recursos, usualmente sob a forma de custos ou produtividade. Por exemplo: uma campanha de vacinação é mais eficiente quanto menor for o custo da campanha, mantendo-se os objetivos propostos. 14 CHIAVENATO, I. Recursos humanos na Empresa: pessoas, organizações e sistemas. 3. ed. São Paulo: Atlas, 1994. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 28 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá • Eficácia é a quantidade e qualidade de produtos e serviços entregues ao usuário (be- neficiário direto dos produtos e serviços da organização). Por exemplo, se, na mesma campanha citada, a meta de vacinação é imunizar 100.000 crianças e este número foi alcançado ou superado, a campanha foi eficaz. • Efetividade são os impactos gerados pelos produtos, serviços, processos ou projetos. A efetividade está vinculada ao grau de satisfação ou ainda ao valor agregado, à transfor- mação produzida no contexto em geral. Por exemplo, se uma campanha de vacinação realmente imunizar e diminuir a incidência de determinada doença entre as crianças, a campanha foi efetiva. • Economicidade está alinhada ao conceito de obtenção e uso de recursos com o menor ônus possível, dentro dos requisitos e da quantidade exigida, gerindo adequadamente os recursos financeiros e físicos. 011. Se determinada empresa executa suas atividades cotidianas corretamente, com um mí- nimo de custos ou desperdício, então essa empresa deve ser considerada como eficaz. Eficiência é fazer certo, com utilização racional dos insumos na produção tanto de bens como na prestação de serviços. Logo, com base nessas informações, a empresa em questão deve ser considerada eficiente, e não eficaz. Errado. 012. A avaliação de efetividade de políticas públicas está intrinsecamente associada com a otimização do desempenho de instituições e programas. A otimização de desempenho se relaciona com eficiência, e não efetividade. A efetividade o exame da relação entre a implementação de determinado programa e os seus impactos. Errado. 5. prOcEssO administrativO – funçõEs dE administraçãO: planEjamEntO, OrganizaçãO, dirEçãO E cOntrOlE O processo organizacional, também chamado de processo administrativo, busca explicar como as várias funções administrativas são desenvolvidas no ambiente das organizações. Trocando em miúdos, todo assunto que você estuda em Administração está inserido em algu- ma dessas funções. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.brhttps://www.grancursosonline.com.br 29 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Assim, temos que entender que essas funções são partes menores do processo organiza- cional; são subdivisões que facilitam a compreensão de cada tema administrativo. Pois bem, e como ocorre essa subdivisão? Contemporaneamente, consideramos como funções administrativas as funções de plane- jar, organizar, dirigir e controlar. No entanto, essas funções administrativas, hoje conhecidas, são uma evolução da Teoria Clássica da Administração, idealizada por Fayol. Esse teórico, em seu tempo, considerou as seguintes funções (chamadas de POC3): • Previsão ou Planejamento: estabelece os objetivos da organização, especificando a for- ma como serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um pla- no de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização das demais. • Organização: forma de coordenar todos os recursos da organização, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento esta- belecido. • Comando: faz com que os subordinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam claramente definidas, ou seja, que a forma como admi- nistradores e subordinados se influenciam esteja explícita, assim como o grau de parti- cipação e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos. • Coordenação: capacidade de integrar, com método e ordem, os diversos conhecimen- tos, atividades e pessoas alocadas em um processo, projeto ou sistema, a fim de pro- porcionar seu desenvolvimento harmonioso, estabelecendo prioridades e sequência de atividades. A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a organização, almejando as metas traçadas. • Controle: controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam as- segurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a organização espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. Para uma melhor visualização, vamos identificar a evolução do processo organizacional. Perceba que cada autor adota uma nomenclatura própria, sem distanciar do sentido geral de cada uma das funções administrativas. Observe: O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 30 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá FAYOL URWICK GULICK KDONTZ E O’DONNELL NEWMAN DALE Prever Investigação Previsão Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento Planejamento Organizar Organização Organização Organização Organização Organização Comandar Comando Administração de Pessoal Direção Designação de Pessoal Liderança Direção Coordenar Coordenação Coordenação Direção Controlar Controle Informação Orçamento Controle Controle Controle É importante destacar que essas funções do administrador que formam o processo admi- nistrativo (ou processo organizacional) são mais que uma sequência cíclica, pois estão intima- mente relacionadas em uma interação dinâmica. Portanto, o processo administrativo é cíclico, dinâmico e interativo. As funções administrativas de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar (PODC), quando con- sideradas em um todo integrado, formam o processo administrativo, mas quando considera- das isoladamente, constituem as funções administrativas. Obs.: � Precisamos ficar atentos às diferenças doutrinárias! Alguns autores adaptam as fun- ções da tipologia elaborada por Fayol. Fayol considerou as seguintes funções (chama- das de POC3): � 1) Prever ou Planejar � 2) Organizar � 3) Comandar � 4) Coordenar � 5) Controlar � Maximiano (1992)15, por exemplo, também cita cinco funções, alterando o comando por liderança e coordenação por execução: � 1) Planejamento � 2) Organização � 3) Liderança � 4) Execução � 5) Controle 15 MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. 3. ed. São Paulo: Editora Atlas, 1992. O conteúdo deste livro eletrônico é licenciado para Rubens Sérgio - 60464407346, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a sua reprodução, cópia, divulgação ou distribuição, sujeitando-se aos infratores à responsabilização civil e criminal. https://www.grancursosonline.com.br https://www.grancursosonline.com.br 31 de 89www.grancursosonline.com.br Introdução à Administração e Funções Administrativas ADMINISTRAÇÃO GERAL Adriel de Sá Obs.: � Mas, voltando à tipologia mais comum em provas, vejamos um resumo que podemos considerar como ações dentro de cada uma dessas funções: PLANEJAMENTO Decisão sobre missão e formulação de objetivos ORGANIZAÇÃO Alocar recursos e atividades para atingir os objetivos DIREÇÃO Designar pessoas e preencher cargos CONTROLE Definição de padrões Definição de planos para alcance dos objetivos Programação de atividades Atribuições de autoridade e responsabilidade Comunicação, liderança e motivação do pessoal Correção de desvios Garantir a conformidade do planejamento Dividir o trabalho e designar as atividades Agrupar as atividades em órgãos e cargos Coordenação de esforços em direção aos objetivos Monitorar o desempenho Assim, o primeiro passo é planejar; o segundo, organizar; o terceiro, dirigir; e, depois, con- trolar. Lembra-se que dissemos que esse processo é cíclico? Pois é! Depois do controle, sem- pre haverá ajustes necessários, por mínimos que sejam. Daí eu reproduzo esse ajuste no meu planejamento e sigo para o processo de organizar, depois dirigir, depois controlar, e por aí vai! Segundo Sobral e Peci (2008)16, as funções de planejamento, organização, direção e con- trole variam, em termos de importância e intensidade, de acordo com o nível hierárquico do gestor. Assim, à medida que sobem na hierarquia organizacional, os administradores planejam mais e dirigem menos, pois suas atividades estão mais relacionadas com o estabelecimento de objetivos e estratégias e menos relacionadas com a liderança e a motivação dos subordina- dos na execução de alguma tarefa. Portanto, embora todos os administradores desempenhem as quatro funções da gestão, o tempo que se dedicam a cada uma delas é variável. Agora, vamos ver um esquema que revela a relação direta das funções de planejar e con- trolar e das funções de organizar e dirigir como um processo cíclico: 16 SOBRAL, F.; PECI, A. Administração: teoria e prática no contexto brasileiro. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2008. 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Trata-se de um modelo para ação futura. • A função organização é responsável pela criação de uma estrutura organizacional, por meio da qual se define o trabalho
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