Tipos de documentos fiscais - EAD senac

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Técnico em Contabilidade
Tipos de documentos fiscais
Neste conhecimento, você conhecerá os seguintes tipos de documentos
fiscais: nota fiscal, nota fiscal eletrônica, nota fiscal de serviço e nota fiscal de
serviço eletrônica, conhecimento de transporte eletrônico, nota fiscal do consumidor
eletrônica e guias de pagamento.
Nota fiscal
De acordo com o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas
(Sebrae, 2020), a nota fiscal representa um documento legal que comprova a
operação de uma mercadoria entre clientes e fornecedores.
A nota fiscal possibilita a validade jurídica que apresenta de modo
transparente e inquestionável uma compra ou prestação de um serviço. Ao emitir um
documento fiscal, uma empresa garante o direito do recebimento da mercadoria que
foi comercializada, gerando, dessa forma, a obrigação de fornecer produtos e
serviços.
Mediante a emissão da nota fiscal, os órgãos competentes pela fiscalização
poderão analisar a receita auferida pela empresa emissora, conferindo assim se a
tributação foi realizada adequadamente. Sem a comprovação de emissão de notas
fiscais, a empresa pode estar enquadrada como ilegal diante de suas obrigações,
possibilitando que ocorram punições pelos órgãos fiscalizadores.
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A nota fiscal é um documento fiscal cuja finalidade é documentar a
transferência de mercadoria de uma atividade comercial por uma empresa para a
pessoa física ou jurídica. Ela visa a apresentar todas as informações da empresa
que está comercializando, os dados do comprador e as especificações da
mercadoria, considerando valores. Por meio da nota fiscal, também é possível
registrar a prestação de serviços que uma empresa realiza para a pessoa física ou
pessoa jurídica.
Uma nota fiscal poderá também cancelar a validade de outra nota fiscal, em
decorrência de devolução dos produtos oriundos de indústria, demais
cancelamentos ou ainda por cancelamento de prestação de serviços (contábeis).
A partir do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), a nota fiscal
eletrônica ganhou força, a fim de eliminar a sonegação fiscal por empresas por meio
do cruzamento de informações (RECEITA FEDERAL DO BRASIL, 2021).
Nota fiscal eletrônica
A nota fiscal eletrônica (NF-e) teve origem em um projeto criado pela Secretaria
de Fazenda dos Estados e pela Receita Federal do Brasil, mediante a assinatura do
Protocolo ENAT n.º 03/2005.
O projeto se justificou pela urgência em investimento público direcionado à
integração do processo de controle fiscal, o que permite, segundo a Receita Federal
do Brasil (2021):
Aprimoramento do intercâmbio e compartilhamento da informação entre
os Fiscos
Diminuição dos custos e impedimentos burocráticos, possibilitando que
as obrigações sejam atendidas, assim como o pagamento de impostos
e contribuições
Consolidação do monitoramento e da fiscalização
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Por meio do projeto da NF-e, surgiram benefícios e vantagens, conforme
segue, de acordo com a Receita Federal do Brasil (2021):
Elevação da confiança sobre a nota fiscal
Aprimoramento no processo de controle das notas fiscais recolhidas
mediante fiscalização de mercadorias em trânsito
Redução da sonegação e ampliação da arrecadação
Apoio aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da
Receita Federal e de outras secretarias de fazendas estaduais
Consolidação da integração entre Fiscos, permitindo a fiscalização
efetuada pelas administrações tributárias em decorrência do
compartilhamento das informações da NF-e
Agilidade na consulta às informações
Redução ou eliminação do uso do papel
Maximização da produtividade da auditoria mediante a eliminação dos
métodos para o recolhimento dos arquivos
Oportunizar o cruzamento das informações
A nota fiscal eletrônica, de acordo com o Serasa Experian (2021), tem o
seguinte conceito:
1. NF-e: É a versão digital do modelo tradicional para produtos ou
mercadorias, emitida e armazenada eletronicamente. Registra a venda de
produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria
Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), expedida junto às
Secretarias Estaduais da Fazenda. Só é válida com Certificado Digital. Também
deve ser utilizada sempre em casos de circulação de mercadorias. Ao emitir a NF-e
para o comprador, a empresa deve enviar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal
(DANFE), que acompanha o produto durante o transporte.
Observe as seguintes instruções para o preenchimento dos campos da NF-e:
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Campos que representam códigos
Campos que representam códigos (CNPJ - Cadastro Nacional da Pessoa
Jurídica, CPF - Cadastro de Pessoas Físicas, CEP - Código de Endereçamento
Postal, CST - Código de Situação Tributária, NCM - Nomenclatura Comum do
Mercosul, EAN - European Article Number etc.) devem ser informados com o
tamanho fixo previsto, sem formatação e com o preenchimento dos zeros não
significativos.
Campos numéricos (valores e quantidades)
Campos numéricos que representam valores e quantidades são de tamanho
variável, respeitando o tamanho máximo previsto para o campo e a quantidade de
casas decimais. O preenchimento de zeros não significativos causa erro de
validação do schema XML (extensible markup language). Os campos numéricos
devem ser informados sem o separador de milhar, com uso do ponto decimal para
indicar a parte fracionária, se existente, respeitando-se a quantidade de dígitos
prevista no leiaute.
Caracteres acentuados e símbolos especiais
O uso de caracteres acentuados e símbolos especiais para o preenchimento
dos campos alfanuméricos deve ser evitado, assim como os espaços informados no
início e no final do campo alfanumérico.
Datas
As datas devem ser informadas no formato “AAAA-MM-DD”.
Legislação aplicável no preenchimento
A forma e a obrigatoriedade de preenchimento dos campos da nota fiscal
eletrônica estão previstas na legislação aplicável para a operação que se pretende
realizar.
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Valor zero ou vazio
Inexistindo conteúdo (valor zero ou vazio) para um campo não obrigatório, a
tag desse campo não deverá ser informada no arquivo da NF-e.
Operações com o exterior
Tratando-se de operações com o exterior, uma vez que o campo CNPJ é
obrigatório não informar o conteúdo deste campo.
Pessoas desobrigadas de inscrição no CNPJ/MF
No caso das pessoas desobrigadas de inscrição no CNPJ/MF, deverá ser
informado o CPF da pessoa, exceto nas operações com o exterior (Encat, 2020).
A nota fiscal eletrônica tem reconhecimento instantâneo pelo sistema da
Secretaria da Fazenda (Sefaz) e, entre outras vantagens, proporciona a diminuição
dos custos e a redução do tempo aplicado na fiscalização da documentação,
facilitando dessa forma o trabalho da Receita Federal do Brasil, que faz uso de
arquivos com extensão XML.
O XML representa um modelo de arquivo que armazena eletronicamente
todas as informações relacionadas à nota fiscal eletrônica. Por meio do XML, a
Receita Federal do Brasil poderá identificar irregularidades, resultando na
fiscalização. A validade do XML é assegurada mediante o certificado digital, que
verifica a segurança dos procedimentos fiscais on-line.
A figura a seguir mostra o logo que representa a nota fiscal eletrônica, que é
reconhecido nacionalmente.
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Figura 1 - Nota fiscal eletrônica
Fonte: . Acesso em: 24 nov. 2021.
A empresa que realiza a emissão da nota fiscal eletrônica originará um arquivo
eletrônico que contempla as informações fiscais da operação comercial e precisará
ser assinado digitalmente, para garantir a integridade dos dados e a autoria do
emissor. O arquivo eletrônico que representa a nota fiscal eletrônica será enviado
pela Internet para a Secretariada Fazenda de jurisdição do contribuinte, que fará
uma análise antecipada do arquivo e elaborará um protocolo de recebimento,
representando a autorização do uso, a qual é essencial ao trânsito da mercadoria.
A nota fiscal eletrônica deve ser transmitida para a Receita Federal do Brasil,
em que estarão arquivadas todas as notas fiscais eletrônicas emitidas. As
Secretarias de Fazenda e a Receita Federal do Brasil permitirão a consulta pela
Internet, mediante chave de acesso do documento eletrônico.
Nota fiscal de serviço
A nota fiscal de serviço representa um documento fiscal que tem por finalidade
registrar e comprovar a prestação de serviço realizada. Os serviços podem ser
prestados pelas empresas às pessoas físicas ou jurídicas.
A nota fiscal de serviço apresenta os dados da empresa que está prestando o
serviço, como, por exemplo, o endereço completo onde a empresa está instalada,
assim como as informações do tomador do serviço. Também deve ser detalhado
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nessa nota, além dos dados da empresa tomadora, o local em que o serviço será
realizado, especificando a cidade ou estado, por exemplo.
Para o preenchimento da nota fiscal de serviço manual, é necessário
apresentar o preenchimento dos itens a seguir, segundo o Site Contábil (2021):
Dados sobre o tomador de serviço
Tomador do serviço: deve ser preenchido com o nome do tomador do
serviço, se pessoa física, ou com a razão social, se pessoa jurídica.
Endereço, cidade e estado: esses dados são referentes ao tomador
de serviço. No campo do endereço, deve ser informado, além da rua ou
avenida, o complemento, como número do estabelecimento, bairro ou
distrito.
CNPJ/CPF: preencher corretamente com o número do CNPJ, se
pessoa jurídica, ou com o número do CPF, se pessoa física.
Inscrição municipal: deverá ser informado nesse campo o número da
inscrição municipal do tomador do serviço.
Dados sobre o serviço
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Data de emissão: preencher com o dia, mês e ano correspondentes à
emissão da nota fiscal.
Quantidade: se o serviço for prestado utilizando-se como forma de
medição a quantidade, esse campo deverá informar a quantidade do
serviço prestado.
Unidade: habitualmente, esse campo não é preenchido, já que, em
casos de serviços que são calculados por hora, esse dado vem
especificado no próximo campo, “Discriminação do Serviço”, porém, se
necessário, deve ser informada a unidade de medida (horas, metros,
quilômetros etc.).
Descrição dos serviços: quadro destinado à descrição do serviço,
permitindo uma perfeita identificação deste, sempre de acordo com o
contrato firmado entre prestador e tomador dos serviços. (Veja ainda
observação no final desta orientação)
Preço unitário: deverá ser informado o preço de venda unitário do
serviço, caso haja essa condição.
Total: deverá ser informado o valor total, ou seja, o valor unitário
multiplicado pela quantidade.
Valor total dos serviços: será preenchido com a soma de todos os
totais dos serviços prestados.
Retenção de ISS na fonte: vários serviços estão sujeitos ao ISS
(Imposto sobre Serviços) retido na fonte, cabendo ao tomador do
serviço a retenção e o recolhimento do valor devido. Para
preenchimento desse campo, é necessário consultar a legislação
vigente, além do contrato de prestação de serviços, no qual deverá
constar expressamente a obrigatoriedade ou não da referida retenção.
Outras retenções: deverá ser informado nesse campo o somatório das
outras retenções a que o serviço está sujeito, tais como IRRF (Imposto
de Renda Retido na Fonte) - 1,0% ou 1,5%; PIS (Programa de
Integração Social)/Cofins (Contribuição para o Financiamento da
Seguridade Social)/CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) -
4,65%, cauções, IRPJ (Imposto de Renda Pessoa
Jurídica/CSLL/PIS/Cofins no caso de órgão público etc. Caso haja
retenção do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), este valor
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deverá ser informado no corpo da nota fiscal, abaixo da Descrição dos
Serviços.
Valor a pagar I - (II + III): deverá ser informado o valor líquido da nota
fiscal de serviço.
A figura 2 demonstra o modelo 4, que corresponde à nota fiscal de serviço
antes de surgir a nota fiscal de serviço eletrônica.
Figura 2 - Nota fiscal de serviço
Fonte: Site Contábil (2021)
NFS-e
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A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) representa um documento fiscal
digital que serve para confirmar a prestação de serviço de uma empresa para a
outra ou mesmo para a pessoa física. A emissão dessa nota muitas vezes ocorre
por empresas de pequeno e médio porte.
A nota fiscal de serviços eletrônica representa um projeto elaborado
integradamente, que envolve a Receita Federal do Brasil e a Associação Brasileira
das Secretarias de Finanças das Capitais (Abrasf), cumprindo o Protocolo ENAT n.º
02/2007, que transferiu a administração e supervisão pelo desenvolvimento e
implantação do Projeto da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica.
Um dos objetivos da nota fiscal de serviços eletrônica é a padronização das
informações, elevando a competitividade empresarial e reduzindo drasticamente os
custos.
A disponibilidade das informações é importante para que a nota fiscal de
serviços eletrônica seja gerada instantaneamente pelos serviços informatizados. Os
dados informados que fazem com que a nota fiscal de serviços eletrônica seja
gerada são antes verificados, processados e validados.
Fica a encargo do contribuinte a prestação das informações corretas para a
emissão da nota fiscal de serviços eletrônica a fim de que ocorra o cumprimento da
obrigação.
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A nota fiscal de serviços eletrônica contém campos que apresentam as
informações prestadas pelos contribuintes e também outros campos que ficam sob a
responsabilidade de preenchimento do Fisco. Depois de gerada, essa nota não
poderá mais ser modificada, apenas cancelada ou substituída, promovendo um
vínculo entre a nota que foi substituída e a nova que foi gerada.
De acordo com a Receita Federal do Brasil, a nota fiscal de serviços eletrônica
“deve conter a identificação dos serviços em conformidade com os itens da Lista de
Serviços, anexa à Lei Complementar nº 116, de 2003, acrescida daqueles que foram
vetados e de um item '9999' para 'outros serviços'”.
Confira importantes esclarecimentos referentes à nota fiscal de serviço
eletrônica:
A informação do CNPJ do tomador do serviço é obrigatória para pessoa
jurídica, exceto quando se tratar de tomador do exterior.
A competência de uma NFS-e é o mês da ocorrência do fato gerador. O
sistema assumirá automaticamente o mês/ano da emissão do RPS ou
da NFS-e, o que for inferior, podendo ainda o contribuinte informar uma
competência anterior.
A base de cálculo da NFS-e é o valor total de serviços, subtraído do
valor de deduções previstas em lei.
É possível apresentar diversos serviços na mesma nota fiscal de serviço
eletrônica, no entanto, os serviços precisam ter relação com um único item da lista,
com a mesma alíquota e se referir ao mesmo tomador de serviço.
Em situações especiais, como em caso de atividade de construção civil, se a
legislação do município exigir, as notas fiscais eletrônicas de serviço deverão ser
emitidas conforme a obra. A apresentação do prestador de serviço será realizada de
acordo com o CNPJ, podendo ser associado com a inscrição municipal, não sendo,
dessa forma, de uso obrigatório.
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Conhecimento de transporte eletrônico
O conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é utilizado na substituição de
alguns documentos fiscais, tendo por base o Ajuste Sinief n.º 09/2007. O CT-e pode
substituir, segundo a Receita Federal do Brasil, os seguintes documentos:
Conhecimento de transporte rodoviário de cargas, modelo 8
Conhecimento de transporteaquaviário de cargas, modelo 9
Conhecimento aéreo, modelo 10
Conhecimento de transporte ferroviário de cargas, modelo 11
Nota fiscal de serviço de transporte ferroviário de cargas, modelo 27
Nota fiscal de serviço de transporte, modelo 7, quando utilizada em
transporte de cargas
O CT-e é um documento unicamente digital, emitido e arquivado digitalmente,
que visa a registrar a prestação de serviços de transportes. Sua validade jurídica é
garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização de uso oferecida
pela administração tributária da localidade onde se encontra o contribuinte.
A figura 3 demonstra o logo que representa o CT-e e é reconhecido
nacionalmente.
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Figura 3 - Conhecimento de transporte eletrônico
Fonte: . Acesso em: 20 out. 2021.
O CT-e pode ser usado como documento fiscal eletrônico para o transporte
dutoviário e nos transportes multimodais. O CT-e é utilizado para os serviços de
transporte de carga em trânsito de um Estado para o outro ou ainda entre
municípios, tendo sua tributação realizada pelo Imposto sobre a Circulação de
Mercadorias e Serviços (ICMS). Dessa forma, o CT-e é aceito em outros estados.
Vale destacar que, mesmo que as unidades da Federação ainda não estejam
prontas para permitir que contribuintes sejam emissores de CT-e, elas estarão
preparadas para o recebimento do conhecimento eletrônico, desde que eles
contenham destinatários de carga em seus estados (RECEITA FEDERAL DO
BRASIL, 2021).
Nota fiscal do consumidor eletrônica
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A nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) contém seu formato apenas no
modo digital, sendo o documento emitido e arquivado eletronicamente, visando a
registrar as operações comerciais que ocorrem no método presencial ou por meio
de entregas realizadas diretamente aos consumidores finais em suas residências,
em operação interna e sem que ocorra geração de crédito de ICMS ao comprador.
A NFC-e está vinculada ao varejo e ao comércio e representa um método
eletrônico aos cupons fiscais que são expedidos pelo emissor de cupom fiscal. Essa
nota oferece uma opção completamente digital para os documentos fiscais em papel
que são utilizados pelo comércio, reduzindo assim os custos pela emissão do papel
e os custos de obrigações acessórias aos contribuintes, beneficiando a verificação
fiscal. Por meio do modelo apresentado, é permitido ao consumidor a conferência e
autenticidade sobre a NFC-e recebida, visando também à promoção de padrões
técnicos aplicados sobre os documentos fiscais (RECEITA FEDERAL DO BRASIL,
2021).
De acordo com Receita Federal do Brasil (2021), a NFC-e pode ser consultada
pelos órgãos responsáveis mediante o uso da chave de acesso (XML) fornecido nas
NFC-e. O arquivo XML corresponde a um modelo digital da NFC-e e atende ao
padrão nacional de escrituração fiscal.
Guias de pagamentos
As guias de pagamentos são usadas para realizar o pagamento devido pela
empresa, referente aos impostos recolhidos nas notas fiscais. O pagamento
ocorre de acordo com cada imposto e suas características, considerando que cada
um deles contém datas distintas de vencimentos e outras especificidades.
As guias de pagamento serão abordadas de modo mais intenso no
conhecimento Tributos: federais, estaduais e municipais.
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Encerramento
Neste conteúdo, foi possível observar a evolução da nota fiscal ao longo do
tempo e como ela foi se modificando a fim de atender aos seus usuários e aos
órgãos competentes, aprimorando com esse processo a fiscalização, visando a
evitar a sonegação por meio das diversas informações apresentadas pelos seus
contribuintes.
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