IP083-Marco teórico

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CASO PRÁTICO 
 
 
 
CASO PRÁTICO 
 
 
 
 
IP083 – MARCO TEÓRICO
CASO PRÁTICO 
 
RESPOSTAS
1- Reflita sobre as dificuldades e os benefícios dos sistemas para a empresa em face da implantação dos sistemas separadamente.
O Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional baseado na norma ISO 45001 é uma ferramenta necessária para minimizar os níveis de acidentes numa empresa e estabelecer um local de trabalho ideal, em termos de saúde e segurança, para os seus trabalhadores e pessoas sob o controlo da empresa. O Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional permite à empresa estabelecer diferentes objetivos de acordo com a sua finalidade, e gerir os diferentes recursos e processos que interagem de forma a alcançar os resultados esperados. A implementação e certificação da norma ISO 45001 na organização permite-lhe ser mais eficiente, oferecer um melhor serviço, melhorar a sua imagem, diferenciar-se da concorrência, e optar por mercados mais exigentes como o internacional, administração pública, grandes organizações, e outros. 
 Assim sendo os benefícios e dificuldades da implementação de um sistema de gestão seriam: 
	 Sistema de Gestão Integrado
	
	Benefícios
	Dificuldades
	Simplificação dos requisitos do sistema
	Dificuldades decorrentes da resistência à mudança por parte dos quadros superiores e do pessoal da organização.
	Otimização de recursos
	Necessidade de recursos adicionais específicos para planear e executar o plano de integração.
	Redução de custos
	Necessidade acrescida de formação do pessoal envolvido no sistema integrado de gestão.
	Alinhamento dos objetivos
	Dificuldade em escolher o nível de integração adequado ao nível de maturidade da organização.
	Redução da duplicação de políticas e procedimentos
	Complexidade do processo
	Maior motivação dos trabalhadores
	Sobrecarga inicial
	Melhoria da eficácia e eficiência organizacional
	Reestruturação organizacional 
	Auditorias integradas
	Auditorias mais rigorosas
	Redução de redundâncias nos processos
	----------------------------------------------
	Eficiência Operacional e Econômica
	----------------------------------------------
	Melhoria da Comunicação e Cultura Organizacional
	----------------------------------------------
	Facilidade de Reporte e Monitoramento
	----------------------------------------------
Tabela 1- Benefícios e dificuldades da implementação dos sistemas integrados. 
Fonte: Autoria própria
	 Sistema de Gestão isolados
	
	Benefícios
	Desafios
	Permite que cada sistema seja desenvolvido e otimizado com foco exclusivo nos requisitos da norma correspondente.
	Pode gerar duplicidade de processos e informações, como auditorias redundantes.
	A equipe pode se especializar em cada área de forma mais detalhada (por exemplo, segurança, meio ambiente, qualidade).
	Dificulta a criação de uma visão organizacional unificada.
	Reduz a complexidade inicial ao gerenciar implementações em fases.
	Pode aumentar custos a longo prazo devido à necessidade de manter equipes e ferramentas separadas.
Tabela 2- Benefícios e dificuldades da implementação dos sistemas isolados. 
Fonte: Autoria própria
Dito isto a escolha entre um sistema integrado e sistemas isolados depende do tamanho, das necessidades e dos objetivos de crescimento da empresa. Um sistema integrado oferece uma visão global da empresa, centralizando os dados e otimizando os processos, é ideal para empresas que buscam uma solução de longo prazo, que ofereça integração completa, estabilidade e eficiência operacional. Ele é especialmente recomendado para empresas que pretendem crescer, pois facilita a gestão de um maior volume de dados e processos. Por outro lado, os sistemas isolados podem ser uma opção inicial mais acessível, são indicados para pequenas empresas ou startups que têm necessidades muito específicas e orçamento limitado. No entanto, à medida que a empresa cresce, os sistemas isolados podem se tornar ineficientes, dificultando o controle e a integração dos dados. Assim sendo, como a COPTA quer crescer e avançar em direção a um modelo EFQM, há mais vantagens em abordar o sistema integrado. 
2- Pesquise sobre os critérios agentes e os critérios resultados do modelo EFQM. Como este modelo pode conduzir a um Plano de Melhoria da organização?
O Modelo EFQM (European Foundation for Quality Management) é uma estrutura amplamente reconhecida que ajuda organizações a alcançar a excelência por meio de uma abordagem holística e integrada. Ele é baseado em dois grandes grupos de critérios: Agentes (ou Facilitadores) e Resultados. Embora seja consensual que existem várias abordagens possíveis para alcançar a excelência, o modelo EFQM assume como premissa que os resultados excelentes, orientados quer para os cidadãos / clientes, quer para os colaboradores que trabalham na organização, quer para a sociedade, são obtidos através de uma liderança de pessoas, com planeamento e estratégia, pela gestão das parcerias e recursos e pela gestão dos processos, tendo como resultado final o desempenho global da organização.
Figura 1- Modelo EFQM e seus critérios. Fonte: Inovint.
O modelo de excelência da EFQM, representado na Figura 1, é uma ferramenta não prescritiva baseada em nove critérios. Os cinco primeiros critérios correspondem aos meios (Liderança, Pessoas, Política e Estratégia, Parcerias e Recursos e Processos), caracterizando a forma como a organização atua e desenvolve as suas atividades para obter os resultados.
· Liderança: A liderança desempenha um papel crucial ao inspirar e motivar a organização em direção à excelência. Líderes eficazes são capazes de definir uma visão clara e incutir valores fortes na cultur a organizacional;
· Política e Estratégia: As políticas e estratégias devem estar alinhadas com os objetivos de excelência, incorporando práticas sustentáveis e inovadoras. Isso garante que a organização esteja preparada para responder às mudanças do mercado e às expectativas dos envolvidos;
· Pessoas: A gestão eficaz dos colaboradores é fundamental. Criar um ambiente de trabalho positivo, com oportunidades de crescimento e desenvolvimento, contribui para o engajamento e a produtividade.;
· Parcerias e Recursos: A gestão eficiente dos recursos e parcerias externas é vital para maximizar o valor e os resultados. Isso inclui a gestão sustentável dos recursos naturais e a construção de parcerias estratégicas. 
· Processos: A otimização dos processos internos garante eficiência, qualidade e melhoria contínua. Implementar metodologias como o Ciclo PDCA ( Plan-Do-Check-Act) é essencial para a manutenção e aprimoramento dos processos.
 Os outros quatro critérios dizem respeito aos resultados que a organização está ou não a conseguir alcançar, relativamente aos cidadãos e clientes externos, aos clientes internos (funcionários), ao impacto na sociedade, e ao seu desempenho chave (cumprimento da sua missão e objetivos gerais). Os resultados são obtidos através dos meios, e os meios são melhorados utilizando o feedback dos resultados. As setas evidenciam a natureza dinâmica do modelo: mostram a aprendizagem e a inovação a apoiar a melhoria dos Meios, os quais, por sua vez, conduzem a melhores resultados.
· Resultados em Pessoas: Avalia a satisfação e o desenvolvimento dos colaboradores, refletindo o impacto das práticas de gestão de pessoas na organização;
· Resultados em Clientes: Mede a satisfação dos clientes com os produtos e serviços, indicando a eficácia das estratégias de mercado e a qualidade do atendimento ao cliente;
· Resultados na Sociedade: Analisa o impacto da organização na comunidade e no meio ambiente, refletindo seu compromisso com a responsabilidade social e ambiental;
· Resultados-Chave: Refere-se aos principais indicadores de desempenho organizacional, incluindo métricas financeiras e não financeiras, como crescimento, rentabilidadee inovação. 
Cada um dos nove critérios tem uma definição que explica o significado geral desse critério. Para desenvolver o significado geral, cada critério é suportado por um conjunto de partes de critério, que são declarações que descrevem, com maior detalhe, o que, tipicamente, pode ser visto em organizações excelentes, devendo ser consideradas no decurso de uma avaliação. Sob cada parte de critério existem pontos de orientação, muitos destes directamente relacionados com os Conceitos Fundamentais da Excelência. A utilização destes pontos de orientação não é obrigatória, nem estes pretendem constituir listas exaustivas, pretendendo, antes, ir mais longe na exemplificação do significado das partes de critério. Cada critério inclui um conjunto de sub-critérios, relativamente aos quais se constroem indicadores para monitorizar os resultados obtidos. Dias (2011)
O modelo EFQM e um plano de melhoria
Segundo a mesma autora, o modelo EFQM utiliza a ferramenta RADAR (Resultados, Abordagem, Desdobramento, Avaliação e Refinamento) para ajudar as organizações a identificar lacunas e oportunidades de melhoria. A um nível mais global, a lógica do RADAR estabelece que uma organização necessita de:
· Determinar os resultados que espera alcançar, como parte da sua estratégia (estes resultados abrangem o desempenho da organização, tanto financeiro como operacional, e a percepção das partes interessadas); 
· Planear e desenvolver um conjunto integrado de abordagens sólidas para alcançar os resultados requeridos, tanto no presente como no futuro; 
· Desdobrar as abordagens de uma forma planeada garantindo a sua implementação; 
· Avaliar e rever as abordagens implementadas, através da monitorização e análise dos resultados alcançados e das actividades de aprendizagem realizadas)
Neste contexto, verifica-se que os oito conceitos e os nove critérios que fazem parte do modelo EFQM se relacionam entre si de forma dinâmica, pois todos os parâmetros são avaliados e aperfeiçoados em permanência e a organização vai progredindo o seu desempenho até atingir a excelência. Aplicar estes critérios e apostar na inovação e na aprendizagem torna-se fundamental para que qualquer organização atinja o patamar da excelência. Desta forma, as organizações adquirem sinergias através da interação entre os meios da mesma e das pessoas que com ela colaboram, com vista a conseguir alcançar os objetivos de desempenho por ela definidos e revistos regularmente, para que os resultados satisfaçam as necessidades de todos os envolvidos. Permitindo uma autoavaliação, definição de prioridades, planejamento estratégico,monitoramento e uma cultura de melhoria contínua.
3- Você acha que seria mais simples integrar os sistemas na COPTA S.A. se fosse estabelecido antes um modelo de excelência da qualidade como o EFQM? Justifique sua resposta.
A adoção prévia do modelo EFQM pode facilitar essa integração, fornecendo uma estrutura clara e promovendo uma cultura de excelência que prepara a organização para mudanças e novos desafios, assim como também estabelece uma cultura de excelência e melhoria contínua antes da integração prepara a organização e os colaboradores para mudanças e novos processos. Através de um modelo de excelência já implantado, a empresa estará habituada a melhorias contínuas, o que facilitaria a adaptação e integração de novos sistemas e consequentemente a resistência por parte dos trabalhadores em relação a mudanças. Tanto o sistema de integração como o modelo EFQM são concebidos para melhorar a qualidade dos serviços e produtos, aumentando assim a competitividade através da melhoria dos resultados da organização que os integra. 
Segundo o Techitute, o passo anterior antes das empresas entrarem diretamente na implementação de Sistemas de Gestão Integrados, mas que também é fundamental no caminho para alcançar a excelência institucional, é o sistema de autoavaliação. Este é o ponto de partida para uma posterior integração nas normas de qualidade. O sistema de excelência conhecido como EFQM (European Foundation for Quality Management), baseia-se na implementação de uma análise objetiva, rigorosa e estruturada da atividade da instituição, cujos resultados refletirão a situação em que a organização se encontra. 
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
DIAS, I. M. R. F., 2011, Integração das Ferramentas CAF, SIADAP e ISO 9001 em Serviços da Administração Pública, Página 39-46. 
INOVINT, Modelo de excelência EFQM, disponível em : https://spi.pt/documents/books/inovint/iq/conteudo_integral/acesso_conteudo_integral/capitulo6_texto/capitulo6_4_texto/acc6_4_texto_apresentacao.htm, acessado aos 11/03/2025. 
TECHITUTE, Modelo EFQM, Gestión de la Excelencia en Sistemas Integrados de Gestión, disponível em: https://www.techtitute.com/ec/escuela-de-negocios/diplomado/modelo-efqm-gestion-excelencia-sistemas-integrales, acessado aos 12/03/2025. 
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