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DOCUMENTAÇÃO TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS E DOCUMENTOS 
 
 
 
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Documentação Tipos de Correspondências e Documentos 
Tipos de correspondências oficiais e empresariais 
De maneira geral, existem três macro tipos de correspondências: 
• Particular – se dá entre indivíduos (amigos, familiares e pessoas do convívio social) e pode 
apresentar diversos graus de formalidade, desde um caráter íntimo até certo grau de formalismo; 
• Empresarial – é trocada entre empresas ou entre estas e pessoas físicas; 
• Oficial – acontece entre órgãos do serviço público ou entre os mesmos e a sociedade. 
Com o objetivo de tornar este tipo de comunicação mais organizado e de fácil entendimento para 
todos os envolvidos, as correspondências oficiais e empresariais seguem determinados padrões de 
redação e formatação. 
 
Para ajudar quem precisar lançar mão dessa ferramenta, faremos um apanhado geral dos tipos de 
correspondências oficiais e empresariais existentes e suas principais características. 
 
Ata 
 
A ata é um documento no qual deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as 
soluções a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembleia, sessão ou 
reunião. A expressão correta para a redação de uma ata é "lavrar a ata". Uma das principais funções 
da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de uma empresa, associação ou instituição. 
Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos caráter obrigatório pela 
legislação. 
 
Por tratar-se de um documento formal, a ata deve seguir algumas normas específicas de formatação: 
• Devido a ter como requisito não permitir que haja qualquer modificação posterior, o seu formato 
renuncia a quebras de linha eletivas, espaçamentos verticais e paragrafação, ocupando virtualmente 
todo o espaço disponível na página; 
• Números, valores, datas e outras expressões são sempre representados por extenso; 
• Sem emprego de abreviaturas ou siglas; 
• Sem emendas, rasuras ou uso de corretivo (quando a ata estiver sendo manuscrita e for necessária 
alguma correção, usar a expressão "digo" seguida do texto correto); 
• Todos os verbos descritivos de ações da reunião usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, 
declarou, decidiu…). 
A estrutura básica para uma ata pode ser esta: 
• Título da reunião; 
• Cidade, dia, mês, ano, das h:min até h:min; 
• Local da reunião; 
• Introdução (Relatar sobre o título da reunião, local, data, hora e participantes); 
• Participantes da reunião (Nome completo do participante e especificar de qual instituição ele é); 
• Agenda (Relatar sobre a pauta da reunião, os temas a serem tratados e os respectivos 
responsáveis de cada tema); 
• Desenvolvimento (Descrever sobre os temas principais citados na reunião); 
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• Conclusões (Descrever sobre as conclusões atingidas ao final da reunião e suas respectivas 
decisões); 
• Recomendações (Descrever recomendações e observações feitas no decorrer da reunião); 
• Distribuição (Relatar o nome de quem a ata será enviada). 
A ata deverá ser assinada por todos os participantes. 
Atestado ou Certificado 
 
É um documento em que se faz fé de algo e que tem valor legal. Pode haver atestados ou 
certificados de serviços prestados, de estudos realizados, de pagamentos, etc. 
 
Para a sua elaboração, utiliza-se geralmente papel de tamanho A4, escrito em sentido vertical, como 
se mostra em seguida: 
• Cabeçalho (Coloca-se na parte superior do certificado, com uma margem considerável. É 
constituído pelo nome da pessoa ou instituição que o envia, acompanhados dos seus dados de 
identificação. Costuma-se escrever em maiúsculas.); 
• Corpo (Contém texto precedido pelo termo CERTIFICA ou ATESTA, em maiúsculas, seguido de 
dois pontos, onde se descreve o objeto da certificação.); 
• Local e data; 
• Assinatura e selo. 
Bilhete 
 
É um meio rápido e simples de transmitir uma mensagem. Normalmente é dirigido a uma pessoa 
próxima, com quem se tem intimidade, e por isso mesmo costuma ser escrito em linguagem informal. 
Isso, contudo, não dispensa a atenção que deve ser dada à qualidade da redação, especialmente 
considerando que o relacionamento contínua tendo caráter profissional. 
 
O bilhete não requer um tipo específico de papel, muito menos segue um padrão formal. É sempre 
aconselhável, entretanto, uma boa apresentação. 
 
Mesmo sendo breve e informal, o bilhete apresenta uma forma de organização que deve ser seguida 
para atender ao seu maior objetivo: comunicar de forma rápida e precisa. Assim, deve conter as 
seguintes partes: 
• Vocativo (Coloca-se o nome do receptor, sem emprego de tratamento especial); 
• Texto (Deve ser iniciado com marca de parágrafo e conter as informações necessárias à 
comunicação de forma bem ordenada); 
• Nome do emissor; 
• Data e hora. 
Carta Comercial 
 
As cartas comerciais, além de diversos destinos, também têm função variada, como a de informar, 
solicitar ou persuadir. Podem ser cartas de solicitação de emprego, oferta de algum produto de sua 
empresa, reclamação quanto à má prestação de algum serviço, cobrança de algum débito, enfim, 
diversas situações que fazem parte do cotidiano empresarial. 
 
Como em qualquer correspondência oficial, o conteúdo da carta deve ser adequadamente 
normalizado por parágrafos e redigido com clareza e concisão. 
 
A sua estrutura geral é: 
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• Cabeçalho ou timbre (Referência da empresa; logotipo, símbolo ou emblema. Em geral, já vêm 
impressos no papel da carta); 
• Número de controle (Facilita ao destinatário responder sua carta e mencionar a referência. É 
também uma maneira de garantir o controle da correspondência. A colocação à direita é um destaque 
que facilita a leitura.); 
• Local e Data (Por extenso. Quando o papel é timbrado, pode-se suprimir o local antes da data, uma 
vez que o endereçamento completo aparece no pé de página.); 
• Destinatário (Não se deve colocar À/Às ou Ilmos. Senhores antes do nome da empresa ou pessoa a 
quem a carta se destina. Não é necessário escrever endereço, caixa postal e CEP no papel carta, 
basta que esses dados apareçam no envelope.); 
• Referência (É o conteúdo da carta sintetizado, facilitando o registro para quem recebe. Não há 
necessidade de escrever Ref. ou REFERÊNCIA, pois a posição da frase na carta já indica esse 
elemento.); 
• Invocação ou vocativo (O emprego de palavras como prezado, estimado, caro, amigo deve ser de 
acordo com o tipo de carta. Pode se tratar de uma carta puramente comercial ou pode envolver 
também relações de amizade.); 
• Corpo da carta ou conteúdo (Deve estar disposto, geralmente, no centro do papel, em cerca de três 
parágrafos: a informação inicial, o desenvolvimento do tema e a conclusão. O assunto deve ser 
tratado em linguagem clara, objetiva e concisa. Deve-se evitar perda de tempo na introdução do 
assunto, como palavras e expressões desnecessárias.); 
• Saudação final, despedida ou fecho (Modernamente, evitam-se palavras rebuscadas e chavões. 
Expressões longas, que nada acrescentam de importante, caíram em desuso. Emprega-se 
Atenciosamente ou Cordialmente, dependendo das relações de negócios.); 
• Assinatura (Deve-se obedecer à seguinte ordem: primeiro, o nome do remetente; depois, seu cargo. 
Somente as letras iniciais devem ser maiúsculas. Não se deve colocar o título do emissor na frente de 
seu nome. Para indicar que se trata de médico advogado etc., basta que se coloque o registro do 
CRM ou da OAB, conforme o caso. Também não é necessário colocar o traço acima do nome 
datilografado, para a assinatura.); 
• Anexos (Parte destinada à enumeração de papéis ou de documentos que acompanha a carta.). 
Circular 
 
Quando, em sua empresa, você deseja dirigir-se a muitas pessoas ao mesmo tempo, para transmitir 
avisos, ordens ou instruções, deve optarpor comunicar-se através de uma circular. Na verdade, a 
circular pode seguir o modelo de uma carta ou ofício, o que a caracteriza é conter um assunto de 
interesse geral. Muitas vezes, a circular é utilizada internamente nas empresas, com a finalidade de 
facilitar a comunicação entre diversas seções e departamentos. 
 
Muitas empresas, hoje em dia, têm preferido não destacar a ementa (assunto). Assim, é preciso 
verificar o modelo adotado na sua empresa. A linguagem utilizada em uma circular deve ser simples e 
direta para não dar margem a outras interpretações. Todos devem entender claramente o que está 
escrito. 
 
Estrutura: 
• Timbre da empresa; 
• Número da circular; 
• Data (por extenso); 
• Assunto; 
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• Corpo da mensagem; 
• Identificação / Assinatura do emissor da circular. 
Declaração 
 
A declaração é utilizada quando se quer atestar ou confirmar algum fato para garantir um direito a 
uma determinada pessoa. 
 
Divide-se nas seguintes partes: 
• Timbre (Impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa. Atualmente a maioria 
das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declarações particulares usa-se papel sem 
timbre.); 
• Título (Deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta.); 
• Texto (Deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título.). Dele deve constar: 
• Identificação do emissor. Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facilitar: os 
abaixo assinados; 
• O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do 
plural; 
• Finalidade do documento, em geral costuma-se usar o termo “para os devidos fins”, mas também se 
pode especificar: “para fins de trabalho”, “para fins escolares”, etc. 
• Nome e dados de identificação do interessado. Esse nome pode vir em caixa alta, para facilitar a 
visualização; 
• Citação do fato a ser atestado. 
• Local e data (Deve-se escrevê-los a cerca de três linhas do texto; 
• Assinatura (Assina-se a cerca de três linhas abaixo do local e data). 
Memorando 
 
O memorando, estabelecendo uma comparação, é uma espécie de bilhete comercial de que as 
empresas ou órgãos oficiais se utilizam para estabelecer a correspondência interna entre seus 
setores e departamentos. Por ser um tipo de correspondência cotidiana, rápida e objetiva, o 
memorando segue uma forma fixa, sendo para isso utilizado um papel impresso. 
 
Observe a estrutura de um memorando, atentando para a ausência de saudações e finalizações: 
• Timbre; 
• Número do memorando; 
• Data; 
• De (Órgão e/ou responsável); 
• Para (Órgão e/ou responsável); 
• Corpo do texto; 
• Assinatura. 
Ofício 
 
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Ofício é a correspondência de caráter oficial, equivalente à carta comercial. É dirigido por um 
funcionário a outro, da mesma ou de outra categoria, bem como por uma repartição a uma pessoa ou 
instituição particular, ou, ainda, por instituição particular ou pessoa a uma repartição pública. Por 
tratar-se, sobretudo, de comunicação de caráter público, o ofício requer certo grau de formalidade. 
 
A redação, tal como no caso da carta comercial, tem de ser breve e concisa. 
Procuração 
 
Através da procuração uma pessoa (física ou jurídica) autoriza alguém a agir e realizar negócios em 
seu nome. 
 
O indivíduo que concede a procuração é chamado de mandante, constituinte ou outorgante. Aquele 
que recebe a procuração é chamado de mandatário, procurador ou outorgado. 
 
A procuração deve ser lavrada em papel ofício, iniciando o texto com identificação e qualificação do 
outorgante e do outorgado. Os poderes, a finalidade e o prazo de validade da procuração são 
expressos de forma precisa. Após o texto, a localidade, a data e a assinatura são expressas. 
 
Há dois tipos de procuração: 
• Pública – aquela que é lavrada por tabelião em Livro de Notas. O translado (cópia autêntica do que 
consta no livro) fica em poder do procurador. É usada em casos de compra e venda de imóveis, em 
assuntos de maior peso. 
• Particular – aquela que é datilografada ou manuscrita, sem registro no Livro de Notas. Digamos que 
você não possa fazer sua matrícula na escola. Então, você poderá passar uma procuração particular 
para alguém de sua confiança que resolverá esse, e apenas esse, assunto para você. 
Requerimento 
 
Se você precisar se dirigir a uma autoridade para fazer um pedido para o qual necessite ter amparo 
na lei, deve fazê-lo através de um requerimento. 
 
Serve para requerer ou pedir uma coisa específica à Administração ou aos organismos públicos. Os 
requerimentos recebem nomes diferentes, dependendo do organismo ao qual se dirigem: 
• Conhece-se pelo nome de "Memorial" quando é dirigido a uma autoridade máxima, como, por 
exemplo, o chefe do Estado ou o papa; 
• Chama-se "Exposição" quando se dirige ao Parlamento da nação ou a um órgão do Governo; 
• Chama-se "Pedido" ao requerimento utilizado para o resto dos casos. 
Em geral, podemos observar as seguintes partes: 
• A autoridade destinatária (usa-se Excelentíssimo "Exmo." para Juiz, Promotor, Senadores, 
Deputados, Vereadores, Presidente da República, Governador, Prefeito e Ministros de Estado; usa-se 
Ilustríssimo "Ilmo." para as demais autoridades); 
• Nome e qualificação do requerente; 
• Exposição e solicitação; 
• Pedido de deferimento; 
• Localidade e data; 
• Assinatura. 
 
Quais São Os Tipos De Correspondência? 
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Segundo consta no dicionário da língua portuguesa o termo correspondência significa que é um ato 
ou efeito de corresponder-se, ou então a troca de cartas entre duas pessoas, ou o conjunto de cartas 
e telegramas recebidos e expedidos. Seja nas relações pessoais ou na sociedade em geral, existem 
vários tipos de correspondência, confira algumas que vamos destacar logo abaixo. 
 
Cartas comerciais: A carta é um dos meios de comunicação mais importantes da história da 
humanidade, constituída por algumas folhas onde uma pessoa escreve uma mensagem ou um texto 
e esta carta é enviada a outro destinatário. Atualmente, a carta vem perdendo cada vez mais espaço 
para o e-mail e, futuramente, para as mensagens via redes sociais e aplicativos de celulares. 
 
Circular: Usado com frequência em empresas, quando existe a necessidade de transmitir avisos 
para um determinado número de pessoas de uma vez só. Pode ser usada também para emitir 
mensagem para instruções, ordens ou treinamento. 
 
Declaração: Este tipo de correspondência tem a finalidade de confirmar ou garantir o atestado ou 
direito para uma determinada pessoa. 
 
Memorando: O memorando pode ser usado para estabelecer informações entre departamentos de 
uma mesma empresa, circulando informações internas. 
 
Ofício: Este tipo de correspondência é semelhante a carta comercial, porém ela é dirigida de um 
órgão para outro, ou de um indivíduo para o outro em caráter oficial. 
Documentos Oficiais 
1. Requerimento 
É o instrumento utilizado para os mais diferentes tipos de solicitações às autoridades ou órgãos 
públicos. 
Estrutura 
Nome e qualificação do requerente. 
Exposição e solicitação. 
Pedido de deferimento. 
Local e data. 
Assinatura. 
 
Certidão 
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Trata-se de documento revestido de formalidades legais, fornecido por autoridade competente a 
pedido do interessado, solicitado ou requisitado por autoridade administrativa ou judicial e destinado a 
fazer certa existência de registro em livro, processo ou documento qualquer em poder do expedidor, 
referente a determinado ato ou fato, ou dar forma à inexistência de tal registro. 
A Constituição Federal de 1988 estabelece, no Capítulo I – Dos Direitos e Deveres Individuais e 
Coletivos, que é assegurada a todos, independentementedo pagamento da taxa, “a obtenção de 
certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimento de situação de interesse 
pessoal” (Art. 5º, XXXIV, b). Como um documento público, a certidão pode servir de prova de ato 
jurídico. As certidões negativas da Fazenda Nacional, Estadual ou Municipal, em casos de escritura 
de transferência de imóveis, exoneram o imóvel e isentam o adquirente de qualquer 
responsabilidade.Quaisquer espaços em branco devem ser preenchidos com pontos ou outros sinais 
convencionais. 
Partes: 
a) título: nome do documento, muitas vezes já impresso em papel próprio; 
b) preâmbulo: alusão ao ato que determinou a expedição do documento. 
Também, quando for o caso, será mencionado o documento, ou livro, de onde a certidão está sendo 
extraída; 
c) texto: teor de encerramento e assinatura dos servidores que intervieram no ato (quem lavrou e 
quem conferiu); 
d) local e data (da expedição do ato); 
e) visto: da autoridade que autorizou a lavratura da certidão. Representa o ato de aprovação e 
reconhecimento da autoridade, a fim de que a certidão produza os efeitos legais desejados. 
atestado 
É o documento firmado por uma pessoa a favor de outra, atestando a verdade a respeito de 
determinado fato. 
Estrutura 
Título, ou seja, a palavra atestado em maiúsculas. 
Nome e identificação da pessoa que emite (que pode ser escrito no final, após a assinatura) e o nome 
de identificação da pessoa que a solicitou. 
 
Texto, sempre resumido, claro e preciso, contendo o que se está confirmando ou negando. 
Assinatura, nome e cargo ou função de quem atesta. 
 
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Declaração 
É um documento que se assemelha ao atestado, mas que não deve ser expedido por órgãos 
públicos. É um documento em que se manifesta uma opinião, conceito, resolução ou observação. 
Estrutura 
Título: DECLARAÇÃO. 
Texto: nome do declarante – identificação pessoal ou profissional (ou ambas), 
residência, domicílio, finalidade e exposição de assunto 
Local e data. 
Assinatura (e identificação do signatário). 
 
Ata 
É o resumo escrito dos fatos e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião para um determinado 
fim. 
Normas, Estrutura E Valor Documental 
Geralmente, as atas são transcritas à mão pelo secretário, em livro próprio, que deve conter um termo 
de abertura e um termo de encerramento, assinados pela autoridade máxima da entidade ou por 
quem receber daquela autoridade delegação de poderes para tanto; esta também deverá numerar e 
rubricar todas as folhas do livro. 
Como a ata é um documento de valor jurídico, deve ser lavrada de tal forma que nada lhe poderá ser 
acrescentado ou modificado. Se houver engano, o secretário escreverá a expressão “digo”, 
retificando o pensamento. Se o engano for notado no final da ata, escrever-se-á a expressão – “Em 
tempo: Onde se lê..., leia-se...”. 
Nas atas, os números devem ser escritos por extenso, evitando-se também as abreviações. As atas 
são redigidas sem se deixarem espaços ou parágrafos, a fim de se evitarem acréscimos. 
O tempo verbal preferencialmente utilizado na ata é o pretérito perfeito do indicativo. 
Quanto à assinatura, deverão fazê-lo todas as pessoas presentes ou,quando deliberado, apenas o 
presidente e o secretário. 
Permite-se também a transcrição da ata em folhas digitadas, desde que as mesmas sejam 
convenientemente arquivadas, impossibilitando fraude. 
Em casos muito especiais, usam-se formulários já impressos, como os das seções eleitorais. 
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Ofício 
É um documento expedido por e para autoridades com a finalidade do tratamento de assuntos oficiais 
pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares. 
Além de seguir o modelo do padrão ofício descrito anteriormente, o ofício se apresenta com 
acréscimo de vocativo – que invoca o destinatário – seguido de vírgula. 
Exemplos: Excelentíssimo Senhor presidente do Congresso Nacional, Senhor senador, 
Senhor deputado, 
No ofício, além das partes constitutivas do padrão ofício, há também, em sua composição, o 
cabeçalho – ou rodapé, a depender de sua posição, se na parte superior ou na parte inferior da folha. 
Devem constar do cabeçalho as seguintes informações do remetente: nome do órgão ou setor; -
endereço postal; telefone e endereço de correio eletrônico. 
 
Memorando 
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Segundo o Manual de redação da Presidência da República (2002), “é a modalidade de comunicação 
entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo 
nível ou não”. 
Forma E Estrutura 
Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu 
destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. 
Exemplos: Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração, Ao Sr. Subchefe para Assuntos 
Jurídicos 
 
Exposição De Motivos De Caráter Informativo 
É o expediente dirigido ao presidente da República ou ao vice-presidente para: 
1. Informá-lo de algo; 
2. Propor alguma medida; 
3. Submeter a sua consideração, projeto de ato normativo. 
Forma E Estrutura 
Formalmente, a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício. O anexo que acompanha 
a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, segue o 
modelo descrito adiante. 
A exposição de motivos, de acordo com sua finalidade, apresenta duas formas básicas de estrutura: 
uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma 
medida ou submeta projeto de ato normativo. 
No primeiro caso, o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento 
do Presidente da República , sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. 
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Relatório 
É a modalidade de comunicação pela qual se faz a narração ou descrição, ordenada, mais ou menos 
minuciosa, daquilo que se viu, ouviu ou observou. 
Estrutura: 
Local e data. 
Vocativo. 
Introdução – apresentação do observador e do fato observado. 
Texto – exposição cronológica do fato observado. 
Fecho. 
Assinatura (e identificação do signatário). 
 
Carta 
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Documento semi-oficial que serve para se responder a uma cortesia, fazer uma solicitação, convite, 
agradecimento. Tem caráter impessoal (quem assina responde pela firma ou órgão). 
Correspondência externa. Linguagem formal usada entre Empresas privadas ou de Órgãos públicos 
para empresas Privadas. 
Ordem De Serviço 
Comunicação para a transmissão de ordens de chefe ou subchefe dirigida a seus funcionários sobre 
procedimentos, ordens, proibições, caracterização de atividades competentes ao órgão etc. 
Correspondência interna, por meio da qual um superior hierárquico estabelece normas e revoga 
ordens. 
 
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