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AULA 2 GERENCIAMENTO DE ATIVIDADES DE ABASTECIMENTO E CROSS DOCKING Profª Carla Gomes Beuter Diógenes 2 INTRODUÇÃO Esta aula tem como objetivo abordar fatores relacionados aos aspectos físicos do armazenamento, como layout, infraestrutura, máquinas e equipamentos. Também trataremos dos desafios que envolvem a gestão de estoques físicos e virtuais. TEMA 1 – LAYOUT E INFRAESTRUTURA INDUSTRIAL A eficiência de um armazém ou centro de distribuição está intimamente ligada à capacidade de estocagem e agilidade nas movimentações internas. Para alcançar essa eficiência, a organização precisa investir em um bom layout e infraestrutura. Vamos ver a seguir o impacto que um bom layout pode ter no armazenamento e alguns cuidados para sua melhor elaboração. 1.1 Objetivos de um bom layout De acordo com Carneiro (2012), o layout e a infraestrutura do centro de distribuição devem promover o fácil acesso aos materiais estocados, otimizando o fluxo de materiais e garantindo a eficiência e segurança da mão de obra. A localização do estoque no armazém também influencia diretamente as despesas de manuseio dos produtos. Por isso, a estruturação do layout precisa encontrar um equilíbrio entre os custos de manuseio e a utilização do espaço (Ballou, 2006). Para Carneiro (2012), um bom layout contribui para que o armazém atinja seus objetivos logísticos, visando: Garantir a utilização máxima do espaço disponível; Oportunizar a mais eficiente movimentação de materiais; Oportunizar uma estocagem mais econômica em relação às despesas com equipamento, espaço, danos ao material e mão de obra; Oportunizar a flexibilidade máxima para satisfazer as necessidades de mudança de local de estocagem e movimentação do material; Fazer do armazém um modelo de boa organização e operação eficiente. 3 1.2 Cuidados no desenvolvimento do layout de armazenagem Quando imaginamos o projeto de um layout de armazém ou centro de distribuição, é importante tomar alguns cuidados: Sinalizar a localização das características físicas do local, como colunas de sustentação, saídas de emergência, escadas e elevadores; Sinalizar as áreas de recebimento e expedição; Definir o sistema de localização ou endereçamento de itens do estoque. Todo projeto de layout de um almoxarifado ou estoque precisa ter como referência alguns parâmetros básicos, destacados por Russo (2013): A máxima utilização do espaço; A eficiência no uso dos recursos disponíveis; A adequada proteção dos itens estocados; O rápido acesso aos itens estocados. Para alcançar esses objetivos, o projeto de layout precisa considerar fatores como: quantidade máxima e média de estoque; qual a política de reposição de estoques; e qual o volume recebido e expedido por unidade de tempo (Russo, 2013). Outros quesitos importantes são: Quais as dimensões do produto e do palete; Quais os equipamentos necessários para movimentação; Qual deve ser a disposição e o dimensionamento dos corredores; Qual a localização e o dimensionamento das portas de acesso; Qual a localização do recebimento e da expedição. As diferentes alternativas de layout influenciam na movimentação de itens. Entretanto, em qualquer alternativa adotada, duas variáveis se destacam por seu poder de influência: 1. Intensidade do fluxo: quantifica movimentação de materiais numa unidade de tempo. Exemplos: viagens de empilhadeiras por hora; 2. Distância percorrida: espaço percorrido por um equipamento de movimentação dentro do fluxo. 4 1.3 Calculando o volume das mercadorias Considerando o estoque máximo previsto de determinado produto, podemos calcular o volume necessário para armazenar a mercadoria. Começamos calculando o peso e o volume de um item do produto, incluindo a embalagem. Em seguida, multiplicamos o volume unitário e o peso unitário pelo estoque máximo esperado (medido pelo número de peças). Assim, obtemos o volume total a ser reservado e o peso da carga para sua previsão de estoque máximo. Lembre-se que é importante incluir uma margem de segurança para expansões futuras (Alvarenga, 2000). 1.4 Acomodação dos produtos no armazém Outro ponto relevante é a forma como os diversos produtos serão acomodados. Dentro de um armazém existem pontos mais acessíveis e outros mais afastados. Os pontos mais distantes contribuem para movimentações mais demoradas e, consequentemente, mais custosas. Para organizar a disposição dos produtos da forma mais racional possível, é importante classificá-los de acordo com o número médio de movimentação mensal ou anual. Assim, quanto mais movimentações, mais próximo e acessível deve ficar o produto (Alvarenga, 2000). TEMA 2 – MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS O manuseio interno (ou movimentação) de produtos e materiais é uma atividade necessária ao setor de estoques e logística. Essa atividade envolve a movimentação de materiais no centro de distribuição ou no próprio estoque, que pode ser tanto de matéria-prima como de produtos acabados que seguirão para o cliente. Ballou (2006) afirma que o manuseio ou movimentação interna de produtos e materiais significa transportar pequenas quantidades de bens por distâncias relativamente pequenas, quando comparadas com as distâncias na movimentação de longo curso percorridas por transportadoras. Essa atividade é executada em depósitos, fábricas e lojas, assim como no transbordo entre modais de transporte. Seu interesse concentra-se na movimentação rápida e de baixos custos das mercadorias. 5 Equipamentos de movimentação são pontos fundamentais para o bom desempenho das práticas de armazenagem, e há vários tipos de equipamentos com tecnologias avançadas que conseguem oferecer rapidez e segurança (Ballou, 2006). 2.1 Tipos de equipamentos segundo volume e peso de carga A Fiesp (Equipamentos…, 2007) categoriza os equipamentos de movimentação em três tipos, enfatizando volume e peso da carga, em especial: Veículos industriais; Equipamentos de elevação e transferência; Transportadores contínuos. Cada categoria será brevemente definida a seguir. 2.1.1 Veículos industriais São equipamentos, motorizados ou não, usados para movimentar cargas intermitentes, em percursos variáveis, com superfícies e espaços apropriados, e sua função primária é transportar e/ou manobrar (Equipamentos…, 2007). São utilizados no processo de produção e na armazenagem para não só transportar cargas, mas também colocá-las em posição conveniente. Sua principal característica é a flexibilidade de percurso e de carga e descarga. Alguns exemplos de veículos industriais são: carrinhos, rebocadores, empilhadeiras, autocarrinhos (AGV) e guindastes autopropelidos. 2.1.2 Equipamentos de elevação e transferência São equipamentos destinados a mover cargas variadas para qualquer ponto dentro de uma área fixa, e sua função principal é transferir o produto de um local para outro (Equipamentos…, 2007). São utilizados para materiais pesados ou volumosos, em curtas distâncias, dentro de uma fábrica. Alguns dos principais tipos são: talhas para movimentar, pontes rolantes e guindastes fixos, pórticos e semipórticos. 6 2.1.3 Transportadores contínuos São mecanismos destinados ao transporte de granéis e volumes em percursos horizontais, verticais ou inclinados, fazendo curvas ou não e com posição de operação fixa. São formados por um leito, e o material desliza em um sistema infinito de correias ou correntes, acionado por tambores ou polias. São utilizados onde há grande fluxo de material a ser transportado em percursos fixos. Principais tipos: correias planas ou côncavas, elementos rolantes (como rodízios, rolos ou esferas), correntes (aéreas ou sob piso), taliscas e elevador de caçamba contínuo. Por outro lado, Alvarenga e Novaes (2014) categorizam os equipamentos de movimentação emrelação ao seu tipo de movimento. Eles consideram que há apenas movimentação horizontal quando os produtos deslocados, seja pallets ou caixas, por exemplo, são levados ao destino por força humana, sem necessidade de máquinas de elevação. Ou seja, quando uma pessoa coloca e retira produtos diretamente. Por outro lado, quando há movimento vertical, são necessários equipamentos apropriados, como empilhadeiras, elevadores ou pontes rolantes. 2.2 Tipos de equipamentos manuais ou motorizados Alvarenga e Novaes (2014) classificam os equipamentos como manuais ou motorizados. Quando a movimentação é manual, o indivíduo transporta a carga nos próprios braços, ainda que o produto esteja sobre um carrinho. Em contraponto, quando utilizamos equipamentos adicionais, como motores – elétricos ou à combustão –, a movimentação é classificada como “motorizada”. Também podemos classificar a movimentação em “com operador” ou “automática”. Zebra (2019) coloca drones como outra possibilidade de movimentação. Eles podem movimentar pequenos itens no interior de armazéns ou no centro de distribuição, bem como efetuar inspeções quando necessário. Além disso, podem operar de forma autônoma, inclusive supervisionando outros equipamentos autônomos, como empilhadeiras. Um exemplo do uso de drones para inspeção em armazém pode ser visto na Figura 1. 7 Figura 1 – Exemplo de drone em armazém Fonte: Halfpoint/Shutterstock. Ainda sobre a automatização de equipamentos e máquinas para logística, Zebra (2019) afirma que novas tecnologias e automação terão um papel fundamental, conforme os operadores de armazém lutam para manter a competitividade. As empresas recorrem cada vez mais a inovações tecnológicas para aumentar a produtividade e a eficiência do fluxo de trabalho. TEMA 3 – INTERFACES ORGANIZACIONAIS Observando apenas o setor de estoque e armazenagem da empresa, pode- se ter a ilusão de que esse departamento trabalha de forma autônoma, o que não é necessariamente verdadeiro. Para entender a importância da ligação do setor de armazéns e logística com as demais áreas de uma empresa, podemos levantar alguns questionamentos (Paura, 2012): Como seria possível controlar o estoque de produtos acabados sem informações e sem o serviço do setor de produção? Como um funcionário da empresa, para receber uma promoção, seria treinado adequadamente sem um plano de desenvolvimento de carreira do setor de recursos humanos? Como um planejamento logístico seria iniciado sem dados confiáveis da demanda da empresa? 8 Dessa forma, avalia-se que os setores de uma empresa, incluindo estoque e armazenagem, não trabalham de forma autônoma. Assim, é importante compreender o funcionamento das interfaces organizacionais. 3.1 Breve histórico das interfaces organizacionais Araújo, Araújo e Musetti (2012) citam que as interfaces organizacionais na logística podem ser divididas em quatro fases distintas: Fase zero: antes da década de 1960; Fase um: entre as décadas de 1960 e 1980; Fase dois: da década de 1990 aos dias atuais; Fase três: tendências futuras. Bowersox e Closs (2009) descrevem que na fase zero, antes da década de 1960, as atividades logísticas eram totalmente fragmentadas, ou seja, o trabalho logístico era visto de maneira separada, por funções específicas, executado sem coordenação interfuncional, com duplicação, desperdícios e motivações de objetivos conflitantes, e cada área se preocupava em fazer o seu melhor sem se incomodar com o resultado da empresa. O foco gerencial era operacional, com ênfase de atuação dispersa pelas várias funções da organização. Essa distribuição pode ser vista na Figura 2: Figura 2 – Fase zero da logística, com estrutura fragmentada Fonte: Araújo; Araújo; Musetti, 2012. 9 No início da década de 1960, iniciou-se a fase um. Após a alta administração aceitar o fato de que agrupar as funções resultaria em desempenho superior, tentou-se agrupar os níveis de staff e de linha. O foco gerencial permaneceu operacional, com ênfase de atuação na distribuição física (áreas correlatas: transporte, controle de estoques de produtos acabados, processamento de pedidos, no serviço ao cliente e na armazenagem de produtos acabados no campo), como seção forte de responsabilidade da área de marketing (Bowersox; Closs; Cooper, 2007). As empresas passaram a enxergar a logística nas décadas de 1980 e principalmente 1990 não mais como uma simples fonte de redução de custos, mas também como fonte de melhoria dos produtos e serviços oferecidos aos clientes (McDuffie et al., 2001). Isso fez os arranjos organizacionais tomarem uma nova forma, de fragmentada para matricial, com o objetivo de concentrar resultados múltiplos, combinar vantagens e evitar desvantagens, por meio da implementação simultânea de estruturas funcionais (vertical) e divisões de produtos/serviços ou projetos (horizontal). Em vez de dividir a organização em partes separadas, os gerentes funcionais e os gerentes de produtos/serviços ou projetos teriam igual autoridade dentro da organização, e os funcionários seriam subordinados a ambos (Araújo; Araújo; Musetti, 2012). Esse arranjo é ilustrado na Figura 3. Figura 3 – Fase um da logística, com estrutura matricial Fonte: Araújo; Araújo; Musetti, 2012. 10 Por fim, na fase dois, Araújo, Araújo e Musetti (2012) citam que as empresas têm se organizado não mais em torno de setores, como armazém ou marketing, e sim em processos, como ilustra a Figura 4. Esse arranjo é compatível com a realidade tecnológica e informatizada. Araújo, Araújo e Musetti (2012) afirmam que a estrutura por processos e equipes é criada em torno do fluxo de trabalho ou de processo, em vez de funções departamentais, e a operacionalização dos processos tem como foco principal formar equipes para explorar o potencial intelectual, compartilhar know-how, obter soluções rápidas e buscar novas oportunidades. A hierarquia vertical é mínima, permanecendo apenas alguns executivos seniores em funções tradicionais de apoio. Figura 4 – Fase dois da logística, por processo e equipe Fonte: Araújo; Araújo; Musetti, 2012. A fase três está em desenvolvimento, e podemos apenas ter opiniões sobre tendências. Citamos os autores Bowersox, Closs e Cooper (2007), para os quais um caminho a ser trilhado na logística aponta que a estrutura organizacional hierárquica formal será substituída por uma rede eletrônica informal, baseada na desagregação funcional ao longo de toda a organização, para se concentrar no fluxo de trabalho, com grande utilização da tecnologia da informação e 11 comunicação, e com o surgimento rápido dos arranjos de cadeia de suprimento integrados virtualmente. TEMA 4 – GESTÃO DE ESTOQUES Planejar, dimensionar e controlar estoques é indispensável para uma gestão eficiente das atividades de produção de qualquer organização. Vamos conhecer mais detalhes sobre essa importante função ligada ao abastecimento. 4.1 Principais conceitos Segundo Carneiro (2012, p. 20), um estoque é composto por todos os volumes que ficam guardados nos armazéns esperando pela sua utilização. Ou seja, estocagem seria o ato de guardar produtos ou materiais em local apropriado, para que sejam disponibilizados de maneira rápida e segura quando solicitados. Mas há uma diferença entre armazenar e estocar. O ato de armazenar contempla todo o processo, desde a recepção até a expedição do produto ou mercadoria. Já o ato de estocar limita-se a guardar determinado produto ou mercadoria em local apropriado (Carneiro, 2012). A gestão de estoques se apoia em dois pontos importantes: 1. Quanto pedir de cada material; 2. Quando pedir cada material. Essa relação também é conhecida como previsão de demanda. É ela que orienta o planejamento da ocupação do parque de máquinas e dos recursos humanos da empresa.A previsão exata da demanda pode não estar totalmente bem estabelecida, podendo variar em função de inúmeros fatores, como inovações tecnológicas, variações no comportamento do consumidor, influências políticas e econômicas, opiniões de especialistas e pesquisa de mercado. 4.2 Vantagens e desvantagens do estoque No aspecto da logística, inicialmente o estoque pode sempre ser considerado apenas um custo e, além do custo financeiro, os estoques podem ter outras desvantagens: Ocupam espaços que poderiam ser utilizados de forma mais produtiva; 12 Aumentam o risco de obsolescência, deterioração e extravio de materiais e produtos; Grandes níveis de estoque aumentam seus custos de manutenção. No entanto, existem algumas vantagens em utilizá-lo: Propicia segurança para as operações logísticas; Altos níveis de estoque podem diminuir os custos de emissão de pedido, de falta de estoque e de aquisição; Absorve variações quantitativas e diferenças de ritmo entre os vários estágios da produção; Permite atender os pedidos com maior rapidez; Eleva a qualidade do serviço ao cliente. 4.3 Tipos de estoque Dentre os vários tipos de estoque, podemos destacar três: 1. Estoque de matérias-primas e insumos, geralmente chamado de almoxarifado; 2. Estoque de produtos semiacabados, gerados pelo processo de produção; 3. Estoque de produtos acabados, com os produtos prontos para comercializar. 4.4 Nível de serviço Para que a organização mantenha seus estoques funcionando com a máxima eficiência possível, é importante que ela saiba qual nível de serviço deseja manter. Trata-se do compromisso que a organização estabelece entre o atendimento às necessidades do cliente e a rapidez na entrega. Esse nível pode ser medido como um percentual de atendimento, que é proporcional aos custos de manutenção do estoque. Quando o grau de atendimento se aproxima de 100%, os custos sobem drasticamente e se tornam inviáveis para qualquer organização. Para chegar ao nível de estoque que a organização deseja manter, é importante considerar alguns fatores: Grau de flutuação dos estoques em relação à variação das vendas; Grau de rotatividade dos estoques; 13 Metas da empresa em relação à presteza do atendimento ao cliente; Número de almoxarifados e definição dos materiais que eles abrigarão; Objetivos estratégicos da organização. 4.5 Indicadores de desempenho da gestão de estoques Alguns indicadores podem fornecer uma boa análise da qualidade da gestão de estoques numa organização. Vejamos alguns destes coeficientes: 4.5.1 Retorno de capital (RC) É a relação entre o lucro anual obtido com as vendas e o capital investido em estoques. RC = LA/CE RC: retorno de capital; LA: lucro anual das vendas; CE: capital investido em estoques. Resultados acima de 1 são considerados bons e, acima de 1,5, são excelentes. 4.5.2 Giro de estoque (GE) É a relação entre o custo de vendas anuais com o capital investido em estoques. Também é conhecido como rotatividade de estoque. GE = CV/CE GE = giro de estoque; CV = custos das vendas anuais; CE = capital investido em estoques. Também pode ser calculado com base nas quantidades físicas: GE = QAV/QME GE = giro de estoque; QAV = quantidade anual de vendas; QME = quantidade média anual em estoque. Quanto maior o coeficiente obtido, melhor será a administração, demonstrando reflexos positivos nos custos e na competividade da empresa. 14 O giro de estoques é um índice internacionalmente utilizado para medir a eficiência operacional. Em outras palavras, mede a quantidade de vezes, num determinado período, que o estoque mantido pela empresa é vendido. TEMA 5 – ESTOQUE VIRTUAL Historicamente, os clientes costumavam receber o produto sempre no local da compra. Assim, quando faltava um produto no estoque, ou em caso de perda de venda ou pedido, a compra ficava pendente. Alguns estudos revelam que mais de 50% das perdas de vendas em lojas varejistas foram causadas por falhas de execução nas lojas. Desse montante, metade das perdas resultaram de erros nos registros do estoque ou por gôndolas vazias, sem produtos à disposição dos clientes. Com o avanço tecnológico dos sistemas de informação, o gerenciamento dos estoques progrediu muito nesse aspecto. As empresas começaram a ter conhecimento permanente dos níveis do estoque dos produtos em cada ponto de estocagem na rede logística, criando o chamado estoque virtual de produtos (Ballou, 2006). Dias (2008) destaca que o estoque virtual deve contemplar todo o estoque disponível, incluindo os fornecimentos pendentes e aqueles ainda no prazo, porém em aberto. Assim sendo, o estoque virtual pode ser configurado da seguinte forma: Estoque virtual = estoque físico + saldo de fornecimento 5.1 Vantagens do estoque virtual Manter estoques considerados suficientes para satisfazer todas as necessidades dos clientes em um único local, o tempo inteiro, é um grande desafio. O custo de garantir que jamais faltem produtos no estoque é demasiadamente alto, e a existência de outros pontos de estoque pode ser uma boa alternativa (Ballou, 2006). Mas, para ter um bom controle do volume estocado em diversos pontos, é necessário ter um sistema de informações eficiente. 15 5.1 Erros no estoque virtual Não é incomum vermos situações em que um produto consta como disponível no estoque mas não está na loja. Esse erro de registro sempre termina na perda da venda e na insatisfação do cliente, podendo ser suficiente para que ele não volte à empresa. As inconsistências no estoque podem ter várias causas: Erro nos registros de entrada ou de saída do produto; Furtos que ocorrem na loja e também nos estoques; Erros na leitura de códigos de barra; Ausência de lançamento de produtos vencidos; Duplicidade de informações; Falta de informações em tempo real; Consumo interno de produtos pela própria organização; Produtos danificados. Outro problema ocorre quando o estoque virtual consta como zerado mas ainda existem unidades do produto no estoque físico. Esse tipo de erro também é prejudicial, pois o cliente não consegue adquirir o produto desejado e a empresa não vende, além de adquirir mais unidades do produto com os fornecedores, sem real necessidade. 5.2 Cuidados com o estoque virtual Para evitar riscos, é necessário que todo produto comprado ou vendido pela loja seja atualizado no estoque virtual. Para isso, é importante contar com um bom sistema integrado de informações. Em geral, esses sistemas oferecem diversos relatórios que garantem o conhecimento exato das vendas e do nível do estoque de cada produto da empresa. No entanto, um bom sistema só vai operar com eficiência se a organização mantiver os funcionários capacitados e atentos à qualidade e precisão dos registros. Por isso, a gestão do volume de produtos disponíveis para venda requer um planejamento detalhado quanto à demanda sazonal. Também exige boas relações com fornecedores de confiança, que irão fornecer os itens na quantidade certa. 16 Outra maneira de combater diferenças no estoque virtual é fazer inventários periódicos nos varejos para contar os itens. Se alguma inconsistência for identificada, o sistema precisa ser atualizado para que fique com o dado correto. No entanto, a contagem manual de cada item é difícil, além de ser muito custosa em grandes redes varejistas, que possuem diversas lojas. 17 REFERÊNCIAS ALVARENGA, A. C. Logística aplicada: suprimentos e distribuição física. 3. ed. São Paulo: Blucher, 2000. ALVARENGA, A. C.; NOVAES, A. G. Logística aplicada. 3. ed. São Paulo: Blucher, 2014. ARAÚJO, E. A.; ARAÚJO, A. C.; MUSETTI, M. A. Estágios organizacionais da logística: estudo de caso em organização hospitalar filantrópica. Produção, São Paulo,v. 22, n. 3, p. 549-563, maio/ago. 2012. BALLOU, R. H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos/logística empresarial. 5. ed. Porto Alegre: Bookman, 2006. BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2009. BOWERSOX, D. J.; CLOSS, D. J.; COOPER, M. B. Gestão da cadeia de suprimentos e logística. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007. CARNEIRO, R. J. Movimentação e armazenagem. Curitiba: Instituto Federal do Paraná, 2012. DIAS, M. A. P. Administração de materiais: uma abordagem logística. São Paulo: Atlas, 2008. EQUIPAMENTOS de movimentação. Fiesp, São Paulo, 11 fev. 2007. Disponível em <https://www.fiesp.com.br/transporte-e-logistica/equipamentos-de- movimentacao/> Acesso em: 11 fev. 2020. MCDUFFIE, J. M. et al. Logistics transformed: the military enters a new age. Supply Chain Management Review, Frammingham, v. 5, n. 3, p. 92-100, 2001. PAURA, G. L. Fundamentos da logística. Curitiba: Instituto Federal do Paraná, 2012. RUSSO, C. P. Armazenagem, controle e distribuição. Curitiba: InterSaberes, 2013. ZEBRA. Estudo sobre o futuro dos armazéns. São Paulo: Zebra, 2019. Disponível em <https://www.zebra.com/content/dam/zebra_new_ia/en- us/solutions-verticals/vertical-solutions/warehouse-management/vision- study/2024/warehouse-vision-study-pt-br.pdf>. Acesso em: 11 fev. 2019.