MBA FGV - Gerenciamento do Escopo e Qualidade em Projetos - Atividade Individual

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MATRIZ DE ATIVIDADE INDIVIDUAL
	Disciplina: Gerenciamento do Escopo e Qualidade em Projetos
	Turma: MBA Executivo Online – Gestão de Projetos
	Estudante: Henrique Cardoso Duttweiler
Projeto Música solidária – take 1
Etapa 1 – gerenciamento do escopo: visão de produto
Ténica É / NÃO É / FAZ / NÃO FAZ 
	É / NÃO É / FAZ / NÃO FAZ
	É
- Uma ação solidária com o objetivo de arrecadar recursos para apoiar projetos sociais.
- Uma live online voltada para a arrecadação de doações, com a meta de alcançar um mínimo de R$ 200.000,00, e qualquer valor excedente também será destinado às causas apoiadas.
- Um projeto que busca patrocínio de pelo menos 4 empresas para ajudar a cobrir os custos operacionais.
- Um projeto que exige prestação de contas em até 10 dias após a realização do evento.
- Um projeto que envolve músicos reconhecidos e tem como meta alcançar 85% de satisfação entre os espectadores.
- Gratuito, direcionado a um público amplo e transmitido ao vivo pela internet.
	NÃO É
- Um evento com fins lucrativos ou que permita ganhos financeiros para os artistas ou organizadores.
- Um evento presencial ou que promova qualquer tipo de aglomeração física, seguindo rigorosamente as normas de distanciamento social.
- Um projeto contínuo, sem data de encerramento, ou que aconteça com mais frequência do que três lives por trimestre.
- Um evento que cobre ingresso ou exija contribuição obrigatória para participação.
- Um espaço para publicidade não autorizada ou que viole as diretrizes da cartilha de ética.
- Um incentivo à violação das recomendações de saúde pública ou à realização de eventos físicos.
	FAZ
- Faz parte de um catálogo de projetos com até três lives por trimestre.
- Fará a doação de 100% do valor arrecadado para instituições previamente selecionadas pela equipe do projeto.
- Proporciona entretenimento gratuito ao público, sem infringir as normas de distanciamento social definidas pela OMS.
- Gera visibilidade tanto para os artistas quanto para as empresas patrocinadoras, que serão reconhecidas durante a live.
- O evento capacita a equipe para garantir um alto nível de profissionalismo nas transmissões.
- Faz com que as doações sejam distribuídas às instituições em até 10 dias após o evento.
- Incentiva o público a seguir as diretrizes de saúde pública, promovendo responsabilidade social.
	NÃO FAZ
- Não contrata artistas que exijam cachê para participação nas lives.
- Não permite mais de uma empresa doadora do mesmo segmento de mercado como patrocinadora para evitar conflito de interesses.
- Não utiliza os recursos arrecadados para outros fins que não sejam as doações acordadas com as instituições mapeadas.
- Não cobra dos espectadores para permitir sua presença virtual durante a transmissão.
- Não incentiva ou promove qualquer tipo de aglomeração física.
- Não realiza sorteios ou atividades de jogos de azar durante a live.
- Não destina doações a instituições que não estejam previamente cadastradas e aprovadas pelo time de projetos.
Etapa 2 – gerenciamento dos requisitos
	Parte I: Registro dos requisitos
	Título do projeto: Música Solidária – Take 1
	Data da versão: 18/09/2024
	ID / Data
	Requisito
	Parte interessada
	Categoria
	Prioridade
MoSCoW
	Critério de aceitação
	Critério de validação
	R01_2024
	Garantia de transmissão ao vivo com alta qualidade de áudio e vídeo
	Administração do Evento
	Requisito Técnico
	Must
	Assegurar transmissão ao vivo sem falhas técnicas
	Testes de transmissão e feedback técnico
	R02_2024
	Atração de no mínimo 40 mil espectadores virtuais
	Administração do Evento
	Requisito de Negócios
	Must
	Atingir ou exceder o número de 40 mil espectadores ao vivo
	Monitoramento da audiência via plataforma digital
	R03_2024
	Garantir no mínimo 4 empresas patrocinadoras
	Administração do Evento
	Requisito de Negócios
	Must
	Assegurar o apoio de 4 diferentes patrocinadores financeiros
	Verificação do recebimento dos fundos dos patrocinadores
	R04_2024
	Meta de arrecadação de R$200.000,00 em doações
	Administração do Evento
	Requisito de Negócios
	Must
	Alcançar pelo menos R$200.000,00 em contribuições
	Rastreamento e reporte das doações recebidas
	R05_2024
	Implementação de sistemas de pagamento eficazes
	Administração do Evento
	Requisito Funcional
	Must
	Estabelecer mecanismos para doações via PIX e QR Code
	Testes funcionais dos sistemas de pagamento
	R06_2024
	Seleção de artistas renomados para as lives
	Administração do Evento
	Requisito de Negócios
	Must
	Mapear e confirmar artistas renomados para apresentações voluntárias
	Confirmação de participação dos artistas
	R07_2024
	Patrocínio de empresas de setores distintos
	Patrocinador
	Requisito das partes interessadas
	Must
	Garantir um patrocinador líder de cada setor
	Reuniões de alinhamento com os patrocinadores
	R08_2024
	Promoção de patrocinadores durante as transmissões
	Patrocinador
	Requisitos das partes interessadas
	Must
	Destacar patrocinadores durante as lives
	Monitoramento e registro durante o evento
	R09_2024
	Registro de instituições de caridade
	Administração do Evento
	Requisito Funcional
	Must
	Formalizar as entidades caridosas que receberão os fundos
	Documentação e validação das entidades cadastradas
	R10_2024
	Divulgação efetiva sobre as instituições beneficiadas
	Administração do Evento
	Requisito Funcional
	Must
	Informar o público sobre as organizações que receberão as doações
	Documentação da divulgação pela equipe organizadora
	R11_2024
	Relatório financeiro detalhado post-evento
	Administração do Evento
	Requisito Funcional
	Must
	Detalhamento financeiro completo em até 10 dias úteis após o evento
	Análise e validação pela equipe contábil
	Parte II: Ferramenta/técnica para coleta do requisito
	Requisito: R04_2024 - Meta de arrecadação de R$200.000,00 em doações.
Técnica de Coleta: Monitoramento contínuo através de um dashboard dedicado. Esse dashboard permitirá o acompanhamento em tempo real das doações recebidas durante as lives, com a implementação de funcionalidades de pagamento como PIX e cartões de crédito. Haverá também a geração de relatórios para avaliar o progresso em relação à meta estabelecida, permitindo ajustes rápidos na estratégia de arrecadação se necessário. Esta abordagem visa maximizar a transparência e eficácia na gestão das doações.
ETAPA 3 – ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO E DO DICIONÁRIO
	Parte I: Relação das principais entregas do projeto
	Gestão Geral: Criar um cronograma realista que inclua todas as etapas do projeto, garantindo que as lives ocorram no prazo e que a arrecadação mínima de R$200.000,00 seja atingida para as instituições de caridade.
	Gestão de Parcerias: Assegurar a seleção de artistas relevantes e parceiros comprometidos, que participem do evento de forma voluntária, aumentando a visibilidade do projeto e o alcance das doações.
	Mobilização da Equipe: Documentar todas as atividades e processos do projeto para garantir transparência e alinhamento com os patrocinadores e demais partes interessadas, além de captar ao menos quatro patrocinadores que cubram os custos operacionais.
	Preparação do Evento: Garantir que toda a logística técnica e operacional esteja em ordem antes das transmissões, incluindo a implementação dos sistemas de pagamento e a confirmação dos artistas.
	Live (Evento): Supervisionar a execução da live, garantindo que os artistas sigam o planejamento acordado e promovam as doações, além de assegurar a exposição adequada dos patrocinadores e alcançar alta satisfação dos espectadores.
	Pós-Evento: Realizar a prestação de contas em até 10 dias após o evento, detalhando as doações recebidas e o destino dos recursos, além de compartilhar os resultados com os patrocinadores e as instituições beneficiadas.
	Parte II: Elaboração da EAP
	
1. Gerenciamento do Projeto
1.1 Termo de abertura do projeto.
1.2 Plano de gerenciamento de custos.
1.3 Plano de gerenciamento da qualidade.
1.4 Definição e construção do escopo do projeto.
1.5 Plano de gerenciamento de cronograma.
1.6 Plano de gerenciamentode riscos.
1.7 Monitoramento dos planos e controles.
1.7.1 Relatório de progresso e conformidade.
1.7.2 Reuniões com stakeholders para acompanhar andamento e manter transparência.
1.8 Reuniões estratégicas.
1.8.1 Reunião de planejamento.
1.8.2 Reunião de acompanhamento e revisão das ações planejadas.
2. Gerenciamento de Parcerias
2.1 Contrato com os artistas participantes.
2.2 Contrato com os patrocinadores.
2.3 Contratação de serviços técnicos para transmissão ao vivo.
2.4 Contratação de fornecedores para suporte técnico e logístico do evento.
2.5 Cadastro e seleção das instituições de caridade que receberão as doações.
2.5.1 Verificação de conformidade das instituições com os critérios estabelecidos.
2.6 Contratação de plataforma de pagamento para o recebimento das doações.
3. Mobilização e Gestão da Equipe
3.1 Definição de papéis e responsabilidades da equipe do projeto.
3.2 Comunicação com antecedência sobre os artistas e patrocinadores.
3.3 Garantir logística e suporte para os artistas e equipe.
3.3.1 Alimentos e bebidas.
3.3.2 Suporte técnico e logístico para artistas.
3.3.3 Equipamentos adequados e devidamente preparados para a live.
4. Pré-Evento
4.1 Verificação da infraestrutura técnica para transmissão.
4.2 Realização de testes de conexão e áudio.
4.3 Divulgação final do evento e confirmação das participações.
4.4 Garantir que todo o equipamento técnico esteja preparado para a transmissão.
5. Evento (Live)
5.1 Recepção e suporte aos artistas.
5.2 Testes finais de som e vídeo.
5.3 Monitoramento de KPIs durante o evento.
5.3.1 Acompanhamento das doações realizadas em tempo real.
5.3.2 Monitoramento do número de visualizações e interações ao vivo.
5.3.3 Monitoramento dos feedbacks e comentários dos espectadores.
5.3.4 Envio de pesquisas de satisfação ao final do evento.
5.3.5 Verificação contínua do funcionamento dos sistemas de doação.
5.3.6 Monitoramento da frequência e duração das divulgações feitas pelos artistas.
5.3.7 Acompanhamento de possíveis problemas técnicos e solução imediata.
6. Pós-Evento
6.1 Desligamento e desmontagem dos equipamentos técnicos.
6.2 Limpeza e organização do local.
6.3 Feedback dos artistas e patrocinadores sobre o evento.
6.4 Elaboração da prestação de contas em até 10 dias.
6.4.1 Coleta de feedbacks dos patrocinadores e parceiros.
6.4.2 Realização das doações financeiras para as instituições cadastradas.
6.4.3 Documentação completa das doações arrecadadas e distribuídas.
6.4.4 Divulgação dos principais momentos e resultados da live.
6.5 Elaboração do termo de encerramento do projeto.
	Parte III: Elaboração do Dicionário da EAP
	Pacote de Trabalho 1
	Código da EAP
	Item da EAP
	Descrição
	Critério(s) de validação
	Nível de esforço
	Responsável
	1.1.3	
	
Instalação dos sistemas
	Implementar e configurar os sistemas de pagamento online (PIX e QR Code) para as doações
	Realizar testes de pagamento com transações simuladas
	Alto
	Equipe técnica do evento
	Pacote de Trabalho 2
	Código da EAP
	Item da EAP
	Descrição
	Critério(s) de validação
	Nível de esforço
	Responsável
	1.2.1	
	
Contratação de artistas
	Selecionar e formalizar a participação de artistas profissionais sem fins lucrativos
	Contratos assinados e alinhamento dos artistas com o escopo
	Médio
	Administração do evento
Etapa 4 – GERENCIAMENTO DA QUALIDADE E MELHORIA CONTÍNUA
	MURA
	Falta de coordenação na contratação de artistas ou patrocinadores, resultando em atrasos no cronograma e dificultando a implementação das campanhas de divulgação. Isso pode prejudicar a promoção do evento e impactar a captação de doações.
	MURI
	Sobrecarregar a equipe de transmissão ao vivo com funções além de suas capacidades, como monitorar doações e gerenciar problemas técnicos simultaneamente, o que pode resultar em falhas na transmissão e queda na qualidade do áudio e vídeo, afetando a experiência dos espectadores.
	MUDA
	Contratar fornecedores ou equipamentos que não sejam necessários para o escopo da live, resultando em desperdício de recursos financeiros e logísticos, como a contratação de tecnologia excessivamente cara ou desnecessária para a simplicidade do evento.
	DIAGRAMA DE ISHIKAWA
	
	SOLUÇÕES ENCONTRADAS
	Sobrecarga da equipe de transmissão
Plan: Criar uma lista detalhada de tarefas necessárias para a transmissão ao vivo e identificar as habilidades técnicas exigidas para cada uma delas (gerenciamento de doações, monitoramento técnico, controle de áudio e vídeo).
DO: Distribuir as responsabilidades de forma adequada, contratando ou alocando profissionais adicionais quando necessário, para garantir que cada função tenha uma pessoa dedicada. Por exemplo, separar uma equipe para o monitoramento de doações e outra para o controle técnico da transmissão.
Check: Antes do evento, realizar uma reunião de alinhamento com toda a equipe, validando que cada função está atribuída a uma pessoa capacitada. Testar os processos simulando a live para verificar se todos conseguem realizar suas funções sem sobrecarga.
ACT: Se for constatado que alguém está sobrecarregado ou se algum processo falhar durante a simulação, redistribuir as tarefas ou contratar mais profissionais temporários para apoiar a equipe técnica.
Equipamentos insuficientes ou inadequados
Plan: Fazer um inventário detalhado de todos os equipamentos necessários para a transmissão, como câmeras, microfones, computadores e cabos de conexão. Adquirir ou alugar equipamentos de backup para evitar falhas durante o evento.
DO: Garantir que cada equipamento essencial tenha um substituto pronto para uso imediato. Implementar um processo de teste técnico com antecedência, onde todos os equipamentos são checados e avaliados para garantir seu funcionamento.
Check: Realizar um teste completo de todos os equipamentos 48 horas antes do evento e novamente no dia anterior à transmissão, para identificar quaisquer problemas técnicos que possam ocorrer. Solicitar um relatório detalhado da equipe técnica sobre a funcionalidade dos equipamentos.
ACT: Se algum equipamento falhar nos testes, substituí-lo imediatamente por um dispositivo de backup. Se não houver substituição disponível, providenciar o aluguel ou compra emergencial.
Treinamento insuficiente da equipe técnica
Plan: Elaborar um programa de treinamento rápido para a equipe técnica, focado nos principais aspectos da transmissão ao vivo, como resolução de problemas de áudio, vídeo e monitoramento de doações em tempo real.
DO: Agendar treinamentos práticos com a equipe técnica, incluindo exercícios simulados de problemas comuns que possam surgir durante a transmissão, como perda de sinal ou queda de qualidade de vídeo.
Check: Acompanhar o desempenho dos profissionais durante as simulações e revisar os resultados dos exercícios práticos. Avaliar se cada membro da equipe está apto a realizar suas funções sem sobrecarregar outros colegas.
ACT: Se houver lacunas de conhecimento ou falta de experiência, redistribuir funções ou contratar profissionais adicionais para áreas mais críticas. Repetir os treinamentos até que todos estejam confiantes com suas responsabilidades.
*REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BROWN, Natasha. The Six Big Ideas of Adaptive Organizations. Disponível em: www.leanchange.org. Acesso em setembro. 2024.
HOFFMANN, Guilherme. Gerenciamento do escopo e qualidade. Rio de Janeiro: FGV, 2024
MENDES, Gabriel Martins. MBA Executivo em Gestão de Projetos – Gerenciamento do escopo e qualidade. Rio de Janeiro: FGV, 2024.
PRADA, Charles. Gerenciamento de Escopo do Projeto: o que é, importância e como fazer. Disponível em: https://www.euax.com.br/2018/12/gerenciamento-escopo-do-projeto/. Acesso em setembro. 2024.
TOTVS. Diagrama de Ishikawa: o que é, como fazer e exemplo. Disponível em: https://www.totvs.com/blog/negocios/diagrama-de-ishikawa. Acesso em setembro. 2024.
VITALI, Mariana. Melhorando a concepção de produtos: duas abordagens para gerar soluções práticas nos projetos ágeis. Disponível em: https://www.bridgeconsulting.com.br/melhorando-a-concepcao-de-produtos-duas-abordagens-para-gerar-solucoes-praticas-nos-projetos-ageis/.Acesso em setembro. 2024.
	
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