Fundamentos do secretariado ATIVIDADE 04 QUESTÕES

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PERGUNTA 1
1. Leia o excerto a seguir:
“O profissional de Secretariado Executivo tem a responsabilidade de assessorar e dar suporte para a equipe com quem trabalha. O atendimento não é só a comunicação e recepção, mas sim, a execução de atividades com eficácia”.
 
VAZ, C. F. M.; DURANTE,  D. G. Gestão do conhecimento secretarial e suas implicações para a organização. Revista do Secretariado Executivo, Passo Fundo, n. 7, p. 61, 2011.
 
Considerando a importância do profissional de Secretariado Executivo no assessoramento em reuniões, analise as afirmativas a seguir:
 
I. O Secretário Executivo deve organizar toda a reunião e, já no início, pode dar a tarefa por concluída.
II. O profissional de Secretariado Executivo deve participar das reuniões, em pé, caso seja necessário resolver algo.
III. As anotações e gravações executadas em reunião são de responsabilidade do Secretário Executivo.
IV. O Secretário Executivo pode participar ativamente da reunião em algumas situações, conforme solicitado pelo Executivo.
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em:
	
	
	III e IV.
	
	
	I e III.
	
	
	II e IV.
	
	
	I e II.
	
	
	I e III.
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PERGUNTA 2
1. Analise o fragmento textual a seguir:
“Existem muitos fatores que podem levar ao fracasso da gestão, como ladrões de tempo de reunião, ladrões de tempo ao telefone, delegação insatisfatória, gerente irresoluto, comunicações insatisfatórias e outros, mas são poucos que levam ao sucesso”.
 
LASTA, A.; SILVA, A. da. O secretariado executivo e a função de gestão. Secretariado Executivo em Revista, Passo Fundo, v. 3, p. 56, 2007.
 
Assinale a alternativa correta:
	
	
	Toda interrupção ocorre por falta de atenção.
	
	
	Telefonemas não são considerados interrupções.
	
	
	Quando acontecem imprevistos, as atividades devem ser reiniciadas.
	
	
	 Imprevistos devem ser anotados como “não planejado”, sempre que ocorrerem.
	
	
	Interrupções por fatores externos são desconsideradas.
 
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PERGUNTA 3
1. Leia o trecho a seguir:
“A secretária vem se tornando assistente qualificada de alto nível, quando possui as qualificações chaves: organização das técnicas de trabalho; pensamento empresarial; técnicas de gerenciamento; comunicação; trabalho em equipe; psicologia; criatividade; know-how intercultural; conhecimentos técnicos avançados com novas tecnologias, (programas de computador), ter consciência e envolvimento com o trabalho, ter objetivos explícitos, otimizar o tempo para um melhor rendimento [...]”.
 
RAMOS, M. A. N.; BAPTISTA, D. M. T. O novo perfil da Secretária Executiva. Revista Pibic, v. 1, n. 1, p. 159, 2004.
 
A respeito do mercado de trabalho do Secretariado Executivo, analise as afirmativas a seguir e assinale V para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) Falsa(s).
 
I. (  ) A tecnologia tem sido aliada das empresas, que por um período tentaram usá-la em substituição ao profissional.
II. (  ) As contratações têm ocorrido, principalmente, nas áreas industriais e em grandes centros metropolitanos.
III. ( ) O mercado tem sido promissor, após uma grande crise econômica ocorrida entre 2015 e 2017.
IV. ( ) O Secretário Executivo pode obter mais sucesso conforme o segmento em que decidir trabalhar.
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em:
	
	
	V, V, F, F.
	
	
	F, V, V, V.
	
	
	V, V, V, F.
	
	
	F, F, V, V.
	
	
	V, F, V, V.
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PERGUNTA 4
1. Leia o excerto a seguir:
As reuniões de trabalho são corriqueiras e necessárias no dia a dia corporativo, para diversos fins: “A reunião de trabalho é a forma mais eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratégias empresariais”.
 
NEIVA, E. G.; D’ELIA, M. E. S. As novas competências do profissional de secretariado. 2. ed. São Paulo: IOB, 2009. p. 201.
 
A respeito dos tipos de reuniões, analise as afirmativas a seguir e assinale V
para a(s) Verdadeira(s) e F para a(s) Falsa(s).
 
I. (  ) Se o intuito do executivo é treinar e acompanhar novos funcionários, deve solicitar uma reunião formativa.
II. (  ) O secretário executivo deve providenciar uma reunião informativa quando houver necessidade de passar informações para os funcionários ou equipes específicas.
III. ( ) Quando se considera avaliar ideias diversas, de modo informal, espera-se que haja uma reunião criativa, de brainstorming.
IV. ( ) O executivo deve pedir que o secretário executivo providencie uma reunião formativa para avaliar os conhecimentos dos funcionários.
 
Assinale a alternativa que indica a sequência correta:
	
	
	F, V, V, F.
	
	
	F, F, V, V.
	
	
	V, V, V, F.
	
	
	V, F, F, V.
	
	
	V, F, V, V.
 
 
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PERGUNTA 5
1. Leia o excerto a seguir:
“O profissional de Secretariado Executivo deve permanecer em contato com os outros profissionais e registrar todas as confirmações e desistências. A medida que for tomando conhecimento, deverá comunicar para seu executivo, talvez ele queira incluir novos nomes substituindo dos convites recusados. Também é sua atribuição, fazer a preparação da sala de reuniões e assessorar durante a reunião”.
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de Secretariado Executivo: explanação das principais características que compõem o perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 51, 2005.
 
Considerando a importância da logística em reuniões, analise as afirmativas a seguir:
 
I. Todo equipamento deve ser testado no início da reunião.
II. O check-list
(listagem de itens) pode variar conforme a reunião (objetivo e porte).
III. Se houver assentos demarcados, os convidados devem saber quais são seus lugares, com antecedência.
IV. É preciso providenciar e conferir, a cada reunião, o mobiliário e equipamentos, ainda que aconteçam no mesmo espaço.
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em:
	
	
	I e IV.
	
	
	II e III.
	
	
	II e IV.
	
	
	III e IV.
	
	
	I e III.
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PERGUNTA 6
1. Analise o trecho a seguir:
“[...] principais métodos utilizados para o desenvolvimento de uma atividade secretarial, que garantirá a eficácia do resultado e consequentemente do processo ao qual este profissional está inserido”.
 
BORTOLOTTO, M. F. P.; WILLERS, E. M. Profissional de secretariado executivo: explanação das principais características que compõem o perfil. Revista Expectativa, v. 4, n. 1, p. 48, 2005.
 
Analise as asserções a seguir e a relação proposta entre ambas.
 
I. Uma informação recebida no meio corporativo pode parecer irrelevante em primeiro momento, mas ser importante em outra situação.
Pois
II. É preciso saber gerenciar as informações recebidas, classificando-as.
 
A seguir, assinale a alternativa correta:
	
	
	As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é uma justificativa correta da I.
	
	
	A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa.
	
	
	As asserções I e II são proposições verdadeiras, mas a II não é uma justificativa correta da I.
	
	
	A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira.
	
	
	As asserções I e II são proposições falsas.
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PERGUNTA 7
1. Leia o excerto a seguir:
“O nome foi inspirado em um timer de cozinha em forma de tomate que era por ele utilizado e a técnica é lúdica e modesta. Os preceitos são simples e não requerem nada além de papel, caneta e um timer de cozinha”.
 
BOGUSŁAWSKI, A. M.; OLIVEIRA, V. S. Administração do tempo: estudo realizado com formandos do curso de Secretariado Executivo com o objetivo de identificar causas que comprometem e gerenciamento do tempo. In: ENCONTRO NACIONAL DE ESTUDANTES DE SECRETARIADO, 5., Macapá, 2012. Anais… Macapá: Universidade Federal do Amapá-UNIFAP–Macapá, set., 2012. p. 91.
 
Considerando a técnica Pomodoro de gerenciamento do tempo, analise as afirmativas a seguir:
 
I. É estabelecido o tempo de 25 minutos para executar tarefas sem interrupções.
II. Cada Pomodoro representa 25 minutos, e a cada quatro minutos deve ser feito um intervalo de cinco minutos.
III. Ainda que a tarefa não seja concluída em 25 minutos, é feita uma pausa de cinco minutos.
IV. A pausa de cinco minutos só poderá acontecer se toda tarefa for executadaem 25 minutos.
 
É verdadeiro apenas o que se afirma em:
	
	
	I, II e III.
	
	
	II e IV.
	
	
	I, III e IV.
	
	
	I e IV.
	
	
	I e III.
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PERGUNTA 8
1. Leia o texto a seguir:
“É muito importante o entendimento do processo da comunicação; de um lado estão nossos conteúdos internos (intrapessoais); do outro lado está o mundo externo e nossa percepção desse meio ambiente (interpessoal); a somatória disso dirige nossas ações”.
 
RAMOS, M. A. N.; BAPTISTA, D. M. T. O novo perfil da secretária executiva. Revista Pibic , v. 1, n. 1, p. 158, 2004.
 
Assinale a alternativa correta sobre correspondências emitidas e recebidas:
	
	
	Emissor é quem recebe a correspondência.
	
	
	Correspondências ocorrem de receptor para o emissor.
	
	
	A mensagem é decodificada na sua emissão, pelo receptor.
	
	
	É necessário ter aptidões de comunicação para emitir uma correspondência.
	
	
	O receptor é quem envia uma correspondência.
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PERGUNTA 9
1. Leia o excerto a seguir:
Considerando a questão de bom uso do tempo, “[...] não se admitem erros que ocasionam perda de tempo e atraso nas demais atividades que precisam ser realizadas rapidamente”, ou seja, atividades mal executadas propiciam à má gestão do tempo.
 
LASTA, A.; SILVA, A. da. O secretariado executivo e a função de gestão. Secretariado Executivo em Revista, Passo Fundo, v. 3, p. 52, 2007.
 
Assinale a alternativa que indique qual é o método explicado corretamente:
	
	
	Aa Matriz GUT é utilizada para verificar a relevância das atividades.
	
	
	O Método GTD mede a gravidade, urgência e tendência.
	
	
	A Técnica de Pomodoro consiste em intervalos de 25 minutos a cada tarefa.
	
	
	As matrizes, como de Eisenhower, são utilizadas para medir o tempo de execução da tarefa.
	
	
	O método em que se utiliza lista de afazeres é conhecido por técnica Pomodoro.
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PERGUNTA 10
1. Leia o trecho a seguir:
“A secretária também tem o desafio de aceitar e aprender a dinâmica da mudança, desenvolvendo novas formas de pensar e agir, traçando novos objetivos e estratégias, sendo alvo do processo de mudança no novo ambiente empresarial. A burocracia deve deixar de ser um entrave, as decisões precisam ser mais rápidas e as hierarquias diminuídas”.
 
RAMOS, M. A. N.; BAPTISTA, D. M. T. O novo perfil da Secretária Executiva. Revista Pibic, v. 1, n. 1, p. 159, 2004.
 
Assinale a alternativa correta acerca das tendências do Secretariado:
	
	
	O segundo idioma é uma forte tendência para o profissional nos próximos anos.
	
	
	Ter competências e habilidades são diferenciais competitivos.
	
	
	Softwares
e aplicativos ocuparão os lugares dos profissionais.
	
	
	 O sigilo é o principal ponto de interesse para o momento.
	
	
	Profissionais flexíveis, que se adaptam ao mercado, possuem diferencial.
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