TAD M1 UC02 - ATIVIDADE 2 - ELABORAR, ORGANIZAR E CONTROLAR DOCUMENTOS DA ORGANIZAÇÃO - TECNICO ADMINISTRAÇÃO - SENAC

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Palestra
Curso Técnico em Administração
Unidades Curriculares - Elaborar, organizar e controlar documentos da organização
Polo: Guaratinguetá
Professora: Valeria da Veiga Dias
Atividade: Atividade 2
Data: 08/07/2024
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Técnico em Administração
	Neste treinamento, apresentaremos o novo processo de arquivamento para o setor de RH da academia Saúde e Vida. Nosso objetivo é melhorar a organização, a eficiência e a segurança dos documentos, garantindo que todos os colaboradores tenham acesso fácil e rápido às informações necessárias. Vamos explorar os métodos e tipos de arquivamento adotados e como cada um deles será implementado no nosso dia a dia.
Introdução 
Novo Processo de Arquivamento de Documentos do Setor de RH
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Técnico em Administração
1. Objetivos do Novo Processo
	O novo processo de arquivamento foi desenvolvido para melhorar a eficiência e a acessibilidade dos documentos no setor de RH. Nosso objetivo é garantir a segurança e a integridade das informações, facilitando a atualização e o compartilhamento de dados. Além disso, buscamos assegurar o cumprimento das normas e regulamentos trabalhistas, promovendo uma gestão mais organizada e eficaz dos colaboradores da academia Saúde e Vida.
Melhorar a eficiência e a acessibilidade dos documentos.
Garantir a segurança e a integridade das informações.
Facilitar o compartilhamento e a atualização de dados.
Cumprir com as normas e regulamentos trabalhistas.
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Técnico em Administração
2. Arquivamento das Planilhas de Controle de Entrada e Saída
Método de Arquivamento: Arquivamento digital com backup na nuvem.
Tipo de Arquivo: Planilhas eletrônicas (Excel, Google Sheets).
Procedimento:
Atualizar as planilhas diariamente.
Fazer o backup automático na nuvem.
Acessar as planilhas através do link compartilhado.
Fonte: Imagem retirada do Google
Exemplo de planilha de controle de entrada e saída do funcionário.
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Técnico em Administração
3. Controle de Distribuição de EPIs e Uniformes
Método de Arquivamento: Arquivamento digital com registro em sistema ERP.
Tipo de Arquivo: Banco de dados digital.
Procedimento:
Registrar a distribuição de EPIs e uniformes no sistema ERP.
Atualizar o estoque regularmente.
Gerar relatórios mensais de distribuição.
Fonte: Imagem retirada do Google
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Técnico em Administração
4. Arquivamento das Folhas de Pagamento, Décimo Terceiro Salário e Férias
Método de Arquivamento: Arquivamento digital e físico.
Tipo de Arquivo: PDFs para arquivos digitais e pastas suspensas para arquivos físicos.
Procedimento:
Gerar folhas de pagamento em formato PDF.
Imprimir cópias para arquivamento físico.
Armazenar os arquivos digitais em uma pasta específica no servidor e os físicos em pastas suspensas rotuladas por mês e ano.
Fonte: Imagens retiradas do Google
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Técnico em Administração
5. Pastas dos Colaboradores com Fichas-Registro e Documentos Pessoais
Método de Arquivamento: Arquivamento físico e digital.
Tipo de Arquivo: Arquivos digitais em formato PDF e pastas suspensas com divisórias.
Procedimento:
Digitalizar todos os documentos pessoais e fichas-registro.
Armazenar os arquivos digitais em pastas nomeadas com o nome do colaborador no servidor.
Organizar os documentos físicos em pastas suspensas com divisórias para cada colaborador.
Fonte: Imagem retirada do Google
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Técnico em Administração
5. Pastas dos Colaboradores com Fichas-Registro e Documentos Pessoais
Fonte: Imagem retirada do Google
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Técnico em Administração
6. Vantagens do Novo Processo
Vantagens:
Maior agilidade na localização e atualização de documentos.
Redução de espaço físico necessário para armazenamento.
Melhor proteção contra perda de dados.
Facilidade de acesso remoto aos documentos.
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Temas diversos da Qualidade
Técnico em Administração
Conclusão e Próximos Passos
	Neste treinamento, abordamos o novo processo de arquivamento dos documentos do setor de RH da academia Saúde e Vida. Ressaltamos a importância de melhorar a eficiência e acessibilidade dos documentos, garantir a segurança e a integridade das informações, facilitar a atualização e o compartilhamento de dados, e cumprir com as normas e regulamentos trabalhistas. A adesão ao novo processo é crucial para assegurar uma gestão mais organizada e eficaz dos colaboradores.
Próximos Passos:
Treinamento dos colaboradores no uso dos novos sistemas de arquivamento.
Implementação gradual do novo processo.
Monitoramento e feedback contínuo para ajustes e melhorias.
Fonte: Imagem retirada do Google
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Temas diversos da Qualidade
Técnico em Administração
Perguntas e Respostas
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