Métodos Numéricos

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Aula 13 - Métodos Numéricos
Demonstrar a melhor forma de arquivar documentos utilizando 
como principal elemento o número, uma sequência numérica.
Vamos ver o que estes métodos têm a nos ensinar!
Segundo Paes (2005), “Quando o principal elemento a ser considerado em 
um documento é o número, a escolha deve recair sobre um dos seguintes 
métodos: simples, cronológico ou dígito-terminal.”
Esses métodos são indiretos, uma vez que para localizar um documento ou 
pasta, há que se recorrer a um índice alfabético, que fornecerá o número sob 
o qual os documentos ou pasta foram arquivados.
A numeração obedece somente à ordenação sequencial, embora a disposição 
física das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades 
próprias a cada método.
13.1 O método numérico simples 
Constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, 
pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, 
sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método 
exige um índice alfabético remissivo. (PAES, 2005).
Além do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas, a fim de se evitar 
que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo número, é indispensável 
um índice alfabético remissivo, sem o qual fica difícil a localização dos 
documentos.
No método numérico simples, pode-se aproveitar o número de uma pasta 
que venha a vagar. Por exemplo: em uma organização existe uma pasta de 
nº X, onde se guarda a correspondência de determinada firma. Por qualquer 
motivo a organização termina suas relações comerciais com a referida firma. 
Para que não se conserve uma pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-
se a transferência dos documentos, após análise e seleção, para o arquivo 
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permanente, e aproveita-se o mesmo número com um novo cliente. Quanto 
à ficha do índice alfabético, referente à primeira firma, permanecerá no 
fichário acrescida de nova indicação do lugar onde se encontra no arquivo 
permanente. O novo cliente, que ocupa a pasta de nº X, terá também uma 
ficha no índice alfabético em seu respectivo lugar.
Feitas algumas adaptações, este método tem ampla aplicação nos 
arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas sonoras) e documentos 
especializados (projetos de engenharia, projetos de financiamento, 
prontuários médicos, cadastros de funcionários). 
Sempre que utilizar métodos numéricos, você deverá fazer um controle à 
parte. É uma questão lógica: não há como memorizar tantos números. Com 
uma simples tabela do Access ou criando um sistema próprio, você pode 
fazer este controle usando o computador, o qual exerce influência marcante 
no controle de documentos. Saiba mais conversando com um profissional da 
área da tecnologia da informação.
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