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Adequação à LGPD Prof. Daniel Becker Descrição Apresentação das etapas e documentos constantes em um projeto de adequação à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 - “LGPD”). Propósito A compreensão sobre as etapas necessárias à adequação à LGPD é essencial para gestores e profissionais do Direito que se interessam no tema, evitando sanções às pessoas que não tenham se adequado à lei. Preparação Antes de iniciar os nossos estudos, tenha em mãos a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Objetivos Módulo 1 Mapeamento e registro Reconhecer as etapas necessárias para adequação à LGPD. Módulo 2 Adequação de contratos e políticas Reconhecer os benefícios decorrentes da adequação e os riscos relativos a não adequação à LGPD. Módulo 3 Programa de privacidade Aplicar soluções práticas para casos concretos. Introdução A Indústria 4.0 trouxe um impulso ao aumento de fluxo de dados pessoais na economia, o que levou à regulação específica do tratamento desses dados, a fim de garantir o direito da proteção de dados pessoais em equilíbrio com a inovação tecnológica e o desenvolvimento econômico. Esse é o contexto em que a LGPD é elaborada. Verifica-se que a estruturação de um sistema de governança, para buscar a adequação à LGPD e a eventuais legislações setoriais aplicáveis, apresenta o desafio operacional de mapear todas as operações que envolvem dados pessoais dentro da organização, avaliando criticamente a finalidade e a necessidade de acesso às informações. A partir do mapeamento, inicia-se a etapa de elaboração das políticas, documentos regulatórios da LGPD e análise de medidas de segurança já existentes e daquelas que devem ser implementadas. Em razão da ampla cadeia de negócios envolvendo diversos setores do mercado, é importante que seja realizada uma revisão dos contratos prevendo cláusulas de responsabilização a depender da posição ocupada pelo agente de tratamento de dados. Além disso, são cada vez mais frequentes os processos de due diligence, ou sejam, que apresentam questionamentos envolvendo o grau de adequação da empresa à LGPD antes de proceder contratações ou investimentos, por exemplo. Estar em conformidade com a lei, portanto, torna-se um verdadeiro diferencial competitivo no momento da contratação. Como ambientes seguros são construídos com base em três pilares (pessoas, processos e tecnologias), é também de extrema importância a organização de workshops e treinamentos periódicos, visando alcançar uma cultura de proteção de dados alinhada à cultura organizacional. 1 - Mapeamento e registro Ao �nal deste módulo, você será capaz de reconhecer as etapas necessárias para adequação à LGP Ligando os pontos Você sabe o que é mapeamento de dados? Sabe identificar a sua importância? Sabe dizer o que é registro das operações de tratamento de dados pessoais? Sabe identificar se o referido registro trata-se de uma exigência legal? Vamos conferir o caso a seguir. O ano de 2020 iniciou com um desassossego para empresas e profissionais que, de certa forma, estão na caminhada para se adequarem à LGPD. Nessa toada, o que vemos são organizações querendo começar o processo de conformidade do zero, ignorando tristemente a cultura e os processos já existentes, mas que precisam ganhar robustez e forma para se exteriorizarem. Como podemos pensar em alcançar a conformidade com uma lei de tamanha evidência se os colaboradores não compreendem o que são dados pessoais? Nesse sentido, imagine que você é o gestor de uma grande varejista, que trabalha com a venda de móveis e eletrodomésticos, onde seus colaboradores precisam reconhecer que realizam o tratamento de dados em suas atividades diárias. Por isso, o ponto de maior vulnerabilidade deve ser trabalhado como prioridade. Isso mesmo, apresentar aos colaboradores o que são dados pessoais, o que é tratamento de dados pessoais, as bases legais e assim por diante. São eles que levarão às áreas de negócio o inventário de dados, cabendo a quem ou ao grupo que é responsável pelo projeto de conformidade à LGPD condensar e estruturar o que toda a empresa revelou. Não há manual para se alcançar a conformidade com a LGPD. Sendo assim, cada organização dará o primeiro passo baseado no volume de dados pessoais que trata, na sua estrutura física e humana e considerando outras métricas que se fizerem necessárias à decisão. No entanto, você acredita que o inventário de dados deve ocorrer quando se puder enxergar e quantificar, com maior clareza, a extensão do banco de dados que a organização possui. Para isso, é importante que todos os núcleos/setores saibam indicar os dados pessoais que tratam, quais são indispensáveis ao trabalho que realizam, de que forma são armazenados, com quem são compartilhados, entre outras informações de extrema relevância para um posterior inventário. Após a leitura do case, é hora de aplicar seus conhecimentos! Vamos ligar esses pontos? Questão 1 De acordo com o que foi exposto no texto, o advento da LGPD contribuiu para a comoção geral do setor privado a fim de garantir conformidade com as disposições da lei. Nesse contexto, pode-se afirmar que Parabéns! A alternativa B está correta. Conforme o texto, o primeiro passo para iniciar à adequação à LGPD é oferecer conhecimento aos colaboradores a respeito dos conceitos básicos da Lei e as consequências para suas funções diárias. A a comoção das empresas do setor privado se mostrou desnecessária visto que a LGPD é aplicável apenas para o setor público. B a construção de uma cultura de privacidade e consciência geral dos colaboradores é um dos desafios enfrentados pelas organizações no processo de conformidade à LGPD. C a conformidade à LGPD é simples e rápida, sendo possível adotar um mesmo padrão para todos os setores econômicos e organizações. D não se verifica necessidade de elaborar uma conscientização prévia dos colaboradores, visto que estes não participam das atividades de adequação à LGPD. E o primeiro passo para a adequação à LGPD é a contratação de uma consultoria externa, única responsável pelo projeto. Questão 2 A respeito das estratégias de conformidade à LGPD, mencionadas no texto, assinale a alternativa correta. Parabéns! A alternativa A está correta. O texto ressalta a importância do engajamento interno para iniciar a adequação à LGPD, indicando que os colaboradores serão essenciais na realização do inventário do tratamento de dados A É possível construir uma estratégia de conformidade alinhada às características de negócio de cada organização, verificando, entre outros fatores, o tipo de negócio (B2B, B2C etc.), o volume de dados pessoais tratados, o tipo de dados pessoais e a relação com os titulares de dados. B Os riscos à privacidade e a proteção de dados pessoais em decorrência do tratamento de dados de uma organização são os mesmos, independentemente do tipo de negócio e da natureza dos dados tratados. C A integração dos colaboradores e a construção de uma consulta de privacidade em uma organização são necessárias apenas se houver relação direta com o consumidor final. D O inventário de dados não é uma etapa essencial de conformidade à LGPD, assim, é possível seguir outras estratégias de conformidade sem se preocupar em conhecer os processos de cada setor. E A fim de garantir a conformidade à LGPD, sempre será necessário alterar todos os processos vigentes em uma organização. pessoais realizados em cada departamento. Além disso, o texto destaca a ausência de procedimento padronizado para a adequação à LGPD, devendo ser observadas as particularidades de cada organização. Questão 3 Conforme abordado no texto acima, o time interno da organização possui importante papel nas atividades de adequação à LGPD. Como gestor de uma grande varejista, quais as estratégias você acredita que seriam fundamentais para o engajamento dos colaboradores no tema de privacidade e proteção de dados? Digitesua resposta aqui Chave de resposta O texto indica a necessidade de os colaboradores conhecerem os conceitos básicos da LGPD e o tema de proteção de dados. O propósito da questão é, então, incentivar os alunos a pensar sob o ponto de vista da gestão empresarial, o que é importante em um projeto de adequação. Sendo assim, a principal estratégia de conscientização é a realização de treinamentos gerais sobre a LGPD, que podem ser acompanhados de questionários de fixação. Além disso, a empresa poderá promover palestras sobre o tema, associando atividades desempenhadas no negócio, em especial, o atendimento ao consumidor. Data mapping (Mapeamento) Workshop inicial A primeira etapa de um projeto de adequação à LGPD é a apresentação de sua importância e os conceitos ao time interno de uma organização. Nesse sentido, o workshop inicial, que deve ser realizado com a presença de todos os colaboradores e a liderança, tem por objetivos o nivelamento do conhecimento e a conscientização do time, buscando compreensão da importância, cooperação e engajamento nas etapas do projeto e na continuação do programa de adequação. A apresentação poderá ser acompanhada com material de apoio a ser distribuído internamente. Alguns pontos são importantes para apresentar em fase inicial: breve histórico sobre questão da proteção de dados e o advento da LGPD; principais conceitos da LGPD; bases legais para tratamento de dados pessoais; princípios; direitos dos titulares; panorama geral do programa de adequação à LGPD, recomendações de segurança. Mapeamento de dados O que é o mapeamento de dados? Neste vídeo, o professor irá discorrer sobre o que é o mapeamento de dados no contexto da LGPD. O mapeamento de dados, ou data mapping, possui dois principais objetivos: Inventariar o tratamento de dados pessoais realizado nas áreas da organização, identificando a finalidade de cada operação, os dados pessoais tratados e os titulares de dados envolvidos, com o objetivo de atribuir as bases legais adequadas e avaliar os riscos relativos a cada operação. Analisar os fluxos internos em relação à coleta, armazenamento e eliminação dos dados, a fim de verificar medidas de mitigação e orientar a elaboração de políticas e documentos regulatórios. Em suma, o mapeamento de dados visa identificar e compreender o cenário atual do fluxo de dados pessoais de uma organização. Um mapeamento eficiente de dados pessoais abrange os seguintes pontos: O mapeamento de dados pessoais pode ocorrer de diversas formas. É possível coletar informações a partir de documentos, questionários, entrevistas ou observando as atividades dos colaboradores. Independentemente da técnica adotada, deve-se buscar a coleta de todos os subsídios necessários para elaboração do Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais (ROPA). Compreensão do fluxo informacional, a fim de identificar a origem dos dados pessoais e seu caminho dentro das áreas de organização ou compartilhamento para terceiros. Descrição do fluxo informacional, indicando todas as etapas do ciclo de vida do dado pessoal. Identificação dos elementos-chave do fluxo informacional (tipos de dados pessoais tratados, formatos de armazenamento, transferências, base legal etc.). Registro das Operações de Tratamento de Dados Pessoais (ROPA) O ROPA é um documento regulatório exigido pelo art. 37, da LGPD, que dispõe: “o controlador e os operadores devem manter registro das operações de tratamento de dados pessoais que realizarem, especialmente quando baseado no legítimo interesse”. Em regra, o ROPA contém, no mínimo, a área responsável pela operação de tratamento, finalidade, dados pessoais e dados pessoais sensíveis tratados, categoria dos titulares envolvidos, origem dos dados pessoais, localização e armazenamento, fluxo dos dados pessoais na organização, compartilhamento com terceiros, sistemas utilizados no tratamento dos dados pessoais, medidas de segurança adotadas e base legal adotada. O preenchimento do ROPA é feito com base nos subsídios fornecidos na etapa de mapeamento. Além da exigência legal, esse documento é importante para fundamentar a governança de dados na organização, servindo como um dos passos para demonstrar a conformidade com a LGPD. Conforme disposto no art. 37 da LGPD, todos os agentes de tratamento, controladores e operadores devem manter o ROPA. Segundo o art. 9º, caput, da Resolução expedida pelo Conselho Diretor da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (CD/ANPD) nº 02/2022, os agentes de tratamento de pequeno porte, como microempresas, empresas de pequeno porte e startups, também devem cumprir a obrigação de manutenção do registro das operações de tratamento, entretanto, a resolução prevê a possibilidade de a ANPD disponibilizar um modelo de registro simplificado para esses agentes (art. 9º, parágrafo único). Além das informações a respeito de cada operação de tratamento de dados pessoais, o ROPA também pode estar acompanhado da análise de riscos e as respectivas recomendações de mitigação, tais como a estruturação de bancos de dados com gerenciamento de acesso e senha forte, a inclusão de anexos de privacidade, a elaboração de documentos regulatórios e outras medidas que variam caso a caso. A análise de riscos, ou GAP Analysis, permite identificar e nivelar os riscos de cada operação de tratamento de dados, classificando-os como baixo, médio e alto. Após a classificação dos riscos, a organização consegue traçar um plano de ação baseado em medidas de mitigação prioritárias. Falta pouco para atingir seus objetivos. Vamos praticar alguns conceitos? Questão 1 A LGPD apresenta uma série de exigências legais que visam à regularização do tratamento de dados pessoais, o que conduz as organizações à adoção de um projeto de adequação. A respeito das etapas iniciais do projeto, workshop, mapeamento e ROPA, é possível afirmar que A a LGPD exige que o mapeamento de dados seja realizado através do uso de plataformas e softwares, em formato automatizado, obrigatoriamente. B a LGPD estipula um padrão específico de etapas e procedimentos que devem ser seguidos em todos os programas de adequação à Lei. Parabéns! A alternativa C está correta. O enunciado da letra “c” trata sobre a importância da conscientização interna para promoção de uma cultura de privacidade e engajamento dos colaboradores na adequação à LGPD. Questão 2 Acerca do mapeamento de dados pessoais e do Registro das Operações de Tratamento de Dados (ROPA), é correto afirmar que C o workshop inicial é uma etapa fundamental no programa de adequação, contribuindo para o nivelamento e engajamento dos colaboradores. D a compreensão do fluxo informacional de uma organização não é um dos elementos essenciais do data mapping. E o mapeamento de dados busca conhecer toda a estrutura de uma organização, inclusive, os procedimentos internos que não dizem respeito ao tratamento de dados pessoais. A são conteúdos essenciais do ROPA: nome do colaborador responsável por cada operação de tratamento, finalidade, tipo de dados pessoais tratados, categoria dos titulares, quantidade de titulares de dados. B o mapeamento de dados visa compreender o estado atual do fluxo de dados pessoais de uma organização e apenas o método de entrevistas é eficaz para a compreensão desse fluxo. Parabéns! A alternativa E está correta. Assim como mencionado nos núcleos conceituais, o ROPA pode estar acompanhado da análise de riscos e das respectivas recomendações de mitigação, a fim de auxiliar a organização para compreender o nível de exposição relacionado a cada operação de tratamento de dados pessoais. 2 - Adequação de contratos e políticas Ao �nal deste módulo, você será capaz de reconhecer os benefícios decorrentes da adequação e os riscos relativos a não adequação à LGPD. C apenas o controlador é responsável por manter o ROPA, nos termos do art. 37 da LGPD. D a LGPD não apresenta exigência de preenchimentodo ROPA, trata-se de uma boa prática do mercado. E além das informações detalhadas sobre as operações de tratamento de dados, o ROPA também poderá apresentar a análise de risco relativa a cada operação. Ligando os pontos Você sabe apontar os conceitos de: controlador, operador, controladoria independente e conjunta? Sabe identificar quais as cláusulas contratuais essenciais para fins de proteção de dados? Vamos analisar o caso a seguir. A empresa ABC decide contratar a empresa XYZ, prestadora de serviços de armazenamento em nuvem para gerenciamento dos dados de seus colaboradores. A empresa ABC solicita alguns requisitos técnicos específicos para garantir que a empresa XYZ esteja adequada à LGPD e adote medidas de segurança da informação. Nessa linha, a empresa ABC também decide quais os dados pessoais dos colaboradores serão armazenados na nuvem, o período de armazenamento e a finalidade, ainda que a empresa XYZ tenha autonomia para definir as medidas técnicas utilizadas na prestação dos serviços. Após o período de negociação, a empresa ABC assinou o contrato padrão de prestação de serviços elaborado pela empresa XYZ, o qual continha cláusulas genéricas sobre a observância dos dispositivos legais da LGPD, sem mencionar a classificação das partes como agentes de tratamento nem apresentar limitações de responsabilidade. Após a leitura do case, é hora de aplicar seus conhecimentos! Vamos ligar esses pontos? Questão 1 A relação entre os agentes de tratamento define as funções e responsabilidades em relação ao tratamento de dados pessoais. Em relação ao caso apresentado, qual o papel que cada empresa ocupa no tratamento dos dados pessoais decorrentes do contrato celebrado? A Controlador (empresa XYZ) vs. operador (empresa ABC). B Controladoria independente. Parabéns! A alternativa C está correta. No caso apresentado, a empresa ABC é controladora, pois possui poder decisório e determina os elementos essenciais do tratamento dos dados pessoais. A empresa XYZ, por sua vez, na prestação dos serviços contratados, é operadora dos dados pessoais, pois deverá tratá-los em observância das instruções informadas pela empresa ABC. Questão 2 As disposições da LGPD afetam a cadeia de relacionamento comercial no mercado, uma vez que os agentes procuram segurança jurídica em relação às suas responsabilidades decorrentes do tratamento de dados pessoais. A partir do caso descrito acima, pode-se inferir que C Controlador (empresa ABC) vs. operador (empresa XYZ). D Controladoria conjunta. E Apenas a empresa ABC será considerada agente de tratamento, ocupando a posição de controladora. A a definição de cláusulas claras e específicas sobre a proteção de dados pessoais e as funções de cada agente de tratamento não é necessária para conferir maior segurança jurídica às partes. B como não há distinção de exigências legais para os diferentes agentes de tratamento, não há necessidade de classificar contratualmente as partes envolvidas no tratamento de dados pessoais. C ainda que seja a controladora dos dados pessoais, a empresa ABC não poderá definir exigências Parabéns! A alternativa D está correta. A indicação formal do papel dos agentes de tratamento não é capaz de alterar as circunstâncias fáticas, assim, no caso concreto, a empresa ABC continuará sendo controladora dos dados pessoais, ainda que o contrato disponha o contrário. Questão 3 Após a análise do caso, você entende que as empresas ABC e XYZ poderiam adotar medidas para se proteger dos riscos relativos ao tratamento de dados pessoais realizado? Em caso positivo, quais medidas você entende que seriam possíveis de serem adotadas? Digite sua resposta aqui Chave de resposta Trata-se de questão que estimula o pensamento estratégico empresarial. Na relação entre as partes, seria possível a elaboração de cláusulas contratuais mais robustas para assegurar contratuais a respeito do cumprimento da LGPD por parte da empresa XYZ. D as cláusulas contratuais de proteção de dados devem refletir a relação fática das partes. Assim, a condição de controladora dos dados pessoais, no caso da empresa ABC, não se altera apenas com a inserção formal de cláusula contratual indicando que esta seria operadora, no caso indicado. E cláusulas genéricas com a reprodução de dispositivos legais da LGPD são suficientes para conferir segurança às partes em caso de divergências de interpretação. o cumprimento da LGPD e limitar as responsabilidades de cada parte em relação ao tratamento de dados pessoais. Sob ponto de vista interno, cada organização deveria adotar um programa de conformidade à LGPD, a fim de mitigar os riscos regulatórios e técnicos associados ao tratamento de dados pessoais. Análise e gestão contratual Retomando conceitos: controlador, operador, controladoria independente e controladoria conjunta Na etapa de análise e gestão contratual, objetiva-se a revisão dos contratos padrões de uma organização, a fim de verificar a relação com fornecedores, prestadores de serviço e outros parceiros que tenham acesso a dados pessoais. A análise das relações com parceiros é fundamental para identificar se as disposições contratuais, de fato, estão em consonância com o papel desempenhado concretamente por cada parte, e refletem as obrigações previstas na LGPD. Além disso, a elaboração de cláusulas de proteção de dados visa exigir que a contraparte (p. ex.: fornecedor, parceiro, prestador de serviço) também atenda às disposições da LGPD, alocando adequadamente a responsabilização em caso de violação ou incidente envolvendo dados pessoais. Analise a seguir: O primeiro passo ao formular ou revisar contratos em compliance com as disposições da LGPD é verificar se na relação há tratamento de dados pessoais. Em seguida, é preciso identificar quais são os agentes de tratamento e como se classificam, observando que posição a empresa assume na relação. Os agentes de tratamento são pessoas naturais ou jurídicas envolvidas na contratação que efetivamente tratam dados pessoais. Tais agentes se dividem em: Controlador Possui postura ativa sobre como se dará o tratamento de dados. Operador Apenas operacionaliza o tratamento, em atendimento aos comandos do controlador. É possível que não exista a figura do operador em determinada relação, seja por haver apenas o controlador como agente de tratamento (por exemplo, em um contrato de trabalho), seja porque os demais agentes são controladores (por exemplo, relação contratual em que ambos tenham poderes para decidir sobre a operação). Nessa última hipótese, a relação pode ser de controladoria conjunta ou de controladoria independente. Cláusulas contratuais essenciais Proteção de dados e cláusulas contratuais essenciais Neste vídeo, serão destacadas as cláusulas contratuais essenciais que devem ser observadas num contexto de proteção de dados. Independentemente do tipo de relação entre os agentes de tratamento, é importante que o contrato distribua obrigações bilaterais a respeito da observância da LGPD, visto que a lei exige que os agentes de tratamento, controlador ou operador, adotem medidas para garantir a segurança dos dados pessoais (art. 46). Desse modo, ambas as partes devem se comprometer na implementação de processos internos aptos a garantir o cumprimento dos princípios, regras e diretrizes estabelecidos na LGPD. Além dessas disposições, o contrato pode prever algumas cláusulas específicas a depender da posição assumida por cada agente de tratamento. Vejamos as seguintes relações: Na relação controlador vs. operador, o contrato deve prever que: I. Cabe ao controlador definir as finalidades do tratamento, bem como fornecer as instruções necessárias para garantir sua legitimidade e legalidade. II. O operador se compromete a seguir as instruções do controlador desde que sejam lícitas, podendo sinalizar caso haja contrariedade dessas instruções com a lei. III. Cabe ao controlador avaliar eatestar a legalidade e legitimidade do tratamento, principalmente em relação às bases legais, aos mecanismos que privilegiam a transparência e a disponibilização de informações sobre a possibilidade de compartilhamento. IV. O controlador é responsável por adotar procedimentos internos para análise e envio de respostas às requisições dos titulares de dados, cabendo ao operador comunicar quando do recebimento de solicitações dos titulares de dados a respeito do tratamento de dados decorrente do objeto contratual, podendo prestar auxílio ao controlador. V. O operador não poderá subcontratar outrem sem que o controlador autorize. Ainda, é fundamental estabelecer que, caso o controlador autorize a subcontratação e, consequentemente, o compartilhamento dos dados, o operador compromete-se a garantir que esse terceiro se obrigue por escrito a respeitar o mesmo nível de proteção estabelecido no contrato, sob pena de responder pelas violações do terceiro como se as tivesse realizado. Na relação de controladoria conjunta, é importante pontuar que: I. Ambas as partes reconhecem que tratam os dados pessoais em razão do objeto estabelecido no contrato e de acordo com as decisões conjunta e licitamente tomadas, aplicando todas as medidas técnicas e/ou administrativas necessárias ao tratamento de dados. Controlador vs. operador Controladoria conjunta II. Quando uma das partes atuar em desconformidade com a decisão conjunta, atuará como controlador independente, mantendo o outro controlador indene de quaisquer prejuízos. Quanto à relação controladoria independente, deve-se considerar que: I. Cada uma das partes será responsável pelas operações de tratamento de dados que realizar no âmbito de suas atribuições, assegurando se manterem reciprocamente indenes de quaisquer prejuízos, exceto quando houver contribuído para o dano. II. Havendo condenação por eventual solidariedade ou a reparação de quaisquer danos pelo controlador que não houver participado do evento danoso, caberá direito de regresso. No que tange à indenização e limitação de responsabilidade, independentemente da relação entre as partes, ambas possuem direito de regresso em relação ao dano causado pela outra parte, nos termos do art. 42, §4º, da LGPD. Assim, caso uma das partes, por qualquer motivo, não tenha sido parte no processo, a outra parte poderá denunciar a lide nos termos dos arts. 125 a 129 do Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015) ou, ainda, ingressar com ação de regresso em face do responsável, nos termos do art. 42, § 4º da LGPD. Por �m, cabe destacar que as disposições apresentadas são considerações gerais para gerir a relação entre as partes, entretanto, a redação especí�ca das cláusulas contratuais deve considerar o objeto de cada contrato e a relação fática entre as partes. Nesse ponto, esclarecemos que a ANPD, no guia sobre agentes de tratamento, orienta que, embora os contratos possam ajudar a identificar o controlador e o operador, apenas a situação fática irá estabelecer se a entidade age como tal, por isso, é importante analisar casa situação a fim de elaborar cláusulas contratuais que reflitam as circunstâncias fáticas do tratamento de dados pessoais. Controladoria independente Política de Privacidade e Termos e Condições de uso O art. 9º da LGPD dispõe o seguinte: O titular tem direito ao acesso facilitado às informações sobre o tratamento de seus dados, que deverão ser disponibilizadas de forma clara, adequada e ostensiva acerca de, entre outras características previstas em regulamentação para o atendimento do princípio do livre acesso: I. finalidade específica do tratamento; II. forma e duração do tratamento, observados os segredos comercial e industrial; III. identificação do controlador; IV. informações de contato do controlador; V. informações acerca do uso compartilhado de dados pelo controlador e a finalidade; VI. responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento; e VII. direitos do titular, com menção explícita aos direitos contidos no art. 18 desta Lei. (LEI Nº 13.709/2018) A Política de Privacidade é o documento que informa aos titulares como os seus dados pessoais são tratados pela organização. Nesse documento, são expostas as finalidades, as medidas de segurança, as informações sobre o compartilhamento de dados, a retenção e o descarte, as bases legais e as informações de contato. Assim, a Política de Privacidade é capaz de cumprir as exigências do direito de acesso disposto no art. 9º, da LGPD, bem como dos princípios da transparência (art. 6º, inc. VI) e livre acesso a informações pelo titular (art. 6º, inc. IV). Atenção! Cabe ressaltar que o princípio da transparência, na LGPD, é limitado pelos segredos comercial e industrial de uma organização. Termos e Condições de Uso Os Termos e Condições de Uso é o instrumento contratual que vincula as partes para prestação de serviços, normalmente, por meio de uma plataforma digital. Os Termos e Condições de Uso informam os direitos e as obrigações do usuário na plataforma, sendo possível encontrar disposições sobre cadastro, limitações, responsabilidades e atividades vedadas, por exemplo. Em regra, os Termos e Condições de Uso ou Termos de Serviço são contratos que governam a relação jurídica entre o usuário �nal e o provedor de serviços on-line. Considerando que os usuários geralmente não têm a oportunidade de negociar as cláusulas dos termos, esses documentos se encaixam na categoria de contratos de adesão (art. 54, Código de Defesa do Consumidor – CDC). Considerando que o CDC também pode ser aplicável nas relações de consumo na Internet, é importante que o usuário seja devidamente informado de todas as condições contratuais em observância ao direito do consumidor à informação clara e precisa (art. 6º, inc. III do CDC). Demais políticas Política de Retenção e Descarte O art. 16 da LGPD dispõe o seguinte: Os dados pessoais serão eliminados após o término de seu tratamento, no âmbito e nos limites técnicos das atividades, autorizada a conservação para as seguintes finalidades: I. cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador; II. estudo por órgão de pesquisa, garantida, sempre que possível, a anonimização dos dados pessoais; III. transferência a terceiro, desde que respeitados os requisitos de tratamento de dados dispostos nesta Lei; ou IV. uso exclusivo do controlador, vedado seu acesso por terceiro, e desde que anonimizados os dados. (LEI Nº 13.709/2018) Observa-se que, em regra, a LGPD não admite que os dados pessoais sejam armazenados indefinidamente, por isso os agentes de tratamento devem definir regras claras sobre os períodos de retenção dos dados pessoais e seu descarte seguro. Nessa linha, a Política de Retenção e Descarte estabelece as diretrizes quanto à retenção e ao descarte de dados, tendo em vista que o prazo para armazenamento deve observar a categoria e a finalidade para a qual são tratados. Esse documento vem acompanhado de um Cronograma de Retenção e Descarte, em que estarão descritos os prazos relativos a cada operação de tratamento constantes no ROPA. Para se determinar o período de retenção (ou tempo de guarda) dos dados pessoais, deve-se considerar o propósito do armazenamento, além de identificar quem é o titular do dado, a categoria do dado tratado e a natureza do tratamento realizado. Exemplo Se o tratamento envolve relação trabalhista ou contratual. Sobre o período de retenção de dados pessoais, tem-se, como regra geral, 5 anos para dados relacionados a relações trabalhistas, em razão do prazo prescricional previsto constitucionalmente para se ajuizar ação trabalhista, e 10 anos para relações contratuais fundadas no Código Civil, considerando o prazo prescricional do art. 205, do CC. Por fim, algumas perguntas podem auxiliar a definir o período de retenção dos dados pessoais: I Por quanto tempo precisamos dos dados pessoais para atingir nossos objetivos? II Existe alguma obrigação legal ou regulatóriaque exija o armazenamento dos dados pessoais por determinado período? III Quais ações poderiam ser ajuizadas contra organização e quais prazos prescricionais aplicáveis? Política de Segurança da Informação A Política de Segurança da Informação possui o objetivo de apresentar as diretrizes de promoção, implementação, manutenção e melhoria do Sistema de Segurança da Informação de uma organização. Trata-se de um documento de caráter híbrido (jurídico e técnico), que deve ser construído em conjunto com o time de Segurança da Informação. Cabe notar que a segurança da informação não é restrita a sistemas computacionais, informações eletrônicas ou sistemas de armazenamento. O conceito aplica-se a todos os formatos de tratamento de dados pessoais possíveis, incluindo meios físicos. A estruturação de um Sistema de Segurança da Informação e sua formalização em uma política atende aos princípios da segurança e prevenção, previstos na LGPD (art. 6º, inc. VII e VIII). Além disso, o art. 46, da LGPD, dispõe que “os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito” (LEI Nº 13.709/2018). A Política de Segurança da Informação, assim, visa proteger e garantir os três princípios da segurança da informação: Con�dencialidade Integridade Disponibilidade A efetiva implementação dessa política previne danos aos ativos de uma organização, em especial, incidentes de segurança com dados pessoais. Alguns dos itens que devem ser abordados na Política de Segurança da Informação, são: Política de Resposta a Incidentes Enquanto a Política de Segurança se enquadra no patamar preventivo, a Política de Resposta a Incidentes possui caráter reativo, com o objetivo de estruturar as respostas a eventuais incidentes de segurança com Definição de responsabilidades entre o gerente de SI, gestores das áreas e colaboradores. Implementação de padrões de segurança em conformidade com as normas técnicas aplicáveis, como a ISO 27001 e ISO 27002. Normas de backup, recuperação e recursos de DLP (Data Loss Prevention – soluções para prevenção à perda de dados). Políticas de senhas e restrições de acesso. Normas sobre o uso geral de dispositivos. Rotinas de auditoria. dados pessoais. A Política de Resposta a Incidentes, portanto, estabelece procedimentos e define funções para evitar ou mitigar prejuízos à instituição em caso de incidentes envolvendo dados pessoais. O documento deve ser estruturado em harmonia com as disposições da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), as boas práticas internacionais e recomendações da própria ANPD, sendo recomendada complementação por time especializado em SI. O art. 48, da LGPD, determina que o controlador deve comunicar à ANPD e ao titular a ocorrência de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares. Segundo orientação da ANPD, essa comunicação deve ser feita no prazo de 2 dias úteis. Já o §1º desse dispositivo legal dispõe sobre o conteúdo mínimo da comunicação, qual seja: I. a descrição da natureza dos dados pessoais afetados; II. as informações sobre os titulares envolvidos; III. a indicação das medidas técnicas e de segurança utilizadas para a proteção dos dados; IV. os riscos relacionados ao incidente; V. os motivos da demora, no caso de a comunicação não ter sido imediata; VI. e as medidas que foram ou serão adotadas para reverter ou mitigar os efeitos do prejuízo. A política auxilia, então, a identificação e investigação do incidente, permitindo avaliar a necessidade de comunicação à ANPD. São alguns pontos a serem abordados na Política de Resposta a Incidentes: Designação de responsável pela Resposta a Incidentes que, normalmente, é o encarregado (art. 5º, inc. VIII). Monitoramento de eventos e detecção de incidentes. Comunicação Interna. Análise de incidentes. Resposta a incidentes. Notificação à ANPD e aos titulares de dados. Falta pouco para atingir seus objetivos. Vamos praticar alguns conceitos? Questão 1 A respeito dos documentos Política de Privacidade e Termos e Condições de Uso, e os princípios de transparência, previstos na LGPD, além do direito à informação do consumidor, assinale a alternativa correta. A Os Termos e Condições de Uso não possuem natureza contratual, assim, para o tratamento de dados pessoais decorrente dos serviços prestados por plataforma de conteúdo, sempre será necessário coletar o consentimento. B De acordo com a LGPD, o controlador deverá informar ao titular a lista dos nomes de todos os sistemas internos utilizados no tratamento dos dados pessoais. Parabéns! A alternativa C está correta. De acordo com o art. 9º, inc. I, III e VII, o titular tem direito de acesso facilitado às informações sobre a finalidade específica do tratamento, identificação do controlador e direitos do titular, com menção explícita aos direitos contidos no art. 18, da LGPD. Questão 2 A respeito do tema de retenção e descarte de dados pessoais, pode-se afirmar que C Entre a lista de informações que devem ser fornecidas ao titular, nos termos do art. 9º, da LGPD, estão: finalidade do tratamento, identificação do controlador, direitos dos titulares. D A utilização de linguagem clara e acessível para a redação dos Termos de Uso e da Política de Privacidade não reflete nenhum tipo de benefício à organização. E Apenas os princípios da transparência e do livre acesso, previstos na LGPD, devem orientar a elaboração da Política de Privacidade, outras legislações, como o Código de Defesa do Consumidor, não são aplicáveis. A a LGPD permite o armazenamento de dados por tempo indefinido, independentemente da finalidade de tratamento. B de acordo com o art. 16 da LGPD, os dados pessoais devem ser descartados imediatamente após o término do tratamento, ainda que estejam anonimizados. Parabéns! A alternativa C está correta. De acordo com o art. 7º, inc. XXIX, da CRFB/88, a ação de reclamação de créditos resultantes das relações de trabalho possui prazo prescricional de 5 anos. No caso, a empresa pode armazenar os dados pessoais do empregado, mesmo após a rescisão contratual, com fundamento na base legal do exercício regular do direito (art. 7º, inc. VI), permitindo que possua subsídios para defesa em eventual ação trabalhista. C os dados relativos à folha de pagamento de empregados podem ser armazenados por até 5 anos pela empresa empregadora, a contar da data de desligamento. D Pedro solicitou o encerramento da sua conta corrente no Banco Mais Poupança e, por isso, deseja também que todos seus dados sejam descartados do banco. Nesse caso, o Banco Mais Poupança deve acatar o pedido de Pedro e providenciar o descarte dos dados imediatamente. E a elaboração de uma Política de Retenção e Descarte não se mostra eficaz para o controle dos prazos de retenção e descarte dos dados pessoais dentro de uma organização. 3 - Programa de privacidade Ao �nal deste módulo, você será capaz de aplicar soluções práticas para casos concretos. Ligando os pontos Você sabe identificar quais os passos que devem suceder a realização de um projeto de adequação? Sabe dizer qual a importância da manutenção de manter novas rotinas atualizadas? Sabe dizer a diferença entre privacy by design e privacy by default? Vamos analisar o caso a seguir. A empresa Compre Mais atua no comércio varejista e possui uma plataforma de e-commerce. Compreendendo que as características do negócio colocavam a empresa em situação de maior exposição a riscos relacionados à proteção de dados pessoais, visto que possui contato direto com o consumidor final, os diretores da Compre Mais logo mobilizaram toda a equipe interna, com a ajuda de consultoria especializada, a realizar a adequação à LGPD. Aempresa Compre Mais segue todos os passos indicados no seu projeto de adequação, mapeamento dos dados pessoais, elaboração do ROPA, revisão dos contratos e elaboração de políticas e documentos regulatórios. Após alguns meses de esforços concentrados na conclusão do projeto de adequação, houve a finalização dos trabalhos com um treinamento final para todos os colaboradores. Após um ano de conclusão do projeto de adequação, alguns processos foram implementados, como a possibilidade de oferta de crédito no e- commerce, hipótese em que os dados pessoais dos usuários serão compartilhados com instituições financeiras para análise de histórico de crédito e concessão do crédito. Ocorre que tal operação não foi incluída no ROPA, não foi informada aos titulares por meio da Política de Privacidade, nem nos Termos e Condições de Uso, que apresentavam apenas as informações sobre os produtos anteriores da plataforma. Após a leitura do case, é hora de aplicar seus conhecimentos! Vamos ligar esses pontos? Questão 1 Com o advento da LGPD, muitas empresas recorreram ao auxílio de consultorias para implementação do projeto de adequação à LGPD, com todas as fases de mapeamento, revisão contratual, elaboração de documentos e treinamentos. Considerando a descrição do caso e o conteúdo apresentado até o momento, pode-se afirmar que A a desatualização de documentos regulatórios não apresenta riscos elevados à organização, visto que todos são de controle interno e a LGPD não define expressamente uma periodicidade de revisão. B após a elaboração de documentos e políticas relativos à proteção de dados pessoais, não há necessidade de qualquer atualização, ainda que ocorra a alteração ou inclusão de processos dentro da organização. C a implementação correta de todas as etapas de um projeto de adequação é capaz de isentar determinada organização de responsabilidade em relação a eventuais danos decorrentes do tratamento de dados pessoais. D após a conclusão de todos os documentos e políticas, a organização ainda precisa manter a observância à LGPD em relação a novos processos, produtos e serviços implementados. Parabéns! A alternativa D está correta. Pela leitura do caso, é possível concluir que a adequação à LGPD é constante e não se limita a um período específico, visto que novos processos podem surgir ou ser alterados ao longo do desenvolvimento do negócio. Questão 2 A respeito da situação atual da empresa Compre Mais, relatada no caso acima, podemos concluir que E no caso em tela, pode-se afirmar que todas as operações de tratamento de dados pessoais realizadas pela empresa Compre Mais estão adequadas à LGPD. A a Empresa Compre Mais já adotou todas as medidas necessárias para a adequação à LGPD, não sendo possível realizar novas estratégias de adequação. B ainda que tenha elaborado a Política de Privacidade, a desatualização desse documento implica descumprimento do princípio da transparência, previsto na LGPD. C as informações prestadas pela empresa Compre Mais estão adequadas sob o ponto de vista da LGPD, uma vez que a transparência não deve prevalecer sobre os segredos comercial e industrial das organizações. D as iniciativas tomadas durante o projeto de adequação foram suficientes para criação de uma cultura de privacidade na empresa Compre Mais. E os investimentos em transparência não apresentam qualquer benefício na relação entre a empresa Parabéns! A alternativa B está correta. O princípio da transparência garante aos titulares informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre o tratamento de dados pessoais. No caso, as informações sobre o novo produto oferecido pela empresa Compre Mais e o compartilhamento de dados correspondente não foram apresentadas ao titular, assim, há violação ao princípio da transparência. Questão 3 Enquanto consultoria contratada pela empresa Compre Mais, quais recomendações você apresentaria para garantir a continuidade da adequação à LGPD na empresa? Digite sua resposta aqui Chave de resposta A partir do caso, é possível depreender que a finalização do projeto de adequação não significa que a organização deve deixar de se preocupar com a privacidade e a proteção de dados pessoais. Assim, as principais recomendações, nesse caso, seriam a revisão e atualização do ROPA, atualização da Política de Privacidade e Termos e Condições de Uso, constituição de um comitê interno de privacidade para auxiliar o encarregado a monitorar a adequação à LGPD na organização. Desa�os pós projeto de adequação Compre Mais e seus clientes. A realização de um projeto de adequação é fundamental, mas não constitui o fim da jornada de criação de uma cultura de privacidade e proteção de dados pessoais, sendo apenas um primeiro passo. Nesse sentido, é de fundamental importância não só implementar novas rotinas, mas mantê-las vivas e atualizadas. Para alcançar esse resultado, são necessárias a revisão periódica de documentos, a de�nição de responsabilidades e a capacitação dos colaboradores com treinamentos regulares. Assim, entende-se que a instituição de um programa de privacidade contínuo apresenta diversos benefícios para as organizações, como: I. avaliações positivas junto a parceiros de negócios; II. oportunidade de geração de valor; III. aumento da competitividade no mercado; IV. maior segurança para parceiros de negócios, fornecedores, colaboradores e clientes; V. organização e melhoria dos processos; e VI. mitigação de riscos e danos à imagem reputacional. As diferenças entre Privacy by design e privacy by default Privacy by design e privacy by default Neste vídeo, o professor discorre sobre as figuras da privacy by design e da privacy by default. O GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia) prevê em seu art. 25 “a proteção de dados desde a concepção e por padrão”. A LGPD, por sua vez, dispõe que as medidas de segurança, técnicas e administrativas de proteção de dados pessoais deverão ser observadas desde a fase de concepção do produto ou serviço até a sua execução (art. 46, §2º). O privacy by design e o privacy by default são metodologias que se propõem impulsionar uma mudança de cultura nas organizações, impactando a forma como tratam os dados pessoais. Pensando nas constantes inovações de produtos e serviços durante o desenvolvimento do negócio, a preocupação com a privacidade e a proteção de dados deve acompanhar esse processo. O privacy by design é a metodologia que re�ete uma preocupação com a privacidade do usuário desde a concepção dos sistemas e de práticas de negócio. Vejamos as diferenças a seguir: Privacy by design Estabelece que a proteção da privacidade deveria ser levada em conta no ponto de partida, para o desenvolvimento de qualquer projeto, sendo incorporada à própria arquitetura técnica dos produtos e serviços. Privacy by default Já o privacy by default prevê que a garantia da privacidade deve se tornar um padrão no modo de operar da organização. No privacy by design, as ações de segurança devem estar alinhadas ao negócio da organização, assim como as iniciativas de negócios devem considerar a segurança da informação desde o início. De acordo com essa metodologia, não se deve estruturar e implementar um novo produto para só depois considerar a proteção de dados. O privacy by design começa na fase inicial de qualquer sistema, serviço, produto ou processo. A organização deve começar considerando suas operações de tratamento pretendidas, os riscos que elas podem representar para os indivíduos e as medidas de mitigação disponíveis para garantir o cumprimento dos princípios de proteção de dados e a proteção dos direitos dos titulares. Essas considerações devem abranger: O estado e o custo de implementação das medidas de mitigação. A natureza, o escopo, o contexto e os propósitos do tratamento. Os riscos que o tratamento representa para os direitos e liberdades dos indivíduos. Na segunda etapa,a organização deve implementar medidas técnicas e organizacionais, tais como, gerenciamento de acesso, backup, criptografia etc. Falta pouco para atingir seus objetivos. Vamos praticar alguns conceitos? Questão 1 Suponha que determinada empresa deixou de adotar um programa de privacidade contínuo. Considerando tal hipótese e o conteúdo apresentado neste módulo, em relação à situação da empresa Compre Mais, assinale a alternativa correta. Parabéns! A alternativa A está correta. Como mencionado no texto, um programa de privacidade contínuo apresenta diversos benefícios para as organizações, como: (I) avaliações positivas junto a parceiros de negócios; (II) oportunidade de geração de valor; (III) aumento da competitividade no mercado; (IV) maior segurança para parceiros de negócios, fornecedores, colaboradores e clientes; (V) organização e melhoria dos processos; e (VI) mitigação de riscos e danos à imagem reputacional. Questão 2 A A implementação de um programa de privacidade poderá trazer as seguintes vantagens para a empresa: estar em conformidade com a LGPD; maior credibilidade junto a clientes e investidores; avaliações positivas junto a parceiros de negócios; diferencial competitivo. B Observa-se que a empresa aplica a metodologia de privacy by design em relação a seus produtos e serviços. C A atualização dos documentos regulatórios e a manutenção do nível de adequação à LGPD depende apenas da ação da consultoria externa contratada, não sendo necessário o engajamento do time interno. D A concessão de treinamentos periódicos para os colaboradores não está incluída no programa de privacidade. E A LGPD prevê uma estrutura fixa de programa de privacidade que deve ser implementado após a finalização do projeto de adequação. A respeito das metodologias de privacy by design e privacy by default, assinale a alternativa correta. Parabéns! A alternativa C está correta. O texto apresentou os elementos que devem ser considerados na aplicação do privacy by design, quais sejam: o estado e o custo de implementação das medidas de mitigação; a natureza, o escopo, o contexto e os propósitos do tratamento; os riscos que o tratamento representa para os direitos e liberdades dos indivíduos. A As metodologias do privacy by design e privacy by default não estão associadas ao programa de privacidade. B Ao contrário do GDPR, as disposições da LGPD não permitem depreender o incentivo à adoção de metodologias privacy by design e privacy by default. C A análise sobre determinada operação de tratamento de dados, sob o método privacy by design, deverá considerar os seguintes pontos: (I) técnicas e custos de implementação das medidas de mitigação; (II) circunstâncias fáticas do tratamento (natureza, finalidade e contexto); (III) potenciais riscos aos direitos e liberdades individuais. D A LGPD exige, expressamente, que o controlador implemente a metodologia de privacy by design na confecção de produtos e serviços. E A privacidade como configuração padrão dos processos de uma organização é a característica do privacy by default, e deve ser incorporada apenas nas hipóteses em que há um elevado volume de dados pessoais tratados. Considerações �nais Conforme exposto, a adequação à LGPD apresenta-se como oportunidade competitiva para as organizações, garantindo maior credibilidade em relação aos clientes e investidores. Nesse sentido, a realização de um projeto de adequação à LGPD é um primeiro passo em direção à construção de uma cultura organizacional de privacidade e proteção de dados, que deve ser desenvolvida em todas as etapas do crescimento do negócio. Após a implementação do alicerce da adequação à LGPD, isto é, elaboração do ROPA, revisão contratual, confecção de políticas e documentos regulatórios, basta seguir em constante observância do complicance com as disposições da legislação vigente e as melhores práticas do mercado. Nesse contexto, as soluções sob a metodologia privacy by design e privacy by default refletem a preocupação com as questões de proteção de dados desde a concepção do produto ou serviço. Podcast Para encerrar, ouça sobre os desafios para adequação das empresas à LGPD. Explore + Confira as indicações de leitura que separamos para você! Controlador ou operador: quem sou eu? Trata-se de uma cartilha elaborada pelo Laboratório de Políticas Públicas e Internet (LAPIN). Privacy by Design: The 7 Foundational Principles. Trata-se de um artigo interessantíssimo elaborado por Ann Cavoukian. Referências AUTORIDADE NACIONAL DE PROTEÇÃO DE DADOS. ANPD. Resolução CD/ANPD nº 2. Brasília, 2022. BARROS, P. Colaboradores conscientes e inventário de dados. SERPRO, 2020. BECKER, D. et al. Comentários à Lei Geral de Proteção de Dados. Rio de Janeiro: Revistas dos Tribunais, 2020. BIONI, B. Tratado de Proteção de Dados Pessoais. Rio de Janeiro: Forense, 2021. BRASIL. Lei nº 8.078/1990. Dispõe sobre a proteção do consumidor e dá outras providências. Brasília, 1990. BRASIL. Lei nº 12.965/2014. Estabelece princípios, garantias, direitos e deveres para o uso da Internet no Brasil. Brasília, 2014. BRASIL. Lei nº 13.709/2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Brasília, 2018. Material para download Clique no botão abaixo para fazer o download do conteúdo completo em formato PDF. Download material O que você achou do conteúdo? Relatar problema javascript:CriaPDF()