Modulo 3_Arquivos Permanentes

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Olá! Neste módulo vamos conversar sobre a conservação preventiva de documentos e arquivos do gênero
textual. Nosso objetivo é propiciar o conhecimento sobre as causas e os efeitos de degradação dos suportes
documentais, bem como apresentar algumas das diferentes estratégias de conservação existentes, visando
ao cumprimento das boas práticas preconizadas pelo Arquivo Nacional (AN) e pelo Conselho Nacional de
Arquivos   (CONARQ), para a preservação de documentos e arquivos sob a guarda de órgãos seccionais e
setoriais da Administração Pública Federal (APF) em suas fases corrente, intermediária e permanente.
Ao final do módulo, você será capaz de:
Tópico 5 de 7
MÓDULO 03: CONSERVAÇÃO PREVENTIVA DE
DOCUMENTOS E ARQUIVOS
conhecer os aspectos essenciais da Ética em Preservação;1
dominar as boas práticas e recomendações quanto aos procedimentos de conservação,
higienização e acondicionamento dos documentos da APF;
2
1 . A S PE C TO S É T I C O S E L E G A I S
1. ASPECTOS ÉTICOS E LEGAIS
Cada vez mais é preciso refletir sobre os valores éticos da sociedade, que devem ser incorporados ao dia a dia
das nossas vidas pessoais e profissionais. Como não poderia deixar de ser, o tema da ética também está
presente nas discussões que envolvem a preservação de bens culturais.                           
Se considerarmos o acesso à informação como o direito fundamental que nos ajuda a nos constituir como
sujeitos de nossa própria história, vamos reconhecer a nossa capacidade de agir no mundo e por ele. Decorre
daí a importância do acesso à informação para a promoção da cidadania, da transparência e da participação
social, sendo que isso só pode ocorrer se documentos e arquivos produzidos pelos órgãos de governo forem
preservados e mantidos acessíveis e interpretáveis ao longo do tempo.                                                                        
                                                                     
Neste contexto, a relevância das ações políticas, técnicas, científicas e acadêmicas devem ser incentivadas,
pois o patrimônio cultural é um dos meios que nos permite ser, estar e nos compreender no mundo, como
alguém que alcançou um desenvolvimento pleno, desencadeado pelo processo transformativo da educação. 
conhecer os tipos de formatos e suportes documentais existentes em um arquivo;3
nomear os agentes de degradação e os riscos de perda associados;4
nomear as estratégias de conservação, higienização e acondicionamento de documentos e
arquivos do gênero textual.
5
FIQUE ATENTO!
Os documentos, tanto públicos quanto privados, fazem parte do patrimônio cultural e são resultado de uma
experiência humana, sendo, portanto, cultura. Independentemente do contexto em que tenham sido
produzidos – administrativo, histórico ou jurídico –, os documentos considerados de valor permanente são,
sempre, parte do patrimônio cultural e por isso precisam ser preservados. 
Esse, então, é o papel dos arquivos: resguardar os documentos e arquivos de interesse do estado e da
sociedade para servirem de prova e informação a todos que deles necessitem.
Quanto à legislação arquivística, a preservação de documentos e arquivos está presente como parte da
missão arquivística, mesmo não aparecendo de forma explícita.
A seguir, você vai conhecer o que trata a legislação referente à questão da preservação documental:
Portaria n° 252, de 30 de dezembro de 2015 –
Prevê os procedimentos de conservação para transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos públicos
e transfere aos especialistas do Arquivo Nacional a responsabilidade pela orientação técnica mais específica.
Ela leva em consideração o disposto na Lei de Arquivos n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política
nacional de arquivos públicos e privados, e também o disposto no art. 19 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro
de 2002, que dispõe sobre a entrada de documentos arquivísticos públicos de âmbito federal no Arquivo
Nacional.
SAIBA MAIS
Você sabia que o cidadão que não respeita o patrimônio documental, desfigurando ou destruindo documentos
de valor permanente ou considerado como de interesse público e social, está sujeito à responsabilidade penal,
civil e administrativa?
Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995 –
Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais
para instituições arquivísticas públicas. 
 
 
Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020 –
Regulamenta os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados e prevê a eliminação do
documento físico, ressalvado aquele de valor histórico.
A lei que assegura ampla proteção ao Patrimônio Cultural Brasileiro é a Constituição Brasileira de 1988, que
em seu artigo 23 diz: 
É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios (...): 
III - proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os
monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos; 
IV - impedir a evasão, a destruição e a descaracterização de obras de arte e de outros bens de valor
histórico, artístico ou cultural; 
V - proporcionar os meios de acesso à cultura, à educação, à ciência, à tecnologia, à pesquisa e à
inovação. (Redação dada pela Emenda Constitucional nº 85, de 2015).
 
Além da própria Constituição, há um corpo de recomendações e boas práticas elaboradas no âmbito do
CONARQ e do SIGA: 
Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA)
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
1.1 Sobre o papel dos conservadores 
O papel dos conservadores consiste em: 
realizar diagnósticos e levantamentos; 1
definir estratégias de ação visando à conservação; 2
planejar e coordenar projetos e programas voltados à preservação dos documentos e arquivos.3
É de sua competência também a elaboração de pareceres técnicos e a prestação de assistência técnica
especializada no tema. Da mesma forma, espera-se que eles organizem e participem de programas de
treinamento para disseminar seu conhecimento.
O que se espera do conservador, além dessas atribuições, é que conheça e adote as melhores práticas em
conservação e restauração de documentos e arquivos, mantendo-se sempre atualizado no que diz respeito às
estratégias e aos procedimentos preventivos e curativos disponíveis.
FIQUE ATENTO!
Conheça o Código de ética do conservador-restaurador. Clique para acessar.
2 . A NÁ L I S E E G E R E NC I A M E NTO D E R I S C O S ( A G R )
2. ANÁLISE E GERENCIAMENTO
DE RISCOS (AGR)
A metodologia científica de Análise e Gerenciamento de Riscos (AGR) vem sendo cada vez mais utilizada na
área de preservação de documentos. Ela visa à identificação dos agentes, causas e riscos de deterioração
para definir prioridades e estratégias de conservação adequadas por meio de um levantamento das condições
de conservação de todo o contexto que envolve o arquivo.
Este levantamento consiste em uma coleta de dados e informações obtidas por meio de observações e
entrevistas com as equipes do órgão e de uma análise qualitativa e quantitativa dos riscos identificados. Uma
vez feito isso, definem-se as prioridades, de acordo com as magnitudes de risco e as estratégias, que são
constituídas por ações preventivas e curativas e devem estar de acordo com os estágios de controle de riscos,
quais sejam: evitar, bloquear, detectar, responder e recuperar.
Em síntese, a Análise e Gerenciamento de Riscos (AGR) é uma metodologia eficaz que instrui a tomada de
decisão em preservação, ao fornecer uma visão abrangente dos diversos tipos de risco existentes no arquivo.
O seu uso sistemático permite também economicidade de recursos e amplia a capacidade de investimento de
forma mais adequada.
2.1 Como se faz isso?
Antes de explicar como a AGR funciona, precisamos dizer que a formulação de um programa eficaz de
preservação documental implica conhecimento detalhado dos documentos sob a guarda de uma determinada
instituição, de seu(s) valor(es)e uso(s), bem como dos riscos de deterioração e perda de valor a que estão
sujeitos. Essa metodologia oferece resultados cientificamente embasados que contribuem para que
conservadores, arquivistas, gestores, cientistas, administradores, em um ambiente interdisciplinar, definam as
escolhas e prioridades de ação inerentes ao processo de gerenciamento do programa de preservação. 
Com base na norma ABNT/NBR ISO 31000, de 2018, gerenciamento de riscos é uma atividade coordenada
para direcionar e controlar os riscos identificados. Ainda de acordo com essa NBR 31000, risco é o efeito da
incerteza sobre objetivos, ou, melhor dizendo, a chance de que algo aconteça que, por sua vez, está
relacionado à ausência ou insuficiência de informações ligadas a um determinado evento, ou, no nosso caso,
ao processo de deterioração dos documentos. 
2.2 Levantamento dos riscos
Nesta primeira fase é importante identificar os agentes de deterioração, as camadas de proteção e os tipos de
riscos associados. Isso se faz por meio de um acompanhamento sistemático das condições de guarda e
acesso aos documentos e arquivos que, por vezes, possuem uma previsão de prazo de guarda longo ou
necessitam sofrer alguns cuidados de conservação para que possam ser encaminhados aos arquivos, para
guarda permanente. 
FIQUE ATENTO!
A AGR é um processo que deve revisar periodicamente todas as etapas para se evitarem reincidências ou
novos eventos que gerem novos riscos imprevistos e devem ser analisados, avaliados e tratados de forma
contínua e permanente.
A primeira coisa a se fazer é definir o planejamento para implantação do método e
estabelecimento do contexto. Nessa fase, é importante fazer entrevistas e discussões com a
direção e o corpo técnico para alinhar as informações e definir, em conjunto, os objetivos e o
1
2.3 Os dez agentes de deterioração
Recomenda-se fazer uma inspeção detalhada no local e entrevistas com os diferentes setores da instituição
para a coleta de informações e identificação dos riscos. 
Consulte a seguir os diversos agentes de deterioração, as causas, os riscos e as estratégias de conservação
disponíveis. Uma vez identificados tais agentes, é importante relacioná-los em qual das seis diferentes
camadas de proteção do acervo eles ocorrem: se no nível da embalagem, mobiliário, sala, edifício, sítio ou
região.
escopo do projeto, discutindo seus requisitos básicos. É a oportunidade de se revisarem as
etapas e estabelecerem as entregas do projeto, bem como definir a metodologia de ação, os
participantes e suas responsabilidades. 
Em seguida, deve-se partir para a etapa de identificação, análise e definição da magnitude de
riscos. Nessa etapa, ocorre a valoração do acervo que deve ser feita de forma compartilhada e
colaborativa com o maior número de pessoas possível. 
2
Uma vez identificados o volume, o estado de conservação, os agentes de deterioração, bem
como os riscos existentes, é possível estabelecer as estratégias de conservação.
3
O levantamento deve ser complementado com registro fotográfico, questionários, entrevistas e
vistorias nos locais de guarda e de atendimento ao público. Uma vez realizado esse
levantamento, parte-se para a elaboração de um relatório sistemático com os dados e as
informações coletadas. Dessa forma, terá sido feito um mapeamento que permitirá conhecer a
situação como um todo.
4
Por fim, a identificação de riscos exige o conhecimento dos 10 agentes de deterioração e das 6
camadas de proteção do acervo, como veremos a seguir. 
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Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
Adaptado de SPINELLI; PEDERSOLI JR., 2010
2.4 As seis camadas de proteção do acervo
Uma vez identificados os agentes de deterioração, é importante relacioná-los com as seis diferentes camadas
de proteção: região, sítio, edifício, sala, mobiliário e embalagem.
Saber interpretar e relacionar tais fatores com as causas e os riscos de deterioração significa compreender as
relações de causa e efeito envolvidas que guiarão a tomada de decisão quanto às estratégias de conservação.
Ao final do processo de análise dos riscos, deve-se estimar a probabilidade de os eventos ocorrerem com
referência às tipologias de risco: se raro, esporádico ou contínuo.
Região Sítio Edifício
Sala Mobiliário Embalagem
FIQUE ATENTO!
Evento raro: probabilidade de queda de um avião próximo ao arquivo. 
Evento esporádico: vendaval ou inundação. 
Eventos contínuos: degradação ácida dos papéis e das tintas utilizadas nos manuscritos produzidos até o
início do século XX, que se oxidam por serem à base de metais e ácidos
Uma vez definidas as prioridades a partir da definição da magnitude dos riscos, devemos, então, partir para a
identificação das estratégias de conservação. 
SAIBA MAIS
Para saber mais sobre gerenciamento de riscos conheça o manual elaborado pela equipe da Coordenação de
Preservação do Acervo do Arquivo Nacional: Gerenciamento de riscos: do planejamento à execução. 
3 . A S E S T R AT É G I A S D E C O NS E R VA Ç Ã O
3. AS ESTRATÉGIAS DE
CONSERVAÇÃO
As estratégias de conservação são compostas por ações preventivas e curativas. Por ora, vamos tratar apenas
de ações preventivas, no âmbito da Conservação Preventiva.
MATERIAL COMPLEMENTAR
Se você concluiu o curso de Introdução às práticas arquivísticas, deve se recordar dos conceitos básicos de
Preservação de Documentos e Arquivos que vimos no módulo 4. Caso necessite rever os conteúdos, faça o
download do pdf clicando no botão a seguir.
introducao-as-praticas-arquivisticas-modulo-4.pdf
390 KB
A conservação preventiva visa prevenir e/ou retardar riscos de danos ou perdas com impacto sobre o contexto
ou o arquivo como um todo, independentemente de sua idade ou estado de conservação. Para compreendê-
la, vamos apresentar as medidas que visam à estabilidade de parâmetros de temperatura e umidade relativa,
ao manejo integrado de pragas, rotinas de limpeza nos espaços de guarda, combate a incêndios, bem como
atividades básicas de higienização e acondicionamento.
Antes de priorizar a contratação de serviços ou a criação de infraestrutura própria de conservação para
recuperação de itens ou documentos danificados, é importante verificar se as causas que provocaram aquela
situação foram eliminadas ou corrigidas. Para isso, deve-se providenciar um diagnóstico do problema
identificado por profissionais qualificados, para uma tomada de decisão bem instruída sobre o meio de
enfrentamento mais adequado, inclusive quanto à relação de custos e benefícios da medida.  
Vamos pensar juntos: imagine você se deparando com uma documentação nessas situações? O que você
faria?
Quando se depara com uma massa documental acumulada como essa, você deve garantir que os
documentos sejam pré-higienizados, para assegurar o manuseio e a integridade física durante o processo de
identificação, classificação e avaliação. Neste momento, deve-se fazer uma triagem dos documentos
possivelmente contaminados por insetos e microrganismos, bem como dos que estão em más condições de
conservação. Somente após o tratamento arquivístico que se deve realizar uma higienização mais minuciosa,
folha a folha, com retirada de grampos metálicos e acondicionamento dos documentos considerados de valor
permanente em embalagens com materiais de qualidade arquivística.
FIQUE ATENTO!
Não se esqueça! Processos de restauração só devem ser realizados em itens com alto valor histórico, raro e
em circunstâncias especiais (exposição ou publicação do item) que justifiquem o seu custeio e os riscos que
este processo impõe aos documentos originais. Nesses casos vale a máxima: É melhor prevenirdo que
remediar! 
As estratégias de conservação variam em função dos agentes de deterioração, dos danos causados por eles e
dos recursos existentes. Para defini-las é muito importante conhecer os tópicos a seguir.
3.1 Gerenciamento de depósitos
O gerenciamento de depósitos é fundamental, pois é neles que os documentos passam a maior parte do
tempo. Por isso também é que não se devem negligenciar os cuidados permanentes com a própria
organização física do acervo, o monitoramento e controle das condições climáticas, os níveis de contaminação
por mofo ou insetos, os sistemas de combate a incêndios e rotinas de limpeza. 
A seguir, vamos ver com maiores detalhes do que se trata cada um desses temas. Antes, não deixe de
consultar as Recomendações do CONARQ sobre produção e armazenamento de arquivos
3.1.1 Organização física dos depósitos –
As áreas de guarda devem atender às especificações técnicas quanto à resistência estrutural e de carga do
prédio, compartimentação e pé-direito para se evitarem acidentes e o mau aproveitamento dos espaços de
guarda. Cada depósito deve ter em torno de 200m2, pois espaços menores favorecem o controle de mofo ou
insetos e sinistros por água, além de deter o alastramento do fogo, em caso de incêndios. 
 
Essas áreas de guarda devem ser equipadas com portas corta-fogo e sistemas independentes de energia
elétrica, renovação do ar e climatização. Outra recomendação importante é evitar tubulações hidráulicas,
caixas-d’água e quadros de energia elétrica dentro das áreas de depósito, devido ao risco de acidentes.
Materiais com risco de propagação de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos,
também devem ser evitados.  Já o uso de estantes compactas pode ser uma boa alternativa por ampliar a
capacidade de armazenamento em até 90%. Entretanto, devido ao risco de danos na estrutura da edificação,
devem ser realizados testes de carga e de resistência estrutural.  
 
É preferível pés-direitos não muito altos, pois, quanto maior o espaço, maior será a energia gasta para a
climatização e, em caso de fogo e contaminações microbiológicas, mais fácil sua propagação.
 
A organização física das caixas-arquivo nas estantes deve ser feita sempre da esquerda para a direita e de
cima para baixo, sendo que as estantes devem manter 70cm de circulação entre elas, sem esquecer de criar
nomes para designar os locais que estarão indicados no mapa topográfico, conforme as figuras a seguir.
3.1.2 Mobiliário –
Os documentos e arquivos devem ser acondicionados em mobiliário adequado que assegure sua
preservação. A confecção e a disposição no ambiente devem estar de acordo com as normas de qualidade,
resistência e segurança no trabalho. Os documentos devem ser guardados em arquivos, mapotecas
horizontais, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato para facilitar o acesso
seguro a eles, além de protegê-los contra danos físicos, químicos e mecânicos. 
 
O mobiliário deve ser confeccionado em metal, com chapas de aço-carbono fosfatizado, pintura eletrostática
e sem emendas que possam danificar os documentos ou ferir as pessoas. O leiaute de distribuição da
estanteria deve estar de acordo com o projeto de ventilação, iluminação e extinção de incêndio. 
 
Para saber mais, consulte a publicação de referência do CONARQ sobre Recomendações para construção de
arquivos.
3.1.3 Monitoramento e controle ambiental –
Documentos em papel são muito vulneráveis a calor, umidade, luz e poluentes, que produzem danos físicos,
químicos e biológicos. A sua conservação depende, em grande parte, da estabilidade dos parâmetros
climáticos de temperatura e umidade relativa nas áreas de guarda. A temperatura não deve variar mais do
que 2°C e a umidade relativa, mais do que 3% em um período de 24 horas. Um bom critério é observar que,
quanto mais frio e mais próximo de uma umidade relativa em torno de 35% a 45%, melhor para os
documentos em papel. Para alcançar tal estabilidade é necessário fazer o controle ambiental considerando
os gêneros e suportes documentais, as condições de guarda, o clima local, o edifício, seu entorno, recursos
humanos e financeiros disponíveis, mobiliário e os tipos de embalagens.
 
Há pelo menos três formas de se fazer esse controle ambiental: passivo, mecânico e híbrido, conforme
descrito a seguir:
 
O controle ambiental passivo é feito em edifícios antigos cuja entrada de luz, ventilação e chuva, por
exemplo, pode ser controlada por meio da abertura e do fechamento de janelas e portas, de acordo
com a estação ou a hora do dia.
O controle ambiental mecânico é mais caro e complexo, pois utiliza ventiladores, circuladores de ar, ar-
condicionado e desumidificadores sem controle de temperatura.
O controle ambiental híbrido leva em consideração as características e necessidades físicas dos
documentos e do edifício. Atualmente, tem sido o mais utilizado, por ser uma alternativa eficaz e de
menor custo. Sua operação pode ser automatizada por meio de sensores de temperatura e umidade
relativa. São acionados somente quando os índices climáticos ultrapassam os limites previamente
definidos.
Se a opção for pelo sistema mecânico, é importante que ele não seja desligado ou alterado, mesmo durante
a noite. Como nem todas as instituições têm condições de adquirir e manter os equipamentos funcionando
de forma ininterrupta, é necessário pensar na viabilidade técnica e financeira, antes de se optar por um
determinado tipo de climatização. Se não for possível fazer um controle rígido, algum tipo de controle pode
ser alcançado, seja ele passivo, híbrido ou mecânico.
 
Qual é a alternativa de sistemas de baixo custo e baixo consumo energético?
 
A alternativa pode ser priorizar o controle da umidade relativa do ar. A temperatura pode variar. Estudos têm
demonstrado que é mais fácil e mais barato reduzir a umidade do que manter a temperatura do ar em níveis
baixos (TOLEDO, 2006).
 
É essencial conhecer o padrão climático das áreas de guarda por meio do registro dos índices de temperatura
e umidade relativa (UR), por meio de instrumentos de medição próprios e de forma sistemática. Além de
documentar as condições climáticas existentes, este tipo de monitoramento é capaz de orientar a
configuração dos sistemas de climatização de acordo com os parâmetros desejados. O registro dos dados
obtidos a partir dos instrumentos de medição deve ser feito em planilhas e gráficos compreensíveis, pois
muitas vezes é importante convencer os que têm poder de decisão de que as preocupações com o clima dos
prédios são reais.
 
Antes de decidir pela climatização mecânica, pesquise alternativas que sejam mais positivas ao meio
ambiente e também à economia de energia. Deve-se evitar o uso desse sistema fazendo o manejo dos
meios passivos, sempre que possível, não somente pelo custo de implantação e manutenção, mas também
pela emissão de gases na atmosfera terrestre.
 
E lembre-se! É importante que o monitoramento das condições ambientais seja uma atividade de rotina,
continuada e que não deve ser interrompida.
 
Como fazer esse monitoramento?
 
Atualmente, há diversos aparelhos digitais de monitoramento ambiental de baixo custo e fácil utilização –
são os chamados dataloggers. A maioria dos instrumentos que mede a umidade relativa (UR) possui um
sensor de temperatura, já que a UR é função da temperatura do ar e da quantidade de umidade absoluta
disponível. 
 
Equipamentos analógicos já não são muito adotados. Assim, a maioria dos modelos disponíveis possui
dispositivos capazes de ler e armazenar medições, gerando gráficos de fácil visualização. Essa é a melhor
maneira de garantir medições em intervalos de tempo regulares, inclusive durante a noite e finais de
semana, com a vantagem de registrar as condições máximas e mínimas em cada intervalo.
 
Com relação aos efeitos da luz, seu controle pode ser realizado com materiais e detalhes construtivos que
permitem a abertura e o fechamentode janelas e portas, de acordo com a estação do ano ou a hora do dia.
 Há outros métodos simples e não naturais, como o uso de brise soleils, cortinas, persianas e películas anti-
UV.
3.1.4 Manejo integrado de pragas –
A presença de pragas em arquivos é uma preocupação comum para os profissionais que lidam com os
arquivos, principalmente porque a natureza dos suportes, em sua grande maioria, é de matéria orgânica,
fonte de alimento para insetos e microrganismos. 
 
Existe uma associação de fatores que favorece a presença de pragas em arquivos. Como medida de controle,
busca-se, atualmente, a utilização de métodos alternativos atóxicos associados a estratégias como o Manejo
Integrado de Pragas (MIP). Tais métodos envolvem ações como limpeza dos locais de guarda, definição de
espaço de quarentena, controle das condições de temperatura e umidade relativa, bloqueio das fontes de
alimentação, uso de telas nas janelas, vistorias biológicas, monitoramento das rotas de entrada de insetos
nos edifícios e treinamento de pessoal.
 
Estas estratégias, porém, têm sua eficácia limitada, principalmente quando há falhas em algum elo dessa
cadeia de controle, o que pode favorecer novas infestações.  Entre os diferentes tipos de insetos encontrados
em arquivos, as brocas (Anobídeos) e os cupins (Térmitas) são considerados os mais frequentes. Quando
infestações dessa natureza são descobertas, ações imediatas devem ser tomadas para evitar que se
disseminem e provoquem danos ainda maiores aos documentos e à edificação. A intensidade dos danos
decorre das condições ambientais e das características dos suportes.  
 
Mais recentemente, pesquisas têm demonstrado que os microrganismos não crescem quando o ar está em
movimento e em condições de umidade relativa baixa, evidenciando a eficiência dos tratamentos que
valorizam o controle das condições ambientais. Por essa razão, recomenda-se o uso de sistemas de
ventilação controlada como alternativa ao ar-condicionado, por serem métodos seguros e de baixo custo para
o controle de pragas. 
 
Além desse método, destacam-se o monitoramento ambiental, o uso de armadilhas, a catação manual, o
congelamento e a atmosfera anóxica, que consiste na retirada do oxigênio para extermínio dos insetos. 
3.1.5 Sistemas de combate ao fogo –
Nos últimos anos, o Brasil tem sofrido com perdas de seu patrimônio devido a incêndios em seus arquivos,
museus e bibliotecas. Em 2018, uma parte considerável do acervo do Museu Nacional, no Rio de Janeiro, foi
destruída por um incêndio de grande proporção. Outros incêndios também atingiram o Museu de História
Natural e o Jardim Botânico, da Universidade Federal de Minas Gerais, além do Museu da Língua
Portuguesa, em São Paulo, demonstrando o quanto se precisa investir em infraestrutura e treinamento de
equipes para lidar com eles. 
 
Esses incêndios também demonstram que não basta estar em dia com as vistorias obrigatórias, recarregar
extintores e mangueiras de incêndio e manter equipes de brigadistas. É preciso investir em tecnologias
capazes de detectar, bloquear e combater  focos de incêndio, antes que eles se alastrem. 
 
Se, antigamente, os sprinklers eram considerados os inimigos número 1 dos arquivos, museus e bibliotecas
porque, uma vez acionados, disparam jatos de água que danificam os documentos, hoje em dia são
recomendados, pois são compostos por uma névoa fina de água que ajuda a limitar a extensão de incêndios
em sua fase inicial. 
 
Um arquivo equipado com sistemas de sprinklers tem menos chance de sofrer perda total, em caso de
incêndio, do que arquivos que possuem apenas sistemas de combate ao fogo. Sprinklers de tubulação
molhada são confiáveis e apresentam um custo mais baixo de manutenção que os de tubulação seca. Em
síntese, o uso de sprinklers é uma solução eficaz e com custo acessível. Quanto à possibilidade de sua
ativação acidental sobre o acervo, acidentes e vazamentos por defeitos de fabricação são relativamente
raros, e os danos causados por sprinklers são inferiores àqueles provocados durante o combate a incêndios
(ICCROM, 2018). Extintores devem ser utilizados para evitar que pequenos incêndios se tornem uma tragédia
com perdas e danos irrecuperáveis.  
 
Um ponto importante é receber treinamento adequado para o uso e gerenciamento dos sistemas de
prevenção e combate a incêndios, da mesma forma que treinamentos de segurança pessoal e patrimonial. 
FIQUE ATENTO!
E não se esqueça: um plano de emergência de combate contra incêndio deve conter as medidas de
prevenção, com sistemas de pré-detecção, detecção e alarmes, sinalização e iluminação de emergência, bem
como treinamento de brigada de incêndio e da equipe, com simulação.
Embora sejam direcionadas aos museus, as publicações disponíveis a seguir são muito úteis para conhecer
mais sobre sistemas de combate a incêndios.
Segurança em MUSEUS – Cadernos Museológicos.
RE-ORG – Um método para reorganizar a reserva técnica de museus.
Por fim, é importante esclarecer que os arquivos são responsáveis pela preservação do patrimônio
documental e, por isso, devem incluir em seus programas institucionais a metodologia de análise e
gerenciamento de riscos, assim como o desenvolvimento de planos de prevenção e de emergência. 
3.2 Rotinas de limpeza em um arquivo
As rotinas de limpeza em um arquivo devem ser feitas de forma permanente, abrangendo edifício, áreas de
trabalho, depósitos e mobiliário, salas de consulta, bem como o seu entorno – jardins, anexos,
estacionamentos, além de fachadas, telhados, vidraças, calhas etc. É importante que a periodicidade de
limpeza de cada ambiente seja pactuada em um calendário, para se acompanharem as rotinas e monitorar a
ocorrência de eventos do tipo infestação e infecção.
Ao mesmo tempo, devem-se incluir vistorias periódicas para detecção precoce de traços de insetos e
roedores, tais como: pozinhos, grânulos, papéis triturados, caixas danificadas, excremento de aves, além de
frestas em paredes e pisos, manchas de mofo, infiltrações, danos no mobiliário, embalagens etc. Deve-se
também descartar pedaços de madeiras, papéis, papelões e inservíveis que estiverem no entorno, inclusive
embaixo de escadas, para evitar a proliferação de pragas, como aves, roedores, insetos e fungos. 
Quanto à edificação, é preciso manter as dependências internas sempre limpas, recolhendo e descartando o
lixo ao final do dia, principalmente alimentos orgânicos, porque atraem pequenos animais e insetos.
Ao se observarem instalações elétricas aparentes e sinais de infiltração ou qualquer umidade em paredes ou
outras áreas do edifício, deve-se comunicar imediatamente à área responsável, para providências.
GLOSSÁRIO
Metalinguagem é um recurso que se utiliza da linguagem para falar sobre ela própria. É quando algo está
falando de si mesmo seja como tema e/ou conteúdo.
FIQUE ATENTO!
Lembre-se! Não se deve utilizar água na limpeza dos depósitos, pois isso poderá alterar os índices de
temperatura e umidade relativa do ambiente, acarretando danos ao acervo. Da mesma forma, não se deve
transportar água para seu interior, usando baldes, garrafas, mangueiras etc., não só pela possibilidade de
alteração desses índices, mas também pelo derramamento e outros possíveis danos.
Pode-se utilizar pano levemente úmido e, se necessário, acrescido de produtos de baixa toxicidade como
detergente. Às vezes, somente o uso de aspiradores é suficiente para manter as áreas de depósito livres de
poeira e outros contaminantes. Deve-se evitar a limpeza a seco com vassouras, para não provocar a dispersão
da poeira no ambiente.
O mobiliário em metal deve ser limpo com álcool comercial a 70%, prateleira por prateleira, que deve estar
completamente seca antes de se colocarem os livros e as caixas-arquivo no lugar.       
FIQUE ATENTO!
E não se esqueça! Nunca utilize água ou álcool diretamente na limpeza das caixas, muito menos em contato
direto com os documentos, devido ao risco de solubilização das tintascom manchas irreversíveis, assim como
não se deve usar solventes ou ceras, por conterem produtos voláteis que podem contaminar os acervos.
Devem-se manter as portas de acesso e janelas sempre fechadas como medida de segurança, sem vidros
quebrados ou brechas pelas quais entrem poeira, poluição, água da chuva e insetos. Os funcionários devem
ser orientados para que evitem deixar alimentos dentro das salas e cultivem plantas, por serem atrativos de
biodeterioradores, como fungos e insetos.
Os móveis de escritório, pisos e materiais utilizados com frequência, como teclado e mouses, devem ser
limpos com álcool comercial a 70% e secos com material absorvente. 
Quaisquer ocorrências que coloquem em risco o arquivo devem ser comunicadas à unidade responsável para
se buscar orientação junto à coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivo (SIGA/AN).
SAIBA MAIS
Para saber a respeito de como agir em tempos de pandemia em arquivos, bibliotecas e museus, acesse e leia
as orientações e recomendações a seguir: 
Novas orientações a bibliotecas públicas e comunitárias Covid-19.
Recomendações sobre produtos saneantes que possam substituir o álcool 70% e
desinfecção de objetos e superfícies, durante a pandemia de Covid-19.
3.2.1. Uso de equipamento de proteção individual (EPI) –
Antes de fazer a higienização dos documentos, é muito importante você se proteger dos agentes que podem
afetar a sua saúde. Por isso, não abra mão do uso de equipamentos de proteção individual (EPIs) como
toucas, óculos de proteção, máscaras, luvas e jalecos. 
 
Em tempos de Covid-19, lave suas mãos a cada 2 horas e nunca reutilize os EPIs. E não se esqueça: evite
coçar a pele, os olhos e as mucosas com as mãos enquanto estiver trabalhando. 
 
Para saber mais, consulte o artigo Segurança e saúde do profissional em conservação (p. 163)  disponível em
publicação do Museu de Astronomia e Ciências Afins, que trata sobre a Conservação de Acervos, e a cartilha
Covid-19 e arquivos: a proteção de pessoas e acervos em tempos de pandemia, elaborada pelo Laboratório
de Pesquisa em História e Arquivologia (Lapharq) da UFJF.
3.2.2. Higienização de documentos –
A higienização tem por objetivo favorecer o manuseio dos documentos pela equipe que vai realizar as
demais ações de tratamento técnico. Ela consiste na remoção de poeira e outros resíduos que se depositam
sobre os documentos. É uma tarefa mecânica, feita a seco, para estabilizar o processo de deterioração do
documento. Utilizam-se capelas de higienização para evitar que as partículas de poeira se dispersem pelo
ambiente e pelos dutos de ventilação do edifício, promovendo a contaminação do sistema com esporos de
microrganismos.         
 
Para realizar a higienização de documentos, deve-se garantir cada uma das seguintes ações:
 
O local escolhido para a higienização dos documentos deve ser bem iluminado, ventilado, organizado e
limpo diariamente com um pano umedecido em uma solução de álcool comercial a 70%, incluindo
mesas e instrumentos de trabalho.
Realizar o manuseio cuidadoso dos documentos durante a limpeza, folha a folha, com trincha macia
para retirada de poeira e outros resíduos. No final de cada dia, a trincha deve ser limpa com água e
sabão. Deve-se garantir também que os instrumentos e pincéis sejam higienizados com álcool
comercial a 70%, para evitar sua contaminação. 
Para documentos permanentes, deve-se proceder à retirada dos grampos, clipes e trilhos metálicos
com o auxílio de uma espátula, porque aumentam a lombada e provocam deformidades no próprio
suporte quando armazenados em caixas-arquivo, além de se oxidarem e danificarem os documentos
por contato. A espátula de metal recomendada é do tipo odontológica, própria para restringir os danos
decorrentes de extratores de grampos comuns. 
Durante o processo de higienização dos documentos textuais permanentes, deve-se retirar dobras e
vincos com auxílio de espátulas de osso ou teflon.
Capas de processos danificadas que não estejam protegendo mais os documentos devem ser
trocadas, assim como ser cuidadosamente transcritas as informações constantes na capa original.
É preciso zelar pela integridade dos documentos em todas as fases da higienização, devendo a escolha
do tipo de acondicionamento ser feita em função do arranjo definido pela equipe de processamento
técnico. 
Deve-se fazer o registro da retirada e devolução das unidades de arquivamento com cuidado, para se
evitarem perdas e dissociação, por meio do uso de uma ficha remissiva, que deve ser preenchida em
duas vias, com as referências quanto ao conteúdo e à localização do material. Esta ficha, também
conhecida por guia-fora, é utilizada para registrar a retirada de qualquer documento pertencente ao
acervo.  Uma via fica no local de onde o documento foi retirado e a outra o acompanha.
 
Com relação ao trabalho de higienização de uma massa documental acumulada, ou
seja, de uma documentação sem tratamento arquivístico, deve-se:
 
Promover a limpeza externa das embalagens e a retirada de poeira e sujidades
superficiais dos documentos com a utilização de pincel e trincha macia, antes de
se realizar o processamento técnico propriamente dito. Esta é a oportunidade de
se fazer uma análise visual das condições do acervo e o seu dimensionamento
para estimar custos dos serviços de tratamento técnico nos documentos. Itens
que não sejam considerados documento e arquivo devem ser descartados ou
redirecionados para a área pertinente. Somente após a avaliação é que se deve
proceder a uma higienização mais criteriosa, com a retirada de poeira e grampos,
conforme já mencionado.
3.3 E o acondicionamento? Qual devo escolher? 
Um bom sistema de acondicionamento deve levar em conta as especificidades dos suportes documentais e a
necessidade de proteção do documento pelo manuseio e acesso continuado. 
A configuração de um sistema de guarda de documentos é feita em função do tamanho dos documentos, tipo
de uso e melhor aproveitamento do material utilizado na embalagem. Ele é composto por dois, três ou quatro
níveis de proteção, como envelopes tipo folder simples, pastas e caixas-arquivo, para citar uma solução
bastante recorrente nos arquivos. A escolha dos materiais a serem empregados nas embalagens é
determinada pelas características físicas e químicas do documento, assim como pelos materiais e pelas
técnicas de fabricação que o constituem. Eles precisam ser duráveis, práticos e quimicamente estáveis. 
Os documentos devem ser protegidos em invólucros adequados contra a luz e a poeira e mantidos em
condições ambientais favoráveis. As embalagens protegem os documentos contra os agentes de deterioração
e também têm a função de mantê-los organizados. Elas minimizam as flutuações de temperatura e umidade
relativa, servindo como barreira, além de reduzirem os danos por água e fogo, em casos de desastre. 
As recomendações a seguir são relativas ao modelo das embalagens de documentos já classificados como de
guarda permanente e devem ser relacionadas quanto: 
Esta escolha deve levar em consideração o tipo de uso previsto e se o documento será manuseado
diretamente ou não. No caso de documentos históricos ou de valor permanente, deve-se optar por sistemas
de embalagem que utilizem cartões alcalinos, com fibras longas, sem a presença de metais e adesivos que se
degradam com o tempo. As embalagens precisam ser mantidas em boas condições de conservação e
limpeza, a fim de proteger os documentos de forma eficaz pelo maior tempo possível.
aos tipos documentais existentes no acervo; 1
aos formatos, dimensões e características do suporte; 2
ao volume e às dimensões do acervo, do mobiliário e do espaço de guarda.3
SAIBA MAIS
Para saber mais, não deixe de consultar essa publicação sobre Confecção de embalagens para
acondicionamento de documentos.
3.3.1. Caixas-arquivo
A escolha do material das caixas-arquivo vai depender também do orçamento que se tem. Por exemplo, uma
caixa-arquivo com qualidadearquivística, feita de material alcalino ou neutro, com fibras longas e alta
resistência ao rasgo, pode custar até 10 vezes o valor de uma caixa mais simples, confeccionada com cartão
ácido e forrada com papel alcalino. 
A durabilidade de uma caixa com qualidade arquivística é maior e vale o investimento nesse tipo de solução,
quando se trata de documentos permanentes.
Os documentos permanentes devem ser acondicionados em caixas-arquivo alcalinas, sempre que possível.
De preferência, essas caixas devem ser encomendadas sem etiqueta de identificação impressa na parte
externa e sem logomarcas do fabricante, para evitar ruído visual com a etiqueta de identificação do órgão.  As
embalagens devem conter uma etiqueta de identificação com a relação dos documentos nela contidos. Isso
permitirá a localização e retirada do item sem precisar abrir cada pasta e manusear vários documentos. As
etiquetas devem ser coladas com cola branca PVA, pois os adesivos de etiquetas autocolantes não são
duráveis e, ao se descolarem, podem promover a perda e dissociação dos itens. 
A maioria das caixas e pastas disponíveis no mercado é confeccionada em cartão ácido e deve ser evitada,
pois contamina os documentos e os torna quebradiços. Caso não seja possível adquirir a caixa alcalina de
melhor qualidade, pode-se optar por caixas comerciais, desde que se forre o fundo e as laterais internas com
papel alcalino 120g/m², para retardar os efeitos da acidez sobre os documentos. Seja qual for o modelo, a
caixa escolhida deve ter uma trava de segurança para evitar que ela se abra durante a colocação dos
documentos ou a movimentação do acervo. 
Quanto aos materiais que compõem as embalagens de arquivo, há diversos tipos de papéis, cartões e
plásticos, que são muito utilizados. Entretanto, nem todos são recomendados por causarem danos aos
documentos, seja pela volatilidade de solventes empregados no processo de fabricação dos plásticos, seja
pela acidez contida em alguns cartões e papéis usados no Brasil.
Dos materiais que não devem ser utilizados, destaca-se o papel glassine, muito comum de ser encontrado no
acondicionamento de fotografias. Esse papel é produzido com fibras curtas de polpa de madeira, propensas a
uma rápida deterioração, devido, possivelmente, a aditivos empregados para aumentar sua flexibilidade e
translucidez. Portanto, o papel glassine deve ser evitado devido às possíveis impurezas da polpa de madeira e
aos aditivos nocivos às fibras do papel.  
Caixas do tipo polionda, que utilizam como matéria-prima o polipropileno corrugado, são identificadas como
um plástico seguro. Entretanto, faz-se a ressalva de que este tipo de caixa pode criar um microclima
desfavorável, uma vez que é impermeável. Isso dificulta a circulação do ar e contribui para a formação de
umidade relativa no interior das caixas, possibilitando a proliferação de fungos, dentre outros danos. Outra
questão é que o polipropileno pode se fundir ao documento, em caso de altas temperaturas, decorrentes de
um incêndio, mesmo que seja em uma sala vizinha.
SAIBA MAIS
Para saber mais, leia as Recomendações para a produção e o armazenamento de documentos de arquivo,
elaboradas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
 
 
Montagem das caixas                              
Na hora da montagem das caixas você deve obedecer ao passo a passo descrito a seguir, observando o
ordenamento dos processos e os dossiês dentro das caixas, o uso dos espaçadores e as etiquetas de
identificação.  
A montagem das caixas e a disposição dos documentos devem obedecer ao
seguinte esquema:
A tampa deve ser sempre fechada para o lado esquerdo.
Passo 1
Os documentos devem ser dispostos em ordem, da esquerda para a direita.
Passo 2
Os processos ou dossiês devem ser colocados com a lombada para baixo.
Passo 3
Não se devem superlotar as caixas. Mantenha ao menos um espaço de 2cm vazio, para retirar os
processos e dossiês em segurança.
Passo 4
Espaços vazios dentro da caixa-arquivo, após preenchida com os documentos pertinentes,
devem ser ocupados com espaçadores para evitar a sua ondulação e deformação. O espaçador
deve ser confeccionado em plástico polionda transparente, ou cartão rígido de 240g/m2.
Passo 5
3.3.2 Bifólio ou folder simples
Muito utilizado para apoiar o arranjo da documentação, é uma solução de acondicionamento para
documentos permanentes que tem a vantagem de manter reunidas as folhas avulsas agrupadas por assunto
(dossiês), ao mesmo tempo em que permite a sua separação física dentro das caixas-arquivo. 
Documentos que excedam o tamanho da caixa padrão deverão ser acondicionados em caixas
confeccionadas sob medida e de acordo com as suas dimensões.
Passo 6
3.3.3 Pasta em cruz
As pastas em cruz devem ser guardadas na posição vertical dentro das caixas-arquivo. Elas acondicionam os
conjuntos de bifólios e devem ser identificadas na parte externa, com grafite macio, na posição horizontal, no
canto superior direito, no lado da abertura, de forma que a notação fique visível ao abrir a caixa-arquivo.
TABELA DE MEDIDAS
Unidade de
arquivamento
Material Tamanho aberto  Tamanho fechado
Caixa-arquivo
Cartão alcalino
500g/m2
n/a  39 x 14 x 27cm
Pasta em cruz
Papel alcalino
240g/m2
68 x 109cm 25 x 36,5cm
Bifólio 
Papel alcalino
90g/m2 
24 x 72cm 24 x 36cm 
3.3.4 Grandes formatos - mapas, plantas e desenhos
O acondicionamento de grandes formatos – mapas, plantas e desenhos – deve ser feito de acordo com a
dimensão, o tipo de suporte, o processo de fabricação e o estado de conservação. Eles devem ser sempre
acondicionados em pastas na posição horizontal e em mobiliário compatível com suas dimensões. O
acondicionamento em mapotecas verticais não é recomendado, pois em longo prazo pode causar danos
mecânicos aos documentos.
No caso de guarda de diversos itens em uma mesma pasta, devem-se usar folhas
livres de acidez para entrefolhamento, sendo que as cópias do tipo
“heliográficas” devem ser acondicionadas em materiais com pH neutro, isentos
de lignina.
Quando não é possível acondicionar formatos grandes na posição horizontal,
opta-se pelo acondicionamento em rolo, como alternativa, que consiste no
enrolamento cuidadoso do documento sobre tubos de cartão rígido, revestidos
com papel alcalino. Outra alternativa é o uso de caixas próprias para este fim. É
preciso cuidado ao manuseá-los, pois, após permanecerem guardados e
enrolados durante muitos anos, frequentemente ficam ressecados, rígidos e
quebradiços. Desenrolar esses objetos exige o trabalho especializado de um
conservador, sobretudo se estiverem rasgados.
FIQUE ATENTO!
As prateleiras deverão ter largura compatível para que os tubos não fiquem sem apoio. E não se esqueça! O
acondicionamento em embalagens planas é sempre preferível ao rolo. Este só deve ser usado em caso de
objetos demasiadamente grandes para caberem nas gavetas. 
3.3.5 Encapsulamento
O encapsulamento em película de poliéster é uma solução muito utilizada, uma vez que permite a
visualização do documento sem precisar manuseá-lo. Para materiais de grandes dimensões, sobretudo
quando são frágeis ou manuseados com frequência, esta solução oferece uma proteção adequada, pois
protege o documento de um manuseio direto.
Entretanto, é importante fazer a ressalva de que esta solução somente deve ser utilizada em ambientes
climatizados, pois pode criar microclima desfavorável no interior da embalagem. O encapsulamento não é
apropriado para papéis ácidos ou quebradiços, uma vez que o envelopamento selado serve como um
catalisador dessas reações químicas adversas. 
O procedimento de encapsulamento consiste em colocar o documento entre duas folhas de filme um pouco
maiores do que ele e selar as bordas com uma seladora de alimentos ou uma fita adesiva de dupla face. É
aconselhável manter um lado sem selar para promover a troca de ar. 
C O NS I D E R A Ç Õ E S FI NA I S
Finalmente, chegamos ao fim de nossas aulas sobre como fazer a conservaçãopreventiva de documentos e
arquivos. Temos certeza de que o conhecimento aqui apresentado será muito útil à preservação dos
documentos e arquivos que são tão importantes para a construção de nossa cidadania, promovendo o acesso
à informação e transparência dos governos. Caso ainda tenha dúvidas, não hesite em contactar a equipe
técnica do SIGA, que estará sempre disponível para respondê-las.
G LO S S Á R I O