modulo 11 - aula 1 - indexação

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Preparatório para Concursos em Biblioteconomia 
Módulo 11 – Aula 1 
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Diferenças entre representação temática x representação descritiva: 
➢ Representação temática: Trata da representação dos assuntos dos documentos. 
Linguagens de indexação, manuais de indexação, tabelas de notação e 
catalogação por assunto. 
➢ Representação descritiva: Representa as características específicas dos 
documentos. Códigos de catalogação. 
 
1. ANÁLISE DOCUMENTÁRIA 
Os objetivos da análise documentária são: 
1. Identificar e localizar qualquer documento; 
2. Transformar e reprocessar documentos; e 
3. A recuperação documental. 
INDEXAÇÃO 
 
 
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O processo de análise documentária consiste em: fazer uma leitura do texto com 
a extração dos conceitos e o processo de atinência. E depois a seleção dos termos 
encontrados no documento. 
Esse processo de análise documentaria, no Brasil, é regulamentado pela ABNT 
através da NBR 12676/1992, que propõe métodos para análise de documentos – 
determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação. Para livros, por 
exemplo, devem ser analisadas as seguintes partes 
Documentos impressos 
Livros: 
 Título, subtítulo, resumo (se houver), sumário, introdução, ilustrações, 
diagramas, tabelas, palavras em destaque e referências bibliográficas. 
 
2. INDEXAÇÃO – CONCEITO 
O processo da indexação envolve fases, como análise de assunto, representação 
desses assuntos por meio de termos, traduzidos posteriormente por uma linguagem 
controlada, aproximando-se do processo de classificação na medida em que os dois 
processos tenham como objetivo a recuperação informacional de maneira efetiva e 
partem da análise temática do documento (CLEVELAND; CLEVELAND, 2001). 
Esses instrumentos usados para a representação e recuperação da informação são 
denominadas linguagens de indexação. Segundo Langridge (1969), são os meios através 
 
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dos quais o indexador traduz a linguagem natural do autor, encontrada no documento, 
em uma linguagem artificial, distinta da linguagem de busca do usuário no momento da 
recuperação. Esse processo consiste na tradução dos assuntos do documento, que se 
encontra em linguagem natural para uma linguagem controlada, através de uma 
linguagem de indexação, dando origem a pontos de acesso que remetem para o 
respectivo documento (LANCASTER, 1993). 
A norma ABNT/12676 (1992), no seu parágrafo 3.4, descreve indexação como o 
“[...] ato de identificar e descrever o conteúdo de um documento com termos 
representativos dos seus assuntos e que constituem uma linguagem de indexação.” De 
acordo com a mesma Norma, entende-se por indexação um processo que consiste na 
análise conceitual, identificação de assuntos de um documento e a tradução desses 
assuntos em termos representativos, que podem ou não ser controlados, dependendo da 
linguagem de indexação que se usa na sua representação. Essa operação tem por fim 
“(...) disponibilizar, com objetividade, o conteúdo dos documentos, o pensamento dos 
autores, em uma palavra, abrir caminho para que se venha a obter uma informação de 
qualidade” (MENDES; SIMÕES, 2002, p. 11). 
 
3. INDEXAÇÃO – ETAPAS DA PRÁTICA 
A indexação é dividida em duas etapas, a analise conceitual e tradução. 
3.1 Análise conceitual 
Segundo Lancaster (1993), a indexação é um processo subjetivo, pois o mesmo 
documento poderá ser indexado de modo diferente, seja na situação em que ele é 
indexado pelo mesmo indexador em momentos diferentes, ou quando é indexado 
por diferentes indexadores, pois podem divergir na seleção dos conceitos no 
momento da análise do documento. 
Com o propósito de contornar essa subjetividade, é importante fazer algumas 
perguntas ao documento, no momento da análise, tais como: 
▪ De que trata este documento? 
▪ Por qual motivo ele foi incorporado ao acervo da biblioteca? 
 
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▪ Quais aspectos deste documento serão de interesse aos nossos usuários? 
A análise conceitual busca identificar quais são os principais assuntos do 
documento que está sendo tratado. A Indexação é uma atividade muito subjetiva. 
Imaginem 5 indexadores, numa sala, indexando o mesmo livro. Ao se fazerem essas 
perguntas, vocês acham que todos vão ter a mesma visão? Que vão indexar de forma 
idêntica? Com certeza não. Um documento pode e vai ser indexado de diferentes 
formas, pois cada indexador vai ter uma visão diferente. 
3.2 Tradução 
A tradução é a atividade que elabora, a partir da análise conceitual, um conjunto de 
termos de indexação. São as famosas palavras – chave. É a transformação dos conceitos 
em frases ou palavras. 
A tradução pode ser feita de duas formas: 
1. Por extração (derivada): Segundo Lancaster (1997, p. 231), “na indexação 
automática por extração palavras ou expressões que aparecem num texto são 
extraídas e utilizadas para representar o conteúdo do texto como um todo.” 
2. Por Atribuição: termos de outra fonte que não o documento. 
 
3. ANALISE DO DOCUMENTO PARA ATRIBUIÇÃO DE TERMOS 
Quase em nenhuma oportunidade, o indexador conseguirá ler um texto ou 
documento completamente. Indica-se a leitura de trechos que têm maior probabilidade 
de fornecer informações importantes sobre o texto em menor tempo. Lancaster cita essa 
lista. 
1. Título 
2. Resumo 
3. Sumário 
4. Introdução 
5. Ilustrações 
 
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6. Palavras ou expressões 
 
4. INDEXAÇÃO – PRINCÍPIOS 
a) Exaustividade; 
b) Especificidade; 
c) Revocação; e 
d) Precisão. 
4.1 Exaustividade e especificidade 
Existem dois fatores que influem diretamente na eficiência de um sistema de 
recuperação da informação, ligados diretamente a indexação, são eles: a política de 
indexação e a exatidão da indexação. 
De acordo com Lancaster há duas dimensões na indexação do documento: 
exaustividade (refere-se à abrangência), que é a primeira dimensão do documento e a 
especificidade (refere-se à profundidade), que é a segunda dimensão do documento. 
A principal decisão política diz a respeito à exaustividade da indexação, o que é 
relacionado ao número de termos atribuídos em média. Não é recomendado que exista 
um limite para esses termos, mas, que se estabeleça uma faixa de termos padrão. 
 E temos também o princípio da especificidade, é o mais importante princípio da 
indexação de assuntos, remontando a Cutter. Este princípio defende que um tópico deve 
ser indexado sob o termo mais específico que o abranja completamente e se torna muito 
comum indexadores serem redundantes quando não o seguem. Lancaster usa o exemplo 
de um artigo sobre o cultivo de laranjas para exemplificar o princípio, o mesmo seria 
indexado sob o termo LARANJAS e não com um termo mais genérico como FRUTAS 
ou FRUTAS CÍTRICAS. 
Incluir esses termos mais abrangentes tornará a tarefa de diferenciar artigos mais 
genéricos dos mais específicos mais difícil e demorada. Deve se entender que é possível 
ter especificidade com a combinação de termos, se nenhum termo sozinho possa 
 
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representar um tópico. Quanto mais exaustiva, maior será a revocação. Ou seja, iremos 
recuperar uma maior quantidade de itens e a precisão será menor. 
4.1.1 Exaustividade – abrangência 
➢ Exaustiva: Maior quantidade de termos, maior cobertura, alta revocação, menor 
precisão, mais cara para ser realizada 
➢ Seletiva: Quantidade limitada de termos, Baixa cobertura de assuntos, baixa 
revocação, maior precisão e mais barata para ser realizada. 
4.1.2 Especificidade – profundidade 
 De acordo com Simões (2011),o conceito de especificidade está ligado ao “[...] 
grau de exatidão com o qual são extraídos os conceitos dos documentos, assim 
como o grau de exatidão que é usado na representação desses mesmos conceitos” 
(SIMÕES, 2011, p. 42). 
4.2 Revocação e Precisão 
Lancaster (1993) utiliza o termo revocação para designar a recuperação de 
documentos úteis, e o termo precisão como uma medida que evita a recuperação de 
documentos que não são pertinentes às necessidades do usuário. Essas duas medidas, 
segundo o autor, devem ser utilizadas para expressar os resultados de uma busca e 
encontram-se intrinsicamente relacionados com os conceitos de exaustividade e 
especificidade. 
A revocação é entendida como a medida do sistema de recuperar documentos 
relevantes, e precisão como à medida que impede a recuperação de documentos 
considerados não relevantes. Precisão – é a capacidade de evitar documentos inúteis. 
4.2.1 Revocação – recall 
▪ Relacionado a estratégias de busca e representação dos assuntos. 
▪ Diretamente relacionado ao entendimento das necessidades dos usuários, a 
qualidade da indexação e a representação dos documentos em uma base de 
dados. 
4.2.2 Precisão 
 
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▪ Relacionado à cobertura do assunto; 
▪ Diretamente relacionado à seleção dos documentos, à qualidade da indexação e a 
representação dos mesmos. 
4.3 Como melhorar a indexação 
a) Elos; 
b) Indexação ponderada; 
c) Subcabeçalhos; 
d) Indicação de função; e 
e) Dispositivos de linguagem de indexação. 
FIQUE ATENTO! Quanto maior a representação de um documento, mais 
pontos de acesso ele terá. 
 
E quantos mais pontos de acesso, significa que houve uma indexação exaustiva. 
Isso prova uma maior revocação (recuperação de itens) e menor precisão. Não 
esqueçam! 
 
5. POLÍTICA DE INDEXAÇÃO 
De acordo com Carneiro (1985) a política de indexação deve servir como um guia 
para tomada de decisões e considerar os seguintes fatores: características e objetivos da 
organização, determinantes do tipo de serviço a ser oferecido; identificação dos 
usuários, para atendimento de suas necessidades de informação e recursos humanos, 
materiais e financeiros, que delimitam o funcionamento de um sistema de recuperação 
de informações. 
Os elementos que constituem a política de indexação: 
1. Cobertura temática; 
 
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2. Seleção e tipos de documentos; 
3. Processos de Indexação: 
a) Exaustividade 
b) Especificidade 
c) Linguagem 
d) Revocação e precisão do sistema; 
4. Estratégia de busca; 
5. Tempo de resposta; 
6. Forma de saída; e 
7. Avaliação do sistema. 
 
6. SISTEMAS PRÉ E PÓS COORDENADOS 
Para a representação dos assuntos compostos utiliza-se a coordenação, ou seja, a 
combinação de termos. Para essa combinação de termos temos duas possibilidades, 
utilizando representações pré ou pós coordenadas. Vamos estudar cada uma delas agora. 
6.1 Sistemas pós coordenados 
▪ Os termos podem ser combinados entre si; 
▪ Preserva-se a multidimensionalidade das relações entre os termos; 
▪ Todo termo atribuído a um documento tem peso igual. 
São aquelas que combinam ou coordenam os termos no momento da busca. São 
utilizadas principalmente em sistemas automatizados, como exemplo posso citar os 
tesauros. 
Na indexação pós coordenada a combinação é feita no momento da saída, ou seja, 
no momento da recuperação da informação. Fazemos a combinação entre termos 
utilizando operadores booleanos. Operadores booleanos são aqueles de “E” “OU” 
 
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“NÃO”. Por exemplo: posso usar o termo “álbum” o operador booleano “e” e outro 
termo “fotografia” para recuperar os itens que quero com esses termos. 
6.2 Sistemas pré coordenados 
São aquelas que combinam ou coordenamos termos no momento da indexação. 
Fazem parte desse grupo – os cabeçalhos de assunto e as classificações bibliográficas. A 
combinação é feita na entrada da indexação, aqui os assuntos são tratados e 
representados em conjunto de termos já combinados, por exemplo: álbum de fotografia. 
▪ Índices impressos; 
▪ Catálogos em ficha; 
▪ É difícil representar a multidimensionalidade das relações entre os termos; 
▪ O primeiro termo é mais importante que os outros; 
▪ Os termos devem ser listados numa determinada sequência; 
▪ Aos índices impressos preside a permutação e não a combinação, já que não é 
fácil combinar termos no momento em que se faz uma busca. 
6.3 Indexação pós-coordenada VERSUS pré-coordenada 
Pós-coordenadas: São preferidas pelos usuários pois se “apresentam” melhor em 
buscas por documentos em bases de dados. 
Pré-coordenadas: Podem apresentar aplicações mais sofisticadas, mas são bastante 
limitados na recuperação da informação. 
 
7. COERÊNCIA NA INDEXAÇÃO 
Como já sabemos, o principal objetivo de um serviço de indexação é assegurar a 
recuperação de qualquer documento ou informação no momento em que o usuário busca 
um assunto em um sistema de informações. 
Dito isso, vamos falar dos fatores que influenciam na coerência da indexação. 
Define-se de um modo muito pragmático a 'boa indexação' como a indexação que 
 
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permite que se recuperem itens de uma base de dados durante buscas para as quais eles 
sejam respostas úteis, e que impede que sejam recuperados quando não sejam respostas 
úteis" a relação entre concordância e qualidade se dá de forma bastante complexa. O 
que determina a qualidade da indexação é o estabelecimento de descritores que 
representem devidamente os assuntos dos documentos, permitindo sua eficaz 
recuperação. 
 O conceito de coerência é um dos quesitos para uma indexação de qualidade, já que 
todos os documentos que tratam sobre o mesmo assunto devem estar representados da 
mesma forma, não havendo perda de informações no momento da recuperação. 
E os fatores que contribuem para uma coerência na indexação são: 
1. Quantidade de termos atribuídos; 
2. Vocabulário controlado x Indexação com termos livres; 
3. Tamanho e especificidade do vocabulário; 
4. Características do conteúdo temático; 
5. Fatores que dependem do indexador; 
a) Educação 
b) Interesses 
c) Experiência 
6. Instrumentos de auxílio; e 
7. Extensão do item. 
 
8. QUALIDADE NA INDEXAÇÃO 
E se temos coerência, temos qualidade na indexação também. É o que abordaremos 
agora na aula. 
 
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Esses são os fatores que o Lancaster considera como influenciadores na qualidade 
do processo de indexação: fatores ligados ao indexador, vocabulário, documento, 
processo e os fatores ambientais. 
8.1 Fatores ligados ao indexador 
Os fatores ligados ao indexador possuem quatro subcategorias relacionadas ao 
profissional. 
 
8.2 Fatores ligado ao vocabulário 
Podemos dizer que contêm cinco subcategorias ligadas ao instrumento e esses 
fatores possuem elementos da sua formação. 
 
 
 
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A qualidade do vocabulário de entradas é influenciada pela fundamentação teórica 
do desenvolvimento do instrumento e o entendimento dos especialistas da área do 
vocabulário auxilia na qualidade dos termos de entrada. A qualidade da estrutura guiará 
o indexador ao termo mais adequado, assim, é necessário que os termos estejam 
especificados e tenham uma relação bem estabelecida. 
A subcategoria disponibilidade de instrumentos auxiliares afins é relativa às 
ferramentas que o indexador utiliza para auxiliá-lo no entendimento do assunto do 
documento. Esses instrumentos são, por exemplo, glossários e manuais, entre outros. 
8.3Fatores ligados ao documento 
Nos fatores ligados ao documento temos 5 subcategorias: 
 
A subcategoria complexidade é apresentada, mas não é explicada por Lancaster, 
ficando difícil o entendimento e a descrição desse elemento; pode-se considerar o 
documento complexo por causa do conteúdo, do formato, da apresentação, da língua, 
existindo vários fatores que podem trazer complexidade, o que faria que o significado 
dessa subcategoria se tornasse incerto. 
A língua e a linguagem é uma subcategoria influenciada por dois fatores: o 
primeiro é a língua em que o documento se apresenta, podendo facilitar ou dificultar 
dependendo da fluência que profissional possui, o segundo é a linguagem utilizada pelo 
autor que influencia no grau de dificuldade de compreensão pelo indexador. 
Outra subcategoria é a extensão, porém Lancaster (2004) somente a cita ele, não 
explanando suas ideias. Acredita-se que a mesma está relacionada à espessura ou à 
 
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quantidade de volumes de uma obra e este seria um fator que poderia tornar a leitura 
mais cansativa e confusa. A última subcategoria é a apresentação e sumarização, isto 
é, quanto mais clara for a apresentação – Lancaster (2004) dá o exemplo do título e a 
síntese representativa ao documento -, mais facilidade o indexador terá em sua análise, 
uma vez que esses são os pontos indicados na leitura técnica. 
8.4 Fatores ligados ao processo 
 
No processo, nós vamos nos deparar com 4 subcategorias: Estes fatores estão 
relacionados as normas da biblioteca, neste caso, tudo que envolver a biblioteca como a 
política, os manuais e a cultura da biblioteca, irão influenciar nesse processo de 
indexação. 
O tipo de indexação possui duas formas: por extração e por atribuição. Inclusive, 
vimos os conceitos no início da aula. Indexação por extração é aquela que não exige 
tanto esforço intelectual e experiencia. Já a indexação por atribuição necessita de um 
maior conhecimento por parte do indexador. 
As regras e instruções são a cultura da biblioteca, estão balizados pelas normas e 
políticas da mesma. Outra subcategoria é a produtividade exigida: esse é um fator que 
pode prejudicar a qualidade da indexação, pois quando é exigido um grande volume de 
trabalho, o profissional sente-se pressionado e acaba fazendo o serviço sem muita 
concentração, buscando terminar no menor tempo possível. 
Cada documento possui um grau de facilidade menor ou maior para cada indexador, 
por isso, a quantidade produzida irá depender das obras trabalhadas naquele dia, 
rendendo mais ou menos. A subcategoria exaustividade da indexação também é 
influenciada pela política da biblioteca, é nesse documento que estará definido a 
 
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necessidade que a unidade de informação possui por uma indexação exaustiva ou 
seletiva. Assim, “a exaustividade, é o resultado de uma decisão administrativa, sendo 
ela a extensão com que analisamos um dado documento.” (FOSKETT, 1973, p.13). 
Lancaster (2004) assevera que a indexação exaustiva demanda mais tempo para sua 
realização que a seletiva. O fator exaustividade, ainda, possui relação com a 
especificidade no processo de recuperação da informação 
8.5 Fatores ligados aos fatores ambientais 
E por fim, os fatores ambientais: Os fatores ambientais possuem três subcategorias: 
calefação/ refrigeração, iluminação e ruído. Todos esses elementos influenciam na 
indexação: o ruído, por exemplo, pode atrapalhar a concentração do indexador; a falta 
de iluminação dificulta a leitura do documento. 
 
8.6 Quadro esquemático da qualidade na indexação 
 
 
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9. FALHAS NA INDEXAÇÃO 
E, pra fechar essa aula de indexação, temos as possíveis causas de falhas na 
indexação. E essas falhas podem ocorrer na fase da análise conceitual ou da tradução. 
1. Na fase da análise: Quando acontece na análise, podemos nos deparar com duas 
situações: a primeira, é quando o indexador deixa de reconhecer um tópico que é 
potencialmente interessante para os usuários. O segundo ponto é quando ele 
interpreta um item de forma errada, isso vai acarretar a atribuição de um termo 
errado, certo? 
2. Na tradução: Encontramos dois tipos de falhas, a primeira é quando o 
indexador deixa de usar o termo mais específico para representar um assunto. E 
o segundo é quando o indexador utiliza um termo inadequado, nesse caso, essa 
falha acontece porque o indexador possui uma falta de conhecimento 
especializado ou porque foi desatento. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Referências bibliográficas 
 
 
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FUJITA, MSL., org., et al. A indexação de livros: a percepção de catalogadores e 
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Cultura Acadêmica, 2009. 149 p. ISBN 978- 85-7983-015-0. Available from SciELO 
Books <http://books.scielo.org>. 
 
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ROBREDO, Jaime. Documentação de hoje e de amanhã. 4.ed., ver. e ampl. Brasília: 
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DODEBEI, Vera Lúcia Doyle. Tesauro: linguagem de representação da memória 
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