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1. Qual é o principal objetivo da gestão documental? a) Armazenar documentos para fins legais b) Garantir o fácil acesso e a organização dos documentos c) Criar novos documentos d) Realizar backups diários dos arquivos Resposta correta: b) Garantir o fácil acesso e a organização dos documentos Explicação: O objetivo principal da gestão documental é organizar, armazenar e garantir o fácil acesso a documentos, facilitando sua recuperação quando necessário, além de assegurar o cumprimento de normas e regulamentações. 2. Qual das alternativas descreve melhor a "classificação de documentos"? a) O processo de armazenar documentos em um sistema eletrônico b) O processo de identificar, organizar e categorizar os documentos para facilitar sua recuperação c) O processo de fazer backup de todos os documentos da empresa d) O processo de eliminar documentos desnecessários Resposta correta: b) O processo de identificar, organizar e categorizar os documentos para facilitar sua recuperação Explicação: A classificação de documentos envolve a organização e categorização dos documentos de forma lógica, para que possam ser facilmente encontrados e recuperados quando necessário. 3. O que é o ciclo de vida de um documento? a) O processo de digitalização do documento b) O conjunto de fases pelas quais um documento passa desde sua criação até sua eliminação ou arquivamento c) A organização de documentos em um sistema de arquivos d) A análise de segurança dos documentos Resposta correta: b) O conjunto de fases pelas quais um documento passa desde sua criação até sua eliminação ou arquivamento Explicação: O ciclo de vida de um documento envolve desde sua criação, passando por sua utilização, até sua eliminação ou arquivamento definitivo. 4. Qual é a primeira fase no ciclo de vida de um documento? a) Classificação b) Arquivamento c) Criação d) Eliminação Resposta correta: c) Criação Explicação: A primeira fase no ciclo de vida de um documento é a sua criação, momento em que ele é gerado, seja em formato físico ou digital. 5. O que significa "digitalização de documentos"? a) Guardar documentos em um arquivo físico b) Converter documentos físicos em formato digital c) Alterar o conteúdo de documentos digitais d) Criar backups de documentos digitais Resposta correta: b) Converter documentos físicos em formato digital Explicação: A digitalização de documentos é o processo de converter documentos em papel para formatos digitais, como PDF ou imagens, para facilitar seu armazenamento e recuperação. GESTÃO DOCUMENTAL 6. Qual é o principal benefício da implementação de um sistema eletrônico de gestão documental? a) Aumento de custos operacionais b) Redução de segurança no acesso a documentos c) Facilidade na recuperação e compartilhamento de documentos d) Maior complexidade na organização dos documentos Resposta correta: c) Facilidade na recuperação e compartilhamento de documentos Explicação: Um sistema eletrônico de gestão documental proporciona facilidade no acesso, compartilhamento e recuperação de documentos, além de melhorar a organização e o controle de informações. 7. O que é a "preservação de documentos"? a) O processo de eliminar documentos desnecessários b) A armazenagem de documentos em condições físicas ideais c) A classificação dos documentos para recuperação d) A digitalização dos documentos Resposta correta: b) A armazenagem de documentos em condições físicas ideais Explicação: A preservação de documentos refere-se ao cuidado com a integridade física dos documentos, seja em formato digital ou físico, para garantir sua durabilidade ao longo do tempo. 8. Qual é a principal razão para a eliminação de documentos na gestão documental? a) Reduzir o espaço físico ocupado b) Facilitar o acesso aos documentos c) Aumentar a quantidade de documentos arquivados d) Melhorar a organização dos documentos Resposta correta: a) Reduzir o espaço físico ocupado Explicação: A eliminação de documentos é realizada principalmente para reduzir o espaço ocupado, eliminando aqueles que não são mais necessários, de acordo com a política de retenção da empresa ou organização. 9. O que é a "gestão de metadados" na gestão documental? a) O armazenamento de documentos em uma pasta b) O uso de palavras-chave e informações adicionais para descrever e categorizar documentos c) A digitalização de documentos antigos d) O processo de eliminação de documentos irrelevantes Resposta correta: b) O uso de palavras-chave e informações adicionais para descrever e categorizar documentos Explicação: A gestão de metadados envolve a criação de informações adicionais (como palavras-chave, descrições e datas) para classificar, organizar e facilitar a busca e recuperação de documentos. 10. Qual é o papel da conformidade legal na gestão documental? a) Garantir que os documentos sejam eliminados após um curto período b) Assegurar que a organização siga as leis e regulamentos sobre a retenção e eliminação de documentos c) Permitir que todos os documentos sejam acessados por qualquer pessoa d) Impor a eliminação de documentos digitais Resposta correta: b) Assegurar que a organização siga as leis e regulamentos sobre a retenção e eliminação de documentos Explicação: A conformidade legal na gestão documental assegura que a organização siga as legislações que regulam a retenção, acesso e eliminação de documentos, evitando problemas jurídicos e financeiros. Reforçando o aprendizado 1. Qual é o principal objetivo da gestão documental? a) Armazenar documentos para fins legais b) Garantir o fácil acesso e a organização dos documentos c) Criar novos documentos d) Realizar backups diários dos arquivos Resposta correta: b) Garantir o fácil acesso e a organização dos documentos Explicação: O objetivo principal da gestão documental é organizar, armazenar e garantir o fácil acesso a documentos, facilitando sua recuperação quando necessário, além de assegurar o cumprimento de normas e regulamentações. 2. Qual das alternativas descreve melhor a "classificação de documentos"? a) O processo de armazenar documentos em um sistema eletrônico b) O processo de identificar, organizar e categorizar os documentos para facilitar sua recuperação c) O processo de fazer backup de todos os documentos da empresa d) O processo de eliminar documentos desnecessários Resposta correta: b) O processo de identificar, organizar e categorizar os documentos para facilitar sua recuperação Explicação: A classificação de documentos envolve a organização e categorização dos documentos de forma lógica, para que possam ser facilmente encontrados e recuperados quando necessário. 3. O que é o ciclo de vida de um documento? a) O processo de digitalização do documento b) O conjunto de fases pelas quais um documento passa desde sua criação até sua eliminação ou arquivamento c) A organização de documentos em um sistema de arquivos d) A análise de segurança dos documentos Resposta correta: b) O conjunto de fases pelas quais um documento passa desde sua criação até sua eliminação ou arquivamento Explicação: O ciclo de vida
