Passo a passo SYSMEAE - 2019 (2)

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ORIENTAÇÕES PARA ACESSO E INCLUSÃO DE DADOS DO SISTEMA DE 
MONITORAMENTO DA ALIMENTAÇÃO ESCOLAR 
 
O Sistema de Monitoramento da Alimentação Escolar tem como objetivo o 
acompanhamento da execução dos recursos de Alimentação Escolar, repassados 
para as caixas escolares, na fonte federal e estadual. 
 
OBJETIVO 
 
Permitir as unidades executoras, órgão central e regional acesso on-line das 
informações atualizadas referente à execução dos recursos. 
 
REGULAMENTAÇÃO DO SISTEMA 
 
As informações lançadas no sistema, por cada gestor da caixa escolar, deverão 
demonstrar fielmente a execução dos recursos, em conformidade com a 
documentação que será encaminhada na prestação de contas, após o término da 
vigência do Termo de Compromisso, a Superintendência Regional de Ensino. 
 
A execução dos recursos deverá ocorrer conforme determinado na legislação 
estadual que trata sobre os recursos transferidos para caixas escolares. 
 
ACESSO AO SISTEMA 
 
Tecnologia 
 
Este sistema é compatível com o sistema operacional LINUX e WINDOWS. Pode-
se utilizar qualquer browser que seja compatível com Linux e/ou Windows. 
 
Endereço eletrônico: http://alimentacaoescolar.educacao.mg.gov.br 
 
Segurança 
 
Para que o usuário possa utilizar as funções do sistema, é necessário que ele 
esteja cadastrado no mesmo. 
 
O sistema possui um Gestor Master que é a DTEC - Diretoria de Recursos 
Tecnológicos. Este cadastrará os Gestores das escolas, SRE’s, das 
Superintendências Regionais de Ensino e do órgão Central, de acordo com o seu 
nível de acesso. 
 
A inclusão de produtos não constantes na lista disponibilizada no sistema, será 
de responsabilidade da Diretoria de Suprimento Escolar. 
O acesso ao sistema será bloqueado, a cada trimestre, para que os dados sejam 
consolidados e acrescentados à prestação de contas apresentada ao Conselho 
Estadual de Alimentação Escolar CAE. 
 
O bloqueio do sistema será administrado pela Diretoria de Prestação de Contas – 
DPCO. 
 
ATENÇÃO: QUALQUER PROBLEMA DE ACESSO E INCLUSÃO DE DADOS PELA 
CAIXA ESCOLAR DEVERÁ SER FORMALIZADO JUNTO À SUPERINTENDÊNCIA 
REGIONAL DE ENSINO A QUAL A MESMA ESTIVER SUBORDINADA. 
 
FUNÇÕES DO SISTEMA 
 
Login 
 
O usuário será o código da escola e a primeira senha será disponibilizada para 
cada gestor pela DTEC - Diretoria de Recursos Tecnológicos. 
 
 
 
ATENÇÃO: A SENHA PARA ACESSO É 123. 
 
Após clicar em Entrar, o sistema exibirá a seguinte tela: 
 
Digitar o 
código da 
escola 
 
 
 
 
 
As caixas escolares deverão incluir neste sistema 
(http://alimentacaoescolar.educacao.mg.gov.br) todas as aquisições realizadas 
com os recursos de ALIMENTAÇÃO ESCOLAR. 
 
Os dados informados no sistema deverão ser fidedignos à prestação de contas 
apresentada na Superintendência Regional de Ensino. 
 
CADASTROS 
 
Neste momento a caixa escolar deverá lançar todas as informações quanto a 
execução dos recursos, ou seja, deverá lançar os dados referentes aos saldos 
reprogramados, cadastrar os fornecedores, os processos de aquisição (Tomada 
de Preço, Convite, Dispensa, Inexigibilidade ou Chamada Pública), vincular o 
processo ao fornecedor (Processo/Fornecedor) e os gêneros alimentícios 
comprados, pagos e já recebidos nas escolas, em conformidade com os 
documentos (Notas Fiscais), o número de alunos atendidos e quantidade de 
refeições servidas e por último o saldo que será reprogramado para o exercício 
subsequente. 
 
 
 
 
MENU PRINCIPAL: 
 
 
 
ICONES DE COMANDOS DO SISTEMA: 
 
 - Abrir um novo registro - Abre a tela para inclusão de dados. 
 
 - Inserir esta linha – Para gravar os dados lançados. 
 
 - Editar esta linha – Para corrigir os dados lançados. 
 
 - Apagar esta linha – Para exclui todos os dados da linha. 
 
 - Alterar esta linha - Para gravar as alterações (correções) 
 
 - Cancelar alterações – Para manter informações lançadas e desconsiderar 
as alterações. 
 - Inserir os dados das notas fiscais 
 
O ícone anterior também será utilizado para incluir os itens – abrirá a tela onde 
serão lançados os produtos, quantidades e valores da nota fiscal. 
 
 - Valor preenchido automaticamente – Após lançamento dos itens da 
nota fiscal o valor total da mesma será incluído neste campo. 
 - Para cadastrar outra nota fiscal e / ou fornecedor – 
Quando todos os dados da nota fiscal já foram lançados. 
 
 - Depois de inserir clique para habilitar novo botão para inclusão de 
produtos- Após inserir o lançamento do nº da chamada pública e sua data inicial 
e final esse ícone irá liberar o acesso para inclusão dos produtos. 
 
 - Retorna a página anterior. 
 
 - Finalizar cadastro de notas, o cadastro poderá ser editado dentro do 
prazo para cadastro. Após finalizar, se a caixa escolar não tiver alcançado o 
mínimo de 30%, será solicitada inclusão de justificativa. 
 
 - Avançar para o próximo registro 
 
 - Retornar par o início 
 
 - Avançar par o final 
 
1º PASSO 
 
INCLUSÃO DO SALDO DO EXERCÍCIO ANTERIOR (SALDO REPROGRAMADO): 
 
Clicando em 
 
 
Após clicar em “NOVO, o ano do recurso a ser reprogramado será informado 
automaticamente e a caixa escolar deverá selecionar a origem do recurso: 
 
 
 
Para lançar o valor a caixa escolar não deverá incluir ponto ou vírgula, lançando 
direto o valor com as casas decimais. 
 
Ex: R$ 200,00 – deverá digitar 20000. 
 
ATENÇÃO: Se houver saldo dos 70% (que deveria ser gasto no mercado) e dos 
30% (que deveria ser gasto com os fornecedores da agricultura familiar), os dois 
deverão ser lançados no sistema. 
 
 
 
Após a inclusão de todos os dados (Origem do recurso, Valor, da agricultura e do 
comercio convencional), para salvar deverá clicar em (Inserir esta linha). 
 
Concluído o lançamento dos saldos de todas as fontes existente, a caixa escolar 
passará para o 2º Passo dos lançamentos. 
 
2º PASSO 
 
FORNECEDORES. 
 
Nesta tela a caixa escolar deverá, inicialmente, pesquisar se o fornecedor já está 
cadastrado, digitado o CNPJ ou CPF do mesmo e clicando na lupa 
 
 
 
Se o fornecedor já estiver cadastrado, a caixa escolar deverá lançar a DAP, 
adotando os mesmos procedimentos informados para inclusão de DAP, 
constantes neste Passo a Passo. 
 
Se o fornecedor não estiver cadastrado, a caixa escolar deverá clicar em “NOVO” 
para inclusão do mesmo, preenchendo os seguintes dados: 
 
 
Após o lançamento dos dados (CNPJ ou CPF, Nome, Estado, Município e se é ou 
não da agricultura familiar), deverá clicar em “Inserir” e parecerá a mensagem 
para clicar em “OK”. 
 
Se fornecedor for da agricultura familiar deverá ser lançada a DAP: 
 
No caso de pessoa física, somente a DAP do mesmo: 
 
- Marque Físico; 
- Digite a DAP (letras e números); 
- Clique em “INSERIR”. 
 

 
 No caso de pessoa jurídica (Associações e Cooperativas), deverá lançar a 
DAP jurídica e depois as DAPs físicas que compõem o Projeto de Venda: 
 
- Marque Jurídico; 
- Digite a DAP (letras e números); 
- Clique em “INSERIR” para salvar. 

 
Após inserir a DAP jurídica, clique na aba de DAP Associados: 
- Clique em NOVO; 
- Digite a DAP do associado que esta no Projeto de Venda; 
- Clique em Inserir esta linha e PRONTO, os dados forma salvos. 
 
 
 
3º PASSO 
 
PROCESSOS 
 
Nesta etapa a caixa escolar deverá lançar os dados referentes ao processo de 
compra. 
 
Para incluir os dados deverá clicar em “NOVO” e aparecerá a seguinte tela: 
 
 
 
A caixa escolar deverá: 
 
 Digitar o número do processo. Ex 1 (o sistema não registra o zero a 
esquerda); 
 Digitar o ano do processo. Ex: 2019 
 Selecionar o Processo de Compra (“MODALIDADE” – Chamada Pública, 
Convite, Tomada de Preço, Concorrência, Dispensa e Inexigibilidade). 

 Digitar o valor, somente número; 
 
 A data em que foi homologado o processo. No caso da chamada pública a 
data da seleção do vencedor e para dispensa e inexigibilidade, a data da 
ratificação pelo Colegiado; 
 
 A data da publicação doresultado do processo. 
 
As datas não serão digitadas, deverão ser selecionadas no calendário 
 
4º PASSO 
 
PROCESSO/FORNECEDOR 
 
Lançamento dos dados do Processo, vinculado a um Fornecedor. 
 
A caixa escolar deverá: 
 
- Clicar em “NOVO” ; 
- Selecionar o processo (número e modalidade); 
 
Após seleção do número e modalidade do processo aparecerá automaticamente 
o ano e o valor total da homologação. 
 
-Digitar o número do CNPJ ou CPF do fornecedor; 
- Digitar o valor referente a proposta vencedora por fornecedor. 
 
Ex: Valor total homologado 1.000,00, processo 1/2019 – Convite: 
 
Fornecedor X – R$ 600,00 
Fornecedor Y – R$ 250,00 
Fornecedor W – R$ 150,00 
 
O somatório dos valores dos fornecedores do processo 1/2019 – Convite deve ser 
igual ao valor homologado no processo, ou seja, R$ 1.000,00. 
 
- Após o lançamentos dos dados, clicar em inserir está linha para salvar. 
Adotar o mesmo procedimento para cada processo de compra. 
 
Exemplo de lançamento concluído: 
 
 
 
5º PASSO 
 
NOTAS FISCAIS 
 
Lançamento das notas fiscais. 
 
Para a inclusão dos dados das notas fiscais, a caixa escolar deverá observar a fonte 
e lançar cada despesa conforme a origem do recurso (Federal ou Estadual). 
 
 
Para inclusão da nota fiscal, clicar em cadastrar e seguinte tela abrirá: 
 
 
Clicar em “NOVO” para iniciar os lançamentos. 
 
Para inclusão da nota fiscal a caixa escolar deverá: 
 

Selecionar o Processo/Fornecedor que acoberta a despesa; 
Informar se é ou não produto orgânico; 
O número da nota fiscal; 
O número do formulário, se for o caso; 
Forma de pagamento (nº do cheque ou transferência); 
A série da nota fiscal, se for caso; 
A data da emissão da nota fiscal; 
A data do recebimento das mercadorias pela escola, em conformidade com 
o carimbo onde dois servidores atestam o recebimento na nota fiscal. 
 
 
 
Após a inclusão das informações, clicar em inserir esta linha . 
 
Os dados da nota fiscal foram lançados, conforme tela a seguir e a caixa escolar, 
para incluir o valor do documento, deverá lançar os itens da nota. Para isso 
deverá clicar em incluir itens: 
 
 
Processo/
Fornecedo
r 
Para inserir os itens da nota fiscal a caixa escolar deverá: 

Digitar o produto, selecionando o mesmo na lista. A unidade de medida do 
mesmo será informada automaticamente. 
Informar a quantidade total do item adquirido, conforme nota fiscal 
cadastrada na tela anterior. 
 
Lembramos que antes da vírgula deverá ser informado quilo ou unidade e após a 
vírgula os valores fracionados (grama). 
 
Exemplo: A caixa escolar adquiriu trinta quilos e quinhentos gramas de Açúcar, 
será lançado da seguinte forma: 
30,500. 

Digitar o valor total do item adquirido, conforme nota fiscal cadastrada na 
tela anterior. 
 
 
 
Após inclusão dos dados, clicar em inserir esta linha : 
 
 
 
A caixa escolar deverá adotar o mesmo procedimento para cada item da nota 
fiscal. 
 
Após a inclusão de todos os itens da nota fiscal, deverá clicar em finalizar inclusão 
de itens. 
 
ATENÇÃO: Somente os produtos (gêneros alimentícios) que fazem parte das 
preparações do Cardápio elaborado pela equipe de Nutricionista da SEE/MG é 
que fazem parte da lista do sistema, tendo em vista que a caixa escolar deverá 
cumprir o cardápio. 
 
Caso algum produto não esteja disponível, deverá ser encaminhado o nome do 
mesmo para o endereço: dise.alimentação@educacao.mg.gov.br 
 
Após lançar todos itens, na tela das notas fiscais, aparecerá o valor total da nota 
fiscal: 
 
 
 
Após o lançamento de todas as notas fiscais, de janeiro a dezembro, a caixa 
escolar deverá clicar em Finalizar. 
 
Caso não tenha alcançado o mínimo de 30% de aquisição da Agricultura Familiar, 
aparecerá a seguinte tela para cadastro de justificativa: 
 
 
 
Após clicar em “NOVO” a caixa escolar deverá selecionar em qual opção enquadra 
a situação que causou a ausência da aquisição de no mínimo 30% de produtos da 
Agricultura Familiar: 
 
 
 
Caso a opção não esteja prevista na legislação, deverá marcar “Outros” e digitar 
a justificativa. 
 
Lembramos que para os recursos da fonte 36, caso o FNDE não acate a 
justificativa, o valor não utilizado na aquisição de produtos da agricultura familiar 
poderá ser descontado no pagamento das parcelas no ano subsequente. 
 
Após a seleção ou inclusão da justificativa, no caso de “Outros”, a caixa escolar 
deverá clicar em inserir esta linha . 
 
Lembramos que o processo de Chamada pública deverá ser formalizado, 
demonstrando a situação informada no sistema, para fins de prestação de contas 
e fiscalização dos órgãos internos (SRE, DPCO, DISE, SPF e Auditoria) e externos 
(FNDE, CAE, Controladoria Geral do Estado, Tribunal de Contas, etc). Caso seja 
comprovado a não realização de processo para contratação, os valores 
destinados a Agricultura Familiar não utilizados poderão ser devolvidos. 
 
6º PASSO 
 
REGISTRO DA EXECUÇÃO FÍSICA. 
 
A caixa escolar deverá: 
 
Informar o número de alunos atendidos em cada segmento (1 e 1.1); 
Informar o número de dias que foram fornecidos a alimentação (2 ); 
Informar o número de refeições servidas que será o resultado do número de 
alunos atendidos vezes o número de dias de atendimento. 
 
Exemplo: 20 Alunos da Creche, 50 do Fundamental – atendimento 200 dias 
Resultado para cada segmento - Creche 20X200 = 4.000 refeições. 
 - Fundamental 50X200 = 10.000 refeições. 
 
 
 
7º PASSO 
 
SALDO A REPROGRAMAR PARA O ANO SUBSEQUENTE. 
 
 
 
A caixa escolar para incluir deverá clicar em ‘NOVO’ para abrir a seguinte tela: 
 
 
 
Após clicar em “NOVO”, a caixa escolar deverá: 
 
Selecionar a origem do recurso referente ao saldo; 
Digitar o valor em conta em 31/12; 

Informar o valor em conta em 31/12, lançando em separado o valor do saldo da 
agricultura, se houver e do comércio convencional 
 
Lembramos que caso haja saldo não executado referente à agricultura familiar o 
mesmo deve ser informado em separado em cada fonte. 
 
Ex: Saldo em 31/12 na conta da fonte Federal – R$ 5.000,00 
 
Deste saldo, o valor de R$ 500,00 se refere à agricultura familiar e o valor de R$ 
4.500,00 ao mercado convencional, para esta situação o lançamento será da 
seguinte forma: 
 
 
 
Após a inclusão de todos os dados (Origem do recurso, Valor, da agricultura e do 
comercio convencional), para salvar deverá clicar em Inserir esta linha .