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 FOLHA DE PAGAMENTO E CONTABILIZAÇÃO
Marcio Ribeiro
Kristiane Luzia Boesing
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI
Ciências Contábeis (FLX1083) – 
06/05/2020
RESUMO
O presente artigo tem como finalidade analisar a folha de pagamento e sua contabilização, buscando conhecer quais elementos que nela consiste para sua formação e elaboração e ao mesmo tempos analisar sua importância na esfera contábil, analisando os principais contábeis e sua classificação. No entanto está pesquisa foi baseada através de pesquisa bibliográficas realizadas a partir de livros e sites confiáveis voltada na área, concentrando folha de pagamento, sua finalidade e função e elementos que nela constituem. Por fim a partir dessas informações, podemos concluir que a folha de pagamento é de caráter obrigatório e relevante e muito importante para o efeito fiscal e para o próprio controle das empresas. 
Palavras-chave: Contabilidade, Folha de pagamento e Contabilização 
1. INTRODUÇÃO
A folha de pagamento é basicamente o montante pago aos empregados pelos serviços prestados durante um determinado período de tempo, que possuí função operacional, contábil e fiscal, sendo assim constituída baseada em todas as ocorrências mensais do empregado. É toda a descrição das ocorrências que envolveram a relação de trabalho, conforme Garcia e Mendes (2011, pág. 229): "de maneira simples e transparente, transformando em valores numéricos, mediante códigos, quantidade, referências, percentagens e valores, em resultados que formarão a folha de pagamento." 
Além dos salários dos funcionários, na folha de pagamento constam também outros valores, como: décimo terceiro salário, férias, aviso prévio, INSS e IRRF descontados dos salários, valor de descontos relativos a vale transporte e refeições e ainda o valor do FGTS incidente sobre o salário. Pode vir a constar na folha de pagamento de salários também as verbas pagas aos funcionários por ocasião da rescisão de contrato de trabalho. Conforme Garcia e Mendes (2011, pág. 229): "o valor do salário família não deve ser lançado como despesa, mas sim a débito de "INSS a recolher", pois o valor que a empresa pagará aos empregados a título de salário-família será deduzido do que ela terá de recolher à Previdência Social."
1.2 EXEMPLO PRÁTICO PAGAMENTO FOLHA
Abaixo elencados demonstrativos dos encargos previdenciários incidentes sobre a folha de pagamento, cujo ônus cabe ao empregador:
Apuração do valor devido ao INSS:
*Cálculo do FGTS: R$ 6.140,00 x 8%= R$ 491,20.
Baseado nas informações acima descritos, seguem lançamentos contábeis:
a) Registro de adiantamentos aos empregados:
b) Registro da apropriação da folha de pagamento:
c) Registro da apropriação dos encargos previdenciários, do IR Fonte e da contribuição sindical retidos dos empregados:
d) Registro da apropriação do salário-família:
e) Registro do desconto do adiantamento salarial, do vale-transporte e do vale-refeição:
f) Registro dos encargos previdenciários a cargo da empresa:
g) Registro da apropriação do FGTS:
h) Registro do pagamento do salário:
i) Registro do recolhimento da contribuição previdenciárias:
j) Registro do pagamento do FGTS:
k) Registro do recolhimento do Imposto de Renda na fonte:
l) Registro de Recolhimento da contribuição sindical retida na folha de pagamento:
Após pactuados os salários com os empregados, a contabilização da folha de pagamento deve ser feita de modo a respeitar o regime de competência mensal. Suponha-se que o salário mensal do empregado X seja de R$ 500,00 (quinhentos reais). Ao final do mês, tendo trabalhado sem faltas, teremos:
Dessa forma, pagando ou não no mês x, a despesa fica registrada no mês a que compete, ou seja, no mês a que diz respeito. Conforme Iudícibus e Marion, (2010, pág. 180): " É comum que o salário (no seu todo ou parte dele) de um mês seja pago no mês seguinte (a legislação o permite, estabelecendo o prazo). Em tal ocorrendo, quando do pagamento a empresa estará tão somente liquidando uma dívida (a despesa já foi registrada)." 
Os adiantamentos concedidos aos empregados são como empréstimos que a empresa faz ao empregado, para que ele o devolva ao receber o salário. Por exemplo: se dia 12 do mês X o empregado recebe R$ 100,00 (cem reais) de adiantamento salarial, ao receber o salário terá este valor descontado.
Conforme Iudícibus e Marion (2010, pág. 181): "A conta Adiantamento a Empregados representa um direito da empresa (não uma despesa) e, via de regra, pertence ao Ativo Circulante, pois o prazo de devolução é curto."
No final do mês X, os primeiros R$ 100,00 são "descontados" do salário do mês X e, suponhamos que o salário mensal seja R$ 500,00, seu "líquido a receber" será de R$ 400,00. O registro Contábil da folha de pagamento do mês X será:
A despesa com salários do mês X foi de R$ 500,00 (quinhentos reais) e não R$ 400,00 (quatrocentos reais). Após esse lançamento, o direito da empresa, relativo ao adiantamento feito em 12 do mês X, é de apenas R$ 100,00 (cem reais).
2. ENCARGOS DOS EMPREGADOS
Com relação aos encargos dos empregados Iudícibus e Marion (2010, pág. 181) comenta:
"Os próprios empregados são responsáveis por parte do custeio da previdência social oficial. O governo atribui às empresas a responsabilidade de serem as intermediárias arrecadadoras das contribuições dos empregados. Surge então um novo "desconto" na folha de pagamento: para com o INSS.
É comum, também, que empregados que percebam salários acima de certos montantes tenham outro desconto em folha: o relativo ao imposto de renda. Esse desconto é o "imposto de renda retido na fonte" (IRRF). A empresa – fonte pagadora - recebe a incumbência de efetuar essa retenção, a qual nada mais é do que uma tributação do imposto de renda sobre os salários (renda) dos empregados.
A "contribuição sindical" é outro encargo que cabe ao empregado, competindo à empresa empregadora reter na fonte. Isso ocorre uma vez por ano."
Há outros descontos que podem ocorrer na folha de pagamento, reduzindo o "líquido a receber" dos empregados. Alguns desses descontos podem não ter disposições legais. São descontos, por exemplo, para contribuições com associações de empregados, ou planos de seguro de vida, para associação de assistência médica, ou para sindicatos.
Quanto aos descontos realizados ao poder público (INSS e IRRF, por exemplo) ou outros que possam haver a empresa possuí prazo para efetuar essas quantias de recolhimentos descontados. Via de regra esse prazo não ultrapassa o mês seguinte ao mês a que se referem os salários. Então entre o momento que é realizada a retenção (o desconto) e a data do recolhimento das quantias descontadas. Esse prazo, não deve ultrapassar o mês seguinte ao mês a que dizem respeito os salários. Sendo assim, no instante em que é feita a retenção, ou seja, o desconto e a data do recolhimento das quantias descontadas, as empresas possuem um "passivo": são verdadeiras dívidas ao governo ou órgão para o qual foi efetuado o desconto.
2.1 ENCARGOS DA EMPRESA
Empresas empregadoras também são responsáveis por parte do custeio da previdência social oficial. Iudícibus e Marion comenta (2010, pág. 182):
"Esse ônus, despesa da empresa, é um dos denominados "encargos sociais". O cálculo do encargo da empresa para com o INSS tem como base os salários pagos aos empregados. O valor recolhido pela empresa para com o INSS, encargo seu, é composto de uma série de valores, cada um dos quais recebendo, quando em poder do governo, uma destinação específica: Fundo de Previdência e Assistência Social, salário-família, salário-maternidade, salário-educação, seguro acidentes do trabalho, entre outros.
Parte dos encargos sociais da empresa para com INSS acaba sendo ressarcida (pelo menos parcialmente) pelo governo às empresas."
O salário família é um valor fixado pelo governo que as empresas pagam aos empregados mês a mês: as quotas são conforme a quantidade de filhos menores de 14 anos. Mesmo sendo pago pela empresa o valor do salário família não é despesa daempresa. Isso porque o valor incluído na folha de pagamento a título de salário-família é deduzido do que a empresa calcula como encargo em seu INSS.
Similarmente o mesmo acontece com o salário-maternidade, a empresa é encarregada de efetuar o pagamento do salário nesse período, o valor pago denominado salário-maternidade é deduzido do total do encargo da empresa para com o INSS.
Outra responsabilidade única da empresa, como encargo social, é o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, calculado e contabilizado com base nos salários dos empregados e recolhido ao governo no mês seguinte.
Existem diversas formas de efetuar a contabilização da folha de pagamento e dos encargos sociais a ela pertinentes e que podem ser adotadas na prática. Qualquer dessas formas que seja utilizada, o que importa é que ao final os registros contábeis conduzam ao que diz respeito ao regime de competência mensal.
Não se pode esquecer que algumas empresas devido ao ramo de atividade, devem considerar em suas folhas de pagamento os adicionais de periculosidade e/ou insalubridade.
 2.2 FÉRIAS 
As férias são constitucionalmente garantidas aos empregados, eles a adquirem o direito a férias a cada período de 12 meses de vigência do contrato de trabalho, deve ter um terço a mais do que o salário normal. O tempo normal de duração das férias é de 30 dias, essas férias devem ser pagas antes do início do gozo das férias.
2.3 DÉCIMO TERCEIRO SALÁRIO
A famosa "gratificação de Natal" o décimo terceiro salário, consiste em pagar ao empregado "um salário a mais no final do ano". O 13° salário pago deve guardar certa proporcionalidade com o período de tempo de serviço do empregado naquele ano, a legislação determina que o 13° salário deve ser pago em duas parcelas, a primeira até dia 30 de novembro e a segunda e última até 20 de dezembro. Segundo Iudícibus e Marion (2010, pág. 185):
"[...] tal como as férias, não é no momento do pagamento do 13° que, via de regra, está ocorrendo a despesa. Esta ocorre à medida que, passando o tempo, o empregado vai adquirindo o direito (e a empresa, a obrigação) de receber (pagar) o 13° salário. Isso conduz, pois, a que seja constituída uma outra provisão, a "Provisão para 13° salário", em moldes similares aos das férias. Isso, naturalmente, com vistas a um correto respeito ao princípio da competência contábil (regime de competência)."
Resumidamente o valor relativo às férias e ao 13º salário, a empresa deve apropriar estes valores mensalmente em obediência ao regime de competência, efetuando a provisão para o pagamento dessas verbas. Se a empresa não faz a provisão, esses valores serão apropriados como custo ou despesa por ocasião do respectivo pagamento.
Na classificação contábil, salários e encargos incidentes sobre os mesmos, são classificados como despesas operacionais, quando referentes a funcionários das áreas comercial e administrativa, e quando referentes a funcionários dos setores de produção e os alocados na execução de serviços objeto da empresa são classificados como custo de produção ou de serviços.
3. MATERIAIS E MÉTODOS
 Utilizou-se como base metodológica neste estudo pesquisa bibliográfica qualitativa realizada através da coleta de dados em artigos, sites confiáveis, livros e pesquisas disponíveis.
4. CONCLUSÃO
Este artigo proporcionou um maior entendimento e conhecimento sobre a folha de pagamento e seus proventos que o funcionário tem direito a receber no mês trabalhado e também sobre os descontos que são feitos sobre o direito.
Para entender melhor sobre a folha de pagamento tevi consciência durante a realização e pesquisa do trabalho que temos que para calcular a folha de pagamento é preciso ter noção de matemática financeira e principalmente, ter conhecimentos das leis sobre elas.
Concluindo então que a folha de pagamento é um documento de grande instrumento para as empresas, pois através delas as empresas consegue ter uma organização interna sobre seus funcionários. Por meios de dados contábeis ou fins fiscais e quanto ou recolhimento de imposto.
REFERÊNCIAS
MENDES, Wagner; GARCIA, Edino Ribeiro. Enciclopédia de Lançamentos Contábeis. 1. ed. São Paulo: IOB, 2011.
IUDÍCIBUS, Sérgio de; MARION, José Carlos. Contabilidade Comercial. 9. ed. São Paulo. Editora Atlas S.A, 2010. 
1 Marcio Ribeiro, Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI - Curso (Código da Turma) ,06/05/2020.