ufcd_0653_omarquivo_manual

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UFCD 0653 
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Técnicos Administrativos 
 
UFCD 0653 
 
 
Arquivo – Organização e Manutenção 
 
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INTRODUÇÃO 
Objectivos 
 
No final desta unidade temática, os formandos deverão estar habilitados a: 
Objectivo (s) 
 Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as técnicas de 
tratamento de informação documental. 
. 
Conteúdos programáticos 
 
Arquivo – conceitos fundamentais 
 
 Conceito, funções e características do arquivo 
 Tipologia da documentação interna e externa (processos registos, coleções e dossiers temáticos) 
 As unidades arquivísticas: constituição. Ordenação e tipos. 
 Transferência/Incorporação de documentos 
 
Arquivo como sistema de informação 
 
 Operações com arquivo (recolha, separação, recepção, registo, análise, tratamento, 
registo/descrição, despacho/difusão, expedição e arquivo) 
 Técnicas e métodos de arquivo 
 Sistemas de classificação dos documentos / codificação 
 Formas de recuperação e controlo dos registos 
 Actualização do arquivo 
 Prazos de conservação de documentos (utilidade histórica e historicidades) 
 Equipamentos de arquivo 
 Plano de arquivo 
 
Novas tecnologias em arquivo 
 
 Sistemas magnéticos, ópticos e micrográficos 
 Utilidade da micro-informática na gestão da documentação 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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ÍNDICE 
Origem do arquivo ............................................................................................................................................. 4 
O documento na empresa ................................................................................................................................. 5 
Arquivo conceitos fundamentais ....................................................................................................................... 6 
O que é o arquivo? ............................................................................................................................................ 6 
Microfilmagem .................................................................................................................................................. 7 
Legislação aplicável ......................................................................................................................................... 11 
Organização e manutenção ............................................................................................................................. 12 
Tipos de classificação de arquivo .................................................................................................................... 15 
Ordenação alfabética ...................................................................................................................................... 16 
Regras da ordenação alfabética ...................................................................................................................... 17 
Ordenação numérica ....................................................................................................................................... 20 
Classificação geográfica ................................................................................................................................... 21 
Classificação cronológica ................................................................................................................................. 22 
Classificação ideológica ................................................................................................................................... 23 
Ordenação decimal .......................................................................................................................................... 23 
Sistemas magnéticos, opticos e micográficos ................................................................................................. 23 
Sistemas de ordenação .................................................................................................................................... 25 
Características dos arquivos ............................................................................................................................ 26 
Equipamentos de arquivo................................................................................................................................ 31 
Prazo de conservação de documentos ............................................................................................................ 33 
Plano de arquivo .............................................................................................................................................. 35 
Arquivologia e Arquivistas ............................................................................................................................... 38 
Anexos ............................................................................................................................................................. 40 
Regras para a utilização do sistema alfabético ............................................................................................... 40 
Atividades ............................................................................................................ Erro! Marcador não definido. 
Circuito da Correspondência ........................................................................................................................... 44 
Bibliografia e Netgrafia .................................................................................................................................... 45 
 
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Origem do Arquivo 
 
Etimologicamente, o vocábulo “arquivo” provém do grego “archeion” que seria composto 
de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim 
“archivum”. 
Arquivo, significaria, portanto, a arrumação de coisas antigas. 
 Os arquivos, como instituição, tiveram a sua origem na antiga civilização grega. 
 Nos séculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da 
mãe dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros 
documentos oficias. 
 Entre os documentos encontrava-se o discurso que Sócrates escrevera em 
sua defesa pessoal, peças de ésquilo, sófocles e eurípedes, etc. Esses 
documentos foram conservados através dos tempos de tal forma que ainda hoje se 
encontram preservados, já não em arquivos, mas em instituições específicas 
(museus). 
 
 
Em Portugal os arquivos não foram designados sempre da mesma forma: 
• Monarquia: carteiras ou cartórios - 
locais onde se guardavam as cartas, 
títulos, escritas, bulas pontifícias e 
outros documentos de vital 
importância para o reino, 
posteriormente denominados pelo 
nome de Tombos. 
 
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O Arquivo Real Português, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do 
Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido 
monarca. 
 
O documento na empresa 
 
O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, 
podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou 
ocorrência. 
 A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua 
actividade. 
 Os documentos constituem a memória da empresa. 
Habitualmente o documento é escrito, este pode também ter outro suporte material além 
Do papel, registo em DVD, CD, pendrive, microfilme, etc. 
 
 
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Arquivo conceitos fundamentais 
 
As empresaslidam, diariamente, com uma grande quantidade de documentos que chegam e 
partem da empresa. Por imposições legais, muita desta documentação deve ser arquivada 
É, igualmente, fundamental que a empresa possua uma gestão racional e eficaz desta informação, 
no sentido de evitar: 
 Perda de tempo na pesquisa da informação 
 Que informação útil não caia no esquecimento ou que nunca seja utilizada 
 Extravios de documentação 
 A desorganização dos serviços, o que vai influenciar o funcionamento de toda a 
empresa e, consequentemente a produtividade 
O que é o arquivo? 
 Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, o seu suporte material, 
elaborados ou recebidos por um organismo público ou privado em função da sua 
actividade e conservado para efeitos administrativos. 
 Um local destinado á conservação e guarda de documentos devidamente classificados 
e ordenados 
OU AINDA 
 Uma unidade de serviço administrativo especializado cuja missão consiste em receber, 
classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a 
memória organizada da instituição que serve 
Sabemos também que a informação, antes de ser arquivada, sofre um tratamento – classificação e 
ordenação 
Assim sendo, por arquivo entende-se: 
“O local onde é, guardada toda a informação de interesse, depois de ter sido 
devidamente tratada, ou seja, classificada e ordenada” 
 
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Microfilmagem 
 
A microfilmagem é um sistema de gestão e preservação de informação, mediante a 
captação das imagens de documentos por processo fotográfico. O microfilme reduz 
drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e 
prático, proporcionando acesso eficiente, rápido, limpo e seguro às informações 
arquivadas, e a baixo custo. 
Portugal possui legislação específica, que autoriza as actividades de microfilmagem no 
país, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos 
originais, podendo estes serem eliminados após a microfilmagem. 
O microfilme cópia destina-se ao manuseio diário. Enquanto, que o original tem por 
finalidade garantir a integridade e preservação das informações, podendo ser mantido em 
arquivos de segurança. 
A microfilmagem é um processo frequentemente usado em organismos oficiais, grandes 
empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (….). 
 
Fases a seguir na microfilmagem: 
1. Selecção e ordenação dos documentos; 
2. Utilização de máquinas próprias; 
3. Revelação do filme; 
4. Utilizar uma leitura de micro fichas. 
 
 
 
 RAPIDEZ DE ACESSO À INFORMAÇÃO 
É evidente que localizar um documento em microfilme, é incomparavelmente mais rápido, 
do que em arquivos convencionais ou quilométricos corredores com caixas de 
documentos. É possível seleccionar um documento entre milhões em apenas alguns 
segundos (em alguns casos fracções de segundos), sem ser necessário sair da cadeira. 
 
 
 
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 REDUÇÃO DE ESPAÇO 
A típica redução de espaço proporcionada pelo microfilme, é de 98% ou mesmo superior. 
Toda a documentação de um normal arquivo de aço com 4 gavetas, poderá estar contida 
em tão somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma única mão. 
 FÁCIL MANUSEIO DA INFORMAÇÃO 
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes 
quantidades de documentos, é a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas 
desses papéis. O microfilme é um agente uniformizador. Esta é uma das suas mais 
expressivas vantagens. Não importa o tamanho ou padrão original, em microfilme ele 
estará dentro de um único formato. Dessa forma, o manuseamento da informação será 
muito mais prático. 
 BAIXO CUSTO 
Os custos totais de implementação do microfilme, variam de aplicação para aplicação e 
até mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos 
é muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador 
seguro de que um processo de arquivo micrográfico é económico, é o facto de os bancos 
serem os principais utilizadores. 
 SEGURANÇA 
Não existe nenhuma outra forma mais prática, económica e segura, contra sinistros 
naturais ou provocados, de que o microfilme. São inúmeros os exemplos de empresas e 
organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graças ao microfilme 
 INTEGRIDADE DO ARQUIVO 
Com a utilização do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento 
e a função de rearquivar um microfilme, é simplesmente rebobinar uma bobina. Não 
existem caixas, caixotes, pacotes e funcionários exaustos. No microfilme, os documentos 
estão sempre na ordem correcta. 
 
 
 
 
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 BAIXOS CUSTOS DE MANUTENÇÃO 
Considerando o grande aproveitamento de espaço proporcionado pelo microfilme, 
resultando de uma grande concentração de informações, o baixo custo de manutenção é 
uma consequência quase imediata. 
 FÁCIL E RÁPIDA REPRODUÇÃO 
Todo um arquivo de microfilme pode ser fácil, rápida e economicamente duplicado. 
 FÁCIL DISSEMINAÇÃO DA INFORMAÇÃO 
Inúmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e 
facilidade na disseminação da informação. 
 AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMÓRIA 
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memória não tem limites. 
Informações que hoje não são localizadas, estarão à sua disposição em microfilme, em 
tempos curtíssimos. 
 FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAÇÃO "RARA" OU "ÚNICA" 
Documentos históricos, em arquivos de outros países, estão hoje em Portugal graças ao 
microfilme. 
 MELHORES CONDIÇÕES DE TRABALHO 
Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condições de trabalhos a quem 
tem que manusear documentação em todas as áreas. Consequentemente a empresa 
ganhará em produtividade e eficácia. 
 DURABILIDADE 
O microfilme, é um produto dos mais duráveis, a durabilidade do microfilme é 
praticamente ilimitada. 
 MINIMIZAÇÃO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE 
Os custos com fretes e portes pelo correio são minimizados com a implementação de 
programas de microfilmagem. 
 
 
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 PRESERVAÇÃO DA NATUREZA 
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria 
consumir. Os centros de microfilmagem, podem pagar o material de consumo com a 
venda de papel para reciclagem. 
 INTERLIGAÇÃO COM OUTRO SISTEMA 
O microfilme é um dos mais versáteis sistemas de tratamento de informação. Ele 
possibilita plena compatibilidade com outros sistemas existentes, tais como Sistemas 
informáticos/digitalização. 
 INFORMAÇÃO PARA TODOS 
Livros e publicações de alto custo, antes disponíveis apenas para uma faixa de alto poder 
arquivístico, estão hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e 
universidades implantaram programas específicos de microfilmagem. 
 
 
 
 
 Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados. 
 É difícil comparar duas imagens de um mesmo microfilme. 
 O documento perde o seu valor intrínseco, por exemplo, não permite que se veja a 
pressão exercida ao escrever. 
 Nem sempre é possível termos uma imagem bem legível de documentos que se 
encontram em mau estado, pois a microfilmagem não ressuscita a imagem do 
documento original. 
 
 
 
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Legislação aplicável 
 
A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condições a que deve obedecer a 
microfilmagem de documentos, que tenham importância fiscal. 
 O Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas 
possibilita a substituição, paraefeitos fiscais, dos documentos de suporte 
dos livros e registos contabilísticos que não sejam documentos autênticos 
ou autenticados, por microfilmes que constituam sua reprodução fiel. 
 1º - Os documentos de suporte dos livros e registos contabilísticos que não 
sejam documentos autênticos ou autenticados pode, decorridos três 
exercícios após aquele a que se reportam e obtida autorização prévia do 
Director-Geral das Contribuições e Impostos, ser substituídos, para efeitos 
fiscais, por microfilmes que constituam sua reprodução fiel e obedeçam às 
condições estabelecidas nos números seguintes. 
 2º - 1. A microfilmagem será executada com o rigor técnico necessário à 
obtenção da imagem perfeita dos documentos originais sobre microformas 
devidamente classificadas e registadas, de forma a garantir a sua consulta e 
reprodução em papel durante o período de sete anos, contando a partir do 
prazo estabelecido no número anterior. 4. Todas as operações de 
microfilmagem e a classificação dos suportes e das imagens obtidas serão 
registadas em livro próprio, a conservar pelo prazo de sete anos, contando 
nos termos do nº 1. 
 
 
 
 
 
 
 
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Organização e manutenção 
 
 Principais funções: 
 Recolher e Ordenar a documentação: mediante a recolha, registo e 
classificação dos documentos; 
 Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos serviços; 
 Controlar os actos administrativos; 
 Conservação da documentação: não só mediante a utilização de equipamento 
adequado (armários, ficheiros, etc.), como também, proporcionando condições 
ambientais ideais de modo a não se danificarem os suportes (sob a acção da 
humidade, calor e frio, entre outros). 
 
 Tipos de Arquivo 
Tendo em conta as entidades que lhes dão origem, os arquivos podem ser: 
 Públicos: estatais, municipais; 
 Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associações; 
 Comerciais: empresas; 
 Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros. 
 
 
 
 
 
 
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 Localização do Arquivo 
O local de instalação do arquivo deve ter em conta: 
 Localização: deve ser acessível e com capacidade para se expandir; 
 Iluminação: ampla, repartida e sem incidência directa do sol; 
 Ventilado: ventilação natural, constante e regulável; 
 Higienização: limpo, bem cuidado, com desinfestação periódica; 
 Disposição: fácil consulta e conservação, espaço livre para deslocação. 
 Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações, entre outros. 
 
 Para organizar um arquivo é necessário: 
 Identificar a actividade da instituição ou empresa e da área onde trabalha; 
 Relacionar e organizar os diferentes documentos; 
 Identificar os documentos que são criados no decorrer da actividade da 
empresa. 
 Ter em conta o custo de manutenção do arquivo; 
 Dimensão da empresa; 
 Recursos humanos e financeiros; 
 Frequência de consulta; 
 Local de arquivo; 
 Quantidade de documentos a arquivar. 
 
 
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Antes de guardar os documentos nas pastas, dossiês e armários correspondentes, é 
necessário cumprir algumas etapas. 
Etapas a cumprir 
1) Inspecção: consiste na verificação de cada documento no que diz respeito ao seu 
destino, pois este pode ser para: 
 Arquivar; 
 Solicitar informação; 
 Verificar a existência de antecedentes (ser anexado a outro). 
2) Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se 
analise o seu conteúdo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se já existe pasta ou 
se é necessário criar uma). 
3) Selecção: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que já não tem 
qualquer utilidade para a empresa ou instituição (cópias, comunicados sem 
importância). 
4) Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que não haja dúvidas 
acerca da chegada desse documento. 
5) Classificar: determinar como será arquivado o documento, de acordo com o 
método e classificação adoptados pela organização. 
6) Ordenação: é a organização dos documentos dentro das pastas e destas dentro 
dos arquivos. A escolha da forma de ordenação depende da natureza dos 
documentos. 
 
 
 
 
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Tipos de classificação de arquivo 
 
 
 Classificação alfabética 
 Classificação numérica 
 Classificação alfanumérica 
 Classificação cronológica 
 Classificação geográfica 
 Classificação ideológica 
 Classificação decimal universal (CDU) 
 
A classificação de documentos consiste em agrupá-los de acordo com as suas 
características, estabelecendo uma ordem lógica que permita uma fácil localização 
Existem diversos sistemas de classificação de documentos. A opção por um ou outro 
sistema deve ser efectuada de acordo com os seguintes critérios: 
 Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas 
 Definição dos objectivos a atingir com o arquivo 
 Conhecimento do tipo de documentos a arquivar 
Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma 
ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua posterior 
identificação, localização e consulta. 
 
 
 
 
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Ordenação alfabética 
 
Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há 
dois critérios para a ordenação alfabética (letra por letra ou palavra por palavra), e que 
ambos estão corretos. 
Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sequência das letras do alfabeto. É um 
método fácil, lógico e prático. 
Podemos utilizar a ordenação com base no apelido ou numa palavra - chave (escolas 
secundárias, particulares, preparatórias e universitárias). 
 
Características 
A ordenação é determinada pela sucessão das letras do 
alfabeto 
Vantagens 
 Sistema aberto, uma vez que é sempre possível 
intercalar novas fichas/documentos – novos nomes 
sem existir necessidade de proceder a alterações. 
 Sistema familiar, dado que a ordenação pelo alfabeto é 
conhecida por todos 
 Sistema complementar, pois permite a combinação com 
outros sistemas 
Desvantagens 
 Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, 
o que, na mesma empresa pode ocasionar transtornos 
 Sistema de difícil aplicação quando o número de 
documentos é muito elevado 
 Sistema em que é difícil detectar extravio de 
documentos 
 
 
 
 
 
 
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Regras da ordenação alfabética 
 
Regra 1 - Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-se classificar pelo 
último apelido. 
Nomes: 
 João Silva Almeida Costa 
Maria Luísa Ferreira Sousa Dias 
 
Regra 2 - Quando um nome é procedido de um título académico, de nobreza ou de 
graduação, apenas se tem em conta o nome. 
Nomes 
 Engenheiro Manuel Lopes 
 General Afonso Paiva 
 
Regra 3 - As abreviações não são consideradas para efeitos de ordenação alfabética. 
Nome 
 Luís Manuel Santos Jr. 
 
Regra 4 - Quando um nome é precedido das abreviaturas S.,St.º, Stos, St.as, estas devem 
ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética. 
Nome 
 S. Gabriel 
 
Regra 5 – As conjunções e as preposições, como «e», «de» e outras ligando os nomes, 
não devem ser consideradas para efeitos de ordenação alfabética. 
Nome 
 José Lopes dos Santos 
 
 
Classificar 
Costa, João Silva Almeida 
Dias, Maria Luísa Ferreira Sousa 
 
Classificar 
 Manuel Lopes (engenheiro) 
 Afonso Paiva (General) 
 
Classificar 
 Luís Manuel Santos 
 
Classificar 
 São GabrielClassificar 
 José Lopes Santos 
 
 
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Regra 6 – os nomes ligados por apóstrofos ou por «hífen» são considerados como se 
fossem um único nome, para efeitos de classificação. 
 
Regra 7 – os nomes que começam por uma inicial precedem, para efeitos de ordenação, 
os nomes que comecem pela mesma inicial mas que não estejam abreviados. 
Nomes 
 António Mendes 
A. Mendes 
 
 
Regra 8 – quando as firmas usam títulos dá-se preferência aos títulos, na classificação. 
Nome 
 Metalúrgica Almeida 
 
 
Regra 9 — As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por extenso. 
Nome 
6.° Bairro Fiscal 
 
Regra 10 — Os artigos que precedem o nome das firmas não são considerados para 
efeitos de classificação. 
Nome 
O Salão Primavera 
 
 
Regra 11 — Os documentos provenientes de um Serviço ou Departamento de uma 
Organização devem ser ordenados pelo nome da Organização ou da firma e não pelo 
nome do Serviço/Departamento. 
 
Classificar 
 Mendes, A. 
 Mendes, António 
 
Classificar 
 Metalúrgica Almeida 
 
Classificar 
Sexto Bairro Fiscal 
 
Classificar 
Salão Primavera (O) 
 
 
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Regra 12 — Os nomes geográficos compostos mantêm-se para efeitos de classificação. 
Nome 
Ponte de Lima 
Vila Nogueira de Azeitão 
 
Regra 13 — No caso de uma organização estar localizada em várias cidades ou ruas, 
segue-se a ordem alfabética das localidades. 
Nomes 
Caixa Geral de Depósitos, Lisboa 
Caixa Geral de Depósitos, Funchal 
Caixa Geral de Depósitos, Porto 
 
Regra 14 — Quando há coincidência entre o nome da firma e o nome do proprietário, a 
classificação é feita pelo apelido. 
Nome 
Manuel Lima 
 
Classificar 
 Ponte de Lima 
 Vila Nogueira de Azeitão 
 
 
Classificar 
 Caixa Geral de Depósitos, Funchal 
 Caixa Geral de Depósitos, Lisboa 
 Caixa geral de Depósitos, Porto 
 
 
Classificar 
 Lima, Manuel 
 
 
 
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Ordenação numérica 
 
 
Utiliza a numeração dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito utilizado para a 
ordenação de revistas, impressos, aos quais se atribui um número de entrada. 
 
Ordenação Numérica 
Características 
 A ordenação dos documentos é determinada pela atribuição de 
um número, quer em relação aos documentos provenientes do 
exterior, quer em relação à documentação expedida. 
 Tendo como base a numeração atribuída, procede-se à 
ordenação dos originais recebidos e das cópias dos documentos 
expedidos. 
 As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa são 
alguns exemplos de documentos em que a ordenação é 
efectuada por este processo. 
Vantagens 
 Os números atribuídos são de leitura mais fácil que as letras 
 O extravio da documentação é detectado com alguma facilidade 
 A aplicação é fácil, não dando origem a critérios distintos 
Desvantagens 
 Sistema fechado, já que não há a possibilidade de intercalar no 
meio de uma ordenação novos documentos. 
 Dificuldade em encontrar um documento se só for conhecido o 
número de ordem que lhe foi atribuído. 
 
 
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Classificação geográfica 
 
A documentação é arquivada tendo em conta a origem ou destino geográfico (países, 
regiões, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas). 
Ex: Arquivo de vendas para a Angola. 
Ordenação Geográfica 
Características 
 Este sistema é útil em empresas com filiais ou com um 
grande número de clientes espalhados por diferentes locais 
geográficos. 
 Neste sistema de classificação, inicialmente, é realizada uma 
selecção geográfica dos documentos, por exemplo, por 
países, distritos, concelhos, localidades. 
 Depois procede-se à ordenação alfabética dos documentos 
de acordo com a selecção geográfica efectuada. 
Vantagens 
 É um sistema aberto, possibilitando a introdução de novos 
documentos, sem ser necessário efectuar alterações 
 A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com 
características bem definidas 
Desvantagens 
 Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o 
que, na mesma empresa, pode ocasionar transtornos 
 Sistema de difícil aplicação quando o número de documentos 
é muito elevado. 
 Quando existe um desdobramento a diversas escalas, é fácil 
conduzir um documento a um enquadramento geográfico 
indevido 
 Sistema em que é difícil detectar extravio de documentos 
 
 
 
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Classificação cronológica 
 
Dispõe os documentos ou pastas de acordo com a sucessão temporal (anos, meses, dias, 
semanas, horas). Com base na data de emissão e de recepção 
 Exemplo: arquivo de correspondência, letras a receber, cheques. 
 
Ordenação Cronológica 
Características 
 Neste sistema os documentos são ordenados, por exemplo, 
tendo como base a data de emissão, recepção, aquisição ou 
vencimento. 
 Este sistema é utilizado na ordenação de documentos 
relativos a pagamentos a efectuar – faturas, letras, 
contribuições. 
 O arquivo cronológico de documentos a pagar é realizado de 
modo que o pagamento mais imediato seja o primeiro a ser 
visto. 
Vantagens 
 Localização rápida do documento quando é conhecida a data 
do mesmo. 
 Simplicidade de execução. 
Desvantagens 
 Mistura de documentos sem se atender aos assuntos. 
 A localização de um determinado documento só é simples 
caso se conheça a data. 
 
 
 
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Classificação ideológica 
 
Na classificação ideológica, os documentos são classificados por assuntos. Os 
funcionários responsáveis por este tipo de arquivo têm de conhecer profundamente a 
empresa e a sua organização, bem como possuir uma grande capacidade de análise. 
Este sistema é frequentemente utilizado nas bibliotecas. 
Esta classificação é também designada como ideográfica, metódica ou analítica baseia-
se, fundamentalmente, na divisão de assuntos, ideias, conceitos e outras divisões, sendo 
os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados 
segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma 
alfabética. 
 
Ordenação decimal 
 
Exemplo de ordenação decimal: 
 26 Outros devedores e credores 
 26.1 – Fornecedores de imobilizado 
 26.1.1 – Fornecedores de imobilizado, c/c 
 26.1.2 – Fornecedores de imobilizado - títulos a pagar 
 26.2 - Pessoal 
27 – Acréscimos e diferendos 
 
Sistemas magnéticos, opticos e 
micográficos 
 
 
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Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos ou gestão de ficheiros é a forma de 
organização de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa. 
 
Como é actualmente feita a gestão de ficheiros? 
 Sistemas magnéticos: O arquivo é feito em discos magnéticos. 
Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema 
operacional pode descodificar os dados armazenados e lê-los ou gravá-los. 
 
A Utilidade da micro-informática na gestão da documentação 
A micro–informática também conhecida como o microcomputador, ou PC 
(Personal Computer). 
Máquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais sofisticados 
trabalhos, e que se aperfeiçoam cada vez mais. 
Qual a utilidade da micro-informática na na gestão da 
documentação? 
• Redução do espaço; 
• Facilidade no acesso aos documentos; 
• Maior segurança. 
Sistemas ópticos: os documentos são filmados ou fotografados 
 
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Sistemas de ordenação 
 
 
S
is
te
m
a
s
 d
e
 O
rd
e
n
a
ç
ã
o
 
P
ri
n
c
ip
a
is
 
Alfabéticos 
Segue a sequência alfabética. Ordenação por apelidos, 
palavra a palavra ou letra por letra 
Numéricos Segue a sequência da ordem natural dos números 
Ideológicos Segue a ordenação de acordo com o conteúdo / assunto. 
D
e
ri
v
a
d
o
s
 
Alfanuméricos 
Segue a ordenação de grupos primários de ordem 
alfabética e secundários de ordem numérica 
Cronológicos 
Segue a ordenação em função da data de emissão ou de 
recepção 
Geográficos 
Segue a ordenação de acordo com a região onde são 
emitidos (regiões, distritos, concelhos…) 
Decimais 
Segue a ordenação que tem por base a divisão das 
matérias em classes, que por sua vez se subdividem em 
subclasses. 
 
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Caraterísticas dos arquivos 
 
Quanto à organização podem ser: 
 Centralizados – Encontram-se num único sector. Abrange toda uma empresa. 
Caracteriza-se pela existência de um sector especializado que classifica todos 
os documentos; recebe; distribui e expede pelo correio. 
 Descentralizados – Cada sector tem arquivo próprio. Caracteriza-se pela 
existência em cada sector ou serviço de uma classificação de arquivo próprio 
sem obediência ao plano geral. Neste caso os documentos encontram-se 
sempre nas mãos do utilizador. 
 
Vantagens do arquivo centralizado 
 Eficiência 
 É necessário manter um arquivista o que melhora a eficiência e a 
rapidez do trabalho em todas as suas etapas 
 Responsabilidade 
 O cuidado e a protecção do documento melhora muito, pois a 
responsabilidade encontra-se nas mãos de um especialista 
 Economia 
 É grande a economia de equipamento, pessoal, tempo gosto no 
arquivo, na localização. 
 Concentração 
 Os documentos são concentrados por assunto, oferendo ao 
consultante uma visão global. 
 
 
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Desvantagens do arquivo centralizado 
 Consulta dificultada – necessidade de locomoção até ao centro dos 
arquivos 
 Perda de tempo – muito tempo perdido na locomoção até ao arquivo 
centrar e na espera para poder iniciar a consulta. 
 
Quanto à posição podem ser: 
Arquivo Vertical - é aquele que, como o próprio nome indica, coloca os documentos 
(pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns após os outros, como 
acontece nas bibliotecas. 
 Vantagens: 
 Baixo custo 
 Fácil de ser operado 
 Fácil de ser conservado e actualizado 
 Permite a consulta de um documento sem consultar os demais 
 Desvantagens: 
 Necessidade de retirar o documento ou ficha para proceder a anotações 
adicionais. 
 
 
 
 
 
 
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Arquivo horizontal - O sistema horizontal é constituído, geralmente, por armários ou 
estantes com divisões, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Este 
arquivo não é prático. É necessário deslocar todos os documentos para retirar aquele que 
se deseja. 
 Vantagens: 
 Iluminação directa sobre as fichas e documentos; 
 Permite anotações no próprio local; 
 Não implica grandes despesas com mobiliário; 
 Desvantagens: 
 Acessibilidade difícil; 
 É necessário criar muitas intercalações, o que ocupa muito espaço; 
 Necessidade de se deslocarem documentos que estiverem sobre o documento 
procurado. 
Arquivo Rotativo - O sistema rotativo é aquele em que os processos, dossiers, fichas 
e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que 
permite o acesso aos documentos que tenham necessidade de consultar. 
 Vantagens 
 Facilidade de leitura; 
 Acessibilidade; 
 Necessidade de pouco espaço. 
 Grande versatilidade 
 Grande capacidade 
 Rapidez nas consultas 
 Desvantagens 
 
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 Custo elevado 
 Exige pessoal especializado 
 Despesas adicionais com pastas suspensas 
 
Arquivo Suspenso - documentação colocada em pastas 
ou bolsas de papel kraft (uma qualidade de papel), dobrado 
em forma de fole, suspensas pela parte superior em 
classificadores que deslizam numa estrutura metálica. As 
pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou 
encontrarem-se guardadas em gavetas (arquivos de 
processos) 
 
Quanto à consulta podem ser: 
A distinção entre arquivos ativos, semiativos e inativos está no facto de dentro de uma 
determinada organização alguns arquivos (os ativos) serem consultados com muita 
frequência. Enquanto, que nos arquivos semi-ativos e inativos, a sua frequência de 
consulta é muito baixa 
 Ativos - Documentos recentes, assuntos em curso. Esta fase, corresponde à 
primeira idade do ciclo de vida dos documentos, este é utilizado frequentemente 
pela entidade, para fins administrativos, fiscais e legais. 
 Semi-ativos - Documentos de consulta periódica. Na fase semi-activa, a segunda 
idade deste ciclo, os documentos são consultados e utilizados com menos 
frequência, pela entidade. 
 Inativos - Documentos conservados por imposição legal, jurídica e histórica. Na, 
fase inactiva terceira e última fase do ciclo de vida, os documentos deixaram de ser 
utilizados. Devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam valor 
secundário que justifique a sua conservação permanente. 
 
 
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Deve permanecer no arquivo ativo ou corrente toda documentação enquanto necessária 
para a sua consulta diária. Devendo ser transferida para o arquivo intermédio (ou semi-
ativo) e para o arquivo definitivo (ou inativo) logo que deixem de ser consultados com 
frequência. 
 
 
CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS 
Fundamentais 
Documentos vitais para 
todas as actividades da 
empresa. Deverão estar 
sempre disponíveis 
 Escritura da empresa 
 Contratos com 
fornecedores 
 Ficheiros de clientes 
 Outros 
Importantes 
 
Documentos necessários 
para as actividades do dia a 
dia 
 Base de dados de 
fornecedores ou clientes 
 Outros 
 
Úteis 
Documentos com 
informações necessárias 
durante um curto período de 
tempo 
 E-mail 
 Faturas 
 Outro 
Inúteis 
Documentos que podem ser 
destruídos assim que 
tenham cumprido o seu 
objectivo 
 Convocatórias 
 Memorandos 
 Outros 
 
 
 
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Equipamentos de arquivo 
 
O equipamento a adquirir deve ter em conta as necessidades específicas do arquivo, 
tamanho dos documentos a arquivar, permitir fácil acesso e ainda considerar outras 
condições a fim de: 
 Economizar espaço; 
 Rendibilizar os serviços; 
 Assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados, evitando o seu extravio 
ou perda; 
 Ter um aspecto decorativo; 
A escolha do equipamento deve ter em conta as recomendações acima mencionadas e 
ainda, as características físicas do arquivo: 
 Estrutura; 
 Tipo de fechadura; 
 Acabamentos; 
 Pintura. 
A escolha dos diversos tipos de acessórios para o arquivo depende do método a utilizar e 
do tipo de arquivo a adoptar. 
 Pastas: guarda os documentos que serão arquivados. Podem ser suspensas sobre 
suportes especiais das gavetas. 
 Guias: acessórios usados em arquivos de tipo vertical e facilitam a localização 
rápida dos documentos. São cartões do mesmo 
tamanho das pastas ou fichas arquivadas. Devem 
utilizar-se guias com protecção de metal ou 
plástico para evitar o seu desgaste. Promove a 
rapidez na consulta. 
 
 
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 Móvel de arquivodeslizante 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Depósito de microfilmes 
 
 
 
 
 
Armário de arquivo 
 
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Prazo de conservação de documentos 
 
O prazo de arquivo e conservação de livros, registo e documentos de suporte, está 
previsto no Decreto-Lei nº 102/2008 de 20-06-2008, no seu artigo 52. 
 (1) - Os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar em boa ordem 
durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos 
documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por 
meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos 
tratamentos. 
 (3) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em 
território nacional são obrigados a manter os livros, registos e demais documentos 
referidos no n.º 1 em estabelecimento ou instalação situado em território nacional, 
salvo se o arquivamento for efectuado por meios electrónicos. 
 (4) - É permitido o arquivo em suporte electrónico das faturas ou documentos 
equivalentes emitidos por via electrónica desde que se encontre garantido o 
acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do 
seu conteúdo. 
 (5) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em 
território nacional que pretendam proceder ao arquivamento em suporte electrónico 
dos documentos referidos no número anterior fora do território da Comunidade 
devem solicitar autorização prévia à Direcção-Geral dos Impostos, a qual pode fixar 
condições específicas para a sua efectivação. 
 (6) - Os sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou 
domicílio em território nacional que pretendam manter o arquivo dos livros, registos 
e demais documentos, incluindo os referidos no n.º 4, fora do território da 
Comunidade, devem solicitar autorização prévia à Direcção-Geral dos Impostos, a 
qual pode fixar condições específicas para a sua efectivação. 
 
 
 
 
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 (7) - É ainda permitido o arquivo em suporte electrónico das faturas ou documentos 
equivalentes, dos talões de venda ou de quaisquer outros documentos com 
relevância fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por 
portaria do Ministro das Finanças. 
 No que diz respeito aos restantes documentos, produzidos no decorrer da 
actividade da empresa, o seu prazo de conservação é definido pela empresa e 
tendo em conta a importância dos documentos. 
 
 
 
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Plano de arquivo 
 
É um plano onde se identificam as formas de organização de um arquivo, para a sua 
organização ou realização de um arquivo, se põem as 5 clássicas perguntas: 
1. O quê? Porquê? 
2. Quem? 
3. Onde? 
4. Quando? 
5. Como? 
 O que é que vamos classificar e guardar? 
 Porquê? Qual a necessidade? 
 Quem é que vai classificar e arquivar? 
 Para que uma classificação tenha o máximo de eficácia, deve ter 
apenas um responsável. È a ele que devem ser pedidos os 
“dossiês” e é ele que arquivará os documentos nas respectivas 
pastas. 
 Onde se vão arquivar os documentos? 
 Depende do que se vai classificar e de quem classifica. Pode 
haver um arquivo geral centralizado e pode haver necessidade de 
descentralizações, depende das necessidades de cada empresa 
 Quando é necessário classificar? 
 Um arquivo deve estar sempre em dia. Há documentos que 
devem ser arquivados á medida que chagam, para estes reserva-
se um período do dia. Para grandes empresas por vezes é o dia 
inteiro. 
 
 
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Após a resposta a estas perguntas, para continuarmos com a elaboração do plano de 
arquivo, temos de pensar, como o vamos organizar, qual tipo de arquivo que vamos 
adoptar, qual a actividade da empresa, como identificamos e relacionamos os 
documentos existentes na empresa (os que vêm de fora e os que são criados no decorrer 
da actividade da empresa), as principais etapas são: 
1. Escolha de uma classificação 
2. Escolha do modo de arquivo 
3. Preparação dos documentos 
E temos de ter em conta; 
 A forma do arquivo: 
 Arquivo horizontal; 
 Arquivo vertical; 
 Arquivo rotativo 
 A frequência de consulta dos documentos: 
 Arquivos ativos; 
 Arquivos semi-ativos; 
 Arquivos inativos 
 A actualidade dos documentos: 
 Arquivos correntes (contém informações relacionadas com as 
actividades do dia-a-dia); 
 Arquivos intermédios (contém informações do arquivo corrente com 
alguma antiguidade, mas que ainda são utilizados); 
 Arquivos históricos (possuem informações relativas a factos 
passados, são consultados de vez em quando). 
 
 
 
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Toda e qualquer empresa deve estudar um plano próprio de arquivo, começando por 
apreciar os seguintes elementos: 
 Tipos de material a arquivar 
 Quantidade de material a arquivar 
 Pessoal de que dispõe 
 Aparelhagem disponível 
 Onde se efectua o arquivo 
 Desenvolvimentos futuros previstos 
 O grau de economia de soluções possíveis 
 
Características de um plano de arquivo: 
 Facilitar quanto possível os trabalhos que se seguem á classificação 
 Permite realizar o trabalho de arquivo com a máxima simplicidade e rapidez 
exigindo o menor grau possível de treino do pessoal 
 Determinar os critérios das categorias particulares ou classes e a ordem de 
classificação dentro de cada categoria, evitando, tanto quanto possível, 
dúvidas e interpretações subjectivas 
 Indicar quais são as categorias ou classes em que deve ser dividido o 
material 
 Ter em conta as exigências futuras e um grau adequado de flexibilidade 
 
 
 
 
 
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Arquivologia e Arquivistas 
 
Arquivologia 
Conjunto metódico e organizado de práticas destinadas a classificar, ordenar e conservar 
todos os documentos relevantes para a actividade de uma organização. 
As finalidades básicas do arquivo são: a escolha adequada de suportes materiais de 
comunicação (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registos de 
dados ou informações, a sua conservação e segurança e a sua disponibilização para 
consulta. 
As principais funções de um arquivista são: 
 Registar os documentos 
 Classificar e ordenar segundo critérios estabelecidos 
 Manter em local seguro e acessível 
 Conservar e evitar a sua deterioração 
 Actualizar o arquivo 
 
Perfil do arquivista 
 Espírito metódico e ordenado 
 Boa capacidade de atenção 
 Bom poder de análise e síntese 
 Boa educação e civismo 
 Calma e bom senso 
 
 
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Atributos morais: 
 Ética 
 Descrição 
 Delicadeza 
 Diplomacia 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Anexos 
Regras para a utilização do sistema 
alfabético 
Regras 
Exemplo 
Nome Considera-se 
Os artigos definidos e indefinidos, assim como as 
partículas “da”, ”de”, ”das”, ”dos” não devem ser 
tomados em consideração para efeitos de ordenação. 
Carolina da Silva Carolina Silva 
Os apelidos ligados por hífen devem ser considerados 
como se fossem uma só palavra 
Maria de São-Vicente Maria Sãovicente 
Os títulos que antecedem os nomes – académicos, 
graduação, nobreza ou outros, devem ser desprezados. 
Dr. João Morais 
Eng. Raimundo Vaz 
João Morais (Dr.) 
Raimundo Vaz 
(Eng.) 
As abreviaturas (S., Stª., Stº., …) são consideradas, paraefeito de ordenação, por extenso. 
Stª Catarina 
S. João 
Santa Catarina 
São João 
Denominações 
de empresas 
Não ordenar pela palavra que 
identifica o ramo de actividade, mas 
sim pela que identifica a empresa 
Papelaria Caravela Caravela, Papelaria 
O & não é considerado Silva & Irmãos Silva, Irmãos 
Quando existirem números em 
algarismos, ao nível da ordenação, 
devem ser considerados como se 
estivessem por extenso 
Agência 3RH Três RH, Agência 
O nome da empresa, designada por 
denominação social ou firma, quando 
contem o nome de um ou mais sócios, 
em termos de ordenação não pode ser 
alterado 
Saraiva & Silva 
Laboratórios CliPorto, Lda. 
Saraiva e Silva 
Laboratórios 
CliPorto, Lda. 
No caso das empresas com filiais, uma 
vez que o nome coincide, recorre-se à 
BCP, Lisboa BCP, Aveiro 
 
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ordenação alfabética (por exemplo, da 
localidade) para a ordenação 
BCP, Aveiro 
BCP, Porto 
BCP, Coimbra 
BCP, Coimbra 
BCP, Lisboa 
BCP, Porto 
Adaptado de: Santos,J.e Lemos,M.(1989),p.340
 
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Arquivo – Organização e Manutenção UFCD 0653 
 
Actividades 
 
1 - Elabore uma ordenação alfabética por palavra a palavra. 
Domingues Borges Cavadas 
M. Oliveira Hugo 
Jorge Silva Félix 
Juventina Neves Rocha 
Maria do Carmo Meireles 
Maria Alice A. Sousa 
Dr. José Afonso 
Carla Osório Castro 
Ezequiel Conceição Fonseca 
Confecções Hugotex 
Carlos Alvim Castro 
Maria José Rodrigues Aguiar 
Jorge Bush 
Maria Alice de Sousa 
Luísa Maria Fonseca 
António José Gil de Almeida 
Dr. Augusto Leite Faria 
Paulo Martins Lima 
José Vieira Airoso 
Evaristo Gomes Côrte-real 
António Sousa Cavadinhas 
Joaquim Nunes Rocha 
Maria Adelaide Meireles 
Metalúrgica Santa Comba, SA 
Alexandra Maria de Castro 
Sónia Milhazes Cadaval 
Sónia Nunes Cambeiro 
Inês de Castro Silva 
José Américo Santos 
José Nunes Alves 
Fábrica J. Manuel Gonçalves 
 RESOLUÇÃO: 
Alexandra Maria de Castro 
António José Gil de Almeida 
António Sousa Cavadinhas 
Augusto Leite Faria, Dr. 
Carla Osório Castro 
Carlos Alvim Castro 
Domingos Borges Cavadas 
Evaristo Gomes Côrte-real 
Ezequiel Conceição Fonseca 
Hugotex, Confecções 
Inês de Castro Silva 
J. Manuel Gonçalves, Fábrica 
Joaquim Nunes Rocha 
Jorge Bush 
Jorge Silva Félix 
José Afonso, Dr. 
José Américo Santos 
José Nunes Alves 
José Vieira Airoso 
Juventina Neves Rocha 
Luísa Maria Fonseca 
M. Oliveira Hugo 
Maria Adelaide Meireles 
Maria Alice A. Sousa 
Maria Alice de Sousa 
Maria do Carmo Meireles 
Maria José Rodrigues Aguiar 
Paulo Martins Lima 
Santa Comba, SA, Metalúrgica 
Sónia Milhazes Cavada 
Sónia Nunes Cambeiro 
 
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2 - Coloque por ordenação geográfica as farmácias do distrito do Porto 
 
 
Farmácia Sousa – Gaia 
Farmácia Moderna – Custóias 
Farmácia da Lapa – Porto 
Farmácia Campos – Porto 
Farmácia Álvaro Agante – Maia 
Farmácia Cardoso – Gaia 
Farmácia Sousa Oliveira – Custóias 
Farmácia Carneiro Barbosa – Porto 
Farmácia do Padrão – Porto 
Farmácia Antunes – Porto 
Farmácia Central de Gondomar – Gondomar 
Farmácia do Mosteiro - Maia 
 RESOLUÇÃO 
 
Custóias – Farmácia Moderna 
Custóias – Farmácia Sousa Oliveira 
Gaia – Farmácia Cardoso 
Gaia – Farmácia Sousa 
Gondomar – Farmácia Central de 
Gondomar 
Maia – Farmácia Álvaro Agante 
Maia – Farmácia do Mosteiro 
Porto – Farmácia Antunes 
Porto – Farmácia Campos 
Porto – Farmácia Carneiro Barbosa 
Porto – Farmácia Garantia 
Porto – Farmácia da Lapa 
Porto – Farmácia do Padrão 
 
 
3 - Ordene geograficamente 
 
 
Angola 
Espanha 
Cabo Verde 
França 
Guiné 
Inglaterra 
Marrocos 
Itália 
Moçambique 
Portugal 
 
 RESOLUÇÃO 
Áfirca 
Angola 
Cabo Verde 
Guiné 
Marrocos 
Moçambique 
 
Europa 
Espanha 
França 
Inglaterra 
Itália 
Portugal 
 
 
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Circuito da Correspondência 
Correspondência 
Separação 
Abertura 
Registo 
Registo de Entrada 
Patente 
Distribuição 
Arquivo Resposta 
Assinatura 
Registo de saída 
Expedição e Arquivo 
Particular ou Pessoal 
Confidencial 
Registo em Livro próprio 
 
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Bibliografia e Netgrafia 
 www.forma-te.com 
 http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica 
 http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo 
 http://www.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento 
 http://omundodosecretariado.blogspot.com/ 
 www.wikepedia.com 
 http://www.asp-secretarias.pt 
 http://www.dgarq.gov.pt/ 
 Haweel, Claude, Organização dos Serviços Administrativos Publicações Paris 
 Curso Tecnológico de Serviços Comerciais – Trabalhos de Aplicação; Ferraz, 
Maria de Lurdes, Porto Editora 
 
 
 
 
 
http://www.forma-te.com/
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo
http://www.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento
http://omundodosecretariado.blogspot.com/
http://www.wikepedia.com/
http://www.asp-secretarias.pt/
http://www.dgarq.gov.pt/