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Consultoria e Processos em RH W BA 01 11 _V 1. 3 2/214 Consultoria e Processos em RH Autoras: Yaeko Ozaki / Josiane C. Cintra Como citar este documento: CINTRA, Josiane C; OZAKI, Yaeko. Consultoria e Processos em RH. Valinhos, 2015. Sumário Apresentação da Disciplina 03 Unidade 1: Consultoria Empresarial 04 Assista a suas aulas 49 Unidade 2: Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos 58 Assista a suas aulas 96 Unidade 3: Projetos de Consultoria em Recursos Humanos 119 Assista a suas aulas 144 Unidade 4: Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados 152 Assista a suas aulas 202 2/214 3/214 Apresentação da Disciplina Nesta disciplina, você verá os conceitos e objetivos da consultoria empresarial, aprofundando seus conhecimentos sobre o assunto, como: os tipos de consultoria e o papel do consultor interno e externo, estratégia de negociação em consultoria, elaboração de projetos de consultoria, diagnóstico empresarial e apresentação dos resultados. Em seguida, a disciplina apresentará os conteúdos relacionados ao tema consultoria interna e externa em RH, destacando as etapas do processo de consultoria interna, a coleta de dados e diagnóstico, escuta ativa e credibilidade na construção de parcerias, assim como planejamento, acompanhamento, avaliação e encerramento. Outro tópico importante que você verá nesta disciplina será o de elaboração de projetos de consultoria em RH, destacando a construção do modelo de consultoria e definição de políticas de RH, revisão dos processos de trabalho e definição da estrutura. Serão abordadas, também, as principais dificuldades na implantação da consultoria interna em RH e como superá- las, além da interface interna com áreas especialistas e influência junto aos clientes. Finalizando a disciplina, você verá a mensuração e apresentação de resultados de consultorias, aprendendo sobre os principais indicadores de RH: informações gerenciais, de funcionário e observação do ambiente. Verá como apresentar os resultados de consultoria e analisar as tendências e recomendações 4/214 Unidade 1 Consultoria Empresarial Objetivos 1. Apresentar os conceitos e práticas de consultoria empresarial, ou consultoria organizacional. 2. Aprofundar conhecimentos sobre os tipos de consultoria e o papel do consultor interno e externo. 3. Analisar a estratégia de negociação em consultoria, elaboração de projetos de consultoria, diagnóstico empresarial e apresentação dos resultados. Para saber mais OLIVEIRA, Djalma de Pinto Rebouças de. Manual de consultoria empresarial: conceitos, metodologia e práticas. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2009. Unidade 1 • Consultoria Empresarial5/214 Introdução Você estudará a consultoria e os processos em Recursos Humanos, mas antes, nesta primeira aula, o objetivo é apresentar conceitos e práticas de consultoria empresarial, ou consultoria organizacional, que tem sido uma das atividades que mais tem crescido nesse mundo caracterizado pela globalização dos mercados e por rápidas mudanças. Essas mudanças, de ordem econômica, tecnológica, social, cultural e ambiental impactam não somente nas empresas, mas, também, nos profissionais. Nesse contexto, surgem novas formas de oportunidades de trabalho e uma delas é o mercado de consultoria. O crescimento desse mercado é mencionado em diversos artigos técnicos e científicos que abordam o assunto. O estudo será iniciado com a significação de consultoria: Processo interativo, executado por uma ou mais pessoas, independentes e externas ao problema em análise, com o objetivo de fornecer aos executivos da empresa- cliente um ou mais conjuntos de opções de mudanças que proporcionem a tomada de decisão mais adequada ao atendimento das necessidades da organização. (CROCCO; GUTTMANN, 2005, p. 8). Nesse sentido, entende-se que consultoria é um processo, pois se trata de um conjunto de atividades logicamente estruturadas. É, também, um processo interativo, porque exerce reciprocidade entre duas ou mais pessoas ou atividades empresariais. Pela definição, é preciso Unidade 1 • Consultoria Empresarial6/214 ressaltar que a consultoria deve propor mudanças, auxiliando os clientes na tomada de decisão. Portanto, o profissional consultor deve ser um agente de mudanças e parceiro da empresa- cliente. O Quadro 1.1 mostra as primeiras empresas de consultoria que surgiram nos EUA e na Inglaterra. Quadro 1.1 – Primeiras empresas de consultoria fundadas no mundo. EUA Arthur D. Little 1886 Ernst & Ernst 1906 Arthur Young & Company 1906 Arthur Andersen 1913 Booz Hallen & Hamilton 1914 Mckinsey 1926 Inglaterra Price 1849 Coopers 1854 Fonte – Elaborada a partir das informações de Donadone (2003). Unidade 1 • Consultoria Empresarial7/214 A partir da década de 1980 as atividades de consultoria foram impulsionadas pelos seguintes fatores: a) surgimento das ferramentas de gestão inspiradas nas empresas japonesas, b) mercado de certificações pelas normas ISO e QS da indústria automobilística norte-americana e c) mudanças impulsionadas pelas tecnologias da informação. No final da década de 1990, em decorrência dos questionamentos éticos e da ausência de barreiras para entrada no setor de consultoria, surgiram os primeiros programas de certificação para o exercício profissional de consultor, implementados pelo Institute of Management Consultants (IMC) e pela associação profissional de consultores norte-americanos (DONADONE, 2003). Para saber mais A sigla ISO significa International Organization for Standardization. É uma rede de órgãos internacionais de normalização, sediada em Genebra, na Suíça. Uma norma ISO é um documento elaborado e aprovado consensualmente, com o objetivo de alcançar a excelência em determinadas condições. A ISO 14000, por exemplo, é uma série de normas estabelecidas pela ISO para estabelecer diretrizes para a gestão ambiental em empresas públicas e privadas. Para compreender o significado da ISO e suas normas internacionais, acesse o site da organização ISO. Disponível em: <https://translate.google.com/ translate?hl=en&sl=en&tl=pt&u=http%3A%2F%2Fwww.iso.org%2F&sandbox=1>. Acesso em 19 jan. 2014. Unidade 1 • Consultoria Empresarial8/214 Para saber mais Normas QS Antes da criação das normas ISO 9000, as grandes indústrias automobilísticas Chrysler, Ford e General Motors aplicavam normas próprias para garantir a qualidade de fornecedores internos e externos de peças e componentes e prestadores de serviço. Obtenha maiores informações, acessando o site do Instituto da Qualidade Automotiva (IQA). Disponível em: <http://www.iqa.org.br/website/abre.asp>. Acesso em: 19 jan. 2014. Institute of Management Consultants (IMC) É uma organização que estabelece padrões de excelência e ética em consultoria e promove certificação de consultores. Há sedes em diversos países. Acesse o site da organização norte-americana. Disponível em: <http://www.imcusa.org/>. Acesso em: 19 jan. 2014. Unidade 1 • Consultoria Empresarial9/214 Documentos abordando esse tema estão aumentando nas bases eletrônicas de dados. A chamada no Google para pesquisa com a palavra-chave “consultoria empresarial” recuperará cerca de 405.000 documentos. A mesma pesquisa no Google Acadêmico resultará, aproximadamente, em 27.300. Surgem cerca de 363.000 documentos quando a entrada é “empresa de consultoria empresarial”. Observa- se que, apesar dessa quantidade de documentos, são escassos os livros e artigos científicos dedicados a esse assunto e que alinhem fundamentação teórica e vivência prática. Verifica-se que diversos documentos fazem referência à consultoria empresarial comouma das áreas que mais evoluiu nos últimos anos. As empresas costumam contratar trabalhos de consultoria devido a fatores como: a) a possibilidade de realizar projetos sem aumentar a quantidade de empregados; b) a visão especializada do consultor empresarial; c) a abordagem do ponto de vista independente do consultor (nesse caso, entende-se o consultor como observador imparcial); d) necessidade de maior conhecimento; e) falta de tempo; f) auxílio no processo sucessório; g) ajuda na estrutura decisória e alocação do poder (MOCSÁNYI, 2003; CROCCO; GUTTMANN, 2005; OLIVEIRA, 2010). O principal fator de consolidação de uma consultoria é a definição do produto ou serviço que o consultor vai oferecer ao mercado. O produto ou serviço, elo entre Unidade 1 • Consultoria Empresarial10/214 consultoria e empresa-cliente, compõe- se de três fatores: a) a especialidade (exemplos: planejamento estratégico, pesquisa de mercado); b) a competência e o nível de conhecimento do consultor; c) a amplitude e estilo de atuação profissional (OLIVEIRA, 1999). O estilo de atuação resulta das características comportamentais, habilidades e conhecimentos do consultor. Portanto, é muito pessoal e dependerá de sua maturidade. Alguns aspectos devem ser considerados: a) desenvolvimento de projetos de consultoria de curta ou longa duração; b) definição do segmento de mercado (exemplos: setor automobilístico, químico, educação); c) escolha da região geográfica; d) visão da empresa como um todo para facilitar a sua compreensão e realizar consultoria de qualidade; e) local em que estabelecerá seu escritório (OLIVEIRA, 2010). Essas considerações iniciais ajudam a compreender os tipos de consultoria e as características do trabalho do consultor interno e externo. 1. Tipos de Consultoria e o Pa- pel do Consultor Interno e Ex- terno A função de consultoria envolve duas modalidades: consultoria de processo e consultoria de conteúdo. A consultoria de processo conduz o cliente a levantar e entender questões relevantes, pesquisar Unidade 1 • Consultoria Empresarial11/214 e selecionar opções, avaliar riscos e vantagens para definir caminho a tomar ou chegar a conclusões; facilita a reflexão e a dinâmica do trabalho, sem impor modelos nem direcionamentos à empresa- cliente. A consultoria de conteúdo auxilia no diagnóstico ou na solução de uma necessidade (ROSA, 2002). O profissional que realiza funções de consultoria recebe a denominação de consultor. O termo consultor origina- se do latim consultore, pessoa que dá conselhos. Pode ser compreendida como a função realizada pelos religiosos no século passado e, também, como a função dos médicos, advogados e contadores. O consultor deve ser um facilitador dos processos de mudança (LEITE et al., 2005). É preciso distinguir duas modalidades de trabalho de consultoria: a interna e a externa. A consultoria interna é o conjunto de atividades realizadas por um profissional, chamado consultor interno, que tem vínculo empregatício com a empresa-cliente e subordina-se a algum tipo de hierarquia na organização, o que pode ser considerado um obstáculo. Nem sempre tem acesso ao nível hierárquico detentor da decisão final. Ele não faz parte do problema a ser avaliado ou solucionado. Há vantagens e desvantagens que o trabalho como consultor interno traz. Dentre as vantagens estão: a) alto grau de conhecimento da organização; b) participação efetiva no processo como um todo; c) acesso às pessoas e aos grupos Unidade 1 • Consultoria Empresarial12/214 da empresa; d) presença constante no local em que ocorre o problema. São consideradas desvantagens: a) experiência mais dirigida e quase sempre mais limitada, quando comparada a do consultor externo; b) menor liberdade de ação, devido a fatores como pressão, metas, objetivos, procedimentos, valores, cultura e clima organizacional; c) possibilidade de menor aceitação pela hierarquia superior, quando se preserva, nesse caso, a tomada de decisão com base na hierarquia. A consultoria externa é o conjunto de atividades realizadas por um profissional, denominado consultor externo, que não tem vínculo empregatício com a empresa- cliente (LEITE et al., 2005). O consultor externo é o profissional contratado externamente, que atua conforme normas, procedimentos, relações e valores estabelecidos em contrato. Também apresenta vantagens e desvantagens. Dentre as vantagens estão: a) maior experiência e conhecimento diversificado por trabalhar em diversas empresas; b) pode correr riscos diferentes; c) maior acesso à diversidade de pessoas e níveis hierárquicos; d) maior imparcialidade e possibilidade de crítica por não estar envolvido no cotidiano do cliente. As desvantagens podem ser: a) menor acesso e liberdade em relação aos colaboradores da empresa-cliente; b) presença pré- agendada, interferindo na rotina da empresa; c) ausência de poder formal para tomada de decisões, o que pode acarretar Unidade 1 • Consultoria Empresarial13/214 atrasos e desvios no cronograma; d) falta de visão de conjunto, pois pode não participar da implementação (CROCCO; GUTTMANN, 2005). Dependendo da estrutura e da abrangência, tanto a consultoria interna como a consultoria externa podem ser classificadas em subtipos. Em relação à estrutura, podem ser classificadas em consultoria artesanal e consultoria pacote. A consultoria artesanal atua de modo personalizado, customizado as necessidades do cliente, aplicando metodologias específicas para cada necessidade por meio de adaptações, modificações e combinações, adequando- as à realidade do cliente. A consultoria pacote busca atender às necessidades do cliente por intermédio de soluções próprias, servindo-se de metodologias específicas, genéricas e abrangentes que servem para diferentes condições em diferentes empresas; nesse caso, praticamente não há ou é reduzida a adequação à realidade do cliente.. Quanto a abrangência, pode ser classificada em consultoria especializada e consultoria total. A consultoria especializada apresenta produtos com definição de foco em determinada área do conhecimento; exemplo desse tipo é a consultoria em gestão de pessoas. Nesse tipo de consultoria, pode haver melhor qualidade dos serviços, vivência e conhecimentos aprofundados dos consultores. A consultoria total inclui Unidade 1 • Consultoria Empresarial14/214 serviços que abrangem praticamente a totalidade de áreas e processos da empresa-cliente. Exemplos desse tipo de consultoria são as consultorias em estratégia, pois envolvem aspectos corporativos, mercadológicos, financeiros, produtivos e de gestão de pessoas (CROCCO; GUTTMANN, 2005). Oliveira (2010) apresenta duas formas de atuação na consultoria total: consultores associados e cooperativa de consultores. O mesmo autor identifica a consultoria global ou globalizada, que presta serviços em empresas globalizadas e atuantes em diferentes países. Para saber mais Empresa globalizada O termo “globalizada” relaciona-se à globalização, que resulta de três focos básicos: a) a forte evolução tecnológica; b) a formação de áreas de livre comércio (acordos entre países-membros) e blocos econômicos integrados, como no caso do Mercosul; c) a crescente interligação e interdependência dos mercados. A globalização tem como pressuposto a padronização de produtos (OLIVEIRA, 2010). Unidade 1 • Consultoria Empresarial15/214 Quanto à forma de relacionamento, o trabalho do profissional pode ser classificado como consultor associado, consultor autônomo e consultor virtual. Um consultor associado se une a outros profissionais, também a consultores, sem relação de subordinaçãoou de dependência, mas de associação, que pode ocorrer de modo formal (por intermédio de algum documento) ou informal (verbalmente). Os consultores associados são profissionais especializados e experientes em determinados assuntos, desenvolvendo atividades de forma interativa e participativa com outros consultores, todos sob coordenação de uma empresa de consultoria. Podem atuar em forma de cooperativa de consultores, Link Você já deve ter visto diversas charges, piadas, textos humorísticos, críticas e ironias em torno de empresas de consultorias e consultores. Thomas Wood Junior e Miguel P. Caldas realizaram pesquisa qualitativa com amostra de 78 consultores de quatro empresas de consultoria. Portal dos consultores: trata-se de um portal para divulgar informações e produtos, trocar experiências com consultores. Disponível em: <http://www.consultores.com.br/ >. Acesso em: 19 jan. 2014. Unidade 1 • Consultoria Empresarial16/214 que é uma empresa, ou seja, uma sociedade de consultores em que todos são proprietários e a administração é feita democraticamente, dividindo despesas e buscando resultados comuns. O consultor autônomo, como o próprio nome sugere, trabalha de forma independente, como profissional liberal e tem autonomia de atuação. O consultor virtual não se relaciona pessoalmente com seu cliente, mas presta serviços a distância, por meio telefônico, eletrônico, ou por correspondência (CROCCO; GUTTMANN, 2005). Oliveira (2010) refere-se ao consultor virtual como o profissional que apresenta soluções via internet nas empresas, as chamadas e-consulting, ou seja, consultoria virtual, uma evolução tecnológica na atividade de consultoria empresarial. Mocsányi (2003) considera, também, o consultor o líder de um grupo – aquele que lidera um grupo que o ajuda na execução dos projetos. Para Crocco e Guttmann, (2005), os dois papéis fundamentais do consultor são: 1) consultor de recursos, pois fornece informações, recomenda planos de ação, trabalha com gestão de pessoas, transfere conhecimento para mudança comportamental e atitudinal de pessoas e grupos; 2) consultor de procedimento, porque auxilia na resolução de problemas, transfere métodos e técnicas para diagnóstico e colabora no enfrentamento e correção de problemas. Mocsányi (2003) Unidade 1 • Consultoria Empresarial17/214 considera os seguintes papéis do consultor: 1) parceiro; 2) professor - busca do estado da arte (isto é, o maior refinamento atualizado) do conhecimento; 3) modelador de comportamentos; 4) especialista em determinado assunto; 5) assessor técnico; 6) conselheiro; 7) facilitador; 8) coach; 9) observador reflexivo - acompanha um cliente e oferece análises e conclusões. Para saber mais Coach Refere-se ao orientador do processo de desenvolvimento humano, de talentos, de competências, de equipes comprometidas com resultados. Coaching refere-se ao trabalho de energização das pessoas, estimulando sua participação nas decisões e envolvimento em objetivos e metas grupais. Envolve minimamente um consultor e um aprendiz, ou um consultor e vários aprendizes, ou um consultor e uma equipe de aprendizes (LEITE et al., 2008). Link Leia o artigo: Coaching e Mentoring: possibilidades e limites. Disponível em: <http://docplayer.com. br/6136001-Coaching-e-mentoring-possibilidades-e-limites.html>. Acesso em: 19 jan. 2014. Unidade 1 • Consultoria Empresarial18/214 Para exercer esses papéis, o consultor empresarial precisa apresentar qualificações, como experiência, educação formal e diferenciais, bem como atributos que o tornem competente, como apresenta o Quadro 1.2. Quadro 1.2 – Características de um consultor empresarial. Comportamento Atributos Definição. Interatividade Capacidade de interagir com as pessoas, criando ambiente favorável à comunicação e gerando confiança. Proatividade Busca da antecipação do futuro, focando resultados e/ou mudanças a serem alcançadas. Racionalidade Capacidade de fazer análises, usando fatos e dados. Valores consolidados Conjunto de crenças e convicções consistentes nas atitudes, demonstrando integridade e coerência. Comprometimento Compromisso em atingir objetivos com razão e emoção. Habilidades Técnicas Métodos, técnicas e ferramentas para elaboração de serviços. Comunicação Compartilhamento de informações e ideias por intermédio das diversas formas de comunicação. Unidade 1 • Consultoria Empresarial19/214 Relacionamento humano Criação de clima favorável, de confiança, empatia, de equipe, colaboração e lealdade no trato com as pessoas. Administração Gestão de tempo, recursos físicos e financeiros, cumprimento de prazos, elaboração de serviços com qualidade. Motivação Atitude para alcançar resultados ou mudanças, iniciativa e satisfação. Conhecimento Sustentação conceitual e prática Detenção de conceitos e teorias que determinam as bases para métodos, técnicas e ferramentas para aplicação prática. Raciocínio lógico Estabelecimento de relação lógica. Inteligência empresarial Conjunto de processos analíticos para análise ambiental e transformação de dados e informações em conhecimento estratégico. Tratamento da informação Saber onde e como buscar informações, tecnologias e como disseminar mudanças. Administração do tempo Dimensionamento do tempo durante a realização do trabalho e seus resultados. Fonte: elaborada a partir das informações de Crocco e Guttmann, 2005. O consultor empresarial se relaciona e interage com pessoas. Essa interação deve estar pautada em valores e princípios éticos norteadores do ponto de vista individual e social. O Instituto Unidade 1 • Consultoria Empresarial20/214 Brasileiro de Consultores Organizacionais (IBCO) elaborou o Código de Ética do Consultor Organizacional, estabelecendo normas de conduta nos relacionamentos e responsabilidades. Link Acesse o site: Instituto Brasileiro de Consultores de Organização (IBCO). Disponível em: <http:// www.ibco.org.br/>. Acesso em: 19 jan. 2014. Trata-se de uma associação de empresas de consultorias, consultores autônomos e consultores internos. Sua atividade principal é a pesquisa de técnicas, tecnologias, ética e qualidade da consultoria. O uso de suas competências, fundamentadas em valores e princípios éticos, vai contribuir para o sucesso da atividade de consultoria, especialmente na negociação, pois, durante todo o processo, o consultor negociará, criando, inovando, Unidade 1 • Consultoria Empresarial21/214 relacionando e auxiliando a empresa- cliente na tomada de decisões. Devido ao mercado de consultoria ser bastante competitivo, o consultor encontra dificuldades na venda de seus serviços. Mocsanyi (2003) ressalta o “tripé da venda de consultoria: 1) o nome da empresa, a grife, as referências; 2) a metodologia de trabalho; 3) a reputação, bagagem e conhecimentos do consultor.” Assim sendo, compreenda os aspectos que vão facilitar o processo de negociação nas atividades de consultoria, pois as relações humanas surgidas em decorrência dessas atividades podem envolver a negociação, importante para o alcance dos objetivos. Para saber mais Leia o: Código de Ética do Consultor Organizacional. Disponível em: <http://ibco.org.br/estatuto- e-codigo-de-etica-ibco/>. Acesso em: 19 jan. 2014. Foi elaborado pelo Instituto Brasileiro de Consultores Organizacionais (IBCO) e está anexo ao The common body of knowledge – modelo universal de competências e conhecimentos. Observe, também, nesse documento o desenvolvimento das competências requeridas do consultor organizacional. Unidade 1 • Consultoria Empresarial22/214 2. Estratégia De Negociação Em Consultoria Aqui, será abordadoo assunto Estratégia de Negociação em Consultoria. Mas, antes, é necessário ter esclarecido a negociação como um processo no qual os oponentes trocam ofertas, contraofertas e concessões (BARON; SHANE, 2007). Define-se: o processo de buscar a aceitação de ideias, propósitos ou interesses visando o melhor resultado possível, de modo que as partes envolvidas terminem a negociação conscientes de que foram ouvidas, tiveram oportunidade de apresentar toda sua argumentação e que o resultado final seja maior que a soma das contribuições individuais. (OLIVEIRA, 2010, p. 106). Negociação, então, pressupõe diálogo, motivação e tomada de decisão. Envolve cinco passos (Figura 1.1): 1) preparação e planejamento; 2) definição das regras básicas; 3) esclarecimentos e justificativas; 4) barganha e solução de problemas; 5) conclusão e implementação. Unidade 1 • Consultoria Empresarial23/214 Figura 1.1 – O processo de negociação. Fonte: Robbins, 2005, p. 338 A partir dos argumentos de Robbins (2005) sobre negociação, é possível alinhá-los às estratégias de negociação do consultor. Na fase de preparação e planejamento algumas perguntas precisam ser respondidas: o que o consultor pretende? Que metas pretende alcançar? Que acordos poderia aceitar? Além dessas perguntas, precisam ser consideradas Unidade 1 • Consultoria Empresarial24/214 outras em relação ao seu oponente: o que a empresa-cliente espera? Que metas ela pretende alcançar? Que acordos seriam aceitáveis para ela? Na fase de definição das regras básicas, é preciso definir com seu oponente as diretrizes e os procedimentos que nortearão a negociação: quem serão os negociadores? Onde acontecerá a negociação e a limitação de tempo? Na fase de esclarecimento e justificativa, ambas as partes se encontram, apresentando explicações, esclarecimentos e justificativas. Na fase de barganha e solução de problemas, ocorre a tentativa de um acordo, sendo necessário, muitas vezes, ambas as partes fazerem concessões. Na fase final, de conclusão e implementação, formaliza-se o acordo e o desenvolvimento dos procedimentos para implementação e controle. Numa negociação, as partes devem preocupar-se com a solução “ganha- ganha” (ambas as partes ganham: tanto o consultor como a empresa-cliente), que é aquela aceitável para as partes e atende às necessidades básicas de cada um dos lados. Algumas diretrizes para isso podem ser consideradas: a) evitar táticas que reflitam o ganha-perde (uma parte ganha e a outra perde); b) aumentar a quantidade de ofertas em discussão, possibilitando concessões recíprocas; c) revelar os problemas reais, reduzindo conflitos sociais e cognitivos, como rancores (BARON; SHANE, 2007). Unidade 1 • Consultoria Empresarial25/214 Muitos fatores influenciam o fluxo e o resultado das negociações. Oliveira (2010) sugere algumas dicas que podem facilitar a negociação, antes, durante e após esse processo. 2.1 - Dicas de Preparação para a Negociação A negociação precisa ser previamente planejada e preparada, considerando-se os seguintes aspectos: a) Simular a estratégia de negociação, preparando-se para defesa e ataque. b) Desenvolver diferentes situações. c) Criar clima favorável. d) Apresentar proposta e benefícios. e) Clarificar, esclarecendo dúvidas. f) Controlar e avaliar a negociação. 2.2 Dicas durante a Negociação No decorrer da negociação, é preciso que o consultor esteja atento às seguintes situações: a) Utilizar habilidade de barganha. b) Conhecer o oponente. c) Usar habilidades interpessoais e de relacionamento. d) Ter flexibilidade adequada e coerente com os objetivos. e) Ter paciência. Unidade 1 • Consultoria Empresarial26/214 f) Utilizar linguagem compreensível. g) Ter controle dos resultados. 2.3 Dicas para APÓS a Negocia- ção É bom ter um plano detalhado e estruturado para o caso de a negociação dar certo. Se, por outro lado, a negociação não der certo, é bom ter alternativas para apresentar. Se o processo de negociação for bem sucedido, ocorre um acordo aceitável tanto para a empresa-cliente como para o consultor. Se não for bem sucedido, o processo é concluído. Como foi citado, em todas as fases da consultoria, a negociação é uma constante. Após a negociação, é o momento de o consultor fazer a autoavaliação de suas habilidades, como propõe Oliveira (2010) no “questionário de autoavaliação como negociador”. A autoavaliação servirá para o desenvolvimento contínuo do consultor se ele souber transformar os pontos vulneráveis em favoráveis ao seu trabalho e esse fato poderá agregar valor aos clientes. A seguir serão abordadas as fases do processo de consultoria. 2.4 Fases do Processo de Con- sultoria A definição e a denominação das fases do processo de consultoria variam conforme os autores e as atividades de consultoria, como descritas a seguir. Unidade 1 • Consultoria Empresarial27/214 As fases da consultoria são: 1) entrada e contrato – é a fase dos contatos iniciais e definição das expectativas e elaboração do contrato de prestação de serviços; 2) coleta de dados e diagnóstico – é a fase da definição do problema e métodos que serão utilizados, quais dados serão coletados e o cronograma, sendo os dados coletados tabulados para a elaboração do diagnóstico e é importante o cliente também participar; 3) feedback e decisão de agir – é a fase em que o consultor faz a devolutiva das informações ao contratante dos serviços de consultoria; incluem- se, nesta fase, o estabelecimento de atividades e metas para o plano de ação; 4) engajamento e implementação – é a fase da execução do plano de ação; 5) extensão, reciclagem ou término – é a fase de avaliação sobre o projeto implementado (BLOCK, 2001). Geralmente, as fases do processo de consultoria em planejamento estratégico são: a) levantamento de informações – é a busca de compreensão da atuação da empresa no mercado e seus resultados; b) análise e reflexão – por meio de comparações e referências (do mercado ou dos concorrentes), visa detectar o posicionamento do negócio da empresa; c) diagnóstico – é a conclusão das duas etapas anteriores, constatando-se a situação atual do negócio; d) definições ou recomendações – é a fase de apresentação de sugestões para recomendações que devem mudar o rumo dos negócios, Unidade 1 • Consultoria Empresarial28/214 alinhando-se ao mercado para alcançar seus objetivos; a partir dessas definições, inicia-se o processo de elaboração do planejamento estratégico, em que algumas recomendações podem ser implementadas imediatamente; e) planejamento estratégico – trata-se de uma técnica administrativa em que se realiza a análise do ambiente (realizadas nas etapas anteriores), criando a consciência das oportunidades, ameaças, pontos fortes e frágeis para o alcance da missão organizacional e estabelecer o propósito de direção, aproveitando as oportunidades e evitando-se riscos; f) implementação – após o planejamento, a fase de implantação deve seguir um cronograma pré-estabelecido, com a alocação dos recursos financeiros e tecnológicos e pessoas; essa é a fase de divulgação interna do planejamento estratégico para tomada de consciência, envolvimento e comprometimento das equipes para o sucesso da implementação; g) monitoramento – paralelamente à fase anterior, acompanha-se cada implementação, fazendo correções e readequações necessárias; com a contínua realização de todas as fases, ocorrerá a gestão estratégica (PMC & ASSOCIADOS, 2010). Normalmente, o primeiro contato é telefônico ou por e-mail. É o início de uma negociação. Conseguir um encontro pessoal com o provável cliente é muito importante para conhecero Unidade 1 • Consultoria Empresarial29/214 ambiente empresarial, o problema e/ou a necessidade. Crocco e Guttmann (2005) denominam esse encontro como sendo uma visita prospectiva, dividindo-a em quatro etapas (Figura 1.2): 1) abertura; 2) questionamento; 3) demonstração; 4) compromisso. A abertura é o contato inicial entre consultor e cliente; é o momento dos cumprimentos. Na etapa do questionamento, são realizadas perguntas que vão sinalizar as necessidades. Na etapa da demonstração o cliente vai especificar os detalhes e os motivos que justificam as necessidades de serviços de consultoria. O consultor mostra interesse, faz perguntas e responde às rejeições e objeções do cliente. É importante compreender a diferença entre rejeição e objeção. Tanto a rejeição como a objeção são negativas. No entanto, na rejeição não há motivo, justificativa ou explicação. O compromisso é a etapa marcada pelo resultado da visita, que evidencia a existência de um compromisso de ambas as partes, que vai gerar a próxima visita. Unidade 1 • Consultoria Empresarial30/214 Figura 1.2 - Fases da visita de consultoria. Fonte: Crocco e Guttmann, 2005, p. Com o objetivo de conhecer as necessidades e expectativas do cliente, durante a visita prospectiva, para análise preliminar e coleta de dados, o consultor irá entrevistar o cliente, formulando quatro tipos de perguntas: 1) de situação ou de momento; 2) sobre problemas ou de extensão; 3) de implicação ou de grau; 4) de resultado ou de ação, para compreender as necessidades e as expectativas do cliente (CROCCO; GUTTMANN, 2005). As perguntas de situação ou de momento são as que vão revelar o contexto em que está inserida a empresa, por exemplo: fale-me da situação da empresa no momento atual. As perguntas sobre Unidade 1 • Consultoria Empresarial31/214 problemas ou de extensão são aquelas que abordam dificuldades, insatisfações e problemas que estão sendo enfrentados, como: que dificuldades a empresa está enfrentando? Perguntas de implicação ou de grau referem-se à ampliação ou aprofundamento das dificuldades, insatisfações e problemas, como: que impactos podem ser percebidos diante desse problema? Perguntas que necessitam de resultado ou de ação passam a percepção sobre o valor ou a utilidade de uma solução ou resultado, por exemplo: se fosse formada uma equipe para proposta de melhorias, que problemas poderiam ser solucionados? Ao fazer as perguntas e compreender o conteúdo das respostas, o consultor poderá identificar os objetivos em categorias, conforme as necessidades ou expectativas (Figura 1.3). Unidade 1 • Consultoria Empresarial32/214 Figura 1.3 – Fases de questionamento. Fonte: Crocco e Guttmann, 2005, p. 88. O objetivo da visita prospectiva é coletar dados para a elaboração de um projeto e uma proposta adequada. Uma visita prospectiva bem realizada possibilitará um levantamento adequado das reais necessidades e expectativas do cliente e favorecerá a negociação com a Unidade 1 • Consultoria Empresarial33/214 possibilidade de fechamento do contrato de consultoria. 3. Elaboração de Projetos de Consultoria Nesse capítulo, o foco é a elaboração de projetos de consultoria, o qual deve apresentar: escopo, prazo, estabelecimento de recursos. O escopo estabelece a abrangência (isto é, a definição do problema, objetivo, justificativa, a extensão, a área de atuação, os resultados esperados), o horizonte, o início e o término das ações. O prazo é o período de tempo para a conclusão do objetivo a ser atingido. Os recursos necessários envolvem pessoas, recursos financeiros, tecnológicos e materiais. Uma vez estabelecidos o objetivo e o escopo, e se o projeto for aprovado, definem-se as ações que vão compor as fases do projeto. Um projeto pode ser definido por três fases: 1) levantamento; 2) diagnóstico e desenvolvimento; 3) implantação e implementação (LEITE et al., 2005). O levantamento é a fase inicial, em que poderão ser utilizados quatro tipos de instrumentos: 1) análise de documentos como formulários, manuais e relatórios da empresa-cliente; 2) entrevista, que pode ser individual, com um ou mais executivos da empresa-cliente); 3) questionários ou formulários, ou seja, um conjunto de perguntas abertas ou fechadas; 4) observações pessoais. Fundamentando- Unidade 1 • Consultoria Empresarial34/214 se na coleta de dados da etapa de levantamento, será possível estabelecer o diagnóstico e a apresentação da proposta de consultoria. As fases de diagnóstico e implantação e apresentação de resultados serão estudadas na próxima seção. 4. Diagnóstico Empresarial e Apresentação dos Resultados O termo diagnóstico pressupõe que o consultor deve analisar uma situação, formar um cenário exato dos problemas ou dificuldades ou necessidades e apresentar uma proposta de solução. O objetivo do diagnóstico é revelar os problemas e suas causas a fim de mobilizar as pessoas envolvidas em direção a uma solução. No diagnóstico, os seguintes pontos precisam ser considerados: a) focar os fatos e dados, sem julgá-los antecipadamente; b) usar linguagem simples, e do cotidiano das pessoas, para facilitar a comunicação e compreensão; c) considerar a forma de funcionamento da empresa, a forma de gestão, esclarecendo sobre os relacionamentos, as resistências e conflitos manifestos (CROCCO; GUTTMANN, 2005). Um diagnóstico pode ser realizado, observando-se o seguinte modelo (Figura 1.4): a) a empresa-cliente apresenta o problema; b) o consultor redefine o problema ou a causa do problema/ dificuldade; c) a meta do consultor é Unidade 1 • Consultoria Empresarial35/214 desenvolver um cenário claro e simples das causas do problema ou dificuldade; d) nesse cenário pode estar incluído um problema técnico ou a forma como o problema está sendo administrado; e) tanto o problema técnico como a forma como o problema está sendo administrado merecem recomendações do consultor. Figura 1.4 – Modelo de diagnóstico. Fonte: Adaptado de Block, 2001, p. 134. Unidade 1 • Consultoria Empresarial36/214 O diagnóstico consiste na seguinte metodologia (CURY, 1995, apud LEITE et al., 2005): a) Crítica do levantamento: identificar os problemas, suas origens e consequências. b) Enfoque da integração dos procedimentos: identificar a falta de integração entre os procedimentos. c) Relatório da situação existente: apresentar em formato de relatórios e representação gráfica. d) Elaboração do plano ideal de funcionamento: representar graficamente (fluxograma, por exemplo) a situação proposta. e) Nova estrutura organizacional: apresentar o novo organograma se o projeto envolver mudanças estruturais. f) Novos métodos e processos de trabalho: descrevê-los e identificar as responsabilidades para execução. g) Negociação com os usuários: buscar o envolvimento e comprometimento dos usuários para dar início à execução do projeto. h) Avaliação sistêmica: analisar a situação atual e a proposta, percebendo as vantagens. Na fase do diagnóstico, o consultor poderá contribuir na identificação de alguns tipos de doenças e sintomas empresariais. Unidade 1 • Consultoria Empresarial37/214 As doenças empresariais (Quadro 1.3) podem ser classificadas em doenças econômicas, financeiras, técnicas, mercadológicas, administrativas e comportamentais (MELLO, 1978, p. 101, apud OLIVEIRA, 2010). Quadro 1.3 – Exemplos de doenças e sintomas empresariais. Doenças Sintomas Econômicas • Retorno nulo ou irrisório sobre o capital investido. • Retorno baixo sobre o ativo total. Financeiras • Despesas financeiras elevadas. • Alta necessidade de capital de giro. • Alta influência de capital de terceiros.Técnicas • Alto nível de reclamações e devoluções de clientes. • Alta dependência tecnológica externa. Mercadológicas • Processo de distribuição inadequado. • Preços inadequados para os produtos vendidos. • Falta de competitividade no mercado. Unidade 1 • Consultoria Empresarial38/214 Doenças Sintomas Administrativas • Inadequada utilização de recursos disponíveis. • Trabalhos repetidos. Comportamentais • Falta de motivação. • Baixo nível de coesão. • Alto nível de atritos. • Alto nível de rejeição às mudanças. Fonte: Oliveira, 2010, p. 77 Elaborar um relatório mostrando a relação custo versus benefícios poderá auxiliar na tomada de decisão sobre a melhor alternativa a se adotar. É importante, também, simular situações que possam atender aos objetivos estabelecidos no projeto. A fase final do projeto é a implantação e implementação. A fase de implantação significa que o projeto atende às especificações e está pronto para ser executado. A fase de implementação significa executar o projeto. Nessa fase, as ações antigas e as novas deverão estar juntas até a substituição pelas novas ações. Unidade 1 • Consultoria Empresarial39/214 A apresentação dos resultados pode ser estruturada em três categorias: a) análise do problema técnico-administrativo; b) análise do problema; c) recomendações. A apresentação dos resultados deve ser feita em forma de proposta de consultoria, evidenciando a competência do consultor e, com isso, ele ganhará visibilidade e credibilidade. Uma proposta adequada tem foco no cliente e demonstra um plano de ação de acordo com a realidade. O conteúdo de uma proposta deve contemplar os pontos apontados no Quadro 1.4. Quadro 1.4 – Conteúdo da proposta de consultoria. Item Características Contexto ou histórico ou caracterização Destacar os pontos relevantes do levantamento na visita prospectiva: identificação do problema ou necessidade que será o foco do projeto de consultoria e análise do ambiente em que ocorre o problema. Termo de confidencialidade Esclarecer os limites de sigilo, probabilidade de divulgação, tratamento das informações, prazo de sigilo, possibilidade de trabalhos em concorrentes e período de quarentena. Objetivo do projeto de consultoria Descrever o que se pretende alcançar, os desafios e as metas. Unidade 1 • Consultoria Empresarial40/214 Item Características Metodologias Explicar métodos, técnicas e ferramentas a serem utilizadas na solução do problema ou necessidade. Trabalhos e atividades Descrever as ações que serão realizadas, quem serão os envolvidos em cada ação. Considerar acompanhamento e controle das atividades e formas de avaliação dos resultados. Cronograma Listar cada ação proposta e o respectivo período de duração. Custo Discriminar honorários, preços e condições de pagamento. Responsabilidades Estabelecer as responsabilidades do consultor e da empresa contratante da consultoria. Qualificações do consultor Mencionar histórico profissional do consultor, clientes atendidos, currículo do consultor e de sua equipe técnica. Fonte: elaborada pela autora, com base nas informações de Crocco e Guttmann (2005) e Oliveira (2010). O item que trata da remuneração do consultor faz parte da negociação e deve estar alinhado ao valor que agrega o consultor à empresa-cliente. Algumas formas de remuneração (OLIVEIRA, 2010) podem ser assim discriminadas: Unidade 1 • Consultoria Empresarial41/214 a) Valor fixo: quantia fixa, independentemente das atividades realizadas. b) Valor variável: recebimento conforme as horas trabalhadas. c) Por tarefa: recebimento de acordo com a realização de tarefas específicas. d) Por resultado: recebimento conforme o resultado proporcionado à empresa-cliente. e) Por disponibilidade: valor mensal determinado, ocorrendo trabalho ou não, para que o consultor esteja disponível por algumas horas durante o mês. f) Participação acionária: recebimento de cotas ou ações da empresa- cliente. g) Permuta: recebimento de algum produto ou serviço da empresa- cliente. Para saber mais Remuneração do consultor Dino Carlos Mocsányi explica como calcular os honorários e a taxa-hora ideais para a sua prestação de serviços de consultoria. Disponível em: <http://www.rhportal.com.br/artigos- rh/como-calcular-seus-honorrios-e-taxa- hora-ideais/>. Acesso em: 19 jan. 2014. Unidade 1 • Consultoria Empresarial42/214 Block (2001) apresenta uma sequência de passos a serem seguidos numa reunião de feedback, momento de o consultor apresentar uma devolutiva sobre o seu diagnóstico: a) Relembrar o contrato inicial em que o cliente mencionava o que queria e o consultor prometia oferecer. b) Explicar a estrutura da reunião, citando a agenda e o fluxo da reunião. c) Apresentar o diagnóstico – este é o momento em que resistências e defesas podem ser percebidas pelo consultor. d) Apresentar as recomendações. e) Solicitar as reações do cliente – é o momento de verbalização e avaliação das resistências, receios e outras reações expressas em sentimentos. f) Perguntar ao cliente, na metade da reunião, se as expectativas dele estão sendo atingidas – esse momento pode gerar preocupações no consultor diante das reações do cliente. g) Decidir prosseguir com o processo de consultoria, em busca de solução para o problema ou necessidade. h) Testar e discutir as preocupações quanto ao controle e comprometimento do cliente e como gerenciar essas preocupações. Unidade 1 • Consultoria Empresarial43/214 i) O consultor deve perguntar a si mesmo se a sua expectativa foi alcançada – esse é o momento de uma autoavaliação crítica e corrigir os rumos quando necessários. j) Dar apoio ao cliente diante da implementação do projeto. Durante as fases de implementação e conclusão, as reuniões de feedback, geralmente, acontecem para envolvimento e comprometimento dos envolvidos e, também, para avaliar e reavaliar os rumos da consultoria. 5. Conclusão A internet é uma vitrine de oferta de serviços, conhecimentos e curiosidades. Por meio dessa vitrine, é possível observar, ver, enxergar com novos e múltiplos olhares as diferentes possibilidades de prestação de serviços em consultoria, que continua evoluindo e suprindo cada vez mais as necessidades de mudança e evolução empresarial. Há futuro para essa atividade tão envolvente, que tem como objetivo a busca de soluções? Se for realidade que a evolução dos negócios no país tende a crescer e se é ela que sustenta a evolução da consultoria empresarial, essa atividade tem futuro. Tendências apontam cada vez mais para a globalização dos serviços de consultoria para a formação profissional cada vez mais ética, responsável e sustentável. Unidade 1 • Consultoria Empresarial44/214 Glossário Escopo: estabelece a abrangência (isto é, a definição do problema, objetivo, justificativa, a extensão, a área de atuação, os resultados esperados), o horizonte, o início e o término das ações. Diagnóstico: este termo pressupõe que o consultor deve analisar uma situação, formar um cenário exato dos problemas ou dificuldades ou necessidades e apresentar uma proposta de solução. Coach: refere-se ao orientador do processo de desenvolvimento humano, de talentos, de competências, de equipes comprometidas com resultados. Questão reflexão ? para 45/214 Destaque os principais pontos necessários para o feedback em consultoria. 46/214 Considerações Finais Você viu, nesta aula, questões importantes sobre: • Tipos de consultoria e o papel do consultor interno e externo. • Estratégia de negociação em consultoria. • Elaboração de projetos de consultoria, diagnóstico empresariale apresentação dos resultados. Unidade 1 • Consultoria Empresarial47/214 Referências BARON, Robert A.; SHANE, Scott A. Empreendedorismo: uma visão do processo. São Paulo: Thomson Learning, 2007. BLOCK, Peter. Consultoria: o desafio da liberdade. 2.ed. São Paulo: Makron Books, 2001. CROCCO, Luciano; GUTTMANN, Erik. Consultoria empresarial. São Paulo: Saraiva, 2005. Cury, Antonio. Organização e métodos – uma visão holística. São Paulo: Atlas, 1995. DONADONE, Julio Cesar. O mercado internacional de consultorias nas últimas décadas: crescimento, diversificação e formas de disputa. Caderno de Pesquisas em Administração, São Paulo, v. 10, n. 2, p. 1-15, 2003. LEITE, Luiz Augusto Mattana da Costa. Consultoria em gestão de pessoas. Rio de Janeiro: FGV, 2005. MOCSÁNYI, Dino Carlos. Consultoria: o caminho das pedras: trabalhando na “era do não- emprego”, São Paulo: Central de Negócios em RH Editora e Marketing, 2003. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Manual de consultoria empresarial: conceitos, metodologia e práticas. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2010. ROBBINS, Stephen Paul. Comportamento organizacional. 11. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2005. Unidade 1 • Consultoria Empresarial48/214 ROSA, Luiz Edmundo Prestes. Consultoria interna de RH. In: Manual de gestão de pessoas e equipes: estratégias e tendências, v.1. 5. ed. São Paulo: Gente, 2002. 49/214 Assista a suas aulas Aula 1 - Tema: Conceitos e Práticas de Consultoria Organizacional - Bloco I Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f- 1d/803ba2c75f1e45d7694fe9325c69b297>. Aula 1 - Tema: Tipos de Consultoria e Papel do Consultor - Bloco II Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ e65c1e1a78f7876e4fd08aa89f57d749>. 50/214 Assista a suas aulas Aula 1 - Tema: Estratégias de Negociação - Bloco III Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f- 1d/5a5b6dd49bb47effbf3f286f1ce7c1e2>. Aula 1 - Tema: Projetos de Consultoria – Diagnóstico e Apresentação de Resultados - Bloco IV Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ ff695b152e22b4a158e3a388cd027841>. 51/214 1. Leia e reflita sobre as duas afirmações. 1ª afirmação: a consultoria especializada busca atender às necessidades da empresa-cliente, fundamentando-se em metodologias e técnicas adaptadas, consolidadas e direcionadas especificamente para essa empresa-cliente. PORQUE 2ª afirmação: a adequação à realidade da empresa-cliente é praticamente inexistente ou reduzida ao mínimo, pois a empresa-cliente deve adaptar-se ao método da consultoria. Pode-se afirmar que: a) As duas afirmações são falsas. b) As duas afirmações são verdadeiras e a segunda não justifica a primeira. c) A primeira afirmação é verdadeira e a segunda é falsa. d) As duas afirmações são verdadeiras e a segunda justifica a primeira. e) Nenhuma das afirmações é verdadeira Questão 1 52/214 2. Existem variados tipos de perguntas que podem ser realizadas numa visi- ta prospectiva. Geraldo Camargo, consultor de uma consultoria especializada em estratégia empresarial, estava realizando uma visita prospectiva numa indústria de máquinas agrícolas. Com a finalidade de coletar dados para a preparação de sua proposta, fez a seguinte pergunta ao executivo: “Que impactos o senhor está percebendo diante do alto nível de rejeição a mudanças de seus colaboradores?” Em que tipo de pergunta se enquadra esse questionamento? a) Pergunta de situação. b) Pergunta sobre problemas. c) Pergunta de implicação. d) Pergunta de resultado. e) Pergunta de Investigação Questão 2 53/214 3. Você é consultor empresarial e sabe que o processo de consultoria compõe-se de fases. Você acabou de fechar contrato com uma indústria para auxiliá-la no planejamento estratégico. Qual será a próxima fase em que você irá atuar? a) Avaliar o projeto implementado. b) Fornecer feedback à empresa-cliente sobre a implementação do seu trabalho. c) Estabelecer com a empresa-cliente o propósito de direção, aproveitando oportunidades e evitando-se riscos. d) Realizar a visita prospectiva para conhecer a queixa da empresa. e) Assinatura e formalização do contrato. Questão 3 54/214 4. Leia atentamente as afirmações a seguir. I. Uma e-consulting é uma consultoria que apresenta soluções via internet e o consultor nesse tipo de consultoria é chamado de consultor virtual. II. O momento ideal para um consultor se desligar da empresa-cliente é ao final da implementação das mudanças, quando poderá, também, monitorar os resultados de seu trabalho. III. O produto ou serviço do consultor representa o elo entre a consultoria e a empresa-cliente. IV. Uma das vantagens de contratar um consultor externo é o alto grau de conhecimento da organização e o acesso a pessoas e grupos da empresa-cliente. V. Uma das formas de remuneração de um consultor empresarial é o recebimento pelo efetivo resultado de seu trabalho para a empresa-cliente. Estão corretas apenas as afirmações contidas em: a) I, II e III. b) II e IV. c) I, II e IV. d) I, II, III e V. e) I, V Questão 4 55/214 5. É correto afirmar que um dos objetivos da consultoria interna de re- cursos humanos é: a) implementar uma visão de custos e promover o enxugamento da organização, conscientizando os colaboradores para a necessidade de redução de gastos e remanejamentos internos. b) descentralizar as informações relacionadas à gestão de pessoas para agilizar a comunicação e ir ao encontro das reais necessidades dos colaboradores. c) estudar e analisar a organização, apresentar sugestões e planos de ação, evitar os processos de mudança organizacional. d) fornecer aos clientes externos um ou mais conjuntos de opções de mudanças que proporcionem tomada de decisão mais adequada ao atendimento das necessidades da empresa. e) Reduzir a estrutura de pessoas da organização. Questão 5 56/214 Gabarito 1. Resposta: A. A 1ª afirmação está incorreta, porque se refere à consultoria artesanal. A 2ª afirmação está incorreta, porque se refere à consultoria pacote. Portanto, as duas afirmações são falsas. A alternativa correta é A. 2. Resposta: C. A alternativa C – pergunta de implicação refere-se a insatisfações e impactos. Está correta. 3. Resposta: C. A alternativa C: esta é a fase de aplicação da técnica administrativa de planejamento estratégico para tomada de consciência sobre as oportunidades e riscos. Se a empresa-cliente fechou contrato com você é porque ela acredita nas suas recomendações. Logicamente, você deve tê-la “seduzido”. A alternativa C é a resposta correta. 4. Resposta: D. A afirmação IV está incorreta. Uma das vantagens de contratar um consultor interno (e não o consultor externo) é o alto grau de conhecimento da organização e 57/214 o acesso a pessoas e grupos da empresa- cliente. 5. Resposta: B. Descentralizar as informações relacionadas à gestão de pessoas para agilizar a comunicação e ir ao encontro às reais necessidades dos colaboradores. Gabarito 58/214 Unidade 2 Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos Objetivos 1. Abordar os conceitos relativos à consultoria interna e externa em RH, destacando as etapas do processo de consultoria interna, a coleta de dados e diagnóstico, escuta ativa e credibilidade na construção de parcerias, assim como planejamento, acompanhamento, avaliação e encerramento. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos59/214 Introdução Na aula 1, vocêestudou os aspectos relevantes acerca da consultoria empresarial. Nesta segunda aula, será abordada, especificamente, a consultoria interna e externa de Recursos Humanos (RH). Consultoria interna é o conjunto de atividades realizadas por um profissional, chamado consultor interno, com vínculo empregatício com a empresa-cliente e que se subordina a algum tipo de hierarquia na organização. Então, consultoria interna de RH é o conjunto de atividades de gestão de pessoas (RH) realizadas pelo consultor interno de RH. Por outro lado, a consultoria externa é o conjunto de atividades realizadas por um profissional, denominado consultor externo, que não tem vínculo empregatício com a empresa- cliente. Portanto, consultoria externa de RH é o conjunto de atividades de gestão de pessoas realizadas por um consultor externo de RH (LEITE et al., 2005). Para facilitar a compreensão sobre consultoria interna e consultoria externa de recursos humanos, é necessário compreender as mudanças e transformações pelas quais passou a função Recursos Humanos (RH). Para isso, é necessário associá-las às características de cada uma das três eras vivenciadas pelas organizações até o momento atual: a) era da industrialização clássica; b) era da industrialização neoclássica; c) era da informação. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos60/214 Para saber mais ORLICKAS, Elizenda. Consultoria interna de recursos humanos – conceitos - benchmarking – cases. 10. ed. São Paulo: Danelli Editores, 2008. O livro apresenta o modelo de consultoria interna de recursos humanos e cases de empresas que implantaram o modelo. Link A Associação Brasileira de Recursos Humanos Nacional (ABRH), visitação obrigatória para os profissionais que querem estar atualizados em relação ao tema Recursos Humanos/Gestão de Pessoas. É uma organização que disponibiliza informações para o desenvolvimento de profissionais e de organizações. Disponível em: < http://www.abrhnacional.org.br/>. Acesso em: 19 jan. 2014. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos61/214 1. As Mudanças e Transforma- ções da Função de Recursos Humanos Na era da industrialização clássica, iniciada a partir de 1900 e se estendeu até aproximadamente 1950, caracterizou-se pela industrialização. Nessa época, as empresas adotavam a estrutura organizacional burocrática de formato piramidal e centralizador, departamentalização funcional e adoção de regras e normas internas de padronização de comportamentos. As mudanças no mundo eram lentas, progressivas e previsíveis. O modelo organizacional era o desenho mecanístico: muitos níveis hierárquicos, padrões rígidos de comunicação, cargos definidos e limitados, especialização dos cargos, tarefas simples e repetitivas, nenhuma capacidade para mudança e inovação. Nesse contexto, a cultura organizacional voltava-se para a conservação das tradições, as pessoas eram consideradas recursos de produção ou apêndice da máquina e a administração de pessoas era chamada de Relações Industriais (RI). Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos62/214 Na era da industrialização neoclássica, no período compreendido entre as décadas de 1950 e 1990, as mudanças passaram a acontecer rapidamente e de forma imprevisível em decorrência da Para saber mais Relações Industriais (RI) Artigo de CORDEIRO, Laerte Leite. Relações Industriais: uma visão panorâmica. Revista de Administração de Empresas, Rio de Janeiro, v. 9, n. 1, p. 54-71, jan.-mar. 1969. O artigo traça o panorama da realidade de Relações Industriais nas empresas brasileiras. É a descrição de duas pesquisas realizadas pela Fundação Getúlio Vargas. Segunda Guerra Mundial. Nessa época, o desenho matricial de organização passa a ser adotado pelas empresas: aumento da capacidade de processamento das informações, os cargos passam a ser mais complexos e inovadores. A visão sistêmica e multidisciplinar passa a ser referência. A nova forma de administrar pessoas era chamada de Administração de Recursos Humanos (RH). Os trabalhadores eram percebidos como pessoas, detentoras de inteligência e poder de realização. A tecnologia passa a influenciar o comportamento das empresas e da sociedade. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos63/214 Na era da informação, iniciada a partir dos anos 1990, com a globalização da economia, o desenvolvimento tecnológico, a socialização das informações e a competitividade, estão transformando Para saber mais Visão Sistêmica Leia o artigo: AMORIM, Viviany. Ter visão sistêmica permite tomar decisões com segurança. Jornal do Commercio (Deloitte). Disponível em: <http://www2.uol.com.br/JC/ sites/deloitte/artigos/a93.htm>. Acesso em: 19 jan. 2014. Ele aborda a importância da visão sistêmica para a tomada de decisão. a sociedade e as organizações. É a valorização do conhecimento e do capital intelectual. O emprego passa a migrar do setor industrial para a prestação de serviços, o trabalho manual é substituído pelo intelectual. O desenho orgânico de empresa torna-se o foco: ênfase em equipes, interdependência entre as redes sociais internas, empresa ágil, marcada por mudança, criatividade e inovação, cargos flexíveis e ambiente mutável e dinâmico. Gestão de Pessoas é a denominação a essa nova abordagem (CHIAVENATO, 2004). É, também, outra terminologia utilizada pelas organizações, no sentido de trabalhar com as pessoas, estar junto delas de forma participativa. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos64/214 Como se pode perceber, as mudanças e transformações ocorridas nas três eras influenciaram a forma de enxergar as organizações, os trabalhadores e suas atividades (Quadro 2.1). Quadro 2.1 – As três etapas da gestão de pessoas. Características Relações Industriais Administração de Recursos Humanos Gestão de Pessoas Formato do trabalho Centralização total das operações no órgão de RH. Responsabilidade de linha e função de staff. Descentralização rumo aos gerentes e a suas equipes. Para saber mais Gestão de Pessoas/Gestão com Pessoas Leia o artigo: VASCONCELOS, Júlio Cesar. Gestão de Pessoas ou Gestão com Pessoas?. Disponível em: <http://www.rh.com.br/Portal/Mudanca/Artigo/5186/gestao-de-pessoas-ou-gestao-com- pessoas.html>. Acesso: 20 jan. 2014. Ele explica a diferença existente entre as duas terminologias. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos65/214 Características Relações Industriais Administração de Recursos Humanos Gestão de Pessoas Nível de atuação Burocratizado e operacional. Rotina. Departamentalizada e tática. Focalização global e estratégia no negócio. Comando da ação Decisões vindas da cúpula da organização e ações centralizadas no órgão de RH. Decisões vindas da cúpula da área e ações centralizadas no órgão de RH. Decisões e ações do gerente e de sua equipe de trabalho. Tipo de atividade Execução de serviços especializados. Centralização e isolamento da área. Consultoria interna e prestação de serviços especializados. Consultoria interna. Descentralização e compartilhamento. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos66/214 Características Relações Industriais Administração de Recursos Humanos Gestão de Pessoas Principais atividades Admissão, demissão, controle de frequência, legislação do trabalho, disciplina, relações sindicais, ordem. Recrutamento, seleção, treinamento, administração de salários, benefícios, higiene e segurança, relações sindicais.Como os gerentes e suas equipes podem escolher, treinar, liderar, motivar, avaliar e recompensar os seus participantes. Missão da área Vigilância, coerção, coação, punições. Confinamento social das pessoas. Atrair e manter os melhores funcionários. Criar a melhor empresa e a melhor qualidade de trabalho. Fonte: Chiavenato, 2004, p. 44. A partir da era da industrialização neoclássica, a consultoria interna de RH passa a ser inserida como tipo de atividade, ganhando força a partir da década de 1990. Atualmente, as mudanças e transformações estão acontecendo cada vez mais rápidas no cenário, agora globalizado e aliado aos novos desenvolvimentos técnicos, tecnológicos e Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos67/214 científicos. Esse cenário certamente está afetando as organizações e como elas percebem o ser humano. Então, Gestão de Pessoas assume novos papéis na função Recursos Humanos (Figura 2.1). Link O anos de RH no Brasil. Assista o vídeo : Mudanças no RH em vinte anos. Inácia Soares entrevista Hélio Terra. Parte 1. Disponível em: <http://www.youtube.com/ watch?v=ryIBG14RNWs.>. Acesso em: 20 jan. 2014. A entrevista explica a mudança de visão do RH tradicional para a visão estratégica de negócios. Figura 2.1 – Os novos papéis da função Recursos Humanos Fonte: Chiavenato (2004, p. 46). As tarefas das atividades de RH mudaram também com o decorrer dos tempos. Elas são desenvolvidas por dois grupos: Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos68/214 os especialistas em RH e os gerentes de linha (gerentes, supervisores e outros) envolvidos diretamente nas atividades de RH por serem responsáveis pela atuação dos trabalhadores. Diante dessas mudanças e transformações no cenário nas diferentes eras e nas organizações, também, os profissionais de RH foram assumindo novos papéis. 2. Os Papéis dos Profissionais de Recursos Humanos Na era da industrialização clássica, os departamentos de RI atuavam como intermediários entre a organização e os trabalhadores. Seus profissionais atuavam como conciliadores entre a organização e os trabalhadores, como se fossem partes separadas. Também assumiam o papel de fazer cumprir as exigências legais relacionadas ao trabalho, se restringido a atividades operacionais e burocráticas. Na era da industrialização neoclássica, os profissionais de RH desenvolviam funções operacionais e táticas como prestadores de serviços especializados. Na era da informação, os profissionais de Gestão de Pessoas assumem atividades estratégicas, visualizando o direcionamento futuro da organização (CHIAVENATO, 2004). Os papéis que os profissionais de RH devem assumir na atualidade são múltiplos: operacionais e estratégicos, policiamento e parceiros, responsabilidade por metas qualitativas e quantitativas de curto e Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos69/214 de longo prazo. Definir metas garantirá os resultados de seu trabalho e, a partir delas, é possível estabelecer os papéis e as atividades como parceiros organizacionais. A Figura 2.2 descreve as metas e os quatro principais papéis. Os dois eixos representam o foco e as atividades do profissional de RH. O foco varia do estratégico de longo prazo ao operacional de curto prazo. Os profissionais precisam ser estratégicos e operacionais ao mesmo tempo, tanto em curto como em longo prazo. Esses dois eixos delineiam os quatro papéis principais na construção de uma organização competitiva (Figura 2.2): a) administração de estratégias de RH; b) administração da infraestrutura da empresa; c) administração da contribuição dos funcionários; d) administração da transformação e da mudança. No papel de administração de estratégias, o RH pode impulsionar as estratégias organizacionais. No papel de administração da infraestrutura da empresa, o RH pode oferecer a base de serviços na busca da eficiência e da eficácia. No papel de administração da contribuição dos funcionários, o RH pode promover o envolvimento e o comprometimento dos colaboradores, fortalecendo-os como parceiros. Enquanto administração da transformação e da mudança, o RH pode auxiliar na criação de uma organização criativa, renovadora e inovadora (ULRICH, 1998). Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos70/214 Figura 2.2 – Papéis de RH na construção de uma organização competitiva. Fonte: Ulrich, 1998, p. 40. Três pontos precisam ser considerados para se compreender esses papéis: a) os resultados a serem atingidos; b) a metáfora ou imagem visual que acompanha cada papel; c) as atividades Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos71/214 que o profissional de RH deve realizar para o desempenho de cada papel (Quadro 2.2). Desempenhando esses papéis, o RH poderá criar valor e produzir resultados (ULRICH, 1998). Para compreender melhor esses papéis, é recomendado que você faça a avaliação proposta no Anexo A – Pesquisa de avaliação dos papéis em Recursos Humanos. Depois de respondida a avaliação, verifique no Anexo B – a Folha de pontuação. A partir da avaliação e da análise de suas respostas, você poderá rever os seus papéis, fortalecendo os pontos frágeis. Quadro 2 – Definição dos papéis de RH: Papel/função Resultado Metáfora Atividade Administração de estratégias de recursos humanos Execução da estratégia Parceiro estratégico Ajuste das estratégias de RH à estratégia empresarial: “diagnóstico organizacional” Administração da infraestrutura da empresa Construção de uma infraestrutura eficiente Especialista administrativo Reengenharia dos processos de organização: “serviços em comum” Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos72/214 Papel/função Resultado Metáfora Atividade Administração da contribuição dos funcionários Aumento do envolvimento e capacidade dos funcionários Defensor dos funcionários Ouvir e responder aos funcionários: “prover recursos aos funcionários” Administração da transformação e da mudança Criação de uma organização renovada Agenda da mudança Gerir a transformação e a mudança: “assegurar capacidade para mudança” Fonte: Ulrich (1998, p. 41). Para saber mais Metáfora Traz explicações sobre o significado da figura de linguagem metáfora. Disponível em: <http://www. colegioweb.com.br/portugues/metafora.html>. Acesso em: 20 jan. 2014. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos73/214 Independentemente da atuação, o sucesso profissional dependerá da compreensão que o consultor interno ou externo tem sobre os papéis de RH e de suas habilidades de consultoria. 2.1 Habilidades dos Consultores Na aula 1, foram abordadas as características comportamentais, de habilidades e de conhecimentos necessárias ao consultor empresarial. Aqui, será destacada a relação entre cliente e consultor. No relacionamento com o cliente, o consultor pode desempenhar três papéis diferentes: a) provedor de informações especializadas; b) diagnosticador e receitador de remédios; c) consultor de processo, cujo foco é auxiliar o cliente a se ajudar (SCHEIN, 2003). O consultor deve navegar livremente entre esses papéis, iniciando no modo de processo. Para a descoberta de que forma a experiência ou diagnóstico e prescrição são importantes para suprir as necessidades do cliente, o consultor deve estabelecer uma “relação de ajuda” com o cliente, com a finalidade de compreender a dificuldade ou o problema dele. Essa é a essência do sucesso do trabalho do consultor. No caso da consultoria externa, a dificuldadeé o consultor compreender suficientemente a cultura organizacional para que o diagnóstico e a prescrição sejam corretos. Por isso, o consultor e o cliente devem Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos74/214 se sentir “donos” das consequências do diagnóstico e das soluções (SCHEIN, 2003). Compreende-se, então, que essa relação é de parceria. Essa parceria é uma relação de ajuda que pressupõe comunicação. Esta realiza-se por intermédio de quatro procedimentos: a) escutar; b) entender; c) falar; d) deixar de falar. A maioria das dificuldades de comunicação associa-se a um desses processos. Escutar exige separar os próprios desejos e sentimentos dos desejos e sentimentos de outra pessoa; pressupõe renúncia a falar, a se justificar, a explicar, a convencer e a responder. Entender acontece em dois níveis: entender, no outro, as diferentes linguagens (as palavras e seus significados e a linguagem corporal) e entender em si mesmo o significado que lhe foi passado e comunicar ao outro essa compreensão (exemplo: “você está querendo dizer que...”). Falar consiste na tentativa de exprimir-se, exprimir a própria percepção de realidade, partilhar experiência de vida e, provavelmente, correr o risco de incomodar. Uma das grandes dificuldades relacionais é ter a possibilidade de falar e ser ouvido, sem julgamentos, rejeições e rótulos. O deixar de falar tem a ver com a inutilidade do falar, em alguns momentos, pois poderá haver um acordo entre receptor e emissor da mensagem, de modo que as palavras poderão parecer inúteis. Por exemplo: “prefiro não falar nisso agora; voltarei a abordar o assunto em outro momento”. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos75/214 Determinadas emoções e sentimentos podem ser expressos em linguagem não verbal, como olhares, sorrisos, gestos, respiração. Em relação ao espaço territorial, pode ser expresso, por exemplo, em situações como “é o meu domínio”, “não desejo partilhar isso agora” (SALOMÉ, 1994). O relacionamento entre consultor e cliente deve pautar-se em uma comunicação clara e precisa. Para que isso aconteça, há demanda por compreensão empática. A compreensão do outro ocorre por meio do exercício da empatia, que é o conjunto de sinais que permeiam uma relação, facilitando o desenvolvimento ou o crescimento de outra pessoa, facilitando- lhe o amadurecimento, a autoadaptação, a integração ou o aproveitamento da própria experiência. (SALOMÉ, 1994). Sendo o consultor uma pessoa que ajudará o crescimento do seu cliente, deverá compreendê-lo a partir do ponto de vista do mesmo, reconhecendo o que é real e significativo para ele, procurando compreender a percepção do cliente e o que ele está querendo comunicar. Por isso, em sua atuação, o consultor de RH deve estar aberto à escuta, participando e pensando abertamente para a integração de diferentes percepções e ideias de ação (ROSA, 2002). Quando há essa sintonia entre consultor e cliente a consultoria terá tendência a resultados e ao sucesso. O consultor deve ter sempre em mente que será um “facilitador dos processos de mudança”. Ele estuda e analisa a organização, apresenta sugestões e Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos76/214 planos de ação, mas não toma decisões no lugar dos gestores e administradores da organização (LEITE et al., 2005, p. 37-38). Feitas essas considerações, compreenda o modelo de consultoria interna de RH. 3. A Consultoria Interna em Re- cursos Humanos A consultoria interna em RH é uma forma de integrar RH aos negócios da organização (RIBEIRO, 2005). Geralmente, no modelo de consultoria interna de RH, os cargos tem atuação estratégica e exigem atuação multidisciplinar dos profissionais. São objetivos da consultoria de RH: a) prover a organização de informações descentralizadas; b) facilitar a comunicação e a informação; c) oferecer melhor atendimento ao cliente interno (colaboradores); d) atendimento às necessidades dos clientes internos; e) propor o desenvolvimento de estratégias globais; f) otimizar o desenvolvimento de equipes e líderes; g) aprimorar os produtos e serviços oferecidos aos colaboradores; h) antecipar tendências de gestão de/com pessoas (ORLICKAS, 2008). Além disso , o processo de consultoria interna acontece por etapas. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos77/214 3.1 Etapas do Processo de Con- sultoria Interna Orlickas (2008) explica que o modelo de consultoria interna de RH não pode ser considerado uma lei, que segue padrões Para saber mais Consultoria Interna em Recursos Humanos Leia o artigo: ORLICKAS, Elizenda. A área de RH está acabando?. Disponível em: <http://www. rhportal.com.br/artigos-rh/a-rea-de-rh- est-acabando-nas-empresas/>. Acesso em: 20 jan. 2014. A autora, consultora organizacional, explica o desafio da transformação do RH em consultoria interna. rígidos, mas deve ser flexível, sujeito a alterações durante todo o processo de implantação e, também, durante a gestão. Não existe um padrão único. Por isso, cada empresa deve definir o próprio modelo e monitorá-lo. A autora apresenta as etapas que possibilitam a implantação com sucesso (Quadro 2.3). Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos78/214 Link DONADIO, Mário. Consultor interno de recursos humanos. Disponível em: <http://www.commit.com.br/produto-207-consultor-interno-de-recursos- humanos>. Acesso em: 20 jan. 2014. O autor apresenta estratégias e práticas para que o consultor interno possa atuar como um agente de mudanças estratégicas e soluções criativas, integrando aspectos técnicos e de relacionamento interpessoal com seus clientes internos. Nesse mesmo site, há uma breve demonstração sobre o DVD. Quadro 2.3 – Etapas para implantação da consultoria de RH. Etapas Descrição Execução de benchmarking. Visitar empresas e buscar experiências bem sucedidas de implantação. Conscientização de todos os envolvidos. Divulgar o modelo por meio de workshops, seminários ou palestras, para obter envolvimento e aceitação. Desburocratização e racionalização. Mapear processos, inovar sistemas e criar banco de dados. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos79/214 Etapas Descrição Definição clara de políticas de gestão de pessoas. Definir ou rever os produtos e serviços oferecidos. Certificação pelas normas ISO9000. Os procedimentos internos catalogados, escritos e divulgados conforme exigências da ISO facilitam a implantação. Sustentação administrativa e funcional. Ter apoio logístico de profissionais sustenta a função do consultor interno. Capacitação dos profissionais de RH. Tornar multifuncionais, com visão generalista e atuação estratégica. Definição do papel do consultor interno de RH. Deixar claro o novo papel do consultor. Profundo comprometimento da alta direção. Posicionar e conscientizar os executivos sobre o modelo de consultoria e sua contribuição para o alcance dos objetivos e metas organizacionais. Transformação dos gerentes de linha em gestores de pessoas. Contribuir para que os gerentes de linha assumam o papel de gestor das pessoas da sua equipe. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos80/214 Etapas Descrição Transformação de RH em business unit. Tornar a área em unidade de negócio, participando das decisões estratégicas. Acompanhamento constante do modelo. Realizar reuniões para alinhamento estratégico, acompanhamento e ajustes. Adequação de perfil do consultor interno. Alocar o consultor interno adequado ao perfil do cliente interno. Valorizar o background do especialista ou contratar generalistas?Aproveitar a especialidade e a experiência anterior dos consultores. Consultor interno acumulando “dois chapéus”. Acumular funções pode, em determinado momento, privilegiar algum cliente interno. Revisões e reavaliações. Correções e aperfeiçoamentos devem fazer parte do processo de planejamento e implantação do processo de consultoria interna. Gestão dos dificultadores. Enfrentar as dificuldades. Coragem Ter coragem para realizar o trabalho com dignidade e profissionalismo. Fonte: Orlickas (2008). Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos81/214 Para saber mais Benchmarking Para conhecer o que é benchmarking e como realizá-lo acesse: UNIVERSIA. Benchmarking é caminho para aperfeiçoar sua empresa, aprendendo com outras empresas. Leia aqui como fazer para se aproveitar disso! 2005. Disponível em <http:// www.administradores.com.br/noticias/ negocios/benchmarking-e-caminho-para- aperfeicoar-sua-empresa-aprendendo- com-outras-empresas-leia-aqui-como- fazer-para-se-aproveitar-disso/4636/>. Acesso em: 23 jul. 2005. Os passos-chaves para implantação do processo de consultoria interna são indicados por Orlickas (2008) e são apontados na Figura 2.3. Figura 2.3 – Passos-chave. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos82/214 Fonte: Orlickas (2008, p. 71). A primeira condição para a implantação é ter uma arquitetura de consultoria interna de RH. Do contrário, os consultores internos serão confundidos com técnicos generalistas. Essa arquitetura da gestão de pessoas deve garantir três tipos de independências: a) administrativa – sem subordinação direta às áreas para as quais presta serviço; b) política - proteção contra Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos83/214 os jogos de poder; c) técnica – autonomia para diagnósticos, análises e propostas de ação exclusivamente fundamentadas em competência técnica dos consultores. A implantação da consultoria interna, por ser algo novo na organização, poderá afetar as pessoas, gerando dificuldades que precisarão ser administradas pelos consultores internos. 3.2 PRINCIPAIS DIFICULDADES À IMPLANTAÇÃO DA CONSULTORIA INTERNA DE RECURSOS HUMANOS E COMO SUPERÁ-LAS É natural que certa dose de desconfiança e resistências aconteçam diante da possibilidade de o consultor provocar mudanças desconhecidas e indesejáveis pelos colaboradores da organização. Esse fato poderá despertar neles fantasias de perda de poder, descontrole sobre processos e pessoas, insegurança, desligamentos e perseguições. Esses aspectos poderão ser evitados por meio de uma comunicação eficaz sobre as mudanças desejadas. Outra dificuldade Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos84/214 enfrentada pelo consultor é quanto a gradual conquista da confiança das pessoas diante da necessidade de obter pareceres, dados e informações confiáveis, obter envolvimento e comprometimento com as mudanças propostas (LEITE et al., 2005). A resistência à implantação do modelo de consultoria interna deve ser encarada como reação natural em qualquer processo de mudança, pois gera medo e ansiedade. Conhecendo esse fato, o consultor deve ter a habilidade de identificar emoções, compreendê-las e apoiar o cliente a superar as resistências (Quadro 2.4). Quadro 2.4 – Manifestação das Resistências e como lidar com elas. Manifestação da Resistência Como lidar com essa Resistência Questionamentos infindáveis – podem ser tentativas de encontrar brechas para críticas ou transformações em desvantagens. Responder com clareza às questões, sem constrangimento ou irritabilidade. Prolixidade no fornecimento de informações. Contribuir para a objetividade, fazendo questionamentos. Identificar e propor soluções reais. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos85/214 Alegação do cliente interno sobre a falta de tempo para gerir sua própria equipe. Lembrá-lo de que é a pessoa que melhor conhece a equipe, suas necessidades e anseios e que gerir sua própria equipe o aproximará ainda mais de todos. Criação de barreira e distância. Mostrar a importância da participação do cliente interno como parte do corpo diretivo. Ataque ao trabalho de consultoria interna, alegando não ver os resultados propostos ou pressão por soluções imediatistas – pode ser manifestação do medo do novo ou receio de perder controle da situação. Auxiliar na percepção dos objetivos reais da implantação do modelo de consultoria interna. A alta direção poderá contribuir quando assumir mostrar a validade desse modelo. O cliente interno ora participa, ora permanece em silêncio, ou toma atitude submissa – pode querer desobrigar-se da responsabilidade de gerir seus colaboradores e tentativa de negar seu comprometimento. Uma conversa informal poderá trazê-lo à realidade. Esclarecer dúvidas e incertezas. A alta direção também poderá contribuir, mostrando a validade do modelo. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos86/214 Alegação de que “outras empresas já tentaram isso antes e não deu certo.” – pode ser percepção de perda da estabilidade do emprego. Se algumas funções serão terceirizadas, desenvolver programa de preparação dos colaboradores para assumir novas funções em outras áreas ou apoio para recolocação poderá fortalecer o processo. O cliente interno tem súbito processo de envolvimento – pode ser resistência camuflada. Acompanhá-lo mais de perto. Ouvir desabafos pode ser solução. Fonte: Orlickas (2008). Três tipos de pessoas resistentes a mudanças podem ser considerados pelos consultores: a) os conservadores – são os mais resistentes e requerem trabalho que valorize evolução gradual de aderência e envolvimento; b) os pragmáticos – embora, aparentemente, flexíveis, demonstram indecisão e incredulidade se a mudança não trouxer resultados práticos e imediatos; c) os inventivos – ocupam parte do tempo buscando mudanças até radicais. Cabe ao consultor identificar esses tipos de pessoas e lidar com elas. Quanto mais o consultor trouxer resultados palpáveis, maiores serão as possibilidades de superação das resistências (LEITE et al., 2005). No cotidiano de trabalho, o consultor poderá, também, se deparar com pessoas com dificuldades de relacionamento. Quanto mais o consultor souber utilizar as suas habilidades para compreender o cliente e estabelecer uma relação de parceria, as dificuldades poderão ser minimizadas ou solucionadas. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos87/214 O psicólogo e consultor organizacional Rogerio Martins, da Persona Consultoria e Eventos, explica que pessoas difíceis estão em toda parte. É importante o consultor compreender o que motiva o comportamento das pessoas, por que razão a pessoa age de determinada forma; em alguns casos, pode ser sintoma de carência, necessidade de chamar atenção (SATO, 2009). Para saber mais Pessoas com Dificuldades de Relacionamentos Eliana Dutra apresenta tipos de pessoas difíceis no trabalho: o solitário, o desconfiado, o sedutor e o inibido. O consultor interno ou externo também poderá se deparar com esses tipos de pessoas. DUTRA, Eliana. Como lidar com pessoas difíceis no trabalho. Janeiro, 2008. Disponível em: <http:// www.rhportal.com.br/artigos-rh/como-lidar-com-pessoas-difceis-no-trabalho/ >. Acesso em: 20 jan. 2014. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos88/214 Glossário Benchmarking: é um processo contínuo de comparação dos produtos, serviços e práticas empresarias entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como líderes. Consultoria interna em RH: é uma forma de integrar RH aos negóciosda empresa. Relações Industriais (RI): era como a área de gestão de pessoas era chamada no passado, quando a cultura organizacional voltava-se para a conservação das tradições, as pessoas eram consideradas recursos de produção ou apêndice da máquina. Questão reflexão ? para 89/214 Para compreender a consultoria interna de RH, analise o case Sucesso S.A. (Anexo C). Pesquisa com 90 consultores internos de diferentes organizações e países, realizada pela consultoria Roffey Park, em 2004, concluiu que: a) 62% são gerentes júnior ou pleno e seus serviços são oferecidos sem mudança em efetivos, competências ou forma de trabalhar; b) por não haver clareza quanto a seu papel, acaba sendo um braço operacional do cliente; c) o relacionamento com o cliente sofre dificuldades de comunicação, reações emocionais ou de política; d) os consultores internos diagnosticam, rápida, superficial e unilateralmente as necessidades do clientes, causando prejuízos na imagem e a preferência da empresa pela contratação de consultores externos; e) existe falta de preparação do cliente para lidar com a consultoria (LEITE et al., 2005). Questão reflexão ? para 90/214 Essa pesquisa foi realizada em 2004. Será que no decorrer dos anos, houve mudanças nesse cenário? Não foram encontradas pesquisas recentes nessa mesma abordagem, mas alguns questionamentos surgem em decorrência dos resultados dessa pesquisa: a) Quem são os consultores de RH atuando nas organizações do século XXI? b) Os consultores atuantes estão cientes e conscientes do seu papel? c) Para as empresas, é mais vantajoso ter consultores internos ou externos em RH? d) Para os consultores, é mais vantajoso trabalhar como consultor interno ou externo de RH? Questão reflexão ? para 91/214 e) As empresas e os clientes estão melhor preparados para lidar com os consultores? f) E o futuro da consultoria interna? Será que está com os dias contados? Uma nova modalidade na evolução dos processos de gestão de pessoas vem sendo aplicada por algumas empresas: a função de RH passa a ser exclusivamente estratégica e centralizada na matriz da corporação; a gestão de pessoas fica sob a responsabilidade dos gerentes de linha e são contratados consultores externos para projetos/programas que necessitem da sua expertise (LEITE et al., 2005). Questão reflexão ? para 92/214 Finaliza-se mais uma questão: se você ainda não é um consultor interno ou externo, está preparado para se tornar um? Se você já é, tem as respostas para as questões anteriores? 93/214 Considerações Finais Nesta aula você viu os temas relacionados à consultoria interna e externa em RH, destacando: • As etapas do processo de consultoria interna. • A coleta de dados e diagnóstico, escuta ativa e credibilidade na construção de parcerias. • O planejamento, acompanhamento, avaliação e encerramento. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos94/214 Referências CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. Rio de Janeiro: Campus, 2004. LEITE, Luiz Augusto Mattana da Costa et al. Consultoria em gestão de pessoas. Rio de Janeiro: FGV, 2005. ORLICKAS, Elizenda. Consultoria interna de recursos humanos – Conceitos – Benchmarking – Cases. 10. ed. São Paulo: Danelli Editores, 2008. RAICH, Mario; DOLAN, Simon. Adiante: as empresas e a sociedade em transformação. São Paulo: Saraiva – Virgília, 2010. RIBEIRO, Antonio de Lima. Gestão de pessoas. São Paulo: Saraiva, 2005. ROSA, Luiz Edmundo Prestes. Consultoria interna de RH. In: Manual de gestão de pessoas e equipes: estratégias e tendências, v.1. 5. ed. São Paulo: Gente, 2002. SALOMÉ, Jacques. Relação de ajuda: guia para acompanhamento psicológico de apoio pessoal, familiar e profissional. Petrópolis: Vozes, 1994. SATO, Karin. Como lidar com pessoas difíceis no trabalho: veja dicas de um consultor. Jan. 2009. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/informe-se/informativo/como-lidar-com- pessoas-dificeis-no-trabalho-veja-dicas-de-consultor/19942/>. Acesso em: 13 set. 2010. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos95/214 SCHEIN, Edgar H. Coaching e consultoria: os dois são a mesma coisa? In: GOLDSMITH; LYONS; FREAS, 2003. Coaching o exercício da liderança. Rio de Janeiro: Elsevier: DBM, 2003, p. 106. ULRICH, David. Os campeões de recursos humanos: inovando para obter os melhores resultados. São Paulo: Futura, 1998. REFERÊNCIA INFOGRÁFICA DONADIO, Mário. Consultor interno de recursos humanos. 96/214 Assista a suas aulas Aula 2 - Tema: Mudanças e Transformações da Área de RH - Bloco I Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ 9d8bdabedfaea6c3f2a1bd604989ddd8>. Aula 2 - Tema: Os Diversos Papéis de RH e as Habilidades Requeridas - Bloco II Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ 178c2b361613b2ce233e6cc8edef6840>. 97/214 Assista a suas aulas Aula 2 - Tema: A Comunicação - Bloco III Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ 69c952181f4d975676e8c20cf6e8ede3>. Aula 2 - Tema: Implementação da Consultoria Interna - Bloco IV Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/pA- piv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/2d- 8dd5ed6f8e51fd89d482b904b4872a>. 98/214 1. Ao ser questionado sobre o seu trabalho como gerente de produção numa grande empresa, José Roberto respondeu que na sua empresa, to- dos os gerentes foram transformados em gestores de pessoas. A esse res- peito, é correto afirmar que: I. Todos os gerentes são responsáveis pela gestão das pessoas do seu setor. II. É função de RH preparar os gerentes a exercerem o papel de gestores. III. Todos os gestores se reportam ao consultor interno em RH. IV. Os gestores de pessoas são considerados clientes do consultor interno em RH. V. É nessa transformação que ocorrem as maiores resistências dos gerentes. Estão corretas, apenas, as afirmativas contidas em: a) I, II, III e V. b) I, II, IV e V. c) II, III e V. d) I, II, III e IV e) I e IV. Questão 1 99/214 2. O consultor interno de RH assume quatro papéis na construção de uma organização competitiva. A partir da definição das metas, é possível esta- belecer os seus papéis e as atividades como parceiros organizacionais. A Pears, empresa de prestação de serviços de tecnologia da informação, criou um centro de atendimento aos colaboradores, que pode ser acessado por uma linha telefônica, para falar diretamente com os consultores de RH. Essa decisão da empresa implica que os profissionais de RH se envolvam nos problemas, preocupações e necessidades cotidianas dos colaboradores, para ajudar a solucioná-los. Isso resulta em maior envolvimento e competência deles. Nessa situação, a organização está estimulando o papel dos consultores no exercício da: a) Administração de estratégias. b) Administração da transformação e mudança. c) Administração da contribuição dos funcionários. d) Administração da infraestrutura da empresa. e) Administração de pessoal. Questão 2 100/214 3. No cotidiano de trabalho do consultor, seja interno ou externo, ele po- derá se deparar com dificuldades. Um dos grandes desafios do consultor é saber identificar emoções nos clientes e/ou nos colaboradores das empre- sas-clientes, compreendê-las e encará-las como parte do processo de mu- dança, pois poderá gerar medos e ansiedades. Imagine que você, como consultor, ao apresentar um plano de ação para uma empresa, se depara com a seguinteresposta do cliente: “você não sabe nada da nossa empresa! Mudar nossa forma de gestão de pessoas, para quê? Está bom assim!” O melhor a fazer seria você encarar essa resposta como: I. Resistência à mudança e tentaria administrá-la junto ao cliente. II. Uma dica que o cliente está oferecendo para desistir do seu trabalho. III. Reação ao receio da perda do controle, do poder e da segurança. IV. Um adversário que precisa ser derrotado e derrubado. Questão 3 101/214 V. Alguém que precisa de ajuda para aceitar a necessidade de mudança. VI. Momento de convencê-lo de que você está buscando soluções. Estão corretas, apenas, as afirmações contidas em: a) I, III e V. b) I, IV, V e VI. c) II, IV e VI. d) I, III, V e VI. e) I e VI. 102/214 4. Leia o texto abaixo e escolha a alternativa correta para preencher a lacuna: Consultoria ____________ é o conjunto de atividades realizadas por um profissional com vínculo empregatício com a empresa-cliente e que se subordina a algum tipo de hierarquia na organização. a) Interna b) Externa c) Mista d) Eficaz e) Gratuita Questão 4 103/214 5. Leia o texto abaixo e escolha a alternativa correta para preencher a lacuna: Consultoria ____________ é o conjunto de atividades realizadas por um profissional que não tem vínculo empregatício com a empresa-cliente. Portanto, é o conjunto de atividades de gestão de pessoas realizadas por um consultor que está fora da estrutura de RH da empresa. a) Interna b) Eficaz c) Mista d) Externa e) Gratuita Questão 5 104/214 Gabarito 1. Resposta: B. Somente a afirmativa III - todos os gestores se reportam ao consultor interno em RH – está incorreta. O consultor interno orienta, aconselha, atende às necessidades dos gestores em relação à gestão de pessoas, mas não é o superior hierárquico dos gestores. Portanto, a alternativa correta é B. 2. Resposta: C. A alternativa C – administração da contribuição dos funcionários - está correta. 3. Resposta: D. Evidentemente, você deve ter realizado um bom diagnóstico por meio de observações de relatórios, métodos e processos de trabalho, documentos e pessoas e seus relacionamentos, entrevistas com as pessoas envolvidas, por exemplo, para apresentar propostas de solução. A resposta do cliente parece ser uma reação comum das pessoas diante das situações que necessitam mudança. Pode representar uma resistência emocional, isto é, um mecanismo de defesa. O consultor não poderá desistir diante das dificuldades, mas precisa saber lidar com elas. Por isso, a alternativa correta é D. As afirmações II e IV não devem ser compreendidas como verdadeiras. 105/214 Gabarito 4. Resposta: A. A Consultoria Interna é a alternativa que responde corretamente ao enunciado. 5. Resposta: D. A Consultoria Externa é a alternativa que responde corretamente ao enunciado. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos106/214 Anexo A – Pesquisa de avaliação dos papéis em Recursos Humanos Fonte: Dave UIrich e Jill Conner. Pesquisa de avaliação de papéis em recursos humanos. In Os campeões de recursos humanos: inovando para obter os melhores resultados. São Paulo: Futura, 1998, p. 70-72. A seguinte pesquisa explora diferentes papéis que a função de RH pode desempenhar dentro de sua empresa. Considerando os profissionais de RH em sua entidade (RH do grupo empresarial, por exemplo, se você estiver em um grupo empresarial, RH da unidade operacional, se você estiver em uma empresa), pontue, por favor, a qualidade corrente de cada uma das seguintes atividades de RH, utilizando uma escala de cinco pontos (1 para baixa; 5 para alta). Qualidade corrente (1-5) O RH ajuda a organização a 1. Alcançar metas empresariais. 2. Melhorar a eficiência operacional. 3. Cuidar das necessidades pessoais dos funcionários. 4. Adaptar-se à mudança. O RH participa no(a) 5. Processo de definição das estratégias empresariais. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos107/214 6. No desenvolvimento dos processos de RH. 7. Aumento da dedicação dos funcionários. 8. Modelagem de mudança de cultura para renovação e transformação. O RH garante que 9. As estratégias de RH estejam ajustadas à estratégia empresarial. 10. Os processos de RH sejam administrados com eficiência. 11. As políticas e programas de RH respondam às necessidades pessoais dos funcionários. 12. Os processos e programas de RH aumentem a capacidade de mudança da organização. A eficácia da área de RH é medida por sua capacidade de 13. Ajudar a fazer com que a estratégia aconteça. 14. Liberar com eficiência os processos de RH. 15. Ajudar os funcionários a satisfazer necessidades pessoais. 16. Ajudar uma organização a antecipar-se e adaptar-se a questões futuras. O RH é visto como 17. Parceiro estratégico. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos108/214 18. Especialista administrativo. 19. Defensor dos funcionários. 20. Agente de mudança. O RH dedica tempo a 21. Questões estratégicas. 22. Questões operacionais. 23. Ouvir e responder aos funcionários. 24. Apoiar novos comportamentos para manter a empresa competitiva. O RH participa ativamente em 25. Planejamento empresarial. 26. Conceber e facilitar a execução dos processos o setor de RH. 27. Ouvir e responder aos funcionários. 28. Renovação, mudança ou transformação da organização. O RH trabalha para 29. Ajustar as estratégias de RH à estratégia empresarial. 30. Monitorar processos administrativos. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos109/214 31. Oferecer assistência para ajudar os funcionários a satisfazer necessidades familiares e pessoais. 32. Remodelar comportamento para a mudança organizacional. O RH desenvolve processos e programas para 33. Encadear estratégias de RH para realizar a estratégia empresarial. 34. Processar eficientemente documentos e transações. 35. Cuidar das necessidades pessoais dos funcionários. 36. Ajudar a organização a se transformar. A credibilidade da área de RH provém de 37. Ajudar a cumprir metas estratégicas. 38. Aumentar a produtividade. 39. Ajudar os funcionários a atender suas necessidades pessoais. 40. Fazer com que a mudança aconteça. Respondida a avaliação, confira no Anexo B – Folha de pontuação e faça uma reflexão sobre os papéis que precisam ser melhorados. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos110/214 Anexo B – Folha de Pontuação Fonte: Dave UIrich e Jill Conner. Folha de pontuação para a pesquisa dos papéis desempenhados pelos profissionais de RH. In: Os campeões de recursos humanos: inovando para obter os melhores resultados. São Paulo: Futura, 1998, p. 57, 58, 73. Utilizando as pontuações na coluna de qualidade, complete essa folha. Coloque sua nota da coluna de qualidade próxima ao número para cada questão e, em seguida, adicione o total para cada um dos quatro papéis. Parceiro Estratégico Especialista Administrativo Defensor dos Funcionários Agente da mudança Questão Nota Questão Nota Questão Nota Questão Nota 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos111/214 Parceiro Estratégico Especialista Administrativo Defensor dos Funcionários Agente da mudança 37 38 39 40 TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL A nota total para os quatro papéis (que vai de 50 a 200) constitui uma avaliação geral da qualidade global dos serviços de RH em uma empresa. Notas globais acima de 160 podem ser consideradas elevadas, indicando uma percepção de alta qualidade na execução de serviços. Notas globais abaixode 90 indicam serviços percebidos como de baixa qualidade geral. A distribuição dos pontos entre os quatro papéis indica a percepção corrente da qualidade dos serviços de RH para cada um, fornecendo à empresa um retrato da função e permitindo sua avaliação mais eficaz. A maioria das empresas que coletaram esses dados teve uma pontuação mais elevada nos quadrantes operacionais e mais baixa nos quadrantes estratégicos – um resultado coerente com os papéis tradicionais de RH. A faixa maior das notas é encontrada para a contribuição dos funcionários (com algumas empresas evidenciando o investimento pesado no aumento da dedicação deles), embora outras pareçam haver relegado as preocupações dos funcionários à quase insignificância. Em geral, o papel de transformação e mudança administrativa recebe as notas mais baixas. Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos112/214 A sugestão dos autores é de que a pesquisa de avaliação de papéis seja elaborada pelos gestores e pelos profissionais de RH e as visões sejam comparadas para melhor compreensão da função de RH e das expectativas da empresa. Para saber mais Diferenciação Entre Mudança e Transformação O significado de mudança é diferente de transformação. Toda vez que se deixa um padrão de comportamento para se adotar outro comportamento, pode-se dizer que houve mudança. “A transformação é uma mudança irreversível que cria algo novo. Ela pode criar valor, mas pode ser neutra em relação ao valor ou, até mesmo, destruí-lo.” (RAICH; DOLAN, 2010, p. 197). Anexo C – Case Sucesso S.A. Em 1995, a Sucesso S.A. – manufatura de produtos automotivos para mercado nacional e internaciona –, localizada na região metropolitana de Campinas (SP), contava, aproximadamente, com 2.800 colaboradores. A matriz da Sucesso localiza-se em Atlanta (EUA). Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos113/214 As estratégias da Sucesso, em relação aos seus parceiros colaboradores, eram o seu sistema de recompensas e qualificação constante: eles recebiam cerca de 30% acima da média dos salários pagos no mercado de trabalho do setor na região e participavam continuamente de programas de treinamento e desenvolvimento. Todos os colaboradores que faziam cursos técnicos e superiores recebiam subvenção de 60% dos custos. Essas estratégias ajudavam a empresa a manter profissionais altamente qualificados e a reter talentos, o que se comprovava pela média de permanência dos profissionais na empresa, que era de 8 anos. Apesar disso, a Sucesso estava enfrentando problemas em relação à falta de qualidade de seus produtos. Diante das exigências impostas pelo cenário externo dinâmico e competitivo, e para melhor atender às necessidades dos clientes externos e internos, decide pela gestão estratégica de pessoas, implantando a consultoria interna de RH. O gerente de Recursos Humanos foi promovido a Diretor de Gestão de Pessoas (GP) e passou a compor a diretoria da Sucesso, que contava com outros 6 diretores, incluindo o Diretor-presidente. As áreas de RH passaram a compor os processos de GP, ficando divididos em: a) recrutamento e seleção; b) remuneração; c) treinamento e desenvolvimento; d) benefícios e serviços sociais; e) higiene, medicina ocupacional e segurança do Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos114/214 trabalho; f) documentação e relações trabalhistas; g) sistemas de informações gerenciais. Os 35 profissionais de RH foram divididos em dois grupos: 25 para atividades administrativas dos processos de RH e 10 como consultores internos, que eram especialistas em cada uma das áreas: recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, segurança do trabalho, remuneração, benefícios e legislação trabalhista. Esses profissionais deveriam atuar como generalistas e por isso passariam a fazer rodízio de funções. Essa atuação exigiria deles que trabalhassem em equipe, socializando informações e conhecimento. Semanalmente, eles fariam reuniões para atingir esses objetivos. Partiu-se do princípio de que quem deve gerir as pessoas é o próprio gerente de linha, que passaria a ser um gestor de pessoas. Consequentemente, o gerente, o supervisor ou o coordenador, que eram considerados líderes e se responsabilizavam pela condução dos colaboradores em direção ao alcance dos objetivos, seriam gestores de pessoas. A área de RH que, anteriormente, monopolizava todas as funções de RH, como recrutar, selecionar, treinar, remunerar, avaliar, promover, cuidar, demitir ou aposentar, passaria a descentralizar essas funções aos gestores de pessoas, agilizando e facilitando o atendimento às necessidades dos colaboradores. O tratamento dos Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos115/214 trabalhadores, até então generalizado e igual para todos, pois as regras e normas eram estabelecidas pela média, para todos, passaria a ser individualizado, de acordo com as necessidades de cada situação. Isso significaria que todas essas funções seriam assumidas pelos gerentes de linha. Para essa transformação, os gestores precisariam do apoio e da assessoria do consultor interno de RH, que lhes ofereceria ferramentas e prestação de serviços. Um exemplo dessa atuação conjunta é: se um gestor de produção detectasse um problema de saúde de um liderado, em vez de ele encaminhar diretamente para o setor de RH, ele mesmo interagiria com seu liderado na tentativa de ajudá-lo a resolver o problema. Se ele precisasse de apoio, solicitaria ao consultor interno de RH. Nesse caso, os três: o gestor de pessoas, seu liderado e o consultor interno resolveriam, em conjunto, o problema. Para saber mais Gerentes de Linha Os gerentes de linha despendem um tempo considerável na administração de pessoas, conversas, telefonemas, solução de problema e planos futuros. Da mesma forma que um gerente é responsável se a máquina falha e prejudica a produção, ele também deve cuidar do treinamento, desempenho e satisfação dos subordinados (CHIAVENATO, 1999, p. 20). Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos116/214 Os 10 consultores internos passaram por qualificação, por meio da participação em um curso para implantação da consultoria interna e foram acompanhados pela consultoria externa contratada, para atuação especialista e generalista nos processos de gestão estratégica de pessoas. Para essa mudança de cultura, uma consultoria externa especializada em implantação de mudanças organizacionais realizou workshops semanais, durante 3 meses, com os consultores internos de RH e com todos os gestores de pessoas. O objetivo era apresentar a nova proposta, discutir sobre as dificuldades que estavam encontrando na operacionalização das mudanças e esclarecer dúvidas. Decorridos os 3 meses, esses encontros passaram a ser mensais. Realizou-se a 1ª pesquisa de clima organizacional, elaborada, aplicada e tabulada pela consultoria externa. Foram coletadas informações sobre liderança, relacionamentos, comunicação, serviços e benefícios oferecidos. A partir da tabulação da pesquisa entregue pela consultoria externa, cada gerente dos diversos processos organizacionais: marketing e vendas, engenharias, forjaria, produção, ferramentaria, montagem, administração e finanças, recebeu os resultados referentes aos seus colaboradores para discussão e apresentação de propostas de solução, acompanhadas pelos consultores Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos117/214 internos. Foi uma estratégia para ouvir os clientes internos e obter a participação e o envolvimento de todos. Caberia aos consultores internos agir como um link entre os clientes internose os processos de gestão de pessoas, detectando os problemas, elaborando diagnósticos e buscando soluções, garantindo a aderência dos gestores para o alcance dos objetivos estratégicos. Como consequência das análises e propostas de solução decorrentes dos resultados da pesquisa de clima organizacional, surgiu o grupo de melhoria contínua, formado por cerca de 10 profissionais oriundos de vários processos de trabalho, com o objetivo de melhorar a qualidade dos produtos e serviços e introdução de novas tecnologias. Para o RH socializar as informações sobre o monitoramento de profissionais, tais como controles de frequência, de férias, movimentação de pessoas, atualização da carteira profissional, saldo do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço, estas foram informatizadas por meio de login e senha. Tanto os gestores de pessoas como todos os colaboradores tinham acesso a essas informações. Nesses 15 anos da implantação da consultoria interna de RH, a Sucesso passou por diferentes momentos de dificuldades e resistências das pessoas, o que resultou em melhorias nesse processo. Também passou por momentos de satisfação, resultando em comprometimento e envolvimento de todos, alinhando-se às estratégias Unidade 2 • Consultoria Interna e Externa em Recursos Humanos118/214 organizacionais e gestão de pessoas. A empresa pode afirmar seguramente que, hoje, tem os profissionais da empresa como parceiros nos negócios e conseguem transformar as estratégias em ações, graças ao apoio que recebe do RH. Questões: 1) Diante desse relato, para essa transformação, que dificuldades poderiam ter enfrentado: • Os consultores externos? • Os consultores internos? • Os gerentes de linha? 2) Por que se pode se afirmar que RH precisa ser estratégico e estar alinhado aos negócios? 119/214 Unidade 3 Projetos de Consultoria em Recursos Humanos Objetivos 1. Aprender como elaborar projetos de consultoria em RH, destacando a construção do modelo de consultoria e definição de políticas de RH, revisão dos processos de trabalho e definição da estrutura. Serão tratadas, também, as principais dificuldades da implantação da consultoria interna em RH e como superá-las, além da interface interna com áreas especialistas e influência junto aos clientes. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos120/214 1. Introdução No mundo dos negócios, quando se fala em projeto, referência-se ao Project Management Institute (PMI), que é uma organização reconhecida internacionalmente, criada, em 1969, na Pensilvânia ( EUA), com sedes em aproximadamente 200 países. Há sedes regionais no Brasil e o PMI dedica-se a promover o profissionalismo e a ética em gestão de projetos. Em agosto de 1987, o PMI publicou o The Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que foi revisado em 1996 e atualizado em 2000 (2ª versão), 2004 (3ª versão) e 2008 (4ª versão). Serviu de base para as normas ISO 10.006 e NBR ISO 10.006, editadas em dezembro de 2000. De acordo com a norma ISO 10.006 – Diretrizes para qualidade de gerenciamento de projetos – projeto é “um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos.” Para o PMBOK, projeto é “um empreendimento temporário, planejado, executado e controlado, com o objetivo de criar um produto ou serviço único.” (XAVIER, 2005, p. 4-5). Link A NBR ISO 10.006 (versão atual é 2003) pode ser adquirida no site da Associação Brasileira de Normas Técnicas. Disponível em: <http:// www.abntcatalogo.com.br/norma. aspx?ID=15120>. Acesso em: 20 jan. 2014. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos121/214 Projetar significa formular um plano para satisfazer uma necessidade específica e solucionar um problema. Se há um problema ou dificuldade, deve ter uma solução. “Projetar é um processo inovador e altamente iterativo”, além de ser um processo de tomada de decisão. Nesse sentido, são tarefas do consultor: a) estabelecer alternativas de solução; b) estabelecer indicadores de desempenho; c) analisar e testar, simular e predizer o desempenho de cada alternativa, selecionando as alternativas satisfatórias e eliminando as insatisfatórias; d) escolher a melhor alternativa; e) implementar o projeto (SHIGLEY; MISCHKE; BUDYNAS, 2005). As características de um projeto são: a) a temporariedade; b) a individualidade do produto ou serviço; c) a complexidade; d) a incerteza. Temporariedade, porque todo projeto é finito, isto é, tem início e fim definidos. Por individualidade entende-se que o produto ou serviço de cada projeto é único. A partir dessas duas características, podem ser descritas as demais: a) empreendimento não repetitivo; b) sequência clara e lógica de evento, que permitem precisão durante a execução, acompanhamento e controle; c) ciclo de vida com início, meio e fim; d) objetivos, metas e resultados bem definidos e claros; e) sem a condução das pessoas, não há projeto; f) todo projeto usa recursos (materiais, financeiros e tecnológicos) (VARGAS, 2007). Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos122/214 As origens de um projeto em consultoria em Recursos Humanos (RH) decorrem de um dos seguintes fatores: a) por determinação superior – ou por desempenho interno não satisfatório (exemplo: inadequação do processo seletivo de profissionais); ou por projetos de implantação de novas metodologias tecnológicas ou de gestão (exemplo: identificação de competências); ou por projetos para adequação da organização diante da competitividade do mercado (exemplo: certificação ou normatização dos processos internos); b) por meio de uma solicitação do usuário – dificuldade de atendimento às necessidades; c) por recomendação do consultor interno. Independentemente da origem do projeto, o consultor deve elaborar uma análise criteriosa das informações de que dispõe e o objetivo que almeja alcançar. A partir do objetivo definido, é necessário obter a autorização dos gestores envolvidos e sua divulgação entre os participantes do projeto. Geralmente, um projeto de consultoria abrange mais de uma área e os gestores dessas áreas precisam autorizar a realização do projeto. Esse projeto deve ter as seguintes características: a) escopo; b) prazo; c) estabelecimento de recursos. O escopo determina abrangência, horizonte, início e conclusão. Para o projeto de implantação da universidade corporativa, por exemplo, para suprir a necessidade de desenvolvimento das competências dos colaboradores para Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos123/214 alinhar às estratégias organizacionais, o escopo pode ser visualizado no mapeamento das necessidades específicas, na identificação das competências para realização de treinamento e na elaboração e acompanhamento do treinamento desenvolvido. O prazo é constituído por etapas, durante um período de tempo determinado, e se encerra quando o objetivo é alcançado. O objetivo e o prazo possibilitam o estabelecimento dos recursos necessários: a equipe de trabalho e os recursos financeiros, materiais e tecnológicos. Estabelecidos o escopo, o prazo e os recursos necessários, o consultor precisará obter a autorização da empresa para início do projeto (LEITE et al., 2005). Todas as organizações de qualquer setor ou porte elaboram projetos. São alguns exemplos de projetos: implantação de uma política de RH, lançamento de um novo produto ou serviço, elaboração de um treinamento para os colaboradores, realização de uma mudança em processosde trabalho, produto ou estrutura organizacional. No entanto, vale ressaltar que um consultor é, primeiramente, um facilitador dos processos de mudança. Um consultor também pode prestar serviços técnicos de apresentação e implementação de conteúdos, processos e tecnologias em RH. Um exemplo é a contratação de consultores para implantação de um sistema de remuneração. Seguindo esse raciocínio, não poderia ser considerada Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos124/214 atividade de consultoria a prestação de serviços de terceirização da folha de pagamento ou a compra de um pacote de treinamento, por exemplo. 1.1 Políticas de Recursos Hu- manos Um dos significados do termo RH refere- se às políticas e práticas necessárias à gestão de pessoas nas organizações. São elas: a) análise e descrição de cargos e modelagem do trabalho; b) recrutamento, seleção e contratação de colaboradores; c) orientação e socialização de novos colaboradores; d) administração da remuneração; e) recompensas, benefícios e serviços sociais; f) avaliação de desempenho; g) sistemas de comunicação; h) treinamento, desenvolvimento e educação dos colaboradores; i) desenvolvimento organizacional (gestão das mudanças); j) higiene, segurança e Link Terceirização É o processo de transferência, para terceiros, de atividades que não constituem a essência tecnológica de produtos e serviços de uma organização e que não consolidam vantagens competitivas, tecnológicas ou comerciais, além da contribuição para o aumento de custos fixos. (OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Manual de consultoria empresarial: conceitos, metodologia, práticas. 9.ed. São Paulo: Atlas, 2010). Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos125/214 qualidade de vida no trabalho; k) relações com colaboradores e relações sindicais; l) documentação e relações trabalhistas. Essas políticas e práticas resumem-se em seis processos básicos em RH. 1.1.1 Processos de Recursos Humanos Os processos de RH (Figura 3.1) são classificados em: 1) agregar; 2) aplicar; 3) recompensar; 4) desenvolver; 5) manter; 6) monitorar pessoas. Os processos de agregar relacionam-se à inclusão de novos colaboradores; incluem as atividades de recrutamento e seleção de pessoas. Os processos de aplicar envolvem as atividades de orientação e acompanhamento dos colaboradores, atividades de desenho organizacional, análise e descrição de cargos, orientação das pessoas no exercício dos cargos e avaliação de desempenho. Os processos de recompensar incluem atividades relacionadas a recompensas, remuneração e benefícios e serviços sociais. Os processos de desenvolver tratam do treinamento, desenvolvimento e educação das pessoas, gestão do conhecimento, gestão de competências, programas de mudanças e desenvolvimento de carreiras e programas de comunicação e relacionamento. Os processos de manter incluem gestão da cultura e do clima organizacional, disciplina, higiene, segurança e qualidade de vida no trabalho e relações sindicais. Dos processos de monitorar fazem Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos126/214 parte as atividades de manutenção de banco de dados e sistemas de informações gerenciais (CHIAVENATO, 2004). Figura 3.1 – processos em RH (elaborada pela autora). Qualquer um desses processos pode receber projetos de consultoria de RH interna ou externa ou interna e externa de forma conjunta. Para apresentar um projeto de consultoria, é necessário definir, inicialmente, o modelo de consultoria. 2. Construção do Modelo de Consultoria em RH À medida que as organizações foram mudando para atender às necessidades do mercado globalizado, a realização das atividades de consultoria em RH também foram mudando para atender às necessidades organizacionais. O foco do trabalho de uma consultoria em RH pode se situar em pessoas, grupos, processos, Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos127/214 sistemas, estruturas, estratégias, de forma isolada ou complementar. Na atualidade, as atividades de consultoria em RH envolvem ações estratégicas, alinhadas aos negócios de forma sistêmica. Muitas vezes um problema apontado pelo cliente pode ter várias formas de interpretar quando percebido de uma forma sistêmica. Diante da dificuldade em se encontrar um único modelo de consultoria em RH, estudiosos desenvolveram o modelo de otimização da performance humana (LEITE et al., 2005). 2.1 Consultoria em Performan- ce Humana O modelo da otimização da performance humana é um “processo sistemático para reduzir as defasagens entre os objetivos organizacionais e a performance humana”, foi desenvolvido integrando as ideias de Peter Drucker, Chris Argyris, Peter Senge, Thomas Gilbert, Robert Mager e Geary Rummler. O conceito de performance pode ser compreendido nas definições do Baldrige National Quality Program, que apontou excelência como “uma abordagem integrada para a gestão da performance organizacional”, cujos resultados levem: a) à agregação de valor ao cliente, em forma de melhoria contínua, Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos128/214 contribuindo para o sucesso do mercado; b) à melhoria da efetividade e capacidade organizacional; c) à aprendizagem pessoal e organizacional. Por outro lado, o Programa Nacional da Qualidade elenca oito categorias em que as organizações precisam mostrar competência: 1) liderança; 2) estratégias e planos; 3) clientes; 4) sociedade; 5) informações e conhecimento; 6) pessoas; 7) processos; 8) resultados. Percebe-se, então, que há impactos da gestão de pessoas sobre a performance humana (LEITE et al., 2005, p. 72-73). Ao olhar para a organização como um sistema, é necessário observar as seguintes perspectivas (LEITE et al., 2005, p. 73): a) De negócio do cliente: objetivos operacionais e estratégicos. b) De performance: requisitos comportamentais. c) De aprendizagem: habilidades e conhecimentos. d) Do ambiente de trabalho: sistemas, procedimentos e processos. O processo de consultoria em performance humana compõe-se de cinco fases (Figura 3.2): 1) demonstração de gap; 2) identificação das causas; 3) seleção de intervenções; 4) gestão da mudança; 5) avaliação. A demonstração do gap é a análise do negócio e a necessidade, estabelecendo a defasagem existente entre os objetivos esperados e a Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos129/214 performance apresentada. O gap representa a diferença entre a situação atual e aonde a organização quer chegar. Na identificação das causas, o consultor irá procurar as causas geradoras do gap. Considerando-se a organização como um sistema, geralmente as causas não estão apenas numa área. Por isso, o consultor irá considerar fatores como conhecimento, motivação, recursos físicos, estrutura, processos e informação. Na fase de seleção de intervenções, o consultor definirá as intervenções adequadas. São exemplos de intervenções: a) Assessments individuais ou grupais. b) Sistemas de compensação. c) Modelagem de competências. d) Fortalecimento de equipe. e) Grupos focais para análise de problemas. f) Coaching e mentoring. g) Mapeamento de processos. h) Políticas e procedimentos. i) Pesquisas de clima e cultura. j) Outplacement. k) Action learning. l) Sistemas de reconhecimento e recompensa. Após as análises dos custos e benefícios e a definição das ações, inicia-se a fase de gestão da mudança. Acontecem as ações referentes às mudanças necessárias Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos130/214 para se alcançar os objetivos que a organização pretende alcançar, zerando o gap existente.Cabe ao consultor sugerir medidas de resultado ou indicadores para avaliação dos resultados das mudanças. A última fase do processo de consultoria em performance humana é a avaliação: os objetivos iniciais devem ser revistos e monitorados, demonstrando os resultados obtidos. Esse feedback é o principal elemento da comunicação entre a organização e a consultoria. Com o gap zerado, encerra-se o processo. Esse modelo apresenta características sistêmicas e aplica-se a diferentes situações organizacionais (LEITE et al., 2005, p. 76). Link Acesse o site: Sociedade Brasileira de Coaching. Diponível em: <http://www.sbcoaching.com. br/?gclid=CJXp0oyc2qQCFYxU2godL- 0jAMQ>. Acesso em: 1 out. 2012. É um centro de referência em coaching no Brasil. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos131/214 Figura 3.2 – As cinco fases do processo de consultoria em performance humana. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos132/214 Fonte: elaborada a partir das informações de Leite (et al., 2005). 3. Intervenção em Consultoria Em RH Diante dos problemas detectados pela consultoria, desde o nível operacional até o estratégico, dos trabalhadores aos acionistas, as atividades de consultoria promovem intervenções tanto no aspecto técnico como no sistema social. Há três níveis de intervenção para o aumento do desempenho humano: 1) o cargo ou ocupante do cargo, incluindo equipes de trabalho; 2) os processos; 3) a organização como sistema gerador de produtos ou serviços com retorno financeiro para os acionistas. Esses três elementos – a organização, os processos e o ocupante do cargo – são interdependentes, como a seguinte metáfora: a organização representa o sistema ósseo; os processos, o sistema muscular e o ocupante do cargo, o sistema nervoso central. Uma falha em qualquer um dos três Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos133/214 elementos interferirá no funcionamento dos outros dois (LEITE et al., 2005). A intervenção pode acontecer em nível individual: assessment individual, avaliação e análise de desempenho, treinamento em serviço no próprio local de trabalho (treinamento on-the-job), coaching e mentoring, ergonomia, redesenho de cargo, são alguns exemplos. A intervenção pode ser em nível grupal: estratégias para trabalho em equipe, por exemplo. A intervenção pode ultrapassar os limites da própria organização, como acontece quando envolvem matriz e filial. A intervenção também pode abranger toda a organização, como na implantação de sistemas informatizados de gestão. Geralmente, as intervenções em RH envolvem toda a organização e o processo de intervenção na gestão da mudança acontece em fases: 1) o envolvimento; 2) o desenvolvimento; 3) a internalização. Para que as mudanças atinjam os resultados, é primordial o envolvimento das pessoas, iniciando pelo desenvolvimento do desejo e interesse em participar da mudança. Não há envolvimento sem desenvolvimento, que é a capacidade da pessoa envolvida em descrever a situação atual, identificar a situação desejada, definir o gap existente e usar o conhecimento para eliminá-lo ou reduzi-lo em busca do resultado esperado. A internalização tem relação com a sensação de conforto, com a integração da razão e da emoção, integrando a mudança no cotidiano de trabalho (LEITE et al., 2005). Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos134/214 4. Gerenciamento do Projeto O gerenciamento de um projeto é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades planejadas para atender às necessidades e expectativas durante o decorrer de um projeto. 4.1 Fases de um Projeto As fases de um projeto são integradas e exigem que, tanto o consultor, como a equipe de desenvolvimento, tenham a visão de todo o projeto. As fases do ciclo de vida de um projeto (VARGAS, 2007) são: a) Fase de iniciação: ocorre quando uma necessidade é identificada e transformada em problema a ser resolvido. Nessa fase, a missão e o objetivo são definidos, assim como as melhores estratégias são selecionadas. b) Fase de planejamento: acontece o detalhamento de todas as atividades que serão realizadas pelo projeto. c) Fase de execução: as atividades planejadas são colocadas em ação. d) Fase de monitoramento e controle: o objetivo é acompanhar e controlar as ações que estão sendo realizadas no projeto, de forma a propor ações corretivas e preventivas. e) Fase de encerramento: acontece a finalização do projeto.Ocorrem Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos135/214 discussões e análises para que falhas não ocorram em novos projetos, gerando aprendizado contínuo. Essas fases completam o chamado ciclo de vida de um projeto. A metodologia para gerenciamento de projetos pode variar de acordo com as organizações e os consultores. O Guia PMBOK ajuda a compreender os processos de gestão de projetos. Segundo o PMBOK (2004), nove são os processos integrados para o gerenciamento de projetos: 1. Gerenciamento da integração: engloba os processos requeridos para assegurar que o todo seja sempre beneficiado. 2. Gerenciamento de escopo: engloba os processos requeridos para assegurar que todo o trabalho requerido seja incluído. 3. Gerenciamento de tempo: engloba os processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto. 4. Gerenciamento de custos: engloba os processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto com o orçamento previsto. 5. Gerenciamento da qualidade: engloba os processos requeridos para assegurar a conformidade com as solicitações do contratante do produto ou serviço. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos136/214 6. Gerenciamento de recursos humanos: engloba os processos requeridos para assegurar gerir as pessoas envolvidas no projeto. 7. Gerenciamento das comunicações: engloba os processos requeridos para assegurar que as informações sejam obtidas e socializadas. 8. Gerenciamento de riscos: tem a finalidade de planejar, identificar, qualificar, quantificar, responder e monitorar os riscos do projeto. 9. Gerenciamento das aquisições: engloba os processos requeridos para aquisição de bens e serviços, suprimentos ou contratos fora da organização promotora. Para saber mais Sistema Promon de Gerenciamento de Projetos Disponível em: <http://www.promon.com.br/ pt-br/sala-de-imprensa/Paginas/Promon- Engenharia-PMO-do-Ano-.aspx>. Acesso em: 20 jan. 2014. A Promon apresenta os elementos do gerenciamento de projetos, desde a definição e o histórico do projeto, os modelos de maturidade e aspectos críticos que são considerados para garantia do sucesso na prática da gestão de projetos. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos137/214 Gerenciamento da integração (Figura 3.3) é subdividido em sete processos: 1. Desenvolver o termo de abertura do projeto – autorização formal da realização de um projeto ou de uma fase dele. 2. Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto. 3. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto – documentação e ações para definição, preparação, integração e coordenação de todos os planos. 4. Orientar e gerenciar a execução do projeto. 5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto. 6. Controle integrado de mudanças – revisão das solicitações de mudança, aprovação e controle de mudanças. 7. Encerrar o projeto – finalização de todas as atividades. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos138/214 Figura 3.3 – Gerenciamento da integração de projetos. O PMI desenvolveu um programa de certificação de profissionais em gestão de projetos como objetivo de conceder certificado internacional a profissionais que atendam aos requisitos de formação dessa organização. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos139/214 5. Conclusão Percebe-se a necessidade crescente de alinhamento das políticas e práticas de RH às estratégias e objetivos organizacionais, considerando-se o todo integrado entre pessoas, processos e organização e essas partes relacionando-se de forma sistêmica. Essa percepção parece conduzir ao sucesso os consultores tanto no modelo de consultoria interna como na consultoria externa de RH. Os Guias, como o PMBOK, e os critérios de excelência para o Prêmio Nacional de Qualidade servem como diretrizes, mas a metodologia para gerenciamento de projetos poderá variar segundo as competências dos consultores e suas adequações com as organizações contratantes. Não há receitas prontas, mas a diferença está na competência dos consultores. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos140/214 Glossário Terceirização: é o processo de transferência, para terceiros, de atividades que não constituem a essência tecnológica de produtos e serviços de uma organização e que não consolidam vantagens competitivas, tecnológicas ou comerciais, além da contribuição para o aumento de custos fixos. GAP: representa a diferença entre a situação atual e aonde a organização quer chegar. significado da palavra-chave. PMI: Project Management Institute (PMI) é uma organização reconhecida internacionalmente, criada, em 1969, na Pensilvânia ( EUA), com sedes em aproximadamente 200 países. Há sedes regionais no Brasil e o PMI dedica-se a promover o profissionalismo e a ética em gestão de projetos. significado da palavra-chave. Questão reflexão ? para 141/214 Elabore um texto reflexivo sobre as principais dificuldades para implantação de consultoria interna em RH. 142/214 Considerações Finais Você aprendeu nesta aula sobre: • Como elaborar projetos de consultoria em RH, destacando a construção do modelo de consultoria e definição de políticas de RH; • Revisão dos processos de trabalho e definição da estrutura. • Principais dificuldades à implantação da consultoria interna em RH e como superá-las, • Interface interna com áreas especialistas e influência junto aos clientes. Unidade 3 • Projetos de Consultoria em Recursos Humanos143/214 Referências CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 2.ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. Guia PMBOK: um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos. 4.ed. Pennsylvania: Project Management Institute, 2008. LEITE, Luiz Augusto Mattana da Costa et al. Consultoria em gestão de pessoas. Rio de Janeiro: FGV, 2005. SHIGLEY, Joseph E.; MISCHKE, Charles R.; BUDYNAS, RICHARD G. Projeto de engenharia mecânica. 7.ed. Porto Alegre: Bookman, 2005. VARGAS, Ricardo Viana. Manual prático do plano de projeto: utilizando PMBOK Guide. 3.ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2007. XAVIER, Carlos Magno da Silva. Gerenciamento de projetos: como definir e controlar o escopo do projeto. São Paulo: Saraiva, 2005. 144/214 Assista a suas aulas Aula 3 - Tema: Projetos - Bloco I Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ f75f610d4e082b82cc02698c0379aa62>. Aula 3 - Tema: Políticas de Recursos Humanos - Bloco II Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ 40d1eee42d0051ea800281bc67738c72>. 145/214 Assista a suas aulas Aula 3 - Tema: Construção do Modelo de Consultoria De RH - Bloco III Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ f224d721f4a8c9422ffb85ad5dd4a989>. Aula 3 - Tema: Gerenciamento do Projeto - Bloco IV Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ 02682433f51e9639b9e921aecd5d2179>. 146/214 1. São características de um projeto: I. Temporariedade. II. Incerteza. III. Gap. IV. Ciclo de vida. V. Individualidade. VI. Mapeamento de processos. Estão corretas apenas as afirmativas contidas em: a) I, II, III e V. b) I, II, IV e V. c) II, III e V. d) I, II, III e IV. e) I e II Questão 1 147/214 2. O ciclo de vida de um projeto é composto de cinco fases. Numere a co- luna da direita baseando-se na informação da coluna da esquerda. 1) Encerramento ( ) Realização das ações. 2) Execução ( ) Finalização do projeto. 3) Planejamento ( ) Proposta de ações corretivas. 4) Monitoramento ( ) Detalhamento das ações. 5) Iniciação ( ) Identificação de uma necessidade. Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta da coluna da direita, de cima para baixo. a) 3 – 5 – 1 – 2 – 4. b) 5 – 2 – 1 – 4 – 3. c) 1 – 3 – 4 – 5 – 2. d) 2 – 1 – 4 – 3 – 5. e) 1 – 2 – 3- 4 – 5 Questão 2 148/214 3. Projeto de consultoria em RH é um processo inovador e altamente ite- rativo, além de ser um processo de tomada de decisão para promover mu- danças, objetivando o alinhamento entre os negócios e as ações de gestão de pessoas. Sobre projetos de consultoria em RH, assinale a alternativa INCORRETA. a) A função do consultor é acompanhar todas as etapas do projeto de consultoria, fornecendo aconselhamento à empresa-cliente. b) Cabe ao consultor a execução de todas as atividades propostas por ele no projeto, como solução aos problemas identificados na empresa-cliente. c) O consultor deve demonstrar sua competência e experiência, impondo suas convicções e ações propostas no projeto de consultoria ao cliente. d) A finalidade principal da consultoria em RH é agregar valor, entregando benefícios e resultados à organização, contratante de seus serviços. e) Os projetos de Consultoria de RH devem, preferencialmente, seguir a metodologia do PMBOK. Questão 3 149/214 4. Os processos de RH são classificados em: 1) agregar; 2) aplicar; 3) re- compensar; 4) desenvolver; 5) manter; 6) monitorar pessoas. Identifique a alternativa abaixo que refere-se ao processo de AGREGAR pessoas: a) Inclusão de novos colaboradores, atividades de recrutamento e seleção de pessoas. b) Descrição de cargos. c) Remuneração e benefícios e serviços sociais d) Treinamento. e) Desenvolvimento de Carreiras Questão 4 150/214 5. Os processos de RH são classificados em: 1) agregar; 2) aplicar; 3) re- compensar; 4) desenvolver; 5) manter; 6) monitorar pessoas. Identifique a alternativa abaixo que refere-se ao processo de MANTER pessoas: a) Inclusão de novos colaboradores, atividades de recrutamento e seleção de pessoas. b) Gestão da Cultura e do clima organizacional. c) Programas de Bônus. d) Gestão do conhecimento. e) Desenvolvimento de Carreiras Questão 5 151/214 Gabarito 1. Resposta: B. 2. Resposta: D. 3. Resposta: C. 4. Resposta: A. Os processos de agregar relacionam-se à inclusão de novos colaboradores; incluem as atividades de recrutamento e seleção de pessoas. 5. Resposta: B. Os processos de MANTER incluem gestão da cultura e do clima organizacional, disciplina, higiene, segurança e qualidade de vida no trabalho e relações sindicais. 152/214 Unidade 4 Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados Objetivos 1. Aprender a mensurar e apresentar os resultados de consultorias, compreender os principais indicadores de RH (informações gerenciais, de funcionário e observação do ambiente); 2. Apresentar os resultados de consultoria; 3. Analisar as tendências e recomendações. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuraçãoe Apresentação de Resultados153/214 1. Introdução Como já foi visto, a atividade de consultoria já existe há muito tempo, porém, no contexto atual, aponta como uma tendência para a atuação profissional. Essa realidade pode ser analisada por diferentes ângulos, por exemplo, como consequência de mudanças estruturais que vão, desde a globalização, a adequação das organizações aos novos padrões de competitividade, a evolução dos modelos de gestão, até, a própria redefinição do papel do profissional da área de gestão de pessoas. Outra perspectiva de análise é a do mercado e das relações de trabalho em que se coloca uma nova questão, segundo Mocsányi (2003): “o vínculo deste século XXI deverá ser com o trabalho que cada um sabe fazer, e não mais com o emprego ou com o empregador”. Diante do quadro que se apresenta, cabe ao profissional da área de gestão de pessoas, não só conhecer as tendências, como, também, estar preparado para atuar de acordo com elas, além de preparar o ambiente organizacional e as pessoas para ação adequada ao novo contexto. Essa missão pode ser desenvolvida por meio do papel de consultoria, interna ou externa, podendo ainda ser considerada como uma atuação em nível estratégico ou apenas focada em subsistemas de gestão. De qualquer forma, deve ser capaz de gerar resultados e promover a abertura para mudanças. Durante essa aula, serão apresentados e discutidos alguns Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados154/214 conceitos, ferramentas e exemplos que podem dar suporte ao cumprimento dessa missão. 2. A Importância da Consultoria em RH: Mensuração e Apresen- tação de Resultados Durante o desenvolvimento desse curso, ao longo das reflexões provocadas por esse módulo, foi levantada a questão das mudanças no mundo, que provocaram - e continuam provocando - mudanças nos modelos de gestão organizacional e, consequentemente, nas relações de negócios e de trabalho. No contexto atual, é claramente essencial compreender que as organizações necessitam desenvolver uma visão estratégica que se reflita em ações também estratégicas para que sobrevivam e progridam. Agregando a essa visão a nova forma de entender as organizações como organismos sistêmicos, chega-se facilmente à conclusão de que, sendo um dos sistemas componentes de qualquer organização, a área de gestão de pessoas deve estar alinhada a estratégia organizacional e, mais, deve colaborar ativamente para que as organizações se tornem competitivas por meio da gestão das pessoas. Nesse sentido, Sheila Fonseca, Diretora de RH da Chemtura, comentou em sua palestra no IV CONVIRH uma pesquisa divulgada pela Harvard Business School, em que os clientes de RH (gestores de todas Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados155/214 as demais áreas de uma empresa) indicam as 5 reclamações mais frequentes: RH não entende sobre o negócio; cuidam mais de processos do que de resultados; espera que os demais entendam o discurso do RH; tem um discurso muito específico; não dão respostas claras e objetivas, falam de ações e são vagos; é um instrumento somente para a alta direção (para CEO’s, Diretores e Gerentes). Por outro lado, a mesma Diretora argumenta que empresas líderes e bem sucedidas acreditam que a área de RH pode dar suporte aos negócios, que a gestão de pessoas pode ser um diferencial competitivo, ser um pilar de sustentação e parceira do negócio. Essa “nova” postura significa uma oportunidade e um desafio para o qual o trabalho de consultoria deve contribuir. Para saber mais Leia o artigo: CAMELO, Sandra. Novas Demandas em Consultoria. Disponível em: <http://www. ibco.org.br/index.php?option=com_conte nt&view=article&id=977&catid=15:artigos- publicados&Itemid=644>. Acesso em: 20 jan. 2014. Ele inclui as diversas esferas de atuação em consultoria, especialmente a esfera “Pessoas”. Como desafio, implica em enfrentar a distância incômoda entre o discurso e a prática, que ainda é percebida em algumas organizações, compreender o contexto, o Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados156/214 negócio e aprender a “falar” a linguagem dos negócios. Como oportunidade, existe um espaço que os gestores de pessoas podem ocupar no nível estratégico das organizações, como detentores de know how e competência para potencializar o capital humano. Dessa forma, a nova postura exigida dos profissionais da área de gestão de pessoas (gestores, consultores internos, equipe em geral) também se aplica, e de forma muito mais enfática, aos profissionais que se dedicam à consultoria externa. A dualidade da situação proposta (desafio/ oportunidade) demanda que o trabalho de consultoria possa contribuir diretamente com os gestores, agindo, também, estrategicamente e pautando seus projetos por resultados que sejam mensuráveis e possam agregar valor a empresa-cliente. Há, portanto, a necessidade de identificar, traduzir e relacionar ativos intangíveis, que até então eram considerados como “não passíveis de mensuração” (como competências, motivação, comprometimento, satisfação dos colaboradores) em resultados tangíveis e mensuráveis que tenham significado objetivo para o desempenho da organização (como índices de melhoria da qualidade dos produtos, aumento do volume de vendas ou índice de fidelização de clientes). Reforçando essa visão, e até indo um pouco além, Silva (2002) afirma que: “isso significa repensar ou inverter conceitos Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados157/214 predefinidos das ações estratégicas de recursos humanos, não só sob a ótica das pessoas e organizações em sim, mas também em relação à competitividade do negócio”. A competitividade dos negócios está diretamente condicionada à estratégia organizacional, que, em termos práticos, deve estar refletida na elaboração do Planejamento Estratégico de cada organização. Por sua vez, o planejamento estratégico de RH deve estar alinhado às estratégias da organização para que os resultados de suas ações tenham reflexo positivo nos resultados gerais da organização em questão. Os serviços de uma consultoria devem se alinhar a essa sequência, instrumentalizando, fortalecendo e facilitando as ações propostas pelo planejamento estratégico de RH. A figura 4.1 apresenta o conceito de Planejamento Estratégico de RH. Figura 4.1 – Planejamento Estratégico de RH. Fonte: elaborada pela autora. Uma das ferramentas de gestão que tem sido preconizada no meio empresarial como base eficiente para traduzir o Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados158/214 planejamento estratégico em ações, incluindo o subsistema de gestão de pessoas, é o Balanced Scorecard (BSC). O BSC deve considerar o desempenho organizacional sob quatro perspectivas básicas: Finanças, Clientes, Processos Internos, Aprendizado e Crescimento e, segundo Barduchi (2006, p. 13), por ser uma ferramenta completa que traduz a visão e a estratégia da empresa num conjunto coerente de medidas de desempenho, as empresas o adotam cada vez mais, buscando uma linguagem para comunicar a visão da instituição e a estratégia a ser usada, utilizando indicadores para informar os funcionários sobre os vetores do sucesso atual e futuro. O que faz com que o BSC seja uma poderosa ferramenta de gestão é justamente o fato de que ele facilita a visualização das relações de causa e efeito entre as diferentes perspectivas do desempenho, possibilitando definir ações e avaliar seus resultados de forma integrada e equilibrada (Figura 4.2). Unidade 4 • Consultoria em RH:Mensuração e Apresentação de Resultados159/214 Figura 4.2 – Relação de Causa e Efeito entre os Indicadores do BSC. Fonte: Serra (et al., 2004, p. 129 apud Leite 2005, p. 119). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados160/214 Embora pareça mais evidente que a ação da consultoria, com foco em gestão de pessoas, seja demandada apenas na dimensão “aprendizado e crescimento”, uma análise mais atenta permite perceber que o trabalho de consultoria pode estar vinculado diretamente a qualquer uma das dimensões, pois, quando se considera a definição “das iniciativas”, todas elas poderão ser decididas, planejadas e executadas por colaboradores da empresa, mas podem demandar um trabalho de consultoria no que tange a: sugestão (a partir de um diagnóstico), instrumentalização (a partir da apresentação de técnicas, metodologia e ferramentas), apoio (por meio de planejamento, orientação) ou mesmo avaliação de programas já existentes ou em andamento. Da mesma forma, a própria consultoria (enquanto empresa constituída) pode adotar o BSC como uma ferramenta de gestão de seus projetos, obtendo clareza e precisão na apresentação de resultados a empresa-cliente. Apesar das evidentes vantagens que apontam para adoção de uma ferramenta como o BSC, torna-se relevante considerar que, por sua sofisticação e abrangência, é esperado que essa ferramenta ainda seja aplicada apenas por organizações que possuem certo nível de estruturação. Segundo Barduchi (2006, p.15), para que a aplicação dessa ferramenta seja viável, é necessário que a organização já Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados161/214 tenha adotado a prática de elaborar um planejamento estratégico de negócios e de pessoas, possua uma área de gestão de pessoas estruturada estrategicamente e que as pessoas estejam envolvidas e motivadas para mudanças. Cabe, então, ao consultor identificar (mediante o processo de diagnóstico) em que nível de estruturação a empresa-cliente se encontra para inserir adequadamente a sua proposta de intervenção e, consequentemente, a forma como pode contribuir com a organização e apresentar os resultados de seu trabalho. Tendo definido a importância da ação estratégica da consultoria, por meio da mensuração e apresentação de resultados, na próxima seção serão identificadas algumas maneiras de atender a necessidade de definir parâmetros para os resultados na prática profissional de consultoria. 3. Principais Indicadores de RH: Informações Gerenciais, de Funcionário e Observação do Ambiente “Quem não mede não chega” (Ricardo Malfitano1) Utilizando-se desse raciocínio, Assis (2005) ressalta a importância de que os profissionais da área de gestão de pessoas se lancem ao desafio de tornar 1 Vice presidente mundial da Praxair, nos EUA e ex-presidente da White Martins no Brasil, citado em Siqueira (2005). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados162/214 mensuráveis os resultados de suas ações e propostas para que possam participar efetivamente do processo decisório e estratégico nas organizações. Medir é um grande e permanente desafio, particularmente – mas não exclusivamente – quando medições estão ligadas a aspectos não financeiros. A idéia de que quem não mede não chega vale, portanto para Organizações (governos, ONGs, Escola, Igrejas, Sindicatos, etc.). Vale também – e obviamente – para os que participam, integram equipes, conduzem ou implementam projetos ligados à gestão do maior ativo das Organizações: o ser humano, (ASSIS, 2005, p.18). Mas, como e o que deve ser medido, para que seja possível apresentar os resultados do trabalho de consultoria de forma clara e convincente? É preciso identificar os indicadores mais adequados e de possível mensuração para cada situação ou empresa-cliente. De acordo com Crocco e Guttmann (2005), para cada avaliação ou medida desejada, podem ser estabelecidos quatro tipos de indicadores: quantitativos, qualitativos, tempo e financeiros (Figura 4.3). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados163/214 Figura 4.3 – Quatro Indicadores para Avaliação Fonte: elaborada pela autora fundamentada em Crocco e Guttmann (2005). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados164/214 A definição dos indicadores válidos para uma organização depende diretamente das características intrínsecas a cada organização, que são o reflexo da cultura organizacional, de seu posicionamento estratégico e do envolvimento dos gestores e de todo o quadro de colaboradores na consecução dos objetivos organizacionais. Com relação à escolha do indicador a ser utilizado para mensuração de resultados, Becker (2001) afirma que: “raciocinar estrategicamente sobre mensuração significa compreender se o sistema de mensuração que se tem em mente fornecerá os tipos de informações que o ajudarão a gerenciar estrategicamente a função de RH”. Salienta ainda que o raciocínio na escolha do sistema de mensuração deve seguir o sentido “de cima para baixo”, ou seja, considerar que a estratégia organizacional deve condicionar as estratégias de RH (como já foi discutido). Diferencia esse raciocínio de seu oposto (“de baixo para cima”) que significa focar a atenção apenas nos indicadores que estão disponíveis, o que enfraqueceria a credibilidade estratégica de RH. A título de ilustração, veja um exemplo: suponha que um dos objetivos organizacionais seja “desenvolver serviços de qualidade superior”. No entanto, os gerentes de linha estão enfrentando problemas com a alta rotatividade dos funcionários e o cumprimento de metas anteriores não tem sido devidamente recompensado. De que maneira Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados165/214 conseguirão atingir os níveis de qualidade desejados? Pergunta Becker (2001. p.52). Caberia ao consultor identificar esses indicadores e compilar as informações que possibilitem estabelecer uma relação causal entre estes e o objetivo desejado para propor as ações necessárias. A possibilidade de um consultor conseguir acessar as informações estratégicas junto a empresa-cliente está condicionada ao tipo de consultoria contratada, da sua abrangência, bem como de características inerentes a própria organização. Mesmo levando em consideração a recomendação de Becker (2001), antes de escolher os indicadores mais apropriados a cada caso (empresa-cliente), é importante conhecer minimamente os indicadores existentes e disponíveis. Em empresas que possuem uma área de gestão de pessoas bem estruturada, geralmente, esses indicadores são sistematicamente registrados e merecem acompanhamento contínuo e, embora em empresas pouco estruturadas, as mesmas informações possam existir, na maioria das vezes, não são devidamente registradas e analisadas. Os indicadores passíveis de análise, segundo Assis (2005), poderiam estar agrupados em blocos da seguinte forma: indicadores demográficos; indicadores financeiros; indicadores operacionais, de processo ou de desempenho; indicadores de clima organizacional e balanço social. Esses blocos podem, ainda, ser desdobrados em indicadores específicos (Figuras 4.4 a 4.8). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados166/214 Figura 4.4 – Indicadores Demográficos Bloco: Indicadores Demográficos Objetivo Ajudar na compreensão do capital humano disponível, por meio de dados relativos a diversos indicadores que, isoladamente ou em conjunto com outros, auxilia no entendimento da quantidade, da disponibilidade, da diversidade da força de trabalho, da rotatividade e da formaçãodos recursos humanos. Indicadores Específicos (exemplo) Número de funcionários ou número médio de funcionários; proporção de estagiários e trainees sobre o efetivo de empregados; absenteísmo; índice de entrada (admissão), índice de saída (ou desligamento), turnover; composição de empregados por sexo, amplitude de comando; suporte de RH. Fonte: elaborada pela autora fundamentada em Assis (2005). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados167/214 Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados168/214 Figura 4.5 – Indicadores Financeiros Bloco: Indicadores financeiros Objetivo Dizem respeito ao investimento que as empresas fazem em pessoas. Podem ainda ser úteis para (como um desfio) tentar demonstrar o retorno do investimento em pessoas a exemplo do retorno que a empresa busca e calcula diante de outros tipos de investimento (ROI). Indicadores Específicos (exemplos) Salário médio por empregado; custo médio por RH; retorno médio por empregado; receita média por empregado; lucro líquido por empregado; custo de alimentação por empregado; custo com saúde por empregado; custo com saúde por usuário; participação das despesas de treinamento no lucro; retorno do investimento em treinamento; custo de T&D por empregado; valor orçado/previsto versus realizado. Fonte: elaborada pela autora, fundamentada em Assis (2005). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados169/214 Figura 4.6 – Indicadores operacionais, de processo ou de desempenho. Bloco: Indicadores operacionais, de processo ou de desempenho (ou indicadores de eficácia) Objetivo Indicadores que podem ser combinados entre si ou com outros já citados, poderão compor um sistema de medição de processos ligados à gestão de RH. Indicadores Específicos (exemplos) Tempo médio de preenchimento de vagas; índice de preenchimento de vagas no prazo; índice de adequação do empregado à vaga; índice de retenção; índice de utilização do plano de sucessão para preenchimento de vagas; índice de empregados de alta performance; índice de empregados de “alto potencial”; satisfação dos clientes (internos e externos); percentual de remuneração variável sobre os salários; percentual de remuneração variável no total da remuneração direta; percentual das horas-extras sobre o total de salários; horas de treinamento pelo número de empregados; índice de empregados em programas de T&D; índice de efetividade do treinamento, índice de qualidade de equipe; número médio mensal de empregados-usuários do plano de saúde; número e concessões de aumentos espontâneos; crescimento médio dos salários por aumentos espontâneos. Fonte: elaborada pela autora, fundamentada em Assis (2005). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados170/214 Figura 4.7 – Indicadores de clima organizacional. Bloco: Indicadores de Clima Organizacional Objetivo Tem, na maioria das vezes, o propósito de identificar a percepção dos empregados com relação às suas políticas, práticas, produtos e serviços; permitir o entendimento dos pontos com potencial de melhoria e estimular planos de ação; estimular o alinhamento de expectativas da organização e dos empregados. Indicadores Específicos Embora possam variar muito com relação aos aspectos focados de acordo com a metodologia utilizada pelo profissional de RH (ou consultor) que conduz o projeto, alguns aspectos gerais são comuns: Grau de satisfação com os pares; grau de satisfação com os superiores; grau de satisfação com políticas e práticas de RH; grau de satisfação com a organização. Fonte: elaborada pela autora, fundamentada em Assis (2005). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados171/214 Figura 4.8 – Balanço social e responsabilidade social. Bloco: Balanço Social e Responsabilidade Social Objetivo Ações que auxiliam na promoção da educação, saúde, cultura e bem-estar social podem contribuir para a redução dos encargos sociais bem como para a ampliação da base de consumo de uma comunidade, gerando reflexos como: geração de renda e dinamismo da economia local. Indicadores Específicos Balanço social: base de cálculo, composta pela receita líquida (RL), resultado operacional (RO), Folha de Pagamento Bruta (FPB); indicadores sociais internos; indicadores sociais externos; indicadores ambientais; indicadores de corpo funcional; informações relevantes quanto ao exercício da Cidadania Empresarial (modelo do Ibase – Instituto Brasileiro de Análises Sociais e Econômicas). Fonte: elaborada pela autora com base em Assis (2005). Pode-se observar que todos os indicadores apresentados pelo autor resultam em informações numéricas que, portanto, possibilitam a mensuração objetiva de aspectos relevantes para a gestão estratégica de pessoas. Em outras palavras, permitem a tradução de aspectos intangíveis em tangíveis, de percepções subjetivas em informações objetivas. Da análise desses indicadores, podem emergir conclusões amplas de cunho qualitativo, de tempo e financeiro, Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados172/214 conforme classificação de Crocco (2005), que devem fundamentar as propostas e projetos de consultoria, bem como servir de base para avaliação de seus resultados. 3.1 Apresentação dos Resulta- dos de Consultoria A apresentação de resultados, como foi discutido, é um fator crítico para o reconhecimento da importância estratégica do trabalho de RH dentro das organizações. O mesmo desafio se coloca aos consultores no sentido de comprovar a sua competência técnica e a qualidade dos trabalhos executados junto à empresa-cliente, sendo que a melhor maneira de atingir esse objetivo é a concretização e apresentação de resultados claros e consistentes. Para o desenvolvimento desse tema, serão retomados alguns conceitos tratados nas aulas anteriores e, também, focar as discussões em um tipo específico de consultoria para que seja possível avançar e demonstrar exemplos de forma objetiva. • De acordo com a classificação dos tipos de consultoria (apresentada na aula 1), com relação ao aspecto “abrangência” a consultoria, que pode ser “especializada” ou “total”, será discutida a consultoria especializada. • Com relação às fases da consultoria definidas por Block (2001), será referida à fase de extensão, reciclagem ou término. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados173/214 • Como exemplo de proposta de consultoria, será adotado o modelo apresentado na aula 1. A apresentação de resultados referentes a um trabalho de consultoria, de forma clara e objetiva, pressupõe a habilidade da consultoria na gestão próprio trabalho. Uma forma de realizar essa gestão, bem como de acompanhar e apresentar resultados para as empresas-clientes, é considerar cada trabalho a ser desenvolvido como um “projeto”. Essa é uma tendência percebida entre consultorias de todos os portes. Conceitualmente, projeto é um trabalho (ou um conjunto de atividades) a ser executado, com objetivo final e prazos bem definidos, envolvendo um grupo de pessoas que trabalham em conjunto (DUFFY, 2002). Link Leia o artigo: SILVA, G. A. V.; BASQUES, P. V.; FACCO, F. C. Conectando Recursos Humanos e Estratégia: em busca de indicadores de resultados na Gestão De Pessoas. Disponível em: <http:// www.abconsultores.com.br/pdfs/ conectando_gestao_pessoas.pdf>. Acesso em: 20 jan. 2014. Ele ilustra de forma profunda as discussões dessa aula, pois mostra os resultados de um estudo realizado sobre as mudanças ocorridas nas funções da área de Gestão de pessoas e da consequente necessidade de demonstrar objetivamente a importânciadas contribuições para o negócio da empresa. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados174/214 Um trabalho de consultoria, com foco em gestão de pessoas, pode ter um objetivo abrangente, como, por exemplo, um diagnóstico organizacional envolvendo a realização de pesquisa de clima junto a todos os funcionários de uma organização; ou pode ter o objetivo de atender a uma demanda mais específica, como elaboração e execução de um programa de desenvolvimento de líderes. É possível considerar que a demanda de tempo e recursos financeiros (dentre outros) para a execução de cada um desses serviços deve variar de maneira significativa, de acordo com as características do projeto, especialmente quando o projeto for desenvolvido de acordo com o tipo “artesanal” de consultoria. Todos esses aspectos devem ser previamente identificados na etapa de planejamento do projeto. Tendo iniciado o trabalho, de acordo com uma proposta clara e negociada com a empresa-cliente, torna-se necessário empreender esforços para monitorar o projeto em andamento, com o intuito de potencializar os resultados e minimizar desvios com relação a prazos, orçamentos e o nível de qualidade esperado. Uma das maneiras de realizar essas atividades de controle e acompanhamento do projeto é a metodologia denominada “ciclo PDCA”. A metodologia apresenta quatro fases, cada uma delas é representada por uma letra (em inglês), em que: P (Plan: significa planejar, estabelecer objetivos e metas a Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados175/214 partir dos quais deverão ser identificados indicadores e índices para alcançá-los; D (Do) significa executar, implementar as ações planejadas, cuidando de coletar dados para a fase seguinte; C (Check) significa verificar, comparar o que foi planejado e o que foi realizado; A (Act) significa agir corretivamente considerando o desempenho avaliado na fase anterior, identificando os motivos e propondo ações corretivas, se for o caso. A metodologia exige que as quatro fases sejam executadas sequencialmente, formando um ciclo completo (daí a denominação “ciclo PDCA”) a cada momento de análise, ou seja, em vários pontos durante um projeto (Figura 4.9). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados176/214 Figura 4.9 – Ciclo PDCA. Fonte: elaborada pela autora, fundamentada em Leite (2005). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados177/214 Adotar essa metodologia na gestão dos projetos de consultoria significa, portanto, monitorar continuamente os projetos de forma a ter controle sobre as ações desenvolvidas e, se for o caso, promover as alterações e melhorias necessárias. É possível tomar como exemplo uma proposta de trabalho hipotética (e resumida) em que a demanda identificada seja a realização de uma pesquisa de clima organizacional envolvendo todos os funcionários da Empresa Alfa (Tabela 4.1). No item 5 da tabela (Trabalhos e atividades) a proposta define a realização de sete etapas durante o projeto. Com intuito de monitorar as atividades e os resultados parciais, deveria ser realizada uma análise a partir metodologia proposta (Ciclo PDCA) ao final de cada uma das etapas. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados178/214 Tabela 4.1 - Exemplo de pesquisa (Empresa Alfa). Item Características 1. Contexto ou histórico ou caracterização A Empresa Alfa possui 15 anos de atuação no segmento industrial. Tem como objetivo estratégico aumentar a sua participação no mercado em 20% nos próximos dois anos. Para tanto, precisa contar com o comprometimento e o engajamento dos funcionários. O gestor de pessoas da empresa (que foi contratado há seis meses) entende que para atingir esse objetivo precisa identificar a percepção dos funcionários com relação a empresa antes de definir o Plano Estratégico de RH. A Empresa Alfa possui 500 funcionários, alocados em duas unidades, localizadas em duas diferentes cidades. 2. Termo de confidencialidade 3. Objetivo do projeto de consultoria Elaboração, aplicação, apresentação de resultados de Pesquisa de Clima Organizacional. A partir dos resultados da pesquisa, a consultoria se compromete a oferecer indicações objetivas para o Plano de Ação da Empresa Alfa, em todos os itens em que a pesquisa indicar necessidade de intervenção (índice de satisfação abaixo de 50%). 4. Metodologias Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados179/214 Item Características 5. Trabalhos e atividades a) Entrevistas estruturadas – consultores e gestores em nível de diretoria (3 diretores) e gerência (6 gerentes). b) Elaboração de instrumento de Pesquisa de Clima Organizacional – consultores. c) Apresentação do projeto aos funcionários – consultor, representante da Empresa Alfa e funcionários. d) Aplicação da pesquisa – consultores e funcionários. e) Compilação dos resultados da pesquisa - consultoria f) Apresentação e discussão dos resultados da pesquisa; indicação de itens para possível intervenção - consultoria e gestor de RH e gestores em nível de diretoria e gerência. g) Apresentação dos resultados estratificados da pesquisa e proposições iniciais para intervenção, por parte da Empresa Alfa – consultores, representante da Empresa Alfa e funcionários. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados180/214 Item Características Acompanhamento e controle de atividades Após a conclusão de cada etapa, a consultoria se compromete a apresentar relatório descritivo das atividades realizadas. Ao final do projeto a consultoria, deve apresentar relatório completo (descritivo, analítico e propositivo) sobre o projeto. Poderão ser realizadas reuniões de alinhamento, a partir da conclusão de cada etapa do projeto. Análise dos resultados Deverá ser pautada pelo cumprimento dos prazos acordados e Entrega de relatórios parciais. Apresentação de propostas para possível intervenção, relacionadas aos itens da pesquisa que apresentarem índice de satisfação abaixo de 50%. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados181/214 Item Características 6. Cronograma O cronograma acordado entre a consultoria e a Empresa Alfa prevê a conclusão do projeto em 2 meses. Observação: com dados reais, o cronograma deverá apresentar as datas de início e conclusão das atividades. 7. Custo 8. Responsabilidades 9. Qualificações do consultor Elaborada pela autora, fundamentada no modelo apresentado pela Profa. Yaeko (ver aula 1, p.16). Para esse exemplo, só foram desenvolvidos os itens diretamente relacionados com a discussão da aula (1, 3, 5 e 6). Este exemplo não deve ser reproduzido no Desafio de Aprendizagem. A forma de apresentação dos resultados parciais e finais do projeto está definida no exemplo (Tabela 4.1) no item referente a “Trabalhos e atividades”. A proposta apresenta três indicadores para avaliação de resultados: cumprimento dos prazos, entrega de relatórios parciais e apresentação de propostas para possível intervenção, relacionadas aos itens da pesquisa que apresentarem índice de satisfação abaixo de 50%. Os relatórios parciais foram definidos como “descritivos”, o que significa que a consultoria deverá elaborar um relato simples das atividades realizadas. Portanto, devem ser sucintos, Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados182/214 claros e objetivos. A redação deve empregar linguagem técnica e formal, porém, o vocabulário deve ser acessível aos leitores. O relatório final foi definido como descritivo, o que nesse exemplo específicosignifica que o conteúdo dos relatórios parciais será incluído no relatório final. Deve apresentar uma análise completa das atividades descritas e dos resultados obtidos na pesquisa (nesse ponto, a apresentação de gráficos e tabelas ilustrativos é essencial). Deverá incluir propostas para possível intervenção nos pontos críticos identificados. É fundamental que as propostas sejam diretamente relacionadas aos itens críticos e as características da empresa-cliente sejam consideradas, para assegurar a sua aplicabilidade. Com relação à avaliação dos serviços de consultoria, Oliveira (2006) descreve alguns indicadores importantes: a) indicadores de desempenho - que estabelecem o quanto foi efetivamente realizado e melhorado em relação ao que foi proposto; b) indicadores de progresso – que indicam o quanto foi efetivamente realizado em relação às etapas estabelecidas no contrato entre consultoria e empresa- cliente; c) indicadores de intervenção – que definem como poderão ser realizadas intervenções sempre que ocorrerem problemas no processo ou no sistema considerado. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados183/214 Uma análise comparativa entre o modelo de proposta de consultoria discutido acima e os indicadores descritos por Oliveira (2006), mostra que há uma coincidência na essência dos conceitos, embora possuam nomenclaturas diferentes (Figura 4.10). Figura 4.10 – Comparação entre modelos. Fonte: elaborada pela autora. Essa constatação reforça a percepção de que pode haver uma razoável diversidade de modelos e propostas disponíveis na literatura. Por outro lado, é possível perceber que existe consenso com relação à necessidade de atualização e aperfeiçoamento das práticas e ferramentas de mensuração e avaliação de resultados em todas as áreas e níveis de gestão. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados184/214 Por exemplo, o resultado de um programa de treinamento, tradicionalmente, poderia ser demonstrado a partir da aplicação, tabulação e análise de instrumentos como: avaliação de reação, avaliação do nível de aprendizagem e, eventualmente, avaliação comportamental (por meio de observação no posto de trabalho). Atualmente, a postura estratégica exige que os gestores e consultores (internos ou externos) saibam relacionar as suas propostas com resultados mais abrangentes e que impactem positivamente nos resultados da organização como se pode ver no quadro 4.1. Quadro 4.1 – Subsistema de gestão de pessoas e exemplos de indicadores. Subsistema de gestão de pessoas Exemplo de Indicadores Recrutamento e seleção Aumento de x% no índice de retenção; aumento de x% no índice de utilização do plano de sucessão para preenchimento de vagas; aumento de x% no índice de empregados de “alto potencial”. Treinamento & Desenvolvimento Aumento de x% no índice de qualidade de equipe; aumento de x% no índice de empregados de alta performance; aumento de x% no índice de satisfação dos clientes (internos e externos). Remuneração Aumento de x% no índice de satisfação dos funcionários; aumento de x% no índice de retenção de talentos; aumento em x% do percentual de remuneração variável no total da remuneração direta. Fonte: Elaborado pela autora, fundamentada em Assis (2005) e Chiavenato (2005). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados185/214 4. Análise de Tendências e Re- comendações 4.1 Análise de Tendências A atividade de consultoria no Brasil vem crescendo de forma gradual e constante, em função de diversos fatores, dentre eles: o ritmo da profissionalização das empresas de médio porte, que passam a demandar serviços especializados antes só consumidos por grandes empresas; crescimento da competitividade no mercado globalizado, exigindo que cada vez mais as empresas se dediquem ao seu “core business”. Segundo Rafael Scucuglia2, 2 Rafael Scucuglia é consultor. Diretor de Operações da Gauss Consulting, associada ao IBCO. Gauss uma empresa de consultoria instrumental e assessoria especializada. ainda há espaço para o crescimento nesse mercado, pois “o Brasil responde por cerca de 0,4% do mercado mundial de consultoria. A América Latina toda responde por 2% (dados de 2000)”. Como uma das fontes de referência da atividade de consultoria no Brasil, o IBCO (Instituto Brasileiro de Consultoria Organizacional) realiza pesquisas na área de consultoria periodicamente. Serão apresentadas a seguir uma série de informações geradas pelo instituto, com base em 2008 (a pesquisa de 2009 ainda não liberada para divulgação pública). A pesquisa foi realizada com 137 consultores, dentre os associados ao IBCO. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados186/214 Tabela 4.2 – Número de Consultores por Consultoria. Número de Consultores % 1 Consultor 25 2 Consultores 18 De 3 a 15 Consultores 31 De 16 a 50 Consultores 4 De 51 a 200 Consultores 3 Internos 2 Autônomos 17 Fonte: elaborada pela autora fundamentada na pesquisa do IBCO “Termômetro da Consultoria Organizacional”, publicada em Junho/2008. Os dados da tabela 4.2 mostram que a maioria das consultorias (31%) possui de 3 a 15 consultores. Com 1 consultor estão 25% das consultorias e com 2 consultores 18% das consultorias, em seguida com 17% estão os de consultores autônomos. Somando o percentual de consultorias com 1 ou 2 consultores com o percentual de consultores autônomos, obtém-se 60% das consultorias. Portanto, a maioria das empresas de consultoria é de pequeno porte em número de consultores. Tabela 4.3 – Faixa de Faturamento Anual. Faixa de Faturamento % Menos de 200 mil 50 De 200 a 500 mil 24 De 500 mil a 1 milhão 16 De 1 a 5 milhões 4 De 5 a 20 milhões 1 Mais de 20 milhões 4 Não respondeu 1 Fonte: idem anterior. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados187/214 Considerando a faixa de faturamento anual (tabela 4.3), 50% dos respondentes declararam faturamento abaixo de R$ 200 mil, 24% entre R$ 200 e R$ 500 mil, de R$ 500 mil até R$ 1 milhão estão 16%. Apenas 10% do total de respondentes disseram possuir faturamento acima de R$ 1 milhão. No entanto, 4% declararam faturamento acima de R$ 20 milhões. Tabela 4.4 - Área de Atuação. Área de Atuação Número de Empresas Gestão de Negócios e Desenvolvimento Organizacional 50 RH 31 Processos 18 Marketing 12 Finanças 9 TI 8 Outras 9 Fonte: ibidem. A atuação na área Gestão de Negócios e Desenvolvimento Organizacional (tabela 4.4) apareceu como primeira opção em 50 respostas, a opção por consultoria em RH foi a segunda maior com 31 respostas. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados188/214 Tabela 4.5 - Segmento que as empresas-clientes pertencem. Segmento % Segmento % Serviços 27,0 Farmacêutico 8,0 Comércio 23,4 Eletroeletrônico 6,6 Mecânica, Siderurgia e Metalurgia 22,6 Material de Construção 5,8 Alimentos e Bebidas 21,9 Óleo e Gás 5,8 Automotivo 20,4 Confecções e Têxtil 5,1 Entidades Empresariais 20,4 Higiene, Limpeza e Cosméticos 4,4 Outros 19,7 Comércio Exterior 3,6 Química, Petroquímica e Plásticos 16,1 Mineração 3,6 Tecnologia, Telecomunicações e TI 15,9 Franquias e Loja de Conveniência 2,9 Governos 13,1 Esporte 2,2 Construção Civil 10,2 Papel e Celulose 2,2 Transportes 9,5 Fonte: ibidem. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados189/214 De acordo com a tabela 4.5, os cinco segmentos que apareceram com mais frequência foram: Serviços, 27%; Comércio, 23,4%; Mecânica, Siderurgia e Metalurgia, 22,6%; Alimentos e Bebidas, 21,9%; Automotivo, 20,4% e, predominando entre elas, o ramo industrial. Outra formade analisar as tendências com relação aos serviços de consultoria é a terceirização de serviços em RH. Uma realidade já consolidada e que, segundo Colatto e Feres (2002), vem tomando novas proporções e se tornando uma técnica de gestão totalmente integrada aos processos e procedimentos internos. Acrescentam que, do ponto de vista das organizações conscientes dos desafios da atualidade, ninguém duvida que o importante é ser excelente no essencial e que não é possível ser excelente em tudo. Daí a necessidade da empresa concentrar sua energia e talento nas atividades-fim, transferindo a terceiros COLATTO (2002, p. 645). Atualmente, além dos serviços terceirizados tradicionais, como as atividades burocráticas (de registro, controle, movimentação e pagamento de pessoal), outros subsistemas de gestão de pessoas, como recrutamento, seleção e treinamento, vem sendo continuamente agregados às atividades empresariais por meio da terceirização. Nesse contexto, a terceirização pode ser entendida como uma forma contínua e, na maioria das vezes, de longo prazo para a prestação de serviços de consultoria. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados190/214 4.2 Recomendações Considerando que as relações entre o consultor e a empresa-cliente têm natureza comercial e que a permanência da consultoria no mercado depende diretamente da qualidade dos serviços prestados e da percepção dessa qualidade pelos seus clientes, recomenda-se que a prestação de serviços seja pautada por alguns cuidados. Siqueira (2006) chama a atenção para esse aspecto ao abordar a forma como as empresas devem administrar e avaliar o serviço de consultoria afirmando que: a) o serviço deve estar sustentado em um processo de negociação adequado entre o consultor e a empresa-cliente; b) deve haver um contrato de prestação de serviços de consultoria bem definido; c) todo o serviço de consultoria deve ter relação com projetos internos bem estruturados; d) o executivo da empresa-cliente que administra o contrato deve atuar efetivamente no processo; e) o consultor deve ter princípios éticos. Tomando como base a ideia de que o consultor deve buscar uma relação de parceria com os seus clientes e, portanto, não deveria tornar o cliente dependente de seus serviços, torna-se fundamental conduzir os projetos de consultoria de forma a promover o real desenvolvimento do cliente e, tendo cumprido os objetivos pelos quais foi contratado, encerrar a prestação de serviços. Nesse sentido, o Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados191/214 Código de Ética do Consultor, elaborado pelo IBCO, prevê no item que orienta “quanto a transferência de conhecimentos” que o consultor deve: • Incentivar e facilitar a transferência e assimilação para a empresa-cliente de todos os conhecimentos que propiciem a efetiva e sustentada continuidade e aprimoramento dos serviços de consultoria realizados. • Nunca manter reserva de mercado sobre conhecimentos (tecnologias, em sua abordagem mais ampla) relacionados aos serviços de consultoria realizados, facilitando ao cliente tornar-se independente do consultor. • O consultor empresarial não deve utilizar tecnologias, conhecimentos e informações adquiridas durante a realização dos serviços na empresa- cliente para o desenvolvimento de qualquer tipo de atividade ou negócio em benefício próprio ou de outros clientes (OLIVEIRA, 2006, p. 174). Um projeto de consultoria deve estabelecer claramente os objetivos e resultados esperados, bem como o prazo para conclusão do referido projeto. Esse cuidado é imprescindível para que ambas as partes tenham suas expectativas alinhadas e saibam quando o trabalho está terminado. Mocsányi (2003) indica o momento de interromper o trabalho do consultor. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados192/214 • Quando a consultoria começa a atrapalhar: o consultor percebe que a rotina do cliente tem velocidade própria, as pessoas já sabem o que têm que fazer, os grupos de trabalho para o projeto se reúnem sem o monitoramento do consultor, entre outros. • Quando a relação cliente-consultor se esgota: a relação consultor-cliente é como um namoro de adolescentes. “(...)Clientes e consultores têm certas prioridades no início do relacionamento, se entusiasmam com o projeto e depois as prioridades mudam. Nesse momento, o consultor deve perceber que o relacionamento está se esgotando” (MOCSÁNYI, 2003, p. 216). Cominato (2002) faz uma interessante análise do ponto de vista da empresa- cliente, recomendando os cuidados no relacionamento com a consultoria. Utilizando os mesmos pontos identificados por este autor, é proposto uma análise inversa, traduzindo as expectativas dos clientes em pontos-chave que devem nortear a postura e o trabalho de consultoria (Tabela 4.6). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados193/214 Tabela 4.6 – Recomendações sobre consultorias. Contratante (Empresa) Contratado (Consultoria) O papel estratégico é do RH e não da Consultoria. A imagem que deve ser ampliada dentro da empresa é a do RH. A consultoria deve ter uma postura discreta, cuidar para que o seu cliente (RH) obtenha os créditos do trabalho, valorizando o fato de que o trabalho da consultoria só se torna viável com o apoio dos profissionais da empresa atendida. O líder deve ser o RH, e não a consultoria. Os dois devem trabalhar juntos para criar um programa de intervenção sob medida, mas a consultoria é coadjuvante. Manter a noção clara de que o papel do consultor é avaliar, analisar e propor caminhos. Porém, a decisão é sempre do cliente. Preste muita atenção nas consultorias que vendem muito bem a imagem (são mestres em vender), converse com clientes anteriores da consultoria, especule sobre resultados, o processo de trabalho, dificuldades/facilidades de relacionamento. Esse ponto evidencia a necessidade de oferecer serviços de qualidade, com responsabilidade e ética, para conseguir criar e dar consistência a uma boa imagem de mercado. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados194/214 Contratante (Empresa) Contratado (Consultoria) Avalie se a consultoria tem experiência no seu tipo de negócio. Se não tiver, redobre a atenção ou procure outra. Quando a consultoria já tem um foco de atuação (definição de segmento de mercado) definido, essa identificação pelo cliente é tranquila. Por outro lado, se a consultoria não tem esse foco definido, deverá buscar diversificar ao máximo as suas experiências para que possa atender a expectativa de clientes diversos. Administre muito bem o tempo que a consultoria permanecerá dentro da empresa. A consultoria também deve cuidar para estimar o tempo de permanência no cliente de forma adequada e ética (esse tema será tratado de forma mais profunda adiante). Faça sempre uma pesquisa de mercado para se certificar de que a consultoria que pensa contratar é a que vai agregar mais valor a suas necessidades. Novamente, a questão da imagem de mercado e dos resultados alcançados anteriormente reforça a necessidade de que a consultoria se preocupe com a avaliação dos próprios trabalhos para promover melhorias constantes. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados195/214 Contratante (Empresa) Contratado (Consultoria) Tome cuidados especiais com a equipe que vai efetivamente realizar o trabalho contratado. Certifique-se de que quem está lhe vendendo a consultoria, seus métodos e conceitos é aquele que vai implantar o programa. Embora todos saibam que, muitas vezes, a venda realmente é feita por profissionais daárea comercial e não da área técnica (quem vai implantar o programa) é importante que o cliente conheça toda a equipe técnica e suas qualificações. As contratações são geralmente mais verbais do que escritas. Mas é necessário garantias de ambas as partes dos compromissos assumidos para evitar que o RH "compre gato por lebre". Sempre que possível é melhor elaborar um contrato específico para cada trabalho contratado. Se não for possível, seria importante ter, pelo menos, a proposta técnica e comercial assinada, para evitar problemas de comunicação ou interpretação. Contrate o resultado esperado - "espero que aconteça tal coisa em determinado prazo" - e não só o trabalho da consultoria. A evolução mostra a possibilidade de definir propostas com ganhos variáveis. Alguns clientes já terão essa proposta em função de uma visão atualizada. Porém, se o cliente tiver um estilo mais conservador ou pouco profissionalizado, é sempre importante que a consultoria torne claras as expectativas de seu cliente e assuma formalmente somente aquelas que pode atender. Fonte: elaborado pela autora, fundamentada nas informações de Cominato (2002). Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados196/214 5. Conclusão A consultoria, como possibilidade de atuação profissional, tem atraído cada vez mais profissionais, por opção de um trabalho desafiador e instigante, que se renova a cada dia.e tem que ser assim para que a consultoria cumpra o seu papel de dar suporte às ações de RH e enfrentar novos desafios juntos. Aprender sobre os negócios, aprender a falar “a língua de negócios”, “traduzir sentimentos em números”, aprender sempre. Os desafios dos profissionais de gestão de pessoas são os mesmos que os profissionais como consultores enfrentam, só que estes os vivenciam do “lado de fora” e é dessa visão, experiência e maturidade (emocional, profissional) que a consultoria deve prover as empresas-clientes e seus colegas-parceiros, profissionais de RH. Ferramentas e fórmulas geniais se reproduzem aos milhões e, muitas vezes, se tentam encaixar em todas as empresas (como um mesmo remédio que servisse para todas as doenças; ou a mesma roupa para todas as pessoas), em nome de estar up to date, atingir o state of the art, mesmo sem entender como. Essa é uma armadilha com a qual os consultores precisam ter cuidado sob pena de perder a credibilidade, espaço e trabalho. A visão enviesada que, muitas vezes, se lança sobre o profissional de consultoria vem de experiências concretas com pseudoconsultores, aqueles que “estão” Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados197/214 consultores até conquistarem uma nova oportunidade de trabalho estável e, enquanto isso, fazem experiências. O verdadeiro profissional é consultor e assume o papel como uma missão importante que deve ser levada com seriedade. O mercado é competitivo, mas está em um momento de expansão, acompanhando e orientando o movimento de profissionalização das médias e pequenas empresas, está se expandindo um novo nicho de mercado para consultorias. Para que se consolide, mais uma vez, é necessário que o consultor esteja disposto a quebrar paradigmas para conseguir perceber as nuances desse novo mercado, dos novos parceiros. t Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados198/214 Glossário Balanced Scorecard (BSC): o BSC deve considerar o desempenho organizacional sob quatro perspectivas básicas: Finanças, Clientes, Processos Internos, Aprendizado e Crescimento. Ciclo PDCA:. P (Plan): significa planejar, estabelecer objetivos e metas; D (Do) significa executar, implementar as ações planejadas; C (Check) significa verificar, comparar o que foi planejado e o que foi realizado; A (Act) significa agir corretivamente considerando o desempenho avaliado na fase anterior. Turnover: um indicador que tenta captar a flutuação (entrada e saída) no quadro de pessoal, tendo em vista o impacto potencialmente negativo de uma rotatividade não desejada ou planejada pela organização Questão reflexão ? para 199/214 Explique a metodologia do Ciclo PDCA. 200/214 Considerações Finais Você viu nesta última aula as questões que envolvem mensuração e apresentação de resultados de consultorias. Os pontos de destaque foram: • Os principais indicadores de RH: informações gerenciais, de funcionário e observação do ambiente. • Como apresentar os resultados de consultoria. • Como analisar as tendências e recomendações. Unidade 4 • Consultoria em RH: Mensuração e Apresentação de Resultados201/214 Referências BARDUCHI, Ana Lucia Jankovic; FAHL, Alessandra Cristina. A utilização do Balanced Scorecard como ferramenta de gestão estratégica de pessoas. 2006. Disponível em: <http://www. pgsskroton.com.br/seer/index.php/rcger/article/view/2706/2571>. Acesso em: 20 jan. 2014. BERNARDI, Alberto Carlos de Campos et al . Análise e melhoria do processo de avaliação dos impactos econômicos, sociais e ambientais de tecnologias da Embrapa Pecuária Sudeste. Gest Prod. São Carlos, v. 17, n. 2, 2010. Disponível em: <http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_ arttext&pid=S0104-530X2010000200007&lng=pt&nrm=iso>. Acesso em: 20 jan. 2014. SCUCUGLIA, Rafael. O mercado de consultoria na opinião de um consultor. 2008. Disponível em: <http://www.ibco.org.br/index.php?option=com_content&view=article&id=937:o-mercado-de- consultoria-na-opiniao-de-um-consultor&catid=15:artigos-publicados&Itemid=644>. Acesso em: 20 jan. 2014. 202/214 Assista a suas aulas Aula 4 - Tema: Contexto Atual - Bloco I Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ a076f80683f3e72a503c5f96494e561a>. Aula 4 - Tema: Indicadores - Bloco II Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/ a4e39c4d3e0594094ed9c19f0208d4c2>. 203/214 Assista a suas aulas Aula 4 - Tema: Apresentação dos Resultados - Bloco III Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/ pApiv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f- 1d/88b57ce68f0e9be6780d99558923d3cd>. Aula 4 - Tema: Tendências - Bloco IV Disponível em: <http://fast.player.liquidplatform.com/pA- piv2/embed/dbd3957c747affd3be431606233e0f1d/6f2a- b58a97bcf21d6657fe4467f96cfc>. 204/214 1. Uma discussão vem sendo travada insistentemente sobre a necessidade do posicionamento estratégico das organizações diante das mudanças no mundo em geral e seu reflexo no modo como se produz e se trabalha na atualidade. De que modo a área de gestão de pessoas e, consequentemen- te, a consultoria podem participar desse posicionamento? I. Promovendo novas discussões sobre a situação do mundo globalizado. II. Buscando compreender o contexto em que as organizações se inserem. III. Dando suporte técnico as decisões estratégicas das organizações. IV. Procurando alinhar as ações de gestão de pessoas à estratégia das empresas. V. Identificando soluções para os problemas emergentes dessa situação. Estão incorretas, apenas, as afirmativas contidas em: a) IV e V. b) II e III. c) III e V. d) I e V. e) I e II Questão 1 205/214 2. Quando uma empresa tem necessidade de substituir um funcionário por desligamento, essa movimentação tem um custo elevado. Há estudos que demonstram que o custo médio por admissão de um operário de linha de montagem é de R$ 600, o de um vendedor de varejo é de R$ 700, de uma secretária sobe para R$ 2 mil, de um programador de computador chega a R$ 3 mil e de um engenheiro bate em R$ 5 mil. Reconhecer os custos envolvidos nos processos internos faz parte da visão do profissional de RH (sejaele funcionário ou consultor da empresa). Esse tipo de movimentação se relaciona diretamente com um dos indicadores citados abaixo, qual deles? (Adaptado de CHIAVENATO, 2005, p. 88). a) Índice de desempenho por funcionário. b) Índice de absenteísmo. c) Índice de turnover. d) Índice de aproveitamento de treinamento. e) Indíce de satisfação dos funcionários. Questão 2 206/214 3. A mensuração de resultados no campo da gestão de pessoas tem dei- xado de ser um mito. Para maior efetividade da área de Recursos Huma- nos, que encontra seus fundamentos nas ciências humanas, é essencial obter sustentação nas ciências exatas. Isso permite que a área amplie sua credibilidade dentro das empresas e, principalmente, seu impacto nos resultados organizacionais (POMI, 2002). A afirmação acima seria enfraquecida se fosse verdadeiro que: a) A mensuração de resultados na área de Recursos Humanos demanda a abertura dos profissionais envolvidos a novos conhecimentos. b) O conhecimento das ciências exatas pode favorecer o profissional da área de humanas, aumentando a credibilidade de suas ações. c) As ações de RH podem ser potencializadas se forem traduzidas em termos objetivos e dados mensuráveis. d) O conhecimento das ciências humanas é suficiente para que o profissional da área de Recursos Humanos desenvolva qualquer atividade. e) A área de RH assume um papel cada dia mais importante no contexto das organizações. Questão 3 207/214 4. Uma pesquisa realizada em 2008 pelo IBCO (Instituto Brasileiro de Consultoria Organizacional), junto a consultores organizacionais, mostra as seguintes informações: Tabela 1 Volume de negócios atual comparado com o de abril de 2006 % Substancialmente mais alto 22 Ligeiramente mais alto 47 Praticamente igual 16 Ligeiramente mais baixo 8 Substancialmente mais baixo 4 Não respondeu 3 Questão 4 208/214 Tabela 2 Perspectiva para o volume de negócios nos próximos 6 meses % Substancialmente mais alto que hoje 31 Ligeiramente mais alto que hoje 47 Praticamente igual a hoje 18 Ligeiramente mais baixo que hoje 2 Substancialmente mais baixo que hoje 1 Não respondeu 1 A análise dos dados apresentados permite concluir que: I. A tabela 2 evidencia uma perspectiva de negócios de consultoria significativamente menor do que a tabela 1. II. A tabela 1 mostra uma avaliação positiva com relação a evolução dos negócios de consultoria entre 2006 e 2008. III. Ambas as tabelas mostram que o volume de negócios de consultoria tem diminuído progressivamente nos últimos 2 anos. Questão 4 209/214 IV. Ambas as tabelas evidenciam fatores positivos com relação a evolução dos negócios de consultoria (passados e futuros). V. O percentual de consultores que não responderam a pesquisa é baixo, mas tem impacto significativo sobre o resultado geral. Estão corretas apenas as afirmativas contidas em: a) I e V. b) III e II. c) II e IV. d) I e V. e) I e II. Questão 4 210/214 5. O BSC (Balanced Scorecard) é uma ferramenta de gestão considerada fundamental na implementação de planejamento estratégico, porque: a) Ela envolve somente recursos financeiros e materiais. b) Foi desenvolvida com tecnologia de ponta. c) Identifica relação de causa e efeito entre ações e resultados. d) Gerencia automaticamente a infraestrutura da empresa. e) Ajuda a empresa a realizar o balanço patrimonial anual. Questão 5 211/214 Gabarito 1. Resposta: D. A afirmativa I está incorreta, pois, apesar da discussão ser importante, a globalização é um fato concreto, e não mais uma possibilidade remota. A alternativa V também está incorreta, porque o posicionamento estratégico pressupõe antecipação aos fatos, ao invés de buscar as soluções depois que os problemas se apresentarem. As demais afirmativas (II, III e IV) estão corretas, pois colaboram com a visão sistêmica e o alinhamento de decisões e ações nas organizações. A alternativa correta é B. 2. Resposta: C. O índice de turnover se relaciona diretamente com a movimentação descrita, pois representa a média de entrada (admissão) e saída (desligamento) da empresa. Tanto a demissão, quanto a admissão de funcionários, gera custos. Nesse caso, a resposta C está correta. Os outros índices se relacionam (apenas) indiretamente com o caso. 3. Resposta: D. A afirmação de Pomi (2002) mostra exatamente que agregar conhecimentos de outras áreas, não só é necessário, como pode ser produtivo e benéfico 212/214 Gabarito para o profissional da área de humanas. As alternativas A, B, C, E reforçam essa ideia, portanto, a única resposta que a enfraquece é a D. 4. Resposta: C. A afirmativa I está incorreta, porque a tabela 1 mostra a evolução ocorrida entre (2006 e 2008), portanto, a evolução passada e a tabela 2 focam no futuro (perspectiva). A afirmativa II está correta, pois 69% das respostas estão entre “ligeiramente” e “mais alto”. A afirmativa III está incorreta, pois ambas as tabelas mostram evolução de negócios e expectativa positiva. A afirmativa IV está incorreta, pois número de respondentes que não votaram é insignificante. Portanto, a resposta correta é a C. 5. Resposta: C. A alternativa A está incorreta, pois a análise do BSC é feita a partir de 4 perspectivas (Finanças, Clientes, Processos Internos, Aprendizado e Crescimento). A alternativa B está incorreta, pois, embora possa ser considerada como tecnologia de gestão, essa característica não seria a mais relevante para o planejamento estratégico. A alternativa C está correta, pois é essa análise que fundamenta todo o planejamento. 213/214 Gabarito A alternativa D está incorreta, pois o BSC é uma ferramenta de análise, que envolve todas as áreas da empresa e não é um sistema de gestão operacional. A alternativa E está incorreta, pois o BSC não tem este objetivo. Portanto, a resposta correta é a C.