Aplicação de ferramentas para mapeamento de processos no processo de empréstimo de livros na biblioteca do ICEA

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Aplicação de 
ferramentas para 
mapeamento de 
processos no processo 
de empréstimo de livros 
na biblioteca do ICEA
Ana Luiza Lopes
Ana Sato
Mariana Bicalho
Noely Leite
Vanessa Silva
INTRODUÇÃO
O trabalho trata-se de aplicação de ferramentas de gestão de processos;
Para a realização do presente trabalho foi utilizado ferramentas estudadas 
que auxiliam na construção e análise dos processos de locação de livros, 
identificando os riscos presentes e as possíveis perdas que podem vir a 
acontecer devido aos riscos identificados.
Para aplicação das ferramentas, escolhemos o processo de empréstimo de 
livros na biblioteca do ICEA;
REFERENCIAL TEÓRICO
A produção de bens e/ou serviços, é realizada através de processos de transformação das 
operações. O propósito do processo de transformação das operações está diretamente 
relacionado com a natureza de seus recursos de inputs transformados (SLACK et al, 
2002).
Qualquer processo apresenta riscos que podem acontecer e atrapalhar o objetivo e 
conclusão do processo.
Visando a identificação do processo estudado e análise dos riscos e possíveis perdas e medidas 
tratativas na Biblioteca, foi utilizado algumas ferramentas que auxiliam no controle e análise 
dos processos, sendo elas: 
a) SIPOC: que envolve diversos parâmetros, tais como: fornecedores, inputs, fluxos 
produtivos, outputs e consumidores do produto final a fim de identificar os 
problemas ou não conformidades de diversos etapas de um processo (ROMEIRO, 
ARAÚJO, ARAÚJO, 2017).
b) BPM (Business Process Management): permite mapear os processos 
organizacionais da empresa, buscando a integração funcional e proporcionando 
maior agilidade nas atividades que envolvem pessoas, tarefas, máquinas, aplicações 
de software entre outros para atingir os objetivos da organização (PIZZA, 2012) . 
c) Fluxograma: representa de forma esquemática através de um diagrama um 
processo produtivo.
d) Caminho Crítico: sequência de tarefas que não possuem folgas nos prazos para a 
sua realização, ou seja, que não podem atrasar pois comprometem todo o processo.
A EMPRESA
A Biblioteca do Instituto de Ciências Exatas e Aplicadas - ICEA surgiu junto com a criação do 
Campus de João Monlevade, em setembro de 2002. A biblioteca recebeu o nome de José Francisco 
Ferreira Nunes, homenageando um Professor da cidade de João Monlevade.
Inicialmente, a biblioteca localiza-se no Bloco A. Em 2010, foi transferida para o Bloco G, estando 
localizada atualmente na sala G303. Seu horário de funcionamento é de 08h00min as 22h00min, de 
segunda a sexta-feira.
Atualmente, a biblioteca atende quatro cursos, são eles: Engenharia de Produção, Sistemas de 
Informação, Engenharia Elétrica e Engenharia da Computação.
A EMPRESA
A biblioteca possui um acervo rico e atualizado, direcionado aos cursos. Concentrado na área de 
Ciências Exatas (Física, Matemática, Cálculo, Estatística) e Aplicadas (Administração, Economia, 
Informática) e também Ciências Sociais.
O acervo está devidamente catalogado e classificado, de acordo com as normas do AACR2 - 
Anglo-Amercian Cataloguin Rules 2 ou Código de Catalogação Anglo-Americano 2 e da CDU – 
Catalogação Decimal Universal. E automatizado através do Sistema VIRTUA.
Conta com uma boa infraestrutura e o quadro pessoal é composto de uma bibliotecária 
responsável, sete técnicos-administrativos e dois alunos bolsistas.
 
A EMPRESA
Os serviços oferecidos na biblioteca são o acesso ao Portal de Periódicos da CAPES, comutação 
bibliográfica, consulta e empréstimo local, empréstimo domiciliar, empréstimo entre bibliotecas e 
orientação de normalização de trabalhos e publicações técnicocientíficas.
A aquisição de recursos para as bibliotecas é feita com verba da UFOP. A expansão e atualização 
do acervo se dar por meio do recurso do orçamento anual e do Reuni disponibilizada pelo Governo 
Federal.
 
SIPOC
O SIPOC busca melhorar o entendimento dos processos, definindo 
suas partes principais. 
Quando não se entende a fundo o processo, torna-se impossível 
gerenciá-los. Por isso, ele se mostra uma ferramenta adequada para 
aqueles que buscam o entendimento dos processos e sua posterior 
otimização.
A partir da aplicação do BPM, pudemos identificar alguns pontos fracos no processo de geração de 
serviços da Biblioteca. São eles:
● Problemas no Sistema Eletrônico de Aluguel de Livros, impedindo a locação ou reserva do 
livro.
● A pouca quantidade de obras disponíveis quando a demanda de locação e reserva é alta.
● Livros realocados no local errado, causando uma demora no processo de busca e 
realização de serviços. 
Foram propostas as seguintes soluções para os possíveis problemas, utilizando a ferramenta BPM:
● Manutenção e melhoria do Sistema Eletrônico, prevenindo de possíveis problemas em relação à 
locação e reserva dos livros.
● Compra de mais edições para a Biblioteca.
● Fiscalização da alocação dos livros, prevenindo possíveis atrasos na procura, reserva e locação do 
produto. 
BPM
FLUXOGRAMA
● Identificar e expor 
cada ação dentro do 
processo;
● Facilitar a atribuição 
de responsabilidades;
● Levantar melhorias. 
CAMINHO CRÍTICO
CAMINHO CRÍTICO: A - B - C - E - F - G
RISCOS DO PROCESSO
- Biblioteca não possuir o livro desejado: fazer consultas periódicas aos usuários sobre livros que 
eles acham necessários mas não possui na biblioteca, e buscar recursos para adquiri-los; buscar 
adquirir vários livros diferentes que abordam um mesmo tema, para dar opções aos usuários.
- Todos os exemplares do livro já estarem emprestados: adquirir mais exemplares dos livros mais 
procurados; o usuário entrar na lista de espera pelo livro.
- O sistema da biblioteca estar fora do ar: buscar por provedores mais estáveis; realizar 
manutenção e atualização do sistema.
- Os funcionários estarem ausentes: organizar horário de rotatividade entre os funcionários para 
horário de almoço, café da tarde, de forma que em qualquer horário tenha alguém disponível 
para realizar o atendimento.
- Faltar energia: A universidade adquirir um gerador de energia próprio para ser utilizado nesse 
tipo de situação.
- Haver greve/paralização dos funcionários: melhorar as condições de trabalho, respeitar seus 
direitos, manter os salários em dia e realizar os ajustes sempre que necessário.
CONCLUSÃO
➔ Possibilidade de melhoria aumento do nível de serviço;
➔ Realizar as medidas tratativas para evitar riscos e perdas;
REFERÊNCIAS
DE PAULO, Wanderlei Lima et al. Riscos e Controles internos: uma metodologia de 
mensuração de níveis de controle de riscos empresariais. 6º Congresso USP de Controladoria e 
Contabilidade, São Paulo - SP, julho/2006.
PERGHER, Isaac; RODRIGUES, Luis Henrique; LACERDA, Daniel Pacheco. Discussão teórica 
sobre o conceito de perdas do Sistema Toyota de Produção: inserindo a lógica do ganho da 
Teoria das Restrições. Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção e Sistemas – 
PPGEPS/UNISINOS, São Leopoldo - RS, agosto/2011.
SLACK, Nigel et al. Administração da produção. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2002. 747p. 
OBRIGADO!