Documentação imobiliária

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Documentação imobiliária
No processo de captação/agenciamento de imóveis, além da ficha de
captação/agenciamento, da formalização por meio de autorização ou do
contrato de intermediação imobiliária, é necessário também que o corretor
de imóveis solicite uma documentação básica para verificar se o imóvel está
em condições legais e aptas para ser vendido. Considerando que toda
negociação com imóveis possui riscos e envolve valores significativos, é de
vital importância que o corretor faça uma análise criteriosa para prevenir
danos futuros que podem até ser irreversíveis.
A importância deste levantamento e análise de documentação, no
momento de agenciamento de um imóvel, corresponde à necessidade de
verificação prévia sobre impedimentos para a venda, pois o processo de
compra e venda pode ser vetado no momento de efetivação do negócio na
etapa do cartório. Neste material trataremos sobre a documentação do
imóvel e do proprietário necessária para o agenciamento/captação do
imóvel, como também sinalizaremos o que será necessário para o momento
da venda.
Documentação do imóvel
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Matrícula do registro de imóveis
Este é o documento principal que comprova a propriedade do
imóvel. Assim como as pessoas possuem uma certidão de
nascimento, emitida pelo Cartório de Registro Civil, em que
constam informações essenciais para identificação jurídica como:
nacionalidade, local e data de nascimento, sexo, filiação etc., os
imóveis também possuem uma identificação jurídica de
existência.
Todo bem imóvel está vinculado, pela sua localização, a um único
ofício imobiliário de assento (competência territorial), de forma a
agrupar e manter todas as informações em um único lugar, de
forma a facilitar consultas, denominado Registro de Imóveis.
A matrícula será aberta, obrigatoriamente, na ocasião do primeiro
registro do imóvel, constará no documento: os registros de sua
identificação, localização com dimensões e confrontações e
descrição detalhada.
Na matrícula de cada imóvel, além dos registros de identificação,
localização com dimensões e confrontações, teremos também:
descrição detalhada, qualificação dos proprietários - se pessoa
física ou jurídica -, alterações ocorridas, todas as transações de
compra e venda, inventários, doações, hipotecas/alienações
fiduciárias, desmembramentos, desapropriações, ações judiciais
e usufruto. Tudo o que ocorre com o imóvel está contido no
histórico de sua matrícula.
Atualmente a maior parte dos Registros de Imóveis já está
utilizando sistemas informatizados. Para a sua prática como
corretor de imóveis é importante manter uma relação de todos os
registros de imóveis da cidade em que esteja atuando, contendo
endereço e telefones de contato, pois todo corretor necessitará
solicitar matrículas atualizadas com ônus e reipersecutória para a
venda de um imóvel.
IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) e ITR (Imposto
Territorial Rural)
No momento do agenciamento/ captação é necessário solicitar o
carnê do IPTU, para obter o nº de inscrição, que é a principal
informação neste momento. O documento permitirá saber se o
valor está quitado, quantas parcelas faltam para a quitação e/ou
se há alguma dívida maior. De posse do nº de inscrição peça
uma Certidão Negativa de Débito, na Prefeitura; geralmente é
gratuita e pode ser obtida pela internet, para verificar a situação
do imóvel. Se o imóvel for uma casa é necessário solicitar uma
negativa de água também. Quanto ao ITR deve ser solicitado a
declaração feita à Secretaria da Receita Federal, pois é um
tributo cobrado pela União.
Figura 1 - Modelo de carnê do IPTU
Fonte: Disponível em: . Acesso em: 09 mar. 2017.
Guia do condomínio-débitos
No agenciamento/captação é importante solicitar cópia da última
guia de pagamento do condomínio, para verificar o valor e a
administradora do condomínio. A informação referente ao valor
do condomínio é imprescindível no cadastro do imóvel, pois é
uma das informações que aparecem no site e é sempre
requisitada por futuros compradores. A informação da
administradora do condomínio ajuda no processo de venda, pois
será necessário solicitar a declaração de quitação condominial, o
que geralmente tem um custo, portanto somente é solicitada no
momento da venda. Se o condomínio não for administrado por
uma Imobiliária, será necessário pedir esta declaração para o
Síndico. A declaração fornecida pelo Síndico deverá vir
acompanhada da Ata da Assembleia de sua eleição. No
agenciamento, obtendo os dados dos valores e quem os
administra, já se faz suficiente para informar de forma adequada
os futuros clientes.
Documentação do proprietário
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RG e CPF
O corretor deverá solicitar ao proprietário cópia de identificação
válida do RG e do CPF; se for casado, os documentos do seu
cônjuge também devem constar e precisam ser anexados à
matrícula. É importante confrontar estes documentos com o que
está na matrícula, verificando se estão de acordo ou não. Muitas
vezes podemos encontrar RG, CPF e os próprios nomes escritos
de forma incorreta. Estes erros deverão ser regularizados pelo
proprietário; caso contrário, no momento da venda, serão um
impeditivo.
É comum ocorrer casos
em que uma pessoa, não
proprietária legítima do
imóvel, procure uma
imobiliária ou corretor
para colocar o imóvel
para ser vendido.
Somente os proprietários
legítimos podem vender
e/ou colocar à venda um
imóvel, assinar a
autorização e/ou contrato
de intermediação.
Considera-se proprietário
legítimo a pessoa que
constar na Matrícula do
Imóvel.
Registros matrimoniais
Solicita-se a certidão de casamento dos proprietários para
confrontar com os dados da matrícula e também para verificar o
regime de bens. Pois, cada situação terá um reflexo jurídico
imobiliário diferente.
Certidões negativas de ônus reais e solvabilidade
dos vendedores
Outros documentos necessários à imobiliária são os referentes a
certidões negativas de ônus reais e solvabilidade dos vendedores. A
certidão negativa de ônus é verificada na própria matrícula atualizada com
ônus e reipersecutória. Sabemos que a matrícula é utilizada para
comprovação dos dados e da propriedade do imóvel. A certidão negativa de
ônus desta matrícula irá informar então se existem penhoras ou ônus sobre
o imóvel, ou seja, qual a situação dele para o agenciamento e futura venda.
Este documento também informa sobre os ônus reais e reipersecutórias; ou
seja, informa se o imóvel está impossibilitado por possuir alguma ação, por
exemplo: ações de usucapião, demarcatórias ou discriminatórias.
Os ônus reais são de aquisição
(compromisso de compra e
venda), de garantia (hipoteca) e
de uso e gozo (habitação e
contrato de locação que tenha
cláusula de vigência para caso
de alienação).
Saber qual a situação do imóvel, mediante certidão negativa de ônus,
e descrevê-la para informação dos corretores que irão vendê-lo, qualifica a
negociação e fideliza o cliente, pois oferecer um imóvel e, na concretização
da compra, descobrir que ele não atende às necessidades do comprador,
será frustrante para ambos, além do que, pode ocasionar a perda do cliente.
Porém, apesar deste levantamento de ônus, reipersecutória e a vintenária
serem ideais para o agenciamento, tais documentos possuem prazo de
validade de 30 dias e geram um custo. Na prática, este prazo e o custo
acabam fazendo com que sejam solicitados pela imobiliária somente no
momento da venda.
Outro documento importante
para a questão de segurança e
orientação do negócio é a
Certidão Vintenária, a qual
apresentará cronologicamente
os atos averbados nos últimos
vinte anos. Isso é importante
porque, por exemplo, se o
comprador for utilizar o seu
FGTS para comprar o imóvel,
ele não poderá ter sido adquiridoou ter tido o saldo devedor
amortizado nos últimos três
anos.
A solvabilidade dos vendedores refere-se à verificação das
informações fornecidas por eles. Esta verificação acontece com a
verificação de alguns documentos do vendedor e, se necessário, do seu
cônjuge. Geralmente estes documentos são necessários no ato da compra
e venda, conforme mencionamos. Sua solicitação obrigatória poderá variar
de acordo com a proposta de negociação, principalmente se for realizado
financiamento. Porém, realizar uma breve verificação de alguns destes
documentos, no momento do agenciamento, poderá também evitar
complicações futuras.
Os documentos que informam a solvabilidade dos vendedores são:
Documento de identificação válido e CPF
Certidão de Nascimento (atualizada): se for solteiro
Certidão de Casamento (atualizada): se for casado
Certidão de Casamento com averbação: se separado,
divorciado ou viúvo
Certidão Negativa de Quitação de Tributos e Contribuições
Federais e Certidão da Procuradoria Geral da Fazenda Nacional
Certidão Negativa da Justiça Federal
Certidão Negativa de Distribuição de Ações Cíveis (15 anos)
Certidão Negativa de Distribuição de Executivos Fiscais -
Federal, Estadual e Municipal (10 anos)
Certidão Negativa de Distribuição de Ações Criminais (10 anos)
Certidão Negativa de Distribuição de Reclamações Trabalhistas
(10 anos)
Certidão Negativa de Protestos (10anos)
Complicações comuns em relação a Matrícula do
Imóvel
Há um dito popular que expressa a importância do registro da
matrícula: só é dono quem registra. A lei exige escritura pública para a
transferência de imóvel cujo valor exceda em 30 vezes o salário mínimo
vigente no país, documento que deve ser lavrado por um tabelião, por meio
do que chamamos de “ato notarial”, tudo em conformidade com o art. 108
do CCB (Código Civil Brasileiro).
Regra geral, sempre se deve pensar na exigência de escritura
(escritura como título aquisitivo) para que se opere perfeitamente a
transferência da propriedade (conforme Art. 1.245 do Código Civil). Assim
que a escritura pública de compra e venda for oficializada, deve ser
registrada no ofício imobiliário competente o mais breve possível, a fim de
que conste na matrícula a referida transferência do direito de propriedade do
novo titular.
Por isso, não adianta o corretor verificar a escritura pública, pois ela
por si só não permite a transferência do imóvel, portanto não dá direito ao
possuidor para que venda o imóvel. Se a escritura não estiver registrada na
matrícula, permite que, se forem outorgadas diversas escrituras relativas ao
mesmo imóvel, o dono será aquele que primeiro registrar sua escritura no
Registro de Imóveis competente. Esta situação é muito comum.
Nos casos de imóvel de herança, é preciso inventário ou o formal de
partilha, registrado na matrícula. Às vezes nos deparamos com situações
em que o imóvel já está na 3ª geração e em nenhum momento teve
efetivado o registro.
Para que se possa vender é preciso haver a averbação de todos os
inventários. Isto geralmente impede a venda, pois a família terá que fazer
todos os inventários, fazer o registro de todos e só posteriormente vender, o
que se tornará muito dispendioso e oneroso para quem está vendendo e
demandará muito tempo para regularização. Em muitos casos o comprador
perde o interesse, pois quem compra quer finalizar logo o processo. O
agenciamento de um imóvel nestas condições até são aceitos pelas
imobiliárias, desde que seja esclarecida toda a situação no cadastro.
Na matrícula são averbados todos os atos jurídicos do imóvel:
demolição, construção, habite-se, conclusão de obra, compra/venda,
penhora, pacto antinupcial, partilha por separação judicial, inventário,
mudança do estado civil, óbitos etc. Qualquer ato jurídico que não tenha
sido averbado na matrícula do imóvel, em sua sequência cronológica,
somente poderá ser regularizado retrocedendo a outro ato, mediante
processo judicial.
Porém, podemos nos deparar com outra situação: o imóvel não tem
matrícula. Isto pode acontecer por nunca terem sido desmembrados, ou
seja, ainda pertencem a um todo maior, outros, por não terem sofrido
alteração no registro, depois da edição da lei 6.015/ 73. Nestes casos é
preciso verificar se o documento de posse é anterior ao ano de 1973. Para
estes imóveis, registrados antes de 1973, os quais não sofreram nenhum
ato de registro/averbação após este período, o documento oficial de registro
será a certidão de translado fornecida pelo ofício de imóveis.
Se você deseja aprofundar os
estudos sobre averbação e
registro no ofício imobiliário,
indicamos a leitura do art. 167,
incisos I e II, da Lei 6.015/1973.
Você deve estar se perguntando: E se nos depararmos com alguma
irregularidade simplesmente desistimos do agenciamento/captação? A
resposta é: depende de cada situação!
Abaixo listamos alguns casos de irregularidades, o que pode ser feito
nessas situações e/ou qual orientação pode ser fornecida ao proprietário
para a regularização do seu imóvel.
Algumas situações de irregularidade e como solucioná-las:
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Proprietário não fez o registro da escritura pública no registro de
imóvel
Deverá providenciá-lo imediatamente, pois ele demora de 15 a
45 dias. Tem um custo de 3,5% do valor do imóvel, podendo ser
realizado no momento em que já possuir um comprador
interessado. O comprador deve ser informado deste processo e
do tempo que levará para conclui-lo. O proprietário deve ser
notificado de que necessitará fazer o registro para a venda, esta
irregularidade deve estar salientada na ficha cadastro do imóvel
para que todos os corretores da imobiliária saibam da situação do
imóvel. É uma venda que terá um tempo maior de conclusão e
consequentemente o recebimento da comissão também será ao
final do processo. A maioria das imobiliárias não aceita o
agenciamento e/ou início de um processo de venda de um imóvel
sem a matrícula.
Mudança do estado civil do proprietário
Qualquer mudança de estado civil deverá ser averbada na
matrícula e no histórico do imóvel; casamento, divórcio ou viuvez.
Para que a venda seja efetivada, esta averbação deve ser
realizada e o custo é de responsabilidade do proprietário. Este
registro, por ter custo, pode ser realizado no momento da venda,
mas deve estar com a situação descrita no Contrato de Compra e
Venda e os compradores precisam estar de acordo. A
regularização demanda em torno de 15 dias, na maioria dos
Registros de Imóveis. É importante que o corretor de imóveis
tenha conhecimento destes prazos de regularização nos
Registros de Imóveis de sua cidade, para poder orientar os
proprietários e os futuros compradores.
Na matrícula está escrito que se trata de terreno e o proprietário
construiu um prédio sobre ele
Esta construção, não estando averbada, somente poderá ser
vendida como terreno, não fazendo alusão à casa/prédio. Para
tanto, o proprietário deverá regularizar a situação, o que levará
um tempo e demandará um custo significativo. Para se construir
sobre um terreno, primeiro tem que ser feito um projeto, este que
precisa de liberação da Prefeitura e do INSS. Construído o imóvel
deve-se requerer o habite-se na Prefeitura, e depois se averba a
construção no registro de imóveis, passando a existir o imóvel.
Imóvel em inventário
Quando há o falecimento de um dos proprietários, os bens
necessitam ser divididos entre os herdeiros, e para isso é
necessário um processo jurídico, chamado de inventário e
partilha de bens. Às vezes podem existir mais de 5 herdeiros,
sendo a venda legal somente após a conclusão do formal de
partilha e do inventário ou com autorização em que o juiz defira
um alvará para a venda. Com o formal de partilha concluído e
averbado na matrícula já é possível realizar a venda do imóvel.
Irregularidades com dívidas
O comprometimento por dívidas pode tornar o imóvel irregular.
Neste momento do agenciamento/captação, é importantesaber
do proprietário do imóvel se há financiamento, devendo verificar
na matrícula a alienação ao agente financeiro. Se já estiver
quitado deve conter carta de quitação do agente financeiro
averbada na matrícula, senão, o proprietário tem que solicitar o
cancelamento do gravame na matrícula.
Se ainda estiver com financiamento, o proprietário tem que quitá-
lo ou ser acordado em Contrato de Compra e Venda com o
comprador que, com a entrada, quitará o financiamento,
averbado na matrícula, para então finalizar a compra.
No caso de agenciar um imóvel com dívida deve ser descrita a
situação na ficha cadastro de agenciamento, para que todos os
corretores possam ter a informação.
Neste momento do agenciamento é possível verificar as dívidas
de financiamento. No momento da venda, outras negativas cíveis
e trabalhistas serão solicitadas, para verificar se o imóvel não
está em algum processo que envolva risco de penhora ou se ele
não estará sendo leiloado. O ideal é averiguar toda a situação do
imóvel no momento do agenciamento, mas isto é inviável em
função de todas certidões negativas terem um prazo de validade
de 30 dias e possuírem um custo. Considerando que um imóvel
leva em média de 6 meses a 1 ano para a venda, estas negativas
perdem validade.
Problemas de débito com a Prefeitura
A falta de pagamento do IPTU (imóveis urbanos) ou ITR (imóveis
rurais) ou dívidas relativas a taxas e obrigações perante a
prefeitura ou com a União também podem causar problemas para
a venda do imóvel.
Estudamos em detalhe, nesta unidade curricular, a atividade de
agenciamento/captação de um imóvel, que acontece no início da
intermediação imobiliária, momento em que há o primeiro contato com o
proprietário, este que solicita a prestação de serviço para assessoria na
venda do imóvel. É neste momento que o corretor de imóveis deverá obter e
fornecer informações importantes sobre a comercialização (venda) e
locação de imóvel, estabelece premissas de atendimento (com ou sem
exclusividade) e obtêm a autorização. Como toda negociação com imóveis
possui riscos e envolve valores significativos, a análise da documentação
básica é de vital importância para a verificação de impedimentos para a
venda já no momento de agenciamento do imóvel.
A análise desta documentação oportunizará ao corretor se certificar da
situação mínima favorável para colocação do imóvel a venda, e poderá
também orientar o proprietário sobre alguma regularização que deverá
providenciar para vender o seu imóvel.
Lembrando sempre o descrito no art. 723 do Código Civil, em que se
estabelece que o corretor e/ou imobiliária deve prestar ao cliente todos os
esclarecimentos acerca da segurança ou riscos do negócio, bem como
sobre alterações de valores e de outros fatores que possam influenciar nos
resultados da intermediação, sob pena de responderem por perdas e danos.
Observe o texto:
Art. 723. O corretor é obrigado a
executar a mediação com diligência e
prudência, e a prestar ao cliente,
espontaneamente, todas as informações
sobre o andamento do negócio.
Parágrafo único. Sob pena de responder
por perdas e danos, o corretor prestará ao
cliente todos os esclarecimentos acerca da
segurança ou do risco do negócio, das
alterações de valores e de outros fatores
que possam influir nos resultados da
incumbência.
Desta forma, se, por exemplo, a documentação referente ao negócio
apontar alguma irregularidade, capaz de no futuro trazer problemas ou gerar
danos ao cliente, o intermediador poderá ser responsabilizado por perdas e
danos, caso não tenha informado o comprador sobre tal irregularidade e não
o orientado quanto aos respectivos riscos e necessidade de regularização
do imóvel.