Adrielli Gracino - TÉCNICAS DE ARQUIVO E PROTOCOLO

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GERENCIA DE FORMAÇÃO E CIDADANIA 
PROGRAMA ADOLESCENTE APRENDIZ 
 
INSTRUTOR (A): Silvana 
ATIVIDADE REFERENTE AO PERÍODO: 
TURMA: 252 
ADOLESCENTE:Adrielli dos santos gracino 
 
 
 
 
 
CADERNO 
DE 
CONTEÚDO 
E 
ATIVIDADES 
 
 
 
DISCIPLINA: TÉCNICAS DE ARQUIVO E PROTOCOLO 
 
 
Aprendizes, 
 
Nesta disciplina temos o objetivo de desenvolver diferentes métodos e técnicas 
de arquivo e protocolo e suas respectivas tramitações no processo de trabalho 
de uma empresa. 
 
Vamos trabalhar os seguintes conteúdos: Arquivo e sua documentação: 
classificação dos arquivos, classificação dos documentos. Organização de um 
arquivo: levantamento de dados, análise dos dados, planejamento, implantação 
e acompanhamento. Arquivo corrente e protocolo: serviço de protocolo, serviços 
de arquivo. Arquivamento: métodos alfabéticos, geográficos, numéricos e por 
assunto. 
Ao longo do material irei incluir links que você poderá acessar para sanar 
dúvidas. 
As atividades a serem respondidas estão no final do material, respondam 
e postem na nossa turma no classroom.google. 
 
Ótimo trabalho! 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Gestão de arquivos 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
O que é um Arquivo? 
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por instituições 
públicas ou privadas, e por pessoas físicas em decorrência do exercício de suas 
atividades, qualquer que seja o suporte da informação. Local de armazenamento 
de documentos. 
Eles podem ser: 
 
» Públicos (Federal, estadual ou Municipal) 
» Institucionais (Escolas, associações, fundações, ONGs) 
» Comerciais/Privados (Empresas, corporações, companhias) 
» Pessoais 
Tem por finalidade os seguintes tópicos: 
» Assegurar a organização da informação, a sua conservação, o seu 
acesso e consulta. 
» Reunir o conjunto de documentos classificados e conservados pela 
empresa durante períodos de tempo determinados pela lei ou pelas 
conveniências. 
» Memória e fonte de pesquisa. 
» Armazenamento. 
Abrangência: 
» Arquivo Setorial: São aqueles que cumprem função de arquivo corrente e, 
por esta razão, devem ser guardados próximos aos órgãos operacionais 
e por isso costumam ser descentralizados. 
» Arquivo Geral: São aqueles que recebem os documentos de diversos 
órgãos de uma mesma organização física. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Temos tipos diferentes de arquivo, e costumamos categoriza-los pela teoria das 
três idades. 
» Arquivo corrente (1ª idade): composto de documentos em uso e 
consultados com frequência. Seu uso se caracteriza por atender as 
finalidades de sua criação. 
» Arquivo intermediário (2ª idade): composto por documentos que 
deixaram de ser consultados com frequência, mas que ainda podem ser 
solicitados para algum fim. A permanência dos documentos em arquivos 
intermediários é temporária. 
» Arquivo permanente (3ª idade): composto por documentos que já 
cumpriram suas finalidades, mas são preservados em razão de seu valor 
de comprovação, de informação, cultural, de pesquisa. 
 
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e de operações 
técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao 
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à sua 
eliminação ou seu recolhimento faz parte de toda instituição, seja na organização 
de seus documentos em arquivo de papel ou em forma eletrônica 
 
Sua finalidade é comprovar, documentar os trabalhos realizados no passado, 
ação no presente e planejamentos futuros. Se a administração da documentação 
não é realizada de forma eficiente e eficaz, podemos ter como consequência 
uma organização com sua estrutura administrativa inoperante. 
 Por esse motivo os documentos são considerados especiais e especializados 
e chamamos estes termos de natureza dos documentos. 
 
» Arquivo Especial: São aqueles que requerem tratamento especial 
de armazenamento, independentemente de sua forma. 
» Arquivo Especializado: São aqueles que tratam de um assunto 
específico, independente da forma física, comercial e industrial. 
 
Observem o quadro abaixo, para descobrirem os diferentes formatos e 
espécies desta natureza. 
 
Acessem :https://www.youtube.com/watch?v=km6CUoEl7OY 
CLASSIFICAÇÃO CARACTERÍSTICAS 
ESPÉCIE 
É a definição a partir da disposição e da natureza das informações, 
são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão… 
TIPOLOGIA 
É a configuração que assume de acordo com a atividade que a 
gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de 
serviço, Certidão de nascimento… 
NATUREZA DO 
ASSUNTO 
Esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no 
documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se 
sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é 
“ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem 
restrições de acesso. 
FORMA 
Refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-
original, original ou pós-original. 
FORMATO 
É determinado de acordo com as características físicas e técnicas de 
registros com que se apresenta o documento. São exemplos de 
formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho. 
https://www.youtube.com/watch?v=km6CUoEl7OY
 Gestão de documentos 
 
A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento, da 
organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, do espaço 
físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo 
documental. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tipos de documento 
 
Memorando 
Ofícios 
Circular 
Portaria 
Pedido 
Edital 
Declaração 
Relatório 
Requerimento 
Solicitação 
Requisição 
Ata 
Autorização 
Acordo 
Balancete 
Bilhete 
Carta 
Contratos 
Dados 
Demonstrativo 
Extrato 
Ficha 
Folha 
Formulário 
Guia 
Histórico 
Informativo 
Convênio 
Informe 
Lista 
Livro 
Mapa 
Normas 
Notas 
Notificação 
Orçamento 
Parecer 
Proposta 
Processo 
Recibos 
Relação 
Tabelas 
Telégrafos 
Termo 
Normatização 
Paint 
Protocolado 
Planos 
Memória 
Convite 
Anais 
Aviso 
Boletim 
 
 
 
 
 
 
 
Os mais comuns e utilizados, são os ofícios, memorando, atestado, declaração, 
requerimento, aviso, procuração, edital e relatório. 
 
Memorando: é um documento interno que estabelece uma comunicação rápida, 
sem formalidades. Na maioria das vezes, já vem impresso preenchendo os 
espaços em branco, conforme a imagem abaixo 
 
 
Ofício: é habitual a comunicação escrita utilizada pelos organismos oficiais no 
seu relacionamento com outros organismos oficiais, escreve-se normalmente em 
papel A4, em sentido vertical, a redação deve ser breve e concisa. 
 
 
Estrutura básica para um arquivo. 
 
Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o Arquivo necessita 
de uma estrutura básica que pode ser composto dos seguintes elementos: 
» Recursos Humanos 
» Instalações 
» Recursos Materiais 
 
Cabe aos recursos humanos, a responsabilidade da execução das operações de 
arquivo dever ser confiada a pessoal competente e responsável para executar 
as operações de: 
» Selecionar documentos 
» Registrar documentos 
» Estabelecer o método de classificação adequado 
» Codificar documentos 
» Ordenar documentos 
» Arquivar documentos de acordo com o método adotado 
» Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado 
» Localizar documentos 
» Controlar a saída de documentos do arquivo 
» Transferir e descartar documentos 
» Orientar e treinar usuários 
 
As Instalações dos arquivos requerem análise dos seguintes aspectos: 
» Localização: acessível (se for volumoso é preferível que seja no andar 
térreo devido ao peso) e que tenha capacidade de expandir-se; 
» Iluminação: ampla, mas, difusa, isto é sem que tenha incidência direta do 
sol; 
» Arejamento: ventilação natural, constante e regulável; 
» Higienização: limpo, bem cuidado. Com dedetização periódica; 
» Disposição: (layout):espaço livre para locomoção; fácil consulta e 
conservação do acervo; 
» Segurança: contra incêndio, roubo, infiltrações etc. 
 
 E por último, mas importante, os recursos materiais. 
» Mobiliário: ideal para os formatos e gêneros dos documentos produzidos 
que economize espaço, que permita arrumação racional dos documentos 
e que apresente capacidade de expansão, seguro e resistente; 
» Acessórios: pastas suspensas (frontais ou laterais), pastas intercaladoras, 
pastas A/Z ou outras. As caixas devem ser resistentes e específicas para 
cada tipo de arquivo, dependendo do formato/gênero dos documentos. 
Observar também as etiquetas e projeções para que sejam ideais. 
 
 Organização de um arquivo: levantamento e análise dos dados 
 
 Cada empresa organiza seus arquivos de maneira diferente, mas as dicas a 
seguir são importantes para seu trabalho na área de arquivo. 
 
» É interessante que a sua Unidade ou Área de trabalho tenha um plano de 
classificação para que você possa guardar os documentos dentro dos 
dossiês ou pastas certas. 
» Classificação é, portanto, a sequência de operações que, de acordo com 
as diferentes estruturas e atividades da entidade produtora, visam a 
distribuir os documentos de um Arquivo. 
 
 O plano de classificação pode ser considerado importante, todas as unidades 
possuem planos de classificação de documentos. Cada Área identifica as suas 
Pastas, Caixas e etc. do modo como conhecem. Mas, é interessante entender 
como é a sistemática para se montar um Plano que facilite o trabalho de 
arquivamento, acesso e destinação dos documentos. 
 
Para elaborar o plano podemos seguir as seguintes fases: 
 
 
 
 
 
 
 
» Identifique as Atribuições e Atividades da Instituição e da Área em que 
você trabalha. 
» Relacionar e organizar o que você levantou; 
» Identificar os tipos de documentos que “nascem” a partir do cumprimento 
das atividades identificadas; 
 
Regras de arquivamento 
 
 
 
 
 
 
Ordenação: É a disposição dos documentos dentro das Pastas e destas dentro 
do Arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos 
documentos. Vejam os métodos básicos: 
 
• Ordenação Alfabética: disposição dos documentos ou pastas de acordo 
com a sequência das letras do alfabeto. Pode ser classificada em 
enciclopédico e dicionário quando se trata de assuntos. 
• Ordenação Cronológica: disposição dos documentos ou pastas de 
acordo com a sucessão temporal. 
• Ordenação Geográfica: disposição de acordo com as unidades 
territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros e outras). 
 
 
• Ordenação Temática: disposição de acordo com temas ou assuntos 
• Ordenação Numérica: disposição de acordo com a sequência numérica 
atribuída aos documentos. Depende de um índice auxiliar para busca de 
dados. 
 
Vejamos um exemplo 
 
 Na Pasta MANUTENÇÃO/PRÉDIO você poderá arquivar os documentos em 
ordem cronológica, assim sendo teríamos: primeiro o Memorando pedindo 
o conserto, depois a resposta do ESTEC solicitando a compra de torneira 
nova, em seguida a Informação de que já foi adquirida a torneira, e por 
último a Informação do ESTEC que o serviço foi concluído. 
 
É importante no Arquivo que os documentos de uma mesma função sejam 
guardados juntos, para que se perceba como começou a ação e como terminou, 
formando assim os dossiês de fácil compreensão para quem pesquisa. 
 
 No arquivamento, guarde os documentos dentro das pastas e das caixas já 
contidas no arquivo ou monte-as de acordo com o plano de classificação. Nesse 
último caso faça as etiquetas indicando o código da atividade correspondente. 
Não se esqueça de anotar no canto superior esquerdo da Pasta o código do 
Órgão/Área respectivos. 
 
Métodos de arquivamento 
• Alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da 
informação for o nome; 
• Geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da 
informação for o local (cidade, estado e país); 
• Numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da 
informação for o número do documento e numérico-cronológico: quando 
ao número do documento vier associado a data; 
• Ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da 
informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a 
modalidade alfabética (dicionário ou enciclopédica) ou numérica (decimal 
ou duplex) 
 
 
 
 
 
SERVIÇO DE PROTOCOLO 
 
 
 
 
Protocolo é uma das atividades de arquivo corrente, é a denominação atribuída 
aos setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação 
e expedição de documentos, é também o nome atribuído ao número de registro 
dado ao documento ou, ainda, ao livro de registro de documentos recebidos e 
expedidos. O protocolo é a Porta de entrada? Dos documentos recebidos pela 
empresa. 
Vale lembrar que o protocolo por ser uma atividade de arquivo corrente, está no 
âmbito da gestão de documentos e não resume suas atribuições em apenas 
colocar números nos documentos ou dar a tradicional carimbada nos mesmos 
quando de sua entrada nas instituições, verificam-se alguns outros 
procedimentos conforme abaixo: 
ROTINAS DE RECEBIMENTO E CLASSIFICAÇÃO 
Recebimento: da correspondência chegada à empresa pelo malote o Correios 
em mãos; 
Separação: da correspondência oficial da particular; 
Distribuição: da correspondência particular; 
Separação: da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter 
sigiloso; 
Encaminhamento: da correspondência sigilosa aos seus destinatários; 
Abertura: da correspondência ostensiva; 
Leitura: da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, 
verificando a existência de antecedentes; 
Requisição: dos antecedentes ao arquivo; 
Interpretação: da correspondência e sua classificação de acordo com o código 
adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no 
canto superior direito; 
Elaboração do resumo: do assunto tratado no documento; 
Encaminhamento: dos papéis ao setor responsável pelo registro e 
movimentação; 
 
Reparem que o protocolo trata somente da documentação oficial (que vem em 
nome da instituição) e ostensiva (aquela que pode ser aberta para tomar ciência 
do assunto). Como este setor/atividade tem prerrogativa de abrir documentos 
para registrar e classificar os mesmos, as correspondências particulares ou 
sigilosas recebidas pela empresa, não podem ser abertas para tomada de 
ciência do assunto, tendo que ser distribuídas diretamente aos seus 
interessados. 
Cabe dizer que a correspondência sigilosa vem armazenada em dois envelopes, 
o externo é aparentemente um documento ostensivo, mas quando se abre este, 
depara-se com o envelope interno, que contém o grau de sigilo do documento e 
seu destinatário, sendo obrigada sua distribuição diretamente para o 
destinatário. 
A atividade de expedição também pode ser realizada pelo setor de protocolo e 
consiste em ser a "porta de saída" dos documentos da empresa para outras 
instituições ou pessoas com as quais se mantenha um relacionamento. Este 
setor/atividade registra os documentos quando de sua saída da empresa para 
um determinado fim, não sendo necessário manter uma cópia do mesmo na 
instituição. 
Digitalização de Documentos e Arquivos 
A digitalização pode ser definida como sendo a conversão de um suporte 
físico de dados e/ou informação para um suporte em formato digital 
informatizado. Basicamente, substituem os documentos em papel ou 
microfilme, permitindo um acesso mais rápido e armazenamento mais 
eficiente. Como todos os sistemas de arquivo, o processo de digitalização 
assenta nos seguintes princípios: 
Preparação de Documentos, Captura de imagem, Indexação, Acesso à 
informação, Arquivo 
 
Preparação de Documentos: Tarefa que consiste em remover objetos 
(grampos, clips, etc) que possam obstruir o fluxo da documentação no 
“scanner” ou dados da própria imagem do documento,desfazer dobras, 
restaurar documentos danificados, identificar os documentos com 
legibilidade comprometida e a colocação de um separador entre os 
diferentes tipos de documentos. 
 
Captura de Imagem: A captura de imagem é o processo pelo qual se 
transforma o documento em papel num formato digital, através da criação de 
uma pasta utilizando um software específico. As imagens digitais podem 
assumir várias formas; bmp, gif, jpeg, pdf, tiff, etc. A realização da conversão 
é executada em “scanners”. Após a digitalização, as imagens obtidas são 
sempre submetidas ao Controle de Qualidade para garantir a eficiência do 
processo ou a necessidade de ajustes. 
Indexação: Trata-se de identificar a pasta criada com atributos de pesquisa, 
campos de indexação, combinados com o cliente, que permitem o acesso 
posterior à imagem. 
Esta pode ser realizada com recurso de reconhecimento automático de 
caracteres (OCR, ICR) ou, caso os documentos não o permitam, 
manualmente. 
 
Acesso à Informação: O armazenamento do formato digital é feito em 
formato CDR/DVD. Alternativamente, existem os serviços de storage nos 
seus próprios servidores, ou de terceiros, permitindo uma área segura de 
acesso fácil através da internet ou intranet e controlado em Virtual Private 
Network. O que permitirá a Pesquisa Digital de Imagens – O armazenamento 
digital permite que múltiplos usuários acessem documentos digitalizados em 
tempo real através da WEB, podendo resgatá-los instantaneamente a 
qualquer hora e lugar do planeta. 
 
Arquivo: Para finalizar todo o processo, a documentação é de novo 
reorganizada. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Atividades: 
 
1) Marque P para arquivo Público, I para Institucional, E para Empresarial 
e F para Familiar ou Pessoal. 
( E) A imobiliária MJ Imóveis possui um arquivo com mais de 500 apartamentos 
de diferentes tamanhos e preços. 
( F ) Maria guardava em um bauzinho bem trancado, os bilhetes de amor e fotos 
que recebeu. Não só do atual namorado, como dos antigos paqueras e “ficantes”. 
(I ) D. Vânia, bibliotecária da biblioteca estadual, tem muito orgulho de seu 
variado acervo. Ela costuma dizer que só sai de lá sem um livro quem não sabe 
ler. 
(P ) Os boletins de ocorrência ficam arquivados na delegacia da cidade ou do 
bairro. 
( E ) Mariana, gerente de uma loja, solicita uma nota fiscal do departamento de 
vendas. 
 
2) As atividades apresentadas a seguir fazem parte das rotinas de 
protocolo, exceto: 
a) Distribuir a correspondência particular 
B) Abrir correspondência sigilosa 
b) Verificar a existência de antecedentes e requisitá-los ao arquivo 
c) Interpretar e classificar a correspondência 
d) Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários 
 
3) A ficha de protocolo deve ser feita em duas vias e conter as seguintes 
informações: 
 
a) Número de protocolo, data de entrada e data de saída 
b) Data de entrada, data de saída, data do documento 
c) Número do protocolo, procedência, número e data do documento 
D)Data do documento, dimensões e assunto 
d) Data do arquivamento, procedência e tipologia 
 
4) Sobre a estrutura básica dos arquivos, qual estrutura essencial para 
um funcionamento satisfatório. 
a) Recursos humanos, instalações físicas e psicológicas 
b) Recursos humanos, instalações físicas e sociais 
C)Recursos humanos, instalações físicas e recursos materiais 
c) Recursos humanos, instalações luminosas, materiais 
d) Recursos humanos, administrativos e materiais 
 
5) Sobre a finalidade das documentações na organização, é correto 
afirmar que: 
A)A documentação é a parte que comprova todos os trabalhos realizados 
no passado, de ações presentes e de planejamentos futuros. 
a) A documentação após seu arquivo perde seu valor e passa ser 
considerada um arquivo morto. 
b) A documentação ajuda as secretárias a realizar as tarefas, mas não 
possuem nenhum valor comprobatório. 
c) Apenas documentos oficiais são arquivados sem mera compreensão de 
seu conteúdo. 
d) Apenas documentos sigilosos tem valor legal para empresa, por esse 
motivo são arquivados. 
 
6) São tipos de documentos, exceto: 
A)Memorando, oficio, ata 
a) Relatório, carta, portaria 
b) Pedido, edital, declaração 
c) Requisição, requerimento, solicitação 
d) Todas as alternativas estão corretas 
 
7) Categorizamos os arquivos em três idades, são elas: 
a) Corrente e de gestão- primeira, permanente- segunda, intermediário –
terceira. 
b) Corrente e de gestão- primeira, intermediária-segunda, permanente- 
terceira. 
c) Corrente e de gestão- terceira, intermediária-segunda, permanente-
primeira 
d) Corrente e de gestão- segunda, intermediaria- primeira, permanente- 
terceira. 
E)Todas as alternativas estão corretas. 
 
8) Os arquivos podem ser classificados como públicos, privados, 
institucionais e pessoais, deste modo disserte sobre eles dando 
exemplos de como são utilizados no dia a dia de uma empresa ou 
família. 
_ Os arquivos públicos, como o próprio nome indica, são arquivos que 
competem ao Poder Público, visando a realização de atividades de 
natureza pública. O arquivo privado é aquele encontrado nos setores das 
empresas, onde constam informações do cliente e dados da própria 
empresa para acesso. 
arquivos institucionais são conjuntos dos documentos em suporte papel 
ou eletrônico que não só provam a existência e o funcionamento de 
instituições, sejam órgãos públicos ou organizações privadas rquivos 
institucionais são conjuntos dos documentos em suporte papel ou 
eletrônico que não só provam a existência e o funcionamento de instituições, 
sejam órgãos públicos ou organizações privadas 
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