Paper Arquivos Intermediários e Correntes

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Estágio I – Arquivos Intermediários e Correntes 
Autor: Marcelo Silva Lorenço 
Nome da Orientadora: Camila Giovana Ribeiro 
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI 
Curso Arquivologia (FLC26722BAQ) – Estágio I 
30/09/2024. 
RESUMO 
 
Os arquivos correntes contêm documentos frequentemente consultados, essenciais para 
as atividades administrativas, fiscais e jurídicas. Os arquivos intermediários, por sua 
vez, são compostos por documentos que, apesar de não serem frequentemente 
acessados, mantêm relevância para questões administrativas ou jurídicas. A gestão 
adequada desses arquivos é fundamental para a preservação da memória institucional 
e para garantir uma administração eficaz e econômica. Além disso, a implementação 
de um laboratório virtual de arquivologia oferece aos estudantes a oportunidade de 
simular atividades práticas de gestão documental, aplicando normas como o Código de 
Classificação e a Tabela de Temporalidade. Essa experiência proporciona uma 
compreensão aprofundada dos processos arquivísticos, embora apresente desafios na 
classificação de documentos. Uma visita técnica aos arquivos da UBM revelou a 
necessidade de melhorias significativas na organização e conservação dos documentos, 
que estavam mal acondicionados e expostos a condições inadequadas. Recomenda-se a 
relocação do arquivo para uma área mais próxima da administração, além da adoção 
de medidas para melhorar as condições de armazenamento, como controle de umidade 
e segurança. Este trabalho evidencia a importância da gestão documental eficiente e as 
práticas necessárias para garantir a preservação e recuperação adequada dos 
arquivos, preparando os alunos para os desafios do mercado de trabalho. 
 
Palavras-chave: Arquivos correntes. Arquivos intermediários. Gestão documental 
 
 1 INTRODUÇÃO 
Este relatório de estágio tem como objetivo relatar as atividades desenvolvidas 
no campo da gestão documental, com ênfase na organização e conservação de arquivos 
correntes e intermediários. A importância desses arquivos está diretamente relacionada 
à eficiência administrativa e à preservação institucional. Como afirma Bellotto (2004), 
os arquivos correntes contêm documentos indispensáveis ao funcionamento diário de 
uma organização, enquanto os intermediários, embora menos consultados, ainda 
possuem valor administrativo e jurídico, justificando sua preservação temporária. Dessa 
forma, a gestão desses arquivos é essencial para garantir uma administração eficaz e 
econômica. De acordo com Camargo (2009), os documentos de arquivo não diferem de 
outros documentos pelo seu aspecto físico ou por ostentarem sinais especiais facilmente 
reconhecíveis. Tais documentos se caracterizam pelo papel que exercem no processo de 
desenvolvimento das atividades de uma pessoa ou um organismo (público ou privado), 
servindo-lhes também de prova. 
Durante o estágio, foi possível participar da implementação de um laboratório 
virtual de arquivologia, que oferece aos estudantes uma experiência prática na gestão de 
documentos, aplicando normas como o Código de Classificação e a Tabela de 
Temporalidade. Essa simulação proporcionou um entendimento mais profundo dos 
processos arquivísticos, ao mesmo tempo em que apresentou desafios, especialmente na 
classificação de documentos. 
Além disso, uma visita técnica aos arquivos da Universidade Bento Morais 
(UBM) permitiu observar a necessidade de melhorias significativas na organização e 
conservação dos documentos, que estavam mal acondicionados e expostos a condições 
inadequadas. Os arquivos intermediários desempenham um papel crucial na transição 
dos documentos, pois permitem uma organização eficaz dos registros que ainda são 
úteis para a administração, mas que não precisam de consultas constantes. Com base 
nisso, recomendou-se a relocação do arquivo para uma área mais próxima da 
administração e a adoção de medidas de controle ambiental, como umidade e segurança, 
visando a melhorar as condições de armazenamento e preservar a memória institucional. 
Lodolini (1995 citado por NÚÑEZ FERNÁNDEZ, 1999) afirma que os arquivos 
intermediários são uma reação dos sistemas arquivísticos diante do crescimento 
geométrico da produção e acumulação da documentação, da impossibilidade de se 
conservar tudo; e da necessidade de intervenção dos arquivistas na organização e gestão 
dos fundos mediante técnicas de gestão de documentos. 
Podemos dizer que a utilização do arquivo intermediário adotado como depósito, 
ou seja, acumulação indiscriminada de documentos, que não foram avaliados e podem 
não ter valor primário e secundário e nem potencial de uso. 
Uma administração adequada dos arquivos correntes e intermediários é 
fundamental para garantir a continuidade e eficiência das atividades institucionais, ao 
mesmo tempo em que se prepara o destino dos documentos, seja para eliminação ou 
preservação permanente. Este trabalho busca, portanto, evidenciar a importância da 
gestão documental eficiente e as práticas necessárias para garantir a preservação e 
recuperação adequada dos arquivos, preparando os alunos para os desafios do mercado 
de trabalho. É neste pensamento que o conjunto dos documentos produzidos irá formar 
o que chamamos de documentação (ou arquivo), em que entrará em cena a gestão dos 
documentos enquanto estratégia de administração do que se produz na organização em 
nível de informação, seja físico ou digital. No que tange à gestão documental 
(MAQUES E LOPES, 2012). 
A gestão documental bem implantada possibilita a organização da massa 
documental, respeitando a sua proveniência e o seu fluxo, auxiliando na recuperação da 
informação de forma eficiente e segura, pode-se dizer que ao gerenciar os documentos 
os benefícios são múltiplos, como, por exemplo, rapidez para disponibilizar a 
informação (OLIVEIRA & BEDIN, 2018). 
 
2 FUNDAMENTAÇÃO TÉORICA 
A gestão de arquivos correntes e intermediários é um elemento crucial para a 
organização e manutenção da informação nas instituições. Estes arquivos têm funções 
específicas, porém igualmente relevantes, no ciclo de vida dos documentos, exigindo 
métodos específicos para sua gestão e guarda. Entender as particularidades e funções de 
cada tipo de arquivo é crucial para uma administração eficiente e ajustada às demandas 
administrativas (BRITO FEITOSA & DUARTE, 2020). 
Para Almeida (1987), os arquivos possuem a missão de disseminar a informação 
para as pessoas que dela necessitam para uma tomada de decisão, facilitando a relação 
entre o indivíduo e a informação. 
...a principal finalidade do arquivo é servir à administração, 
constituindo-se, consequentemente, em base de conhecimento da 
história. As funções básicas dos arquivos são a guarda e a 
preservação dos documentos, visando a sua utilização. (PAES, 
1997, p.37) 
 
Os documentos em uso correntes são aqueles que são frequentemente 
consultados e empregados nas atividades diárias da instituição. A gestão eficiente 
desses documentos exige uma estrutura que facilite o acesso e a recuperação de 
informações. As técnicas de classificação e indexação são fundamentais neste cenário, 
uma vez que auxiliam na categorização dos documentos, facilitando sua rápida 
localização pelos usuários. Os documentos contidos nos arquivos intermediários são 
documentos que não são mais frequentemente consultados, mas que ainda têm 
relevância administrativa, jurídica ou fiscal. A administração desses documentos requer 
uma análise de sua importância e a estipulação de padrões para o seu armazenamento, 
conservação e destino possível. É crucial que as entidades estabeleçam políticas 
transparentes para estabelecer o período de conservação dos documentos antes de serem 
excluídos ou movidos para os arquivos permanentes (BRITO FEITOSA & DUARTE, 
2020). 
À medida que a informação arquivística torna-se menos 
utilizada ao longo do processo decisório, tende-se a eliminá-laou a conservá-la temporariamente (arquivos intermediários 
administrados pela própria agência produtora ou pelas 
instituições arquivísticas). (JARDIM, 1995, p.55) 
 
A adoção de sistemas de gerenciamento de documentos é uma tática eficiente 
para aprimorar a gestão de arquivos correntes e intermediários. Esses sistemas 
possibilitam o gerenciamento e a estruturação de documentos, além de disponibilizarem 
recursos que simplificam a procura e a recuperação de informações. A tendência de 
digitalização de documentos também é crescente, auxiliando na diminuição do espaço 
físico necessário para armazenamento e otimizando a administração da informação. A 
formação constante dos especialistas em Arquivologia é um elemento crucial para 
aprimorar a administração de arquivos. O treinamento de proteção garante que os 
arquivistas se mantenham no dia com as melhores práticas e tecnologias existentes. A 
compreensão da legislação e das diretrizes associadas à gestão de documentos é 
igualmente crucial, pois direciona as escolhas e medidas necessárias para garantir a 
conformidade legal (GONÇALVES et al, 2022). 
No Brasil, a gestão de documentos se institucionalizou com a aprovação da Lei 
8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos 
e privados. A mencionada lei, em seu artigo 3º define gestão documental como sendo: 
... o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes 
à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em 
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou 
recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991). 
 
As normas jurídicas que orientam a administração de documentos no Brasil 
impedem que as entidades implementem práticas que garantam a transparência e o 
acesso à informação. Por exemplo, a Lei de Arquivos e a Política Nacional de Gestão de 
Documentos e Arquivos definem os requisitos que as instituições devem cumprir, 
enfatizando a relevância da conservação e do acesso à informação pública. A prática de 
eliminação de documentos é um aspecto crucial na administração de arquivos 
intermediários. As entidades necessitam definir padrões específicos para essa fase, 
garantindo que apenas os documentos que não possuam mais relevância sejam 
descartados. Este procedimento necessita de uma documentação detalhada que confirme 
o destino dos documentos descartados, garantindo a responsabilidade e a transparência 
na administração (HOLSTEIN e ROCKEMBACH, 2021). 
A gestão de arquivos também deve considerar a proteção da informação. É 
obrigatório que as entidades implementem ações que resguardem os documentos de 
acessos não permitidos, garantindo a confidencialidade e a integridade das informações. 
Isso pode envolver a instalação de sistemas de gerenciamento de acesso e a execução de 
auditorias regulares. A gestão de arquivos é afetada diretamente pela cultura 
organizacional. Organizações que dão importância à organização e à conservação da 
informação geralmente adotam práticas mais eficazes. Incentivar uma cultura de 
conscientização sobre a relevância da gestão de documentos pode representar um 
avanço importante para melhorar a eficácia operacional e esclarecer as atividades 
institucionais (PINTO et al, 2023). 
As entidades precisam estar dispostas a revisar e modernizar suas políticas de 
administração de documentos, levando em conta as mudanças nas demandas 
organizacionais e nas tecnologias de disposição. A inovação e a capacidade de 
adaptação são fundamentais para preservar a pertinência e a efetividade das práticas de 
arquivo. A incorporação de tecnologias emergentes na administração de arquivos é um 
movimento que está ganhando terreno nas instituições. Por exemplo, a aplicação de 
inteligência artificial e aprendizado de máquina pode simplificar a automação de 
processos, aprimorar a classificação de documentos e aprimorar a localização de 
informações. Essas ferramentas revolucionaram a administração de arquivos, 
proporcionando melhorias consideráveis em eficiência e eficácia (PINTO et al, 2023). 
A comunicação e a cooperação são essenciais para administração de arquivos. 
A colaboração entre diversos departamentos e especialistas da instituição pode 
aprimorar o processo de organização de documentos, garantindo que as demandas de 
todos os setores sejam atendidas. A formação de comitês ou equipes especializadas na 
gestão de documentos pode ser uma tática eficiente para promover essa cooperação. As 
práticas de administração de arquivos vão além do armazenamento físico, incluindo 
também a conservação digital. O processo de digitalização de documentos não apenas 
simplifica o acesso, como também auxilia na conservação a longo prazo. É crucial que 
as entidades elaborem táticas para garantir a integridade dos documentos digitais, 
considerando fatores como a desatualização de formatos e o armazenamento seguro 
(MARIA OLIVEIRA et al, 2023). 
 
3 VIVÊNCIA DO LABORATÓRIO VIRTUAL 
 
O Laboratório Virtual de Arquivologia é uma ferramenta inovadora que 
proporciona uma experiência prática fundamental para o ensino da gestão documental. 
Nele, os alunos simulam atividades essenciais, como classificação, ordenação e 
destinação de documentos, interagindo com ambientes virtuais que imitam setores como 
recepção, recursos humanos e arquivos intermediários. Esses ambientes oferecem um 
cenário realista e sem a necessidade de um espaço físico dedicado, permitindo que os 
estudantes apliquem o conhecimento teórico de forma prática. 
O uso do laboratório começa com a correta utilização de Equipamentos de 
Proteção Individual (EPIs), garantindo tanto a segurança do arquivista quanto a 
preservação dos documentos. A prática vai além de atividades básicas, como a 
classificação de fichas e documentos de identidade (RG), aplicando o Código de 
Classificação de Documentos Relativos às Atividades-Meio do Poder Executivo 
Federal. O uso da Tabela de Temporalidade é uma etapa crucial para determinar o prazo 
de guarda e a destinação final dos documentos, seja para eliminação ou para 
preservação permanente. 
A vivência virtual também desafia os alunos a analisarem a adequação de 
materiais como clipes, canetas e carimbos para o manuseio e arquivamento de 
documentos, destacando a importância de boas práticas no manuseio físico dos acervos. 
No entanto, uma das dificuldades apontadas durante o uso do laboratório foi a ausência 
de um tutor ou orientador em tempo real para sanar dúvidas específicas, especialmente 
no processo de classificação dos documentos. 
Ainda que as dificuldades com a correta associação dos documentos aos códigos 
tenham surgido, a experiência proporcionou um aprendizado significativo. A repetição 
das atividades, embora feita de forma virtual, permite aos usuários aprimorarem suas 
habilidades e se familiarizar com os desafios diários da prática arquivística. 
 
4 VIVÊNCIA DA VISITA TÉCNICA 
 
A visita técnica realizada no Universidade Bento Morais (UBM), em setembro 
de 2024, foi uma oportunidade única para observar de perto o funcionamento dos 
arquivos correntes e intermediários da instituição. Como parte das atividades do Estágio 
Supervisionado I do curso de Arquivologia, o objetivo principal foi analisar os métodos 
de gestão documental, identificar desafios e propor melhorias. A experiência 
proporcionou um contato direto com a prática da arquivologia, complementando os 
conhecimentos teóricos adquiridos em sala de aula. 
Durante a visita, observou-se que o arquivo geral da UBM, localizado no térreo 
do prédio III, apresentava certo acúmulo de materiais na ante-sala, dando uma sensação 
de desorganização. Isso ocorre devido à grande demanda de documentos que chegam 
para triagem e catalogação. O processo de triagem é essencial para garantir que os 
documentos sejam organizados e armazenados adequadamente, seguindo diretrizes 
rigorosas de arquivamento. Essa situação evidencioua importância de uma gestão 
documental mais contínua e sistemática. 
No depósito, os documentos estavam armazenados em estantes de aço 
deslizantes, porém o ambiente apresentava desafios, como sinais de umidade e a 
ausência de controle de temperatura e umidade. A presença de objetos não relacionados 
ao arquivo e a falta de um sistema de segurança adequado também foram preocupações 
identificadas. Além disso, verificou-se a necessidade de melhorias nas condições de 
conservação dos documentos, muitos dos quais apresentavam sujidade e marcas de 
deterioração. 
A visita técnica permitiu compreender não apenas os aspectos operacionais do 
arquivo, mas também as condições físicas do ambiente e os desafios enfrentados pela 
equipe responsável. Foram sugeridas diversas melhorias, incluindo a realocação do 
arquivo para um espaço mais adequado, controle rigoroso de umidade e temperatura, e a 
implementação de sistemas de segurança para preservar a integridade dos documentos. 
A vivência prática durante a visita técnica foi essencial para identificar falhas e 
propor soluções concretas que contribuirão para a melhoria da gestão documental no 
UBM. Essa experiência reforça a importância de um ambiente organizado e seguro para 
a preservação de documentos, refletindo diretamente na eficiência administrativa da 
instituição. 
 
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 
 
A experiência no estágio I em Arquivologia destacou a importância crucial de 
uma gestão documental eficiente, especialmente nos arquivos correntes e 
intermediários, para assegurar a continuidade das atividades institucionais e a 
preservação da memória administrativa. Os arquivos correntes, que contêm documentos 
de uso frequente, precisam de uma gestão ágil e bem estruturada para garantir o rápido 
acesso à informação. Já os arquivos intermediários, que abrigam documentos com 
relevância administrativa ou jurídica temporária, requerem uma abordagem cuidadosa 
para organizar o fluxo de documentos e preparar sua destinação final, seja para 
eliminação ou guarda permanente. 
A implementação do laboratório virtual permitiu que os alunos aplicassem 
normas técnicas, como o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade, em um 
ambiente simulado, oferecendo uma compreensão prática dos desafios e da importância 
de gerenciar esses documentos de maneira eficaz. No entanto, dificuldades como a 
classificação de documentos destacaram a necessidade de maior prática e orientação 
para a correta aplicação desses procedimentos. 
A visita técnica a UBM revelou áreas que necessitam de melhorias urgentes, 
especialmente no que diz respeito ao acondicionamento e organização dos arquivos. A 
ausência de controle adequado de temperatura e umidade, o acúmulo de documentos e a 
falta de sistemas de segurança expõem os arquivos intermediários e correntes a riscos 
que podem comprometer sua integridade. A gestão documental eficiente, incluindo a 
correta triagem, catalogação e conservação, deve ser uma prioridade para otimizar o 
acesso à informação e proteger o patrimônio documental da instituição. 
Portanto, a prática no laboratório virtual e a análise crítica durante a visita 
técnica evidenciaram a necessidade de aprimorar tanto os processos de gestão 
documental quanto a infraestrutura física dos arquivos correntes e intermediários. A 
implementação das melhorias sugeridas, como a relocação do arquivo, controle 
ambiental e segurança, é fundamental para garantir a eficiência administrativa e a 
preservação da documentação institucional, preparando melhor os alunos para os 
desafios do mercado de trabalho e fortalecendo a governança documental da instituição. 
Essa abordagem deixa claro como a gestão de arquivos correntes e 
intermediários, junto com uma estrutura adequada, é fundamental para o sucesso de 
qualquer organização que dependa de uma administração eficaz e de uma documentação 
bem preservada. 
 
 
 
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