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Módulo 3 Aplicação de recursos na análise de dados Muitas vezes utilizamos tabelas que contêm um grande volume de informações, o que acaba dificultando a sua análise. Neste terceiro módulo do curso, chegou o momento de você aprender a utilizar alguns recursos estratégicos para a análise de dados. Por isso, durante os seus estudos você irá: 1. Compreender como personalizar a classificação de dados. 2. Saber como apresentar os dados como intervalos e como tabelas. 3. Resumir grandes volumes de dados utilizando tabelas dinâmicas e segmentações de dados. Prossiga seus estudos na Aula 1 — nela, você verá o recurso de classificação personalizada de dados. 87 SENAR Aula 1 – Utilizando o recurso de classificação personalizada de dados Em uma planilha de Excel você pode visualizar os dados definindo uma ordem para facilitar a análise das informações. Você pode utilizar a classificação dos dados no formato de texto, número, datas, entre outros, e com isso você encontra de uma forma mais rápida as informações para a tomada de decisão. Para que você consiga compreender melhor, pense na seguinte situação: 88 SENAR Um produtor no ramo de psicultura possui uma Planilha para registrar os dados da produção com a finalidade de utilizá-la no controle zootécnico. Como resultado, a planilha de piscicultura deve mostrar os índices de produção como compras de insumos, de estocagem dos peixes e o controle de povoamento dos tanques. Para esse momento, os dados serão registrados na planilha por data, ou a cada compra de um insumo, e algumas informações acabam se repetindo. Veja a seguir: 89 SENAR No caso do insumo, digamos que você compre o insumo ração sete vezes no mês, o qual aparecerá na planilha registrado em sete linhas; o mesmo acontecerá com os demais registros baseados em data. Veja a seguir como classificar dados: 1. Para classificar sua tabela por Data, selecione uma célula e, em seguida, na guia Dados no grupo Classificar e filtrar, escolha a opção Classificar: 90 SENAR 2. No grupo Coluna, escolha o campo Data da compra. No grupo Classificar em, escolha Valores das células; no grupo Ordem serão apresentadas três opções (sendo que aqui foi escolhida a opção Do mais novo para o mais antigo); e para finalizar a ação, clique em OK. 3. Observe que após essa ação a planilha será organizada por data mais recente: 91 SENAR Caso você tenha utilizado na planilha a formatação condicional formatando cor da fonte, cor de fundo da célula ou, ainda, uma série de ícones, você pode ordenar os dados utilizando como parâmetro essas formatações. Mesmo que seja criada manualmente, é permitido ordenar os dados obedecendo a esses formatos de células. Veja a seguir o passo a passo: Para classificar, primeiramente, selecione uma célula. Em seguida, na opção Classificar por, escolha o campo Espécie. 01 PASSO 02 PASSO 03 PASSO Na opção Classificar em, escolha uma das três opções Cor da célula, Cor da fonte ou, ainda, Ícone de formatação condicional. Na opção Ordem, serão apresentadas as opções Cores e Ícones, conforme sua escolha, e, ainda, a opção de personalização. Para aplicar a classificação, clique em OK. Para ir além Para classificar a coluna por texto, primeiramente, selecione uma célula e na guia Dados clique em Classificar. Em seguida, no grupo Classificar por, escolha o campo Insumos; no grupo Classificar em, escolha os Valores das Células; em Ordem, serão apresentadas três opções De A a Z, de De Z a A, e ainda a opção de personalização para aplicar a classificação. Feita a escolha, clique em OK. Agora, siga as próximas orientações e preste muita atenção nas informações que serão apresentadas. Você irá saber como fazer a classificação por mais de um nível. Personalizando a classificação dos dados da tabela Para personalizar a classificação dos dados da tabela ou de um intervalo, basta adicionar níveis de classificação, cada nível representando uma coluna até o limite máximo de 64 níveis. 92 SENAR Acompanhe o seguinte exemplo. Imagine uma tabela que possua três (3) espécies de peixes: dourado, tambaqui e tilápia, e que sejam comprados quatro (4) tipos de insumos: ração, calcário, alevinos e medicamentos. Para classificar por mais de um nível: 1. Selecione uma célula e, em seguida, na guia Dados no grupo Classificar e Filtrar, escolha a opção Classificar: 2. Na coluna Classificar por, escolha o campo INSUMOS e, em Classificar em, escolha Valores das Células; já na Ordem, selecione De A a Z. 93 SENAR Vejamos, então, como analisar os dados após a classificação: 1. Caso você observe as quatro colunas da tabela com um grupo de dados, provavelmente terá a impressão de que os dados após a classificação ficaram desorganizados. 2. Analise somente a coluna INSUMOS. Observe que os insumos registrados em toda a coluna foram colocados em ordem crescente, ou seja, de A a Z: o primeiro insumo foi Alevinos; em seguida, Calcário; depois, Medicamentos; e, por último, Ração. 3. Seguindo para a coluna ESPÉCIE, caso analise a coluna inteira, verá que está fora de ordem. 4. Por fim, observe as espécies correspondentes ao insumo ração e note que estão ordenadas obedecendo a ordem decrescente, ou seja, de Z a A. Agora, siga para a Aula 2, na qual será apresentada a utilização de filtros em tabelas de dados. Vamos lá? 3. Escolha o botão Adicionar Nível e, na coluna E depois por, defina o campo como ESPÉCIE. Em Classificar em, escolha Valores das Células e, na Ordem, De Z a A. 94 SENAR Aula 2 – Utilizando filtros em intervalo ou tabela de dados O intuito de utilizar o recurso de alto filtro em um Intervalo de células ou tabela é para que você possa organizar os dados e encontrá-los de uma forma mais rápida. Ao aplicar o filtro, o Excel esconde as linhas que não atendem as condições que foram estabelecidas e apresenta as demais. Outra opção que torna esse recurso bastante útil é quando os dados estão com o recurso de formatação condicional. Para analisar os dados por meio dos formatos colocados nas células e aplicar um filtro, você pode utilizar, por exemplo, o critério de filtragem por cor ou até mesmo pelos ícones utilizados nessa formatação condicional, e, assim, você pode combinar esses recursos também com a função SUBTOTAL e aumentar o poder de análise dos dados. Como exemplo, voltaremos a trabalhar com a Planilha de controle de psicultura, na qual você pode analisar os dados, filtrando as informações por insumos e espécie ou ainda combinar várias opções de filtragem para as colunas que apresentam valores numéricos. Vejamos: 95 SENAR Na guia Dados, no grupo Classificar e filtrar, escolha a opção Filtro e observe que no cabeçalho das colunas serão colocadas setas. Vejamos, então, as opções de filtro automático: Para executar o filtro, ao clicar na seta, é apresentada uma caixa de seleção com a opção de Selecionar tudo e outros campos que correspondem aos dados da coluna a ser filtrada. Você ativa ou desativa de acordo com a sua necessidade. Caso esteja tudo selecionado, na sua planilha serão mostrados todos os dados da coluna. 96 SENAR Você poderá filtrar também por Número, Data, Texto, Cor, entre outras opções. Veja a seguir como filtrar dados na tabela utilizando a opção Filtros de número. Não se esqueça de seguir todas as orientações: 1. Para mostrar os itens da coluna Quantidade, ou seja, os valores maiores que “20”, na opção Filtros de Número pode-se escolher a opção de comparação É Maior do que. No primeiro campo, digite o valor de referência. Assim que você clicar em OK, serão mostradas somente as linhas que satisfaçam seu critério de comparação. 97 SENAR Lembre-se de que você poderá combinar os dados! Observe que existem dois valores lógicos, “E” e “Ou”. Caso você queira refinar ainda mais o seu filtro, poderá escolher “Ou”, para satisfazer um dos critérios, e “E”, que irá satisfazer todos os critérioscolocados ao mesmo tempo. Na linha de totais, ou seja, a última linha da tabela, é aconselhável utilizar a função SUBTOTAL, de modo que as colunas escondidas possam ser totalizadas para que se tenha uma melhor análise dos dados. Vejamos outro exemplo. Você, primeiro, precisa visualizar a média da quantidade de ração utilizada somente para a espécie “Tambaqui”; segundo, visualizar a origem; e, por último, o valor gasto com insumos. Nesse exemplo, utilizaremos os dois recursos em conjunto: filtrar a tabela com AutoFiltro e mostrar os totais das colunas utilizando Subtotal. 1. Primeiramente, vamos adicionar a linha de totais saltando uma linha após a tabela. Para obter a média, vamos inserir a função SUBTOTAL, indicando o intervalo de dados das colunas espécie até peso médio. Assim, o número utilizado como referência da função será 101. 98 SENAR 2. Na seta do filtro da coluna Espécie, escolha somente a espécie “Tambaqui” e, na sequência, aplique o filtro. Como resultado, teremos os totais, ou seja, os totais de acordo com o filtro aplicado, que nesse caso é para a espécie “Tambaqui”, porém, se a espécie for alterada, o valor dos totais também mudará. O tema da Aula 3 é Criando e formatando tabelas dinâmicas. Você sabe para o que servem e como utilizá-las? Pois bem, durante o conteúdo serão apresentadas todas as informações para que você responda a essa pergunta. Avance! 99 SENAR Aula 3 – Criando e formatando tabelas dinâmicas Uma das ferramentas importantes do Excel para a análise de dados é a Tabela dinâmica, que permite que você possa resumir os dados, ver com facilidade as informações e de forma interativa, podendo, assim, realizar comparações com grandes quantidades de informações. Com essa ferramenta você pode subtotalizar e agregar dados numéricos, expandir ou recolher os níveis de dados com um clique e ainda destacar os resultados para uma busca detalhada. Continuando com a Planilha de controle de psicultura, para analisarmos os dados e acompanhá-los para controle zootécnico, é possível disponibilizar essas informações na tela rapidamente de uma forma gráfica e ao mesmo tempo dinâmica. Vamos ver como? 100 SENAR Criar uma tabela dinâmica Para inserir a Tabela dinâmica, clique em qualquer célula de sua tabela e na guia Inserir, no grupo Tabelas, escolha Tabela Dinâmica. Nesse momento, a sua tabela foi selecionada e você pode escolher onde deseja que o relatório da tabela dinâmica seja colocado. 101 SENAR Você pode optar por inserir o relatório em uma Nova planilha ou na Planilha existente. Se você escolher na Planilha existente, deve escolher um local, ou seja, clicar em uma célula e, em seguida, em OK. Após efetuar essa etapa, sua planilha ficará assim: Atenção Note que a tabela dinâmica foi inserida ao lado da tabela, isso porque foi selecionada uma célula após a tabela, ou seja, a célula H1. Antes de conhecer tudo o que pode ser feito em uma tabela dinâmica, veja a seguir como excluir e renomear. 102 SENAR Excluir uma tabela dinâmica Selecione qualquer célula da tabela dinâmica e na guia Análise de tabela dinâmica, clique em Ações, Selecionar e escolha Tabela Dinâmica Inteira. Feito isso, pressione a tecla Delete no teclado: 103 SENAR Renomear uma tabela dinâmica Para alterar o nome da Tabela dinâmica, na guia Análise de tabela dinâmica, clique em Tabela dinâmica e selecione o campo correspondente de edição. Feito isso, digite o novo nome: Agora, você irá conhecer outras funcionalidades de uma Tabela Dinâmica e, para isso, atente-se aos comandos que serão apresentados na sequência: Linha do Tempo da Tabela Dinâmica Para mostrar as datas, podemos recorrer ao filtro, mas o Excel possui um recurso específico para essa finalidade, que é a Linha do Tempo da Tabela Dinâmica. Ela apresenta os dados de uma maneira bem simples e no formato gráfico de calendário. 104 SENAR Para efetuar essa ação, clique em Análise de Tabela Dinâmica, e, em seguida, em Inserir Linha do tempo; depois, escolha os campos de data e clique em OK. Você pode utilizá-la para filtrar um período por anos, trimestres, meses ou dias. 105 SENAR Configurar Linha do Tempo da Tabela Dinâmica É permitido que você mude a aparência da Linha do Tempo habilitando algumas funções, escolhendo uma opção em uma lista de estilos ou, ainda, criando o seu próprio estilo. No grupo Mostrar, é possível habilitar ou desabilitar os seguintes itens: Cabeçalho, Rótulo de Seleção, Barra de Rolagem, Nível de Tempo. No grupo Estilos de Linha do Tempo, clique na seta abaixo e escolha um modelo, ou, então, selecione Novo Estilo de Linha do Tempo e escolha cada item da lista a ser personalizado, editando as informações presentes no botão Formatar. 106 SENAR Linha do Tempo com várias Tabelas dinâmicas Para que você tenha um maior controle e uma melhor visualização dos dados, é possível inserir uma mesma Linha do Tempo para filtrar várias Tabelas Dinâmicas — olha que interessante! Em Linha do Tempo, clique em Conexões de Relatório e selecione as Tabelas Dinâmicas a serem incluídas. Em seguida, clique em OK. Acompanhe o exemplo. Vamos criar uma Linha do Tempo na Tabela Dinâmica para mostrar a quantidade de peixes por espécie ao longo de um período. Para isso: 107 SENAR 1. Escolha uma célula da Tabela Dinâmica. Em Análise de Tabela Dinâmica no grupo Filtrar, escolha Inserir Linha do Tempo e marque o campo Data da Compra. Em seguida, arraste a barra de rolagem da linha do tempo até o período que você deseja analisar. 2. No nível de tempo, configure o tempo para Meses. 108 SENAR 3. Clique no espaço abaixo do nome do “mês” que será analisado. Na barra de controle de tempo, arraste-o até incluir quadrados, caso você deseje adicionar o período. Você também pode usar as alças de tempo para ajustar o período nos dois lados. 109 SENAR Adicionar Campos à Tabela Dinâmica Para adicionar um campo à Tabela Dinâmica, escolha a Lista de Campos em Análise de Tabela Dinâmica. Para mover um campo de uma área para outra, arraste-o e solte-o na área desejada. Na área Filtros, colocaremos o campo “Insumos”; em Linhas, colocaremos “Espécie”; e, em Valores, o campo “Quantidade”. Os rótulos podem ser alterados caso você queira trocar o nome padrão — para isso, basta clicar e digitar o novo nome. Para obter uma melhor organização dos dados, os campos numéricos são adicionados à área “Valores”. 110 SENAR Configuração do Campo de Valor Imagine que você precise, no resumo da Tabela Dinâmica, analisar a soma da quantidade comprada, ou ainda a média desses valores. Você possui um total de 11 funções à sua disposição, mas, se porventura nenhuma dessas funções fornecerem o resultado esperado, ainda será possível criar fórmulas para um cálculo personalizado. Vejamos a seguir: A janela Campos da Tabela Dinâmica pode ser mostrada ou ocultada. Para isso, na guia Análise de Tabela Dinâmica, escolha Lista de Campos. Na área Valores, escolha o campo que deverá ser alterado e, utilizando a seta, clique em Configuração do Campo de Valor. Na guia Resumir Valores por, são apresentadas as funções pelas quais deseja resumir os valores; já a guia Mostrar Valores como oferece a possibilidade de mostrar a coluna com um cálculo. 111 SENAR Para mostrar as quantidades representando um valor de porcentagem do total geral da coluna, basta escolher a opção % do Total Geral; já no botão Formato de Número, escolha a formatação a ser aplicada nos dados. Classificar dados em uma Tabela Dinâmica Imagine que a sua tabela possua um número gigantesco de linhas. Para facilitar a leitura dos dados, você pode utilizar a classificação na própria Tabela Dinâmica escolhendo a ordem que achar necessária. Essa configuração é semelhante ao que aprendemos na opção Dados, na própria Tabela Dinâmica, porém, para facilitar, estão disponíveis menos funcionalidades. Escolha o campo ou a linha que deseja classificar e clique em Classificarde A a Z ou Classificar de Z a A. Caso seja um número, clique em Classificar do Menor para o Maior ou Classificar do Maior para o Menor. 112 SENAR Para as colunas que não apresentam opção de seta, escolha uma célula e clique com o botão direito do mouse, escolhendo, no menu suspenso, a opção Classificar. Atualizar a tabela dinâmica Caso você inclua uma nova coluna na tabela, ou seja, na sua fonte de dados, por padrão a tabela dinâmica não será atualizada automaticamente. Veja: 1. Para isso, na guia Análise de tabela dinâmica, selecione a opção Atualizar. 113 SENAR 2. Porém, isso só funciona caso a coluna seja inserida entre as colunas já existentes. Se a coluna for inserida no final da tabela (fonte de dados), é necessário clicar em Alterar Fonte de Dados na guia Análise de Tabela Dinâmica. 114 SENAR 3. Uma outra forma de atualização da tabela dinâmica é configurá-la para que seja feita automaticamente ao abrir sua pasta de trabalho. Para isso, na guia Análise de tabela dinâmica, escolha Tabela dinâmica e, depois, Opções. Na caixa que irá ser exibida, selecione Dados e marque Atualizar dados ao abrir o arquivo. Finalize a ação em OK: Para ir além O ideal é que a base de dados para a construção da planilha dinâmica não seja alterada, pois essas mudanças podem gerar erros na tabela dinâmica já criada. Caso não tenham sido incluídas novas colunas na base de dados, é possível atualizar a planilha dinâmica apenas deixando a seta do mouse posicionada sobre a planilha, clicando no botão direito e selecionando o item Atualizar. Gostou de conhecer as funcionalidades de uma tabela dinâmica? Já consegue imaginar como seria a análise de dados utilizando mais essa ferramenta? Muito bem! Siga para a última aula deste módulo, onde o tema é Segmentação de dados! 115 SENAR Aula 4 – Utilizando o recurso de segmentações de dados Neste momento, vamos falar de um recurso de segmentação de dados utilizado para filtragem rápida. Voltando à Planilha de controle de piscicultura, pense numa propriedade com grande produção de peixes. Portanto, haverá uma planilha com grande volume de dados, certo? O uso da segmentação de dados na tabela dinâmica serve para atingir a filtragem de dados em uma parte específica e com mais detalhes, do que utilizar o próprio filtro existente na tabela dinâmica. Inserir a segmentação de dados Para você inserir uma segmentação de dados, é necessário que tenha uma fonte de dados. Por isso, vamos adotar como fonte de dados a própria Planilha de controle de piscicultura. Veja como é fácil! 116 SENAR 1. Primeiramente selecione uma célula qualquer na tabela dinâmica; na sequência, no grupo Filtrar, clique em Inserir segmentação de dados. Observe que será mostrada uma lista para que você escolha os campos nos quais deseja criar uma segmentação, ou várias segmentações de dados. Se você escolher três campos, serão inseridas três segmentações, e assim por diante. Pronto! Agora clique em OK. 2. Observe a segmentação de dados que você inseriu, o cabeçalho da segmentação ou o título do campo que você escolheu. Por padrão, ao inserir a segmentação, os botões de filtragem estão todos escolhidos para a nossa tabela, e ao escolher o campo ESPÉCIE teremos os botões “DOURADO”, “TAMBAQUI” e “TILAPIA”. Ao escolher um dos botões ou mais, será ativado o botão Limpar filtro na linha de título. 117 SENAR Configurar a segmentação de dados Vamos ver como alterar algumas configurações da sua segmentação de dados? Primeiro, selecione a segmentação a ser configurada, e na guia Segmentação de dados escolha Configurações da segmentação de dados: Para inserir uma Segmentação de dados, a fonte de dados necessariamente precisa ser uma Tabela ou uma Tabela dinâmica. Para refletir Dentre as configurações disponíveis você pode alterar o título do cabeçalho da segmentação de dados em Legenda, ou ainda escolher se o título será exibido marcando a caixa Exibir cabeçalho; é possível escolher também para que os dados sejam mostrados em ordem na opção Classificação e filtragem do item: 118 SENAR Aplicar estilo de segmentação de dados Você pode aplicar uma nova configuração de estilo na segmentação alterando cores, bordas e cores de preenchimento. Veja como realizar essas alterações! Na guia Segmentação de dados, no grupo Estilo de segmentação de dados, clique na seta e escolha Novo estilo de segmentação de dados, então, defina o elemento que será editado. O próximo passo é efetuar a escolha da formatação clicando no botão Formatar. Por último, clique em OK. 119 SENAR Conexões de relatório Você pode criar mais de uma segmentação, da mesma forma que fizemos anteriormente, com a linha do tempo, lembra? De acordo com a necessidade, você pode criar conexões entre várias segmentações e a tabela dinâmica. Isso pode mostrar os dados reunidos de uma maneira mais fácil para melhorar a análise e tomada de decisão. Acompanhe: Na guia Segmentação de dados, clique em Conexões de relatório. Selecione as tabelas dinâmicas a serem incluídas e, em seguida, clique em OK. 120 SENAR Conclusão Muito bem! Mais um módulo concluído! Durante o estudo de todas as aulas, você pôde aprender a utilizar a classificação dos dados para facilitar a leitura e análise dos dados. Além disso, viu como separar as informações de uma tabela com o recurso de autofiltro, para melhorar a visualização. Soube como utilizar a ferramenta Tabela dinâmica, aumentando ainda mais a precisão na reunião das informações em um só lugar. E para finalizar o módulo você acompanhou como utilizar a filtragem de dados somando o recurso de tabela dinâmica com os recursos de linha do tempo e segmentação de dados. A seguir, realize as atividades de aprendizagem. Preste muita atenção e boa sorte! 121 SENAR Atividades de Aprendizagem Em uma propriedade rural foi necessário diversificar o ramo de atividade e, para isso, o produtor resolveu investir em psicultura. Foi necessário, então, criar uma planilha para registrar os dados da produção e para ser utilizada no controle zootécnico, obtendo, assim, índices de produção como Compras de insumos e estocagem dos peixes. As colunas criadas na Planilha foram: Data da compra do insumo, Descrição do insumo, Quantidade comprada, Valor da compra, Espécie de peixe, Quantidade, Peso, Data da Estocagem e Origem. Levando em consideração o enunciado, resolva as questões. 1. Aplicando o recurso de Classificação dos dados da planilha de produção de peixes, podemos afirmar que: a) Para classificar a coluna Data da pesagem, basta escolher a classificação personalizada, porém, por ser um campo de data são mostradas apenas duas ordens de classificação: “Do mais antigo para o mais novo” ou “Do mais novo para o mais antigo”. b) É possível aplicar mais de um nível de classificação na coluna Peso, sendo: “Do menor para o maior valor” e, depois, “Do maior valor para o menor”. c) Caso seja aplicada na coluna Peso uma formatação condicional, utilizando cores é possível classificá-la obedecendo a ordem das cores. d) Mesmo que não seja utilizado na formatação condicional um conjunto de ícones, é possível fazer a classificação utilizando esse critério, pois está disponível na opção Classificar em. 122 SENAR 2. Para analisar e separar os dados, o Excel apresenta o recurso de AltoFiltro. Aplicando-o na planilha de produção de peixes, podemos afirmar o que é trazido em qual das alternativas? a) Para personalizar o filtro, é obrigatório transformar o intervalo de Dados em “Tabela”, pois é nessa formatação que se apresentam as “Setas” no início das colunas. b) Ao personalizar o filtro você tem a opção de utilizar o valor lógico “E” para combinar dois critérios, e obrigatoriamente precisa atender os dois argumentos ao mesmo tempo. c) Mesmo que o AutoFiltro disponibilize as “Setas” nas colunas, é possível aplicar o filtro apenas em uma coluna por vez. d) Na coluna Valor da compra, não é possível aplicaro filtro para mostrar os valores “É maior do que” ao mesmo tempo em que se aplica um critério para mostrar uma cor específica. 3. Para analisar dados da planilha de produção de peixes utilizando uma Tabela dinâmica, podemos afirmar que: a) Para inserir uma Tabela dinâmica o primeiro passo é formatar um intervalo de célula em “Tabela”. b) Para um gerenciamento melhor dos dados, principalmente em tabelas com grande quantidade de dados, pode ser inserida a Segmentação de dados para filtrar os dados em uma tabela dinâmica. c) Pode ser utilizada apenas uma Segmentação de dados por tabela dinâmica; caso seja inserida mais de uma, será mostrado um erro. d) Para “Classificar” uma tabela dinâmica é necessário escolher a opção Dados de Classificação na faixa de opções, já que temos esse recurso disponível na própria tabela dinâmica. 123 SENAR