Rotinas administrativas e financeiras da locação

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Transações imobiliárias
Rotinas administrativas e financeiras da
locação
A rotina administrativa é formada por vários processos que acontecem de forma
sistemática e requerem conhecimento técnico e domínio de tecnologias na
administração de um negócio. São atividades do cotidiano fundamentais para o bom
andamento dos processos organizacionais.
No que diz respeito à rotina administrativa financeira de um serviço de locação de
imóveis, é necessária atenção especial, pois após fechar um contrato de locação
chega o momento de administrá-los durante todo o período de locação, envolvendo
recebimento mensal de aluguéis, depósitos bancários, emissão de boletos e de
recibos.
Administrar um imóvel é uma atividade que exige conhecimento, gestão
administrativa e de informações para que não haja prejuízo futuro. Todas as contas e
numerários que passarem na imobiliária ou na conta do corretor autônomo devem ser
rigorosamente administrados, pois a taxa de administração (10% em média) é o
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faturamento do negócio de locação, mas os outros 90 % também passam pela conta
do corretor de imóveis ou pelo caixa da imobiliária. Ou seja, além do dinheiro do
faturamento (10%), a imobiliária ou o corretor também cuidará do dinheiro do cliente
que deverá ser repassado.
A falta de controle eficiente na administração destes imóveis pode gerar grandes
prejuízos, pois muitas vezes é inevitável – e até inerente ao negócio – pagar uma
determinada conta para o locador e descontar do aluguel. Desta forma, se ocorre um
esquecimento de registro, a imobiliária/corretor estará trabalhando sem receber retorno
e, muito provavelmente, causando prejuízo ao caixa.
Tudo funciona como se fosse um iceberg. Observe a figura 1:
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Figura 1 – Administração de contratos de aluguel
Fonte: . Acesso
em: 19 set. 2017.
Vamos abordar agora algumas atividades administrativas muito importantes,
entre elas: recebimento de aluguel, emissão de recibos, cheques, títulos, boletos
bancários, depósitos bancários, repasse de aluguel e automação na administração de
imóveis.
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Recebimento de aluguéis
A obrigação principal na administração de um imóvel é gerenciar com excelência
os rendimentos provenientes da locação. Cada vez menos as imobiliárias estão
mantendo o recebimento do aluguel no seu próprio escritório/loja. Uma vez que esta
atividade requer obrigatoriamente manter segurança permanente em função do grande
volume de numerário recebido em datas pré-determinadas. É preciso manter um caixa
ativo, inclusive no horário de almoço, disponibilizar um local destinado para fazer a
guarda dos valores locatícios (cofre) e também é necessário contratar um seguro de
valor. Além disso, o locatário deverá se deslocar até a imobiliária, caso ela seja o único
local de recebimento de aluguel.
O processo mais utilizado pela grande maioria das imobiliárias/administradoras é
realizar a cobrança do aluguel por meio de um sistema eletrônico. Este é fornecido
pelos bancos, remetendo as fichas de compensação para os locatários. A emissão do
documento pode ser feita por meio do site, e o locatário/inquilino pode efetuar o
pagamento em qualquer banco do sistema de compensação integrada em qualquer
Estado da Federação até a data de vencimento. Após o vencimento, o pagamento
somente poderá ser realizado no banco emissor.
O tempo entre o pagamento do boleto e o efetivo crédito em conta pode variar
entre um e dois dias. É indicado emitir o boleto 15 dias antes do vencimento.
Por isso, é importante igualar o mês a 30 dias, de maneira que tenha sempre
uma única data de recebimento, a qual oportunizará um melhor controle dos
pagamentos e das cobranças por atraso.
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Como rotina obrigatória deste recebimento temos a baixa no banco de dados. Ou
seja, conforme estes pagamentos vão sendo realizados, eles precisam de sinalização
no sistema. Além disso, diariamente, é necessário gerar uma listagem de locatários em
atraso. As informações são analisadas e depois são definidas ações proativas para
eliminar a inadimplência. É importante lembrar que o devedor quita primeiro as dívidas
que são mais cobradas, por isso as definições de políticas de cobranças dos atrasos
devem estar estabelecidas. As imobiliárias têm disponibilizado as taxas maiores de
administração para a cobertura de atrasos, pois elas variam e necessitam estar
descritas no Contrato de Intermediação da Locação. Este documento é o contrato
realizado entre a imobiliária e o proprietário/locador como abordado em Formulários,
na unidade curricular Elaborar estratégias de relacionamento com mercado e
clientes de imóveis.
Como prática de cobrança, as imobiliárias utilizam a notificação por telefone, com
10 dias de atraso; uma primeira correspondência e/ou e-mail, com 15 dias de atraso e
uma segunda correspondência e/ou e-mail, com 30 dias, inclusive para os fiadores, se
houver. Este procedimento, além de alertar o locatário sobre o seu atraso, também
demonstra que a imobiliária está atenta e acompanha os pagamentos.
Não é aconselhável deixar o atraso ultrapassar 45 dias, devendo a
imobiliária/corretor ingressar com a competente ação de despejo por falta de
pagamento e requerer o recebimento do Seguro de Fiança Locatícia/ Título de
capitalização de aluguel ou da fiança locatícia, conforme a garantia contratual.
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Emissão de recibos
O recibo de aluguel é uma declaração por escrito da imobiliária/corretor
autônomo ao locatário/inquilino, em que a quitação do pagamento do aluguel está
explícita no próprio recibo. O recibo é fornecido por escrito para ter valor legal. Ele
pode inclusive ser manual, daqueles comprados em blocos disponíveis em papelaria.
Mas, também, pode ser emitido pelas imobiliárias por meio de um software específico.
O pagamento mediante boleto bancário terá sua quitação com a autenticaçã
ancária. Porém, atualmente, os bancos não estão autenticando a transação no própr
ulo ou boleto bancário, e sim imprimindo comprovantes em papel térmico. No entant
om o tempo, ele pode desbotar, ocasionando a perda das informações registradas. Com
s recibos devem ficar guardados por 5 anos é indicado, nestes casos, que o locatário faç
ma cópia ou faça o pagamento em cartão de débito ou crédito, onde o comprovante d
agamento constará no extrato da conta corrente ou na fatura do cartão de crédito.
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O recibo de aluguel, manual ou emitido por computador, é obrigatoriamente feito
em 2 vias, ficando cada uma delas em poder das partes envolvidas. Se o contrato de
locação for estabelecido mediante imobiliária, e esta utilizar um sistema específico,
uma via fica disponível para o locatário, e a comprovação do pagamento poderá
permanecer no próprio sistema.
A confecção de recibos, principalmente em se tratando de aluguel, é obrigatória,
conforme a Lei federal n° 8.846, de 21 de janeiro de 1994.
O recibo de aluguel deve ser claro e sucinto em suas informações e deve ter os
seguintes dados obrigatórios:
O texto estabelece, em seu art. 1º, que a emissão de nota fiscal, recibo ou documen
quivalente, relativo à prestação de serviços, deverá ser efetuada, para efeito da legislaçã
o imposto de renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação d
peração. Está especificado que esta determinação alcança a locação de bens móveis
móveis praticados por pessoas físicas ou jurídicas.
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Quando há necessidade de descontar do aluguel pagamentos extras, como
consertos e reformas, que são de responsabilidade do proprietário/locador, este deverá
constar neste recibo de forma bem explícita.O recibo, como qualquer comprovante de pagamento, deve ser guardado por 5
anos, atendendo à legislação de imposto de renda.
Cheques
O cheque representa uma ordem de pagamento à vista emitida por uma pessoa
física ou jurídica, denominada de sacador, contra instituição financeira na qual possui
fundos, denominada de sacado, para que pague ao credor, tomador ou beneficiário a
importância nele escrita.
O cheque está disciplinado pela Lei nº 7.357, de 2 de setembro de 1985,
denominada Lei do Cheque. Nessa ordem de pagamento, figuram três pessoas: o
sacador (emitente), o sacado (banco) e o beneficiário (tomador).
O prazo de apresentação é de 30 dias, caso a emissão do cheque tenha ocorrido
na praça de pagamento, e 60 dias, se a emissão tiver ocorrido em outra praça.
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A Lei do Cheque, em seu art. 1º, estabelece os requisitos essenciais para a sua
validade. São eles:
I – A denominação “cheque” inscrita no contexto do título e expressa na língua
em que este é regido
II – A ordem incondicional de pagar quantia determinada
III – O nome do banco ou da instituição financeira que deve pagar(sacado)
IV – A indicação do lugar de pagamento
V – A indicação da data e do lugar de emissão
VI – A assinatura do emitente (sacador), ou de seu mandatário com poderes
especiais
O recebimento de pagamento de aluguel em cheque é uma forma de conceder
crédito, por isso deve ser feita uma análise criteriosa:
Clique ou toque nos botões para ver cada passo da análise.
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1.º
Os cheques precisam ser conferidos quanto ao correto preenchimento. É
necessário verificar, principalmente, o valor por extenso, a data de emissão e
assinatura. Não podendo ser aceito cheque com rasuras.
2.º
A quitação do aluguel será válida somente após a compensação do cheque. No
contrato de locação é estipulada uma data de pagamento do aluguel. Ela geralmente
acontece no dia 30 de cada mês, que é o mais indicado. No contrato entre a
imobiliária/corretor e o proprietário, a data do repasse do aluguel deve ser 10 dias
depois, ou seja, geralmente é no dia 10 de cada mês. Essa é uma prática comum nas
imobiliárias.
3.º
Conferir a assinatura do cheque com a do documento e cartão do banco.
4.º
No verso do cheque sempre deverá constar a finalidade de pagamento e o
código do imóvel na imobiliária.
Títulos
Nas garantias locatícias permitidas pela Lei nº 8.245/91 – Lei do Inquilinato, art.
37 – encontramos caução, fiança, seguro fiança locatícia e cessão fiduciária.
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A caução, conforme art. 38, pode ser em bens móveis ou imóveis. A caução em
bens móveis pode ser em títulos de crédito, em suas várias modalidades: nominando,
títulos da dívida pública, títulos de capitalização, títulos de crédito pessoal, ações de
sociedade anônima, certificados de depósito bancários, debêntures etc.
Uma opção que está aparecendo como garantia de locação são os títulos de
capitalização específicos para aluguel. Eles estão sendo oferecidos por grandes
empresas do setor de seguros (Caixa Econômica Federal, Porto Seguro e Sul
América). O valor do título é acertado entre locatário/inquilino e a imobiliária/corretor
autônomo e pode variar entre 3 e 12 aluguéis.
O título de capitalização para aluguel serve como garantia, caso o inquilino nã
umpra sua responsabilidade de pagamento do aluguel, e a sua vigência abrange 
eríodo em que o contrato estiver valendo. O crescimento deste produto na área imobiliár
stá relacionado com a dificuldade de se conseguir um fiador e com a resistência a
eguro-fiança, pois este tem um custo elevado e não tem retorno no final do contrato.
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Este produto mantêm as vantagens dos títulos de capitalização convencionais,
oferecendo ao inquilino a possibilidade de participação de sorteios de prêmios em
dinheiro e ao final do prazo, se não possuir dívida com ao imobiliária/proprietário,
poderá sacar o valor integral corrigido pela TR (Taxa Referencial). Como desvantagem
existe a obrigatoriedade de depositar o valor do título de uma só vez. Mas, não apenas
isso, o retorno é baixo se comparado com outros investimentos. Porém, ele é superior
quando comparado ao seguro-fiança, pois este não é corrigido. Para contratar essa
garantia locatícia não é preciso comprovar renda, é rápido e simples, com renovação
automática, geralmente a cada 12 meses.
A Caixa Econômica Federal oferece o produto Caixa cap aluguel sendo o valor
mínimo do aluguel em R$ 63,00 e o máximo em R$ 284.000,00. O tomador do serviço
(inquilino) concorre a prêmios equivalente a 15 vezes o valor do título e também ganha
uma assistência residencial. Para maiores informações é só acessar o site da Caixa
Econômica Federal.
Para a imobiliária/proprietário (locador) a vantagem é ter uma garantia necessária
para realizar o aluguel sem riscos. No momento em que aceita o título de
capitalização, ele facilita o processo de aluguel, tendo em vista que o produto pode ser
contratado de forma simples e rápida. O valor, que varia entre 3 e 12 aluguéis, é
definido e acordado entre a imobiliária/proprietário e o inquilino. Como desvantagem
temos a espera do fim da ação de despejo, pois apenas depois dela é possível receber
o dinheiro. Este processo necessita de pelo menos 7 meses.
Boletos bancários
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Os elementos fundamentais do título permitem que o pagante não se confunda
e consiga identificar facilmente os dados necessários para efetuar a quitação do
valor. Há a indicação do banco que receberá o pagamento, o titular da cobrança,
o valor a ser quitado e eventuais multas e juros que serão cobrados por atrasos
com a devida indicação de sua quitação após o vencimento.
Esta forma de cobrança é mais comum de ser utilizada pelas pessoas jurídicas,
mas pessoas físicas também podem emitir boletos. Para emissão destes títulos é
necessária a manutenção de uma conta corrente em alguma instituição financeira.
Essa conta será utilizada para o depósito dos valores a serem cobrados pelo boleto.
Para a cobrança dos aluguéis, a modalidade mais utilizada é o boleto bancário. Es
ocumento é um título de cobrança que pode ser pago em qualquer instituição o
stabelecimento conveniado, até a data do vencimento. Hoje, com o avanço tecnológico,
ossível efetuar o pagamento em casas lotéricas, em postos dos Correios, em caixa
etrônicas e pela internet por meio do home banking ou por aplicativos de smartphones
blets.
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Portanto, basta escolher um banco para operar. É preferível escolher aqueles que têm
uma boa rede de agências e que solicitem a menor taxa. Os bancos de varejo são os
mais indicados. A taxa que será cobrada estará diretamente ligada ao valor que sua
carteira produz e cobra. Quanto à tecnologia disponível e aos recursos de gestão,
encontramos quase o mesmo serviço em todos os bancos. Portanto, é sempre
indicado escolher aqueles que oferecem maiores vantagens.
É possível encontrar, na maioria dos bancos, um serviço, contratado à parte, para
a cobrança do valor indicado nos títulos. O tempo entre a emissão do boleto e o devido
crédito em conta pode variar entre um ou dois dias. Esse serviço pode ser incluído no
pacote de movimentações do emissor do título, de acordo com negociação com o
banco. A instituição financeira escolhida para este serviço fica responsável pelo
recolhimento do valor indicado pelo boleto. Mas, a validação do pagamento ocorre
mediante o pagamento do título nas agências bancárias, no internet banking, nos
aplicativos de celular, em agências de correio e nas casaslotéricas.
Figura 2 - Exemplo de um boleto bancário
Fonte: . Acesso em: 19 set. 2017.
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Atualmente, existem no mercado, empresas especializadas na geração e
emissão eletrônica destes boletos. Por meio de plataformas online amigáveis, os
usuários podem fazer a gestão dos pagamentos, a emissão de relatórios sobre a
situação cadastral de cada cliente e das cobranças pendentes (com envio de
lembretes sobre os pagamentos ainda em aberto) e também muitas outras
possibilidades. Entre as empresas que fornecem estes serviços podemos citar a
Accestagem – tecnologia direcionada; Portal de Cobrança da Boavista Tecnologia,
Boletofast, entre outras.
Depósitos bancários
O depositório bancário é comum numa locação direta entre locador e locatário
sem a intermediação de uma imobiliária/corretores. O locador opta por esta forma de
pagamento para sua maior comodidade, porém deve estar devidamente registrado no
Contrato de Locação com o locatário/inquilino, dentro das cláusulas de pagamento.
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Para que o locador possa recorrer judicialmente e contestar o depósito realizado
pelo inquilino, ele necessita ter as regras do depósito estipuladas no contrato, com
cláusula específica que informe que o locador concorda com o recebimento dos
valores do contrato por meio de depósito em conta corrente e/ou poupança a ser
efetuado pelo locatário de forma mensal. O pagamento é sempre referente ao mês
anterior e deve conter o dia exato do depósito, o banco, a agência, o número da conta
e o nome completo do favorecido com seu CPF. Nesta cláusula também deve constar
que o aluguel não pode ser depositado em partes ou em valor menor do que o
estabelecido. Apenas pode acontecer de forma diferente do estabelecido se existir
acordo entre o locador/locatário, com antecedência de cinco dias úteis e por escrito (e-
mail ou outra forma acordada e escrita).
O locatário/inquilino deve manter os comprovantes de depósito legíveis pelo
período contratual e precisa informar ao locador/proprietário do dia exato do
depósito, com nome completo do favorecido e seu CPF, via e-mail ou
WhatsApp, de acordo com o que estiver definido no contrato. Se o locatário
desejar seu recibo, datado e assinado, deve levar o comprovante de depósito
bancário e o locador deve providenciar um recibo formal.
Repasse de aluguel
A imobiliária/corretor ao receber o aluguel, na maioria das vezes recebe também
os valores do condomínio e do IPTU. No contrato de locação deve constar se estes
valores serão repassados ao locador ou se este autoriza a imobiliária/corretor efetuar
os devidos pagamentos.
Os valores de locação devem ser cobrados todos juntos (aluguel e taxas), pois a
Lei nº 8.245/91 autoriza somente cobrança integral. Porém, na prática, é comum o
locatário/inquilino não efetuar o pagamento integral por falta de recursos ou por não
concordar com os valores cobrados. Desta forma, deposita apenas uma parte do valor
e, na maioria das vezes, ignora multa e juros por atraso.
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Geralmente, as imobiliárias (corretor) recebem os aluguéis, acrescidos das taxas,
no dia 30 de cada mês; efetuam os pagamentos necessários, deduzindo a comissão, e
depois fazem o repasse, no dia 10 de cada mês, ao locador. As imobiliárias que
possuem site, criam uma área/janela específica para o locador. Ao locador é
disponibilizado o demonstrativo financeiro discriminado, reajuste de locação e
informação para o Imposta de Renda. O repasse se dará mediante depósito na conta
bancária indicada pelo proprietário/locador, via DOC e/ou transferência eletrônica.
Não tendo site será necessário prestar contas ao proprietário/ locador por meio
de relatórios personalizados, de acordo com a necessidade da cada cliente
Automação na administração de imóveis
Na administração de imóveis a imobiliária/corretor necessitam atender uma
demanda de necessidades dos locadores/proprietário e dos locatários/inquilinos.
Atualmente, há muitas opções de sistemas que oferecem diversas tarefas dentro de
uma mesma plataforma. O importante é que ele tenha possibilidade de acesso online.
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Um programa com muitos detalhes é mais pesado, e, na maioria dos casos, os
serviços disponibilizados não são utilizados. Podemos citar alguns softwares
disponíveis no mercado: software da Immobile Locação da Alterdata; sistema para
administração de locação de imóveis da Base Software; Imoview adm, da Universal
Software, entre outros.
Um programa eficaz deve no mínimo apresentar as seguintes saídas:
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Gerar todos os contratos
Verificar o pagamento dos aluguéis e encargos da locação
Gerar notificação e envio de boletos para o controle financeiro
Controlar os inadimplentes
Agendar as datas de vencimento dos contratos, especialmente para que
não se percam os prazos de notificação
Calcular e controlar as datas dos reajustes dos aluguéis
Emitir relatórios periódicos
A utilização de um sistema também traz vantagens para os clientes, pois eles
terão áreas exclusivas e protegidas por senha. Desta forma, os proprietários e
inquilinos dos imóveis poderão acessar os dados importantes sempre que
necessitarem. Para o inquilino, há a facilidade de acessar a 2ª via do boleto, ser
notificado sobre eventuais débitos em aberto e ainda receber alertas por e-mail ou
SMS ou WhatsApp com informações e reajustes. Já para os proprietários, a área
exclusiva proporciona acesso ao demonstrativo financeiro, aos reajustes, às
informação para o imposto de renda, além de possibilitar atualização dos dados
cadastrais.
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A ineficiência nestes controles e na administração pode acarretar em grandes
prejuízos e até em perda de credibilidade. Além disso, toda a rotina contém prazos a
serem cumpridos, seja com a geração de boleto dos aluguéis, com o pagamento de
taxas (como condomínio e IPTU) e também com o repasse do aluguel ao proprietário.
Os sistemas de automação auxiliam na administração de locação de imóveis,
pois geram relatórios e outras facilidades, tanto para o locador como para o locatário
com acessos exclusivos. É possível, por meio de sistema, por exemplo, ter acesso à
Foi possível verificar que administrar imóveis de locação requer conhecimento e
dministração, domínio de tecnologias e sistemas de cobrança. As atividades envolvem
estão dos contratos com o recebimento mensal de aluguéis; repasse do aluguel ao
oprietários; fornecimento de serviços de manutenção, conforme será abordado e
onservação e manutenção de imóveis; ações judiciais com os inadimplentes e contro
nanceiro rigoroso nos recebimentos, pagamentos de taxas e repasse de aluguel. Essa
ão rotinas muito complexas e demandam muita organização e controle.
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notificações de eventuais débitos, 2ª via do boleto, informações para o imposto de
renda e atualização de dados cadastrais, entre outros.
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