Plan 6

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<p>Planejamento</p><p>Estratégico e de</p><p>Recursos Humanos</p><p>Controle e avaliação do planejamento estratégico</p><p>Material Teórico</p><p>Responsável pelo Conteúdo:</p><p>Prof. Esp. José Felipe de Souza</p><p>Revisão Textual:</p><p>Prof. Ms. Claudio Brites</p><p>5</p><p>• Introdução</p><p>• Fases do processo de controle e avaliação</p><p>• Intenções da função controle e avaliação</p><p>• Estágios de controle e avaliação</p><p>• Informações necessárias ao controle e à avaliação</p><p>• Níveis de controle e avaliação</p><p>Não se esqueça de realizar a leitura dos textos indicados, bem como assistir à apresentação</p><p>narrada e videoaula para complementar seus estudos. Além disso, lembre-se de ficar atento</p><p>aos prazos de realização das atividades avaliativas e participar do fórum de discussão.</p><p>Nesta unidade, estudaremos o controle e a avaliação do</p><p>planejamento estratégico. Assim, iremos transitar nos seguintes</p><p>tópicos de discussão:</p><p>Controle e avaliação do planejamento estratégico; Intenções</p><p>da função controle e avaliação; Informações necessárias</p><p>ao controle e à avaliação; Fases do processo de controle e</p><p>avaliação; Estágios de controle e avaliação; e Níveis de controle</p><p>e avaliação.</p><p>Controle e avaliação do planejamento</p><p>estratégico</p><p>6</p><p>Unidade: Controle e avaliação do planejamento estratégico</p><p>Contextualização</p><p>Explore</p><p>Para iniciarmos nossa discussão sobre controle e avaliação do planejamento estratégico, convidamos</p><p>você a assistir um vídeo intitulado Processos Administrativos – Níveis Organizacionais:</p><p>• https://goo.gl/qeBL35</p><p>7</p><p>Introdução</p><p>De forma explicita ou implícita, toda organização possui alguns itens básicos de controle</p><p>e avaliação de seus processos de planejamento estratégico, como por exemplo: a visão da</p><p>empresa, os valores, sua missão, suas macropolíticas e macroestratégias, seus propósitos,</p><p>desafios, objetivos, suas metas, seus projetos, planos de ação, suas políticas e estratégias.</p><p>A função de controle e avaliação ao longo do processo de planejamento estratégico possui</p><p>o objetivo de analisar de perto a performance do sistema, com base em comparações entre</p><p>situações previstas e situações alcançadas (principalmente dos objetivos, desafios e das metas),</p><p>ou seja, essa função deve garantir que a performance real do sistema torne possível alcançar os</p><p>padrões estabelecidos pelo planejamento estratégico.</p><p>Visão, Valores e Missão</p><p>Propósitos</p><p>E�ciência</p><p>Co</p><p>nt</p><p>ro</p><p>le</p><p>d</p><p>e</p><p>Re</p><p>su</p><p>lta</p><p>do</p><p>s</p><p>E�cácia</p><p>Macroestratégias e Macropolíticas</p><p>Objetivos</p><p>Desa�os e Metas</p><p>Estratégias</p><p>Políticas</p><p>Projetos</p><p>Normas e Procedimentos</p><p>Ações</p><p>Resultados</p><p>Figura 1 – Os itens básicos de controle e avaliação do processo de</p><p>planejamento estratégico.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>Fonte: T</p><p>hinkstock/G</p><p>etty Im</p><p>ages</p><p>8</p><p>Unidade: Controle e avaliação do planejamento estratégico</p><p>Caro aluno, observe na figura 2, abaixo, uma conceituação geral da função controle e</p><p>avaliação com base no que aprendemos até aqui:</p><p>Controle é a função do processo administrativo que, mediante a</p><p>comparação com padrões previamente estabelecidos, procura</p><p>medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com a</p><p>finalidade de realimentar os tomadores de decisões, de forma</p><p>que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir</p><p>em outras funções do processo administrativo, para assegurar que</p><p>os resultados satisfaçam às metas, aos desafios e aos objetivos</p><p>estabelecidos (OLIVEIRA, 2014).</p><p>Início do processo de</p><p>controle e avaliação</p><p>Padrões</p><p>estabelecidos</p><p>Gera informações</p><p>Alimenta o tomador</p><p>de decisões</p><p>Há desvios?</p><p>Ação</p><p>Alcance dos</p><p>objetivos e</p><p>desa�os</p><p>Sim</p><p>Sim</p><p>Não</p><p>Não</p><p>É de desempenho?</p><p>Reformula</p><p>sistema</p><p>administrativo</p><p>Acerta e</p><p>reformula</p><p>desempenho</p><p>Compra</p><p>e avalia</p><p>Alcance dos objetivos</p><p>e desa�os</p><p>Ação</p><p>Figura 2 – Conceituação geral da função controle e avaliação</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>9</p><p>No quadro 1, abaixo, podemos visualizar as principais finalidades da função controle e</p><p>avaliação em um processo de planejamento estratégico:</p><p>Quadro 1 – Finalidades da função controle e avaliação</p><p>Identificar problemas, falhas e erros que se tranforma em desvio do planejado, com a finalidade de</p><p>corrigi-los e de evitar sua reincidência;</p><p>Fazer com que os resultados obtidos com a realização das operações estejam, tanto quanto possível,</p><p>próximos dos resultados esperados e possibilitem o alcance dos desafios e consecução dos objetivos;</p><p>Verificar se as estratégias e políticas estão proporcionando os resultatos esperados, dentro das</p><p>situações existentes e previstas;</p><p>Proporcionar informações gerenciais periódicas, para que seja rápida a intervenção no desempenho</p><p>do processo.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>A função controle e avaliação, com base em suas intenções, pode ser usada como ferramenta</p><p>administrativa, como no quadro abaixo:</p><p>Quadro 2 – Motivos para utilizar a função controle e avaliação como ferramenta administrativa.</p><p>Corrigir ou reforçar o desempenho apresentado;</p><p>Informar sobre a necessidade de alterações nas funções administrativas de planejamento, organização</p><p>e direção;</p><p>Proteger os ativos da empresa – financeiros, tecnológicos, humanos, entre outros – contra furtos,</p><p>desperdícios, etc.;</p><p>Garantir a manutenção ou amento de eficiência, eficácia e efetividade na consecução dos objetivos,</p><p>desafios e metas da empresa;</p><p>Informar se os programas, projetos e planos de ação estão sendo desenvolvidos de acordo com o</p><p>estabelecido e apresentando os resultados desejados;</p><p>Informar se os recursos estão sendo utilizados da melhor maneira possível.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>É importante destacarmos que a eficiência, efetividade e eficácia do controle e da avaliação</p><p>podem ser prejudicadas por alguns aspectos empresariais, como no Quadro 3.</p><p>Quadro 3 – Aspectos prejudiciais à eficiência, efetividade e eficácia do processo de controle</p><p>e avaliação.</p><p>Lentidão e deficiência nas informações;</p><p>Insuficiência de informações;</p><p>Sistemas de controle complicados;</p><p>Intenções da função controle e avaliação</p><p>10</p><p>Unidade: Controle e avaliação do planejamento estratégico</p><p>Planos mal elaborados e implantados;</p><p>Estrutura organizacional inadequada;</p><p>Incapacitação dos profissionais da empresa.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>Para compreender as informações essenciais para o controle e para a avaliação do processo</p><p>de planejamento estratégico, é muito importante investigar quatro aspectos: (1) O perfil das</p><p>informações; (2) A regularidade das informações; (3) A qualidade das informações; e (4) As</p><p>origens das informações.</p><p>Agora vamos ver, no Quadro 4, em maiores detalhes, cada um desses quatro aspectos.</p><p>Quadro 4 – Os quatro aspectos das informações que devem ser analisados – Parte 1.</p><p>Aspecto Descrição</p><p>Perfil das informações</p><p>Os perfis (tipos) das informações necessárias ao controle e à avaliação</p><p>do processo de planjamento estratégico são os mais variados possíveis,</p><p>abrangendo, principalmente, os seguintes aspectos:</p><p>• Quantificação temporal de atividades a serem desenvolvidas;</p><p>• Datas de ocorrências de eventos, como os relatórios de progresso,</p><p>objetivos, objetivos funcionais, desafios e metas;</p><p>• Valores de liberação financeiras, valores de custos realizados, valores</p><p>de custos compromissados;</p><p>• Quantificação de mão de obra; e</p><p>• Quantificação da qualidade dos trabalhos realizados;</p><p>Informações necessárias ao controle e à avaliação</p><p>Fonte: T</p><p>hinkstock/G</p><p>etty Im</p><p>ages</p><p>11</p><p>Regularidade das</p><p>informações</p><p>Não é uma tarefa fácil estabelecer a regularidade das informações, mas</p><p>é possível determinar, que pode ser julgada válida, a seguinte situação:</p><p>• Em termos de controle estratégico ou empresarial (alta administração),</p><p>pode ser de dois ou três a seis ou sete meses;</p><p>• Em temos de controle setorial (tático), pode ser de um a dois ou três</p><p>meses; e</p><p>• Em termos operacionais (projeto e plano de ação), pode ser de uma</p><p>ou duas semanas a um mês.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>Quadro 5 – Os quatro aspectos das informações que devem ser analisados – Parte 2.</p><p>Aspecto Descrição</p><p>Qualidade das</p><p>informações</p><p>O executivo deve dispensar muita</p><p>atenção ao conteúdo, forma, canais,</p><p>periodicidade, velocidade e precisão das informações para o controle e</p><p>avaliação do planejamento estratégico.</p><p>De maneira geral, é possível partir das seguitnes situações:</p><p>• Em termos de controle estratégico empresarial (alta administração),</p><p>pode-se ter baixo grau de detalhamento e alto grau de consolidação</p><p>de informações analidasas;</p><p>• Em termos de controle setorial (tático), pode-se ter baixo grau de</p><p>detalhamento alto grau de síntese; e</p><p>• Em termos de controles operacionais (projeto e plano de ação),</p><p>pode-se ter alto grau de detalhamento.</p><p>Origens das informações</p><p>São duas as principais fontes das informações sobre o desenvolvimento</p><p>do planejamento estratégico:</p><p>• Os coordenadores de desenvolvimento e, nesse caso, está-se</p><p>recebendo informações dos coordenadores de desenvolvimento de</p><p>realizações para os objetivos, desafios, metas, estratégias, programas,</p><p>projetos e planos de ação; e</p><p>• Os usuários do sistema, pois no caso anterior, basicamente há</p><p>uma autoavaliação. Como podem ocorrer inadequações com</p><p>relação a essas informações, é necessário cruzar as informações</p><p>dos coordenadores de desenvolvimento com as informações dos</p><p>usuários do sistema.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>Para que a empresa seja capaz de realizar o controle e a avaliação adequados ao planejamento</p><p>estratégico, é fundamental que ela siga quatro fases: (1) Estabelecimento de padrões de medida</p><p>e de avaliação; (2) Medida dos desempenhos apresentados; (3) Comparação do realizado com</p><p>o resultado esperado; e (4) Ações corretivas.</p><p>Fases do processo de controle e avaliação</p><p>12</p><p>Unidade: Controle e avaliação do planejamento estratégico</p><p>Observe na figura 3, um mapa dos processos decisórios e do processo de controle e avaliação:</p><p>Agora vamos aprofundar mais nossos estudos sobre cada uma das quatro fases que acabamos</p><p>de mencionar. Observe os quadros 6 e 7:</p><p>Quadro 6 – As quatro fases do processo de controle e avaliação – Parte 1.</p><p>Fase Descrição</p><p>1</p><p>Estabelecimento de</p><p>padrões de medida e de</p><p>avaliação</p><p>Esses parâmetros são decorrentes dos objetivos, desafios,</p><p>metas, estratégias, políticas e projetos, bem como das normas</p><p>e procedimentos. Portanto, os parâmetros são a base para a</p><p>comparação dos resultados desejados.</p><p>Podem ser tangíveis ou intangíveis, vagos ou específicos,</p><p>explícitos ou implícitos, bem como referirem-se a quantidade,</p><p>qualidade e tempo.</p><p>2 Medida dos desempenhos</p><p>apresentados</p><p>O processo de mensurar e avaliar desempenho significa estabelecer</p><p>o que mensurar e selecionar, bem como mensurar, utilizando</p><p>critérios de qualidade, quantidade e tempo.</p><p>Identi�cação do problema</p><p>Coleta de informações</p><p>Análise das informações</p><p>Processo</p><p>decisório</p><p>Processo</p><p>de controle</p><p>e avaliação</p><p>Identi�cação de alternativas</p><p>Avaliação das alternativas</p><p>Implantação da ação</p><p>Estabelecimento de padrões de medida e avaliação</p><p>Medidas dos desempenhos apresentados</p><p>Comparação do realizado com o esperado</p><p>Ação corretiva</p><p>Figura 3 – Processo decisório e processo de controle e avaliação.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>13</p><p>3</p><p>Comparação do realizado</p><p>com o resultado esperado</p><p>O resultado dessa checagem pode servir a vários usuários, como</p><p>a alta administração, os chefes das áreas, os funcionários, entre</p><p>outros. Portanto, devem-se identificar, dentro de um critério de</p><p>coerência, os vários usuários das checagens estabelecidas.</p><p>As checagens podem apresentar algumas situações:</p><p>• Se o desvio apresentado estiver dentro das “fronteiras do que</p><p>for esperado”, o executivo não deve se preocupar;</p><p>• Se o desvio exceder um pouco as “fronteiras do que era</p><p>esperado”, o executivo deverá continuar sua ação, mas com</p><p>alguns ajustes que possibilitem retornar à situação adequada,</p><p>ou seja, estar dentro da fronteira que delineava o que era</p><p>esperado ou possível de ser esperado acontecer; e</p><p>• Se o desvio exceder em muito as “fronteiras do que era</p><p>esperado”, o executivo deverá interromper as ações até que as</p><p>causas sejam identificadas, analisadas e eliminadas.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>Quadro 7 – As quatro fases do processo de controle e avaliação – Parte 2.</p><p>Fase Descrição</p><p>4 Ações corretivas</p><p>Essas atitudes correspondem às medidas ou providências que são</p><p>adotadas para eliminar os desvios significativos que o executivo</p><p>detectou, ou mesmo para reforçar os aspectos positivos que a</p><p>situação apresenta.</p><p>Entretanto, qualquer que seja a metodologia de execução do controle</p><p>e avaliação no processo de planjamento da empresa, o executivo</p><p>deverá ter em mente que sistema de controle e avaliação deve:</p><p>• Estar focado em pontos críticos, para evitar perda de tempo e</p><p>aumento de custos;</p><p>• Estar bem explicitado, para facilitar seu entendimento e</p><p>aceitação pelos vários profissionais da empresa;</p><p>• Ser rígido e preciso, mas ao mesmo tempo apresentar alguma</p><p>flexibilidade, tendo em vista que a empresa está em um</p><p>ambiente que, normalmente, é incerto, dinâmico e flexível;</p><p>• Ser realista e operecionalizável, pois deve produzir informações</p><p>rápidas e corretas para o processo decisório e posterior ação</p><p>por parte dos executivos, visando reconduzir o processo ao</p><p>estado desejável, sempre que devios forem identificados;</p><p>• Apresentar um custo de realização menor do que os benefícios</p><p>que consegue proporcionar para a empresa, e, para tanto, pode</p><p>se basear no princípio da exceção;</p><p>• Ser ágil e proporcionar medidas de correção de maneira rápida</p><p>e, para tanto, deve basear-se em padrões de controles claros,</p><p>definidos e precisos; e</p><p>• Ter objetividade, de forma que sempre desencadeie uma ação</p><p>corretiva ou de reforço ao processo.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>14</p><p>Unidade: Controle e avaliação do planejamento estratégico</p><p>Em síntese, é possível classificar três estágios da função controle e avaliação, conforme</p><p>veremos no Quadro 8:</p><p>Quadro 8 – Os três estágios da função controle e avaliação</p><p>Etapa Descrição</p><p>1 Controle preliminar ou</p><p>prévio</p><p>Se refere às atividades de controle e avaliação efetuadas antes da</p><p>ocorrência do evento ou fato que se pretende controlar. Portanto,</p><p>procura evitar que ocorram variações no plano, bem como busca a</p><p>minimização do surgimento de problemas.</p><p>2 Controle corrente ou em</p><p>tempo real</p><p>Se refere às atividades de controle e avaliação efetuadas ao mesmo</p><p>tempo da ocorrência do evento ou fato que se pretende controlar.</p><p>Portanto, procura corrigir o desempenho durante sua execução.</p><p>3 Pós-controle ou posterior</p><p>Se refere às atividades de controle e avaliação efetuadas após a</p><p>ocorrência do evento ou fato que se pretende controlar. Portanto,</p><p>avalia os desvios ocorridos, determina as causas dos mesmo, bem</p><p>como corrige o desempenho programado.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>Caro aluno, para finalizarmos nossos estudos, vamos falar sobre os níveis de controle e</p><p>avaliação que se referem aos três níveis de planejamento de uma empresa: (1) Nível estratégico;</p><p>(2) Nível tático; e (3) Nível operacional.</p><p>Estágios de controle e avaliação</p><p>Níveis de controle e avaliação</p><p>Planejamento</p><p>Em</p><p>pr</p><p>es</p><p>a</p><p>Estratégico</p><p>Tático</p><p>Operacional</p><p>Estratégico</p><p>Tático</p><p>Operacional</p><p>Controle</p><p>Figura 4 – Níveis de controle e avaliação</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>15</p><p>Nesse sentido, vamos ver, no quadro 9, a relação de cada um desses três níveis de controle</p><p>e avaliação:</p><p>Quadro 9 – Os três níveis de controle e avaliação de uma empresa</p><p>Nível Descrição</p><p>E</p><p>st</p><p>ra</p><p>té</p><p>gi</p><p>co</p><p>Controle estratégico</p><p>Este tipo de controle decorre do processo de planejamento estratégico</p><p>e envolve, primordialmente, as relações da empresa com o ambiente;</p><p>ele controla o desempenho empresarial como um todo.</p><p>Normalmente, esse controle envolve decisões do tipo:</p><p>• Alteração dos objetivos estabelecidos em função de alterações</p><p>ambientais, com reflexos em oportunidades ou ameaças para</p><p>a empresa;</p><p>• Alteração de estratégias e políticas estabelecidas, porque as</p><p>ações estão sendo mal conduzidas; e</p><p>• Revisão do diagnóstico estratégico, para melhor adequação da</p><p>empresa ao seu ambiente.</p><p>T</p><p>át</p><p>ic</p><p>o</p><p>Controle tático</p><p>Nesse tipo de controle e avaliação, os padrões são estabelecidos</p><p>a partir de objetivos setoriais departamentais para avaliar os</p><p>resultados de cada área e dos sistemas administrativos. Portanto,</p><p>o foco do controle é o resultado global da área, mediante visão</p><p>integrada de todas as operações, tanto da área como da empresa.</p><p>Esse controle pode envolver decisões do tipo:</p><p>• Alteração da alocação de recursos em uma área funcional da</p><p>empresa, por exemplo, recursos humanos, para melhor alcançar</p><p>os objetivos da empresa; e</p><p>• Revisão dos sistemas de informações entre as grandes áreas</p><p>para melhorar a eficácia da empresa.</p><p>O</p><p>pe</p><p>ra</p><p>ci</p><p>on</p><p>al</p><p>Controle operacional</p><p>Esse tipo de controle e avaliação é realizado pela execução das</p><p>operações, ou seja, sobre a própria execução das tarefas do dia a</p><p>dia da empresa.</p><p>• Algumas decisões podem ser:</p><p>• Revisão do quadro de pessoal;</p><p>• Alteração do sistema de controle de vendedores;</p><p>• Alteração dos relatórios de análise de custos; e</p><p>• Determinação do processo de controle de qualidade de produção.</p><p>Fonte: Adaptado de OLIVEIRA, 2014.</p><p>16</p><p>Unidade: Controle e avaliação do planejamento estratégico</p><p>Material Complementar</p><p>Olá, o que você está achando de nossas discussões sobre o controle e a avaliação do</p><p>planejamento estratégico?</p><p>Para complementar seus estudos, segue sugestões de links para alguns textos sobre:</p><p>Explore</p><p>Gestão por Processos</p><p>• https://goo.gl/mHdaG2</p><p>Organizar – o primeiro passo para o controle empresarial</p><p>• https://goo.gl/xpmzJ9</p><p>Principais métodos de avaliação de empresas: vantagens e desvantagens</p><p>• https://goo.gl/s6fLEU</p><p>17</p><p>Referências</p><p>OLIVEIRA, D. P. R. Planejamento estratégico: conceitos, metodologias e práticas. 32. ed.</p><p>São Paulo: Atlas, 2014.</p><p>18</p><p>Unidade: Controle e avaliação do planejamento estratégico</p><p>Anotações</p><p>www.cruzeirodosulvirtual.com.br</p><p>Campus Liberdade</p><p>Rua Galvão Bueno, 868</p><p>CEP 01506-000</p><p>São Paulo SP Brasil</p><p>Tel: (55 11) 3385-3000</p>