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Autora: Profa. Valdice Neves Pólvora Colaboradores: Profa. Daniela Menezes Brandão Prof. Mauro Kiehn Habilidades Gerenciais – Técnicas de Apresentação e Negociação Professora conteudista: Valdice Neves Pólvora Mestre em Administração e Valores Humanos pelo Centro Universitário Capital (Unicapital, 2001), graduada em Ciências Econômicas pelo Unicapital (1994). Especialista em Administração Hospitalar pela Universidade Paulista (UNIP, 2018) e especialista em Ética (eticista). Cursou doutorado em Engenharia de Produção na UNIP (créditos concluídos sem defesa de tese). Coordenadora e docente em cursos de graduação e pós-graduação. Atuou como docente das escolas de governo: Escola de Administração Fazendária (Esaf), Escola Nacional de Administração Pública (Enap), Fundação do Desenvolvimento Administrativo (Fundap) e Escola Fazendária do Estado de São Paulo (Fazesp), para os cursos de Educação fiscal, Fundamentos de licitação e gestão de contratos, Pregão eletrônico, Formação de preços, Técnicas de negociação etc. Integrou a equipe de docentes do Instituto Brasileiro de Educação em Gestão Pública (Ibegesp) ministrando cursos para servidores públicos e demais interessados nos temas: compras públicas, licitação, contratos, termo de referência, projeto básico, pregão presencial e eletrônico. Membro da Comissão Assessora de Área de Tecnologia em Comércio Exterior para o período 2015-2017, por meio da Portaria Inep n. 54/2015, e reconduzida para o período de 2018-2020, por meio da Portaria Inep n. 151/2018. Trabalhou na Secretaria da Fazenda e Planejamento do Estado de São Paulo, no desenvolvimento de projetos voltados para modernização da administração pública estadual, como a Bolsa Eletrônica de Compras (BEC-SP), na coordenação do planejamento estratégico da área. Líder de projetos, gestora de capacitação e gestora de área dos projetos com financiamento do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID), relacionados à área de coordenação de contratações eletrônicas. Membro da Rede de Escritoras Brasileiras (Rebra), com livros de poesias publicados no Brasil e na Itália. © Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta obra pode ser reproduzida ou transmitida por qualquer forma e/ou quaisquer meios (eletrônico, incluindo fotocópia e gravação) ou arquivada em qualquer sistema ou banco de dados sem permissão escrita da Universidade Paulista. Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) P763h Pólvora, Valdice Neves. Habilidades Gerenciais – Técnicas de Apresentação e Negociação / Valdice Neves Pólvora. – São Paulo: Editora Sol, 2021. 208 p., il. Nota: este volume está publicado nos Cadernos de Estudos e Pesquisas da UNIP, Série Didática, ISSN 1517-9230. 1. Habilidade. 2. Comunicação. 3. Negociação. I. Título. CDU 658.02 U510.54 – 21 Prof. Dr. João Carlos Di Genio Reitor Prof. Fábio Romeu de Carvalho Vice-Reitor de Planejamento, Administração e Finanças Profa. Melânia Dalla Torre Vice-Reitora de Unidades Universitárias Profa. Dra. Marília Ancona-Lopez Vice-Reitora de Pós-Graduação e Pesquisa Profa. Dra. Marília Ancona-Lopez Vice-Reitora de Graduação Unip Interativa – EaD Profa. Elisabete Brihy Prof. Marcello Vannini Prof. Dr. Luiz Felipe Scabar Prof. Ivan Daliberto Frugoli Material Didático – EaD Comissão editorial: Dra. Angélica L. Carlini (UNIP) Dr. Ivan Dias da Motta (CESUMAR) Dra. Kátia Mosorov Alonso (UFMT) Apoio: Profa. Cláudia Regina Baptista – EaD Profa. Deise Alcantara Carreiro – Comissão de Qualificação e Avaliação de Cursos Projeto gráfico: Prof. Alexandre Ponzetto Revisão: Willians Calazans Vitor Andrade Sumário Habilidades Gerenciais – Técnicas de Apresentação e Negociação APRESENTAÇÃO ......................................................................................................................................................7 INTRODUÇÃO ...........................................................................................................................................................8 Unidade I 1 HABILIDADES GERENCIAIS .............................................................................................................................9 1.1 Conceitos e definições........................................................................................................................ 13 1.2 Habilidades para empreender.......................................................................................................... 14 1.3 Tipos de habilidades ............................................................................................................................ 15 1.3.1 Habilidades técnicas .............................................................................................................................. 15 1.3.2 Habilidades humanas ............................................................................................................................ 16 1.3.3 Habilidades conceituais ........................................................................................................................ 19 2 HABILIDADES SOCIAIS................................................................................................................................... 23 2.1 Conceitos e definições........................................................................................................................ 25 2.2 Classes e subclasses de habilidades sociais ................................................................................ 26 2.2.1 Comunicação ............................................................................................................................................ 27 2.2.2 Civilidade .................................................................................................................................................... 28 2.2.3 Fazer a manter amizades ..................................................................................................................... 28 2.2.4 Empatia ....................................................................................................................................................... 29 2.2.5 Assertividade ............................................................................................................................................. 30 2.2.6 Expressar solidariedade ........................................................................................................................ 32 2.2.7 Manejar conflitos .................................................................................................................................... 33 2.2.8 Expressar afeto e intimidade .............................................................................................................. 34 2.2.9 Coordenar grupos ................................................................................................................................... 35 2.2.10 Falar em público.................................................................................................................................... 35 Unidade II 3 HABILIDADES EM TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO .............................................................................. 47 3.1 Tipos de técnicas de apresentação ................................................................................................ 49 3.1.1 Expositiva ................................................................................................................................................... 50 3.1.2 Narrativa ..................................................................................................................................................... 54 3.1.3 Persuasiva ................................................................................................................................................... 63 4 ROTEIRO PARA CRIAR UMA APRESENTAÇÃO ......................................................................................69 4.1 Etapas para apresentação ................................................................................................................. 69 4.1.1 Planejar ....................................................................................................................................................... 70 4.1.2 Preparar ...................................................................................................................................................... 74 4.1.3 Treinar .......................................................................................................................................................... 74 4.1.4 Executar ...................................................................................................................................................... 76 4.1.5 Aprimorar ................................................................................................................................................... 77 4.2 Estratégias para uso dos recursos audiovisuais ....................................................................... 78 4.2.1 Tipos de recursos audiovisuais .......................................................................................................... 80 4.2.2 Ferramentas para criação de apresentações................................................................................ 84 Unidade III 5 PROCESSO DE COMUNICAÇÃO ................................................................................................................. 96 5.1 Tipos de barreira na comunicação ................................................................................................. 99 5.2 Comunicação e técnicas de apresentação ...............................................................................100 5.3 Comunicação no contexto da negociação ..............................................................................105 5.4 Comunicação e resolução de conflitos ......................................................................................106 6 COMUNICAÇÃO VERBAL E NÃO VERBAL .............................................................................................107 6.1 Comunicação verbal oral.................................................................................................................109 6.2 Comunicação verbal escrita ...........................................................................................................112 6.3 Comunicação não verbal .................................................................................................................114 6.3.1 Linguagem corporal ............................................................................................................................. 115 6.3.2 Expressões faciais .................................................................................................................................. 116 6.3.3 Gestos e movimentos ......................................................................................................................... 120 6.3.4 Entonação da voz ................................................................................................................................ 122 6.3.5 Contato visual ....................................................................................................................................... 123 Unidade IV 7 PROCESSO DE NEGOCIAÇÃO ....................................................................................................................130 7.1 Perfil do negociador ..........................................................................................................................133 7.2 Tipos de negociação ..........................................................................................................................141 7.3 Metodologias e técnicas para negociação ...............................................................................145 7.3.1 Metodologia negociação ciclo vital (NCV) ................................................................................ 146 7.3.2 Metodologia Smartdrive ................................................................................................................... 147 7.4 Negociações nas organizações .....................................................................................................156 7.5 Negociações internacionais ...........................................................................................................158 8 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS NA NEGOCIAÇÃO........................................................................166 8.1 Fatores que influenciam os conflitos .........................................................................................167 8.2 Formas de administrar conflitos ..................................................................................................172 8.3 Técnicas para administração de conflitos ................................................................................178 8.3.1 Negociação ............................................................................................................................................. 179 8.3.2 Conciliação ............................................................................................................................................. 180 8.3.3 Mediação ................................................................................................................................................. 180 8.3.4 Arbitragem ...............................................................................................................................................181 8.4 Ética nas negociações, na comunicação e na resolução de conflitos ..........................182 7 APRESENTAÇÃO Caro aluno, Este livro-texto servirá de apoio para a disciplina e está subdividido de forma a possibilitar o desenvolvimento de competências para a tomada de decisão na sua área de atuação. Esta disciplina tem como objetivo desenvolver os conceitos de habilidades relacionadas à gerência das mais diversas áreas da organização, bem como habilidades sociais necessárias ao desempenho do empreendedor. Vivemos em um mundo altamente competitivo. O empreendedor de sucesso precisa desenvolver habilidades que permitam alavancar seus negócios. Precisa saber se comunicar tanto na forma verbal como não verbal. Nesse sentido, também precisa desenvolver habilidades relacionadas a como apresentar seu produto, sua marca. Dessa forma, abordaremos as habilidades gerenciais e sociais que devem ser desenvolvidas para criação de apresentações, utilizando referencial teórico sobre as melhores técnicas para realizar uma apresentação de sucesso. Serão indicadas as metodologias e técnicas para negociação e administração de conflitos decorrentes do processo de negociação objetivando a tomada de decisão. Ao final dos seus estudos, pretende-se que você tenha adquirido as competências necessárias para: reconhecer instrumentos adequados para a preparação e condução de negociações; identificar e utilizar estratégias, conforme a observação, análise de dados e interpretação de informações; gerenciar conflitos e seus impactos no processo de tomada de decisão em ambientes organizacionais complexos; reconhecer técnicas e táticas de negociação conforme o contexto organizacional e os comportamentos dos atores envolvidos. Por fim, ao concluir a disciplina, esperamos que você tenha a CHAVE (Conhecimento, Habilidades, Atitudes, Valores e Ética) do sucesso por meio dessas competências e esteja apto a alavancar sua carreira profissional e pessoal. Bons estudos! 8 INTRODUÇÃO No mundo globalizado, a arte da comunicação possibilita ao empreendedor angariar recursos para investir no seu negócio. Para tanto, se faz necessário identificar as habilidades para apresentar seu produto, sua empresa ou sua marca para as partes interessadas. Também se faz necessárioconhecer as técnicas modernas de apresentação e negociação que possibilitam atingir de forma eficaz e eficiente as metas empresariais. Inicialmente, serão apresentados os conceitos e definições de habilidades gerenciais e habilidades sociais e os tipos de habilidades necessárias ao empreendedor na condução do seu negócio. Quais são as técnicas de apresentação e como utilizá-las para angariar apoio das partes interessadas em investir no empreendimento? Conhecê-las fará toda diferença. É o que vamos ver na sequência, quando serão abordadas essas técnicas e os tipos de apresentação adotados para divulgar seu projeto, sua empresa ou mesmo para ministrar uma palestra ou uma apresentação em uma reunião de trabalho. Será discutido como criar e elaborar uma apresentação de sucesso, destacando exemplos de líderes nesse segmento. Você também verá como utilizar os recursos audiovisuais para sua apresentação. Mas sabemos que a apresentação por si só não garante sucesso, portanto vamos destacar os aspectos que envolvem uma comunicação eficaz, ou seja, o uso da linguagem formal e informal, os canais de comunicação, posturas corporais, gestos e movimentos. Abordaremos a importância da comunicação verbal e não verbal. Muito bem, você conheceu as habilidades e as técnicas de apresentação e comunicação. Agora precisa negociar com os stakeholders, com objetivo de formar parcerias, por exemplo, buscar investimentos em um banco. Para isso, precisa conhecer as técnicas de negociação que podem ser utilizadas pelo empreendedor e por líderes de sucesso. Abordaremos a metodologia para negociação, o perfil necessário ao bom negociador, os métodos e técnicas utilizados nas negociações. Ainda, vamos tratar das técnicas de negociação no âmbito internacional. Afinal, com a globalização, você poderá almejar a inserção no comércio internacional. Em um processo de negociação, o conflito pode surgir. Como proceder nesses casos? Vamos trabalhar a administração de conflitos na negociação, destacando os fatores que os influenciam, os tipos de conflito, bem como os métodos para administrá-los. Outro ponto importante que vamos discutir é a questão ética que envolve os profissionais nos processos de comunicação, negociação e resolução de conflitos. Vamos refletir sobre alguns dilemas éticos que ocorrem nesses processos. 9 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Unidade I Vivemos em um mundo no qual as relações são constantes, tanto entre os indivíduos como nas organizações. Nesse sentido, identificar as habilidades necessárias que devem compor o perfil do empreendedor/administrador torna-se um diferencial na condução do negócio. Conforme destaca Katz (apud CHIAVENATO, 2003), o desempenho de um administrador é o resultado de certas habilidades que possui ou utiliza. Chiavenato (2003) destaca que uma habilidade é a capacidade de transformar conhecimento em ação e que resulta em um desempenho desejado. Nesse sentido, quais são as habilidades necessárias para o empreendedor? Dornelas (2018) destaca que o início do processo de empreender o negócio próprio ocorre quando a decisão de empreender é tomada pelo empreendedor. Mas o que o leva a essa decisão? Podemos destacar várias motivações que levam ao processo de empreender, tais como: desejo, vontade, busca, descoberta, sonho, missão, vontade de fazer acontecer, autonomia, vontade de ganhar dinheiro, atividade pós-carreira, negócio familiar etc. Mas quais são suas competências e habilidades gerenciais que possibilitam realizar com sucesso uma apresentação do seu negócio, produto ou marca? Como você se comunica, negocia, administra possíveis conflitos que possam surgir no decorrer de uma negociação? A partir desses questionamentos, vamos dar início à abordagem dos temas propostos. 1 HABILIDADES GERENCIAIS De acordo com Maximiano (2011), muitas pessoas que alcançaram sucesso na vida começaram como pequenos empreendedores, virtualmente do zero. Temos como exemplo Henry Ford e Bill Gates, que foram além da criação de empresas. Eles transformaram a tecnologia, o modo de fazer negócios e a própria sociedade. Foram visionários, pois não apenas se tornaram prósperos, mas trouxeram a prosperidade para muitos outros. 10 Unidade I Segundo Maximiano (2011), esses empresários são muito visíveis, mas o mundo dos negócios é feito de grandes corporações e de uma enorme quantidade de pequenos empreendedores. Os empreendedores, sejam acionistas de grandes corporações, sejam proprietários de pequenos negócios, pagam impostos, salários, juros, aluguéis e suprimentos, gerando e distribuindo riqueza e aumentando o padrão e a qualidade de vida. E o que essas pessoas tinham de diferente? Podemos dizer que competência, habilidade, atitude, valores, ética etc. De acordo com Mello, Leão e Paiva Junior (2006), existem competências associadas a posturas empreendedoras que auxiliam na compreensão de atributos geradores de respostas de valor na interação com grupos internos e externos da organização. Segundo os autores, essas competências se vinculam ao senso de identificação de oportunidades, à capacidade de relacionamento em rede, às habilidades conceituais, à capacidade de gestão, à facilidade de leitura, ao posicionamento em cenários conjunturais e ao comprometimento com interesses individuais e da organização. Nesse sentido, conhecer as habilidades gerenciais que permeiam as atividades a serem desenvolvidas pelos empreendedores possibilita preparar o indivíduo para a tomada de decisão na gestão do seu empreendimento. Daft (2017) considera que para desenvolver a gestão de forma eficaz e eficiente deve-se observar algumas condições básicas para atingir as metas organizacionais, tais como as elencadas na figura a seguir. Planejamento Controle OrganizaçãoGestão Liderança Figura 1 Vamos verificar o que significa cada uma dessas funções. Planejamento significa a definição de metas e atividades de decisão, é uma função de gestão essencial para a obtenção dos resultados esperados. Organização corresponde às atividades e às pessoas. Liderança está relacionada com a comunicação e o desenvolvimento de pessoas, a motivação de equipes etc. Controle corresponde ao estabelecimento de metas e medição de desempenho. 11 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO De acordo com Daft (2017), dependendo da situação de trabalho, os gestores realizam numerosas e variadas tarefas, mas todas podem ser classificadas com base nessas quatro funções principais. Se pegarmos como exemplo grandes gestores, como Mark Zuckerberg, do Facebook, ou um empreendedor que está iniciando, essas atividades gerenciais se aplicam perfeitamente, pois tanto grandes executivos como pequenos empreendedores definem metas, organizam atividades, motivam, comunicam, medem o desempenho e desenvolvem pessoas. No quadro a seguir, podemos observar a importância dessas funções de gestão. Quadro 1 – Funções de gestão Função Definição Planejamento Define onde a organização quer estar no futuro e como quer chegar lá Organização Envolve atribuição de tarefas, agrupamento das tarefas em departamentos, delegação de autoridade e alocação dos recursos pela empresa Liderança Refere-se ao uso de influência para motivar os funcionários a atingirem as metas organizacionais. Significa criar cultura e valores compartilhados, comunicar às partes interessadas as metas da empresa Controle Significa monitorar as atividades dos funcionários e verificar se a empresa está caminhando em direção às metas e fazendo as correções necessárias Adaptado de: Daft (2017). O conhecimento e o desenvolvimento de habilidades para o desempenho dessas funções são muito importantes para que os empreendedores alcancem sucesso. Ainda segundo Daft (2017), nos últimos anos, as rápidas mudanças ambientais causaram uma transformação fundamental sobre o que é exigido de gerentes eficazes. Os avanços tecnológicos, como mídias sociais e aplicativos móveis, oaumento do trabalho virtual, as forças do mercado global, a crescente ameaça do crime cibernético, o deslocamento de funcionários e as expectativas dos clientes levaram ao declínio das hierarquias organizacionais e dos trabalhadores mais capacitados, e esse contexto exige uma nova abordagem de gestão que pode ser bastante diferente daquela praticada no passado. Saímos de uma abordagem tradicional para novas competências, habilidades e atitudes necessárias para a obtenção de resultados. No quadro a seguir, você poderá identificar as competências de gestão de ponta para o mundo de hoje, conforme citado por Daft (2017). 12 Unidade I Quadro 2 – Competências de gestão nos dias de hoje Princípio de gestão Da abordagem tradicional... ...Para novas competências Supervisão de trabalho De controlador Para capacitador Realização de tarefas De supervisor de indivíduos Para líder de equipes Gestão de relacionamentos Do conflito e da competição Para a colaboração, incluindo o uso de mídias sociais Liderança Da autocrítica Para o empoderamento, às vezes sem chefe Projeto De estabilidade Para mobilização para mudança Adaptado de: Daft (2017). Observação Empoderamento se refere ao ato de dar ou conceder poder para si próprio ou para outra pessoa, ou seja, equipes autogerenciáveis, com autonomia para a tomada de decisão no seu âmbito de atuação. O gestor eficaz passa de uma posição de controlador para a de facilitador, ou seja, fornece o apoio necessário para as pessoas à sua volta desenvolverem o trabalho e tornarem-se melhores no desempenho de suas atividades. Nesse sentido, Daft (2017) afirma que os melhores gestores de hoje “encaram o futuro”, ou seja, projetam a empresa e a cultura para antecipar-se a ameaças e oportunidades do ambiente, desafiam o status quo e promovem criatividade, aprendizagem, adaptação e inovação. Observação Status quo é uma expressão em língua latina que significa “no estado das coisas”. Para enfrentar as ameaças e oportunidades, os empreendedores devem desenvolver suas habilidades gerenciais. Segundo Daft (2017), o mundo moderno muda constantemente e quanto mais imprevisível for o ambiente, maior será́ a oportunidade – se empreendedores tiverem as habilidades para lucrar com ela. Uma das ferramentas para identificar ameaças e oportunidades do ambiente externo é a matriz SWOT. 13 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Saiba mais Para ampliar seu conhecimento sobre as competências empreendedoras, leia o artigo a seguir: MELLO, S. C. B.; LEÃO, A. L. M. S.; PAIVA JUNIOR, F. G. Competências empreendedoras de dirigentes de empresas brasileiras de médio e grande porte que atuam em serviços da nova economia. Revista de Administração Contemporânea, Curitiba, v. 10, n. 4, p. 47-69, dez. 2006. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1415- 65552006000400003&lng=en&nrm=iso. Acesso em: 16 out. 2020. 1.1 Conceitos e definições De acordo com Silva (2002), o desempenho administrativo é fortemente dependente de habilidades que os empreendedores devem ter e dos papéis que assumem em função das contingências. Mas o que vem a ser habilidades gerenciais ou administrativas? Podemos dizer que habilidade é a facilidade específica para transformar conhecimento em ação que resulte no desempenho desejado para alcançar os objetivos definidos. Ação Conhecimento Habilidade Desempenho Figura 2 Considerando que as habilidades são necessárias para um bom desempenho em qualquer tipo de atividade ou situação, vamos verificar quais são essas habilidades. 14 Unidade I 1.2 Habilidades para empreender Segundo Maximiano (2011), administrar é um processo de tomar decisões sobre o uso de recursos para permitir a realização de objetivos. Essa definição básica pode ser desdobrada em três papéis que o empreendedor ou administrador deve desempenhar. Papéis do empreendedor Lidar com informações Trabalhar com pessoas Tomar decisões Figura 3 Na figura anterior, observamos que os papéis que o empreendedor precisa desenvolver são fundamentais para a gestão e/ou administração de seu negócio. Entre eles, podemos destacar a tomada de decisão, que implica ter habilidade para administrar recursos, resolver problemas, planejar o futuro e definir objetivos. Trabalhar com pessoas requer habilidades para entender as diferenças individuais, motivar pessoas, liderar de forma a atingir os objetivos e negociar tanto no âmbito interno quanto externo e realizar a gestão de equipes. Outro papel importante é lidar com informações: saber coletar, buscar e obtê-las, processar e divulgá-las para as partes interessadas. Assim, para desempenhar seu trabalho de forma eficiente e eficaz, o gestor precisa desenvolver várias habilidades. Vamos apresentar três categorias de habilidades necessárias para gerenciar uma empresa, seja ela de grande, médio ou pequeno porte, ou até mesmo um departamento. Elas são mostradas na figura a seguir. Habilidades técnicas Habilidades humanas Habilidades conceituais Figura 4 Essas habilidades podem variar de acordo com a posição assumida na empresa. No entanto, todos os empreendedores, administradores ou gestores devem possuir alguma habilidade em cada uma dessas áreas importantes para executar de forma eficaz uma tarefa. 15 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO 1.3 Tipos de habilidades Vamos analisar os três tipos de habilidades necessárias para a obtenção de sucesso no desempenho de suas atividades. 1.3.1 Habilidades técnicas As habilidades técnicas estão relacionadas ao desempenho de funções ou trabalhos especializados dentro da organização e consistem no conhecimento de métodos técnicos e equipamentos para a realização de tarefas específicas. Segundo Chiavenato (2003), as habilidades técnicas envolvem o uso de conhecimento especializado e facilidade na execução de técnicas relacionadas com o trabalho e com os procedimentos de realização. Figura 5 Podemos citar como exemplo as atividades executadas por um engenheiro civil, cujas habilidades técnicas estão relacionadas com o fazer, ou seja, com o trabalho específico da sua profissão, como analisar plantas baixas, verificar os processos de materiais ou concreto etc. Por outro lado, Daft (2017) afirma que as habilidades técnicas exigem conhecimento especializado, capacidade analítica e uso competente de ferramentas e técnicas para resolver problemas de uma disciplina específica. Essas habilidades são particularmente importantes em níveis organizacionais mais baixos. No entanto, elas se tornam menos importantes do que as habilidades humanas e conceituais à medida que os gestores sobem de cargo. Às vezes, os gestores superiores com fortes habilidades técnicas precisam aprender a dar um passo para trás, a fim de que os outros possam trabalhar de forma eficaz. Vamos voltar ao exemplo do engenheiro civil. Caso ele seja promovido para um cargo de confiança como gerente do departamento de engenharia, terá que desenvolver as habilidades humanas e conceituais, pois irá lidar com equipes e tomará decisões na sua área de atuação. 16 Unidade I Figura 6 Agora, vamos analisar a habilidade humana. Como o próprio nome diz, trata da habilidade de lidar com as pessoas. 1.3.2 Habilidades humanas Daft (2017) diz que as habilidades humanas envolvem a capacidade do gestor de trabalhar com e por outras pessoas e de atuar de maneira eficaz como um membro do grupo. Verificam-se essas habilidades na maneira como um gestor se relaciona com outras pessoas, o que inclui a capacidade de motivar, de facilitar, de comunicar e de resolver conflitos, como mostra a figura a seguir. Capacidade Motivar Facilitar Comunicar Resolver conflitos Figura 7 Vale destacar que as habilidades humanas são essenciais não apenas para os gerentes de linha de frente que trabalham direta e diariamente com os funcionários, mas também para os empreendedores que lidam com pessoas no seu dia a dia.Assim, para você que quer abrir seu negócio, deverá ficar atento para essa habilidade, pois no seu dia a dia terá que lidar com as pessoas que irão compor sua equipe de trabalho e com diversas situações em que o relacionamento interpessoal se faz necessário. 17 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Figura 8 Nesse sentido, Silva (2002) destaca que as habilidades humanas são relacionadas ao tratamento com pessoas, ou seja, é a capacidade e o discernimento para trabalhar com pessoas, compreendendo suas atitudes e motivações, exercendo a liderança. Guerra e Marins (2015) afirmam que manter a equipe motivada em clima de cooperação dependerá das habilidades de relacionamento, reconhecendo cada colaborador como pessoa, e não como ferramenta de produção. Segundos os autores, o aprimoramento das habilidades humanas é obtido na autoavaliação constante de seus atos, revendo causa e efeito das decisões tomadas, bem como em treinamentos comportamentais na área humana, agregando conhecimento para relacionar-se em todos os níveis. Lidar com pessoas é uma das atribuições mais delicadas na função administrativa. Portanto, conhecer e desenvolver essa habilidade permite ao gestor obter resultados por meio do trabalho colaborativo. Chiavenato (2003) afirma que a habilidade humana está relacionada ao trabalho com as pessoas e se refere à facilidade de relacionamento interpessoal e intergrupal. E o que vem a ser o relacionamento interpessoal e grupal? Você sabe a diferença entre eles? As relações interpessoais e grupais habitualmente são valorizadas de forma positiva, pois o relacionamento interpessoal diz respeito à maneira com que nos relacionamos com o próximo, sejam membros da família, amigos e colegas de trabalho, por exemplo. 18 Unidade I Figura 9 No entanto, quando lidamos com grupos, o relacionamento pode ser negativo, pois o surgimento de conflitos e tensões ocorre de diferentes formas. Nesse aspecto, as habilidades humanas são fundamentais para lidar com as fontes estressoras nas relações grupais, com o objetivo de atingir o consenso entre as partes. Mais adiante, vamos observar a importância dessa habilidade nas negociações e resolução de conflitos. Lembrete As habilidades humanas estão relacionadas com a interação de pessoas e envolvem a capacidade de comunicar, liderar, coordenar, motivar, coordenar e resolver conflitos pessoais e grupais. Vamos analisar mais um exemplo, para que você entenda a diferença desses conceitos. Supondo que o dr. Paulo Arantes seja um excelente cardiologista, sua habilidade técnica para operar seus pacientes é essencial para o resultado almejado. Ninguém gostaria de ser operado por um engenheiro, certo? Muito bem, o dr. Paulo exerce sua atividade em um hospital particular e não tem cargo de confiança. Sua atividade está relacionada aos aspectos operacionais da sua profissão. Com o passar do tempo, o dr. Paulo resolveu abrir uma clínica e percebeu que precisava desenvolver as habilidades humanas e conceituais, pois passaria a lidar com pessoas e deveria tomar decisões em várias situações, desde a compra de equipamentos médico-hospitalares, pagamento de fornecedores, até a contratação de colaboradores. Visto que, como vimos, a habilidade técnica é a capacidade de usar os procedimentos, técnicas e conhecimentos de um campo de especialização, que no nosso exemplo é a cardiologia, que é a formação técnica do dr. Paulo Arantes. 19 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Agora que ele passará a exercer o comando de sua clínica, a habilidade humana será colocada em evidência, pois ele deverá demonstrar capacidade de trabalhar com outras pessoas, de entendê-las e também de motivá-las como membros de um grupo. A outra habilidade que o dr. Paulo deverá desenvolver é a conceitual, pois – como vamos verificar a seguir – essa habilidade é a capacidade de coordenar e integrar todos os interesses e atividades de uma organização, no nosso exemplo a clínica. Vimos até o momento duas habilidades importantes que devem ser desenvolvidas, a habilidade técnica e a habilidade humana. Agora vamos conhecer a habilidade denominada conceitual. 1.3.3 Habilidades conceituais Conforme Daft (2017), a principal característica das habilidades conceituais refere-se à capacidade cognitiva de considerar a empresa como um todo e perceber as relações entre as partes, ou seja, ter uma visão sistêmica da organização, para atuar de forma a trazer os melhores resultados para as partes interessadas. Lembrete Partes interessadas referem-se a clientes, consumidores, fornecedores, colaboradores, governo e sociedade. Por sua vez, Chiavenato (2003) menciona que as habilidades conceituais envolvem a visão da organização ou da unidade organizacional como um todo, a facilidade de trabalhar com ideias e conceitos, teorias e abstrações. Menciona, ainda, que um administrador com habilidades conceituais está apto a compreender as várias funções da organização. Corroborando esse conceito, Daft (2017) destaca que o tipo de habilidade conceitual envolve o conhecimento do lugar que uma equipe deve ocupar na empresa e como esta se encaixa na indústria, na comunidade, nos negócios mais amplos e no ambiente social. Isso mostra a capacidade de pensar estrategicamente – ter visão ampla e de longo prazo – para identificar, avaliar e resolver problemas complexos. Figura 10 20 Unidade I Para Chiavenato (2003), à medida que um administrador faz carreira e sobe na organização, ele precisa, cada vez mais, desenvolver suas habilidades conceituais para não limitar sua empregabilidade. Complementando essa ideia, Datf (2017) afirma que as habilidades conceituais são necessárias para todos os gestores, especialmente para os que estão no topo. Muitas responsabilidades dos gestores superiores, por exemplo, tomada de decisão, alocação de recursos e inovação, requerem uma visão ampla. Vamos trazer como exemplo o caso da empresária Luiza Helena Trajano, das lojas Magazine Luiza. Para exercer a liderança de mercado no segmento em que atua, ela precisou desenvolver ótimas habilidades conceituais para gerenciar sua empresa de forma eficiente frente aos concorrentes, às mudanças na economia e ao avanço tecnológico, o que demanda decisões estratégicas para manter a empresa no mercado altamente competitivo. Assim, as habilidades conceituais estão relacionadas com o raciocinar, o diagnóstico das situações e a formulação de alternativas de solução de problemas. Portanto, para o empreendedor, desenvolver essa habilidade lhe permite ter uma visão de futuro, ou seja, perceber oportunidades onde ninguém enxerga nada. Figura 11 Continuando com o exemplo da empresária Luiza Trajano, que foi uma das pioneiras na criação de loja física-virtual, na qual mantinha o ponto físico, no entanto os produtos eram apresentados virtualmente em grandes telas, utilizando para isso os recursos da tecnologia da informação e comunicação. Num primeiro momento esse conceito não agradou a todos os clientes e potenciais consumidores, que estavam acostumados às lojas presenciais e, principalmente, a tocar nos produtos antes de efetivar a compra. No entanto, essa estratégia mostrou-se visionária, pois com o avanço da tecnologia e do e-commerce, a tendência das lojas virtuais atingiu seu ápice, demonstrando ser uma alternativa promissora no segmento do varejo. 21 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Saiba mais Uma das mulheres mais poderosas do país, Luiza Helena Trajano, à frente da rede Magazine Luiza há cerca de 20 anos, inspira e motiva empreendedores por todo o Brasil. Saiba mais sobre ela e sua história em: ENDEAVOR. Luiza Helena Trajano: empreender, empoderar e alcançar. [s.d.]. Disponível em: https://endeavor.org.br/desenvolvimento-pessoal/ luiza-helena-trajano/. Acesso em: 26 out. 2020. MAGAZINE LUIZA. Quem somos. [s.d.]. Disponível em: https:// ri.magazineluiza.com.br/ShowCanal/Quem-Somos?=urUqu4hANldyCLgMRgOsTw==. Acesso em: 26 out. 2020. Mas será que apenas essas habilidades são o suficiente para o empreendedor atuar no mundo dos negócios? Segundo Silva (2002), além dessas habilidades, os administradores ou empreendedores devem desenvolver o conhecimento aplicado dentro de cada uma delas, para que se tornem eficazes. Portanto, o administrador ou empreendedor deve ser alguém que: Dirija as atividades de outras pessoas Assuma a responsabilidade de alcançar determinados objetivos por meio da soma de esforços Figura 12 Assim, nos diversos níveis administrativos, as habilidades estão distribuídas conforme o quadro a seguir. Quadro 3 Níveis administrativos Habilidades Alta administração (diretoria) Conceituais Média administração (gerência) Humanas Administração operacional (supervisão) Técnicas Adaptado de: Silva (2002). 22 Unidade I Observe que no nível da alta administração é necessária pouca quantidade de habilidade técnica, no entanto a exigência de habilidade conceitual é bem maior. Observação A importância da habilidade conceitual aumenta de acordo com a ascensão do indivíduo na organização, ou seja, quanto maior o nível hierárquico de autoridade e responsabilidade, maior será a necessidade da habilidade conceitual. Já a média administração necessita relativamente de menor quantidade de habilidade conceitual do que a alta administração. Por outro lado, a administração operacional necessita de grande quantidade de habilidades técnicas, que é o saber fazer. Podemos citar como exemplo o caso dos cirurgiões, engenheiros, músicos, contadores – todos têm habilidades técnicas em seus campos específicos. Lembrete À medida que um profissional sobe na hierarquia de uma organização, maior será a necessidade de habilidades conceituais e menor a necessidade de habilidades técnicas. Por último, as habilidades humanas são exigidas em todos os níveis hierárquicos da organização, pois independentemente da atividade a habilidade de lidar com pessoas será exigida para o desempenho de qualquer função. Outro ponto a considerar é o que destacam Guerra e Marins (2015): quanto mais próximo da linha de frente, mais habilidades técnicas o gerente deve ter; e quanto mais alto na escala hierárquica, mais habilidades conceituais o profissional deve apresentar. Entretanto, as habilidades humanas têm peso preponderante, pois são pessoas que produzem resultados, são elas que operam as máquinas que produzem matéria-prima. São pessoas que governam e são pessoas que compram. Entender pessoas é fundamental no século XXI. Dessa forma, dependendo do nível gerencial, certas habilidades se tornam mais ou menos importantes, apesar de as habilidades humanas serem indispensáveis para todos os níveis, pois em qualquer situação há a interação com pessoas. Além das habilidades gerenciais que citamos, temos outro rol de habilidades que são necessárias a qualquer pessoa, ou seja, o desenvolvimento das habilidades sociais. Vamos conhecer quais são essas habilidades e sua importância no contexto do mundo empresarial. 23 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO 2 HABILIDADES SOCIAIS Segundo Del Prette e Del Prette (2016), as relações interpessoais estão presentes em todos os setores da sociedade (família, trabalho, escola, lazer etc.). A qualidade dessas relações interpessoais tem impacto sobre os padrões de convivência, a saúde e o bem-estar das pessoas. Na opinião dos autores, as relações saudáveis entre pessoas e grupos sociais envolvem no mínimo três elementos fundamentais que se interpenetram e se traduzem em valores. Esses elementos são demonstrados na figura a seguir. Interdependência Solidariedade Aceitação Figura 13 Vamos analisar cada um desses conceitos. A interdependência, segundo Del Prette e Del Prette (2016), é uma condição natural da vida social e um valor que deveria orientar, junto com outros, as interações entre pessoas e grupos. Todos nós fazemos parte de uma rede de conexões que coloca cada pessoa, estando próxima ou não, em dependência recíproca das demais. Figura 14 24 Unidade I Dessa forma, precisamos valorizar e respeitar cada pessoa em sua dignidade e contribuição para a vida de todos. Del Prette e Del Prette (2016) também afirmam que a aceitação se traduz pela disposição de reconhecer o outro, respeitar suas diferenças e combater preconceitos, envolvendo a todos em objetivos autossustentáveis de mudança. Aceitar não significa despersonalizar-se e assimilar os atributos do outro. Embora possa haver esse tipo de assimilação, aceitação não se traduz por amoldamento, mas por reciprocidade. Figura 15 Observação A reciprocidade é a base para o exercício do direito de cada um ser como é, praticar sua cultura e seus valores, divulgando-os e defendendo-os. Assim, podemos considerar que a aceitação se opõe à intolerância, dando origem ao respeito e constituindo um elemento importante da convivência. Del Prette e Del Prette (2016) explicam que a solidariedade se traduz por uma disposição permanente de partilha. Partilhar não significa meramente dar algo a alguém, embora algumas vezes isso possa acontecer. Então, o que significa partilhar? De acordo com os referidos autores, partilhar significa vencer a distância que separa alguém que necessita daquele que pode prover algum tipo de recurso (material, afetivo, espiritual) necessário à sua condição humana e social. Deve ser uma disposição permanente, um estado de atenção voltado para a prática de interações saudáveis, no aqui e agora das demandas sociais. 25 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Figura 16 2.1 Conceitos e definições Muitos estudos vêm mostrando a importância das habilidades sociais e sua relação com indicadores positivos de bem-estar, saúde, rendimento acadêmico, sucesso profissional e desenvolvimento socioemocional. Para entender melhor esse tema, vamos abordar dois conceitos-chave do campo das habilidades sociais, mostrados na figura a seguir. Desempenho social Competência social Figura 17 Entende-se por desempenho social qualquer tipo de comportamento que ocorre nas interações com outras pessoas e inclui tanto os que favorecem (habilidades sociais) como os que interferem na qualidade dos relacionamentos. Lembrete Habilidades sociais são os comportamentos sociais valorizados pela cultura ou subcultura nas interações com outras pessoas que podem contribuir para a competência social. 26 Unidade I Segundo Del Prette e Del Prette (2016), a competência social refere-se à efetividade do desempenho do indivíduo em uma interação social, ou seja, aos resultados da interação para o indivíduo e para seu grupo social, supondo por princípio a coerência entre pensar, sentir e agir que pode contribuir para a competência social. Para esses autores, as habilidades sociais são comportamentos, e não traços de personalidade, ainda que estejam correlacionadas com características pessoais de resiliência, consciência social, responsabilidade etc. A falta de habilidades sociais pode acarretar problemas no desempenho do indivíduo. Por exemplo, falar em público pode ser importante e valorizado no contexto de trabalho, um déficit nessa habilidade pode significar perda de oportunidades de crescimento profissional. Del Prette e Del Prette (2016) informam que normas culturais criam expectativas diferenciadas para o desempenho social das pessoas conforme faixa etária, gênero, nível socioeconômico, etapas de desenvolvimento e papéis sociais. Por exemplo, habilidades valorizadas na infância podem ser bastante diferentes das da idade adulta; habilidades valorizadas para o sexo feminino podem ser diferenciadas das do sexo masculino. As habilidades requeridas em determinadas funções ocupacionais são diferentes das requeridas em outras. Em um mundo globalizado, algumas habilidades sociais são valorizadas na maioria das culturas, por exemplo cumprimentar em saudação e despedir-se, mas mesmo nesse casoapresentam variações de forma. Um repertório elaborado de habilidades sociais é geralmente incompatível com comportamentos não habilidosos passivos ou ativos; no entanto, devido ao caráter situacional das habilidades sociais, algumas pessoas apresentam comportamentos passivos diante de demandas familiares, mas não diante de demandas similares no ambiente de trabalho. Algumas pessoas são extrovertidas diante de um público, enquanto outras são tímidas e não conseguem se pronunciar para uma plateia, por exemplo, ou até mesmo em uma reunião. A seguir, vamos conhecer algumas habilidades sociais necessárias para o sucesso profissional, com base em Del Prette e Del Prette (2017), os quais apresentam um portfólio de habilidades sociais que consiste em uma listagem de classes e subclasses dessas habilidades. 2.2 Classes e subclasses de habilidades sociais Conforme destacam Del Prette e Del Prette (2017), ao longo das etapas de desenvolvimento, o indivíduo se defronta com demandas interpessoais para uma diversidade de classes e subclasses de habilidades sociais. Na figura a seguir, apresentamos as principais classes de habilidades sociais identificáveis na literatura, que podem ser relevantes para todas as etapas do desenvolvimento e para os papéis sociais assumidos ao longo delas. 27 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Comunicação Civilidade Fazer e manter amizades Empatia Expressar afeto Manejar conflitos e resolver problemas interpessoais Expressar solidariedade Assertividade Coordenar grupos Falar em público Figura 18 Para compreender o impacto das habilidades sociais no dia a dia e no comportamento das pessoas, vamos abordar essas classes segundo os conceitos de Del Prette e Del Prette (2017). 2.2.1 Comunicação A comunicação, de acordo com Del Prette e Del Prette (2017), é importante no contexto das relações humanas, haja vista a necessidade de iniciar e manter conversação, fazer e responder perguntas, pedir e dar feedbacks, elogiar e agradecer elogios, manifestar opinião etc. A comunicação tanto ocorre na forma direta (face a face) como na indireta (uso de meios eletrônicos); na comunicação direta, a linguagem verbal está sempre associada à não verbal, que pode complementar, ilustrar, substituir e, às vezes, contrariar a verbal. A comunicação é fundamental para as relações interpessoais e intergrupais, e pode ocorrer de diversas formas e meios. Com o avanço da tecnologia e o uso das mídias sociais, comunicar-se adequadamente significa a capacidade de utilizar as ferramentas disponíveis em benefício dos objetivos a serem atingidos, tanto no aspecto pessoal quanto profissional. Figura 19 28 Unidade I De acordo com Lacombe (2011), o tempo todo – nas empresas, no tempo livre, na escola, na família – temos de conviver e lidar com outras pessoas. Nossas ações com os outros são, quase sempre, atos comunicativos, sejam verbais ou não. Lacombe (2011) afirma que os administradores vivem em um oceano de comunicações, pois comunicam-se com os chefes, com seus pares, com os subordinados e com seus clientes internos e externos durante todo o tempo em que estão trabalhando. Veja que essa habilidade é essencial. Portanto, mais adiante vamos aprofundar os conceitos e a importância da comunicação e os tipos de comunicação verbal e não verbal. 2.2.2 Civilidade De acordo com Del Prette e Del Prette (2017), a civilidade engloba saber cumprimentar e/ou responder a cumprimentos (ao entrar e ao sair de um ambiente), pedir “por favor”, agradecer (dizer “obrigado”), desculpar-se, e outras formas de polidez normativas na cultura, em sua diversidade e em suas nuanças. Figura 20 No mundo dos negócios, conhecer as diferentes culturas, tradições, crenças, criará oportunidades para o desenvolvimento de habilidades no trato com diferentes pessoas. Saber que a forma de lidar com asiáticos, ingleses, italianos etc. é diferente da forma de negociar com brasileiros ou latino-americanos permitirá adotar estratégias que favoreçam as negociações. Vamos voltar a esse assunto quando abordarmos as negociações internacionais. 2.2.3 Fazer a manter amizades Segundo Del Prette e Del Prette (2017), fazer e manter amizades significa a capacidade de iniciar conversação, apresentar informações livres, ouvir/fazer confidências, demonstrar gentileza, manter contato sem ser invasivo, expressar sentimentos, elogiar, dar feedbacks, responder a contatos, enviar 29 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO mensagens (e-mail, bilhete etc.), convidar/aceitar convites para passeio, fazer contatos em datas festivas (aniversário, Natal etc.), manifestar solidariedade diante de problemas. Figura 21 Dar e receber feedbacks possibilita identificar oportunidades de melhoria em uma apresentação, projeto, trabalho etc. Fazer e manter amizades não se restringe apenas aos amigos de happy hour, mas também a rede de contatos comerciais, clientes, fornecedores. Muitas empresas, com o apoio da tecnologia da informação e comunicação, enviam cumprimentos aos seus clientes nas datas de aniversário, por exemplo. Essa é uma estratégia de negócio interessante para fortalecer os laços de amizade e a fidelidade do cliente. Observação A relevância do feedback está em perceber-se e perceber o outro, o que é importante para gerentes, orientadores, conselheiros e indivíduos. A equação do feedback pode ser considerada a soma de confiança mais credibilidade mais habilidades. 2.2.4 Empatia Empatia, conforme Del Prette e Del Prette (2017), significa manter contato visual, aproximar-se do outro, escutar (evitando interromper), tomar perspectiva (colocar-se no lugar do outro), expressar compreensão, incentivar a confidência (quando for o caso), demonstrar disposição para ajudar (se for o caso), compartilhar alegria e realização do outro (nascimento do filho, aprovação no vestibular, obtenção de emprego etc.). 30 Unidade I Figura 22 Como definição, podemos dizer que empatia é colocar-se no lugar do outro. Desenvolver essa habilidade certamente contribuirá para o sucesso nas tratativas comerciais, na comunicação, nas negociações e na resolução de conflitos, temas que vamos aprofundar mais adiante neste livro-texto. 2.2.5 Assertividade Esta classe é interessante e está subdividida em muitas subclasses. Vamos destacar cada uma delas, para entender o que vem a ser assertividade. Assertividade é uma postura comportamental diante das pessoas e de situações cotidianas. Não está ligada ao que é certo ou errado, está ligada à nossa maneira de expor e defender nossas posições. Ser assertivo é ser firme e direto sem sentir ou causar constrangimentos. A partir desse conceito de assertividade, Del Prette e Del Prette (2017) destacam algumas subclasses: • Defender direitos próprios e direitos de outrem. • Questionar, solicitar explicações sobre o porquê de certos comportamentos, manifestar opinião, concordar, discordar. • Fazer e recusar pedidos. • Expressar raiva, desagrado e pedir mudança de comportamento. • Desculpar-se e admitir falha. Temos que ter atenção especial para a subclasse denominada manejar críticas, que está subdividida em três tópicos, mostrados na figura a seguir. 31 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Aceitar críticas Fazer críticas Rejeitar críticas Figura 23 Quando falamos de críticas, podemos considerar como uma das situações mais difíceis para se lidar, pois ninguém se sente muito confortável para aceitar, fazer ou rejeitar críticas. No que tange a aceitar críticas, vem ao encontro da habilidade de ouvir com atenção até o interlocutor encerrar a fala, fazer perguntas, pedir esclarecimentos, olhar para o interlocutor, concordar com a crítica ou com parte dela, pedir desculpas. Saber ouvir é uma habilidade muito importante na comunicação oral, na resolução de conflitos e nas negociações. Vamos voltar a essa questão mais adiante. Por outro lado, fazer críticascorresponde a falar em tom de voz pausada e audível, manter contato visual sem ser intimidatório, dizer o motivo da conversa, expor a falha do interlocutor, pedir mudança de comportamento. Nessa etapa, nada de gritos, dedo em riste. A crítica deve ser construtiva, o que possibilitará a mudança de comportamento das partes envolvidas. Figura 24 32 Unidade I Também temos a subclasse rejeitar críticas, que é a capacidade de ouvir até o interlocutor encerrar a fala, manter contato visual, solicitar tempo para falar, apresentar sua versão dos fatos, expor opinião, relacionar a não aceitação da crítica à veracidade do acontecimento. Podemos observar que apenas nessa subclasse já há uma gama de habilidades sociais que precisa ser desenvolvida e/ou melhorada, caso sejam identificados déficits na sua aplicação. Temos ainda a subclasse falar com pessoa que exerce papel de autoridade: cumprimentar, apresentar-se, expor motivo da abordagem, fazer e responder perguntas, fazer pedidos (se for o caso), tomar nota, agendar novo contato (se for o caso), agradecer, despedir-se. Quem já não sentiu um calafrio na espinha, uma dor na barriga, quando teve que falar com uma autoridade, expor uma ideia, fazer um pedido? Na sua trajetória profissional, você irá se deparar com situações desse tipo, portanto prepare-se para quando isso ocorrer. Saiba mais Para analisar os pontos citados anteriormente, sugerimos que você assista ao filme Invictus, cuja história é contada a partir da eleição de Nelson Mandela (interpretado por Morgan Freeman) para presidente da África do Sul, quando o país ainda mantinha resquícios do apartheid. Para contornar a preocupante situação socioeconômica, Mandela se une ao time nacional de rúgbi. “Este filme é interessante para os administradores, pois o presidente Mandela terá uma relação próxima com o capitão do time, atuando como coach não para dar respostas, mas para fazer o atleta refletir sobre as situações e mudar seus comportamentos” (PATI, 2013). INVICTUS. Direção: Clint Eastwood. EUA, 2009. 135 min. 2.2.6 Expressar solidariedade Expressar solidariedade, de acordo com Del Prette e Del Prette (2017), significa identificar necessidades do outro, oferecer ajuda, expressar apoio, engajar-se em atividades sociais construtivas, compartilhar alimentos ou objetos com pessoas deles necessitadas, cooperar, expressar compaixão, participar de reuniões e campanhas de solidariedade, fazer visitas a pessoas com necessidades, consolar, motivar colegas a fazer doações. 33 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Figura 25 Dependendo do contexto em que essa habilidade é exigida, por exemplo nas relações interpessoais e intergrupais, e no apoio a colegas que apresentam algum tipo de déficit na execução de suas atividades, a colaboração no trabalho em equipe une forças para atingir os resultados esperados. Muitas organizações estão imbuídas dos propósitos, valores e do posicionamento estratégico em relação à responsabilidade social empresarial. Mas o que vem a ser isso? A responsabilidade social empresarial (RSE) consiste no compromisso que uma organização deve ter para com a sociedade, expresso por meio de atos e atitudes que a afetem positivamente, agindo proativa e coerentemente no que tange a seu papel específico na sociedade e sua prestação de contas para com ela. Nesse aspecto, a promoção de atitudes que envolvam o compromisso da organização, de seus colaboradores e de partes interessadas, de forma ética, permite expressar a solidariedade no contexto em que a organização está inserida. 2.2.7 Manejar conflitos Esta classe aborda o tema manejar conflitos e significa a capacidade para resolver problemas interpessoais. Del Prette e Del Prette (2017) explicam que é acalmar-se exercitando o autocontrole diante de indicadores emocionais de um problema, reconhecer, nomear e definir o problema, identificar comportamentos de si e dos outros associados à manutenção ou solução do problema (como avaliam, o que fazem, qual a motivação para mudança), elaborar alternativas de comportamentos, propor alternativas de solução, escolher, implementar e avaliar cada alternativa ou combiná-las quando for o caso. 34 Unidade I Figura 26 Mais adiante neste livro-texto, vamos detalhar as questões que envolvem administrar conflitos. 2.2.8 Expressar afeto e intimidade Expressar afeto e intimidade (namoro, sexo) significa a capacidade de aproximar-se e demonstrar afetividade ao outro por meio de contato visual, sorriso, toque, fazer e responder perguntas pessoais, dar informações livres, compartilhar acontecimentos de interesse do outro, cultivar o bom humor, partilhar brincadeiras, manifestar gentileza, fazer convites, demonstrar interesse pelo bem-estar do outro, lidar com relações íntimas e sexuais, estabelecer limites quando necessário. Figura 27 Esta é uma habilidade muito importante nos processos de interação com as pessoas, na afetividade com o outro, na forma de contato visual. Por exemplo em uma apresentação ou negociação, ela tem significado positivo em prol das tratativas que estão sendo realizadas. 35 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO 2.2.9 Coordenar grupos A classe denominada coordenar grupos, segundo Del Prette e Del Prette (2017), é a capacidade de organizar a atividade, distribuir tarefas, incentivar a participação de todos, controlar o tempo e o foco na tarefa, dar feedback a todos, fazer perguntas, mediar interações, expor metas, elogiar, parafrasear, resumir, cobrar desempenhos e tarefas, explicar e pedir explicações, verificar compreensão sobre problemas. Figura 28 Como vimos, nas habilidades gerenciais, o empreendedor, administrador ou gestor precisa tomar decisões, coordenar e liderar grupos de pessoas, com o objetivo de atingir os resultados organizacionais. Portanto, quando for demandado para atribuições que envolvam coordenar grupos, esta habilidade deverá estar presente. Lembrete O gestor deverá possuir a capacidade de planejar e organizar suas próprias atividades e as de seu grupo. 2.2.10 Falar em público A última classe destacada por Del Prette e Del Prette (2017) é falar em público, que diz respeito a cumprimentar, distribuir o olhar pela plateia, usar tom de voz audível, modulando-o conforme o assunto, fazer/responder perguntas, apontar conteúdo de materiais audiovisuais (ler apenas o mínimo necessário), usar humor (se for o caso), relatar experiências pessoais (se for o caso), relatar acontecimentos, agradecer a atenção ao finalizar. Esse é um dos grandes desafios para quem precisa apresentar um trabalho, um produto ou fazer uma palestra e enfrentar uma plateia. 36 Unidade I Figura 29 Falar em público não é nada fácil. A maioria das pessoas perde oportunidades na carreira ou até mesmo na vida pessoal por medo de falar em público. Por isso, desenvolver essa habilidade é muito importante, por exemplo para fazer uma apresentação satisfatória. Até o momento, discorremos sobre as dez classes e subclasses das habilidades sociais com base em Del Prette e Del Prette (2017). Os autores afirmam que o desempenho competente em determinados papéis sociais pode ser vital para a realização e o bem-estar dos envolvidos nas tarefas interpessoais. Nas organizações, os administradores adotam uma série de papéis interpessoais, informacionais e decisórios. Saber identificar as dificuldades e buscar o aperfeiçoamento no exercício desses papéis implicam, geralmente, identificar classes e subclasses de habilidades sociais que os caracterizam ou que possam melhor qualificá-los. A figura a seguir mostra os papéis sociais destacados por Del Prette e Del Prette (2017). Habilidades sociais conjugais Habilidades sociais educativas (pais) Habilidades sociais acadêmicas (estudantes) Habilidades sociais educativas (professores) Habilidades sociais profissionais Figura 30 Para cada um desses papéis, utilizamos habilidades diferentes, as quais sãoadaptáveis a cada situação. Por exemplo, na relação entre marido e mulher, entre pais e filhos quando se trata de educação, 37 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO nas relações acadêmicas e educativas entre estudantes e professores. Em todas elas, são demandadas habilidades sociais em diferentes graus de complexidade. Dessa forma, para desempenhar esses papéis, precisamos desenvolver as habilidades sociais que melhor atendam às demandas oriundas de cada um deles. Vamos nos ater ao papel de habilidades sociais profissionais, ou seja, quais as habilidades sociais que o profissional deverá desenvolver ou buscar melhorar para o desempenho de suas atribuições. Del Prette e Del Prette (2017) enfatizam que as habilidades sociais profissionais envolvem várias classes vistas anteriormente e outras mais pontuais, tais como: expor planos e política organizacional, organizar e conduzir reuniões, sugerir projetos, atribuir e cobrar tarefas, fazer entrevistas, organizar e apresentar resultados, ouvir sugestões, lidar com queixas, orientar clientes, orientar colegas e funcionários, encaminhar a solução de problemas, estabelecer e comunicar regras, atender/recusar pedidos. Quando desenvolvemos nossas atividades profissionais, independentemente do nível hierárquico, estamos nos relacionando com pessoas, por exemplo em uma entrevista na busca por uma colocação no mercado de trabalho, e isso exige conhecimento das nossas potencialidades ou fragilidades, o que permitirá a identificação de oportunidades de melhoria. Saiba mais Para se aprofundar no tema habilidades sociais e competências sociais, leia: DEL PRETTE, Z. A. P.; DEL PRETTE, A. Competência social e habilidades sociais. Petrópolis: Vozes, 2017. DEL PRETTE, Z. A. P.; DEL PRETTE, A. Habilidades sociais e competência social para uma vida melhor. São Carlos: EdUFSCar, 2016. Falamos sobre as habilidades gerenciais e habilidades sociais, e você pode observar que uma está correlacionada com a outra, ou seja, as habilidades humanas serão exigidas de um gestor, empreendedor ou administrador que precisa lidar com pessoas e, consequentemente, muitas classes e subclasses que citamos estarão sendo aplicadas nessas relações interpessoais e intergrupais. Agora, você já tem uma visão do que precisa desenvolver ou aprimorar em termos de habilidades para atuar de forma eficaz e atingir os objetivos desejados na sua carreira profissional ou no âmbito pessoal. No decorrer dos próximos temas que vamos abordar, você perceberá que o domínio dessas habilidades será essencial, por exemplo nas apresentações de um projeto, em reuniões de trabalho ou até mesmo na conversação com amigos. 38 Unidade I Outro ponto importante que devemos considerar é que as habilidades podem falhar. Quando isso ocorre, o que fazer? Segundo Daft (2017), as boas capacidades de gestão não são automáticas. Em períodos turbulentos, os gestores devem redobrar a atenção e aplicar todas as habilidades e competências de forma que elas beneficiem a empresa e os parceiros, no caso funcionários, clientes, investidores, a comunidade, e assim por diante. Ainda de acordo com Daft (2017), o desenvolvimento das habilidades é fundamental para o sucesso na carreira, e nos últimos anos diversos exemplos altamente divulgados têm mostrado o que acontece quando os gestores não conseguem aplicar as habilidades de forma eficaz para atender às demandas de um acontecimento aleatório, decorrente das rápidas mudanças no mundo globalizado. A falta de habilidades gerenciais e sociais pode acarretar o fracasso de um negócio, a perda de um emprego e/ou o final de um relacionamento. Portanto, identificar os pontos fracos e as oportunidades de melhoria requer atenção e comprometimento com o desempenho desejado para alcançar o sucesso. É certo que todo mundo tem falhas e fraquezas, e essas deficiências tornam-se mais aparentes em condições de rápida mudança, incerteza ou crise. Portanto, identificar os pontos de melhoria facilitará o aprendizado. Nesse sentido, Fexeus (2019) listou 21 perguntas que têm a ver com as questões em que nossa habilidade social diminui em comparação com o desenvolvimento tecnológico, com as incertezas e mudanças. Vamos verificar quais são essas perguntas. Pense bem sobre cada uma delas e responda, honestamente, para você mesmo “sim” ou “não”. Ninguém precisa saber suas respostas. Quadro 4 Pergunta Sim Não Você acha que é difícil manter contato visual quando alguém está falando com você? É difícil interpretar o humor ou o significado da linguagem corporal de alguém? Outras pessoas têm dificuldade para interpretar você e seus sentimentos? Você já ouviu, ou ouve, que está distante? Perguntam com frequência se está tudo bem com você? Você sente incômodo quando amigos ou parentes lhe abraçam? Fica desconfortável quando conhece novas pessoas e elas apertam sua mão? É difícil para você pedir conselhos? Você tem problemas em admitir que cometeu algum engano? É difícil manifestar sua opinião em um grupo? Acontece de você fazer algo de que não gostaria só para não desapontar alguém? Você tem dificuldade para falar honestamente de suas emoções? Você perde o interesse quando outras pessoas começam a lhe falar detalhadamente como se sentem? 39 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Pergunta Sim Não É difícil colocar as necessidades e as emoções de outras pessoas em primeiro lugar em detrimento das suas próprias necessidades e emoções? Alguém já despertou sentimentos negativos em você e, para não confrontar essa pessoa, passou a ignorá-la? Você se sente distante, ou menos presente, quando amigos ou parentes começam a falar dos problemas que têm? Você fica desconfortável ao conversar sobre emoções com pessoas com as quais se importa? Acha difícil motivar os outros? Os outros se sentem felizes quando você está por perto? Os outros entendem seus desejos – e os satisfazem? Você provoca mudanças de comportamento que depois se disseminam entre outras pessoas? Adaptado de: Fexeus (2019). De acordo com Fexeus (2019), essas perguntas dizem respeito a comunicação não verbal, autoconhecimento, empatia, habilidade de ouvir, bem como gestão de conflitos e liderança. Se você respondeu “sim” em alguma das 18 primeiras perguntas ou “não” em alguma das três últimas, o autor recomenda que reflita mais um pouco, porque estas são as regiões que você precisa dominar para ter habilidade social. Saiba mais Assista ao filme A fuga das galinhas, buscando observar nele a aplicação prática de habilidades para atingir os objetivos. Esse filme traz lições como trabalho em equipe, estratégia e criatividade, possibilitando identificar oportunidades para atingir os objetivos (PATI, 2013). A FUGA das galinhas. Direção: Nick Park e Peter Lord. Reino Unido; França; EUA, 2000. 84 min. Exemplo de aplicação Depois de estudar esta unidade, você deverá ser capaz de entender a importância das habilidades gerenciais e sociais para atingir os resultados esperados na organização, visando à eficiência e eficácia dos negócios. Assim, vamos colocar em prática os conceitos aprendidos até o momento. Faça uma pesquisa na internet e selecione alguns dos maiores empreendedores dos tempos atuais (nacionais ou internacionais). Procure identificar as principais habilidades desses empreendedores, tanto as gerenciais quanto as sociais. Quais as habilidades que mais se destacaram? Gerenciais: técnica, humana ou conceitual. Sociais: veja as classes e subclasses das habilidades sociais. 40 Unidade I Agora, vamos supor que você seja um desses empreendedores. Identifique três pontos fortes e fracos em relação a essas habilidades e a oportunidade de melhoria desses pontos. Quadro 5 Habilidades gerenciais Habilidades sociais Oportunidades de melhoria Pontos fortes Pontos fracos Pontos fortes Pontos fracos Resumo Nesta unidade, vimos como os gestores usam as habilidades conceituais, humanas e técnicas para realizaras quatro funções da gestão: planejamento, organização, liderança e controle. Essas habilidades são necessárias em todas as empresas, sejam elas de grande ou pequeno porte, de fabricação ou de serviços, com ou sem fins lucrativos, tradicionais ou com base na internet. Destacamos, ainda, que ao assumir um determinado cargo na empresa, ou até mesmo quando o indivíduo passa de empregado para empregador, ou seja, torna-se empresário, ele deverá operar uma profunda transformação acerca de si mesmo, desenvolvendo novas competências e habilidades, tanto gerenciais como sociais. Apresentamos as habilidades sociais e suas classes e subclasses, o que permitirá a você identificar seus pontos fortes e fracos, oportunidades de melhoria e buscar desenvolver as competências necessárias para empreender. Dessa forma, concluímos que os administradores, gestores ou empreendedores, de diferentes níveis precisam de habilidades diferentes; os de nível operacional precisam de mais habilidades técnicas do que os de níveis estratégicos ou superiores, que precisam de mais habilidades conceituais. No entanto, para todos os níveis as habilidades humanas são essenciais. 41 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO Exercícios Questão 1. (Enade 2015, adaptada) A postura profissional é expressa pelo conjunto de competências e habilidades técnicas e humanas que compõe o perfil do profissional. Tal postura deve ser adequada ao ambiente organizacional, em consonância com o código da organização, e baseada na cordialidade e responsabilidade. O profissional deve desenvolver habilidades de escuta (de si mesmo e do outro) para a tomada de decisões sensatas e, ainda, exercitar a capacidade de suportar as pressões do ambiente, tanto interno quanto externo. Assinale a opção que indica competências e habilidades relacionadas à postura descrita. A) Flexibilidade, resiliência e racionalidade. B) Etiqueta, inteligência emocional e resiliência. C) Marketing pessoal, resiliência e flexibilidade. D) Etiqueta, inteligência emocional e flexibilidade. E) Marketing pessoal, inteligência emocional e resiliência. Resposta correta: alternativa E. Análise da questão As competências e as habilidades relacionadas à postura profissional descrita no enunciado são: marketing pessoal, no que se refere aos aspectos da cordialidade, da responsabilidade e do comportamento em consonância com o código da organização; inteligência emocional, no que se refere ao desenvolvimento das habilidades de escuta de si mesmo e de escuta do outro; e resiliência, no que se refere ao exercício da capacidade de suportar as pressões do ambiente. Questão 2. (Enade 2012, adaptada) Muitos problemas de comunicação em negociação podem ser atribuídos à falta de treinamento específico para se ouvir bem. Para ouvir bem, você tem que ser objetivo. Isso quer dizer que você tem que entender as intenções do seu oponente, o que ficou nas entrelinhas, e não somente aquilo que você quer ouvir. A cada nova frase dele, você deve se perguntar: “Por que ele me disse aquilo? Como ele pensou que seria minha reação? Ele estava sendo honesto?”, e daí por diante. Os melhores negociadores invariavelmente são os melhores ouvintes. Por que existe essa correlação? Quando eles estão negociando, prestam muita atenção na entonação, ritmo, altura e demais detalhes da voz. Negociadores experientes também observam atentamente os sinais não verbais e analisam se são condizentes com o que está sendo falado. Essa postura do negociador faz com que ele construa relacionamentos duradouros entre as partes, o que facilita alcançar objetivos que beneficiem a todos os envolvidos na negociação. MIRANDA, M. Saber ouvir: o segredo para uma boa negociação. Disponível em: http://www.novomilenio.inf.br/ano01/0101a010.htm. Acesso em: 10 jul. 2012. Adaptado. 42 Unidade I O texto aponta um dos grandes desafios na construção das habilidades de um bom negociador. A esse respeito e a partir do texto, avalie as afirmações. I – O bom negociador é aquele que lê nas entrelinhas para compreender as necessidades básicas do outro, com o intuito de tirar vantagem, e não de atender o outro, construindo, assim, uma relação de negociação que se pode denominar “ganha-perde”. II – É importante a postura racional do negociador, para que consiga articular suas habilidades humanas, técnicas e conceituais, tais como objetividade no equacionamento dos problemas, interpretação do comportamento das pessoas e apresentação de propostas concretas. III – Negociação não é uma arte, como se considerou por muito tempo, mas uma habilidade que pode ser construída com treinamento comportamental e(ou) técnico. IV – O autor do texto resgata a negociação como processo de comunicação bilateral cujo objetivo é, como anunciado, buscar decisões conjuntas que satisfaçam ambos os lados. É correto apenas o que se afirma em: A) I e II. B) I e III. C) III e IV. D) I, II e IV. E) II, III e IV. Resposta correta: alternativa E. Análise das afirmativas I – Afirmativa incorreta. Justificativa: conforme citado no próprio texto, o bom negociador deve apresentar habilidades com o intuito de construir relacionamentos duradouros entre as partes, a fim de que sejam alcançados objetivos que beneficiem a todos os envolvidos na negociação. II – Afirmativa correta. Justificativa: o bom negociador deve apresentar as habilidades essenciais que possibilitem a condução, com sucesso, da negociação. Entre essas habilidades, temos as capacidades de equacionar 43 HABILIDADES GERENCIAIS – TÉCNICAS DE APRESENTAÇÃO E NEGOCIAÇÃO problemas com objetividade; sugerir propostas “concretas”; interpretar o comportamento humano; “saber ouvir” e “saber falar”. III – Afirmativa correta. Justificativa: de acordo com a pesquisa feita pelos institutos britânicos, durante uma negociação, pode haver capacitação e aprendizado. IV – Afirmativa correta. Justificativa: segundo o texto fornecido no enunciado, “a postura do negociador faz com que ele construa relacionamentos duradouros entre as partes, o que facilita alcançar objetivos que beneficiem a todos os envolvidos na negociação”.