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ElEtrônicos
Prof.ª Heloísa Costa
GEstão 
ArquivísticA dE 
documEntos
Indaial – 2022
1a Edição
Impresso por:
Elaboração:
Prof.ª Heloísa Costa
Copyright © UNIASSELVI 2022
 Revisão, Diagramação e Produção:
Equipe Desenvolvimento de Conteúdos EdTech
Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI
Ficha catalográfica elaborada pela equipe Conteúdos EdTech UNIASSELVI
C837g
Costa, Heloísa
Gestão arquivística de documentos eletrônicos / Heloísa Costa – 
Indaial: UNIASSELVI, 2022.
219 p.; il.
ISBN 978-85-515-0657-8
ISBN Digital 978-85-515-0658-5
1. Documentos eletrônicos. – Brasil. II. Centro Universitário 
Leonardo da Vinci.
CDD 350
 Caro acadêmico! Estamos em contato novamente em mais um encontro para 
aprendizado! Desta vez, vamos abordar o documento eletrônico – presente no dia a dia 
de instituições públicas e privadas, que produzem e recebem documentos decorrentes 
de suas atividades-meio e fim com cada vez mais intensidade no meio digital – bem 
como seu gerenciamento de acordo com os padrões arquivísticos.
A proliferação do documento digital traz para as entidades a necessidade de 
planejar e estabelecer processos voltados ao gerenciamento desse tipo de documento, 
que envolve muito mais do que só a organização, armazenamento, preservação e 
acesso no meio digital, apresentando, também, como fator relevante, a garantia da 
confiabilidade, autenticidade e fidedignidade dos documentos sob o ponto de vista 
fiscal, legal e histórico.
A gestão arquivística de documentos eletrônicos é uma prática consolidada pela 
legislação nacional e internacional, e que no Brasil tem como órgão regulamentador 
o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). De acordo com o Conarq (2020a), no meio 
eletrônico, as operações técnicas e procedimentos são os mesmos que os utilizados na 
gestão de documentos convencionais, com o acréscimo dos sistemas informatizados 
de gerenciamento eletrônico. A gestão de documentos arquivísticos eletrônicos segue 
os conceitos arquivísticos, prezando tratar e controlar os documentos desde sua 
produção, passando pela tramitação, uso e preservação, até sua destinação final, sendo 
eliminados ou preservados para sempre.
É um cenário desafiador para os profissionais da informação, tendo em vista que 
a vulnerabilidade dos documentos produzidos e tramitados no ambiente digital é maior 
e, como será visto, os documentos digitais possuem características próprias, exigindo 
um tratamento voltado às suas particularidades.
Assim, neste livro, nós estudaremos aspectos que envolvem a gestão arquivística 
de documentos eletrônicos, visando proporcionar o entendimento necessário para 
subsidiar o trabalho do arquivista com relação aos conceitos aplicados à temática e ao 
uso dessas normativas no desenvolvimento de suas atividades.
Na Unidade 1, abordaremos os conceitos que envolvem a gestão arquivística 
de documentos eletrônicos, tais como documento arquivístico, documento digital e 
documento eletrônico, apresentando suas diferenças. 
Também veremos a definição da política arquivística, designação de 
responsabilidades, planejamento e implantação do programa de gestão arquivística de 
documentos; e o “e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados 
APRESENTAÇÃO
de gestão arquivística de documentos”, que traz a especificação de requisitos, as 
funcionalidades, aborda os metadados, segurança, identificação e contexto dos 
documentos digitais. Apresentaremos, também, os formatos e padrões internacionais, 
tais como: PDF, PDF/A, PDF/E PDF/UA.
Em seguida, na Unidade 2, estudaremos a legislação sobre documentos 
eletrônicos, a partir da apresentação dos documentos norteadores fornecidos pelo 
Conarq para além do e-ARQ Brasil, entre eles: as diretrizes para a implementação de 
repositórios arquivísticos digitais confiáveis (RDC-Arq); as diretrizes do produtor e do 
preservador (Interpares); as diretrizes para a presunção de autenticidade de documentos 
arquivísticos digitais; e a carta para a preservação do patrimônio arquivístico digital. 
Também abordaremos informações sobre ICP-Brasil e Certificação digital, legislação 
brasileira, políticas e segurança da informação arquivística.
Por fim, na Unidade 3, aprenderemos a conservação e preservação de 
documentos eletrônicos, buscando entender como acontece a organização dos 
documentos digitais e digitalizados; suas características; avaliação e estratégias para 
evitar as perdas, para garantir o acesso e evitar a adulteração de dados e documentos 
e suportes (fidedignidade e autenticidade), e conhecer os metadados de preservação. 
Também abordaremos as políticas de preservação digital e conheceremos o histórico 
da preservação de documentos eletrônicos, quais os principais desafios do ambiente digital 
e os dez mandamentos da preservação digital. Por último, serão apresentadas as técnicas 
de preservação digital (migração, conversão, encapsulação, emulação, microfilmagem e 
digitalização), bem como as informações sobre o processo de digitalização, conceitos e 
equipamentos utilizados.
 
Bons estudos!
Prof.ª Heloísa Costa
Olá, acadêmico! Para melhorar a qualidade dos materiais ofertados a você – 
e dinamizar, ainda mais, os seus estudos –, nós disponibilizamos uma diversidade de QR 
Codes completamente gratuitos e que nunca expiram. O QR Code é um código que permite 
que você acesse um conteúdo interativo relacionado ao tema que você está estudando. Para 
utilizar essa ferramenta, acesse as lojas de aplicativos e baixe um leitor de QR Code. Depois, 
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melhor o que são essas informações adicionais e por que você 
poderá se beneficiar ao fazer a leitura dessas informações 
durante o estudo do livro. Ela trará informações adicionais 
e outras fontes de conhecimento que complementam o 
assunto estudado em questão.
Na Educação a Distância, o livro impresso, entregue a todos 
os acadêmicos desde 2005, é o material-base da disciplina. 
A partir de 2021, além de nossos livros estarem com um 
novo visual – com um formato mais prático, que cabe na 
bolsa e facilita a leitura –, prepare-se para uma jornada 
também digital, em que você pode acompanhar os recursos 
adicionais disponibilizados através dos QR Codes ao longo 
deste livro. O conteúdo continua na íntegra, mas a estrutura 
interna foi aperfeiçoada com uma nova diagramação no 
texto, aproveitando ao máximo o espaço da página – o que 
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apresentamos também este livro no formato digital. Portanto, 
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verá frequentemente o novo visual adquirido. Todos esses 
ajustes foram pensados a partir de relatos que recebemos 
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Conte conosco, estaremos juntos nesta caminhada!
SUMÁRIO
UNIDADE 1 — GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS 
E O SIGAD ..........................................................................................1
TÓPICO 1 — O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL ........................................... 3
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 3
2 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS .............................. 3
2.1 CONCEITOS.............................................................................................................................5
2.1.1 Características do documento arquivístico ...........................................................9
2.2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) ......................................10
2.2.1 Vantagens e desvantagens do GED .....................................................................13
RESUMO DO TÓPICO 1 .......................................................................................... 21
AUTOATIVIDADE ...................................................................................................22
TÓPICO 2 — GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ...................................25
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................25
2 PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS DA GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ....................................................................26
2.1 MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS – E-ARQ BRASIL ................................................28
2.2 METODOLOGIA PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO ......................34
2.3 PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS DO SISTEMA DE GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS E CONVENCIONAIS .......................... 37
2.4 INSTRUMENTOS UTILIZADOS NA GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS ..... 39
2.5 MANUAL DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS .........................................41
2.6 CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA ............................................................ 42
2.7 GLOSSÁRIO .........................................................................................................................43
2.8 VOCABULÁRIO CONTROLADO E TESAURO ................................................................44
RESUMO DO TÓPICO 2 ..........................................................................................46
AUTOATIVIDADE ................................................................................................... 47
TÓPICO 3 — SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE 
DOCUMENTOS (SIGAD) ....................................................................49
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................49
2 ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS E FUNCIONALIDADES ...............................49
3 METADADOS ...................................................................................................... 51
3.1 METADADOS NO E-ARQ BRASIL ....................................................................................54
3.2 NORMAS METADADOS ..................................................................................................... 55
4 O FORMATO PDF ................................................................................................ 57
LEITURA COMPLEMENTAR ..................................................................................59
RESUMO DO TÓPICO 3 ...........................................................................................71
AUTOATIVIDADE ................................................................................................... 72
REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 75
UNIDADE 2 — REGULAÇÃO E POLÍTICA ARQUIVÍSTICA..................................... 81
TÓPICO 1 — POLÍTICAS PÚBLICAS ARQUIVÍSTICAS ..........................................83
1 INTRODUÇÃO ......................................................................................................83
2 POLÍTICAS PÚBLICAS .......................................................................................85
3 POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS .............................................................................90
RESUMO DO TÓPICO 1 ..........................................................................................94
AUTOATIVIDADE ...................................................................................................95
TÓPICO 2 — SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E VALIDADE DE 
DOCUMENTOS DIGITAIS .................................................................. 97
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 97
2 ICP-BRASIL E CERTIFICAÇÃO DIGITAL ...........................................................98
2.1 TERMINOLOGIA .................................................................................................................. 101
3 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA .............................................102
3.1 ACESSO À INFORMAÇÃO ............................................................................................... 103
3.2 OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA ................................................................................ 104
RESUMO DO TÓPICO 2 ........................................................................................ 107
AUTOATIVIDADE .................................................................................................108
TÓPICO 3 — DOCUMENTOS NORMATIVOS FORNECIDOS PELO CONARQ ........ 111
1 INTRODUÇÃO ..................................................................................................... 111
2 DIRETRIZES PARA A IMPLEMENTAÇÃO DE REPOSITÓRIOS 
ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS CONFIÁVEIS – RDC-ARQ ..................................... 114
3 DIRETRIZES DO PRODUTOR E DO PRESERVADOR (INTERPARES) .............. 118
3.1 INTERPARES 1 – DIRETRIZES DO PRODUTOR ........................................................... 119
3.1.1 Recomendações: produção, uso e preservação de documentos 
arquivísticos digitais ............................................................................................... 120
3.2 INTERPARES 2 – DIRETRIZES DO PRESERVADOR ..................................................127
3.3 INTERPARES 3 – DIRETRIZES DO PRESERVADOR ..................................................129
3.4 INTERPARES TRUST ....................................................................................................... 130
4 DIRETRIZES PARA A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE DE 
DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS ......................................................131
5 CARTA PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO 
DIGITAL.............................................................................................................133
LEITURA COMPLEMENTAR ................................................................................ 135
RESUMO DO TÓPICO 3 ........................................................................................142
AUTOATIVIDADE .................................................................................................143
REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 147
UNIDADE 3 — PRESERVAÇÃO DIGITAL .............................................................. 153
TÓPICO 1 — POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL ........................................ 155
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................155
2 POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL E A TECNOLOGIA ........................... 156
2.1 CONTEXTUALIZAÇÃO ..................................................................................................... 158
2.2 OS MANDAMENTOS DA PRESERVAÇÃO DIGITAL .................................................... 159
RESUMO DO TÓPICO 1 ........................................................................................ 165
AUTOATIVIDADE ................................................................................................. 166
TÓPICO 2 — PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS ...................... 169
1 INTRODUÇÃO .................................................................................................... 169
2 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO NA ERA DIGITAL ...................................... 170
2.1 METADADOS DE PRESERVAÇÃO ..................................................................................174
2.1.1 Interoperabilidade ....................................................................................................176
RESUMO DO TÓPICO 2 ........................................................................................ 181
AUTOATIVIDADE .................................................................................................182
TÓPICO 3 — TÉCNICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL ........................................185
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................185
2 ESTRATÉGIAS PARA PRESERVAÇÃO DIGITAL ..............................................186
2.1 ADESÃO DE PADRÕES .................................................................................................... 186
2.2 ELABORAÇÃO DE MANUAIS E GUIAS .........................................................................187
2.3 MIGRAÇÃO ........................................................................................................................ 188
2.3.1 Migração para suportes analógicos ................................................................... 189
2.3.2 Migração a pedido ................................................................................................. 189
2.3.3 Migração distribuída ............................................................................................. 190
2.4 CONVERSÃO...................................................................................................................... 191
2.5 EMULAÇÃO ........................................................................................................................ 191
2.6 ENCAPSULAÇÃO ..............................................................................................................192
2.7 CONSERVAÇÃO DE HARDWARE E SOFTWARE .........................................................193
2.8 MICROFILMAGEM .............................................................................................................193
2.9 DIGITALIZAÇÃO ................................................................................................................ 195
LEITURA COMPLEMENTAR ............................................................................... 200
RESUMO DO TÓPICO 3 ....................................................................................... 209
AUTOATIVIDADE .................................................................................................210
REFERÊNCIAS ..................................................................................................... 213
1
UNIDADE 1 — 
GESTÃO ARQUIVÍSTICA 
DE DOCUMENTOS 
ELETRÔNICOS E O SIGAD
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
PLANO DE ESTUDOS
 A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
• diferenciar o documento convencional, digital e eletrônico;
• reconhecer o conjunto de procedimentos e operações técnicas de um Sistema de 
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD);
•	 identificar	os	documentos	arquivísticos	por	meio	de	suas	características;
• constatar as etapas do Programa de Gestão Arquivística de Documentos Eletrônicos 
fornecido pelo Conarq.
 Esta unidade está dividida em três tópicos. No decorrer dela, você encontrará 
autoatividades com o objetivo de reforçar o conteúdo apresentado.
TÓPICO 1 – O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
TÓPICO 2 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
TÓPICO 3 – SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE 
DOCUMENTOS (SIGAD)
Preparado para ampliar seus conhecimentos? Respire e vamos em frente! Procure 
um ambiente que facilite a concentração, assim absorverá melhor as informações.
CHAMADA
2
CONFIRA 
A TRILHA DA 
UNIDADE 1!
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3
O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
TÓPICO 1 — UNIDADE 1
1 INTRODUÇÃO
O avanço da tecnologia traz frequentes mudanças para diversas áreas, e com 
a Arquivologia isso não é diferente, pois os documentos convencionais (ou analógicos) 
evoluíram para os documentos digitais, tendo em vista os novos mecanismos de 
registro e de comunicação da informação. Essa evolução do documento agregou novas 
características aos documentos convencionais, que passaram a ser gerados em meios 
eletrônicos e armazenados em suportes magnéticos e óticos, em formato digital.
Os	 documentos	 digitais	 demandam	 do	 profissional	 da	 informação	 um	 novo	
olhar para a gestão de documentos, que compreende a produção, uso, organização, 
classificação	e	preservação	dos	documentos	no	meio	eletrônico.	Nessa	via,	o	arquivista	
precisa conhecer as funções e atividades de uma pessoa jurídica (empresa), ou ainda os 
documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física, para então poder estruturar o 
processo de gestão arquivística de documentos.
Por ter relevante valor para as pessoas e instituições, a informação é um valioso 
ativo no âmbito organizacional. Nesse sentido, o arquivista, que tem como tarefa principal 
tratar, organizar e dar acesso à informação contida nos documentos de arquivo, passa a 
ser um recurso-chave para auxiliar na tomada de decisão nas instituições. Por isso, 
é	essencial	que	esse	profissional	 se	mantenha	atualizado	frente	às	novas	formas	de	
trabalho, bem como à adaptação das antigas.
Assim, seguindo as normativas do Conarq e autores que são referência na área 
arquivística, (Bellotto, 2007; Lacombe; Rondinelli, 2016; Santos, 2002; Santos, 2017; 
Santos; Inarelli; Souza, 2009, dentre outros), vamos abordar, no Tópico 1, os conceitos 
que envolvem a gestão arquivística de documentos eletrônicos, como: documento 
arquivístico, documento digital e documento eletrônico, procedimentos e operações 
técnicas	 da	 gestão	 de	 documentos,	 o	 significado	 de	 GED/GDE/GEAD,	 vantagens	 e	
desvantagens do ambiente GED e conhecer o e-ARQ Brasil e o modelo de requisitos 
para um SIGAD.
2 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS 
ELETRÔNICOS
A revolução das Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs) trouxe 
para nosso dia a dia e para a rotina das instituições o registro das atividades em meio 
eletrônico, gerando documentos arquivísticos. 
4
Assim, as práticas de gestão documental necessitaram ser revisitadas e 
adaptadas para essa nova realidade: a de que o documento digital não possui a 
estabilidade do documento convencional e necessita de um olhar mais atento às 
questões	de	durabilidade,	visando	garantir	a	sua	autenticidade	e	fidedignidade.	
Se considerarmos a intervenção humana e a obsolescência tecnológica – tendo 
em vista que as TICs continuam em processo de renovação –, podemos perceber que 
o	desafio	do	 arquivista	 consiste	 em	olhar	 para	 a	 gestão	 arquivística	de	documentos	
eletrônicos de forma cuidadosa, controlando e acompanhando os procedimentos 
de produção, tramitação, uso, arquivamento e preservação do documento digital, de 
maneira que a função maior dos arquivos se cumpra: o acesso aos documentos.
Da mesma forma que os documentos convencionais, a gestão correta, dentro 
dos padrões preestabelecidos pelo Conarq e das normativas da área da Arquivologia, 
bem	 como	 a	 orientação	 de	 profissionaisespecializados	 em	 documentos	 digitais,	
cientistas e professores que estudam a matéria, auxiliam no controle e redução de 
massas documentais encontradas nas instituições, massas estas que passaram a ser 
híbridas (em papel e em meio eletrônico). 
O crescimento e acúmulo dos documentos digitais é tão real no meio eletrônico 
quanto no meio convencional, sendo que, se neste é necessário espaço físico para 
alocar os documentos acumulados, no meio eletrônico o espaço disponibilizado em 
servidores ou na nuvem também se constitui em investimentos expressivos para seu 
armazenamento, recuperação e segurança. 
A Resolução do Conarq nº 20, de 16 de julho de 2004, que dispõe sobre a 
inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos 
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, relembra em 
seu texto o dever do Poder Público com relação à necessidade da aplicação da gestão 
documental, em que ressalta o exposto no Quadro 1.
QUADRO 1 – OBSERVAÇÕES DO CONARQ SOBRE A NECESSIDADE DA GESTÃO DOCUMENTAL
A gestão arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte adotados, 
tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos 
arquivísticos	fidedignos,	autênticos	e	compreensíveis,	e	o	acesso	a	estes.
As organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais produzindo 
documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital e que governos, 
organizações e cidadãos dependem do documento digital como fonte de prova e 
informação, e garantia de direitos. 
Os documentos digitais são suscetíveis à degradação física e à obsolescência 
tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco o 
patrimônio arquivístico digital.
Somente	com	a	participação	ativa	das	instituições	e	profissionais	de	arquivo	no	processo	
de gestão arquivística serão assegurados a preservação de longo prazo de documentos 
em formato digital e o acesso contínuo a esses documentos.
FONTE: Brasil (2004, p. 5)
5
Essa	resolução	assevera	que	os	documentos	arquivísticos	sejam	 identificados	e	
preservados independente de sua forma ou suporte, produzido e recebido no decorrer 
das atividades de um órgão, entidade ou pessoa (BRASIL, 2004).
Assim, as técnicas e procedimentos que envolvem a gestão arquivística de 
documentos eletrônicos são tão importantes quanto as de gestão arquivística de 
documentos	convencionais,	pois	sua	finalidade	e	propósito	são	os	mesmos:	gerenciar	
o ciclo de vida dos documentos, racionalizar a massa documental, organizar para 
otimização de espaço e para acesso, uso e reuso dos documentos.
Buscando ainda trazer as condições essenciais para o tratamento e 
gerenciamento de documentos digitais, o Conarq publicou, em 2005, o e-ARQ Brasil, 
“uma	 especificação	 de	 requisitos	 a	 serem	 cumpridos	 pela	 organização	 produtora/
recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios 
documentos,	 a	 fim	 de	 garantir	 sua	 confiabilidade	 e	 autenticidade,	 assim	 como	 sua	
acessibilidade” (CONARQ, 2020a, p. 15), cuja versão foi atualizada em julho de 2020.
 
Consequentemente, a adoção desses requisitos implica a implementação 
de políticas e procedimentos administrativos para fornecer a evidência necessária à 
garantia da autenticidade, o que veremos ao longo deste livro.
2.1 CONCEITOS
Para dar conta do entendimento da gestão arquivística de documentos 
eletrônicos precisamos conhecer os principais conceitos que envolvem o processo, 
bem como as diferenças já estabelecidas na literatura.
Como estamos tratando do documento digital, vale relembrar o conceito 
de documento: “É a unidade de registro de informações, suscetível de consulta, 
estudo, prova e pesquisa, em que se comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e 
pensamentos do homem numa determinada época ou lugar” (INDOLFO, 1995, p. 11). 
“É toda informação registrada em um suporte material, suscetível de 
consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida 
e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar” (BRASIL, 2002, p. 3). 
Dentre os conceitos mais importantes que veremos nesta unidade estão o conceito de: 
documento arquivístico, documento digital, documento arquivístico digital e documento 
arquivístico	convencional,	como	podemos	verificar	na	Figura	1.
6
FIGURA 1 – CONCEITOS DEFINIDOS CONFORME O e-ARQ Brasil
DOCUMENTO 
ARQUIVÍSTICO CONVENCIONAL
É um documento arquivístico 
não digital
DOCUMENTO 
ARQUIVÍSTICO DIGITAL
É um documento digital que é 
tratado e gerenciado como um 
documento arquivístico, ou seja, 
incorporado ao sistema de arquivos
DOCUMENTO DIGITAL
É a informação registrada, 
codificada	em	dígitos	binários	e	
acessível por meio de sistema 
computacional.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
É	um	documento	produzido	e/
ou recebido e mantido por pessoa 
física ou jurídica, no decorrer das 
suas atividades, qualquer que seja o 
suporte, e dotado de organicidade. 
CONCEITOS
FONTE: Conarq (2005, p. 9)
No	 Dicionário	 de	 Terminologia	 Arquivística	 encontramos	 definição	 similar	 à	
apresentada	no	e-ARQ	Brasil,	de	que	documento	digital	é	o	“Documento	codificado	em	
dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional” (ARQUIVO NACIONAL, 
2005, p. 75). 
Já o documento eletrônico consiste em um “Gênero documental integrado por 
documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, 
como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, 
p. 75). Dessa forma, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento 
eletrônico é digital. 
Na Figura 2 são apresentados alguns exemplos de documento digital e de 
documento eletrônico.
FIGURA 2 – EXEMPLOS DE DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO
DOCUMENTO 
DIGITAL
DOCUMENTO 
ELETRÔNICO
É acessível e interpretável por meio de um 
equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, 
filmadora,	computador	com	leitor	de	CD/DVD).	
Exemplos:	filme	em	VHS,	música	em	fita	cassete,	
informação	digital	em	CD/DVD.	
Exemplos: texto em PDF, planilha de cálculo em 
Microsoft	Excel,	áudio	em	MP3,	filme	em	AVI.
FONTE: A autora
7
Rondinelli (2005), ao tratar do gerenciamento arquivístico de documentos 
eletrônicos, apresenta um quadro comparativo do documento convencional versus 
documento digital, o qual reproduzimos e discutimos no Quadro 2.
QUADRO 2 – PECULIARIDADES DO DOCUMENTO CONVENCIONAL E DO DOCUMENTO DIGITAL
Documento convencional Documento eletrônico
Peculiaridades quanto ao registro e uso de símbolos
Suporte: papel
Símbolos: alfabeto, desenhos.
Leitura direta
Suporte: magnético ou óptico.
Símbolos: dígitos binários.
Leitura	indireta	(hardware/software)
Peculiaridades quanto à conexão entre conteúdo e suporte
Conteúdo e suporte: não se separam; 
visualização simultânea de ambos.
Conteúdo e suporte: perfeitamente separáveis; 
visualização não simultânea de ambos.
Peculiaridades quanto à forma física
Tipo e tamanho da letra; idioma; cor; símbolos 
(logomarca).
Tipo e tamanho da letra (fonte); idioma; cor; 
símbolos; (logomarca, indicação de “atachados”, 
assinatura digital).
+
Contexto tecnológico (hardware e software).
Peculiaridades quanto à forma intelectual
Configuração	da	informação	
(textual,	gráfica,	imagética).
Articulação do conteúdo 
(saudação, data, assinatura manual).
Anotações (autenticação, observações, 
número	do	protocolo,	código	de	classificação,	
temporalidade).
Idem.
Articulação do conteúdo 
(saudação, data, nome do autor, nome do 
destinatário, nome do originador).
Idem.
Peculiaridades quanto aos metadados 
(integram a forma física e intelectual do documento)
Atributos concomitantes ou posteriores à 
criação do documento: anotações, instrumentos 
de pesquisa (inventários, catálogos, índices).
Atributos concomitantes ou posteriores à 
criação do documento:
• inerentes ao aplicativo – data e hora da 
elaboração do documento.
• especiais	–	código	de	classificação,	
temporalidade,status de transmissão 
(minuta, original ou cópia), o próprio 
sistema de gerenciamento arquivístico de 
documentos, anotações, instrumentos de 
pesquisa (inventários, catálogos, índices).
Peculiaridades quanto à identificação
Entidade física. Entidade lógica.
Peculiaridades quanto à preservação
Acondicionamento correto 
+ ambiente climatizado.
Fragilidade do suporte 
+ obsolescência tecnológica.
FONTE: Rondinelli (2005, p. 157)
8
Podemos observar, no Quadro 2, as diferenças com relação ao documento 
convencional e documento eletrônico, o que traz uma ampliação do suporte do papel para 
o magnético ou óptico. Contudo, se no documento em papel a leitura se dava de forma 
direta, com o documento em mãos, no documento eletrônico, a leitura acontece por 
meio de um hardware ou software.
O conteúdo do documento convencional está atrelado ao suporte, por sua 
vez,	o	conteúdo	do	documento	eletrônico	é	binário,	o	que	significa	que	ele	é	formado	a	
partir	de	impulsos	elétricos,	então	ele	pode	ser	repetido/copiado/transferido	para	qualquer	
computador. 
O suporte do documento convencional é uma folha, já o suporte do documento 
eletrônico é formado pelo conjunto dos componentes de hardware do computador.
Quanto à forma física, o documento convencional e o eletrônico diferem, pois 
neste há o acréscimo de anexos e assinaturas digitais já pertencentes ao contexto 
tecnológico.	 E	 quanto	 à	 forma	 intelectual,	 a	 configuração	 da	 informação	 tanto	 do	
documento convencional quanto do eletrônico são semelhantes, assim como as 
anotações, mas com relação à articulação do conteúdo são acrescidos: nome do autor, 
nome do destinatário e nome do originador. Com relação aos metadados, o documento 
eletrônico fornece alguns aspectos diferenciados como data e hora da elaboração do 
documento, que consiste no registro do próprio sistema, e se o documento transmitido 
é um rascunho, minuta, original ou cópia, além do sistema em si.
A “Forma” refere-se ao estágio de preparação do documento: 
• Minuta: documento com características de futuro original; redação 
preparatória de um documento textual; é o pré-original já concluído, 
não tendo apenas os sinais de validade que o tornaria o original.
• Rascunho: redação preparatória do original, podendo conter 
rasuras, correções e supressões; é anterior à minuta, que não 
apresenta imperfeições.
• Original: representa a versão final de um documento, já na sua 
forma apropriada. O original é o documento feito por direta 
vontade dos autores e conservado em matéria e formas genuínas 
sob as quais foi originalmente emitido (BELLOTTO, 2007).
• Cópia: representa um documento formalmente idêntico a um 
original. Ela pode conviver com seus originais ainda existentes ou 
pode vir a substituí-los.
NOTA
Quanto	 à	 identificação,	 o	 documento	 convencional	 parte	 da	 entidade	 física,	
enquanto o que forma o documento eletrônico é uma série binária a ser interpretada 
de forma lógica pelo computador. E com relação à preservação da informação, 
9
documentos convencionais e eletrônicos necessitam de cuidados direcionados às suas 
características, sendo que no convencional deve-se atentar para o condicionamento 
correto e ambiente climatizado, incluindo o material a ser utilizado (pastas, caixas e 
móveis),	 além	 de	 infraestrutura	 física	 (salas/prédios);	 e	 para	 o	 documento	 digital,	 é	
preciso cuidar da migração do suporte devido à obsolescência tecnológica.
Vistas essas diferenças entre o documento convencional e o eletrônico, 
ressaltamos a importância de estabelecer quais documentos são arquivísticos ou não, 
ou seja, possuem organicidade, para evitar os esforços de tratamento documental em 
documentos não orgânicos.
De acordo com o Conarq (2020a), no documento e-ARQ Brasil, os documentos 
arquivísticos são os que conferem aos órgãos e entidades a capacidade de:
• conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a 
governança e o controle social das informações;
• apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de 
tomada de decisão;
• possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
• fornecer evidência em caso de litígio;
• proteger os interesses da empresa, os direitos dos funcionários, 
usuários ou clientes;
• assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvi-
mento e inovação, bem como a pesquisa histórica;
• manter a memória corporativa e coletiva (CONARQ, 2020a, p. 30).
A preocupação está voltada para que os documentos arquivísticos sejam 
confiáveis,	 autênticos,	 acessíveis	e	compreensíveis,	 o	que	só	é	possível	por	meio	da	
implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que permitirá a 
sua preservação.
Veremos sobre o Programa de Gestão Arquivística de 
Documentos ainda nesta unidade!
ESTUDOS FUTUROS
2.1.1 Características do documento arquivístico
Os	documentos	de	arquivo	possuem	princípios	 e/ou	características	que	possibilitam	
diferenciá-los de outros tipos de documentos. Aqui vamos ressaltar as que estão 
listadas no e-ARQ Brasil, como sendo qualidades essenciais a serem cumpridas pelo 
programa de gestão:
10
• Organicidade: relações que mantém com os demais documentos do órgão ou 
entidade,	que	refletem	suas	funções	e	atividades	e	que	relações	devem	ser	mantidas.	
A organicidade caracteriza que um conjunto de documentos é um arquivo.
• Unicidade: o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual 
pertence. É único pelas informações que carrega. Podem existir cópias, mas cada 
cópia está relacionada a outro único conjunto de documentos. 
• Confiabilidade:	um	documento	arquivístico	confiável	é	aquele	que	tem	a	capacidade	
de sustentar os fatos que atesta, deve ser completo e ter seus procedimentos de 
produção bem controlados.
• Autenticidade: a autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua 
preservação e custódia. Um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma 
forma	como	foi	produzido	e,	portanto,	apresenta	o	mesmo	grau	de	confiabilidade	que	
tinha	no	momento	de	sua	produção.	Um	documento	não	completamente	confiável,	
mas transmitido e preservado sem adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção, 
é autêntico.
• Acessibilidade: “um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser 
localizado, recuperado, apresentado e interpretado” (CONARQ, 2020a, p. 37-38). 
Atenção especial à transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de 
informação e de funcionalidade. Recuperação da informação de qualquer documento 
em qualquer tempo
Reforce seus estudos lendo o artigo sobre documentos 
arquivísticos digitais indicado a seguir: SANTOS, V. B. dos. 
Documentos arquivísticos digitais: um descompasso entre a 
teoria e a prática no Brasil. Revista do Arquivo, São Paulo, 
ano 2, n. 6, p. 16-33, abril de 2018. Disponível em: https://
cutt.ly/eRHxHYv. Acesso em: 10 out. 2021.
DICA
2.2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED)
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) teve sua origem na gestão de 
documentos convencionais, trazendo como base todo o conjunto de medidas e rotinas 
aplicadas	na	gestão	documental	que	objetivam	à	racionalização	e	eficiência	na	criação,	
utilização e preservação dos documentos, porém aplicadas ao ambiente eletrônico.
GED é um sistema que converte informações em voz, texto ou 
imagem para a forma digital. Funciona com o uso de softwares e 
hardwares	específicos	que	permitem	a	captação,	o	armazenamento,	
a localização e o gerenciamento das versões digitais das informações. 
Todos os documentos são digitalizados em scanners especiais, 
depois conferidos e gravados em meios magnéticos ou discos 
ópticos (SILVA et al., 2003, p. 2).
11
Gerenciamento eletrônico de documentos (GED): pode ser 
definido como um conjunto de tecnologias utilizadas para 
organização da informação não estruturada de um órgão ou 
entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: 
captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. 
“Entende-se por informação não estruturada aquelaque não 
está armazenada em banco de dados, como mensagens de 
correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha 
etc.” (CONARQ, 2020b, p. 32).
NOTA
O Portal ECM GED entende a “solução tecnológica de GED como um conjunto 
de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em 
forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais 
como	papel,	microfilme,	imagem,	som,	planilhas	eletrônicas,	arquivos	de	texto	etc.”	(O	
QUE É GED?, 2021, s. p.).
O GED é o instrumento necessário para recuperar o material digitalizado, 
permitindo gerenciar o documento, dar acesso rápido, bem como auxiliar na preservação 
das informações contidas em documentos digitais. 
De acordo com a e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020a), a implantação de um GED, 
pode trazer inúmeros benefícios para usuários dos documentos digitais, dentre eles 
destacamos:
• acessos simultâneos em rede pelos produtores e usuários: um GED permite que 
diferentes usuários do sistema acessem um mesmo documento digital ao mesmo 
tempo, desde que esses tenham permissão de acesso;
•	 divulgação	das	ações/documentos	simultaneamente	à	sua	realização:	sempre	que	
um documento estiver sendo trabalhado em conjunto por diferentes pessoas, o 
sistema	registra	as	modificações	realizadas	em	tempo	real;
• controle de versões na produção documental: é gerado um histórico de versões, 
possibilitando recorrer a versões anteriores;
•	 imposição	 de	 uso	 dos	 instrumentos	 de	 classificação	 e	 temporalidade:	 tem	 base	
na aplicação dos princípios de gestão documental para organizar e recuperar os 
documentos digitais, além de cuidar do ciclo de vida desses documentos;
• otimização de produção de instrumentos de busca e descrição: permite a recuperação 
da informação com maior facilidade, dando acesso imediato à documentos, tendo 
em vista que podem ser indexados inúmeros metadados, como autor, título e datas 
do documento, além do próprio texto;
12
•	 incorporação	 de	 tecnologias	 de	 gestão	 de	 fluxos	 de	 trabalho,	 de	 formulários,	 de	
gestão de imagens, de processos etc.: o GED pode (consideradas possibilidades e 
não componentes obrigatórios) englobar tecnologias de digitalização, automação de 
fluxos	de	trabalho	(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de 
documentos, repositórios, entre outras.
• redução da produção de documentos em suporte papel: passa-se a criar documentos 
em meio eletrônico, propiciando a redução da quantidade de documentos em papel 
gerada,	que	além	de	impactar	no	espaço	físico	também	reflete	no	impacto	do	meio	
ambiente.
Abordaremos, mais detalhadamente, os metadados no Tópico 3 
desta unidade.
ESTUDOS FUTUROS
Workflow: é a sequência de passos necessários para que se possa 
atingir a automação de processos de negócio, conforme conjunto de 
regras definidas, envolvendo noção de processos, permitindo que 
estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo 
com algumas regras.
FONTE: <https://www.scanprint.com.br/solucoes.php>. Acesso em: 29 
out. 2021.
NOTA
Segundo o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020a), de maneira geral, a literatura de GED 
apresenta as funcionalidades descritas na Figura 3.
FIGURA 3 – FUNCIONALIDADES DO GED
FONTE: A autora
13
Ainda de acordo com o Conarq (2020a, p. 28, grifo nosso), a literatura também 
“[...]	cita	as	tecnologias	de	digitalização,	automação	de	fluxos	de	trabalho	(workflow) etc. 
como possibilidades, não como componentes obrigatórios”.
Na etapa de captura são incorporados os documentos ao sistema de gestão 
arquivística,	considerando	sua	relação	orgânica,	sendo	incluídos	em	um	fluxo	de	trabalho	
(tramitação) e, posteriormente, ao arquivamento, em que são observadas as questões 
referentes ao armazenamento de pastas e diretórios, de modo a fazer a conexão entre 
os	vários	objetos	digitais,	controlados	por	mecanismos	predefinidos.	
No armazenamento devem ser garantidas a autenticidade e o acesso 
(distribuição) aos documentos de acordo com o seu ciclo de vida. 
O gerenciamento envolve os processos do programa de gestão arquivística, que 
veremos no Tópico 2 desta Unidade.
2.2.1 Vantagens e desvantagens do GED
Ter um ambiente GED traz mais benefícios do que desvantagens, se seguirmos 
a	implantação	de	forma	recomendada	por	profissionais	da	área.	Além	de	proporcionar	
maior agilidade e facilidade nos processos administrativos e no acesso a informações, 
o GED prevê o acompanhamento do decurso dos documentos arquivísticos e o 
armazenamento, seja em nuvem, seja em equipamentos para os tipos de backup 
necessários.
Para Baldam (2016) existem diversas razões para implementar um ambiente 
GED,	que	beneficiam	diferentes	atores,	conforme	descrito	a	seguir:
• Para o usuário e para o cliente:
◦ redução do tempo de processamento e manuseio do papel;
◦ aumento de satisfação do usuário;
◦ incremento à produtividade;
◦ melhoria da satisfação com o trabalho;
◦ acesso imediato e multiusuário a qualquer informação;
◦ melhoria da qualidade do trabalho;
◦ alta velocidade e precisão na localização de documentos;
◦ melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e instantâneas.
• Para o processo de gestão documental:
◦ melhor controle dos documentos;
◦ redução do espaço físico de armazenagem;
◦ facilidade de implementar temporalidade documental;
◦ minimização de perda e extravio de documentos.
14
• Para o pessoal de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC)
◦ integração com outros sistemas e tecnologias;
◦ facilidade adicional para implantar organização virtual;
◦ disponibilidade instantânea de documentos sem limites físicos;
◦	 gerenciamento	e	otimização	do	workflow;
◦ possibilidade da organização virtual sem limites físicos;
◦ maior agilidade nas transações entre organizações;
◦ maior velocidade na implementação de mudanças nos processos.
• Para a instituição:
◦	 redução	de	custos	com	novos	escritórios/depósitos/equipamentos;
◦ proteção do patrimônio;
◦ eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais;
◦	 proteção	contra	catástrofes	que	poderiam	danificar	o	acervo.
Nessa perspectiva, ainda com relação à gestão documental, o ambiente GED 
pode proporcionar inúmeros benefícios para as instituições que o adotarem, tais como: 
Otimização das atividades; agilidade no processo de disseminação 
e	no	acesso	à	informação;	maior	confiabilidade	e	eficiência;	redução	
de áreas de arquivamento; redução no tempo de recuperação da 
informação; rapidez para atualização dos dados; acesso múltiplo e 
simultâneo em rede da informação; cópias de segurança; diminuição 
da circulação do volume documental no suporte físico; preservação 
dos originais; redução de custos com cópias; aumento da capacidade 
e	qualidade	de	armazenagem	em	microfilme	e	controle	da	informação	
(ELIAS, 2012, p. 18-19).
Na implementação de um ambiente GED existe uma série de vantagens que 
devem ser consideradas. No Quadro 3, explicamos algumas dessas vantagens a partir 
da pesquisa realizada por Macedo (2003).
QUADRO 3 – VANTAGENS DO AMBIENTE GED
Densidade dos pacotes
O conteúdo (imagens) de dez arquivos com quatro gavetas cada (200 
mil páginas) pode ser armazenada num único disco de 12 polegadas 
em	vez	de	1.200	microfichas,	40	rolos	de	microfilme	de	16	mm,	40	
rolos	de	fita	magnética	ou	2	mil	disquetes.
Recuperação veloz
Qualquer documento pode ser localizado em alguns segundos. De um 
arquivo com milhões de páginas, a recuperação não deve exceder os 
30 segundos. O papel num arquivo local pode exigir cinco minutos; 
de um local remoto, a recuperação pode levar horas. A recuperação 
em	microfilme	leva	mais	tempo	que	a	do	disco	óptico,	porém	menos	
que a do papel.
Workflow	
(sequenciamento, 
rastreamento, geração 
de relatórios)
Com	o	gerenciamento	do	fluxo	de	papéis,	 as	pessoas	podem	ser	
avisadas automaticamente sobre quando devem iniciar o próximo 
procedimento; os documentos sensíveis ao tempo podem receber 
uma prioridade alta e ser expedidos através do sistema. Podem-
se estabelecer trilhaseletrônicas de autoria além de relatórios de 
gerenciamento gerados para a revisão do andamento do trabalho.
15
Indexação e referência 
cruzada
Pesquisar documentos por nome, número de conta, palavra-chave 
ou qualquer combinação de descritores. Um sistema de senhas de 
usuário pode restringir o acesso a várias categorias de material.
Segurança
Um sistema de senhas de usuário pode restringir o acesso a várias 
categorias de material.
Documentos sempre 
disponíveis
Muitas pessoas podem consultar o mesmo arquivo ou até o mesmo 
documento simultaneamente.
Integração com outros 
sistemas
Os sistemas de discos ópticos permitem fazer interface com outros 
sistemas eletrônicos. É possível recuperar documentos de um 
disco óptico enquanto o usuário acessa simultaneamente os dados 
relacionados a partir do computador da instituição e, por meio de 
janelas, exibe as imagens e os dados.
FONTE: Adaptado de Macedo (2003, p. 53-54)
Destacamos que, com relação à densidade dos pacotes, que se refere ao 
armazenamento dos documentos, o conteúdo de dez arquivos com quatro gavetas 
(algo em torno de 200 mil páginas) – como mencionado por Macedo (2003) – pode 
facilmente ser armazenado em um único pen drive ou em cinco CDs, ou, ainda, utilizar 
um serviço de armazenamento em nuvem, como fazem as empresas atualmente.
Se o GED apresenta inúmeras vantagens na produção, transmissão, 
armazenamento e acesso aos documentos, por outro lado traz pode apresentar pontos 
desfavoráveis, se não forem seguidos alguns cuidados na sua implementação. De 
acordo com o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020a, p. 23):
A simplicidade de criação e transmissão de documentos traz como 
consequência a informalidade na linguagem, nos procedimentos ad-
ministrativos, bem como o esvaziamento das posições hierárquicas. 
A facilidade de acesso acarreta, às vezes, intervenções não autoriza-
das que podem resultar na adulteração ou perda dos documentos. A 
rápida obsolescência tecnológica (software, hardware e formato) e 
a	degradação	das	mídias	digitais	dificultam	a	preservação	de	longo	
prazo dos documentos e sua acessibilidade contínua. Estes e outros 
problemas requerem a adoção de medidas preventivas para minimi-
zá-los.
De acordo com Baldam, Valle e Cavalcanti (2004), o uso do GED pode apresentar 
problemas se não forem considerados alguns aspectos. Quando da sua implantação, é 
necessário	consultar	profissionais	especializados,	que	poderão	orientar	sobre	o	sistema.	
Exige infraestrutura apropriada e planejamento adequado, o que requer também 
investimentos	financeiros,	recursos	materiais	e	humanos	e	equipamentos	(softwares	e	
hardwares) adequados ao sistema que será utilizado. 
Com a obsolescência tecnológica, é necessário adequar mídias e o próprio 
sistema, pois corre-se o risco de não se conseguir acessar a informação contida nos 
documentos digitais. É necessário observar a legislação vigente sobre gestão de 
16
documentos digitais, pois alguns documentos podem não ser aceitos em formato 
digital, o que traz a necessidade do documento original para a comprovação de fatos, 
ou seja, alguns documentos podem não ter valor jurídico no formato digital. 
Um ambiente GED contém algumas características, podendo ser amplo ou 
limitado,	 o	 que	 ficará	 a	 critério	 da	 instituição	 que	 for	 implementá-lo.	 Dentre	 essas	
características, podemos ressaltar algumas descritas por Fantini (2001, p. 35), quando o 
autor nos explica que o GED mantém as 
características visuais e espaciais, e a aparência do documento 
original em papel. Gerencia o ciclo de vida das informações desde 
sua criação até o arquivamento, e podem estar registradas em mídias 
analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. O documento 
pode ser exibido ou impresso em papel onde e quando necessário 
em apenas alguns segundos.
Na Figura 4, apresentamos os componentes do ambiente GED, conforme 
Baldam, Valle e Cavalcanti (2004).
FIGURA 4 – ITENS ENCONTRADOS NO AMBIENTE GED
FONTE: Baldam, Valle e Cavalcanti (2004, p. 35
17
Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2004), o documento pode estar em papel 
ou nato digital. O scanner é o equipamento usado para digitalizar o documento, ou seja, 
obter uma imagem do documento e ser armazenada eletronicamente. 
Os sistemas GED costumam ser instalados em um ou mais computadores 
ou servidores em rede visando facilitar a distribuição de informação; a rede é o meio 
utilizado para a comunicação entre os diversos componentes do sistema. Com 
relação ao armazenamento, este pode ser feito no próprio servidor de imagens ou 
em outro ambiente computacional. Para obter uma cópia física do documento usa-
se a impressora e o computador, que compõem a estação de trabalho, e servem para 
acesso ao servidor que pode permitir ao usuário consultar, criar documentos, cadastrar 
documentos existentes, entre outras ações.
Baldam, Valle e Cavalcanti (2004) trazem, ainda, as diferenças entre o papel e o 
GED para as atividades documentárias, conforme apresentado no Quadro 4.
QUADRO 4 – DIFERENÇAS PAPEL VERSUS GED
Atividade Papel GED
Capturar um documento 
São armazenados em 
armários e pastas. 
Documentos são digitalizados 
para gerar imagens.
Uso de mais de uma forma de 
armazenar documentos ou 
arquivos setoriais
Cópias são feitas e 
armazenadas em diversos 
arquivos.
Busca por índice de 
diferentes maneiras 
para localizar o mesmo 
documento. Sem limite físico.
Recuperação
Exemplo de fácil consulta: 
ir até a sala do arquivo, 
encontrar o documento, 
removê-lo, ir à copiadora, 
fazer cópia, retornar o original 
ao local de origem.
Ir ao computador, pesquisar 
pelo índice desejado, 
visualizar ou imprimir.
Tempo de recuperação
Desde vários minutos até 
semanas.
Segundos.
Distribuição do documento 
(imagem)
Malote, correio interno.
Via mensagem eletrônica, 
própria do sistema ou e-mail.
Espaço exigido para 
armazenamento 
(documentos por m³)
Alguns milhares. Milhões.
Potencial de perda de 
documentos
Alta. Mínima.
Impacto na infraestrutura 
de computadores
Nenhum. Alto.
Impacto no sistema 
atualmente em uso
Nenhum.
Potencialmente alto – 
pode requerer revisão de 
processos.
FONTE: Adaptado de Baldam, Valle e Cavalcanti (2004)
18
Podemos observar claramente, no Quadro 4, as principais vantagens do 
ambiente GED com relação às atividades destacadas pelos autores, dentre elas estão 
a	 rápida	 recuperação	 de	 documentos,	 a	 eficiência	 na	 sua	 distribuição	 e	 o	 reduzido	
potencial de perda. Contudo, há a necessidade de investimentos na infraestrutura de 
computadores e a possível adequação dos sistemas utilizados pela instituição.
Ao abordarmos a gestão eletrônica de documentos, podemos nos 
deparar com as siglas: GED, GDE, GEAD:
• Gestão Eletrônica de Documentos (GED): gestão de documentos 
criados em meio eletrônico, cujo original permanece neste meio, 
embora englobe também documentos digitalizados.
• Gestão de Documentos Eletrônicos (GDE): estabelece políticas 
de avaliação, produção, descrição, destinação e preservação de 
documentos eletrônicos, com regras de tramitação, segurança e 
Acesso.
• Gestão Arquivística de Documentos (GEAD): independe da 
forma ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a produção, 
manutenção, preservação de documentos arquivísticos fidedignos, 
autênticos e compreensíveis, bem como o acesso a estes.
NOTA
Cabe aqui esclarecer algumas siglas que fazem parte do universo do GED, para 
que, ao surgirem conteúdos, sobretudo que envolvem o mercado de tecnologia da 
informação, possamos conhecê-las. A primeira delas é a sigla ECM (Enterprise Content 
Management ou Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, em português). O ECM é 
considerado uma evolução do GED, mas no Brasil a sigla GED é a mais usada desde 1980. 
Em 2016, a Association for Information and Image Management (AIIM) substituiu a sigla 
ECM pela sigla IIM (em inglês, Intelligent Information Management, ou em português, 
Gestão Inteligente da Informação) (ECM X GED, 2021). Vejamos algumas das principaissiglas relacionadas ao ambiente GED:
19
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20
O GED já incorporou os conceitos arquivísticos evidenciados pelas normativas 
do Conarq, em que tanto a gestão de documentos convencionais como digitais utilizam 
ferramentas eletrônicas para executar diversas atividades, como, por exemplo, o registro 
e protocolo. Se há alguns anos o GED era apenas utilizado para digitalização e acesso, 
atualmente é um instrumento de apoio dentro do sistema da gestão arquivística de 
documentos eletrônicos. Contudo, diferentemente de um sistema de gestão arquivística 
de documentos, o GED não incorpora, necessariamente, o conceito arquivístico do 
ciclo de vida dos documentos, pois trata os documentos de forma compartimentada. 
Por exemplo, podemos incluir no GED apenas os documentos de fase corrente, que 
estão em uso, que estejam em tramitação ou não, ou ainda, podemos incluir apenas os 
documentos de fase permanente, para pesquisar um determinadas informações contidas 
em documentos dessa fase, com o objetivo de não haver deslocamento ao arquivo. 
Podemos perceber, a partir desse exemplo, que o ciclo de vida não necessariamente é 
contemplado quando disponibilizamos documentos em um GED.
O processo de GED envolve o armazenamento e gerenciamento dos documentos 
digitais ou digitalizados desde sua criação e captura (documentos em papel, e-mail, 
fotos, relatórios, áudio e vídeos), passando pela gestão (revisão e aprovação, edição 
e versão), ou seja, assegurando que antes da publicação o documento seja revisado 
com o envolvimento de colaboradores de diferentes áreas da instituição. Em seguida, 
os documentos são colocados à disposição dos usuários por meio da pesquisa dos 
registros, que poderão ser realizadas por meio do portal corporativo da instituição, 
por websites, ou, ainda, por impressão, sempre preservando os níveis de acesso aos 
documentos. 
A produção de papel é uma das atividades industriais que mais causa danos ao 
meio ambiente, consome energia, água e madeira em grande medida. Ao implementar 
um	GED,	uma	instituição	opta	por	fazer	parte	da	filosofia	paperless, ou seja, “sem papel”, 
tendo em vista que a produção de documentos em papel vai diminuindo. Por isso, o uso 
do GED, além de gerar benefícios para a instituição que o implementa, também gera 
benefícios para toda a sociedade.
O uso do GED traz a possibilidade de fazermos um elo entre o passado e o futuro 
com a documentação, mas isso deve ser feito sempre seguindo os procedimentos da 
gestão arquivística de documentos, o que veremos no próximo tópico desta unidade.
Assista ao vídeo sobre o Gerenciamento Eletrônico 
de Documentos, disponível em: https://www.youtube.
com/watch?v=CacZYntOnwA.
DICA
21
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
• A gestão arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte adotados, 
tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos 
arquivísticos	fidedignos,	autênticos	e	compreensíveis	e	o	acesso	a	eles.
• Da mesma forma que os documentos convencionais, a gestão correta, dentro dos 
padrões preestabelecidos pelo Conarq e das normativas da área da Arquivologia, bem 
como	a	orientação	de	profissionais	especializados	em	documentos	digitais,	cientistas	
e professores que estudam a matéria, auxilia no controle e redução de massas 
documentais encontradas nas instituições. 
• As características de um documento arquivístico são: organicidade, unicidade, 
confiabilidade,	autenticidade	e	acessibilidade.
• GED é um conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação 
não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes 
funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.
• As funcionalidades de um GED compreendem a captura (ou entrada), gerenciamento, 
armazenamento e distribuição (ou saída).
• Dentre as vantagens do ambiente GED estão as opções e a capacidade de 
armazenamento,	rápida	recuperação	dos	documentos,	fluxo	de	trabalho,	indexação	
e remissivas, segurança, disponibilidade permanente dos documentos e a integração 
com outros sistemas.
RESUMO DO TÓPICO 1
22
AUTOATIVIDADE
1 O GerenciamentoEletrônico de Documentos (GED) veio como uma solução ao acúmulo 
de papéis gerados diariamente pelas empresas. Com o acesso às tecnologias é 
possível implementar este processo e obter agilidade na recuperação da informação. 
Com	relação	ao	GED,	classifique	V	para	as	sentenças	verdadeiras	e	F	para	as	falsas.
( ) GED é o conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não 
estruturada de um órgão e entidade.
( ) O GED está dividido nas seguintes funcionalidades: produção, tramitação, uso, 
avaliação, arquivamento e destinação.
( ) Dentre os benefícios da implementação do GED para a gestão documental está a 
minimização de perda e extravio de documentos.
(			)	O	GED	pode	englobar	tecnologias	de	digitalização,	automação	de	fluxos	de	trabalho	
(workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, 
repositórios, entre outras.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a) ( ) V – F – F – V.
b) ( ) V – F – V – F.
c) ( ) V – F – V – V.
d) ( ) F – F – V – V.
2 A gestão arquivística de documentos eletrônicos é uma prática consolidada pela 
legislação nacional e internacional, e que no Brasil tem como órgão regulamentador 
o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Com relação a essas práticas, assinale a 
alternativa CORRETA:
a) ( ) As operações técnicas e procedimentos são os mesmos utilizados na gestão de 
documentos convencionais, com o acréscimo dos sistemas informatizados de 
gerenciamento eletrônico.
b) ( ) A gestão de documentos arquivísticos eletrônicos não segue os conceitos 
arquivísticos,	 e,	 dessa	 forma,	 não	 se	 preocupa	 com	 a	 destinação	 final	 dos	
documentos.
c) ( ) A aplicação adequada, dentro das normas do Conarq não auxilia no controle e 
redução de massas. 
d) ( ) A principal função da gestão arquivística de documentos eletrônicos é a 
digitalização.
23
3 De acordo com o “Dicionário de terminologia arquivística”, o documento digital 
é	 o	 “Documento	 codificado	 em	 dígitos	 binários,	 acessível	 por	 meio	 de	 sistema	
computacional”	 (ARQUIVO	 NACIONAL,	 2005,	 p.	 75).	 Com	 base	 nessa	 definição	 de	
documento digital analise as proposições a seguir:
FONTE: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: 
Arquivo Nacional, 2005. Disponível em: http://www.arquivonacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.
pdf. Acesso em: 29 out. 2021.
I- O conteúdo e o suporte do documento digital permitem visualização simultânea.
II- A preservação de um documento digital é impactada pela fragilidade do suporte.
III- Os metadados integram a forma física e intelectual do documento digital. 
Assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) As sentenças I e II estão corretas.
b) ( ) Somente a sentença II está correta.
c) ( ) As sentenças II e III estão corretas.
d) ( ) Todas as sentenças estão corretas.
4 A implantação de um programa de gestão arquivística permite que os documentos 
sejam	 confiáveis,	 autênticos,	 acessíveis	 e	 compreensíveis,	 e	 preservados.	 Assim,	
os	documentos	arquivísticos	devem	possuir	características	que	o	qualificam	como	
tal,	que	são	organicidade,	unicidade,	confiabilidade,	autenticidade	e	acessibilidade.	
Escolha duas dessas qualidades do documento arquivístico e explique-as.
5 O GED é o instrumento necessário para recuperar o material digitalizado, permitindo 
gerenciar o documento, dar acesso rápido, bem como auxiliar na preservação das 
informações contidas em documentos digitais, tendo além dessas diversas vantagens 
já evidenciadas pelo Conarq. De acordo com o conteúdo estudado no Tópico 1, cite 
três benefícios da implantação do GED.
24
25
GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
UNIDADE 1 TÓPICO 2 — 
1 INTRODUÇÃO
Os documentos arquivísticos são fundamentais para a tomada de decisão, 
prestação de contas e também servem como fonte de prova, garantia de direitos aos 
cidadãos e testemunhos das ações de pessoas e entidades. Assim, é fundamental a 
adoção	 de	 procedimentos	 rigorosos	 de	 controle	 para	 garantir	 a	 confiabilidade	 e	 a	
autenticidade desses documentos, bem como o acesso contínuo a eles. O que só é 
possível com a implantação de um programa de gestão arquivística de documentos 
(CONARQ, 2020a).
Ao implantar um programa de gestão arquivística de documentos, os órgãos 
e entidades garantem o registro de suas atividades, além de poderem eliminar, com 
segurança, documentos que não são necessários e guardar os documentos essenciais 
para comprovação dessas atividades.
Como já mencionamos no Tópico 1, a gestão de documentos eletrônicos 
segue os mesmos preceitos da gestão de documentos convencionais, porém, contém 
especificidades	trazidas	pelo	ambiente	digital	que	compreendem	o	formato	de	arquivos,	
padrões,	 protocolos,	 segurança	 e	 legislação	 específica	 elaborada	 respeitando	 as	
particularidades de cada país.
O que você faria ao se deparar com uma enorme massa documental, seja ela 
formada por documentos impressos ou digitais? A princípio, a enorme quantidade de 
documentos acumulados, sem o devido tratamento e organização, pode gerar hesitação. 
Contudo, as etapas de gestão documental orientam os arquivistas nesse sentido, 
proporcionando a segurança necessária para lidar com a complexidade existente nesse 
tipo	 de	 demanda,	 permitindo	 a	 construção	de	metodologias	 específicas	 compatíveis	
com a instituição. 
Assim, neste tópico, estudaremos os procedimentos e as operações técnicas 
que compreendem a gestão de documentos tanto em meio convencional como 
eletrônico,	o	que	é	o	e-ARQ	Brasil,	o	que	é	um	SIGAD,	a	definição	da	política	arquivística,	
designação de responsabilidades, como se dá o planejamento e quais as etapas para a 
implantação do programa de gestão arquivística de documentos.
26
2 PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS DA GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos tem seu amparo legal na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro 
de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e que 
traz,	em	seu	Art.	3º,	a	seguinte	definição	para	Gestão	de	documentos:	é	o	“conjunto	de	
procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação 
ou recolhimento para guarda permanente” (BRASIL, 1991).
Como	 podemos	 perceber,	 essa	 definição	 engloba	 as	 funções	 arquivísticas	 e	
os procedimentos e operações técnicas necessários ao tratamento de documentos de 
arquivo, gerenciando todo seu ciclo de vida e proporcionando o descarte seguro e a 
guarda de acordo com a temporalidade adequada a cada tipo documental. Nesse sentido, 
cabe	destacar	o	papel	do	Conarq,	cuja	missão	é	definir	a	política	nacional	de	arquivos	
públicos e privados e exercer orientação normativa, visando à gestão documental e à 
proteção especial aos documentos de arquivo. 
O Conarq é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, composto por 
plenário, câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais. Para os órgãos e 
entidades, a gestão de documentos tem sua importância vinculada a basicamente dois 
fatores:	 o	 aumento	 significativo	 da	massa	 documental,	 decorrente	 do	 desenvolvimento	
de	suas	funções	e	atividades	(meio	e	fim),	que	constitui	a	principal	fonte	de	informações;	
e a necessidade de espaço físico, pois documentos acumulados geram custos extras às 
instituições.
“A gestão documental é essencial para as organizações 
empresariais, pois atua desde a produção até a guarda ou 
eliminação do documento” (VALENTIM, 2012, p. 12).
IMPORTANTE
De	acordo	com	Rodrigues	(2013),	existe	a	necessidade	da	definição	de	critérios	
normalizados para a implantação de programas de gestão de documentos, sejam estes 
em meio convencional ou digital.
A implementação de programas de gestão documental em instituições se 
caracteriza como um processo de médio a longo prazo, que exige o aval da alta direção, 
tendo em vista que é necessário sensibilizar e conscientizaras pessoas envolvidas na 
produção e recebimento dos documentos, reforçando com elas a necessidade de apoio 
ao processo e o fortalecimento do relacionamento e envolvimento dos diversos setores 
da instituição.
27
“O apoio da alta administração é essencial para que a política 
documental seja bem-sucedida, bem como a alocação dos recursos 
necessários para sua implantação” (VALENTIM, 2012, p. 17).
ATENÇÃO
Para que possamos apreender os aspectos da gestão arquivística de documentos 
eletrônicos, temos que lembrar os preceitos básicos da Arquivologia, quais sejam: as 
funções arquivísticas e as fases do ciclo de vida dos documentos.
Já sabemos que todo documento nasce na fase corrente, mas nem todos vão, 
necessariamente,	para	a	fase	intermediária	e/ou	permanente.	
Os documentos da fase corrente, ou primeira idade, se referem à documentação 
que possui alta frequência de uso, sendo, por isso, mantido na área de trabalho. 
Na fase intermediária, segunda idade, a documentação passa a ser 
consultada periodicamente, devendo permanecer próxima à área de trabalho, mas não 
necessariamente no setor. E na fase permanente, são alocados os documentos que 
possuem	baixa	frequência	de	uso,	mas	que	devem	ser	guardados	para	fins	de	prova	
(motivos	legais	e	fiscais),	pesquisa	(motivos	históricos).
A partir das funções arquivísticas, é estabelecida a normalização de parâmetros 
para o planejamento adequado da produção e controle da acumulação, seja para 
documentos produzidos em meio convencional (papel) ou digital (eletrônico). 
As	funções	arquivísticas	–	criação/produção,	aquisição,	classificação,	avaliação,	
descrição,	difusão/acesso	e	preservação	–	são	incorporadas	aos	processos	de	gestão	
documental naturalmente, algumas mais intensamente que outras. 
A metodologia utilizada na gestão arquivística compreende a produção e 
identificação,	utilização	e	conservação	e	destinação	final	dos	documentos,	a	partir	da	
utilização	de	 instrumentos	norteadores,	 como	o	Plano	e	Código	de	Classificação	e	a	
Tabela de Temporalidade.
28
2.1 MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS 
INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE 
DOCUMENTOS – E-ARQ BRASIL
Frente	 aos	 novos	 desafios	 impostos	 pela	 documentação	 digital,	 o	 Conarq	
publicou o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística 
de documentos – o e-Arq Brasil (SIGAD), que foi elaborado pela Câmara Técnica de 
Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conarq.
O e-ARQ Brasil “é uma especificação de requisitos a serem 
cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, 
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a 
fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua 
acessibilidade” (CONARQ, 2020a, p. 15)
NOTA
O	 e-ARQ	 Brasil	 tem	 como	 objetivo	 orientar	 a	 identificação	 de	 documentos	
arquivísticos digitais e estabelece os requisitos para um Sistema Informatizado de 
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independente da tecnologia utilizada.
Você pode acessar o e-ARQ Brasil na íntegra, no seguinte 
endereço eletrônico: https://bit.ly/3mprJLQ.
DICA
O e-ARQ Brasil foi elaborado a partir de outros modelos de requisitos: (i) Design 
criteria standard for electronic records management software applications: DOD 5015.2-
STD, 2002; (ii) MoReq – modelo de requisitos para a gestão de arquivos eletrônicos, 
2002; e (iii) Requirements for electronic records management systems: functional 
requirements, United Kingdom, 2002.
No âmbito do Judiciário, existe também o “MoReq-Jus”, atualizado 
em 2009, que pode ser acessado no endereço: https://www.cnj.
jus.br/wp-content/uploads/2011/01/manualmoreq.pdf.
DICA
29
O e-ARQ foi atualizada em 2020, por meio de consulta pública, ou seja, a partir 
do diálogo com a sociedade sobre sua segunda versão. Optamos por utilizar a versão 2, 
de julho de 2020, para compor o conteúdo deste livro
A versão do e-ARQ Brasil de 2011 pode ser acessada em: 
https://bit.ly/2ZAK8Ns.
DICA
O e-ARQ Brasil foi desenvolvido em conformidade com a gestão 
arquivística de documentos, prevê a produção, tramitação, 
utilização e arquivamento até a destinação final e especifica todas 
as atividades e operações técnicas da GEAD.
IMPORTANTE
O que é SIGAD?
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, ca-
racterístico do sistema de gestão arquivística de documentos, 
processado por computador. Pode compreender um software 
particular, um determinado número de softwares integrados, adqui-
ridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes 
(CONARQ, 2011, p. 10).
O SIGAD pode ser usado para atender aos sistemas híbridos, pois seus requisitos 
atendem igualmente às necessidades dos documentos digitais e dos documentos 
convencionais, e de igual forma atende a dossiês híbridos, formados por uma parte 
digital e outra convencional. Assim, o SIGAD contempla todo o gerenciamento desses 
dois	 tipos	 de	 documentos,	 desde	 a	 captura,	 registro,	 classificação,	 recuperação,	
uso, até o armazenamento ou eliminação. Para que o SIGAD tenha êxito, dependerá, 
necessariamente, da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de 
documentos.
Um sistema de gestão arquivística de documentos visa proporcionar a interação 
de um conjunto de procedimentos e operações técnicas de forma que a gestão 
arquivística	seja	mais	eficiente	e	eficaz,	tendo	em	vista	que	controlam	o	ciclo	de	vida	
dos documentos, assim como na gestão arquivística de documentos, mas contando 
com o apoio de um sistema informatizado. O e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020a, p. 27-28) 
apresenta os requisitos que caracterizam um SIGAD, conforme apresentado a seguir:
30
• Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os 
tipos de documentos arquivísticos;
• captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos 
os componentes digitais do documento arquivístico como uma 
unidade complexa;
•	 gestão	 dos	 documentos	 a	 partir	 do	 plano	 de	 classificação	 para	
manter a relação orgânica entre os documentos;
• registro de metadados associados aos documentos para 
descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-
administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e 
tecnológico);
• estabelecimento de relacionamento entre documentos digitais e 
não digitais; 
• manutenção da autenticidade dos documentos;
• aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos, 
permitindo a seleção dos documentos para eliminação ou para 
guarda permanente;
• exportação de documentos para realizar a transferência ou 
recolhimento;
• apoio à preservação dos documentos.
Ainda de acordo com o e-ARQ Brasil:
• Um sistema de informação abarca todas as fontes de informação 
existentes no órgão ou entidade, incluindo o sistema de gestão 
arquivística de documentos, biblioteca, centro de documentação, 
serviço de comunicação, entre outros; 
• Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, 
enquanto o SIGAD parte de uma concepção orgânica, qual seja, a 
de	que	os	documentos	possuem	uma	inter-relação	que	reflete	as	
atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente 
do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de 
ciclo de vida2 dos documentos; 
• Um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de 
documentos e, como tal, sua concepção tem que se dar a partir da 
implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade 
(CONARQ, 2020a, p. 28-29).
O e-ARQ Brasil é um documento que serve para as instituições públicas 
ou privadas que estabeleçam um programa de gestão arquivística de documentos, 
seja para as que mantêm somente documentos arquivísticos digitais ou para as que 
compreendem	os	convencionais	também,	oriundos	de	atividades	meio	e	fim.	
É o documento norteador a ser usado como padrão para auxiliar no 
desenvolvimento de um sistema informatizado ou para avaliar os já existentes, desde 
que a atividade principal seja a gestão arquivística de documentos (CONARQ, 2020a).
O e-ARQ é dividido em duas partes,sendo que a primeira compreende o histórico 
e as etapas da gestão arquivística de documentos (política arquivística) e a segunda 
parte	apresenta	a	especificação	de	 requisitos	para	sistemas	 informatizados	de	gestão	
arquivística de documentos, os quais veremos nesta unidade.
31
Iniciemos	pela	gestão	arquivística	de	documentos,	que	compreende:	definição	
da política arquivística, designação de responsabilidades, planejamento do programa de 
gestão e implantação do programa de gestão, etapas que detalharemos a seguir.
• Definição da política arquivística
Esta etapa tem como objetivo “produzir, manter e preservar documentos 
confiáveis,	 autênticos,	 acessíveis	 e	 compreensíveis	 para	 apoiar	 suas	 funções	 e	
atividades” (CONARQ, 2020a, p. 32).
É	 preciso	 oficializar	 o	 programa	 de	 gestão,	 bem	 como	 os	 procedimentos	
necessários para o alcance dos objetivos e, para isso, pode ser elaborada uma declaração 
oficial	de	intenções	que	especifique	como	será	realizada	a	gestão	na	empresa,	sendo	
muito importante comunicar o programa e suas ações em todos os níveis da instituição. 
Porém, a declaração por si só não garante uma boa gestão arquivística de documentos. 
É necessário, também, que seja elaborado um plano de comunicação dentro 
da instituição; designado um responsável pelo cumprimento da política e pela 
implementação do programa de gestão arquivística, com o apoio da alta direção; 
alocados os recursos necessários para sua implementação; formada uma equipe para 
atuar no projeto com cargos de alta direção, importante para a tomada de decisão, 
e também compor a comissão que valida a tabela de temporalidade e destinação de 
documentos. 
A	 política	 deve	 ser	 formada	 com	 base	 no	 perfil	 da	 instituição	 e	 deve	 estar	
articulada às demais políticas informacionais e de segurança da informação.
É fundamental promover o envolvimento de todos os colaboradores, buscando 
conscientizá-los do programa, explicitar as responsabilidades e designar as autoridades 
envolvidas no programa, que serão os responsáveis por auxiliar na execução das etapas 
e	fiscalizar	(CONARQ,	2020a).
• Designação de responsabilidades
O objetivo desta etapa é assegurar o cumprimento das normas e dos procedi-
mentos previstos no programa. Para tanto, são indicados os seguintes responsáveis:
A “direção superior é a autoridade máxima responsável pela viabilidade da 
política de gestão arquivística de documentos” (CONARQ, 2020a, p. 33, grifo nosso), 
e	 deve	 alocar	 os	 recursos	 humanos,	materiais	 e	 financeiros,	 além	de	 promovendo	 o	
envolvimento de todo. 
32
Por sua vez, os profissionais de arquivo “são responsáveis pelo: planejamento 
e implantação do programa; [...] avaliação e controle dos trabalhos executados e pela 
disseminação das técnicas e da cultura arquivística” (CONARQ, 2020a, p. 33).
Os gerentes de unidades ou grupos de trabalho são os responsáveis por 
fazerem suas equipes seguirem o programa e realizarem suas tarefas; e os usuários 
finais são responsáveis pela “produção e uso dos documentos arquivísticos em suas 
atividades rotineiras, conforme estabelecido pelo programa de gestão” (CONARQ, 
2020a, p. 34).
Por sua vez, os gestores dos sistemas de informação e TI são os responsáveis 
pelo “projeto, desenvolvimento e manutenção de sistemas de informação nos quais os 
documentos arquivísticos digitais são gerados e usados, e pela operacionalização dos 
sistemas de computação e de comunicação” (CONARQ, 2020a, p. 34).
• Planejamento do programa de gestão
A base do planejamento é a política arquivística e a designação de 
responsabilidades. O planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade 
institucional, em que se faz necessário conhecer a estrutura organizacional e as 
atividades	 desempenhadas	 pela	 instituição.	 Nessa	 etapa,	 é	 identificada	 a	 produção	
documental, buscando saber quais são os documentos arquivísticos e não arquivísticos 
e	identificar	a	tipologia	documental.	
Para	compor	o	planejamento,	é	necessário	verificar	os	sistemas	utilizados	para	
o	tratamento	de	documentos	e	informações,	analisar	e	revisar	o	fluxo	dos	documentos,	
elaborar	ou	revisar	o	plano	de	classificação	e	a	tabela	de	temporalidade	e	destinação.
Nessa	etapa	também	são	definidos	os	metadados	(assunto	que	veremos	ainda	
nesta unidade) a serem criados no momento da produção do documento e ao longo do 
seu	ciclo	de	vida,	com	vista	a	auxiliar	na	descrição	de	documentos,	definir	e	aperfeiçoar	
os procedimentos de protocolo e de arquivamento dos documentos, os procedimentos 
para acesso, uso e transmissão dos documentos.
Ainda	dentro	do	planejamento	do	programa	de	gestão	arquivística	é	definido	o	
ambiente tecnológico que compreende os sistemas (hardware e software), formatos, 
padrões e protocolos que darão sustentação aos procedimentos de gestão e preservação 
de	 documentos,	 bem	 como	 é	 definida	 a	 infraestrutura	 para	 armazenamento	 dos	
documentos convencionais, que compreende espaço físico, mobiliário e acessórios e 
as equipes de trabalho de arquivo e de TI.
33
Com relação à documentação do projeto, deve ser providenciada a elaboração 
e	revisão	de	manuais	e	instruções	normativas,	definição	dos	meios	de	divulgação	e	de	
capacitação	de	pessoal	 e	definição	do	plano	de	ação	do	programa:	 objetivos,	metas	
e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento, com melhoria contínua 
(CONARQ, 2020a).
• Implantação do programa de gestão
Quando da implantação do programa de gestão, será necessário o acompanha-
mento das ações, atualização ou suspensão de atividades (revisão estratégica), a emissão 
de	relatórios	e	gráficos,	a	realização	de	reuniões	e	entrevistas	que	permitam	acompanhar	o	
processo de implantação. Implantação e execução são processo simultâneos. 
Os pontos essenciais desta etapa compreendem, ainda, o cuidado com o ciclo 
de vida dos documentos, seguindo os prazos estabelecidos na tabela de temporalidade, 
a garantia de acessibilidade dos documentos, mantendo os documentos em ambiente 
seguro. Nesta etapa, deverão ser implementadas as estratégias de preservação.
Como já mencionamos, o programa de gestão arquivística deve garantir 
as seguintes qualidades do documento arquivístico: organicidade, unicidade, 
confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. São exigências a serem cumpridas 
pelo programa de GEAD não só em relação aos documentos, mas também em relação 
ao programa, como demonstrado no Quadro 5.
QUADRO 5 – QUALIDADES DO DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO E EXIGÊNCIAS DO PROGRAMA DE 
GESTÃO ARQUIVÍSTICA
Qualidade do 
documento 
arquivístico
Descrição
Organicidade
registrar e manter as relações que tem com os demais documentos do órgão 
ou	entidade	e	que	refletem	suas	funções	e	atividades.	Por	meio	do	plano	
de	classificação	devemos	contextualizar	os	documentos.
Exigência: o programa deve manter estas relações no GED.
Unicidade o documento arquivístico é único no conjunto documental ao qual pertence. 
Exigência: o	programa	de	gestão	arquivística	deve	prever	a	identificação	de	cada	documento	
individualmente, sem perder de vista o conjunto de relações que o envolve.
Confiabilidade
Um	documento	arquivístico	confiável	é	aquele	que	tem	a	capacidade	de	
sustentar	os	fatos	que	atesta.	A	confiabilidade	está	relacionada	ao	momento	
em que o documento é produzido e à veracidade do seu conteúdo.
Exigência: o programa deve assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos no 
momento em que ocorre a ação, ou imediatamente após, por pessoas diretamente envolvidas 
na condução das atividades e devidamente autorizadas.
34
Autenticidade
Um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, 
independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre 
de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade está 
ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia. 
Exigência: para assegurar a autenticidade dos documentos arquivísticos, o programa tem que 
garantir sua identidade e integridade.Para tanto, deve implementar e documentar políticas e 
procedimentos que controlem a transmissão, manutenção, avaliação, destinação e preservação 
dos documentos, garantindo que eles estejam protegidos contra acréscimo, supressão, alteração, 
uso e ocultação indevidos.
Acessibilidade
Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, 
recuperado, apresentado e interpretado.
Exigência: para assegurar a acessibilidade, o programa deve garantir a transmissão de 
documentos para outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade. O sistema 
deve ser capaz de recuperar qualquer documento, a qualquer tempo, e de apresentá-lo com a 
mesma forma que tinha no momento de sua produção.
FONTE: Adaptado Conarq (2020a)
2.2 METODOLOGIA PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE 
GESTÃO
A metodologia do programa de gestão é estabelecida a partir de oito passos 
não lineares (podem ser desenvolvidos em diferentes estágios) interativa, parcial ou 
gradualmente, de acordo com as necessidades da instituição e de ciclos de aplicação, 
sendo que as tarefas previstas para os Passos 3 ao 8 devem ser realizadas periodicamente.
A seguir, vamos conhecer cada um dos passos da metodologia conforme 
indicado no e-ARQ Brasil.
• 1º Passo – levantamento preliminar:	 “consiste	 em	 identificar	 e	 registrar	 atos	
normativos, legislação, regimento e regulamento” (CONARQ, 2020a, p. 38). Neste 
passo, busca-se conhecer a infraestrutura, missão, visão e os objetivos da instituição. 
A base para o escopo do programa é conhecer as práticas de gestão existentes, 
destacando pontos fortes e fracos. É um passo fundamental para que se prossiga com 
os passos subsequentes.
• 2º Passo – análise das funções, das atividades desenvolvidas e dos 
documentos produzidos:	 “consiste	 em	 identificar,	 documentar	 e	 classificar	
cada	 função	 e	 atividade,	 bem	 como	 em	 identificar	 e	 documentar	 os	 fluxos	 de	
trabalho e os documentos produzidos” (CONARQ, 2020a, p. 38). Neste passo é 
desenvolvido um modelo conceitual sobre o que a empresa faz e como faz, para 
definir	 os	 procedimentos	 de	 produção,	 captura,	 controle,	 armazenamento,	 acesso	
e	 destinação	dos	documentos,	 que	 resultarão	num	esquema	de	 classificação	das	
funções	e	atividades	e	mapa	dos	fluxos	de	trabalho	dos	documentos	produzidos	em	
decorrência das atividades. Esse movimento fornece a base para o desenvolvimento 
de ferramentas de gestão, tais como: tesauro e vocabulário controlado; código de 
classificação;	tabela	de	temporalidade	e	destinação	(TTD).	
35
• 3º Passo – identificação das exigências a serem cumpridas para a produção de 
documentos: neste	passo	são	 identificados	os	documentos	que	necessariamente	
deverão ser produzidos pela instituição e por quem, bem como a forma documental, 
com base na legislação vigente, em normas internas. Resultam deste passo uma 
lista de exigências a ser seguida para a produção documental e sua manutenção, 
e um relatório de avaliação de riscos decorrentes da falta de registro de determinada 
atividade, gerando um único documento formal.
• 4º Passo – avaliação dos sistemas existentes:	“consiste	em	identificar	e	avaliar	
o sistema de gestão arquivística de documentos e outros sistemas de informação 
e comunicação existentes no órgão ou entidade” (CONARQ, 2020a, p. 39). Aqui são 
identificadas	as	lacunas	do	passo	anterior	e	também	do	desempenho	do	sistema	de	
gestão arquivística de documentos e dos sistemas de informação e comunicação 
utilizados pela instituição, como o objetivo de servir de base o desenvolvimento 
de novos sistemas ou para alterações nos sistemas vigentes de forma a atender 
às	exigências	 identificadas	e	acordadas	nos	passos	anteriores.	Deste	passo	 resultam	
documentos como inventário e relatório do sistema de informação e comunicação 
utilizado,	de	forma	a	identificar	se	este	atende	às	exigências	a	serem	cumpridas.
• 5º Passo – identificação das estratégias para satisfazer as exigências a 
serem cumpridas para a produção de documentos arquivísticos: “consiste 
em determinar as estratégias (padrões, procedimentos, práticas e ferramentas) que 
levem ao cumprimento das exigências para a produção de documentos arquivísticos” 
(CONARQ, 2020a, p. 40). Neste passo são avaliadas as estratégias escolhidas para o 
alcance dos resultados, com base em diversos fatores. Deste passo resultam uma 
lista de estratégia e um documento formal recomendando à alta direção a elaboração 
de um projeto de gestão arquivística de documentos.
• 6º Passo – projeto do sistema de gestão arquivística de documentos: “consiste 
em projetar um sistema de gestão que incorpore as estratégias selecionadas no 
passo	 anterior”	 (CONARQ,	 2020a,	 p.	 40).	 Deve	 atender	 as	 exigências	 identificadas	
e	 documentadas	 no	 Passo	 3.	 Visa	 corrigir	 as	 deficiências	 identificadas	 no	 Passo	
4, redesenhando os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação 
existentes e integrando-os ao sistema de gestão arquivística de documentos. 
Neste passo é preciso considerar que o projeto de um sistema de gestão arquivística 
de	 documentos	 prevê	 mudanças/adaptações	 para	 os	 sistemas	 informatizados,	
processos e práticas correntes, incorporando estas à gestão dos documentos 
arquivísticos,	além	de	adaptar/adotar	soluções	tecnológicas,	com	vistas	a	minimizar	
os efeitos da obsolescência tecnológica. Destaca-se, ainda, os elementos essenciais 
do projeto de um sistema de gestão arquivística de documentos, tais como:
◦	 definição	de	tarefas,	responsabilidades	e	cronograma;
◦ diagramas representando a arquitetura e os componentes do 
sistema;
◦ modelos representando visões diferentes do sistema, tais como 
processos,	fluxos	de	dados	e	entidades	de	dados;
◦	 especificações	detalhadas	para	construir	ou	adquirir	componentes	
tecnológicos como software e hardware, levando em conta a 
maturidade de tecnologia e a disponibilidade de suporte técnico;
36
◦ plano de segurança da informação (física e lógica) e de contin-
gência, incluindo sistema de backup, controle de acesso e infra-
estrutura adequada e segura;
◦ metodologia e procedimentos de auditoria;
◦ planos mostrando como o projeto integrará os sistemas e os 
processos existentes;
◦ previsão de treinamento de pessoal;
◦ planos de teste;
◦ plano de implementação do SIGAD;
◦ detalhamento das revisões periódicas do projeto, em conformidade 
com o plano estratégico de evolução e com as mudanças na 
tecnologia e no mercado (CONARQ, 2020a, p. 41).
• 7º Passo – implementação do sistema de gestão arquivística de documentos: 
consiste na execução do projeto por meio de treinamento de pessoal; introdução 
ou adaptação, e integração do sistema de gestão arquivística de documentos com 
os procedimentos e os sistemas de informação e comunicação existentes. Ao se 
implementar um sistema de gestão arquivística de documentos deve-se ter o cuidado 
mínimo de não interromper as atividades institucionais. Esse momento também 
envolve riscos e a necessidade de prestação de contas, que podem ser minimizados 
com o planejamento cuidadoso e a documentação dos processos de implementação. 
Neste passo é gerada a “regulamentação das políticas, diretrizes e procedimentos, por 
meio de normas e manuais; material de treinamento; documentação dos processos 
de conversão e migração dos sistemas; e relatórios sobre avaliação de desempenho 
do sistema de gestão arquivística de documentos” (CONARQ, 2020a, p. 41-42).
• 8º Passo – monitoramento e ajustes: “consiste em recolher, de forma sistemática, 
informação sobre o desempenho do sistema de gestão arquivística de documentos”. 
(CONARQ,	 2020a,	 p.	 42).	 Para	 verificar	 o	 desempenho	 é	 necessário	 avaliar	 se	 os	
documentos estão sendo produzidos e organizados de acordo com as necessidades 
da instituição, sendo relacionados aos processos dos quais fazem parte, com o 
objetivo	de	detectar	possíveis	deficiências	e	fazer	os	ajustes	necessários.	Monitorar	
é necessário para prever possíveis mudanças nas exigências para a produção e 
manutençãodos documentos arquivísticos e garantir o retorno dos investimentos 
feitos no programa de gestão arquivística de documentos, para conhecer a capacidade 
que a instituição tem de produzir, gerenciar e armazenar de forma adequada os 
documentos arquivísticos. Deste passo, resultam uma metodologia para avaliar o 
sistema de gestão arquivística e seu desempenho e o relatório para a administração, 
com conclusões e recomendações.
37
SUSPENSÃO OU EXTINÇÃO DO SIGAD
Quando um SIGAD é suspenso ou extinto, deve ficar acessível 
para consulta, e novos documentos não devem ser incluídos. 
Quanto aos documentos já inseridos, eles poderão ser removidos 
de acordo com as diretrizes de destinação ou transferidos para 
outros sistemas. O processo de suspensão ou extinção de SIGAD 
deve ser documentado, inclusive os planos de conversão ou 
mapeamento dos dados, pois essas informações detalhadas 
serão necessárias à verificação de autenticidade e manutenção 
da acessibilidade dos documentos inseridos no sistema suspenso 
ou extinto (CONARQ, 2020a, p. 43).
FONTE: CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. e-ARQ 
Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão 
arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2020a. 
(Versão 2). Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/
noticias/conarq-abre-consulta-publica-visando-a-atualizacao-do-e-arq-
brasil/EARQ_v2_2020_final.pdf. Acesso em: 10 out. 2021.
IMPORTANTE
Os passos indicados pelo e-Arq Brasil para a implementação de um sistema de 
gestão arquivística de documentos, assim como na gestão arquivística de documentos, 
envolvem	a	fase	de	 identificação	da	produção	documental,	do	uso	e	conservação	de	
documentos	e	da	destinação	final	dos	documentos.	Porém,	como	trata-se	da	implantação	
de um sistema de gestão para comportar documentos convencionais e digitais, as ações 
são realizadas para que se atenda às necessidades que envolvem os sistemas de 
informação utilizados com maior ênfase.
2.3 PROCEDIMENTOS E OPERAÇÕES TÉCNICAS DO SISTEMA 
DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS E 
CONVENCIONAIS
Os procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de 
documentos digitais e convencionais compreendem a captura, avaliação, temporalidade 
e destinação (eliminação, transferência e recolhimento), pesquisa, localização e 
apresentação de documentos, segurança (controle de acesso, trilhas de auditoria e 
cópias de segurança), armazenamento, preservação, a elaboração de instrumentos de 
apoio ao processo e do manual de gestão de documentos.
A captura se refere à incorporação de um documento ao sistema de gestão 
arquivística quando ele passa a seguir as rotinas de tramitação, por meio das ações 
de	registro,	classificação,	 indexação,	atribuição	de	restrição	de	acesso,	arquivamento.	
38
A	captura	tem	como	objetivos	 identificar	o	documento	como	documento	arquivístico	
e demonstrar a relação orgânica dos documentos. Para que essa ação seja realizada, 
é	necessário	definir	quais	documentos	serão	capturados,	quais	os	níveis	de	acesso	e	
os	prazos	de	guarda.	O	documento	pode	ser	 incluído	num	fluxo	de	trabalho	e	depois	
arquivado em uma pasta (documentos em papel) ou em diretórios (documentos digitais); 
pode ser produzido diretamente dentro do sistema e capturado no momento do registro 
ou fora do sistema e capturado e registrado posteriormente.
Além dos metadados fornecidos pelo código de classificação, 
descritores, número de protocolo e número de registro, a captura 
prevê a introdução de outros metadados como hora, autor, 
originador, redator e destinatário.
ATENÇÃO
No e-ARQ Brasil, nas páginas de 26 a 29, você pode estudar de 
forma mais aprofundada as etapas que compreendem a captura: 
registro, classificação, indexação, atribuição de restrição de acesso 
e arquivamento.
INTERESSANTE
A atividade de avaliação nos permite racionalizar o acúmulo de documentos nas 
fases correntes e intermediária, auxiliando a determinar os documentos que serão da 
fase permanente, ou seja, os documentos que precisam ser mantidos guardados para 
sempre. 
Seguindo a legislação e as necessidades da instituição, para avaliar os 
documentos de arquivo é aplicada a teoria das três idades, de acordo com a tabela de 
temporalidade e destinação de documentos, procedendo as ações de eliminação, 
transferência e recolhimento.
Assim como a etapa de avaliação, é importante prever a recuperação dos 
documentos e suas informações, bem como sua apresentação por meio de dispositivos, 
tais como monitor, impressora, caixa de som, entre outros, que permitam acesso à 
informação arquivística.
O acesso aos documentos deve prever o controle e procedimentos de segurança 
para garantir integridade aos documentos, em que são selecionados quais usuários 
podem acessar cada tipo documental, além de incluir aspectos da segurança como 
39
trilha de auditoria e backup (cópias de segurança). Assim, como para documentos em 
meio convencional, devem ser adotadas medidas e infraestrutura de segurança para 
que a instituição proteja os documentos que estão sob sua custódia.
Ao prever as ações e regras de armazenamento, é considerado o ciclo de vida 
do documento, de acordo com a tabela de temporalidade. É preciso prever o volume e 
crescimento dos documentos, garantir a segurança com relação aos móveis, depósitos, 
computadores, garantindo que não estejam em área de risco. 
No caso dos documentos digitais, a troca de suporte é essencial, devido à 
obsolescência tecnológica. O armazenamento de documentos digitais pode se constituir 
de	acesso	on-line	 (acesso	 imediato)	ou	off-line	 (em	mídias	 removíveis,	como	CD,	por	
exemplo), conforme a frequência de uso. Nesse item de armazenamento é necessário 
investimento em equipamentos, mobiliário, pastas e caixas e softwares.
Com relação à preservação dos documentos, o e-ARQ Brasil indica ser necessário 
elaborar uma política de preservação que garantam sua perenidade. Para os documentos 
digitais é preciso preservar o suporte para que a informação seja preservada, e cuidar 
da preservação dos metadados de acesso.
2.4 INSTRUMENTOS UTILIZADOS NA GESTÃO ARQUIVÍSTICA 
DE DOCUMENTOS
Durante a gestão arquivística de documentos são elaborados vários instrumentos 
utilizados para apoiar o processo. Os instrumentos principais são: 
•	 plano	de	classificação,	codificado	ou	não,	com	base	nas	funções	e	
atividades da instituição; 
• tabela de temporalidade e destinação de documentos;
• manual de gestão arquivística de documentos;
•	 esquema	de	classificação	referente	à	segurança	e	ao	acesso	aos	
documentos (CONARQ, 2020a, p. 58). 
Os documentos adicionais são: 
• glossário;
• vocabulário controlado;
• tesauro (CONARQ, 2020a, p. 58).
De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, um plano ou código 
de	classificação	consiste	em	um	“esquema	de	distribuição	de	documentos	em	classes,	
de	 acordo	 com	métodos	 de	 arquivamento	 específicos,	 elaborado	 a	 partir	 do	 estudo	
das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido” 
(ARQUIVO	NACIONAL,	2005,	p.	132).	Ou	seja,	utilizamos	o	código	de	classificação	para	
agrupar e contextualizar os documentos arquivísticos em uma classe. 
40
Você pode acessar O “Código de classificação e tabela de 
temporalidade e destinação de documentos relativos às 
atividades-meio do Poder Executivo Federal”, no site do 
Conarq: https://bit.ly/2ZwkOHS.
DICA
Nesse	 mesmo	 documento,	 além	 do	 código	 de	 classificação,	 encontra-se	 a	
tabela de temporalidade (TTD), que, conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística 
(2005, p. 159) pontua, trata-se de um “instrumento de destinação, aprovado por 
autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a 
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos”. De acordo com o 
e-ARQ (CONARQ, 2020a), a TTD deve envolver:
• autoridade administrativa;
• arquivista ou o responsável pela guarda de documentos;
•	 profissionais	das	áreas	jurídicase	financeiras;
•	 profissionais	ligados	ao	campo	de	conhecimento	de	que	tratam	os	documentos.
• Transferência: representa a passagem de documentos do arquivo corrente para o 
arquivo intermediário. Ela é efetivada por meio da produção do termo de transferência, 
que é o instrumento legal que define e formaliza a transferência de documentos.
• Recolhimento: representa a operação pela qual um conjunto de documen-
tos passa para o arquivo permanente. Ele é efetivado por meio da produção 
do termo de recolhimento, que é o instrumento legal que define e formaliza 
o recolhimento de documentos ao arquivo permanente.
• Eliminação: é a destruição de documentos que, na avaliação, 
foram considerados sem valor permanente. Ela também é 
conhecida como expurgo de documentos. O procedimento de 
eliminação é formalizado após a publicação do edital de ciência de 
eliminação, que é um ato publicado em periódicos oficiais que tem por 
objetivo anunciar e tornar pública a eliminação. É importante observar que 
a inutilização dos documentos poderá ser efetuada por procedimentos 
diversos, dependendo da quantidade e da natureza do seu suporte. 
Contudo, há que se observar que é absolutamente desaconselhada 
(do ponto de vista ecológico) a incineração de papéis, que poderão ser 
mecanicamente transformados em aparas e doados ou vendidos para 
instituições que trabalham com reciclagem.
NOTA
41
2.5 MANUAL DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
O Manual de gestão arquivística de documentos é o instrumento no qual 
são registradas todas as decisões sobre as etapas do programa de gestão, com 
recomendações	que	incluem	desde	a	produção,	uso	e	conservação	até	a	destinação	final	
dada a cada documento do acervo. 
O	manual	é	composto	pelo	código	de	classificação	adaptado	para	a	instituição,	
tabela de temporalidade, glossário e referências. 
Um manual de gestão arquivística de documentos deve seguir a legislação 
arquivística vigente sobre gestão de documentos seja em suporte analógico 
(convencionais) ou suporte digital.
Cada instituição vai registrar no manual os procedimentos e operações técnicas 
da gestão arquivística de documentos como desejar, mas deve sempre garantir que 
sejam contempladas as etapas da gestão, e reunir esforços para a implantação de 
meios que garantam a organização, acesso, uso e conservação de seus documentos.
Como a organização e manutenção dos documentos é de responsabilidade de 
quem	os	produziu	e/ou	recebeu,	é	essencial	que	cada	setor	mantenha	seus	arquivos	
organizados,	devidamente	classificados	e	com	os	prazos	de	guarda	definidos,	visando	
preservar os documentos de guarda permanente. 
Por isso, o manual deve ter uma linguagem clara para toda a instituição, além do 
treinamento contemplado no programa de gestão arquivística de documentos.
O Conarq (2020a, p. 60-61) indica que o manual pode compreender os seguintes 
pontos:
•	 definição	 e	 identificação	 de	 todos	 os	 documentos	
arquivísticos	 produzidos	 e	 identificação	 e	 separação	 dos	
documentos não arquivísticos, como documentos pessoais, 
cópias extras, publicações, entre outros;
•	 classificação	dos	documentos	de	acordo	com	a	atividade	
desenvolvida;
•	 classificação	dos	documentos	quanto	a	segurança	e	sigilo;
• estabelecimento da forma documental;
• procedimentos para captura, registro, autuação, recebi-
mento, tramitação, distribuição, expedição e reprodução 
dos documentos;
•	 procedimentos	para	implementação	do	plano	de	classifica-
ção, da tabela de temporalidade e destinação e da destina-
ção dos documentos.
42
Acesse os links a seguir e conheça dois manuais de gestão de 
documentos:
• Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, 
elaborado pelo Departamento Estadual do Arquivo Público 
(PR) em 2019: https://bit.ly/3BCJxI5.
• Manual de Organização de Documentos Digitais do 
Instituto Federal do Sergipe, elaborado pela Coordenadoria 
Geral de Protocolo e Arquivo em 2020: https://bit.ly/3pSdWQa.
DICA
2.6 CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO E SEGURANÇA
“O	esquema	de	classificação	de	acesso	e	segurança	é	a	definição	das	categorias	
de usuários e das permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística de 
documentos para produção, leitura, atualização e eliminação dos documentos” 
(CONARQ, 2020a, p. 61).
Os	 níveis	 de	 acesso	 aos	 documentos	 são	 definidos	 a	 partir	 da	 classificação	
quanto ao grau de sigilo, dessa forma, tendo restrição de acesso. O grau de sigilo é 
atribuído “a um documento em razão da natureza de seu conteúdo e com o objetivo 
de limitar sua divulgação a quem tenha a necessidade de conhecê-lo” (ARQUIVO 
NACIONAL, 2005, p. 101). O grau e os prazos de sigilo são tratados na Lei nº 12.527, de 18 
de	novembro	de	2011,	que	indica	que	as	informações	sigilosas	podem	ser	classificadas	
nos seguintes níveis:
• Ultrassecreto: prazo de segredo por no máximo de 25 anos e renovável por uma 
única	vez.	O	acesso	indevido	aos	documentos	com	essa	classificação	acarreta	dano	
excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do estado.
• Secreto: prazo de segredo por no máximo de 15 anos e renovação não prevista. O 
acesso	 indevido	 aos	 documentos	 com	 essa	 classificação	 acarreta	 dano	 grave	 à	
segurança da sociedade e do estado.
• Reservado: prazo de segredo por no máximo de cinco anos e renovação não prevista. 
A revelação não autorizada de dados pode comprometer planos, operações ou 
objetivos neles previstos.
Na	Figura	6,	nós	podemos	observar	essa	classificação.
43
FIGURA 6 – GRAU DE SIGILO DOS DOCUMENTOS
Grau de sigilo
Documentos
sigilosos
Documentos sem
grau de sigilo
Reservado
Secreto
Ultrassecreto
Ostensivo ou
Ordinário
FONTE: A autora
A instituição “deve controlar quem está autorizado a acessar os documentos 
arquivísticos e em que circunstâncias esse acesso é permitido, dado que os documentos 
podem conter informação pessoal, comercial ou operacionalmente sensível” (CONARQ, 
2020a, p. 61).
2.7 GLOSSÁRIO
“Glossário	 é	 um	 vocabulário	 de	 uma	 área	 específica	 do	 conhecimento,	 que	
envolve	definições	conceituais,	dispostas	em	ordem	alfabética”	(CONARQ,	2020a,	p.	61).
Glossário é “o conjunto de verbetes situados no nível da(s) norma(s), registrando 
unidades terminológicas de um ou vários domínios de especialidade” (BARROS, 2004, 
p. 144).
Num glossário, os termos não guardam relações entre si. Um glossário pode 
estar	anexo	ao	plano	de	classificação	e	à	tabela	de	temporalidade	e	destinação,	bem	
como ao manual de gestão. Vejamos um exemplo extraído do próprio glossário do 
e-ARQ Brasil (CONARQ, 2020b, p. 9-10):
44
AC
Ver autoridade certificadora
Acessibilidade
Facilidade	no	acesso	ao	conteúdo	e	ao	significado	de	um	objeto	digital.	(I)	Accessibility.
Ver também: Acesso.
Acesso
Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação.
Ver também: Acessibilidade;	Classificação	de	Segurança;	Credencial	de	Segurança.
ACT
Ver Autoridade de Carimbo do Tempo. 
[...]
Anexo
Um documento digital que segue junto com a mensagem de correio eletrônico ou 
com	um	fluxo	de	trabalho	(I)	Attachment.
Ver também: Correio Eletrônico, Mensagem de Correio Eletrônico.
Anotação
Informação acrescentada ao documento arquivístico após sua produção. 
Exemplo:	 “urgente”,	 “arquive-se”,	 número	 do	 protocolo,	 código	 de	 classificação,	
temporalidade, data, hora e local da transmissão, indicação de anexos e outros.
2.8 VOCABULÁRIO CONTROLADO E TESAURO
Vocabulário controlado e tesauro são linguagens documentárias utilizadas 
para representar, padronizar a linguagem e recuperar a informação. Essas linguagens 
documentárias “controlam sinônimos, distinguem homógrafos e agrupam termos 
afins,	 mas	 empregam	 métodos	 um	 tanto	 diferentes	 para	 alcançar	 estes	 objetivos”	
(LANCASTER, 2004, p. 20).
“Vocabulário controlado é um conjunto normalizado de termos que serve para 
indexação	e	recuperação	da	informação.	O	significado	dos	termos	não	é	definido,	mas	
apenas algumas associações entre eles, como, por exemplo, a relação entre sinônimos” 
(CONARQ,2020a, p. 61).
“Tesauro é uma lista controlada de termos ligados por meio de relações 
semânticas, hierárquicas, associativas ou de equivalência que cobre uma área 
específica	do	conhecimento”.	(CONARQ,	2020a,	p.	61).	Os	tesauros,	assim	como	as	listas	
45
de	cabeçalhos,	são	alfabéticos	e	hierarquizados	e	trazem	o	significado	dos	termos.	Os	
termos e suas relações estarão sempre estruturados com ênfase na ordem alfabética, 
mas são empregadas algumas referências cruzadas que representam as relações 
(LANCASTER, 2004). Vejamos, a seguir, um recorte como exemplo extraído do Tesauro 
do	IBICT	(PINHEIRO;	FERREZ,	2014,	p.	115,	grifos	do	original):	
GED
USE sistemas de gestão eletrônica de documentos
CAT: 5.2 Programas de Computador
sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos
USE sistemas de gestão eletrônica de documentos
CAT: 5.2 Programas de Computador
sistemas de gestão eletrônica de documentos 
ING: electronic document management system (UF EDMS) 
UP GED
sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos
TG aplicativos 
NE: Sistemas computacionais ou conjuntos de programas projetados para 
armazenar e localizar documentos eletrônicos e outras mídias. 
CAT: 5.2 Programas de Computador
O e-ARQ recomenda o uso de vocabulário controlado ou tesauro para a 
indexação,	além	do	próprio	plano	de	classificação	(CONARQ,	2020a).
46
 Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
RESUMO DO TÓPICO 2
• Para que um programa de gestão arquivística de documentos tenha êxito, é preciso 
o envolvimento da alta direção para sensibilizar e envolver as pessoas que produzem 
e recebem documentos na instituição, assim como delegar atribuições no que diz 
respeito aos procedimentos a serem seguidos.
•	 A	gestão	arquivística	de	documentos	compreende:	definição	da	política	arquivística,	
designação de responsabilidades, planejamento do programa de gestão e implantação 
do programa de gestão.
•	 O	e-ARQ	Brasil	é	uma	especificação	de	requisitos	a	serem	cumpridos	pela	organização	
produtora/recebedora	de	documentos,	pelo	sistema	de	gestão	arquivística	e	pelos	
próprios	 documentos,	 a	 fim	 de	 garantir	 sua	 confiabilidade	 e	 autenticidade,	 assim	
como sua acessibilidade.
• O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico 
do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. 
Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares 
integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. 
• O SIGAD pode ser usado para atender sistemas híbridos, pois seus requisitos 
atendem igualmente as necessidades dos documentos digitais e dos documentos 
convencionais, e de igual forma atende a dossiês híbridos, formados por uma parte 
digital e outra convencional.
• O SIGAD contempla todo o gerenciamento dos documentos digitais e dos 
convencionais,	 desde	 a	 captura,	 registro,	 classificação,	 recuperação,	 uso,	 até	 o	
armazenamento ou eliminação.
• Um sistema de gestão arquivística de documentos visa proporcionar a interação 
de um conjunto de procedimentos e operações técnicas de forma que a gestão 
arquivística	 seja	mais	 eficiente	 e	 eficaz,	 tendo	 em	vista	 que	 controlam	 o	 ciclo	 de	
vida dos documentos, assim como na gestão arquivística de documentos, porém, 
contando com o apoio de um sistema informatizado.
• A metodologia do programa de gestão é estabelecida a partir de oito passos não 
lineares – podem ser desenvolvidos em diferentes estágios – interativa, parcial ou 
gradualmente, de acordo com as necessidades da instituição e de ciclos de aplicação.
47
1	 O	Sistema	de	Gestão	Arquivística	de	Documentos	 (SIGAD)	foi	 criado	e	definido	no	
e-ARQ Brasil, documentação elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). 
Com	relação	ao	SIGAD,	classifique	V	para	as	sentenças	verdadeiras	e	F	para	as	falsas.
( ) O SIGAD é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que não se preocupa 
com os princípios da gestão arquivística de documentos, pois seu principal papel é 
o de captura e acesso dos documentos.
( ) O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e 
documentos convencionais.
( ) Dentre os requisitos de um SIGAD destacam-se a implementação de metadados 
associados aos documentos para descrever o contexto desses mesmos documentos.
( ) O SIGAD não abrange todos os tipos de documentos digitais, apenas os documentos 
em texto.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a) ( ) F – V – F – V.
b) ( ) F – V – V – F.
c) ( ) V – V – V – V.
d) ( ) F – F – F – V.
2	 O	e-ARQ	Brasil	“é	uma	especificação	de	requisitos	a	serem	cumpridos	pela	organização	
produtora/recebedora	de	documentos,	pelo	sistema	de	gestão	arquivística	e	pelos	
próprios	 documentos,	 a	 fim	 de	 garantir	 sua	 confiabilidade	 e	 autenticidade,	 assim	
como sua acessibilidade” (CONARQ, 2020a, p. 15). Assinale a alternativa CORRETA 
sobre este documento:
 FONTE: CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para 
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2020a. 
(Versão 2). Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/noticias/conarq-abre-consulta-
publica-visando-a-atualizacao-do-e-arq-brasil/EARQ_v2_2020_final.pdf. Acesso em: 10 out. 2021.
a) ( ) O e-ARQ Brasil abrange os vários aspectos da gestão arquivística de documentos, 
não permitindo às organizações decidir como adotá-lo, sendo que a aplicação 
dos requisitos deve ser de forma completa.
b) ( ) O e ARQ Brasil abrange todos os requisitos necessários para qualquer órgão ou 
entidade poder criar, manter e dar acesso a documentos digitais, não sendo 
necessário que as organizações cumpram as exigências legais e regulamentares 
de sua área de atividade.
AUTOATIVIDADE
48
c) ( ) O e-ARQ Brasil deve ser utilizado para desenvolver um sistema informatizado ou 
para avaliar um já existente, cuja atividade principal seja a gestão arquivística de 
documentos.
d)	 (			)	 O	e-ARQ	Brasil	está	em	consonância	com	a	política	do	Conarq,	que	verifica	a	
proteção especial de documentos de arquivo, mas sem se preocupar com a 
preservação do patrimônio arquivístico digital.
3 O e-ARQ Brasil se destina a instituições públicas ou privadas que desejarem implantar 
a	gestão	documental,	seguindo	legislação	arquivística	e	específica	e	normas	internas,	
neste sentido, a política arquivística tem como uma de suas etapas a designação de 
responsabilidades, em que: 
I- A alta direção é a autoridade máxima responsável pela viabilidade da política de 
gestão arquivística de documentos e pela alocação de recursos humanos, materiais 
e	financeiros.
II- Exige o envolvimento de todos os funcionários, pois eles exercem um papel 
representativo na produção e manutenção de documentos.
III-	 Os	profissionais	de	arquivo	são	responsáveis	pelo	desenvolvimento	e	manutenção	
de sistemas de informação nos quais os documentos digitais são gerados e guardados.
Assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) As sentenças I e II estão corretas.
b) ( ) Somente a sentença II está correta.
c) ( ) As sentenças II e III estão corretas.
d) ( ) Todas as sentenças estão incorretas.
4 De acordo com o Conarq (2020a, p. 43), “a captura consiste em declarar um documento 
como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística 
por	meio	das	ações	de	registro,	classificação,	indexação;	atribuição	de	restrição	de	
acesso e arquivamento”. A partir do que estudamos neste tópico, ressalte os pontos 
essenciais da captura no que se refere à relação orgânica dos documentos.
FONTE: CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para 
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2020a. 
(Versão 2). Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/noticias/conarq-abre-consulta-
publica-visando-a-atualizacao-do-e-arq-brasil/EARQ_v2_2020_final.pdf.Acesso em: 10 out. 2021.
5 Dentre os instrumentos que auxiliam nas etapas de gestão arquivística de 
documentos	eletrônicos	e	convencionais	estão	o	código	de	classificação,	a	tabela	de	
temporalidade, o glossário, as linguagens documentárias, entre outros. O e-ARQ Brasil 
ressalta a diferença entre o vocabulário controlado e o tesauro, duas das principais 
linguagens documentárias utilizadas no processo de gestão. Conforme o exposto, 
escreva para que servem e as características de ambas as ferramentas.
49
TÓPICO 3 — 
SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO 
ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)
UNIDADE 1
1 INTRODUÇÃO
Estimado acadêmico! Chegamos ao último tópico da Unidade 1. Se você 
acompanhou até aqui os conceitos que envolvem a gestão arquivística de documentos 
eletrônicos, funções e instrumentos utilizados no processo, além das etapas relacionadas 
conforme indicação do Conarq, você vai se interessar na continuação do e-ARQ Brasil, 
pois o que veremos, neste tópico, irá complementar o que abordamos, até o momento, 
das diretrizes desse documento norteador.
Para que um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos 
(SIGAD) seja desenvolvido ou implantado numa instituição, o e-ARQ Brasil trouxe a 
especificação	dos	requisitos	necessários,	para	que	os	documentos	arquivísticos	possam	
ser devidamente capturados e armazenados e eliminados com segurança (CONARQ, 
2020a). Contudo, não é nossa intenção trazer para este tópico os requisitos em si, pois 
o e-ARQ Brasil é um documento de referência que deve ser consultado quando houver 
necessidade.
Dessa	forma,	no	Tópico	3,	abordaremos	a	especificação	de	requisitos,	funcio-
nalidade, metadados e segurança da informação arquivística, além de conhecermos os for-
matos e padrões de interoperabilidade internacionais e o protocolo que dará sustentação 
aos procedimentos de gestão e preservação de documentos.
2 ESPECIFICAÇÃO DE REQUISITOS E FUNCIONALIDADES
Como	 indicado	 pelo	 Conarq	 (2020a),	 o	 plano	 ou	 código	 de	 classificação	 é	 o	
documento norteador da organização de documentos arquivísticos. No SIGAD, esse 
plano é também responsável por estabelecer a hierarquia e a relação orgânica dos 
documentos.
Os	 documentos	 produzidos	 e/ou	 recebidos	 pela	 instituição	 são	 organizados	
hierarquicamente em classes, e no meio digital são reunidos em unidades lógicas de 
arquivamento por meio de metadados. Em cada unidade de arquivamento são realizadas 
as	atividades	de	gestão,	como	organização	por	meio	do	plano	de	classificação,	o	controle	
de temporalidade e destinação, de forma a seguir a organização hierárquica, conforme 
apresentada na Figura 7.
50
FIGURA 7 – DIAGRAMA DE ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS
FONTE: Conarq (2020a, p. 63)
O	Conarq	disponibiliza	em	seu	site	um	documento	norteador	para	a	classificação,	
temporalidade e destinação de documentos de atividades-meio e orientação para que 
a	instituição	elabore	o	seu,	referentes	as	suas	atividades-fim	também.	O	documento	foi	
recentemente atualizado em 2020 (Ver Tópico 2 desta unidade).
51
“Unidade de arquivamento é o documento considerado para fins 
de classificação, arranjo, armazenamento e notação. Uma unidade 
de arquivamento pode ser um dossiê, processo ou pasta em 
que estejam reunidos documentos sob o mesmo código de 
classificação, por exemplo, as folhas de ponto de determinado 
ano, relatórios de atividades de um período específico ou atas de 
reunião” (CONARQ, 2020a, p. 62, grifo nosso).
NOTA
No	e-ARQ	estão	definidos	os	requisitos	desejáveis	e	facultativos,	com	o	grau	de	
maior ou menor exigência para que um SIGAD possa desempenhar suas funções. 
Os requisitos são considerados obrigatórios quando indicados pela frase: “’O 
SIGAD tem que...’; altamente desejáveis quando indicados pela frase: ‘É altamente 
desejável que o SIGAD...’ e facultativos quando indicados pela frase: ‘O SIGAD pode...’” 
(CONARQ, 2020a, p. 21). 
Cada	requisito	numerado	é	classificado	conforme	indicado	na	Figura	8.
(AD) = altamente desejável 
= 
“É altamente desejável
 que o SIGAD..."
(F) = facultativo = 
"O SIGAD pode ..."
 (O) = obrigatório = 
“O SIGAD tem que ..."
FIGURA 8 – CLASSIFICAÇÃO DOS REQUISITOS DO E-ARQ
FONTE: Adaptado de Conarq (2020a).
O	 “Tem”	 significa	 que	 o	 requisito	 é	 imprescindível.	 O	 “Altamente	 desejável”	
significa	que	“podem	existir	razões	válidas	em	circunstâncias	particulares	para	ignorar	
um determinado item, mas a totalidade das implicações deve ser cuidadosamente 
examinada antes de se escolher uma proposta diferente” (CONARQ, 2020a, p. 21). E o 
“Pode” indica que o requisito é opcional.
3 METADADOS
Os metadados desempenham um papel essencial no âmbito arquivístico, pois 
eles	auxiliam	a	identificar,	representar,	acessar	e	preservar	os	documentos,	sendo	que,	
para isso, são necessários instrumentos que auxiliem na padronização, sobretudo no 
meio eletrônico.
52
Em sistemas informatizados, os metadados devem seguir a aplicação de 
padrões	 associados	 aos	 documentos,	 com	 a	 finalidade	 de	 descrever	 e	 possibilitar	 a	
recuperação e acesso. 
A	criação	de	metadados	deve	seguir	 o	plano	de	classificação	elaborado	pela	
instituição, respeitando as classes autorizadas e só podem passar por alterações com 
autorização	prévia	e	por	usuários	com	licença	de	acesso	aos	documentos/dossiês.
Metadados	 nos	 permitem	 classificar,	 organizar	 e	 pesquisar	 documentos	 em	
sistemas de informação e fazem parte do nosso dia a dia. 
 
São exemplos de metadados: nomes, endereços, números de telefone, 
data cronológica, data tópica, assunto, entre outros. Em um sistema de informação 
arquivística	 de	 documentos,	 sua	 função	 está	 relacionada	 ao	 registro,	 classificação,	
catalogação e recuperação de informações.
Em arquivos de documentos convencionais, os metadados mais comuns 
são:	 número	 da	 caixa,	 etiqueta	 da	 pasta	 com	 a	 classificação	 (código	 e/ou	 assunto),	
tipo documental, utilizados também para inclusão em um sistema de recuperação da 
informação eletrônico, possuindo um papel essencial na localização de informações 
contidas nos documentos arquivísticos.
Bantin	(2008)	divide	os	metadados	em	categorias	e	menciona	que	é	um	desafio	
para o arquivista determinar os tipos de metadados essenciais para um sistema de 
gestão de documentos.
•	 identificação	 ou	 registro:	 identifica	 o	 documento	 arquivístico	 e	
registra a data de entrada do documento no sistema de gestão; 
• contexto: registra do contexto de produção e recepção do 
documento; 
• conteúdo: traz informação sobre o gênero documental 
predominante no documento dotando-o de caráter textual, 
iconográfico,	cartográfico	ou	audiovisual;
•	 auditoria:	 identifica	 as	 atividades	 que	 permearam	 peças	
documentais, séries ou arquivos no decorrer do tempo; 
•	 acesso	e	uso:	define	condições	para	o	acesso	e	uso,	inclusive	as	
restrições quanto ao grau de sigilo e dos direitos autorais;
“Metadados são dados estruturados que descrevem e permitem 
encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos 
arquivísticos ao longo do tempo” (CONARQ, 2020a, p. 135).
NOTA
53
• destinação: informa por quanto tempo o documento será retido e 
como será gerenciado ao longo do tempo; 
•	 preservação:	define	como	o	documento	será	preservado	ao	longo	
do tempo e o impacto das atividades de preservação ao longo do 
tempo;
• estrutural: registra as características físicas do documento e sua 
estrutura interna; 
• histórico de uso: registra acesso e uso do documento ao longo 
tempo (BANTIN, 2008, p. 47).
De acordo com a Resolução CNA nº 20, de 16 de julho de 2004, podemos 
considerar alguns exemplos de metadados conforme a divisão apresentada a seguir:
FIGURA 9 – EXEMPLOS DE METADADOS
1 Identificação e 
contexto documental
Identificador	único
Instituição produtora
Nomes
Assunto
Datas
Local
Código	de	classificação
Tipologia documental
Temporalidade
Destinação
Versão
Documentos relacionados
Idioma
Indexação
2 Segurança
Datas
Local
Código	de	classificação
Tipologiadocumental
Categoria de sigilo
Informações	sobre	criptografia
Assinatura digital e
outras marcas digitais
3 Contexto tecnológico
Formato de arquivo
Tamanho de arquivo
Dependências de hardware e 
software, tipos de mídias
Algoritmos de compressão
4 Localização física 
do documento
Título do documento
Conteúdo
Formato
Data em que foi criado
Histórico	da	sua	utilização
FONTE: Adaptado de Brasil (2004)
Podemos considerar que metadados são dados que descrevem o contexto, o 
conteúdo e a estrutura, e apresentam o documento eletrônico. Nos sistemas informatizados 
de gestão de documentos, é fundamental que sejam disponibilizados mecanismos de 
interpretação das informações registradas nos documentos arquivísticos. 
Metadados podem ser categorizados da seguinte maneira:
•	 Metadados	 descritivos	 ou	 de	 identificação:	 visam	 à	 pesquisa,	
recuperação	e	identificação.	Podem	conter	elementos	como,	por	
exemplo, título, autor, assunto e palavras-chave.
• Metadados estruturais: vinculam de forma hierárquica distintos 
objetos digitais (textos, imagens, áudios etc.) integrantes de um 
mesmo documento ou recurso informacional.
54
• Metadados administrativos: dispõem informações que suportam 
a gerência dos recursos arquivísticos eletrônicos. Incluem de 
que forma e em que ocasião os recursos foram gerados, espécie 
de	ficheiro	ou	de	arquivo	de	computador	e	demais	 informações	
técnicas, além dos titulares com direitos ou permissões de acesso.
•	 Metadados	 técnicos:	 especificam	 os	 aspectos	 técnicos	 dos	
arquivos e dos seus formatos.
• Metadados de preservação: incluem informações requeridas 
ao arquivamento e salvaguarda dos objetos digitais ao longo do 
tempo (FORMENTON et al., 2017, 84-85).
• Por que capturar metadados?
 
De acordo com os princípios de gestão arquivística, no meio eletrônico os 
documentos são considerados válidos se vêm acompanhados por metadados, que 
são registrados desde o momento de criação do documento, continuando a serem 
registrados durante todo o ciclo de vida dos documentos. 
Além disso, a utilização de metadados traz os seguintes benefícios: proteger os 
documentos como evidência das atividades da instituição, assegurando acessibilidade; 
assegurar	 a	 autenticidade,	 confiabilidade	 e	 a	 integridade	 dos	 documentos;	 permitir	
a	 recuperação	 eficiente;	 permitir	 a	 eliminação	 automática	 de	 documentos	 de	 valor	
temporário; e fornecer informação sobre dependência tecnológica para assegurar a 
preservação e a utilização em longo prazo dos documentos.
3.1 METADADOS NO E-ARQ BRASIL
Os	metadados	apresentados	no	e-ARQ	Brasil	foram	classificados	de	acordo	com	
o grau maior ou menor de exigência para apoiar as funcionalidades do SIGAD. Assim, 
cada	elemento	de	metadado	é	classificado	como:	
(O) = obrigatório: o elemento deve, obrigatoriamente, estar presente;
(OA) = obrigatório, se aplicável: o elemento pode ser aplicável ou não, 
porém, se aplicável, sua presença é obrigatória;
(F) = facultativo: os elementos facultativos estão relacionados à 
implementação do sistema e cabe à instituição decidir ou não pelo seu 
uso. O grau facultativo pode tornar-se obrigatório para determinada 
instituição,	dependendo	de	suas	necessidades	específicas	(CONARQ,	
2020a, p. 22).
No e-ARQ, o esquema de metadados apresenta elementos para as entidades: 
documento	(documento,	volume	e	processo/dossiê),	evento	de	gestão	do	ciclo	de	vida,	
evento	de	gestão	de	processos/dossiês,	classe,	evento	de	gerenciamento	de	classe,	
componente digital, evento de preservação e agente.
Na Figura 19, mostramos a organização do esquema de metadados conforme 
indicado no e-ARQ Brasil.
55
FIGURA 10 – ORGANIZAÇÃO DO ESQUEMA DE METADADOS
Esse modelo representa cada entidade e seus relacionamentos de forma 
simplificada	sendo	que	uma	versão	mais	detalhada,	a	partir	do	esquema	de	metadados,	
é apresentada no e-ARQ Brasil (nova versão de julho de 2020) como anexo, intitulado 
Modelo de Entidades e Relacionamentos (MER).
Você pode conferir a estrutura dos elementos de metadados 
de cada entidade: documento (documento, volume e processo/
dossiê), evento de gestão do ciclo de vida, evento de gestão de 
processos/dossiês, classe, evento de gerenciamento de classe, 
componente digital, evento de preservação e agente estão 
reunidos e explicados, nas páginas 137 a 139 do e-ARQ Brasil.
INTERESSANTE
3.2 NORMAS METADADOS
Os metadados facilitam o entendimento dos relacionamentos, evidenciando 
a utilidade das informações obtidas pelos dados e facilitando sua organização. Por 
isso, existem normas para padronizar os metadados para os documentos de arquivo, 
conforme seguem descritas:
EVENTO DE 
GESTÃO DO CICLO
DE VIDA
EVENTO DE 
GERENCIAMENTO
DE CLASSE
CLASSE
PROCESSO VOLUME DOCUMENTO
COMPONENTE
DIGITAL
EVENTO DE
GESTÃO DO 
PROCESSO/DOSSIE
AGENTE
EVENTO DE 
PRESERVAÇÃO
FONTE: Conarq (2020a, p. 137)
56
• ABNT NBR ISO 23081-1:2019: Informação e documentação – Processos de gestão 
de documentos de arquivo – Metadados para documentos de arquivo – Parte 1: Princípios.
◦ Esta norma refere-se à versão traduzida da ISO 23081-1:2017: Information and 
documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 
1: Principles. Abrange os princípios que sustentam e regem os metadados de 
gestão de documentos de arquivo. Estes princípios se aplicam a: documentos de 
arquivo e seus metadados; todos os processos que os afetam; qualquer sistema 
em que residam; e qualquer organização responsável por sua gestão.
• ISO 15836-1:2017 – Information and documentation – The Dublin Core metadata 
element set – Part 1: Core elements.
◦ O Dublin Core é um padrão para domínio cruzado de descrição de recursos de 
informação e como padrão de catalogação. Ele provê um conjunto simples e 
padronizado de metadados para descrever objetos digitais (textos, vídeos, áudios, 
imagens, sites, de modo a facilitar a busca. Possui, entre outras qualidades, a 
simplicidade, a interoperabilidade com outros padrões de metadados, sendo um 
consenso internacional e sua capacidade de ser usado como ponto de partida 
para padrões de descrição mais complexos e personalizados (extensibilidade). 
Esta norma estabelece elementos de metadados principais para descrição de 
recurso de domínio cruzado. Esses termos fazem parte de um conjunto maior 
de vocabulários de metadados mantido pela Dublin Core Metadata Initiative. Na 
ISO 15836-1:2017, não são fornecidas diretrizes de implementação. No entanto, os 
elementos	são	normalmente	usados	no	contexto	de	um	perfil	de	aplicativo	que	
restringe	ou	especifica	seu	uso	de	acordo	com	os	requisitos	e	políticas	locais	ou	
com base na comunidade.
• ISO 15836-2:2019 – Informações e documentação – Conjunto de elementos de 
metadados Dublin Core – Parte 2: Propriedades e classes DCMI (Dublin Core 
Metadata Initiative).
◦ Este documento estabelece um vocabulário para a descrição de recursos de 
domínio cruzado, conhecido como termos de metadados Dublin Core (doravante 
denominados Termos de Metadados DCMI). Inclui todas as propriedades e classes 
no namespace principal dos Termos de Metadados DCMI, conforme publicado no 
documento de Recomendação DCMI “Termos de Metadados DCMI”, de 2012.
O padrão de Metadados Dublin Core é um conjunto de 15 elementos (metadados) 
genéricos amplamente usados para o gerenciamento de documentos – criador, 
colaborador,	 editor,	 título,	 data,	 idioma,	 formato,	 assunto,	 descrição,	 identificador,	
relação, fonte, tipo, cobertura e direitos – divididos em três áreas: conteúdo, propriedade 
intelectual e instancialização (DCMI, 2021):
• Conteúdo: título, assunto, descrição, fonte, língua, relação, cobertura.
• Propriedade intelectual: autor, editor, contribuidores, direitos.
• Instancialização: data,	tipo,	formato	e	identificador.
57
Existem outros padrões e esquemas de metadados além do padrão Dublin 
Core que são utilizados para a descrição de recursos em diferentes domínios, dentre 
os quais destacamos: o padrão Metadata Object DescriptionSchema (MODS): criado 
pela Library of Congress (LC), é aplicado para objetos de biblioteca digitais, e utiliza o 
formato MARC 21 para a descrição de recursos informacionais, a partir das regras de 
catalogação;	o	padrão	ANSI/NISO	Z39.87,	um	Dicionário	de	dados	–	Metadados	técnicos	
para	imagens	estáticas	digitais;	o	padrão	METS	usado	para	a	codificação	de	metadados	
descritivos, administrativos e estruturais utilizados em bibliotecas e repositórios digitais; 
e o padrão PREMIS, que fornece orientações para o preenchimento e o gerenciamento 
de metadados de preservação.
4 O FORMATO PDF
O formato de arquivo Portable Document Format (PDF) – em português, Formato 
de Documento Portátil – foi desenvolvido pela Adobe Systems, em 1990. Veio a se tornar 
um padrão aberto conforme a norma ISO 32000 (já na sua versão ISO 32000-2 – PDF 
2.0), e, desde então, é amplamente utilizado dentro das corporações e organizações. 
Cada arquivo de PDF contém em si uma descrição completa do conteúdo, como: 
layout,	 texto,	gráficos,	 fontes	e	outras	 informações	necessárias	à	sua	visualização,	e	
representa os documentos de maneira independente do software aplicativo, hardware 
e sistema operacional usado para criá-los, e do dispositivo de saída no qual eles devem 
ser exibidos ou impressos.
Em 2005, a Adobe lançou o Portable Document Format for Archiving	(PDF/A)	
–	 em	português,	 Formato	de	Documento	Portátil	 para	Arquivamento.	O	PDF/A	é	um	
subconjunto	do	formato	padrão	PDF	(ABOUT	PDF/X	[...],	2021).	Como	menciona	a	norma	
ISO 19005, para padrão de arquivamento para preservação em longo prazo, o formato 
PDF/A	possui	especificações	para	a	criação,	visualização	e	impressão	de	documentos	
PDF com o objetivo de manter embutidos os arquivos necessários.
Os	 padrões	 PDF/X	 (ISO	 15930),	 PDF/E	 (ISO	 24517)	 e	 PDF/A	 (ISO	 19005)	 são	
definidos	pela	International Organization for Standardization (ISO). 
Você pode conhecer mais sobre o padrão Dublin Core em sua 
página oficial: https://dublincore.org/.
DICA
58
Os	 padrões	 PDF/A	 destinam-se	 aos	 gestores	 de	 arquivos,	 arquivistas	 e	
gerentes de conformidade; aplicam-se ao arquivamento de longo prazo de documentos 
eletrônicos.	 Fornece	 especificações	 para	 a	 criação,	 visualização	 e	 impressão	 de	
documentos digitais, não permitindo referência a documentos externos, tendo em vista 
que estes podem não existir futuramente.
Segundo	 a	 Adobe	 Systems	 (ABOUT	 PDF/X	 [...],	 2021),	 os	 padrões	 mais	
amplamente	usados	para	um	fluxo	de	trabalho	de	publicação	de	impressão	são	vários	
formatos	PDF/X,	 tais	 como:	PDF/X-1a,	PDF/X-3	e	PDF/X-4.	Os	padrões	mais	usados	
para	arquivamento	de	PDF	são	PDF/A-1a	e	PDF/A-1b	(para	requisitos	menos	rigorosos).	
Atualmente,	a	única	versão	do	PDF/E	é	PDF/E-1.
Os	padrões	PDF/X	se	aplicam	à	produção	de	impressão	e	à	troca	de	conteúdo	
gráfico.	 Atende	 aos	 profissionais	 de	 impressão,	 designers	 gráficos,	 profissionais	 de	
criação.	Apresenta	diretrizes	para	a	configuração	de	PDF	que	afetam	aspectos	críticos	
de impressão, como espaço de cor e captura.
Os	padrões	PDF/E	se	aplicam	à	troca	interativa	de	documentos	de	engenharia,	
atendendo	 a	 arquitetos,	 engenheiros,	 profissionais	 da	 construção	 e	 equipes	 de	
fabricação de produtos, facilitando o intercâmbio de documentos e desenhos para o 
compartilhamento com outros dentro da mesma cadeia de fornecimento ou análise. 
No	 PDF/UA	 (ISO	 14289),	 o	 UA	 significa	 Acesso	 Universal,	 servindo	 a	 pessoas	 com	
deficiências,	gestores	de	TI	em	organizações	governamentais	ou	comerciais	e	gestão	
de conformidade. 
Fornece diretrizes para a criação de arquivos em PDF universalmente acessíveis. 
Os	arquivos	salvos	em	PDF/UA	aumentam	a	legibilidade	de	documentos	para	tecnologia	
assistiva,	 sendo	usada	para	pessoas	com	deficiência,	 comprometimento	da	visão	ou	
locomoção limitada.
O PDF pode ser compreendido como um papel eletrônico, sendo mais complexo 
que o papel em meio convencional. O PDF é desenvolvido com base na linguagem de 
descrição de página Postscript, também desenvolvida pela Adobe Systems.
59
LEITURA
COMPLEMENTAR
GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS 
REVISITANDO ALGUNS DOS CONCEITOS QUE AS PRECEDEM
Claudia Lacombe
Rosely Curi Rondinelli
Desde a segunda metade dos anos de 1980, quando a tecnologia digital 
começou seu processo de disseminação na sociedade moderna, até os dias de hoje, 
a gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais evoluíram do impacto 
inicial entre os próprios arquivistas e o mundo do trabalho para o reconhecimento da 
importância da sua implementação em instituições públicas e privadas em geral. É 
fato que essa implementação carece ainda de isonomia, principalmente, em relação 
aos países em desenvolvimento. Entretanto, a percepção da necessidade de adoção 
de procedimentos arquivísticos para a produção e manutenção, a curto, médio e longo 
prazo,	de	documentos	arquivísticos	digitais	confiáveis	e	autênticos	é	algo	incontestável.	
Nesse processo de conscientização, há que registrar o importante papel da comunidade 
acadêmica arquivística, nacional e internacional, com seus importantes projetos de 
pesquisa, estudos de caso e eventos sobre as implicações da tecnologia digital no 
pensar e fazer arquivísticos. 
Na	verdade,	as	iniciativas	acadêmicas	ora	mencionadas	significaram	um	verdadeiro	
processo de revisitação da teoria, metodologia e práticas preconizadas pela arquivologia 
até então. Nesse processo, a interdisciplinaridade com áreas do conhecimento como a 
diplomática,	o	direito	e	mesmo	a	filologia	emergiram	de	um	certo	esquecimento,	sobretudo	
em comparação à história, para um reavivamento bastante profícuo. 
Vejamos o caso de alguns conceitos cuja revisitação os ilumina de tal maneira 
que ao mesmo tempo em que demonstra sua perfeita adequação ao ambiente digital, 
leva a uma aplicação segura deles nesse ambiente.
DOCUMENTO, INFORMAÇÃO, DADO, DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO, DOCUMENTO 
DIGITAL E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Comecemos pelo conceito do próprio objeto da arquivologia, o documento 
arquivístico, cujos alicerces, num primeiro momento, pareciam bastante abalados pela 
tecnologia	 computacional.	 Afinal,	 um	 dos	 primeiros	 impactos	 dessa	 nova	 realidade	
tecnológica foi a separação do que até então parecia inseparável, ou seja, documento 
e suporte. 
60
Junte-se	a	isso	a	maneira	aleatória	com	que	os	profissionais	da	então	chamada	
“informática” passaram a se referir à cadeia semântica de bits, chamando-a ora de dado, 
ora de informação, ora de arquivo. Era preciso sair da perplexidade. 
E	 assim	 fizeram	 os	 estudiosos	 da	 arquivologia,	 empenhando-se	 em	mostrar	
a diferença entre documento, informação, dado, documento arquivístico, documento 
digital	 e,	finalmente,	na	ponta	dessa	hierarquia	conceitual,	 o	documento	arquivístico	
digital. Apresentemos cada um deles. 
Em relação ao termo "documento", este é entendido por Vicente Cortes 
Alonso	(1989,	p.	57)	como	“testemunho	da	atividade	do	homem,	fixado	em	um	suporte	
perdurável”. 
De acordo com Meadow e Yuan (1997, p. 701) "informação" é um “conjunto de 
símbolos	com	significado	para	o	receptor”.	
O termo "dado" é visto por MacGuerry (1984, p. 19) como “matéria prima a partir 
da qual se pode estruturar informações [...] ou qualquer conjunto de símbolos a partir do 
qual	outros	símbolos	podem	ser	produzidos”.	Observa-se	nessa	definição	a	ideia	de	dado	
como fragmentos que precisam ser reunidos em algo mais complexo e estruturado, ou 
seja, a informação. 
Para o conceito de "documento arquivístico" recorremos à Câmara Técnica de 
Documentos Eletrônicos – CTDE (2014), do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), 
que	define	essa	entidade	como	sendo	o	“documento	produzido	(elaborado	ou	recebido),	
no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e 
retido para ação ou referência”. 
A	partir	das	definições,	ora	apresentadas,	podemos	inferir	que	documento	é	uma	
informação registradanum suporte que, quando produzido no decorrer das atividades 
de pessoas físicas ou jurídicas, se constitui em documento arquivístico, e as menores 
partes	 desse	 documento	 (data,	 local,	 remetente,	 destinatário	 etc.)	 são	 identificadas	
como dados. 
Dessas inferências, chegamos aos conceitos de documento digital e documento 
arquivístico digital. 
Segundo	a	CTDE	(2014),	documento	digital	é	a	“informação	registrada,	codificada	
em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional”. A 
mesma	 Câmara	 define	 documento	 arquivístico	 digital	 como	 o	 “documento	 digital	
reconhecido e tratado como um documento arquivístico”. 
A maneira hierárquica como os conceitos são aqui apresentados, demonstra 
como cada um traz dentro de si a semente do outro, num advir harmônico, sem 
rupturas,	que	só	confirma	a	solidez	dos	princípios	teóricos	da	arquivologia	em	meio	à	
61
realidade digital. Resta, porém, considerar a questão do suporte. Sempre visto como 
um elemento importante para a análise diplomática dos documentos, em especial os 
medievais, devido à sua condição indissociável deles, o documento digital rompe essa 
realidade na medida em que
[...] (1) suporte e mensagem já não estão mais inextricavelmente 
unidos;	(2)	o	que	está	escrito	ou	afixado	no	suporte	não	é	o	documento	
em si (palavras ou imagens), mas uma cadeia de bits; (2) a escolha de 
um suporte pelo produtor ou mantenedor do documento é sempre 
arbitrária	e	não	carrega	nenhum	significado	em	particular	 (MacNeil	
et al., 2005, p. 27).
E qual seria a implicação disso no conceito de documento ou de documento 
arquivístico?	 Nenhuma.	 Simplesmente	 a	 diplomática	 reconhece	 a	 especificidade	 do	
documento gerado em ambiente computacional e muda a condição de elemento 
intrínseco do documento, própria do suporte papel, passando a inseri-lo no contexto 
tecnológico	dos	documentos	digitais,	mais	especificamente	como	hardware.
DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO ORIGINAL
Ao	contrário	do	que	dizem	os	profissionais	da	tecnologia	digital	 sobre	a	perda	
de sentido do conceito de documento original no contexto dessa tecnologia, o referido 
conceito não só mantém sua importância no mundo dos bits como ainda assume maior 
complexidade. Na verdade, trata-se de mais um caso em que a parceria de sempre entre 
arquivologia	e	diplomática	aponta	equívocos	e	esclarece	definitivamente	a	questão.
Segundo MacNeil (2000, p. 103), com base na diplomática, um documento 
original “é o primeiro documento completo e efetivo”. Em outras palavras, para ser 
original um documento tem que ser, ao mesmo tempo, o primeiro, estar completo e 
efetivar a ação para a qual foi produzido. Assim, não basta ser o primeiro, mas estar 
pronto e efetivar a ação à qual se refere.
Levemos agora o conceito apresentado para o contexto digital ou, mais 
precisamente, para um contexto híbrido. Consideremos como exemplo um relatório anual 
de atividades de uma determinada instituição, digitado em Word ou em qualquer outro 
processador de texto, impresso e entregue à autoridade administrativa competente. 
Qual deles seria o original, o digital ou o impresso? Com base no conceito apresentado 
anteriormente,	identificamos	que	o	original	é	o	relatório	impresso	por	ser	o	primeiro,	por	
estar completo e por ter cumprido a função para a qual foi produzido, ou seja, relatar 
a quem de direito as atividades realizadas num determinado ano. Quanto ao relatório 
digitado,	este	se	configura	como	uma	minuta	passível	de	descarte	sumário.
Tomemos agora outro exemplo, desta vez envolvendo uma mensagem de 
correio eletrônico (e-mail). Suponhamos que o diretor de uma instituição envie um 
e-mail ao coordenador de um determinado projeto, convidando-o para uma reunião. 
A secretária do coordenador imprime o e-mail e o insere no processo ou dossiê, 
62
relativo ao projeto. Qual deles é o original, o que se encontra na caixa de entrada do 
computador do coordenador ou o impresso? Mais uma vez, o conceito de documento 
original,	cunhado	pela	diplomática,	vem	em	nosso	socorro,	ajudando-nos	a	identificar	
a mensagem de correio eletrônico digital como original e a impressa como cópia. Isto 
porque é a mensagem que, uma vez enviada, efetiva a ação para a qual foi produzida, 
convidar o destinatário para a reunião. Logo, é esta mensagem digital que se caracteriza 
como primeira, completa e efetiva, cabendo à impressa o status de cópia. Ocorre que, 
diferentemente do primeiro exemplo, neste, ambos os documentos, isto é, original e 
cópia, deverão ser mantidos, uma vez que a cópia passou a integrar o processo ou 
dossiê sobre o projeto. 
Há	que	esclarecer	ainda	que,	em	ambos	os	casos,	original	e	cópia	se	configuram	
como	documentos	válidos,	ou	seja,	o	relatório	impresso	qualificado	como	original	é	tão	
legítimo	quanto	o	 e-mail	 impresso	qualificado	como	cópia,	mais	 precisamente	 cópia	
com	valor	de	original	para	fins	do	processo	ou	dossiê.
O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO COMO PROVA E A CARACTERÍSTICA DA 
IMPARCIALIDADE
Passemos agora a outro tema que, embora tenha estado sempre presente no 
âmbito dos documentos arquivísticos não digitais, ganha maior repercussão com a 
chegada da tecnologia computacional. 
Trata-se	do	uso	do	termo	“prova”,	ou	“evidência”,	para	qualificar	os	documentos	
arquivísticos.	 Diz-se	 que	 esses	 documentos	 se	 constituem	 em	 prova/evidência	 de	
ação.	Na	verdade,	o	termo	“prova”	é	o	que	vem	sendo	adotado	entre	os	profissionais	de	
arquivo no Brasil, sendo “evidência”, característico da literatura arquivística de língua 
inglesa.
Mas por que os termos em questão ganharam mais ênfase na comunidade 
arquivística a partir do advento dos documentos digitais? 
No entender de Brothman (2002), essa ênfase ocorreu devido à necessidade 
que os arquivistas sentiram de melhor situar a si mesmos e a arquivologia em meio à 
realidade digital. No entendimento do autor, diante da multiplicação de informações 
facilitada pela tecnologia computacional, era preciso demonstrar, de maneira mais 
incisiva, que o objeto da arquivologia era o documento como prova das ações humanas 
e não simplesmente informações de todo tipo. 
Ocorre que, no Brasil, tanto no passado como no presente, prevalece uma 
não percepção de que o uso do termo “prova” pressupõe uma noção clara de suas 
desigualdades semânticas em relação ao vernáculo e à área jurídica. Vejamos, pois, 
essa	 diferença	 com	base	 na	 associação	 da	 filologia	 e	 do	 direito	 com	 a	 arquivologia.	
63
Em	 relação	 ao	vernáculo,	 o	Dicionário	Houaiss	 da	 língua	portuguesa	 (Houaiss,	 2001,	
p.	2.320),	define	“prova”	como:	“aquilo	que	demonstra	que	uma	afirmação	ou	fato	são	
verdadeiros; [...]; manifestação, sinal [...]”. Já segundo o Vocabulário jurídico (SILVA, 
2009,	p.	1.120),	o	termo	“prova”	significa
[...] a demonstração, que se faz, pelos meios legais, da existência 
ou veracidade de um fato material ou de um ato jurídico, em virtude 
da qual se conclui pela existência do fato ou do ato demonstrado. A 
prova consiste, pois, na demonstração da existência ou da veracidade 
daquilo que se alega como fundamento do direito que se defende ou 
que se contesta.
Observamos que ambos os autores das obras citadas entendem o termo “prova” 
como demonstração da verdade, a diferença estando no fato de que, na concepção 
jurídica, essa demonstração pressupõe a existência de uma questão judicial, ou 
seja, de um litígio que precisa ser esclarecido com base em dispositivos legais. Se 
assim é considerar o documento arquivístico como prova sem nenhuma explicação 
sobre o sentido desse termo no âmbito arquivístico, equivale a dizer que existe uma 
intenção de produzir provas já quando esse documento é gerado, intenção essa que 
fere profundamente a essência da entidade arquivística, entendida como registro 
natural	e	imparcial	das	ações	humanas.	Afinal,	como	argumenta	Duranti	(2002),	se	um	
documento é produzido com a intenção de ser prova, essa prova já está comprometida 
e o documento prejudicado no seu potencial uso como tal.Trata-se das características 
de naturalidade e imparcialidade do documento arquivístico sobre as quais falaremos 
mais adiante. 
Mas que sentido arquivístico para o termo “prova” seria esse? Vejamos o que 
nos diz Jennifer Meehan, autora canadense estudiosa do assunto. 
Primeiramente,	há	que	elucidar	que,	embora	as	reflexões	da	autora	se	deem	no	
âmbito do direito comum, predominante em países de língua inglesa, e não no direito 
civil, característico de países de origem latina, e em que pese as diferenças entre os 
termos prova e evidência nessas duas tradições jurídicas, entendemos que a abordagem 
de Meehan não compromete sua análise do termo evidência em relação ao termo prova 
adotado no Brasil. 
Segundo Meehan (2006, p. 137), com base em juristas americanos com uma 
visão	mais	 expandida	 do	 termo	 evidência,	 este	 não	 significa	 nada	 em	 si	mesmo,	 ao	
contrário, “está sempre apontando para alguma coisa além” que poderá ou não provar 
um fato “ou adquirir conhecimento sobre um evento passado”. 
Observe-se	a	afinidade	dessa	ideia	com	o	significado	do	termo	prova	apresentado	
anteriormente pelo léxico da nossa língua, quando acrescenta a esse termo o sentido 
de “manifestação, sinal”. O documento seria então um sinal que apontaria para algo 
64
fora dele, isto é, para o evento que o originou. Trata-se da apresentação da noção de 
evidência como relação entre proposições, isto é, “uma proposição a ser provada e uma 
proposição	que	prova”	(MEEHAN,	2006,	p.	137).	
O ponto central do pensamento de Meehan (2006, p. 139) é que evidência 
não é inerente ao documento arquivístico ou, nas palavras da autora, “um conceito 
arquivístico de evidência assume que evidência é uma relação que pode ser associada 
com um documento arquivístico, mas não é, e não pode estar contida num documento 
arquivístico”. 
Assim, no entender da autora, o documento de arquivo tem um potencial de 
relação com um evento ocorrido, o que equivale a dizer que o documento não contém 
evidência, apenas aponta para eventos que vão além dele. Nesse contexto, “o processo 
de se chegar a uma compreensão dos eventos aos quais o documento se refere, é uma 
questão de inferência”, isto é, “sempre uma contingência apenas, nunca uma certeza” 
(MEEHAN,	2006,	p.	140).	
Por essas palavras, percebemos a sua insistência em salientar a questão da 
relatividade e da inferência no âmbito da sua discussão do documento arquivístico 
como evidência, ou, como se diz no Brasil, como prova. No entender da autora (2006, p. 
140), evidência é uma “relação entre documento arquivístico e evento”, evento esse que 
poderá ou não ser compreendido a partir de inferências tiradas dessa relação. 
Trata-se, pois, de reconhecer a relação visceral entre documento e ações 
humanas, verdadeira simbiose tão bem retratada por Levy (2014) ao declarar: “Eu 
vim a entender documentos comparando-os com seres humanos. Documentos são 
substitutos de pessoas. São pedaços do mundo material (pedra, barro, madeira, papel e 
agora silicone) que nós criamos para falar por nós”. 
Ver os documentos como verdadeiros substitutos ou representantes das 
pessoas	 é	 identificá-los	 com	 elas	 e	 sua	 maneira	 de	 “ser	 no	 mundo”	 (HEIDEGGUER	
apud SAFRANSKI, 2005). Se assim é, podemos inferir que não incorremos em nenhum 
equívoco	quando	afirmarmos	que	o	documento	arquivístico	é	prova	do	agir	humano,	
apenas precisamos reconhecer a necessidade de se explicar o contexto em que se 
ocorre	essa	afirmação.	Para	tanto,	há	que	deixar	claro	que,	por	tal	assertação,	estamos	
a dizer que o documento arquivístico aponta para o evento que registra, estabelecendo 
com ele uma relação de inferências.
Consideremos agora a questão da naturalidade e da imparcialidade, apontadas 
por	estudiosos	da	arquivologia	como	Jenkinson,	Duchein,	Heredia,	Duranti,	Eastwood	
e outros, como duas importantes características do documento arquivístico. Em 
relação à naturalidade, esta é entendida como a maneira natural e espontânea como os 
documentos arquivísticos são produzidos por pessoas físicas ou jurídicas no decorrer 
de suas atividades. Duchein (1989, p. 14 apud RODRÍGUEZ BRAVO, 2002, p. 141) insere 
65
essa característica no seu próprio conceito de arquivos quando diz que estes são 
documentos “produzidos natural e inevitavelmente (grifo nosso) pela própria atividade 
de uma administração, de um ente, de uma empresa, de uma família ou inclusive de 
uma pessoa”. 
Como decorrência desse aspecto, tem-se a imparcialidade a qual, no 
entendimento de Jenkinson (1922), se refere a uma veracidade inerente ao documento 
arquivístico pelo fato deste ser produzido no curso normal das atividades e não com 
vistas	 a	 influir	 em	 julgamentos	 futuros.	 Duranti	 (1994)	 nos	 ajuda	 a	 entender	melhor	
a questão quando esclarece que dizer que o documento arquivístico é imparcial não 
significa	que	quem	o	produz	é	isento	de	ideias	pré-concebidas,	mas	sim	que	as	razões	
e as circunstâncias da sua criação garantem que ele não foi produzido sob o temor do 
“olhar público”. Assim, o documento arquivístico se constitui numa “[...] promessa de 
fidelidade	(grifo	nosso)	aos	fatos	e	ações	que	manifesta	e	para	cuja	realização	contribui”	
(DURANTI, 1994, p. 2).
 
Na mesma linha de Jenkinson e de Duranti, Eastwood também apresenta a 
imparcialidade como uma das características importantes do documento de arquivo. Tal 
como esses dois autores, Eastwood (2010) considera que, em comparação com textos 
históricos conscientemente elaborados como crônicas e memórias, os arquivos nascem 
naturalmente como registros espontâneos dos fazimentos da sociedade humana. 
Nesse	 sentido,	 o	 autor	 identifica	 os	 documentos	 arquivísticos	 como	 um	 produto	
social, ou seja, como entidades que revelam e testemunham os feitos da sociedade 
devidamente representada por pessoas físicas e jurídicas. Em que pese sua adesão à 
característica de imparcialidade do documento arquivístico, Eastwood (2010, p. 9-10) 
reconhece que ela tem sido veementemente criticada por muitos arquivistas que não 
a reconhecem como uma questão que mereça ser levada em conta. Também no Brasil, 
a	 imparcialidade	 documental	 tem	 sido	 bastante	 rejeitada	 por	 muitos	 profissionais	
da área arquivística que a consideram uma visão ingênua sobre o que vem a ser um 
documento arquivístico, o qual jamais estaria livre de segundas intenções. No entanto, é 
interessante observar que os que pensam assim não veem nenhuma contradição com o 
fato de considerar o documento arquivístico como prova de ação. Mas, como o ente que 
prova algo pode ter sido produzido de maneira parcial? Ou ainda, por que instituições 
criadas em regimes de exceção, visando à defesa da segurança nacional, por exemplo, 
produziriam documentos contra si mesmos? 
Não seriam estes, então, argumentos consistentes em favor da produção 
"inevitável", como nos diz Duchein, dos documentos arquivísticos? Não estaria aí a ideia 
do documento como sinal natural e imparcial de algo? 
Finalizemos, pois, com a proposta de Meehan de entendimento do documento 
arquivístico como prova no sentido de um ente que aponta para o fato ao qual se refere, 
estabelecendo com este uma relação a partir da qual "inferiremos" coisas passíveis de 
novas conclusões por nós mesmos e por outros.
66
O CONCEITO DE AUTENTICIDADE E O DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
A autenticidade é outra característica importante para que o documento 
arquivístico seja considerado prova de uma atividade. Entretanto, tal como no caso da 
imparcialidade, a autenticidade também é vista como um conceito controverso, desta 
vez	entre	arquivistas	e	os	profissionais	da	tecnologia	digital.	Tratemos,	pois,	a	questão	
primeiramente do ponto de vista arquivístico, apresentando seu conceito, bem como 
as boas práticas preconizadas pela arquivologia para a manutenção de documentos 
arquivísticos digitais autênticos pelo tempo necessário. 
Segundo a CTDE (2014), autenticidade é a “credibilidade de um documento 
enquanto documento, isto é, a qualidadede um documento ser o que diz ser e que está 
livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção”. 
De acordo com as “Diretrizes para presunção de autenticidade de documentos 
arquivísticos digitais”, aprovadas pela resolução n. 37 do Conselho Nacional de Arquivos, 
de 19 de dezembro de 2012, a autenticidade dos documentos arquivísticos envolve três 
aspectos diferentes: legal, diplomático e histórico. O texto da Resolução descreve esses 
três aspectos da seguinte maneira:
Documentos legalmente autênticos são aqueles que dão testemunhos 
sobre si mesmos em virtude da intervenção, durante ou após sua 
produção, de uma autoridade pública representativa, garantindo 
sua genuinidade. Documentos diplomaticamente autênticos são 
aqueles que foram escritos de acordo com a prática do tempo e lugar 
indicados no texto e assinados pela pessoa (ou pessoas) competente 
para produzi-los. Documentos historicamente autênticos são aqueles 
que atestam eventos que de fato aconteceram ou informações 
verdadeiras” (Conselho Nacional de Arquivos, 2012, p. 3).
O aspecto legal diz respeito à autenticação do documento por uma autoridade 
competente. O aspecto histórico da "autenticidade" se aproxima do conceito diplomático 
de	 "confiabilidade",	 que	diz	 respeito	à	veracidade	do	conteúdo	do	documento	e	está	
relacionado ao momento da produção documental. 
Já o aspecto diplomático diz respeito à manutenção do documento conforme 
foi produzido, sem que tenha ocorrido nenhuma alteração, lícita ou ilícita. Os três 
aspectos são independentes, de tal modo que um documento pode ser considerado 
autêntico de acordo com um e não autêntico conforme o outro. Por exemplo, o conteúdo 
do documento pode ser falso, apesar de assinado (autenticado) por quem de direito e 
mantido ao longo do tempo exatamente como foi produzido.
No que tange ao potencial de prova do documento arquivístico, a autenticidade 
do ponto de vista legal, diplomático e histórico é fundamental. Ocorre que, no contexto 
digital, essa característica está especialmente ameaçada em relação ao aspecto 
diplomático, devido à facilidade com que esses documentos podem ser alterados sem 
deixar rastros. 
67
Um	dos	grandes	desafios	para	o	arquivista,	na	era	digital,	é	manter	o	documento	
autêntico ao longo do tempo, ou seja, garantir que o documento, que está no arquivo, 
seja exatamente aquele que foi produzido. 
Mas	 afinal,	 como	 o	 arquivista	 pode	 verificar	 se	 um	 documento	 arquivístico	
digital é autêntico e o que deve fazer para mantê-lo assim pelo tempo necessário? 
Encontramos um caminho para responder a essa pergunta a partir dos resultados 
do Projeto InterPARES2 1 e 2, que estudou profundamente a questão e apresentou 
um modelo de presunção de autenticidade, bem como recomendações para sua 
manutenção ao longo do tempo. 
De acordo com o Projeto InterPARES, a autenticidade dos documentos 
arquivísticos digitais encontra-se especialmente em condição de vulnerabilidade 
quando estes documentos estão fora do controle de um sistema informatizado, como 
por exemplo, quando documentos são transmitidos para pessoas ou outros sistemas, 
quando a tecnologia em uso é atualizada ou substituída (migração) ou ainda quando os 
documentos mudam de custódia (DURANTI et al., 2008). Assim, é fundamental a adoção 
de técnicas de autenticação que declarem que os documentos digitais produzidos 
e	mantidos	são	autênticos,	a	fim	de	evitar	que	sejam	rejeitados	ou	repudiados	como	
provas de ações. Nesse sentido, foram apresentadas pelo Projeto duas maneiras de 
se proceder à autenticação de um documento digital: dependente de tecnologia ou 
independente de tecnologia. Cada uma delas tem seu momento e uso adequados. 
Uma autenticação independente de tecnologia é uma presunção de 
autenticidade que é feita com base na análise da forma e do conteúdo dos documentos 
e do ambiente em que foram produzidos e mantidos. Outro elemento importante dessa 
autenticação	é	a	confirmação	da	existência	de	uma	cadeia	de	custódia	ininterrupta	dos	
documentos, desde o momento da sua produção até a transferência para o Arquivo 
responsável pela sua preservação. 
Uma	quebra	nessa	cadeia	de	custódia	pode	significar	a	perda	de	controle	sobre	
os documentos e, consequentemente, torná-los vulneráveis à adulteração. 
A análise da forma e do conteúdo dos documentos pode ser apoiada na 
metodologia de análise diplomática de documentos digitais apresentada pelo Projeto 
InterPARES.
Já a avaliação do ambiente de produção e manutenção dos documentos 
compreende procedimentos de controle dessa produção e manutenção, o sistema 
informatizado	 e	 a	 própria	 entidade	 produtora/custodiadora	 dos	 documentos.	 As	
“Diretrizes para presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais” 
elencam os elementos a serem analisados:
68
Os procedimentos de controle compreendem quem produz, 
mantém/usa	e	preserva	os	documentos	arquivísticos	digitais	e	como	
essas	ações	são	realizadas.	Assim,	é	preciso	que	se	definam	direitos	
de acesso, espaços de trabalho (produção, recebimento, alteração, 
classificação,	 registro	de	metadados,	arquivamento	e	desatinação),	
conjunto de metadados e procedimentos de preservação. 
O	 sistema	 informatizado	 tem	 que	 ser	 confiável.	 Para	 tanto	 deve	
incluir trilhas de auditoria, controle de acesso de usuários, métodos 
robustos para garantir a integridade dos documentos (como 
checksum ou hash), meios de armazenamento estáveis e medidas 
de segurança para controlar o acesso indevido à infraestrutura 
tecnológica (computadores, rede e dispositivos de armazenamento).
A	 entidade	 produtora	 e/ou	 custodiadora	 dos	 documentos	
arquivísticos digitais tem que possuir reputação idônea, demonstrar 
capacidade	e	conhecimento	específico	para	gerenciar	os	documentos	
e,	consequentemente,	inspirar	a	confiança	dos	usuários	(CONSELHO	
NACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p. 4).
Passemos agora à opção de autenticação dependente de tecnologia apresentada 
pelo InterPares. Trata-se de um "mecanismo tecnológico" que declara a autenticidade 
de	um	documento	em	um	dado	momento,	como	acontece	com	o	uso	da	certificação	
digital e assinatura digital. 
Os	 profissionais	 da	 tecnologia	 digital,	 diferentemente	 dos	 arquivistas,	
apontam esta como a maneira mais segura para se autenticar um documento digital. 
No entanto, cabe chamar a atenção para o fato de que seu uso pode não funcionar 
no	 longo	prazo,	 porque	essa	autenticação	 toma	por	base	a	verificação	da	cadeia	de	
bits original do documento. Acontece que, na eventual realização de uma conversão 
de formato para garantir o acesso no longo prazo (um procedimento de preservação 
digital muito utilizado), a nova cadeia de bits resultante da conversão não terá mais a 
assinatura original associada a ela. Apesar da cadeia de bits original continuar associada 
à assinatura digital, depois de um período prolongado, não será mais possível ter acesso 
ao seu conteúdo e somente a nova cadeia de bits resultante da conversão poderá ser 
lida. Dessa forma, a assinatura digital perde sua função, pois não basta que o documento 
seja	confiável	e	autêntico,	é	preciso	assegurar	que	ele	possa	ser	lido	e	compreendido	
pelas gerações futuras. Por tudo isso, infere-se que a assinatura digital não fornece as 
garantias de autenticidade necessárias no arquivamento de documentos digitais por 
longo prazo. 
Por outro lado, um bom uso da assinatura digital acontece na transmissão de 
documentos	digitais	entre	sistemas	e	aplicativos	de	maneira	a	conferir	confiabilidade	
à transação. Uma vez que, no momento da transferência, o documento não está mais 
sob os controles do sistema que o enviou, a assinatura digital garante ao sistema 
destinatário que o documento recebido esteja íntegro. Por esses motivos, as Diretrizes 
do Conarq recomendam a adoção de autenticação independente de tecnologia para o 
arquivamento de documentos arquivísticos digitais. Somente em algumas situações, 
em especial no momento da transmissão de documentos, se deve fazer usode 
autenticação dependente de tecnologia.
69
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os conceitos ora contemplados, à exceção dos que se referem ao documento 
digital	 e	 ao	 documento	 arquivístico	 digital	 especificamente,	 são	 próprios	 da	 teoria	
arquivística e compõem os estatutos epistemológicos da Área independentemente da 
tecnologia computacional. Foi justamente a solidez desses estatutos que veio à tona 
quando essa tecnologia saiu do ambiente militar e se disseminou pelo mundo do trabalho 
e pelos espaços domésticos. No caso dos dois conceitos anteriormente referidos, 
esses só puderam ser cunhados porque os conceitos de documento e de documento 
arquivístico já se encontravam consolidados. Se assim é, o que a tecnologia digital trouxe 
de novo para a arquivologia? Trouxe um processo de revisitação do seu corpo teórico-
metodológico	 e	 de	 suas	 práticas	 bastante	 vigoroso.	Afinal,	 o	 objeto	 da	 arquivologia,	
qual seja o documento arquivístico, passa a se apresentar de uma forma totalmente 
diferente	do	que	se	conhecia	até	então.	Os	signos	alfabético,	numérico,	pictográfico,	
antes diretamente registrados no suporte papel, passam a ser representados por bits, 
inscritos	em	suportes	magnéticos	e	óticos	que	precisam	ser	decodificados	por	meio	de	
programas computacionais e manifestados em tela para que se tornem compreensíveis 
aos olhos humanos. Os novos suportes trazem uma peculiaridade: já não mantêm uma 
relação inextricável com o documento. Ao contrário, são perfeitamente separáveis. 
Assim, torna-se possível transportar os documentos em mídias soltas como CD, DVD e 
pen drive, e, ao mesmo tempo, mantê-los na máquina de origem. 
A pergunta então era: a arquivologia "dará conta" dos “novos documentos”? 
Foi então que se iniciou o processo de revisitação ao qual nos referimos e que tem 
seu ápice na reassociação, também surpreendente, da arquivologia com a diplomática 
e destas com a tecnologia digital. Por essa associação, demonstrou-se que a mesma 
metodologia de análise documental, preconizada pela diplomática para os documentos 
medievais,	se	aplicava	perfeitamente	aos	“novos	documentos”,	permitindo	a	identificação	
da entidade arquivística em meio aos inúmeros objetos digitais, sua decomposição nos 
seus elementos constitutivos, bem como a avaliação do seu grau de autenticidade. 
Não, não era verdade que princípios arquivísticos tão sólidos como proveniência, 
respeito aos fundos e ordem original, bem como os conceitos aqui revisitados haviam 
sucumbido aos imperativos tecnológicos. Muito ao contrário. Ao "olhar para dentro 
de si mesma" e ter revisto seu arsenal epistemológico, a partir da tecnologia digital, a 
arquivologia deu um grande passo adiante, fortalecendo-se enormemente enquanto 
área do conhecimento. Nesse sentido, Couture (2015, p. 148) nos ensina que é 
fundamental	revisitar	os	princípios	básicos	da	nossa	área	“a	fim	de	refiná-los,	enriquecê-
los e melhorá-los”. O mesmo autor ainda nos alerta para o fato de que “reexaminar não 
é rejeitar, revisitar não é demolir. Em suma, é preciso distinguir evolução de revolução”. 
Foi justamente essa distinção que MacNeil (2000) fez, há 16 anos, quando inferiu que, 
quanto à arquivologia, as mudanças trazidas pela tecnologia digital eram incrementais 
e não radicais.
70
Resulta-se,	pois,	que	já	sabemos,	como	afirmou	Banat-Berger	(apud COUTURE, 
2015, p. 150), que “os princípios fundamentais da arquivística resistem bem à era digital”. 
Sigamos, então, nosso processo de revisitação desses princípios. Façamos dele um 
instrumento	de	reafirmação	e,	ao	mesmo	tempo,	de	reinvenção	constantes	da	teoria	e	
prática arquivísticas frente a uma tecnologia que não se cansa de se reinventar.
FONTE: LACOMBE, C.; RONDINELLI, R. C. gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais 
revisitando alguns dos conceitos que as precedem. Acervo, Rio de Janeiro, v. 29, n. 2, p. 61-73, jul./dez. 
2016. Disponível em: https://brapci.inf.br/index.php/res/download/54178. Acesso em: 30 jul. 2020.
71
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
•	 No	 SIGAD,	 o	 plano	 ou	 código	 de	 classificação	 é	 o	 documento	 responsável	 por	
estabelecer a hierarquia e a relação orgânica dos documentos.
• Uma unidade de arquivamento pode ser um dossiê, processo ou pasta em que 
estejam	 reunidos	 documentos	 sob	 o	 mesmo	 código	 de	 classificação,	 como,	 por	
exemplo, as folhas de ponto de determinado ano, relatórios de atividades de um 
período	específico	ou	atas	de	reunião.
•	 O	e-ARQ	definiu	os	requisitos	desejáveis	e	facultativos,	com	o	grau	de	maior	ou	menor	
exigência para que um SIGAD possa desempenhar suas funções. 
• Metadados são dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, 
compreender	e/ou	preservar	documentos	arquivísticos	ao	longo	do	tempo.	
•	 Os	metadados	podem	ser:	descritivos	ou	de	identificação,	estruturais,	administrativos,	
técnicos e de preservação.
• No meio eletrônico, os documentos considerados válidos são os que vêm 
acompanhados por metadados, registrados desde a criação e durante o ciclo de vida 
do documento.
• No e-ARQ, o esquema de metadados apresenta elementos para as entidades: 
documento	 (documento,	volume	e	processo/dossiê),	evento	de	gestão	do	ciclo	de	
vida,	evento	de	gestão	de	processos/dossiês,	classe,	evento	de	gerenciamento	de	
classe, componente digital, evento de preservação e agente. 
•	 O	 PDF/A	 é	 um	 subconjunto	 do	 formato	 padrão	 PDF	 utilizado	 como	 padrão	 de	
arquivamento	para	preservação	em	longo	prazo.	Possui	especificações	para	a	criação,	
visualização e impressão de documentos PDF com o objetivo de manter embutidos 
os arquivos necessários.
RESUMO DO TÓPICO 3
72
1 A implantação de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, 
com suas etapas, requisitos e funcionalidades tem suas diretrizes apresentadas no 
e-ARQ Brasil, documento elaborado pelo Conarq. Assinale a resposta que representa 
o documento que o e-ARQ recomenda seguir no que se refere à hierarquia e relação 
orgânica dos documentos:
a) ( ) Manual de metadados.
b) ( ) Glossários.
c) ( ) Lista de requisitos.
d)	 (			)	 Plano	de	classificação.
2 Metadados são “dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, 
compreender	e/ou	preservar	documentos	arquivísticos	ao	longo	do	tempo”	(CONARQ,	
2020a, p. 135). Acerca de metadados, analise as proposições a seguir:
FONTE: CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para 
sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2020a. 
(Versão 2). Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/noticias/conarq-abre-consulta-
publica-visando-a-atualizacao-do-e-arq-brasil/EARQ_v2_2020_final.pdf. Acesso em: 10 out. 2021.
I-	 Asseguram	a	autenticidade,	confiabilidade	e	a	integridade	dos	documentos.
II-	 Os	metadados	estruturais	visam	à	pesquisa,	recuperação	e	identificação.
III- São exemplos de metadados: nomes, endereços, números de telefone, data 
cronológica, data tópica, assunto.
Assinale a alternativa CORRETA:
a) ( ) As sentenças I e II estão corretas.
b) ( ) Somente a sentença III está correta.
c) ( ) As sentenças I e III estão corretas.
d) ( ) As sentenças II e III estão corretas.
3 O formato PDF é um padrão aberto amplamente utilizado pelas instituições. Dentre 
os padrões desse formato, indique o que se destina aos gestores de arquivos, 
arquivistas e gerentes de conformidade e se aplicam ao arquivamento de longo prazo 
de documentos eletrônicos:
a)	 (			)	 PDF/A.
b)	 (			)	 PDF/E.
c)	 (			)	 PDF/UA.
d)	 (			)	 PDF/X.
AUTOATIVIDADE
73
4 Metadados facilitam o entendimento dos relacionamentos, evidenciando a utilidade 
das informações obtidas pelos dados e facilitando sua organização. Existem normas 
para padronizar os metadados para os documentos de arquivo, dentre elas a ISO 
15836, que apresenta o conjunto de elementos de metadados Dublin Core. Acerca 
do	padrão	Dublin	Core,	descreva	sua	finalidade	e	suasprincipais	características,	de	
acordo com a norma mencionada.
5	 Na	 especificação	 de	 requisitos	 e	 funcionalidades	 do	 e-ARQ	Brasil	 é	 fornecido	 um	
diagrama de organização dos documentos, que serve para orientar a instituição 
que vai implementar um sistema de gestão arquivística de documentos e auxilia na 
compreensão da lógica de arquivamento que deve ser seguida. De acordo com o 
estudado neste tópico, explique como está estruturado esse esquema.
74
75
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de Produção, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2003.
79
O QUE É GED? Portal ECM GED, [s. l.],	c2021.	Disponível	em:	https://ged.net.br.	Acesso	
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TESAUROCOMPLETOFINALCOMCAPA24102014.pdf. Acesso em: 29 out. 2021.
RODRIGUES, A. C. Identificação como requisito metodológico para a gestão de 
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contemporâneos:	classificação,	preservação	digital,	gestão	do	conhecimento.	3.	ed.	
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de refrescamento. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, São 
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SILVA, A. M da et al. Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação. 2. ed. 
Porto: Edições Afrontamento, 2002.
80
SILVA, D. P. et. al. GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos a tecnologia que 
está mudando o mundo. Revista INICIA, Santa Rita do Sapucaí, v. 1, n. 3, p. 1-8, 2003. 
Disponível em: http://rodrigobatista.eng.br/resources/ged/artigo.pdf. Acesso em: 29 
out. 2021.
TONELLO, I. M. S.; NUNES, R. M. DA S.; PANARO, A. P. Prontuário do paciente: a questão 
do Sigilo e a lei de acesso à informação. Inf. Inf., Londrina, v. 18, n. 2, p. 193 – 210, 
maio/ago.	2013.	Disponível	em:	https://www.uel.br/revistas/uel/index.php/informacao/
article/view/16169/13097.	Acesso	em:	15	dez.	2021.
VALENTIM, M. L. P. Gestão documental em ambientes empresariais. In: VALENTIM, M. 
L. P. (org.). Estudos avançados em arquivologia.	Marília:	Oficina	Universitária;	São	
Paulo:	Cultura	Acadêmica,	2012.	Disponível	em:	https://www.marilia.unesp.br/Home/
Publicacoes/estudos_avancados_arquivologia.pdf.	Acesso	em:	11	out.	2021.
81
REGULAÇÃO E POLÍTICA 
ARQUIVÍSTICA
UNIDADE 2 — 
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
PLANO DE ESTUDOS
 A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
•	 identificar	em	que	âmbito	as	políticas	públicas	são	concebidas	e	para	que	servem;
•	 reconhecer	os	elementos	essenciais	que	formam	o	ciclo	das	políticas	públicas;
•	 compreender	 a	 importância	 de	 uma	política	 pública	 arquivística	 para	 a	 gestão	 de	
documentos	convencionais	e	digitais;
•	 entender	como	a	segurança	da	informação	e	a	certificação	digital	contribuem	para	a	
preservação	das	informações	contidas	no	documento	arquivístico;
•	 distinguir	o	papel	do	produtor	e	do	preservador	de	documentos	arquivísticos	digitais,	
conforme	as	diretrizes	do	Projeto	InterPares;
•	 identificar	quais	as	características	de	um	repositório	digital	confiável.
	 Esta	unidade	está	dividida	em	três	tópicos.	No	decorrer	dela,	você	encontrará	
autoatividades	com	o	objetivo	de	reforçar	o	conteúdo	apresentado.
TÓPICO	1	–	POLÍTICAS	PÚBLICAS	ARQUIVÍSTICAS
TÓPICO	2	–	SEGURANÇA	DA	INFORMAÇÃO	E	VALIDADE	DE	DOCUMENTOS	DIGITAIS
TÓPICO	3	–	DOCUMENTOS	NORMATIVOS	FORNECIDOS	PELO	CONARQ
Preparado para ampliar seus conhecimentos? Respire e vamos em frente! Procure 
um ambiente que facilite a concentração, assim absorverá melhor as informações.
CHAMADA
82
CONFIRA 
A TRILHA DA 
UNIDADE 2!
Acesse o 
QR Code abaixo:
83
TÓPICO 1 — 
POLÍTICAS PÚBLICAS ARQUIVÍSTICAS
UNIDADE 2
1 INTRODUÇÃO
Em	 decorrência	 da	 contínua	 produção	 documental,	 é	 essencial	 a	 adoção	
de	 políticas	 arquivísticas	 que	 visem	 regulamentar	 o	 tratamento	 técnico	 dado	 aos	
documentos	 produzidos	 e	 acumulados	 tanto	 nas	 entidades	 públicas	 quanto	 nas	
privadas.	Nesse	sentido,	a	elaboração	e	implantação	dessas	políticas	permitem	que	a	
documentação	produzida	e	recebida	a	partir	das	funções	e	atividades	exercidas	pelas	
instituições	seja	organizada,	recuperada	e	disponibilizada.
Para	 Santos	 (2017,	 p.	 34),	 “os	 documentos	 digitais	 vêm	 constituindo	 parte	
significativa	 da	memória	 contemporânea,	 logo,	 a	 definição	 de	 políticas	 institucionais	
e	 a	 implementação	 de	 estratégias	 de	 preservação	 tornam-se	 fundamentais	 para	
salvaguardar	este	patrimônio	em	longo	prazo”.
A	Constituição	Federal	(CF)	de	1988,	traz	no	Art.	216,	parágrafo	2º	a	referência	
à	gestão	de	documentos:	“Cabem	à	administração	pública,	na	forma	da	lei,	a	gestão	da	
documentação	governamental	e	as	providências	para	franquear	sua	consulta	a	quantos	
dela	necessitem”.
De	 acordo	 com	 a	 CF/1988,	 e	 posteriormente	 com	 a	 Lei	 nº	 8.159/1991,	 as	
empresas	públicas	 e	 privadas,	 bem	como	pessoas	 e	 famílias	 têm	o	dever	 de	 aplicar	
os	 procedimentos	 e	 técnicas	 da	 gestão	 documental,	 realizando	 o	 tratamento	 dos	
documentos	arquivísticos	desde	a	sua	criação	até	sua	destinação	final.
Desde	os	anos	1980,	a	Unesco	vem	apontando	a	necessidade	da	formulação	
de	políticas	públicas	informacionais	para	que	posteriormente	sejam	implementadas	as	
políticas	arquivísticas	de	documentos,	considerando	que,	dessa	forma,	sejam	obtidos	
melhores	resultados	(JARDIM,	2006).
Nos	 anos	 de	 1990,	 com	 o	 uso	 massivo	 das	 Tecnologias	 de	 Informação	 e	
Comunicação	(TICs),	a	produção	de	documentos	arquivísticos	passou	também	para	o	
meio	eletrônico.	Documentos	digitais	são	gerados,	recebidos	e	tramitadosdiariamente	
nas	instituições,	fazendo	com	que	a	preocupação	se	volte	para	a	preservação	e	acesso	
a	esses	documentos.
A	 inquietação	com	relação	à	preservação	dos	documentos	arquivísticos	ganhou	
força	com	a	Lei	nº	12.527,	de	2011,	a	conhecida	Lei	de	Acesso	à	Informação	(LAI),	que	
regula	o	acesso	a	informações	previsto	também	no	Art.	216	da	Constituição	Federal,	e	
que	garante	o	direito	de	acesso	à	informação	pelos	cidadãos.	
84
Nesse	sentido,	cabe	destacar	a	importância	das	políticas	públicas	de	informação	
e	políticas	públicas	de	documentos	arquivísticos,	considerando,	sobretudo,	o	papel	da	
Arquivologia	como	principal	 instrumento	viabilizador,	sendo	essencial	para	a	eficiência,	
transparência,	 organização	 e	 recuperação	 de	 documentos	 que	 representam	 o	 direito	 
dos	cidadãos.
Uma	política	pública	é	constituída	de	projetos,	leis	e	ações,	deve	ser	transparente	
e	 contar	 com	 a	 participação	 de	 diversos	 atores	 que	 a	 analisem	 e	 a	 avaliem,	 sendo	
necessária,	por	vezes,	diversas	alterações	ao	longo	do	tempo,	ou	seja,	é	um	processo	
dinâmico	(JARDIM,	2006),	que	deve	ser	revisto	periodicamente.	Além	disso,	toda	política	
pública	é	conjunto	de	medidas	concretas,	que	sempre	possui	um	público	e	objetivos	
definidos.
Importa	 ressaltarmos	 que	 sendo	 o	 documento	 arquivístico	 digital	 produzido	
e/ou	 inserido	 em	meio	 eletrônico,	 e	 sendo	 esses	 de	 direito	 ao	 acesso	 por	 qualquer	
cidadão,	sua	gestão	e	preservação	deve	se	dar	a	partir	de	sistemas	de	informação	que	
permitam	que	sejam	garantidas	as	características	principais	de	tais	documentos,	como	
a	confiabilidade	e	a	autenticidade.	
“Políticas	públicas	arquivísticas	podem	ser	setoriais	(em	função	das	características	
de	produção	dos	arquivos,	tipologia,	utilização,	demarcação	administrativa	etc.)	e	podem	
apresentar	uma	configuração	nacional,	regional	ou	local”	(JARDIM,	2006,	p.	10).
Buscando proporcionar conhecimento da legislação sobre 
documentos arquivísticos digitais, nesta unidade estudaremos 
os documentos normativos fornecidos pelo Conarq para além 
do e-ARQ Brasil, bem como abordaremos informações sobre 
ICP-Brasil e Certificação digital, legislação brasileira, políticas e 
segurança da informação arquivística.
ESTUDOS FUTUROS
GIO
“A análise de políticas tende a ser a ser dividida em três fases 
sucessivas – Formulação, Implementação e Avaliação – que 
conformam um ciclo que se realimenta” (JARDIM, 2006, p. 8).
85
Você sabia que o Conarq dispõe de uma vasta legislação 
arquivística composta por leis, decretos e resoluções? Acesse em: 
https://bit.ly/3MgXCAM,
DICA
Cabe	aqui	ressaltar	que,	conforme	explicado	pelo	Professor	José	Maria	Jardim	
(2006,	p.	10),	não	devemos	confundir	 legislação	arquivística	com	política	arquivística.	
“A	legislação	arquivística	fornece	elementos	normalizadores	à	política	arquivística,	mas	
não	é	em	si	mesma	uma	política”.	Assim,	a	legislação	arquivística	é	um	passo	importante	
para	a	concepção	de	políticas	arquivística,	e	pode	ficar	comprometida	se	não	for	objeto	
de	uma	política,	que	é	uma	ação	concreta.
Nessa	 perspectiva,	 no	 Tópico	 1,	 realizamos	 uma	 breve	 contextualização	 que	
reflete	como	se	 iniciou	o	 registro	de	 regras	e	procedimentos	para	que	o	documento	
arquivístico	digital	seja	mantido	em	sistemas	autênticos	e	confiáveis,	e	abordamos	o	
conceito	de	política	pública,	bem	como	de	política	pública	arquivística	e	seus	elementos	
principais.
Preparado?	Então,	vamos	estudar	 juntos	 esse	 conteúdo	 tão	 importante	para	
que	um	futuro	arquivista	possa	atuar	na	sua	profissão	e	fazer	a	diferença,	buscando	
ocupar	seu	espaço	com	responsabilidade	e	contribuir	com	seu	conhecimento	para	o	
crescimento	da	área.
2 POLÍTICAS PÚBLICAS
Para	que	possamos	entender	o	que	são	políticas	arquivísticas	e	compreender	
sua	importância	para	a	comunidade	arquivística	e	para	a	sociedade	em	geral,	partimos	
para	o	entendimento	do	conceito	de	políticas	públicas.
De	acordo	com	o	guia	de	avaliação	de	políticas	públicas	elaborado	pelo	Governo	
Federal,	
o	 termo	 ‘políticas	 públicas’	 [...]	 é	 entendido	 como	 um	 conjunto	 de	
programas	 ou	 ações	 governamentais	 necessárias	 e	 suficientes,	
integradas	 e	 articuladas	 para	 a	 provisão	 de	 bens	 ou	 serviços	 à	
sociedade,	financiadas	por	recursos	orçamentários	ou	por	benefícios	
de	natureza	tributária,	creditícia	e	financeira	(BRASIL,	2018a,	p.	14).
86
Renato	 Tarciso	 Barbosa	 de	 Sousa	 (2006,	 p.	 3)	 compartilha	 desta	 visão	 e	
acrescenta	que
políticas	públicas	podem	ser	entendidas	como	o	conjunto de planos 
e programas de ação	 governamental	 voltados	 à	 intervenção	 no	
domínio	social,	por	meio	dos	quais	são	tratadas	as	diretrizes	e	metas	
a	serem	fomentadas	pelo	Estado,	sobretudo	na	implementação	dos	
objetivos	e	direitos	fundamentais	dispostos	na	Constituição.
Esta	definição	de	Renato	Sousa	(2006)	é	voltada	para	o	sentido	administrativo	
e	 político.	 Ou	 seja,	 a	 formulação	 de	 políticas	 públicas	 tem	 relação	 direta	 com	 o	
planejamento	do	setor	público,	pois	é	por	meio	delas	que	o	governo,	em	cada	esfera	de	
competência	(nacional,	estadual	e	municipal),	viabiliza	a	tomada	de	decisão.	
A	 formulação	de	políticas	públicas	pode	contar	 com	a	participação	de	entes	
públicos	e	privados	(imprensa,	sindicato,	grupos	de	interesse,	dentre	outros),	com	vistas	
a	garantir	os	direitos	dos	cidadãos,	de	diversos	grupos	e	segmentos	(sociais,	culturais,	
étnicos	ou	econômicos).	Um	exemplo	de	uma	política	pública	pode	 ser	 o	 “Programa	
Minha	Casa,	Minha	Vida”,	 lançado	em	2009	pelo	Governo	Federal.	 Esse	programa	se	
voltou	para	ações	que	pudessem	trazer	a	solução	para	o	problema	de	moradia	(déficit	
habitacional)	 que	 o	 Brasil	 enfrenta.	 Quando	 uma	 política	 pública	 é	 formulada	 e	 é	
considerada	eficiente,	pode	se	estender	de	um	governo	para	o	outro	e	se	transformar	
em	política	de	Estado,	como	foi	o	caso	do	programa	“Bolsa	Família”.
Para saber mais das políticas públicas, assista a uma entrevista 
com o especialista Leonardo Secchi no vídeo “O que são políticas 
públicas”, do canal Politize!, em uma série sobre políticas públicas. 
Disponível em: https://bit.ly/3Nel9CI.
DICA
Você sabia que pode participar de audiências públicas para a 
definição de políticas públicas?
ATENÇÃO
“As	 políticas	 públicas	 funcionam	 como	 instrumentos	 de	 aglutinação	 de	
interesses	em	torno	de	objetivos	comuns,	que	passam	a	estruturar	uma	coletividade	
de	interesses.	Toda	política	pública	é	um	instrumento	de	planejamento,	racionalização	 
e	participação	popular”	(SOUSA,	2006,	p.	3).
87
A	participação	dos	cidadãos	durante	a	discussão	e	elaboração	de	uma	política	
pública	é	prevista	na	Lei	Complementar	nº	131,	de	4	de	maio	de	2000,	conhecida	como	
“Lei	da	Transparência”.	Com	a	nova	redação,	em	27	de	maio	de	2009,	o	Art.	48	discorre	
o	seguinte:
Parágrafo	único.	A	transparência	será	assegurada	também	mediante:
I-	 incentivo à participação popular e realização de audiências 
públicas,	 durante	os	processos	de	elaboração	e	discussão	dos	
planos,	lei	de	diretrizes	orçamentárias	e	orçamentos;
II-	 liberação ao pleno conhecimento e acompanhamento da 
sociedade,	 em	 tempo	 real,	 de	 informações	 pormenorizadas	
sobre	a	execução	orçamentária	e	financeira,	em	meios	eletrônicos	
de	acesso	público	(BRASIL,	2009,	grifo	nosso).
A	 participação	 da	 sociedade	 na	 formulação	 de	 políticas	 públicas,	 seja	 no	
acompanhamento,	 seja	 com	 a	 emissão	 de	 opinião,	 amplia	 o	 sentido	 da	 formulação	
dessas	políticas,	sobretudo	se	considerarmos	que	elas	existem	para	trazer	 respostas	
do	 Estado	 para	 os	 direitos	 coletivos	 das	 pessoas,	 previstos	 na	 Constituição	 Federal	 
de	1988.
Como	afirma	Renato	Sousa	(2006,	p.	3),	“em	uma	sociedade	verdadeiramente	
democrática,	a	sociedade	civil	participa	ativamente	na	definição	e,	principalmente,	no	
acompanhamento	da	implementação	de	políticas	públicas”.
Assim,	 a	 construção	 de	 políticas	 públicas	 precisa	 considerar	 o	 governo	 e	 os	
cidadãos,	 pois	 são	 demandasda	 própria	 sociedade,	 em	prol	 do	 desenvolvimento	 da	
própria	sociedade.
Como	 havíamos	 mencionado	 na	 seção	 anterior,	 conforme	 Renato	 Sousa	
(2006),	as	políticas	se	dividem	em	três	fases	sucessivas:	formulação,	implementação	e	
avaliação,	que	também	são	chamadas	de	“ciclo	das	políticas	públicas”.
FIGURA 1 – CICLO DAS POLÍTICAS PÚBLICAS
FONTE: <https://bit.ly/3LfVXKu>. Acesso em: 13 maio 2022.
88
Esse	 ciclo	 de	 políticas	 públicas,	 que	 vem	 do	 inglês	 (policy cycle)	 consiste	
num	 esquema	 de	 visualização	 e	 interpretação,	 “organizado	 em	 fases	 sequenciais	
e	 interdependentes	 que	 vão	 desde	 a	 fase	 inicial	 de	 identificação	 do	 problema,	 até	
a	 formulação	 de	 alternativas	 para	 o	 mesmo	 e	 implementação	 da	 política	 pública”	
(MEDEIROS,	2021,	s.p.).
“Para	que	o	programa/política	saia	do	papel,	é	preciso	 interpretar	o	ambiente	
para	planejar/organizar	as	ações,	decidir	sobre	os	benefícios/serviços	que	se	pretende	
implementar,	 e	 de	 onde	 serão	 extraídos	 os	 recursos	 para	 sua	 implementação”	
(RODRIGUES,	2011,	p.	50).
Vejamos,	a	seguir,	as	principais	fases	do	ciclo	das	políticas	públicas.
• Formulação
A	formulação	de	uma	política	pública	parte	da	 identificação	de	um	problema	
público,	que	caiba	ao	Estado	sua	resolução	e,	posteriormente,	deve-se	incluí-lo	na	agenda	
do	governo	(ou	seja,	no	planejamento	elaborado	pelo	governo	para	o	cumprimento	de	
suas	ações),	para	que	possam	ser	definidas	as	ações	e	políticas	públicas	para	a	sua	
solução	(MEDEIROS,	2021).	
A	priorização	da	resolução	de	um	problema	ou	de	outro	ocorre	a	partir	de	alguns	
fatores,	como	os	 recursos	disponíveis	 (humanos	e	financeiros),	a	urgência	 (pressão	da	
sociedade),	necessidade	política,	dentre	outros.
“A	 formulação	 de	 alternativas	 constitui	 a	 formulação	 de	 políticas	 públicas	
propriamente	dita:	 constitui	 a	 fase	de	planejamento	das	ações	previstas	na	agenda,	
onde	devem	ser	definidos	 seus	objetivos,	marco	 jurídico,	 administrativo	e	financeiro”	
(MEDEIROS,	 2021,	 s.p.).	 Nesta	 fase	 já	 ocorre	 a	 participação	 dos	 atores	 envolvidos	 e	
interessados	na	resolução	do	problema,	incluindo	a	sociedade	nas	audiências	públicas.
Como	 em	 todo	 processo,	 a	 formulação	 de	 uma	 política	 pública	 passa	 pelo	
diagnóstico,	levantamento,	análise	e	informações	sobre	o	problema	a	ser	resolvido,	bem	
como	a	viabilização	de	recursos	humanos	e	financeiros.	Nesta	etapa	as	alternativas	são	
registradas	em	ações	na	agenda	do	governo.
• Implementação
A	 fase	 de	 implementação	 vem	 posteriormente	 à	 tomada	 de	 decisão.	 “A	
tomada	de	decisão	é	a	resposta	que	os	atores	políticos	assumem	mediante	a	busca	de	
alternativas	para	solucionar	um	problema	público”	(MEDEIROS,	2021,	s.p.).	
Nesta	fase	é	declarado	o	plano	de	ação	adotado,	com	os	recursos	disponibilizados	
para	cada	ação	elencada	e	os	respectivos	prazos	para	sua	resolução	(cronograma).
89
• Avaliação
Avaliar	 envolve	 controlar	 e	 supervisionar.	 Avaliar	 faz	 parte	 da	 estrutura	 da	
decisão	com	base	em	evidências.	
A	 avaliação	é	uma	etapa	que	deve	 considerar	 todas	 as	 fases	 aqui	 descritas.	
Ela	é	importante,	pois,	por	meio	dela,	pode-se	obter	as	informações	necessárias	para	a	
redefinição	das	opções	traçadas	para	cada	ação	governamental,	bem	como	na	medição	
dos	resultados	alcançados,	permitindo	verificar	se	foram	efetivos	ou	não.
A	 avaliação	 de	 políticas	 públicas,	 executada	 como	 um	 processo	
sistemático,	 integrado	 e	 institucionalizado,	 tem	 como	 premissa	 básica	
verificar	 a	 eficiência	 dos	 recursos	 públicos	 e,	 quando	 necessário,	
identificar	possibilidades	de	aperfeiçoamento	da	ação	estatal,	com	vistas	 
à	melhoria	dos	processos,	dos	resultados	e	da	gestão	(BRASIL,	2018b).
Para	 que	 o	 processo	 de	 avaliação	 de	 políticas	 públicas	 seja	 padronizado,	 o	
Governo	Federal	disponibiliza	o	documento	“Avaliação	de	políticas	públicas:	guia	prático	
de	análise	ex post”,	no	qual	são	evidenciados	alguns	pontos	relevantes	para	a	avaliação	
de	políticas	públicas:
•	 A	 abordagem	 de	 avaliação	 escolhida	 deve	 estar	 alinhada	 ao	
ciclo	de	execução	da	política	pública;	como	exemplo,	será	visto	
mais	à	frente	que	uma	linha	de	avaliação	de	impacto	só	deve	ser	
executada	 se	 a	 política	 já	 tiver	 alcançado	 tempo	 de	 execução	
suficiente	para	que	haja	os	resultados	e	os	impactos	esperados,	
conforme	o	seu	modelo	lógico.
•	 A	 experiência	 internacional	 mostra	 que	 utilizar	 metodologias	
bem-aceitas	 e	 roteiros	 padronizados	 gera	 resultados	 confiáveis	
e	 permite	 maior	 comparabilidade	 entre	 as	 diferentes	 políticas	
públicas,	 por	 homogeneizar	 e	 sistematizar	 a	 linguagem	 e	 as	
informações.	 A	 credibilidade	 desses	 resultados	 é	 que	 contribui	
para	a	expansão,	o	reinvestimento	ou	a	economia	de	recursos	nas	
políticas	públicas	avaliadas.
•	 As	políticas	que	apresentarem	avaliações	ruins,	que	não	passam	
pelo	 processo	 de	 validação	 da	 sociedade,	 incluídas	 as	 críticas	
da	 comunidade	 acadêmica,	 dos	 pesquisadores	 e	 da	 imprensa,	
não	deverão	se	prolongar	por	muito	tempo.	Esse	fato	destaca	a	
importância	de	as	avaliações	executadas	no	sistema	de	avaliação	
do	 governo	 serem	 claras,	 transparentes	 e	 públicas,	 o	 que	
fortalecerá	a	implementação	de	políticas	públicas	efetivas	e	bem-
desenhadas	(BRASIL,	2018a,	p.	15).
Celina	Sousa	 (2006,	p.	 17)	apresenta	os	elementos	principais	de	uma	política	
pública	a	partir	de	definições	e	modelos	existentes:
•	 A	política	pública	permite	distinguir	entre	o	que	o	governo	pretende	
fazer	e	o	que,	de	fato,	faz;
•	 A	política	pública	envolve	vários	atores	e	níveis	de	decisão,	embora	
seja	materializada	através	dos	governos,	e	não	necessariamente	se	
restringe	a	participantes	formais,	já	que	os	informais	são	também	
importantes;
90
•	 A	política	pública	é	abrangente	e	não	se	limita	a	leis	e	regras;
•	 A	política	pública	é	uma	ação	intencional,	com	objetivos	a	serem	
alcançados;
•	 A	política	pública,	embora	tenha	impactos	no	curto	prazo,	é	uma	
política	de	longo	prazo.
Vistas	 as	 informações	 essenciais	 sobre	 as	 políticas	 públicas,	 veremos,	 no	
próximo	subtópico,	as	políticas	públicas	arquivísticas.
3 POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS
Podemos	 rever	 os	 objetivos	 das	 políticas	 públicas,	 assunto	 visto	 no	 tópico	
anterior,	e	a	partir	deles	fazer	uma	reflexão	sobre	no	que	consistem	as	políticas	públicas	
arquivísticas.
Sabemos	que	o	acúmulo	desordenado	de	documentos	produzidos/recebidos	
pela	 administração	 pública	 é	 um	 problema	 real	 e	 que	 estamos	 longe	 de	 solucioná-
lo	 se	 não	 forem	 aplicadas	 as	 etapas	 da	 gestão	 arquivística	 de	 documentos	 nessas	
instituições.	
O	aumento	da	massa	documental	torna	evidente	a	necessidade	de	tratamento	
técnico,	retratada	nas	funções	arquivísticas	que,	dentre	outras,	culminam	na	dissemi-
nação	e	acesso	à	informação.	A	falta	de	gestão	de	documentos	pode	privar	o	direito	de	
acesso	ao	cidadão	aos	documentos	públicos,	um	direito	garantido	pela	CF/1988	(Art.	
5º,	XIV	–	é	assegurado	a	todos	o	acesso	à	informação	e	resguardado	o	sigilo	da	fonte,	
quando	necessário	ao	exercício	profissional;	e	Art.	216,	parágrafo	2º	–	apresentado	no	
destaque	a	seguir)	e	pela	Lei	de	Acesso	à	Informação	(Lei	nº	12.527/2011).	
Para	 tanto,	 a	 elaboração	 e	 implantação	 de	 políticas	 públicas	 arquivísticas	
e	 de	 informação	 consistem	nos	primeiros	 passos	 a	 serem	dados	para	 que	 se	possa	
implementar	a	gestão	arquivística	de	documentos	tanto	em	meio	convencional	como	
eletrônico.	Ou	 seja,	 uma	política	 arquivística	é	 a	base	para	o	processo	de	gestão	de	
documentos.
Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza 
material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de 
referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores 
da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
I-	 as	formas	de	expressão;
II-	 os	modos	de	criar,	fazer	e	viver;
III-	 as	criações	científicas,	artísticas	e	tecnológicas;91
IV-	 as	 obras,	 objetos,	 documentos,	 edificações	 e	 demais	 espaços	 destinados	 às	
manifestações	artístico-culturais;
V	-	 os	conjuntos	urbanos	e	sítios	de	valor	histórico,	paisagístico,	artístico,	arqueoló-
gico,	paleontológico,	ecológico	e	científico.
§	 1º	O	Poder	Público,	 com	a	 colaboração	da	 comunidade,	 promoverá	 e	 protegerá	
o	 patrimônio	 cultural	 brasileiro,	 por	 meio	 de	 inventários,	 registros,	 vigilância,	
tombamento	e	desapropriação,	e	de	outras	formas	de	acautelamento	e	preservação.
§ 2º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação 
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela 
necessitem. (Vide Lei nº 12.527, de 2011).
FONTE: BRASIL. [Constituição (1988)]. Constituição da República Federativa do Brasil de 
1988. Brasília, DF: Presidência da República, 1988. Disponível em: https://bit.ly/3sL6BCF. Acesso em: 
18 maio 2022.
Vale	 sempre	 lembrar	 que	 os	 documentos	 produzidos	 e	 recebidos	 por	 uma	
empresa,	pessoa	ou	família	constituem	um	arquivo	que,	além	de	provar	a	existência	
da	 entidade,	 de	 comprovar	 suas	 funções	 e	 atividades,	 também	 são	 testemunho	 da	
memória,	o	que	reflete	seu	valor	primário	e	secundário.	
Segundo	 Jardim	 (2013,	 p.	 36),	 apesar	 de	 o	 tema	 “políticas	 arquivísticas”	 ter	
ganhado	 espaço	 nos	 últimos	 20	 anos,	 no	 Brasil,	 ela	 ainda	 se	 encontra	 ausente	 no	
universo	das	políticas	públicas.	Para	o	autor,	os	serviços	e	o	trabalho	nas	instituições	
“apontam	para	diferentes	formas	de	visualizar	os	processos,	ações	e	sujeitos	da	gestão	
arquivística”.	 E	 ressalta:	 “comumente	 um	 dispositivo	 legal,	 projeto	 ou	 programa	 são	
caracterizados	como	política	arquivística.	No	entanto,	o	fato	de	se	tomar	uma	decisão	
política	de	implementar	um	projeto	de	gestão	de	documentos	não	confere	a	esse	projeto	
a	condição	de	uma	política	arquivística”	(JARDIM,	2013,	p.	36).
O que são políticas arquivísticas, então? “[...] o conjunto de premissas, 
decisões e ações – produzidas pelo Estado e inseridas nas agendas 
governamentais, em nome do interesse social – que contemplam os 
diversos aspectos (administrativo, legal, científico, cultural, tecnológico 
etc.) relativos à produção, uso e preservação da informação arquivística 
de natureza pública e privada” (JARDIM, 2013, p. 38-39).
NOTA
92
Na	mesma	linha	de	pensamento,	Vázquez	(2004,	p.	91,	tradução	nossa)	se	refere	 
à	“Política	de	Administração	de	Documentos,	Informação	e	Arquivo”,	como	a	
política	que	 formula	objetivos	e	propõe	os	meios	apropriados	para	
servir,	mediante	os	documentos	de	gestão,	os	direitos	e	necessidades	
do	 conjunto	 da	 sociedade;	 das	 instituições	 produtoras/receptoras	
dos	documentos;	dos	interessados	individual	ou	institucionalmente,	
e,	por	último,	dos	pesquisadores,	de	acordo	com	legislação	e	normas.
Como	 vimos	 no	 subtópico	 anterior,	 Renato	 Souza	 (2006)	 reuniu	 diversas	
definições	e	modelos	sobre	políticas	públicas,	buscando	considerar	tais	aspectos	para	a	
formulação,	implementação	e	avaliação	de	políticas	públicas	arquivísticas.	
A	Lei	nº	8.159/1991,	conhecida	como	a	Lei	de	Arquivos,	apresenta	o	conjunto	
de	 definições	 necessárias	 ao	 entendimento	 da	 constituição	 de	 um	 arquivo,	 sendo	
instrumento	indispensável	ao	trabalho	do	arquivista.	
Na	 lei	 é	 assegurado	 o	 princípio	 de	 acesso	 do	 cidadão	 à	 informação,	 bem	
como	o	registro	da	 importância	do	arquivo	para	a	sociedade,	que	 junto	às	definições	
apresentadas	possibilitam	que	esta	 Lei	 seja	 a	 base	 legal	 para	 a	 formulação	de	mais	
políticas	públicas	arquivísticas.	
Contudo,	 no	 entender	 de	 Jardim	 (2006),	 apesar	 de	 a	 legislação	 arquivística	
ter	se	desenvolvido	muito	nos	últimos	anos,	ela	se	 refere	mais	à	elaboração	de	atos	
normativos	e,	por	si	 só,	não	constitui	uma	política	pública,	principalmente	se	formos	
considerar	os	elementos	principais	de	uma	política	pública	(ver	subtópico	anterior).
A	Lei	nº	8.159/1991,	que	dispõe	sobre	a	política	nacional	de	arquivos	públicos	
e	privados	e	dá	outras	providências,	classifica	os	arquivos	em	apenas	duas	categorias:	
públicos	e	privados,	conforme	a	seguinte	definição:
•	 Públicos:	 são	 aqueles	 produzidos	 e	 mantidos	 por	 instituições	
públicas	nas	esferas	federal,	estadual	e	municipal,	no	desempenho	
de	suas	atribuições	administrativas,	 legislativas	e/ou	 judiciárias.	
Também	são	considerados	públicos	os	arquivos	acumulados	por	
empresas	privadas	encarregadas	da	gestão	de	serviços	públicos.
•	 Privados:	 consideram-se	 arquivos	 privados	 os	 conjuntos	 de	
documentos	 produzidos	 ou	 recebidos	 por	 pessoas	 físicas	 ou	
jurídicas,	em	decorrência	de	suas	atividades	(BRASIL,	1991).
O	Art.	26	da	Lei	nº	8.159/1991,	não	só	criou	o	Conselho	Nacional	de	Arquivos	
(Conarq)	como	também	institui	o	Sistema	Nacional	de	Arquivos	(Sinar),	cuja	competência,	
organização	 e	 funcionamento	 estão	 regulamentados	 pelo	Decreto	 nº	 4.073,	 de	 3	 de	
janeiro	de	2002.	
93
De	acordo	com	esse	dispositivo	 legal,	o	Sinar	tem	por	finalidade	 implementar	
a	política	nacional	de	arquivos	públicos	e	privados,	visando	à	gestão,	à	preservação,	e	
ao	acesso	aos	documentos	de	arquivo.	Portanto,	o	Conarq	é	responsável	por	criar	as	
normas	e	o	Sinar	por	implementá-las.
Na	visão	de	Silva	(1996),	conforme	evidenciado	na	Lei	nº	8.159/1991,	uma	política	
de	arquivo	deve	considerar	os	seguintes	aspectos:
•	 Estrutura	 organizacional	 e	 competência	 das	 unidades	 arquivísticas	 em	 todos	 os	
órgãos	da	administração	direta,	autárquica	e	funcional.
•	 Desenvolvimento	de	programas	de	gestão	de	documentos,	visando	o	planejamento	
e	 controle	 das	 atividades	 técnicas	 e	 administrativas	 relacionadas	 à	 produção,	
tramitação,	uso,	avaliação	e	seleção	de	documentos	e	das	atividades	de	classificação	
e	 arquivamento,	 em	 fase	 corrente	 e	 intermediária,	 para	 fins	 de	 eliminação	 ou	
recolhimento	para	a	guarda	permanente.
•	 Execução	 de	 atividades	 de	 arquivos	 permanentes	 que	 porventura	 não	 sejam	
recolhidos	ao	Arquivo	Nacional,	sendo	gerenciados	pelo	órgão	produtor.
•	 Interação	dos	serviços	arquivísticos	federais	junto	ao	sistema	nacional	de	arquivos.
Pensando	 na	 atuação	 do	 arquivista	 nos	 arquivos	 públicos,	 entendemos	 que	
a	 classe	 profissional	 deve	 se	 organizar	 e	 trabalhar	 para	 que	 sejam	 implementadas	
políticas	públicas	arquivísticas,	do	mesmo	modo	que	são	elaboradas	políticas	públicas	
para	 educação,	 saúde,	meio	 ambiente,	 tendo	 em	vista	 que	 todas	 elas	 têm	 seu	 foco	
voltado	para	a	resolução	de	problemas	específicos	e	o	atendimento	das	necessidades	
dos	cidadãos.
Complemente seus estudos lendo o artigo “De que falamos 
quando falamos em políticas arquivísticas? Percepções sobre 
políticas arquivísticas no Poder Executivo Federal”, publicado 
pelo Professor José Maria Jardim, em 2013, na Revista do IBICT. 
Disponível em: https://bit.ly/3yCPCGA.
GIO
94
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
•	 Uma	política	pública	é	constituída	de	projetos,	 leis	e	ações,	deve	ser	transparente	
e	contar	com	a	participação	de	diversos	atores	que	a	analisem	e	a	avaliem,	sendo	
necessária,	por	vezes,	diversas	alterações	ao	longo	do	tempo,	ou	seja,	é	um	processo	
dinâmico.
•	 Uma	política	pública	se	divide	em	três	fases	sucessivas	–	formulação,	implementação	
e	avaliação	–	que	conformam	um	ciclo	que	se	realimenta.
•	 Políticas	públicas	devem	estar	integradas	e	articuladas	para	a	provisão	de	bens	ou	
serviços	à	sociedade,	financiadas	por	recursos	orçamentários	ou	por	benefícios	de	
natureza	tributária,	creditícia	e	financeira.
•	 A	 falta	 de	gestão	de	documentos	pode	privar	 o	 direito	 de	 acesso	 ao	 cidadão	 aos	
documentos	públicos,	um	direito	garantido	pela	Constituição	Federal	de	1988	e	pela	
Lei	de	Acesso	à	Informação	(Lei	nº	12.527/2011).
•	 A	 elaboração	 e	 implantação	 de	 políticas	 públicas	 arquivísticas	 e	 de	 informação	
consistem	nos	primeiros	passos	a	serem	dados	para	que	se	possa	 implementara	
gestão	arquivística	de	documentos	tanto	em	meio	convencional	como	eletrônico.
RESUMO DO TÓPICO 1
95
AUTOATIVIDADE
1	 As	técnicas	de	gestão,	preservação	e	acesso	aos	documentos	arquivísticos	digitais	
vêm	sendo	estudadas	e	aprimoradas	ao	longo	do	tempo,	pois	da	mesma	forma	que	
os	 documentos	 arquivísticos	 convencionais,	 esses	 documentos	 constituem	 prova	
das	funções	e	atividades	desempenhadas	por	um	órgão	e/ou	entidade,	família	ou	
pessoa	ao	 longo	de	sua	existência,	podendo	tornar-se	testemunho	da	memória	e	
fonte	de	pesquisa	histórica.	Nesse	sentido	é	necessário	que:
a)	 (			)	 A	 Lei	 nº	 8.159/1991	 seja	 reformulada	 a	 fim	 de	 contemplar	 os	 documentos	
arquivísticos	digitais	de	fase	corrente.
b)	 (			)	 Sejam	 elaboradas	 e	 implementadas	 políticas	 arquivísticas	 voltadas	 para	 a	
preservação	dos	documentos	arquivísticos	digitais.
c)	 (			)	 As	 instituições	 públicas	 e	 privadas	 implementem	 a	 assinatura	 digital	 nos	
diferentes	níveis	hierárquicos.
d)	 (			)	 Sejam	formuladas	estratégias	visando	impedir	o	acesso	aos	documentos	com	o	
objetivo	de	preservá-los.
2	 De	acordo	com	Jardim	(2006),	uma	política	pública	é	constituída	de	projetos,	leis	e	
ações,	deve	ser	transparente	e	contar	com	a	participação	de	diversos	atores	que	a	
analisem	e	a	avaliem,	sendo	necessária,	por	vezes,	diversas	alterações	ao	longo	do	
tempo,	ou	seja,	é	um	processo	dinâmico.	Com	relação	às	políticas	públicas,	analise	 
as	sentenças	a	seguir:
FONTE: JARDIM, J. M. Políticas públicas arquivísticas: princípios, atores e processos. Arquivo & 
Administração, Rio de Janeiro, v. 5, n. 2, p. 5-17, 2006. Disponível em: https://bit.ly/3yLDwuw. 
Acesso em: 18 maio 2022.
I-	 São	direcionadas	apenas	às	empresas	privadas	encarregadas	da	gestão	de	serviços	
públicos.
II-	 Os	direitos	coletivos	não	são	contemplados	quando	de	sua	elaboração.
III-	 O	processo	de	análise	divide-se	em	três	fases	sucessivas:	formulação,	implementação	
e	avaliação.
Assinale	a	alternativa	CORRETA:
a)	 (			)	 As	sentenças	I	e	II	estão	corretas.
b)	 (			)	 Somente	a	sentença	II	está	correta.
c)	 (			)	 As	sentenças	I	e	III	estão	corretas.
d)	 (			)	 Somente	a	sentença	III	está	correta.
96
3	 “Uma	política	arquivística	consiste	num	o	conjunto	de	premissas,	decisões	e	ações	
–	 produzidas	 pelo	 Estado	 e	 inseridas	 nas	 agendas	 governamentais,	 em	 nome	 do	
interesse	 social	 –	 que	 contemplam	 os	 diversos	 aspectos	 (administrativo,	 legal,	
científico,	 cultural,	 tecnológico	 etc.)	 relativos	 à	 produção,	 uso	 e	 preservação	 da	
informação	arquivística	de	natureza	pública	e	privada”	(JARDIM,	2013,	p.	38-39).	Com	
base	nesse	conceito,	classifique	V	para	as	sentenças	verdadeiras	e	F	para	as	falsas:
FONTE: JARDIM, J. M. De que falamos quando falamos em políticas arquivísticas? Percepções sobre políticas 
arquivísticas no Poder Executivo Federal. Ciência da Informação, Brasília, DF, v. 42, n. 1, p. 35-49, 2013. 
Disponível em: https://bit.ly/3LlVDKd. Acesso em: 18 maio 2022.
(			)	A	 preservação	 da	 informação	 arquivística	 só	 interessa	 aos	 órgãos	 e	 entidades	
públicas.
(			)	A	elaboração	de	uma	política	pública	arquivística	é	o	passo	que	antecede	à	gestão	
de	documentos.
(			)	Uma	 política	 pública	 de	 arquivo	 pode	 garantir	 a	 qualidade	 no	 tratamento	 das	
informações	produzidas	e	recebidas	por	uma	instituição.
Assinale	a	alternativa	que	apresenta	a	sequência	CORRETA:
a)	 (			)	 V	–	F	–	F.
b)	 (			)	 V	–	F	–	V.
c)	 (			)	 F	–	V	–	V.
d)	 (			)	 F	–	F	–	V.
4	 A	 Lei	 nº	 8.159/1991,	 que	 dispõe	 sobre	 a	 política	 nacional	 de	 arquivos	 públicos	 e	
privados	e	dá	outras	providências,	classifica	os	arquivos	em	apenas	duas	categorias:	
públicos	e	privados.	Explique	cada	uma	dessas	categorias.
5	 A	 formulação	 de	 uma	 política	 pública	 consiste	 em	 um	 processo	 que	 passa	 pelo	
diagnóstico,	levantamento,	análise	e	informações	sobre	o	problema	a	ser	resolvido,	
bem	como	a	viabilização	de	recursos	humanos	e	financeiros.	De	acordo	com	o	texto	
quais	as	principais	características	de	uma	política	pública?
97
SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO E 
VALIDADE DE DOCUMENTOS DIGITAIS
UNIDADE 2 TÓPICO 2 — 
1 INTRODUÇÃO
A	produção	de	documentos	digitais	trouxe	também	a	necessidade	da	assinatura	
digital,	 que	é	um	mecanismo	que	 identifica	o	 remetente	de	determinada	mensagem	
eletrônica.	 A	 assinatura	 digital,	 no	 âmbito	 da	 ICP-Brasil,	 garante	 a	 autenticidade,	
integridade,	confiabilidade	e	o	não	repúdio,	dessa	forma,	o	autor	não	poderá,	por	forças	
tecnológicas	e	legais,	negar	que	seja	o	responsável	por	seu	conteúdo	(BRASIL,	2021).
A	certificação	digital	trouxe	vários	benefícios,	tais	como:	praticidade,	economia	
de	tempo,	segurança,	validade	legal	e	benefícios	ambientais.	Por	sua	vez,	a	assinatura	
digital	 assegura	 que	 a	 partir	 de	 uma	 alteração	 no	 conteúdo	 do	 documento,	 esse	
documento	não	seja	mais	válido.
Neste	tópico,	abordaremos	a	ICP-Brasil,	criada	pelo	Governo	Federal	no	âmbito	
do	Instituto	Nacional	de	Tecnologia	da	Informação	(ITI),	e	a	importância	da	assinatura	
digital	para	a	validação	de	um	documento	digital.	A	assinatura	digital	tem	validade	legal,	
desde	que	sejam	seguidos	os	passos	indicados	pela	ICP-Brasil,	que	visa	à	segurança	
em	todo	o	processo.	Outro	aspecto	levantado,	neste	tópico,	acerca	do	certificado	digital,	
diz	 respeito	 à	 criptografia,	 um	 conjunto	 de	 técnicas	 cuja	 finalidade	 é	 proteger	 uma	
informação,	garantindo	seu	sigilo	e	permitindo	que	somente	que	emissor	e	receptor	a	
compreendam.
No	 âmbito	 arquivístico,	 tais	 tecnologias	 contribuem	 para	 que	 o	 profissional	
arquivista	consiga	realizar	a	gestão	das	 informações	e	dos	documentos	arquivísticos	
digitais,	como	delimitado	pela	Lei	nº	6.546/1978,	que	dispõe	sobre	a	regulamentação	
da	profissão	do	Arquivista,	e,	em	seu	Art.	2º,	destaca	que	dentre	as	suas	atribuições	estão	
o	“planejamento,	orientação	e	acompanhamento	do	processo	documental	e	informativo”	
(BRASIL,	 1978),	garantindo	a	aplicação	dos	princípios	de	autenticidade,	 integridade	e	
fidedignidade	das	 informações	e	documentos	produzidos	e	 recebidos,	transmitidos	e	
armazenados	em	sistemas	de	computador.
Nesse	 sentido,	 vamos	 nos	 aproximar	 desse	 universo	 da	 certificação	 e	
assinatura	digital	para	conhecer	o	que	deve	ser	observado	na	implantação	de	sistemas	
de	 certificação	 digital	 e	 como	 podem	 ser	 garantidos	 os	 princípios	 arquivísticos	
(autenticidade,	integridade	e	confiabilidade)	nesse	processo.
98
2 ICP-BRASIL E CERTIFICAÇÃO DIGITAL
O	uso	de	assinaturas	digitais	e	de	certificação	digital	na	administração	pública	
foi	 padronizado	 e	 normalizado	 com	 a	 criação	 da	 Infraestrutura	 de	 Chaves	 Públicas	
Brasileira	(ICP-Brasil)	(CONARQ,	2020,	p.	110).
De	acordo	com	o	Instituto	Nacional	de	Tecnologia	da	Informação	(ITI),	do	Governo	
Federal,	 a ICP-Brasil	 é	 uma	 cadeia	 hierárquica	 de	 confiança	 que	viabiliza	 a	 emissão	
de	certificados	digitais	para	 identificação	virtual	do	cidadão,	ou	seja,	 se	configura	no	
processo	de	certificação	digital	oficial	do	Brasil,	que	fornece,	inclusive,	validade	jurídica	
às	transações	eletrônicas	(BRASIL,	2021).
De	 acordo	 com	 o	 Conarq	 (2020),	 a	 Infraestrutura	 de	 Chaves	 Públicas	 (ICP)	
consiste	em	um	
Conjunto	de	técnicas,	práticas	e	procedimentos	que	estabelecem	os	
fundamentos	técnicos	e	metodológicos	de	um	sistema	de	certificação	
digital	 baseado	 em	 chave	 pública.	 Normalmente,	 é	 composto	 por	
uma	 cadeia	 de	 autoridades	 certificadoras	 formada	 pela	 autoridade	
certificadora	raiz	–	AC	Raiz,	pelas	demais	autoridades	certificadoras	–	
AC	e	pelas	autoridades	de	registro	–	AR	(CONARQ,	2020,	p.	218).
A	 partir	 da	 certificação	 da	 ICP-Brasil	 podemos	 assinar	 documentos	 digitais,	
garantindo	 a	 autenticidade,	 a	 integridade	 das	 informações	 ou	 ainda	 criptografar	
documentos,	 mensagens	 e	 outras	 ações	 garantindo	 a	 confidencialidade	 e	 o	 sigilo	
desses	documentos.
O	modelo	adotado	pelo	Brasil	foi	o	de	certificação	comraiz	única,	sendo	que	o	
ITI,	além	de	desempenhar	o	papel	de	autoridade	certificadora	raiz	(AC	Raiz),	também	tem	
o	papel	de	credenciar	e	descredenciar	os	demais	participantes	da	cadeia,	supervisionar	
e	 fazer	 auditoria	 dos	processos.	 É	 um	processo	que	 tem	uma	cadeia	hierárquica	de	
confiança.
O que é a ICP-Brasil? Reforce o conceito e o funcionamento da 
ICP-Brasil em: https://bit.ly/3N3ZAEO.
DICA
99
Qualquer	pessoa,	seja	física	ou	jurídica,	pode	adquirir	um	certificado	digital.	Para	
que	um	cidadão/usuário	possa	obter	um	certificado	digital	do	padrão	 ICP-Brasil	para	
um	fim	específico	ou	diverso,	ele	deve	se	dirigir	presencialmente	a	uma	AR,	onde	serão	
conferidos	seus	documentos	e	inclusive	se	ele	é	quem	diz	ser.	Após	esse	passo,	a	AR	
encaminha	os	documentos	para	uma	AC	a	ela	vinculada.	Após	receber	os	documentos	
do	cidadão,	a	AC	emite	e	assina	o	certificado	digital	do	assinante/usuário.
As	ACs	são	credenciadas	pela	AC	Raiz	(ou	seja,	o	ITI),	que	fornece	uma	interface	
chamada	AR	para	emissão	e	assinatura	dos	certificados	digitais	dos	usuários.	A	AR	faz	
a	intermediação	entre	o	usuário	e	a	AC.	Esse	certificado	emitido	pela	AC	representa	a	
declaração	de	identidade	do	titular	(que	pode	ser	pessoa	física	ou	jurídica),	que	possui	
um	par	único	de	chaves	criptográficas,	formado	por	uma	chave	pública	e	uma	chave	
privada,	exclusivamente	associado	à	pessoa	solicitante.	A	AC	também	tem	como	função	
emitir	 listas	 de	 certificados	 revogados	 (LCR)	 e	manter	 o	 registro	 das	 operações	 que	
realiza.
Uma	 AR	 está	 sempre	 vinculada	 a	 uma	 AC	 e	 tem	 como	 objetivo	 receber,	
validar	e	encaminhar	as	solicitações	de	emissão	ou	revogação	de	certificados	digitais	
e	 identificação	 de	 seus	 solicitantes.	 Essa	 identificação	 é	 sempre	 realizada	 de	 forma	
presencial,	 ou	 seja,	 o	 solicitante/usuário	 deverá	 ir	 presencialmente	 a	 uma	 AR	 para	
comprovar	sua	identidade.	Outro	ente	que	compõe	a	cadeia	hierárquica	da	ICP-Brasil	é	
a	Autoridade	Certificadora	do	Tempo	(ACT),	responsável	por	emitir	carimbos	do	tempo	
em	documentos	digitais,	garantindo	que	aquele	documento	foi	criado	naquele	dia,	hora,	
minuto,	segundo,	garantindo	que	o	documento	foi	emitido	na	hora	oficial	emitida	pelo	
Observatório	Nacional.
Conheça mais a respeito do Observatório Nacional em: 
https://bit.ly/39YIJ7Z.
DICA
O	uso	de	carimbo	digital	do	tempo	na	administração	pública	foi	padronizado	e	
normalizado	com	a	criação	da	 Infraestrutura	de	Chaves	Públicas	Brasileira	(ICP-Brasil).	
A	utilização	de	carimbos	de	tempo	no	âmbito	da	 ICP-Brasil	é	facultativa.	Documentos	
assinados	digitalmente	são	válidos	com	ou	sem	o	carimbo	digital	do	tempo.	No	entanto,	O	
Conarq	recomenda	o	uso	do	carimbo	quando	da	produção	de	documentos	arquivísticos	
(CONARQ,	2020).	Vejamos	as	principais	 informações	que	devem	constar	no	certificado	
digital:
100
FIGURA 2 – INFORMAÇÕES DO CERTIFICADO DIGITAL
FONTE: Adaptada de Brasil (2021)
Dados do Titular 
(nome, e-mail)
Período de 
validade do 
certificado
Chave-pública 
do titular
Número 
de série
Assinatura 
digital da AC
Nome da 
Autoridade 
Certificadora (AC)
A	 assinatura	 da	 AC	 no	 certificado	 digital	 é	 o	 que	 garante	 às	 informações	 a	
autenticidade,	integridade	e	de	não	repudio,	ou	seja,	a	AC	não	pode	mais	negar	a	autoria	
da	assinatura	a	qual	já	foi	validada	no	sistema.	
De	acordo	com	a	ICP-Brasil,	os	tipos	de	certificados	digitais	se	classificam	em:
 
•	 A:	A1,	A2,	A3	e	A4,	cuja	função	é	a	assinatura	digital	para	garantir	a	autenticidade,	
integridade	e	o	não	repudio	ao	documento	já	validado.
•	 S:	 S1,	 S2,	 S3	 e	 S4,	 que	 se	 referem	 aos	 certificados	 de	 sigilo	 que	 servem	 para	
criptografar	documentos,	mensagens	e	transações,	garantindo	a	confidencialidade	
das	informações.
•	 T:	T3	e	T4,	que	são	certificados	para	carimbo	do	tempo	utilizados	para	emitir	carimbos	
do	tempo	em	documentos	digitais/eletrônicos.
Cada	 certificado	 digital	 possui	 um	 período	 máximo	 de	 validade,	 conforme	
podemos	observar	no	Quadro	1.
QUADRO 1 – VALIDADE DOS CERTIFICADOS DIGITAIS
FONTE: Adaptado de Brasil (2021)
Tipo de certificado Validade máxima do certificado
A1	e	S1 1	ano.
A2	e	S2 2	anos.
A3,	S3,	T3 5	anos.
A4,	S4,	T4
11	anos	para	cadeias	hierárquicas	completas	e	6	anos	para	as	
demais	cadeias.
101
Outro	aspecto	a	se	considerar	na	certificação	é	que	a	geração	das	chaves	pode	
ser	 por	 hardware	 ou	 por	 software,	 observando-se,	 ainda,	 as	 mídias	 armazenadoras	
utilizadas,	que	variam	em	cada	nível	detalhado	no	Quadro	2.	
Como	possibilidades	de	uso	da	assinatura	digital,	Brasil	(2021,	s.p.)	destaca:
•	 Assinatura	de	contratos	e	outros	documentos	digitais;
•	 Assinatura	 da	 declaração	 de	 renda	 e	 outros	 serviços	 prestados	
pela	Secretaria	da	Receita	Federal;
•	 Processos	judiciais	e	administrativos	em	meio	eletrônico;
•	 Obtenção	e	envio	de	documentos	aos	cartórios;
•	 Transações	seguras	com	instituições	financeiras;
•	 Prescrição	eletrônica	e	dispensação	de	remédios	para	fins	de	tele-
medicina.
Selecionamos dois endereços eletrônicos do ITI para que você 
possa conferir mais informações sobre a certificação digital ICP- 
Brasil e o certificado digital:
• https://bit.ly/3PhvFe9.
• https://bit.ly/3Nddsg1.
DICA
2.1 TERMINOLOGIA
A	terminologia	de	uma	área	é	essencial	para	que	se	estabeleça	a	comunicação.	
Com	 o	 desenvolvimento	 das	 tecnologias	 de	 informação	 e	 comunicação,	 o	 campo	
de	conhecimento	da	Arquivologia	passou	pela	criação	de	novos	termos	e	conceitos,	
decorrentes	do	atual	contexto.	
Assim,	 a	 seguir,	 apresentamos	 alguns	 termos	 e	 conceitos	 mais	 comuns	 ao	
assunto	tratado	neste	tópico	extraídos	do	Conarq	(2020)	e	Brasil	(2021):
• Autoridade de Carimbo/Certificadora do Tempo (ACT):	 responsável	 pela	
emissão	de	carimbo	digital	do	tempo.	
• Autoridade Certificadora (AC):	 entidade	pública	 ou	privada	 subordinada	 à	 ICP-
Brasil,	que	emite,	distribui,	gerencia,	renova	ou	revoga	certificados	digitais	de	outras	
autoridades	certificadoras	ou	de	titulares	finais.	
• Autoridade de Registro (AR):	entidade	pública	ou	privada	que	distribui	certificados	
digitais	 aos	 usuários	 finais,	 mediante	 processo	 de	 identificação	 estabelecido	 nas	
práticas	definidas	na	Infraestrutura	de	Chaves-Públicas	–	ICP.	
102
• Carimbo digital do tempo:	é	um	documento	eletrônico	emitido	por	uma	Autoridade	
de	Carimbo	de	Tempo	(ACT)	que	serve	como	evidência	de	que	uma	informação	digital	
existia	numa	determinada	data	e	hora.	O	timestamp,	calculado	a	partir	do	hash	do	
documento,	 é	o	 registro	da	data	e	hora	em	que	a	 requisição	do	 timestamp	 (Time 
Stamp Request)	chegou	à	Autoridade	de	Carimbo	do	Tempo,	e	não	se	refere	à	data	
e	hora	de	criação	do	documento.	É	uma	forma	de	autenticação	do	documento.	 (I)	
Digital Timestamp.	
• Certificado digital:	registro	eletrônico	assinado,	gerado	por	meio	de	um	procedimento	
de	certificação	digital,	o	qual	se	destina	a	comprovar	a	relação	existente	entre	um	
elemento	criptográfico	e	uma	pessoa	física	ou	jurídica.	
• Chave privada:	chave	matemática	formada	por	uma	sequência	de	dígitos,	usada	para	
criptografia	assimétrica	e	criada	em	conjunto	com	a	chave	pública	correspondente	
que	deve	ser	mantida	em	segredo	pelo	portador.	Usada	para	assinar	digitalmente	
documentos,	bem	como	para	decifrar	aqueles	criptografados	com	a	chave	pública	
correspondente.	
• Chave pública:	 chave	 matemática	 formada	 por	 uma	 sequência	 de	 dígitos,	
usada	 para	 criptografia	 assimétrica,	 criada	 em	 conjunto	 com	 a	 chave	 privada	
correspondente,	disponibilizada	publicamente	por	certificado	digital	e	utilizada	para	
verificar	assinaturas	digitais.	Também	pode	ser	usada	para	criptografar	mensagens	
ou	arquivos	a	serem	decifrados	com	a	chave	privada	correspondente.
• Criptografia assimétrica:	 tipo	 de	 criptografia	 que	 usa	 um	 par	 de	 chaves	
criptográficas	distintas	(privada	e	pública)	e	matematicamente	relacionadas.	A	chave	
pública	está	disponível	para	todos	que	queiram	cifrar	 informaçõespara	o	dono	da	
chave	 privada	 ou	 para	 verificação	 de	 uma	 assinatura	 digital	 criada	 com	 a	 chave	
privada	 correspondente;	 a	 chave	 privada	 é	mantida	 em	 segredo	 pelo	 seu	 dono	 e	
pode	decifrar	informações	ou	gerar	assinaturas	digitais.	
3 SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Já	 sabemos	 que	 as	 técnicas	 e	 os	 procedimentos	 de	 gestão	 arquivística	
de	 documentos	 em	 meio	 eletrônico	 são	 basicamente	 os	 mesmos	 utilizados	 para	
os	 documentos	 arquivísticos	 convencionais,	 porém,	 devido	 à	 especificidade	 dos	
documentos	 arquivísticos	 digitais,	 os	 sistemas	 de	 informação	 utilizados,	 bem	 como	
o	 suporte	 e	 formatos,	 no	 que	 se	 refere	 à	 obsolescência	 tecnológica,	 requerem	 dos	
arquivistas	 especial	 atenção,	 de	 forma	 que	 essa	 informação	 permaneça	 autêntica,	
fidedigna	e	confiável.	
Esse	mesmo	 olhar	 se	 volta	 para	 à	 segurança	 de	 informação	 arquivística	 no	
tocante	 ao	 acesso	 indevido,	 ameaças	 de	 furto,	 falsificações.	 Por	 isso,	 o	 controle	 de	
acesso	aos	documentos	arquivísticos	é	uma	atividade	realizada	tanto	no	âmbito	dos	
documentos	convencionais	como	digitais.
103
A	segurança	da	informação	arquivística	em	meio	eletrônico	deve	partir	de	uma	
política	 arquivística	 institucional	 que	 contenha	 diretrizes	 e	 estratégias	 para	 orientar	
as	 ações	 de	 preservação	 da	 informação	 digital	 frente	 à	 obsolescência	 tecnológica	
(software,	hardware	e	suporte)	e	ao	controle	de	acesso.	
De	acordo	com	Sfreddo	e	Flores	(2012,	p.	163-164),
Um	 sistema	 de	 segurança	 da	 informação	 eficiente	 se	 baseia	
em	 princípios	 ou	 características	 que	 norteiam	 seus	 processos.	
Segundo	a	Norma	ABNT	NBR	 ISO/IEC	27002,	 os	princípios	 seriam:	
confidencialidade,	 integridade	 e	 disponibilidade.	 Além	 desses	
princípios	estão	a	autenticidade,	a	 responsabilidade,	o	não	repúdio	
e	a	confiabilidade.
Informações	 são	 vistas	 como	 o	 ativo	 de	 uma	 empresa,	 por	 isso	 para	 o	
gerenciamento	 eficaz	 e	 seguro	 desses	 ativos,	 a	 instituição	 deve	 planejar	 e	 adotar	 uma	
política	de	 informação,	que	contemple	medidas	de	segurança	para	proteger	o	acesso	e	
garantir	a	confiabilidade	das	informações	(SFREDDO;	FLORES,	2012).
3.1 ACESSO À INFORMAÇÃO
O	direito	à	 informação	é	uma	exigência	contemporânea,	 regulamentada	pela	
CF/1988,	por	meio	dos	incisos	do	Art.	5º,	do	parágrafo	3º	do	Art.	37	e	no	parágrafo	2º	do	
Art.	216,	conforme	a	redação	dos	seguintes	trechos:
XIV-	 é	assegurado	a	todos	o	acesso	à	informação	e	resguardado	o	
sigilo	da	fonte,	quando	necessário	ao	exercício	profissional.
XXXIII-	todos	têm	direito	a	receber	dos	órgãos	públicos	 informações	
de	seu	interesse	particular,	ou	de	interesse	coletivo	ou	geral,	
que	serão	prestadas	no	prazo	da	lei,	sob	pena	de	responsa-
bilidade,	ressalvadas	aquelas	cujo	sigilo	seja	imprescindível	à	
segurança	da	sociedade	e	do	Estado.
II-	 o	acesso	dos	usuários	a	registros	administrativos	e	a	informa-
ções	sobre	atos	de	governo,	observado	o	disposto	no	art.	5º,	 
X	e	XXXIII.
§	2º-	cabem	à	administração	pública,	na	forma	da	 lei,	a	gestão	da	
documentação	governamental	e	as	providências	para	franquear	sua	
consulta	a	quantos	dela	necessitem	(BRASIL,	1988).
No	Brasil,	o	direito	de	acesso	à	informação	foi	regulamentado	pela	Lei	nº	12.527,	
de	 18	 de	 novembro	 de	 2011	 (conhecida	 como	 LAI),	 em	 todos	 os	 âmbitos	 do	 poder	
público.	Foi	criada	com	o	“objetivo	de	atender	aos	movimentos	sociais	nacionais,	que	
reivindicavam	uma	maior	transparência	na	gestão	pública,	como	também,	acompanhar	
o	cenário	internacional,	no	qual	a	lei	de	acesso	à	informação	já	se	consolidou”	(BRASIL,	
2011).	Esta	lei	confere	o	direito	constitucional	de	acesso	dos	cidadãos	às	informações	
públicas,	salvo	os	casos	de	sigilo,	auxiliando	na	consolidação	do	regime	democrático	
brasileiro,	além	do	fortalecimento	das	políticas	de	transparência	da	informação.
104
A	LAI	tem	o	propósito	de	regulamentar	o	direito	constitucional	de	acesso	dos	
cidadãos	às	informações	públicas	e	seus	dispositivos	são	aplicáveis	aos	três	Poderes	
da	União,	Estados,	Distrito	Federal	e	Municípios,	por	isso,	este	dispositivo	significa	um	
importante	passo	rumo	à	consolidação	democrática	do	Brasil	(BRASIL,	2011).
A	Lei	de	Acesso	à	Informação	(LAI)	regula	a	questão	do	sigilo	das	informações,	
que	podem	ser	classificadas	nos	seguintes	níveis:
QUADRO 2 – SIGILO DAS INFORMAÇÕES
FONTE: Adaptado de Brasil (2011)
Grau de sigilo Prazo de segredo/Renovação Acesso indevido
Ultrassecreto
Máximo	de	25	anos.
Renovável	por	uma	única	vez.
Acarreta	dano	excepcionalmente	
grave	à	segurança	da	sociedade	e	
do	estado.
Secreto
Máximo	de	15	anos.
Renovação	não	prevista.
Acarreta	dano	grave	à	segurança	da	
sociedade	e	do	estado.
Reservado
Máximo	de	5	anos.
Renovação	não	prevista.
Revelação	não	autorizada	de	
dados	pode	comprometer	planos,	
operações	ou	objetivos	neles	
previstos.
A	Lei	de	Acesso	à	informação	é	um	dispositivo	que	auxilia	na	manutenção	dos	
direitos	da	população,	pois,	por	meio	dela,	os	cidadãos	podem	monitorar	as	ações	do	
poder	 público,	 a	 partir	 do	 acesso	 da	 sociedade	 a	 informações	 públicas,	 o	 que	 pode	
permitir	a	melhoria	na	gestão	pública.
3.2 OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA
Pensar	 sobre	 o	 documento	 digital	 é	 pensar	 sobre	 o	 acesso	 à	 informação	 e,	
portanto,	sobre	sua	preservação.	Como	mencionado	por	Innarelli	(2015),	a	informação	
é	um	patrimônio	valioso	e	está	sendo	perdida	por	uso	de	práticas	domésticas	e	pouco	
confiáveis,	em	ambientes	domésticos	e	corporativos.
Por	se	tratar	de	um	patrimônio	e	devido	à	informação	estar	em	suporte	digital,	é	
necessário	pensar	na	questão	da	acessibilidade	ao	longo	do	tempo,	no	intuito	de	também	
saber	manter	 e	 preservar	 a	memória	 coletiva	 e	 individual.	 Nessa	 perspectiva,	 cabe	 aos	
profissionais	da	área	da	documentação	o	interesse	e	o	envolvimento	nos	debates	que	se	
relacionam	com	a	sociedade	da	informação,	ultrapassando	a	ideia	de	que	a	preservação	
de	documentos	se	opõe	à	evolução	tecnológica	(SANTOS;	INNARELLI;	SOUSA,	2009).
105
As	tecnologias	estão	incorporadas	ao	nosso	cotidiano,	e	por	causa	delas	houve	
um	aumento	na	produção	de	documentos	digitais.	Diante	disso,	precisamos	desenvolver	
uma	cultura	digital	de	uso	e	preservação	do	documento	arquivístico,	com	o	objetivo	
preservar	a	memória,	seja	ela	pessoal,	institucional,	patrimonial	ou	histórica.
Ainda	 temos	 um	 cenário	 em	 que	 as	 instituições	 necessitam	 uma	mudança	
de	 cultura	 acerca	 da	 preservação	 digital,	 necessitando	 de	 preparo	 para	 lidar	 com	 o	
documento	arquivístico	digital	e	sua	gestão.	Esse	panorama	traduz	um	descuido	com	as	
mídias	digitais	que	se	deterioram	com	o	passar	do	tempo,	evidencia	a	falta	de	migração	
tecnológica,	bem	como	a	falta	de	política	de	preservação	digital.
Segundo	 Innarelli	 (2015),	 para	 que	 possamos	 estar	 realmente	 inseridos	 na	
sociedade	 da	 informação	 e	 do	 conhecimento,	 faz-se	 necessário	 introduzir	 a	 cultura	
de	preservação	de	acervos	digitais,	da	mesma	forma	com	a	qual	está	introduzida	em	
nossa	cultura	a	preservação	de	nosso	patrimônio	histórico.	Nesse	sentido,	precisamos	
pensar	nas	constantes	mudanças	tecnológicas	e	em	sua	substituição,	na	fragilidade	
das	mídias	 digitais,	 tendo	 em	vista	 que	 os	 documentos	 digitais	 são	 perdidos	 com	 a	
mesma	facilidade	do	que	são	gerados	(INNARELLI,	2015).
A preservação digital não é resolvida pela tecnologia, mas sim pela 
introdução de uma cultura de preservação de acervos digitais 
(INNARELLI, 2015).
IMPORTANTE
O	documento	digital	só	existirá	se	os	três	elementos:	hardware,	software	e	a	
informação	armazenada	em	um	suporte	existirem,	caso	contrário,	não	há	documento	
digital.	Ou	seja,	a	preservação	digital	está	ligada	diretamente	aos	três	elementos	básicos	
do	 documento	 digital.	 Se	 algum	 deles	 deixar	 de	 existir,	 não	 há	 documento	 digital	
(INNARELLI,	2012).
FIGURA 3 – ELEMENTOS DO DOCUMENTO DIGITAL
FONTE: Adaptado de Innarelli (2007)
Documento 
digitalHardware
Suporte
+
Informação
Software
106
Assim,	 esses	 elementos	 precisam	 ser	 compatíveis	 e	 preservados	 para	 que	
ocorra	a	preservação	digital.	De	acordo	com	Innarelli	(2007,	p.	52),
A	 obsolescência	 tecnológica	 é	 um	 fator	 predominante	 quando	
tratamos	de	preservação	digital	 e,	 é	claro,	não	podemos	deixar	de	
fora	a	obsolescência	 tecnológica	dos	 formatos	e	 suportes,	pois	 se	
houver	 algum	 tipo	 de	 "esquecimento"	 nos	 momentos	 críticos	 da	
evolução	 tecnológica,	 os	 formatos	 e	 suportes	 utilizados	 ficarão	
obsoletos,	consequentemente	sem	softwares	e	hardwares	capazes	
de	fazer	 leitura	do	documento	digital	armazenado	no	suporte	e	do	
formato	utilizado	na	época	para	a	produção	do	documento	digital.
Ainda	de	acordo	com	o	autor,	existe	a	obsolescência	do	hardware,	que	é	quando	
o	hardware	se	torna	incompatível	com	as	tecnologias	utilizadas,	neste	caso,	equipamentos	
muito	antigos	ou	muito	específicos;	obsolescência	do	software,	ou	seja,	o	software	se	
torna	incompatível	com	as	tecnologias	utilizadas,	neste	caso,	softwares	muito	antigos	
ou	muito	específicos;	e	a	fragilidade	do	suporte	digital	 (mídia),	que	é	quando	a	mídia	
digital,	assim	como	qualquer	outra	mídia	se	degrada	ao	longo	do	tempo	e,	no	caso	das	
mídias	digitais,	isso	acontece	com	mais	velocidade.	Uma	mídia	degradada	compromete	
o	documento	digital	 e	 pode	 acontecer	 por	 diversos	motivos,	 tais	 como:	 ranhuras	na	
superfície,	falhas	no	processo	de	fabricação,	oxidação	e/ou	corrosão,	material	de	baixa	
qualidade,	leitor	com	defeito.
Estudaremos as estratégias de preservação digital e obsolescência 
tecnológica na Unidade 3.
ESTUDOS FUTUROS
107
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
•	 O	uso	de	assinaturas	digitais	e	de	certificação	digital	na	administração	pública	foi	
padronizado	 e	 normalizado	 com	 a	 criação	 da	 Infraestrutura	 de	 Chaves	 Públicas	
Brasileira	(ICP-Brasil).
•	 A	assinatura	digital,	no	âmbito	da	 ICP-Brasil,	garante	a	autenticidade,	 integridade,	
confiabilidade	e	o	não	repúdio,	dessa	forma,	o	autor	não	poderá,	por	forças	tecnológicas	
e	legais,	negar	que	seja	o	responsável	por	seu	conteúdo.	
•	 A	criptografia	é	um	conjunto	de	técnicas	cuja	finalidade	é	proteger	uma	informação,	
garantindo	seu	sigilo	e	permitindo	que	somente	que	emissor	e	receptor	a	compreendam.
•	 A	Infraestrutura	de	Chaves	Públicas	(ICP)	consiste	num	conjunto	de	técnicas,	práticas	
e	procedimentos	que	estabelecem	os	fundamentos	técnicos	e	metodológicos	de	um	
sistema	de	certificação	digital	baseado	em	chave	pública.	
•	 A	 partir	 da	 certificação	 da	 ICP-Brasil,	 podemos	 assinar	 documentos	 digitais,	
garantindo	 a	 autenticidade,	 a	 integridade	 das	 informações	 ou,	 ainda,	 criptografar	
documentos,	mensagens	e	 outras	 ações	garantindo	a	 confidencialidade	e	 o	 sigilo	
desses	documentos.
•	 A	 segurança	 da	 informação	 arquivística	 em	 meio	 eletrônico	 deve	 partir	 de	 uma	
política	arquivística	institucional	que	contenha	diretrizes	e	estratégias	para	orientar	
as	ações	de	preservação	da	 informação	digital	frente	à	obsolescência	tecnológica	
(software,	hardware	e	suporte)	e	ao	controle	de	acesso.	
•	 No	Brasil,	o	direito	de	acesso	à	informação	foi	regulamentado	pela	Lei	nº	12.527,	de	18	
de	novembro	de	2011,	em	todos	os	âmbitos	do	poder	público.	
•	 A	 preservação	 digital	 está	 ligada	 diretamente	 aos	 três	 elementos	 básicos	 do	
documento	 digital.	 Se	 algum	 deles	 deixar	 de	 existir,	 não	 há	 documento	 digital.	 O	
documento	digital	só	existirá	se	os	três	elementos:	hardware,	software	e	a	informação	
armazenada	em	um	suporte	existirem,	caso	contrário,	não	há	documento	digital.
RESUMO DO TÓPICO 2
108
AUTOATIVIDADE
1	 A	Infraestrutura	de	Chaves	Públicas	(ICP)	consiste	num	conjunto	de	técnicas,	práticas	
e	procedimentos	que	estabelecem	os	fundamentos	técnicos	e	metodológicos	de	um	
sistema	de	certificação	digital	baseado	em	chave	pública.	A	partir	da	certificação	da	
ICP-Brasil	podemos	assinar	documentos	digitais	de	forma	a	garantir	a:
a)	 (			)	 autenticidade,	 integridade	 das	 informações,	 criptografia,	 confidencialidade	 e	
sigilo	dos	documentos.
b)	 (			)	 classificação,	sigilo,	autenticidade,	criptografia	e	organização	dos	documentos.
c)	 (			)	 fidedignidade,	 confidencialidade,	 não	 repúdio,	 unicidade	 e	 atribuição	 de	
metadados	de	descrição.
d)	 (			)	 confidencialidade,	 organicidade,	 sigilo	 dos	 documentos,	 proveniência	 e	
classificação.
2	 A	 Lei	 de	 Acesso	 à	 Informação	 (LAI)	 confere	 o	 direito	 constitucional	 de	 acesso	
dos	 cidadãos	 às	 informações	 públicas,	 salvo	 os	 casos	 de	 sigilo,	 auxiliando	 na	
consolidação	do	regime	democrático	brasileiro,	além	do	fortalecimento	das	políticas	
de	transparência	da	informação.	A	respeito	da	Leis	de	Acesso	à	informação,	analise	
as	sentenças	a	seguir:
I-	 O	grau	de	sigilo	pode	ser:	ultrassecreto,	secreto	e	reservado.
II-	 A	LAI	regulamenta	o	direito	de	acesso	à	informação	no	âmbito	do	Poder	Legislativo.
III-	 A	 LAI	 é	 um	 dispositivo	 que	 auxilia	 na	 manutenção	 dos	 direitos	 da	 população,	
permitindo	que	a	sociedade	monitore	as	ações	do	poder	público.
Assinale	a	alternativa	CORRETA:
a)	 (			)	 As	sentenças	I	e	II	estão	corretas.
b)	 (			)	 Somente	a	sentença	II	está	correta.
c)	 (			)	 As	sentenças	I	e	III	estão	corretas.
d)	 (			)	 Somente	a	sentença	III	está	correta.
3	 “É	 a	 entidade	 pública	 ou	 privada	 que	 distribui	 certificados	 digitais	 aos	 usuários	
finais,	 mediante	 processo	 de	 identificação	 estabelecido	 nas	 práticas	 definidas	
na	 Infraestrutura	 de	 Chaves-Públicas	 –	 ICP”	 (CONARQ,	 2020,	 p.	 207).	 A	 definição	
anteriormente	descrita	se	refere	à(ao):
FONTE: CONARQ – CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. 
e-ARQ Brasil: modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. 
2. versão. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2020. Disponível em: https://bit.ly/39yq0QH. Acesso em: 18 
maio 2022.
109
a)	 (			)	 Autoridade	de	Carimbo.
b)	 (			)	 Autoridade	Certificadora.
c)	 (			)	 Autoridade	de	Registro.
d)	 (			)	 Carimbo	digital	do	tempo.
e)	 (			)	 Chave	pública.
4	 O	 documento	 digital	 existe	 a	 partir	 de	 três	 elementos,	 caso	 contrário,	 não	 há	
documento	digital.	Ou	seja,	 a	preservação	digital	 está	 ligada	diretamente	aos	três	
elementos	básicos	do	documento	digital.	Se	algum	deles	deixar	de	existir,	não	há	
documento	digital	 (INNARELLI,	2012).	Acerca	do	documento	digital,	 liste	quais	são	
esses	elementos	básicos	e	explique	sobre	cada	um	deles.
FONTE: INNARELLI, H. C. Instrumenta 2: preservação de documentos digitais. São Paulo: ARQ-SP, 2012.
5	 Pensar	sobre	o	documento	digital	é	pensar	sobre	o	acesso	à	informação	e,	portanto,	
sobre	sua	preservação.	Como	mencionado	por	 Innarelli	 (2015),	a	 informação	é	um	
patrimônio	valioso	 e	 está	 sendo	 perdida	 por	 uso	 de	 práticas	 domésticas	 e	 pouco	
confiáveis,	em	ambientes	domésticos	e	corporativos.	A	partir	do	exposto,	discorra,	
com	 base	 no	 conteúdo	 deste	 tópico,	 como	 podemos	 preservar	 os	 documentos	
digitais	evitando	perder	a	memória	pessoal,	institucional,	patrimonial	ou	histórica.
FONTE: INNARELLI, H. C. Gestão da preservação de documentos arquivísticos digitais: 
proposta de um modelo conceitual. 2015. 350 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Escola de 
Comunicações e Artes, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2015. Disponível em: https://bit.ly/39BjTL7. 
Acesso em: 19 maio 2022.
110
111
TÓPICO 3 — 
DOCUMENTOS NORMATIVOS 
FORNECIDOS PELO CONARQ
UNIDADE 2
1 INTRODUÇÃO
Os	 documentos	 normativos	 disponibilizados	 pelo	 Conselho	 Nacional	 de	
Arquivos	 (Conarq)	 são	 elaborados	 com	 base	 no	 Conselho	 Internacional	 de	 Arquivos	
(CIA),	por	meio	de	suas	câmaras	técnicas,	câmaras	setoriais	e	comissões	especiais	para	
que	essas	diretrizes	sirvam	aos	arquivos	brasileiros.
O	CIA	(apud RONDINELLI,	2002,	p.	475)	define	que:	“Documento	é	a	informação	
registrada,independente	da	forma	ou	do	suporte,	produzida	ou	recebida	no	decorrer	
da	atividade	de	uma	instituição	ou	pessoa	e	que	possui	conteúdo,	contexto	e	estrutura	
suficientes	 para	 servir	 de	 testemunho	 dessa	 atividade”.	 A	 definição	 apresentada	
caracteriza	 tanto	 documentos	 convencionais	 como	 documentos	 digitais,	 contudo,	
temos	mais	dificuldade	de	saber	onde	se	encontram	os	documentos	digitais,	pelo	fato	
de	 não	 conseguirmos	 enxergá-los	 em	 seu	 suporte.	A	 partir	 disso,	 os	 estudos	 sobre	
documentos	digitais	são	parte	 integrante	da	rotina	do	arquivista,	tendo	em	vista	que	
cada	vez	mais	os	documentos	aparecerão	em	suportes	magnéticos	e	óticos	e	em	forma	
de	bits,	visualizados	com	o	auxílio	de	softwares	e	hardwares	(INNARELLI,	2012).
No	Brasil,	as	pesquisas	sobre	a	gestão	arquivística	de	documentos	eletrônicos	
tiveram	 início	 na	 década	 de	 1990	 a	 partir	 da	 proposta	 desenvolvida	 pelo	 Projeto	
InterPARES,	fruto	da	University	of	British	Columbia	(UBC),	no	Canadá.	O	objetivo	geral	
desse	 projeto	 é	 desenvolver	 o	 conhecimento	 teórico-metodológico	 essencial	 para	 a	
preservação	de	documentos	arquivísticos	digitais	autênticos	em	sistemas	eletrônicos.
O	InterPARES	está	organizado	em	fases:	InterPARES	1,	de	1999-2001;	InterPARES	2,	
de	2002	a	2006;	InterPARES	3,	de	2007	a	2012;	e	InterPARES	4,	de	2013	a	2018.	Em	todas	
essas	fases,	participaram	pesquisadores	de	diversos	países	e	áreas	do	conhecimento.	
A	fim	de	disseminar	os	conceitos,	metodologia	e	resultados	do	InterPARES	na	América	
Latina,	foi	criado	o	Caribean Latinamerica InterPARES Dissemination	(CLAID Team),	para	
promover	a	disseminação	dos	resultados	do	projeto	em	língua	espanhola	e	portuguesa,	
e	que	conta	com	a	participação	da	Argentina,	Brasil,	Cuba,	México	e	Peru.	Esse	grupo	
foi	 formado	 a	 partir	 de	 um	Seminário	 Internacional	 de	Preservação	 de	Documentos,	
que	aconteceu	em	Cuba,	 no	qual	 foram	apresentados	os	 resultados	do	Projeto	pela	
professora	Luciana	Duranti.
112
O	Projeto	 InterPARES,	com	foco	na	natureza	do	documento	eletrônico,	apresenta	
a	 Diplomática	 Contemporânea	 para	 o	 contexto	 do	 documento	 arquivístico	 digital,	
considerando	que	os	elementos	contidos	em	um	documento	eletrônico	são	os	mesmos	
contidos	 em	 documentos	 convencionais,	 permitindo	 que	 ao	 documento	 eletrônico	
sejam	aplicados	os	princípios	e	métodos	diplomáticos	e	realizar	sua	análise,	tendo	em	
vista	que	esse	pode	ser	considerado	autêntico	e	confiável	(TOGNOLI;	GUIMARÃES,	2007).
O que é diplomática? “É a unidade arquivística elementar, 
analisada enquanto espécie documental, servindo-se dos seus 
aspectos formais para definir a natureza jurídica dos atos nela 
implicados, tanto relativamente à sua produção como a seus 
efeitos” (CARUCCI, 1987 apud BELOTTO, 2002, p. 17). O objeto 
da Diplomática é a estrutura formal do documento. Para 
saber mais da diplomática e tipologia documental, consulte a 
publicação “Como fazer análise diplomática e análise tipológica 
de documento de arquivo”, disponível em: https://bit.ly/39mhcgk.
NOTA
Diante	 do	 atual	 cenário	 de	 produção	 documental	 arquivística,	 decorrente	 não	
só	das	tecnologias	da	informação,	mas	dos	novos	formatos	e	suportes	que	comportam	
as	informações	arquivísticas,	autores	como	Duranti	(2015)	entendem	que	a	Diplomática	
Contemporânea	 exerce	 um	papel	 fundamental	 no	 reconhecimento	 da	 autenticidade	
dos	documentos	arquivísticos	digitais.
Isso	 também	é	evidenciado	pelo	Conselho	Nacional	 de	Arquivos	 (Conarq)	no	
documento	normativo	 “Diretrizes	para	a	presunção	de	autenticidade	de	documentos	
arquivísticos	 digitais”,	 de	 2012,	 no	 qual	 são	 destacados	 dois	 pontos	 importantes	 em	
relação	 aos	 documentos	 digitais:	 gestão	 e	 preservação.	 Essa	 publicação	 é	 fruto	 da	
primeira	 fase	 do	 Projeto	 InterPARES,	 cujo	 início	 foi	 em	 1998	 e	 teve	 como	 objetivo	
identificar	requisitos	conceituais	para	avaliar	e	manter	a	autenticidade	dos	documentos	
digitais.	Como	a	preservação	de	documentos	arquivísticos	digitais	vem	com	base	na	
arquivística	integrada,	seus	procedimentos	e	diretrizes	se	baseiam	na	teoria	do	ciclo	de	
vida	dos	documentos,	e	que	na	primeira	fase	do	InterPARES	se	voltou	para	a	conservação	
de	documentos	de	valor	permanente.	
Na	 segunda	 fase,	 iniciada	 em	 2002,	 o	 projeto	 focalizou	 os	 documentos	
arquivísticos	 digitais	 gerados	 no	 contexto	 de	 atividades	 artísticas,	 científicas	 e	
governamentais,	 em	 sistemas	 experienciais,	 interativos	 e	 dinâmicos,	 visando	 trazer	
subsídios	aos	produtores	de	documentos	arquivísticos	digitais.	Na	terceira	fase,	com	
início	 em	 2007,	 o	 InterPARES	 buscou	 aplicar	 o	 conhecimento	 teórico-metodológico	
desenvolvido	 nas	 duas	 fases	 anteriores	 para	 capacitar	 programas	 e	 organizações	
responsáveis	 pela	 produção	 e	manutenção	 de	 documentos	 arquivísticos	 digitais	 no	
desenvolvimento	de	estratégias	de	preservação	e	acesso	de	longo	prazo.	
113
E	 na	 quarta	 fase	 do	 InterPARES,	 cujo	 nome	 é	 InterPARES	 Trust,	 que	 foi	 de	
2013	 a	 2018,	 o	 projeto	 de	 pesquisa	multinacional	 e	 interdisciplinar	 explora	 questões	
de	confiança	e	confiabilidade	de	registros	e	dados	em	ambientes	on-line,	tendo	como	
objetivo	principal	gerar	os	quadros	teóricos	e	metodológicos	para	desenvolver	políticas,	
procedimentos,	 regulamentos,	normas	e	 legislação	 locais,	nacionais	e	 internacionais,	
a	fim	de	garantir	a	confiança	pública	baseada	em	evidências	de	boa	governança,	uma	
economia	digital	forte	e	uma	memória	digital	persistente	(INTERPARES	TRUST,	2018).
Para	 tanto,	 ao	 se	 pensar	 em	 documento	 arquivístico	 digital	 e	 no	 uso	 da	
Diplomática	 como	 forma	 de	 garantia	 da	 autenticidade	 desses	 documentos,	 outras	
questões	 surgem	 como	 parte	 integrante	 desta	 temática.	 Uma	 delas	 se	 refere	 aos	
aspectos	necessários	para	a	aplicação	da	Diplomática,	que	se	dá	com	base	na	análise	
da	 forma	 (aspectos	 externos,	 elementos	 extrínsecos	 que	 constituem	 o	 aspecto	 do	
documento	 e	 sua	 aparência	 externa)	 e	 de	 conteúdo	 (aspectos	 internos,	 modo	 de	
apresentação	do	conteúdo	ou	partes	que	determinam	o	teor	do	todo)	(DURANTI,	2015)	
e	no	ambiente	de	produção,	manutenção	e	uso,	e,	preservação	(CONARQ,	2011).	Esse	
ambiente	 compreende:	 (1)	 procedimentos	 de	 controle:	 para	 conhecer	 quem	 produz,	
mantém,	usa	e	preserva	os	documentos	arquivísticos	digitais,	sendo	que	para	 isso	é	
necessário	definir	os	direitos	de	acesso;	espaços	de	trabalho	(produção,	recebimento,	
alteração,	classificação,	registro	de	metadados,	arquivamento	e	destinação);	e,	conjunto	
de	metadados	e	procedimentos	de	preservação;	 (2)	sistema	 informatizado,	que	deve	
ser	confiável	e,	conforme	já	vimos	na	Unidade	1	a	partir	dos	requisitos	do	e-ARQ	Brasil,	
deve	incluir	trilhas	de	auditoria,	controle	de	acesso	de	usuários,	métodos	robustos	para	
garantir	 a	 integridade	dos	documentos,	meios	de	armazenamento	estáveis,	medidas	
de	 segurança	 para	 controlar	 o	 acesso	 indevido	 à	 infraestrutura	 tecnológica;	 e	 (3)	 
produtor	e/ou	custodiador	dos	documentos:	que	deve	ter	reputação	 idônea;	demonstrar	
capacidade	e	conhecimento	específico	para	gerenciar	os	documentos;	inspirar	confiança	
dos	usuários	(CONARQ,	2011).
Antes	de	continuarmos,	destacamos	alguns	aspectos	do	documento	arquivís-
ticos,	conforme	já	vimos	em	estudos	anteriores	(Unidade	1),	apresentados	no	Quadro	3.
QUADRO 3 – DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
FONTE: Adaptado de Duranti (2005)
Ação/ato	que	origina	o	documento.
Contextos	que	envolvem	o	documento.
Relação	orgânica:	relação	que	os	documentos	possuem	uns	com	outros	quando	 
relacionados	a	mesma	ação.
Pessoas	e	entidades	atuam	e	agem	por	meio	do	documento.
Conteúdo	do	documento,	que	se	refere	à	informação	que	se	quer	transmitir.
Forma,	são	regras	de	apresentação	do	documento.
Suporte,	fisicalidade	do	documento.
114
Os	 pontos	 levantados	 no	 Quadro	 1	 se	 referem	 a	 características	 básicas	 do	
documento	 arquivístico	 seja	 eledigital	 ou	 convencional,	 por	 isso,	 estar	 sempre	 em	
contato	com	esses	conceitos,	com	os	princípios	arquivísticos,	 sobretudo	os	que	são	
base	da	Arquivologia	–	como	proveniência,	organicidade	–,	conhecer	e	ter	domínio	de	
cada	função	arquivística,	é	primordial	para	que	se	possa	entender	a	perspectiva	aplicada	
à	regulamentação	dos	documentos	de	arquivo.
Para	 compreendermos	 a	 direção	 dada	 ao	 Projeto	 InterPARES,	 não	 podemos	
perder	de	vista	os	conceitos	de	documento	arquivístico,	documento	arquivístico	digital	
e	que	estes	são	dotados	de	confiabilidade	e	autenticidade.
Ainda neste tópico vamos abordar o InterPares 1, 2, 3 e 4 com 
mais detalhes!
ESTUDOS FUTUROS
2 DIRETRIZES PARA A IMPLEMENTAÇÃO DE 
REPOSITÓRIOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS CONFIÁVEIS – 
RDC-ARQ
As	 Diretrizes	 para	 a	 implementação	 de	 Repositórios	 Arquivísticos	 Digitais	
Confiáveis	 (RDC-Arq)	 foram	 regulamentadas	pela	Resolução	nº	 39,	 de	29	de	 abril	 de	
2014,	 que	 estabelece	 diretrizes	 para	 a	 implementação	 de	 repositórios digitais 
confiáveis	 para	 a	 transferência	 e	 recolhimento	 de	 documentos	 arquivísticos	 digitais	
para	 instituições	arquivísticas	dos	órgãos	e	entidades	 integrantes	do	Sistema	Nacional	
de	Arquivos	(Sinar),	e	alterada	pela	Resolução	nº	43,	de	4	de	setembro	de	2015.	Assim,	
em	 2015,	 foi	 atualizada	 a	 publicação	 que	 apresenta	 as	 diretrizes	 necessárias	 para	 que	
as	 instituições	 integrantes	 do	 Sistema	 Nacional	 de	 Arquivos	 (Sinar)	 –	 assim	 como	
pessoas	 físicas	 e	 jurídicas	 –	 se	 orientem	com	 relação	 à	 implantação	 de	 repositórios	
digitais	confiáveis,	buscando	direcionar	para	a	manutenção,	preservação	e	acesso	de	
documentos	 arquivísticos	 digitais.	 De	 acordo	 com	 Brasil	 (2020),	 são	 integrantes	 do	
Sinar:	
•	 o	Arquivo	Nacional;
•	 os	arquivos	do	Poder	Executivo	Federal;
•	 os	arquivos	do	Poder	Legislativo	Federal;
•	 os	arquivos	do	Poder	Judiciário	federal;
•	 os	arquivos	estaduais	dos	Poderes	Executivo,	Legislativo	e	Judiciário;	
•	 os	arquivos	do	Distrito	Federal	dos	Poderes	Executivo,	Legislativo	e	Judiciário;
•	 os	arquivos	municipais	dos	Poderes	Executivo	e	Legislativo;	
115
•	 com	 exceção	 do	 Arquivo	 Nacional,	 os	 referidos	 arquivos,	 quando	 organizados	
sistemicamente,	passam	a	integrar	o	Sinar	por	intermédio	de	seus	órgãos	centrais;	
•	 as	 pessoas	 físicas	 e	 jurídicas	 de	 direito	 privado,	 detentoras	 de	 arquivos	 podem	
integrar	o	Sinar	mediante	acordo	ou	ajuste	com	o	órgão	central.
O	Objetivo	do	RDC-Arq	é:
Indicar	parâmetros	para	 repositórios	arquivísticos	digitais	confiáveis,	
de	 forma	 a	 garantir	 a	autenticidade	 (identidade	 e	 integridade),	 a	
confidencialidade,	a	disponibilidade,	o	acesso	e	a	preservação,	
tendo	em	vista	 a	perspectiva	da	necessidade	de	manutenção	dos	
acervos	documentais	por	 longos	períodos	de	tempo	ou,	até	mesmo,	
permanentemente	(CONARQ,	2015,	p.	5,	grifo	nosso).
A	 confiabilidade	 se	 relaciona	 à	 “credibilidade	 de	 um	 documento	 arquivístico	
enquanto	 afirmação	 de	 um	 fato.	 Existe	 quando	 um	 documento	 arquivístico	 pode	
sustentar	o	fato	ao	qual	se	refere,	e	é	estabelecida	pelo	exame	da	completeza,	da	forma	
do	documento	e	do	grau	de	controle	exercido	no	seu	processo	de	criação”	(CONARQ,	
2015,	p.	6).
Além	de	parâmetros	 tecnológicos	 e	 de	 infraestrutura,	 as	 diretrizes	 
aqui	 apresentadas	 tratam	 também	 de	 políticas	 e	 procedimentos	
técnicos	 e	 administrativos.	 Os	 parâmetros	 indicados	 atendem	 às	
necessidades	de	repositórios	digitais	confiáveis	para	o	armazenamento	
de	documentos	correntes,	intermediários	e	permanentes	(CONARQ,	
2015,	p.	6).
O	RDC-Arq	apresenta	alguns	conceitos	importantes	que	não	podemos	perder	
de	vista	quando	falamos	sobre	o	documento	arquivístico	digital:
•	 Autenticidade:	 credibilidade	 de	 um	 documento	 enquanto	
documento,	 isto	é,	a	qualidade	de	um	documento	ser	o	que	diz	
ser	e	de	que	está	livre	de	adulteração	ou	qualquer	outro	tipo	de	
corrupção.
•	 Confiabilidade:	 credibilidade	 de	 um	 documento	 arquivístico	
enquanto	 afirmação	 de	 um	 fato.	 Existe	 quando	 um	documento	
arquivístico	pode	sustentar	o	fato	ao	qual	se	refere,	e	é	estabelecida	
pelo	exame	da	completeza,	da	forma	do	documento	e	do	grau	de	
controle	exercido	no	seu	processo	de	criação.
•	 Confidencialidade:	propriedade	de	certos	dados	ou	 informações	
que	não	podem	ser	disponibilizadas	ou	divulgadas	sem	autorização	
para	pessoas,	entidades	ou	processos.
•	 Integridade:	estado	dos	documentos	que	se	encontram	completos	
e	 não	 sofreram	 nenhum	 tipo	 de	 corrupção	 ou	 alteração	 não	
autorizada	nem	documentada	(CONARQ,	2015,	p.	6-7).
Existem	algumas	normas	importantes	nessa	área.	Uma	delas,	a	mais	importante	de	
acordo	com	o	Conarq	(2015),	é	o	Open Archival Information System	(OAIS),	um	modelo	
conceitual	que	resultou	na	norma	ISO	14721:2003.	
116
No	 Brasil,	 o	 modelo	 OAIS	 foi	 traduzido	 pela	 ABNT	 e	 publicado	 sob	 a	 forma	
da	 norma	ABNT	NBR	 15472:2007,	 com	o	 título	 “Sistema	Aberto	 de	Arquivamento	 de	
Informação	(SAAI)”.	Esse	modelo	conceitual	disciplina	e	orienta	um	sistema	de	arquivo	
dedicado	à	preservação	e	manutenção	do	acesso	a	informações	digitais	em	longo	prazo.
“O	OAIS	descreve	as	funções	de	um	repositório	digital	e	os	metadados	necessários	
para	a	preservação	e	o	acesso	dos	materiais	digitais	gerenciados	pelo	repositório,	que	
constituem	um	modelo	funcional	e	um	modelo	de	informação”	(CONARQ,	2015,	p.	8).
Mas, o que é um repositório digital?
Para	o	Instituto	Brasileiro	de	Informação	em	Ciência	e	Tecnologia	(IBICT),	
Os	repositórios	digitais	(RDs)	são	bases	de	dados	online	que	reúnem	de	
maneira	organizada	a	produção	científica	de	uma	instituição	ou	área	
temática.	Os	RDs	armazenam	arquivos	de	diversos	formatos.	Ainda,	
resultam	em	uma	série	de	benefícios	tanto	para	os	pesquisadores	
quanto	 às	 instituições	ou	 sociedades	 científicas,	 proporcionam	maior	
visibilidade	aos	resultados	de	pesquisas	e	possibilitam	a	preservação	
da	 memória	 científica	 de	 sua	 instituição.	 Os	 RDs	 podem	 ser	
institucionais	ou	temáticos.	Os	repositórios	institucionais	lidam	com	
a	produção	científica	de	uma	determinada	instituição.	Os	repositórios	
temáticos	com	a	produção	científica	de	uma	determinada	área,	sem	
limites	institucionais	(REPOSITÓRIOS	DIGITAIS,	2012,	s.p.).
De	 acordo	 com	O	 Conarq	 (2015,	 p.	 9):	 “repositório	 digital	 é	 um	 ambiente	 de	
armazenamento	e	gerenciamento	de	materiais	digitais	[que	se	constitui	a	partir]	de	uma	
solução	informatizada	em	que	os	materiais	são	capturados,	armazenados,	preservados	
e	acessados”.
Como	 já	 estudamos,	 a	 gestão	 arquivística	 de	 documentos	 é	 “o	 conjunto	 de	
procedimentos	 e	 operações	 técnicas	 referentes	 à	 sua	 produção,	 tramitação,	 uso,	
avaliação	e	arquivamento	em	fase	corrente	e	intermediária,	visando	a	sua	eliminação	ou	
recolhimento	para	guarda	permanente”	(BRASIL,	1991).	
As	três	idades	do	arquivo	(corrente,	intermediária	e	permanente)	que	aparecem	
nessa	 definição	 compõem	 uma	 linha	 ininterrupta	 que	 mantém	 a	 custódia	 confiável	
dos	documentos,	sendo	que	a	confiabilidade	dos	documentos	é	mantida	pela	própria	
instituição	que	produz,	gerencia,	preserva	e	dá	acesso	aos	documentos.	“A	cadeia	de	
custódia	documental	pode	ser	entendida	como	o	ambiente	no	qual	perpassa	o	ciclo	de	
vida	dos	documentos,	ou	seja,	ela	define	quem	é	o	responsável	por	aplicar	os	princípios	
e	as	funções	arquivísticas	à	documentação”	(FLORES;	ROCCO;	SANTOS,	2016,	p.	119).
117
Cadeia de custódia ininterrupta: linha contínua de custodiadores 
de documentos arquivísticos (desde o seu produtor até o seu 
legítimo sucessor) pela qual se assegura que esses documentos 
são os mesmos desde o início, não sofreram nenhum processo de 
alteração e, portanto, são autênticos (FLORES, 2016).
NOTA
“Um	 repositório	 digital	 é,	 então,	 um	 complexo	 que	 apoia	 o	 gerenciamento	
dos	materiais	digitais,	pelo	tempo	que	for	necessário,	e	é	formado	por	elementos	de	
hardware,	 softwaree	 metadados,	 bem	 como	 por	 uma	 infraestrutura	 organizacional	
e	procedimentos	normativos	e	técnicos”	(CONARQ,	2015,	p.	9).	Tal	ambiente	tem	sido	
empregado	 em	 arquivo	 correntes	 e	 intermediários	 (em	 associação	 com	 um	 SIGAD);	
arquivos	permanentes;	bibliotecas	digitais;	acervos	de	obras	de	arte	digitais;	depósito	
legal	de	material	digital;	e	curadoria	de	dados	digitais	de	pesquisa	(CONARQ,	2015,	p.	9).
Para	 que	 um	 repositório	 digital	 seja	 considerado	 como	 confiável,	 ele	 pode	
passar	pela	certificação	por	terceiros.	[...].	“Um	repositório	arquivístico	digital	confiável	
deve	ser	capaz	de	atender	aos	procedimentos	arquivísticos	em	suas	diferentes	fases	e	
aos	requisitos	de	um	repositório	digital	confiável”	(CONARQ,	2015,	p.	10).
	 Para	 desenvolver	 um	 repositório	 digital	 confiável	 é	 necessário	 três	
conjuntos	 de	 requisitos:	 (i)	 infraestrutura	 organizacional;	 (ii)	 gerenciamento	 do	
documento	digital;	e	(iii)	tecnologia,	infraestrutura	técnica	e	segurança.
Pensando	 na	 definição	 de	 gestão	 de	 documentos,	 podemos	 imaginar	 um	
repositório	digital	como	um	“local”	nos	quais	os	documentos	de	fase	permanente	serão	
acondicionados.	
Na	fase	corrente	e	 intermediária	os	documentos	são	gerenciados	por	meio	de	
um	SIGAD,	como	vimos	na	Unidade	1,	na	qual	apresentamos	o	e-ARQ	Brasil	–	Modelo	de	
requisitos	para	Sistemas	Informatizados	de	Gestão	Arquivística	de	Documentos.	
Após	cumprirem	sua	função	de	valor	primário,	os	documentos	têm	dois	possíveis	
destinos:	são	eliminados	ou	recolhidos	ao	arquivo	permanente.	
Documentos	 recolhidos	ao	arquivo	permanente	possuem	valor	 secundário	e,	
com	relação	à	sua	preservação	em	um	repositório	arquivístico	digital	confiável,	devem	
ser	observadas	a	Resolução	nº	39,	de	29	de	abril	de	2014,	que	estabelece	diretrizes	para	
a	implementação	de	repositórios	arquivísticos	digitais	confiáveis	para	o	arquivamento	e	
manutenção	de	documentos	arquivísticos	digitais	em	suas	fases	corrente,	intermediária	
e	permanente,	dos	órgãos	e	entidades	 integrantes	do	Sistema	Nacional	de	Arquivos	
118
–	SINAR.	 [Redação	dada	pela	Resolução	nº	43	de	4	de	setembro	de	2015],	o	modelo	
conceitual	 OAIS,	 TRAC,	 METS,	 PREMIS,	 plano	 de	 classificação	 (quadro	 de	 arranjo),	
navegação	 multinível,	 acesso	 e	 difusão	 AtoM,	 cujos	 conceitos	 estão	 disponíveis	 no	
artigo	de	Santos	e	Flores	(2015).
3 DIRETRIZES DO PRODUTOR E DO PRESERVADOR 
(INTERPARES)
Conheça o RDC-Arq na íntegra em: https://bit.ly/3sys5Ti.
DICA
Dando	continuidade	ao	nosso	estudo,	partimos	para	a	apresentação	das	quatro	
fases	 do	 Projeto	 InterPARES:	 InterPARES	 1,	 de	 1999-2001;	 InterPARES	 2,	 de	 2002	 a	
2006;	InterPARES	3,	de	2007	a	2012;	e	InterPARES	4,	de	2013	a	2018.	
Já	temos	conhecimento	que	o	documento	digital	apresenta	desafios	que	estão	
relacionados	à	sua	preservação	em	longo	prazo,	devido	à	fragilidade	dos	suportes	e	à	
obsolescência	tecnológica,	comprometendo	a	manutenção	de	sua	autenticidade.
Documentos	são	produzidos	e	acumulados	para	servir	a	algum	propósito,	dessa	
forma	 as	 diretrizes	 apresentadas	 pelo	 InterPARES	 consideram	 as	 características	 do	
documento	arquivístico	digital	em	sua	forma	documental	fixa,	ou	seja,	apresentando	
a	mesma	 forma	 que	 tinha	 quando	 o	 documento	 foi	 armazenado	 –	 que	 no	 caso	 do	
documento	digital	o	suporte	faz	parte	do	contexto	tecnológico	(MACNEIL	et al.,	2005);	
conteúdo	estável,	 permanecendo	o	documento	 completo	 e	 inalterado;	 organicidade,	
referindo-se	ao	vínculo	arquivístico	com	outro	documento;	contexto	identificável,	que	
contempla	o	produtor,	autor,	destinatário	e	a	data;	participando	ou	apoiando	a	ação.	
Nesse	 sentido,	 produtores	 e	 preservadores	 de	 documentos	 arquivísticos	
digitais	necessitam,	além	de	garantir	um	ambiente	seguro	para	o	armazenamento	dos	
documentos,	seguir	procedimentos	controlados	para	produção,	utilização,	manutenção	
e	preservação	dos	documentos	e	registrar	em	metadados	as	informações	necessárias	
para	sua	recuperação.
119
3.1 INTERPARES 1 – DIRETRIZES DO PRODUTOR
Entre	1994	e	1997	foi	desenvolvido	um	projeto	da	University	British	Columbia	
(UBC)	dentro	do	programa	de	mestrado	em	estudos	arquivísticos	em	colaboração	com	
o	grupo	de	trabalho	de	gestão	de	documentos	do	Departamento	de	Defesa	dos	Estados	
Unidos	 (DoD),	 que	 resultou	 no	 projeto	 InterPARES	 1	 para	 a	 gestão	 de	 documentos	
eletrônicos,	 que	 hoje	 vigora	 como	 padrão	 para	 a	 administração	 federal	 americana	
(DURANTI,	2009).	O	projeto	InterPARES	1	foi	realizado	entre	1999	e	2001,	e	teve	como	
objetivo	 identificar	e	definir	 os	 requisitos	para	a	produção,	o	uso	e	a	preservação	de	
documentos	 arquivísticos	 digitais	 “tradicionais”	 criados	 e/ou	mantidos	 em	 bases	 de	
dados	e	sistemas	de	gestão	de	documentos,	no	curso	das	atividades	das	organizações	
(DURANTI,	2009).	Portanto,	esse	projeto	teve	como	base	conceitual	e	teórica	a	integração	
dos	princípios	e	conceitos	da	diplomática	e	da	arquivística.
O	InterPARES	1	resultou	em	relatórios	e	artigos	nos	quais	foram	apresentados	
conceitos,	 ideias	 e	métodos	 para	 assegurar	 a	 autenticidade	 e	 preservação	 de	 longo	
prazo	 de	 materiais	 digitais	 e,	 para	 sua	 execução	 contou	 com	 a	 participação	 de	 60	
pesquisadores,	 de	 13	 países	 em	 quatro	 continentes	 (DURANTI,	 2009).	 Antes,	 de	
apresentar	as	recomendações	estabelecidas	pelo	projeto	InterPARES	1	para	a	produção,	
o	uso	e	a	preservação	de	documentos	arquivísticos	digitais,	vamos	esclarecer	alguns	
termos	usados	nesse	documento,	conforme	exposto	na	Figura	4.
FIGURA 4 – DEFINIÇÃO DE TERMOS PARA ORIENTAR A PRODUÇÃO E MANUTENÇÃO DE MATERIAIS
FONTE: Adaptada de InterPARES 1 (2010)
Documento arquivístico:	qualquer	documento	produzido	por	
uma	pessoa	física	ou	jurídica	no	curso	da	atividade	prática.	
Documento:	informação	afixada	em	um	meio	sob	uma	forma	fixa.	
Publicação:	documento	destinado	à	disseminação	ou	distribuição	
para	o	público	em	geral.
Informação:	conjunto	de	dados	destinado	à	comunicação	através	
do	tempo	ou	espaço.
Dados:	são	as	partes	menores	menores	significativas	e	indivísiveis	
da	informação.
Confiabilidade:	credibilidade	do	material	digital	enquanto	
conteúdo	ou	declaração	de	um	fato.
Autenticação:	é	a	declaração	da	autenticidade,	resultante	da	
adição	de	elementos	ou	afirmações	nos	materiais.
Autenticidade:	refer-se	ao	fato	de	que	os	materiais	são	o	que	
eles	dizem	ser	e	que	não	foram	adulterados	ou	corrompidos.
D
E
FI
N
IÇ
Õ
E
S
120
3.1.1 Recomendações: produção, uso e preservação de 
documentos arquivísticos digitais
Neste	 subtópico,	 apresentamos	 as	 recomendações	 estabelecidas	 no	 projeto	
InterPARES	 1	 para	 a	 produção,	 o	 uso	 e	 a	 preservação	 de	 documentos	 arquivísticos	
digitais,	que	constituem	as	diretrizes	para	as	pessoas	que	produzem	materiais	digitais	
no	curso	de	suas	atividades	profissionais	e	pessoais.
• ACESSIBILIDADE
O	 acesso	 a	 materiais	 digitais	 depende	 exclusivamente	 de	 um	 software	
apropriado,	 compatível	 com	 novas	 versões,	 que	 possibilitam	 o	 acesso	 ao	 longo	 do	
tempo.	Portanto,	a	escolha	de	um	software,	um	hardware	e	formatos	de	arquivo	que	
possibilite	o	acesso	aos	materiais	digitais	são	necessários	para	a	preservação	a	curto,	
médio	e	longo	prazo.	
São	destacados	seis	pontos	para	garantir	a	acessibilidade	aos	materiais	digitais	
(INTERPARES	1,	2010):	
•	 escolha	um	software	que	apresente	os	materiais	como	foram	criados	originalmente;
•	 escolha	 softwares	e	hardwares	que	permitam	a	 interoperabilidade	 de	materiais	
digitais;
•	 use	softwares	aderentes	a	padrões de direito	ou	padrões de fato;
•	 documente	 integralmente	 as	 especificações	 do	 software	 utilizado,	 para	 eventual	
avanço	da	tecnologia	e	possível	acesso	e	migração	dos	materiais	digitais	a	um	novo	
ambiente	computacional;
•	 documente	as	mudanças	realizadas	no	software	utilizado,	de	modo	a	descrever	as	
alterações	produzidas	na	apresentação	do	material;
•	 documente	 a	 construção	 do	 seu	 sistema(estrutura	 e	 função)	 para	 garantir	 a	
acessibilidade	a	ele	futuramente;
•	 escolha	formatos	independentes	de	plataforma,	amplamente	abertos,	publicados	e	
disponibilizados	gratuitamente.	
Você sabia que a interoperabilidade corresponde à capacidade de 
vários sistemas trabalharem em conjunto de modo a garantir a troca 
de informações de maneira eficaz e eficiente? Para um sistema ser 
interoperável, é necessário a utilização de padrões abertos.
INTERESSANTE
121
Existem	os	padrões	de	Direito	e	os	padrões	de	Fato.	Os	padrões	de	Direito	são	
os	adotados	por	órgãos	oficiais	de	padronização,	no	âmbito	nacional	e	 internacional.	
Como	exemplo	podemos	citar	a	Associação	Brasileira	de	Normas	Técnicas	(ABNT)	e	a	
Organização	Internacional	para	Padronização	(ISO).	
O	padrão	de	Fato	é	o	não	adotado	por	órgãos	oficiais	de	padronização,	mas	é	
amplamente	usado	pelos	usuários,	como	por	exemplo:	o	Portable Document Format 
(PDF)	e	o	Extensible Markup Language (XML)	(INTERPARES	1,	2010).	
• FIXIDEZ
Os	documentos	digitais	podem	ser	editados,	revisados	e	atualizados,	da	mesma	
forma	que	podem	ter	suas	informações	modificadas	ou	perdidas.	Já	sabemos	que	para	
um	documento	ser	considerado	arquivístico	seu	conteúdo	deve	se	manter	inalterável,	
suas	 informações	 não	 podem	 ser	 sobrescritas,	 alteradas,	 apagadas	 ou	 expandidas.	
Assim,	 para	 que	 a	 alteração	 ou	 perda	 de	 informações	 arquivísticas	 sejam	 evitadas,	
precisamos	elaborar	e	salvar	documentos	de	forma	fixa	e	estável.
Fixidez: qualidade de um documento arquivístico que assegura a 
forma fixa e o conteúdo estável (INTERPARES 1, 2010).
NOTA
Conteúdo	estável	é	a	característica	de	um	documento	arquivístico	que	torna	a	
informação	e	os	dados	nele	contidos	imutáveis	e	exige	que	eventuais	mudanças	sejam	
feitas	por	meio	do	acréscimo	de	atualizações	ou	da	produção	de	uma	nova	versão.
Forma	fixa	é	a	qualidade	de	um	documento	arquivístico	que	assegura	a	mesma	
aparência	ou	apresentação	documental	cada	vez	que	o	documento	é	recuperado.
Se	temos	documentos	que	apresentam	conteúdo	estável	e	forma	fixa,	então	
podemos	dizer	que	são	documentos	dotados	de	variabilidade	 limitada,	que	se	 refere	
à	 qualidade	 de	 um	 documento	 arquivístico	 que	 assegura	 que	 suas	 apresentações	
documentais	são	limitadas	e	controladas	por	regras	fixas	e	um	armazenamento	estável	
do	conteúdo,	da	forma	e	da	composição,	de	modo	que	a	mesma	interação,	pesquisa,	
busca	ou	atividade	por	parte	do	usuário	sempre	produza	o	mesmo	resultado.
122
FIGURA 5 – CONCEITOS
FONTE: InterPARES 1 (2010, p. 7)
<<	Forma	documental	>>	
Regras	de	representação	de	acordo	com	
as	quais	o	conteúdo	de	um	documento	
arquivístico,	seu	contexto	administrativo	
e	documental,	e	sua	autoridade	são	
comunicados.	A	forma	documental	
possui	tanto	elementos	extrínsecos	
quanto	intrínsecos.
<<	Elementos	extrínsecos	>>	
Elementos	de	um	documento	arquivístico	
que	constituem	sua	aparência	
externa,	inclusive	as	características	de	
apresentação,	como	fonte,	gráficos,	
imagens,	sons,	layouts,	hyperlinks,	
resoluções	de	imagens	etc.,	assim	como	
selos,	assinaturas	digitais,	carimbos	de	
tempo	e	sinais	especiais	(marcas	d’água	
digitais,	logotipos,	timbres	etc.).
<<	Elementos	intrínsecos	>>	
Elementos	de	um	documento	 
arquivístico	que	expressam	a	ação	
da	qual	ele	participa	e	seu	contexto	
imediato,	inclusive	os	nomes	das	 
pessoas	envolvidas	na	sua	produção,	o	
nome	e	descrição	da	ação	ou	assunto	
ao	qual	ele	pertence,	a(s)	data(s)	de	
produção	e	transmissão	etc.
• IDENTIDADE
A	identificação	dos	materiais	digitais	não	está	restrita	somente	à	atribuição	de	
um	nome	a	um	arquivo	de	computador,	mas	também	à	descrição	precisa	de	informações	
que	fazem	referência	ao	material	como	um	todo.	Na	arquivologia,	a	 identificação	dos	
materiais	digitais	é	auxiliada	pelo	uso	de	metadados	de	 identidade	que	expressam	a	
identidade	do	material	por	meio	de	propriedades	e	atributos,	de	modo	a	minimizar	os	
riscos	de	ele	se	tornar	posteriormente	inacessível.
Identidade: conjunto de características de um documento, que o 
distingue de forma única dos demais (INTERPARES 1, 2010).
NOTA
123
Nos	metadados	de	identidade,	as	propriedades	ou	atributos	que	expressam	a	
identidade	dos	materiais	digitais	são	(INTERPARES	1,	2010):
◦	 Nome	das	pessoas	envolvidas	na	produção	dos	materiais	digitais.
◦	 Título	ou	assunto	do	material	digital.
◦	 Forma	do	documento.
◦	 Apresentação	digital	–	formato.
◦	 Data(s)	de	produção	e	transmissão.
◦	 Expressão	do	contexto	documental.
◦	 Indicação	de	anexos.
◦	 Indicação	de	direitos	autorais	ou	direitos	intelectuais.
◦	 Indicação	da	presença	ou	remoção	de	uma	assinatura	digital.
◦	 Indicação	de	outras	formas	de	autenticação.
◦	 Indicação	de	minuta	ou	número	da	versão.
◦	 Existência	 e	 localização	 de	materiais	 duplicados	 fora	 do	 sistema	 digital,	 ênfase	
dada	à	cópia	autoritária,	isto	é,	documento	oficial.
• INTEGRIDADE
Os	 materiais	 digitais	 possuem	 integridade	 se	 estiverem	 intactos	 e	 não	
corrompidos,	ou	seja,	 se	não	sofreram	nenhuma	alteração	desde	que	foram	criados.	
A	 integridade	é	 fundamental	para	a	garantia	de	que	os	materiais	 estão	completos	e	
inalterados	em	todos	os	seus	aspectos	essenciais,	desde	a	criação	até	sua	recuperação.
Integridade: Qualidade do material de ser completo 
e inalterado (INTERPARES 1, 2010).
NOTA
Para	manter	a	integridade	dos	materiais	digitais,	na	arquivologia	são	utilizados	
os	 metadados	 de	 integridade,	 a	 fim	 de	 garantir	 que	 os	 materiais	 sejam	 registrados	
exatamente	em	um	programa	como	pretendido	e,	após	sua	recuperação,	garantir	que	
os	materiais	sejam	os	mesmos	de	quando	foram	originalmente	gravados.	Os	metadados	
de	integridades	são	(INTERPARES	1,	2010):
◦	 Nome	da	pessoa	ou	unidade	administrativa	que	utiliza	os	documentos.
◦	 Nome	da	pessoa	ou	unidade	com	responsabilidade	primária	por	manter	os	materiais.
◦	 Indicação	de	anotações	acrescentadas	aos	materiais.
◦	 Indicação	de	mudanças	técnicas	nos	materiais	ou	nos	aplicativos	responsáveis	por	
gerenciar	ou	prover	acesso	aos	materiais.
124
◦	 Código	de	restrição	de	acesso.
◦	 Código	de	privilégios	de	acesso.
◦	 Código	de	documento	vital.
◦	 Destinação	planejada.
• ORGANIZAÇÃO
A	organização	dos	materiais	digitais	se	dá	por	meio	do	agrupamento	de	forma	
lógica.	A	 utilização	 de	 categorias	 por	 áreas	 temáticas	 ou	 algum	 tipo	 de	 organização	
estrutural,	de	forma	hierárquica	ou	horizontal	e,	de	acordo	com	as	necessidades	dos	
usuários	é	uma	forma	de	consolidação	desse	processo,	de	modo	que	os	materiais	sejam	
identificados	e	recuperados	ao	longo	do	tempo.	Para	tanto,	o	esquema	de	organização	
deve	 ser	 registrado	 em	 um	 documento	 que	 mostre	 os	 agrupamentos	 de	 materiais,	
descreva-os	de	forma	breve	e	indique	os	seus	relacionamentos,	assim,	sugere-se	o	uso	
do	Plano	de	Classificação.	Além	disso,	para	que	cada	material	digital	seja	identificado,	
a	 utilização	 dos	 metadados	 de	 identidade	 torna-se	 o	 instrumento	 essencial	 para	 a	
preservação	dos	documentos	digitais.
Ressalta-se	que	os	metadados	de	 identidade	auxiliarão	na	gestão	dos	materiais	
digitais,	de	modo	a	garantir	a	preservação	a	longo	prazo.	Ademais,	a	proteção	necessária	
para	assegurar	sua	permanência.	Assim,	será	mais	fácil	e	eficiente	definir	um	plano	de	
guarda.
• Plano de Classificação: “plano para identificação sistemática e o 
arranjo das atividades e documentos arquivísticos em categorias, de 
acordo com convenções logicamente estruturadas, métodos e regras 
de procedimento” (INTERPARES 1, 2010, p. 11).
• Metadados de Identidade: “propriedade ou atributo que expres-
sam a identidade de um objeto digital que deve ser mantido como 
documento arquivístico” (INTERPARES 1, 2010, p. 11).
NOTA
• AUTENTICAÇÃO
Garantir	 a	 autenticidade	 é	 um	 grande	 desafio	 encontrado	 para	 gestão	 de	
documentos	 arquivísticos	 digitais,	 dado	 a	 fragilidade	 das	 mídias,	 que	 se	 tornam	
cada	 vez	mais	 obsoletas	mediante	 o	 avanço	 das	 tecnologias.	 A	 autenticidadepode	
ser	 compreendida	 como	 conjunto	 de	 elementos	 que	 caracteriza	 a	 legitimidade	 do	
documento.	Ela	 se	 refere	 aos	documentos	que	não	 sofreram	nenhuma	alteração	no	
125
decorrer	 da	 sua	 existência,	 assim,	 a	 autenticidade	 dos	 documentos	 digitais	 deve	vir	
apoiada	pela	evidência	de	que	um	documento	não	foi	modificado	ou	corrompido	durante	
sua	transmissão	e	manutenção.
Para	garantir	a	autenticidade	dos	documentos	arquivísticos	digitais	é	necessário	
conservar	 a	 identidade	 e	 integridade	 desses	 documentos	 e	 assegurar	 que	 ele	
permaneça	intacto	pelo	tempo	que	for	necessário.	Portanto,	a	identidade	e	integridade	
são	componentes	da	autenticidade.	Enquanto	a	identidade	garante	que	o	documento	
seja	 único	 e	 diferente	 dos	 outros,	 por	 meio	 de	 suas	 características	 específicas,	 a	
integridade	 estabelece	 que	 este	 documento	 deve	 estar	 intacto	 e	 não	 corrompido	
(aspectos	de	integridade	física)	(DURANTI,	2005).	Nesse	sentido,	é	preciso	que	se	aplique	
procedimentos	 que	 possibilitem	 a	 constatação	 da	 autenticidade	 dos	 documentos	
digitais,	 em	que	o	preservador	deve	ter	plenas	condições	de	avaliar	 a	autenticidade,	
estabelecendo	a	identidade	do	documento	e	demonstrando	sua	integridade.	
A	 seguir,	 apresentam-se	 exemplos	 de	 formas	 de	 autenticação,	 conforme	
exposto	no	Quadro	4.
QUADRO 4 – FORMAS DE AUTENTICAÇÃO
FONTE: Adaptado de InterPARES 1 (2010)
Forma Caracterização Exemplo
Autenticação 
não dependente 
da tecnologia
Visa	a	implementação	de	recomendações	para	o	
estabelecimento	e	aplicação	de	procedimentos	
administrativos	para	a	autenticação	de	documentos.	
Manuais
Políticas
Autenticação 
dependente da 
tecnologia
Protege	a	exatidão	e	a	completeza	da	informação	e	dos	
métodos	de	processamento.	É	o	grau	em	que	a	informação	é	
atualizada	sem	erros,	isto	é,	informação	correta	e	completa.
Criptografia
Assegura	e	garante	a	veracidade	da	autoria	da	informação	
–	de	quem	produziu,	não	importando	se	o	conteúdo	é	
verdadeiro	ou	falso.
Biometria
• PROTEÇÃO
Para	 garantir	 que	 os	 materiais	 digitais	 não	 sofram	modificações	 sem	 deixar	
vestígios,	a	proteção	tende	a	segurança	da	informação,	de	modo	a	restringir	o	acesso	de	
pessoas	a	lugares	onde	os	computadores	são	mantidos,	bem	como	restringir	o	acesso	
aos	documentos	nos	próprios	computadores.	
Portanto,	 estabelecer	uma	estrutura	para	permissões	de	acessos	para	 todos	
os	usuários	do	sistema,	de	modo	a	evitar	quaisquer	alterações	nos	materiais	digitais,	
torna-se	essencial	na	preservação	arquivística.	
126
FERRAMENTAS PARA PROTEÇÃO DOS MATERIAIS DIGITAIS
• Registros de eventos (Logs): registro	 de	 atividades	 gerado	 por	 programas	 e	
serviços	de	um	computador,	sendo	essenciais	para	notificação	de	incidentes,	pois	
permitem	 que	 diversas	 informações	 importantes	 sejam	 detectadas.	 Exemplo:	
endereço	IP	e	protocolos	de	rede	(PINHEIRO,	2007;	SORDI,	2012).
• Contas e senhas: viabilizam	 a	 identificação	 única	 de	 um	 usuário	 em	 um	
computador	 ou	 serviços.	 Exemplo:	 impressão	 digital,	 token	 e	 perguntas	 de	
segurança	(PINHEIRO,	2007;	SORDI,	2012).
• CÓPIA DE SEGURANÇA
Para	evitar	 a	 corrupção	e	 a	perda	acidental	 de	dados,	 a	 cópia	de	 segurança	
(backup)	é	forma	de	prevenir	e	proteger	os	materiais	digitais,	pois	permitem	(PINHEIRO,	
2007;	SORDI,	2012):	
◦ Proteção das informações:	você	pode	preservar	as	informações	para	que	seja	
recuperada	 em	 situações	 como	 falha	 de	 disco	 rígido,	 atualização	malsucedida,	
exclusão	ou	substituição	acidental	de	arquivos.	
◦ Recuperação de versões:	você	pode	recuperar	uma	versão	antiga	de	um	arquivo	
alterado.
◦ Arquivamento:	você	pode	copiar	ou	mover	informações	que	deseja	ou	que	precisa	
guardar.
“Desenvolva uma política ou rotina rigorosa que assegure que 
seu sistema faça cópias de segurança diariamente. Escolha e 
instale a melhor tecnologia de cópias de segurança para o seu 
caso” (INTERPARES 1, 2010, p. 14).
ATENÇÃO
• OBSOLESCÊNCIA
As	 rápidas	 transformações	 do	 ambiente	 tecnológico	 impõem	 desafios	 à	
manutenção	 e	 preservação	 de	 materiais	 digitais	 ao	 longo	 do	 tempo,	 haja	 vista	 a	
obsolescência	de	softwares	e	hardwares.	
127
Documentos	digitais	 produzidos	ou	mantidos	 em	sistemas	obsoletos	necessitam	
de	 uma	 estratégia	 para	manter	 e	 tornar	 estável	 o	 acesso	 a	 estes	 documentos,	 sendo	
assim,	a	utilização	de	um	aplicativo,	que	permita	simular	ações	de	uma	parte	do	hardware 
para	o	software	é	uma	solução	para	sanar	este	problema.
PREVINA-SE CONTRA A OBSOLESCÊNCIA DE 
SOFTWARES E HARDWARES
• Se os documentos forem textuais você pode convertê-los de sua 
forma digital para microfilme, produzido a partir de um computador.
• Se os documentos forem digitais uma boa medida de proteção é a 
duplicação, isto é, produzir uma segunda cópia e mantê-los em outro 
computador (INTERPARES 1, 2010).
INTERESSANTE
• CONSCIÊNCIA
Apesar	 de	 apenas	 uma	 pequena	 porcentagem	 dos	 materiais	 digitais	 serem	
preservados	por	 longo	período	de	tempo,	cabe	ao	produtor	a	consciência	de	preservar	
todos	os	tipos	de	materiais	digitais	disponíveis,	tendo	em	vista	os	custos	reais	envolvidos,	
tanto	financeiro	quanto	recursos	humanos,	a	fim	de	ter	disponível	informações	relevantes	
para	a	tomada	de	decisão.	Para	começar	esse	processo,	devemos:
1.	 Identificar	 alguém	 que	 se	 encarregará	 de	 cuidar	 dos	 materiais	
digitais,	a	esta	pessoa	se	atribui	o	papel	de	custodiador	confiável.	
2.	 Custodiador	 confiável	 é	 o	 profissional	 que	 tem	 formação	 em	
manutenção	e	preservação	de	documentos.
3.	 Em	 pequenas	 organizações,	 o	 custodiador	 pode	 ser	 a	 pessoa	
responsável	 por	manter,	 organizar	 e	 armazenar	 os	 documentos	
durante	seu	uso	ativo.
4.	 No	caso	de	 indivíduos	que	 implementam	a	manutenção	de	seus	
próprios	documentos,	a	pessoa	encarregada	da	preservação	pode	
ser	um	arquivista	ou	bibliotecário	(INTERPARES	1,	2010,	p.	16).
3.2 INTERPARES 2 – DIRETRIZES DO PRESERVADOR
O	 documento	 “Diretrizes	 do	 preservador”	 aborda	 as	 diretrizes	 para	 que	 as	
instituições,	 organizações	 e	 programas	 preservem	 seus	 documentos	 arquivísticos	
digitais.	 Nele	 são	 enfatizadas	 as	 principais	 áreas	 da	 preservação	 de	 documentos	
arquivísticos	digitais	autênticos,	como	passos	que	uma	instituição	deve	dar	para	que	
não	haja	perdas.
128
Conforme	vimos	no	 InterPARES	 1,	 a	gestão	de	documentos	digitais	deve	ser	
realizada	durante	todo	o	ciclo	de	vida,	de	forma	a	garantir	a	acessibilidade	e	 legibilidade	
ao	longo	do	tempo,	com	forma	e	conteúdo	intactos.	Sem	cuidar	de	todos	esses	aspectos,	
a	cadeia	de	custódia	pode	se	romper,	comprometendo	a	integridade,	confiabilidade	e	
autenticidade	dos	documentos.
As	 diretrizes	 para	 o	 preservador,	 evidenciadas	 no	 InterPARES	 2,	 dizem	 respeito	 
ao	elo	de	preservação	da	cadeia	de	preservação,	organizadas	em	passos	sequenciais	
para	a	produção,	manutenção	e	preservação	de	documentos	autênticos.
• GESTÃO
Para	 que	 possamos	 gerenciar	 a	 cadeia	 de	 preservação	 é	 necessário	 definir	
os	 requisitos	estruturais	que	envolvem	o	desenho,	 implementação	e	manutenção	da	
estrutura	da	cadeia	de	preservação,	incluindo	política,	estratégia,	metodologia,	dentre	
outros	elementos.	Nesse	sentido,	os	 responsáveis	pela	preservação	devem	seguir	as	
recomendações	expostas	no	Quadro	5.
QUADRO 5 – DIRETRIZES PARA A PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
1 Gerenciar a estrutura da 
cadeia de preservação
2 Avalie documentos para a 
preservação permanente
Definir	o	escopo	e	os	objetivos	do	programa	
de	preservação	digital.
Avaliar	o	quanto	antes	quais	documentos	
necessitam	de	preservação	permanente.
Adquirir	os	recursos	necessários,	como:	
financiamento,	capacidades	tecnológicas	e	
conhecimento	especializado.
Localizar	os	múltiplos	proprietários	durante	o	
processo	de	avaliação.
Concentrar-se	nos	documentos	arquivísticos	
digitais.
Verificar	a	autenticidade	durante	a	avaliação	
de	arquivos,	observando	se	a	cadeiade	
custódia	não	foi	interrompida.
Oferecer	orientação. Documentar	a	verificação	de	autenticidade.
Dar	bom	exemplo	propiciando	as	condições	
ideais	e	um	ambiente	em	que	seja	possível	
a	elaboração,	manutenção	e	preservação	de	
longo	prazo.
Monitorar	documentos	identificados	para	
preservação	de	longo	prazo.
Dar	bom	exemplo	propiciando	as	condições	
ideais	e	um	ambiente	em	que	seja	possível	
a	elaboração,	manutenção	e	preservação	de	
longo	prazo.
Atualizar	os	processos	de	avaliação,	
monitorando	e	verificando	as	
responsabilidades.
Desenvolver	procedimentos	para	o	controle	
da	transferência,	manutenção	e	reprodução	
de	documentos	arquivísticos.
Identificar	todos	os	componentes	digitais,	
incluindo	os	metadados	necessários	para	
ordenar,	estruturar	ou	manifestar	seu	
conteúdo	e	forma.
Implementar	estratégias	de	manutenção	
(são	fornecidas	oito	principais	estratégias	de	
manutenção	no	documento).
Determinar	a	viabilidade	da	preservação,	
identificando	os	requisitos	técnicos	para	a	
preservação.
129
3 Receber os documentos arquivísticos 
selecionados para preservação 
permanente
4 Preservar os documentos 
arquivísticos recebidos
Desenvolver	um	plano	compartilhado	para	a	
transferência.
Descrever	os	documentos	arquivísticos.
Aplicar	procedimentos	padronizados.
Identificar	ramificações	legais	das	ações	de	
preservação.
Manter	o	formato	lógico	mais	antigo	
disponível.
Confirmar	a	eficácia	da	estratégia	de	
preservação	escolhida.
Evitar	duplicatas.
Manter	um	armazenamento	adequado.Documentar	todo	o	processamento	dos	
documentos	arquivísticos.
5 Dar acesso aos documentos arquivísticos
Explicar	como	as	cópias	de	referência	foram	feitas.
Explicar	os	requisitos	técnicos	para	o	acesso.
FONTE: Adaptado de InterPARES 2 (2010).
As	Diretrizes	do	Preservador	apresentam	todas	as	etapas	do	Quadro	5	detalha-
damente	e	também	traz	em	seus	apêndices:	(a)	os	requisitos	de	referência	para	apoiar	
a	presunção	de	autenticidade	dos	documentos	arquivísticos	digitais;	(b)	requisitos	de	
base	para	apoiar	a	produção	de	cópias	autenticas	dos	documentos	arquivísticos	digitais;	
e	(c)	estratégias	de	preservação	e	manutenção	dos	documentos	arquivísticos	digitais.
Além	disso,	no	 InterPARES	2	foi	desenvolvida	uma	base	de	dados	composta	
por	dois	instrumentos	principais:	um	glossário	e	um	dicionário,	com	o	objetivo	de	trazer	
definições	dos	termos	utilizados	acerca	do	projeto.
Na Unidade 3, nós vamos estudar as estratégias de preservação digital.
ESTUDOS FUTUROS
3.3 INTERPARES 3 – DIRETRIZES DO PRESERVADOR
O	Projeto	 InterPARES	3	é	uma	ação	colaborativa	 internacional	de	pesquisa	sobre	
documentos	 arquivísticos	 autênticos	 em	 sistemas	 informatizados,	 composta	 por	 15	
equipes	regional,	nacionais	e	multinacionais.	A	terceira	fase	do	projeto	InterPARES	designa	
cada	 país	 que	 faz	 parte	 como	TEAM,	 que	 significa	 Theoretical Elaborations into Archival 
Management	 (TEAM),	 parte	 do	 nome	 do	 projeto	 –	 Theoretical Elaborations into Archival 
Management (TEAM): implementing the theory of preservation of authentic records in 
130
digital systems in small and medium-sized archival organizations,	que	em	português	
significa:	Elaborações Teóricas em Gestão Arquivística (TEAM): implementando a teoria 
da preservação de documentos autênticos em sistemas digitais em organizações 
arquivísticas de pequeno e médio porte.
O	TEAM	Brasil,	sob	a	direção	do	Arquivo	Nacional,	é	composto	por	pesquisadores	
das	 áreas	 envolvidas	 e	 parceiros	 de	 teste	 para	 os	 estudos	 de	 caso	 (como	 a	 Câmara	
dos	Deputados,	Unicamp,	o	Ministério	da	Saúde,	o	Arquivo	do	Estado	de	São	Paulo	e	a	
Prefeitura	de	Porto	Alegre).	O	InterPARES	3	agrega	a	teoria	e	metodologia	de	preservação	
digital,	desenvolvida	pelo	próprio	InterPARES	e	por	outras	ações	de	pesquisa,	em	planos	
de	ação	a	serem	aplicados	a	conjuntos	documentais	que	devem	ser	mantidos	por	longo	 
prazo	por	 instituições	arquivísticas	ou	unidades	de	Arquivo	dentro	das	organizações	
produtoras,	acerca	das	seguintes	questões:
•	 como	 teoria	 e	metodologias	 gerais	 podem	 ser	 implementadas	 em	 instituições	 de	
forma	prática	e	efetiva;
•	 que	fatores	determinam	o	tipo	de	implementação	mais	apropriado	a	cada	conjunto	
documental	em	cada	contexto;
•	 as	habilidades	requeridas	dos	profissionais	que	irão	conduzir	estas	operações.
A	 partir	 desses	 pontos,	 o	 projeto	 prevê	 o	 desenvolvimento	 de	 módulos	 de	
capacitação	para	programas	de	treinamento	dentro	das	instituições,	oficinas	e	cursos	
acadêmicos	 para	 preparar	 os	 profissionais	 com	 a	 competência	 necessária	 para	
preservar	por	longo	prazo	a	herança	documental	da	sociedade	em	formato	digital,	bem	
como	garantir	a	transparência	das	organizações	e	instituições	por	meio	da	proteção	da	
precisão	e	da	autenticidade	da	informação	digital	por	eles	produzida.	Além	dos	módulos	
de	ensino,	as	atividades	de	pesquisa	do	projeto	envolvem	estudos	gerais	de	terminologia,	
sistema	 de	 protocolo,	 e-mail	 e	 cultura	 organizacional,	 que	 são	 desenvolvidos	 pelos	
TEAMS,	com	o	objetivo	de	apoiar	os	estudos	de	caso,	a	partir	dos	quais	serão	gerados	
documentos,	políticas	e	sistemas.
3.4 INTERPARES TRUST
O	InterPARES	Trust	é	um	projeto	de	pesquisa	multinacional	e	interdisciplinar	que	
explora	questões	de	confiança	e	confiabilidade	de	registros	e	dados	em	ambientes	online.	
O	projeto	desenvolveu	estruturas	teóricas	e	metodológicas	para	desenvolver	políticas,	
procedimentos,	regulamentos,	normas	e	legislação	locais,	nacionais	e	internacionais,	a	
fim	de	garantir	a	confiança	pública	com	base	em	evidências	de	boa	governança,	uma	
economia	digital	forte	e	uma	memória	digital	persistente.
O	InterPARES	Trust	compreende	mais	de	cinquenta	universidades	e	organizações,	
nacionais	e	multinacionais,	públicas	e	privadas,	na	América	do	Norte,	América	Latina,	
Europa,	 África,	 Australásia	 e	 Ásia	 (a	 Aliança	 Internacional).	 Os	 pesquisadores	 são	
especialistas	 em	 arquivística,	 gestão	 de	 registros,	 diplomacia,	 direito,	 tecnologia	 da	
131
informação,	 comunicação	 e	 mídia,	 jornalismo,	 comércio	 eletrônico,	 informática	 em	
saúde,	 segurança	 cibernética,	 governança	 e	 garantia	 da	 informação,	 forense	 digital,	
engenharia	 da	 computação	 e	 política	 da	 informação.	 Algumas	 publicações	 foram	
geradas	recentemente	fruto	dessa	fase	do	projeto:
•	 Confiando	em	registros	na	nuvem:	as	descobertas	do	InterPARES	TRUST	(DURANTI;	
ROGERS,	2019),	que	traz	os	riscos	e	soluções	para	os	contratos	que	o	público	deve	
celebrar	 com	 os	 prestadores	 de	 serviços,	 implementação	 de	 cronogramas	 de	
retenção	e	disposição	na	nuvem,	entender	o	papel	dos	metadados	em	serviços	
em	 nuvem	 para	 cadeia	 de	 custódia,	 repensar	 questões	 de	 avaliação,	 arranjo	 e	
descrição,	 preservação	 como	 uma	 série	 de	 serviços	 implementáveis	 por	 uma	
variedade	de	atores	de	preservação	e	governança	da	informação,	gestão	de	risco	
e	práticas	e	tecnologias	de	autenticação.
•	 Manutenção	 de	 registros	 em	 organizações	 internacionais:	 arquivos	 em	 transição	
em	ambientes	digitais	em	rede	(BOEL;	SENGSAVANG,	2021),	mostra	que	os	registros	
precisam	 garantir	 a	 confiança	 do	 público,	 especialmente	 na	 era	 das	 verdades	
alternativas,	e	argumenta	que	recursos	confiáveis,	que	são	acessíveis	abertamente	
de	 instituições	 governamentais,	 serviços	 eletrônicos,	 instituições	 arquivísticas,	
repositórios	digitais	e	arquivos	digitais	baseados	em	nuvem,	são	a	chave	para	um	
ambiente	digital	aberto.	Defende	que	as	práticas	atuais	estabelecidas	precisam	ser	
revisadas	 e	 alteradas	 para	 incluir	 a	 natureza	 em	 rede	 dos	 registros	 baseados	 em	
nuvem,	para	investigar	o	papel	de	novos	participantes,	como	provedores	de	serviços	
em	nuvem,	e	avaliar	o	potencial	de	implementação	de	novos,	tecnologias	disruptivas	
como	blockchain.
•	 O	Projeto	InterPARES	na	América	Latina	e	no	Caribe:	apontamentos	sobre	arquivos	
digitais,	 transparência,	 acesso	 à	 informação	 e	 proteção	 de	 dados	 pessoais	
(INTERPARESTRUST,	2018).	Esta	obra	materializa	a	aplicação	palpável	da	experiência	
internacional,	 as	 metodologias	 desenvolvidas,	 bem	 como	 referências	 legislativas	 
úteis	para	casos	específicos	visualizados	a	partir	das	multidisciplinares	que	cercam	
este	assunto	e	os	desafios	que	enfrentam	constantemente.
4 DIRETRIZES PARA A PRESUNÇÃO DE AUTENTICIDADE 
DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS
Por	meio	da	Resolução	nº	37,	de	19	de	dezembro	de	2012,	o	Conarq,	aprovou	
as	Diretrizes	para	a	Presunção	de	Autenticidade	de	Documentos	Arquivísticos	Digitais,	
documento	elaborado	pela	Câmara	Técnica	de	Documentos	Eletrônicos,	com	o	objetivo	
de	 instrumentalizar	os	produtores	e	custodiadores	de	documentos	arquivísticos	para	
essa	presunção	desses	documentos,	considerando	que	a	autenticidade	dos	documentos	
arquivísticos	digitais	deve	estar	apoiada	em	procedimentos	de	gestão	arquivística	de	
documentos.	A	publicação	é	composta	por	sua	introdução,	conceitos,	autenticidade	dos	
documentos	arquivísticos,	presunção	de	autenticidade	dos	documentos	arquivísticos	
digitais	e	autenticação	dependente	de	tecnologia.
132
Como	é	 de	 nosso	 conhecimento,	 os	 documentos	 arquivísticos	 digitais	 têm	 sua	
autenticidade	ameaçada	sempre	que	são	transmitidos	através	do	espaço	ou	do	tempo,	e	
também	com	relação	a	sua	guarda,	devido	à	obsolescência	tecnológica.	Nesse	sentido,	 
a	presunção	da	 autenticidade	desses	documentos	deve	 se	 apoiar	 em	evidências	do	
uso	 de	 tecnologias	 e	 procedimentos	 administrativos	 que	 garantam	 sua	 identidade	
e	 integridade	 (BRASIL,	 2012),	 com	 base	 na	 existência	 de	 uma	 cadeia	 de	 custódia	
ininterrupta	 (KROTH;	 FLORES,	 2018).	 Identidade	 e	 integridade	 são	 componentes	 da	
autenticidade:
•	 Identidade	 é	 o	 conjunto	 dos	 atributos	 de	 um	 documento	
arquivístico	que	o	 caracterizam	como	único	e	o	diferenciam	de	
outros	 documentos	 arquivísticos	 (ex.:	 data,	 autor,	 destinatário,	
assunto,	número	identificador,	número	de	protocolo).
•	 Integridade	 é	 a	 capacidade	 de	 um	 documento	 arquivístico	
transmitir	 exatamente	 a	 mensagem	 que	 levou	 à	 sua	 produção	
(sem	sofrer	alterações	de	forma	e	conteúdo)	de	maneira	a	atingir	
seus	objetivos	(BRASIL,	2012,	p.	2).
“Para	 garantir	 a	 integridade	 dos	 documentos	 digitais,	 é	 fundamental	 a	
observância	 dos	 conceitos	 de	 forma	 fixa,	 conteúdo	 estável,	 forma	 documental	
armazenada	ou	manifestada,	assim	como	a	fixidez	da	informação	em	seu	suporte	de	
forma	indissociável”	(KROTH;	FLORES,	2018,	p.	69).
A	 autenticidade	 de	 documentos	 arquivísticos	 envolve	 três	 aspectos:	 legal,	
diplomático	e	histórico,	como	destacamos	a	seguir:
FIGURA 6 – ASPECTOS DA AUTENTICIDADE DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
FONTE: Brasil (2012, p. 3)
Documentos	legalmente	autênticos	são	
aqueles	que	dão	testemunhos	sobre	
si	mesmos	em	virtude	da	intervenção,	
durante	ou	após	sua	produção,	de	
uma	autoridade	pública	representativa,	
garantindo	sua	genuinidade.	
Documentos	diplomaticamente	
autênticos	são	aqueles	que	foram	
escritos	de	acordo	com	a	prática	do	
tempo	e	do	lugar	indicados	no	texto	
e	assinados	pela	pessoa	(ou	pessoas)	
competente	para	produzi-los.
Documentos	historicamente	autênticos	
são	aqueles	que	atestam	eventos	que	
de	fato	aconteceram	ou	informações	
verdadeiras.
133
A	presunção	de	autenticidade	dos	documentos	arquivísticos	digitais	deve-se	
considerar	o	ambiente	no	qual	os	documentos	são	produzidos,	mantidos	e	usados	e	
preservados,	 compreendendo	procedimentos	 de	 controle,	 sistema	 informatizado	 e	 o	
produtor	e/ou	custodiador	dos	documentos	(BRASIL,	2012).	
A	 recomendação	 é	 que	 sejam	 adotados	 requisitos	 e	 a	 implementação	 de	
políticas	 e	 procedimentos	 administrativos,	 independentes	 de	 tecnologia,	 de	modo	 a	
fornecer	evidências	que	apoiem	a	presunção	de	autenticidade	dos	documentos.
Acesse a Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012 em: 
https://bit.ly/3sIsgeE.
DICA
5 CARTA PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO 
ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Dentre	as	 inúmeras	ações	e	políticas	que	vêm	sendo	desenvolvidas	no	Brasil	 e	
no	mundo	com	 relação	 à	 preservação	dos	documentos	 arquivísticos	digitais,	 o	Conarq,	
por	meio	da	Câmara	Técnica	de	Documentos	Eletrônicos,	publicou	em	2005	a	Carta	para	
a	 Preservação	 do	 Patrimônio	 Arquivístico	 Digital,	 com	 base	 no	 documento	 (Carta	 para	
Preservação	do	Patrimônio	Digital)	emitido	pela	Unesco	em	2003,	em	que	“manifesta	
a	necessidade	de	os	Estados-membros,	 incluindo	o	Brasil,	 estabelecerem	políticas	e	
ações	para	proteger	o	patrimônio	digital”	(CONARQ,	2005,	p.	1).
O	 objetivo	 da	 Carta	 é	 trazer	 as	 questões	 necessárias	 à	 preservação	 de	
documentos	arquivísticos	digitais,	visando	seu	acesso.
No	 documento	 é	 mencionado	 que	 a	 documentação	 arquivística	 produzida,	
recebida,	 utilizada	 e	 conservada	 em	 sistemas	 informatizados	 constituem	 legado	 e	
fazem	parte	do	patrimônio	arquivístico	digital,	mencionando	que	este	patrimônio	pode	
desaparecer,	não	possuir	confiabilidade	e	não	ser	preservado	para	as	gerações	atuais	e	
futuras	em	âmbito	mundial	(CONARQ,	2005).
O	meio	digital	vem	sendo	cada	vez	mais	utilizado	para	a	produção,	tramitação	
e	acesso	de	documentos	arquivísticos	digitais,	sendo	assim,	o	documento	evidencia	a	
necessidade	de	estabelecer	políticas,	estratégias	e	ações	que	garantam	a	preservação	
em	longo	prazo	e	o	acesso	contínuo	aos	documentos	arquivísticos	digitais.
134
Acesse a Carta para a preservação do Patrimônio Arquivístico 
Digital em: https://bit.ly/3wrFdM4.
DICA
135
LEITURA
COMPLEMENTAR
REPOSITÓRIOS DIGITAIS CONFIÁVEIS PARA DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: 
PONDERAÇÕES SOBRE A PRESERVAÇÃO EM LONGO PRAZO
Henrique	Machado	dos	Santos
Daniel	Flores
1 INTRODUÇÃO
As	tecnologias	da	informação	vêm	exercendo	um	papel	renovador,	sua	evolução	
acarretou	um	maior	volume	e	variedade	de	dados	 registrados.	Desta	 forma,	 paralelo	
ao	 aumento	 da	 informação	 registrada	 pela	 sociedade,	 ocorre	 a	 explosão	 do	 volume	
de	 documentos	 arquivísticos	 (DE	 SORDI,	 2008;	 LOPES,	 1997;	 SOUSA,	 2007;	 2008).	
No	entanto,	as	tecnologias	para	produção	e	armazenamento	de	documentos	digitais	
estão	evoluindo	em	um	ritmo	muito	acelerado,	logo,	torna-se	fundamental	preservar	a	
documentação	que	foi	e	está	sendo	produzida	(HEMINGER; ROBERTSON, 2000).	Pois	
a	capacidade	de	se	criar,	acumular	e	armazenar	documentos	digitais	excede	em	muito	
a	capacidade	atual	para	preservá-los	(HEDSTROM, 1998).	Desta	forma,	a	tecnologia	da	
informação	está	sendo	cada	vez	mais	discutida	na	Arquivologia.
A	 informática	 está	 definitivamente	 incorporada	 aos	 arquivos,	 seja	
na	 gestão	 ou	 na	 disseminação	 da	 informação	 de	 documentos	
tradicionais,	 seja	 na	 organização	 e	 descrição	 de	 documentos	
em	 suportes	 isolados	 concretos,	 seja	 nos	 documentos	 virtuais,	
integrantes	dos	bancos	de	dados	e	dos	sistemas	de	comunicações	
(BELLOTTO,	2006,	p.	305).
Atualmente,	 há	 documentos	 arquivísticos	 sendo	 produzidos	 e	 armazenados	
exclusivamente	 em	 formato	 digital	 (CONARQ, 2004a;	 2004b;	 INNARELLI, 2012;	
INTERPARES, 2007a;	THOMAZ, 2005;	2006),	fato	que	reforça	a	sua	relevância	como	
registro	e	fonte	de	prova	e	 informação	 (INNARELLI, 2007).	Deve-se	destacar	que	o	
documento	 arquivístico	 digital	 proporcionou	vantagens	 como	a	 facilidade	de	 acesso	
e	economia	de	espaço	físico.	Entretanto,	a	ausência	de	procedimentos	adequados	de	
segurança	 e	 de	 preservação	 criam	 dúvidas	 quanto	 à	 confiabilidade,	 autenticidade	 e	
acesso	futuro	(ROCHA; SILVA, 2007).
Os	 documentos	 arquivísticos	 digitais	 apresentam	 dificuldades	
adicionais	 para	 presunção	 de	 autenticidade	 em	 razão	 de	 serem	
facilmente	 duplicados,	 distribuídos,	 renomeados,	 reformatados	
ou	 convertidos,	 além	 de	 poderem	 ser	 alterados	 e	 falsificados	 com	
facilidade,	sem	deixar	rastros	aparentes	(CONARQ,	2012,	p.	1).
136
Desta	forma,	os	documentos	arquivísticos	digitais	necessitam	de	um	tratamento	
diferenciado	devido	ao	fato	de	possuíremcaracterísticas	próprias	para	a	comprovação	
de	 sua	 autenticidade,	 a	 qual	 é	 ameaçada	 pelos	 acelerados	 ciclos	 de	 obsolescência	
tecnológica	(CONARQ, 2014;	SOUSA, 2007).	
Em	princípio	a	preservação	digital	deverá	efetuar	a	manutenção	da	integridade	
e	da	autenticidade	dos	documentos	arquivísticos	digitais	em	virtude	da	necessidade	
de	garantir	que	o	patrimônio	documental	mantido	sob	custódia	é	autêntico	e	perma-
necerá	íntegro	no	decorrer	do	tempo.	Assim	será	possível	promover	o	acesso	contínuo	
em	longo	prazo	ao	conteúdo	e	funcionalidade	de	forma	fidedigna	(CONARQ, 2004a;	
CORRÊA, 2010).	
A	 preservação	 de	 documentos	 digitais	 deve	 ser	 fundamentada	 no	
planejamento,	 alocação	 de	 recursos,	 aplicação	 de	 métodos	 de	 conservação	 e	
tecnologias	 necessárias	 para	 assegurar	 as	 características	 diplomáticas	 originais	 do	
documento	arquivístico	de	modo	que	permaneça	acessível	em	utilizável	em	longo	prazo	
(HEDSTROM, 1998;	 INNARELLI, 2012).	 Sendo	 assim,	 as	 atividades	 de	 preservação	
digital	deverão	compreender	uma	série	de	políticas	institucionais,	responsabilidade	e,	
é	claro,	a	 implementação	de	estratégias	de	preservação.	Com	 relação	às	estratégias	
de	preservação	digital,	Santos (2005) apresenta	a	criação	de	museus	tecnológicos,	
preservação	da	 cadeia	 de	 bits,	 encapsulamento,	 formatos	 padronizados,	migração	 e	
emulação.	Ferreira (2006) acrescenta	o	refrescamento,	a	Pedra	de	Rosetta	digital	e	
define	formas	variáveis	para	a	migração:	migração	para	suportes	analógicos,	atualização	
de	versões,	conversão	para	formatos	concorrentes,	normalização,	migração	a	pedido	e	
migração	distribuída.	Corrêa (2010) cita	a	reprodução	em	suportes	analógicos,	cópias	
de	 segurança,	mídias	duráveis	 e	 o	Computador	Virtual	Universal.	 E	Thomaz (2004) 
apresenta	ainda,	a	conversão	da	tecnologia	e	a	aplicação	da	arqueologia	digital.	
As	estratégias	de	adoção	de	formatos	padronizados,	armazenamento	em	mídias	
duráveis	 e	 realização	 de	 cópias	 de	 segurança,	 estão	 mais	 relacionadas	 às	 políticas	
institucionais.	 A	 arqueologia	 digital	 será	 relevante	 caso	 se	 deseja	 recuperar	 algum	
documento	que	tenha	sido	corrompido	ou	apagado	indevidamente.	Estratégias	como	
reprodução	em	formatos	analógicos	e	a	Pedra	de	Rosetta	digital	devem	ser	utilizadas	
como	um	último	recurso	devida	a	sua	descaracterização	do	objeto	digital.	
A	criação	de	museus	tecnológicos	será	viável	apenas	em	curtos	períodos	de	
tempo	 devendo	 ser	 seguida	 de	 outra	 estratégia.	 O	 refrescamento	 de	 suporte	 será	
indispensável	para	qualquer	acervo,	entretanto	deve	ser	auxiliado	por	outras	estratégias.	
As	 técnicas	 de	 encapsulamento	 apresentam	 resultados	 satisfatórios,	 contudo	
poderão	demandar	maior	espaço	 lógico	para	armazenamento.	A	emulação	necessita	
de	 conhecimentos	 avançados	 e	 poderá	 causar	 dependência	 de	 software	 específico.	
Outras	técnicas,	como	o	Computador	Virtual	Universal	apresentam	alta	complexidade	
e	 demandam	 recursos	 financeiros	 elevados.	 Dentre	 as	 estratégias	 apresentadas,	 a	
137
migração	é	a	mais	utilizada	e	vem	demonstrando	sua	eficácia.	Embora	não	possa	ser	
aplicada	para	objetos	digitas	de	todas	as	naturezas,	a	migração	apresenta	baixos	custos	
e	simplicidade	de	implementação.
As	estratégias	de	preservação	digital	possuem	suas	vantagens	e	desvantagens	
no	que	se	 refere	ao	acesso	em	 longo	prazo,	 entretanto,	devem-se	destacar	as	 suas	
vulnerabilidades	 com	 relação	 à	 presunção	 de	 autenticidade	 e	 manutenção	 da	
integridade	em	longo	prazo.	Ressalta-se	que	as	estratégias	devem	ser	executadas	em	
um	 ambiente	 que	monitore	 todas	 as	 ações	 realizadas	 sobre	 os	 documentos	 e	 seus	
respectivos	 componentes	 digitais.	 O	 ambiente	 de	 armazenamento	 dos	 documentos	
digitais	 deverá	 ser	 confiável.	 Neste	 contexto,	 destaca-se	 que	 além	 da	 definição	 de	
políticas	de	preservação	e	do	estabelecimento	de	estratégias	de	preservação,	um	dos	
primeiros	procedimentos	deve	ser	a	transferência	dos	documentos	para	um	repositório	
digital	 o	 qual	 se	 torna	 fundamental	 para	 armazená-los,	 facilitando	 a	 implementação	
das	 respectivas	 políticas	 e	 estratégias	 de	 preservação	 (FERREIRA, 2006;	 LOPES, 
2008;	MÁRDERO ARELLANO, 2008).	 Ao	 repositório	 compete	 o	 compromisso	 com	
a	preservação,	o	gerenciamento	e	o	acesso	contínuo	em	 longo	prazo	a	documentos	
arquivísticos	digitais	autênticos	(CONARQ, 2014).
A	escolha	por	abordar	a	preservação	do	documento	arquivístico	se	justifica	pelo	
fato	deste	se	divergir	do	documento	biblioteconômico	em	relação	às	motivações	de	sua	
produção	e	a	sua	custódia.	O	documento	biblioteconômico	é	produzido	exclusivamente	
visando	fins	culturais	enquanto	o	documento	arquivístico	possui	inicialmente	um	valor	
primário,	por	exemplo,	o	valor	administrativo,	e,	após	avaliação,	este	documento	atingirá	
o	valor	cultural	(SCHELLENBERG, 2006).
	 Além	 disso,	 o	 documento	 arquivístico	 possui	 forma	 e	 suporte	 variados	
(BELLOTTO, 2006).	Deste	modo,	 as	ações	de	preservação	digital	 devem	considerar	
suas	especificidades	com	relação	à	integridade,	autenticidade,	capacidade	probatória	
e	 o	 seu	 contexto	 de	 produção	 (MÁRDERO ARELLANO, 2008).	 Destaca-se	 que	 os	
arquivos	necessitam	acessar	e	disponibilizar	documentos	autênticos	e	utilizáveis	aos	
usuários,	 devido	 a	 sua	finalidade	 de	 prestar	 de	 serviços	 probatórios	 em	 longo	 prazo	
(SWEDEN, 2005).
Considerando	as	questões	apresentadas,	este	estudo	tem	por	objetivo,	realizar	
uma	reflexão	sobre	os	requisitos	a	serem	observados	na	implementação	de	repositórios	
digitais	confiáveis,	tendo	como	finalidade	a	preservação	de	documentos	arquivísticos	
digitais	íntegros	e	autênticos,	para	proporcionar	o	acesso	contínuo	em	longo	prazo.	Desta	
forma,	observam-se	as	principais	normas,	recomendações	e	estudos	relevantes	sobre	
preservação	digital.	Para	este	estudo,	 são	utilizados	métodos	qualitativos,	 com	base	
no	levantamento	bibliográfico	de	materiais	previamente	publicados	(SILVA; MENEZES, 
2005).	O	critério	para	a	escolha	dos	referenciais	consistiu	em	uma	análise	que	abrange	
trabalhos	dos	últimos	vinte	anos,	dando	ênfase	aos	trabalhos	publicados	nos	últimos	
138
dez	 anos.	 Foram	 selecionados,	 artigos,	 livros	 e	 demais	 publicações	 institucionais	 e	
projetos	relevantes.	Desta	forma,	busca-se	maior	aprofundamento	teórico	no	âmbito	da	
preservação	de	documentos	arquivísticos	digitais.
2 CONFIABILIDADE
Dentre	 os	 desafios	 apresentados	 pelos	 documentos	 arquivísticos	 digitais,	
podem	ser	destacados	a	garantia	da	produção	de	registros	confiáveis,	a	manutenção	de	
sua	autenticidade	e	o	acesso	contínuo	em	longo	prazo	(ROCHA; SILVA, 2007).	No	caso	
da	autenticidade,	esta	está	relacionada	ao	contexto	em	que	o	documento	está	inserido.
A	autenticidade	de	um	documento	está	diretamente	ligada	ao	modo,	
à	 forma	e	 ao	 status	de	 transmissão	desse	documento,	 bem	como	
às	 condições	 de	 sua	 preservação	 e	 custódia.	 Isso	 quer	 dizer	 que	
o	 conceito	 de	 autenticidade	 se	 refere	 à	 adoção	 de	 métodos	 que	
garantam	que	o	documento	não	foi	adulterado	após	a	sua	criação	
e	que,	portanto,	continua	sendo	tão	fidedigno	quanto	era	quando	foi	
criado	(RONDINELLI,	2005,	p.	66-67).
A	 ausência	 de	 confiabilidade	 acaba	 por	 ofuscar	 os	 investimentos	 e	 esforços	
realizados	 para	 manutenção	 da	 integridade	 e	 da	 autenticidade,	 pois	 não	 há	 como	
agregar	valor	para	um	documento	digital	o	qual	não	tem	garantias	de	que	não	foi	alterado.	
Logo,	a	 implementação	de	um	sistema	confiável	torna-se	fundamental	para	a	gestão	
e	 preservação	 de	 documentos	 arquivísticos	 digitais.	 Para	 agregar	 confiabilidade,	 os	
documentos	arquivísticos	devem	estar	inseridos	em	uma	cadeia	de	custódia	ininterrupta,	
permanecendo	 desde	 a	 sua	 produção	 até	 a	 sua	 transferência	 e/ou	 recolhimento	
para	o	responsável	por	sua	preservação	em	longo	prazo	(CONARQ, 2012).	Caso	esta	
cadeia	de	custódia	for	interrompida,	surgirão	dúvidas	com	relação	à	autenticidadedos	
documentos,	(CONARQ, 2012;	INTERPARES, 2007a)	e	consequentemente	perde-se	
a	sua	confiabilidade.
Para	implementar	programas	de	gestão	arquivística	de	documentos,	é	necessária	
a	elaboração	dos	requisitos,	que	possibilitarão	produzir	e	manter	documentos	fidedignos	
e	 autênticos.	 Com	base	 nos	 requisitos	 criados	 é	 possível	 estabelecer	 os	metadados	
que	 fornecerão	 informações	 sobre	 o	 contexto	 de	 produção,	 bem	como	 informações	
sobre	seu	conteúdo	e	tramitação	(CONARQ, 2004b).	Desta	forma,	tanto	a	gestão	de	
arquivo	corrente	e	intermediário,	quanto	a	preservação	em	arquivo	permanente	deverá	
ser	 regida	 por	 sistemas	 informatizados	 que	 garantam	 a	 integridade	 e	 autenticidade	
dos	 documentos,	 bem	 como	 dos	 metadados	 definidos,	 proporcionando	 acesso	 a	
documentos	fidedignos.
As	 bibliotecas,	 os	 arquivos	 e	 os	 museus	 são	 encarregados	 pela	 guarda	 do	
patrimônio	 cultural	 por	 serem	 instituições	 que	 adquiriram	 ao	 longo	 do	 tempo,	 a	
necessária	confiança	para	armazenar	material	de	tal	valor.	São	consideradas	 instituições	
confiáveis	para	preservar	esses	itens	nas	melhores	condições	para	fornecer	acesso	a	
esse	material	para	as	futuras	gerações	(THOMAZ, 2007).	
139
Logo,	 pode-se	 dizer	 que	 a	 confiança	 é	 adquirida	 com	 o	 passar	 do	 tempo,	
no	 caso	 dos	 documentos	 digitais,	 será	 necessário	 comprovar	 a	 eficácia	 do	 sistema	
informatizado	 em	 questão.	 A	 preservação	 digital	 exigirá	 um	 sistema	 robusto	 para	
satisfazer	 os	 requisitos	 de	 integridade,	 autenticidade,	 atingindo	 assim	 confiabilidade	
desejada.	De	acordo	com	o	Conarq (2011):
A	confiabilidade	está	relacionada	ao	momento	em	que	o	documento	é	produzido	
e	à	veracidade	do	seu	conteúdo.	Para	tanto,	há	que	ser	dotado	de	completeza	e	ter	
seus	 procedimentos	 de	 produção	 bem	 controlados.	 Dificilmente	 pode-se	 assegurar	
a	 veracidade	 do	 conteúdo	 de	 um	 documento;	 ela	 é	 inferida	 da	 completeza	 e	 dos	
procedimentos	 de	 produção.	 A	 confiabilidade	 é	 uma	 questão	 de	 grau,	 ou	 seja,	 um	
documento	pode	ser	mais	ou	menos	confiável	(CONARQ,	2011,	p.	21).
Desta	 forma,	 entende-se,	 que	 não	 se	 pode	 tratar	 a	 confiabilidade	 como	
um status de	 "confiável"	e	 "não	confiável",	e	sim	como	uma	variável	que	depende	do	
contexto	 tecnológico	 no	 qual	 está	 situado	 o	 acervo.	 Percebe-se	 que	 a	 informação	
confiável	é	aquela	à	qual	os	usuários	conferem	credibilidade,	embora	seja	uma	informação	
que	não	possua	veracidade	absolutamente	comprovada,	a	informação	confiável	é	uma	
informação	em	que	se	acredita	(DE SORDI, 2008).	No	caso	da	informação	documentada,	
a	confiabilidade	dependerá	da	conformidade	dos	documentos	digitais	com	os	princípios	
da	Arquivologia	e	da	Diplomática,	no	que	se	refere	a	manutenção	de	sua	integridade	e	
autenticidade.	Ao	se	tratar	de	documentos	arquivísticos	representados	em	meio	digital,	
existe	a	necessidade	de	implementar	softwares	e	políticas	de	gestão	e	preservação	que	
visem	o	aumento	da	confiabilidade	do	sistema	como	um	todo.	Desta	forma,	estima-se	
que	com	o	tempo,	serão	atingidos	os	níveis	de	confiança	desejados	pelo	público-alvo.
3 REPOSITÓRIOS DIGITAIS
A	 complexidade	 e	 a	 fragilidade	 implícita	 dos	 documentos	 digitais	 levam	 ao	
entendimento	de	que	a	preservação	digital	não	é	e	nunca	será	resolvida	exclusivamente	
pela	 própria	 tecnologia	 (INNARELLI, 2012).	 A	 implementação	 de	 políticas	 de	
preservação	digital	torna-se	fundamental	para	garantir	o	armazenamento	e	o	acesso	
contínuo	em	 longo	prazo	 (MÁRDERO ARELLANO, 2008).	 Com	 isto,	 o	 planejamento	
torna-se	determinante	para	garantir	a	 longevidade	dos	materiais	custodiados.	Preservar	
documentos	 digitais	 é	 uma	 atividade	diferente	 de	 preservar	 documentos	 analógicos	
devido	às	complexidades	e	especificidades	dos	digitais,	porém	de	igual	relevância	social,	
cultural,	 informativa	 e	 histórica.	 Inicialmente	 a	 preservação	 de	 documentos	 digitais	
deverá	ser	a	definição	de	políticas,	e	a	partir	destas	elaborar	o	plano	de	preservação	
contendo	 as	 estratégias	 de	 preservação	 com	 eficácia	 comprovada,	 e	 que	 sejam	 de	
conhecimento	do	acervo.	Durante	a	elaboração	do	plano	de	preservação	deve-se	ter	
em	mente	as	propriedades	significativas	dos	documentos	que	se	queiram	preservar,	
da	mesma	forma,	deve-se	atentar	para	os	conceitos	de	forma	fixa	e	conteúdo	estável.
140
Um	documento	digital	é	tido	como	detentor	de	forma	fixa	e	conteúdo	
estável	quando	a	sua	apresentação	na	tela	do	computador	é	sempre	
a	mesma,	 ainda	que	 essa	 cadeia	mude	quando	 [...]	 seu	 formato	 é	
alterado	 [...].	 Isso	 quer	 dizer	 que	 um	 mesmo	 documento	 digital	
pode	 ser	 apresentado	 a	 partir	 de	 diferentes	 codificações	 digitais	
(RONDINELLI,	2013,	p.	245).
Entretanto,	 os	 documentos	 digitais	 não	 são	 exclusivamente	 estáticos,	 e	
apresentam	variações	em	sua	forma	e	conteúdo.	Por	este	motivo	surge	o	conceito	de	
variabilidade	 limitada	o	qual	 pode	 ser	 entendido	como	 "uma	variação	de	 forma	e	do	
conteúdo	do	documento	que	não	compromete	seu	caráter	arquivístico	à	medida	que	
é	implementada	por	regras	fixas,	o	que	equivale	a	dizer	que	tal	variação	é	intencionada	
pelo	autor"	(RONDINELLI, 2013, p. 249-250).
Inicialmente	 as	 políticas	 de	 preservação	 devem	 descrever	 os	 requisitos	
diplomáticos	 de	 forma	 fixa,	 conteúdo	 estável,	 variabilidade	 limitada.	 Em	 seguida	
definem-se	 os	 procedimentos	 para	 adoção	 de	 estratégias	 e	 softwares	 a	 serem	
utilizados,	 implementação	 de	 repositórios	 digitais,	 escolha	 dos	 formatos	 de	 arquivo	
recomendados	 para	 preservação	 e	 adoção	 dos	 padrões	 de	 metadados.	 Durante	 o	
planejamento	 da	 preservação,	 a	 tecnologia	 deve	 estar	 hierarquicamente	 abaixo	 das	
políticas	institucionais,	com	isto,	entende-se	que	os	sistemas	informatizados	deverão	
estar	 em	conformidade	com	os	 requisitos	de	preservação	em	 longo	prazo,	 definidos	
previamente,	 garantindo	 integridade,	 autenticidade	 e	 confiabilidade	 aos	documentos	
armazenados.	 Posteriormente	 procede-se	 à	 escolha	 do	 local	 onde	 os	 documentos	
arquivísticos	 digitais	 serão	 armazenados	 e	 preservados.	 Neste	 sentido,	 deve-se	
considerar	 a	 implementação	 de	 repositórios	 digitais,	 desta	 forma,	 é	 possível	 obter	
maior	controle	sobre	a	documentação	custodiada,	facilitando	a	adoção	de	padrões	de	
metadados	e	a	padronização	dos	formatos	de	arquivo	para	preservação.
O	repositório	digital	deve	ser	o	ambiente	autêntico	para	a	preservação	em	longo	
prazo,	dispondo,	por	exemplo,	de	ferramentas	para	a	 implementação	das	estratégias	
de	preservação	e	inserção	de	padrões	de	metadados.	Neste	ambiente	todas	as	ações	
realizadas	 sobre	 os	 documentos	 digitais,	 como	 por	 exemplo,	 migrações,	 devem	
ser	 registradas,	 criando-se	 assim,	 um	 histórico	 de	 cada	 objeto	 digital	 armazenado,	
acrescentando	confiabilidade	aos	conteúdos.
Ao	 implementar	 repositórios	 digitais	 será	 possível	 realizar	 estratégias	 de	
migração	 e	 refrescamento,	 no	 caso	 deste,	 copiam-se	 os	 arquivos	 armazenados	 em	
uma	mídia	como,	por	exemplo,	CD	ou	DVD,	os	quais	posteriormente	são	submetidos	
ao	repositório.	Em	um	primeiro	momento,	os	documentos	são	copiados	de	uma	mídia	
externa	 para	 um	 computador	 que	 disponha	 de	 um	 repositório	 digital.	 Em	 seguida,	
solicita-se	a	submissão	dos	documentos	ao	repositório.	Neste	momento	são	inseridos	
os	metadados	referentes	aos	documentos	digitais.	Após	a	inserção	de	metadados,	dá-
se	continuidade	ao	processo	de	submissão	ao	repositório	digital.	A	partir	deste	momento	
141
os	documentos	estarão	sob	controle	do	repositório	e	poderão	ser	migrados	de	versão,	
convertidos	para	formatos	concorrentes,	normalizados,	migrados	a	pedido	e	migrados	
de	forma	distribuída	de	modo	que	sua	autenticidade	possa	ser	comprovada.
Com	o	auxílio	de	repositórios	digitais	é	possível	manter	os	formatos	de	arquivos	
sempre	atualizados,	desta	forma,	as	estratégias	de	migração	serão	mais	eficazes.	Alémdisso,	os	repositórios	facilitam	a	inserção	de	metadados,	definida	no	próprio	repositório,	
assim	 estes	 metadados	 serão	 preservados	 ao	 longo	 do	 tempo	 juntamente	 com	 os	
documentos	digitais.	Desta	forma,	ao	realizar	a	migração	ou	o	refrescamento	no	âmbito	
do	repositório	digital,	procede-se	a	inserção	dos	metadados,	assim,	percebe-se	que	o	
repositório	será	o	centro	das	atividades	de	preservação	digital,	por	isso	deverá	estar	em	
conformidade	com	as	políticas	previamente	definidas.
As	 atividades	 de	 preservação	 digital	 poderão	 ser	 pensadas	 já	 no	 momento	
da	produção	dos	materiais	digitais,	com	o	uso	de	softwares	 livres,	de	código	aberto,	
formatos	de	arquivo	sem	compressão	ou	em	conformidade	com	os	padrões	International 
Organization for Standardization	(ISO).	Conforme	ressalta	Saramago (2004),	competem	
ao	preservador	as	atribuições	de	orientar	o	produtor,	cada	repositório	deve	encaminhar	
as	 normas	 de	 conduta	 para	 os	 produtores	 de	 documentos	 digitais	 e	 verificar	 no	
momento	da	submissão	se	estas	normas	foram	cumpridas	(SARAMAGO, 2004).	Desta	
forma,	o	produtor	será	o	responsável	pela	submissão	do	material	ao	repositório,	o	qual	
deverá	garantir	a	integridade	do	material	processado	e	efetuar	o	seu	armazenamento	
(FERREIRA, 2006).	A	partir	do	momento	em	que	os	documentos	são	submetidos,	a	
responsabilidade	pela	preservação,	manutenção	da	autenticidade	e	garantia	de	acesso	
em	longo	prazo	passa	a	ser	do	repositório.
Independente	 da	 estratégia	 desenvolvida	 pelo	 repositório	 digital,	 o	 sucesso	
das	atividades	de	preservação	somente	será	atingido	se	forem	seguidas	boas	práticas.	
Neste	sentido,	a	criação	de	metadados	de	preservação	deverá	ser	considerada	ao	longo	
de	todo	o	ciclo	de	vida	dos	documentos	(SARAMAGO, 2002).	
Em	 linhas	gerais,	 um	 repositório	digital	 deve	estar	 em	conformidade	com	as	
normas	e	padrões	estabelecidos,	e	trabalhar	de	forma	colaborativa	com	outros	serviços	
de	preservação	digital	de	forma	a	possibilitar	níveis	de	 interoperabilidade	com	outros	
repositórios	digitais	e	sistemas	informatizados	para	documentos	arquivísticos	digitais.	
Desta	forma,	é	possível	solucionar	suas	necessidades	de	cópias	de	segurança	em	locais	
fisicamente	 distintos	 (CONARQ, 2014;	 MARDERO ARELLANO, 2008).	 De	 maneira	
geral,	seguir	padrões	amplamente	aceitos	pela	comunidade	de	preservação	aumentará	
a	confiabilidade	do	repositório	digital,	da	mesma	forma,	reforçara	as	discussões	e	trocas	
de	conhecimento	em	prol	do	avanço	mútuo.
[...]	
FONTE: SANTOS, H. M. dos; FLORES, D. Repositórios digitais confiáveis para documentos arquivísticos: 
ponderações sobre a preservação em longo prazo. Perspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v. 20, n. 2, p. 
198-218, abr./jun. 2015. Disponível em: https://bit.ly/3wBjfFp. Acesso em: 18 maio 2022.
142
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
•	 Cadeia	 de	 custódia	 ininterrupta:	 linha	 contínua	 de	 custodiadores	 de	 documentos	
arquivísticos	(desde	o	seu	produtor	até	o	seu	legítimo	sucessor)	pela	qual	se	assegura	
que	esses	documentos	são	os	mesmos	desde	o	início,	não	sofreram	nenhum	processo	
de	alteração	e,	portanto,	são	autênticos	(FLORES,	2016)
•	 O	Projeto	 InterPARES	1	teve	como	objetivo	 identificar	e	definir	os	 requisitos	para	a	
produção,	o	uso	e	a	preservação	de	documentos	arquivísticos	digitais	“tradicionais”	
criados	e/ou	mantidos	em	bases	de	dados	e	sistemas	de	gestão	de	documentos,	no	
curso	das	atividades	das	organizações.	
•	 São	recomendações	do	InterPARES	para	a	produção,	uso	e	preservação	de	documentos	
arquivísticos	digitais:	a	acessibilidade,	fixidez,	 identidade,	 integridade,	organização,	
autenticação,	proteção,	cópia	de	segurança,	obsolescência,	consciência.
•	 As	diretrizes	para	a	preservação	de	documentos	arquivísticos	digitais	se	referem	ao	
gerenciamento	da	estrutura	da	cadeia	de	preservação,	à	avaliação	de	documentos	
para	 a	 preservação	 permanente,	 ao	 recebimento	 dos	 documentos	 arquivísticos	
selecionados	 para	 preservação	 permanente,	 à	 preservação	 dos	 documentos	
arquivísticos	recebidos,	a	ao	acesso	aos	documentos	arquivísticos.
RESUMO DO TÓPICO 3
143
AUTOATIVIDADE
1	 As	Diretrizes	para	a	Implementação	de	Repositórios	Arquivísticos	Digitais	Confiáveis	
(RDC-Arq)	foram	regulamentadas	pela	Resolução	nº	39,	de	29	de	abril	de	2014,	que	
estabelece	diretrizes	para	a	implementação	de	repositórios	digitais	confiáveis	para	a	
transferência	e	recolhimento	de	documentos	arquivísticos	digitais	para	instituições	
arquivísticas	dos	órgãos	e	entidades	 integrantes	do	Sistema	Nacional	de	Arquivos	
(Sinar),	e	alterada	pela	Resolução	nº	43,	de	4	de	setembro	de	2015.	Acerca	do	RDC-
Arq,	assinale	a	alternativa	CORRETA:
a)	 (			)	 O	RDC-Arq	apresenta	alguns	conceitos	importantes	relacionados	ao	documento	
arquivístico	digital:	autenticidade,	unicidade,	confidencialidade	e	territorialidade.
b)	 (			)	 O	 RDC-Arq	 visa	 indicar	 os	 parâmetros	 para	 repositórios	 arquivísticos	 digitais	
confiáveis,	de	forma	a	garantir	a	autenticidade,	a	confidencialidade,	a	disponibi-
lidade,	o	acesso	e	a	preservação,	tendo	em	vista	a	necessidade	de	manutenção	
dos	acervos	documentais	por	longos	períodos	de	tempo	ou	permanentemente.	
c)	 (			)	 O	 RDC-Arq	 regula	 a	 questão	 do	 sigilo	 das	 informações,	 que	 podem	 ser	
classificadas	nos	níveis	ultrassecreto,	secreto	e	reservado.
d)	 (			)	 Um	Repositório	Arquivístico	digital	confiável	é	um	ambiente	de	gerenciamento	
de	materiais	digitais	que	são	capturados	e	armazenados,	mas	não	podem	ser	
acessados.
2	 O	Projeto	InterPARES	tem	como	objetivo	apresentar	diretrizes	para	o	tratamento	de	
documentos	digitais	no	que	diz	respeito	à	sua	gestão	e	preservação.	É	um	projeto	que	
deu	início	em	1998	e	está	dividido	em	fases:	 InterPARES	1,	de	1999-2001;	 InterPARES	
2,	de	2002	a	2006;	InterPARES	3,	de	2007	a	2012;	e	InterPARES	4,	de	2013	a	2018.	
Acerca	do	projeto	InterPARES,	analise	as	sentenças	a	seguir:
I-	 A	primeira	fase	do	InterPARES	se	voltou	para	a	conservação	de	documentos	de	valor	
permanente,	tendo	como	objetivo	identificar	e	definir	os	requisitos	para	a	produção,	
o	uso	e	a	preservação	de	documentos	arquivísticos	digitais	“tradicionais”	criados	e/
ou	mantidos	em	bases	de	dados	e	sistemas	de	gestão	de	documentos,	no	curso	das	
atividades	das	organizações.
II-	 Na	 segunda	 fase,	 o	 InterPARES	 buscou	 aplicar	 o	 conhecimento	 teórico- 
metodológico	desenvolvido	anteriormente	para	capacitar	programas	e	organizações	
responsáveis	pela	produção	e	manutenção	de	documentos	arquivísticos	digitais	no	
desenvolvimento	de	estratégias	de	preservação	e	acesso	de	longo	prazo.
III-	 Na	terceira	fase,	o	projeto	focalizou	os	documentos	arquivísticos	digitais	gerados	
no	 contexto	 de	 atividades	 artísticas,	 científicas	 e	 governamentais,	 em	 sistemas	
experienciais,	 interativos	e	dinâmicos,	visando	trazer	subsídios	aos	produtores	de	
documentos	arquivísticos	digitais.
144
IV-	 Na	 quarta	 fase	 do	 InterPARES,	 o	 projeto	 explorou	 questões	 de	 confiança	 e	
confiabilidade	 de	 registros	 e	 dados	 em	 ambientes	 on-line,	 tendo	 como	 objetivo	
principal	 gerar	 os	 quadros	 teóricos	 e	 metodológicos	 para	 desenvolver	 políticas,	
procedimentos,	regulamentos,	normas	e	legislação	locais,	nacionais	e	internacionais,	 
a	fim	de	garantir	a	confiança	pública	baseada	em	evidências	de	boa	governança,	
uma	economia	digital	forte	e	uma	memória	digital	persistente.
Assinale	a	alternativa	CORRETA:
a)	 (			)	 As	sentenças	I	e	IV	estão	corretas.
b)	 (			)	 As	sentenças	II	e	III	estão	corretas.
c)	 (			)	 As	sentenças	I	e	III	estão	corretas.
d)	 (			)	 Somente	a	sentença	III	está	correta.
3	 O	projeto	 InterPARES	1	teve	como	objetivo	 identificar	e	definir	os	 requisitos	para	a	
produção,	o	uso	e	a	preservação	de	documentos	arquivísticos	digitais	“tradicionais”	
criados	e/ou	mantidos	em	bases	de	dados	e	sistemas	de	gestão	de	documentos,	no	
curso	das	atividades	das	organizações	(DURANTI,	2009),	tendo	como	base	conceitual	
e	teóricaa	integração	dos	princípios	e	conceitos	da	diplomática	e	da	arquivística.	De	
acordo	com	os	princípios	e	métodos	da	Diplomática,	classifique	V	para	as	sentenças	
verdadeiras	e	F	para	as	falsas:
FONTE: DURANTI, L. Projeto Interpares: entrevista com Luciana Duranti. [Entrevista cedida a] Cláudia 
Lacombe. Ponto de Acesso, Salvador, v. 3, n. 1, p. 82-91, 2009.
(			)	Os	princípios	e	métodos	da	Diplomática	adotados	para	os	documentos	digitais	são	
diferentes	 dos	 utilizados	 para	 avaliar	 o	 contexto	 e	 o	 conteúdo	 dos	 documentos	
convencionais.
(			)	A	 Diplomática	 auxilia	 no	 entendimento	 do	 contexto	 do	 documento	 arquivístico	
digital,	mas	não	interfere	no	reconhecimento	da	autenticidade	desses	documentos.
(			)	A	aplicação	da	Diplomática	se	dá	com	base	na	análise	da	forma	(aspectos	externos)	
e	de	conteúdo	(aspectos	internos),	no	ambiente	de	produção,	manutenção	e	uso,	e,	
preservação.
Assinale	a	alternativa	que	apresenta	a	sequência	CORRETA:
a)	 (			)	 V	–	F	–	F.
b)	 (			)	 V	–	F	–	V.
c)	 (			)	 F	–	V	–	F.
d)	 (			)	 F	–	F	–	V.
4	 A	 autenticidade	é	 a	 credibilidade	de	um	documento	enquanto	documento,	 isto	 é,	
a	qualidade	de	um	documento	ser	o	que	diz	ser	e	de	que	está	livre	de	adulteração	
ou	qualquer	outro	tipo	de	corrupção.	A	autenticidade	de	documentos	arquivísticos	
envolve	 três	 aspectos:	 legal,	 diplomático	 e	 histórico.	 Conceitue	 cada	 um	 desses	
aspectos,	conforme	o	conteúdo	apresentado	neste	tópico.
145
5	 O	projeto	InterPARES	1	recomenda	diretrizes	para	a	produção,	o	uso	e	a	preservação	de	
documentos	arquivísticos	digitais,	para	as	pessoas	que	produzem	materiais	digitais	no	
curso	de	suas	atividades	profissionais	e	pessoais,	quais	sejam:	acessibilidade,	fixidez,	
integridade,	 identidade,	 organização,	 autenticação,	 proteção,	 cópia	 de	 segurança,	
obsolescência,	 consciência.	 Com	 relação	 à	 proteção	 dos	 materiais	 digitais,	 quais	
ferramentas	são	recomendadas?
146
147
REFERÊNCIAS
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BRASIL.	Lei nº 8.159, de 9 de janeiro de 1991.	Dispões	sobre	a	política	nacional	de	
arquivos	públicos	e	provados	e	dá	outras	providências.	Brasília,	DF:	Presidência	da	
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BRASIL.	Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro de 2002.	Regulamenta	a	Lei	no 8.159,	
de	8	de	janeiro	de	1991,	que	dispõe	sobre	a	política	nacional	de	arquivos	públicos	
e	privados.	Brasília,	DF:	Presidência	da	República,	2002.	Disponível	em:	https://bit.
ly/3PyFKTY.	Acesso	em:	18	maio	2022.
BRASIL.	Lei Complementar nº 131, de 27 de maio de 2009.	Acrescenta	dispositivos	
à	Lei	Complementar nº 101,	de	4	de	maio	de	2000,	[...].	Brasília,	DF:	Presidência	da	
República,	2009.	Disponível	em:	https://bit.ly/3lpnU8h.	Acesso	em:	18	maio	2022.
BRASIL.	Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.	Regula	o	acesso	a	informações	
previsto	no	inciso	XXXIII	do	art.	5º,	no	inciso	II	do	§	3º	do	art.	37	e	no	§	2º	do	art.	216	da	
Constituição	Federal;	[...].	Brasília,	DF:	Presidência	da	República,	2011.	Disponível	em:	
https://bit.ly/3G1kEJV.	Acesso	em:	18	maio	2022.
BRASIL.	Arquivo	Nacional.	Conselho	Nacional	de	Arquivos.	Resolução nº 37, de 19 
de dezembro de 2012.	Aprova	as	Diretrizes	para	a	Presunção	de	Autenticidade	de	
Documentos	Arquivísticos	Digitais. Brasília,	DF:	Conarq,	2012.	Disponível	em:	https://
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148
BRASIL.	Ministério	da	Justiça,	Arquivo	Nacional.	Conselho	Nacional	de	Arquivos.	
Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014.	Estabelece diretrizes para a 
implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o 
arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em 
suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades 
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR. [Redação	dada	pela	
Resolução	nº	43	de	4	de	setembro	de	2015]. Brasília,	DF:	Conarq,	2014.	Disponível	em:	
https://bit.ly/3lqQ2YB.	Acesso	em:	18	maio	2022.
BRASIL.	Ministério	da	Justiça,	Arquivo	Nacional.	Conselho	Nacional	de	Arquivos.	
Resolução nº 43 de 4 de setembro de 2015.	Altera a redação da Resolução	
do	CONARQ	nº	39,	de	29	de	abril	de	2014, que estabelece diretrizes para a 
implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência 
e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições 
arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de 
Arquivos – SINAR. Brasília,	DF:	Conarq,	2015.	Disponível	em:	https://bit.ly/3wub8vw.	
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BRASIL.	Ministério	do	Planejamento,	Desenvolvimento	e	Gestão.	Casa	Civil	da	
Presidência	da	República.	Avaliação de políticas públicas:	guia	prático	de	análise	
ex	post.	v.	2.	Brasília,	DF:	Casa	Civil	da	Presidência	da	República,	2018a.	Disponível	em:	
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BRASIL.	Avaliação	de	Políticas	Públicas.	Casa Civil,	Brasília,	DF,	12	dez.	2018b.	
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BRASIL.	Sinar.	Conselho Nacional de Arquivos,	Brasília,	DF,	6	out.	2020.	Disponível	
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BRASIL.	Certificação	digital.	Instituto Nacional de Tecnologia da Informação,	
Brasília,	DF,	2	jun.	2021.	Disponível	em:	https://bit.ly/3lsccJY.	Acesso	em:	18	maio	
2022.
BRASIL.	Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020.	Regulamenta	o	disposto	no	
inciso	X	do	caput	do	art.	3º	da	Lei	nº	13.874,	de	20	de	setembro	de	2019,	e	no	art.	2º-A	
da	Lei	nº	12.682,	de	9	de	julho	de	2012,	para	estabelecer	a	técnica	e	os	requisitos	para	
a	digitalização	de	documentos	públicos	ou	privados,	a	fim	de	que	os	documentos	
digitalizados	produzam	os	mesmos	efeitos	legais	dos	documentos	originais.	
Brasília,	DF:	Casa	Civil	da	Presidência	da	República,	2020.	Disponível	em:	https://bit.
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VÁZQUEZ,	M.	M.	Administración de documentos y archivos:	planteos	para	el	siglo	
XXI.	Buenos	Aires:	Alfagrama,	2004.
153
PRESERVAÇÃO DIGITAL
UNIDADE 3 — 
OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
PLANO DE ESTUDOS
 A partir do estudo desta unidade, você deverá ser capaz de:
• reconhecer os elementos para a elaboração de uma política de preservação digital;
•	 especificar	 os	 fatores	 para	 a	 seleção	 de	 formatos	 e	 suportes	 para	 a	 preservação	
digital;
• aplicar os mandamentos da preservação digital;
•	 identificar	as	principais	técnicas	de	preservação	digital.
	 Esta	unidade	está	dividida	em	três	tópicos.	No	decorrer	dela,	você	encontrará	
autoatividades	com	o	objetivo	de	reforçar	o	conteúdo	apresentado.
TÓPICO 1 – POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
TÓPICO	2	–	PRESERVAÇÃO	DE	DOCUMENTOS	ELETRÔNICOS
TÓPICO	3	–	TÉCNICAS	DE	PRESERVAÇÃO	DIGITAL
Preparado para ampliar seus conhecimentos? Respire e vamos em frente! Procure 
um ambiente que facilite a concentração, assim absorverá melhor as informações.
CHAMADA
154
CONFIRA 
A TRILHA DA 
UNIDADE 3!
Acesse o 
QR Code abaixo:
155
TÓPICO 1 — 
POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
UNIDADE 3
1 INTRODUÇÃO
Acadêmico!	Chegamos	à	Unidade3,	última	unidade	do	Livro	Didático	de	Gestão	
Arquivística	de	Documentos	Eletrônicos.	Como	indicado	na	apresentação	deste	material,	
nesta	unidade	buscamos	apresentar	um	panorama	da	preservação	digital,	a	partir	de	
embasamento	teórico,	trazendo,	também,	os	aspectos	práticos	e	técnicos	apresentados	
em	 livros	e	artigos	científicos	de	pesquisadores,	professores	e	especialistas	 (ARELLANO,	
2004;	 GRÁCIO,	 2012;	 INNARELLI,	 2012;	 SANTOS,	 2014,	 dentre	 outros)	 neste	 assunto	
dentro	da	área	da	Arquivologia.
Conforme	conceituado	no	Glossário da extinta Câmara	Técnica	de	Documentos	
Eletrônicos	 (CTDE),	preservação	digital	é:	 “o	conjunto	de	ações	gerenciais	e	técnicas	
exigidas	para	superar	as	mudanças	tecnológicas	e	a	fragilidade	dos	suportes,	garantindo	
o	 acesso	 e	 a	 interpretação	 de	 documentos	 digitais	 pelo	 tempo	 que	 for	 necessário”	
(CONARQ,	2020,	p.	39).
A	preservação	digital	consiste	em	“ações	destinadas	a	manter	a	 integridade	e	a	
acessibilidade	dos	objetos	digitais	ao	longo	do	tempo.	[Alcançando]	todas	as	características	
essenciais	do	objeto	digital:	físicas,	lógicas	e	conceituais”	(CONARQ,	2007,	p.	17).
Como	 já	 é	 de	 nosso	 conhecimento,	 as	 Tecnologias	 de	 Informação	 e	
Comunicação	(TICs)	avançam	e	se	transformam	cada	vez	mais	rápido	e,	em	decorrência	
desse	movimento,	os	documentos	digitais	–	que	já	fazem	parte	do	nosso	dia	a	dia	–	são	
criados	e	reproduzidos	com	cada	vez	mais	frequência,	e	mesmo	com	todas	as	técnicas	
de	gestão	de	documentos	digitais	e	de	preservação	disponíveis,	ainda	são	motivo	de	
preocupação	para	os	arquivistas,	tendo	em	vista	que	os	suportes,	softwares	e	hardwares	
devem	ser	compatíveis	e	preservados	para	que	o	documento	digital	exista.	Atualmente,	
os	documentos	digitais	são	uma	importante	fonte	de	registro	do	conhecimento,	assim,	
devemos ter conhecimento e acompanhar as políticas de preservação de documentos 
digitais,	como	uma	forma	de	garantir	acesso	a	informações	em	longo	prazo,	contribuindo	
para	a	preservação	da	memória	individual	e	coletiva.
Nessa	 perspectiva,	 no	 Tópico	 1,	 aprenderemos	 as	 políticas	 de	 preservação	
digital	e	conheceremos	o	histórico	da	preservação	de	documentos	eletrônicos,	quais	os	
principais	desafios	do	ambiente	digital,	e	os	dez	mandamentos	da	preservação	digital.	
156
2 POLÍTICAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL E A TECNOLOGIA
Uma	política	de	preservação	digital	deve	ser	estudada	e	definida	pela	instituição	
custodiadora	do	acervo	documental	e	aplicada	de	acordo	com	as	suas	necessidades.
Ressaltamos	 o	 que	 nos	 lembra	 Innarelli	 (2009)	 da	 questão	 da	 preservação	
com	relação	às	tecnologias.	Para	o	autor,	a	tecnologia	nunca	vai	resolver	a	questão	da	
preservação	digital.	O	que	vai	resolver	são	as	políticas	estabelecidas	e	levadas	a	sério,	
no	dia	a	dia.	Dessa	forma,	precisamos	cuidar	dos	acervos	digitais	para	que	um	dia	eles	
passem	a	ser	atômicos,	biológicos,	futurológicos	etc.	
“A	 preservação	 digital	 consiste	 na	 capacidade	 de	 garantir	 que	 a	 informação	
digital	 permaneça	acessível	 e	 com	qualidades	de	autenticidade	suficientes	para	que	
possa	ser	interpretada	no	futuro	recorrendo	a	uma	plataforma	tecnológica	diferente	da	
utilizada	no	momento	da	sua	criação”	 (FERREIRA,	2006,	p.	20),	ou	seja,	é	necessário	
que	tenhamos	conhecimento	e	saibamos	recorrer	a	técnicas	de	preservação	digital	para	
que	seja	possível	acessar	documentos	a	qualquer	tempo.
Estabelecer	 uma	 Política	 de	 Preservação	 significa	 elaborar	 um	
Plano	 (Programa)	 de	 Preservação,	 no	 qual	 estejam	 bem	 definidas	
as	 necessidades	 gerais	 e	 específicas,	 destinadas	 aos	 bons	
procedimentos	 no	 trato	 das	 coleções,	 embasados	 na	 identificação	
das	prioridades	e	dos	recursos	para	sua	implementação	(CASSARES,	
2011,	p.	9).
Para o estabelecimento de uma política de preservação digital podemos recorrer 
aos	dez	mandamentos	da	preservação	digital	elaborados	por	Innarelli	 (2012),	que	são	
princípios	para	a	elaboração	da	política.
Estudaremos, ainda, neste tópico, os dez mandamentos da 
preservação digital!
ESTUDOS FUTUROS
A	 informação	é	um	ativo	valioso	e	não	deve	ser	perdida	por	falta	de	cuidado	
e	 uso	 de	 técnicas	 adequadas	 ao	 ambiente	 digital.	 O	 valor	 da	 informação	 não	 está	
mais	 agregado	 ao	 bem	 material,	 e	 sim	 à	 informação,	 consequentemente	 agregado	
aos	documentos	digitais.	Nesse	sentido,	como	atualmente	a	 informação	é	 registrada	
em	um	novo	suporte	(documento	digital),	temos	que	nos	voltar	para	sua	preservação,	 
pensando	na	questão	da	acessibilidade	ao	longo	dos	anos	de	forma	a	manter	e	preservar	a	
memória	coletiva	e	individual.	
157
É	 fundamental	 que,	 nós,	 profissionais	 da	 área	da	documentação,	 nos	 envol-
vamos	nos	debates	 que	 se	 relacionam	com	a	 sociedade	da	 informação.	 É	 essencial	
que	mudemos	a	ideia	de	que	preservação	documental	se	opõe	à	evolução	tecnológica	
(SANTOS;	INNARELLI;	SOUSA,	2009).	Nessa	perspectiva,	Arellano	(2008)	reforça	a	ne-
cessidade	de	formação	de	profissionais	especializados	em	todas	as	áreas	envolvidas	no	
processo	de	preservação	digital	que	 inclui	bibliotecários,	arquivistas,	museólogos	e	o	
pessoal	de	tecnologia	da	informação.
Para	que	possamos	estar	 realmente	 inseridos	na	sociedade	da	 informação	e	
para	que	esta	seja,	de	fato,	a	sociedade	do	conhecimento,	faz-se	necessário	introduzir	a	
cultura	de	preservação	de	acervos	digitais,	da	mesma	forma	com	a	qual	está	introduzida	 
em	nossa	 cultura	 a	 preservação	 de	 nosso	 patrimônio	 histórico	 (INNARELLI,	 2015).	A	
explosão	 da	 informação	 é	 uma	 característica	 dos	 tempos	 atuais.	 Nesse	 cenário,	 as	
tecnologias já estão incorporadas no nosso cotidiano e precisamos criar uma cultura 
digital,	uma	cultura	de	preservação	digital,	ou	seja,	de	uso	e	preservação	dos	documentos	
digitais	no	tempo.
Assim,	 estabelecer	políticas	de	preservação	digital	 é	 o	 caminho	mais	 seguro	
para	nos	antevermos	à	substituição	constante	das	tecnologias,	à	fragilidade	das	mídias	
digitais,	para	evitar	que	os	documentos	digitais	sejam	perdidos.
As	instituições	precisam	se	preparar	para	fazer	a	gestão	da	preservação	digital,	
a	partir	de	ferramentas	tecnológicas	que	se	apresentam	neste	novo	cenário,	tais	como	 
GED,	 Workflow	 e	 SIGAD,	 como	 forma	 de	 combater	 a	 impossibilidade	 de	 recuperar	
informações,	 que	 podem	acontecer	 por	 descuido	 com	 as	mídias,	 que	 se	 deterioram	
com	o	passar	do	tempo,	pela	falta	de	migração	tecnológica,	pela	falta	de	política	de	
preservação	digital.
A preservação digital está condicionada à manutenção dos três elementos do 
documento	digital.
FIGURA 1 – OS TRÊS ELEMENTOS DO DOCUMENTO DIGITAL
FONTE: A autora
SoftwareHardware Suporte + informação
Os três elementos do documento digital precisam ser 
compatíveis e preservados!
ATENÇÃO
158
A preservação de documentos digitais pode ser prevista em políticas de pre-
servação	que	considerem	a	fragilidades	do	documento	digital,	tais	como	obsolescência	
do	hardware,	obsolescência	do	software	e	a	fragilidade	do	suporte	digital,	a	mídia,	que	
pode	ter	danos	diversos.	
O	 estabelecimento	 de	 uma	 tabela	 de	 confiabilidade	 para	 o	 tempo	 de	 uso	 e	
armazenamento	dos	diversos	tipos	de	mídias	utilizadas	é	fundamental	para	a	gerência	
do	risco	de	perda	dos	documentos	digitais,	pois	com	ela	saberemos	quando	substituir	
uma	mídia	por	outra	antes	de	sua	confiabilidade	ser	comprometida	(INNARELLI,	2015).
Segundo Arellano	(2008,	p.	22),	“os	documentos	digitais	são	frágeis	e	não	existe	
segurança nos sistemas eletrônicos para garantir sua preservação digital de longo 
prazo,	essa	fragilidade	pode	estar	em	sua	rápida	degradação	física,	na	obsolescência	
tecnológica,	na	complexidade	e	nos	custos”.
2.1 CONTEXTUALIZAÇÃO
A	 ação	 de	 preservar	 artefatos	 que	 resultam	 de	 processos	 intelectuais	 e	
criativos	do	ser	humano	existem	desde	a	 invenção	da	escrita.	Museus,	bibliotecas	e	
arquivos	assumem,	neste	contexto,	um	papel	determinante,	responsabilizando-se	pela	
preservação	e	longevidade	desses	artefatos(FERREIRA,	2006).
A preservação digital de documentos arquivísticos começou a ser discutida nos 
anos	1970,	com	a	publicação	de	Robert Henri Bautier,	renomado	arquivista	francês,	para	 
o	Conselho	Internacional	de	Arquivos	(CIA)	(BAGGIO;	FLORES,	2013).
Ao	longo	dos	anos	1970	e	1980,	o	Brasil	se	voltou	para	o	entendimento	da	pro-
dução	do	conhecimento	e	do	movimento	pela	democratização	da	cultura,	que,	a	partir	
da	Constituição	Federal	de	1988,	incorpora	a	noção	de	diversidade	e	de	pluralidade	dos	
sujeitos	e	dos	contextos	culturais	em	sua	política	patrimonial	federal	(TAVARES,	2012).
Somente	 a	 partir	 da	 década	 de	 1990,	 começaram	 a	 surgir	 publicações	 que	
abordavam	o	tema	da	tecnologia	da	informação	e	dos	documentos	eletrônicos	no	Brasil	
(BAGGIO;	FLORES,	2013).	Este	movimento	se	deu	pela	necessidade	de	se	definir	conceitos,	
identificar	 problemas	 e	 ameaças	 advindos	 de	 documentos	 produzidos	 em	 ambientes	
digitais,	além	de	se	delinear	estratégias	para	a	sua	preservação	(FERREIRA,	2011).		
O	 Conarq	 e	 o	 Arquivo	 Nacional	 constantemente	 apresentam	 as	 iniciativas	
para	orientar	arquivistas	no	estabelecimento	de	políticas	de	preservação	digital,	pois	
o	patrimônio	arquivístico	digital	se	encontra	em	perigo	de	desaparecimento	e	de	falta	
de	confiabilidade	e	 sua	preservação	em	benefício	das	gerações	atuais	e	 futuras	é	uma	
preocupação	urgente	no	mundo	 inteiro.	Nesse	sentido,	o	Conarq	traz	normas,	diretrizes,	
procedimentos	técnicos	e	 instrumentos	 legais	sobre	gestão	arquivística	e	preservação	
dos	documentos	digitais,	em	conformidade	com	os	padrões	nacionais	e	internacionais.
159
Nesse	 sentido,	 ressaltamos	 as	 diretrizes	 da	 Carta	 para	 a	 Preservação	 do	
Patrimônio	Arquivístico	Digital	da	UNESCO	(CONARQ,	2005),	a	qual	evidencia	o	exposto	
na	Figura	2.
FIGURA 2 – PROPOSIÇÕES DA CARTA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL
FONTE: Adaptada de Conarq (2005)
Elaboração de estratégias e políticas
Gestão	arquivística	de	documentos.
Instrumentalização	das	organizações	
arquivísticas.
Governo	eletrônico.
	Ações	cooperativas.
Estabelecimento de normas
Padrões	e	protocolos.
Requisitos	funcionais.
Metadados	de	preservação.
Segurança	da	informação	digital.
Promoção do conhecimento
Agenda	de	pesquisa	científica.
Ensino	e	Formação	de	recursos	humanos.
Disseminação	do	conhecimento.
Como	 já	estudamos	na	Unidade	1,	uma	das	ações	mais	significativas	no	que	
concerne	à	problemática	da	Preservação	de	Acervos	Digitais	em	relação	ao	Brasil	foi	
o	 e-ARQ	Brasil,	 documento	 que	 traz	 o	modelo	 de	 requisitos	mínimos	 para	 Sistemas	
Informatizados	de	Gestão	Arquivística	de	Documentos	(SIGAD),	 independentemente	da	
plataforma	tecnológica	em	que	for	desenvolvido	e/ou	implantado.
Contudo,	 o	 Conarq	 vem	 constantemente	 desenvolvendo	 estudos	 e	 análises	
sobre	 as	 iniciativas	 internacionais	 e	 a	 literatura	 especializada	 a	 fim	 de	 subsidiar	
o	 desenvolvimento	 de	 seus	 trabalhos,	 do	 qual	 participam	 equipes	 com	 formação	
interdisciplinar	 com	 profissionais	 de	 Arquivologia,	 Biblioteconomia,	 Tecnologia	 da	
Informação,	Administração	e	Direito.
2.2 OS MANDAMENTOS DA PRESERVAÇÃO DIGITAL
Como	 já	 abordamos	 nesta	 unidade,	 e	 de	 acordo	 com	 Innarelli	 (2012),	 a	
preservação	de	acervos	digitais	é	um	dos	maiores	desafios	da	atualidade	com	relação	
à	possibilidade	de	acesso	às	 informações	arquivísticas	no	futuro	para	toda	a	sociedade.	 
Da	mesma	forma	que	temos	a	facilidade	de	gerar	dados	e	informações,	temos	de	perdê-
los,	devido	à	falta	da	aplicação	de	procedimentos	de	preservação	de	documentos.
160
Nesse	 sentido,	 Innarelli	 (2012),	 em	 seus	 estudos	 e	 prática	 profissional	 nos	
apresenta	os	dez	mandamentos	da	preservação	digital	 (Figura	3),	com	o	objetivo	de	
auxiliar	os	arquivistas	a	fixarem	estes	princípios	da	preservação	digital.
FIGURA 3 – DEZ MANDAMENTOS DA PRESERVAÇÃO DIGITAL
FONTE: Innarelli (2012, p. 320)
De	acordo	com	Innarelli	(2009),	apresentamos	o	Quadro	1	com	a	descrição	de	
cada	mandamento,	fragilidade	e	orientações.
QUADRO 1 – DEZ MANDAMENTOS DA PRESERVAÇÃO DIGITAL, FRAGILIDADES E ORIENTAÇÃO
Mandamentos Descrição
1. Manterás uma política de 
preservação
Elaborar e implementar uma política de preservação de 
documentos	digitais	da	mesma	forma	que	devemos	ter	
para	os	documentos	convencionais	(não	digitais).
Fragilidades:	 a	 falta	 de	 uma	política	 de	 preservação	 de	 documentos	 digitais	 traz	 como	
consequência	a	perda	do	acervo	ao	longo	do	tempo,	pois	a	inexistência	de	normas,	padrões,	
modelos,	ambientes	e	procedimentos	deixará	os	profissionais	sem	saber	como	proceder.
Orientação:	para	estabelecer	uma	política	de	preservação	digital,	são	indicados	os	seguintes	
passos:	 (a)	 formação	 de	 uma	 equipe	multi/interdisciplinar;	 (b)	 elaboração	 da	 política	 de	
preservação	digital;	(c)	preparação	da	infraestrutura	e	ambiente;	(d)	implantação	da	política;	(e)	
revisão	e	adaptação	periódica.
161
2. Não dependerás de hardware 
específico
Não	depender	de	hardware	específico,	a	fim	de	que	o	
detentor do documento digital possa mantê-los e migrá-
los	de	hardware	sem	a	interferência	dos	fabricantes.
Fragilidades:	o	hardware	é	um	dos	elementos	do	documento	digital,	e	sendo	utilizado	para	a	
produção,	gestão	e	preservação,	devemos	observá-lo	como	elemento	de	preservação	para	não	
colocarmos	em	risco	todo	o	acervo	digital.
Orientação:	 o	processo	de	escolha	de	um	hardware	compreende	os	 seguintes	passos:	 (a)	
verificar	a	possibilidade	de	hardware	com	as	diversas	tecnologias;	(b)	verificar	a	estabilidade	da	
tecnologia	utilizada	no	hardware;	(c)	verificar	a	obsolescência	do	hardware;	(d)	providenciar	a	
migração	do	hardware.
3. Não dependerás de 
software específico
Não	 depender	 de	 software	 específico	 evitando	 causar	
dependência tecnológica e possibilitando manter e migrar 
documentos	digitais	sem	a	interferência	do	fabricante.
Fragilidades:	o	software	é	um	dos	elementos	do	documento	digital,	responsável	lógico	pela	sua	
composição,	além	de	permitir	a	visualização	do	documento	digital,	por	isso	a	escolha	do	software	
deve	permitir	que	a	documentação	seja	apresentada	sempre	da	mesma	forma	que	foi	gerada.
Orientação:	a	escolha	de	um	software	de	preservação	contempla	os	seguintes	passos:	(a)	verificar	
a	possibilidade	do	uso	de	padrões	abertos;	(b)	permitir	o	acesso	por	diversos	softwares	disponíveis	 
no	mercado;	(c)	verificar	a	obsolescência	do	software;	providenciar	a	migração	do	software.
4. Não confiarás em sistemas 
gerenciadores como única forma 
de acesso ao documento digital
Está	relacionado	ao	mandamento	anterior,	voltando	os	
cuidados	para	além	do	software,	cuidando	dos	sistemas	
gerenciadores	 de	 documentação	 digital,	 pois	 são	
suscetíveis	a	falhas.
Fragilidades:	por	serem	suscetíveis	a	falhas,	não	se	pode	garantir	a	acessibilidade	ao	documento	
digital	sem	a	interferência	dos	desenvolvedores,	tendo	em	vista	que	esses	sistemas	nem	sempre	
são	desenvolvidos	em	código	aberto.	
Orientação:	organizar	e	armazenar	documentos	de	forma	que	sejam	acessados	diretamente	e	
independentemente	de	qualquer	sistema	gerenciador.
5. Migrarás seus 
documentos de suporte e 
formato periodicamente
Os	 documentos	 digitais	 são	 produzidos,	 manipulados	 e	
visualizados	de	maneiras	distintas,	sofrendo	modificações	no	
seu	formato	e	suporte	ao	longo	do	tempo,	por	 isso	migrar	de	
suporte	e	formato	evita	a	perda	de	confiabilidade.
Fragilidades:	escolher	de	forma	errada	suporte	e	formato	é	um	dos	principais	problemas	da	
preservação	digital,	 devendo	 ser	 observadas	 com	 relação	à	 obsolescência	 tecnológica	 e	 à	
fragilidade	dos	suportes.
Orientação:	 o	 processo	de	 seleção	do	 suporte	 e	do	 formato,	 segue	os	 seguintes	passos:	
(a)	 selecionar	o	 suporte	de	preservação;	 (b)	 selecionar	 formatos	de	preservação;	 (c)	verificar	
obsolescência	do	formato;	(d)	verificar	obsolescência	do	suporte;	(e)	verificar	confiabilidade	do	
suporte;	(f)	providenciar	migração	do	suporte,	se	necessário.
6. Replicarás os documentosem 
locais fisicamente separados
É preciso manter uma política que considere locais 
diferentes	para	a	documentação	digital	e	seu	backup,	
evitando	perda	em	caso	de	sinistro	e	falhas	imprevistas
Fragilidades:	não	considerar	locais	separados	para	manter	a	documentação	e	o	backup	é	um	
erro	grave,	pois	um	incêndio,	por	exemplo,	pode	consumir	todo	o	acervo,	sem	perspectiva	de	
recuperação.
Orientação:	manter	réplicas	dos	depósitos	digitais,	sistemas	informatizados	e	bases	de	dados	
em	locais	fisicamente	separados,	respeitando	a	política	de	contingência	da	instituição,	e	que	
contenha	o	mesmo	nível	de	segurança	dos	depósitos	digitais	principais.
162
7. Não confiarás cegamente no 
suporte de armazenamento
Buscar	 identificar	a	perda	dos	acervos	digitais,	que	se	
tornou	mais	difícil	 e	 sensível	por	 conta	da	 fragilidade	
desta	nova	configuração	do	documento.
Fragilidades:	 o	 suporte	de	 armazenamento	digital	 é	 considerado	 frágil	 e	 sua	degradação	
acontece	com	rapidez	e	de	forma	silenciosa,	pois	o	documento	pode	não	estar	mais	disponível	
de	um	dia	para	o	outro.
Orientação:	o	processo	de	verificação	de	seleção	e	de	confiabilidade	do	suporte	compreende	
os	seguintes	passos:	(a)	definir	uma	previsão	de	vida	útil	por	suporte	utilizado;	(b)	estabelecer	
uma	tabela	de	confiabilidade	para	o	tempo	de	uso	e	armazenamento;	(c)	armazenar	o	suporte	em	
ambiente	adequado;	(d)	implementar	rotinas	de	verificação	do	tempo	de	uso	e	armazenamento;	
(e)	proceder	migração	ou	rejuvenescimento	do	suporte.
8. Não deixarás de fazer 
backup e cópias de 
segurança
Estabelecer	uma	política	de	backup	para	a	preservação	de	
documentos	digitais,	 pois	 ele	garante	de	 forma	 íntegra	e	
confiável	a	restauração	dos	documentos	digitais,	sistemas	
informatizados	e	base	de	dados.
Fragilidades:	falhas	em	equipamentos,	sistemas	e	no	próprio	suporte	de	armazenamento	devem	
ser	previstas	a	fim	de	evitar	danos	ao	acervo	digital.
Orientação:	 os	 itens	 relevantes	 para	 estabelecer	 uma	política	 de	 backup	 são:	 (a)	 equipe	
responsável;	(b)	acervo	digital;	(c)	normas	e	procedimentos;	(d)	conscientização	do	usuário;	(e)	
implementação;	(f)	revisão	periódica.
9. Não preservarás lixo digital
Evitar acumulação de documentos digitais que não 
possuem	valor,	prevendo	sua	eliminação.
Fragilidades:	o	acúmulo	de	lixo	digital	pode	sobrecarregar	os	depósitos	digitais,	exigindo	grande	
capacidade	de	armazenamento,	 colocando	em	 risco	a	performance,	 a	 rede	 informatizada,	 a	
confiabilidade	dos	dados,	tanto	do	sistema	informatizado	de	gerenciamento	quanto	dos	depósitos.
Orientação:	proceder	à	eliminação	do	lixo	digital,	passando	pela	avaliação,	eliminação,	chegando	
até	a	preservação	dos	documentos	digitais.
10. Garantirás a autenticidade 
dos documentos arquivísticos 
digitais
A	garantia	da	autenticidade	dos	documentos	digitais	é	
fundamental	para	a	qualidade	da	documentação	digital	
a	ser	preservada.
Fragilidades:	 a	migração	é	um	dos	momentos	críticos	para	a	garantia	da	autenticidade	no	
documento	digital,	pois	os	bits	ficam	expostos	à	influência	dos	mecanismos	utilizados	para	a	
migração	e	à	própria	influência	da	equipe	responsável	pelo	trabalho.
Orientação:	 para	garantir	 a	autenticidade	devem	ser	estabelecidos	os	seguintes	critérios	e	
ferramentas:	 (a)	 trilha	de	auditoria	–	verificação	do	acesso,	de	alteração,	de	visualização,	de	
exclusão;	de	trâmite;	(b)	controle	de	acesso;	(c)	metadados	de	preservação;	(d)	exposição	mínima	
do	documento	digital;	(e)	ferramentas	de	migração.
FONTE: Adaptado de Innarelli (2009)
Para	escolher	os	formatos	de	preservação,	Innarelli	(2009,	p.	54),	indica	como	
base	os	seguintes	fatores:	“padrões	de	formatos	abertos,	acessibilidade,	estabilidade,	
suporte	 a	 metadados,	 especificidade	 do	 formato,	 interoperabilidade,	 autenticidade,	
processabilidade,	apresentação”.
163
Apresentamos	os	conceitos	de	cada	um	desses	critérios:
•	 Padrões	de	formatos	abertos	e/ou	de	uso	gratuito:	possibilitar	a	
independência	do	ambiente	computacional	(hardware	e	software);
•	 Acessibilidade:	 garantir	 o	 acesso	 ao	 documento,	 adotando	
padrões	de	formatos	abertos	popularmente	utilizados	e	que	não	
necessitam	de	um	software	proprietário	para	seu	acesso;
•	 Estabilidade:	adotar	formatos	estáveis	que	permitam	a	atualização	
de	versões	e	garantam	a	compatibilidade;
•	 Suporte	 a	 metadados:	 alguns	 formatos	 incluem	 campos	
de metadados que serão importantes para a preservação e 
acessibilidade	do	documento	a	longo	prazo;
•	 Especificidade	 do	 formato:	 deve-se	 definir	 bem	 o	 conjunto	 de	
características	 de	 cada	 formato	 selecionado,	 evitando	 formatos	
não	especificados,	pois	quanto	mais	complexo	o	formato,	maior	o	
nível de controle e preservação;
•	 Interoperabilidade:	é	importante	que	possa	ocorrer	a	interação	de	
documentos	digitais	entre	diferentes	sistemas	tecnológicos;
•	 Autenticidade:	o	formato	deve	preservar	os	dados,	a	estrutura	do	
documento	e	tida	a	informação	inerente	contextual;
•	 Processabilidade:	 é	 a	 capacidade	 de	 processamento	 do	 docu-
mento.	Por	exemplo,	a	conversão	de	um	documento	DOC	para	o	
formato	PDF	remove	sua	capacidade	de	processamento,	portanto	
é	necessário	manter	uma	versão	processável	do	documento;
•	 Apresentação:	o	formato	deve	manter	as	características	inerentes	
à	apresentação	do	documento	digital,	pois	pode	ter	valor	signifi-
cativo	para	a	informação;	portanto,	a	preservação	de	suas	fontes,	
cores	e	layouts	deve	ser	considerada	(INNARELLI,	2009,	p.	55).
Para	 selecionar	 o	 suporte	 de	 preservação,	 os	 critérios	 são:	 “compatibilidade,	
estabilidade,	acessibilidade,	confiabilidade,	qualidade	e	capacidade”	(INNARELLI,	2009,	
p.	56),	conceituados	como:
• Compatibilidade: ser compatível com as diversas tecnologias 
disponíveis	no	mercado.
•	 Estabilidade:	adotar	suportes	estáveis,	que	permitam	atualizações	
e garantam a compatibilidade;
•	 Confiabilidade:	ser	confiável	de	forma	a	garantir	o	armazenamento	
e	acesso	da	informação	por	longos	períodos	de	tempo.
•	 Qualidade:	ser	constituído	por	matéria-prima	de	boa	qualidade,	ter	
um	processo	de	produção	confiável	e	ter	sua	marca	reconhecida	
pelo mercado;
•	 Capacidade:	 ser	 compatível	 com	a	quantidade	de	 informação	 e	
ser	armazenada	(INNARELLI,	2009,	p.	56-57).
Em	seus	estudos	Innarelli	(2015)	destaca	que	os	dez	mandamentos	não	estão	
obsoletos,	mas	foram	atualizados	para	20	mandamentos,	conforme	descrito	a	seguir:
164
I- Arquivistas como responsáveis pela gestão e preservação dos documentos 
arquivísticos digitais;
II- Capacidade de reprodução do documento arquivístico digital;
III- Cópias de segurança;
IV-	 Desenvolvimento	de	modelos	que	possam	ser	entendidos	por	profissionais	de	
arquivo;
V-	 Desenvolvimento	 de	 modelos	 que	 possam	 ser	 utilizados	 por	 instituições	
diversas;
VI- Existência de uma política de gestão e preservação;
VII-	 Fragilidade	do	suporte	digital;
VIII- Garantia da autenticidade;
IX-	 Garantia	da	forma	fixa,	conteúdo	estável	e	variabilidade	limitada;
X-	 Identificação	dos	documentos	arquivísticos	digitais;
XI-	 Independência	da	fase	do	ciclo	vital	do	documento	arquivístico	digital;
XII-	 Independência	de	hardwares	e	softwares	específicos;
XIII-	 Independência	do	documento	arquivístico	digital	do	sistema	informatizado	de	
gestão e preservação;
XIV-	 Migração	como	principal	técnica	de	preservação;
XV- Obsolescência das TICs;
XVI- Preservação das características arquivísticas dos documentos digitais;
XVII-	 Preservação	do	documento	digitalizado;
XVIII-	Preservação,	somente,	dos	documentos	arquivísticos	digitais	que	devem	ser	
preservados;
XIX-	 Relação	multidisciplinar	e/ou	interdisciplinar	dos	profissionais	de	arquivo	com	
os	profissionais	de	TICs,	profissionais	da	administração	e	gestores	dos	sistemas	
informatizados	e;
XX-	 Respeito	às	teorias	arquivísticas.
FONTE: INNARELLI, H. C. Os dez mandamentos da preservação digital passaram de 10 para 20: 
entrevista com Humberto Innarelli. [Entrevista cedida a] Charlley Luz. Archivoz, [s.l.], 22 set. 2020. 
Disponível em: https://bit.ly/3Mx4XfR. Acesso em: 15 mar. 2022.
Podemos	perceber	que	a	ampliação	dos	dez	mandamentos	para	20	manda-
mentos	 não	 alterou	 a	 ideia	 inicial	 de	 preservação	 digital	 para	 garantia	 do	 acesso,	 e	 
colocou	o	arquivista	no	topo	da	lista	de	responsabilidade	com	os	acervos	digitais.
165
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
•	 Preservação	digital	é	o	conjunto	de	ações	gerenciais	e	técnicas	exigidas	para	superar	
as	mudanças	 tecnológicas	 e	 a	 fragilidade	 dos	 suportes,	 garantindo	 o	 acesso	 e	 a	
interpretação	de	documentos	digitais	pelo	tempo	que	for	necessário.
•	 Estabelecer	 políticas	 de	 preservação	 digital	 é	 o	 caminho	 mais	 seguro	 para	 nos	
antevermos	 à	 substituição	 constante	 das	 tecnologias,	 à	 fragilidade	 das	 mídias	
digitais,	para	evitar	que	os	documentos	digitais	sejam	perdidos.
• A preservação de documentos digitais pode ser prevista em políticas de preservação 
que	 considerem	 a	 fragilidades	 do	 documento	 digital,	 tais	 como	 obsolescência	 do	
hardware,	obsolescência	do	software	e	a	fragilidade	do	suporte	digital,	a	mídia,	que	
pode	ter	danos	diversos.
•	 Os	 princípios	 de	 preservação	 digital	 visam	 garantir	 que	 a	 informação	 contida	 em	
documentos	 digitais	 não	 seja	 perdida,	 sobretudo	 destacando	 os	 cuidados	 com	
relação	à	obsolescência	tecnológica	e	com	a	migração	dos	suportes,	como	forma	de	
evitar	a	perda	da	confiabilidade.
•	 Para	escolher	os	formatos	de	preservação,	devemos	considerar	 fatores	como:	padrões	
de	formatos	abertos,	acessibilidade,	estabilidade,	suporte	a	metadados,	especificidade	 
do	formato,	interoperabilidade,	autenticidade,	processabilidade,	apresentação.
•	 Para	 selecionar	 o	 suporte	 de	 preservação,	 devemos	 considerar	 critérios	 como	
compatibilidade,	estabilidade,	acessibilidade,	confiabilidade,	qualidade	e	capacidade.
RESUMO DO TÓPICO 1
166
AUTOATIVIDADE
1	 A	 política	 de	 preservação	 digital	 é	 instrumento	 que	 deve	 ser	 definido	 e	 estudado	
pelos	arquivos	e	a	sua	aplicação	será	conforme	as	necessidades	de	cada	instituição.	
Sobre	a	política	de	preservação	digital,	assinale	a	alternativa	CORRETA:
a)	 (			)	 A	 preservação	 digital	 deve	 ser	 prevista	 nas	 políticas	 de	 preservação	 que	
considerem	 a	 fragilidades	 do	 documento	 digital,	 tais	 como	 obsolescência	 do	
hardware	e	não	obsolescência	do	software.
b)	 (			)	 Para	a	elaboração	da	política	de	preservação	digital	podemos	utilizar	os	cinco	
mandamentos	da	preservação	digital	elaborados	por	Innarelli.
c)	 (			)	 A	política	de	preservação	digital	é	um	caminho	seguro	para	evitarmos	a	obsoles-
cência	da	tecnologia,	porém	não	evita	que	os	documentos	sejam	perdidos.
d)	 (			)	 Para	a	elaboração	da	política	de	preservação	digital	é	necessário	estabelecer	um	
plano	com	as	necessidades	específicas	e	gerais	para	o	tratamento	dos	recursos	
digitais.
2	 A	preservação	digital	começou	a	ser	discutida	em	1970	com	a	publicação	de	Robert	
Henri	Bautier,	renomado	arquivista	francês,	para	o	Conselho	Internacional	de	Arquivos	
(CIA).	Sobre	a	preservação	digital,	analise	as	sentenças	a	seguir:
I-	 A	 preservação	 digital	 é	 um	 conjunto	 de	 ações	 e	 técnicas	 exigidas	 para	 superar	
as	mudanças	tecnológicas	e	a	fragilidade	dos	suportes,	garantindo	o	acesso	e	a	
interpretação	de	documentos	digitais	pelo	tempo	que	for	necessário.
II-		 Segundo	 o	 CONARQ,	 o	 patrimônio	 arquivístico	 digital	 está	 longe	 dos	 perigos	 de	
desaparecimento	e	de	falta	de	confiabilidade.
III-	 Uma	das	ações	mais	significativas	no	que	concerne	à	problemática	da	Preservação	
de	Acervos	Digitais	em	nível	de	Brasil	foi	o	e-ARQ	Brasil.
Assinale a alternativa CORRETA:
a)	 (			)	 As	sentenças	I	e	II	estão	corretas.
b)	 (			)	 Somente	a	sentença	II	está	correta.
c)	 (			)	 As	sentenças	I	e	III	estão	corretas.
d)	 (			)	 Somente	a	sentença	III	está	correta.
3	 A	extinta	Câmara	Técnica	de	Documentos	Eletrônicos	(CDTE)	do	Conarq	apresenta	as	
iniciativas para orientar arquivistas no estabelecimento de políticas de preservação 
digital.	Sobre	as	iniciativas	do	CTDE,	classifique	V	para	as	sentenças	verdadeiras	e	F	
para	as	falsas:
167
(			)	A	Carta	de	preservação	digital	é	umas	das	iniciativas	desenvolvidas	pela	CTDE.
(			)	O	e-ARQ	Brasil	é	u	instrumento	normativo	do	Conarq	mas	não	aborda	a	preservação	
digital.
(			)	A	CTDE	vem	constantemente	desenvolvendo	estudos	e	análises	sobre	as	iniciativas	
internacionais	e	a	literatura	especializada	para	subsidiar	o	seu	trabalho.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA:
a)	 (			)	 V	–	F	–	F.
b)	 (			)	 V	–	F	–	V.
c)	 (			)	 F	–	V	–	F.
d)	 (			)	 F	–	F	–	V.
4 A preservação de documentos digitais pode ser prevista em políticas de preservação 
que	 considerem	 a	 fragilidades	 do	 documento	 digital,	 tais	 como	 obsolescência	 do	
hardware,	obsolescência	do	software	e	a	fragilidade	do	suporte	digital,	a	mídia,	que	
pode	ter	danos	diversos.	Nesse	contexto,	disserte	sobre	os	princípios	da	preservação	
digital.
5	 A	 preservação	 digital	 é	 vista	 como	 um	 dos	 maiores	 desafios	 da	 atualidade	 com	
relação	à	possibilidade	de	acesso	às	informações	arquivísticas	perante	a	sociedade.	
A	 tecnologia	 nos	 permite	 gerar	 dados	 e	 informações	 facilmente,	 como	 também,	
podemos	perdê-los,	devido	à	falta	da	aplicação	de	procedimentos	de	preservação	de	
documentos.	Desta	forma,	para	auxiliar	os	arquivísticas	na	preservação	digital,	Innarelli	
(2012),	 em	 seus	 estudos	 e	 prática	 profissional,	 nos	 apresenta	 os	 dez	mandamentos	 
da	preservação	digital.	Diante	disso,	disserte	sobre	o	mandamento	“não	dependerás	
de	hardware	específico”.
FONTE: INNARELLI, H. C. Os dez mandamentos da preservação digital: uma brevíssima introdução. In: 
SEMINÁRIO SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO EM MUSEUS, 2., 2012, São Paulo. Anais [...]. São Paulo: Pinacoteca 
do Estado de São Paulo, 2012. p. 317-325. Disponível em: https://bit.ly/3LyChlp. Acesso em: 20 maio 2022.
168
169
PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS 
ELETRÔNICOS
UNIDADE 3 TÓPICO 2 — 
1 INTRODUÇÃO
Com	 o	 desenvolvimento	 tecnológico,	 o	 universo	 da	 informação	 digital	 –	 a	
produção	 de	 documentos	 digitais	 e	 os	 ambientes	 para	 o	 armazenamento	 desses	
documentos	 –	 cresce	 rapidamente,	 relevando	 uma	 nova	maneira	 de	 criar,	 registrar,	
replicar,	transmitir	e	comunicar	a	informação	com	velocidade	cada	vez	maior.
Por	 estarmos	 inseridos	 na	 sociedade	 da	 informação,	 cuja	 economia	 é	 pautada	
pelo	acesso	à	 informação,	é	cada	vez	mais	relevante	a	preocupação	com	a	preservação	 
digital.	A	 informação	é	um	ativo	valioso	para	a	sociedade,	e	sendo	aplicada	em	diversos	
setores	 sociais,	 como	 a	 educação,	 comércio,	 indústria,	 pesquisa	 científica,	 ajuda	 a	
formar	cidadãos	conscientes	de	seus	direitos	e	deveres,	podemos	considerá-la,	então,	
como	um	bem	público.
Diante	desse	cenário,	devemos,	enquanto	profissionais	da	informação,	preservar	
a	 informação	digital,	por	meio	de	técnicas	consolidadas	pela	Arquivologia,	assim	como	
já	preservamos	os	documentos	não	digitais.	Nesse	cenário	digital,	preservar	é	alterar.	
Dessa	forma,	consideramos	como	estratégia	de	preservação,	a	transferência	de	suporte	
físico	e	formato,	bem	como	a	escolha	e	atualização	de	metadados.	
Porém,	é	necessário	realizar	esta	transferência	de	forma	que	sejam	garantidas	
a	 autenticidade	 (o	 documento	 é	 o	 que	 afirma	 ser)	 e	 integridade	 (o	 documento	 não	
sofra	alteração	que	modifique	seu	significado)	da	 informação	arquivística	contida	no	
documento	digital,	para	que	seja	 recuperada	e	acessada,	precisamos	ter	conhecimento	 
das	técnicas	e	estratégias	apropriadas	para	esse	formato.
Veremos, no Tópico 3 desta unidade, as técnicas de preservação digital.
ESTUDOS FUTUROS
Contudo,	 antes	 de	 partimos	 para	 o	 estudo	 das	 técnicas	 e	 estratégias	 de	
preservação	 de	 suportes	 e	 formatos,	 vamos	 compreender	 um	 pouco	mais	 do	 universo	
da	 informação	digital,	voltando-nos	para	os	aspectos	queevidenciam	a	perda,	acesso	e	
adulteração	de	dados	e	documentos,	discutidas	a	seguir	no	Subtópico	2.
170
2 PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO NA ERA DIGITAL
O	registro	da	informação	nos	diferentes	suportes	sempre	foi	alvo	de	ações	de	
preservação,	tendo	em	vista	que	as	atividades	de	preservação	possibilitam	o	acesso,	
uso	e	reuso	da	informação	durante	o	seu	ciclo	de	vida.	No	meio	eletrônico,	a	criação,	
gestão,	armazenamento,	acesso	e	uso	de	documentos	digitais	são	processos	cada	vez	
mais	 importantes	para	o	desenvolvimento	de	diversas	atividades	que	fazem	parte	da	
vida	das	pessoas,	da	sociedade	como	um	todo.
Nesse	sentido,	é	essencial	manter	a	informação	digital	acessível,	interpretável	
e	 autêntica,	 e	 garantir	 seu	 acesso	 por	 um	 longo	 período,	 independentemente	 da	
plataforma	tecnológica	utilizada,	considerando	que	algumas	informações	são	únicas	e	
não	podem	ser	substituídas	se	forem	perdidas	ou	destruídas.
Além	 disso,	 por	 serem	 de	 fácil	 edição,	 os	 objetos	 digitais	 também	 são	
manipuláveis	de	forma	deliberada	e	inadvertida	(FERREIRA,	2006),	por	isso	existe	uma	
preocupação	por	parte	dos	profissionais	responsáveis	pela	gestão	de	acervos	digitais	
com	processos	que	possam	ampará-los	nesse	quesito.
Uma	 forma	 de	 gestão	 de	 objetos	 digitais	 é	 a	 curadoria	 digital,	 que	 envolve	
manter,	preservar	e	agregar	valor	a	dados	e	informações	digitais	ao	longo	de	seu	ciclo	de	
vida.	Muito	próxima	da	preservação,	essa	é	uma	área	relacionada	à	curadoria	de	dados	
(e-Science),	que	vem	se	desenvolvendo	nos	últimos	anos	em	unidades	de	informação,	
no	 meio	 científico	 e	 nas	 informações	 contidas	 em	 repositórios	 digitais,	 com	 o	 foco	
voltado	para	preservação	e	acessibilidade	de	documentos	digitais.
A	 curadoria	 digital	 foi	 usada	 como	 um	 termo	 para	 transferir	 explicitamente	
abordagens	curatoriais	existentes	para	coleções	digitais	e	para	destacar	algumas	das	
mudanças	necessárias	nas	abordagens	de	curadoria	de	artefatos	digitais	em	oposição	
a	analógicos	(BEAGRIE,	2006).
“A	 curadoria	 digital	 é	 definida	 como	 a	 seleção,	 preservação,	 manutenção,	
coleção	e	arquivamento	de	ativos	digitais”,	sendo	a	preservação	e	o	acesso	a	recursos	
de	 informação	digital	a	base	da	curadoria	digital;	 “são	geralmente	serviços	 invisíveis,	
executados	dentro	das	unidades	de	informação”	(SANTOS,	2014,	p.	106).	
Quando	 é	 realizada	 a	 gestão	 apropriada	 de	 dados	 e	 informações,	 podemos	
reduzir	 as	 ameaças	 à	 perda	dos	dados,	 garantindo	 acesso	 em	 longo	prazo,	 além	de	
mitigar	o	risco	de	obsolescência	digital	(WHAT	[...],	2022).	
A	curadoria	digital	aparece,	nesse	contexto,	como	uma	forma	de	gerenciamento	
do	objeto	digital,	incluindo	atividades	que	compreendem	todo	o	ciclo	de	vida	dos	objetos	
digitais,	 com	 a	 garantia	 de	 acesso	 futuro,	 sendo	 o	monitoramento	 e	 a	 preservação	
etapas	deste	ciclo.
171
Existem	 vários	 modelos	 de	 curadoria	 digital.	 Apresentamos	 aqui	 alguns	
encontrados	 no	 trabalho	 científico	 de	 Silva	 e	 Siebra	 (2017).	 Para	 as	 autoras	 “esses	
modelos	se	mostram	estruturalmente	desiguais	quanto	à	complexidade	e	detalhamento,	
no	 entanto,	 desempenham	 funções	 similares	 quando	 se	 trata	 de	 procedimentos	
curatoriais	e	de	preservação	dos	objetos	digitais”	(SILVA;	SIEBRA,	2017,	p.	3).
QUADRO 2 – MODELOS DE CURADORIA DIGITAL
Modelo Descrição
FONTE:	<https://bit.ly/3LylXkr>.	
Acesso	em:	20	maio	2022.
Modelo	JISC	–	Modelo	Simplificado	para	o	Ambiente	
de	Informação	JISC,	focado	na	implementação	do	
planejamento	de	armazenamento	e	preservação	
(BEAGRIE,	2004).
FONTE:	<https://bit.ly/383U6uX>.	
Acesso	em:	20	maio	2022.
Modelo criado pelo Digital Curation Centre	 (DCC),	
que compreende:
• Ações	 contínuas:	 descrição	e	 representação	
da	 informação,	planejamento	da	preservação,	
acompanhamento e participação da comuni-
dade,	curadoria	e	preservação.
• Ações	 sequenciais:	 conceitualização,	 criação	
e	recebimento,	avaliação	e	seleção,	absorção,	
ações	de	preservação,	armazenamento,	acesso,	
uso	e	reuso	e	transformação.
• Ações	 ocasionais:	 eliminação,	 reavaliação	 e	
seleção,	migração	(WHAT	[...],	2022).
FONTE:	Constantopoulos	et	al.	(2009,	p.	40)
Processos de curadoria Digital do Digital Curation 
Unit	 (DCU)	 –	A	 característica	 distintiva	 desse	
modelo	é	a	consideração	explícita	de	 recursos	de	
informações	contextuais	como	objeto	de	curadoria	
(CONSTANTOPOULOS	et	al.,	2009).
172
FONTE:	<https://bit.ly/3lsq8Uj>.	
Acesso	em:	20	maio	2022.
O	 Modelo	 CASPAR	 (Conhecimento	 Cultural,	
Artístico	e	Científico	para	a	Preservação,	Acesso	
e	Recuperação).	Desenvolvido	 sob	a	perspectiva	
de	três	domínios	distintos	–	científico,	patrimônio	
cultural e artes criativas para buscar possíveis 
soluções	para	os	desafios	da	preservação	digital	
(LAMB;	PRANDONI;	DAVIDSON,	2009).
FONTE:	<https://bit.ly/3MLuIZK>.	
Acesso	em:	20	maio	2022.
UK	Data	Archive	Data	Lifecycle
Modelo	com	foco	em	dados	bem-organizados,	bem	
documentados,	 preservados	 e	 compartilhados,	
pois são inestimáveis para avançar na investigação 
científ ica	 e	 aumentar	 as	 oportunidades	 de	
aprendizado	 e	 inovação.	Ciclo	 formado	por	 seis	
etapas	(UK	DATA	[...],	2022).
FONTE:	<https://bit.ly/3NsFfJk>.	
Acesso	em:	20	maio	2022.
Modelo	do	Ciclo	de	Vida	do	Digital	NZ.	Objetivo:	tornar	
os	objetos	digitais	da	Nova	Zelândia	encontráveis,	
compartilháveis	e	usáveis.	Ciclo	formado	por	seis	
etapas	(MAKE	[...],	2022).
173
FONTE:	<https://bit.ly/3wE0ktx>.	
Acesso	em:	20	maio	2022.
Modelo	DataOne	Data	Lifecycle	–	serve	como	uma	
estrutura subjacente para o desenvolvimento de 
ferramentas,	serviços	e	materiais	de	educação	pelo	
DataONE,	 com	foco	na	preservação,	uso	e	 reuso	
(DATA	[...],	2022).
FONTE: Adaptado de Silva e Siebra (2017)
Os	modelos	apresentados	no	Quadro	2	compreendem	a	curadoria	digital	a	partir	
do	ciclo	de	vida	do	objeto	digital,	com	foco	na	preservação,	para	compartilhamento,	uso	 
e	reuso.	No	entanto,	como	mencionado	por	Silva	e	Siebra	(2017),	apesar	de	as	etapas	
dos	modelos	estudados	estarem	devidamente	descritas,	não	fica	claro	o	que	deve	ser	
feito	em	cada	etapa	e	nem	quais	documentos	devem	ser	produzidos.
O modelo do ciclo de vida de documentos digitais do Digital Curation Centre 
(WHAT	[...],	2022)	compreende	as	seguintes	etapas:	(a)	conceitualização;	(b)	criação	e/
ou	recebimento;	(c)	acesso	e	uso;	(d)	avaliação	e	seleção;	(e)	eliminação;	(f)	migração;	
(g)	ações	de	preservação;	(h)	reavaliação;	(i)	armazenamento;	(j)	acesso,	uso	e	reuso;	e	
(k)	transformação.	Esse	modelo	de	curadoria	digital	indica	os	estágios	do	ciclo	de	vida	
do	documento	digital,	bem	como	quais	ações	devem	ser	contempladas	para	que	uma	
instituição	possa	aplicar	na	gestão	de	seus	objetos	digitais.
A	 conservação	 digital	 e	 a	 preservação	 dos	 dados	 são	 processos	 contínuos,	
exigindo	o	investimento	de	tempo	e	recursos	adequados	para	que	sejam	realizadas	as	
ações	necessárias	para	promover	a	conservação	e	preservação	ao	 longo	do	ciclo	de	
vida	dos	dados	(WHAT	[...],	2022).
A	conservação	digital	e	a	preservação	de	dados	são	processos	contínuos,	que	
devem	ser	contemplados	ao	longo	do	ciclo	de	vida	do	objeto	digital,	por	meio	de	ações	
de	preservação	que	possam	assegurar	que	a	natureza	do	objeto	digital	seja	protegida	
em	longo	prazo.	Tais	ações	incluem	validação,	atribuição	de	metadados	de	preservação,	
atribuição	 de	 informações	 de	 representação	 e	 garantia	 de	 estruturas	 de	 dados	
aceitáveis	 ou	 formatos	 de	 arquivos.	 Juntas,	 essas	 ações	 de	 preservação	 garantem	
que	os	 objetos	digitais	 permaneçam	autênticos,	 confiáveis	 e	 utilizáveis,	mantendo	a	
integridade	em	todos	os	momentos	(WHAT	[...],	2022).	Dessa	forma,	vamos	estudar,	no	
próximo	subtópico,	os	metadados	de	preservação,	importantes	elementos	no	contexto	
da	preservação	digital,	e	servem	para	descrever	e	 localizar	documentos	digitais	com	
vistas	a	facilitar	a	pesquisa	e	o	acesso	às	informações	contidas	nesses	documentos.
174
2.1 METADADOS DE PRESERVAÇÃO
Nos	 últimosanos	 a	 Ciência	 da	 Informação	 (CI)	 tem	 dedicado	 parte	 de	 seus	
estudos	 à	 preservação	 digital,	 tendo	 em	vista	 a	 quantidade	maciça	 de	 informações	
criadas	no	formato	digital.	À	medida	que	este	tipo	de	informação	vem	se	convertendo	
na	sociedade	como	um	método	dominante	de	registrar	e	disseminar	a	informação	dos	
objetos	digitais,	os	metadados	passam	a	se	tornar	uma	área	de	 interesse	tanto	para	
a	própria	CI,	como	para	a	Arquivologia,	Biblioteconomia	e	Museologia,	uma	vez	que	a	
informação	contida	no	documento	eletrônico	precisa	ser	gerenciada	e	preservada	por	
longo	período,	para	que	possa	ser	recuperada	e	acessada	por	quem	dela	necessite.
É	 dessa	 forma	 que	 a	 criação	 e	 uso	 de	 metadados	 é	 parte	 essencial	 das	
estratégias	operacionais	para	a	preservação,	pois	é	um	meio	para	garantir	a	autenticidade	
e	integridade	das	informações	contidas	no	objeto	digital,	ao	mesmo	tempo	que	tende	
a	viabilizar	seu	registro	e	gerenciamento,	com	vistas	à	interação	por	meio	de	recursos	
de	busca	(ROTHENBERG,	1999).	Isso	porque	os	metadados,	além	de	informar	as	partes	
importantes	do	documento	eletrônico,	indicam	a	sua	localização.
Os	metadados	de	preservação	são	considerados	por	Arellano	 (2004)	como	uma	
forma	especializada	de	 administrar	 as	 informações	 contidas	nos	 objetos	 digitais,	 sendo	
utilizados	como	um	meio	de	estocar	a	informação	técnica	que	suporta	a	preservação	
desse	objeto,	no	intuito	de	apoiar	e	facilitar	a	sua	retenção	em	longo	prazo.	Para	maior	
compreensão,	o	autor	ressalta	que:	
Os metadados de preservação são aqueles relacionados com o 
conteúdo	do	documento,	seu	contexto	e	estrutura	no	momento	da	
sua	 criação,	 assim	como	das	mudanças	 acontecidas	 em	todo	 seu	
ciclo	de	vida.	Essa	perspectiva	 inclui	sua	estrutura	física,	técnica	e	
lógica	(ARELLANO,	2008,	p.	75).
Segundo	Besser	(2000),	os	metadados	de	preservação	têm	como	objetivo	prover	
informação	 suficiente	 sobre	 o	 objeto	 digital,	 para	 que	metodologias	 de	 preservação	
possam	ser	aplicadas,	de	modo	a	garantir	a	autenticidade,	acessibilidade	e	usabilidade	
do	objeto	frente	ao	contexto	tecnológico	e	condições	legais	(LAVOIE;	GARTNER,	2013).
Nessa	 perspectiva,	 a	 implementação	 de	 metadados	 de	 preservação	 requer	
uma	 limitação	do	escopo	para	preservação,	 a	fim	de	potencializar	 sua	automação	e,	
ao	 mesmo	 garantir	 que	 mudanças	 sejam	 executadas	 (SEARLE;	 THOMPSON,	 2003).	
Portanto,	 algumas	atividades	são	necessárias	para	o	desenvolvimento	desse	tipo	de	
metadados,	quais	sejam:
• implementação do padrão de metadados;
• criação de repositórios de metadados de preservação integrados a outros repositórios 
de metadados;
•	 definição	 do	 script	 para	 extrair	 os	 metadados	 de	 preservação	 que	 produza	 um	
relatório em Extensible Markup Language	 (XML),	 com	 aquilo	 que	 foi	 identificado	
como	importante	para	que	a	preservação	seja	efetivada	(SEARLE;	THOMPSON,	2003).
175
“Extensible Markup Language (XML), formato padrão para 
publicação, armazenamento e transferência de documentos 
por via eletrônica, independente dos fabricantes de software, 
facilmente interpretável por múltiplas aplicações e, em certa 
forma, autoexplicativo” (ARELLANO, 2004, p. 19, grifo nosso).
NOTA
Indo	mais	além,	sob	o	ponto	de	vista	da	ciência,	os	metadados	de	preservação	
possuem	algumas	distinções,	porém	com	funções	inter-relacionadas	circunscritas	pela	
obtenção,	geração,	guarda	e	manutenção	das	 informações	contidas	no	objeto	digital	
(SARAMAGO,	2004;	CAMPOS;	SARAMAGO,	2007;	GRÁCIO,	2012),	tais	como:
FIGURA 4 – FUNÇÕES INTER-RELACIONADAS CIRCUNSCRITAS PELA OBTENÇÃO, GERAÇÃO, 
GUARDA E MANUTENÇÃO DE METADADOS DE PRESERVAÇÃO
FONTE: A autora
Registro	do	histórico	do	hardware,	
software	e	outras	dependências	técnicas,	
das estruturas e mudanças suportadas 
pelo	objeto	digital,	no	decurso	de	todo	o	
ciclo	de	vida.
Documentação das tomadas de 
decisão	dos	atos,	métodos	e	resultados	
da	preservação,	das	ações	de	gestão	
do	objeto	digital	e	seus	direitos,	além	
dos	próprios	metadados,	de	modo	a	
apoiar os processos ou as iniciativas de 
preservação	digital.
Suporte	à	descoberta,	localização,	
recuperação,	preservação,	acesso,	
utilização,	comprovação	de	autenticidade	
e	integridade,	bem	como	gestão	de	direitos	
de	propriedade	intelectual	do	objeto	digital.
Assistência à uma ideal gerência 
do	objeto	digital,	dos	sistemas	de	
informação,	com	foco	nas	pessoas	que	
necessitam	desse	objeto.
Apesar	 das	 funções	 citadas,	 não	 existe	 um	 consenso	 na	 literatura	 científica	
sobre	qual	seria	o	padrão	de	metadados	de	preservação	mais	adequado.	Até	o	presente	
momento,	várias	organizações	têm	se	debruçado	ao	estudo	de	padrões	e	esquemas	
conceituais	 que	 visam	 ao	 arquivamento,	 manutenção	 e	 o	 acesso	 às	 informações	
contidas	no	objeto	digital	por	longo	prazo.
Para	 sanar	 o	 problema	 entre	 a	 troca	 de	 informações,	 especificamente,	 de	
documentos	 eletrônicos	 entre	 organizações,	 torna-se	 necessário	 estabelecer	 a	
interação	 entre	 os	 padrões	 de	 metadados	 utilizados.	 Sendo	 assim,	 entender	 o	 que	
venha	a	ser	a	interoperabilidade	é	essencial.
176
2.1.1 Interoperabilidade
Atualmente,	os	documentos	eletrônicos	são	produzidos	em	diversos	formatos	e	
suportes,	o	que	acarreta	problemas	na	troca	de	informações	devido	à	heterogeneidade	
semântica	que	permite	às	pessoas	diversas	interpretações	sob	uma	mesma	informação.	
Surgem,	 então,	 os	 metadados	 como	 uma	 alternativa	 para	 o	 estabelecimento	 de	
mecanismos	que	compreendam	a	integração	do	conteúdo	informacional,	por	meio	da	
interoperabilidade.
Entretanto,	 o	 estabelecimento	 da	 interoperabilidade	 entre	 os	 documentos	
eletrônicos	 não	 é	 uma	 tarefa	 fácil,	 pois	 existem	 diversos	 padrões	 de	 metadados	
distintos	 e	 estruturados,	 o	 que	 dificulta	 estabelecimento	 entre	 os	 elementos	 de	 um	
recurso	 informacional.	 Dessa	 forma,	 diversos	 pesquisadores	 estudam	 os	 padrões	
de	 metadados,	 a	 fim	 de	 buscar	 soluções	 para	 a	 questão	 da	 interoperabilidade	 de	
documentos	 eletrônicos;	 um	 exemplo	 a	 ser	 citado	 é	 o	 modelo	 de	 referência	 Open 
Archival Information System	(OAIS).
O	OAIS	é	uma	iniciativa	que	tem	como	papel	principal	desenvolver	e	promover	
padrões	 de	 interoperabilidade,	 com	o	 intuito	 de	 facilitar	 a	 disseminação	 eficiente	 do	
conteúdo	informacional	de	documentos	eletrônicos	(NASCIMENTO	JÚNIOR,	2008).	Essa	
iniciativa,	surgiu	em	1999,	na	Santa	Fé	Convention,	na	capital	do	Estado	Americano	do	
Novo	 México,	 e,	 inicialmente,	 previa	 suportar	 a	 interoperabilidade	 entre	 arquivos	 de	
e-prints.
Após	a	referida	convenção,	o	modelo	de	referência	OAIS	passou	por	uma	fase	
de	desenvolvimento	que	reestabeleceu	seu	objetivo	inicial,	passando	a	ser	aplicada	a	
provedores	de	diversos	tipos	de	conteúdo,	sendo	comumente	aplicado,	principalmente,	
no	contexto	das	bibliotecas	(SOMPEL;	LAGOZE,	2000).
Para	 possibilitar	 a	 interoperabilidade	 entre	 o	 conteúdo	 informacional,	 o	 OAIS	
desenvolveu um protocolo de comunicação conhecido como Open Archives Initiative 
- Protocol for Metadata Harvesting	(OAI-PMH),	o	qual	prevê	um	modelo	que	garante	a	
interoperabilidade	 independente	da	aplicação	com	base	na	 “colheita”	 (harvesting)	de	
metadados	(SOMPEL;	LAGOZE,	2000;	CONTESSA,	2006;	NASCIMENTO	JÚNIOR,	2008).
De	 forma	 simplificada,	 este	 protocolo	 define	 como	 se	 dá	 a	 transferência	
de	 metadados	 entre	 duas	 entidades	 básicas:	 (a)	 provedores	 de	 dados,	 que	 são	 os	
responsáveis por gerenciar os sistemas que suportam o protocolo OAI-PMH como meio 
de	exposição	dos	metadados	para	a	colheita	(harvesting);	e	(b)	provedores	de	serviços,	
que	 utilizam	 os	metadados	 obtidos	 por	 meio	 da	 colheita	 (harvesting)	 para	 fornecer	
serviços	especiais	por	meio	do	protocolo	OAI-PMH	(NASCIMENTO	JÚNIOR,	2008).	
Na	Figura	5,	 podemos	 ter	maior	 compreensão	do	que	vem	a	 ser	 a	 interação	
entre	essas	duas	entidades	básicas.
177
FIGURA 5 – INTERAÇÃO ENTRE AS ENTIDADESBÁSICAS DO OAI-PMH
FONTE: <https://bit.ly/39GsoEL>. Acesso em: 20 maio 2022.
Podemos	observar,	com	base	na	Figura	5,	que	o	provedor	de	serviços	realiza	
a	 colheita	 (harvesting)	 de	 metadados	 enviando	 requisições	 em	 Hypertext Transfer 
Protocol	(HTTP)	para	o	provedor	de	dados	e,	como	resposta,	os	metadados	são	gerados	
no	 formato	 XML,	 o	 que,	 por	 sua	 vez,	 disponibiliza	 serviços	mediante	 os	metadados	
recebidos,	tal	como	a	busca	por	recomendações.
Nascimento	 Júnior	 (2008)	 enfatiza	 que,	 para	 a	 eficiência	 da	 interação	 entre	
provedores	de	dados,	o	protocolo	OAI-PMH	apresenta	seis	tipos	de	requisições,	as	quais	
são	viabilizadas	por	meio	de	“verbos”,	quais	sejam:
• Identify:	usado	para	retornar	informações	sobre	o	repositório.	
• ListMetadataFormats:	usado	para	obter	informações	sobre	os	formatos	de	meta-
dados	disponibilizados	pelo	repositório.	
• ListSets:	usado	para	obter	a	estrutura	de	conjuntos	de	um	repositório.
• ListIdentifiers:	usado	para	os	identificadores	de	registros	do	repositório.
• ListRecords:	usado	para	efetuar	a	colheita	de	registros	de	um	repositório.	
• GetRecords:	usado	para	obter	os	metadados	de	um	registro	individual	de	um	repositório.
Além	dessas	 duas	 requisições,	 o	 protocolo	OAI-PMH	 faz	 distinção	 entre	 três	
entidades	 utilizadas	 para	 fazer	 os	 metadados	 acessíveis	 nos	 repositórios	 digitais	
(NASCIMENTO	JÚNIOR,	2008):
• Recurso:	objeto	que	os	metadados	descrevem.	
• Item:	 “armazenador”	 de	 conteúdo	 no	 repositório,	 que	 gera	 dinamicamente	 os	
metadados	sobre	o	recurso	descrito.
• Registro:	são	os	metadados	em	um	formatado	específico	codificado	em	XML.
Para garantir a interoperabilidade entre os provedores de dados que seguem 
o	protocolo	OAI-PMH,	é	necessária,	 também,	a	adoção	de	um	padrão	de	metadados	
para	a	sua	descrição.	O	Dublin	Core,	padrão	utilizado	mundialmente	para	a	descrição	de	
documentos	eletrônicos.	
178
O	 padrão	 de	 metadados	 Dublin	 Core	 tem	 sua	 origem	 na	 2ª	 Conferência	
Internacional	World	Wide	Web	 realizada	 em	Chicago	 no	 ano	 de	 1994	 (GRÁCIO,	 2002;	
PEREIRA;	RIBEIRO	JUNIOR;	NEVES,	2006),	cuja	abordagem	focava	na	semântica	e	na	
web,	nas	dificuldades	da	descoberta	de	recursos	de	informação	na	internet	(ANDRADE;	
OLIVEIRA,	2012;	FORMENTON	et al.,	2017).
Em	1995,	a	Online Computer Library Center	(OCLC)	juntamente	com	o	National 
Center for Supercomputing Applications	(NCSA)	organizaram,	na	cidade	de	Dublin,	nos	
EUA,	um	evento	denominado	“OCLC/NCSA	Metadata	Workshop”,	que	previa	a	discussão	
de	um	conjunto	mínimo	de	metadados	para	descrição	de	recursos	de	 informação	na	
web,	 a	 fim	 de	 agilizar	 a	 pesquisa	 e	 a	 recuperação	 da	 informação	 no	 espaço	 digital	
(GRÁCIO,	2002;	PEREIRA;	RIBEIRO	JUNIOR;	NEVES,	2006;	FORMENTON	et al.,	2017).
Participaram do OCLC/NCSA Metadata Workshop profissionais 
de várias áreas: Ciência da Computação, Ciência da Informação, 
Arquivologia e Biblioteconomia, além de profissionais envolvidos 
com tratamento de dados geoespaciais (GRÁCIO, 2002).
INTERESSANTE
Para	 maior	 compreensão,	 o	 Dublin	 Core	 apresenta	 um	 conjunto	 mínimo	 de	
metadados,	 composto	 por	 15	 elementos,	 os	 quais	 visam	 facilitar	 a	 recuperação	 da	
informação	 de	 um	 recurso	 eletrônico,	 a	 saber:	 título,	 criador,	 assunto,	 descrição,	
publicador	 colaborador,	 data,	 tipo,	 formato,	 identificador,	 fonte,	 idioma,	 relação,	
cobertura	e	direito	autoral	(SOUZA;	VENDRUSCULO;	MELO,	2000;	FORMENTON,	2015),	
conforme	especificado	no	Quadro	3.
QUADRO 3 – ELEMENTOS E ATRIBUTOS DO DUBLIN CORE
Elementos Atributos Descrição
Conteúdo
Título Título	atribuído	ao	recurso.
Assunto
Assunto	abordado	no	recurso.	Apresenta-se	em	forma	de	
palavras-chave.
Descrição Descrição	do	conteúdo	do	recurso.
Fonte Referências	a	outros	objetos	derivados	do	recurso.
Linguagem Idioma	do	conteúdo	do	recurso.
Relação
Referência	para	outro	recurso	do	qual	o	recurso	descrito	é	
derivado	ou	está	relacionado.
Cobertura Localização	espacial	ou	temporal	do	conteúdo	do	recurso.
179
FONTE: Adaptado de Grácio (2002)
Propriedade 
intelectual
Criador Responsável	pela	produção	do	conteúdo	do	recurso.
Editor Responsável	por	tornar	o	recurso	disponível.
Colaborador Responsável	por	fazer	contribuições	ao	conteúdo	do	recurso.
Direitos Informações	sobre	direitos	do	recurso.
Temporalidade,	
formato	e	
identificação
Data
Período de tempo associado com um evento no ciclo de 
vida	do	recurso,	como	a	data	de	criação	ou	de	procedimento	
de	preservação.
Formato
Manifestação	física	ou	digital	do	recurso.	Inclui	o	formato	de	
arquivo,	a	forma	física,	ou	as	dimensões	(tamanho	e	duração,	
por	exemplo)	do	recurso.
Identificador Referência	não	ambígua	para	o	recurso	num	dado	contexto.
Tipo Natureza	ou	o	gênero	do	conteúdo	do	recurso.
De	acordo	com	Pereira,	Ribeiro	Júnior	e	Neves	 (2006),	essa	padronização	de	
elementos mínimos para a descrição de recursos possibilita a obtenção de resultados 
de	busca	no	espaço	digital	com	alta	relevância,	o	que	favorece	a	melhoria	do	acesso	e	a	
recuperação	das	informações	pelas	pessoas,	mediante	a	utilização	dos	metadados	como	
uma	 forma	de	 representação	 da	 informação	 de	 documentos	 eletrônicos.	 Os	 autores	
atentam	ainda	para	a	necessidade	de	se	ter	diferentes	formas	para	a	 representação	
de	um	recurso	informacional,	de	modo	que	os	documentos	eletrônicos	sejam	recuperados	
eficazmente	 (PEREIRA;	 RIBEIRO	 JÚNIOR;	 NEVES,	 2006).	 Sendo	 assim,	 o	 tratamento	
dado	às	informações	contidas	nos	documentos	eletrônicos	deve	ser	acurado,	atendendo	
aos	 requisitos	 da	 interoperabilidade	 semântica	 entre	 sistemas,	 sendo	 uma	 sugestão	
para	a	descrição	de	um	 recurso	 informacional	 por	meio	de	vocabulários	 controlados	
(SHINTAKU;	FERREIRA;	ROBREDO,	2011;	PARK;	TOSAKA,	2010).	
Para	 aperfeiçoar	 a	 representação	 de	 um	 recurso	 informacional,	 foi	 incorporado	
à	 semântica	 dos	 15	 elementos	 e	 atributos	 mínimos	 do	 Dublin	 Core	 um	 conjunto	
de	 qualificadores	 que	 foram	 estudados,	 os	 vocabulários	 controlados	 e	 sistemas	 de	
classificação,	 com	 ênfase	 em	 duas	 classes:	 (a)	 elemento	 de	 refinamento:	 tendem	 a	
dar	 mais	 especificidade	 a	 um	 elemento	 (detalhamento	 melhor);	 e	 (b)	 esquema	 de	
codificação:	identifica	esquemas	para	o	valor	do	elemento	(GRÁCIO,	2002).	No	Quadro	4,	
são	apresentados	estes	qualificadores.
180
QUADRO 4 – QUALIFICADORES DO PADRÃO DC
FONTE: Adaptado de Grácio (2002)
Elementos Atributos Elementos de refinamento
Elementos do 
esquema de 
codificação
Conteúdo
Título Alternativo ---
Assunto ---
LCSH
MeSH
DC
LCC
UDC
Descrição
Índice
Resumo
---
Fonte --- URI
Linguagem ---
ISO	639-2
RFC	1766
Relação
É a versão do tem versão
É substituído por substitui
É obrigatório por requer
É parte de tem parte
É	referenciado	por	referências
É	formato	de	tem	formato
URI
Cobertura
Espacial
DC
ISO	3166
TNG
Temporal
DC
W3C-DTF
Propriedade 
intelectual
Criador --- ---
Editor --- ---
Colaborador --- ---
Direitos --- ---
Temporalidade,	
formato	e	
identificação
Data
Data da criação
Data da validade
Data de emissão
Data	modificação
Período do DC
Formato Extensão ---
Identificador --- URI
Tipo --- Vocabulário do DC
Os	 elementos	 criador,	 editor,	 colaborador	 e	 diretos	 não	possuem	qualificadores,	
sejam	de	refinamento	ou	de	esquema	de	codificação,	entretanto,	os	demais	qualificadores	
devem ser representados em consonância com os elementos do padrão Dublin Core 
separados	do	recurso	ou	dentro	dele,	como	em	uma	página	web	descrita,	por	exemplo,	
em	HTML	(GRÁCIO,	2002).
181
Neste tópico, você adquiriu certos aprendizados, como:
•	 A	curadoria	digital	é	definida	como	a	seleção,	preservação,	manutenção,	coleção	e	
arquivamento	de	ativos	digitais.
•	 Os	metadados	de	preservação	são	aqueles	relacionados	ao	conteúdo	do	documento,	
seu	contexto	e	estrutura	no	momento	da	sua	criação,	assim	como	das	mudanças	
acontecidas	em	todo	seu	ciclo	de	vida.	Essa	perspectiva	inclui	sua	estrutura	física,