Ferramentas de vendas

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Técnico em administração
Ferramentas de vendas
Todo negócio busca lucratividade. Para que esse objetivo seja atingido, é necessário ter uma boa gestão
de vendas.
Na gestão de vendas, as metas serão planejadas, organizadas e controladas (com forte monitoração da
força de vendas). É necessária a implementação de algumas ferramentas que acompanhem as flutuações do
mercado e as ações dos concorrentes e que propiciem uma análise precisa do posicionamento de seus
produtos e/ou serviços no mercado.
Pode-se pensar na função de vendas como o cartão de visitas da empresa, principalmente nos negócios
de varejo, em que se trabalha diretamente no atendimento ao cliente. Neste caso, a equipe de vendas deve ter
treinamento constante.
Em um cenário econômico instável e altamente competitivo, um negócio precisa se diferenciar a cada
momento. Isso exige um intenso acompanhamento de todas as suas atividades, principalmente da sua força de
vendas. Em função disso, as decisões da área de vendas devem se basear em fatos e dados rigorosamente
confiáveis e fidedignos, pois o risco de uma má decisão pode significar pontos para o concorrente e uma queda
na fatia de mercado. É necessário, então, dispor de ferramentas que subsidiem as decisões e que monitorem o
mercado de atuação da empresa.
As ferramentas que subsidiam decisões e que permitem monitorar o mercado são: cronograma, roteiro de
visitas, propostas de vendas, gráficos de metas, cadastro de vendas, carteira de clientes e portfólio de produtos
e serviços.
Cronograma de vendas
O objetivo do cronograma de vendas é permitir que se planejem as atividades da área. Ele é feito em
formato de tabela, com uma representação gráfica das metas, do planejado e do realizado. São compartilhados
com toda a equipe os resultados alcançados, os resultados a serem melhorados e os gargalhos a serem
eliminados.
Geralmente, utiliza-se uma planilha Excel, com dados essenciais como:
Período (semanal ou mensal)
Meta geral de venda
Meta de venda por item do portfólio
Quantidade prevista por item
Quantidade realizada por item
Preço médio previsto de venda (R$)
Preço médio realizado de venda (R$)
Faturamento previsto (R$)
Faturamento realizado (R$)
Gastos previstos com venda: custo com materiais de venda (R$)
Como vendas são um processo dinâmico, o cronograma deve ser atualizado diariamente e expresso em
tabelas. Elas permitem uma boa visualização do andamento das vendas.
Existem vários tipos de cronogramas. Muitas vezes, utiliza-se mais de um para acompanhar as vendas.
Ele pode ser direcionado a todas as vendas propriamente ditas, às vendas por linha de produto, às vendas por
vendedor, entre outras mais específicas.
Na figura 1, temos um cronograma de vendas com os seguintes objetivos: prospecção de clientes, vendas
e acesso ao site. Temos também os indicadores e as metas por objetivo, além dos meses projetados, que
geralmente correspondem ao ano fiscal da empresa.
No exemplo, o ano fiscal corresponde ao período de janeiro a dezembro. Pode-se observar que as metas
são definidas para cada mês, conforme o plano de vendas estratégico. Posteriormente, o cronograma é
atualizado mês a mês, sempre relacionando o realizado com o projetado e o percentual de atingimento da
meta mensal.
Figura 1 – Cronograma de vendas
Outro exemplo é o cronograma que programa a meta por linha de produto, como mostra a figura 2. Ele
relaciona sempre o realizado com o projetado e indica o percentual de atingimento. Outros dados muito
utilizados e que, neste caso, estão contemplados, são o preço médio previsto e o realizado (também chamado
de ticket médio), assim como o faturamento previsto e o realizado.
Figura 2 – Cronograma de vendas
Fonte: <http://pt.slideshare.net/eulernogueira/gestao-estrategica-vendas>.
Roteiro de visitas
Para que o esforço de vendas tenha
sucesso, as visitas aos clientes devem ser
frequentes, sistemáticas, organizadas, registradas
e controladas.
Na elaboração do roteiro de visitas, deve-se pensar em cada cliente individualmente. Conforme as metas
do mês e as promoções, pode-se verificar o que pode ser oferecido a cada um em função do seu histórico de
compra, da periodicidade e da real potencialidade.
Geralmente, são os vendedores que elaboram o roteiro de visitas e as realizam. Eles precisam, portanto,
contar com informações precisas e atualizadas no cadastro de clientes. Algumas empresas utilizam softwares
que auxiliam no gerenciamento da carteira de clientes, como o CRM (Customer Relationship Management).
Faça uma pesquisa na internet sobre o CRM, pois se trata de um software muito utilizado na área de
vendas.
O roteiro de vendas visa a estabelecer as visitas dos vendedores aos clientes, os quais podem estar
divididos por território, por tipo e/ou por potencial de compra.
Para que o planejamento de visitas seja efetivo, deve ser registrada na ficha do cliente a frequência com
que o contato deve ser mantido. É importante estabelecer quantas visitas devem ser realizadas e a frequência
(semanal, quinzenal, mensal ou anual).
Após a identificação dos clientes em potencial, deve-se dar prioridade a eles em função da importância,
do melhor itinerário e dos dias e horários disponibilizados para atendimento dos vendedores. Neste momento,
não se pode esquecer a lei de Pareto: 80% das vendas se concentram em 20% dos clientes em potencial, e é
nestes que se deve focar o plano/roteiro de visitas.
No fim da semana, o resultado das visitas deve ser analisado com cada vendedor para que se estabeleça
a estratégia para a semana seguinte. Para que o roteiro seja estabelecido com sucesso, é importante manter a
ficha de cadastro de clientes sempre atualizada.
Na figura 3, podemos verificar o planejamento das visitas, com a determinação da frequência de visitas
por classe de cliente. A classificação dos clientes deve ser corroborada pelo gestor de vendas.
Neste exemplo de programação de visitas por classe de cliente, também há uma divisão por zonas de
atendimento dos vendedores. Com a frequência de cada cliente mensurada e atualizada, é possível planejar a
quantidade anual de visitas necessárias. Esse planejamento pode ser geral e por vendedor.
Figura 3 – Planejamento de visita Fonte: <http://pt.slideshare.net/eulernogueira/gestao-estrategica-
vendas>.
Propostas de vendas
A proposta de vendas é um dos processos da área de vendas que surge após a visita (ou contato) com o
cliente e a sondagem da sua necessidade. O vendedor solicita uma proposta ou a envia ao cliente. A proposta
é um documento que oficializa o pedido ou a oferta do produto e/ou serviço.
A proposta de venda deve conter as seguintes informações:
Identificação da empresa
Descrição do produto ou serviço, com fotografia
Especificações técnicas do produto ou serviço
Prazo de entrega (ou cronograma)
Condições (valor, forma de pagamento, descrição dos impostos, prazo de pagamento)
Política quanto a cancelamentos
Validade
Descrição da experiência e histórico da empresa, detalhando a especialidade e indicando os
clientes atendidos e o link para o portfólio
Informações de contato da empresa (nome, telefone fixo e celular, e-mail e endereço)
A proposta de venda também pode ser feita em um formulário impresso, conforme modelo, que é
chamado de pedido de vendas.
Figura 4 – Pedido de vendas
Fonte: <http://blog.suasvendas.com/2015/08/31/planilha-pedido-de-venda-gratis-um-modelo-simples-para-
fazer-vendas/>.
Gráficos de metas
Demonstram resultados de vendas graficamente, são relatórios, que possibilitam indicar o crescimento da
empresa ou não. A análise dos resultados permite melhorar o desempenho e corrigir desvios de rota (meta).
Além de verificar o desempenho da empresa, é possível verificar o desempenho dos vendedores. Estes
também podem acompanhar o seu progresso com relação à meta do mês.
Veremos como exemplo dois tipos de gráficos que podem ser desenvolvidos. No primeiro (figura 5), à
direita, estão expressos a meta anual e o percentual atingidono ano de 2014. A meta era de 50.000, e 93%
foram atingidos. O gráfico mostra os 93% atingidos e os 7% faltantes.
Em outra representação (figura 5 à esquerda), vê-se um gráfico por coluna. No eixo X (horizontal), temos
os meses de janeiro a dezembro; e no eixo Y (vertical), os valores de 10.000 a 60.000, que demonstram o
realizado acumulado. Na linha verde tracejada, está a meta acumulada, ficando visível o déficit de 7% abaixo
da meta.
Figura 5 – Gráfico de metas e resultados de vendas
Fonte: <http://reidasplanilhas.com.br/>.
Na figura 6, temos um gráfico de acompanhamento de metas de vendedores. Há uma tabela anual com
as metas orçadas mês a mês, de janeiro a dezembro, as realizadas, o percentual de diferença e o percentual
das vendas, ficando evidentes os melhores meses de venda.
Na mesma imagem, é apresentado um gráfico de coluna. No seu eixo X (horizontal), temos os meses de
janeiro a dezembro; e, no eixo Y (vertical), o percentual das vendas. Para cada mês, há duas colunas, de
maneira a representar um comparativo de cada mês entre a meta orçada e a meta realizada. Pode-se assim
verificar a força de vendas, quem necessita ser treinado ou ter mais foco e quem está se destacando dentro da
equipe.
Figura 6 – Gráfico de acompanhamento das metas dos vendedores
Fonte: <http://www.netplanilhas.com.br/planilha-de-acompanhamento-de-metas-de-vendedores/>.
Cadastro de vendas
O cadastro de vendas é o registro das vendas realizadas, que pode ser diário, mensal, trimestral,
semestral e/ou anual.
Na criação de um cadastro, é preciso verificar com o gerente de vendas quais são as informações que ele
quer acompanhar e a periodicidade. Com as informações disponibilizadas no cadastro, é possível acompanhar
o planejado e o realizado e verificar se as metas estão sendo atendidas (e diariamente, semanalmente e/ou
mensalmente).
Um cadastro simples deve conter os seguintes dados:
Data
Número da nota fiscal
Mercadoria vendida (se tiver código, mais de uma coluna será necessária)
Valor
Condições de pagamento (à vista ou a prazo)
Desconto (para ser preenchido se houver desconto)
Valor líquido
Nome do vendedor
Porcentagem de comissão
Valor da comissão
O cadastro de vendas geralmente é realizado em uma planilha Excel ou em formato sistematizado. Na
figura 7, temos um exemplo de planilha de controle em Excel com os dados acima mencionados. Os dados
constantes neste tipo de controle podem variar em função da atividade da empresa.
A tabela da figura 7 é um exemplo que conta com as informações mínimas necessárias.
Figura 7 – Controle de vendas
Carteira de clientes
A carteira de clientes (cadastro de clientes) é
o ativo mais importante de uma empresa.
A organização, a atualização e o controle da carteira de clientes são vitais para que o gestor visualize
oportunidades de negócio e para que o atendimento possa ser mais individualizado. Por isso, muitas empresas
utilizam o CRM.
Vamos estudar agora como organizar e administrar esse ativo. Simplesmente ter uma lista de clientes não
é o suficiente: é preciso categorizá-los e ter a informação da forma de corte entre ativos e inativos em função
da frequência de compra.
Quando e como considerar um cliente ativo ou inativo é algo que deve ser determinado junto ao gestor/
gerente de vendas. Assim, a frequência da visita e o contato do vendedor com o cliente podem ser mais bem
estruturados. Pode haver mais proatividade, e o relacionamento pode ser mais constante. Apenas é importante
ter contato com o cliente antes de inativá-lo para verificar por que deixou de comprar da empresa.
Dados imprescindíveis em uma carteira de clientes (CARVALHAIS, 2007):
Nome
Sexo
Telefone
E-mail
Endereço completo (rua, número, complemento, bairro, cidade, estado, CEP)
RG
CPF
Data da primeira compra
Sequência de todas as compras
Preferências
Frequência de compras
Compras realizadas, data, quantidades e valor
Previsão da próxima compra
Itens envolvidos
Forma de pagamento
Mídia em que o cliente encontrou a empresa
Com a carteira de clientes e com o cadastro de vendas, é possível desenvolver o painel de indicadores,
que deve ser também atualizado. Dessa forma, é possível ter uma visão estratégica da força de vendas.
Painel de indicadores de venda e faturamento
A seguir, temos outro painel de indicadores. Este retrata a situação dos clientes especificamente.
Na primeira linha, estão os dados do período (mês), e, na segunda, o período anual. A quantidade de
clientes no período é demonstrada na cor vermelha (se menor que 20) e na cor amarela (se menor que 40).
Demonstra-se, no segundo quadro, em ambas as linhas, o faturamento dos novos clientes, que, no
exemplo, é de R$ 9,4 mil (mensal) e de R$ 196,3 mil (anual).
No terceiro quadro, mostra-se o percentual do faturamento de novos clientes sobre o faturamento anual.
No caso, esse faturamento é de 8,84% no período mensal e de 16,12% no período anual. Neste quadro, é
possível verificar o crescimento da carteira de clientes e a representação disso no faturamento, o que permite
direcionar mais esforços, se necessário.
Figura 8 – Indicadores da carteira de clientes
Fonte: <http://sol7.com.br/blog/gestao-da-carteira-de-clientes-voce-sabe-como-fazer/&rt;.
Portfólio de produtos e serviços
Portfólio é o conjunto de produtos e/ou serviços que uma empresa produz ou oferece. Pode-se dizer que
o portfólio de uma empresa é o seu bem mais precioso, pois são seus produtos (ou serviços) que produzem
todo o sucesso do negócio. Esse sucesso se expressa pela lucratividade, pela imagem e pela fidelização dos
clientes.
A análise, a organização e o controle dos produtos (ou serviços) ofertados aos clientes devem ser
monitorados constantemente. Quando se elabora o cadastro de vendas, com todos os dados daquilo que está
sendo vendido, já se estará dando um primeiro passo para a análise do portfólio.
A partir do registro de vendas (cadastro de vendas), pode-se saber qual é o produto ou serviço mais
popular e qual é o menos requisitado. Também podem-se verificar os pontos fracos e fortes de cada um, suas
características principais e o retorno que traz para a empresa.
Todo negócio depende da venda de seus produtos ou serviços. Para promovê-los na visita aos clientes ou
no site da empresa, por exemplo, é importante catalogá-los.
O portfólio deve conter informações atualizadas das características de cada produto/serviço e imagens
deles. Por isso, é necessário que seja revisto periodicamente.
Acesse o site da loja Digimer para olhar o seu portfólio. Ele está dividido por linha de comercialização:
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