Modulo 1_Arquivos Permanentes (1)

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Olá, seja bem-vindo(a)! 
Neste módulo falaremos sobre como recolher acervos ao Arquivo Nacional. Mas, antes, vamos entender o que
é recolhimento.
O recolhimento é a entrada de documentos públicos em arquivos permanentes, com competência
formalmente estabelecida. Como veremos a seguir, o Arquivo Nacional é a instituição arquivística pública que
tem a custódia dos acervos permanentes da administração pública federal. O recolhimento pode ser definido
também como a operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o
arquivo permanente. 
Ficou curioso? Calma! Ao longo do nosso curso, estas duas definições serão esclarecidas.
Tópico 3 de 7
MÓDULO 01: PROCEDIMENTOS PARA O
RECOLHIMENTO DE ACERVOS ARQUIVÍSTICOS
Continue conosco que iremos lhe orientar sobre o que você e o seu órgão precisam fazer para alcançar esta
etapa tão importante da gestão documental.
Ao final desse módulo, você será capaz de:
AVA L I A Ç Ã O D O A C E R V O
1. AVALIAÇÃO DO ACERVO
Como já explicamos antes, o recolhimento de acervos consiste na entrada dos documentos públicos em
arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. Porém, para recolher o acervo do seu
órgão ao Arquivo Nacional é necessário cumprir algumas etapas, em que a primordial é a avaliação dos
documentos de arquivo do seu órgão.
Se você está se perguntando o que é avaliação de documentos e como fazer isso, calma, a gente explica.
 Vamos relembrar o que a Lei nº 8.159/1991 traz como conceito de Gestão de Documentos: 
proceder à classificação e avaliação dos documentos arquivísticos;1
proceder à organização dos conjuntos documentais a serem recolhidos;2
elaborar a listagem descritiva para os documentos físicos e digitais.3
Ah! Então quer dizer que a avaliação é uma das etapas da gestão de documentos? 
Isso mesmo! Com esse raciocínio, vamos entender o que realmente é a avaliação de documentos de arquivo.
A avaliação é a atividade essencial para a racionalização do ciclo vital dos documentos de arquivo, pois define
em que momento alguns conjuntos documentais poderão ser eliminados e que documentos serão
preservados, de acordo com o valor, potencial e uso que apresentam para a administração pública que os
gerou e para a sociedade. 
Agora, muito provavelmente, você deve estar se perguntando: mas como a avaliação vai dizer quais
documentos podem ser eliminados ou quais são importantes para serem preservados? Isso será feito a partir
da classificação dos documentos. 
    É o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação, arquivamento de documentos em fase
corrente ou intermediária, independente do suporte,
visando à sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente. (destaque nosso)
FIQUE ATENTO!
Para classificar documentos, utilizamos o instrumento de gestão arquivística chamado Código de
Classificação de Documentos e junto a ele temos o outro instrumento de gestão arquivística, a Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos, que são para as atividades-meio e atividades-fim
do seu órgão. 
Portanto, para avaliarmos os documentos, utilizamos a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos, a qual veremos mais à frente. Neste momento é importante você entender que a fixação da
temporalidade é imprescindível para se alcançar essa racionalização, para reduzir a massa documental dos
arquivos e para ampliar o espaço físico de armazenamento, assegurando as condições de conservação dos
documentos de valor permanente.
Agora que entendemos todo o raciocínio, podemos considerar, então, que a avaliação é o processo de análise
de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e destinação final, de acordo com os valores
atribuídos. 
A destinação final é a última fase da gestão de documentos, sendo considerados para guarda permanente os
documentos que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades com atribuições de
arquivo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação
administrativa, como prova, garantia de direito ou fonte de pesquisa. 
São os documentos considerados para a guarda
permanente que podem ser recolhidos ao Arquivo
Nacional.
Ainda sobre o assunto, vale destacar que o tratamento dos documentos arquivísticos digitais exige algumas
especificidades, conforme as orientações contidas na Instrução Técnica AN Digital 01/2016, que serão
detalhadas ao longo deste módulo.
Agora que você entendeu como a avaliação de documentos é importante, deve estar se perguntando:
qualquer pessoa do órgão pode avaliar os documentos de arquivo? 
Muito bem colocado esse questionamento. E a resposta é não! Por isso, vamos conhecer a Comissão
Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD).
1.1 Funções da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD)
A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é um órgão técnico, no âmbito dos órgãos e das
entidades da administração pública, que tem como objetivo orientar e realizar o processo de análise, avaliação
e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a destinação
final. 
O Decreto nº 10.148/2019 enumera as funções a serem desempenhadas pela CPAD:
elaborar os códigos de classificação de documentos e tabelas de temporalidade e destinação de
documentos, relativos às atividades-fim;
1
orientar a aplicação do Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim;
2
orientar as unidades administrativas, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos
produzidos e acumulados, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor (destaque nosso);
3
analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a
desclassificação quanto ao grau de sigilo (destaque nosso);
4
PARA REFLETIR
Veja quantas funções tem essa comissão! Seu órgão já possui a CPAD instituída? Você percebeu que sem a
CPAD não é possível recolher o acervo?
A composição da CPAD deve ter um servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos,
que será o presidente da comissão. Deve ter também servidores das unidades organizacionais às quais se
referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados para guarda permanente ou eliminação.
A CPAD detém um papel importante na gestão de documentos da instituição, pois é responsável por
resguardar as informações – independentemente do suporte – que são de fato relevantes para os órgãos.
Portanto, como primeiro passo, a CPAD deve elaborar os instrumentos de gestão de documentos, ou seja, o
Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação relativos às atividades
finalísticas de seu órgão, no intuito de auxiliar as decisões de avaliação e racionalização do trabalho da equipe
responsável pelos serviços arquivísticos. 
1.2 Aplicação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos
submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da
entidade.
5
Com a aprovação dos instrumentos de gestão pelo Arquivo Nacional, o setor responsável pela documentação
deve fazer a identificação e a classificação, conforme o Código de Classificação de Documentos de Arquivo,
tanto para as atividades-meio quanto para as atividades-fim. 
A partir disso, a aplicação da Tabela de Temporalidade torna-se possível, pois ela refere-se aos procedimentos
adotados para a seleção e destinação dos documentos, após cumpridos os prazos de guarda estabelecidos. 
Na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos estão definidos os prazos de guarda das fases
correntes e intermediária e a sua destinação final, conforme tabela a seguir:
Fonte: Portaria n° 47, de 14 de fevereiro de 2020. 
Anexo: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativosàs atividades-meio do
Poder Executivo Federal.
Após término do período de arquivamento na fase corrente, que é aquela na qual o documento tem alto valor
administrativo/legal e é constantemente consultado para a tomada ou apoio à decisão, ficando geralmente
próximo ao setor de trabalho, diversos documentos podem ser imediatamente eliminados, por já terem
cumprido seu prazo de guarda. 
Os documentos que também têm prazo de guarda na fase intermediária serão mantidos por um período mais
longo de tempo. Neste caso, não se justifica a sua guarda junto às unidades administrativas que os
produziram.
FIQUE ATENTO!
Os arquivos intermediários são responsáveis pela guarda física dos documentos de uso pouco
frequente, atendendo às consultas feitas pelos órgãos ou entidades depositantes. Procedem à aplicação de
Tabelas de Temporalidade e Destinação por meio da seleção de documentos para eliminação ou
recolhimento, coordenando as transferências de novos documentos aos seus depósitos e o recolhimento de
documentos de valor secundário para o arquivo permanente.
Só devem ser aceitos para guarda intermediária os documentos cujo conteúdo, prazo de guarda e data de
eliminação ou recolhimento forem conhecidos.
A organização interna dos documentos atribuída no arquivo corrente deve ser conservada, dotando a
unidade de arquivamento de símbolos e notações que facilitem a sua localização no ato da consulta.
Recomenda-se que os depósitos de arquivamento intermediário estejam localizados fora dos centros
urbanos, mas em locais de fácil e rápido acesso, com proteção contra incêndios, inundações, poluição
atmosférica, excesso de umidade e de luz solar.
Agora faça o seguinte exercício para saber se você entendeu a aplicação da Tabela de Temporalidade de
Documentos:
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Imagine a seguinte situação:
Você tem em mãos o registro do imóvel em que você trabalha, o qual
data do ano de 1960. Utilizando a tabela de Temporalidade, você tem o
código de classificação do documento: 043.1. 
CONTINUE
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Agora avalie o documento hipotético com os
seguintes questionamentos:
Ele já cumpriu a sua fase corrente?
Sim1
Não2
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Ele já cumpriu a sua fase intermediária?
Sim1
Não2
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De acordo com a destinação final, ele poderia
ser recolhido ao Arquivo Nacional? 
Sim1
Não2
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Continue End of Scenario
Como atividade prática, você poderá repetir o exercício anterior com alguns documentos que tenha no seu
setor de trabalho. Mas lembre-se de utilizar o código adequado para os documentos que for analisar,
Se todas as respostas forem “SIM”, você está apto a fazer a seleção dos
documentos e começar a pensar nos procedimentos para recolhimento.
COMECE NOVAMENTE

consultando o Anexo I da Portaria nº 47/2020.
Complete the content above before moving on.
1.3 Função da instituição arquivística pública (Arquivo Nacional)
Segundo a Lei nº 8.159/1991, em seu art. 18, é competência do Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso
aos documentos sob sua guarda, além de acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
PARA RECORDAR
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o recolhimento é a entrada de documentos
públicos em arquivos permanentes, com competência formalmente estabelecida. É também a operação pela
qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. 
O Decreto nº 4.073/2002 estabelece também que os documentos públicos de valor permanente, que
integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, devem ser
recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência. 
Caberá então ao Arquivo Nacional, no âmbito do Poder Executivo Federal, a aprovação do recolhimento de
acervo arquivístico, a orientação das atividades inerentes ao recolhimento, compondo um grupo de trabalho
interdisciplinar, a realização de visitas ao local onde está armazenado o acervo, a elaboração de parecer
técnico e a conferência do acervo ao chegar aos depósitos. 
No próximo tópico vamos apresentar os procedimentos para que um conjunto documental seja recolhido ao
Arquivo Nacional.
2 . O R G A NI ZA Ç Ã O A R Q U I V Í S T I C A D O C O NJ U NTO D O C U M E NTA L
2. ORGANIZAÇÃO
ARQUIVÍSTICA DO CONJUNTO
DOCUMENTAL 
Não há restrições de acesso ao documento de arquivo quando ele
é recolhido para a instituição arquivística pública.
Os acervos arquivísticos a serem recolhidos ao Arquivo Nacional deverão estar classificados, avaliados,
higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumentos de controle que permitam sua
identificação e acesso.
Como já vimos, são passíveis de recolhimento os documentos avaliados como permanentes. 
PARA RECORDAR
Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que
devem ser definitivamente preservados. 
Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Ou seja, não devem ser transferidos
para terceiros e devem estar disponíveis para consulta a qualquer momento, pois não se perdem no tempo.
Mas então o que precisa ser feito para um conjunto documental ser recolhido? 
Inicialmente deve-se fazer a identificação por fundo do acervo da instituição. A arquivologia é permeada por
princípios, e o mais importante é o princípio da proveniência ou princípio de respeito aos fundos. O fundo nada
mais é que o conjunto de documentos de uma mesma proveniência. 
De forma geral, todo conjunto de documentos produzidos e acumulados por um órgão ou entidade, pessoa ou
família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza ou suporte, ou seja, o arquivo, pertence
ao mesmo fundo. 
A separação por fundo se torna o primeiro critério de organização de um arquivo. Por isso devemos estar
atentos quanto à sucessão e/ou extinção de órgãos e entidades dentro da Administração Pública para
procedermos com a separação da proveniência e respeitarmos esse princípio tão importante. 
Para entendermos melhor esse conceito, vejamos alguns critérios que podem auxiliar no momento da
identificação dos documentos arquivísticos que compõem um fundo.
Segundo Cook (2017), alguns critérios para considerarmos um conjunto documental como fundo devem ser
avaliados: 
1 of 5
Identidade jurídica
O produtor deve possuir
denominação legal e
existência jurídica,
promulgada em ato legal
datado, lei, portaria,
decreto etc.
Mandato oficial
O produtor deverá possuir
um mandato claramente
definido, estável e
consistente, que também
2 of 5
3 of 5
deverá estar declarado em
documento legal ou
Posição hierárquica
definida
A posição do produtor na
hierarquia administrativa
deve ser precisamente
estabelecida no
documento de criação, e
sua relação com outros
Alto grau de autonomia
O produtor deve ter um
chefe com significativa
autonomia de decisões. O
chefe deve ter poderes
para conduzir quase todas
as atividades específicas
da organização sem ter de
4 of 5
5 of 5
Baseado nesses critérios, o setor de arquivo deve proceder com a ordenação dos documentos já avaliados,
que tenham cumprido os prazos de guarda no arquivo intermediário e tenham destinação final permanente. 
O agrupamento dos conjuntos deve ser por assunto, elencados no Código de Classificação de maneira
crescente, primeiramente usando os códigos referentes à atividade-meio e depois os códigos referentes às
atividades específicas de cada fundo. 
Vamos dar um exemplo. No Código de Classificação da atividade-meio temos o seguinte:
Organograma
A organização interna do
produtor deve ser, tanto
quanto possível, definida e
registrada num
organograma.
Fonte: Portaria n° 47, de 14 de fevereiro de 2020.Anexo: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do
Poder Executivo Federal.
Suponha que você tenha em mãos documentos classificados nos códigos acima, todos do ano de 2009. Note
que eles já teriam cumprido sua fase corrente e intermediária, estando aptos a serem recolhidos ao Arquivo
Nacional.
Conforme a explicação, eles deveriam ser agrupados dentro da caixa-arquivo da seguinte forma: 043.1 /
061.521 / 914.
Separado o conjunto de cada código, alguns critérios de ordenação devem ser observados. No geral, utilizam-
se os métodos numérico-cronológicos, ou seja, nos casos de processos ou dossiês, usa-se a ordem original de
numeração advinda do setor de trabalho e segue-se a ordem por data de produção, sempre do mais antigo
para o mais recente. Segundo Bellotto (2004), é possível que a ordenação cronológica seja, além da data de
produção do documento, a data de protocolo ou a data da resolução do ato administrativo.
No entanto, outros métodos de ordenação podem ter sido aplicados na sua produção e ser aproveitados,
como os métodos alfabéticos ou geográficos. Esses casos podem ser aplicados a conjuntos documentais que
se referem a uma pessoa ou a lugares ou regiões. 
FIQUE ATENTO!
Além do princípio da proveniência, é importante que a organização dos documentos a serem recolhidos
respeite também o Princípio de Respeito à Ordem Original, que nada mais é do que o respeito à ordem estrita
em que os documentos vieram da repartição de origem, na sequência original de séries, mesmo que
deturpada pelas baixas decorrentes da execução das tabelas de temporalidade (BELLOTTO, 2004).
Já os documentos digitais serão recebidos “por meio de transmissão de dados, por mídias de transporte ou
mídias móveis originais que serão copiadas e armazenadas temporariamente para quarentena em ambiente
tecnológico seguro” até a sua checagem final. 
No módulo 3 deste curso você conhecerá as melhores formas de acondicionamento e conservação para o seu
acervo. 
3 . PR E E NC HI M E NTO D E C A M PO S NA L I S TA G E M D E S C R I T I VA D O
A C E R V O PA R A FI NS D E V E R I FI C A Ç Ã O E A C E S S O
3. PREENCHIMENTO DE
CAMPOS NA LISTAGEM
DESCRITIVA DO ACERVO PARA
FINS DE VERIFICAÇÃO E
ACESSO 
3.1 Procedimentos para documentos não digitais 
Para efetivação do recolhimento, o órgão ou entidade deve elaborar listagem descritiva do acervo conforme as
orientações técnicas do Arquivo Nacional. 
O modelo da listagem a ser preenchida, apresentado na figura a seguir, consta no Anexo 2 da Portaria AN nº
252, de 30 de dezembro de 2015. Os campos mínimos de identificação do acervo a serem preenchidos são a
forma de entrada, o produtor/acumulador, a procedência, o gênero documental, a dimensão do acervo e as
unidades de arquivamento vinculadas a cada código de classificação. Clique aqui para acessar o Anexo 2 da
referida portaria e consultar a descrição de cada campo.
A listagem descritiva é considerada o primeiro instrumento de pesquisa que tem como objetivo descrever
cada item documental constante em cada unidade de arquivamento.  
O instrumento de pesquisa é o meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou a
informações neles contidas. 
Ele se torna um instrumento importante para o Arquivo Nacional realizar a conferência das unidades de
arquivamento e disponibilizar o acesso ao fundo após a consolidação do recolhimento. 
Por isso, o órgão deve preparar a listagem descritiva a fim de identificar cada item documental com as
seguintes informações: 
Número da Unidade de Arquivamento –
Pode ser referente ao número de caixa ou outro acondicionamento.
A escolha dos campos para a listagem descritiva depende do conjunto documental a ser recolhido e visa à
melhor localização e acesso ao documento solicitado pelo pesquisador. Por isso, é importante que os órgãos
Código de Classificação –
Corresponde à numeração que foi dada ao documento referente a seu assunto no Código de Classificação
de Documentos meio ou fim. 
Descritor do código –
Corresponde ao descritor referente ao Código de Classificação de Documentos. 
Data-limite –
Intervalo do ano referente à data mais antiga para a mais recente. Os anos são separados por hífen.
Descrição dos itens documentais –
Corresponde à descrição sumária do conteúdo de cada item documental que está em cada invólucro da
unidade de arquivamento. Deve-se registrar o interessado ou produtor, a tipologia documental e o número do
processo ou documento
da administração pública federal comuniquem a intenção de recolhimento e solicitem ao Arquivo Nacional
uma visita técnica, para que as instruções sejam específicas ao fundo e ao órgão produtor.  
3.2 Procedimentos para documentos arquivísticos digitais
O recolhimento de documentos arquivísticos digitais envolve uma série de etapas e observância de
normativas que foram estabelecidas para este fim e que devem ser consultadas:
A Portaria nº 252, como já vimos, abrange as orientações de recolhimentos não digitais e digitais. Vamos nos
debruçar agora na parte desta normativa que se refere aos documentos digitais, bem como nas demais
relacionadas anteriormente que se referem a essa temática.
Ao se constatar que o órgão ou entidade já têm documentos arquivísticos digitais para recolhimento, este
órgão ou entidade deve entrar em contato com o Arquivo Nacional para recebimento de orientações e dar
Portaria nº 252 do Arquivo Nacional, de 30 de dezembro de 2015 –
Estabelece os procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos públicos, em
qualquer suporte, pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal para o Arquivo Nacional.
Portaria nº 17 do Arquivo Nacional, de 26 de janeiro de 2017 –
Aprova a Instrução Técnica nº 01/2016 do AN Digital, que orienta a entrada de documentos arquivísticos
digitais no Arquivo Nacional.
início ao processo de entrada destes documentos.
O órgão produtor dos documentos informará ao Arquivo Nacional algumas características do acervo
arquivístico a ser recolhido, tais como:
Mediante a análise dessas informações, o Arquivo Nacional orienta o envio, baseando-se nas normativas
mencionadas. 
Após preparar a remessa, o produtor deve preencher e enviar os seguintes documentos ao Arquivo Nacional:
nível de organização dos documentos digitais;
sistemas produtores de documentos;
metadados;
características gerais dos documentos;
demais informações necessárias ao procedimento de entrada de documentos no Arquivo
Nacional.
Listagem Descritiva dos Documentos Digitais (Anexo 3)
As instruções para o preenchimento dos campos solicitados na listagem descritiva para os
documentos digitais podem ser consultadas clicando aqui. Obs.: Registrar qualquer outra
informação que possa complementar os dados fornecidos sobre o acervo.
Etapa 1
Termo de Entrega e Recebimento de Documentos Arquivísticos
(Anexo 7)
O modelo do Termo de Entrega e Recebimento de Documentos pode ser consultado na íntegra
clicando aqui.
Etapa 2
Após conferência, e não havendo nenhum problema quanto ao recebimento dos documentos digitais, o
Arquivo Nacional emitirá o Atestado de Validação. De posse deste documento, o órgão produtor deve apagar
Termo de Transferência e Recolhimento de Documentos
Arquivísticos (Anexos 4 e 5)
Este, após passar por conferência no Arquivo Nacional.
Os modelos do Termo de Transferência e do Termo de Recolhimento podem ser consultados na
íntegra clicando aqui.
Etapa 3
os documentos que estejam ainda em seus sistemas informatizados, referentes à remessa enviada, e notificar
ao Arquivo Nacional a realização desse procedimento. 
FIQUE ATENTO!
É importante destacar que a partir desse momento os documentos digitais recebidos no Arquivo Nacional
serão considerados os originais recebidos do órgão produtor. 
Para melhor compreensão, a figura a seguir apresenta um fluxo básico da entrada de documentos digitais no
Arquivo Nacional:
Fonte: Adaptado de Reis e Lacombe(2020).
O órgão ou entidade deve preencher uma listagem descritiva dos documentos digitais, conforme consta no
Anexo 3 da Portaria nº 252, que deverá acompanhar os documentos.
A norma prevê, ainda, que os documentos digitais deverão vir acompanhados de metadados
complementares. Estes metadados têm o objetivo de apoiar a presunção de autenticidade: 
“Identificador do documento; título; gênero, espécie, tipo; nome do autor;
nome do destinatário; assunto; data de produção; data da transmissão;
data do recebimento; data da captura ou arquivamento; código de
classificação; indicação de anexo; nome do setor responsável pela
execução da ação contida no documento (se aplicável); indicação de
anotação; registro das migrações e data em que ocorreram; formato de
arquivo; restrição de acesso; no caso de cópia de acesso, identificador
do documento original, sempre que possível. ”
- (ARQUIVO NACIONAL, 2015, s.p.)
Há que se observar também a Política de Preservação Digital do Arquivo Nacional (2016), na qual consta
uma tabela que apresenta os formatos originais e determina os formatos de preservação e acesso, como
mostra a imagem a seguir. Os formatos originais são recebidos no Arquivo Nacional dos órgãos do Poder
Executivo federal, de acordo com o seu gênero documental. Tais formatos são os previstos para o
recolhimento, para os quais o Arquivo Nacional provê conversores destinados às ações de normalização
efetuadas pela solução tecnológica integrante do RDC-Arq da instituição. 
Normalização é uma estratégia de preservação que prevê “simplificar a preservação através da redução do
número de formatos distintos que se encontram no repositório de objectos digitais” (FERREIRA, 2006, p. 38).
          (*) para os quais foram previstos conversores. Fonte: Arquivo Nacional (2016).
3.3 Instrução Técnica 01/2016 AN DIGITAL
A IT 01/2016 AN DIGITAL é uma normativa que orienta os procedimentos técnicos complementares para a
entrada de documentos digitais no Arquivo Nacional, dos órgãos e entidades públicas integrantes do Sistema
de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), da administração pública federal. Deve ser considerada em
conjunto com a Portaria nº 252 e o estabelecido pela Política de Preservação Digital do Arquivo Nacional.
Mediante o contrato do órgão ou entidade e prévia negociação e análise, os procedimentos são os seguintes:
Envio e recebimento dos documentos arquivísticos digitais –
Poderão ser realizados por transmissão on-line, por mídias de transporte e por mídias de armazenamento
móveis digitais.
Processamento técnico e armazenamento –
Recepção, quarentena e validação.
Entrada no repositório –
Normalização dos formatos originais, quando serão produzidos os formatos de preservação e acesso
O recolhimento de documentos arquivísticos digitais poderá então ser enviado por transmissão on-line (VPN,
Drive AN ou recurso similar disponibilizado pelo Arquivo Nacional) a partir de SIGAD´s, Sistema de Gestão de
Negócios ou, ainda, de demais sistemas que produzam documentos arquivísticos digitais.
SAIBA MAIS
Sugerimos a leitura completa da Portaria nº 252, de 30 de dezembro de 2015, e seus anexos, referente aos
procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos arquivísticos públicos em qualquer suporte,
pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal para o Arquivo Nacional.
Por fim, cabe destacar que os modelos apresentados ao longo deste módulo dizem respeito às leis mais
atuais acerca do assunto, mas que a atividade de recolhimento exercida pelo Arquivo Nacional existe desde a
sua criação e seguiu diferentes procedimentos até os tempos atuais.
Chegamos ao final deste módulo e, agora, você já conhece todos os procedimentos necessários para o
recolhimento do acervo permanente. Mas se ficou com alguma dúvida, não hesite em pedir a orientação das
equipes de gestão de documentos do Arquivo Nacional. As solicitações podem ser feitas pelos e-mails:
coged.gestao@an.gov.br ou gestao.coreg@an.gov.br 
 No próximo módulo, nos encontramos. Até breve!