Proyecto_Acta Circular

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Circular
A: Donald Rosco
De: Arnold Falsafe - Patrocinador del proyecto y director regional 
Fecha: Abril 16
Re: Landon Hotel San Francisco - Proyecto centro de conferencias
Hemos asignado a Jennifer Vespes como gestora del proyecto del centro de conferencias, un proyecto 
muy importante para el Landon Hotel San Francisco. El objetivo es que el hotel y el centro de 
conferencias sean la primera opción para los viajeros de negocios y las conferencias de alta tecnología. 
Este proyecto aumentará los beneficios del centro de conferencias al menos un 15 % y la ocupación de 
las habitaciones aumentará hasta nuestro objetivo. 
Podemos considerar el proyecto del centro de conferencias como dos subproyectos: la remodelación y 
la actualización del centro de conferencias con tecnología de última generación, y la actualización de las 
habitaciones del hotel con la tecnología de vanguardia. 
El trabajo de este proyecto debe interferir mínimamente con el trabajo del hotel y el centro del 
conferencias. Para reducir el impacto, la ejecución será rápida y se programará de noviembre a febrero, 
la temporada baja de conferencias. La gestora del proyecto deberá supervisar la construcción para 
asegurarse de que se cumple el calendario.
Hitos globales del proyecto:
Solicitudes de ofertas hasta el 1 de septiembre
Planificación completa el 1 de octubre
Centro de conferencias remodelado y actualización completa el 31 de enero
Actualización completa el 1 de marzo
El presupuesto estimado del proyecto es de 3 millones de dólares
Los empleados del departamento audiovisual participarán en el proyecto para asegurar que las 
prestaciones audiovisuales cumplen los requerimientos y funcionan con la tecnología existente.
Las principales partes involucradas son la directora del centro de conferencias, el gerente general del 
hotel, el departamento audiovisual, el departamento de TIC, el director de marketing y los proveedores. 
Yo, como patrocinador del proyecto, financiaré el proyecto, aprobaré los productos finales y confirmaré 
que se ha completado satisfactoriamente. El remodelado y la actualización se confirmarán como 
completos cuando se hayan pasado todas las pruebas de aceptación. La evaluación final del éxito del 
proyecto se basará en los índices de reservas en el hotel y en el centro los tres meses posteriores a la 
finalización del proyecto. 
Fundamentos de la gestión de proyectos con Bonnie Biafore
Fundamentos de la gestión de proyectos
con Bonnie Biafore
Fundamentos de la gestión de proyectos con Bonnie Biafore
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Como gestora de proyecto, Jennifer Vespes es la responsable de trabajar con el equipo inicial para 
desarrollar un plan que describa los objetivos, los productos finales y el plan de implementación. 
Trabajará con los gerentes funcionales de la empresa para asignar al proyecto los recursos apropiados. 
También se coordinará con los proveedores para identificar qué recursos se necesitan. 
Jennifer ejecutará el plan del proyecto, supervisará el progreso y el rendimiento y tomará medidas 
correctivas si es necesario. Comunicará las tareas a los gerentes funcionales y a los miembros del 
equipo de proyecto. Durante la duración del proyecto, preparará y presentará informes de estado cada 
dos semanas para el comité de dirección del Landon Hotel y su centro de conferencias. 
Para asegurar el éxito del proyecto, Jennifer tiene la autoridad de gestionar el proyecto, asignar 
recursos y hacer contratos financieros hasta 250 000 $ en nombre de la empresa. Su autoridad para el 
proyecto incluye:
• Comunicarse directamente con el comité de dirección en relación con el proyecto
• Tomar decisiones financieras en relación con el proyecto: adquisiciones, gastos y autorizar pagos
• Delegar autoridad y responsabilidades a los recursos con la aprobación de sus gerentes 
funcionales 
• Negociar con los gerentes funcionales y los clientes sobre los recursos
• Pedir la ayuda de cualquier miembro del comité de dirección para resolver problemas 
Tengo una gran confianza en Jennifer y le pido que la ayude a conseguir los objetivos del proyecto. Si 
tiene cualquier pregunta sobre su autoridad o sus responsabilidades, póngase en contacto conmigo. 
Sinceramente,
Arnold Falsafe
Patrocinador del proyecto y Director de marketing del Landon Hotel Marketing (América del Norte)