Gestão e Arquivologia

Prévia do material em texto

CONCEITOS
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
TIPOLOGIAS
DOCUMENTAIS
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
TIPOLOGIAS
DOCUMENTAIS
SUPORTES
FÍSICOS
CONCEITOS
FUNDAMENTOS DA
ARQUIVOLOGIA
DIAGNÓSTICOS
ARQUIVOS CORRENTES
INTERMEDIÁRIO 
PROTOCOLOS
AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS
ARQUIVOS PERMANENTES
MICROFILMAGEM
AUTOMAÇÃO
PRESERVAÇÃO
CONSERVAÇÃO
RESTAURAÇÃO
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
CONCEITOS
FUNDAMENTOS DA ARQUIVOLOGIA
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), versão 2010, encontramos as
seguintes definições para arquivo:
Um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva,
pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,
independentemente da natureza do suporte.
Uma instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento
técnico, a conservação e o acesso a documento arquivístico, salientando-se, ainda
que, Arquivo Digital é o Conjunto de bits que formam uma unidade lógica
interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte
apropriado.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
CONCEITOS
FUNDAMENTOS DA ARQUIVOLOGIA
DOCUMENTO INFORMAÇÃO SUPORTE
É toda informação
registrada em um
suporte material,
suscetível de consulta,
estudo, prova e
pesquisa, que
comprova ou atesta os
fatos, fenômenos,
formas de vida e
pensamento do gênero
humano em
determinada época ou
lugar.
É uma ideia ou um
conhecimento, um
elemento de referência
ou uma mensagem
contida no documento.
 É o meio material no qual a
informação é registrada. 
Meio físico, como papel, CD,
DVD, fotografia, filme.
DOCUMENTO = INFORMAÇÃO + SUPORTE
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
CONCEITOS
FUNDAMENTOS DA ARQUIVOLOGIA
Guardar e organizar os documentos que circulam na instituição, tornando
disponíveis as informações utilizando, para isso, técnicas que permitam um
arquivamento ordenado e eficiente (valor primário).
Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de
acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais
aspectos que possam danifica-los.
Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos
pelos diversos setores da instituição, a fim de atender rapidamente à demanda
pelas informações. 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
FUNDAMENTOS DA ARQUIVOLOGIA
Segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, na obra Os fundamentos
da disciplina arquivística, sete são as funções arquivísticas:
PRODUÇÃO AVALIAÇÃO AQUISIÇÃO CONSERVAÇÃO CLASSIFICAÇÃO DESCRIÇÃO DIFUSÃO
É o momento
em que o
documento
passa a existir
para a
instituição.
Criação ou
recebimento de
informações
dentro da
instituição.
Processo que
consiste na
atribuição de
valores, primário
ou secundário,
para os
documento,
assim como
prazos de guarda
e destinação
final. 
É a entrada dos
documentos nos
arquivos
corrente,
intermediário e
permanente.
É um conjunto
de
procedimentos
que visa a
manutenção da
integridade física
do
documento.
É a forma como
os documentos
serão
reagrupados de
acordo com
características
comuns.
É o conjunto de
elementos
facilitadores na
recuperação e
localização dos
documentos.
Está relacionada
à divulgação do
acervo, bem
como à
acessibilidade
dos documentos
aproximando o
arquivo e o
usuário da
informação.
Quando se trata da criação de
documentos arquivísticos
digitais é importante estar
atento a tudo que possa alterar
a veracidade ou autenticidade
das informações!
Assinatura digital, marca
d'água e procedimentos padrão
são indispensáveis. 
CONCEITOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Segundo a Lei n° 8.159/1991, a gestão de documentos envolve o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às
atividades de produção, tramitação e uso, avaliação e arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GARANTIR
ELIMINAR
ASSEGURAR
CONTRIBUIR
Garantir a produção, administração, manutenção é a destinação de documentos e que
a informação esará disponível no momento necessário
Eliminar documentos que não possuem valor administrativo, fiscal, legal ou para fins
de pesquisa científica ou histórica.
Assegurar o uso adequado da micrografia, o processamento automatizado de dados,
e outras técnicas da gestão de informação.
Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que deverão ser guardados
e preservados por seus valores históricos, científicos e valores secundários.
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
GEOGRÁFICO IDEOGRÁFICOS NUMÉRICO ALFABÉTICO
ASSUNTO 
OU TEMA
G I N AG I N A
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
recebe os documentos e
separa o que é oficial e o que
é pessoal.
todos os documentos recebidos devem
ser registrados eletronicamente com
seu número, nome do remetente, data,
assunto dentre outras informações.
Depois do registro o documento é
numerado (autuado) em ordem de
chegada.
 conhecido como movimentação, 
é a entrega para seus destinatários
internos da empresa. Caso fosse
para fora da empresa seria feita
pela expedição.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Caminho que o
documento percorre
desde sua entrada na
empresa até chegar ao seu
destinatário (cumprir sua
função).
Expedição é por onde sai o
documento. é necessário numerar e
datar a correspondência no original
e nas cópias, pois as cópias são o
acompanhamento da tramitação do
documento na empresa e serão
encaminhadas ao arquivo. Os
originais são expedidos para seus
destinatários.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Examina o documento, verificando o último despacho,
para se ter certeza de que o mesmo destina-se ao
arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina 
Verifica a existência de documento semelhante.
Determinação de entrada e referência cruzada.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Inserir um código de acordo com
a classificação do método.
Agrupamento de acordo com a
classificação.
Arquivamento.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Elaboração de
documentos em razão
das atividades de uma
instituição ou setor.
Primeira fase
Otimização na criação
de documentos,
evitando a reprodução
desnecessária de
documentos.
Fluxo percorrido pelos
documentos. Cumprimento
de sua função
administrativa, assim como
sua guarda após o trâmite. 
Segunda fase 
Envolve as atividades de
protocolo, classificação de
documentos, controle de
acesso e recuperação da
informação, bem como a
laboração de instrumentos
de recuperação.
Envolve as atividades de
análise, seleção e fixação de
prazos de guarda dos
documentos.
Decidir quais documentos
serão eliminados e quais
serão preservados
permanentemente.Alguns documentos têm
valor temporário, enquanto
outros têm valor
permanente.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
Avaliar os documentos para determinar o prazo de vida deles de acordo com seus
valores informativos e probatórios, mas caso não tenha valor sua eliminação.
A gestão na fase corrente tem como objetivo fazer com que os documentos sirvam
aos propósitos de sua criação e realizar sua adequada destinação depois que tiverem
atendido aos seus objetivos.
As diferenças quanto ao valor e a frequência de uso de determinado documento,
revela a necessidade de avaliar, selecionar e eliminar os documentos.
Essas atividades estabelecem o prazo de vida dos documentos, de acordo com seus
valores informativo e probatório.
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Devem ser
conservados
indefinidamente
 Importância vital
para a organização.
Devem ser
conservados
indefinidamente -
apesar de não serem
vitais, a informação
que contêm deve ser
preservada em
caráter permanente.
Podem ser
descartados, após
determinado prazo, 
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
E a análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de
forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a adoção de medidas que visem
aumentar a eficiência dele.
O diagnóstico proporciona informações como:
Instalações físicas (infiltrações, goteiras, poeira, luz solar etc.)
Condições ambientais (temperatura, umidade, luminosidade)
Condições de armazenamento
Estado de conservação do documento
Espaço físico ocupado
Volume 
Frequência de consultas
Recursos humanos (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional)
Acesso à informação
Documentos (escritos, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, micrográficos e digitais)
Classificação dos documentos
Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados etc.)
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GESTÃO DE
DOCUMENTOS GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Diagnóstico feito a
partir de uma visão
geral da instituição.
Diagnóstico feito a partir
de uma visão mais
específica da
instituição/setores de
trabalho. 
O tipo minimalista tem
como objetivo organizar
os documentos com um
plano ou o código de
classificação e a tabela de
temporalidade de
documentos.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Onde se localizam os documentos mais utilizados. 
A fase em que são criados os documentos e sua
tramitação é acentuada 
e com índice de consultas elevado. 
Sua
localização
deve ser de
fácil acesso.
”follow up” 
São os arquivos que guardam os documentos
utilizados com menor frequência, mas ainda
possuem fim administrativo.
Consideram-se permanentes os documentos de
valor histórico, probatório e informativo e
devem ser definitivamente preservados.
A rquivamento
transitório
Devem ser
guardados
temporariamente
Os documentos
desta fase
jamais serão
eliminados
Valor
Secundário
Tendo cumprido sua função administrativa, agora são
preservados e conservados pelo seu valor histórico
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Conjunto de operações e procedimentos visando ao controle dos
documentos que ainda tramitam no órgão.
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Ato de receber os
documentos
produzidos pela
instituição ou por
outras instituiçõe.
Procedimento no qual é
cadastrado os dados do
documento, em um
sistema de controle
(manual ou informatizado)
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
FORMAÇÃO DE
PROCESSO
JUNTADA
Atividade de
transformação de
documentos em
Processos
PROCESSOS É a reunião de dois ou
mais documentos.
Caracteriza a abertura
do processo.
É a união de um
documento ao restante
do processo ou de um
processo a outro.
Uma vez recebido
no protocolo, o
documento será
analisado para
identificar o assunto
e classificado de
acordo com o código
de classificação de
documentos.
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
É o envio dos
documentos para os
seus respectivos
destinatários, sendo
que, na expe-dição,
esse destinatário
encontra-se no
âmbito externo ao
órgão, enquanto na
distribuição, a
remessa de
documentos ocorre
dentro do próprio
órgão.
Atividade que consiste em
identificar os setores pelos quais
passam os documentos, para
recuperá-los com agilidade,
quando necessário.
 (livro, ficha de protocolo).
Protocolo central: unidade que
centraliza as atividades de protocolo.
Protocolo setorial: descentraliza as
atividades do protocolo central, pois
cada unidade dar suporte às atividades
de recebimento e expedição de
documentos
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
Procedimento que verifica o valor probatório (de prova) ou informativo, de pesquisa dos
documentos e estabelece os prazos de vida dos documentos. Esse processo está vinculado a
legislação, já que deve cumprir os prazos legais de armazenamento de alguns documentos.
Eficiência administrativa
Eliminação de documentos inúteis
Agilidade na hora de encontrar uma informação 
Prévia identificação dos documentos de guarda
permanente
Recolhimento: é o deslocamento de um documento do arquivo
intermediário para o arquivo permanente, para aqueles
documentos dotados de valor histórico ou secundário.
Eliminação: destruição, doação ou venda de documentos julgados
destituídos do valor permanente, feito por uma Comissão
Permanente de Avaliação.
Elabora a tabela de temporalidade, que
deverá ser aprovada por autoridade
competente do órgão para que possa ser
aplicada na instituição.
 Não há prazo de guarda padrão, nem prazo
máximo para os documentos nas fases
corrente ou intermediária, pois cada
documento terá seu próprio prazo de acordo
com o estabelecido na comissão.
GESTÃO DE
DOCUMENTOS 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
TIPOLOGIAS
DOCUMENTAISGERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS
O arquivo pode ser formado por documentos de qualquer gênero, ou seja,
textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático etc.
O arquivo também é composto de documentos que podem ser confeccionados por
diversos tipos de materiais, sobre os quais as informações são registradas (suporte). Papel,
filme, disco ótico, disco magnético etc. 
Escritos ou
textuais Cartográficos Iconográficos Filmográficos Sonoros MicrográficosInformáticos
Textos
manuscritos,
datilografados
ou impressos.
Representações
geográficas,
arquitetônicas
ou de
engenharia
(mapas, plantas,
perfis etc.).
Suporte sintético,
em papel
emulsionado,
como fotografias,
dia-positivos,
desenhos etc.
Películas
cinematográficas e
fitas magnéticas de
imagens, com ou sem
sonorização,
contendo imagens
em movimento.
Registros
fonográficos (discos e
fitas magnéticas).
Documentos resultantes de
microrreprodução de
imagens
(microfilme, microficha,
rolo etc.).
Armazenamentodigital em sistemas
computacionais 
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
Dentro do ciclo de vida de um documento, o suporte pode ser alterado devido a
questões funcionais, administrativas ou legais. 
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
Questões legais, a fim de atender as especificações e os padrões de qualidade
estabelecidos pela legislação brasileira e por organismos internacionais
Capacidade de recuperação das informações antes e depois de processar a alteração
do suporte
Custo da operação
Assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o acesso à
informação
A microfilmagem é um processo bastante utilizado e oferece como resultado a economicidade de
espaço e a garantia da preservação de originais passíveis de destruição.
A alteração do suporte da informação requer a observância de determinados critérios
Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da viabilidade econômica,
verificar as instalações dos arquivos de segurança, bem como as condições de tratamento técnico,
armazenamento e acesso às informações para em caso de necessidade realizar eventuais
alterações de suporte documental.
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
MICROFILMAGEM
A microfilmagem é um processo realizado mediante captação da imagem por
meio fotográfico ou eletrônico,
Com ela é possível criar uma cópia do documento original em gênero micrográfico
(microfilme ou microficha).
OBJETIVOS VANTAGENS
Reduzir o tamanho do acervo
Prolongar a vida útil dos documentos originais
Economia de espaço.
Acesso fácil e rápido.
Segurança e garantia da confidencialidade 
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
SUPORTES
FÍSICOS
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
MICROFILMAGEM
LEGISLAÇÃO
É regulamentada pela Lei n° 5.433/1968 e regulamentada pelo Decreto n° 1.799/1996.
A microfilmagem pode ser utilizada com o objetivo de preservar os documentos originais de manuseio.
Art. 3 Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução de redução.
em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus
ELETRÔNICA CONVENCIONAL
Captura de
documentos
por meio da
digitalização
Captação das
imagens de
documentos
por processo
fotográfico.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
MICROFILMAGEM
LEGISLAÇÃO
FINALIDADE
Substituição: ocorre nos arquivos corrente e
intermediário quando há necessidade de
substituir os originais. 
Preservação: com objetivo de preservar os
originais, garantindo sua segurança, ocorre
nos arquivos permanentes.
Lei n° 5.433/1968:
Art. 1° É autorizada, em todo o território nacional, a
microfilmagem de documentos particulares e oficiais
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais;
em seu Art. 4 "É dispensável o reconhecimento da firma da
autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados,
para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões
originais de microfilmes. […]
Art. 1°, § 4° Os filmes negativos resultantes de microfilmagem
ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada
sua saída sob qualquer pretexto.
$ 7° Quando houver conveniência, ou por medida de
segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados
documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por
autoridade competente.
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
LEGISLAÇÃO
Pelo Decreto n° 1.799/1996, o art. 6° dispõe que, na microfilmagem, poderá ser utilizado qualquer
grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
Art. 6°, parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico 
do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem
anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identificar; por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes
microfilmadas.
Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes
elementos:
I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida
em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem
microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora
da microfilmagem.
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
De acordo com o Decreto n°
1.799/1996, que regulamenta a
Lei n° 5.433/1968, que regula a
microfilmagem de
documentos oficiais:
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de
180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original.
§ 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original,
como para a extração de cópias.
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
MICROFILMAGEM
LEGISLAÇÃO
Os documentos microfilmados são dotados de valor
probatório, ou seja, produzem os mesmos efeitos legais que os
dos originais.
É importante destacar que há restrições à microfilmagem.
Quando se produz um microfilme, podemos eliminar quase
toda a papelada microfilmada, no entanto, não os
documentos considerados de valor histórico, como
documentos referentes à construção de um monumento.
 Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por
empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.
 Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a
microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão,
obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: 
 I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o
disposto neste Decreto; 
 II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço
executado; 
 III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e
conservação das microformas.
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
AUTOMAÇÃO
Pode ser entendida como a transposição do suporte inicial do documento ( papel, fita
magnética e etc.) para um suporte digital (CD, DVD e outros) por meio de computadores.
ALTERAÇÃO DO
SUPORTE
Agilizar a recuperação das informações
Garantir a preservação de documentos originais passíveis de destruição pelo manuseio
 Segurança do acervo contra furto, incêndios, inundação
Substituir, em situações específicas, grandes volumes de documentos destinados à eliminação
A principal forma adotada para alteração de suporte nos arquivos é a digitalização, que
consiste na conversão de um documento para o formato digital com uso de escaner ou outro
dispositivo apropriado.
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405- P
rotegido por E
duzz.com
https://www.gov.br/mj/pt-br/assuntos/noticias/publicado-edital-para-concurso-da-policia-rodoviaria-federal/edital.pdf/view
https://www.gov.br/mj/pt-br/assuntos/noticias/publicado-edital-para-concurso-da-policia-rodoviaria-federal/edital.pdf/view
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
AUTOMAÇÃO
ARMAZENAMENTO
Os documentos devem ser armazenados em
instalações que possibilitem condições ambientais
apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo
prazo de guarda estabelecido em tabela de
temporalidade e destinação
Armazenamento de documentos magnéticos ou
ópticos, há que se observar as recomendações
específicas ou especiais quanto às melhores condições
possíveis de armazenamento. O ambiente deve ser
constantemente monitorado e as leituras verificadas
com regularidade.
Mobiliário
Áreas onde são realizadas consultas e áreas administrativas
devem ser de aço ou de madeira tratada contra insetos e fogo,
As mesas utilizadas para pesquisas devem ser mais largas que o
usual em função dos diferentes formatos e tamanhos de
documentos.
Estantes
Altura superior a 2,20 metros em fileiras geminadas; os
corredores devem ter, no mínimo, 0,70 metro que, também, é
a distância recomendada em relação ao fim das estantes e as
paredes para facilitar movimentação de pessoas, circulação de
ar e limpeza; devem ser afastadas das paredes no mínimo 0,30
metro, o ideal é 0,70 metro; a última prateleira deve estar a pelo
menos 10 centímetros do solo e, no mínimo a 0,30 metro do
teto.
Prateleiras
Não devem ultrapassar 1 metro de comprimento e 0,40 metro
de profundidade.
CUIDADOS
ESPECIAIS
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
ACONDICIONAMENTO
A escolha da forma de acondicionar os documentos deverá ser feita
observando as características físicas e a natureza de cada suporte. A
confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentes
sobre qualidade, resistência e segurança no trabalho.
Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,
como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente
em móveis especiais para o acondicionamento horizontal com gavetas
próprias para guardar mapas, cartas geográficas, históricas ou enrolados
sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em
armários ou gavetas.
Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.
As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador, devem
ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção
ou a perda de dados.
O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado
com pintura sintética, de efeito antiestático. 
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
ACONDICIONAMENTO
VANTAGENS DO ACONDICIONAMENTO EM EMBALAGENS
Protegem os documentos contra a poeira e danos
acidentais
Minimizam as variações externas de temperatura e
umidade relativas 
 DE ACONDICIONAMENTO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
C A I X A S
Resistentes ao manuseio, peso dos documentos e a
pressão, no caso empilhamento
Devem ser mantidas em boas condições de
conservação e limpeza
Papéis e cartões empregados na produção de caixas
e invólucros devem ser alcalinos 
S U P O R T E S D I F E R E N T E S 
T R A T A M E N T O S E S P E C Í F I C O S
PAPEL
Prateleiras, estantes e arquivos devem
ser de metal pintado
FOTOGRAFIA
Exigem proteção individualizada
e de qualidade
MICROFILMES
Deve ser feito em cofres, arquivos ou
armários à prova de fogo,
compartimentos vedados à umidade
CD-ROM E OUTRAS MÍDIAS 
Devem ser mantidos distantes de
materiais magnéticos.
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
SUPORTES
FÍSICOS
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS
CONDIÇÕES AMBIENTAIS
UMIDADE RELATIVA TEMPERATURA
As condições ambientais para o armazenamento e
preservação de documentos subdivide-se na análise da:
Temperatura.
Umidade relativa do ar (UR)
Níveis de umidade relativa (UR) muito baixos, aumenta o
risco de quebra das fibras e esfarelamento dos materiais
orgânicos fibrosos.
Para encadernações em couro, a UR abaixo de 40% é
perigosa.
Nas faixas de UR acima de 65%, crescem micro-organismos 
A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%. 
A temperatura deve também estar relacionada
com a umidade relativa.
A temperatura ideal para documentos é 20 °C,
com variação diária de +/- 1°C.
O sistema de ar-condicionado ideal é aquele que
controla a temperatura, a umidade e ainda filtra os
agentes poluentes.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
Atividades para preservação de documentos 
Conservação.
Armazenamento.
Restauração.
SUPORTES
FÍSICOS
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS
PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO
Os documentos podem sofrer degradação por diversos agentes:
Físicos: luminosidade, temperatura, umidade etc.
Químicos: acidez do papel, poluição atmosférica, tintas etc.
Biológicos: insetos, fungos, roedores etc.
Ambientais: ventilação, poeira etc.
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
SUPORTES FÍSICOS
CONSERVAÇÃO
FATORES QUE INFLUENCIAM NA
CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE
CONSERVAÇÃO
Luminosidade: deve-se procurar usar luz
artificial (com parcimônia), e a luz do dia deve
ser evitada, pois acelera o desaparecimento da
tinta e enfraquece o papel
Umidade: ar muito seco enfraquece o papel e
ambientes muito úmidos causam o
aparecimento de mofo; o ideal é uma umidade
intermediária (45%-60%)
Temperatura: não deve sofrer muitas
oscilações; ambientes muito quentes podem
destruir a fibra do papel
Desinfestação
Limpeza
Alisamento
Restauração ou reparo
Silking
Banho de gelatina
Tecido
Laminação
Laminação manual
higienização
Encapsulação
Velatura
Liofilização
Métodos de
restauração de
documentos
SUPORTES
FÍSICOS
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com
Nota Autoral
Este material foi cuidadosamente elaborado por Manu Souza, com base em
análise pessoal, interpretação de conteúdos doutrinários e experiências
práticas. Todo o conteúdo apresentado reflete estudos e resumos realizados
para facilitar a aprendizagem de temas complexos de forma acessível e didática.
É estritamente proibida a reprodução, distribuição ou comercialização deste
material, no todo ou em parte, sem a autorização expressa do autor. Todas as
referências foram interpretadas e adaptadas com o propósito exclusivo de
ensino e aprendizado.
Manu Souza
Resumos Ilustrados - PF_ADM24
Licenciado para - G
A
B
R
IE
LA
 S
ILV
A
 - 11225779405 - P
rotegido por E
duzz.com