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W BA 01 20 _V 3. 0 GESTÃO POR PROCESSOS E QUALIDADE 2 Eduardo de Faria Nogueira São Paulo Platos Soluções Educacionais S.A 2022 GESTÃO POR PROCESSOS E QUALIDADE 1ª edição 3 2022 Platos Soluções Educacionais S.A Alameda Santos, n° 960 – Cerqueira César CEP: 01418-002— São Paulo — SP Homepage: https://www.platosedu.com.br/ Head de Platos Soluções Educacionais S.A Silvia Rodrigues Cima Bizatto Conselho Acadêmico Alessandra Cristina Fahl Ana Carolina Gulelmo Staut Camila Braga de Oliveira Higa Camila Turchetti Bacan Gabiatti Giani Vendramel de Oliveira Gislaine Denisale Ferreira Henrique Salustiano Silva Mariana Gerardi Mello Nirse Ruscheinsky Breternitz Priscila Pereira Silva Coordenador Ana Carolina Gulelmo Staut Revisor Thiago Oliveira da Silva Editorial Beatriz Meloni Montefusco Carolina Yaly Márcia Regina Silva Paola Andressa Machado Leal Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)_____________________________________________________________________________ Nogueira, Eduardo de Faria Gestão por processos e qualidade / Eduardo de Faria Nogueira. – São Paulo: Platos Soluções Educacionais S.A., 2022 32 p. ISBN 978-65-5356-413-8 1. Eras da qualidade. 2. Processos. 3. Qualidade. I. Título. 3. Técnicas de speaking, listening e wrg. I. Título. CDD 658.0076 _____________________________________________________________________________ Evelyn Moraes – CRB: 010289/O N778g © 2022 por Platos Soluções Educacionais S.A. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte desta publicação poderá ser reproduzida ou transmitida de qualquer modo ou por qualquer outro meio, eletrônico ou mecânico, incluindo fotocópia, gravação ou qualquer outro tipo de sistema de armazenamento e transmissão de informação, sem prévia autorização, por escrito, da Platos Soluções Educacionais S.A. https://www.platosedu.com.br/ 4 SUMÁRIO Apresentação da disciplina __________________________________ 05 Qualidade empresarial: aspectos introdutórios ______________ 07 Gestão da qualidade total: conceitos e características ________ 18 Gerenciamento dos processos organizacionais ______________ 29 Ferramentas de gestão da qualidade e processos organizacionais ______________________________________________ 42 GESTÃO POR PROCESSOS E QUALIDADE 5 Apresentação da disciplina O impacto dos sistemas de gestão da qualidade na elaboração dos produtos, serviços e processos, vem demonstrando sua força diante dos desafios empresariais da contemporaneidade. Empresas que enfatizam a superioridade da qualidade de suas atividades e resultados são organizações que tendem a se destacar diante da concorrência acirrada no mercado globalizado. Líderes, gestores e colaboradores inseridos no contexto empresarial, devem compreender a relevância da gestão da qualidade como algo contínuo, integrado e tão importante quanto as dimensões financeiras e estratégicas da organização. De maneira geral, as organizações estão imersas em um ambiente de alta complexidade gerencial, dinâmico e em constante transformação. As modificações nas regras de mercado, o surgimento de novas abordagens gerenciais, as inovações tecnologias, os novos competidores, as extensas crises econômicas globais e os prejuízos ocasionados pela pandemia são alguns fenômenos contemporâneos que exigem dos gestores constante atualizações de seus modelos gerenciais, alto desempenho na entrega dos resultados e a capacidade contínua de produzir inovações. Diante disso, a compreensão sobre as atuais perspectivas e metodologias de gestão da qualidade e processos organizacionais, embasadas em conhecimentos teóricos e práticos aplicados nos mais variados setores e modelos organizacionais, se torna um imperativo para todos os administradores, consultores e profissionais, de alguma forma, inseridos no ambiente dos negócios. Dessa forma, a contribuição pedagógica da disciplina Gestão por processos e qualidade é muito oportuna. O material oferece, de modo 6 acessível e abrangente, ótimos elementos técnicos e metodológicos sobre a gestão da qualidade, ferramentas e metodologias gerenciais, apresentando ao leitor conceitos consagrados, temas atualizados e visões gerenciais aplicáveis e bem-sucedidas no contexto organizacional. 7 Qualidade empresarial: aspectos introdutórios Autoria: Eduardo de Faria Nogueira Leitura crítica: Thiago Oliveira da Silva Objetivos • Analisar os aspectos históricos e contextuais sobre a noção de qualidade empresarial. • Compreender as dimensões teóricas e aplicáveis acerca do conceito de qualidade empresarial. • Demonstrar a importância da qualidade empresarial frente aos processos e estratégias empresariais. 8 1. Qualidade no contexto empresarial Ao completar o estudo deste tema, você deverá ser capaz de compreender os aspectos históricos e conceituais acerca do conceito de qualidade, bem como suas dimensões aplicadas ao contexto empresarial. No contexto empresarial, o conceito de qualidade foi, inicialmente, sistematizado a partir da década de 1930, nas indústrias norte- americanas e, posteriormente, nas fábricas japonesas e europeias, após a década de 1940. Neste período, a crescente produção industrial dos países economicamente mais desenvolvidos apresentava características influenciadas pelos princípios administração científica de Frederick Taylor e administração estruturalista de Henri Fayol, que estabeleceram pressupostos sobre a divisão do trabalho, eficiência produtiva e a segmentação entre as atividades de planejamento organizacional e execução das atividades de produção (BRITTO, 2015). Com a implementação dos métodos tayloristas, as indústrias americanas passaram fragmentar suas atividades de produção, estabelecendo, entre outras coisas, a diferenciação entre os setores produtivos e departamentos de inspeção de qualidade. A partir de então, para além da eficiência produtiva, grandes organizações industriais passaram a se preocupar também com a elaboração de mecanismos de gerenciamento da qualidade. Com isso, os sistemas produtivos passaram a aplicar métodos e técnicas para verificação de resultados e avaliações quantitativas sobre a conformidade de seus produtos (SOUZA, 2018). Até a década de 1950, do ponto de vista econômico, toda a produção industrial americana era praticamente absorvida pelo mercado interno e externo, sendo assim, não havia uma preocupação 9 efetiva, por parte das empresas, em atender as exigências de qualidade estipuladas por clientes ou consumidores. Neste período, a noção de qualidade era definida com base nas características físicas dos produtos, ou seja, critérios associados a durabilidade, resistência e grau de padronização, por exemplo, eram requisitos de avaliação determinantes para a inspeção dos produtos fabricados e confirmação das boas práticas de produção (LANDIVA, 2021). A partir dos anos 1960, com a expansão do mercado consumidor, surgiram também novos desafios para as indústrias americanas, os consumidores se tornaram mais exigentes quanto a qualidade dos produtos que estavam adquirindo. Além disso, inúmeras empresas começaram a surgir e se expandir, aumentando consideravelmente o nível de concorrência a patamares jamais presenciados até aquele momento. Em consequência disso, as empresas passaram a desenvolver novas abordagens produtivas e estudos de mercado, que deram origem a outras percepções sobre a noção de qualidade para além dos requisitos previamente estabelecidos, mas também considerando aspectos relacionados a percepção do cliente, condições de trabalho, rearranjo de processos empresariais, atividades logísticas e avaliações pós-venda (BRITTO, 2015). No final dos anos 1970, um novo desafio foi imposto: alguns países asiáticos passaram a utilizar a tecnologia ocidental, porém, com ótimos níveis de qualidade e baixos custos de produção, desafiando a concorrência. Especialmente as indústrias japonesas, passaram a desenvolver novosmétodos e sistemas produtivos que permitiram ampliar o conceito de qualidade empresarial. Tendo em vista a necessidade de otimização de espaço, devido ao alto custo de ocupação do território japonês, as indústrias orientais desenvolveram metodologias produtivas considerando a redução significativa dos estoques pelo sistema just-in-time e métodos de produção flexíveis, criaram mecanismos de controle da produção feito por cartões (método kanban), estruturaram técnicas de trabalho em 10 equipe, abordagens sistematizadas para resolução de problemas e desenvolveram técnicas de melhoria da limpeza e organização do local de trabalho, como o 5S (os cinco sensos) (LANDIVA, 2021; SOUZA, 2018). Diante disso, a partir dos anos 1980, com os avanços tecnológicos incorporados aos sistemas de produção e todo o processo de globalização dos mercados, os sistemas de gestão industrial de diversos países da Europa (Inglaterra, França, Alemanha, entre outros) e da América Latina (especialmente o Brasil), passaram a adotar abordagens gerenciais considerando as técnicas e os sistemas produtivos apoiados nos métodos e noções de qualidade adotados pelas indústrias americanas e japonesas. A partir disso, como resposta ao fenômeno da globalização, sobretudo, as indústrias europeias sentiram a necessidade da criação de padrões internacionais de qualidade com objetivo viabilizar os processos de exportação e reduzir os custos operacionais, dando origem a série de normas ISO 9000, promovendo, assim, diretrizes de gestão da qualidade para o atendimento aos padrões internacionais de produção (TOLEDO, 2021; OLIVEIRA, 2012). De maneira resumida, podemos compreender que as preocupações iniciais formalizadas sobre qualidade empresarial surgiram nos Estados Unidos, na primeira metade do século XX, originando diversos processos produtivos que se intensificaram com a Revolução Industrial. O aprimoramento da qualidade nos processos organizacionais se desenvolveu, posteriormente, no Japão, na segunda metade do século XX, inicialmente, patrocinado por estudiosos norte-americanos (Walter A. Shewhart; Willian Edwards Deming; Joseph M. Juran; Philip Crosby; Armand V. Feigenbaum) e, em seguida, desenvolvidos por empresários japoneses (Kaoru Iskikawa; Genichi Taguchi; Shigeo Shingo; Taiichi Ohno) que implementaram novas perspectivas e aplicações gerenciais (BRITTO, 2015). 11 2. A importância da qualidade empresarial Atualmente, a noção de qualidade é utilizada e implementada nas organizações considerando os aspectos característicos de sua trajetória histórica e suas diferentes dimensões: adequação as normas; conformidade aos requisitos previamente estabelecidos; redução de perdas; minimização de retrabalho; adaptação de produtos; atendimento às expectativas dos principais interessados; e valor percebido. Além disso, a qualidade deve ser considerada como um fator decisivo em termos de vantagem competitiva. Cada vez mais, clientes, consumidores e usuários, buscam empresas que ofereçam segurança, desempenho, boas experiências em serviços e alto nível de qualidade em seus produtos, a preços competitivos (MAINARDES; LOURENÇO; TONTINI, 2010). Organizações que conseguem atingir resultados expressivos no mercado, desenvolvendo atividades de planejamento, controle e processos de melhoria contínua de qualidade de seus produtos e serviços são, muitas vezes, denominadas como empresas de vanguarda (empresas de classe mundial), pois seus resultados tendem a superar as expectativas e exigências de seus stakeholders (partes interessadas), e isso contribui para a geração de resultados empresariais sustentáveis. A busca pela excelência, com base nos métodos de gestão da qualidade, é fator fundamental para elevação da satisfação dos clientes, dos principais interessados e colaboradores, permitindo, assim, que a organização consiga sustentar altos níveis de performance no longo prazo (JURAN; DEFEO, 2015). Bens e serviços que possuem valor qualitativo geram condições vantajosas para as organizações, seus clientes, consumidores e sociedade. Por um lado, as empresas se beneficiam dos mecanismos de qualidade, pois são atividades que contribuem para a melhoria dos contínua dos processos organizacionais (minimização dos desperdícios; 12 eliminação de retrabalho; utilização racional dos recursos empresariais) e ganhos significativos em termos financeiros e posicionamento de marcas. Por outro lado, os clientes e/ou consumidores são beneficiados, à medida em que podem adquirir melhores produtos e serviços a preços acessíveis e compatíveis com as estruturas competitivas de mercado. Isso significa que a relação conjugada, entre os interesses das organizações e seus clientes, oferece ganhos importantes em termos de qualidade para sociedade de maneira geral (BRITTO, 2015). É essencial que gestores e líderes compreendam as diferentes abordagens e dimensões sobre o conceito de qualidade empresarial. Do ponto de vista mais objetivo, qualidade pode representar adequação às normas, respeito aos procedimentos e atendimento aos requisitos pré-estabelecidos. Sob uma perspectiva mais subjetiva, qualidade pode significar vantagem competitiva, benefícios agregados, valor percebido, atendimento aos interesses e solução de problemas das partes interessadas (LANDIVA, 2021, LOBO, 2018). De maneira geral, Juran e Defeo (2015) definem a noção de qualidade empresarial como a adequação dos produtos, serviços e informações aos objetivos delimitados pelas necessidades dos clientes, considerando também a isenção de falhas nos processos organizacionais. É importante que os gestores compreendam essa dupla distinção e suas conexões com os resultados empresariais. Sobre as características que atendem às necessidades e exigências dos clientes, uma organização que desenvolve níveis superiores de qualidade, favorece: • O aumento da satisfação do cliente. • A produção de produtos vendáveis e aderentes aos mercados. • A criação de condições para o enfrentamento da concorrência. • O aumento da participação de mercado. 13 • A geração de receitas e estratégias de precificação. • A redução significativa dos riscos. Além disso, considerando a dimensão sobre a isenção de falhas, a adoção de níveis superiores de qualidade, permite que as empresas consigam: • A redução dos índices de erros. • A minimização do retrabalho e do desperdício. • A diminuição de falhas de campo e encargos com garantias. • A redução da insatisfação dos clientes e/ou consumidores. • A diminuição de inspeções e testes de qualificação. • A abreviação do tempo para lançamento de novos produtos e serviços. • O aumento da capacidade produtiva e rentabilidade nos negócios. • A melhoria de desempenho nas entregas. São situações que impactam diretamente nos custos e nas receitas organizacionais. Bens ou serviços com problemas e deficiências não apenas contribuem para a distribuição de custos repassados aos fornecedores e aos clientes, mas também desestimulam a sua continuidade e minimizam sua performance nas vendas. Clientes e consumidores que percebem erros e/ou falhas nos produtos e serviços, consequentemente, se sentem menos dispostos a comprar novamente, muitas vezes, compartilham a experiência negativa, afetando diretamente outros potenciais compradores, com efeito trazendo impactos negativos para os custos e receitas da organização (JURAN; DEFEO, 2015). 14 Nos dias de hoje, diante deste contexto gradativo de surgimento e modificações nas concepções e práticas de qualidade empresarial, o alcance de suas perspectivas foram se ampliando e passou a configurar todos os processos, departamentos e principais envolvidos dentro e fora da organização. O comprometimento da equipe interna e os principais interessados (fornecedores; parceiros; patrocinadores; clientes; consumidores etc.) se tornaram fundamentais para o desenvolvimento e aprimoramento nos níveis de qualidade empresarial, neste contexto, surgindo,então, o conceito de gestão da qualidade total (Total Quality Management–TQM) (LANDIVA, 2021; BRITTO, 2015). 3. Gestão da Qualidade Total (Total Quality Management–TQM) Logo após a Segunda Guerra Mundial, o conceito de gestão da qualidade foi desenvolvido por consultores norte-americanos (entre eles, Shewhart, Deming e Juran), com objetivo de oferecer aos empresários japoneses um conjunto de metodologias e ferramentas de administração aplicáveis aos processos industriais. Inicialmente, surgiram como ferramentas focadas em inspeção da qualidade dos produtos e serviços e, posteriormente, foi identificada a necessidade de ampliação do controle sobre as atividades internas para a manutenção da qualidade empresarial e dos mecanismos para sua melhoria contínua (BRITTO, 2015). Diante disso, com a necessidade de atualização dos procedimentos gerenciais, acompanhando os avanços da tecnologia industrial, a expansão da concorrência mercadológica e a crescente complexidade dos produtos e processos de fabricação, os sistemas de gestão da qualidade centrados no controle logo se transforam em uma filosofia gerencial centrada na gestão da qualidade total (TQM: Total Quality Management). Sendo assim, a qualidade passou a ser considerada 15 a partir do planejamento empresarial e se estendeu por todos os processos produtivos, até os serviços prestados aos produtos vendidos (LANDIVA, 2021). A gestão da qualidade total (Total Quality Management–TQM) pode ser compreendida como uma abordagem mais abrangente da gestão da qualidade empresarial. Partindo deste pressuposto, podemos destacar três características essenciais em termos de orientação gerencial: 1) orientação para o cliente; 2) orientação para os trabalhadores; 3) e orientação por processos. São orientações que demonstram a noção de qualidade total sob perspectivas distintas e complementares, seguindo princípios que valorizam a ideia da melhoria contínua dos processos e coloca o gerenciamento da qualidade como tarefa fundamental da alta administração (KIRCHNER, 2010). • Orientação para os trabalhadores: a motivação e o engajamento dos colaboradores são fatores críticos para o sucesso das atividades organizacionais. O desenvolvimento de habilidades e competências profissionais configura-se como grande vantagem competitiva de difícil imitação por parte das organizações concorrentes. Sendo assim, a TQM tem como um dos principais objetivos a utilização hábil e eficiente sobre os recursos humanos da empresa, bem como investimentos contínuo para sua melhoria, capacitação e desenvolvimento. • Orientação por processos: os processos são atividades centrais dentro de qualquer atividade de produção. O nível de qualidade dos resultados empresariais pode ser diretamente relacionado com a qualidade dos processos sob controle da organização. Resultados ruins (peças com problemas de fabricação, por exemplo) indicam que os modelos de produção e/ou seus métodos de configuração de processos são inadequados, ineficientes e/ ou necessitam de melhorias. A concepção de melhoria contínua da TQM sugere exatamente a busca constante pelas causas dos defeitos nos processos e ações de prevenção e correção para 16 sua mitigação. Sendo assim, a implementação da orientação por processos implica mudanças na organização. • Orientação para o cliente: uma orientação de qualidade bem-sucedida e direcionada aos anseios dos clientes, tem por objetivo analisar detalhadamente os principais requisitos, comportamentos, expectativas e necessidades dos clientes frente aos produtos, serviços e informações oferecidas pela organização, buscando proporcionar boas experiências de compra e consumo, objetivando altos níveis de satisfação. O levantamento de informações sobre as necessidades dos clientes pode ser realizado de diversas formas: questionários aplicados, pesquisa de mercado, avaliação do nível de satisfação, entre outras ferramentas importantes para a coleta de dados e avaliação do nível de satisfação e engajamento do cliente. Essas informações servirão de base para a configuração dos processos e atividades atreladas ao desenvolvimento dos produtos e processos organizacionais. Com os pressupostos da qualidade ampliados pela perspectiva da TQM, pretendeu-se alcançar modelos eficientes de gestão como principais ferramentas de enfrentamento das turbulências e desafios impostos pelos mercados. O efeito cruzado das perspectivas integradas de gestão da qualidade total passou a exigir das empresas um esforço generalizado em busca da qualidade em todas as atividades e setores da organização. Dessa forma, com a TQM, novas orientações e diretrizes passaram a impactar líderes, gestores e colaboradores, oferecendo, assim, novos métodos de gestão baseados na participação integrada entre todos os setores da organização, valorizando uma orientação gerencial focada nos interesses dos stakeholders e destacando a noção de qualidade empresarial como sendo aspecto central para a estruturação do planejamento estratégico organizacional. Explorando o conceito de qualidade no contexto empresarial, podemos compreender sua trajetória histórica como resultante de um longo processo de evolução, passando por diferentes momentos, situações 17 singulares e desafios industriais inseridos em contextos sociais, políticos e econômicos, em constante mutação. Organizações que buscam constantemente a entrega de bens e serviços com alto nível de desempenho e qualidade, deixam para trás as organizações que não se preocupam e/ou não o fazem. Ao final deste percurso, podemos compreender melhor o estágio atual com o qual lidamos a respeito dos conceitos de qualidade e seu escopo ampliado, considerando a integração de todos os envolvidos dentro da organização, bem como as partes interessadas que impactam e são impactados pelas entregas e resultados organizacionais. Referências BRITTO, E. Qualidade Total. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2015. JURAN, J. M.; DEFEO, J. A. Fundamentos da Qualidade para Líderes. Porto Alegre: Grupo A, 2015. KIRCHNER, A. Gestão da Qualidade. São Paulo: Blucher, 2010. LANDIVA, T. H. Gestão da Qualidade Total. São Paulo: Saraiva, 2021. LOBO, R. N. Gestão da Qualidade. São Paulo: Saraiva, 2020. MAINARDES, E. W.; LOURENÇO, L.; TONTINI, G. Percepções dos conceitos de qualidade e gestão pela qualidade total: estudo de caso na universidade. Gestão. Org., v. 8, n. 2, p. 279-297. Pernambuco: UFPE, 2010. Disponível em: https:// periodicos.ufpe.br/revistas/gestaoorg/article/view/21631. Acesso em: 21 nov. 2022. OLIVEIRA, O. J. Gestão da Qualidade: tópicos avançados. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2012. SOUZA, S. M. de O. Gestão da Qualidade e Produtividade. Porto Alegre: Grupo A, 2018. TOLEDO, J. C. D.; BORRÁS, M. Á. A.; MERGULHÃO, R. C.; et al. Qualidade: gestão e métodos. São Paulo:Grupo GEN, 2012. 18 Gestão da qualidade total: conceitos e características Autoria: Eduardo de Faria Nogueira Leitura crítica: Thiago Oliveira da Silva Objetivos • Compreender a trajetória de surgimento da abordagem organizacional centrada na qualidade total. • Demonstrar as características centrais e definições conceituais acerca do conceito de qualidade total. • Destacar os princípios gerenciais da qualidade total. 19 1. Eras da qualidade: da inspeção à qualidade total Ao completar o estudo deste tema, você deverá ser capaz de compreender os aspectos contextuais e conceituais acerca do conceito de gestão da qualidade total, bem como seus princípios e características. A noção de qualidade total evidencia importantes transformações nos sistemas de produção das organizações, ao longo de todo o século XX. Com o expressivo avanço das tecnologias e sua incorporação aos processos industriais, as empresas passaram a expandir suas ofertas produtivas e, com isso, os problemas de qualidade passaram a fazer parte das preocupações dos líderes e gestores industriais. Em consequência disso, as abordagens gerenciaisa respeito do conceito de qualidade foram evoluindo e ganhando relevância no contexto da gestão estratégica organizacional (LANDIVA, 2021; BRITTO, 2015). Em termos cronológicos, a evolução conceitual sobre a qualidade empresarial e seus modelos gerenciais, pode ser dividida em três grandes períodos subsequentes conhecidos como eras da qualidade: 1) a era da inspeção; 2) a era do controle da qualidade; 3) a era da qualidade total (OLIVEIRA, 2012). • Era da inspeção: no final do século XIX, pequenos produtores e artesãos começaram a desenvolver procedimentos práticos para a verificação a respeito da qualidade de seus produtos. A ênfase central das atividades de verificação (inspeção) estava na detecção de potenciais falhas e defeitos de fabricação dos produtos, porém, sem a estruturação de metodologias e/ou estratégias de execução. Por meio da observação direta e individual sobre os produtos manufaturados, os pequenos fabricantes separavam aqueles produtos em conformidade daqueles inadequados aos padrões aceitáveis da época. A separação e a verificação dos produtos eram as atividades principais exercidas pelas pequenas organizações 20 naquele momento. Isso se estendeu até o início do século XX, sofrendo significativas transformações em virtude da expansão industrial, sobretudo, durante e após as grandes guerras mundiais. • Era do controle da qualidade: nas primeiras décadas do século XX, as indústrias aumentaram exponencialmente sua capacidade de produção e isso causou um impacto significativo nos procedimentos de verificação da qualidade daquilo que era fabricado em larga escala. Naquele período, em função do crescimento da demanda mundial por produtos manufaturados, os procedimentos de verificação (inspeção) foram amplamente aprimorados pelas indústrias, sobretudo, com a utilização de métodos estatísticos e novas técnicas de inspeção. Os pressupostos da qualidade eram ainda centrados nos requisitos técnicos e características dos produtos, mas também passaram a levar em consideração a importância dos processos industriais, desencadeando, assim, uma série de atividades operacionais focadas na inspeção de processos e produtos, na estruturação de técnicas de amostragem e no desenvolvimento de modelos estatísticos aplicados nas atividades de monitoramento e controle da produção. • Era da qualidade total: posteriormente, após os anos de 1980 até os dias atuais, com os grandes avanços tecnológicos e a globalização dos mercados, os modelos gerenciais pautados na qualidade empresarial passaram a inserir outros elementos fundamentais para sua estruturação, especialmente a ênfase na satisfação do cliente. A gestão da qualidade evoluiu gradativamente de uma perspectiva centrada exclusivamente nos requisitos dos produtos e nas características dos processos de produção, para uma abordagem cada vez mais abrangente considerando a noção de qualidade empresarial e suas intersecções com todos os setores da organização, seus stakeholders (principais interessados) e com as pessoas envolvidas direta ou indiretamente nos processos empresariais. Além disso, 21 a noção de qualidade total passou a ser considerada como uma dimensão fundamental para os níveis estratégicos das organizações. A ampliação da noção de qualidade considerando os níveis de tomada de decisão da alta administração e a influência de agentes externos à organização, transformou a abordagem de controle de qualidade para uma perspectiva que compreende modelos gerenciais comprometidos com a ideia de qualidade em todos os níveis, atividades e processos empresariais. Nesse sentido, com a ampliação das noções de qualidade para além das fronteiras individuais das empresas (envolvendo novos agentes, foco no cliente e abordagens estratégicas), isso teve um impacto transformador nos procedimentos de inspeção e controle da qualidade organizacional, deslocando a visão de qualidade centrada nos parâmetros operacionais para uma abordagem gerencial integrada conhecida como gestão da qualidade total (Total Quality Management – TQM) (OLIVEIRA, 2012). 2. Gestão da qualidade total: conceitos e características A gestão da qualidade total pode ser compreendida com uma abordagem gerencial baseada na participação de todos os membros de uma organização, colocando o conceito de qualidade como aspecto central em todos os setores, objetivando o sucesso e benefícios tanto para a organização quanto aos seus principais interessados, mediante o atendimento dos parâmetros de satisfação dos clientes e/ou consumidores (KIRCHNER, 2010). 22 Figura 1–Abordagem ampliada da qualidade Fonte: adaptado de Kirchner (2010, p. 70). A gestão da qualidade total está associada a diversos conceitos administrativos com intuito de dimensionar uma série de ações integradas, com objetivo de satisfazer as necessidades dos clientes, oferecendo produtos e serviços com o maior nível de qualidade possível. Para tanto, a ideia de qualidade total deve incluir processos organizacionais, competências operacionais e gerenciais, além de aspectos que possam contribuir para a integração entre a empresa e seus stakeholders (SOUZA, 2018). Dessa forma, a abordagem da qualidade total deve considerar a elaboração de bens e serviços contando com as seguintes dimensões: colaboradores; fornecedores; e stakeholders (BRITTO, 2015). • Colaboradores: os colaboradores devem ser constantemente capacitados e treinados para a realização das suas atividades com o mais alto nível de desempenho possível. É importante e necessário que os colaboradores compreendam sua importância frente aos objetivos e estratégias da organização, isso tende a contribuir para que seus níves de satisfação, engajamento e produtividade estejam alinhados às exigências da organização e necessidades dos clientes. Estratégias baseadas na gestão do 23 conhecimento e estruturação de equipes multidisciplinares de trabalho, são alguns exemplos importantes nesse sentido. • Fornecedores: é essencial que as organizações construam uma base de fornecedores que tenham alto nível de qualificação em termos de produção, atendimento e entrega. A prospecção, seleção e avaliação de fornecedores são atividades que devem seguir padrões rigorosos de qualificação e devem estar atreladas as principais estratégias de gestão da cadeia de suprimentos da organização. Critérios baseados em preços, condições de pagamentos, cumprimento de prazos e qualidade nas entregas, são alguns pontos importantes que devem ser avaliados pelos colaboradores e líderes da organização com objetivo de estabelecer bons relacionamentos com seus fornecedores. • Stakeholders: o gerenciamento das partes interessadas é a área responsável pela integração e engajamento dos agentes impactados (clientes; consumidores; acionistas; parceiros; patrocinadores etc.), diretamente ou indiretamente, pelos resultados da organização. É essencial que a empresa mantenha um relacionamento ético, considerando as pessoas e organizações que estão à sua volta. Para que a empresa consiga fornecer produtos e serviços de qualidade, é importante que os resultados organizacionais estejam alinhados as exigências, necessidades e expectativas dos seus principais interessados, especialmente seus clientes e consumidores. Além disso, em complemento aos aspectos anteriores, a alta administração deve buscar de maneira intransigente um compromisso permanente em direção aos parâmetros de gestão pautados nos princípios da qualidade total. Isso significa que, a partir de toda preparação das atividades internas e boas práticas de gestão do relacionamento, as organizações podem sustentar uma expectativa de produção de bens e serviços com altos níveis de desempenho e qualidade (JURAN, 2015). 24 Dessa forma, o reconhecimento, por parte do mercado, sobre o valor agregado dos produtos e serviços oferecidos, habilitará as empresas a aumentarem suas vendas (mantendo a oferta de produtos e serviços com garantiade qualidade, maior nível de confiança do cliente, produtos com alta durabilidade e serviços compatíveis com as exigências dos consumidores), ampliarem suas estruturas de produção, diminuirem seus custos e aumentarem suas margens de lucratividade (BRITTO, 2015). 3. Princípios da qualidade total Para o desenvolvimento e implementação bem-sucedida da qualidade total em organizações empresariais, é necessário desenvolver princípios atrelados a: ênfase na satisfação do cliente; gerência participativa; desenvolvimento de pessoas; constância de propósitos; aperfeiçoamento contínuo do sistema de gestão; gestão e controle de processos; disseminação de informações; assistência técnica; gestão do relacionamento com os stakeholders e; garantia da qualidade (OLIVEIRA, 2012). • Foco na satisfação do cliente: o cliente é o personagem central de todo processo organizacional, grande parte das decisões administrativas e atividades operacionais devem levar em consideração suas necessidades e expectativas. • Gerência participativa: quando necessário, gestores e colaboradores devem desenvolver parâmetros de tomada de decisão de maneira conjunta e integrativa. Muitas vezes, o colaborador diretamente envolvido no processo operacional tem maiores condições de identificar as principais dificuldades na execução de determinada atividade e possui a competência necessária para sugerir propostas e soluções para possíveis problemas. 25 • Desenvolvimento de pessoas: o sucesso da organização depende diretamente do nível de desempenho de seus líderes, gestores e colaboradores. Deve haver uma preocupação permanente em desenvolver mecânismos de capacitação de pessoas, oferencendo de boas condições de trabalho (remuneração justa; treinamento; infraestrutura), com objetivo de aprimorar habilidades pessoais e construir conhecimento organizacional. • Constância de propósitos: é importante que as empresas consigam alinhar seus objetivos estratégicos e operacionais com as expectativas e condições de trabalho oferecidas aos seus líderes, gestores e colaboradores, de maneira que haja persistência, continuidade e convergência de atitudes para conquista de objetivos previamente estabelecidos. • Aperfeiçoamento contínuo do sistema de gestão: organizações bem-sucedidas são aquelas que estão permanentemente aperfeiçoando seus modelos produtivos e sistemas gerenciais. As mudanças do mercado e da sociedade de modo geral, exigem, das empresas, a capacidade de adaptação de modo contínuo para que seus processos, produtos e serviços consigam atender aos anseios dos clientes e as novas tendências mercadológicas. • Gestão e controle de processos: para a implementação de um sistema gestão da qualidade total, é importante que líderes e gestores mantenham instrumentos atualizados de gerenciamento e controle dos processos organizacionais. Ferramentas de medição de desempenho, fluxograma de processos, análise de tempos e movimentos das atividades de produção, são alguns exemplos de ferramentas importantes para a melhoria dos processos organziacionais. • Disseminação de informações: para que a empresa consiga atingir seus resultados preestabelecidos nas etapas de planejamento, é essencial a disponibilização eficiente e sistematizada de informações dentro e fora da organização. A 26 comunicação entre líderes, gestores e colaboradores, devem estar alinhadas às atividades operacionais e aos parâmetros estratégicos da organização (missão, visão e valores), assegurando, assim, o compromisso das equipes com a busca permanente da qualidade em todas as situações de trabalho. Da mesma forma, a comunicação da empresa com seus stakeholders deve obedecer aos pressupostos éticos e garantir uma comunicação integrada com a possibilidade de avaliações e melhoria contínua, com base nas exigências das partes interessadas. • Assistência técnica: mesmo com a utilização de metodologias, técnicas e ferramentas de gestão da qualidade, é possível que alguns produtos apresentem problemas com relação a sua utilização e/ou aplicação, em função de condições de imprevisibilidade que foge, muitas vezes, ao controle dos gestores. São situações que devem ser monitoradas e avaliadas detalhadamente para que os clientes possam receber produtos que atendam integralmente suas necessidades e cumpram os requisitos prometidos pela empresa fabricante. Sendo assim, é importante que as organizações desenvolvam metodologias e ferramentas para lidarem com tais situações problemáticas, criando procedimentos, setores exclusivos e sistemas de apoio aos clientes e consumidores, com objetivo de identificar potenciais problemas e buscar soluções para sua minimização e/ou eliminação. • Gestão do relacionamento com os stakeholders: um dos grandes desafios presentes na implementação de sistemas de gestão da qualidade, consiste na gestão da relação de interesses, objetivos e visões distintas dos diversos agentes que impactam na cadeia produtiva, como os fornecedores, os órgãos públicos de fiscalização, os distribuidores, os intermediários, acionistas, clientes, consumidores e sociedade de modo geral. • Garantia da qualidade: a implementação de todos os princípios anteriores permite que a empresa consiga ampliar seu 27 desempenho produtivo, garantindo, assim, níveis elevados de qualidade e valor agregado de seus processos, produtos e serviços. Sendo assim, as organizações devem simultaneamente desenvolver sistemas de controle produtivo e equipes qualificadas e consciente dos objetivos da organização. Além disso, a comunicação eficaz por meio de sistemas eficientes de informação e a adoção de procedimentos efetivos de assistencia técnica para minimização de falhas, são condições fundamentais para que as empresas consigam aprimorar seus processos, produzir produtos e serviços de qualidade, atendendo assim as principais exigêncisa e expectativas dos clientes e/ou consumidores (LANDIVA, 2021; LOBO, 2020). Com as condições de concorrência cada vez mais acirradas no contexto organizacional, as novas exigências, por parte dos clientes e consumidores, juntamente com o crescente nível de compexidade dos produtos, serviços e processos de fabricação, não basta mais almejar somente a garantia da qualidade do produto final, é necessário que as organizações se preocupem com os parâmetros de qualidade em todas as atividades e níveis de decisões organizacionais. Desde o planejamento até as atividades operacionais, a qualidade deve ser entendida como um conceito integrado, sistêmico e abrangente que possa contribuir para a melhoria da eficiência produtiva e ampliação do desempenho mercadológico, garantindo processos, produtos e serviço de alto valor agregado e, ao mesmo tempo, atendendo necessidades e expectativas dos clientes e consumidores. Referências BRITTO, E. Qualidade Total. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2015. JURAN, J. M.; DEFEO, J. A. Fundamentos da Qualidade para Líderes. Porto Alegre: Grupo A, 2015. KIRCHNER, A. Gestão da Qualidade. São Paulo: Blucher, 2010. 28 LANDIVA, T. H. Gestão da Qualidade Total. São Paulo: Saraiva, 2021. LOBO, R. N. Gestão da qualidade. São Paulo: Saraiva, 2020. OLIVEIRA, O. J. Gestão da Qualidade: tópicos avançados. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2012. SOUZA, S. M. de O. Gestão da qualidade e produtividade. São Paulo: Grupo A, 2018. 29 Gerenciamento dos processos organizacionais Autoria: Eduardo de Faria Nogueira Leitura crítica: Thiago Oliveira da Silva Objetivos • Compreender a importância dos processos organizacionais no contexto gerencial. • Definir aspectos conceituais acerca do gerenciamento de processos de negócio (Business Process Management - BPM). • Destacar a relevância das pessoas para a gestão da qualidade e processos organizacionais. 30 1. Processos organizacionais. Ao completar o estudo deste tema, você deverá ser capaz de compreender a importância dos processos organizacionais, bem como os aspectos conceituaisacerca do gerenciamento de processos de negócio. O gerenciamento eficiente dos processos organizacionais é tarefa central para a implementação, coordenação e execução bem-sucedida dos trabalhos envolvidos em um sistema de gestão da qualidade total e para o alcance dos objetivos corporativos. Em grande medida, as entregas e resultados de uma organização são diretamente impactados pelo nível de qualidade de seus processos (LANDIVA, 2021; LOBO, 2020). Líderes, gestores e suas equipes devem elaborar procedimentos para a condução, análise e revisão periódica dos processos organizacionais, isso contribui para a verificação das potenciais limitações (gargalos produtivos; escassez de recursos; ruídos de informações etc.) e para o alinhamento entre os resultados e os parâmetros previstos nas etapas de planejamento da qualidade empresarial (SOUZA, 2018; JURAN, 2015). O processo organizacional ou processo de negócio consiste na integração de atividades, tarefas e comportamentos logicamente relacionados e executados por pessoas, sistemas e/ou equipamentos para alcançar um ou mais resultados. Os processos definem a forma com que as organizações elaboram seus projetos, com o objetivo de entregar valor para seus principais interessados (stakeholders). A gestão eficiente dos processos é primordial para a construção de práticas empresariais efetivas que possam contribuir positivamente para o desenvolvimento de um sistema eficaz de gestão da qualidade (ABPMP BRASIL, 2013; LAUDON; LAUDON, 2010). 31 No sentido amplo, os processos empresariais podem ser segmentados em três categorias: processo primário; processo de suporte; processo de gerenciamento (ABPMP BRASIL, 2013): • Processos primários: são processos que agregam valor diretamente para o cliente, muitas vezes, associados às atividades de entrega, desenvolvimento de produtos, serviços e operações comerciais. Atividades relacionadas às operações logísticas de entrega de um produto ao cliente; processos atrelados as atividades de marketing que impactam diretamente o consumidor; atividades e tarefas associadas aos serviços de pós-venda; processos inerentes ao desenvolvimento de produtos e serviços, são alguns exemplos gerais dentro desta classificação. • Processos de suporte: são aqueles que oferecem sustentação para a condução dos processos primários e demais atividades organizacionais. Os processos de suporte, são importantes pois contribuem para a valorização de outros processos da organização, porém, não afetando diretamente os clientes e/ou consumidores. Estão associados às áreas funcionais da organização (finanças, contabilidade, suprimentos, produção, qualidade e pessoas etc) e, muitas vezes, são interfuncionais. Processos atrelados a montagem de um produto, atividades relacionadas ao abastecimento dos estoques, operações de suporte a área de suprimentos, podem ser descritos como exemplos práticos desta classificação. • Processo de gerenciamento: os processos de gerenciamento são fundamentais para a estruturação de atividades de medição, monitoramento e controle das operações, ações e estratégias dos negócios. São processos que não impactam diretamente os clientes e/ou consumidores, no entanto, são primordiais para garantir que a organização opere de acordo com seus objetivos e suas metas de desempenho. Podem estar associados a áreas funcionais ou serem interfuncionais. Processos ligados as atividades de gerenciamento das entregas de um projeto, 32 atividades atreladas ao controle do cronograma corporativo, processos associados às ações de melhoria contínua da gestão da qualidade, processos vinculados à gestão dos indicadores de desempenho, são alguns exemplos sugeridos dentro desta classificação. Compreender a interação destes tipos de processos com outras atividades do cotidiano, é essencial para a implementação de estratégias de gestão da qualidade e procedimentos de melhoria continua da organização. Toda empresa pode ser vista como um emaranhado de processos. Grandes organizações têm inúmeros processos de negócios, uns mais importantes que outros. De modo geral, a eficiência empresarial depende do nível de coordenação, sistematização e gestão de seus processos (TURBAN; VOLONINO, 2013). Um processo tem suas tarefas, entradas e saídas que são mensuráveis e, portanto, possíveis de ser gerenciadas. Muitos processos de negócios estão vinculados a uma área funcional específica. A função comercial, por exemplo, tem a responsabilidade de prospectar clientes e desenvolver boas negociações; a função de recursos humanos possui a responsabilidade pela seleção, avaliação e contratação colaboradores; a área de suprimentos tem o objetivo de abastecer os setores produtivos e administrativo das organizações; a função de manufatura tem o objetivo produzir os produtos de modo eficiente; e assim por diante. De maneira geral, desenvolver um novo serviço ou produto, elaborar um relatório comercial, contratar um novo funcionário, são exemplos de situações recheadas de processos organizacionais. Em um sistema de gestão da qualidade, a revisão dos processos deve cumprir a função de avaliação das conformidades, bem como seus níveis de eficiência e eficácia para a maximização dos benefícios e satisfação dos parâmetros de gestão. As medologias de revisão de processos servirão de base para a verificação dos possíveis desperdícios, limitações e fatores que impedem o progresso das atividades dentro de 33 uma organização, ou seja, é fundamenetal que os processos cumpram com os requisitos de qualidade (regulamentos; padrões de qualidade; políticas organizacionais) e consigam ainda produzir resultados satisfatórios as partes interessadas (BRITTO, 2015; OLIVEIRA, 2012; KIRCHNER, 2010). A avaliação do nível de eficiência e eficácia dos processos organizacionais são atividades que podem ser realizadas por meio de procedimentos de auditoria (interna e externa), estruturação de relatórios gerenciais e métricas de performance. Estes são alguns exemplos de mecanismos gerenciais que oferecem possibilidade informacional para que as empresas consigam mensurar seus indicadores de entrega e analisar o desempenho de seus principais resultados corporativos (ABPMP BRASIL, 2013). 2. Gerenciamento de processos de negócio O gerenciamento de processos de negócio (Business Process Management–BPM) é uma abordagem gerencial focada no direcionamento correto dos processos e entrega de valor aos principais interessados de uma organização. O BPM permite conhecer as atividades centrais do negócio, de uma maneira sistêmica, e possibilita a elaboração de um planejamento de gestão mais eficiente para organização dos processos organizacionais (TURBAN; VOLONINO, 2013). O BPM objetiva a articulação e a aplicação integrada de estruturas de trabalho, tecnologia da informação, métodos gerenciais, ferramentas de qualidade, práticas e técnicas operacionais, para a condução dos processos de negócio que são importantes para o funcionamento de uma organização. Consiste em uma visão holística no sentido de estruturar e conduzir um negócio e reconhece o papel central das pessoas, suas competências, habilidades e motivações, bem como a 34 utilização correta de tecnologias para a obtenção de melhores produtos, serviços e alto desempenho gerencial (LAUDON; LAUDON, 2010). Em outros termos, o BPM tem por objetivo desenvolver processos que auxiliem na conexão entre as estratégias e os objetivos da organização com as necessidades e expectativas de seus clientes e/ou consumidores, dando ênfase na implementação de ferramentas e procedimentos de melhoria contínua em todos processos organizacionais, de ponta a ponta, desde as atividades operacionais primárias até os processos gerenciais. Isso inclui o desenvolvimento de atividades e tarefas que contribuam positivamente para a construção dos parâmetros estratégicos, metas setoriais, aspectos culturais, definição de responsabilidades, medição da performance,capacidade de adaptação e gerenciamento eficiente dos recursos da organização. Na perspectiva do BPM, os processos de negócio são tão importantes quanto os ativos de uma organização, tal abordagem considera que os objetivos corporativos podem ser alcançados pela correta definição, execução, condução e monitoramento contínuo dos processos organizacionais (ABPMP BRASIL, 2013). Para que uma organização consiga administrar e atualizar seu conjunto de atividades e tarefas, com alto desempenho e eficiência, é fundamental que tenham uma sólida estratégia de BPM. Do ponto de vista operacional/ estratégico, o BPM pode ser compreendido como a modelagem, implementação e monitoramento de processos de negócios. É uma técnica essencial de gestão que abrange ferramentas e métodos para suportar as fases do ciclo de vida dos processos, caracterizada por diferentes fases: desenho do processo; implementação; execução e; avaliação (TURBAN; VOLONINO, 2013). 35 Figura 1–Ciclo de vida dos processos de negócios Fonte: adaptado de Turban e Volonino, (2013, p. 394). Para cada uma dessas etapas, é fundamental que o gestor se atente aos detalhes, utilize ferramentas adequadas e tenha uma equipe capacitada para que toda a cadeia de desenvolvimento de um processo possa ser trabalhada de modo sistêmico e direcionado aos objetivos do negócio. Nesse sentido, uma estratégia robusta de BPM é essencial para que todo esse processo possa ser implementado com alta performance e eficiência. Vejamos cada uma das etapas: • Desenho dos processos: etapa de mapeamento dos processos. É o momento em que os processos devem ser desenvolvidos e documentados, utilizando tecnologias da informação, procedimentos metodológicos e ferramentas gerenciais da qualidade. Durante esta fase, os especialistas iniciam a elaboração dos processos, discutem as possíveis soluções e oportunidades e definem as especificações técnicas e funcionais dos processos. • Implementação dos processos: etapa que inclui a integração com outros processos organizacionais, inclui procedimentos de testes e verificações para averiguação dos pontos positivos e negativos. Nesta etapa, são realizadas verificações, por parte dos usuários do processo, ou seja, testes para avaliação a respeito do desenho 36 do processo entre outras questões práticas e funcionais. Além disso, os processos são colocados a prova por especialistas que atestam o correto desempenho de suas funções e se os processos analisados estão integrando corretamente com outras entradas e saídas de demais fonte de dados e processos de negócios. • Processos em execução e avaliação: fase de execução, monitoramento e reavaliação dos processos elaborados. Muitas vezes, os processos podem apresentar problemas, erros, ou mesmo a dinâmica do mercado e demandas externas poderão impactar para a atualização e redesenho de processos de negócio. A medida em que novos processos são incrementados, removidos, redesenhados, a equipe de gerenciamento da qualidade deve estar preparada para que as correções e/ou atualizações possam ser trabalhadas de maneira dinâmica, flexível de modo a minimizar os impactos frente a outros processos de negócio. Diante disso, o BPM se apresenta como uma técnica fundamental para que a empresa possa desenvolver ferramentas e métodos para atender a todas as fases do ciclo de vida dos processos de negócios em um sistema de gestão da qualidade total. O desenvolvimento de uma estratégia robusta e bem construída de BPM possibilita que uma empresa possa (ABPMP BRASIL, 2013; TURBAN; VOLONINO, 2013): • Obter maior visibilidade sobre os processos organizacionais. • Identificar as causas e gargalos que impactam nas atividades. • Identificar questões envolvendo tempo de entrega. • Melhorar o desempenho dos processos de negócio. • Obter alavancagem operacional em termos de produtividade. • Desenvolver inovações e sistemas integrados. 37 Além disso, outros benefícios também são apresentados frente a implementação correta do BPM. No curto prazo, o BPM auxilia as organizações na melhoria de sua rentabilidade, na redução dos desperdícios e redução dos custos. No longo prazo, o BPM contribui para manter as companhias sensíveis e flexíveis as mudanças organizacionais (TURBAN; VOLONINO, 2013). 3. O papel das pessoas no gerenciamento de processos de negócio Uma organização pode ser tão boa quanto as pessoas que a constitui. Para que uma empresa consiga gerenciar seus processos de negócios, são necessários diferentes tipos de conhecimentos e pessoas, isso inclui desde administradores estratégicos até colaboradores da linha operacional. Uma equipe multidisciplinar pode contribuir para o desenvolvimento mais aprofundado das diferentes habilidades e competências, dentro de um modelo de negócio. A combinação de pessoas capacitadas, com conhecimentos distintos e interdisciplinares, tende a produzir melhores soluções e estratégias bem-sucedidas, em todas as áreas e processos de uma organização (BRITTO, 2015; OLIVEIRA, 2012). A implementação de uma abordagem centrada no BPM, exige alto nível de comprometimento das pessoas envolvidas. Diferentes papéis e responsabilidades devem ser considerados e todos os envolvidos devem compreender sua parcela de contribuição, seus direitos e suas principais obrigações. O estabelecimento de uma cultura corporativa que possibilite a disseminação de valores e crenças para todos aqueles envolvidos, são também questões essenciais para o desenvolvimento das pessoas dentro de uma perspectiva orientada ao gerenciamento de processos (LAUDON; LAUDON, 2010). 38 Uma cultura corporativa, envolve a sinergia entre as questões comportamentais, a infraestrutura tecnológica, planos de capacitação e valores que orientam projetos e processos inovadores dentro de uma organização. Desenvolver uma cultura orientada ao gerencamento de processos pode contribuir para a melhoria da qualidade empresarial e desempenho organizacional, bem como para a obtenção de vantagem competitiva frente as empresas concorrentes. Nesse sentido, é extremamente importante a criação de ambiente favorável a inovação, por meio do incentivo a fatores que destacam uma cultura mais participativa (FARIA; FONSECA, 2014). Sendo assim, o BPM pressupõe o engajamento das pessoas, desde as lideranças (que definem e dão suporte as práticas de gerenciamento), até a linha funcional operacional (equipes funcionais e especializadas), que deve contribuir com os executivos e gestores na definição do desenho, execução e avaliação dos processos integrados. Os papéis das pessoas relacionados a abordagem de BPM, evidenciam a ampla gama de perspectivas para se atingir ótimos resultados, por meio de uma gestão participativa dos processos de negócios (ABPMP BRASIL, 2013). A criação de uma cultura e sinergia no BPM, exige a construção de um ambiente em que as pessoas se sintam inseridas nos processos organizacionais. Isso corresponde a uma identificação frente a um conjunto de procedimentos, sistemas, padrões, normas, ferramentas, valores e crenças, que vinculam aspectos da capacitação humana e os objetivos da organização. Nesse sentido, é importante que a empresa valorize o trabalho compartilhado e participativo, dando ênfase nas equipes. Os gestores têm o papel de liderar seu pessoal, oferecendo recursos, delegando funções e responsabilidades. Os funcionários, ou colaboradores, devem ser estimulados a produzir ideais e refletir sobre a melhoria contínua de seus processos de trabalho. Além disso, é necessário que haja transparência quanto ao desempenho dos 39 processos executados, sistemas de recompensas e valorização dos resultados, para que as pessoas possam compreender seu papel e sua relevância frente aos processos da organização. A amplitude do BPM impõe um trabalho coletivo, integrado e com divisão de responsabilidades bem detalhadas e definidas. Alguns profissionais assumirão postos de trabalho de caráter técnico (modelagem;automação; desenho de processos; analista de dados), outros darão ênfase as atividades de cunho estratégico (gestores; diretores; consultores), isso significa que os diversos papéis e especializações requeridos deverão ser pensados de maneira integrada, de modo que a gestão tenha uma visão holística dos processos e suas relações com as estratégias empresariais (ABPMP BRASIL, 2013). A função central dos administradores, dentro de uma estrutura de BPM, é compreender a lógica de funcionamento das situações enfrentadas pela organização e seus processos de negócio. O gestor deve elaborar mecanismos de controle e planos de ação para a resolução de problemas organizacionais, além de desenvolver um senso crítico para avaliação e tomada de decisão. Os administradores devem perceber os desafios impostos à empresa, precisam estabelecer estratégias e alocar recursos humanos, produtivos, técnicos e financeiros para coordenar o trabalho e cumprir os objetivos propostos dentro de um gerenciamento estruturado de processos (O´BRIEN; MARAKAS, 2007). Para que uma empresa seja capaz de administrar seus processos, de modo eficiente e obtendo alto nível de performance, é faz necessária a elaboração de métodos gerenciais otimizados, sistemas de gestão da qualidade eficazes, equipes altamente capacitadas e tecnologias da informação apropriados para as diferentes situações do cotidiano corporativo. Nesse contexto, a capacidade gerencial se caracteriza pela conjuntura de fatores, envolvendo pessoas, metodologias de gestão e infraestrutura de tecnologia, que, de maneira integrada, possibilitam 40 à empresa oferecer valor aos seus principais interessados, bem como formas eficientes para alcancem seus objetivos organizacionais. Todo o tipo de organização formal (empresas, órgãos governamentais, organizações sem fins lucrativos etc.) consome recursos, agregam valor a esses recursos e propiciam resultados aos seus stakeholders. Para que isso ocorra, é necessário que haja planejamento e uma coordenação adequada dos processos organizacionais. Os avanços em termos de gerenciamento de processos têm sido essenciais para a melhoria contínua dos sistemas de gestão da qualidade e progresso das organizações de maneira geral. Diante dos desafios colocados pelo mundo corporativo, as organizações necessitam melhorar sua capacidade de antecipar e responder tanto a mudanças de mercado quanto as demandas de seus principais interessados. Referências ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS BRASIL. ABPMP BPM-CBOK V3.0: guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio. 1. ed. 2013. BRITTO, E. Qualidade Total. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2015. FARIA, M. de F. B.; FONSECA, M. V. de A. Cultura de Inovação: conceitos e modelos teóricos. RAC, Rio de Janeiro, v. 18, n. 4, art. 1, p. 372-396, 2014. JURAN, J. M.; DEFEO, J. A. Fundamentos da Qualidade para líderes. São Paulo: Grupo A, 2015. KIRCHNER, A. Gestão da Qualidade. São Paulo: Blucher, 2010. LANDIVA, T. H. Gestão da Qualidade Total. São Paulo: Saraiva, 2021. LAUDON, K.; LAUDON, J. Sistemas de informação gerenciais. 9. ed. São Paulo: Pearson Pretince Hall, 2010. LOBO, R. N. Gestão da Qualidade. São Paulo: Saraiva, 2020. O´BRIEN, J.; MARAKAS, G. Administração de Sistemas de Informação: uma introdução. 13. ed. São Paulo: McGraw-Hill. 2007. OLIVEIRA, O. J. Gestão da Qualidade: tópicos avançados. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2012. 41 SOUZA, S. M. de O. Gestão da qualidade e produtividade. São Paulo: Grupo A, 2018. TURBAN, E.; VOLONINO, L. Tecnologia da Informação para gestão: em busca do melhor desempenho estratégico e operacional. 8. ed. Porto Alegre: Bookman, 2013. 42 Ferramentas de gestão da qualidade e processos organizacionais Autoria: Eduardo de Faria Nogueira Leitura crítica: Thiago Oliveira da Silva Objetivos • Compreender a importância das ferramentas gerenciais de qualidade e seus impactos nos processos organizacionais. • Definir aspectos conceituais acerca das ferramementas gerenciais conhecidas como: ciclo PDCA (plan; do; check; act) e diagrama de Ishikawa (espinha de peixe). • Destacar a relevância da construção de um plano de ação ilustrado pela ferramenta 5W2H. 43 1. O ciclo PDCA (plan, do, check, act) Ao completar o estudo deste tema, você deverá ser capaz de compreender a importância das ferramentas de gerenciamento dos processos organizacionais representadas pelo o ciclo PDCA, diagrama de Ishikawa e 5W2H, destacando suas dimensões conceituais e práticas, bem como suas conexões com os sistemas de gestão da qualidade. No ambiente organizacional altamente competitivo, a utilização correta das metodologias e ferramentas de gestão associadas aos sistemas e tecnologia da informação são aspectos preponderantes para o sucesso dos negócios e para a obtenção de vantagem competitiva frente aos concorrentes. Existem diversas ferramentas analíticas que auxiliam as empresas a compreenderem melhor seus processos e a monitorar seus resultados de maneira eficiente e lucrativa. Ferramentas como o ciclo PDCA, o diagrama de Ishikawa e 5W3H, são alguns exemplos que destacaremos a seguir e podem ser descritos como modelos fundamentais para a melhoria dos processos de uma organização (JURAN, 2015; OLIVEIRA, 2012). O ciclo PDCA é uma metodologia de gestão consagrada e muito utilizada para o controle de processos organizacionais. Consiste em uma abordagem gerencial constituída por quatro etapas, contidas em um círculo contínuo de atribuições e que se inicia após a observação de alguma não conformidade (resultado indesejado) relacionada aos processos inseridos em um sistema de gestão da qualidade. Ao se identificar algum tipo de não conformidade, os dirigentes responsáveis devem direcionar esforços em busca de soluções (corretivas e preventivas) e estratégias de melhoria contínua dos processos organizacionais (BRITTO, 2015). 44 A mecânica de funcionamento do ciclo PDCA como ferramenta gerencial, denota a associação das principais funções da administração conduzidas de maneira integrada e contínua, por meio de atividades permanetes e organizadas seguindo as etapas de: planejamento (plan); a execução (do); a verificação (check); e a ação (act) (MELO; CARAMORI, 2001). Figura 1–Ciclo básico PDCA (plan, do, check, act) Fonte: adaptada de ABPMP BRASIL (2013, p. 53). Nas empresas, o Ciclo PDCA é ampliado e em cada uma de suas dimensões, novas informações são prospectadas e eventuais não conformidades são tratadas com maior nível de profundidade. Entre as etapas, aquela que mais demanda atenção é o planejamento, ou seja, é fundamental que o planejamento seja bem executado para que as demais etapas sejam eficientes em seus processos e eficazes em seus resultados. Vale descacar que esta metodologia é uma ferramenta importante para o tratamento de problemas advindos de falhas no controle de processos, largamente utilizada por diversas empresas e em diferentes aplicações (BRITTO, 2015). 45 A ferramenta gerencial deve ser utilizada como um modelo dinâmico, sendo que a conclusão de todas as etapas do ciclo fluirá no começo do próximo ciclo, e assim sucessivamente. Seguindo uma abordagem focada na melhoria contínua da qualidade dos processos do negócio, as atividades sempre poderão ser reanalisadas e um novo processo de mudança poderá ser iniciado. A aplicação do Ciclo PDCA engloba diversas possibilidades, podendo ser implementado para a definição de metas de melhoria provenientes dos objetivos da alta gestão ou pode ser utilizada ainda com o intuito de coordenar esforços de melhoria contínua do sistema de gestão da qualidade. Sendo assim, cada programa de melhoria deve começar com um planejamento detalhado, resultar em ações efetivas, em comprovação da eficácia das ações, para, enfim, obter os resultados da melhoria que possam assegurar um melhor desempenho dos processos organizacionais (CAMPOS, 2004). Vejamos cada uma das etapas do ciclo: • Planejamento(plan): etapa de identificação de problemas, não conformidades e definição dos parâmetros gerais para o desenvolvimento de procedimentos de melhorias. No planejamento, a empresa deve estruturar seu plano de ação, seus recursos, sua equipe de trabalho e principais objetivos a serem alcançados. • Execução (do): envolvimento da equipe de trabalho, distribuição de tarefas, atribuições e responsabilidades. A execução conta com o apoio das ferramentas e tecnologias de gestão para que as pessoas possam executar suas atividades de acordo com os parâmetros planejados. • Verificação (check): monitoramento contínuo dos processos executados e avaliação daquilo que foi planejado. A verificação consiste na avaliação comparativa entre os indicadores de 46 performance, os objetivos planejados e os resultados efetivamente alcançados. Nesta etapa, sistema de monitoramento e avaliação de desempenho são ferramentas importantes para o controle das informações. • Ação (act): etapa de esclarecimento dos resultados, compartilhamento do aprendizado e padronização de processos que apresentaram resultados e soluções para os problemas. Neste momento, o gestor deve analisar todos os procedimentos aplicados, revisar etapas de trabalho e refletir sobre quais são os aspectos que necessitam de mudanças, atualizações ou descontinuidade. Em suas bases iniciais, os pressupostos teóricos do ciclo PDCA foram desenvolvidos tendo em vista a aplicação de ações corretivas e procedimentos operacionais de melhoria contínua para o benefício dos sistemas de gestão da qualidade em modelos industriais de organização. Com o passar dos anos, devido a sua abrangência, facilidade de implementação e adaptação as diferentes realidades empresariais, o PDCA é, hoje, uma ferramenta importante para a compreensão de processos empresariais e utilizada para a estruturação de um ciclo de resoluções de problemas, para além das avaliações restritas a gestão da qualidade (MELO; CARAMORI, 2001). O Ciclo PDCA pode ser aplicado tanto como metodologia para implementação de novas abordagens gerenciais quanto para solução de problemas rotineiros. Devido a sua abrangência gerencial, o ciclo PDCA pode ser aplicável em todos os diretórios e níveis de uma organização, considerando, assim, processos que impactam desde as decisões da alta administração até as atividades táticas e tarefas operacionais, ou seja, os princípios teóricos e os mecanismos metodológicos, que caracterizam o ciclo PDCA, podem ser utilizados por qualquer modelo de negócio independentemente do seu tamanho e/ou área de atuação. 47 2. O diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) Também conhecido como diagrama causa e efeito ou de espinha de peixe, o diagrama de Ishikawa é uma ferramenta importante para o detalhamento, análise e solução de problemas inerentes aos produtos, serviços e processos organizacionais. O diagrama apresenta, em sua estrutura, dados coletados e classificados de acordo com categorias pré- estabelecidas e representando potenciais fatores de influência (causas) sobre um problema existente a ser solucionado (efeito) (LANDIVA, 2021; KIRCHNER, 2010). Em outros termos, o diagrama de causa e efeito foi elaborado para representar a relação entre um efeito que se pretende avaliar e todas as possibilidades que podem estar associadas à sua ocorrência. É uma ferramenta que deve ser construída para mostrar de forma visual as causas potenciais que afetam um processo, classificando e relacionando aos seus fatores de impacto (LANDIVA, 2021). Figura 2–Exemplo bruto do diagrama de causa e efeito Fonte: adaptada de Landiva (2021, p. 39). 48 Considerando um processo de fabricação de um determinado produto, de modo geral, de acordo com a metodologia, os fatores problemáticos de influência estão atrelados a sete grandezas de perturbação: 1) ser humano; 2) máquina; 3) método; 4) gestão; 5) ambiente; 6) material e; 7) medição. De acordo com a metodologia, estas são categorias frequentemente definidas e representadas como ramificações (espinhas) principais do diagrama. Os aspectos influentes de cada categoria são detalhados e colocados em menores ramificações, e assim por diante, conforme a necessidade de especificação e detalhamento do problema analisado (KIRCHNER, 2010). Diante disso, do ponto de vista operacional, o diagrama de causa e efeito pode ser construído com base nos seguintes pontos: • Descrição do problema: faça a descrição de modo detalhado do problema averiguado (onde ocorre, quando ocorre e sua extensão). • Métodos de verificação: utilize metodologias (reuniões setoriais, brainstorming, observação de processos etc.) para o levantamento de dados e informações sobre das potenciais causas dos problemas destacados. • Esboço inicial do diagrama: elabore visualmente o diagrama de causa e efeito, inserindo o problema já delimitado e faça a descrição das tradicionais categorias analíticas na sua base (ser humano; máquina; método; gestão; ambiente; material; medição). • Análise de dados: faça a interpretação dos dados coletados, no sentido de avaliar as causas gerais do problema, observando aqueles pontos que apareçem com maior frequência e intensidade. • Construção do diagrama: descreva o problema e, com base nas informações coletadas, por meio de diferentes métodos de 49 pesquisa e levantamento de dados, desenvolva o detalhamento das potenciais causas no diagrama. Veja o exemplo da imagem a seguir: Figura 3–Exemplo da aplicação do diagrama de Ishikawa Fonte: adaptada de Kirchner (2010, p. 88). De maneira geral, como observado, a imagem apresenta o problema técnico referente a peça/ compotente que deverá ser resolvido, sua descrição detalhada, os possíveis fatores influentes (causas) são levantados (preferencialmente, com a participação de diferentes membros da equipe envolvidos) e, em seguida, os potenciais fatores influentes são classificados com base nas categorias (grandezas de perturbação) e colocados como ramos ou espinhas no diagrama. Sendo assim, é possível verificar, com mais precisão, os fatores que estão impactando diretamente no problema inicialmente destacado. Com a conclusão das etapas, é importante seguir com a aplicação de ferramentas de resolução de problemas e, posteriormente, com a utilização de ferramentas de estruturação do plano de ação, como a feramenta 5W2H (LANDIVA, 2021; LOBO, 2020). 50 3. Plano de ação: 5W2H O 5W2H consiste em um instrumento metodológico utilizado para a construção de um plano de ação organizacional. A ferramenta contribui para que o dirigente e/ou o colaborador faça a descrição detalhada das principais atividades e tarefas que deverão ser executadas em um plano sistematizado de ações operacionais, com objetivo de resolução de problemas, implementação de processos e/ou melhorias organizacionais. Trata-se de uma abordagem metodológica que estabelece sete parâmetros, que devem ser estruturados para a sequência ordenada de atividades e tarefas que deverão ser executadas (CAMPOS, 2004): 5W: • What (o que será feito?). • Why (por que será feito?). • Where (onde será feito?). • When (quando será feito?). • Who (por quem será feito?). 2H: • How (como será feito?). • How much (quanto vai custar?). Os questionamentos destacados em cada etapa da metodologia são diretrizes centrais para que as organizações percebam as principais atividades, objetivos, recursos e tecnologias necessárias para a execução de determinada atividade, tarefa, processo ou projeto de negócio. Com 51 base nessas diretrizes, as empresas podem estruturar seu plano de ação. Tabela 1–Exemplo de checklist de atividades – plano de ação: 5W2H. (objetivos, justificativa e resposabilida- des pelo geren- ciamento do plano de ação) Plano de ação – Checklist (5W2H) Objetivo: Implementação de um sistema de informação para gerenciamento das vendas. Motivo: Ausência de mapeamento de dados e informações no setor comercial. Setor Res- ponsável: Departamentocomercial. Datas: Início: fev/2022 até jul/2022. (parâmetros do do plano de ação baseados na metodolo- gia 5W2H) 5W 2H WHAT (QUE?) WHO (QUEM?) WHY (POR QUE?) WHERE (ONDE?) WHEN (QUAN- DO?) HOW (COMO?) HOW MUCH (QUANTO?) (exemplo de detalhamento das principais atividades e tarefas corres- pondentes ao plano de ação, para a imple- menação de um sistema de gestão comer- cial) DEMANDA SETOR RES- PONSÁVEL JUSTIFICA- TIVA LOCAL PRAZO RECURSOS/ MÉTODOS ORÇAMEN- TO Aquisição de novos com- putadores e acessórios. Departamen- to de Com- pras. Falta de equi- pamentos compatíveis com o novo sistema. Departamen- to comercial e marketing. Mar/2022. Cotações e negociação dos equipa- mentos, com base nos pro- cedimentos de aquisição. R$ 20.000,00. Treinamento e capacitação da equipe co- mercial para utilização dos sistema. Departamen- to Comercial e Marketing. Melhoria da performance da equipe com relação a utilização do sistema. Treinamento in company e conteúdo on-line. Abr/2022. Plataformas on-line de cursos; con- tratação de profissionais especializa- dos. R$ 10.000,00. Auditoria interna para consolidação do sistema implemen- tado. Deparamento Comercial e Departamen- to de Quali- dade. Verificação da eficácia das proce- dimentos e tecnologias implementa- das. Departamen- to Comercial e Marketing. Jul/2022. Utilização de manuais específicos e das tecno- logias imple- mentadas. R$ 300,00. Fonte: elaborada pelo autor. O plano de ação é importante para o gerenciamento de processos, pois auxilia as equipes de trabalho no direcionamento das ações, na aplicação dos recursos e na organização das principais ideias a serem implementadas. O desenvolvimento de um processo efetivo, utilizando o 5W2H, dá o suporte metodológico para alcance dos objetivos, reduz erros e desperdícios nos processos, além de contribuir para a 52 maximização do desempenho nos processos de negócio (LANDIVA, 2021; LOBO, 2020). Considerando as constantes transformações no ambiente econômico global, as organizações precisam desenvolver ferramentas, metodologias e estratégias de gestão cada vez mais flexíveis e dinâmicas para sobreviver no mercado altamente competitivo. Isso se deve a sociedade dos tempos atuais, que vem estabelecendo como base a utilização das tecnologias da informação associadas aos métodos e ferramentas gerenciais como parâmetros para o desenvolvimento organizacional. Ferramentas de gestão, instrumentos e métodos de medição de desempenho, sistemas integrados de processamento de dados, modelos de pesquisa em ambientes e plataformas virtuais, redes sociais digitais, entre outras tantas ferramentas de controle e gerenciamento de processos, vem se destacando na contemporaneidade e são fundamentais para a implementação de procedimentos operacionais e sistemas de gestão da qualidade. Referências ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS BRASIL. ABPMP BPM-CBOK V3.0: guia para o Gerenciamento de Processos de Negócio. 1. ed. 2013. BRITTO, E. Qualidade Total. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2015. CAMPOS, V. F. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia. 8. ed. Belo Horizonte: Desenvolvimento Gerencial, 2004. JURAN, J. M.; DEFEO, J. A. Fundamentos da Qualidade para líderes. São Paulo: Grupo A, 2015. KIRCHNER, A. Gestão da Qualidade. São Paulo: Blucher, 2010. LANDIVA, T. H. Gestão da Qualidade Total. São Paulo: Saraiva, 2021. LOBO, R. N. Gestão da Qualidade. São Paulo: Saraiva, 2020. OLIVEIRA, O. J. Gestão da Qualidade: tópicos avançados. São Paulo: Cengage Learning Brasil, 2012. 53 BONS ESTUDOS! Sumário Apresentação da disciplina Qualidade empresarial: aspectos introdutórios Objetivos 1. Qualidade no contexto empresarial 2. A importância da qualidade empresarial 3. Gestão da Qualidade Total (Total Quality Management-TQM) Referências Gestão da qualidade total: conceitos e características Objetivos 1. Eras da qualidade: da inspeção à qualidade total 2. Gestão da qualidade total: conceitos e características 3. Princípios da qualidade total Referências Gerenciamento dos processos organizacionais Objetivos 1. Processos organizacionais. 2. Gerenciamento de processos de negócio 3. O papel das pessoas no gerenciamento de processos de negócio Referências Ferramentas de gestão da qualidade e processos organizacionais Objetivos 1. O ciclo PDCA (plan, do, check, act) 2. O diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) Referências