Logística na Prática - Manual do Depto de Compras

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Logística na Prática - Manual do Depto de Compras 
De uma maneira geral, o Departamento de Compras é sempre visto com 
desconfiança por todos. É sempre motivo de piadinhas como "Atrás de uma 
bola vem sempre um comprador", fazendo alusão a propaganda da campanha 
contra acidentes no trânsito que dizia "Motorista cuidado - Atrás de uma bola 
vem sempre uma criança". 
Se o Departamento de Compras ganhou esta fama, é porque motivos tiveram e 
porque sempre existiram maus profissionais, como aliás existem em todos os 
setores. 
É preciso que os bons profissionais comecem a fazer a sua parte para que o 
Brasil perca esta fama do "País do jeitinho". Afinal estamos em plena era da 
globalização, onde os novos parceiros, fornecedores e clientes podem surgir 
de qualquer parte do mundo e temos que ter nossas empresas preparadas para 
isto, pois com certeza se não estivermos perderemos uma grande chance, o 
que poderá não repetir tão cedo ou nunca mais. 
Foi pensando nisto que resolvi fazer o artigo "Manual do Departamento de 
Compras". Nele o profissional de Compras achará tudo que precisa para 
trabalhar bem e inibir/aniquilar a presença de maus profissionais. Tenho 
bastante experiência nisto, pois liderei por muitos anos uma grande equipe de 
Compras, que era responsável por comprar todos os materiais, para dez 
fábricas de um importante grupo industrial. 
Abaixo todos os tópicos do manual, com as devidas explicações: 
 Para formar um Departamento de Compras, dê preferência em contratar 
profissionais sem muita experiência que são mais motivados a aprender 
e serem moldados ao seu sistema ou que tenham experiência, mas que 
estejam dispostos a mudar seu modo/sistema de trabalhar, pois acontece 
muito no mercado de ter profissionais experientes que trazem consigo 
muitos "vícios" pelo sistema que utilizavam. Isto poderá provocar 
dificuldades em adequá-los ao seu sistema/padrão de trabalho. Quando 
isto acontece, você ouve falar muito "Eu sempre fiz deste jeito e deu 
certo"; 
 Divida seu Depto de Compras por grupo de materiais e não por 
empresas. Se dividir por empresas, 2 ou mais compradores poderão 
estar comprando numa mesma ocasião os mesmos materiais. Com a 
divisão por empresa perdem barganha para negociar um melhor 
desconto pelo pacote geral (para todas as empresas), mesmo que a Nota 
Fiscal saia uma para cada empresa. Fora isto, ganha tempo, já que um 
comprador poderá atender todas as empresas com um único processo de 
compras; 
 Procure treinar cada comprador para que seja responsável por grupos de 
materias mais homogêneos e assim os farão especialistas. Por exemplo, 
um poderá cuidar de grupos de materiais elétricos, eletro-eletrônicos, 
fios/cabos, instrumentos de medição, etc.; outro com grupos de chapas, 
perfilados/tarugos, telas/grades, metais não-ferrosos, tubos, etc.; outro 
com grupos de correias em v, correias/esteiras 
transportadoras/elevadoras, borrachas em geral, etc.; outro com grupos 
de materiais de limpeza, materiais de escritório, veículos/peças, etc.; e 
assim por diante; 
 De tempo em tempo, faça rodízio dos grupos para que todos os 
compradores saibam comprar de tudo. Isto ajudará a ter uma equipe 
polivalente, a cobrir férias de cada comprador sem dificuldades e 
principalmente de controlar melhor se não está havendo algum tipo de 
"favorecimento" por parte do comprador a algum fornecedor. É mais 
difícil um fornecedor fazer esquema com vários compradores; 
 De preferência em deixar todos os compradores juntos em uma mesma 
sala ou espaço amplo. É importante esta integração, pois é normal 
trocarem idéias, experiências e cooperação o tempo todo. Também cria 
uma união e solidariedade no grupo; 
 Oriente-os para que tenham conhecimento pleno sobre a empresa que 
trabalham, como normas internas, procedimentos, posturas, valores e 
filosofia de trabalho. Como representantes da empresa, é importante 
saberem isto; 
 Oriente-os para que tenham uma boa e objetiva linguagem, boa 
apresentação pessoal, transparência na conduta e nas atitudes com os 
fornecedores e para que não criem nenhum tipo de intimidade com os 
fornecedores, por mais contato que façam; 
 Crie um arquivo de catálogos, literatura técnica, especificações e 
medidas de chapas, perfilados e tarugos, etc., para que sirva de subsídio 
para sua equipe consultar e para informar sempre que necessário aos 
usuários finais (requisitantes dos pedidos de compra); 
 Tenha uma política de salários e benefícios justa e compatível com a 
função e responsabilidades, que aliás é muito estressante. O comprador 
valorizado com certeza "vestirá mais a camisa da empresa" e terá 
condições de trabalhar mais concentrado nas suas atividades. Tem 
muitas empresas que exploram seus compradores e valorizam seus 
vendedores. É um grande erro, pois o Departamento de Compras pode 
ser tão ou mais importante que o Departamento de Vendas, mas isto já 
seria assunto para outro artigo; 
 Faça um trabalho sério de cadastramento de novos fornecedores para o 
seu grupo de fornecedores consultados. Procure conhecer a empresa em 
geral, como passado, proprietários, linha de produtos que comercializa, 
etc. Cuidado com empresas de linha de produtos muito genérica, pois 
quem diz que conhece muito, geralmente conhece um pouco de cada 
coisa. Empresas especializadas em determinados grupos de produtos 
são mais confiáveis e poderão lhe atender melhor. Tem muitas 
empresas que tem vários nomes, mas que no fundo é uma só. Fique 
atento, pois em um processo de compra, poderá ter 3 consultados, 
sendo que 2 são do mesmo grupo. Neste caso, um irá cotar mais caro 
para evidenciar o preço do outro; 
 Sempre cote com pelo menos 3 (três) fornecedores cada processo. Se 
for um pacote de muitos itens, cote com pelo menos 5 (cinco) 
fornecedores. Quando são vários itens é difícil todos os fornecedores 
cotados terem tudo. Cotando com 5 diminui esta probabilidade. Isto 
ajuda a não dar um retrabalho de ter que fazer outra cotação para os 
itens não cotados; 
 Nunca deixe os fornecedores saberem com quem estão concorrendo em 
cada processo. Isto poderá lhe dar dor de cabeça futura, pois podem de 
alguma maneira combinar algum tipo de divisão de atendimento; 
 Procure codificar todos os materiais que compra, independente da 
empresa. Por exemplo, um martelo de 2 kg com cabo 30 cm terá que ter 
o mesmo código de material para todas as empresas. Isto facilitará para 
que sua cotação esteja certa e não gere um retrabalho, pois terá uma 
descrição completa com os dados necessários para identificação do 
material desejado. Se não tem padronização, poderá acontecer de cotar 
para uma empresa como "Martelo de 2 kg com cabo 30 cm", para outra 
como "Instrumento de bater prego" e para uma outra como "Martelete 
de marcineiro". O importante é que os fornecedores saibam o que você 
quer e a sua cotação não seja de duplo sentido. Um atendimento errado 
gera a devolução e aí quem pagará o frete de ida/volta e o custo do 
cancelamento da Nota Fiscal? Provavelmente não será o fornecedor, 
que alegará que atendeu certo; 
 Padronize também as unidades de medidas (peça, kilo, lata, bombona, 
caixa, litro, etc.). Não pode pedir um mesmo material por peça para 
uma empresa e por kilo para outra; 
 Procure padronizar junto aos requisitantes, meses próprios para compra 
de determinados grupos de materiais. Isto gerará pacotes maiores e 
assim terá maior poder de barganha na negociação. Por exemplo: 
Rolamentos compra em fevereiro, junho e outubro; e assim por diante. 
O que não puder esperar o mês da programação, compra-se num 
processo rápido mais urgente; 
 Mantenha um sistema no seu micro (Rede), que cadastre sempre as 
condições de fechamento da última compra para cada código de 
material. Servirá de subsídio para negociar uma nova compra. Isto não 
é necessário para quem já tem o software de Compras, pois já tem esta 
função; 
 Não precisa fazer novo processode compra, caso o fornecedor esteja 
mantendo os mesmos preços para os mesmos materiais da última 
aquisição, bem como as demais condições comerciais (condição de 
pagamento, prazo de entrega, local de entrega, etc.); 
 Para organizar as mesas dos compradores, que geralmente são lotadas 
com pilhas de processos, utilize capa plástica para cada processo e as 
etiquete com o número do processo. Isto ajuda muito ao comprador e 
também para outros acharem algum processo em caso de ausência do 
comprador; 
 Oriente seu comprador para nunca falar ao fornecedor que precisa de 
determinado material com urgência, pois senão perderá todo o poder de 
negociação. Se o fornecedor sabe que precisa do(s) material(ais) com 
urgência ficará irredutível nas condições comerciais e sabe que você 
não poderá esperar mais tempo para fechar a compra; 
 Oriente seu comprador para não aceitar convites dos fornecedores para 
almoço ou jantar de negócios, ou mesmo espontâneo (sem motivo 
aparente, só gentileza). Os vendedores começam falando de outros 
assuntos como futebol, carros, etc., mas devagar no meio da conversa 
vão indagando sutilmente sobre assuntos de trabalho e sem querer os 
compradores acabam falando coisas que não deveriam informar a 
ninguém de fora da empresa. Os vendedores são treinados para isto e 
acabam conseguindo informações valiosas, sem que o comprador 
perceba o que está fazendo; 
 Quanto a brindes de final de ano distribuidos pelos fornecedores, não 
vejo mal em aceitar. Lógico que desde que não sejam objetos de muito 
valor, pois senão será motivo de desconfiança. Nenhum fornecedor vai 
dar objetos valiosos para todos os seus clientes. Para que tenha controle 
do que estão recebendo, peça a toda equipe que relacione 
individualmente os brindes recebidos e o nome da empresa que deu; 
 Organize algum tipo de controle dos dados dos fornecedores com 
nome, telefone, fax, e-mail, endereço do site, nome(s) do(s) contato(s), 
linha de produtos, etc. Este controle pode ser por fichas ou pastas, 
físicas e/ou no micro (Rede Interna). O importante é que tenha o acesso 
fácil de todos. Aliás tudo em um Departamento de Compras tem que 
ser aberto a todos, pois todos utilizam. As informações não podem ser 
exclusivas de ninguém; 
 De tempo em tempo (você determina o período) faça uma reunião com 
toda a equipe para trocarem idéias, experiências e principalmente 
informações. Poderá aproveitar estas reuniões para cobrar as 
pendências, avaliar o grupo e determinar metas. É importante dar um 
feedback a todos sobre a performance do grupo ou de cada um. Tem 
muito gerente ou chefe que em geral, só cobra e nunca elogia a sua 
equipe, pois acham (erradamente) que elogios podem "estragar" o 
funcionário. Pelo contrário o elogio é uma forma de estímulo. Está 
provado por várias pesquisas, que um funcionário não se mantém no 
emprego só pelo salário e benefícios, mas sim principalmente pelo 
ambiente e reconhecimento que tem junto aos colegas e superiores; 
 Para ganhar a confiança dos seus compradores tem que mostrar que 
conhece a fundo o assunto (isto eles irão descobrir com o tempo e não 
adianta querer impor com palavras ou pelo nível hierárquico) e 
seja/haja naturalmente, sendo verdadeiro sempre. Tem muito 
chefe/gerente que em reuniões com superiores fala "Eu fiz", "Eu 
aconteci", etc. e quando é alguma coisa negativa fala "Fulano que fez", 
"Eu não sabia disto", "Eu desconhecia este fato". Tem que falar sempre 
"Nós fizemos", não importa se foi bom ou ruim, é um trabalho em 
equipe e não de pessoas isoladas. Falar que desconhece o assunto ou 
que não sabia, não ameniza em nada a situação destes chefes/gerentes 
junto aos seus superiores, pois mostra que em seu departamento não 
sabe de nada que acontece, ou seja, é uma bagunça; 
 Faça uma planilha de cotação de preços (no micro ou 
imprimida/formulário) completa e padronizada, onde tenha espaço para 
a descrição dos materiais, colunas dos fornecedores para lançamento 
dos seus dados e preços, espaço para condição de pagamento, impostos, 
prazo de entrega, observações, etc.; 
 Dê certas autonomias para sua equipe baseada em valores. Não 
centralize muito as decisões na chefia/gerência, pois acumulará 
processos e gerarão demoras no atendimento. Tem outras maneiras de 
supervisionar o serviço de negociação e fechamento dos processos sem 
centralizar todas as decisões; 
 Sempre que tiver/surgir oportunidades faça com que seus compradores 
façam cursos, pois é necessário em todas as funções aprender mais ou 
simplesmente atualizar os conhecimentos; 
 Crie contratos junto a grandes fornecedores ou fornecedores únicos 
(aqueles em que tem que ser deles a peça/equipamento) para que 
durante 1 ou 2 anos mantenha fixos os preços e demais condições 
comerciais de toda a sua linha, ou que até reajuste mais seguindo 
determinados índices pré-estabelecidos e acordados. Isto facilitará o 
processo de compra; 
 Ao fazer a cotação de materiais especiais, informe sempre aos 
fornecedores que precisará que forneçam Certificados de Qualidade, 
Certificados de Ensaios Químicos, etc. Inclusive deverá ser colocado 
também como observação no "Pedido de Compra" ou "Autorização de 
Fornecimento"; 
 Para a cotação de materiais especiais ou conforme desenho, informe 
sempre aos fornecedores que o seu engenheiro ou técnico do Depto de 
Controle de Qualidade, irá fazer inspeções durante a confecção dos 
mesmos e também dará a aprovação final, antes da entrega. Isto evitará 
que um material feito especialmente para sua empresa, chegue errado 
para o usuário/requisitante final; 
 Existem muitas negociações de pacotes de altos valores que os 
fornecedores gostam de fazer pessoalmente, devido a importância para 
a empresa em caso de fechamento. O vendedor costuma vir 
acompanhado do seu gerente, diretor ou até mesmo de um dos sócios. 
Nestes casos procure participar, pois duas pessoas negociam melhor. 
Isto por causa de vários fatores, como mais experiência de um, para não 
deixar passar nenhum detalhe sem ser falado, por às vezes precisar de 
um tempo para pensar enquanto o outro fala de outro aspecto, etc.; 
 Calcule o Tempo de Ressuprimento (Tempo de Solicitação do material 
+ Tempo de Compra + Tempo de Entrega + Tempo de Transporte) para 
cada empresa requisitante, dividindo de acordo com o grupo de 
materiais. Isto ajudará ao usuário para que possa saber em quanto 
tempo terá o produto/material requisitado e também servirá para que 
depois não fique cobrando/apressando o Depto de Compras, pois saberá 
que é preciso um tempo médio para cada processo de compra; 
 Nunca pressione seus compradores para fecharem depressa um 
determinado pacote, pois isto pode gerar erros e é um trabalho de 
muitos detalhes e atenção. Geralmente o requisitante/usuário demora 
para fazer o pedido, o gerente de Materiais demora para passar para 
Compras, sabem que Compras necessita um período para o processo de 
compra e que precisa um período de transporte até o local de uso, mas 
mesmo assim cobram agilidade no atendimento como se tivessem 
passado a requisição há 3 meses. Sempre sobra para o Depto de 
Compras que é a parte final do processo, mas não deixe que isto 
atrapalhe/prejudique o seu trabalho, absorvendo culpas que não tem; 
 Não consulte fornecedores para um novo processo de compras, que 
estejam tendo problemas para atender pedidos já colocados. Pode ser 
problema de preço, prazo de entrega, impostos, etc. Para isto, consulte 
sempre seu Depto de Follow-up; 
 Os fornecedores que não agirem ou cumprirem os pedidos de acordo 
com o fechamento e não quiserem fazer os acertos ou correções, os que 
tentarem subornar seu(s) comprador(res) ou mesmo que estão tendo 
algum tipo de problema sério no mercado, deverão ser excluídos como 
fornecedores e colocados em uma "Lista Negra". Neste caso, é 
importante que o mesmo saiba que está na "Lista Negra" e por quais 
motivos. Um fornecedorda "Lista Negra" poderá sair da mesma e 
voltar a ser consultado, desde que resolva ou acabe com os motivos que 
o fizeram entrar nesta lista; 
 De vez em quando faça um tipo de "auditoria surpresa" em um 
processo de compras e veja como foi conduzido pelo seu comprador, se 
os documentos estão anexados conforme padrão, etc. Se achar 
necessário, ligue para os fornecedores participantes e cheque as 
condições ofertadas e negociadas, principalmente com quem perdeu. É 
importante fazer este cruzamento de informações. 
Estes são aspectos que julgo importante pela minha experiência e que poderão 
ajudar você a formar ou melhorar seu Departamento de Compras. 
Hoje em dia com as compras podendo ser também pela Internet ganhamos 
uma nova ferramenta, mas os princípios de Compras não se alteraram e 
seguem este Manual de Compras. 
 
março/2002 
 
Marcos Valle Verlangieri, 
Diretor da Vitrine Serviços de Informações, empresa que criou e mantém 
o www.guiadelogistica.com.br ou www.guialog.com.br . 
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