Arquivologia: Teoria e Prática

Prévia do material em texto

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA 
Teoria, dicas, Legislação, dicionário de 
termos técnicos e exercícios. 
ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS 
IMPORTANTES 
- Arquivologia
Em síntese, a Arquivologia é um rol de 
conhecimentos teóricos e práticos voltados para a 
organização e gestão dos arquivos, tais como: 
organização e direção de arquivos, gestão de 
documentos, recuperação da informação, microfilmagem, 
conservação, preservação e restauração de documentos, 
etc. 
Trata-se da Ciência e disciplina que objetiva 
gerenciar todas as informações que possam ser 
registradas em documentos de arquivos. Para tanto, 
utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos 
diversos, que são aplicados nos processos de 
composição, coleta, análise, identificação, organização, 
processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, 
fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação 
de informações. 
- Arquivo
 O conjunto de documentos que, independente da
natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação 
natural ao longo das atividades de pessoas físicas ou 
jurídicas. 
 Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins
desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e 
recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter 
público e entidades privadas, em decorrência do exercício 
de atividades específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos. (Lei 8.159/1991) 
- Documento e documento de arquivo
Podemos entender como documento o objeto que 
transpõe uma informação. Um documento é formado 
necessariamente por dois objetos: o suporte (papel, CD, 
fita, microfilme) mais o conteúdo ou informação nele 
registrado. Caso não exista um ou outro desses objetos, 
não há que se falar em documento. 
Consideram-se documentos de arquivo aqueles 
produzidos no cumprimento de uma atividade 
administrativa ou de gestão, seja pública ou privada. 
- Princípios
 Princípio da Proveniência: princípio básico da
arquivologia segundo o qual os arquivos gerados por uma 
instituição ou pessoa não devem ser misturados aos de 
outros geradores. 
 Princípio da Territorialidade: também 
conhecido como Princípio da Proveniência Territorial. 
Trata-se de uma derivação do Princípio da 
Proveniência, segundo o qual os arquivos devem ser 
conservados em serviços de arquivo do território em que 
foram produzidos, exceto os documentos elaborados 
pelas representações diplomáticas ou resultantes de 
operações militares. 
Para que os arquivos permaneçam vivos, sejam 
utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o 
mais próximo possível do local emanado ou que 
influenciaram a sua produção. Esse local pode ser 
nacional, regional e institucional. 
Assertiva de concurso: A proveniência 
territorial deu origem ao princípio da 
territorialidade, segundo o qual os arquivos 
devem ser conservados em serviços de arquivo 
do território onde foram produzidos. (Arqiv. 
Anal.Jud. TRE-ES/CESPE/2011) 
 Princípio do Respeito à Ordem Original:
princípio que, levando em conta as relações estruturais e 
funcionais que presidem a gênese dos arquivos, garante 
sua organicidade. 
 Princípio da Pertinência: os documentos devem
ser reclassificados por assunto sem levar em 
consideração a proveniência e a classificação original. 
Praticamente não é mais utilizado. 
- Classificação dos Arquivos
A Lei nº 8.159, de 08/01/1991 estabelece como 
tipos de arquivo os arquivos públicos e privados (Ver 
Anexo Nº 01). 
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos 
são estudados, eles também podem ser classificados 
segundo: 
- entidades mantenedoras: em face das
características das organizações, os arquivos
por elas produzidos podem ser públicos
(federal, estadual, municipal), institucionais
(igrejas, associações, entidades sem fins
lucrativos), comerciais (firmas, corporações,
companhias), familiais ou pessoais.
1
mailto:santos.janilson@uol.com.br
http://www.editoradince.com.br/
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica#Documento
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica#Arquivo
- estágios de sua evolução: arquivo de 1ª idade
ou corrente, arquivo de 2ª idade ou
intermediário e arquivo de 3ª idade ou 
permanente. 
- extensão de sua atuação: arquivos setoriais
(cumprem funções de arquivo corrente) e
arquivos gerais (recebem os documentos 
correntes, centralizando as atividades de 
arquivo corrente). 
- natureza dos documentos: arquivo especial
(aquele que em sob sua guarda documentos de
formas físicas diversas, como fotografias, 
discos, fitas, cd-room, disquetes, microformas 
etc.) e arquivo especializado (é o que tem sob 
sua custódia os documentos resultantes da 
experiência humana num campo específico, 
independentemente da forma física que 
apresentem, como por exemplo, os arquivos 
médicos, de imprensa, de engenharia etc.). 
Assertiva de concurso:No que se refere aos 
arquivos, a classificação tanto pode significar a 
organização de documentos de acordo com um 
plano de classificação ou quadro de arranjo como 
a atribuição de graus de sigilo a documentos ou às 
informações neles contidas.(Tec.Desenv.Fisc.Ag. 
SEAPA/CESPE/2009) 
Entidade Mantenedora: Podem ser Público ou 
Privado: 
Público: Órgãos dos Poderes Executivo, 
Legislativo e Judiciários, nas esferas Federal, Estadual, 
Municipal e do DF. Também são considerados públicos os 
Arquivos das Fundações Públicas e Empresas Públicas. 
Privado: São aqueles mantidos por instituição de 
caráter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das 
Lojas Renner, arquivo da TV Brasília. 
Natureza dos documentos 
Especiais: São arquivos em que os documentos 
cuja forma física (suporte) exija cuidado especial, 
diferenciado, por causa da sua preservação ou manuseio. 
Relacionado a forma física do documento, 
relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, 
Negativo, Microfilme. 
Especializados: São aqueles que mantêm em sua 
guarda documentos de determinada área do 
conhecimento. 
Relacionado a assunto específico, relacionado a 
uma área do conhecimento. Ex: Arquivo Médico, Arquivo 
Cartográfico, Arquivos de Engenharia. 
Estágio de Evolução: 
Arquivo Corrente: São os Arquivos que guardam 
os documentos mais novos e mais utilizados pela 
instituição. No Arquivo Corrente os documentos possuem 
grande frequência de uso, possuem fim administrativo. 
DICA: 
É a fase em que os documentos são 
criados; 
- Nesta fase os documentos tramitam
bastante e são muito consultados; 
- Os arquivos correntes se localizam nos
próprios setores que produzem/recebem os 
documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais 
próximos a estes (Arquivo Central/Geral). 
Arquivo Intermediário: São os Arquivos que 
guardam os documentos menos utilizados pela instituição. 
No Arquivo Intermediário os documentos possuem baixa 
frequência de uso, mas ainda possuem fim administrativo. 
DICA: 
É a fase em que os documentos ainda têm 
valor administrativomas são pouco consultados; 
- Permite que os setores otimizem seu
espaço; 
- Não há necessidade de serem 
conservados próximos aos setores; 
- Nesta fase, os documentos aguardam sua
destinação final (eliminação ou guarda 
permanente); 
- É também chamado de limbo ou
purgatório. 
Arquivo Permanente: São os Arquivos que 
guardam os documentos que, já tendo cumprido seu fim 
administrativo, sua função administrativa, agora são 
preservados, conservados, pelo seu valor histórico para 
Instituição. 
DICA: 
É a fase em que os documentos já 
perderam seu valor administrativo e são guardados 
pelo seu valor histórico, probatório ou informativo; 
- Os documentos desta fase JAMAIS serão
eliminados. 
ATENÇÃO!! 
Documentos de Arquivo Permanente 
JAMAIS poderão ser eliminados 
Extensão de sua atuação: 
Arquivos Setoriais: São aqueles instalados nos 
setores que utilizam os documentos, onde ficam os 
documentos do uso do dia a dia. 
Arquivos Centrais: São aqueles localizados fora 
do local de trabalho, e acumulam em um único local, 
documentos de provenientes dos diversos setoresda 
instituição, de forma centralizada. 
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (ESTÁGIOS DE 
EVOLUÇÃO) 
O ciclo vital dos documentos compreende as 
fases pelas quais um documento ou um conjunto destes 
passam dentro de uma organização, desde a sua criação 
até a sua destinação final. Tais fases são definidas de 
acordo com a frequência de uso dos documentos dentro 
da instituição (pessoa física ou jurídica, pública ou 
privada) e são divididas em: primária, intermediária e 
permanente. Esse ciclo também é conhecido como 
“teoria das três idades”. A seguir veremos cada uma 
delas. 
1ª idade C Corrente 
2ª idade I Intermediário 
3ª idade P Permanente 
Arquivos de 1ª idade ou correntes: 
Constituídos de documentos em curso ou 
consultados frequentemente, conservados nos escritórios 
ou nas repartições que se recebem e os produziram em 
dependências próximas de fácil acesso. 
Arquivos de 2ª idade ou intermediários: 
2
Constituídos de documentos que deixara de ser 
frequentes consultados, mas cujos órgãos que os 
receberam e os produziram podem ainda solicita-los. A 
permanência dos documentos nesses arquivos é 
transitória. 
Arquivos de 3ª idade ou permanentes: 
Constituído de documentos que perderam do todo 
valor de natureza administrativa e que conservam em 
razão de seu valor histórico (probatório e informativo) os 
meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são 
os arquivos propriamente ditos. 
A cada uma dessas fases, corresponde uma 
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, 
consequentemente, uma organiza organização adequada. 
Assertiva de concurso: De acordo com a 
chamada teoria das três idades, há uma clara 
diferenciação entre arquivos correntes, 
intermediários e permanentes, em que a descrição 
nestes últimos é usada para permitir a pesquisa. 
(Assessor Espec.IPEA/FCC/2004) 
 ARQUIVO CORRENTE
Conjunto de documentos estreitamente vinculados 
aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos 
ou recebidos no cumprimento de atividades-fim
(1)
 e
atividades-meio
(2)
 e que se conservam junto aos órgãos
produtores em razão de sua vigência e da frequência com 
que são por eles consultados. 
Ao arquivo corrente devem ser encaminhados não 
só os documentos cujas questões tenham sido 
solucionadas, como os que, embora ainda em curso, 
precisam aguardar o cumprimento de formalidades, onde 
sobressaem as de caráter administrativo, jurídico, técnico 
ou científico. 
Nesta etapa, tendo em vista a frequência de uso 
do documento pelo órgão que o produziu, são práticas 
rotineiras: 
- inspeção: verificação não só da presença do
competente despacho de arquivamento, como
também da existência de antecedentes, 
providenciando-se a devida reunião, se for o 
caso. 
- análise: confirmação ou não da codificação
adotada pelo protocolo (se o documento chegar
ao arquivo corrente sem classificação, este é o
momento de classificá-lo); complementação da
classificação por outros métodos de 
arquivamento (nome, local, data), se 
necessária; estabelecimento de referências 
cruzadas. 
- ordenação: disposição física dos documentos, de
acordo com a codificação.
- arquivamento: inserção do documento na
unidade de arquivamento pré-estabelecida,
utilizando pastas adequadas e sinalização
visível (projeções, etiquetas etc.).
- empréstimo e consulta: retirada do documento do
arquivo para tais fins, utilizando-se, nessa
operação, guias-fora (para assinalar a remoção 
temporária de documentos) e recibos de 
empréstimo devidamente preenchidos. 
Como atuação do arquivo corrente, inclui-se 
também participação nos processos de avaliação
(3)
 e na
produção
(4)
 de documentos, esta última no que concerne
ao uso de suportes adequados. 
 ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Conjunto de documentos originários de arquivos 
correntes, com uso pouco frequente, que aguardam, em 
depósito de armazenamento temporário, sua destinação 
final. 
O arquivo intermediário corresponde à segunda 
idade do ciclo vital dos documentos. Consiste em depósito 
de armazenamento temporário para aqueles que ainda 
dispõem de valor administrativo, embora sem uso 
frequente, e para a documentação de órgãos extintos, 
suprimidos e desativados. 
É importante lembrar que num arquivo municipal 
de pequeno porte o armazenamento intermediário pode 
ser realizado mediante o estabelecimento de uma 
atividade, sem que seja imprescindível a existência de 
unidade organizacional especificamente criada para esse 
fim. Suas ações básicas são: 
- aplicação da tabela de temporalidade
(9)
, com o
devido acompanhamento dos prazos nela
estabelecidos;
- promoção de medidas necessárias à efetivação
do recolhimento de documentos ao arquivo
permanente;
- manutenção da organização dos documentos
pelos respectivos órgãos de origem.
Os depósitos de arquivamento intermediário 
deverão ser de fácil acesso, localizando-se, de 
preferência, em imóveis e bairros menos valorizados, com 
instalações e equipamentos de baixo custo. 
 ARQUIVO PERMANENTE
Conjunto de documentos cujo potencial de uso 
para a instituição e/ou a sociedade recomenda devam ser 
preservados. 
No arquivo permanente ficam os documentos cuja 
guarda definitiva foi indicada no processo de avaliação. 
Tais documentos, uma vez recolhidos, passam a integrar 
o chamado patrimônio arquivístico municipal, em virtude
de seu valor permanente.
Uma das principais características do arquivo 
permanente é a de ser acessível a todos. Ao contrário das 
fases precedentes, quando o acesso é apenas facultado 
aos órgãos produtores (ou a outros interessados, 
mediante concessão especial), a terceira idade significa 
que os arquivos são públicos por excelência. Por essa 
razão, os documentos só podem ser consultados no local, 
não havendo mais qualquer modalidade de empréstimo. 
Dentre as atividades típicas do arquivo 
permanente, destacam-se o arranjo, a descrição e a 
conservação de documentos. 
-arranjo: disposição física dos documentos de
arquivo, com base na sua classificação
(12)
.
-descrição: conjunto de procedimentos que, a
partir de elementos formais e de conteúdo, 
permitem a identificação de documentos e a 
elaboração de instrumentos de pesquisa
(13)
.
-conservação: conjunto de medidas e 
procedimentos destinados a assegurar a 
proteção física dos arquivos contra agentes de 
deterioração. 
_____________ 
(1) atividades-fim: conjunto de encargos desenvolvidos por uma
instituição para o desempenho de suas competências 
específicas. 
3
(2) atividades-meio: conjunto de encargos desenvolvidos por
uma instituição para auxiliar e viabilizar o desempenho de
suas competências específicas. 
(3) avaliação: processo de análise de documentos, visando a
estabelecer sua destinação(5) de acordo com os valores que
lhes forem atribuídos. 
(4) produção: entende-se por produção a emissão de documentos
capazes de constituir elementos de prova de direitos ou de 
informação. 
(5) destinação: encaminhamento dos documentos, em
decorrência da avaliação, à guarda temporária ou
permanente, à eliminação(6) e/ou à mudança de suporte(7). 
(6) eliminação: é o procedimento de destruição física daqueles
documentos que, esgotados os valores primários(8), não 
apresentam interesse histórico-cultural para a Administração 
ou para a sociedade. 
(7) suporte: material sobre o qual as informações são
registradas: papel, filme, fita magnética, disco ótico,
disquete etc. 
(8) valor primário: também chamado de valor imediato ou
administrativo, é a qualidade inerente às razões de criação
de todo documento, em decorrências das atividades-fim e
das atividades-meio de uma instituição. 
(9) tabela de temporalidade: instrumento de destinação,
aprovado pela autoridade competente, que determina prazos 
para transferência(10), recolhimento(11), eliminação e 
mudança de suporte de documentos. 
(10) transferência: passagem de documentos para o arquivo
intermediário. A frequência de uso é um dos elementos
considerados para a definição dessa passagem. 
(11) recolhimento: passagem de documentospara o arquivo
permanente. 
(12) classificação: sequência de operações que, de acordo com
as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades
da entidade produtora, visam a distribuir em classes os 
documentos de um arquivo. 
(13) instrumento de pesquisa: meio pelo qual se identificam,
localizam, resumem ou transcrevem, em diferentes graus e
amplitudes, fundos(14), grupos, séries(15) e peças documentais 
existentes num arquivo permanente, com a finalidade de 
controle e de acesso ao acervo. Os principais instrumentos 
de pesquisa são: 
- guia, que fornece informações básicas sobre um ou
mais arquivos e seus fundos; 
- inventário, em que a descrição exaustiva ou parcial de
um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por 
unidade a série, respeitada ou não a ordem do arranjo. 
- catálogo, em que a descrição exaustiva ou parcial de
um fundo ou de uma ou mais de suas subdivisões toma por 
unidade a peça documental, respeitada ou não a ordem do 
arranjo. 
- catálogo seletivo, também conhecido como repertório,
que toma por unidade documentos previamente selecionados, 
pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos, segundo um 
critério temático. 
- edição de textos, em que os documentos são transcritos
na íntegra, de preferência acompanhados de estudos 
introdutórios e notas. 
(14) Fundo: a principal unidade de arranjo estrutural
nos arquivos permanentes, constituída dos documentos 
provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. 
(15) série: sequência de documentos de um mesmo tipo.
PROTOCOLO 
Conceito 
Protocolo é o serviço encarregado de recebimento, 
registro, distribuição, controle da tramitação e expedição 
de documentos. Caso faça parte de um sistema de 
arquivos
1
, o protocolo pode, também, identificar os
documentos de acordo com a classificação arquivística. 
Unidade Protocolizadora 
A expressão unidade protocolizadora identifica 
qualquer unidade organizacional, sendo irrelevante seu 
nome ou posição na hierarquia do órgão, desde que, 
entre suas competências, exista a de autuar/numerar 
processos e(ou) documentos. (Ag.Adm. MPS -
CESPE/2010) 
Procedimentos 
Como a entrada do documento na instituição deve 
ser realizada pela unidade orgânica de protocolo, é 
preciso dar realce a esse patamar inicial, em que estão 
compreendidas as operações/atividades de 
 Recebimento
 Registro
 Autuação
 Classificação
 Expedição/Distribuição
 Controle/Movimentação
Dica de concurso: Uma das atividades realizadas 
pelo serviço de protocolo é a classificação de 
documentos, no caso de instituições que possuam 
um código ou plano de classificação de 
documentos. (Assit.Serv. Adm. EMBRASA -
CESPE/ 2010) 
- Recebimento
Na fase do recebimento, há de ser preliminarmente 
verificado se o documento deve ter entrada naquele 
protocolo. Em seguida, procede-se à autuação, se for o 
caso, garantindo-se ao interessado o devido comprovante 
de recebimento, habitualmente denominado cartão de 
protocolo. Os requerimentos e outros documentos de 
andamento breve, ou seja, de trato e efeito imediato, não 
são objeto de autuação, devendo haver normas a esse 
respeito por parte dos órgãos de origem. 
Os documentos não sigilosos ou de natureza 
ostensiva serão em seguida lidos e analisados, não só 
para as operações de juntada, anexação ou apensação, 
quando for o caso, mas também para a classificação do 
assunto de que tratam. 
- Registro
O registro se refere às anotações que servem de 
base para o controle da tramitação (fichas, guias de 
remessa etc.), operação que poderá ser realizada em 
tantas vias quantas forem necessárias para o tipo de 
informação requerida. 
- Autuação
1
 Conjunto de arquivos de uma mesma esfera governamental ou 
de uma mesma entidade, pública ou privada, que, 
independentemente da posição que ocupam nas respectivas 
estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e 
articulado na consecução de objetivos técnicos comuns. 
4
 Documentos são transformados em processo –
abertura de processo 
 Inserção de capa específica
 Numeração das páginas
 Atribuição de nº de identificação do processo
*Dicas de concursos:
A abertura de um processo denomina-se 
autuação. O processo é formado por um ou mais 
documentos que exijam estudos e(ou) 
procedimentos expressos em despachos, 
pareceres técnicos, instruções, entre 
outros.(Assit.Serv.Adm. EMBRASA/CESPE/2010) 
A autuação do processo deve ser feita, 
preferencialmente, a partir de um documento 
original; no entanto, pode-se utilizar uma cópia de 
documento, autenticada por alguém dotado de fé 
pública. Documentos transmitidos por fax, 
entretanto, não podem constituir peças de 
processo. (Assit. Serv. Adm. EMBRASA -
CESPE/2010) 
A formação de processo deve incluir as 
seguintes ações: prender toda a documentação 
dentro de uma capa, obedecendo à ordem 
cronológica do documento mais antigo para o mais 
recente; colocar uma etiqueta na capa com o 
número de protocolo; numerar as folhas do 
processo em ordem crescente e sem rasuras; 
identificar, na capa, a unidade para a qual o 
processo será encaminhado.(Assit.Serv.Adm. 
EMBRASA/CESPE/2010) 
- Classificação
Numa conceituação simples, classificar consiste 
em distribuir as matérias tratadas nos documentos em 
classes e/ou grupos segundo o sistema de classificação 
adotado (por assunto, geográfico, numérico) admitidas as 
necessárias subdivisões, hierarquicamente coordenadas. 
 Ao longo do processamento arquivístico podem 
ser usados diversos métodos de classificação, numéricos 
ou alfabéticos, subordinada a escolha ao tipo de 
informação visada. Elementos como nome, local, data e 
assunto podem determinar essa opção. O assunto, no 
entanto, constitui um fator de recuperação dos mais 
importantes. 
A classificação começa a ter relevância desde a 
fase inicial do protocolo, ligada que está às atividades de 
recebimento, tramitação, expedição, arquivamento e 
recuperação das informações contidas nos documentos. 
Ela é efetuada mediante leitura e interpretação do 
conteúdo do documento, visando ao enquadramento do 
mesmo no plano de classificação previamente elaborado. 
Nessa operação é preciso distinguir se há assunto 
principal e assuntos(s) secundário(s), recorrendo-se, se 
for o caso, a referências cruzadas. 
Como o plano de classificação é um instrumento 
básico e começa a ser aplicado na fase corrente, torna-se 
indispensável tecer aqui alguns comentários a seu 
respeito. 
A elaboração desse instrumento exige trabalho 
criterioso de equipe multidisciplinar – arquivistas, 
administradores e técnicos ligados aos temas dos 
assuntos da instituição. É conveniente chamar a atenção 
para as seguintes operações: 
 Leitura, para verificar em que item do plano de
classificação se enquadra o assunto
identificado;
 Localização do assunto no plano, utilizando o
índice, se necessário;
 Anotação do respectivo código no documento e
seus anexos, em espaço previamente
convencionado.
- Distribuição
Na distribuição, preparam-se os documentos para 
o devido encaminhamento aos respectivos destinatários,
inclusive para expedição. Note-se que a distribuição não
deve ser feita antes de se verificar se não faltam folhas,
anexos, numeração, data e encaminhamento de cópias
do documento à unidade de arquivo.
- Expedição
Refere-se ao encaminhamento dos documentos. 
- Tramitação (Movimentação)
A movimentação consiste no controle dos 
documentos em tramitação, visando garantir não só a sua 
imediata localização, mas, sobretudo o acesso às 
informações neles contidas durante essa fase. 
Destaque-se que as operações de protocolo 
podem ser informatizadas. Nesse caso, deverão ser 
estabelecidos normas e procedimentos adequados à 
adoção dessa tecnologia. 
GESTÃO, CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE 
DOCUMENTOS 
Gestão de documentos é um conjunto de 
medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos 
os documentos de qualquer idade desde sua produção 
até sua destinação final (eliminação ou guarda 
permanente), com vistasà racionalização e eficiência 
administrativas, bem como à preservação do patrimônio 
documental de interesse histórico-cultural. 
“É um instrumento gerencial e um instrumento 
de preservação da memória institucional” (Renato 
Tarciso Barbosa de Sousa, 2007) 
“Conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à 
sua eliminação ou ao recolhimento para guarda 
permanente.” (Art. 3º, Lei 8.159/91) 
A gestão de documentos pode ser definida como o 
conjunto dos procedimentos e das operações técnicas 
voltadas para produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento de documentos, na primeira e na segunda 
idades, visando à eliminação ou à guarda permanente. 
(Tec.Sup.IPAJM-ES/CESPE/2010) 
SÃO OBJETIVOS DA GESTÃO DOCUMENTAL: 
 Garantir, assegurar, de forma eficiente: a
produção, administração, manutenção e destinação de 
documentos; 
 Garantir que a informação estará disponível no
momento necessário ao usuário (instituição, estado, 
pessoa); 
 Eliminação de documentos que não possuem
administrativo, fiscal, legal ou para fins de pesquisa 
científica ou histórica; 
 Assegurar uso adequado da micrográfica,
processamento automatizado de dados, e outras técnicas 
da gestão da informação; 
5
 Contribui para o acesso e a preservação dos
documentos que deverão ser guardados e preservados 
por seus valores históricos, científicos, valores 
secundários. 
FASES BÁSICAS 
A Gestão Documental acontece em 3 fases 
básicas: 
 Produção: otimizar a criação de documentos;
controle da produção e da difusão de documentos. 
Acontece na fase corrente 
 Utilização: envolve métodos de controle
relacionados às atividades de protocolo e às técnicas 
específicas para classificação, organização e elaboração 
de instrumentos de recuperação da informação. É 
referente ao fluxo percorrido pelos documentos, 
necessários ao cumprimento de sua função 
administrativa, assim como sua guarda após o trâmite. É 
desenvolvida a gestão de arquivos correntes e 
intermediários 
 Destinação: envolve as atividades de análise,
seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, 
ou seja, implica decidir quais os documentos a serem 
eliminados e quais serão preservados permanentemente. 
OBS.: Entende-se por produção a emissão de 
documentos capazes de constituir elementos de 
prova de direitos ou de informação. Para atender 
a esse propósito, seria ideal planejar a emissão 
com vistas à adequação do formato, do suporte, 
da frequência de consultas, do prazo de 
validade, do uso de tecnologias etc. 
- CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
 Gênero
Gênero documental é a reunião de espécies 
documentais que se assemelham por seus caracteres 
essenciais, particularmente o suporte e a forma de 
registro da informação. 
Quanto ao gênero, os documentos podem ser: 
- escritos ou textuais: documentos manuscritos,
datilografados ou impressos;
- cartográficos: documentos em formatos e
dimensões variáveis, contendo representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia
(mapas, plantas, perfis);
- iconográficos: documentos em suportes
sintéticos, em papel emulsionado ou não,
contendo imagens estáticas (fotografias,
diapositivos, desenhos, gravuras);
- filmográficos: documentos em películas
cinematográficas e fitas magnéticas de imagem
(tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras,
com bitolas e dimensões variáveis, contendo
imagens em movimento (filmes e fitas
videomagnéticas);
- sonoros: documentos com dimensões e rotações
variáveis, contendo registros fonográficos (discos
e fitas audiomagnéticas);
- micrográficos: documentos em suporte fílmico
resultantes da microreprodução de imagens,
mediante utilização de técnicas específicas (rolo,
microficha, jaqueta, cartão-janela);
- informáticos: documentos produzidos, tratados
ou armazenados em computador (disquete, disco
rígido, disco óptico).
 Espécie
Espécie documental é a divisão de gênero 
documental, que reúne tipos documentais por suas 
características comuns de estruturação da informação. 
Quanto à espécie os documentos podem ser: 
- Ata: documento que relata os acontecimentos de
uma reunião ou sessão;
- Aviso: correspondência entre Ministros ou
governadores;
- Carta: forma de correspondência entre entidades
e particulares;
- Certidão: documento que atesta que algo
aconteceu de acordo com o que já se
encontrava registrado em outro documento;
- Circular: correspondência;
- Despachos: manifestação escrita de autoridade
sobre assuntos de sua competência, 
submetidos a sua apreciação; 
- Edital: ordem oficial ou traslado de postura
afixado nos locais públicos;
- Exposição de Motivos: documento demonstrativo
dos Ministros para o chefe de Estado de fatos
ou motivos que justifiquem a necessidade de 
medidas ou providências para a solução de 
problemas de interesse público ou privado; 
- Memorando: forma de correspondência interna
de um órgão;
- Mensagem: correspondência entre poderes;
- Ofício: correspondência oficial entre autoridades;
- Ordem de serviço: documento que autoriza a
execução de um serviço;
- Portaria: ato escrito por meio do qual o Ministro
de Estado ou outra autoridade competente
determina providências de caráter 
administrativo, dá instruções sobre a execução 
de uma lei, nomeia e designa funcionários e 
aplica medidas de ordem disciplinar a 
subordinados que incidem em faltas; 
- Relatório: descrição de fatos e acontecimentos
relativos à determinada execução de tarefa
especial, destinados a um nível hierárquico 
superior. 
Dicas de concursos 
Correspondência é o nome dado a todas 
as espécies de comunicação escrita que circulam 
nos órgãos ou nas entidades, exceto os 
processos. Classifica-se em interna ou externa, 
oficial ou particular, recebida ou expedida. 
Considera-se correspondência interna 
aquela trocada entre órgãos de uma mesma 
instituição, tais como memorandos, despachos e 
circulares. (Tec.Des. Fisc.Agrop.SEAPA-
DF/CESPE/2009) 
 Natureza do Assunto
Quanto à natureza do assunto os documentos 
podem ser ostensivos ou sigilosos. 
A classificação de ostensivo é dada aos 
documentos cuja divulgação não prejudica a 
administração, ou seja, pode ser de livre conhecimento. 
Consideram-se sigilosos os documentos que, por 
sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, 
portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda 
6
para sua custódia e divulgação. A Lei 12.527/2011 
estabelece: 
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à 
segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, 
passíveis de classificação as informações cuja 
divulgação ou acesso irrestrito possam: 
I - pôr em risco a defesa e a soberania 
nacionais ou a integridade do território nacional; 
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de 
negociações ou as relações internacionais do País, 
ou as que tenham sido fornecidas em caráter 
sigiloso por outros Estados e organismos 
internacionais; 
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a 
saúde da população; 
IV - oferecer elevado risco à estabilidade 
financeira, econômica ou monetária do País; 
V - prejudicar ou causar risco a planos ou 
operações estratégicos das Forças Armadas; 
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de 
pesquisa e desenvolvimento científico ou 
tecnológico, assim como a sistemas, bens, 
instalações ou áreas de interesse estratégico 
nacional; 
VII - pôr em risco a segurança de instituições 
ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras 
e seus familiares; ou 
VIII - comprometer atividades de inteligência, 
bem como de investigação ou fiscalização em 
andamento, relacionadas com a prevenção ou 
repressão de infrações. 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e 
entidades públicas, observado o seu teor e em 
razão de sua imprescindibilidade à segurança da 
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada 
como ultrassecreta, secreta ou reservada. 
§ 1
o
 Os prazos máximos de restrição de
acesso à informação, conforme a classificação 
previstano caput, vigoram a partir da data de sua 
produção e são os seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
- AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Trabalho interdisciplinar que consiste em 
identificar valores para os documentos (imediato e 
mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas a 
estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, 
contribuindo para a racionalização dos arquivos e 
eficiência administrativa, bem como para a preservação 
do patrimônio documental. 
A avaliação consiste fundamentalmente em 
identificar valores e definir prazos de guarda para os 
documentos de arquivo, independentemente de seu 
suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o 
disco óptico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser 
realizada no momento da produção, paralelamente ao 
trabalho de classificação, para evitar a acumulação 
desordenada. 
São objetivos da avaliação de documentos: 
Redução da massa documental;
Agilidade na recuperação dos documentos e das
informações; 
Eficiência administrativa;
Melhor conservação dos documentos de guarda
permanente; 
Racionalização da produção e do fluxo de
documentos (trâmite); 
Liberação de espaço físico;
Incremento à pesquisa.
Valoração de documentos 
Distinguir o valor primário e secundário dos 
documentos é primordial na avaliação. O primeiro decorre 
do interesse que o documento tem para a instituição de 
que se originou, destacando-se o valor administrativo. Já 
o valor secundário se refere à ligação com os usuários
externos, para fins probatórios e informativos, estes,
principalmente, os de pesquisa.
Tabela de temporalidade 
Como uma das consequências da avaliação dos 
documentos, temos a criação da tabela de temporalidade. 
Esse instrumento de trabalho dos arquivistas permite 
distinguirmos as informações essenciais das supérfluas, 
permite o reaproveitamento do espaço físico e garante a 
preservação e recuperação das informações cuja guarda 
decorra de exigência legal ou que seja de valor 
permanente para a instituição. 
Assim, a tabela de temporalidade tem por 
objetivo definir e demonstrar para os profissionais 
envolvidos na gestão de documentos, o tempo de vida útil 
dos documentos na instituição sob o ponto de vista legal, 
técnico, administrativo, fiscal e histórico/permanente. Esse 
tempo de vida útil, geralmente, é definido com base na 
legislação vigente, embora outros critérios intrínsecos à 
instituição possam estabelecer os prazos. 
ORGANIZAÇÃO, PLANEJAMENTO, 
SISTEMAS E MÉTODOS DE 
ARQUIVAMENTO 
Conceito: 
Dica de concurso: Métodos de arquivamento ou 
de ordenação são aqueles usados para organizar 
os documentos de um arquivo ou coleção, uns 
em relação aos outros, dentro das unidades de 
armazenamento (pastas, caixas, gavetas 
etc.).(Assist.Ser. Adm.EMBRASA -CESEP/2010) 
 Modernamente, o arquivo de informações tornou-
se uma atividade que pode ser realizada eletronicamente 
através de computadores. 
O importante é que a decisão quanto ao método 
leve em consideração o tamanho, a estrutura 
organizacional e os objetivos da empresa ou do órgão 
público; as pessoas normalmente envolvidas; os serviços 
prestados; as informações comumente solicitadas; e os 
tipos de documentos que devem ser arquivados. 
A tarefa de classificar documentos para um arquivo 
exige do classificador conhecimentos não só da 
administração a que serve, como da natureza dos 
documentos a serem classificados. Cada ramo de 
atividade exige um método diferente, adequado às suas 
finalidades. Daí o problema difícil, quando se quer 
organizar um arquivo, da escolha de um método ideal de 
classificação para que a finalidade precípua do arquivo, 
que é o acesso aos documentos, seja plenamente 
atendida. 
7
O método de arquivamento é determinado pela 
natureza dos documentos a serem arquivados e pela 
estrutura da entidade. 
Tipos: 
Pode-se dividir os métodos de arquivamento em 
duas classes: básicos e padronizados 
Básicos 








































Uniterno
Decimal
Duplex
Numéri
Dicionário
icoEnciclopéd
Alfabéti
fiIdeogra
alterDígito
oCronológic
Simples
Numéri
ficoGeogra
Alfabético
cos
cos
cos´
min
cos
´
Padronizados 








Rôneo
Mnemônico
Soundex
Automático
Variadex
Estes métodos pertencem a dois grandes 
sistemas: direto e indireto. 
Sistema direto é aquele em que a busca do 
documento é feita diretamente no local onde se acha 
guardado. 
Sistema indireto é aquele em que, para se 
localizar o documento, é preciso antes consultar um 
índice ou um código. 
O código alfanumérico - Combinação de letras e 
números – não se inclui nas classes de métodos básicos 
e padronizados e é considerado do sistema semi indireto. 
Quando se trata de planejar a organização de um 
arquivo ou fichário, os elementos constantes de um 
documento a considerar são: nome (do remetente, do 
destinatário, ou da pessoa a quem se refere o 
documento); local, número, data e assunto. De acordo 
com o elemento mais importante e mais frequentemente 
procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichários 
ou arquivos em: 
a) ordem alfabética;
b) ordem geográfica;
c) ordem numérica (simples ou cronológica)
d) ordem de assunto.
Com referência à ordem numérica, a data 
geralmente é precedida por número de ordem, como 
também pode ser considerada elemento subsidiário nas 
outras ordenações. 
1. MÉTODOS BÁSICOS
a) Método alfabético
É o mais simples, desde que o elemento principal 
a ser considerado seja o nome. É um método direto, 
porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo 
necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar 
qualquer documento. Nesse método, as fichas ou pastas 
são dispostas na ordem rigorosamente alfabética, 
respeitadas as normas gerais para a alfabetação, através 
de guias divisórias, com as respectivas letras. 
As notações nas guias podem ser abertas ou 
fechadas, conforme indiquem o limite inicial ou os limites 
inicial e final. Notações simples abertas: A, B, C, Ab, Ac 
etc.; notações compostas ou fechadas: Aa-Al, Am-Az etc. 
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, 
chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 
1) Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o
último sobrenome e depois o prenome. 
Ex.: João Barbosa 
 Paulo Santos 
 Arquivam-se: Barbosa, João 
 Santos, Paulo 
OBS.: Quando houver sobrenomes iguais, 
prevalece a ordem alfabética do prenome. 
 Ex.: Aníbal Teixeira 
 Marilda Teixeira 
Arquivam-se: Teixeira, Aníbal 
 Teixeira, Marilda 
2) Sobrenomes compostos de um substantivo e
um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. 
Ex.: Camilo Castelo Branco 
 Paulo Monte Verde 
 Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo 
 Monte Verde, Paulo 
3) Os sobrenomes formados com as palavras
Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes 
compostos por um adjetivo e um substantivo. 
Ex.: Waldemar Santa Rita 
 Carlos São Paulo 
 Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar 
 São Paulo, Carlos 
4) As iniciais abreviativas de prenomes têm
precedência na classificação de sobrenomes iguais. 
Ex.: J. Vieira 
 Jonas Vieira 
 José Vieira 
 Arquivam-se: Vieira, J. 
 Vieira, Jonas 
 Vieira, José 
5) Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’,
da, do, e, um, uma, não são considerados. 
Ex.: Pedro de Almeida 
 Ricardo d’ Andrade 
 Arquivam-se: Almeida, Pedro de 
 Andrade, Ricardo d’ 
6) Os sobrenomes que exprimem grau de
parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são 
considerados parte integrante do último sobrenome, mas 
não são considerados na ordenação alfabética. 
Ex.: Antônio Almeida Filho 
 Paulo Ribeiro Júnior 
8
 Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio 
 Ribeiro Júnior, Paulo 
Obs.: Os graus de parentesco só serão 
considerados na alfabetação quando servirem 
de elemento de distinção. 
Ex.: Jorge de Abreu Sobrinho 
 Jorge de AbreuNeto 
 Jorge de Abreu Filho 
 Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de 
 Abreu Neto, Jorge de 
 Abreu Sobrinho, Jorge de 
7) Os títulos não são considerados na alfabetação.
São colocados após o nome completo, entre parênteses. 
Ex.: Ministro Milton Campos 
 Professor André Ferreira 
 Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) 
 Ferreira, André (Professor) 
8) Os nomes estrangeiros são considerados pelo
último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e 
orientais. 
Ex.: Georges Aubert 
 Winston Churchill 
 Arquivam-se: Aubert, Georges 
 Churchill, Winston 
9) As partículas dos nomes estrangeiros podem ou
não ser consideradas. O mais comum é considerá-las 
como parte integrante do nome quando escritas com letra 
maiúscula. 
Ex.: Giulio di Capri 
 Esteban De Penedo 
 Charles Du Pont 
 Arquivam-se: Capri, Giulio di 
 De Penedo, Esteban 
 Du Pont, Charles 
10) Os nomes espanhóis são registrados pelo
penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de 
família do pai. 
Ex.: José de Oviedo y Baños 
 Francisco de Pina de Mello 
 Angel del Arco y Molinero 
 Antonio de los Rios 
 Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del 
 Oviedo y Baños, José de 
 Pina de Mello, Francisco de 
 Rios, Antonio de los 
11) Os nomes orientais – japoneses, chineses e
árabes – são registrados como se apresentam. 
Ex.: Al Ben-Hur 
 Li Yutang 
 Arquivam-se: Al Ben-Hur 
 Li Yutang 
12) Os nomes de firmas, empresas, instituições e
órgãos governamentais devem ser transcritos como se 
apresentam, não se considerando, porém, para fins de 
ordenação, os artigos e preposições que os constituem. 
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos 
iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome. 
Ex.: Embratel 
 Álvaro Ramos & Cia 
 Fundação Getúlio Vargas 
 A Colegial 
 Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia 
 Colegial (A) 
 Embratel 
 Fundação Getúlio Vargas 
13) Nos títulos de congressos, conferências,
reuniões, assembleias e assemelhados, os números 
arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão 
aparecer no fim, entre parênteses. 
Ex.: II Conferência de Pintura Moderna 
 Quinto Congresso de Geografia 
 3º Congresso de Geologia 
 Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna 
(II) 
 Congresso de Geografia (Quinto) 
 Congresso de Geologia (3º) 
Vantagens do método alfabético: rápido, direto, 
fácil e barato. 
Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a 
predominar no arquivamento alfabético, quando o volume 
de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual 
e à variedade de grafia dos nomes. 
Dica de concurso: 
Um dos métodos de ordenação mais 
usados é o alfabético. Ao usar a ordem alfabética 
para nomes é preciso seguir regras. Nesse 
sentido, considere a lista alfabética seguinte. 
Quando o método alfabético é adotado, devem-
se utilizar etiquetas e guias divisórias com letras 
para organizar e facilitar a localização dos 
documentos, fichas ou pastas. As anotações 
podem ser simples e abertas - por exemplo: A, B, 
Ab, Ac -, compostas ou fechadas, indicando os 
limites inicial e final, por exemplo: A-C, Ba-Bi. 
(Assist.Ser.Adm.EMBRASA/CESEP/2010) 
b) Geográfico
O método geográfico é do sistema direto. A busca 
é feita diretamente ao documento. Este método é 
preferido quando o principal elemento a ser considerado 
em um documento é a procedência ou local. As melhores 
ordenações geográficas são: 
- Nome do estado, cidade e correspondente.
Quando se organiza um arquivo por estados, as capitais 
devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, 
independentemente da ordem alfabética em relação às 
demais cidades, que deverão estar dispostas após as 
capitais. 
Ex.: 
Estado Cidade Correspondente 
Amazonas Manaus Sobreira, Luísa 
Amazonas Itacoatiara Santos, Antônio 
9
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa 
Rio de Janeiro Campos Almeida, José de 
- Nome da cidade, estado e correspondente.
Quando o principal elemento de identificação é a cidade e 
não o estado, deve-se observar a rigorosa ordem 
alfabética por cidades, não havendo destaque para as 
capitais. 
Ex.: 
Cidade Estado Correspondente 
Campos Rio de Janeiro Almeida, José de 
Itacoatiara Amazonas Santos, Antônio 
Manaus Amazonas Sobreira, Luísa 
Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, Isa 
OBS.: Quando se trata de correspondências com 
outros países, alfabeta-se em primeiro lugar o 
país, seguido da capital e do correspondente. As 
demais cidades serão alfabetadas em ordem 
alfabética, após as respectivas capitais dos 
países a que se referem. 
 Ainda falando do método geográfico devemos 
identificar como sendo: 
Vantagens: é direto e de fácil manuseio. 
Desvantagens: exige duas classificações – local e 
nome do correspondente. 
c) Métodos Numéricos
Quando o principal elemento a ser considerado em 
um documento é o número, a escolha deve recair sobre 
um dos seguintes métodos: simples, cronológico ou 
dígito-terminal. 
Tais métodos são indiretos, uma vez que, para se 
localizar um documento ou pasta, há que se recorrer a um 
índice alfabético (em fichas), que fornecerá o número sob 
o qual o documento ou pasta foram arquivados.
A numeração obedece somente à ordenação 
sequencial, embora a disposição física das pastas, nas 
gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades 
próprias a cada método. 
- Método Numérico Simples
 O método numérico simples constitui-se na 
atribuição de um número a cada correspondente ou 
cliente, pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem 
de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação 
com a ordenação alfabética, já que o método exige um 
índice alfabético remissivo. O método numérico simples, 
feitas algumas adaptações, tem ampla aplicação nos 
arquivos especiais (discos, fotografias, filmes, fitas 
sonoras) e especializados (projetos de engenharia, 
projetos de financiamento, prontuários médicos, cadastros 
de funcionários). 
- Método Numérico Cronológico
Neste método, além da ordem numérica, tem-se 
de observar a data. Esta modalidade é a adotada em 
quase todas as repartições públicas. Numera-se o 
documento e não a pasta. É o único método que dispensa 
o uso de pastas miscelânea, uma vez que cada
documento recebe seu próprio número de registro,
constituindo-se num processo único, ordenado em
rigorosa ordem numérica.
Vantagens do método numérico cronológico: maior 
grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais 
fácil lidar com números do que com letras. Desvantagem: 
é um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa. 
- Dígito-terminal
Este método surgiu em decorrência da 
necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento 
de grande volume de documentos, cujo elemento principal 
de identificação é o número. Entre as instituições de 
grande porte que precisam arquivar parte considerável 
dos seus documentos por número podemos mencionar, 
entre outras, o INSS, as companhias de seguro, os 
hospitais, os bancos. 
Os documentos são numerados sequencialmente, 
mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que 
caracteriza o método: os números, dispostos em três 
grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a 
esquerda, formando pares. 
Decompondo-se, por exemplo, o número 829.319, 
tem-se os seguintes grupos: 82-93-19. 
Como a leitura é feita sempre da direita para a 
esquerda, chama-se o grupo 19 de primário, o grupo 93 
de secundário e o grupo 82 de terciário. 
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas 
é feito considerando-se em primeiro lugar o grupo 
primário, seguindo-se o secundário e finalmente o 
terciário. 
Assim, para se localizar a pasta 162.054 (16-20-
54), o arquivista deve verificar, em primeiro lugar, onde se 
encontram as pastas terminadas em 54; em seguida, 
localiza as pastas cujo grupo secundário é o grupo 20 e, 
finalmente, a pasta desejada, de número 16. 
Vantagens do método dígito-terminal: redução de 
erros de arquivamento; rapidez na localização e 
arquivamento, uma vez que trabalhacom grupos de dois 
dígitos; expansão equilibrada do arquivo distribuído em 
três grandes grupos; possibilidade de divisão equitativa do 
trabalho entre os arquivistas. 
Desvantagens: leitura não convencional dos 
números; disposição física dos documentos de acordo 
com o sistema utilizado na leitura. 
d) Ideográficos (Métodos por Assunto)
 Quase toda organização dispõe de certo número 
de documentos que devem, com vantagem ser 
arquivados por assunto, os referentes à administração 
interna e suas atividades-fim. 
10
Dependendo do volume de documentos a serem 
guardados por assunto, pode-se escolher métodos mais 
ou menos complexos, capazes de atender às 
necessidades. 
O método de arquivamento por assunto não é, 
porém, de fácil aplicação, pois depende de interpretação 
dos documentos sob análise, além de amplo 
conhecimento das atividades institucionais, no entanto, é 
o mais aconselhado nos casos de grandes massas
documentais e variedade de assunto.
- Alfabéticos
Quando o volume e a diversidade de assuntos da 
documentação a ser arquivada são pequenos, deve-se 
adotar o método alfabético, que poderá obedecer à ordem 
dicionária ou à ordem enciclopédica. 
Na ordem dicionária, os assuntos isolados são 
dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente à 
sequência das letras. 
Exemplo: Cursos de Doutorado 
 Cursos de Especialização 
 Cursos de Formação 
Na ordem enciclopédica, os assuntos correlatos 
são agrupados sob títulos gerais e dispostos 
alfabeticamente. Com a ordenação enciclopédica surgem 
os primeiros esboços de esquemas de classificação. 
Exemplo: Cursos 
 Especialização 
 Formação 
 Pós-Graduação 
 Doutorado 
 Mestrado 
- Numéricos
Os métodos numéricos ideográficos ou de 
assuntos mais conhecidos são o duplex, o decimal e o 
unitermo, também conhecido como indexação 
coordenada. 
▪ Método duplex
Nesse método a documentação é dividida em 
classes, conforme os assuntos, partindo-se do gênero 
para a espécie e desta para a minúcia. Exemplo: 
0 Administração Geral 
1 Pesquisas 
1.1 Psicologia 
1.1.1 Aplicada ao Trabalho 
1.1.2 Aplicada à Educação 
1.2 Ciência Política 
1.3. Administração 
▪ Método decimal
O método decimal empregado nos arquivos é 
baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, 
ex-presidente da Associação dos Bibliotecários 
Americanos. Este sistema foi aceito pelo Instituto 
Bibliográfico de Bruxelas, que o ampliou. Hoje, é 
universalmente conhecido. 
Consiste na distribuição hierárquica dos 
documentos em 10 grandes classes, cada uma das quais 
se reparte em 10 subclasses e assim por diante. 
O método decimal apresenta as seguintes 
vantagens: - todos os assuntos relacionados com 
determinado tópico ficam reunidos em grupos; - os 
números classificadores formam verdadeiras 
nomenclaturas fáceis de reter na memória; - expansão 
ilimitada para as subdivisões dos assuntos. 
São desvantagens deste método: limitação de 10 
números para a classificação; necessidade de se prever o 
desenvolvimento das atividades da instituição, bem como 
preparo e muita atenção do arquivista. 
Dica de concurso: No sistema decimal de 
codificação, mais utilizado pelas empresas, 
admite-se que somente a utilização das três 
classificações (geral, individualizadora e 
definidora) pode evitar enganos de 
movimentação de itens nos estoques. (Anal.Adm. 
FHS/CESPE/2009) 
▪ Unitermo ou Indexação Coordenada
O método unitermo ou indexação coordenada foi 
desenvolvido por Mortimer Taube, nos EUA, em princípios 
de 1950. 
Embora não se recomende sua aplicação nos 
arquivos convencionais, a indexação coordenada vem 
sendo utilizada, com grande êxito, principalmente nos 
arquivos especiais e especializados. 
O método consiste em se atribuir a cada 
documento, ou grupo de documentos, um número em 
ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. 
Esse número, denominado número de registro, controlado 
através de livro próprio, deve ser assinalado no 
documento, em lugar visível e previamente determinado. 
Sua finalidade é identificar e localizar o documento 
quando solicitado. Os elementos identificadores do 
documento são transcritos em uma ficha-índice, sob a 
forma de palavras-chave. 
2. MÉTODOS PADRONIZADOS
a) Variadex
É um método alfabético e muito conhecido, de uso 
direto e que deve ser aumentado de acordo com a 
necessidade. Consiste em dar cores aos diversos grupos 
de letras, o que auxilia muito a localização e o manuseio. 
A cor das guias é dada pela segunda letra da palavra-
chave. 
b) Automático
É uma variedade do método alfanumérico. Não 
tem aplicação prática no Brasil. 
c) Soundex
 Não tem aplicação prática nos arquivos 
brasileiros. 
d) Mnemônico:
É um método alfabético que procura combinar as 
letras do alfabeto de forma a auxiliar a memória. Ex.: A – 
Aluguel. Encontra-se praticamente obsoleto no Brasil. 
e) Rôneo:
Praticamente não se usa no Brasil. 
Dica de concurso: O método temático tem 
como eixo a identificação de temas ou assuntos 
11
presentes, explicitamente ou não, nos 
documentos. Esse método deve ser utilizado 
combinado com o alfabético, que serve para 
ordenar os temas elencados. (Assist.Ser.Adm.E 
MBRASA/CESE P/2010) 
ARQUIVÍSTICA E INFORMÁTICA 
Não é fácil definir informação. Iremos adotar a 
definição segundo a qual informação é o “termo que 
designa o conteúdo de tudo aquilo que trocamos com o 
mundo exterior e que faz com que nos ajustemos a ele de 
forma perceptível”. 
A palavra informática surge da contração das 
palavras informação e automática. Logo, informática é a 
ciência que estuda os métodos e modos de 
processamento e transmissão da informação. (MONTE, 
2004) 
MICROFILMAGEM 
Uma das questões mais importantes em 
Arquivologia reside na impossibilidade de se armazenar 
tudo o que é produzido nas atividades de administração 
da vida moderna. Mesmo com o auxílio da informática e 
do armazenamento de dados, é impossível guardar todos 
os documentos que são produzidos. 
Foi com o surgimento dos processos 
mecanográficos que surgiu a concepção de automação ou 
automatização de documentos e arquivos. Todavia, foi 
apenas com o surgimento do arquivo eletrônico que a 
automação se concretizou. 
Quando falamos em automação (digitalização)
2
 de
documentos estamos basicamente fazendo referência à 
transposição do suporte inicial do documento (papel, fita 
magnética etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por 
meio de computadores. 
As duas formas mais comuns de automatizar 
(digitalizar) um documento são: 
- Através da transferência da informação para
um CD ou mesmo para o meio virtual (ex:
disco virtual) realizado pelo processo de
“scanneamento” de um documento em papel;
- Gravando as informações de uma fita
magnética, disco de vinil etc. para um CD ou
DVD, por exemplo.
A digitalização de documentos é uma política de 
arquivo baseada em quatro fundamentos principais: 
- Diminuição do tamanho do acervo;
- Preservação dos documentos;
- Possibilidade de acesso ao mesmo
documento por várias pessoas ao mesmo
tempo;
- Maior agilidade (ao menos em tese) na
busca e recuperação da informação.
A microfilmagem é um processo realizado 
mediante captação da imagem por meio fotográfico ou 
eletrônico, tendo como objetivos principais reduzir o 
tamanho do acervo e preservar os documentos originais 
(estima-se que um microfilme preservado em condições 
ambientais adequadas tenha a durabilidade média de 500 
2
 Definir e utilizar formatos padronizados na elaboração 
de documentos digitais facilita a definição de técnicas de 
preservação digital e reduz custos, embora esses padrões 
não sejam perenes. (Arquivista Tec.Ofic.Intel. ABIn - 
CESPE/2010) 
anos). A partir da microfilmagem – salvo raras exceções – 
o documento estará disponível para consulta apenas
através do rolo de microfilme, preservando-se, dessa
forma, o original.
Os defensores da microfilmagem apontam razões 
para microfilmar: 
- Confiabilidade: O microfilme é uma mídia de
arquivamento. Atualmente os documentosfilmados há 70 anos são recuperáveis e 
legíveis. Que outro tipo de mídia pode oferecer 
a mesma confiabilidade? 
- Norma ISO: O microfilme é uma mídia
compatível. As informações armazenadas em
microfilme estão protegidas quanto a possíveis
mudanças tecnológicas.
- Baixo Custo: O microfilme propicia um
armazenamento eficiente, ocupando pouco
espaço a um custo muito baixo por imagem.
Suas qualidades de arquivamento o tornam a
melhor opção para armazenamento em longo
prazo.
- Reproduzível: É muito econômico reproduzir um
microfilme. Pode-se distribuir de modo rápido e
conveniente grandes quantidades de 
informações para as pessoas que desejam 
acessá-las. 
- Digitalizável: O microfilme pode ser convertido
em dados eletrônicos para distribuição através
da Internet e ser armazenado digitalmente para 
fácil consulta. 
A microfilmagem de documentos oficiais é 
regulamentada pela Lei Nº 5.433/68 e pelo Decreto Nº 
1799/96. 
PRINCIPAIS DIFERENÇAS ENTRE OS DOCUMENTOS 
MICROFILMADOS E OS DIGITALIZADOS 
Abordaremos agora as principais diferenças entre 
os documentos microfilmados e os digitalizados: 
- O microfilme possui valor legal. O documento
digital não possui valor legal. Assim, caso o
documento tenha valor jurídico, ele poderá ser 
eliminado se houver sido microfilmado, mas o 
mesmo não poderá ser feito caso ele tenha 
sido scanneado. 
- Alguns estudos demonstram que o tempo de vida
útil (considera-se a integridade da informação)
de um CD, em condições de armazenamento e 
ambiente adequados, gira em torno de 200 
anos. O microfilme tem um prazo estipulado em 
500 anos. 
- O CD pode ser guardado em condições
ambientais “mais flexíveis”, enquanto que o
microfilme, devido à composição química da
fotografia, precisa de cuidados muito mais
especiais.
Documentos eletrônicos (digitais): conceitos e 
definições. 
- Documento eletrônico = todo registro que tem
como meio físico um suporte eletrônico. 
- documento eletrônico ou documento digital é todo
registro gerado ou recebido por uma entidade pública ou 
privada, no desempenho de suas atividades, armazenado 
e disponibilizado ou não, através de sistemas de 
computação. 
12
- Assinatura eletrônica é todo método eletrônico
que permita evidenciar a autoria e integridade do 
conteúdo de um documento eletrônico. 
- Assinatura digital, por sua vez, é espécie do
gênero “assinatura eletrônica”, sendo caracterizada pelo 
emprego de criptografia com sistema de chaves 
assimétricas. 
- Certificação digital é a atividade de certificar
assinaturas digitais, identificando e reconhecendo o seu 
titular e a sua correspondente chave pública. Mediante o 
uso da certificação digital, presume-se a autenticidade e a 
integridade do documento eletrônico. 
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE 
DOCUMENTOS - GED 
A Gestão Eletrônica de Documentos, ou 
simplesmente “GED”, trata-se da Gestão de Documentos 
aliada às ferramentas tecnológicas para facilitar o seu 
trabalho. As principais inovações aplicadas são as que 
trabalham com os processos de Gestão de Documentos e 
suporte de documentos eletrônicos. 
As principais ferramentas tratadas na automação 
de arquivos e cobradas em provas são o GED e o 
workflow. Vamos a cada uma delas. 
GED: é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de 
Documentos, ou Gestão Eletrônica de Documentos. 
Trata-se apenas de acrescentar à Gestão de Documentos 
tradicional equipamentos e tecnologias que irão facilitar e 
aumentar a qualidade de sua atuação. 
Partindo do conceito inicial, podemos descrever 
GED como sendo um conjunto de tecnologias que permite 
a uma entidade gerenciar seus documentos em forma 
digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes 
formatos, suportes ou gêneros, como papel, áudio, 
microfilme, arquivos de texto, etc. 
As principais tecnologias que compõem o 
conjunto do GED são: 
Capture – tecnologia que permite a captura do 
documento pelo sistema. A partir da captura o 
sistema extrai os dados do documento e os 
transformam em informações confiáveis, 
recuperáveis e acessíveis (metadados), como o 
produtor, a data, o local, número, etc. 
Document Imaging – é a tecnologia mais utilizada 
atualmente em entidades públicas e privadas, 
superando até mesmo a microfilmagem. Trata-
se um documento digital (ou eletrônico). Essa 
conversão é feita através de aparelhos de 
captura de imagens, como os scanners. 
Document Management – essa tecnologia 
permite o controle sobre a criação, revisão e 
descarte de documentos eletrônicos. Ela 
propicia recuperação de informações (autor, 
data, local, versão, etc), segurança, busca e 
versão. 
COLD ou ERM – tecnologia que trata da emissão 
de relatórios sobre a Gestão de Documentos. 
Funciona como um feedback, mostrando os 
resultados das operações realizadas. 
Forms Processing – tecnologia que permite a 
criação de formulários. Os formulários são 
essenciais para algumas atividades e trâmites 
de documentos. 
Records andInformation Management – 
tecnologia que controla o ciclo de vida dos 
documentos. Essa tecnologia opera com base 
na Tabela de Temporalidade da entidade, 
aplicando aos documentos sob controle do 
sistema. 
Workflow: não é necessário muito 
aprofundamento neste conceito, pois ele apareceu em 
apenas quatro provas para cargos de nível médio. Pode 
ser que venha a aparecer com mais frequência em 
provas, mas ainda vai demorar um pouco. Contudo, caso 
apareça em provas, será suficiente que o candidato saiba 
apenas o conceito para responder a questão. 
O Workflow (ou fluxo de trabalho) é como o próprio 
nome sugere uma sequência ordenada de tarefas em 
uma atividade. No caso da Gestão de documentos trata-
se de todo o rito que o documento segue desde sua 
criação até sua destinação. Ainda, no caso da automação, 
esse processo é automatizado porque o próprio sistema 
de GED fornecerá os passos a serem seguidos para a 
realização de uma atividade administrativa. 
Considerações sobre automação: 
GDE X GED: é muito comum que o candidato 
cometa o erro de confundir esses dois conceitos pela 
semelhança da sigla. Então peço muita atenção: O GED 
refere-se à automação do sistema, enquanto a GDE 
refere-se à parte da gestão voltada exclusivamente para 
documentos eletrônicos. 
Não é necessário que todas as tecnologias e GED 
estejam presentes em uma entidade para que esta possa 
estar automatizada. De fato, as mais comuns são a 
captura, Doument, Imaging (ou digitalização) e o ERM 
(mais utilizado em sistemas de protocolo). 
Documento Digital X Documento Digitalizado: 
também é comum que o candidato acredite que todo 
documento inserido no computador é um documento 
digital. Contudo, para a doutrina, documento digital é 
aquele que “nasce” em suporte eletrônico e em código 
binário (lembrem-se da classificação de documentos 
quanto ao gênero). O documento que “nasce” em suporte 
papel e depois é inserido no computador é o documento 
digitalizado. A diferença pode parecer sutil, mas não é: 
um documento digital está no suporte eletrônico; um 
documento digitalizado apenas tem a sua imagem no 
computador, uma cópia, mas o documento em si continua 
sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido 
para todos os efeitos (de acordo com a Lei 12.682/12, a 
versão digitalizada não possui o mesmo valor legal do 
original, diferente do que acontece na microfilmagem). 
Metadados: os metadados descrevem o processo 
de registro da informação e identificam o documento, 
servindo para assegurar a autenticidade, compreensão e 
uso do documento. Trata-se de “dados sobre os dados” 
(retira- se dados sobre o documento, como número, 
destinatário, autor, assunto, data, etc., para inserir em um 
sistema de busca e recuperação). 
Migração: é o processo de combate à 
obsolescência dos equipamentos digitais. Devido ao 
rápido avanço tecnológico, um suporte digital (mídia) 
tende a ficar obsoleta cada vez mais rápida, e com isso 
aumenta-se o risco de perda do documento. A migração 
trata de transferir o documento de uma mídia antiga para 
uma mais recente (ex: tiraro documento do disquete e 
colocar no CD ou pen drive). Mesmo assim a migração 
não é a solução final, pois além de ser um trabalho 
“interminável” (sempre haverá atualização de mídias), os 
custos podem ser muito altos (a depender da quantidade 
de documentos e do material utilizado), assim como os 
riscos de perda (podem ocorrer falhas durante o 
processo, como falta de energia, quebra de equipamento 
13
ou mesmo o acesso indevido e alteração fraudulenta do 
documento). 
Emulação: outro processo de preservação digital, 
trata-se de uma situação específica onde um 
equipamento (hardware) ou programa (software) simula o 
funcionamento de outra tecnologia, esta geralmente mais 
antiga. Aos concurseiros que um dia tiveram infância, 
lembramos dos emuladores de velhos consoles que não 
são mais produzidos, que podem ser encontrados na 
internet, baixados e instalados no computador para que 
este rode os jogos da plataforma. Aos não familiarizados 
com o assunto, utilizo o exemplo do DVD. Quando se põe 
um disco com filme DVD para rodar no computador, este 
nada mais está fazendo do que simulando o 
funcionamento de um aparelho de DVD. Na arquivística a 
emulação é utilizada como meio de preservação digital, 
pois documentos digitais mais antigos (tanto em formato 
quanto em suporte) ainda necessitam de leitura. Ex: 
aparelho que simula um leitor de disquete, ou programa 
que abre documentos em formatos antigos ou 
incompatíveis. 
Trilha de Auditoria: é o conjunto de informações 
registradas que permite o rastreamento de intervenções 
ou tentativas de intervenção no documento arquivístico 
digital ou no SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão 
Arquivística de Documentos). A trilha de auditoria deve 
registrar o movimento e o uso dos documentos 
arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, registro, 
classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, 
recuperação da informação, acesso e uso, preservação e 
destinação), informando quem operou, a data e a hora, e 
as ações realizadas. 
(TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A trilha de 
auditoria deve registrar o movimento e o uso 
dos documentos arquivísticos dentro de um 
sistema informatizado de gestão arquivística de 
documentos, informando quem operou, a data, 
a hora e as ações realizadas. 
Resolução 
O item está correto. Essa é a correta definição 
de trilha de auditoria, método que serve para 
identificar todas as movimentações e 
modificações realizadas em um documento 
digital, bem como os responsáveis por elas. 
 (ANP/2013 – Cespe/UnB) A conversão utiliza 
um software que simula o ambiente operacional 
do documento original, de forma a permitir o 
uso do programa original no sistema de 
computador corrente, preservando o formato de 
dados original do documento. 
Resolução 
O item está incorreto. Toda a questão está 
correta, mas emprega o termo “conversão” no 
lugar de “emulação”. 
 Considerando a automação e os documentos 
digitais, devemos falar também sobre a Resolução 
CONARQ nº 20, que dispõe sobre a inserção dos 
documentos digitais em programas de gestão arquivística 
de documentos dos órgãos e entidades integrantes do 
Sistema Nacional de Arquivos. 
Esta Resolução define documento digital como 
sendo o documento arquivístico codificado em dígitos 
binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema 
computacional, sendo exemplos a planilha digital, 
mensagens de email, sites da internet, bases de dados ou 
qualquer outra, desde que esteja em formato digital. 
Especificamente a GDE deve ter espaço para a 
implantação de um sistema eletrônico com requisitos 
funcionais, requisitos não funcionais e metadados. 
Os requisitos funcionais são condições a serem 
cumpridas pela organização produtora de documentos, 
pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios 
documentos a fim de garantir a sua autenticidade ao 
longo do tempo, ou seja, o seu valor como fonte de prova 
das atividades desenvolvidas por uma dada instituição. 
São requisitos funcionais: registro e captura, classificação, 
tramitação, avaliação e destinação, recuperação da 
informação, acesso e segurança, armazenamento e 
preservação. 
Os requisitos não funcionais são diretrizes a 
serem observadas no planejamento, implantação e 
operacionalização dos sistemas de gestão de 
documentos. São requisitos não funcionais: utilização de 
padrões abertos, independência de fornecedor, integração 
com sistemas legados, conformidade com a legislação e 
os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento 
a usuários internos e externos, facilidade de utilização e 
desempenho. 
Os metadados são definidos, segundo a 
Resolução, como informações estruturadas e codificadas 
que descrevem e permitem gerenciar, compreender, 
preservar e acessar os documentos digitais ao longo do 
tempo. Essas informações referem-se a identificação e 
contexto documental (identificador único, instituição 
produtora, nomes, assunto, datas, local, código de 
classificação, tipologia documental, temporalidade, 
destinação, versão, documentos relacionados, idioma e 
indexação), segurança (categoria de sigilo, informações 
sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas 
digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, 
tamanho de arquivo, dependências de hardware e 
software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e 
localização física do documento. Trocando por miúdos, os 
metadados são dados sobre os dados, informações que 
permitem identificar e localizar os documentos. 
(MPE-PI/2012 – Cespe/UnB) Por seguirem 
padrões internacionais, os requisitos funcionais 
podem prescindir da legislação nacional. 
Resolução 
O item está incorreto. O examinador fez uma 
armadilha com o emprego do termo “prescindir”, 
que significa “dispensável”. Segundo o 
entendimento da questão, é dispensável a 
observância da legislação, uma vez que os 
requisitos funcionais são padronizados 
mundialmente. Isso é um absurdo, pois toda a 
atividade arquivística no país é fundamentada na 
Lei, que veremos em nossa última aula. Tudo o 
que é aceito no mundo deve ser tratado por meio 
de leis em nosso país para ser aceito. 
 (ANP/2013 – Cespe/UnB) A encapsulação 
requer que os metadados sejam agrupados ou 
inseridos no objeto digital. 
Resolução 
O item está incorreto. Até o momento não faz 
parte dos nossos estudos o assunto
“Preservação e Conservação de Documentos”, 
mas a encapsulação trata-se de uma técnica de 
restauração aplicada ao documento em papel 
que está muito danificado. Portanto não possui 
qualquer relação com documentos digitais. 
14
LEGISLAÇÃO ARQUIVISTA 
No que se refere à legislação brasileira pertinente 
aos arquivos, além da própria Carta Magna fazer 
referência à importância dos documentos no que tange ao 
seu valor histórico e cultural (Art. 215 e Art. 216), 
devemos conhecer: 
 Lei Nº 8.159, de 08/01/1991;
 Lei Nº 5.433, de 08/05/1968;
 Decreto Nº 1.799, de 30/01/1996;
 Lei Nº 12.527, de 18/11/2011
 LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 
Dispõe sobre a política nacional de arquivos 
públicos e privados e dá outras providências. 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA 
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu 
sanciono a seguinte Lei: 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão 
documental e a proteção especial a documentos de 
arquivos, como instrumento de apoio à administração, à 
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos 
de prova e informação. 
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta 
Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos 
por órgãos públicos, instituições de caráter público e 
entidades privadas, em decorrência do exercício de 
atividades específicas, bem como por pessoa física, 
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza 
dos documentos. 
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o 
conjunto de procedimentos e operações técnicas 
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e 
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a 
sua eliminação ou recolhimentopara guarda permanente. 
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos 
públicos informações de seu interesse particular ou de 
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de 
arquivos que serão prestadas no prazo da lei, sob pena 
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja 
imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, 
bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, 
da honra e da imagem das pessoas. 
Art. 5º A administração pública franqueará a 
consulta aos documentos públicos na forma da Lei. 
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização 
pelo dano material ou moral decorrente da violação do 
sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. 
CAPÍTULO II 
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS 
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de 
documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas 
atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, 
estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência 
de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. 
§ 1º - São também públicos os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por instituições de 
caráter público, por entidades privadas encarregadas da 
gestão de serviços públicos no exercício de suas 
atividades. 
§ 2º - A cessação de atividade de instituições
públicas e de caráter público implica o recolhimento de 
sua documentação à instituição arquivística pública ou a 
sua transferência à instituição sucessora. 
Art. 8º Os documentos públicos são identificados 
como correntes, intermediários e permanentes. 
§ 1º - Consideram-se documentos correntes
aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, 
constituam objeto de consultas frequentes. 
§ 2º - Consideram-se documentos intermediários
aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos 
produtores, por razões de interesse administrativo, 
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda 
permanente. 
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de
documentos de valor histórico, probatório e informativo 
que devem ser definitivamente preservados. 
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos 
por instituições públicas e de caráter público será 
realizada mediante autorização da instituição arquivística 
pública, na sua específica esfera de competência. 
Art. 10 - Os documentos de valor permanente são 
inalienáveis e imprescritíveis. 
CAPÍTULO III 
DOS ARQUIVOS PRIVADOS 
Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os 
conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por 
pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas 
atividades. 
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser 
identificados pelo Poder Público como de interesse 
público e social, desde que sejam considerados como 
conjuntos de fontes relevantes para a história e 
desenvolvimento científico nacional. 
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como 
de interesse público e social não poderão ser alienados 
com dispersão ou perda da unidade documental, nem 
transferidos para o exterior. 
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o 
Poder Público exercerá preferência na aquisição. 
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos 
privados identificados como de interesse público e social 
poderá ser franqueado mediante autorização de seu 
proprietário ou possuidor. 
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como 
de interesse público e social poderão ser depositados a 
título revogável, ou doados a instituições arquivísticas 
públicas. 
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de 
entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência 
do Código Civil ficam identificados como de interesse 
público e social. 
CAPÍTULO IV 
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE 
INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS 
Art. 17 - A administração da documentação pública 
ou de caráter público compete às instituições arquivísticas 
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 
§ 1° - São arquivos Federais o Arquivo Nacional do
Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do 
Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder 
Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do 
Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do 
Exército e do Ministério da Aeronáutica. 
§ 2° - São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder
Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do 
Poder Judiciário. 
15
§ 3° - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo
do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o 
arquivo do Poder Judiciário. 
§ 4° - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder
Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. 
§ 5° - Os arquivos públicos dos Territórios são
organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. 
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e 
o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos
pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e
acompanhar e implementar a política nacional de
arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas 
funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades 
regionais. 
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder 
Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder 
Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem 
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob 
sua guarda. 
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder 
Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos 
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário 
Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo 
e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar 
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. 
Art. 21 - Legislação Estadual, do Distrito Federal e 
municipal definirá os critérios de organização e vinculação 
dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão 
e o acesso aos documentos, observado o disposto na 
Constituição Federal, e nesta Lei. 
CAPÍTULO V 
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS 
PÚBLICOS 
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno 
aos documentos públicos. 
Art. 23 - Decreto fixará as categorias de sigilo que 
deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na 
classificação dos documentos por eles produzidos. 
§ 1° - Os documentos cuja divulgação ponha em
risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como 
aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da 
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das 
pessoas são originalmente sigilosos. 
§ 2° - O acesso aos documentos sigilosos
referentes à segurança da sociedade e do Estado será 
restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar 
da data de sua produção, podendo esse prazo ser 
prorrogado, por uma única vez, por igual período. 
§ 3° - O acesso aos documentos sigilosos
referentes à honra e a imagem das pessoas será restrito 
por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da 
data de sua produção. 
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer 
instância, determinar a exibição reservada de qualquer 
documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa 
de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal 
da parte. 
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização 
administrativa será interpretada de modo a, por qualquer 
forma, restringir o disposto neste artigo. 
DISPOSIÇÕES FINAIS 
Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, 
civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, 
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor 
permanente ou considerado como de interesse público e 
social. 
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de 
Arquivos - CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo 
Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, 
como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos - 
SINAR. 
§ 1° - O Conselho Nacional de Arquivos será
presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e 
integrado por representantes de instituições arquivísticas 
e acadêmicas, públicas e privadas. 
§ 2° - A estrutura e funcionamento do Conselho
criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua 
publicação. 
Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário. 
Brasília, em 08 de janeiro de 1991; 170° da 
Independência e 103° da República. 
FERNANDO COLLOR 
Jarbas Passarinho 
(Diário Oficial da União, de 09 janeiro de 1991, e pub. ret. 
em 28 de janeiro de 1991 
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011. 
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA 
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e 
eu sanciono a seguinte Lei: 
CAPÍTULO I 
DISPOSIÇÕES GERAIS 
Art. 1
o
 Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a
serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e 
Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações 
previsto no inciso XXXIII do art. 5
o
, no inciso II do § 3º do
art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. 
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta 
Lei: 
I - os órgãos públicos integrantes da administração 
direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as 
Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; 
II - as autarquias, as fundações públicas, as 
empresas públicas, as sociedades de economia mista e 
demais entidades controladas direta ou indiretamente pela 
União, Estados, Distrito Federal e Municípios. 
Art. 2
o
 Aplicam-se as disposições desta Lei, no
que couber, às entidades privadas sem fins lucrativos que 
recebam, para realização de ações de interesse público, 
recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante 
subvenções sociais, contrato de gestão, termo de 
parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros 
instrumentos congêneres. 
Parágrafo único. A publicidade a que estão 
submetidas as entidades citadas no caput refere-se à 
parcela dos recursos públicos recebidos e à sua 
destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que 
estejam legalmente obrigadas. 
Art. 3
o
 Os procedimentos previstos nesta Lei
destinam-se a assegurar o direito fundamental de acesso 
à informação e devem ser executados em conformidade 
com os princípios básicos da administração pública e com 
as seguintes diretrizes: 
I - observância da publicidade como preceito geral 
e do sigilo como exceção; 
16
http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%2012.527-2011?OpenDocument
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art5xxxiii
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art37%C2%A73ii
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art37%C2%A73ii
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm#art216%C2%A72
II - divulgação de informações de interesse público, 
independentemente de solicitações; 
III - utilização de meios de comunicação 
viabilizados pela tecnologia da informação; 
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de 
transparência na administração pública; 
V - desenvolvimento do controle social da 
administração pública. 
Art. 4
o
 Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que 
podem ser utilizados para produção e transmissão de 
conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou 
formato; 
II - documento: unidade de registro de 
informações, qualquer que seja o suporte ou formato; 
III - informação sigilosa: aquela submetida 
temporariamente à restrição de acesso público em razão 
de sua imprescindibilidade para a segurança da 
sociedade e do Estado; 
IV - informação pessoal: aquela relacionada à 
pessoa natural identificada ou identificável; 
V - tratamento da informação: conjunto de ações 
referentes à produção, recepção, classificação, utilização, 
acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, 
arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, 
destinação ou controle da informação; 
VI - disponibilidade: qualidade da informação que 
pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, 
equipamentos ou sistemas autorizados; 
VII - autenticidade: qualidade da informação que 
tenha sido produzida, expedida, recebida ou modificada 
por determinado indivíduo, equipamento ou sistema; 
VIII - integridade: qualidade da informação não 
modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; 
IX - primariedade: qualidade da informação 
coletada na fonte, com o máximo de detalhamento 
possível, sem modificações. 
Art. 5
o
 É dever do Estado garantir o direito de
acesso à informação, que será franqueada, mediante 
procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, 
clara e em linguagem de fácil compreensão. 
CAPÍTULO II 
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA 
DIVULGAÇÃO 
Art. 6
o
 Cabe aos órgãos e entidades do poder
público, observadas as normas e procedimentos 
específicos aplicáveis, assegurar a: 
I - gestão transparente da informação, propiciando 
amplo acesso a ela e sua divulgação; 
II - proteção da informação, garantindo-se sua 
disponibilidade, autenticidade e integridade; e 
III - proteção da informação sigilosa e da 
informação pessoal, observada a sua disponibilidade, 
autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso. 
Art. 7
o
 O acesso à informação de que trata esta
Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: 
I - orientação sobre os procedimentos para a 
consecução de acesso, bem como sobre o local onde 
poderá ser encontrada ou obtida a informação almejada; 
II - informação contida em registros ou 
documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos 
ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; 
III - informação produzida ou custodiada por 
pessoa física ou entidade privada decorrente de qualquer 
vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse 
vínculo já tenha cessado; 
IV - informação primária, íntegra, autêntica e 
atualizada; 
V - informação sobre atividades exercidas pelos 
órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, 
organização e serviços; 
VI - informação pertinente à administração do 
patrimônio público, utilização de recursos públicos, 
licitação, contratos administrativos; e 
VII - informação relativa: 
a) à implementação, acompanhamento e 
resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e 
entidades públicas, bem como metas e indicadores 
propostos; 
b) ao resultado de inspeções, auditorias,
prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos 
de controle interno e externo, incluindo prestações de 
contas relativas a exercícios anteriores. 
§ 1
o
 O acesso à informação previsto no caput não
compreende as informações referentes a projetos de 
pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos 
cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade 
e do Estado. 
§ 2
o
 Quando não for autorizado acesso integral à
informação por ser ela parcialmente sigilosa, é 
assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de 
certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob 
sigilo. 
§ 3
o
 O direito de acesso aos documentos ou às
informações neles contidas utilizados como fundamento 
da tomada de decisão e do ato administrativo será 
assegurado com a edição do ato decisório respectivo. 
§ 4
o
 A negativa de acesso às informações objeto
de pedido formulado aos órgãos e entidades referidas no 
art. 1
o
, quando não fundamentada, sujeitará o
responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 
32 desta Lei. 
§ 5
o
 Informado do extravio da informação
solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade 
competente a imediata abertura de sindicância para 
apurar o desaparecimento da respectiva documentação. 
§ 6
o
 Verificada a hipótese prevista no § 5
o
 deste
artigo, o responsável pela guarda da informação 
extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justificar o 
fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação. 
Art. 8
o
 É dever dos órgãos e entidades públicas
promover, independentemente de requerimentos, a 
divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas 
competências, de informações de interesse coletivo ou 
geral por eles produzidas ou custodiadas. 
§ 1
o
 Na divulgação das informações a que se
refereo caput, deverão constar, no mínimo: 
I - registro das competências e estrutura 
organizacional, endereços e telefones das respectivas 
unidades e horários de atendimento ao público; 
II - registros de quaisquer repasses ou 
transferências de recursos financeiros; 
III - registros das despesas; 
IV - informações concernentes a procedimentos 
licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, 
bem como a todos os contratos celebrados; 
V - dados gerais para o acompanhamento de 
programas, ações, projetos e obras de órgãos e 
entidades; e 
17
VI - respostas a perguntas mais frequentes da 
sociedade. 
§ 2
o
 Para cumprimento do disposto no caput, os
órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os 
meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo 
obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial 
de computadores (internet). 
§ 3
o
 Os sítios de que trata o § 2
o
 deverão, na
forma de regulamento, atender, entre outros, aos 
seguintes requisitos: 
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que 
permita o acesso à informação de forma objetiva, 
transparente, clara e em linguagem de fácil 
compreensão; 
II - possibilitar a gravação de relatórios em 
diversos formatos eletrônicos, inclusive abertos e não 
proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a 
facilitar a análise das informações; 
III - possibilitar o acesso automatizado por 
sistemas externos em formatos abertos, estruturados e 
legíveis por máquina; 
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados 
para estruturação da informação; 
V - garantir a autenticidade e a integridade das 
informações disponíveis para acesso; 
VI - manter atualizadas as informações disponíveis 
para acesso; 
VII - indicar local e instruções que permitam ao 
interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telefônica, 
com o órgão ou entidade detentora do sítio; e 
VIII - adotar as medidas necessárias para garantir 
a acessibilidade de conteúdo para pessoas com 
deficiência, nos termos do art. 17 da Lei n
o
 10.098, de 19
de dezembro de 2000, e do art. 9
o
 da Convenção sobre
os Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo 
Decreto Legislativo n
o
 186, de 9 de julho de 2008.
§ 4
o
 Os Municípios com população de até 10.000
(dez mil) habitantes ficam dispensados da divulgação 
obrigatória na internet a que se refere o § 2
o
, mantida a
obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de 
informações relativas à execução orçamentária e 
financeira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da 
Lei Complementar n
o
 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de
Responsabilidade Fiscal). 
Art. 9
o
 O acesso a informações públicas será
assegurado mediante: 
I - criação de serviço de informações ao cidadão, 
nos órgãos e entidades do poder público, em local com 
condições apropriadas para: 
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a
informações; 
b) informar sobre a tramitação de documentos nas
suas respectivas unidades; 
c) protocolizar documentos e requerimentos de
acesso a informações; e 
II - realização de audiências ou consultas públicas, 
incentivo à participação popular ou a outras formas de 
divulgação. 
CAPÍTULO III 
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO 
Seção I 
Do Pedido de Acesso 
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar 
pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades 
referidos no art. 1
o
 desta Lei, por qualquer meio legítimo,
devendo o pedido conter a identificação do requerente e a 
especificação da informação requerida. 
§ 1
o
 Para o acesso a informações de interesse
público, a identificação do requerente não pode conter 
exigências que inviabilizem a solicitação. 
§ 2
o
 Os órgãos e entidades do poder público
devem viabilizar alternativa de encaminhamento de 
pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na 
internet. 
§ 3
o
 São vedadas quaisquer exigências relativas
aos motivos determinantes da solicitação de informações 
de interesse público. 
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá 
autorizar ou conceder o acesso imediato à informação 
disponível. 
§ 1
o
 Não sendo possível conceder o acesso
imediato, na forma disposta no caput, o órgão ou 
entidade que receber o pedido deverá, em prazo não 
superior a 20 (vinte) dias: 
I - comunicar a data, local e modo para se realizar 
a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão; 
II - indicar as razões de fato ou de direito da 
recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou 
III - comunicar que não possui a informação, 
indicar, se for do seu conhecimento, o órgão ou a 
entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento 
a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da 
remessa de seu pedido de informação. 
§ 2
o
 O prazo referido no § 1
o
 poderá ser
prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justificativa 
expressa, da qual será cientificado o requerente. 
§ 3
o
 Sem prejuízo da segurança e da proteção
das informações e do cumprimento da legislação 
aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer meios para 
que o próprio requerente possa pesquisar a informação 
de que necessitar. 
§ 4
o
 Quando não for autorizado o acesso por se
tratar de informação total ou parcialmente sigilosa, o 
requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de 
recurso, prazos e condições para sua interposição, 
devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente 
para sua apreciação. 
§ 5
o
 A informação armazenada em formato digital
será fornecida nesse formato, caso haja anuência do 
requerente. 
§ 6
o
 Caso a informação solicitada esteja 
disponível ao público em formato impresso, eletrônico ou 
em qualquer outro meio de acesso universal, serão 
informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma 
pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a 
referida informação, procedimento esse que desonerará o 
órgão ou entidade pública da obrigação de seu 
fornecimento direto, salvo se o requerente declarar não 
dispor de meios para realizar por si mesmo tais 
procedimentos. 
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da 
informação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução 
de documentos pelo órgão ou entidade pública 
consultada, situação em que poderá ser cobrado 
exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do 
custo dos serviços e dos materiais utilizados. 
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os 
custos previstos no caput todo aquele cuja situação 
econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do 
sustento próprio ou da família, declarada nos termos 
da Lei n
o
 7.115, de 29 de agosto de 1983.
18
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L10098.htm#art17
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L10098.htm#art17
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Congresso/DLG/DLG-186-2008.htm#art9
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Congresso/DLG/DLG-186-2008.htm#art9
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Congresso/DLG/DLG-186-2008.htm#art9
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/LCP/Lcp101.htm#art73b
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/LCP/Lcp101.htm#art73b
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L7115.htm
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação 
contida em documento cuja manipulação possa prejudicar 
sua integridade, deverá ser oferecida a consulta de cópia, 
com certificação de que esta confere com o original. 
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção 
de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas 
expensas e sob supervisão de servidor público, a 
reprodução seja feita por outro meio que não ponha em 
risco a conservação do documento original. 
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor 
de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia. 
Seção II 
Dos Recursos 
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a 
informações ou às razões da negativa do acesso, poderá 
o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo
de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à 
autoridade hierarquicamentesuperior à que exarou a 
decisão impugnada, que deverá se manifestar no prazo 
de 5 (cinco) dias. 
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos 
órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o 
requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da 
União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se: 
I - o acesso à informação não classificada como 
sigilosa for negado; 
II - a decisão de negativa de acesso à informação 
total ou parcialmente classificada como sigilosa não 
indicar a autoridade classificadora ou a hierarquicamente 
superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou 
desclassificação; 
III - os procedimentos de classificação de 
informação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem 
sido observados; e 
IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou 
outros procedimentos previstos nesta Lei. 
§ 1
o
 O recurso previsto neste artigo somente
poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois 
de submetido à apreciação de pelo menos uma 
autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou 
a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 
(cinco) dias. 
§ 2
o
 Verificada a procedência das razões do
recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao 
órgão ou entidade que adote as providências necessárias 
para dar cumprimento ao disposto nesta Lei. 
§ 3
o
 Negado o acesso à informação pela
Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto 
recurso à Comissão Mista de Reavaliação de 
Informações, a que se refere o art. 35. 
Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de 
desclassificação de informação protocolado em órgão da 
administração pública federal, poderá o requerente 
recorrer ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das 
competências da Comissão Mista de Reavaliação de 
Informações, previstas no art. 35, e do disposto no art. 
16. 
§ 1
o
 O recurso previsto neste artigo somente
poderá ser dirigido às autoridades mencionadas depois de 
submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade 
hierarquicamente superior à autoridade que exarou a 
decisão impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao 
respectivo Comando. 
§ 2
o
 Indeferido o recurso previsto no caput que
tenha como objeto a desclassificação de informação 
secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à Comissão 
Mista de Reavaliação de Informações prevista no art. 35. 
Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões 
denegatórias proferidas no recurso previsto no art. 15 e 
de revisão de classificação de documentos sigilosos serão 
objeto de regulamentação própria dos Poderes Legislativo 
e Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos 
âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o 
direito de ser informado sobre o andamento de seu 
pedido. 
Art. 19. (VETADO). 
§ 1
o
 (VETADO).
§ 2
o
 Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério
Público informarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao 
Conselho Nacional do Ministério Público, 
respectivamente, as decisões que, em grau de recurso, 
negarem acesso a informações de interesse público. 
Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que 
couber, a Lei n
o
 9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao
procedimento de que trata este Capítulo. 
CAPÍTULO IV 
DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO 
Seção I 
Disposições Gerais 
Art. 21. Não poderá ser negado acesso à 
informação necessária à tutela judicial ou administrativa 
de direitos fundamentais. 
Parágrafo único. As informações ou documentos 
que versem sobre condutas que impliquem violação dos 
direitos humanos praticada por agentes públicos ou a 
mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de 
restrição de acesso. 
Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais 
hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as 
hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração 
direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa 
física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com 
o poder público.
Seção II 
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos 
de Sigilo 
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à 
segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, 
passíveis de classificação as informações cuja divulgação 
ou acesso irrestrito possam: 
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais 
ou a integridade do território nacional; 
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de 
negociações ou as relações internacionais do País, ou as 
que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros 
Estados e organismos internacionais; 
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde 
da população; 
IV - oferecer elevado risco à estabilidade 
financeira, econômica ou monetária do País; 
V - prejudicar ou causar risco a planos ou 
operações estratégicos das Forças Armadas; 
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de 
pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, 
assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de 
interesse estratégico nacional; 
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de 
altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus 
familiares; ou 
19
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L9784.htm
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem 
como de investigação ou fiscalização em andamento, 
relacionadas com a prevenção ou repressão de 
infrações. 
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e 
entidades públicas, observado o seu teor e em razão de 
sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do 
Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, 
secreta ou reservada. 
§ 1
o
 Os prazos máximos de restrição de acesso à
informação, conforme a classificação prevista no caput, 
vigoram a partir da data de sua produção e são os 
seguintes: 
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; 
II - secreta: 15 (quinze) anos; e 
III - reservada: 5 (cinco) anos. 
§ 2
o
 As informações que puderem colocar em
risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da 
República e respectivos cônjuges e filhos(as) serão 
classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o 
término do mandato em exercício ou do último mandato, 
em caso de reeleição. 
§ 3
o
 Alternativamente aos prazos previstos no §
1
o
, poderá ser estabelecida como termo final de restrição
de acesso a ocorrência de determinado evento, desde 
que este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de 
classificação. 
§ 4
o
 Transcorrido o prazo de classificação ou
consumado o evento que defina o seu termo final, a 
informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso 
público. 
§ 5
o
 Para a classificação da informação em
determinado grau de sigilo, deverá ser observado o 
interesse público da informação e utilizado o critério 
menos restritivo possível, considerados: 
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da 
sociedade e do Estado; e 
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o 
evento que defina seu termo final. 
Seção III 
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas 
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a 
divulgação de informações sigilosas produzidas por seus 
órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. 
§ 1
o
 O acesso, a divulgação e o tratamento de
informação classificada como sigilosa ficarão restritos a 
pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que 
sejam devidamente credenciadas na forma do 
regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes 
públicos autorizados por lei. 
§ 2
o
 O acesso à informação classificada como
sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de 
resguardar o sigilo. 
§ 3
o
 Regulamento disporá sobre procedimentos e
medidas a serem adotados para o tratamento de 
informação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, 
alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não 
autorizados. 
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as 
providências necessárias para que o pessoal a elas 
subordinado hierarquicamente conheça as normas e 
observe as medidas e procedimentos de segurança para 
tratamento de informações sigilosas. 
Parágrafo único. A pessoa físicaou entidade 
privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder 
público, executar atividades de tratamento de informações 
sigilosas adotará as providências necessárias para que 
seus empregados, prepostos ou representantes observem 
as medidas e procedimentos de segurança das 
informações resultantes da aplicação desta Lei. 
Seção IV 
Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e 
Desclassificação 
Art. 27. A classificação do sigilo de informações 
no âmbito da administração pública federal é de 
competência: 
I - no grau de ultrassecreto, das seguintes 
autoridades: 
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as
mesmas prerrogativas; 
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da
Aeronáutica; e 
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares
permanentes no exterior; 
II - no grau de secreto, das autoridades referidas 
no inciso I, dos titulares de autarquias, fundações ou 
empresas públicas e sociedades de economia mista; e 
III - no grau de reservado, das autoridades 
referidas nos incisos I e II e das que exerçam funções de 
direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, 
do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de 
hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação 
específica de cada órgão ou entidade, observado o 
disposto nesta Lei. 
§ 1
o
 A competência prevista nos incisos I e II, no
que se refere à classificação como ultrassecreta e 
secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável 
a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada 
a subdelegação. 
§ 2
o
 A classificação de informação no grau de
sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas 
alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada pelos 
respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em 
regulamento. 
§ 3
o
 A autoridade ou outro agente público que
classificar informação como ultrassecreta deverá 
encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão 
Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o 
art. 35, no prazo previsto em regulamento. 
Art. 28. A classificação de informação em 
qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada em decisão 
que conterá, no mínimo, os seguintes elementos: 
I - assunto sobre o qual versa a informação; 
II - fundamento da classificação, observados os 
critérios estabelecidos no art. 24; 
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, 
meses ou dias, ou do evento que defina o seu termo final, 
conforme limites previstos no art. 24; e 
IV - identificação da autoridade que a classificou. 
Parágrafo único. A decisão referida no caput será 
mantida no mesmo grau de sigilo da informação 
classificada. 
Art. 29. A classificação das informações será 
reavaliada pela autoridade classificadora ou por 
autoridade hierarquicamente superior, mediante 
provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos 
em regulamento, com vistas à sua desclassificação ou à 
20
redução do prazo de sigilo, observado o disposto no art. 
24. 
§ 1
o
 O regulamento a que se refere 
o caput deverá considerar as peculiaridades das 
informações produzidas no exterior por autoridades ou 
agentes públicos. 
§ 2
o
 Na reavaliação a que se refere o caput,
deverão ser examinadas a permanência dos motivos do 
sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso 
ou da divulgação da informação. 
§ 3
o
 Na hipótese de redução do prazo de sigilo da
informação, o novo prazo de restrição manterá como 
termo inicial a data da sua produção. 
Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou 
entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na 
internet e destinado à veiculação de dados e informações 
administrativas, nos termos de regulamento: 
I - rol das informações que tenham sido 
desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses; 
II - rol de documentos classificados em cada grau 
de sigilo, com identificação para referência futura; 
III - relatório estatístico contendo a quantidade de 
pedidos de informação recebidos, atendidos e indeferidos, 
bem como informações genéricas sobre os solicitantes. 
§ 1
o
 Os órgãos e entidades deverão manter
exemplar da publicação prevista no caput para consulta 
pública em suas sedes. 
§ 2
o
 Os órgãos e entidades manterão extrato com
a lista de informações classificadas, acompanhadas da 
data, do grau de sigilo e dos fundamentos da 
classificação. 
Seção V 
Das Informações Pessoais 
Art. 31. O tratamento das informações pessoais 
deve ser feito de forma transparente e com respeito à 
intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, 
bem como às liberdades e garantias individuais. 
§ 1
o
 As informações pessoais, a que se refere
este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e 
imagem: 
I - terão seu acesso restrito, independentemente 
de classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 
(cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes 
públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se 
referirem; e 
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou 
acesso por terceiros diante de previsão legal ou 
consentimento expresso da pessoa a que elas se 
referirem. 
§ 2
o
 Aquele que obtiver acesso às informações de
que trata este artigo será responsabilizado por seu uso 
indevido. 
§ 3
o
 O consentimento referido no inciso II do §
1
o
 não será exigido quando as informações forem
necessárias: 
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a 
pessoa estiver física ou legalmente incapaz, e para 
utilização única e exclusivamente para o tratamento 
médico; 
II - à realização de estatísticas e pesquisas 
científicas de evidente interesse público ou geral, 
previstos em lei, sendo vedada a identificação da pessoa 
a que as informações se referirem; 
III - ao cumprimento de ordem judicial; 
IV - à defesa de direitos humanos; ou 
V - à proteção do interesse público e geral 
preponderante. 
§ 4
o
 A restrição de acesso à informação relativa à
vida privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser 
invocada com o intuito de prejudicar processo de 
apuração de irregularidades em que o titular das 
informações estiver envolvido, bem como em ações 
voltadas para a recuperação de fatos históricos de maior 
relevância. 
§ 5
o
 Regulamento disporá sobre os procedimentos
para tratamento de informação pessoal. 
CAPÍTULO V 
DAS RESPONSABILIDADES 
Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam 
responsabilidade do agente público ou militar: 
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos 
termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu 
fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma 
incorreta, incompleta ou imprecisa; 
II - utilizar indevidamente, bem como subtrair, 
destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou ocultar, total ou 
parcialmente, informação que se encontre sob sua guarda 
ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do 
exercício das atribuições de cargo, emprego ou função 
pública; 
III - agir com dolo ou má-fé na análise das 
solicitações de acesso à informação; 
IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou 
permitir acesso indevido à informação sigilosa ou 
informação pessoal; 
V - impor sigilo à informação para obter proveito 
pessoal ou de terceiro, ou para fins de ocultação de ato 
ilegal cometido por si ou por outrem; 
VI - ocultar da revisão de autoridade superior 
competente informação sigilosa para beneficiar a si ou a 
outrem, ou em prejuízo de terceiros; e 
VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, 
documentos concernentes a possíveis violações de 
direitos humanos por parte de agentes do Estado. 
§ 1
o
 Atendido o princípio do contraditório, da
ampla defesa e do devido processo legal, as condutas 
descritas no caput serão consideradas: 
I - para fins dos regulamentos disciplinares das 
Forças Armadas, transgressões militares médias ou 
graves, segundo os critérios neles estabelecidos, desde 
que não tipificadas em lei como crime ou contravenção 
penal; ou 
II - para fins dodisposto na Lei n
o
 8.112, de 11 de
dezembro de 1990, e suas alterações, infrações 
administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, 
com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos. 
§ 2
o
 Pelas condutas descritas no caput, poderá o
militar ou agente público responder, também, por 
improbidade administrativa, conforme o disposto nas Leis 
n
os
 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho
de 1992. 
Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que 
detiver informações em virtude de vínculo de qualquer 
natureza com o poder público e deixar de observar o 
disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções: 
I - advertência; 
II - multa; 
III - rescisão do vínculo com o poder público; 
21
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8112cons.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8112cons.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/l1079consol.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/l1079consol.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8429.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8429.htm
IV - suspensão temporária de participar em 
licitação e impedimento de contratar com a administração 
pública por prazo não superior a 2 (dois) anos; e 
V - declaração de inidoneidade para licitar ou 
contratar com a administração pública, até que seja 
promovida a reabilitação perante a própria autoridade que 
aplicou a penalidade. 
§ 1
o
 As sanções previstas nos incisos I, III e IV
poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, 
assegurado o direito de defesa do interessado, no 
respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias. 
§ 2
o
 A reabilitação referida no inciso V será
autorizada somente quando o interessado efetivar o 
ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuízos 
resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada 
com base no inciso IV. 
§ 3
o
 A aplicação da sanção prevista no inciso V é
de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão 
ou entidade pública, facultada a defesa do interessado, no 
respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da 
abertura de vista. 
Art. 34. Os órgãos e entidades públicas 
respondem diretamente pelos danos causados em 
decorrência da divulgação não autorizada ou utilização 
indevida de informações sigilosas ou informações 
pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade 
funcional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o 
respectivo direito de regresso. 
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se 
à pessoa física ou entidade privada que, em virtude de 
vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades, 
tenha acesso a informação sigilosa ou pessoal e a 
submeta a tratamento indevido. 
CAPÍTULO VI 
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS 
Art. 35. (VETADO). 
§ 1
o
 É instituída a Comissão Mista de Reavaliação
de Informações, que decidirá, no âmbito da administração 
pública federal, sobre o tratamento e a classificação de 
informações sigilosas e terá competência para: 
I - requisitar da autoridade que classificar 
informação como ultrassecreta e secreta esclarecimento 
ou conteúdo, parcial ou integral da informação; 
II - rever a classificação de informações 
ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante 
provocação de pessoa interessada, observado o disposto 
no art. 7
o
 e demais dispositivos desta Lei; e
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação 
classificada como ultrassecreta, sempre por prazo 
determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder 
ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à 
integridade do território nacional ou grave risco às 
relações internacionais do País, observado o prazo 
previsto no § 1
o
 do art. 24.
§ 2
o
 O prazo referido no inciso III é limitado a uma
única renovação. 
§ 3
o
 A revisão de ofício a que se refere o inciso II
do § 1
o
 deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro)
anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se 
tratar de documentos ultrassecretos ou secretos. 
§ 4
o
 A não deliberação sobre a revisão pela
Comissão Mista de Reavaliação de Informações nos 
prazos previstos no § 3
o
 implicará a desclassificação
automática das informações. 
§ 5
o
 Regulamento disporá sobre a composição,
organização e funcionamento da Comissão Mista de 
Reavaliação de Informações, observado o mandato de 2 
(dois) anos para seus integrantes e demais disposições 
desta Lei. 
Art. 36. O tratamento de informação sigilosa 
resultante de tratados, acordos ou atos internacionais 
atenderá às normas e recomendações constantes desses 
instrumentos. 
Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de 
Segurança Institucional da Presidência da República, o 
Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC), que tem 
por objetivos: 
I - promover e propor a regulamentação do 
credenciamento de segurança de pessoas físicas, 
empresas, órgãos e entidades para tratamento de 
informações sigilosas; e 
II - garantir a segurança de informações sigilosas, 
inclusive aquelas provenientes de países ou organizações 
internacionais com os quais a República Federativa do 
Brasil tenha firmado tratado, acordo, contrato ou qualquer 
outro ato internacional, sem prejuízo das atribuições do 
Ministério das Relações Exteriores e dos demais órgãos 
competentes. 
Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a 
composição, organização e funcionamento do NSC. 
Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei n
o
 9.507,
de 12 de novembro de 1997, em relação à informação de 
pessoa, física ou jurídica, constante de registro ou banco 
de dados de entidades governamentais ou de caráter 
público. 
Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão 
proceder à reavaliação das informações classificadas 
como ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2 
(dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta 
Lei. 
§ 1
o
 A restrição de acesso a informações, em
razão da reavaliação prevista no caput, deverá observar 
os prazos e condições previstos nesta Lei. 
§ 2
o
 No âmbito da administração pública federal, a
reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a 
qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de 
Informações, observados os termos desta Lei. 
§ 3
o
 Enquanto não transcorrido o prazo de
reavaliação previsto no caput, será mantida a 
classificação da informação nos termos da legislação 
precedente. 
§ 4
o
 As informações classificadas como secretas e
ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto 
no caput serão consideradas, automaticamente, de 
acesso público. 
Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar 
da vigência desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão 
ou entidade da administração pública federal direta e 
indireta designará autoridade que lhe seja diretamente 
subordinada para, no âmbito do respectivo órgão ou 
entidade, exercer as seguintes atribuições: 
I - assegurar o cumprimento das normas relativas 
ao acesso a informação, de forma eficiente e adequada 
aos objetivos desta Lei; 
II - monitorar a implementação do disposto nesta 
Lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu 
cumprimento; 
III - recomendar as medidas indispensáveis à 
implementação e ao aperfeiçoamento das normas e 
procedimentos necessários ao correto cumprimento do 
disposto nesta Lei; e 
22
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L9507.htm
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L9507.htm
IV - orientar as respectivas unidades no que se 
refere ao cumprimento do disposto nesta Lei e seus 
regulamentos. 
Art. 41. O Poder Executivo Federal designará 
órgão da administração pública federal responsável: 
I - pela promoção de campanha de abrangência 
nacional de fomento à cultura da transparência na 
administração pública e conscientização do direito 
fundamental de acesso à informação; 
II - pelo treinamento de agentes públicos no que se 
refere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à 
transparência na administração pública; 
III - pelo monitoramento da aplicação da lei no 
âmbito da administração pública federal, concentrando e 
consolidando apublicação de informações estatísticas 
relacionadas no art. 30; 
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional 
de relatório anual com informações atinentes à 
implementação desta Lei. 
Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o 
disposto nesta Lei no prazo de 180 (cento e oitenta) dias 
a contar da data de sua publicação. 
Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei n
o
 8.112, de
11 de dezembro de 1990, passa a vigorar com a seguinte 
redação: 
“Art. 116. ...................... 
............................ 
VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão 
do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou, 
quando houver suspeita de envolvimento desta, ao 
conhecimento de outra autoridade competente para 
apuração; 
.......................” (NR) 
Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei n
o
 8.112,
de 1990, passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-
A: 
“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado 
civil, penal ou administrativamente por dar ciência à 
autoridade superior ou, quando houver suspeita de 
envolvimento desta, a outra autoridade competente para 
apuração de informação concernente à prática de crimes 
ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que 
em decorrência do exercício de cargo, emprego ou função 
pública.” 
Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e 
aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as 
normas gerais estabelecidas nesta Lei, definir regras 
específicas, especialmente quanto ao disposto no art. 9
o
 e
na Seção II do Capítulo III. 
Art. 46. Revogam-se: 
I - a Lei n
o
 11.111, de 5 de maio de 2005; e
II - os arts. 22 a 24 da Lei n
o
 8.159, de 8 de janeiro
de 1991. 
Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e 
oitenta) dias após a data de sua publicação. 
Brasília, 18 de novembro de 2011; 190
o
 da 
Independência e 123
o
 da República. 
DILMA ROUSSEFF 
José Eduardo Cardoso 
Celso Luiz Nunes Amorim 
LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 
Regula a microfilmagem de documentos 
oficiais e dá outras providências. 
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que 
o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a
seguinte Lei:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a 
microfilmagem de documentos particulares e oficiais 
arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e 
municipais. 
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim
como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas 
obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos 
efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora 
dele. 
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a
critério da autoridade competente, ser eliminados por 
incineração, destruição mecânica ou por outro processo 
adequado que assegure a sua desintegração. 
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados
ou sua transferência para outro local far-se-á mediante 
lavratura de termo, por autoridade competente, em livro 
próprio. 
§ 4º Os filmes negativos resultantes de
microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora 
do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. 
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local
dos documentos microfilmados far-se-á mediante 
lavratura de termo em livro próprio pela autoridade 
competente. 
§ 6º Os originais dos documentos ainda em
trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes 
de seu arquivamento. 
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida
de segurança, poderão excepcionalmente ser
microfilmados documentos ainda não arquivados, desde
que autorizados por autoridade competente.
Art 2º Os documentos de valor histórico não 
deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local 
diverso da repartição detentora dos mesmos. 
Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo 
de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as 
autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais 
e municipais para a autenticação de traslados e certidões 
originárias de microfilmagem de documentos oficiais. 
§ 1º O decreto de regulamentação determinará,
igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos 
capacitados para efetuarem a microfilmagem de 
documentos particulares, bem como os requisitos que a 
microfilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos 
públicos devem preencher para serem autenticados, a fim 
de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, 
quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões 
originárias. 
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições
que os cartórios competentes terão de cumprir para a 
autenticação de microfilmes realizados por particulares, 
para produzir efeitos jurídicos contra terceiros. 
Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da 
autoridade que autenticar os documentos oficiais 
arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e 
certidões originais de microfilmes. 
Art 5º Esta lei entra em vigor na data de sua 
publicação. 
Art 6º Revogam-se as disposições em contrário. 
Brasília, 8 de maio de 1968; 147º da Independência e 80º 
da República. 
A. COSTA E SILVA
Luís Antônio da Gama e Silva 
23
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8112cons.htm#art116vi
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8112cons.htm#art126a
http://legislacao.planalto.gov.br/legisla/legislacao.nsf/Viw_Identificacao/lei%205.433-1968?OpenDocument
Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 10.5.1968. 
DECRETO Nº 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 
 Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 
1968, que regula a microfilmagem de 
documentos oficiais, e dá outras providências. 
O Presidente da República, no uso das atribuições que 
lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição e tendo em 
vista o disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio 
de 1968 
 Decreta: 
 Art.1º. A microfilmagem, em todo território 
nacional, autorizada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 
1968, abrange a dos documentos oficiais ou públicos, de 
qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e 
recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário 
e Legislativo, da Administração Indireta, da União, dos 
Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, bem como 
a dos documentos particulares ou privados, de pessoas 
físicas ou jurídicas. 
 Art. 2°. A emissão de cópias, traslados e certidões 
extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação 
desses documentos, para que possam produzir efeitos 
legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto. 
 Art. 3°. Entende-se por microfilme, para fins deste 
Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, 
de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos 
ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. 
 Art. 4°. A microfilmagem será feita em 
equipamentos que garantam a fiel reprodução das 
informações, sendo permitida a utilização de qualquer 
microforma. 
 Parágrafo único. Em se tratando da utilização de 
microfichas, além dos procedimentos previstos neste 
Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte 
superior, área reservada a titulação, a identificação e a 
numeração sequencial legíveis com a vista desarmada, 
bem como fotogramas destinados à indexação. 
 Art. 5°. A microfilmagem, de qualquer espécie, 
será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 
linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e 
qualidade de imagem e de reprodução. 
§ 1°. Será obrigatória, para efeito de segurança, a
extração de filme cópia, do filme original. 
§ 2°. Fica vedada a utilização de filmes
atualizáveis de qualquer tipo, tanto para a confecção do 
original como para a extração de cópias. 
§ 3°. O armazenamento do filme original deverá
ser feito em local diferente do seu filme cópia. 
 Art. 6°. Na microfilmagem poderá ser utilizado 
qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a 
qualidade de reprodução. 
 Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo 
tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo 
fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem 
poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição 
de uma parte da imagemanterior na imagem 
subsequente, de modo que se possa identificar, por 
superposição, a continuidade entre as seções adjacentes 
microfilmadas. 
 Art. 7º. Na microfilmagem de documentos cada 
série será sempre precedida de imagem de abertura, com 
os seguintes elementos: 
 I - identificação do detentor dos documentos a 
serem microfilmados; 
 II - número do microfilme, se for o caso; 
 III - local e a data da microfilmagem; 
 IV - registro no Ministério da Justiça; 
 V - ordenação, identificação e resumo da série de 
documentos a serem microfilmados; 
 VI - menção, quando for o caso, de que a série de 
documentos a serem microfilmados é continuação da 
série contida em microfilme anterior; 
 VII - identificação do equipamento utilizado, da 
unidade filmada e do grau de redução; 
 VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se 
for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a 
serem microfilmados; 
 IX - nome por extenso, qualificação funcional e 
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou 
empresa executora da microfilmagem. 
 Art. 8°. No final da microfilmagem de cada série 
será sempre reproduzida a imagem de encerramento, 
imediatamente após o último documento, com os 
seguintes elementos: 
 I - identificação do detentor dos documentos 
microfilmados; 
 II - informações complementares relativas ao item 
V do artigo 6 deste Decreto; 
 III - termo de encerramento atestando a fiel 
observância às disposições do presente Decreto; 
 IV - menção, quando for o caso, de que a série de 
documentos microfilmados continua em microfilme 
posterior; 
 V - nome por extenso, qualificação funcional e 
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou 
empresa executora da microfilmagem. 
 Art. 9°. Os documentos da mesma série ou 
sequência, eventualmente omitidos quando da 
microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não 
apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por 
problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não 
sendo permitido corte ou inserção no filme original. 
§ 1° A microfilmagem destes documentos será
precedida de uma imagem de observação, com os 
seguintes elementos: 
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou 
empresa executora da microfilmagem. 
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para
recuperar as informações e assegurar a localização dos 
documentos. 
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os
padrões de qualidade exigidos, a microfilmagem dessa 
série de documentos deverá ser repetida integralmente. 
 Art. 10. Para o processamento dos filmes serão 
utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao 
filme alto poder de definição, densidade uniforme e 
durabilidade. 
 Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em 
estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser 
microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até 
a definição de sua destinação final. 
 Art. 12. A eliminação de documentos, após a 
microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua 
inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de 
termo próprio e após a revisão e a extração de filme 
cópia. 
 Parágrafo único. A eliminação de documentos 
oficiais ou públicos só deverá ocorrer se a mesma estiver 
prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada 
pela autoridade competente na esfera de atuação do 
mesmo e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, 
de 8 de janeiro de 1991. 
 Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com 
valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados 
24
após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo 
público de sua esfera de atuação ou preservados pelo 
próprio órgão detentor. 
 Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em 
papel ou em filme de documentos microfilmados, para 
produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão que 
ser autenticados pela autoridade competente detentora do 
filme original. 
§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de
microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido 
termo próprio, no qual deverá constar que o filme que o 
acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação 
far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos 
especificados no artigo seguinte. 
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída
de microfilmes de documentos privados, a autenticação 
far-se-á por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos 
cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no 
artigo seguinte. 
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo
anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio 
de reprodução, desde que seja assegurada a sua 
fidelidade e qualidade de leitura. 
 Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá 
ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos 
deste Decreto. 
 Parágrafo único. Para exercer a atividade de 
microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios, a 
que se refere este artigo, além da legislação a que estão 
sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça 
e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida 
quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. 
 Art. 16. As empresas e os cartórios, que se 
dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros, 
fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, 
declarando: 
 I - que a microfilmagem foi executada de acordo 
com o disposto neste Decreto; 
 II - que se responsabilizam pelo padrão de 
qualidade do serviço executado; 
 III - que o usuário passa a ser responsável pelo 
manuseio e conservação das microformas. 
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópia, produzidos 
no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora 
dele, quando: 
 I - autenticados por autoridade estrangeira 
competente; 
 II - tiverem reconhecida pela autoridade consular 
brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver 
autenticado; 
 III - forem acompanhados de tradução oficial. 
 Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópia 
resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à 
fiscalização, ou necessários à prestação de contas, 
deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que 
estariam sujeitos os seus respectivos originais. 
 Art. 19. As infrações, às normas deste Decreto, 
por parte dos cartórios e empresas registrados no 
Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a 
gravidade do fato, às penalidades de advertência ou 
suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais 
e civis cabíveis. 
 Parágrafo único. No caso de reincidência por falta 
grave, o registro será cassado definitivamente. 
 Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as 
instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento 
deste Decreto. 
 Art. 21. Revoga-se o decreto n° 64.398, de 24 de 
abril de 1969. 
 Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de 
sua publicação. 
Brasília, 30 de janeiro de 1996, 175° da Independência e 
108° da República 
 FERNANDO HENRIQUE CARDOSO 
Milton Seligman 
QUESTÕES DE CONCURSOS 
1) (DPU) Considere que os documentos de um
determinado setor da DPU estejam organizados com
base na procedência ou local. Nessa situação, o
método de arquivamento adotado denomina-se
a) por assunto.
b) onomástico.
c) geográfico.
d) ideográfico.
e) alfabético.
2) (DPU) Com relação aos procedimentos adotados nos
arquivos permanentes, assinale a opção correta.
a) É vedada a reprodução parcial ou total dos documentos
em suporte papel.
b) A pesquisa é facultada ao público externo.
c) Os documentos existentes são passíveis de eliminação.
d) Os documentos públicos posteriormente serão
transferidos para o Arquivo Nacional.
e) É comum o empréstimo de documentos, inclusive para
órgãos externos.
3) (DPU) Assinale a opção correta a respeito dos
procedimentos adotados para os documentos na fase
intermediária, ou segunda idade dos arquivos.
a) Os documentos são recebidos por transferência dos
arquivos correntes.b) Cumpridos os prazos estipulados na tabela de
temporalidade, os documentos serão transferidos ao
arquivo central.
c) O empréstimo de documentos é facultado somente
para o produtor do documento.
d) Os documentos cujo prazo de guarda seja estabelecido
em cem anos deverão ser recolhidos ao arquivo
permanente.
e) O procedimento de microfilmagem é indicado apenas
para os processos que estejam em péssimo estágio
de conservação.
4) (DPU) As rotinas do setor de protocolo incluem
atividades de
a) classificação, registro, avaliação e empréstimo de
documentos.
b) recebimento, classificação, registro e movimentação de
documentos.
c) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos.
d) ordenação, classificação e avaliação de documentos.
e) registro de processos, classificação e avaliação de
documentos.
5) (DPU) As atividades típicas do arquivo corrente são
a) o protocolo, a expedição, o arquivamento, o
empréstimo e a consulta de documentos.
b) o arquivamento, o desarquivamento, a classificação e a
avaliação de documentos.
25
c) o protocolo, o arquivamento e o empréstimo de
documentos.
d) a classificação, a avaliação e a destinação de
documentos.
e) a classificação, o arquivamento e o empréstimo de
documentos.
6) (DPU) Assinale a opção correta acerca da preservação
de informação em formato digital.
a) A preservação de informação digital exige
compromissos entre vários segmentos da sociedade,
pois envolve, além dos aspectos tecnológicos e de
gerenciamento da informação, questões
administrativas, legais, políticas e econômicas.
b) A tecnologia digital vem apresentando forte impacto
sobre a gestão dos documentos digitais no presente e
a garantia de acesso no futuro, pois é o meio mais
eficiente, durável e estável de armazenamento de
informações, em comparação com os meios
convencionais.
c) Uma das vantagens da preservação digital de
informações é a economia, uma vez que demanda
menor espaço físico e menos recursos humanos,
investimentos em mobiliário, acondicionamento e
controle ambiental.
d) Os rápidos avanços relacionados à tecnologia da
informação levaram à constante melhoria estrutural
dos sistemas eletrônicos de informação e à crescente
longevidade das mídias, que garantem, hoje, a
capacidade de tais sistemas para assegurar a
preservação de longo prazo e o acesso contínuo às
informações.
e) As dificuldades técnicas enfrentadas para a
preservação de longo prazo de informações digitais,
nesse começo de século, foram todas superadas com
a adoção de estratégias para a recuperação das
informações, como a emulação, a migração ou a
preservação da plataforma de hardware e software em
que foram criados os registros.
7) (AGU) A respeito das tipologias documentais e dos
suportes físicos, julgue os itens que se seguem
1 Os documentos de arquivo devem ser guardados na 
posição vertical, em estantes, e em ambientes bem 
ventilados. 
2 Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte 
do gênero documental cartográfico. 
3 Ofício, memorando e aviso são exemplos de tipologias 
documentais. 
4 O microfilme de substituição é aquele que serve à 
preservação das informações contidas em 
documentos que são eliminados, tendo em vista a 
racionalização e o aproveitamento de espaço. 
5 O documento digitalizado tem o mesmo valor legal do 
documento em suporte papel, podendo, até, ser 
apresentado em juízo. 
8) (POLÍCIA FEDERAL) Acerca das tipologias
documentais e dos suportes físicos, julgue os
próximos itens.
1 Ofícios, memorandos, cartas, telegramas e e-mails são 
tipologias documentais. 
2 Documentos iconográficos são aqueles em formatos e 
dimensões variáveis, com representações 
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. 
3 A microfilmagem é grande aliada da redução de espaço 
ocupado pelos documentos arquivísticos em papel, 
bem como da preservação dos documentos originais. 
Entretanto, no caso dos documentos considerados de 
valor permanente, a microfilmagem não permite a 
eliminação dos documentos originais. 
4 Uma base de dados desenvolvida em uma instituição 
pública com vistas a atender, racionalizar e 
implementar uma de suas funções deve ser 
considerada como parte dos arquivos dessa 
instituição. 
5 A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mofo, as 
grandes variações de temperatura e a poeira são, a 
médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos 
documentos. 
9) (MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE) A respeito da
gestão de documentos aplicada a arquivos
governamentais, julgue os itens seguintes.
1 Na gestão de documentos, a fase de produção refere-se 
à elaboração de documentos resultantes de atividades 
de um órgão ou setor e contribui para que sejam 
criados apenas documentos essenciais à 
administração e evitadas a duplicação e a emissão de 
vias desnecessárias. 
2 A fase da gestão de documentos em que são feitas a 
análise e a avaliação de documentos acumulados em 
arquivos é conhecida como preservação de 
documentos. 
3 Na gestão de documentos, as atividades de protocolo, a 
recuperação de informações e a elaboração de 
normas de acesso à documentação são desenvolvidas 
na fase de utilização de documentos. 
4 A gestão de documentos é aplicada originalmente na 
idade permanente. 
5 Uma das principais finalidades da gestão de 
documentos é a proteção dos documentos de valor 
permanente para a organização e a sociedade. 
10) (TRT) A tabela de temporalidade é um instrumento
adotado nos arquivos das instituições públicas e
privadas. As finalidades dessa tabela incluem:
1 indicar a destinação dos documentos 
2 determinar o prazo de guarda dos documentos na fase 
corrente 
3 determinar o prazo de guarda dos documentos na fase 
intermediária 
4 determinar o prazo de guarda dos documentos na fase 
permanente 
5 indicar a data provável para a eliminação dos 
documentos 
11) (TRT) Em relação à política de avaliação dos
documentos arquivísticos, serão preservados, em
caráter permanente, os documentos:
1 que refletem o funcionamento da instituição 
2 que provam como a instituição foi organizada 
3 que registram pura formalidade 
4 que se tornaram obsoletos e que estão manuscritos 
5 que estão inseridos na fase corrente. 
12) (PF) A avaliação documental é uma função típica
adotada mundialmente no tratamento técnico de
26
acervos arquivísticos. Em relação a essa função, 
julgue os itens que se seguem. 
1 A aplicação da tabela de temporalidade permite eliminar 
documentos ainda no arquivo corrente. 
2 A avaliação dos documentos permite aumentar o índice 
de recuperação da informação. 
3 Como um dos requisitos básicos de sua função, o 
responsável pela avaliação documental deve conhecer 
a estrutura e o funcionamento da instituição a ser 
avaliada. 
4 A aplicação dos critérios de avaliação possibilita ganho 
de espaço físico. 
5 A avaliação documental provoca, necessariamente, 
aumento de recursos humanos e de materiais. 
13) (TST) De acordo com a Lei nº 8159/1991, que dispõe
sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados e dá outras providências, um programa de
gestão de documentos inclui o(a):
1 permuta de documentos. 
2 reprodução de documentos. 
3 produção de documentos. 
4 avaliação de documentos. 
5 arquivamento de documentos. 
14) (TST) Julgue os itens abaixo, referentes à teoria das
três idades dos documentos de arquivos.
1 Alguns documentos podem ser eliminados na fase 
corrente em uma instituição que possua uma política 
de avaliação. 
2 Os documentos definidos como de valor permanente 
devem ser preservados no arquivo intermediário. 
3 Cumpridos os prazos previstos na tabela de 
temporalidade da instituição, os documentos serão 
recolhidos da fase corrente para a fase permanente. 
4 A transferência de documentos ocorrerá tão logo seja 
finalizado seu trâmite. 
5 Os documentos com prazo de guarda de cem anos 
deverão ser preservados na fase intermediária. 
15) (TJ-DF) Arquivo é a guarda sistemática de
informações que servirão de base para pesquisas
futuras. A esse respeito, julgue os itens que se
seguem.
1 Os arquivosrecebem várias classificações conforme o 
estágio, a fase de evolução ou a idade dos 
documentos sob sua guarda. No caso de documentos 
consultados frequentemente, a guarda deve estar sob 
responsabilidade do arquivo intermediário. 
2 A descentralização dos serviços de arquivo caracteriza-
se pela manutenção, em mais de uma unidade 
organizacional, das atividades de guarda de 
documentos, de controle, de coordenação, de 
orientação e normativas. 
3 Quanto à natureza dos documentos, denomina-se 
arquivo especial o tipo de arquivo que guarda 
documentos com formas físicas variadas e que 
necessitam de armazenamento, registro, 
acondicionamento e conservação sob condições 
especiais. 
4 Para uma correta conservação do acervo documental 
em papel, a unidade de guarda dos documentos deve 
ser instalada em ambiente sem luz solar direta e 
isento de umidade. 
5 Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto são 
graus de sigilo aplicados a documentos que 
necessitam de medidas especiais de guarda e 
divulgação. 
6 Com base nas regras de alfabetação, os nomes a seguir 
estão corretamente apresentados. 
Araújo, José Cardoso da Silva (Desembargador) 
Barbosa Neto, Pedro Paulo 
Fundação Getúlio Vargas 
Lao Xing Xiang 
Vale Verde, Ricardo Pereira do 
16) (MPE-AM) Os documentos de uma instituição são
importantes para a tomada de decisões e para a
garantia de direitos e deveres, entre outros aspectos.
Acerca dos arquivos de documentos, julgue os
seguintes itens.
1 As coleções de documentos de outras instituições 
adquiridas por órgãos públicos, por instituições de 
caráter público e por entidades privadas são 
consideradas arquivo. 
2 O arquivo, cujo principal objetivo é ser um instrumento 
de apoio à administração, constitui, com o decorrer do 
tempo, base do conhecimento da história da 
instituição a que pertence. 
3 Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos 
classificam-se como centralizados e descentralizados. 
4 Arquivo intermediário, caracterizado como um estágio 
de evolução do arquivo de uma organização, pode ser 
corretamente definido como o conjunto de 
documentos sujeito a eliminação ou a recolhimento 
para guarda permanente. 
17) (MPE-AM) No que se refere a arquivamento de
documentos e a procedimentos administrativos, julgue
os itens a seguir.
1 Em órgãos públicos, o memorando é uma 
correspondência interna. 
2 O método de arquivamento é determinado apenas pela 
espécie dos documentos. 
3 Segundo as regras de alfabetação utilizadas no método 
de arquivamento alfabético, os sobrenomes 
compostos não devem ser separados. 
4 No arquivamento de fichas por nome de pessoas, 
quando aparecem sobrenomes iguais, deve 
prevalecer a ordem alfabética do prenome. 
5 Classificam-se como ostensivos os documentos 
produzidos pela atividade-meio do órgão público. 
6 Além do setor de protocolo, todas as demais unidades 
de um órgão público têm responsabilidade pela 
expedição de documentos. 
Gabarito: 01/ C; 02/ B; 03/A; 04/B; 05/A; 06/A; 07/C-C-
E-C-E; 08/E-E-C-C-C; 09/C-E-C-E-C; 10/C-C-C-E-E; 
11/ C-C-E-E-E; 12/C-C-C-C-E; 13/E-E-C-C-C; 14/C-
E-E-E-C; 15/E-E-C-E-E-C; 16/E-C-E-C; 17/C 
27