GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS IRENE (1)

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IMPORTANTE 
Data limite para aplicação 
desta prova: 06/04/2024 
UNIP EAD 
Código da Prova: 124562552577 
Curso: CST SECRETARIADO 
Série: 2 Tipo: Bimestral - AP 
Aluno: 2368508 - IRENE CELIANE LUQUE 
I - Questões objetivas — valendo 5 pontos 
II - Questões discursivas — valendo 5 pontos 
Gerada em: 03/04/2024 às 10h35 
Instruções para a realização da prova: 
Leia as questões com atenção. 
Confira seu nome e RA e verifique se o caderno de questão e folha de respostas correspondem à sua disciplina. 
Faça as marcações primeiro no caderno de questões e depois repasse para a folha de respostas. 
Serão consideradas somente as marcações feitas na folha de respostas. 
Não se esqueça de assinar a folha de respostas. 
Utilize caneta preta para preencher a folha de respostas. 
Preencha todo o espaço da bolha referente à alternativa escolhida, a caneta, conforme instruções: não rasure, não 
preencha X, não ultrapasse os limites para preenchimento. 
Preste atenção para não deixar nenhuma questão sem assinalar. 
Só assinale uma alternativa por questão. 
Não se esqueça de responder às questões discursivas, quando houver, e de entregar a folha de respostas para o tutor 
do polo presencial, devidamente assinada. 
Não é permitido consulta a nenhum material durante a prova, exceto quando indicado o uso do material de apoio. 
Lembre-se de con'irmar sua presença através da assinatura digital (login e senha). 
Boa prova! 
Questões de múltipla escolha 
Disciplina: 727260 - GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS 
Questão 1: É necessário seguir algumas diretrizes para utilizar de forma adequada a Tabela de Temporalidade. 
São elas: assunto, prazos de guarda, destinação final e observações. Referentes às diretrizes citadas, assinale o 
item correto: 
No campo das observações são apresentados os conjuntos documentais produzidos e recebidos, 
hierarquicamente distribuídos, de acordo com as funções e atividades desempenhadas pela instituição. 
No campo dos prazos de guarda são registradas informações complementares e justificativas, necessárias à 
correta aplicação da tabela. 
X C) O campo do assunto refere-se ao tempo necessário para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e 
intermediária, visando atender, exclusivamente, às necessidades da administração que os gerou, mencionado, 
_preferencialmente, em anos. 
No campo •a • estinação final é registrado a destinação estabelecida que pode ser a eliminação, quando o 
documento não apresenta um valor secundário (probatório ou informativo) ou a guarda permanente, quando as 
informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informa ão e 
A ira permanente será sempre nas iriffifuições arquivístic-a-sPúblicas, o que pode ser verificado no campo da 
observação. 
Questão 2: Os arquivos podem ser classificados de acordo com as entidades mantenedoras, ou seja, o tipo de 
entidade que manterá o arquivo. Assinale a alternativa correta: 
'7\ A) O arquivo público é mantido nas sociedades, nas instituições educacionais e nas associações sem fins lucrativos. 
.---_ 	_ 
O B) O arquivo comercial é conservado nas empresas e nas firmas com firn lucratiwA 	, 
C) 	O arquivo comercial é aquele que é organizado no âmbito pessoal õu familiar. 
D) O arquivo institucional é produzido e recebido por instituições governamentais (federais, estaduais e municipais). 
(NE) O arquivo privado é mantido nas sociedades, nas instituições educacionais e nas associações sem fins lucrativos. 
Questão 3: Quanto à definição dos prazos de guarda dos documentos, pode-se afirmar que: 
Prazo de guarda é o tempo definido na tabela de temporalidade, com base em estimativas de uso: quanto tempo 
os documentos .evem ser mantidos no arquivo corrente ou intermediário_e ual será a sua destinação final. 
A definição de um prazo de guarda é feita com base no espaço isp—onível para o armazenamen o. 
Fase inicial é o período durante o qual o documento é constantemente consultado, o que exige a sua permanência 
junto à área. 
Fase corrente é o período durante o qual o documento é necessário à administração, porém consultado com 
menor frequência, o que permite que seja armazenado em outro local. 
X E) A definição de um prazo de guarda indica os responsáveis e o tamanho do espaço necessário para o 
armazenamento, de modo a atender às necessidades de quem o gerou. 
Questão 4: A Comissão Permanente de Avaliação deverá ser composta pelos seguintes membros, exceto: 
6Profissional da área ambiental, responsável pela análise legal dos documentos. 
Historiador liga o à área de pesquisa de que trata o acervo. 
Arquivista ou responsável pela guarda da documentação. 
--D) Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, 
sociólogo, engenheiro, médico e outros). 
)1, E) Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com um 
profundo conhecimento das atividades desempenhadas. 
Questão 5: Analise as alternativas a seguir referente a tabela de temporalidade e assinale o item correto: 
A) A tabela de temporalidade é utilizada para estabelecer a destinação dos documentos, sendo que cada setor ou 
usuário define o prazo de guarda. 
Fabela de temporalidade é o instrumento que determina o prazo de permanência dos documentos em um arquivo 
e a sua destinpós este prazo. 
C) A tabela de temporalidade é utilizada, exclusivamente, nas empresas privadas. 
A eliminação de documentos produzidos pelos órgãos integrantes do poder público, deve obedecer às normas 
emitidas pelo gestor do referido órgão. 
Alguns documentos que são produzidos e recebidos por uma instituição, durante o exercício de suas atividades, 
possuem prazos de guarda próprios, apenas, na fase corrente. 
Questão 6: A tabela de temporalidade é resultado da avaliação dos documentos. Esta avaliação tem por 
objetivo: 
A) Ampliar a massa documental. 
J..., 6 Gerar as condições de guarda e a conservação, apenas, de documentos textuais. 
Proporcionar melhor aproveitamento de recursos humanos e ateriais. 
Eliminar no prazo adequado o patrimonio arquivis ico institucional. 
Oferecer o espaço físico de ajuda a pesquisas, quando solicitado. 
Questão 7: Para identificar um documento digital, de acordo com o Arquivo Nacional, os documentos 
arquivísticos têm por características: 
Apresentar um contexto identificável: jurídico-administrativo, de procedimentos, de proveniência, documenta, e 
tecnológico; 
Possuir uma forma documental móvel: o documento necessita ser atualizado constantemente, assim, tem que 
permanecer completo e inalterado; 
Possuir um conteúdo instável: as informações e os dados são mutáveis, havendo, constantemente, a necessidade 
de atualizações e de novas versões; 
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IV. Possuir um vínculo arqtíivístico ,:orn outros documentos produzidos/acumulados pelo órgão ou pela entidade, 
dentro ou fora do sistema informatizado. 
Assinale a alternativa correta: 
A) Apenas a sentença I está correta. 
,7(B) Apenas as sentenças II e III estão corretas. 
e C) Apenas as sentenças II e IV estão corretas. 
l,.. D Apenas as sentenças III e IV estão corretas. 
E) Apenas as sentenças I e IV estão corretas. 
Questão 8: 	 é uma ferramenta tecnológica que proporciona um meio mais fácil de criar, controlar, 
guardar, compartilhar e recuperar informações. Organiza e controla as informações eletrônicas ou em papel. (Fonte: 
livro-texto Gestão de Documentos e Arquivos, unidade IV, 2020). 
O texto anterior refere-se ao conceito de: 
Gerenciamento Eletrônicos de Dados - GED. 
Gerenciamento de Arquivos. 
Estratégias de Preservação Digital. 
Política Nacional. 
Documentos Digitais. 
Questões discursivas 
Questão 1: De acordo com Oliveira (2013), o fluxograma consiste na representação gráfica que, utilizando de 
diferentes formas geométricas representativas, apresenta a sequência de um trabalho deforma analítica, 
caracterizando as operações, os responsáveis e/ou as unidades Prganizacionais envolvidas. Ainda eiucida as várias 
etapas de processos, facilitando o entendimento, a identificação de gargalos e de pontos de melhoria. 
Mediante a definição de fluxograma anterior, descreva a importância dessa ferramenta para a gestão de 
documentos e de como ela pode auxiliar o profissional de secretariado. 
Questão 2: Com a regulamentação da profissão de secretariado e devido às novas tecnologias, a dinâmica da 
gestão de documentos para esse profissional sofreu modificações; sendo assim, descreva como essas 
mudanças transformaram o cotidiano do profissional de secretariado e cite algumas atividades relacionadas à 
gestão de documentos, que o secretário deve conhecer e analisar. 
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