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1 Formação e Gestão em Educação a Distância PLANEJAMENTO E GESTÃO DE DESEMPENHO ORGANIZACIONAL EM EAD Prof. Me. Livaldo dos Santos Prof. Me. Luiz Antonio Genghini 2 SANTOS, Livaldo dos GENGHINI, Luiz Antonio Planejamento e Gestão de Desempenho Organizacional em EAD (livros-texto) / Livaldo dos Santos; Luiz Antonio Genghini – São Paulo: Pós-graduação Lato Sensu. UNIP, 2019. 143 p.: il. 1. Planejamento. 2. Organização. 3. Administração. 4. EAD. Pós-Graduação Lato Sensu UNIP. III. Título. 3 PLANEJAMENTO E GESTÃO DE DESEMPENHO ORGANIZACIONAL EM EAD Professor Conteudista LIVALDO DOS SANTOS é Mestre em Administração de Empresas pela Universidade Guarulhos (2000). Atualmente é Coordenador de curso de administração presencial nos Campi Cidade Universitário e Pinheiros e professor adjunto II da Universidade Paulista, em cursos de Graduação Presenciais e EAD, bem como em Cursos de Gestão em EAD da UNIP. Professor conteudista com elaboração e participação em de 8 livros textos editados para os cursos de EAD da UNIP. Administrador Profissional pela Faculdade de Administração e Ciências Contábeis Tibiriça (1993). Professor há mais de 14 anos em cursos de Graduação, tendo atuado em cursos de Pós-Graduação por 8 anos em instituições de primeira linha. Consultor de Empresas há 27 anos, atuando em assessorias nas áreas Organizacionais, Gestão de Processos, Gestão Estratégica e Sistemas de Informação, em Empresas diversas e Instituições Financeiras. Experiência profissional de mais de 40 anos. Experiências como empresário em empresas de varejo e prestação de serviços. Empreendedor corporativo, afeito a assumir grandes responsabilidades e desenvolver novas frentes de trabalho nas empresas onde atua. Professor Supervisor/Orientador de Estágios do curso de Administração da Unip Campus Cidade Universitária. Professor Colaborador: LUIZ ANTONIO GENGHINI, possui graduação em CEETEC Esquema I pela Faculdade de Educação Campos Salles (1983), graduação em Administração pela Universidade São Judas Tadeu (1989), graduação em Direito pelo Centro Universitário das Faculdades Metropolitanas Unidas (1980), Pós Graduação em Psicopedagogia (1988) pela Universidade São Judas Tadeu, mestrado em Administração pela Universidade Guarulhos (2001) e pós graduação em Formação em Educação a Distância pela UNIP (2012). Atualmente é professor adjunto I da Universidade Paulista, sócio psicopedagogo consultor organizacional - MENTOR Orientação Psicopedagógica Ltda., coordenador - UNIP - Vice Reitoria de Pós Graduação e Pesquisa, consultor - Hidropav Construções e Pavimentação Ltda. Tem experiência na área de Administração, com ênfase em Administração, atuando principalmente nos seguintes temas: marketing interno, endomarketing, endocomunicação e em consultoria empresaria no setor de gestão. Endereço para acessar este CV: http://lattes.cnpq.br/3501696843503553. Última atualização do currículo em 01/08/2019 http://lattes.cnpq.br/3501696843503553 4 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 05 Unidade I: GESTÃO E PLANEJAMENTO 07 1.1 A Gestão 07 1.2 As habilidades 13 1.3 Competências Pessoais para Administrar 17 1.4 O Processo Administrativo 19 1.5 Administração Estratégica 24 1.5.1 O Processo de Administração Estratégica 28 Unidade II: A ORGANIZAÇÃO VIRTUAL 38 2.1 O processo empreendedor 38 2.2 Características do empreendedor 42 2.3 Desenvolvimento de um negócio 45 2.4 Identificação de oportunidades 48 2.4.1 Geração de ideias 49 2.4.2 Avaliação de oportunidades 51 2.5 Desenvolvimento de um novo negócio 53 2.5.1 Montagem de um curso técnico 54 2.6 Plano de negócios 57 2.6.1 Estrutura de planos de negócios 58 Unidade III: GESTÃO DE INFORMAÇÕES DE NEGÓCIOS 74 3.1 Gestão de Desempenho de Processos Organizacionais 81 3.1.1 Os Processos 82 3.1.2 A visão por processos 85 3.1.3 Os indicadores de desempenho processos 87 3.1.4 Avaliação e desempenho dos processos 91 3.2 Desempenho organizacional 94 3.2.1 Medição da Estratégia 94 3.2.2 Indicadores de desempenho organizacional 99 Unidade IV: SISTEMA DE INDICADORES DE DESEMPENHO – BSC BALANCED SCORE CARD 110 4.1. Sistema de Indicadores de Desempenho BSC 110 4.1.1 Perspectiva Financeira do BSC 118 4.1.2 Perspectiva dos Clientes 120 4.1.3 Perspectivas dos Processos Internos 122 4.1.4 Perspectiva de Aprendizado e Crescimento 125 4.2 Sistema de Indicadores de Desempenho - FNQ – Fundação Nacional da Qualidade 127 4.2.1 Identificação dos Indicadores de Desempenho 129 4.2.2 Indicadores de Desempenho da FNQ – Exemplos 132 REFERÊNCIAS 141 5 INTRODUÇÃO Caro(a) aluno(a), Seja bem-vindo(a) à disciplina Planejamento e Gestão de Desempenho Organizacional em EAD! Esta disciplina abordará o pensamento estratégico de organizações virtuais e tradicionais, a partir da identificação e análise do Processo de Planejamento Estratégico e do Processo de Empreendedorismo de Negócio. Será introduzido o assunto de Desempenho Organizacional, onde serão tratados os principais conceitos sobre controles, medições e elaboração de indicadores de desempenho, para darem suporte às decisões operacionais, táticas e estratégicas das organizações. Na última parte do conteúdo, serão apresentados Modelos de Sistemas de Indicadores, para servirem de base para a elaboração da estrutura de indicadores nos novos negócios a serem elaborados pelos alunos empreendedores do curso. O Brasil necessita de empreendedores e empresários que criem e aperfeiçoem novas empresas, pequenas ou médias, que já corresponde à esmagadora maioria das empresas brasileiras, visando contribuir com o crescimento e desenvolvimento econômico do país. Com este conteúdo visa-se construir uma estrutura conceitual para que, com base em todo curso de administração, em todas as disciplinas pertinentes, os alunos pensem em termos estratégicos. Nossos objetivos são: ✓ Desenvolver nos alunos a capacidade de acompanhar e prever as mudanças que ocorrem no ambiente organizacional e a consequente evolução do pensamento administrativo e estratégico; ✓ Propiciar a análise e aplicação das ferramentas de administração estratégica a fim de se obter a assimilação da teoria por meio da aplicação prática bem como a demonstração do conhecimento adquirido; ✓ Capacitar o aluno para a análise de oportunidades, a elaboração de Plano de Negócios, bem como o desenvolvimento e monitoramento de 6 indicadores de desempenho, visando a tomada objetiva de decisões, para a perpetuação dos negócios. O conteúdo será distribuído em 4 unidades temáticas, sequencialmente dispostas para que você tenha um raciocínio leve e tranquilo, até a assimilação total dos conhecimentos oferecidos. O texto será apresentado com teorias, intercaladas por exemplos, imagens e diagramas que ilustração os principais aspectos abordados, facilitando a sua evolução nesta aventura empreendedora. Esperamos que você aprecie a leitura deste livro-texto. Fique atento(a) aos Lembretes, Saiba Mais, Observações e outras “dicas” de leitura. Preparado(a)? Então, mãos-à-obra! 7 UNIDADE I GESTÃO E PLANEJAMENTO Agora, a jornada começa. Você deve considerar que Gestão é sinônimo de administração. Então, para exercer Gestão é necessário Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. A unidade I proporcionará a chance de se discutir os principais conceitos que servirãode base para o início dos estudos e o princípio do desenvolvimento do seu novo empreendimento ou do aperfeiçoamento do negócio onde atue. 1.1. A Gestão O termo Administração vem do latim, composta por: ad, que significa tendência para, direção para; e minister, que significa subordinação ou obediência, ou aquele que realiza uma função sob o comando de outrem, isto é, aquele que cumpre uma obrigação de trabalho a outro. O Termo de administração abrange uma gama enorme e diversa, com conotações que vão do geral e leigo, para abordagens específicas que foram desenvolvidas ao serem aplicadas na Administração Pública, Empresas e condução dos trabalhos em áreas específicas da empresa: Finanças, Produção, Marketing, entre outras. Existem muitas conceituações de Administração, considerando administrar uma arte, e em setores mais sóbrios, como uma ciência. Pode-se observar algumas definições e notar a convergência reinante. ORIGEM DO CONCEITO CONCEITO Dicionários • Dirigir, inspecionar, tomar conta de • Gerir (os negócios públicos ou particulares), dar, administrar um remédio Teorias da Administração • Governar organizações total ou parcialmente. • Processo de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar a aplicação dos recursos organizacionais 8 • Alcançar os objetivos organizacionais de forma eficiente e eficaz, ou seja, de maneira efetiva • Interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio do processo administrativo American Management Association - AMA – (Associação Americana de Administração), 1980 • Administrar é realizar coisas por intermédio de outras pessoas Geral • O trabalho com e por intermédio de outras pessoas, para realizar os objetivos da organização, bem como de seus membros Fonte: o autor Analisando as definições apresentadas, resume-se que Administração consiste em tomar decisões, relativas ao estabelecimento de objetivos estratégicos, táticos e operacionais e elaboração de estratégias de curto, médio e longo prazos, além da criação de sinergia entre as partes organizacionais, visando atingir os seus objetivos. As estratégias consistem na alocação dos recursos necessários: recursos humanos, materiais e tecnológicos, que serão aplicados por pessoas de forma eficaz, alcançando os objetivos, através da eficiência, aplicação racional dos recursos. Não há diferença conceitual entre administração e gestão. Administração - Deriva do latim, administrare, gerir; ação de administrar; função de administrador. 9 O administrador no exercício de sua função assume posturas gerais ou mais estritas, dependendo da intensidade das exigências e necessidade de uso de seus conhecimentos, indo de administradores de uma empresa inteira a Gestores de partes ou áreas funcionais de uma empresa maior e mais complexa. Os Administradores Gerais atuam em empresas de pequeno porte, com denominações de Empresas de Micro e Pequeno Porte, ou mesmo, Empresas Individuais. Ao atuar em empresas destes portes o gestor assume a responsabilidade por todas as áreas da empresa, atuando em todas as frentes, sendo exigido um grau de multiespecialização ou uma grande capacidade de assimilação de conhecimentos e rápido domínio de novos procedimentos e processos. Quando o campo de atuação encontra-se em empresas maiores e mais complexas, os gestores não têm mais a capacidade de gerir as empresas de forma tão centralizada. Exige-se uma distribuição maior de responsabilidades e autoridade. Passam a se responsabilizar por quinhões menores na estrutura organizacional. Segundo Stoner (1999), pode-se utilizar uma classificação do gestor, de acordo com posição hierárquica que ocupa na organização, são os gestores de primeira linha, gestores médios e altos gestores. Pode-se separa-los, pelas responsabilidades das áreas funcionais e administradores gerais, por exemplo. Hierarquicamente, os Gestores de Primeira Linha atuam na base da pirâmide organizacional, o chamado nível operacional, onde os gestores são responsáveis pela condução da execução do trabalho e realização dos procedimentos e processos, com a finalidade de entregar os resultados concretos, cumprindo as metas operacionais de cada colaborador, as metas dos grupos e equipes de trabalho, bem como, as dos setores e departamentos. Estes gestores são os chefes de equipes e setores, os supervisores e, até mesmo, os gerentes operacionais. Quando se fala de nível intermediário, entre o operacional e estratégico, foca- se nos Gestores Médios, responsáveis pela atribuição de responsabilidades e monitoramento do trabalho dos gestores de primeira linha e, até mesmo, pelo comando direto de trabalhadores operacionais. Os gestores médios são os comandantes das áreas funcionais da organização, planejando e perseguindo os objetivos táticos da empresa. Os Altos Gestores, denominados pelo termo em inglês, CEO (Chief Executive Officer), ou mesmo, Presidente, Vice-Presidente, detém o maior nível de poder decisório na empresa, estão no topo da pirâmide organizacional, sendo responsáveis por seu direcionamento estratégico global. Suas deliberações abrangem a empresa como um todo, ou pelo menos, mais de uma grande área funcional. 10 LEIA MAIS SOBRE O CARGO DE CEO E SUAS CARACTERÍSTICAS NO ARTIGO “7 QUALIDADES DE QUEM TEM TUDO PARA VIRAR CEO,” CARRREIRA - VOCÊ S.A. https://exame.abril.com.br/carreira/7-qualidades-de-quem-tem-tudo-para-virar-ceo/ Acesso em 31.01.2019. Considerando a condução e liderança das Áreas Funcionais da Empresa: Finanças, Produção, Recursos Humanos, Marketing, entre outras, denomina-se como Administradores Funcionais, os gerentes funcionais que planejarão os objetivos e estratégias para estas áreas, de forma a colaborar e contribuir para a consecução dos objetivos superiores (estratégicos) e os desdobrando em objetivos menores, os operacionais, a serem atingidos pelos gestores operacionais, na base da pirâmide. Legalmente, as atividades são abrangidas pelo Administrador Profissional de acordo com a Lei nº 4.769, 09.09.1965. O administrador no exercício da sua profissão e em função dos diversos tipos de organização, definirá as estratégias, elaborará pareceres, relatórios, planos, projetos, arbitragens e laudos, em que se exija a aplicação de conhecimentos inerentes às técnicas de organização. Além destes procedimentos, realizará pesquisas, estudos, análises, interpretação, planejamento, implantação, coordenação e controle dos trabalhos nos campos de administração geral, como: administração e seleção de pessoal, organização, análise, métodos e programas de trabalho, orçamento, administração de material e financeira, administração mercadológica, administração de produção, relações industriais, ainda outros campos em que estes se desdobrem ou com os quais sejam conexos. https://exame.abril.com.br/carreira/7-qualidades-de-quem-tem-tudo-para-virar-ceo/ 11 Algumas características são consideradas fundamentais ao Perfil de um bom Administrador moderno. Segundo pesquisa realizada em empresas: "[...] as organizações desejam profissionais de Administração com as seguintes características: Capacidade de identificar prioridades; Capacidade de operacionalizar ideias; Capacidade de delegar funções; Habilidade para identificar oportunidades; Capacidade de comunicação, redação e criatividade; Capacidade de trabalho em equipe; Capacidade de liderança; Disposição para correr riscos e responsabilidade; Facilidade de relacionamento interpessoal; Domínio de métodos e técnicas de trabalho; Capacidade de adaptar-se a normas e procedimentos; Capacidade de estabelecer e consolidar relações; Capacidade de subordinar-se e obedecer à autoridade. MEIRELES (2003, p. 34)." São características desafiadoras, não é fácil desenvolvê-las e sustentá-lasé ainda mais complicado. Essa é exatamente a missão do Administrador, vencer todos seus desafios e mostrar sua capacidade de se manter e crescer nos mais diferentes cenários. Somente assim, o Administrador será considerado capaz de Administrar. Segundo Katz (1986), o gestor para ter sucesso, deve lidar bem com situações negociais, compreendendo a análise e interpretação dos ambientes organizacionais externos e internos, a maneira se comporta com os liderados, pares e pessoas de todos níveis de atuação na empresa, além da compreensão e capacidade de lidar com cumprimento e entrega do trabalho atribuído. Primordialmente, o gestor deve desenvolver habilidades em identificar as situações problemáticas e utilizar uma crescente capacidade de organizar e mesclar os conhecimentos teóricos com os práticos e produzir ações efetivas, ao atuar em todos os níveis organizacionais: estratégico, tático e operacional. Estratégico Tático Operacional NÍVEIS DE ATUAÇÃO ORGANIZACIONAL Fonte: SANTOS (2012 p.10) 12 O aluno deve compreender os diversos tipos de atuação do administrador na organização. No nível estratégico os gestores preocupam-se com a organização como um todo e definem os objetivos estratégicos, que abrangem a organização de forma global. Quando se trata de nível estratégico, cuida-se da atuação institucional. Os objetivos Estratégicos devem ser monitorados pela alta cúpula da empresa, através dos indicadores de desempenho globais. Estes indicadores apresentam os resultados do desempenho da empresa como um todo, ou mesmo aqueles que envolvem mais de uma área funcional. As ações estratégicas visam alvos, além do grande vulto, fixados para longo prazo, a serem perseguidos, ano a ano, semestres e semanas a fio. Exemplo de objetivo estratégico: Atuar significativamente no mercado exterior, iniciando-se pela UE – União Europeia. Quando atuam os gestores, planejando e conduzindo áreas Funcionais específicas, buscam contribuir efetivamente com os recursos da área, para a consecução de objetivos estratégicos. Vários objetivos táticos resultarão do desdobramento de cada objetivo estratégico. Exemplo de objetivo tático: A Área comercial, define como um dos seus objetivos, “Pesquisar e definir novos nichos de mercado no continente europeu. Outro objetivo pode ser o de “Analisar as necessidades não satisfeitas dos europeus, referentes aos produtos e serviços oferecidos pela empresa” Estes desdobramentos, até aqui apresentados, não são suficientes para colocar as estratégias da organização em ação, na prática. Em todas as áreas encontram-se os seus respectivos níveis operacionais, assim, na área Comercial atuam os supervisores de vendas e vendedores, na Produção apresentam-se os chefes de linha de produção e seus operadores e na Logística os chefes de tráfego e os motoristas. No nível operacional os objetivos Táticos, de cada área funcional, são desdobrados em objetivos operacionais, que nortearão as ações executadas no nível básico da organização. Além dos objetivos operacionais, através dos seus desdobramentos, serão geradas as metas, a serem cumpridas pelos grupos de trabalho, lojas, setores e colaboradores, individualmente. Exemplo de objetivo operacional: “elaborar os instrumentos de pesquisa de campo”. 13 Objetivo: Corresponde ao alvo que se quer atingir. Uma posição estratégica a ser obtida, um propósito a ser satisfeito por uma operação. Ou seja, o alvo compartilhado, consciente ou inconscientemente, pelos membros de uma organização. Metas: Fins a que se dirigem as ações ou os pensamentos de alguém. Resultados sucessivos a obter na programação (plano) de um trabalho. Viabiliza a consecução dos objetivos. 1.2. As habilidades O Gestor, para obter um excelente desempenho, deve obter habilidades gerais, aplicados a sua profissão. HABILIDADES GERAIS DOS ADMINISTRADORES liderança habilidade para influenciar outros na realização de tarefas auto-objetividade habilidade de se avaliar de modo realista pensamento analítico habilidade para interpretar e explicar padrões nas informações comportamento flexível habilidade para modificar o comportamento pessoal, para atingir um objetivo comunicação oral habilidade para se expressar claramente em apresentações orais comunicação escrita habilidade para expressar com clareza as próprias ideias ao escrever impacto pessoal habilidade para passar uma boa impressão e infundir confiança resistência ao estresse habilidade para desempenhar bem sob condições de forte pressão psicológica Fonte: Adaptado de Santos (2012, p.11) 14 Segundo Katz (1986), existem categorias de Habilidades para gerir que são mais específicas que as demais habilidades citadas. São 3 categorias de habilidades que devem ser desenvolvidas, como pré-requisitos à boa atuação dos gestores. As habilidades imprescindíveis para o bom desempenho do administrador são as Conceituais, Humanas e Técnicas. Habilidades do administrador Fonte: Adaptado de Katz (1986, apud Santos, 2012, unid. I p.12) Importante se faz apresentar os níveis organizacionais e as características das formas de atuação em cada um. Os Gestores tendem a atuarem, inicialmente, nos níveis operacionais da organização e, de acordo com as experiências e formações adquiridas, conquistam espações e galgam as posições superiores na hierarquia da empresa. Ao assumirem novas posições, as responsabilidades passam a ser mais negociais e menos técnicas e os conhecimentos e habilidades exigidas vão se transformando de puramente técnicas, passando por uma posição mista e se transformam em, intensamente conceito-negociais. O domínio das três habilidades, devido à própria formação profissional, é desejável, porém a exigência em intensidade e aplicação variará, de acordo com o nível de atuação do gestor. Conceituais Humanas Técnicas ESTRATÉGICO TÁTICO OPERACIONAL NÍVEIS ORGANIZACIONAIS HABILIDADES DO ADMINISTRADOR 15 As Habilidades Técnicas são as habilidades ligadas à execução do trabalho, e ao domínio do conhecimento específico para executar o trabalho operacional. O “Saber Fazer”, executar o trabalho de manipulação física, de transformação. Consiste na elaboração de planilhas e relatórios, decorrentes da interpretação dos números, dados, originados nas medições dos processos operacionais. Prevalecem no nível Operacional da organização, por causa proximidade a execução do trabalho. Aparece no nível Tático, de forma equilibrada com as demais habilidades, pois o Gestor Tático, funciona como um agente intermediário, que participará das definições de objetivos operacionais, auxiliando na elaboração dos processos que operacionalizam a execução dos procedimentos, atividades e tarefas no cotidiano da empresa. Também, atuará em conjunto com a Alta Administração, tendo de suportar e apoiar tecnicamente as suas decisões. As necessidades de habilidades Técnicas deixam de existir, praticamente, quando se atua no nível organizacional estratégico, pois serão definidos objetivos globais, bem como a forma de monitorar a consecução das estratégias e diretrizes gerais da empresa. Existe um distanciamento considerável dos gestores estratégicos e a base operacional da pirâmide. Segundo Chiavenato (2000) habilidade técnica “[...] consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para o desempenho de tarefas específicas, por meio da experiência e educação. É muito importante para o nível operacional”. As Habilidades Humanas concernem às relações interpessoais e grupais. Abrangem a capacidade de liderança, integração e interação da equipe de trabalho. Um bom clima organizacional, resultante da cooperação e participação dos colaboradores cria condições favoráveis à motivação e comprometimento dos colaboradores.Para liderar faz-se necessário a confiança e a dedicação dos colaboradores, que devem ser seguidores do comportamento e das diretrizes assumidas pelo líder. As habilidades humanas desenvolvem boas equipes que atuam de maneira eficiente e eficaz. De acordo com Chiavenato (2000), a habilidade humana “[...] consiste na capacidade e facilidade para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e liderar grupos de pessoas”. Em todos os níveis da organização, as habilidades humanas são utilizadas e necessárias, na mesma proporção, sendo um pouco mais destacada no nível Tático devido à importância deste nível em obter bons relacionamentos com grupos bem diferentes, colocados no patamar superior, como os diretores e altos executivos com suas exigências, tais como falta de tempo e alto grau de objetividade, bem como os supervisores e chefes da linha de frente da organização. 16 Localizados no nível operacional, apresentando suas necessidades técnicas e suas aspirações de escalada da hierarquia da organização os Gestores Táticos terão que lidar bem e se relacionar de forma satisfatória com os dois grupos de colaboradores, daí a grande necessidade das habilidades humanas. No nível Estratégico os líderes são convocados a comandar a empresa como um todo, contando com possibilidade de comunicar-se com todos os colaboradores para enviar as mensagens institucionais, convocando os colaboradores e gerentes a realizarem o trabalho necessário para atingir os objetivos e estratégias globais. As Habilidades Conceituais consistem nos conhecimentos e capacidades em interpretar os ambientes internos e externos da organização, transformando os insights em decisões e atitudes negociais, conduzindo os rumos da empresa e, também, em realizar a sua estratégia e atingimento dos seus alvos. São Capacidades mais sofisticadas do gestor em lidar com as relações intra e interorganizacionais, representam as capacidades de compreensão do gestor na identificação das necessidades da empresa em implementar e desenvolver os seus negócios. A alta administração da empresa está mais imbuída destas habilidades, por elaborar e transmitir o pensamento da empresa, como ela se posiciona diante dos desafios internos, do mercado e da sociedade. Este pensamento será transmitido e norteará os procedimentos e planejamentos do nível Tático e, seguidamente, do nível operacional. O nível Tático utiliza-se muito das habilidades conceituais, apoiando e dando suporte para o nível estratégico na fixação dos alvos e na elaboração e delineamento dos planos estratégicos, trazendo os posicionamentos e níveis de cumprimento de atividades para as áreas específicas, visando apresentar as situações funcionais da organização para a formação do entendimento e visão global organizacional. A partir desta posição global e das definições das diretrizes, objetivos e estratégias organizacionais, cada Gestor Tático recolhe-se às suas Áreas Funcionais, juntamente com suas respectivas equipes, para a elaboração dos planejamentos das suas áreas, seus objetivos e as devidas orientações e instruções para os seus respectivos níveis operacionais. Segundo Chiavenato (2000), habilidade conceitual: Consiste na capacidade de compreender a complexidade da organização com um todo e o ajustamento do comportamento de suas partes. Essa habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu departamento ou grupo imediato. 17 Nos níveis operacionais de cada Área Funcional, as habilidades conceituais são utilizadas, apenas de forma residual. O necessário seria o patamar básico de consciência para sua aplicação. A conscientização e a divulgação de informações basilares aos colaboradores e gestores, são suficientes para o alinhamento das decisões e condução das atividades operacionais com as estratégias e objetivos da empresa. 1.3 Competências Pessoais para Administrar A sigla CHA define a trilogia de capacitações necessárias para tornar o Administrador competente para o exercício de seus papéis profissionais. Pode-se começar analisando o C, que corresponde ao conhecimento ou tecnologia disponível que pode ser utilizada para obter eficiência e eficácia no exercício profissional, representa o Conhecimento que o profissional deve ter, obtido pelos vivenciamentos e experiências do dia-a-dia. Competências do Administrador (Chiavenato, 2000 apud Santos, 2012 , unid I p. 16) CONHECIMENTO ATITUDEHABILIDADE COMPETÊNCIAS PESSOAIS Os conceitos negociais são formados, a partir daí, mas que dependem da formação técnica e de nível superior que tratam as informações e conhecimentos organizados e estruturados que oferecerão as capacitações negociais para o enfrentamento de situações empresariais. O Conhecimento consiste no Know-how, 18 ou “Saber-como” ou “Saber”. Então, os profissionais que tem muitos conhecimentos, tem por obrigação, colocar em prática e produzir trabalho de qualidade para otimizar os resultados. As Habilidades, representadas pelo H, são uma conquista do profissional de negócios. A busca de conhecimentos e a necessidades de constantes e imediatas atualizações, contemplando as inovações culturais, sociais e tecnológicas, não é suficiente, o profissional deve colocar em prática, todos os conhecimentos obtidos e, através das experiências, desenvolver as Habilidades negociais. A soma dos conhecimentos e práticas desenvolvem o domínio de atividades, processos e métodos consistidos em Habilidade profissionais. Sem o “Saber Fazer”, o desenvolvimento da Competência fica comprometido pela falta de resultados e realizações, pois sem o desenvolvimento de Habilidades não será possível a transformação do que se sabe em identificação de oportunidades e obtenção de resultados, tão importantes para as empresas e seus negócios. Resume-se na capacidade de identificar, analisar, apontar as causas e solucionar problemas, no comando das organizações. Não se esqueça, a sigla CHA, que representa os elementos que compõem a Competência humana, é a soma de Conhecimentos, Habilidades e Atitudes. Para completar a trilogia que forma as competências pessoais do administrador, aborda-se a Atitude, letra A na sigla, representando a postura do administrador diante dos desafios cotidianos e sua vida profissional. Não adiantaria ter o conhecimento, dados e informações sobre a situação problema, ou mesmo interpretar e elencar diversas alternativas de solução, acompanhadas de métodos e processos para debelar as causas do problema apresentado, se não houver a vontade, a motivação e a proatividade para agir e conduzir as pessoas a agirem e colocarem o processo em execução, para resolverem o problema com eficiência e eficácia, ou seja, efetividade. 19 Segundo Chiavenato (2000), a Atitude “representa o estilo administrativo, ou seja, a forma adotada para liderar, comunicar e motivar as pessoas para fazer acontecer o que for necessário”. Em poucas palavras, ter Atitude significa “Saber Fazer Acontecer”. 1,4 O Processo Administrativo Conforme as bases e preceitos que moveram os Teóricos Neoclássicos, na década de 50, liderados pelo grande pesquisador Peter Drucker, estudiosos como Koontz e O´Donnell passaram a rediscutir princípios gerais, da Administração. Aqueles que tinham sido enunciados por Frederick Taylor na Teoria Científica, Henri Fayol na Teoria Clássica, ou mesmo, Elton Mayo na Teoria das Relações Humanas. Entre os conceitos reformados e reciclados, estão as funções do Processo Administrativo, de Fayol. Lembrem-se: Administrar é Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar os recursos humanos, materiais e tecnológicos, disponibilizados em um negócio, no intuito de realizar o trabalho necessário para alcançaros objetivos pré-estabelecidos, satisfazendo as necessidades dos clientes, de forma eficiente e eficaz. 20 PROCESSO ADMINISTRATIVO PLANEJAMENTO ORGANIZAÇÃO DIREÇÃO CONTROLE • Definir missão • Formular Objetivos •Definir os planos de ação •Programar as atividades • Dividir o trabalho • Agrupar as atividades • Criar cargos • Alocar recursos • Autoridade • Designar as pessoas • Coordenar os esforços • Comunicar • Motivar e Liderar • Definir •padrões • Monitorar o desempenho •Avaliar o desempenho • Ação corretiva Fonte: CHIAVENATO (2000 apud Santos, 2012 , unid II p. 43) O Processo Administrativo apresentado originalmente tinha uma outra constituição: POCCC - Prever, Organizar, Coordenar, Comandar e Controlar. As atuais funções foram concebidas no âmbito da Teoria Neoclássica, na década de 1950. O Planejamento consiste na análise e compreensão dos ambientes internos e externos da organização. No ambiente interno identifica-se os pontos fortes e pontos fracos da organização. Os Pontos Fortes são as competências 21 diferenciadoras do negócio da empresa, incluindo os aspectos e habilidades empresariais, em que se tem uma posição superior, resultando em uma vantagem funcional, comparada com os demais participantes do setor industrial. O Pontos Fracos, ao contrário, são as deficiências, as fraquezas apresentadas nos processos empresariais, em que, embora importantes, a empresa não tenha expertise ou não esteja totalmente desenvolvida ou atualizada. Ao analisar o ambiente externo, o mercado, o administrador identificará as situações e fatos que serão considerados oportunidades, a serem potencializadas e exploradas, utilizando-se dos seus pontos fortes. Ao mesmo tempo, serão identificadas as ameaças a serem enfrentadas pelos pontos fortes, ou provocar um afastamento preventivo nas posições estratégicas, devido aos seus pontos fracos. Após a análise dos ambientes se deve, resumidamente, identificar os Fatores Críticos de Sucesso do Negócio, aqueles aspectos que não pode dar errado e que se falharem, comprometerão, significativamente, os resultados do negócio. Os Fatores Críticos de Sucesso do negócio devem ser monitorados, de forma especial, com destaques aos indicadores de desempenho que serão analisados em todos os níveis da organização, sendo filtrados e disponibilizados para a Alta Administração. Serão definidas a Visão de Futuro da Organização, ou seja, a situação em que a empresa pretende estar num futuro projetado, a curto, médio e longo prazos. A elaboração da Missão da empresa é imprescindível, pois apresentará para os colaboradores e para o público externo da empresa, a sua razão de existência, sua postura diante dos desafios internos e externos, a serem enfrentados, durante a sua existência. Com estas definições preliminares a empresa já pode identificar os seus alvos, os seus objetivos, bem como as estratégias e diretrizes, a serem seguidas para o alcance destes resultados. O 5W2H é uma ferramenta da qualidade que viabiliza a elaboração de um plano de ação estruturado e prático, a ser aplicado nas mais diversas necessidades 22 de execução, independente da área de atuação do gestor. A sigla 5W2H deriva da utilização da primeira letra das palavras em inglês: What (o que será feito?) Who (quem fará?) When (quando será feito?) Where (onde será feito?) Why (por que será feito?) How (como será feito?) How Much (quanto custará para fazer?) Exemplo de um plano de Ação baseado nos 5W2H PLANO DE AÇÃO 5W2H – Gestão da Qualidade OBJETIVO: Aumentar o Lucro Operacional em 9% META 1 O QUÊ? Reduzir custos com insumos e materiais de escritórios em geral, em até 30%. Valor atual R$ 65.000,00 mensais. Valor pretendido R$ 45.500,00 mensais. ONDE? Todas as Áreas Funcionais POR QUE? O custo atual dos insumos industriais e administrativos estão elevados e, comparativamente com a indústria, extrapolam os limites máximos praticados no setor COMO? 1. alteração dos critérios de qualificação de fornecedores 2. racionalização do processo de cotação de preços 3. aumento do controle de requisições e utilização dos insumos QUEM? Gerentes e supervisores QUANDO? 15/12/20XX QUANTO? R$ 3.200,00 Fonte: Santos (2012 , unid I p.15) A Organização é o processo de identificar e dividir o trabalho, o poder, a comunicação e as formas de decisão pela empresa. Elaborar o sistema de responsabilidades, onde se atribui o trabalho a cada parte, logicamente criada, através da departamentalização. 23 A distribuição do poder é feita pela montagem da escala hierárquica, com os níveis hierárquicos concentrando o poder necessário para a tomada de decisões, para o direcionamento e cumprimento das estratégias organizacionais. A comunicação formal é definida em forma e meios, a serem utilizados, para uma distribuição de informações que atenda a funcionalidade e aspectos legais, inerentes aos negócios. O processo de decisões é definido, passo a passo, para garantir segurança em procedimentos e políticas, que uniformizem as rotinas para o cotidiano dos decisores Já a Direção, é a função responsável pela liderança de todos os processos e equipes de trabalho. A busca pela eficiência e eficácia na realização das atividades, atribuídas aos diversos órgãos da organização. Deve existir unicidade de comando e direcionamento dos recursos, através do alinhamento dos alvos e estratégias, entre os níveis estratégicos, táticos e operacionais. A liderança parte do princípio de obtenção dos resultados, via motivação e comprometimento dos membros das equipes de trabalho. Os líderes devem utilizar uma comunicação efetiva, para informar as diretrizes, receber os feedbacks dos liderados, visando gerar sinergia entre os objetivos e metas de todos os envolvidos na realização das atividades e processos organizacionais. Sempre que se elabore um planejamento ou, no mínimo uma especificação de resultados a alcançar, estabelece-se a necessidade de um Controle. São os processos que vão verificar, comparando os fatos com as previsões anteriores, consistindo-se na verificação se o orçado está correspondendo com os gastos realizados e se os objetivos e metas coincidem com os resultados parciais ou totais, realizados e entregues, por exemplo. Diante destas análises e avaliações tomam-se decisões e ações, visando manter os resultados positivos e suficientes, da mesma forma, decisões e ações corretivas, visando ajustar os procedimentos e processos para corrigir os erros e não conformidades. Os padrões de resultados e os indicadores de desempenho, aferidos durante a execução dos processos, vão nortear os procedimentos de Controle e avaliação. 24 TIPOS DE PADRÕES PARA O CONTROLE Fonte: Santos (2011, unid. II p. 40) 1.5 Administração Estratégica Para iniciar as discussões sobre a Administração Estratégica, necessário se faz, apresentar conceitos sobre o termo. Padrões De Quantidade • produção • estoque • horas trabalhadas De Qualidade De Tempo De Custo • produto • projeto de produto ou serviço • matéria-prima e componentes • Tempo-padrão de produção • Tempo médio de estocagem • Padrões de rendimento • de produção • de estocagem • padrão 25 Os Objetivos, nos seus mais diversos modos e formas, são os alvos que se pretende atingir, já a estratégia é composta pelos meios, procedimentos, atividades e caminhos que se pretende trilhar para alcançar estes alvos. Segundo o Oxford English Dictinary (1972), consiste na “arte do generalato; arte de projetar e dirigir os principais movimentos e operações de uma campanha militar”. “É a determinação de metas básicasa longo prazo e dos objetivos de uma empresa e a adoção das linhas de ação e aplicação dos recursos necessários para alcançar essas metas”. (Chandler,1962) Os estudos sobre Administração Estratégica datam da metade do século XX. Os escritos sobre a gestão estratégica, porém, são mais remotos existe um livro traduzido por James Clavel “A Arte da Guerra”, que trata de um conselheiro de guerra chinês, Sun Tzu, do reino de Wu, contendo manuscritos com estratégias de guerra, uma das suas máximas, que consta no prefácio do livro, é “Conheça-te e conchega-te bem ao inimigo e não temerás por cem batalhas”. Atualizando para os dias de hoje, temos as bases para o planejamento estratégico das empresas: Conhecer o ambiente interno, seus pontos fortes e fracos, conhecer o ambiente externo, as oportunidades e ameaças e, a partir daí, definir os objetivos e estratégias. Larry Greiner e Alfred Chandler investiram em pesquisas e discussões homéricas, que resultaram na publicação de artigos sobre a Crescimento e Evolução das Estruturas nas organizações, confrontando a importância da Estrutura e das Estratégias das Organizações, o que viria primeiro? Não importa quem venceu a discussão, mas sim as contribuições resultantes, para o estudo das estratégias, ao final de cada embate. Conforme as organizações vão crescendo, as decisões sobre as estratégias, a serem adotadas, vão sendo exigidas, sob pena da estagnação ou retrocesso da organização, caso a decisão inadequada seja tomada Segundo Vasconcelos (2001), o avanço dos estudos tomou vulto na metade do século XX, após a Segunda Grande Guerra, com o grande crescimento e domínio das empresas americanas, durante o processo de reconstrução dos países atingidos materialmente pelo confronto mundial. Configurou-se uma falta de profissionalismo nas empresas e um grande volume de empresas familiares. Daí, ganhou importância a atuação dos administradores profissionais, formados e formadores das grandes Business Schools, dos EUA. 26 Acompanhe os estudos desenvolvidos pelo SEBRAE-SP, sobre Administração Estratégica, sob o título “Como elaborar e implementar estratégias empresariais”. http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-elaborar-e- implementar-estrategias- empresariais,b99c634889357510VgnVCM1000004c00210aRCRD Acesso em 02.02.2019. Num salto evolutivo quântico, localiza-se os estudos de Porter (1980) de Harvard, o “pai” do conceito de Vantagens Competitivas, criou e apresentou o modelo das Cinco Forças Competitivas. Fonte: Porter (1980, apud Sobral;Peci (2008 p. 154) http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-elaborar-e-implementar-estrategias-empresariais,b99c634889357510VgnVCM1000004c00210aRCRD http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-elaborar-e-implementar-estrategias-empresariais,b99c634889357510VgnVCM1000004c00210aRCRD http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-elaborar-e-implementar-estrategias-empresariais,b99c634889357510VgnVCM1000004c00210aRCRD 27 Segundo as Forças competitivas de Porter (1980), o pensamento estratégico das empresas passaria a ser estruturado e focado nas seguintes variáveis: Entrantes Potenciais: São análises do mercado para identificar a ausência ou existência de fortes barreiras de entrada no mercado, por concorrentes potenciais que venham a se interessar em atuar neste mercado. As barreiras constituem-se de dificuldades, pela necessidade de fazer grandes investimentos financeiros, ou de assimilar complexas tecnologias, utilizadas no mercado, exigências de assimilações de grande grau de mudanças e a necessidade de conhecimentos inovadores, por exemplo. Quanto maiores forem as barreiras de entrada, mais estável será o mercado e mais seguros e protegidos estarão os participantes, diante das ameaças de novos entrantes. Produtos/Serviços Substitutos: Uma grande ameaça aos negócios, exigindo ações ou reações enérgicas. São os produtos substitutos, funcionais ou tecnologicamente inovadores. Ameaçam a existência dos produtos, devido à criação ou adequação a novas necessidades dos consumidores. Alteram os hábitos e valores dos clientes, despertando interesse e desejo por novos produtos substitutos. Exemplos são as substituições dos Refrigerantes por Sucos; dos Sucos por Chás e destes por Águas Aromatizadas. Quanto maiores as possibilidades de existência de Substitutos, mais instável é o segmento de mercado em foco. Poder de Negociação dos Fornecedores: O poder de negociação dos Fornecedores determina as relações de força entre Fornecedores e Clientes, prevalecendo a vontade e estratégias dos grandes e fortes fornecedores. Eles determinarão as formas de oferecimento, volumes, preços e demais condições de negociação com seus clientes. A dependência, pelos clientes, das estratégias e decisões mercadológicas dos Fornecedores, é preponderante. Poder de Negociação dos Compradores: Nesta situação, há uma inversão de posições e preponderância, agora, os Compradores que detém o maior poder de barganha e vão determinar as principais condições de negociação com os seus Fornecedores. Concorrentes da Indústria: Trata-se da intensidade da rivalidade entre os concorrentes dentro da indústria, ou seja, dentro de um ramo de atividade empresarial. Quanto maior a Rivalidade, mais acirrada as disputas e competições pelos clientes, em preço, localização, qualidade, condições de negociação e rapidez ou forma de entrega. Quem for o melhor, naquilo que mais interessa para o cliente, conquistará mais vendas e mais negócios. A empresa mais competitiva obterá melhores resultados. 28 1.5.1 O Processo de Administração Estratégica A administração estratégica envolve um processo ou uma série de etapas, são elas: Fonte: Sobral;Peci (2008 p. 143) Conforme consta na figura, o Processo de Administração Estratégica, inicia- se pelo conhecimento da situação atual da organização, em qual mercado se encontra, qual a sua posição de mercado, como está organizada e como estão os seus processos. Consiste na análise do Ambiente Interno, a verificação das competências essenciais da empresa, suas maiores forças e habilidades para enfrentar o mercado e os seus competidores. Esta análise deixa transparecer as suas forças, aquilo em que a empresa é muito boa e as suas fraquezas, os pontos fracos e carências de investimentos e desenvolvimento. Na análise do Ambiente Externo, identifica-se as oportunidades e as Ameaças ao negócio da empresa, ou seja, aspectos mercadológicos, cultura e valores sociais, tecnologia, tendências políticas e econômicas. Sendo que, cada um dos aspectos citados, pode representar, tanto ameaças, como oportunidades, para cada empresa, dependendo dos seus pontos fortes que enfrentarão as ameaças e aproveitarão as 29 oportunidades apresentadas. O contrário acontece em relação aos pontos fracos existentes para cada negócio. Concluindo as análises dos Ambientes, passa-se a próxima etapa, onde se fará a Formulação Estratégica que consiste em: Formulação Estratégica no Nível Corporativo, no Nível do Negócio e Formulação no Nível Funcional. A - Formulação no Nível Corporativo. Trata-se da escolha de estratégias para a organização, como um todo. Os gestores devem tomar decisões, considerando três tipos de estratégias, as estratégias de Crescimento, de Estabilidade ou de Retração (Sobral; Peci, 2008) Fonte: Sobral;Peci (2008 p. 147) A corporação é o conjunto de empresas controladas por um órgão central, com participação acionária majoritária, gerido através do estabelecimento de objetivos e diretrizes comuns. 30 Analisando a Estratégia de Crescimento verifica-se um posicionamento da corporação em aumentar as suas atividades. Uma forma seria a a manutenção dos seus clientes atuais, bem como do seu mix de produtos,porém aumentando a participação no mercado, desenvolvendo as suas vendas, através de promoções e maior agressividade nas negociações. Pode, também, manter os clientes e aumentar o investimento em P&D – Pesquisa e Desenvolvimento de Produtos, aumentando o Mix de produtos. Visando o Crescimento, a corporação pode partir para a aquisição de Novos Clientes, conquistando-os com os mesmos produtos, porém atacando novos mercados, ou mesmo, adquirindo os novos clientes, utilizando-se de um criativo e inovador mix de produtos ou serviços, conforme se pode conferir na tabela a seguir. Produtos e Serviços Atuais Novos Produtos e Serviços Clientes Tradicionais Maior participação no mercado P & D Novos Clientes Desenvolvimento de novos mercados Aumento do MIX de produtos e serviços Fonte: adaptado de Sobral; Peci (2008 p. 147) A estratégia de Estabilidade visa manter a corporação com o mesmo porte e nível de atividades, havendo um crescimento sim, mas de forma muito controlada e conservadora. Muitas vezes, não há vontade ou mesmo condições de investimentos maiores e posturas mais agressivas, devido ao perfil dos gestores, para buscar crescimentos maiores. Na estratégia de Retração, ao inverso da estratégia de Crescimentos, a decisão exigida pela situação de crise da empresa, é a de reduzir o tamanho e o volume de atividades, buscando a sobrevivência do negócio. As estratégias adotadas passam por: Reestruturação; Reengenharia; Downsizin, ou Estratégia de saída como Desinvestimento ou Liquidação. 31 B - Formulação no Nível de Negócio Quando as estratégias da corporação estão estabelecidas, as Unidades de Negócios devem desdobrar os objetivos corporativos, de forma a identificarem como poderão contribuir para o atingimento destes objetivos, ao mesmo tempo que passam a se preocupar em definir as suas próprias estratégias, considerando o seu ambiente de negócios, suas forças e fraquezas e as vantagens competitivas que devem desenvolver para atuarem bem em seus mercados específicos. C - Formulação no Nível Funcional Neste nível, cada área funcional: Financeira, Comercial, Produção, RH, Logística, entre outras atuará no nível Tático da organização. Ao realizarem o seu planejamento, definirão os caminhos que trilharão para colaborar com a consecução dos objetivos estratégicos e globais da organização. Cumprida esta etapa de Formulação Estratégica, passa-se para a Implementação Estratégica, a fase mais trabalhosa e complexa do processo. Para se colocar em execução as estratégias escolhidas e formuladas, se torna necessário o desdobramento dos objetivos táticos em diversos objetivos operacionais, dentro de cada uma das áreas funcionais da empresa. Será que neste ponto já se pode executar a estratégia para usufruir dos seus resultados? Ainda, não! Os objetivos operacionais deverão ser desdobrados, ou melhor detalhados, através da elaboração das metas das equipes de trabalhos, das sessões e, as individuais, para cada colaborador. A elaboração das metas deve seguir a estrutura de um plano de ação, através dos 5W e 2H. ESTRUTURA DE UM PLANO DE AÇÃO – 5W2H TÓPICOS A RESPONDER DESCRIÇÃO DO PLANO What (o que será feito?) Why (por que será feito?) Who (quem fará?) 32 When (quando será feito?) Where (onde será feito?) How (como será feito?) How Much (quanto custará para fazer?) Fonte: SANTOS (2012, unid. I p.15) Durante a Implantação Estratégica e após o seu término, se faz mister, a preparação e execução do Controle Estratégico, no intuito de monitorar se o que foi especificado e planejado está sendo executado, de forma eficiente e eficaz, ou seja, efetivamente. Os indicadores de desempenho devem ser definidos em todos os níveis do planejamento estratégico, de forma a permitir a medição e análise do desempenho organizacional, do nível operacional, passando ao nível tático e culminando no nível estratégico da empresa. A análise destes indicadores permitirá a tomada de decisões, visando o ajuste da Administração Estratégica, no intuito de uma melhoria contínua no Processo da Administração Estratégica. Atividade de Aplicação Questão1 - Qualquer análise das ameaças e oportunidades com que uma empresa se depara deve começar com um entendimento do ambiente geral em que ela opera. O ambiente geral consiste de seis elementos inter-relacionados: mudanças tecnológicas, tendências demográficas, tendências culturais, clima econômico, condições legais e políticas, e acontecimentos internacionais específicos. BARNEY, J. B.; HESTERLY, W. S. Administração estratégica e vantagem competitiva. 3. ed. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2011 (com adaptações). 1Questão Discursiva 5 – Enade 2015. 33 Escolha três elementos citados no texto e discorra sobre possíveis oportunidades ou ameaças, para as empresas, decorrentes de cada um desses elementos. ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Prezado(a) aluno(a): Nesta primeira unidade, procurou-se apresentar os principais conceitos de gestão, abordando as origens do termo administração, algumas de suas definições e características nucleares. O administrador foi caracterizado e tipificado, no que tange as suas atuações à frente das organizações, gerindo-as total ou parcialmente, dependendo de seu tamanho e complexidade. 34 O gestor atuará nos diversos níveis da organização, assumindo as decisões estratégicas, englobando os direcionamentos da organização como um todo, tomará decisões táticas, à frente das áreas funcionais da empresa, tais como a área Financeira, Produção, Mercadológica, Recursos Humanos, entre outras e, também, atuará no nível operacional cuidando da execução dos trabalhos, perseguindo os objetivos operacionais da organização. O administrador necessita desenvolver habilidades gerais, que cabem, também, aos demais profissionais que atuam nas organizações empresariais, mas tem que atentar, também, às habilidades específicas do Administrador Profissional. Consistem nas habilidades técnicas, que são voltadas ao domínio dos conhecimentos e execuções, inerentes a cada uma das áreas funcionais da empresa. São habilidades mais utilizadas nos níveis operacionais e táticos, sendo muito pouco aplicadas no nível estratégico, devido ao afastamento dos executivos das questões ligadas ao “como fazer” o trabalho. As habilidades humanas, que tangemà especialização nas relações interpessoais, são exigidas em todos os níveis organizacionais. Há, também, as habilidades conceituais, que se baseiam nos conhecimentos sofisticados de gestão, negócios, mercados e nas relações interorganizacionais, são predominantes nos níveis estratégico e tático, sendo quase não solicitadas no nível operacional. Foram discutidas as funções do processo administrativo, basilares para a gestão das empresas, sendo abordados os principais conceitos e características operativas do Planejamento, Organização, Direção e Controle. Culminou-se na apresentação da Administração Estratégica, com alguns dos seus precursores e pesquisadores e uma breve apresentação da evolução do pensamento estratégico. Tratou-se do Processo da Administração Estratégica, passo a passo, com discussões sobre o Diagnóstico da Situação Atual, “quem sou eu”, a Análise Ambiental e Interna, considerando “onde estou”, depois a Formulação Estratégica, discutindo-se tecnicamente o “onde vou e como pretendo chegar”, também a Implementação Estratégica que representa o “mãos-à-obra” e, finalmente, o Controle Estratégico, que, a grosso modo, representa os “olhos do dono”. Este conteúdo é uma preparação e contextualização para a sequência de discussões, que virão, como o Empreendedorismo, onde se aplicarão todos estes conceitos e mais outros conhecimentos específicos do tema. 35 Exercício 1. O gestor de sucesso precisa saber agir diante das situações negociais, por meio da compreensão dos ambientes externos e internos da organização, da forma como lida com as pessoas em todos os níveis de atuação organizacional. Deve desenvolver a capacidade de transformar os conhecimentos teóricos e situacionais em ações a serem decididas, planejadas e implementadas em todos os níveis da organização. Durante os estudos sobre os níveis de atuação e planejamento das ações, pelo gestor, deparou-se com os conceitos sobre: A) O nível operacional está relacionado à definição das contribuições de cada uma das áreas funcionais da organização (comercial, produção, financeira etc.), para a consecução dos objetivos estratégicos estabelecidos, no nível imediatamente superior. B) O nível tático compreende o nível das execuções, existente em todas as áreas funcionais da organização, onde cada objetivo das áreas é transformado em diversas metas. C) A estratégia, definida no nível estratégico, corresponde ao alvo que se quer atingir. Ou seja, o resultado compartilhado, consciente ou inconscientemente, pelos membros de uma organização. D) Os níveis estratégico, tático e operacional interagem hierarquicamente e de forma integrada, viabilizando o desdobramento dos objetivos estabelecidos no planejamento estratégico e transformando-os em planos de ação, operacionalizáveis. E) As alternativas A e D estão corretas. Alternativa Correta – D Justificativa Os níveis estratégico, tático e operacional interagem hierarquicamente e de forma integrada, viabilizando o desdobramento dos objetivos estabelecidos no planejamento estratégico e transformando-os em planos de ação, operacionalizáveis. O nível estratégico incumbe-se da análise do ambiente interno e 36 externo da organização e o estabelecimento dos grandes alvos que a organização pretende atingir. A partir destes, cada uma das áreas funcionais definem seus objetivos táticos, as contribuições possíveis, para viabilizar a consecução de cada objetivo estratégico. Hierarquicamente, na sequência dos procedimentos, dentro de cada área e para cada objetivo tático, são elaborados diversos objetivos operacionais e consequentes metas, que permitirão o desenvolvimento dos planos de ação. Exercício 2.2 -Uma empresa vende assinaturas de transmissões online de eventos esportivos e culturais exclusivamente para smartphones. Em meio a diversas mudanças tecnológicas e de hábitos de consumo, como o advento da televisão pay per view e o crescimento do mercado de smartphones e tablets, os executivos dessa empresa realizaram uma pesquisa de mercado que apontou que as pessoas não compram mais de uma mídia para um mesmo evento. Um diagnóstico estratégico, realizado por meio de uma análise SWOT, identificou as forças e fraquezas e as ameaças e oportunidades para a empresa nesse cenário. Com base nessa situação hipotética, avalie o diagnóstico estratégico, realizado por meio de análise SWOT, descrito nas afirmações a seguir. I A televisão pay per view é uma concorrente da empresa e representa uma ameaça ao seu negócio. II A atuação da empresa com a venda de assinaturas de transmissões online para smartphones representa uma oportunidade para seu negócio. III O crescimento do mercado de smartphones é um ponto forte para a empresa. É correto o que se afirma em A) I, apenas. B) II, apenas. C) I e III, apenas. D) II e III, apenas. E) I, II e III. Alternativa correta: A. Justificativas 2Questão 9 – Enade 2015. 37 I – Afirmativa correta. JUSTIFICATIVA. Como a televisão pay per view é um aspecto externo à empresa e pode tirar clientes, ela deve ser considerada uma ameaça ao negócio da organização. II – Afirmativa incorreta. JUSTIFICATIVA. A venda de assinaturas de transmissões online para smartphones é o negócio da empresa. III – Afirmativa incorreta. JUSTIFICATIVA. O crescimento do mercado de smartphones é um aspecto externo à empresa. Como o negócio da empresa é a venda de assinaturas de transmissões online para smartphones, o aumento desse mercado representa uma oportunidade de negócio. 38 UNIDADE II A ORGANIZAÇÃO VIRTUAL Vamos trabalhar nesta unidade a Organização Virtual. Preparado(a)? Então, vamos lá! 2.1 O Processo Empreendedor O ato de empreender compreende a assunção dos riscos da criação e desenvolvimento de um negócio ou empreendimento, visando produzir produtos ou serviços que atendam necessidades de um público-alvo definido e específico, realizado a partir de uma ideia abstrata ou não, e que aloca recursos próprios ou de terceiros, liderado por um visionário capaz de tornar as ideias em resultados concretos e viáveis. Os estudos estão muito avançados e presentes nos dias atuais, na sociedade, órgãos fomentadores, universidades e institutos de pesquisa. O Brasil, como um país ainda não desenvolvido, depende de ações empreendedoras para a criação de micros, pequenas e médias empresas que vão movimentar a economia e mercado, através da geração de empregos, renda, tecnologias, impostos, produtos e serviços, para começar a enumerar as contribuições para a nação. Considerando a importância das Micro e Pequenas Empresas no Brasil, o Sebrae monitora e analisa os fatos e números destas empresas. As PMES correspondem a: ✓ 98% das empresas brasileiras; 39 ✓ 21% do PIB o Produto Interno Bruto; ✓ 52% dos empregos formais no País; Segundo a Revista PEGN (jul., 2013), as grandes empresas estão cada vez mais concentradas em grandes corporações, e em menor número no mundo todo. Uma comparação entre os dados da maior economia do mundo, os EUA, e a nossa pode levar a análises de tendências muito interessantes. PARTICIPAÇÃO DE PEQUENAS E MEDIAS EMPRESAS NA ECONOMIA No Brasil Estados Unidos e outros Países No Brasil, existem cerca de 9 mil grandes empresas Nos EUA, existem 18.500 grandes empresas. Na maioria dos países, não representam mais de 5% das empresas existentes No Brasil, existem 5,7 milhões de pequenas e médias, que são 99% do total 99,7% das empresas americanas são pequenas e médias. As PMEs são responsáveis por cerca de 57 milhões de empregos, 60% dos postos de trabalho brasileiros Nos EUA, 50% dos empregos estão nas pequenas e nas médias No Brasil, 92% dos novos empregos foram criados pelas PMEs 64% dos novos empregos foram gerados nas PMEs No Brasilo faturamento médio anual de cada PME, não passa de R$ 122 mil O faturamento médio anual de cada PME, nos EUA, esse número chega a US$ 182.700 Não foram localizados dados brasileiros sobre participação das PMEs nas exportações brasileiras. Indica baixa participação. Nos EUA, as PMEs são 98% das empresas exportadoras, contribuindo com 33% do valor exportado No Brasil, representam 20% do PIB. Em alguns países, as PMEs já são responsáveis por 40% do PIB. Fonte: PEGN (jul., 2013) PEGN - PEQUENAS EMPRESAS GRANDES NEGÓCIOS. Um Mundo de Pequenas Empresas. Disponível em: https://revistapegn.globo.com/Colunistas/Jack-London/noticia/2013/07/um-mundo-de-pequenas-e- medias-empresas.html. Acesso em 01.04.19 https://revistapegn.globo.com/Colunistas/Jack-London/noticia/2013/07/um-mundo-de-pequenas-e-medias-empresas.html https://revistapegn.globo.com/Colunistas/Jack-London/noticia/2013/07/um-mundo-de-pequenas-e-medias-empresas.html 40 Pode-se constatar que já passou da hora de melhorar o fomento das pequenas e médias empresas no Brasil. O trabalho começa com novas fontes de financiamento, com incentivos fiscais, além do aumento de investimento privado nas PMES, inclusive, com um projeto da CVM para a abertura de capital destas empresas, pois uma capitalização, via mercado de capital, poderia multiplicar a disponibilidade de capitais de risco para dar estabilidade e crescimento este setor da economia. Assim, em vez dos empreendedores brasileiros sonharem em criar uma pequena empresa e crescer até se tornar uma grande empresa, passarão a empreender em pequenas e médias empresas estáveis, sustentáveis, com faturamento e rentabilidade sempre crescentes. Este perfil é muito mais interessante para a economia brasileira, pois gera, de forma sustentável, mais empregos e renda. O empreendedor seria um administrador que planeja, organiza, dirige e controla um negócio, para otimizar os recursos alocados e produzir resultados, para satisfazer necessidades de clientes definidos, através das pessoas. Já, o empreendedor, administra e realiza, mas a partir de um sonho, uma visão de futuro, donde irá persistir e trabalhar para conceber e viabilizar um negócio. Convencerá a si e aos demais envolvidos sobre esta visão e gerará a sinergia necessária para que todos contribuam para a concretude do empreendimento. Segundo Dornelas (2018), devido às dificuldades em elaborar e implementar um Plano de Negócios, ao analisar ações empreendedoras de sucesso e compreender a sua complexidade, foram criados alguns Mitos sobre o empreendedor. Os Mitos consistem em estórias utilizadas pelos povos, classicamente, os gregos antigos, para relatar fatos, eventos naturais, pouco compreendidos e difíceis de serem analisados com os conhecimentos e ciências daqueles tempos. O simbolismo que preenche o Mito, cria personagens, sobrenaturais, deuses e premissas que se revelam parcial e parcialmente reveladas. Com base na análise de aspectos e fatos específicos, ou em situações imaginárias, são afirmados e perpetuados, com o passar do tempo. Seguem onze mitos sobre o empreendedor para que se pense e desfaça estas impressões que podem prejudicar, ou no mínimo prorrogar, o desenvolvimento de negócios promissores, que podem deixar de ser, com o passar do tempo. Empreendedores nascem feitos - Embora empreendedores nasçam com certa inteligência e tenham vontade de criar e energia suficiente para realizar, necessitam de uma boa formação para o desenvolvimento de habilidades relevantes, bem como a aquisição de experiência e desenvolvimento de uma boa rede de contatos. Qualquer um pode começar um negócio - Existem dúvidas, já sobre as possibilidades de iniciar um negócio, o que se dirá sobre criar, sobreviver e florescer. Deve-se entender a diferença entre uma ideia e uma oportunidade. Começa-se 41 pensando grande e ao estudar, planejar muito, aumenta-se as chances de serem bem-sucedidos. Dinheiro é o fator mais importante para montar uma empresa – Quando existir a combinação de talento, capacidade criativa, um bom e consistente plano de negócios, estando as demais peças no lugar, o dinheiro virá. Dinheiro é como o pincel e a tinta para um pintor, nas mãos certas produzirão maravilhas. Empreendedores não têm chefe e são completamente independentes – Ao pensar desta forma, entende-se que o empreendedor não deve satisfação do que faz e nem tem que atender aos interesses de todas as partes interessadas nos resultados do seu empreendimento. Todo mundo é seu chefe: sócios, investidores, clientes, fornecedores, empregados, família e comunidade. Eles podem escolher as exigências que vão atender, e quando. Empreendedores devem ser jovens e cheios de energia – A juventude, vontade e aspirações iniciais da vida, podem ajudar, mas a idade não é barreira para empreender. Os fatores críticos são: possuir conhecimento relevante, ter experiência no negócio e manter contatos que facilitem reconhecer e agarrar uma oportunidade. Empreendedores trabalham mais do que executivos de grandes companhias - Alguns trabalham mais e outros não. Dependerá das condições, perfil do gestor e características das atividades e responsabilidades, exigidas pelo negócio onde atuam. Empreendedores são “lobos solitários” – No que tange a concepção do sonho e a persistência em concretizá-lo, pode ser, mas no planejamento e execução do empreendimento, precisam montar e motivar uma equipe. Os empreendedores, mais bem-sucedidos, são líderes e constroem grandes equipes, ótimos relacionamentos com pares, diretores, investidores, clientes, fornecedores e outros stakeholders. Empreendedores são jogadores - Os empreendedores bem-sucedidos calculam muito bem os riscos, através de seus próprios conhecimentos, pesquisa e, também, pela contratação de especialistas e assessores experts na área. Tentam influenciar o jogo de probabilidades e atraem outros para dividir os riscos com eles. Qualquer empreendedor, com uma boa ideia, pode atrair investimentos de risco – Pesquisas feitas nos EUA, indicam que de 1 a 3% de empreendedores com boas ideias atraem capitais de risco. Empreendedores querem o show todo só para eles – Devido a necessidade de realização de trabalhos, através de equipes de alta performance, o empreendedor deve abrir mão de vanglorizações e vaidades do próprio ego. Ao privilegiar o próprio ego limita as possibilidades de crescimento. Os melhores empreendedores sabem construir um time, uma organização, uma companhia. Então, todos têm de brilhar. 42 Empreendedores sofrem um estresse tremendo – Existe um nível de estresse em todas as atividades relacionadas à administração de negócios, pois é inevitável lidar com pressões, obstáculos e relacionamentos tensos. Mas, não há evidências de que os empreendedores sofram mais estresse, se comparados a outros profissionais que tenham grandes responsabilidades a frente de negócios em grandes empresas ou corporações. A maioria dos empreendedores trabalham com prazer e acham seu trabalho muito satisfatório. Confira histórias de empreendedores brasileiros nos EUA e acompanhe as dicas para acessar este poderoso mercado. Acesse https://exame.abril.com.br/pme/quer-empreender-nos-eua-veja-os- passos-e-historias-de-sucesso/. Acesso em 15.04.2019. 2.2 Características do empreendedor Segundo DORNELAS (2018), existem características pessoais e profissionais que contribuem, quando não determinam, o sucesso de um empreendedor, bem como os comportamentos necessários para criar equipes comprometidas e fiéis ao novo negócio e ao novo líder negocial. CARACTERÍSTICA DE UM EMPREENDEDOR CARÁTÉRÍSTICA DESCRIÇÃO Visionário Tem conhecimentos e discernimento suficiente para analisar os fatos e varáveis atuais e conseguir projetar uma situação futura. Quanto mais completa for esta projeção, maiores são as chancesde se tornar realidade. O empreendedor tem a capacidade de converter os seus sonhos em objetivos e metas, de forma a concretizar os seus sonhos e desejos. Decisores São resolutos e decididos, analisam os dados https://exame.abril.com.br/pme/quer-empreender-nos-eua-veja-os-passos-e-historias-de-sucesso/ https://exame.abril.com.br/pme/quer-empreender-nos-eua-veja-os-passos-e-historias-de-sucesso/ 43 com objetividade e montam um conjunto de informações suficientes para tomarem decisões, das mais acertadas, no momento certo. Diante de situações adversas e sob forte pressão, mantem uma razoável calma e decidem com firmeza. Vale mais uma decisão rápida, do que uma decisão em condições de completude, porém atrasada e sem efeitos práticos. Não basta decidir, tem que ter ímpeto e força para fazer acontecer o trabalho para alcançar os resultados decorrentes. Diferencial Ao empreender o diferencial consiste em interpretar bem as informações e ideias, para que uma clara visão do que se pretende realizar, transforme imagens e ideias confusas em concepções concretas e viáveis. A partir desta clareza, pode-se agregar valor ao produtos e serviços que se pretende conceber. Oportunismo O preparo e capacitação para o que se pretende fazer ou alcançar, determinará a possibilidade de identificação de oportunidades concretas para a sua viabilização. A visão capacitada e treinada, e não a sorte, é decisiva para ver o que todos veem, mas enxergar a oportunidade que ninguém mais enxerga. O empreendedor é treinado para pesquisar e ser sensível a chances reais de realizar os seus intentos. Não desperdiça tempo, recursos ou esforços, os utiliza, na busca de seus objetivos e tem consciência que, de acordo com o nível de seus conhecimentos, aumentam serão as possibilidades de boas oportunidades. Tem que saber explorar oportunidades Determinação São inconformados com as situações de normalidades. O fato de questionarem sempre os fatos e dados, gera a necessidade de pesquisar outras formas e mais detalhes sobre o que se apresenta como realidade. O desenvolvimento de novos conhecimentos possibilita o melhor enfrentamento de adversidades e a superação de obstáculos. O pronto enfrentamento das dificuldades de todos os tipos, com vontade e comprometimento, aumenta a sua capacidade de Fazer Acontecer. Dedicação Trabalham com disposição e em tempo integral, todos os dias e sempre focados no resultado a alcançar e não na quantidade de trabalho a realizar. Diante de problemas, age naturalmente, pois entende que sua principal missão é a de resolver problemas. Entusiasmo A termo entusiasmado significa estar “cheio da divindade” e se refere à sensação de ser capaz de fazer tudo, o possível e o impossível. Faz jus à celebre frase: “Ele não sabia que era impossível, foi lá e fez” de Jean Cocteau. 44 Otimismo e Paixão A paixão é arrebatadora, não se consegue pensar em outra coisa, a não ser o objeto da paixão. O empreendedor respira o seu negócio, pensa, elabora, detalha e resolve questões que se apresentam no seu dia-a-dia. Acreditar em si e no seu negócio é o primeiro passo para o convencimento de seus seguidores e parceiros. A paixão alimenta o motor que mantem a motivação, em alta. O empreendedor é um super vendedor das suas ideias, produtos, serviços e do seu negócio para aqueles que o cercam Independência Um dos grandes motivos para empreender é a busca pela liberdade. Liberdade para decidir, para trilhar os próprios caminhos e definir as suas metas e objetivos Liderança A capacidade de influenciar e cooptar novos adeptos está relacionada com uma facilidade de estabelecer bons relacionamentos. Relacionamentos baseados em atendimento de expectativas recíprocas, através do compartilhamento de objetivos individuais com objetivos coletivos do empreendimento. Os líderes são respeitados e venerados pelos seus seguidores o que facilita o convencimento sobre as necessidades a serem satisfeitas. Relacionamento Os empreendedores têm, mantêm e ampliam constantemente a sua rede de networking, onde estabelece uma colaboração mútua de todos os participantes da rede. Quando necessita obter recursos informacionais, de novos conhecimentos, humanos e materiais, aciona os “nós” da rede e rapidamente é suprido nestas necessidades. Organização, Mantem-se atualizado sobre os acontecimentos no ambiente que o cerca, capacitando-se para obter e alocar bem os recursos humanos, materiais e tecnológicos, além da otimização máxima na aplicação destes recursos. Planejamento Como um bom decisor, procura analisar sempre as oportunidades e ameaças do ambiente, bem como os seus potenciais e pontos fracos, de forma a definir os seus objetivos e estratégias para alcança-los. No decorrer da trajetória, constantemente deve atualizar as suas posições e, consequentemente, os ajustar o seu planejamento, de acordo com os novos fatos e tecnologias surgidas no período. Conhecimento Aprendizagem contínua e autodidatismo, acaba por revelar que empreender exige um domínio e atualização constantes sobre o ramo de negócios, ao qual se deseja se dedicar. Risco Coragem é imprescindível, mas não é o suficiente. Empreender exige o aprendizado sobre as 45 variáveis e informações sobre os riscos envolvidos, bem como os cálculos de probabilidades de ocorrências. A contratação de especialistas pode se fazer necessária para a cobertura e entendimento técnico de possíveis problemas futuros e a identificação do que fazer para diminuir os riscos de ocorrências. Serviço à Sociedade Existem muitos motivos individuais e grupais para empreender e obter sucesso. Porém, os motivos mais nobres são relacionados com os benefícios sociais, gerados pelo empreendimento. Os negócios geram produtos e serviços para os seus clientes, mas geram, também, empregos, cultura, tecnologia, novos valores, bem-estar social, renda, entre outros benefícios econômico sociais. Fonte: Adaptado de Dornelas (2018, pp. 23-24). 2.3 Desenvolvimento de um negócio De acordo com o site Empreender para Todos (2019), o empreendedor brasileiro enfrentará, além dos obstáculos mercadológicos, técnicos e financeiros, uma série de dificuldades, inerentes ao ambiente brasileiro para negócios ou para negócios nascentes, que são os mais sensíveis às intempéries. Segundo o site Empreender para todos, empreender no Brasil não é tarefa para seres comuns, mas sim super-seres, que conseguem enfrentar e vencer uma série de problemas jurídicos, legais e tributários. Para tanto se exige uma dose gigantesca de persistência e coragem para enfrentar as perigosas batalhas negociais e continuar de pé, mesmo após fragorosas derrotas. Talvez o maior problema está na origem e na motivação para a decisão de empreender, pois segundo pesquisas a grande maioria de empreendedores que abandonam a aventura empreendedora, iniciaram os seus negócios, utilizando suas economias, porque estavam desempregados e sem renda. Nesta situação e sofrendo todas pressões econômico financeiras, que pensaram, planejaram e decidiram abrir o próprio negócio. Além disso, alguns desistem do negócio que montaram porque não se planejaram antes, não conheciam os produtos e os fornecedores, não investiram em capacitação em gestão empresarial, entre outros motivos. Em muitas oportunidades os cálculos financeiros, mercadológicos e de riscos, quando feitos, são realizados sem o suficiente conhecimento destas áreas e nem mesmo do negócio em si. A falta de conhecimentos suficientes causam situações, desastrosas para o negócio, tais como: 46 ❖ Falta de recursos – O capital investido no negócio deve considerar a aquisição de recursos materiais para o negócio, porém não se pode desconsiderar o cálculo do capital de giro, necessário para o funcionamento rotineiro do negócio mas, também como reserva para o funcionamento e pagamentos existentes, durante o início da operaçãodo negócio, período em que as receitas não são suficientes par cobrir todas as despesas, até que seja atingido o ponto de equilíbrio do negócio, quando RECEITAS = DISPÊNDIOS. ❖ Excesso de Burocracia – Trâmites de documentos para registros e manutenção legal da empresa, documentação a ser elaborada e entregue a órgãos fiscalizados e tributários, além de informações que devem ser registrada e/ou contabilizada para o envio para órgãos externos e para arquivamento para fins legais. ❖ Tributação no Brasil: A carga tributária é uma das maiores do mundo para empresas nascentes do Brasil. As pequenas e microempresas no Brasil, enquadradas no regime Simples de tributação, têm uma taxação que varia de acordo com a atividade e com o nível de faturamento da empresa. Veja tabela: TABELA DE TRIBUTAÇÃO DE PME Atividade Alíquota Mínima Alíquota Máxima Comércio 4% 11,61% Indústria 4,5% 12,11% Locação de bens 6% 17,42% Serviços 4% 16,85% Serviços profissionais 16,93% 22,45% Fonte: Adaptado de EXAME (21/08/2015) Outro exemplo é a MEI – microempresa individual, que tem como obrigações os seguintes tributos: ✓ INSS – Previdência Social, Imposto Federal: 5% sobre o valor do Salário Mínimo; 47 ✓ ICMS – Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços, Imposto Estadual R$ 1,00 (para atividade industriais, comércio e transporte de cargas); ✓ ISS – Imposto sobre Serviços, Imposto Municipal (sobre atividades de serviços e transportes municipais) – R$ 5,00. Este tipo de empresa tem uma tributação menor, numa tentativa de viabilizar pequenos empreendimentos, de até R$ 81.000,00 ao ano (teto fixado em 2018). ❖ Intensidade da Concorrência: Em cada ramo de atividades a empresa encontrará um nível de acirramento da concorrência. Nos setores jurídicos, por exemplo, a concorrência não pode ser acirrada e disputada explicitamente, pois o advogado não pode, por força de legislação, cooptar os clientes a contratá-lo, em detrimentos dos demais colegas de profissão. Porém, existem setores onde a concorrência é acirrada e muito próxima, fisicamente falando. Por exemplo, o comércio de produtos farmacêuticos, existem casos de em um cruzamento de Avenidas ou ruas termos 3 estabelecimentos de redes diferentes, um em frente ao outro, vendendo os mesmos produtos e disputando os seus clientes. ❖ Endividamento: Problemas financeiros de todos os tipos, decorrentes das crises econômicas, declínios inerentes ao próprio setor/ ramo de negócios, que contribuem fortemente para a diminuição das vendas e, como consequência, a diminuição do nível de receitas da empresa. Outro motivo, muito comum, refere-se a falta de Capital de Giro da empresa por uma falta de habilidade gerencial, levando ao excesso de estoque, mau gerenciamento do fluxo de caixa, com dispêndios maiores que as entradas de caixa, causando um déficit de caixa, bem como, um mau planejamento de investimentos em Capital de Giro, no início do negócio, causando falta de capital para manutenção dos negócios, até o atingimento do seu ponto de equilíbrio. ❖ Falta de capacitação/Planejamento: Para a criação, manutenção e crescimento de um negócio, faz-se necessário gestores competentes e comprometidos com o sucesso do empreendimento. Em muitos casos, o planejamento não é feito e quando efetuado, apresenta muitas e sérias falhas na sua elaboração. Incorreções na prospecção e análise do mercado causam distorções graves no dimensionamento do público-alvo e segmento de mercado a atuar, gerando um cálculo superestimado, na maioria das vezes, da participação no novo mercado. O erro se estende para a previsão de vendas nos primeiros meses ou anos de funcionamento da empresa, afetando o dimensionamento dos 48 investimentos em instalações e máquinas, bem como em reservas de caixa para capital de giro do negócio. Estas distorções causam um desequilíbrio no Plano de Negócios, resultando em despesas e custos sem a devida correspondente receita ou sobra de caixa para o seu suprimento. A formação e treinamento são preparativos básicos para capacitação do empreendedor, pois ele precisa desenvolver as habilidades Técnicas, humanas e Conceituais, já explicadas na unidade I deste Livro, de forma a administrar a empresa com a máxima eficiência e eficácia. Quando se trata de regime de tributação federal no Brasil, existem 3 tipos de taxações de empresas, a saber: • Lucro Real; • Lucro Presumido e. • Simples Nacional (opção exclusiva para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte). 2.4 Identificação de Oportunidades O surgimento de novas ideias ocorre quando se está pronto para receber novos insigths e para novos vivenciamentos. As novas ideias surgem apenas quando se está aberto a novas experiências. 49 2.4.1 Geração de Ideias Não adianta reclamar de falta de criatividade ou da falta de boas ideias se a pessoa não estiver atenta ao que lhe rodeia. O empreendedor deve ser curioso e estar atento a tudo que está a sua volta. Analisando e processando as informações e novos conhecimentos se tornará um gerador de novas ideias sobre produtos e negócios. As ideias sobre negócios devem ser tratadas como chances para um novo empreendimento, para tanto, devem ser aprofundadas suficientemente para se detectar a sua possível viabilidade técnica e mercadológica. Deve-se estar atento a todos e a tudo, sempre buscando indícios para a localização de uma nova manifestação pública ou em particular, que pode ser o embrião de um novo empreendimento, é imprescindível para enxergar a novidade, onde ninguém mais consegue enxergar. A produção de novas ideias pode contar com ferramentas mais específicas: • Brainstorming – Numa tradução livre, significa Tempestade de Ideias, onde numa dinâmica de grupo, as pessoas são levadas e provocadas, diante de um tema, gerar ideias de forma livre e espontânea. Não há a necessidade de serem lógicas ou estruturadas, bastam serem ideias que se entende, poderem contribuir para ampliar o leque de alternativas e opções para o tema proposto. O filtro, julgamento e seleção das ideias, serão realizados por outro processo, por outra dinâmica. • Conversas e entrevistas – São formas muito tradicionais de levantar informações e narrativas de experiências de terceiros. De maneira formal ou informal, o empreendedor pode entabular conversas dirigidas, ou não, com pessoas de diversas origens, idade e níveis de experiência ou conhecimentos sobre assuntos variados, visando ao aprofundamento dos saberes sobre o tema ou área que se tem interesse, tais como, tecnologias, novos tipos de comércio, serviços, produtos ou segmentos de mercado. • Pesquisas de patentes requeridas. Junto aos órgãos de registro e licenciamentos, podem-se monitorar os novos lançamentos de novos negócios ou invenções. • Feiras Temáticas, Exposições e Eventos. Deve-se sempre estarem presentes e atentos em eventos que apresentam as tendências e lançamentos de produtos e serviços, por setores e tipos de tecnologia. • Congressos e Associações de Classe. Os maiores núcleos de novas ideias e oportunidades estão junto aos pares e aqueles que atuam em 50 setores de negócios semelhantes. A participação nestas reuniões de associações de classe, sindicatos e de colegas de profissão, são ricas fontes de informações e novos conhecimentos de determinado mercado. Num primeiro momento coleta-se o maior número de ideias, quanto possível. Para transformar as ideias em oportunidades se faz necessário a aplicação de critérios racionais para analisar e selecionar as ideias reunidas. Quanto à análise de viabilidade da ideia, esta é feita em um segundo momento, após a seleção natural de algumas ideias, pois no primeiro instante a preocupação deve ser com a quantidade e não com a qualidade. De suma importância para asanálises em curso, apresenta-se a diferenciação entre Ideia e Oportunidade. ✓ IDEIA – Consiste num modo de pensar, uma opinião, uma noção ou concepção inicial sobre um determinado assunto ou negócio. É preciso muito estudo, pesquisa e planejamento para colocar uma ideia em prática. ✓ OPORTUNIDADE – Em termos negociais, a oportunidade será constatada, a partir da imersão no mercado, nas tecnologias disponíveis e no desenvolvimento das primeiras características de um negócio, a partir de uma ideia inicial. 51 2.4.2 Avaliação de oportunidades A parte mais difícil é a de transformar uma boa ideia em uma oportunidade viável. O conhecimento sobre a área ou setor de negócios, onde a oportunidade se apresenta, torna-se imprescindível, bem como a identificação de seus atuais diferenciais competitivos, que o novo negócio deve gerar e agregar valor. As análises devem se aprofundar técnica e mercadologicamente, mesmo antes de pensar em elaborar um Plano de Negócios. Ao proceder as análises preliminares o empreendedor pode ajustar a sua visão do negócio, de maneira a descartar a ideias, ou mesmo gerar uma nova possibilidade de negócio, reavaliando a ideia em separado do conjunto de ideias, selecionadas para o primeiro negócio. Segundo DORNELAS (2013), existem diversos modelos de negócios, nos quais se pode basear para a análise de oportunidades. O modelo 3M do Professor Jeffry Timmons, do Boston College, consiste na consideração de dimensões da oportunidade, relacionadas à Demanda de Mercado, ao Tamanho e Estrutura de Mercado e à Análise de Margem. Mas como identificar e selecionar uma boa oportunidade? Inicialmente, deve- se analisá-las sob as seguintes questões gerais: 1. Qual o mercado que ela irá atender? 2. Qual o retorno econômico que será proporcionado por ela? 3. Quais as vantagens competitivas que serão agregadas ao negócio? 4. Qual a equipe que irá converter essa oportunidade em um bom negócio? 5. Qual o nível de comprometimento do empreendedor com o negócio? O Modelo de Jeffry Timmons, segundo DORNELAS (2013), pode ser detalhado, respondendo-se a questões especificas de cada uma das suas dimensões, conforme quadro, a seguir apresentado. ANÁLISE DE OPORTUNIDADES – MODELO 3M 1º.“M” - Demanda de Mercado - • Qual é a audiência-alvo? • Qual a durabilidade do produto/serviço no mercado? 52 Questões • Os clientes estão acessíveis? • Como os clientes veem o relacionamento com a sua empresa? • O potencial de crescimento deste mercado é alto? • O custo de captação do cliente é recuperável no curto prazo? 2º.“M” – Tamanho e Estrutura de Mercado - Questões • O mercado está crescendo? É emergente? É fragmentado? • Existem barreiras proprietárias de entrada ou excessivos custos de saída? • Quantos concorrentes estão no mercado? Eles controlam propriedades intelectuais? • Em que estágio do ciclo de vida está o produto? • Qual é o tamanho do mercado em reais e o potencial para se conseguir uma boa participação de mercado? • Como é a cadeia de valor do setor? • Quais são as tendências e que eventos influenciam os cenários para o futuro do setor em que a empresa está inserida? 3º.“M” - Análise de Margem - Questões • Quais são as forças do seu negócio? • Qual a margem de lucro típica de uma empresa desse setor? • Quais os custos típicos de uma empresa desse setor? • Qual o investimento inicial mínimo? • Qual a previsão de prazo para retorno do investimento inicial nesse setor? Fonte: DORNELAS (2013, pp. 61-63) Estas são questões críticas que devem ser respondidas pelo empreendedor e bem analisadas, gerando interpretações que o conduzirão a escolhas assertivas para o aproveitamento das melhores oportunidades e o desenvolvimento do seu novo negócio. 53 2.5 Desenvolvimento de um novo negócio Devido às caraterísticas e exigências práticas para o desenvolvimento de um novo negócio, será apresentado, com os devidos comentários, um roteiro elaborado pelo SEBRAE (2019) de Manaus, no intuito de instruir os novos empreendedores que desejem montar um novo negócio. O SEBRAE é o Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, entidade privada sem fins lucrativos. Funciona como um agente de capacitação e de promoção do desenvolvimento e suporte aos pequenos negócios de todo o Brasil. Fundado em 1972, desenvolve práticas e conhecimentos sobre o empreendedorismo, visando a aumentar a eficiência, eficácia e a sustentabilidade de pequenos negócios. Com pontos de atendimento nas 27 unidades da Federação, o SEBRAE atua em todo o território nacional, fomentando o crescimento e desenvolvimento de novos negócios e regiões do país. O SEBRAE é uma instituição integrante do denominado sistema S. São instituições do Sistema S: • Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (SENAI); • Serviço Social do Comércio (SESC); • Serviço Social da Indústria (SESI); • Serviço Nacional de Aprendizagem do Comércio (SENAC); • Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (SESCOOP); • Serviço Social de Transportes (SEST); • Serviço Nacional de Aprendizagem em Transportes (SENAT); e • Serviço Nacional de Aprendizagem Rural (SENAR) 54 O SEBRAE não é uma instituição financeira, mas articula e instrui o processo, junto aos bancos, instituições financeiras e cooperativas de créditos, visando a concessão de empréstimos, microcréditos e financiamentos para o desenvolvimento e aperfeiçoamentos de pequenos negócios. O SEBRAE atua como fomentador e apoiador de pequenas e médias empresas nas áreas de: • Indústria • Comércio • Prestação de Serviços • Agronegócios • Startup´s • Entre outras. Analise outras dicas para elaboração de planos de negócios em http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/tipoconteudo/planejamento/conte udos. Acesso em 01.03.19. 2.5.1 Montagem de um Curso Técnico Profissionalizante Para ilustrar uma estrutura para o desenvolvimento de um novo negócio, foi escolhido um negócio na área de educação, que seria mais útil para todos os envolvidos. A proposta, desenvolvida pelo SEBRAE (2019) de Manaus, aborda o desenvolvimento de uma Escola Técnica Profissionalizante, bem adequado, para um Livro Texto, que discute o empreendedorismo na área escolar. http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/tipoconteudo/planejamento/conteudos http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/tipoconteudo/planejamento/conteudos 55 MONTAGEM DE UM CURSO TÉCNICO PROFISSIONALIZANTE ETAPA DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS/CUIDADOS Mercado Devido a grande procura por cursos profissionalizantes o mercado está sempre aquecido, isto porque as vagas de trabalho que mais abrem são de cargos técnicos. O interesse por parte dos estudantes também é constante, devido ao tempo de curso, que é menor, diminuindo o tempo de espera para ingressar no mercado de trabalho. Público-alvo O público-alvo deste tipo de negócio são jovens e adultos, que buscam qualificação, visando uma oportunidade no mercado de trabalho. Localização O ideal é que a escola esteja localizada em uma região movimentada, de preferência num centro de comércio, o que dá mais visibilidade ao negócio. É importante que o local tenha fácil acesso e ofereça segurança. Infraestrutura Considerar o tamanho do local, para adaptar e transformar em salas de aula. A infraestrutura de um curso técnico também deverá contar com: • Recepção; • Salas; • Secretaria; • Almoxarifado; • Assistência Social; • Refeitório; • Cozinha; • Dispensa; • Sanitários Feminino e • Sanitários Masculino. Registro da Empresa A instituição de ensino tem o registro do curso técnico profissionalizante, no Ministério da Educação. O órgão deve analisar a proposta da sua empresa. Para acompanhar o processo de registroé aconselhável o uso de um Contado Profissional. Registro junto aos órgãos competentes, que são: • Junta Comercial do Estado 56 • Secretaria da Receita Federal (CNPJ); • Secretaria Estadual de Fazenda; • Prefeitura do Município para obter o Alvará de Funcionamento; • Enquadramento na Entidade Sindical Patronal • Cadastramento na Caixa Econômica Federal no sistema “Conectividade Social ICP – INSS/FGTS”; • Corpo de Bombeiros Militar. Equipamentos e Instalações Básicas Para iniciar, você vai precisar de: • Móveis e materiais de escritório; • Telefone; • Mesas de computador; • Cadeiras; • Microcomputadores; • Impressora; • Data show; • Softwares de treinamento. Equipe Básica de Colaboradores Base para o sucesso do seu negócio, a equipe de colaboradores deve ser recrutada e selecionada, com muito critério, considerando a formação, experiência e a especialidade dos profissionais. A remuneração dos profissionais contratados deve estar de acordo com o mercado. Além do corpo docente, a instituição também vai precisar de: • 01 Secretária; • 02 Serviços Gerais; • 02 inspetores; • 01 técnico-administrativo; • 02 cozinheiras (se houver refeições); • 01 assistente social. Divulgação Invista em publicidade, para atrair um grande número de pessoas, atingindo o público desejado. Utilizar veículos como: • Internet; • TV; 57 • Rádio; • Jornais impressos • Carro-som. Vale muito investir nas redes sociais. Procure um profissional especializado em mídias sociais. Ele poderá criar as redes sociais da escola e alimentá-las. A internet é uma excelente aliada para gerar bons resultados na divulgação. FONTE: Adaptado de (RICHARDSON, 2019 in SEBRAE. Como montar um curso técnico. RICHARDSON M.) Disponível em: http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ufs/ap/artigos/como- montar-um-curso-tecnico-profissionalizante, dc7752590aa2f510VgnVCM1000004c00210aRCRD. Acesso em 01.03.19. 2.6 Plano de Negócios Segundo o SEBRAE (2019), muitos problemas e fracassos seriam evitados, se o novo negócio fosse suportado por um eficiente Plano de Negócios. Para a elaboração e estruturação do Plano de Negócios o empreendedor é obrigado a pesquisar e ampliar seus conhecimentos sobre o Ramo do Negócio, o Mercado, Infraestrutura da Empresa, Operacionalização do Negócio e Economia & Finanças relacionadas ao empreendimento. O Plano de Negócios consiste em um documento estruturado e formal onde se apresenta, de maneira sintética e, também, de maneira detalhada, as características principais do negócio, referentes ao perfil do empreendedor e sua equipe, aspectos jurídicos da empresa, ramo de negócios, produtos e serviços, clientes e fornecedores, os concorrentes, vantagens e desvantagens do negócio e análises de viabilidade operacional, mercadológica e financeira do negócio. O PN diminui os riscos e incertezas, devido a identificação de problemas e equívocos, na fase de planejamento, evitando-se a sua incidência na fase de implantação e operação do negócio. Os stakeholders (interessados) das informações do Plano de Negócios são, principalmente, o empreendedor, parceiros, investidores, investidores-anjo, colaboradores e parceiros. http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ufs/ap/artigos/como-montar-um-curso-tecnico-profissionalizante,%20dc7752590aa2f510VgnVCM1000004c00210aRCRD http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ufs/ap/artigos/como-montar-um-curso-tecnico-profissionalizante,%20dc7752590aa2f510VgnVCM1000004c00210aRCRD 58 Por que o plano de negócio é importante para minha empresa? (SEBRAE, 2019) O plano de negócios é importante tanto para quem está abrindo o negócio quanto para quem está ampliando o empreendimento. Vale destacar que esse planejamento não elimina os riscos, mas evita que erros sejam cometidos pela falta de análise, diminuindo as incertezas do seu negócio. • Organiza as ideias ao iniciar um novo empreendimento. • Orienta a expansão de empresas já em atividade. • Apoia a administração do negócio, seja em seus números, seja em estratégias. • Facilita a comunicação entre sócios, funcionários, clientes, investidores, fornecedores e parceiros. • Capta recursos, sejam financeiros, humanos ou parcerias. Fonte: Adaptado de DORNELAS ( 2018, pp. 93-101) 2.6.1 Estrutura de Planos de Negócios O Plano de Negócios deve seguir uma estrutura lógica, de forma a apresentar os elementos básicos e essenciais, que descreverão o negócio, para o seu entendimento pelo próprio empreendedor e sua equipe, como guia para o detalhamento e operacionalização de novos negócios, para os investidores, que têm que conhecer e se interessar pelos negócios e avaliar a sua viabilidade econômico- financeira, de forma a decidirem onde vão investir o seu capital e, também para o governo e instituições de crédito, numa análise de viabilidade operacional e 59 econômico-financeira, visando a liberação de linhas de crédito para financiar o novo empreendimento. O Plano de Negócios de algumas formas específicas, visando a sua adequação, para atendimento de situações genéricas, ou situações específicas, tais como, indústria, empresas de inovação tecnológica, empresas prestadoras de serviços e pequenas empresas. Startup – De acordo com SEBRAE (2019), é uma empresa nova, embrionária ou ainda em fase de elaboração que deve ter projetos promissores, ligados à pesquisa, investigação e desenvolvimento de ideias inovadoras, baixos custos iniciais, sendo altamente escalável e com altas expectativas de crescimento. Serão apresentados os modelos concebidos por DORNELAS (2018), para que sejam utilizados como ponto de partida na elaboração do Plano de Negócios de seu próximo novo negócio. Bom Trabalho! Esta pode ser considerada uma estrutura geral para Planos de Negócios de quaisquer tipos de empresa ou organizações. ESTRUTURA DE UM PLANO DE NEGÓCIOS – BÁSICA 1. Capa 2. Sumário 3. Sumário executivo 4. Descrição da empresa 5. Análise estratégica 6. Produtos e serviços 7. Plano operacional 60 8. Plano de recursos humanos 9. Análise de mercado 10. Estratégia de marketing 11. Plano financeiro 12. Anexos FONTE: Adaptado de DORNELAS (2018, pp. 101-104). Neste primeiro Quadro, abaixo, são apresentadas as descrições de cada parte componente de um Plano de Negócios, de forma a possibilitar o entendimento completo, pelo aluno, facilitando o início do raciocínio para a elaboração do Plano de seu novo negócio e a busca de informações e conhecimento necessários para o planejamento e suficiente detalhamento. Estrutura 1 – sugerida para pequenas industriais 1. Capa A capa, apesar de não parecer, é uma das partes mais importantes do plano de negócios, pois é a primeira parte que é visualizada por quem o lê, devendo, portanto, ser feita de maneira limpa e com as informações necessárias e pertinentes. 2. Sumário O sumário deve conter o título de cada seção do plano e a respectiva página na qual se encontra, bem como os principais assuntos relacionados em cada seção. 3. Sumário executivo O sumário executivo fará o leitor decidir se continuará ou não a ler o plano. Portanto, deve ser escrito com muita atenção e revisado várias vezes, além de conter uma síntese das principais informações que constam no plano. Deve ainda ser dirigido ao público-alvo do plano e explicitar qual o objetivo do documento em relação ao leitor (por exemplo, requisição de financiamento junto a bancos, capital de risco, apresentação da empresa para potenciais parceiros ou clientes etc.). O sumário executivo deve ser a última seção a ser escrita, pois depende de todas as outras seções do plano para ser elaborada. 4. Descrição da empresa Nessa seção, deve-se descrever a empresa, seu histórico, 61 crescimento, faturamento dos últimosanos, sua razão social, impostos, estrutura organizacional e legal, localização, parceiras, certificações de qualidade, serviços terceirizados etc. 5. Análise estratégica Nessa seção, são definidos os rumos da empresa, sua visão e missão, sua situação atual, as potencialidades e ameaças externas, suas forças e fraquezas (SWOT), seus objetivos e metas de negócios. Essa seção é, na verdade, a base para o desenvolvimento e a implantação das demais ações descritas no plano. 6. Produtos e serviços Essa seção é destinada aos produtos e serviços da empresa: como são produzidos, quais os recursos utilizados, o ciclo de vida, os fatores tecnológicos envolvidos, os processos de pesquisa e desenvolvimento, os principais clientes atuais, se a empresa detém marca e/ou patente de algum produto etc. Nesta seção pode ser incluída, quando esta informação se encontra disponível, uma visão do nível de satisfação dos clientes com os produtos e serviços da empresa. Este feedback é bastante importante, porque não costuma oferecer apenas uma visão do nível de qualidade percebida nos produtos e serviços, mas também guias os futuros investimentos da empresa em novos desenvolvimentos de produtos e processos de produção. 7. Plano operacional Essa seção deve apresentar as ações que a empresa está planejando em seu sistema produtivo e o processo de produção, indicando o impacto que essas ações terão em seus parâmetros de avaliação de produção. Deve conter informações operacionais atuais e previstas de fatores como: lead time do produto ou serviço, percentual de entregas a tempo (on time delivery), rotatividade do inventário, índice de refugo, lead time de desenvolvimento de produto ou serviço etc. 8. Plano de recursos humanos Aqui devem ser apresentados os planos de desenvolvimento e treinamento de pessoal da empresa. Essas informações estão diretamente direcionadas com a capacidade de crescimento da companhia, especialmente quando essa atua em um mercado no qual a detenção da tecnologia é considerada um fator estratégico de competitividade. Devem ser indicadas: as metas de treinamento associadas às ações do plano operacional, as metas de treinamento estratégico, de longo prazo e não associadas diretamente às ações. Aqui também devem ser apontados o nível educacional e a experiência dos executivos, gerentes e funcionários operacionais, indicando-se os esforços da empresa na formação de seu 62 pessoal. 9. Análise de mercado Na seção de análise de mercado, o autor do plano de negócios deve mostrar que os executivos da empresa conhecem muito bem o mercado consumidor do seu produto/serviço (por meio de pesquisa de mercado): como está segmentado, seu crescimento, as características do consumidor e sua localização, se há sazonalidade e como agir nesse caso, análise da concorrência, sua participação de mercado e a dos principais concorrentes etc. 10. Estratégia de marketing Deve-se mostrar como a empresa pretende vender seu produto/serviço e conquistar seus clientes, manter o interesse deles e aumentar a demanda. Deve abordar seus métodos de comercialização, diferenciais do produto/serviço para o cliente, política de preços, principais clientes, canais de distribuição e estratégias de promoção/comunicação e publicidade, bem como projeções de vendas. 11. Plano financeiro A seção de finanças deve apresentar, em números, todas as ações planejadas para a empresa e as comprovações, por meio de projeções futuras (quanto necessita de capital e com que propósito) de sucesso de negócio. Deve conter demonstrativo de fluxo de caixa com horizonte de, pelo menos, três anos; balanço patrimonial; análise do ponto de equilíbrio; necessidades de investimentos; demonstrativos de resultados; análise de indicadores financeiros do negócio, como faturamento previsto, margem prevista, prazo de retorno sobre o investimento inicial (payback), taxa interna de retorno (TIR) etc. 12. Anexos Esta seção deve conter informações adicionais julgadas relevantes para o melhor entendimento do plano de negócios. Por isso, não há limite de páginas ou exigências a serem seguidas. A única informação que não pode deixar de ser incluída é a relação dos currículum vitae dos sócios e dirigentes da empresa. Pode-se anexar ainda informações como fotos de produtos, plantas da localização, roteiros e resultados completos das pesquisas de mercado que foram realizadas, material de divulgação do negócio, folders, catálogos, estatutos, contrato social da empresa, planilhas financeiras detalhadas etc. FONTE: DORNELAS (2018, pp. 101-104). 63 Aproveitando as descrições completas, oferecidas no Quadro 1, com as devidas adaptações serão apresentadas as estruturas alternativas, de forma sintética, para os outros tipos básicos de Planos de Negócios, oferecidos por DORNELAS (2018). O segundo Quadro, abaixo, apresenta a versão de plano para o planejamento de empresas voltadas a alta tecnologia. A tendência atual, inclusive para as Startups e Escolas com cursos baseados em EAD – Ensino à Distância. São empresas com infraestruturas enxutas, em rede e que investem mais em alta tecnologia e equipes de colaboradores, muito bem formados e de alta performance. Estrutura 2 – Empresas focadas em inovação e tecnologia 1. Capa 2. Sumário 3. Sumário executivo 4. Conceito do negócio 4.1 O negócio 4.2 O produto 5. Equipe de gestão 6. Mercado e competidores 6.1 Análise setorial 6.2 Mercado-alvo 6.3 Necessidades do cliente 6.4 Benefícios do produto 6.5 Competidores 6.6 Vantagem competitiva 7. Marketing e vendas 7.1 Produto 7.2 Preço 7.3 Praça 7.4 Promoção 7.5 Estratégia de vendas 7.6 Projeção de vendas Comentado [C1]: Faltou a página 64 7.7 Parcerias estratégicas 8. Estrutura e operação 8.1 Organograma funcional 8.2 Processos de negócios 8.3 Política de recursos humanos 8.4 Fornecedores de serviços 8.5 Infraestrutura e localização 8.6 Tecnologia 9. Análise estratégica 9.1 Análise SWOT 9.2 Cronograma de implantação 10. Previsões dos resultados econômicos e financeiros 10.1 Evolução dos resultados econômicos e financeiros (projetados) 10.2 Composição dos principais gastos 10.3 Indicadores de rentabilidade 10.4 Investimentos 10.5 Necessidades de aporte e contrapartida 10.6 Cenários alternativos 11. Anexos FONTE: DORNELAS (2018, pp. 104-105). Uma variação do Plano serve para empresas prestadoras de serviços, no terceiro Quadro, abaixo, estas empresas têm forte influência na economia brasileira e constituem a maioria das pequenas e médias empresas no país, atingindo participação de 63,32% do PIB brasileiro em 2016. Estrutura 3 – Pequenas empresas prestadoras de serviços 1. Capa 2. Sumário 3. Sumário executivo 4. O negócio 65 4.1 Descrição do negócio 4.2 Descrição dos serviços 4.3 Mercado 4.4 Localização 4.5 Competidores (concorrência) 4.6 Equipe gerencial 4.7 Estrutura funcional 5. Dados financeiros 5.1 Fontes de recursos financeiros 5.2 Investimentos necessários 5.3 Balanço patrimonial (projetado para três anos) 5.4 Análise do ponto de equilíbrio 5.5 Demonstrativo de resultados (projetado para três anos) 5.6 Projeção de fluxo de caixa (horizonte de três anos) 5.7 Análises de rentabilidade 6. Anexos FONTE: DORNELAS (2018, pp. 105-106). Por último apresenta-se o quarto Quadro, abaixo, com as adaptações para uma estrutura de plano de negócios, destinado às PMES que não se enquadrarem nas especificações anteriores. Estrutura 4 – sugerida para pequenas empresas em geral 1. Capa 2. Sumário 3. Sumário executivo estendido 3.1 Declaração de visão 3.2 Declaração de missão 3.3 Propósitos gerais e específicos do negócio, objetivos e metas 3.4 Estratégia de marketing 3.5 Processos de produção 66 3.6 Equipe gerencial 3.7 Investimentose retornos financeiros 4. Produtos e serviços 4.1 Descrição dos produtos e serviços (características e benefícios) 4.2 Previsão de lançamento de novos produtos e serviços 5. Análise da indústria 5.1 Análise do setor 5.2 Definição do nicho de mercado 5.3 Análise da concorrência 5.4 Diferenciais competitivos 6. Plano de marketing 6.1 Estratégia de marketing (preço, produto, praça, promoção) 6.2 Canais de venda e distribuição 6.3 Projeção de vendas 7. Plano operacional 7.1 Análise das instalações 7.2 Equipamentos e máquinas necessárias 7.3 Funcionários e insumos necessários 7.4 Processo de produção 7.5 Terceirização 8. Estrutura da empresa 8.1 Estrutura organizacional 8.2 Assessorias externas (jurídica, contábil etc.) 8.3 Equipe de gestão 9. Plano financeiro 9.1 Balanço patrimonial 9.2 Demonstrativo de resultados 9.3 Fluxo de caixa 10. Anexos FONTE: DORNELAS (2018, pp. 106-107). 67 O empreendedorismo tem muitos aspectos a analisar e entender. Um dos primeiros passos é conhecer e ter certo domínio sobre o assunto. Para empreender com sucesso, é necessário se aprofundar, pesquisar e tomar conhecimentos de casos reais, visando aprender com os erros e acertos de empreendedores de sucesso. Veja casos práticos: Acesse https://www.endeavor.org.br assista palestras e leia textos muito interessantes. Atividade de Aplicação Questão 1. Leia o texto: Dificilmente uma nova empresa conseguirá as mesmas oportunidades que as empresas que têm mercado consolidado e marca reconhecida. Mas, é sempre possível oferecer produtos ou serviços diferenciados (DORNELAS, 2014) Pode-se dizer, portanto, que o sucesso de um empreendedor está ligado ao seu conhecimento, para evitar que os problemas administrativos provoquem distúrbios na gestão da empresa; à sua criatividade, para enfrentar os desafios de mercado e obter créditos; e à sua perseverança, para evitar que os problemas inerentes aos novos empreendimentos o demovam de prosseguir com seus ideais. Dificilmente sua empresa conseguirá as mesmas oportunidades que as empresas que têm mercado consolidado e marca reconhecida. Mas, é sempre possível oferecer produtos ou serviços diferenciados (DORNELAS, 2014). Pode-se dizer, portanto, que o sucesso de um empreendedor está ligado ao seu conhecimento, para evitar que os problemas administrativos provoquem distúrbios na gestão da empresa; à sua criatividade, para enfrentar os desafios de https://www.endeavor.org.br./ 68 mercado e obter créditos; e à sua perseverança, para evitar que os problemas inerentes aos novos empreendimentos o demovam de prosseguir com seus ideais. Material Específico – Tomo VIII – Administração – CQA/UNIP (2018) Analise as principais ferramentas de geração de ideias, a serem utilizadas pelo empreendedor para o desenvolvimento de um novo ou para o aperfeiçoamento de negócios, já existentes. ______________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 69 Caro(a) aluno(a): Nesta unidade foram apresentados os principais tópicos relacionados a empreendedorismo e como o empreendedor deve se comportar diante das dificuldades de conceber, desenvolver ideias, planejar e implementar um novo negócio. As pequenas e médias empresas estão em maioria no Brasil, nos Estados Unidos e em boa parte do mundo, contribuindo significativamente para a geração de novos empregos eu grande porção da totalidade de empregos existentes, sendo um caminho sustentável para o crescimento e desenvolvimento da economia em nosso país. O empreendedorismo deve ser ensinado nas escolas e universidades, visando o desenvolvimento de novos empreendedores, que não nascem prontos e precisam desenvolver muitas habilidades, pelos conhecimentos ensinados nas instituições, somados aos “vivenciamentos” e às experiências adquirida, à frente de negócios. Diante de tanta complexidade foram desenvolvidos e perpetuados muitos mitos sobre o empreendedor. Os mitos serviram como desculpas ou justificativas para não empreender, ou mesmo, explicar possíveis ou reais fracassos diante de tentativas de empreender, que não foram bem-sucedidas. Ao discutir estes mitos, os empreendedores potenciais desenvolvem maior clareza e solidez no entendimento do processo empreendedor. Um assunto importante e preliminar à elaboração do Plano de negócios, é a avaliação de oportunidades, onde foi abordado o modelo de negócios para a avaliação de oportunidades, de Timmons, denominado de Modelo 3M. Cada M corresponde a uma dimensão do modelo, tais como, Demanda de Mercado, Tamanho e Estrutura de Mercado, e Análise de Margem. 70 Foi abordado o desenvolvimento de um novo negócio, onde se apresentou as etapas necessárias para a montagem, através de um modelo desenvolvido pelo Sebrae-Manaus, para o desenvolvimento de um Curso Técnico Profissionalizante, descrevendo as caraterísticas de cada etapa, para o desenvolvimento deste tipo de negócio. O Plano de Negócios foi tratado teoricamente, através da análise da sua importância, e na aplicação prática, via modelos de estruturas para Planos de negócios em geral, negócios industriais, para empresas de inovação e tecnologia, empresas de prestação de serviços e para pequenas empresas em geral. Questão 1.3. Leia o texto: Nos últimos anos a força empreendedora no Brasil cresceu 47%, alcançando a marca de 6,2 milhões de negócios. O Brasil cria 316.000 novos negócios por ano, sendo o terceiro país mais empreendedor, superado apenas pelos Estados Unidos da América e pelo Reino Unido. Estima-se que, nos próximos anos, essa iniciativa aumente.Pesquisas indicam que 65% dos universitários têm o desejo de ter um negócio próprio no futuro. SEGALA, M.; FAUST. A. Um país de empreendedores. Exame. São Paulo, 2012 (com adaptações). Considerando as informações desse texto, avalie as afirmativas a seguir. Mudanças de ordem legal, tecnológica, ambiental cultural ou social fomentam, principalmente, o empreendedorismo social, em que o empreendedor potencial cria um novo negócio. Entre os desafios e riscos que os novos empreendedores enfrentam, estão a necessidade de obtenção de recursos financeiros, a falta de informações precisas acerca do mercado e a possibilidade de insucesso. 3Questão 32 – Enade 2015. 71 Resultados da pesquisa tecnológica universitária podem ser fontes de oportunidades para novos empreendimentos, a exemplo das startups. É correto o que se afirma em I, apenas. II, apenas. I e III, apenas. II e III, apenas. I, II e III. Alternativa correta: D. Justificativas I – Afirmativa incorreta. JUSTIFICATIVA. O empreendedor social monta um negócio em que a responsabilidade social está no core business do negócio, ou seja, trata-se de negócios lucrativos que visam a resolver problemas sociais por meio da venda de produtos ou de serviços. Esses negócios não dependem essencialmente das mudanças de ordem legal ou tecnológica. II – Afirmativa correta. JUSTIFICATIVA. Um problema que as empresas iniciantes enfrentam e, por consequência, os empreendedores, é o acesso a alguma linha de crédito bancário. Os bancos tendem a liberar crédito para empresas já estão estabelecidas no mercado, deixando de atender as empresas iniciantes, que realmente precisam de crédito. III – Afirmativa correta. JUSTIFICATIVA. A busca pelo sucesso aproxima a pesquisa da empresa e o empreendedor. De acordo com Lima (2012), tecnologia e empreendedorismo são praticamente inseparáveis; isso porque o empreendedor vê a tecnologia como base de suporte para algum processo ou trabalho. Corroborando essa ideia, Oliveira (2014) afirma que a universidade é uma das principais instituições responsáveis pela 72 produção e pela difusão do conhecimento nas sociedades modernas. Talvez seja por isso que os casos mais recentes de empresas de sucesso estejam ligados a startups que têm como base a pesquisa tecnológica universitária. OBSERVAÇÃO. Vale notar que, embora as afirmativas II e III sejam consideradas corretas, elas não guardam relação estrita com o texto introdutório da questão. Questão 2.4 Leia o Texto: A concepção de ação empreendedora amplia o escopo dos estudos em empreendedorismo. Trata-se a ação empreendedora, como algo que ocorre em situações além da configuração de novos negócios e da definição de novas organizações. Assim, a ação empreendedora permite deslocar o foco da figura do empreendedor como agente solitário de transformação de recursos em atividades produtivas, apresentando características especiais e diferenciadas em relação a outros agentes que, porventura não tenham sucesso na criação, condução ou sustentabilidade de empreendimentos por eles conduzidos. O caráter situacional implica verificar a lógica das ações empreendedoras, na medida em que o foco na lógica da ação privilegia as trajetórias individuais, considerando, no entanto, como se articulam com dinâmicas coletivas, com as características ambientais e com a ação de estruturas econômicas e sociais, identificando fatores sociológicos que operam na tomada de decisão de conceber e implantar uma empresa, por exemplo. BORGES. A. F. et al. Práticas de empreendedorismo em empresas familiares empreendedoras. Disponível em <http://www.anpad.org.br>. Acesso em 12 jul. 2015 (com adaptações). Considerando esse contexto, avalie as asserções a seguir e a relação proposta entre elas. O empreendedorismo pode ser entendido como uma prática que está para além da abertura de determinado negócio. PORQUE 4Questão 35 – Enade 2015. 73 O empreendedor pode tomar decisões e contribuir para o desenvolvimento de pessoas, tecnologias e processos, ações que, no ambiente corporativo, permitem ao profissional empreendedor atuar ativamente em um contexto de mudança na organização. A respeito dessas asserções, assinale a opção correta. a) As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II é uma justificativa correta da I. b) As asserções I e II são proposições verdadeiras, e a II não é uma justificativa correta da I. c) A asserção I é uma proposição verdadeira, e a II é uma proposição falsa. d) A asserção I é uma proposição falsa, e a II é uma proposição verdadeira. e) As asserções I e II são proposições falsas. Resposta correta: A. Justificativas. I – Asserção correta. JUSTIFICATIVA. O empreendedorismo vai além da criação de uma empresa; ele envolve a criação de algo novo e de valor; o comprometimento de tempo e de esforço para fazer a empresa crescer; e a ousadia e ânimo para tomada de decisões críticas. Como afirma Dornelas (2014), o empreendedor é o responsável pelo desenvolvimento de uma empresa, de uma cidade ou de uma região, enfim, pela construção de uma nação. II – Asserção correta. JUSTIFICATIVA. O empreendedor corporativo deve ter características como criatividade, flexibilidade e visão de futuro. Além disso, ele deve estimular o trabalho em equipe e o esforço diplomático em todas as estruturas já estabelecidas da empresa, pois são os transformadores da organização. Relação entre as asserções. Considerando que a criação de uma empresa é ação direta de um empreendedor e que o empreendedor corporativo é o responsável pelo desenvolvimento e mudança de uma empresa, as duas afirmativas estão corretas e a segunda justifica a primeira. 74 UNIDADE III GESTÃO DE INFORMAÇÕES DE NEGÓCIOS Conforme consta em Santos (2011), no decorrer do século XVII, as ciências exatas: matemática, física, engenharia mecânica, entre outras, tiveram um grande desenvolvimento, que contaminou a forma de raciocinar em muitas áreas do conhecimento. Os conceitos e pressupostos destas ciências passaram ser referências para as análises de fatos sociais, restringindo um pouco a aplicações de outros tipos de conhecimentos: teologia, o misticismo, entre outras. Esta abordagem desenvolveu o modelo mecânico de interpretação social, que tratava as questões e fatos sociais sob o prisma de uma máquina complexa, com relações de causa e efeito bem estabelecidas, onde os efeitos e consequências sociais eram associados a causas naturais. As relações entre as entradas e saídas do sistema são equiparadas as de causas e efeitos do processo. Karl Ludwig von Bertalanffy (1901-1972) Austríaco que enunciou nos EUA a teoria dos sistemas como resultado de seu trabalho de pesquisa cientifica, em 1950. Estudioso da biologia enfocou intensamente os organismos vivos. Desde a década de 1920, desenvolveu a aborgagem orgânica, em contraponto à visão cartesiana e mecânica dos sistemas sociais. Na análise da sociedade, adicionou o raciocínio sinérgico de que o todo do sistema torna-se maior que a soma das partes que o compõem. Enunciou a teoria dos sistemas como a ciência das ciências, ao propor que, em vez de serem analisadas isoladamente as ciências como física, matemática, biologia e outras, deveriam ser integradas, destacando as suas interdependências e aproveitando as qualidades holísticas do todo, que não seriam identificadas em sua abordagem isolada e independente. http://pt.wikipedia.org/wiki/1901 http://pt.wikipedia.org/wiki/1972 http://busca.uol.com.br/img_details.html?q=ludwig%20von%20bertalanffy&imgurl=http://www1.uni-hamburg.de/benthos/Bertalanffy.jpg&imgthumb=http://images-partners.google.com/images?q=tbn:QnbIpENHxpUOAM::http://www1.uni-hamburg.de/benthos/Bertalanffy.jpg&imgrefurl=http://www1.uni-hamburg.de/benthos/turbellariologists.htm&d=258x385&sz=24kB&title=turbellariologists&backurl=http://busca.uol.com.br/imagem/index.html?ad=on&q=ludwig+von+bertalanffy&start=0&ref=http://busca.uol.com.br/imagem/index.html?q=ludwig+von+bertalanffy&ad=on&ubs=img75 Leia o texto sobre Karl Ludwig von Bertalanffy em A teoria dos Sistemas e a Teoria das Organizações. Disponível em: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901971000100003. Acessado em 22.04.19 Com o progresso das ciências biológicas, no século XX surgiu o modelo sistêmico, denominado modelo orgânico da sociedade, que apresentava o princípio da interdependência das partes, introduzindo uma análise da sociedade equiparada a um organismo vivo. Uma visão muito mais complexa e mais próxima da realidade. Os organismos vivos compreendem os vegetais e todas as espécies de animais, com uma enorme variedade, indo dos mais simples à aqueles mais complexos e inteligentes. Os organismos vivos mantém uma interação muito intensa com o ambiente, influenciando e sendo influenciados pelas mudanças. As relações de causa e efeitos não são mais consideradas de forma direta e exata, pois os efeitos podem ser uns, em determinada situação e outros em outras situações. O estudo de sistemas no âmbito empresarial é importante, por ampliar o entendimento da empresa através da visão sistêmica, integrada e holística. Os objetivos deste estudo são (SANTOS, 2011): • Identificar todos os sistemas que ocorrem na empresa, definindo de forma objetiva as entradas, as operações e as saídas, que devem estar sempre em sintonia com os objetivos preestabelecidos. • Canalizar todas as forças e energias que ocorrem no sistema para os objetivos preestabelecidos. • Estabelecer sistemas de controle e avaliação permanentes em todas as fases do sistema (entradas, processos, saídas e retroalimentação), visando acompanhar e desempenho em relação aos objetivos. • Criar sistemas de retroalimentação que sejam verdadeiras reintroduções no processo, para que este não perca o seu movimento dinâmico, não haja “estrangulamentos” no sistema de comunicações da empresa, autorregulando os sistemas. • Definir e estruturar os dados operacionais e as informações transacionais. • Estabelecer a estruturação das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerenciais. • Definir e estruturar as informações, visando proporcionar flexibilidade, adaptabilidade, apoio e respostas rápidas à tomada de decisões. http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75901971000100003 76 Como se pode observar na figura a seguir, o sistema de informação oferece uma interligação lógica entre a elaboração de Planos e Estratégias Organizacionais, as informações do ambiente de negócios e o valor agregado aos negócios da empresa. Tratando informação, advindas do Planejamento Estratégico e do ambiente externo (cliente, fornecedores, governo, concorrentes e governo), geram informações para tomada de decisões, que agreguem valores aos produtos, serviços e informações geradas pelo negócio. Fonte: Adaptado de O´Brien (2004) p. 8. O´Brien (2004) apresenta motivos do sucesso e fracasso no desenvolvimento de soluções de Tecnologia e Sistemas de Informação, as razões determinantes se baseiam nos Fatores Críticos de Sucesso do Projeto. A análise considera as pessoas e procedimentos adotados para a elaboração e implementação dos projetos. Vejam na tabela as razões básicas. Sistemas de Informação Organização Estratégias Processos Valor dos Negócios $ Ambiente de Negócios 77 Fonte: O´Brien (2004, p.9) 78 Deve-se cuidar para que os projetos sejam concebidos e desenvolvidos, sem a interferência de nenhum destes aspectos e que contem com todos os motivos para o sucesso na concepção e implantação. Como se pode observar, a Figura a seguir, cada uma das faixas delimitadas correspondem aos níveis organizacionais, ou seja, no nível Estratégico, onde são definidos objetivos e estratégias para organização como um todo, definindo as diretrizes gerais para todas as áreas funcionais. Neste nível os sistemas de informação e os recursos de Tecnologia da Informação, são pensados e planejados para fornecer o apoio necessário às estratégias e vantagens estratégicas da organização. A TI facilita e viabiliza novas possibilidades de potencializar os demais recursos empresariais, bem como, aumentar as possibilidades de aproveitamento de oportunidades no ambiente externo de negócios. Aqui, fica flagrante o uso de soluções de BI (Business Inteligence) e Sistema de Informações Executivas. Fonte: O´Brien (2004) p. 9. Apoio às Estratégias para Vantagem Competitiva Apoio à Tomada de Decisão Empresarial Apoio às Operações e aos Processos 79 Leia sobre BI - Business Inteligence em Implantação e Uso de Business Intelligence: Um Relato de Experiência no Grupo Provider. acessando: file:///C:/Users/foxls/Downloads/22121-40797-1-PB%20(1).pdf. Acessado em: 02/05/19. No nível organizacional Tático, os objetivos estratégicos são desdobrados em diversos objetivos táticos, que servem de base para o planejamento do gestor de cada área funcional. Dentro das áreas o planejamento visa definir objetivos táticos para a área, de forma a contribuir para o atingimento de cada um dos objetivos organizacionais globais. Os recursos de TI são aplicados para direcionar as informações, decisões e conhecimentos para apoio as decisões a serem tomadas em cada Áreas Funcional, através dos sistemas especialistas, Sistemas Integrados e Sistema de Informações Gerenciais, bem como, os DSS (Decision Support System), Sistemas de Apoio às Decisões. Os DSS – Decision Support System, são sistemas que processam informações com finalidades específicas, sendo os dados levantados e processados de acordo com a necessidade específica do Decisor. Estes sistemas são parametrizados por especialistas para a obtenção inteligente de soluções informacionais. file:///C:/Users/lenyt/Downloads/%0dhttps:/www.univates.br/bdu/bitstream/10737/653/1/2014LeandroGorgenPortz.pdf.%20Acessado%20em:%2002/05/19.%0d file:///C:/Users/foxls/Downloads/22121-40797-1-PB%20(1).pdf file:///C:/Users/lenyt/Downloads/%0dhttps:/www.univates.br/bdu/bitstream/10737/653/1/2014LeandroGorgenPortz.pdf.%20Acessado%20em:%2002/05/19.%0d file:///C:/Users/lenyt/Downloads/%0dhttps:/www.univates.br/bdu/bitstream/10737/653/1/2014LeandroGorgenPortz.pdf.%20Acessado%20em:%2002/05/19.%0d 80 O apoio às operações configura a utilização de sistemas transacionais que processam os dados e informações, através dos sistemas de folha de pagamento, controle de contas a pagar e a recebem, também, os sistemas de PCP, planejamento e controle de produção, entre outros sistemas operacionais, que viabilizam a geração e controle das informações oriundas do nível operacional de atuação organizacional. Conforme se pode observar na Figura, os sistemas de informação são classificados conforme as suas aplicações, na primeira classe encontram-se os Sistemas de Apoio ás Operações, que são aplicados nas rotinas mais básicas e técnicas na organização. São os sistemas encontrados na base da pirâmide organizacional, onde são executadas as tarefas e trabalhos rotineiros do dia-a-dia. No nível operacional serão atendidas todas as áreas funcionais da organização. Neste estágio, cada objetivo tático das áreas será transformado em diversos objetivos operacionais, convertidos em metas operacionais e executados. Fonte: Adaptado de O´Brien, (2004) p. 28 Sistemas de Processamento de Transações Sistemas de Controle de Processos Sistemas Colaborativos Sistemas de Informação Gerencial Sistemas de Apoio à Decisão Sistemas de Informação Executiva Sistemas de Apoio às Operações Sistemas de Apoio Gerencial Sistemas de Informação 81 Na mesma Figura, pode-se visualizar o segundo grande grupo de sistemasclassificados como Sistema de Informações Gerenciais, termo técnico que se baseia na ideia dos sistemas que primam pelo fornecimento de informações filtradas e tratadas, oriundas das transações processadas, para que os gerentes possam tomar decisões com base nos trabalhos realizados em todas as áreas funcionais da empresa. O intuito primário é o de atingir as metas e conseguir os objetivos estabelecidos para a sua área e nível organizacional. A capilaridade de informações, a todos os decisores dos diversos níveis, é cumprida por um SIG e atingem o nível de informação ótima, dentro da empresa. Informação ótima consiste na informação para a pessoa certa, no local certo, no momento certo, nem mais nem menos, nem antes nem depois, ou seja, a informação Just in Time. 3.1 Gestão de Desempenho de Processos Organizacionais Com o avanço dos estudos sobre administração, no decorrer da história, as teorias administrativas evidenciaram dois perfis de organizações, as tradicionais que tinham um viés mais verticalizado, com hierarquia mais escalonada e uma rigidez primorosa, fazendo jus aos estudos de Frederick Taylor e Henri Fayol, na Abordagem Clássica da Administração e as teorias derivadas e subsequentes, resultando no Sistema Mecânico. A partir da década de 60, com o advento do modelo japonês de administração, já nos primórdios do Toyotismo verificou-se novas necessidades e prioridades organizacionais, como o foco em processos, resultados e nas necessidades dos clientes, células de trabalho e intensivo uso de tecnologia. O foco destas estruturas eram os processos empresariais e produtivos. Foram geradas organizações centradas nos processos, com níveis hierárquicos reduzidos, tornando-se mais enxutas e horizontalizadas, representadas pelo Sistema Orgânico. Vejam as características dos dois sistemas. 82 SISTEMA MECÃNICO SISTEMA ORGÂNICO • Foco nos indivíduos e nos seus cargos. • Prevalência da autoridade e dependência. • Rígida adesão à autoridade e responsabilidade dividida. • Divisão do trabalho e supervisão rígida. • Processo decisório centralizado. • Controle rigidamente centralizado • Solução de conflitos por meio de repressão e/ou hostilidade. • Ênfase nos relacionamentos entre e dentro dos grupos. • Confiança e crença recíprocas. • Interdependência e responsabilidade compartilhadas. • Participação e responsabilidade grupal. • Processo decisório descentralizado. • Compartilhamento de responsabilidade e de controle. • Solução de conflitos através de negociação ou solução de problemas. FONTE: Adaptado de Santos (2011 , UND I, p. 56) 3.1.1 Os Processos Segundo Harrington(1993), o processo é um conjunto de atividades organizadas de forma a produzir um resultado ou produtos e serviços, visando satisfazer as necessidades de um cliente, com suas saídas (output), geradas através do processamento (processo), das entrada, recursos materiais, humanos e tecnológicos (input), sendo os resultados mensurados e avaliados (controle e avaliação), gerando informações para tomada de decisões (feedback). O processo de fabricação recebe um pedido, vindo do cliente, entradas de insumos e matérias primas, efetua a transformação e gera os produtos ou serviços, de acordo com as especificações, que serão enviados aos clientes. 83 Fonte: Adaptado de Matos, unid I p.10 Segundo a teoria dos sistemas e focando a análise no Processo, como seu elemento central, verifica-se que o processo funcionará, desde que os demais elementos do sistema funcionem. A figura, a seguir, mostra o modelo sistêmicos que pode ser utilizado para análise e entendimento de quaisquer processos em quaisquer áreas do conhecimento, Biologia, Mecânica, Engenharia, Sociologia, Administração, entre outras. Adaptado de Santos (2011 , UND I P. 56 ) OBJETIVOS PROCESSO ENTRADAS SAÍDAS CONTROLE E AVALIAÇÃOFEEDBACK 84 Para um melhor entendimento, os elementos de um processo compreendem: ❖ Objetivo: Trata-se da razão para a existência do processo. A partir de um objetivo geral, o que se pretende resolver, produzir ou entregar, será elaborado o sistema e o processo de transformação. Deve-se identificar quais são as expectativas e necessidades do cliente, que se pretende satisfazer, ao longo do tempo. ❖ Entradas: Compreendem os insumos que adentrarão o processo para transformar e ou serem transformados nos produtos do processo. As categorias de insumo são as de Recursos Humanos, Materiais e Tecnológicos (informações e conhecimentos). São todos os recursos que vem do exterior para viabilizar o funcionamento do processo. ❖ Processamento ou transformação: Agrupamento organizado de atividades, sequenciadas de forma lógica e de ciclo permanente, para transformar os insumos (inputs) nas saídas (outputs), especificadas quando da criação do processo, sendo atualizadas a cada mudança ou solicitação necessária do cliente. ❖ Saídas: Saídas geradas pelo processo (outputs). Compreendem os documentos, informações, produtos e serviços, gerados para satisfazer e as necessidades dos clientes, de acordo com as especificações e detalhamentos obtidos. ❖ Controle e Avaliação: Atividades distribuídas ao longo do processo, que visam a verificação se os resultados, intermediários ou finais, coincidem com as especificações do processo. As verificações consistem na comparação do esperado com o resultado real obtido. Já a avaliação compreende a análise dos resultados e tendências do processo, incluindo-se os entendimentos dos clientes e do mercado. ❖ Retroalimentação: O Feedback é um subprocesso que captura as informações, geradas pelas atividades de controle e avaliação, e as distribui para os setores e partes responsáveis ou envolvidos com a produção do resultado objeto da verificação. As informações distribuídas são as negativas, que geram ajustes e correções e as positivas que provocarão ações padronizadoras e incentivadoras da continuidade dos procedimentos. Estas informações tem um efeito Homeostático, ou seja, 85 contribuem para manter o processo sob controle, conservando os seus resultados numa zona intermediária, entre o limite mínimo e o máximo especificados, como toleráveis. Exemplos de Processos PRODUTIVOS (HARRINGTON, 1993) ORGANIZACION AIS (HARRINGTON, 1993) GERENCIAIS (Garvin, 1998) • vendas; • desenvolvimento de produtos; • distribuição; • cobrança; • atendimento de pedidos; • atendimento de garantia; • fabricação; e • manutenção das máquinas. • planejamento estratégico e tático; • orçamento organizacional; • recrutamento e seleção; • compras; • treinamento operacional; • armazenamento. • fixação de metas; • avaliação do resultado da organização; • gestão integrada; • destinação de recursos. 3.1.2 A visão por processos A visão por processos possibilita muitas vantagens para o negócio. O entendimento de que a empresa não é um agrupamento de departamentos, mas sim, um conjunto de processos, permite que se entenda o funcionamento da empresa de forma natural, pois os processos são estruturados para realizar o trabalho necessário, em cada dimensão do negócio. Os processos são as formas planejadas e integradas para a realização do trabalho necessário. Pensando desta forma, serão menores os esforços para a obtenção de diferenciais e vantagens competitivas, utilizando todo o potencial dos processos centrais da empresa. Identifica-se como vantagens da visão por processos: • direcionamento da organização aos clientes; • melhoria da sinergia e integração entre as atividades; • menores prazos de respostas; • antecipação e controle mais efetivos das demandas de mercado; • suporte ao gerenciamento integrado dos inter-relacionamentos organizacionais; • visão sistêmica dos processos organizacionais;86 • prevenção de não conformidades e falhas; • Qualidade de Vida e clima satisfatório para o trabalho e melhores interações entre os colaboradores. Fonte: Matos, (2011, UNID II, p. 16) Os macroprocessos apresentados tornam evidente a necessidade do seu desmembramento em processos chave, de forma a efetivar as atividades necessárias para o funcionamento da operação em questão: ✓ começando por Marketing, que cuida da especificação mercadológica para o desenvolvimento do produto, estabelecimento de preços e condições de negociação, a divulgação e venda dos produtos e serviços gerados pela produção. ✓ Os processos de apoio administram a forma como os recursos estão sendo aplicados na empresa, abrangendo processos, tais como: • Recursos Humanos – recrutamento, seleção e integração dos colaboradores; • Finanças – captação, aplicação e gestão dos recursos financeiros; 87 • Logística e Suprimentos – gestão de transportes, de materiais, compras e estoques. ✓ A manufatura, manutenção de máquinas e equipamentos e a gestão da qualidade serão realizados pelo processo de Produção. ✓ A Alta Administração se responsabiliza pelo planejamento, definição dos grandes objetivos e diretrizes organizacionais. Recebe os dados e informações de todos os demais processos e toma as decisões necessárias para a condução do macroprocesso, como um todo. ✓ O gerenciamento e o atendimento aos stakeholders, ou seja, as partes interessadas em resultados de impactos, decorrentes do negócio, compreendem: • Os acionistas ou proprietários; • Clientes e Fornecedores; • Colaboradores; • A sociedade; entre outros. 3.1.3 Os indicadores de desempenho processos Os indicadores de desempenho são muito importantes para a administração da empresa, Existem muitas evidências desta importância, conforme as citadas a seguir: ✓ Uma importante função cumprida por um bom indicador é a de traduzir os objetivos estratégicos em parâmetros tangíveis, mensuráveis e verificáveis, permitindo uma análise objetiva e comparativa dos fatos relevantes para o alcance dos resultados; ✓ Outra contribuição inegavelmente importante é assegurar a gestão do desempenho dos processos do negócio, através da apresentação da mensuração dos principais resultados destes processos; ✓ Uma das formas de Identificar, selecionar e priorizar os problemas e oportunidades de melhorias. Tornando os processos cada vez mais eficientes, eficazes e flexíveis; ✓ O compartilhamento de metas, através de alvos expressos numericamente, tornando visíveis e evidenciados, de forma quantitativa, o 88 desempenho atual e o pretendido para viabilizar o alcance das metas. Cada empregado pode receber os dados numéricos, que representam o seu desempenho atual e o desempenho esperado pela empresa; ✓ Apuração de parâmetros objetivos, quantitativos e equitativos, para a distribuição de recompensas com base no resultado organizacional, atribuído, de forma justa, com base no desempenho individual de cada colaborador. A organização deve definir os seus medidores de desempenho, ou seja, os indicadores de desempenho, que quantifiquem os resultados referentes aos produtos ou serviços produzidos. Os indicadores vão dos mais simples, como quantidades absolutas de item no estoque, e os complexos, resultante de um grupo de medições integradas, como a relação entre os resultados obtidos na produção e todos os recursos utilizados para a sua geração. Os indicadores são, normalmente, classificados em: ✓ indicadores estratégicos; ✓ indicadores de processos: • indicadores de eficácia; • indicadores de eficiência; • indicadores de flexibilidade; e ✓ indicadores de projetos. Os indicadores de processos, foco principal de nossa análise, medem os resultados dos processos, o que possibilita a análise de desempenho em custos, tempo, qualidade, prazo de entrega e confiabilidade. Os indicadores de processos serão monitorados pelo Dono do Processo, que é responsável pelo aperfeiçoamento do processo e o seu aperfeiçoamento contínuo. São três grandes tipos de indicadores de processos, a saber: ❖ Indicadores de Eficiência: São sinônimos de produtividade, ou melhor, a relação existente entre os resultados obtidos pelo processo e o esforço, volume de recursos aplicados para a obtenção deste resultado. O processo é logicamente pensado, com o intuito de otimizar os recursos alocados nas atividades desenvolvidas. Quanto maiores forem os benefícios, mantendo-se os mesmos recursos aplicados, melhor é a eficiência do processo. A racionalização dos recursos considera a eliminação de desperdícios, redução ao mínimo, das tarefas que não agregam valor aos produtos ou serviços gerados pelo processo, como movimentações de pessoas e 89 materiais, controles e verificações, esperas, entre outros. São considerados indicadores de eficiência: a) Tempo de Ciclo: tempo total para que o processo seja integralmente executado (no exemplo de fluxograma funcional, citado anteriormente, ficou evidente que o tempo de ciclo precisa ser otimizado); recursos gastos por unidade produzida; b) Atividades que não Agregam Valor: porcentagem do tempo na execução de atividades que agregam valor em relação às que não agregam valor; c) Custo da Falta de Qualidade: desperdício, refugos (perdas), retrabalhos etc., na produção; d) Relação Entrada/Saída: custos operacionais por colaborador; e) Tempo de Contratação: tempo para efetuar uma contratação é uma medida de eficiência da contratação de pessoal; f) Disponibilidade de Recursos Financeiros: é uma medida de eficiência do planejamento financeiro e seu acompanhamento; g) Tempo de Separação de Materiais de Estoque: o tempo para atendimento de solicitação de separação de material no almoxarifado é uma medida de eficiência do armazenamento. ❖ Indicadores de eficácia Estes indicadores representam o nível de atingimento dos resultados planejados para as tarefas, atividades e processos. O resultado almejado será perseguido pela estratégia definida, resultando num grau de sucesso que pode variar de 0 a 100%. Todos os objetivos padrão são tratados neste tipo de indicador: Custo, Qualidade, Entrega, Confiabilidade e Rapidez. São verificados como os requisitos são atendidos, da mesma forma que a avaliação dos clientes em relação aos resultados entregues pelo processo. Os grandes tipos de indicadores de eficácia são: a) Disponibilidade: relação entre o total de produtos prontos para venda e total de produtos produzidos; b) Atendimento: volume de pessoas atendidas e total de pessoas que procuraram atendimento; c) Confiabilidade de Entrega: proporção entre o número de entregas no prazo e total de entregas feitas; d) Rentabilidade do negócio: relação entre o lucro líquido e total receitas da empresa; 90 e) Problemas solucionados: razão entre a quantidade de problemas solucionados e total de problemas identificados; f) Rendimento de combustíveis: proporção entre quilômetro percorrido por litro de combustível utilizado; g) Garantia: relação entre os custos de acionamentos de garantia dos clientes (manutenção, troca de peças, substituição do produto), e a receita das vendas no período; h) Rotatividade de pessoal: Porcentagem de demissões e recontratações de pessoal no período: i) Cobrança: proporção entre os valores de recebimentos no prazo e o valor total dos recebimentos obtidos. ❖ Indicadores de flexibilidade A única certeza que temos, atualmente, é que vai haver mudanças. Num mundo globalizado e em constante evolução social, política, econômica e Tecnológica, exige uma grande capacidade de adaptação pelos negócios. Para atingir um bom nível de adaptabilidade, as organizações devem elaborar e manter processos flexíveis e em evolução contínua, de acordo com a velocidade exigida pelos seusclientes. Analisando a tipologia dos indicadores de processos, os indicadores de Flexibilidade são os mais difíceis de elaboras e dependem de um grande conhecimento as atividades e processos do negócio, bem como o profundo conhecimento do perfil e critérios de escolhas dos clientes. Deve-se identificar e levar em conta os níveis de exigências e intolerâncias dos clientes dos processos. Seguem alguns exemplos de indicadores de flexibilidade de processos. I - Tempo de Atendimento de Pedidos Especiais: representa o tempo médio necessário param que o processo consiga atender a uma solicitação especial do cliente, comparado com o tempo padrão de atendimento.; II - Solicitações não Atendidas: refere-se à porcentagem de solicitações especiais que não são aceitas em relação ao total de solicitações especiais; III - Aprovação de Solicitações: considera-se a porcentagem de vezes que uma solicitação especial precisa ser levada à chefia imediata ou mesmo mediata para aprovação. Pode-se considerar nesta medição, os níveis hierárquicos que devem ser percorridos para se obter a aprovação da solicitação especial. 91 3.1.4 Avaliação e desempenho dos processos A empresa sistema não está flutuando no éter, mas sim, inserida em um ambiente que denominamos de Macrossistema. O macrossistema, agora apresentado, ver figura, como o Ambiente Empresarial, tem importante papel no desempenho da empresa e do seu negócio. O ambiente empresarial é composto por Concorrentes, Clientes, Acionistas, Agências Governamentais, Fornecedores, Comunidade, Instituições Financeiras e Sindicais. Todos estes agentes são partes interessadas, sobre o que acontece na organização. Logo, o desempenho dos processos organizacionais, serão medidos a partir da satisfação informacional destes stakeholders. As informações serão oriundas dos controles dos recursos econômicos utilizados na operação, bem como do processamento e transformação destes insumos em produtos dos processos. Os processos organizacionais serão irrigados por informações e gerarão informações importantes, através do cumprimento de suas funções de Comercialização, Desenvolvimento de Produtos e Serviços, Produção e Manufatura, Entrega dos Produtos e Serviços e o Atendimento ao Cliente, conforme pode-se visualizar na Figura abaixo. Fonte: O´Brien (2004) p. 19 92 A melhor forma de integrar e harmonizar o funcionamento de uma organização e suas partes componentes, consiste em alinhar os objetivos maiores, da organização, com os objetivos menores e individuais dos processos, podendo chegar a integrar os objetivos de cada colaborador, o que seria o ideal. Para tanto, os objetivos organizacionais devem ser confeccionados com a participação de todas as áreas e colaboradores, mesmo que indiretamente e, ao final da sua elaboração, devem ser divulgados para todos da empresa. Com os devidos cuidados técnicos e políticos, todos colaboradores, em todos os níveis, deverão ser informados e conscientizados sobre os objetivos e estratégias da organização. É evidente que em cada nível hierárquico deverá ser utilizada uma abordagem diferenciada e com intensidade de detalhes adequados aos nível de compreensão e aplicação das informações na realização dos trabalhos e tomada de decisões, em cada nível organizacional. Para que isso aconteça, é preciso inicialmente que a direção da organização defina sua visão. Os gestores da organização devem definir uma Visão de futuro, os Fatores Críticos de Sucesso e Missão da Empresa, A partir destes pressupostos organizacionais, podem ser definidos os Objetivos Estratégicos, que serão desdobrados nos Objetivos Táticos de cada Área Funcional da organização. Os Objetivos Táticos representam as contribuições de cada área funcional da empresa, para a consecução dos seus Objetivos Estratégicos. Na sequência, cada Objetivo Tático é desdobrado em Objetivos Operacionais, dentro de sua área funcional. Os objetivos operacionais são desdobrados em Objetivos e Metas de Processos, que serão executados e atingidos pela realização do trabalho. A Visão de Futuro consiste na situação em que a empresa deseja estar, no futuro, considerando-se aspectos mercadológicos, econômicos, tecnológicos, entre 93 outros. Para facilitar o seu entendimento, seguem exemplos de visão de algumas empresas: Seara: Ser reconhecida como uma empresa de excelência no mercado brasileiro e internacional, por processar e comercializar produtos de alta qualidade, em todos os seus segmentos e marcas comerciais, e continuando a se expandir no mercado em que atua no Brasil e no Exterior, com o compromisso de aperfeiçoamento contínuo de seus produtos e com o desenvolvimento sustentável e rentabilidade nos seus negócios. Mercedes Benz: Nosso objetivo é ser referência como empresa produtora e fornecedora brasileira dos melhores veículos comerciais, agregados, automóveis, componentes e serviços. Buscamos atender às necessidades e expectativas dos nossos clientes e criar valor para nossos acionistas e demais públicos com os quais nos relacionamos. Fonte: https://www.senior.com.br/blog/missao-visao-e-valores-de-uma- empresa-entenda-o-que-e-e-como-devem-ser-definidos/ Desta forma, são alinhados de forma perfeita, os objetivos de processos, com os objetivos maiores até contribuírem para a consecução dos Objetivos Organizacionais. Para exemplificar, pode-se estabelecer uma relação entre os Objetivos e Objetivo Estratégico: garantir a satisfação dos clientes. Como os processos-chave e de apoio participarão desse intuito? Processo-chave de Marketing: deve estar em permanente contato com os clientes da empresa, identificando claramente suas necessidades e expectativas. Avaliação de Desempenho: medição das vendas, pela participação no mercado. Processo-chave de Marketing: deve estar em permanente contato com os clientes da empresa, identificando claramente suas necessidades e expectativas. Avaliação de Desempenho: medição das vendas, pela participação no mercado. Processo-Chave de produção: deve contar com equipamentos em https://www.senior.com.br/blog/missao-visao-e-valores-de-uma-empresa-entenda-o-que-e-e-como-devem-ser-definidos/ https://www.senior.com.br/blog/missao-visao-e-valores-de-uma-empresa-entenda-o-que-e-e-como-devem-ser-definidos/ 94 boas condições de trabalho, com pessoas qualificadas e tarefas bem definidas. Avaliação de Desempenho: Pode-se observar esses pontos através da produtividade, do retrabalho, do desperdício, etc. Processo-Apoio de gestão de pessoas: deve garantir a contratação de pessoas qualificadas e adequadas às necessidades da organização. Avaliação do Desempenho: A rotatividade (turnover) de pessoal, devido ao nível de satisfação interna, etc. Processo-Apoio de administração de materiais: deve cuidar da esfera de compras. Acompanha o que foi especificado comprar (o que, quanto, para quando, a que preço, em que condições) e se seu armazenamento está sendo feito adequadamente. Avaliação do Desempenho: será medido por meio da observação das paradas de produção, da falta de matéria-prima, da perda no estoque, etc. Processo-Apoio financeiro: deve controlar as finanças e realizar análises adequadas da situação financeira da organização. Avaliação de Desempenho: Verificado pelo grau de endividamento, de liquidez, entre outros. 3.2 Desempenho organizacional Nas últimas décadas as diretrizes organizacionais, quanto às medidas de desempenho mudaram radicalmente. O significado ficou muito forte e determinante para as organizações devido à globalização e o aumento da complexidade e velocidade de mudanças nos negócios, além do avanço tecnológico, sem precedentes, que exige rápidas adaptações e, ao mesmo tempo possibilita grandes mudanças em processos e fluxode informações nas empresas. O fluxo de informações sobre o desempenho das organizações, em todos os níveis evoluiu muito, chegando a níveis de excelência, que são medidos e comparados por diversos modelos de gestão e prêmios da Qualidade, no mundo todo. 3.2.1 Medição da Estratégia A análise de diversas práticas de geração de indicadores de desempenho, avaliação e monitoramento sistemático, resultam numa série de conceitos e 95 estratégias de aprendizagem organizacional e melhoria de desempenho das empresas, sem cessar e cada vez mais ambiciosos e completos. A avaliação do desempenho se apresenta, hoje, através de uma enorme variedade de modelos de sistemas de indicadores de desempenho, o que demonstra o enorme esforço de pesquisadores sobre o assunto. Muitos sistemas de indicadores estão com uma visão ultrapassada, muitas vezes se restringindo a medições e índices internos da operação. Para uma visão atualizada os indicadores, medições e avaliações, devem estar focados, também nos clientes, mercado e conhecimentos adquiridos e aplicados, de forma integrada e sistêmica. A visão holística da organização e suas inter-relações com outras organizações do mercado possibilitam avaliações mais completa e decisões mais acertadas, pelos gestores, visando o aprimoramento, desenvolvimento, crescimento e sustentabilidade do negócio. Segundo CHIAVENATO; SAPIRO (2004), os indicadores de desempenho geram análises e decisões que vão criar estratégias para a organização como um todo, consequentemente para cada uma das áreas funcionais e, da mesma forma, para os níveis operacionais de cada uma destas áreas, consolidando e integrando as tarefas cotidianas aos objetivos organizacionais. Assim, as tarefas do dia-a-dia atendem, de maneira crítica, o que deve ser realizado para a entrega dos serviços, produtos e resultados que atendam as expectativas e necessidades dos stakeholders da organização. STAKEHOLDERES – são as pessoas ou partes interessadas nos resultados ou produtos e serviços produzidos pela empresa. Constituem-se stakeholders os acionistas, clientes, fornecedores, sociedade, funcionários, governo, entre outros. As corporações têm se preocupado de forma efetiva, mantendo um órgão interno responsável pelo monitoramento do atendimento destas necessidades. Existem muitas formas de influências das Estratégias organizacionais no comportamento das organizações, de forma geral: 96 Estratégias versus Comportamento Organizacional TIPOS COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL Determinação das tarefas organizacionais As decisões estratégicas determinam objetivos, alocação de recursos, tarefas críticas que a organização deve realizar, produtos, serviços, mercados etc. A estratégia serve para esclarecer o que é crítico para a organização. Influência no desenho organizacional Na verdade, o desenho organizacional serve à estratégia, o que significa que o desenho é em função da estratégia. Mudanças estratégicas implicam mudanças na estrutura organizacional. Decisões sobre poder A estratégia organizacional está relacionada com as relações de poder, política e conflitos entre pessoas e grupos na organização. A relação entre estratégia e poder é circular, pois, à medida que um grupo se torna mais poderoso, ele também pode se tornar mais capaz de influenciar a determinação da estratégia. Desempenho e Eficácia e desenho organizacional São interdependentes e combinam-se para determinar quão eficaz será a organização. Contudo, uma estratégia com elevado potencial de sucesso pode falhar se o desenho organizacional for mal projetado, se os grupos não funcionarem bem ou se as pessoas não estiverem motivadas. Fonte: Adaptado de Chiavenatto; Shapiro (2004, p.305) Quando se trata de avaliação de desempenho, deve-se lembrar que o ser humano é, naturalmente, avesso a controles. Quanto mais rígido for o controle, mais contrariado fica o colaborador médio, sob a alegação que a rigidez da especificação dos procedimentos, regras de conduta e os respectivos controles, o colaborador se sente mais engessado e sem criatividade. Muito ao contrário, do que se pensa, o pré-estabelecimento de regras e procedimentos, revertem em mais liberdade criativa para o funcionário, devido a ele não ter que pensar em como fazer as tarefas mais simples e rotineiras. Quando não se tem medições e controles efetivos, resulta em uma falta de indicadores que demonstram desempenho dos colaboradores. Sem medições, problemas sérios de gestão são causados: 97 • impedimento da plena gestão; • identificação dos problemas é prejudicada; • não compreensão, pelas pessoas, do que se espera delas; • incompreensão e inadequação do desempenho dos colaboradores. Entre as principais colaborações de um bom sistema de gestão de desempenho, encontram-se: • Projeto, desenvolvimento e implementação de atuações diretas de aperfeiçoamento e direcionamentos rumo aos objetivos estratégicos e à situação futura almejada. • Visualização clara dos níveis de desempenho desejados • Definição e projeto e implantação de sistemas de medição, adequados às estratégias traçadas. • Criar ferramentas de monitoramento e suporte às decisões para intensificação dos cursos certos e ajustes dos cursos e direcionamentos equivocados • Adoção de mecanismos culturais, visando alterar os valores coletivos, de maneira a propiciar uma evolução nos níveis de excelência. • Fornecimento de parâmetros e necessidades de avanços na qualidade dos produtos e serviços, internos e externos, para o enfrentamento dos novos tipos de concorrentes. O processo de gestão do desempenho consiste em um processo, onde sistematicamente, mas de forma contínua, insistente e permanentemente, as atividades de medição, avaliação, elaboração e aplicação de indicadores de desempenho, são realizados no âmbito total da organização e fora dela, viabilizando a estratégia organizacional. Processo consiste no conjunto de atividades que são organizadas de forma lógica, visando realizar um trabalho, entregar um resultado para satisfazer as necessidades de um cliente. O processo tem objetivos claros e recebe os Recursos Humanos, Materiais e Tecnológicos, os processa e os transformam nos produtos, serviços e informações previamente especificados pelo cliente. 98 O processo de medição se restringe à quantificação, através de métricas, logicamente selecionadas e adequadas, onde se valora as ocorrências de resultados, positiva ou negativamente, com periodicidade e executores, definidos de acordo com a necessidade do processo a ser monitorado. A avaliação é um processo independente da medição e que ocorre a posteriori. Consiste na análise e comparação dos requisitos, padrões, especificações e valores previamente estabelecidos, com os resultados medidos, obtendo-se o grau de atingimento dos desempenhos esperados para a satisfação e atendimento das necessidades os clientes internos ou externos. Desta forma o sistema de gestão de desempenho não pode ser estático, deve estar em permanente interação com os clientes, mercado, agentes internos e concorrentes, para atualizar as sua metas, especificações, requisitos, considerando- se os desejos e insatisfações dos clientes, os avanços tecnológicos e mercadológicos dos concorrentes e demais informações do mercado que possibilitem o desenvolvimento de vantagens competitivas para o negócio. A gestão de desempenho organizacional deve partir e manter a integridade dos valores, visão e missão, ao mesmo tempo que contribui decisivamente para o alcance dos objetivos estratégicos, táticos e operacionais, aumentando a competitividade e sustentabilidade dos negócios. O aperfeiçoamento contínuo é uma forma inteligente de estar e manter-se no melhor nível de resultados financeiros, relacionados ao mercado, processosinternos e aprendizado organizacional. Leia e analise o artigo “Tomada de Decisões – uma Arte a Ser Estudada”. Disponível em http://www.rh.com.br/Portal/Mudanca/Artigo/7791/tomada-de-decisao- uma-arte-a-ser-estudada.html Acessado em 08.05.19. http://www.rh.com.br/Portal/Mudanca/Artigo/7791/tomada-de-decisao-uma-arte-a-ser-estudada.html http://www.rh.com.br/Portal/Mudanca/Artigo/7791/tomada-de-decisao-uma-arte-a-ser-estudada.html 99 3.2.2 Indicadores de desempenho organizacional Segundo a FNQ (2019), os indicadores de desempenho fazem a diferença na gestão de empresas, quando não se tornam imprescindíveis para a tomada de decisões, de forma assertiva. Para se monitorar e acompanhar o desenvolvimento dos processos, a evolução das estratégias táticas e estratégicas, traçadas quando do processo de planejamento empresarial, se torna necessário medir e quantificar as ações e resultados. Os indicadores de desempenho apresentam, quantitativamente, os resultados das medições efetuadas durante os controles de todas os procedimentos, serviços e produtos gerados nas operações. Quando existem medições equilibradas, que abranjam todos os setores e áreas da organização, os gestores serão supridos por informações confiáveis, permanentes e integradas, sobre os fatos que acontecem na operação, possibilitando a tomada de decisões, em todos os níveis para a intensificação dos procedimentos que estão levando a resultados positivos e a correção daqueles que estão gerando resultados negativos, comparados com o que foi planejado e especificado como o esperado. A acurácia das decisões, tomadas pelos gestores, é um indicativo de sua capacidade para identificar, analisar e resolver problemas organizacionais, desta forma, em situações menos rotineiras e diante de problemas mais complexos, que a capacidade de gestão será colocada a prova. Para gerir bem, o administrador necessita de informações precisas, periódicas e atualizadas sobre os acontecimentos nos processos empresariais. Para a evolução dos negócios, necessita-se de aprimoramento contínuo, o que só é possível com o monitoramento possibilitado e detalhado por bons indicadores de desempenho. Então, os indicadores quantificam os fatos e acontecimentos, através das medições sistemáticas, verificando e aumentando a compreensão da realidade, considerando os atributos, números e valores de um objeto-alvo, serviços e atividades efetuadas. Portanto, se faz urgente a definição do que será medido, quando, com quais métricas e como será medido, para que, de forma planejada, se possa obter os resultados numéricos de uma atividade. Métricas são medidas brutas que servem para analisar estatisticamente uma coleção de dados sobre o alvo do monitoramento. Pode ser tonelada (peso), 100 quilômetros (distância), km/por hora (velocidade), que será escolhida de acordo com a necessidade e resultado a ser compreendido e comparado. Os atributos são as qualidades ou características do objeto a serem medidos e apresentados, através das métricas. Por exemplo, tamanho, peso, extensão, cor, entrega no prazo, confiabilidade, funcionalidade, eficácia, eficiência. A definição do que, e como medir, permitirá melhor compreensão e acompanhamento dos fatos e, com isto, as capacidades de mensurar e avaliar os resultados é aumentada e os erros ou acertos serão mais facilmente identificados, melhorando a capacidade de promover a melhoria contínua dos resultados. A importância dos indicadores, segundo Hronec (1994), está no fato de que as medidas de desempenho têm um custo, muitas vezes alto e significativo para a operação, por isto devem resultar em compreensão das estratégias da organização, como estão sendo atingidas e em tomadas de decisão para a realização destas estratégias, por todas as pessoas envolvidas, cada uma no seu nível de responsabilidade. As pessoas devem entender as estratégias e como estão contribuindo para a sua execução e consequente alcance das metas e objetivos do setor e da organização como um todo. Os indicadores devem refletir os sinais vitais da empresa, quem somos, onde estamos e para onde estamos indo. Eles posicionam a estratégia para os níveis estratégico, tático e operacional, os resultados alcançados, de acordo com o que foi planejado e o que foi efetivamente realizado e entregue, bem como, a precisão e eficácia das ações de controle e de aperfeiçoamento dos processos organizacionais. Existem muitas e importantes aplicações para os indicadores de desempenho na organização. Para uma melhor compreensão da amplitude dos usos e benefícios dos indicadores de desempenho, observe a tabela de Aplicações dos Indicadores Organizacionais, com exemplos significativos sobre as suas utilizações. Definem-se importantes aplicações dos indicadores de desempenho nas organizações, a saber: • PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - Contribuição para o esclarecimento e transparência dos objetivos; • PROCESSO ORÇAMENTÁRIO - Alocação mais produtiva dos • Recursos Humanos, Materiais e Tecnológicos; • AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS - Medição e comparação dos objetivos planejados e alcançados no período; • MARKETING - Comunicação dos resultados presentes e planejados para o futuro, ao mercado; 101 • GESTÃO DA QUALIDADE - Medição dos serviços e serviços entregues e o nível de satisfação das expectativas dos clientes e mercado. Avaliação do processo de melhoria contínua. • BENCHMARKING - Identificação e aprendizado com as melhores práticas das operações de melhores desempenho mundiais. Para Fonseca; Lourenço & Allen (1997) os indicadores de desempenho servem a alguns propósitos importantes, tais como: • Verificar o desempenho da operação com a concorrência, de forma comparativa • Medir o nível de atingimento da satisfação e dos clientes; • Acompanhar a evolução organizacional; • Analisar os processos empresariais e produtivos, de forma estatística; • Monitorar a velocidade das mudanças deliberadas, através de planejamento de melhorias. Os tipos de indicadores podem ser distribuídos como: TIPOS DE INDICADORES Qualidade Excelência dos resultados: produtos e serviços, na visão dos clientes internos e externos. Medem o nível de atendimento das expectativas dos clientes. Tempo Velocidade de resposta da empresa, às influências e mudanças externas, do mercado, bem como pedidos dos clientes. Além, da sua reação diante dos novos posicionamentos dos clientes. Custos Análise e mensuração do desempenho financeiro. Gastos e dispêndios operacionais, que influenciam a excelência financeira da organização. Fonte: Adaptado de Fonseca; Lourenço; Allen (1997) Diante de uma gama de diversos indicadores de desempenho, utilizados em ramos de atividades, diversos tais como, agronegócios, comércio varejista, atacadista, indústria, pequenas e médias empresas de serviços, grandes corporações e organizações sem fins lucrativos, entre outros, a escola criteriosa dos 102 indicadores que comporão o sistema de indicadores de minha operação, se torna decisivo para o sucesso da gestão do desempenho. Entre os aspectos a considerar encontram-se: • Representação dos fatores críticos de sucesso para o aperfeiçoamento e melhoria dos resultados e satisfação dos clientes; • Correspondências com os Objetivos, em todos os níveis, e metas estabelecidas para as áreas da empresa; • Viabilização das análises estatísticas, quanto ao aperfeiçoamento do desempenho dos processos organizacionais; • Nível de suporte e contribuições para as tomadas de decisões operacionais, táticas e estratégicas da empresa. Algumas categorias de indicadores são comuns das diversas operações ou tipos de negócios, segundo Software (2019), entre eles: • Time to Market: Indica o tempo ou a velocidade que a empresa leva para avaliar a ideia, conceber, desenvolver, prototipar, colocar em produção edisponibilizar o produto ao mercado. • Lead Time: Tempo necessário para realizar o ciclo do processo, seja ele como um todo (macroprocesso da empresa), ou de determinado subprocesso. O tempo medido entre o pedido do cliente, interno ou externo, e a entrega do produto ou serviço pronto. • Stock Out: Quantidade de dias em que dura o saldo de determinado item em estoque, até chegar a zero. • Market Share: Proporção da participação no mercado, de um produto ou serviço, comparado comercialização da empresa com o total de comercialização total do mercado. • Ociosidade: mensuração do tempo que as máquinas, equipamentos, espaço e recursos humanos ficam sem aproveitamento • Giro de Estoque: Comparação direta da quantidade consumida, ou saída média e o saldo médio do estoque. • Turnover: Relação entre as demissões e admissões (substituições) de colaboradores na empresa. Quanto maior a taxa, maior é o número de funcionários que são desligados e substituídos num determinado período. • Tíquete-Médio: Valor médio gasto pelos consumidores, em determinada loja, por exemplo. Calculado pela média das vendas, ou seja, Receita Total dividida pelo Total de Compradores Efetivos. • Taxa de Conversão (Negócio Online): Total do Faturamento dividido pelo Número de Internauta que Acessaram ao Site. • Taxa de Rejeição (Negócio Online): Quantidade de internautas que acessaram apenas a primeira página do site e saíram sem dar 103 continuidade à navegação pelo site como um todo, não se interessaram em transacionar com a empresa. • Índice de engajamento (Negócio Online): Quantidade de visitantes que visitaram e interagiram, através de navegação pelo site da empresa, comparado com o total de visitantes ao site. • Índice de influência social (Negócio Online): Quantidade de curtidas aos posts, divididos pelo total de posts publicados (Facebook e Twitrer, por exemplo). Os indicadores devem ser eficazes, ou seja, atingirem os seus intentos, ou melhor, atingirem os resultados e objetivos para os quais foram criados. Para serem eficazes os indicadores devem ter algumas características ou atributos: ✓ Não ambiguidade – um indicador não pode ser interpretado, a cada momento, de uma forma diferente, ou entendido e utilizado para situações diversas conforme um entendimento diferente, por pessoas de áreas tecnicamente díspares, devido a interpretações individualizadas e disformes. ✓ Facilidade de medição – a relação de custo-benefício deve ser altamente positiva. Como uma ferramenta de controle e suporte à tomada de decisões dos gestores, os indicadores de desempenho não podem exigir esforços desproporcionais, ou a aplicação exagerada de recursos e tempo para a medição e geração dos números e índices. ✓ Facilidade de compreensão (simplicidade) – os procedimentos de medição dos processos organizacionais são sistemáticos e constantes. Então, no dia-a-dia, serão gerados e interpretados por colaboradores de todos os níveis organizacionais, das mais diversas formações e níveis de experiência. Sendo assim, os indicadores devem expressar da forma mais simples e fácil os fatos apurados. ✓ Facilidade de comparação com padrões de desempenho – as métricas, fórmulas e critérios, para o cálculo e apuração dos indicadores, devem estar ajustados aos padrões internos e externos dos demais indicadores que servirão de referência comparativa. Para a comparação com indicadores externos, deve-se conhecer os critérios, periodicidade e métricas utilizadas, por quem os gera, visando uma comparação direta e sem distorções, causadas por discrepâncias de formatos e métricas diferentes. ✓ Uniformidade – o indicador deve ser uniforme e sempre calculado da mesma forma. As medidas e apurações devem estar alinhadas à estratégia organizacional, assim todos os colaboradores utilizarão as mesmas concepções. 104 ✓ Flexibilidade – trata-se da aplicabilidade do indicador em diversas áreas da organização, ou seja, como existem custos e esforços aplicados na geração dos indicadores, é importante que eles atendam a várias áreas e níveis organizacionais. O indicador deve ser multiusuário. ✓ Precisão – os indicadores devem ser confiáveis, portanto a sua apuração deve seguir critérios rigorosos para tratamento dos dados e geração das informações. Servirão como referência para a tomada de decisões importantes operacional e estrategicamente. ✓ Benchmarking – devem estar alinhados com tendências e busca pela excelência organizacional. Os indicadores gerados na organização devem ser equiparados aos gerados internacionalmente, permitido comparações com as organizações com as melhores práticas mundiais. ✓ Integração – os indicadores não podem ser concebidos e elaborados aleatoriamente, devem estar relacionados com os demais indicadores existentes e todos devem ter intensa sinergia, para a colaboração mútua de todos, para a consecução dos objetivos maiores da organização ou da corporação a que pertence. Atividade de Aplicação Questão Discursiva 1.5 Uma organização é um sistema de recursos que procura alcançar objetivos. Cada pessoa e cada grupo de pessoas têm atribuições específicas que contribuem para isso. As funções organizacionais são as tarefas especializadas que as pessoas e os grupos executam para que a organização atinja seus objetivos. Explique como acontece o Desdobramento dos Objetivos Estratégicos, nível por nível, até se atingir a definição dos Objetivos de Processos, de forma alinhada e consiste: ______________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 5Questão 16 – Enade 2015. 105 ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________ A unidade está repleta de novidade sobre a gestão de desempenho organizacional, começou com uma abordagem sobre a gestão das informações nos negócios, onde foram apresentados os benefícios trazidos por sistemas de informação à administração estratégica. Foram apresentados os principais conceitos, desenvolvidos por Ludwig Von Bertalanfy, na Teoria dos Sistemas.O modelo Sistêmico, com os seus elementos, 106 possibilitam o levantamento de dados, a estruturação e análise, visando o entendimento dos negócios de forma geral. Estas análises permitiram relacionar a visão sistêmica com a estrutura do negócio, bem como, as consequências nos Produtos, Serviços e Informações geradas para o seu cliente. Na apresentação do estudo sobre a Gestão do Desempenho dos processos, pode-se entender os conceitos e definições sobre os processos e seus indicadores de desempenho. O uso de tecnologia da Informação facilita e muito a melhoria de desempenho dos processos organizacionais. O elenco de tipos de indicadores para os processos é enorme. Os três principais grupos indicadores de processos são: de Eficiência, de Eficácia e de Flexibilidade. O entendimento da visão por processos fundamenta o conhecimento do processo e seus indicadores, que bem implantados, provocarão benefícios importantes para o negócio. Os benefícios da visão por processos baseiam-se no foco no cliente e em resultados, visando a satisfação das necessidades dos clientes internos e externos. A avaliação de desempenho foi tratada em todos os níveis da organização, desde as metas individuais, os objetivos dos processos, os objetivos operacionais, táticos e estratégicos. Os sistemas de indicadores têm uma função primordial na evolução dos para tanto foram subdivididos como indicadores de custo, temo e de qualidade. Verificaram-se as aplicações dos indicadores, tangentes ao Planejamento Estratégico, ao Processo Orçamentário, ao Marketing e na Avaliação dos Resultados da Empresa. Os Sistemas de Indicadores de Desempenho será o nosso próximo assunto, na Unidade IV, onde serão discutidos os Sistemas do Balanced Score Card, Indicadores da Fundação Nacional da Qualidade, entre outras contribuições para o assunto. 107 Exercício 1.6 Uma forma simples de verificar o desempenho competitivo de um produto (bem ou serviço) é relacionar os atributos que o qualificam e atribuir notas ao seu desempenho em relação aos concorrentes e à relevância para os clientes. A Matriz Importância x Desempenho, representada a seguir, mostra o posicionamento de dois atributos de um aparelho eletrônico. O ponto A representa o processo de fabricação com baixa emissão de carbono, e o ponto B, a quantidade e a distribuição geográfica da rede de assistência técnica do fabricante. Sabe-se, ainda, que o produto apresenta baixo índice de defeitos de fabricação. SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administração da produção. São Paulo: Atlas, 2007 (com adaptações). Com base na análise do gráfico, avalie as afirmativas a seguir, relativas ao desempenho competitivo do produto. 6Questão 22 – Enade 2015. 108 I. A rede de assistência técnica do aparelho eletrônico não supera a disponibilizada, em média, pelos concorrentes, mas isso não constitui fator negativo na imagem do produto no mercado. II. A redução na percepção do mercado com relação à importância de uma produção com baixa emissão de carbono compromete a avaliação do produto. III. O fabricante deve investir igualmente na ampliação da importância dos dois atributos para os clientes. IV. A ação mais apropriada para o aumento do desempenho do produto é a ampliação da quantidade de assistências técnicas e a melhor distribuição geográfica delas. É correto apenas o que se afirma em a) III. b) IV. c) I e II. d) I e IV. e) II e III. Resposta correta é a D. Justificativas I – Afirmativa correta JUSTIFICATIVA. A rede de assistência técnica está na zona de melhoria (ponto B). Nessa zona, é necessário que se tenha atenção ao problema. O fato de a rede de assistência técnica estar na zona de melhoria não influi decisivamente sobre a imagem do produto. II – Afirmativa incorreta. JUSTIFICATIVA. A percepção do mercado em relação à emissão de carbono está na zona apropriada (ponto A). Caso o mercado reduza a importância dada à emissão de carbono, a imagem do produto pode ocupar uma posição na zona de excesso. III – Afirmativa incorreta. 109 JUSTIFICATIVA. O fabricante deve investir mais na rede de assistência técnica do que na rede de fabricação, pois a primeira está abaixo da linha mínima de desempenho. IV – Afirmativa correta. JUSTIFICATIVA. A ação mais correta é o investimento na rede de assistência técnica, pois ela está na zona de melhoria. Exercício 2. Qual é o atributo de indicadores de desempenho que " significa que o medidor deve ser entendido facilmente. Os termos e expressões devem ser conhecidos e compreendidos por todos os envolvidos, de forma homogênea. Ao definir um indicador, deve-se saber quem vai gerá-lo e utilizá-lo;"? a) Adaptabilidade b) Representatividade c) Simplicidade d) Rastreabilidade e) Disponibilidade Resposta correta á a C Justificativa Pior do que não ter um indicador é ter um indicador que ninguém compreenda, pois apesar de gerar custo para a elaboração, medição e interpretação, não conduzirá ao alcance dos objetivos propostos para indicadores, que devem subsidiar a tomada de decisões na empresa. Os procedimentos de medição dos processos organizacionais são sistemáticos e constantes. Então, no dia-a-dia, serão gerados e interpretados por colaboradores de todos os níveis organizacionais, das mais diversas formações e níveis de experiência. Sendo assim, os indicadores devem expressar da forma mais simples e fácil os fatos apurados. 110 UNIDADE IV SISTEMA DE INDICADORES DE DESEMPENHO BSC BALANCED SCORE CARD Caro(a) aluno(a): Chegamos à unidade IV, a última de nossa disciplina PLANEJAMENTO E GESTÃO DE DESEMPENHO ORGANIZACIONAL EM EAD. Iniciamos os estudos abordando as questões acerca de Gestão e Planejamento. Depois, conhecemos os princípios que definem a Organização Virtual e, na unidade III abordamos os conceitos que envolvem a Gestão de Informações de Negócios. Agora, para completar sua formação em Gestão da Educação em EAD, introduziremos, na unidade IV, os aspectos relativos ao Sistema de Indicadores de Desempenho – BSC – Balanced Score Card. Pronto(a)? Então, vamos à frente com nossos estudos! 4.1 Sistema de Indicadores de Desempenho – BSC – Balanced Score Card De acordo com Robert Kaplan, um dos precursores do Balanced Score Card, o Sistema de Indicadores de Desempenho compreende um sistema de medição de desempenho organizacional balanceado, ou seja: complementa as medições Financeiras tradicionais com medições s e gerações de indicadores sobre a evolução dos relacionamentos com os Clientes, também, a avaliação dos Processos Internos, produtivos ou empresariais em geral, além do monitoramento dos processos de aprendizagem e crescimento, através do investimento no capital intelectual – treinamento, capacitação e desempenhos na organização. Segue a figura que mostra como o Balanced Scorecard fornece a estrutura necessária para a tradução da estratégia em ações operacionais. 111 Fonte: Kaplan; Norton (1997, p. 10) A grande evolução produzida pelo Balanced Scorecard está no desdobramento, de cima para baixo, do Planejamento Estratégico da empresa, até a implementação das ações operacionais e trabalho cotidiano para o alcance das metas individuais de cada colaborador. Este “milagre” é alcançado através da transformação de indicadores organizacionais de longo prazo, em indicadores desdobrados de médio porte que, por sua vez, serão detalhados de camada em camada, em indicadores de objetivos operacionais e indicadores de metas, e assim sucessivamente. O “milagre” está em traduzir uma estratégia abrangente e abstrata em resultados tangíveis, claros e alcançáveis, com prazos definidos e perseguidos, dia- a-dia. Outro grande avanço está no abandono da visão, exclusivamente, financeira e de resultadosmensuráveis a curto prazo, em prol de uma visão que inclua os 112 resultados intangíveis, como aprendizado, crescimento e desenvolvimento de capital intelectual, satisfação dos clientes e stakeholders. Observe na figura, a seguir, o Balanced Scorecard como uma estrutura para a ação. Fonte: Kaplan; Norton (1997, p. 12) A denominação deste processo, é derivada de uma abordagem balanceada de métricas de performance. A ideia é formalizar o processo de medições, possibilitando a todos os gestores da organização que trabalhos, de forma padronizada com os mesmos tipos de objetivos e processos. Adoção de indicadores de futuro desempenho, baseados em quatro dimensões, a saber: 113 Fonte: Adaptado de Kaplan;Norton (1997, p. 8) Conheça o livro A Estratégia em Ação – Balanced Scorecard e se aprofunde neste assunto tão importante para a elaboração do seu Sistema de Indicadores de Desempenho. Disponível em: https://books.google.com.br/books/about/A_estrat%C3%A9gia_em_a%C3%A7%C3 %A3o.html?id=XQ-EIA_HJWYC&redir_esc=y. Acesso em 20.05.2019. Segundo Kaplan; Norton (1997), o BSC estabelece uma conexão entre o mapeamento estratégico e o sistema de indicadores, responsáveis por apresentar os https://books.google.com.br/books/about/A_estrat%C3%A9gia_em_a%C3%A7%C3%A3o.html?id=XQ-EIA_HJWYC&redir_esc=y https://books.google.com.br/books/about/A_estrat%C3%A9gia_em_a%C3%A7%C3%A3o.html?id=XQ-EIA_HJWYC&redir_esc=y 114 resultados das medições, evidenciando as variações e situações das diversas áreas funcionais da organização. A intenção é a de identificar as habilidades e conhecimentos necessários para o desenvolvimento estratégico dos colaboradores, visando aumentar a sua contribuição para o aumento da eficiência e eficácia dos processos e produzindo um melhor posicionamento competitivo da empresa. O objetivo maior é elevar o patamar de desempenho em geral, contentando os acionistas, com o aumento da rentabilidade da operação. A medição de desempenho de uma organização deve ser obtida pela elaboração de um sistema de indicadores, prévia e deliberadamente estabelecido, no intuito de que verifique o grau da consecução de objetivos centrais da organização, o que exigem um grande e profundo conhecimento do negócio, suas principais áreas e a interligação entre os objetivos estratégicos, táticos e operacionais, com os respectivos indicadores de desempenho e suas medições necessárias. O sistema de indicadores tem que funcionar como uma ferramenta de aprendizado organizacional. O aprendizado irá acontecer, através de: • Compartilhamento de informações, através de um bom sistema de comunicação, integrando e permitindo que os gestores e demais participantes possam contribuir efetivamente para o alcance e realização da estratégia organizacional; • Avaliação, controle e Feedback, que pela coleta e distribuição de informações sobre o desempenho das ações, ao longo dos níveis organizacionais, apontando os inter-relacionamentos com os objetivos traçados; e • Uma metodologia de identificação, análise e solução de problemas, que com base nos dados e informações coletados, aprenda sobre os processos e estabeleça novas definições operacionais e estratégicas, de acordo com as defasagens e novas condições a serem analisadas e atendidas pela empresa. Os gestores, com base no BSC, passarão a analisar e entender o negócio, sob quatro dimensões equilibradas, gerando uma visão sistêmica e holística e mais integrada com a realidade, do que a visão puramente financeira, que não incluía, por exemplo, os atuais e importantes ativos intangíveis, capacidades gerenciais, competências essenciais dos negócios, poder e reconhecimento da marcas e imagens das empresas. Algumas novas perguntas passam a figurar no pensamento estratégico, com base no BSC: 115 a) Como os clientes nos veem? b) Em que devemos nos superar? c) Como podemos continuar a melhorar e criar valor? e d) Como somos vistos pelos acionistas? Para o alcance dos objetivos, deve-se adotar um a estratégia de acompanhamento de desempenho que parte de um planejamento, com definição de objetivos e estratégias, o estabelecimento e treinamento para os procedimentos necessários para a execução, o controle das ações e medições de resultados, bem como a identificação de oportunidades de melhorias e ajustes. Analogamente, existe uma ferramenta de Identificação, análise e solução de problemas, conhecida como PDCA, ou PDCL. Fonte: Wilmers; Santos (2014, unid.III, p.8) O Ciclo PDCA faz parte do grupo de ferramentas da qualidade que foram desenvolvidas e utilizadas por Edward Deming, norte americano encarregado equipe de técnica participante da reconstrução do Japão, após a Segunda Grande Guerra. Como ferramenta, o PDCA viabiliza uma metodologia para a identificação, análise e P PLAN Planejar A ACT Agir D DO Fazer C CHECK Controlar 116 solução de problemas. Conforme Oliveira (2010) as Etapas e Fases do Ciclo PDCA, são apresentadas, como segue: P – PLAN (PLANEJAMENTO) Identificação do problema Definir claramente o problema e reconhecer sua importância. • Entre os diversos problemas, selecionar o mais importante. • Elaborar o histórico do problema. • Fazer o balanço de perdas e ganhos. • Estabelecer metas a alcançar. • Nomear os responsáveis pela execução do MASP. Observação Investigar as características do problema com uma visão ampla e sob vários pontos de vista. • Descobrir as características do problema por meio de coleta de dados. • Descobrir as características do problema por meio de observação local. • Elaborar cronograma e orçamento (para conclusão do MASP). • Análise Descobrir as causas fundamentais. • Definir as causas mais influentes. • Estabelecer hipóteses (definir e justificar as causas mais prováveis). • Verificar/testar as hipóteses. • Elaborar contramedidas à causa fundamental e testar a consistência do bloqueio. • Averiguar possíveis efeitos colaterais. Plano de ação Conceber um plano para bloquear as causas fundamentais. • Definir estratégia de ação. • Elaborar plano de ação. 117 D – DO (FAZER) Ação Bloquear (realizar o plano). • Treinar o pessoal. • Executar plano de ação (incluindo realização de medidas para checar resultados obtidos). C – CHECK (VERIFICAR) Verificar se o bloqueio foi efetivo. • Comparar resultados obtidos com os previstos. • Listar efeitos colaterais não previstos. • Verificar nível do bloqueio observado (grau de eficácia do plano de ação). ❖ Se o bloqueio não foi efetivo, planejar e implementar novas contramedidas voltando à etapa 5. A – ACTION (ACÃO CORRETIVA OU PADRONIZADORA) Padronização Padronizar para evitar o ressurgimento do problema. • Definir mudanças que devem ser incorporadas ao procedimento-padrão operacional — PPO. • Revisão-padrão (modificar e comunicar). • Treinar o pessoal (no PPO revisado). • Comunicação clara e adequada dos motivos do treinamento. • Auditar cumprimento do padrão. CONCLUSÃO Relatar o resultado do PDCA e reavaliar as ações tomadas, como ciclo de aprendizagem. Elaborar relatório sobre o PDCA. 118 O PDCA é uma ferramenta muito utilizada nos programas de Qualidade Total. Leia sobre esta importante ferramenta da qualidade: Disponível em: http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/4-etapas- do-pdca-melhoram-gestao-dos-processos-e-qualidade-do- produto,9083438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD. Acesso em 03.06.2019. 4.1.1 Perspectiva Financeira do BSC Fonte: Adaptado de Kaplan; Norton (1997, pp. 49-55) A Perspectiva financeira do Balanced Scorecard funciona como incentivadora para que não se perca o foco, nenhuma das áreas da empresa. Desta forma, o alinhamentodos objetivos financeiros com os objetivos estratégicos da organização se tormam realidade. Todas as decisões tomadas, em quaisquer áreas ou setores da organização, deve se relacionar, direta ou indiretamente com bons resultados financeiros para a organização. Como se pode observar na figura, anteriormente, apresentada, que a http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/4-etapas-do-pdca-melhoram-gestao-dos-processos-e-qualidade-do-produto,9083438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/4-etapas-do-pdca-melhoram-gestao-dos-processos-e-qualidade-do-produto,9083438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/4-etapas-do-pdca-melhoram-gestao-dos-processos-e-qualidade-do-produto,9083438af1c92410VgnVCM100000b272010aRCRD 119 grande maioria das empresas tem como parte de suas estratégias o aumento de receitas e do Mix de produtos e faturamento, bem como a redução dos custos e aumento da produtividade em todos os setores da organização, o incremento da utilização dos ativos e, também, o a redução dos riscos e melhor aproveitamento dos seus investimentos. Todos estes temas Estratégico Financeiros, contribuirão, de forma significativa para a integração da quatro perspectivas do BSC. Pensado em orientá-lo na elaboração de um sistema de indicadores para o seu novo negócio seguem exemplos de indicadores de desempenho da perfectiva financeira: • Receitas • Retorno sobre o capital empregado, Retorno sobre os ativos • Valor agregado econômico (lucro operacional pós-tributação menos custo de capital) • Crescimento de vendas, Crescimento de receita • % de aumento da receita • % da receita vinda de novos produtos, serviços ou clientes • Percentual de receita decorrente de novos produtos e serviços • receita por empregado • rentabilidade do patrimônio • Lucratividade por produto / serviço / cliente • lucratividade por linhas de produtos • Despesas de vendas, gerais e administrativas como percentual do total de custos ou receitas • custo unitário de produção • Custos/Custos dos Concorrentes • taxas de redução de custos • Despesas indiretas/vendas Custos x Despesas Custos se referem aos dispêndios (gastos) da empresa, diretamente ligados à produção dos bens ou serviços a serem entregues aos clientes. Gastos aplicados na produção dos bens. 120 Despesas são dispêndios ligados a colocação dos bens no mercado e outros gastos não aplicados diretamente na produção dos bens e serviços. 4.1.2 Perspectiva dos Clientes Fonte: Adaptado de Kaplan; Norton (1997, pp. 67-80) Nesta perspectiva é manifesto o segmento de mercado, o tipo de cliente e a preferência por consumidores que a empresa tem para oferecer os seus serviços e produtos. A fontes de vendas e receitas são identificadas e categorizadas e passa a ser o ingrediente principa para o planejamento de Marketing, incluindo o Desenvolvimento de Produtos e Servições, as estratégias de preços e condições de negociação, os locais e forma de distribuição e vendas, bem como a divulgação e demais recursos para tornar os produtos e serviços conhecidos e desejados pelos potenciais clientes. Na Perspectiva de Clientes, serão mensurados e indicados os resultados e avançoes obtidos em Participação no mercado alvo, a Captação de Novos Clientes e os resultados em fidelizar e reter os cliente conquistados, tudo atravém da Satisfação das Necessidades e, até mesmo, a superação das expectativas dos clientes. Com isto, a empresa deve conseguir aumentar a sua receita e, o mais importante, a Lucretividade com cada Cliente ou Grupos de Clientes. 121 Quando se trata de Participação no Mercao, mede-se a proporçã de faturamento ou negócios efetuados naquele segmento de mercado, u mercado em geral, comparada com o total de transações, em quantidade ou valor, efetivadas n o perído. Já, a Captação de Clientes, resulta da medição os resultados dos esforços para atração e fechamento de negócios com novos clientes.Em números absolutos ou relativos, apresenta o resultado na conquista de novos parceiros. A Retenção dos Clientes, também denominada de Fidelização monitora a intensidade com que a operação conserva os seus clientes em carteira, comprando, satisfeitos e motivados. A Satisfação dos Clientes, anda junta com os demais procedimentos, pois nada vai surtir o efeito desejado, se o cliente não for mantido satisfeito, em toda e qualquer oportunidade que tiver contato coma operação. Todo o esforço será em vão se não forem positivos os resultados da medição da rentabilidade dos produtos/serviços oferecidos no mercado. A restabilidade ou lucratividade é a razão essencial da existência da grande maioria da Organizaçõs em atividade. Agora, segue mais uma contribuição para que você escolha mais um grupo de indicadores de desempenho de Clientes, para a elaboração do seu Sistema de Indicadores de Desempenho: • Market Share o % de participação em um segmento específico o Evolução do % (account share) • Fidelidade o Freqüência de compras o % do crescimento de vendas com os clientes atuais o Satisfação da rede de distribuição o Canal de distribuição, produtividade e qualidade o Compromissos não cumpridos o Taxa de queixas dos Cliente o Média do relacionamento sobre a vida média do produto • Grau de insatisfação dos clientes com a empresa • Duração do relacionamento com os clientes • Atividades de consultoria ao cliente • Crosselling • Chamadas a clientes • Contatos eletrônicos com o cliente 122 • Novos clientes o N° de novos clientes por segmento o Vendas a novos clientes por segmento • N° de clientes adquiridos • Crosselling • Chamadas a clientes • Contatos eletrônicos com o cliente • Novas vendas • Vendas geradas por parceiros • % de novos produtos desenvolvidos com parceiros • Mix da base de clientes e sua composição • Quedas de preço • Esforço de venda em novos clientes MARKET SHARE significa a proporção da participação da empresa, no mercado ou segmento do qual faz parte. Corresponde à relação do total de vendas da empresa e o total de vendas das demais empresas do segmento de mercado onde atua. 4.1.3 Perspectivas dos Processos Internos Os processos organizacionais são identificados e classificados, como Processos Centrais e Processos de Apoio. Conforme pode-se rever na unidade III deste LT, os Processos Centrais são os de Desenvolvimento de Produtos, Geração de Pedidos, Processamento de Pedidos e Atendimento ao Cliente. 123 Fonte: Adaptado de Kaplan; Norton (1997, pp. 97-113) Após a formulação de objetivos e medidas para as perspectivas Financeiras e de Clientes os executivos, começão a comandar o delineamento os objetivos e medidas para os processos organizacionais. Os processos são o que existe de real e palpável na organização,em termos de realização do trabalho. Através da realização das suas atividades e tarefas é as metas serão alcançadas e os objetivos atingidos. A identificação e e classificação dos processos permite a visão integrada dos processos, gerando um entendimento do funcionamento dos principais processos e as suas Interligações e interdependência de forma a entender e fazer funcionar melhor a Cadeia Interna de Valores. Quando se fala de Identificação das necessidades dos clientes, aborda-se o temo Cliente, com uma amplitude muito maior. Os clientes são internos e externos, sendo os internos os usuários que recebem os resultados (documentos, materiais e informações) dos processos, internamente. Os clientes internos devem ser bem atendidos, no que tange a prazo, custo, qualidade, tempo, confiabilidadee flexibilidade, um a um, até que o resultado final seja entregue para o Cliente Externo da organização. Com um ambiente externo turbulento e emconstante mudança devido à Tecnolotia, Economia, Sociedade, Cultura e novas expectativas dos cliente, há uma grande pressão para identificação e inserção de novas necessidade a serem atendidas pelos processos internos da empresa. Eles estão sem em ebulição criativa e com um processo acelerado e eficaz de desenvolvimento de novos produtos e serviços. 124 Você já percebeu que está faltando o essencial para o dia-a-dia da operação, ou seja, a geração dos pedidos (Markerting e Comercialização), o processamento dos pedidos (manufatura e entrega), realizado as operações com a entrega dos produtos vendidos e dos serviçoes contratados. Agora, cumprindo um dos mais importantes objetivos desta unidade, apresenta-se um rol Indicadores de Desempenho de Processos Internos, que servirão de exemplos para que você elabore o seu Sistema de Indicadores, veja a relação: • Desvio do tempo de entrega. • Tempos dos Ciclos / Processo • Tempo médio de resposta • Chamadas interrompidas • Tempo médio para solução de problemas • Capacidade total de produção sobre a capacidade interna utilizada • Produtividade real vs projetada • Custo da Qualidade sobre custo total • Utilização da capacidade de produção • Investimento em TI (sistemas e automação) sobre vendas • Custo do Capital • Taxa de não-conformidade • % do tempo investido em padronizar as operações • Número de pagamentos automatizados • Disponibilidade de sistemas para gestão comercial • Número de informações estratégicas não confiáveis • Inovação o Custo da P&D o % de vendas gerado por novos produtos / serviços o Tempo de ciclo do desenvolvimento o % de produtos cujo projeto atende totalmente à especificação funcional do cliente o % de alterações do projeto o Tempo para recuperar o investimento em P&D. • Operações o Tempo de ciclo do processo o Custo do processo o Mix de produtos / serviços (flexibilidade do processo) • Qualidade o % de produtos fora do padrão; o % de retrabalho; o % de desperdícios; o % de devoluções) 125 O Mix de Produtos representa os tipos ou categorias de produtos que estão incluídos como resultados da operação. Trata-se da diversidade de produtos ou serviços que são disponibibilizados pela empresa, como opções para atender aos seus clientes. 4.1.4 Perspectiva de Aprendizado e Crescimento Fonte: Adaptado de Kaplan; Norton (1997, pp. 131-152) A perspectiva de Aprendizagem e Crescimento viabiliza a consecução dos objetivos das perspectivas anteriores, Financeira, de Clientes e de Processos Internos, pois oferecem as infraestruturas necessárias pelos vetores de resultados das outras três perspectivas. Por exemplo, se um gestor tiver o desejo de obter resultados na perspectiva Financeira, apenas, se restringirá a números em curto prazo, não mantendo a sustentabilidade dos seus êxitos, a médio e longo prazos. 126 A forma de resolver está questão estratégica e investir e monitorar os resultados na Capacidade dos Funcionários, Sistemas de Informação, desenvolvimento e treinamento dos colaboradores, no intuito mantê-los Motivados e Empoderados, tudo visando facilitar o alinhamento dos objetivos individuais e das equipes de colaboradores, alinhados com os objetivos estratégicos da organização. A visão proposta pelos sistemas de indicadores tradicionais se prende muito a resultados imediatos, de curto prazo, sendo que o Balanced Scorecard trabalha com o foco no futuro, com investimentos em procedimentos, colaboradores, sistemas de informação e, não somente em equipamentos, máquinas e P&D, como tradicionalmente é feito. Dando continuidade nas colaborações para a elaboração do sistema de indicadores do seu novo negócio, seguem exemplos de indicadores de desempenho referentes à Aprendizagem e Crescimento: • Vendas geradas por novos clientes sobre o total das vendas • % das vendas geradas por novos produtos • Orçamento de Pesquisa e Desenvolvimento • Taxa de êxito de projetos de desenvolvimento de novos produtos • Grau de customização de produtos • Número de horas em desenvolvimento de TI • Funcionários com Graduação • Índice de Motivação • Índice de Liderança • Promoções Internas • Níveis de Aprovação de Gastos • Número de Funcionários • Número de funcionários temporários sobre o total • Índice de medição de sistemas de apoio a decisão • Índice de Empowerment • Número de dias de treinamento • Clima Organizacional • Investimento em criatividade e aprendizagem • Disponibilidade de Informações • Funcionários • nível de satisfação • retenção (% de rotatividade de pessoas-chave) • produtividade (receita por empregado) • Capacidades dos sistemas de informações • % de processos que fornecem informações em tempo real sobre qualidade, tempo e custo • Motivação, empowerment e alinhamento • no de sugestões apresentadas por funcionário e implementadas 127 • taxas de melhoria dos processos críticos • % de funcionários que conhecem e entendem a missão da empresa 4.2 Sistema de Indicadores de Desempenho - FNQ – Fundação Nacional da Qualidade A FNQ - Fundação Nacional da Qualidade é uma organização sem fins lucrativos, que funciona com pesquisa, estudo e disseminação de inteligência em gestão. Fundada em 1991, é uma instituição com o objetivo maior de propagar os Fundamentos da Excelência em Gestão para empresas dos mais variados setores, categorias e portes. A atuação da FNQ é baseado no Modelo de Excelência da Gestão® (MEG), uma metodologia de avaliação, autoavaliação e reconhecimento das boas práticas de gestão. O MEG foi organizado em Fundamentos e Temas que definem uma base teórica e prática, através da implementação em diversas empresas, avaliação por consultores voluntários da FNQ e ranqueamento das empresas participantes. O mais importante é a avaliação e divulgação dos resultados obtidos, gerando oportunidades de aprendizados pelos membros e público em geral, na busca da excelência. Assim a FNQ provoca uma transformação no universo empresarial brasileiro, com o desenvolvimento do seu modelo de gestão, o MEG, bem como a melhoria dos resultados das empresas que aderem ao modelo. Segundo a FNQ (2018), os indicadores de desempenho devem ser utilizados em todas as áreas da empresa e em todos os níveis organizacionais. A medição de forma sistemática, adequada e padronizada, evidencia os acontecimentos e fatos negociais do dia-a-dia da empresa. Ao analisar estes resultados os gestores ficam mas prontos para a tomada de decisão mais precisa, considerando as causas e, depois, acompanhando os resultados e consequências das opções escolhidas. O Objetivo maior é a melhoria contínua dos processos organizacionais, através da intensificação do que está funcionando a contento e os ajustes e intervenções no que não está funcionando ou que pode ser melhorado. 128 KPI´s - Sigla em inglês de Key Performance Indicator, que corresponde ao indicador-chave de desempenho. Indicador de desempenho que é utilizado para medir o desempenho dos processos e monitoração do andamento e busca pelos objetivos e metas de uma organização. Segundo a FNQ (2018), muitos benefícios são obtidos, pelo uso dos indicadores de desempenho, entre eles: • decisões mais efetivas; • capacidade de mensurar e avaliar resultados; • identificação mais ágil de erros; e • melhoria contínua das operações. As decisões mais efetivas são baseadas na obtenção de aumento da produtividade, fazer mais com menos, o que resulta na eficiência dos procedimentos, ou seja: realizar o que foi planejado na forma como foi definido, e otimizando os recursos humanos, materiais e tecnológicos, aplicados na execução dos trabalhos. Para executar bem e obter os melhores resultados, é necessário medir e monitorar os resultados dos trabalhos realizadose das metas a atingir. O planejamento da execução deve incluir a forma de controlar a execução e os resultados, desde o nível operacional até o nível estratégico da organização. Os controles apresentarão, de forma comparativa, o que foi realizado com êxito ou não, partindo-se da especificação inicial. O controle e a avaliação devem ser feitos de forma sistemática, periódica e capacitada. Quando se tem um controle efetivo, fica mais facilitada e rápida a identificação de erros e problemas, que no ambiente de qualidade e busca da excelência estes destaques são denominados de “oportunidade de melhorias”. Importante será a identificação das oportunidades de melhorias, mas tudo deve culminar na decisão de como resolver e aprimorar, as ações decorrentes e sua execução, além do acompanhamento dos resultados destas atuações e a solução do problema detectado. 129 No final, com a repetição cíclica dos procedimentos, obtém-se a melhoria contínua dos processos, mantendo-se uma evolução constante no desempenho dos processos. Devido as constantes mudanças ambientais e das expectativas dos clientes cada vez mais exigentes, a única forma de manter a entrega dos produtos e serviços com a qualidade e padrão suficiente, é o aprimoramento contínuo dos processos e resultados. A FNQ desenvolve um trabalho de busca pela Excelência das Empresas participantes, além da divulgação da evolução, decorrente dos estudos e práticas das organizações associadas e inscritas no Premio Nacional da Qualidade. Pesquise mais no site da FNQ. Disponível em: http://fnq.org.br/sobre-a-fnq. Acesso em 29.05.2019. 4.2.1 Identificação dos Indicadores de Desempenho A FNQ sugere que para a definição dos indicadores de desempenho sejam focados os fatores críticos de sucesso do negócio, são aqueles aspectos do negócio, que não podem dar errado, se não, haverá um comprometimento do negócio como um todo. São citados três grandes fontes de indicadores a serem elaborados pela empresa: são eles: Fontes de Indicadores de Desempenho FONTE DE INFORMAÇÕES DESCRIÇÃO REQUISITOS DOS STAKEHOLDERS Os stakeholders são as pessoas ou instituições que têm interesse nos resultados dos processos e do negócio, como um todo. Consistem nos Sócios, Clientes, Fornecedores, Concorrentes, Governo, Sociedade, entre outros. Descobrir as suas necessidades e expectativas, inspira, de forma genuína, a http://fnq.org.br/sobre-a-fnq 130 identificação de informações, métricas e indicadores de desempenho importantes, a serem gerados pelos processos da organização. GESTÃO ESTRATÉGICA Naturalmente, quando se elabora o planejamento estratégico da empresa, com os seus desdobramentos para o nível tático e operacional, visando atingir os objetivos e cumprir a estratégia da organização, identificam-se diversos pontos de controle em todos os níveis e áreas, que exigirão medições, monitoramentos e avaliação do desempenho. PROCESSOS DE NEGÓCIOS Os processos da cadeia de valor do negócio são organizados para realizar o trabalho necessário para gerar os resultados intermediários ou finais que irão satisfazer os clientes internos e externos. Os processos devem ser devidamente mapeados e modelados, gerando um conhecimentos total dos seus subprocessos e atividades internas e os seus inter-relacionamentos com os demais processos, suas entradas e saídas. O monitoramento dos resultados e informações gerados pelos processos é uma das maiores fontes de medições e indicadores de desempenho. Fonte: Adaptado de FNQ (2018, pp. 9-10) Ao identificar os indicadores de desempenho, suas fontes e qualidades, deve- se focar: os Resultados, Fatores Críticos de Sucesso e Desempenho. ✓ O Fator Resultados envolve: os produtos, serviços e numerários gerados na operação. O seu monitoramento, permite decisões de ajustes no planejamento, orçamentos e metas, visando a melhoria do desempenho. ✓ Os fatores críticos dos processos, áreas ou do negócio, como um todo, permitem maior clareza para as escolhas e decisões dos gestores. ✓ Os fatores de Desempenho (a serem detalhados em 1.2.2). Na escolha dos indicadores do negócio, o gestor deve ir além dos indicadores comuns do mercado onde atua. Para se diferenciar dos concorrentes, se faz necessário, realizar coisas diferentes, de forma diferente, com resultados e medições diferentes, como segue: 131 A - Alinhamento dos indicadores com os Objetivos Estratégicos Conforme explicado no quadro anterior, uma das fontes dos indicadores de desempenho é o Planejamento Estratégico. Quando se desdobra os Objetivos Estratégicos em Táticos, distribuindo os resultados necessários entre as áreas funcionais da organização, sendo que cada área vai desdobrar os seus objetivos em Objetivos Operacionais e Metas, a integração está plena, pois ao atingir-se os objetivos menor, se está realizando o objetivos maior subsequente, até a realização de todos os Objetivos Estratégicos. B - Categorização de Indicadores Em outra contribuição importante para a elaboração do Sistema de Indicadores do seu novo negócio, sugere-se que os indicadores escolhidos sejam classificados e categorizados de acordo com a suas qualidades, atributos e destinações. Este tratamento promoverá a criação de indicadores setoriais, Recursos Humanos, Logística, Contas a Receber, entre muitos, também, os indicadores de Resultados, tais como, Custos, Qualidade, Prazo, Eficácia, entre outros. Outra categoria poderia ser a de perspectivas ou dimensões de interesse como Financeiros, de Clientes, de Processos e de Aprendizado. Os agrupamentos de indicadores de desempenho podem ser cruzados, gerando subcategorias, como Indicadores de Custos da Área de Recursos Humanos, ou Indicadores de Qualidade de Processos da Dimensão Aprendizado e Crescimento. As medições periódicas e sistemáticas para a geração dos indicadores de desempenho dependerão da sua categoria, finalidade e qualidade. Se o Indicador for Estratégico, que geralmente depende da reunião e tabulação de indicadores de níveis menores, sua periodicidade será de médio a longo prazo. Já um indicador ligado ao resultado de um processo ou cumprimento de uma meta, poderá ter a sua periodicidade de medição ou apuração, de curto ou curtíssimo prazos, sendo apurado diária, por hora ou por minuto. A criação do Sistema de indicadores, depende da capacidade de integração dos indicadores selecionados e escolhidos pelo gestor. A integração será formada pela análise dos inter-relacionamentos entre os indicadores. Os indicadores representam os resultados produzidos por um processo (OUTCOMES), seus produtos, documentos, serviços ou informações, que serão entradas de outros processos (DRIVERS), assim estabelecem-se as relações de causas e efeitos, entre 132 os processo existentes, consolidando a sua integração e estabelecendo-se, de forma consistente o seu SISTEMA DE INDICADORES DE DESEMPENHO OUTCOME – Verifica as saídas do processo – Constata se os objetivos estão sendo atingidos; - A cada outcome deve ser adicionado um ou mais drivers. DRIVER - Mede a causa antes do efeito (outcome) acontecer; Permite comparar e monitorar se os planos e especificações, bem como os FCS – Fatores Críticos de Sucesso estão sendo atendidos. 4.2.2 Indicadores de Desempenho da FNQ – Exemplos EXEMPLOS - INDICADORES FINANCEIROS DE ACORDO COM A FNQ INDICADOR DESCRIÇÃO Endividamento Passivo Circulante mais exigível de longo prazo dividido pelo patrimônio líquido Composição do endividamento Passivo circulante dividido pelo passivo circulante mais exigível de longo prazo Endividamento oneroso Recursos onerosos divididos pelo passivo circulante, mais exigível de longo prazo Imobilização Ativo permanente dividido pelo patrimônio líquido Liquidez corrente Ativo circulante dividido pelo passivo circulante Liquidezgeral Ativo circulante mais realizável de longo prazo, dividido pelo passivo circulante mais exigível de longo prazo Liquidez corrente Ativo circulante dividido pelo passivo circulante Prazo médio de recebimento Número médio de dias para o 133 de vendas recebimento Prazo médio de renovação de estoques Número médio de dias para a renovação Prazo médio para pagamento das compras Número médio de dias para o pagamento das compras Ciclo Financeiro Prazo médio de recebimento de vendas, mais prazo médio de renovação de estoques, menos prazo médio do pagamento de compras Geração de caixa Saldo médio de caixa dividido pelo total de vendas Giro do ativo Receita líquida dividida pelo ativo Rentabilidade do patrimônio líquido Lucro líquido dividido pelo patrimônio líquido Margem bruta Receita de vendas menos o custo dos produtos vendidos, dividido pela receita de vendas. Vendas Receita de vendas dividida pela receita de vendas prevista Crescimento da receita Crescimento da receita Total de vendas no período de um ano dividido pelas vendas no ano anterior Valor econômico agregado (EVA) Lucro líquido menos custo de oportunidade do capital empregado EBITDA (LAJIDA) Lucro antes dos Juros, Imposto de Renda, Depreciação e Amortização Índice de cobertura das despesas financeiras EBITDA dividido pelas despesas financeiras Fonte: Adaptado de FNQ (2016) ENDIVIDAMENTO ONEROSO - refere-se ao endividamento das empresas que resultam em despesas financeiras, tais como empréstimos e financiamentos onde se paga juros pelo uso do capital. Não se incluem nesta categoria os pagamentos a prazo, inseridos no ciclo operacional, como compras a prazo de fornecedores de insumos e serviços. 134 Outros indicadores podem ser identificados para ajudar na montagem do seu Sistema de Indicadores de desempenho, veja mais alguns exemplos: EXEMPLOS - INDICADORES DE MERCADO DE ACORDO COM A FNQ INDICADOR DESCRIÇÃO Participação no mercado Percentual das vendas totais do setor de atuação Imagem Percentual de entrevistados que têm imagem positiva da organização Conhecimento Percentual de entrevistados que lembram da marca em primeiro lugar (Top Of Mind) Fidelidade Percentual de clientes exclusivos / percentual de clientes com pedidos recorrentes / percentual de clientes que consideram a organização como fornecedora preferencial) Satisfação Número de reclamações procedentes dividido pelo total de unidades vendidas (serviços prestados, etc.) Relacionamento Percentual de clientes que se declararam muito ou totalmente satisfeitos Insatisfação Quantidades de devoluções de produtos defeituosos / número de reclamações recorrentes e graves Fonte: Adaptado de FNQ (2016) Atividade de Aplicação Questão 1.7 Leia o Texto e analise o Gráfico. 7Adaptada de Questão 32 – Enade 2012. 135 O franchising permite que o franqueador aumente sua base de atuação com maior intensidade do que seria possível se dependesse apenas de recursos próprios para instalar, operar e gerir novas unidades. O fenômeno ocorre porque o franqueador faz uso daquilo que os estadunidenses denominam O.P.M. (“other people’s money”, ou seja, “o dinheiro dos outros”), situação em que os franqueados bancam os custos de implantação, operação e de gestão das respectivas unidades. Em segundo lugar, o franchising reduz a necessidade de o franqueador recrutar, selecionar e contratar pessoal, em particular gerentes que sejam capazes de administrar essas novas unidades, muitas vezes geridas pelos próprios franqueados. Por meio do franchising, o franqueador pode, adicionalmente, ingressar em mercados nos quais dificilmente entraria se dependesse de seus recursos próprios, sejam financeiros ou humanos. Para isso, conta com a presença física e o conhecimento do franqueado sobre os hábitos e a cultura da região onde vive e trabalha. ARAÚJO, A. P. B. Franchising. Disponível em <http://www.biblioteca.sebrae.com.br>. Acesso em 17 jul. 2012 (com adaptações). A figura a seguir representa a matriz de componentes do vetor de crescimento, também conhecida como matriz produtos e mercados, de Igor Ansoff. Com base nas informações do texto e do gráfico apresentado, analise as Medidas Essenciais da Perspectiva de Clientes do BSC – Balanced Scorecard. ______________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ 136 ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Nesta unidade procurou-se contribuir significativamente para que você elabore o sistema de indicadores de desempenho o seu novo negócio, para tanto, foi apresentado o modelo de sistema de indicadores proposto por Kaplan e Norton, através do Balanced Scorecard. 137 Uma visão integrada da organização e seus processos, visando a implementação de indicadores de desempenho balanceados. O balanceamento do BSC está centrado em quatro perspectivas básicas: Perspectiva Financeira, de Clientes, de Processos Internos e de Aprendizagem e Crescimento. Foi apresentada a visão estratégica do BSC, onde se destaca a necessidade de transformar a estratégia global da empresa em ações do cotidiano nas operações. Para cada perspectiva devem-se estabelecer os objetivos interligados, para os quais haverá contribuições efetivas, as medidas que devem ser realizadas para o monitoramento dos resultados, neta dimensão, as correspondentes metas a serem atingidas para trilhar o caminho central em busca da consecução dos objetivos e, finalmente, as iniciativas e ações que devem permear o dia-a-dia, na consecução dos procedimentos cotidianos. O desdobramento estratégico foi apresentado de diversas formas, abordando- se como os objetivos estratégicos são desdobrados em objetivos táticos e estes em objetivos operacionais, com a conversão em metas operacionais para a execução do trabalho. Aliados a este desdobramento são definidos indicadores de desempenho para todos os níveis de objetivos e metas, visando estabelecer critérios de medições do desempenho de todas as atividades. Desta forma, obtém-se o primeiro conjunto de indicadores do seu sistema. Visando facilitar o enfrentamento destes desafios, apresentou-se uma metodologia de identificação,análise e solução de problemas, utilizando o PDCA como uma ferramenta que viabiliza a execução, em grupo, do Método de Análise e Solução de Problemas. Conforme o explicado e detalhado o PDCA é dividido em quatro grandes etapas: o Plan, que corresponde ao Planejamento, onde se identifica o problema, observa-se e analisa as suas causas e elabora-se o plano de ação. Em seguida, o DO, a execução, onde se prepara e treina a equipe, bem como os indicadores para a verificação das execuções a serem efetuadas. A etapa CHECK, correspondo ao controle dos procedimentos e resultados da execução, resultando na última etapa, de ACTION, para a tomada de decisões, em função dos resultados, ou seja, ações corretivas para os resultados negativos e ações padronizadoras para os resultados positivos. Foram analisadas cada uma das Perspectivas do Balanced Scorecard, com a apresentação de Indicadores de Desempenho Exemplos, visando a concretização das contribuições para a elaboração do seu Sistema de Indicadores de Desempenho. 138 Finalizando, foi discutido o modelo de excelência da FNQ, bem como as suas considerações sobre Sistema de Indicadores, através de seus Fundamentos e Critérios de Excelência. Novos exemplos de indicadores como contribuição para o seu trabalho. Questão 1. (IFPB/2011 – com adaptações). Uma empresa do ramo de comércio apurou os indicadores a seguir ao término do período de 2010: • Prazo Médio dos Estoques = 80 dias. • Prazo Médio de Cobrança = 90 dias. • Prazo Médio de Pagamento de Compras = 120 dias. Nesse caso, o ciclo financeiro ou de caixa da empresa é de a) +50 dias. b) -50 dias. c) +110 dias. A Alternativa Correta é a A. Justificativa Como se pode verificar na Tabela “Exemplos - Indicadores Financeiros de Acordo Com a FNQ”, apresentada neste LT, a fórmula do Ciclo Financeiro de uma empresa é: Prazo médio de recebimento de vendas, mais prazo médio de renovação de estoques, menos prazo médio do pagamento de compras, ou seja: Ciclo Financeiro = PMRV + PMRE – PMPC, então Ciclo Financeiro = 90 + 80 – 120 Ciclo Financeiro = 50 Dias. 139 Questão 2.8 A gerente da unidade gestora de saúde X de um pequeno município brasileiro defende sua unidade como a mais eficiente das três unidades do município, em termos de motivação de pessoal, pois, durante um ano de registros de faltas e presenças, observou apenas 18 faltas de seus 90 profissionais. A gerente assegura que sua unidade é a melhor no critério “nível de faltas relativo ao número de profissionais”, e a sua referência de comparação é a unidade gestora Y, que conta com 120 profissionais e registrou, no mesmo período, 24 faltas. Os gerentes das unidades Y e Z contestam o argumento da gerente da unidade X, o que se tornou fator de potencial conflito entre gestores. Para esclarecer melhor os fatos, o secretário de saúde fez um levantamento das três unidades gestoras de saúde (X, Y e Z), e observou que foram registradas, entre 350 profissionais, 62 faltas no total. Com base no contexto acima, avalie as seguintes asserções e a relação proposta entre elas. I. A gerente da unidade gestora de saúde X tem razão ao defender sua unidade como a mais eficiente do município. PORQUE II. A unidade gestora de saúde Z tem o mesmo nível de faltas relativo ao número de empregados dessa unidade do que a unidade gestora de saúde Y. A respeito dessas asserções, assinale a opção correta. A. As asserções I e II são proposições verdadeiras e a II é uma justificativa da I. B. As asserções I e II são proposições verdadeiras e a II não é uma justificativa da I. C. A asserção I é uma proposição verdadeira e a II é uma proposição falsa. D. A asserção I é uma proposição falsa e a II é uma proposição verdadeira. E. As asserções I e II são proposições falsas. A Alternativa correta é a E. Justificativas O problema aborda uma avaliação de desempenho de equipe de trabalho feita pelo índice de faltas dos profissionais. Esse índice mede a relação entre o número de faltas e o número de profissionais da unidade, fornecendo como resultado o número de faltas por profissional. O quadro 1 mostra os dados referentes aos números de profissionais e de faltas das unidades X e Y, além dos referentes ao total das três unidades existentes no município. 8Questão 18 – Enade 2012. 140 Quadro 1. Número de profissionais e faltas informados no problema. Unidade X Y Total Número de Profissionais 90 120 350 Número de Faltas 18 24 62 O número de profissionais e o número de faltas da unidade Z são obtidos por meio da diferença entre o total do município e a soma entre X e Y. Com esses valores, é possível construir o quadro 2. Quadro 2. Número de profissionais e faltas das unidades. Unidade X Y Z Número de Profissionais 90 120 140 Número de Faltas 18 24 20 O número de faltas por profissional, de cada unidade, é obtido por meio do quociente entre o número de faltas e o número de profissionais da unidade, cujos valores encontramos no quadro 3. Quadro 3. Número de faltas por profissional de cada unidade. Unidade X Y Z Falta por profissional 5 1 = 90 18 5 1 = 120 24 7 1 = 140 20 Por meio do quadro 3, é possível observar que as unidades X e Y apresentam o mesmo índice, ou seja, uma falta a cada cinco profissionais. A unidade Z tem uma falta a cada sete profissionais, o que lhe confere o menor índice do município. Análise das asserções I – Asserção falsa. JUSTIFICATIVA. Como mostra o quadro 4, a unidade Z é a que apresenta o menor número de faltas por profissional. II – Asserção falsa. JUSTIFICATIVA. O índice de faltas da unidade Z é menor do que o da unidade Y. A unidade Z apresenta uma falta para cada sete profissionais e a unidade Y, uma falta para cada cinco profissionais. 141 REFERÊNCIAS CAMPOS, V. F. Gerenciamento Pelas Diretrizes. Belo Horizonte: FDC, 1996 CERTO, S. Administração Estratégica – Planejamento e Implementação da Estratégia. São Paulo: MAKRON Books, 1993 CERTO, S.; PETER, J.; MARCONDES, R.; E ROUX, A. M. Administração Estratégica. São Paulo, Editora Pearson Prentice Hall, 2001 CHIAVENATO, I.; SAPIRO, A. Planejamento Estratégico – Fundamentos e Aplicações. Rio de Janeiro: Campus, 2004. CHIAVENATO, I. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Elsevier, 2009. _______ . Introdução à teoria geral da administração. 6 ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. CHILD, J. Organização – Princípios e Prática Contemporânea. São Paulo: Saraiva, 2012. COPELAND, T.; KOLLER, T.; MURRIN, J. Avaliação de Empresas – Valuation – Calculando e Gerenciando o Valor da Empresas. São Paulo: MAKRON Books, 2000 COSTA, E. A. Gestão Estratégica. 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