Conceito de organograma RH

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Recursos humanos
Conceito
O organograma é uma representação gráfica da estrutura organizacional, que é o conjunto
de funções, cargos, departamentos, relações e responsabilidades que compõem a organização.
Geralmente, são utilizados quadrados ou retângulos para representar os setores ou cargos
da empresa em um organograma convencional.
A figura 1 é um exemplo de organograma vertical, que é o mais convencional.
(objetos/org-01.png)
Figura 1 – Organograma convencional
É possível observar que, nesse exemplo, o organograma apresenta os departamentos da
empresa. No caso, eles são sete: gerência, produção, fábrica, financeiro, contas a pagar,
operacional e assessoria técnica.
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O organograma completo de uma instituição inclui todos os seus departamentos e cargos.
Empresas grandes terão organogramas extensos. No caso de empresas pequenas, onde muitas
vezes uma única pessoa é responsável por um departamento, um organograma funcional que
retrate todos os cargos que as compõem é suficiente.
Normalmente, utiliza-se o organograma da estrutura organizacional de forma ampla, e o
organograma funcional restringe-se ao RH e à subárea de política salarial e plano de cargos e
salários.
Veja, nas figuras 2 e 3, dois exemplos de organogramas funcionais (com os cargos
organizacionais).
Exemplo 1
(objetos/org-02.png)
Figura 2 – Organograma funcional 1
Exemplo 2
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(objetos/org-03.png)
Figura 3 – Organograma funcional 2
A estrutura organizacional pode ser representada de forma mais detalhada por meio de
funcionogramas, que são representações gráficas das organizações pelas funções existentes
nelas. Por isso, ainda, são diferentes de organogramas funcionais.
Funcionogramas apresentam não só os cargos, mas também as funções desempenhadas
(deveres e responsabilidades de cada setor ou cargo). Veja um exemplo na figura 4.
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(objetos/org-04.png)
Figura 4 – Funcionograma
Fonte: < http://gti.projetointegrador.com.br /~151N154200054/GestaoPessoas.html >
Alguns pesquisadores afirmam que o organograma vertical (a representação gráfica
organizacional mais comum e tradicional) é de origem militar. Assim, ele retrataria uma
hierarquia de poder e de responsabilidade.
Como é possível perceber, a gerência (ou presidência) fica no topo do organograma. São
as caixas mais no alto, pois representam a área que toma as principais decisões organizacionais
e à qual todos os demais departamentos estão subordinados. As caixas mais baixas indicam,
em geral, o nível operacional.
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Veremos outras configurações mais atuais e modernas para representar graficamente as
estruturas organizacionais mais adiante neste material.
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Objetivos do organograma
A representação gráfica da empresa por um organograma é uma forma clara e objetiva de
exibir:
Estrutura dos setores da organização
Processo de tomada de decisão
Estrutura de cargos da organização
Quem deve responder a quem
Cargos que apresentam possibilidades de crescimento
Caminho para os colaboradores investirem em promoção
O organograma de empresa é parte da organização estratégica, pois define hierarquias,
responsabilidades e limites de cada cargo e de cada departamento. Ele descreve e alinha
processos e relações e torna toda a estrutura organizacional transparente.
Cada colaborador precisa saber a quem se reportar sobre suas atividades, dúvidas e
eventuais problemas. Também precisa entender a relação do seu setor com toda a organização.
Isso é tão importante quanto entender a função de cada parte do corpo para entender o seu
funcionamento.
Normalmente, as empresas grandes têm organogramas prontos, enquanto muitas
pequenas nem sequer desenvolvem um. Muitas vezes, estas simplesmente desconhecem a
importância da ferramenta ou não refletem sobre ela.
Na figura 5, há um exemplo de organograma de empresa pequena.
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Figura 5 – Organograma inadequado para uma empresa pequena
Há um erro no organograma da figura 5. Você conseguiria
apontá-lo?
Em empresas familiares e/ou empresas pequenas, é comum que pessoas sejam
responsáveis por atividades que seriam de um departamento inteiro. Então, ao desenvolverem
um organograma, em vez de incluírem o cargo nas caixas, colocam o nome do funcionário.
Como o organograma é uma espécie de fotografia da estrutura da empresa, esse é um erro
gritante. É preciso colocar os cargos e suas atribuições.
Então, um organograma de uma organização de pequeno porte poderia ser o que mostra a
figura 6.
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Figura 6 – Organograma adequado para uma empresa pequena
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Tipos de organogramas
Há diversos tipos de organograma. Cada empresa define sua estrutura de acordo com a
sua estratégia, seus valores e seus princípios.
X
Organograma em barras
No organograma em barras, os cargos são organizados em barras de diferentes
comprimentos, de acordo com a autoridade de cada cargo. É pouco utilizado, já que não
evidencia as relações entre os cargos e setores, restringindo-se apenas ao nível hierárquico.
A figura 13 mostra um exemplo de organograma em barras.
(objetos/org-12.png)
Figura 13 – Organograma em barras
X
Organograma linear de responsabilidade
O organograma linear de responsabilidade, diferentemente da maioria dos modelos,
apresenta uma associação entre os cargos e as respectivas atividades. Adicionalmente, há
uma legenda com símbolos, tornando a disposição mais complexa.
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Este tipo de organograma é adequado para organizações de estrutura formal e rígida,
com clara distribuição de responsabilidades e pouco espaço para inovação e criatividade.
Atividade Diretor Gerente Supervisor Assistente
Aprovar investimento Ø □
Aprovar
procedimento □ Ø
Revisar procedimento ▼ □
Redigir procedimento ▼ Δ
Distribuir
procedimento Δ
Arquivar □ ʘ
Legenda
Executa Δ
Aprova Ø
Participa ▼
Controla □
Elabora ʘ
Tabela 1 – Organograma linear de responsabilidade
X
Organograma matricial
A principal característica da estrutura matricial é a integração das diferentes áreas.
Alguns autores a definem como uma estrutura tradicional e uma solucionadora de
problemas ao mesmo tempo. É bastante utilizada por organizações que trabalham com
projetos, inclusive temporários.
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Figura 11 – Organograma matricial
Nessa estrutura, as unidades-tarefa representadas na figura 11 (gerente-comercial,
gerente de produção e gerente de manutenção) apresentam múltiplas relações. Veja:
Relações com o sistema administrativo(financeiro e RH)
Relações com a gestão (diretor-superintendente)
Relação entre as unidades-tarefa e seus membros
Ao mesmo tempo, pode-se ver a estrutura vertical de organograma.
X
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Organograma circular, ou radial
O organograma circular (ou radial) é um modelo mais atual de representação
organizacional. Demonstra menor preocupação com hierarquias e volta-se para uma
estrutura colaborativa e participativa.
A autoridade, ou a centralidade, do seu funcionamento é indicada pelo elemento no
círculo central. Instituições que escolhem esse tipo de representação, valorizam o trabalho
em grupo, o contato, a horizontalidade e boas relações entre os departamentos. Muitas
vezes, também têm boa relação com a comunidade local.
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Figura 9 – Organograma circular
No organograma circular da figura 9, temos o presidente no círculo central,
demonstrando que a colaboração e a proximidade são mais importantes do que a hierarquia
ou superioridade. Ele não se coloca acima de nenhum outro departamento.
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Figura 10 – Organograma circular centrado no cliente
No organograma circular da figura 10, o cliente ocupa o círculo central, mantendo toda
a organização aberta ao ambiente externo. Essa estrutura demonstra a importância do
cliente para o negócio, assim como a importância de um sistema aberto, que conversa com
o meio e com a comunidade.
X
Organograma vertical
O organograma vertical é o tradicional. Representa organizações e empresas que
privilegiam um modelo administrativo tradicional, hierárquico e, de algum modo, rígido.
Quanto mais acima estão os elementos, maiores são o poder e a responsabilidade deles; e
quanto mais abaixo, mais operacionais e subordinados os elementos são. Eles são ligados
por linhas, que indicam como se dá a comunicação entre os diversos setores.
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(objetos/org-07.png)
Figura 7 – Organograma vertical
X
Organograma funcional
O organograma funcional é aquele que enfoca os cargos, as funções e as relações
funcionais. Visualmente, é semelhante ao modelo vertical.
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Figura 8 – Organograma funcional
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Níveis hierárquicos
A maioria dos modelos de organogramas evidenciam caráter hierárquico em termos de
comando e autoridade, bem como de norma sequencial de comunicação.
Em termos de comunicação, há uma norma chamada de by-pass que elucida que toda
ação ou comunicação deve respeitar a linha de comando.
Exemplo: um colaborador decide encaminhar um problema diretamente para a gerência,
desprezando o supervisor imediato. Esse exemplo é um caso de by-pass ascendente. Entretanto,
ele também pode ser praticado de forma descendente.
Essa estruturação tem as suas próprias características e atende valores e princípios de
diversas organizações. Entretanto, também é carregada de entendimentos e ideias rígidas que
estão em decadência atualmente.
A maioria dos modelos apresentam um formato piramidal, o que revela um afunilamento:
na base da estrutura, encontra-se uma quantidade muito maior de pessoas do que no topo.
Esse modelo de estrutura favorece a concentração de poder em poucas pessoas, as que
supostamente têm maior saber e competência. São essas poucas pessoas que detêm o poder
decisório da organização.
(objetos/fig.png)
Figura 14 – Estrutura organizacional piramidal
Como temos visto ao longo do curso, é uma tendência das organizações bem-sucedidas
considerar e valorizar o recurso vivo e inteligente que são as pessoas que as compõem,
independentemente do cargo delas. O funcionário é cada vez mais considerado um trabalhador
intelectual, que contribui enormemente: ele é capaz de propor melhorias e identificar pontos a
melhorar e oportunidades de inovação.
Além disso, as empresas já não podem se estruturar de modo excessivamente estático e
estável, da maneira dos organogramas convencionais. A configuração horizontal tem sido a
melhor representação para o dinamismo do mercado e as novas relações dentro e fora das
organizações.
As estruturas horizontais sustentam-se na visão atual de que as organizações são
sistemas abertos, que precisam manter relações interdependentes com o ambiente: clientes,
mercado, comunidade, organizações governamentais e meio ambiente.
Por relações interdependentes, compreende-se que cada elemento do sistema depende
dos demais em alguns aspectos; e, em outros, são independentes.
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As trocas entre os elementos do sistema são fundamentais, mas precisam ser
equilibradas. As organizações precisam estar atentas ao impacto que provocam
no meio ambiente, por exemplo. Se produzirem muito lixo e não promoverem
ações para reaproveitar resíduos ou minimizar desperdícios, prejudicarão o meio
ambiente, de que toda a sociedade depende.
As mudanças que ocorrem em uma parte do sistema repercutem sobre as
demais. O governo, por exemplo, ao alterar taxas de impostos, impacta os custos
das organizações. Se a empresa repassar esses custos para o valor dos produtos,
alterará a sua relação com os clientes.
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Figura 15 – Comparação visual entre um sistema aberto e um sistema isolado
Horizontalidade na prática
Vamos conhecer o case da Mercur, que recentemente implementou um organograma
horizontalizado.
A Mercur foi fundada há mais de 90 anos na cidade de Santa Cruz do Sul, no Rio Grande do
Sul. Trata-se de uma fábrica conhecida por produzir borrachas de apagar (de uso escolar e de
escritório) e que também tem um portfólio abrangente e diversificado de outros produtos.
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De acordo com Jorge Hoelzel Neto, conselheiro de administração e facilitador da Mercur, a
instituição apresentava um arranjo tradicional até o ano de 2007; e foi nessa época que se
começou a avaliar uma mudança no modelo de gestão. O objetivo inicial era que ela
permanecesse presente no mercado e se atualizasse. Em vez de se focar no consumo, a
empresa decidiu voltar-se para as pessoas atuantes nela e em desenvolver com elas o que era
necessário para as suas vidas.
Com o auxílio de uma consultoria, começou a trabalhar questões de estruturação da
organização com foco na sustentabilidade. O objetivo de desenvolver a organização em termos
de sustentabilidade evoluiu para concepções mais abrangentes do que significa ser sustentável:
o âmbito humano, social e ambiental. Nesse movimento, a organização percebeu que precisava
unir as pessoas para construir soluções, e, no modelo hierárquico tradicional com diretores,
gerentes, supervisores, não havia conversas: o que imperavam eram ordens. Foi a partir desse
insight que se iniciou o processo de mudança para uma gestão mais horizontal.
Nesse processo, foi necessário reinventar a missão, a visão e os valores da empresa. Eles
passaram a ser considerados como ultrapassados, o que tornou indispensável sua atualização.
Os novos princípios, além de contemplaremquestões de cuidado com o meio ambiente,
definiram a importância do trabalho em equipe, da potencialização da colaboração (no lugar da
competitividade), do aprendizado e da educação. Passou-se a valorizar as trocas entre as
pessoas, em oposição ao distanciamento de figuras de poder, como os gerentes e supervisores.
Percebeu-se que todas as pessoas da organização tinham muito a colaborar e que precisavam
ter espaço para se expressarem, o que não ocorria no modelo hierarquizado.
Desafios para a organização continuam a existir: modificações constantes no mercado,
competição com outras empresas, crises econômicas. Contudo, ela passou a unir esforços entre
todas as pessoas que a formam para pensar e resolver os problemas e as dificuldades. As
decisões passaram a requerer mais tempo para serem tomadas, uma vez que envolvem um
número maior de pessoas. Entretanto, conforme relata Jorge Hoelzel Neto, as decisões
passaram a ser muito mais consistentes e fortes.
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Figura 16 – Estrutura organizacional da Mercur após as mudanças
Fonte: <https://periodicos.ufsm.br/ reaufsm/article/viewFile/ 16352/pdf>.
O organograma da Mercur, após o processo de reestruturação, aponta que, em cada uma
das áreas da organização, há colegiados. Colegiados são os grupos multidisciplinares de
coordenação, em substituição aos tradicionais cargos de gerência e supervisão.
A estrutura em teia ou rede dessas áreas é nova nas empresas, demonstrando a não
hierarquização e colocando todos os elementos em contato e em permanente troca. A área de
facilitação é composta pelos diretores da organização e pelos colegiados e, como o seu próprio
nome diz, tem como objetivo facilitar os processos e o funcionamento de toda a organização.
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Esses dois aspectos (a facilitação, com os colegiados, e a estrutura em teia das áreas) são
os pontos diferenciais da mudança estrutural da Mercur.
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Fluxogramas
Fluxogramas são bastante utilizados para mapear o fluxo de atividades e de processos nas
organizações. São mapas que mostram a sequência do que deve ser feito.
A figura 17 mostra um exemplo de um fluxograma de uma pizzaria.
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Figura 17 – Exemplo de fluxograma
Nesse exemplo de fluxograma da pizzaria, há um mapa detalhado de como registrar um
pedido de pizza, desde atender o telefone, recebendo o pedido do cliente, até fechar o pedido e
receber o pagamento.
Normalmente, à medida que uma organização cresce, é necessário desenvolver
fluxogramas para os seus processos nas mais diferentes áreas. Muitas vezes, quando apenas
uma pessoa desempenha todas as atividades que seriam de um setor, caso ela venha a faltar,
nenhuma outra pessoa sabe executar as atividades. Isso pode gerar inúmeros problemas. Então,
o mais adequado é que se tenha um fluxograma das atividades e dos processos de todos os
cargos das empresas, por organização e padronização, a fim de evitar possíveis problemas.
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Aprenda a fazer um organograma
Como técnico em RH, você pode ser solicitado a elaborar, sob supervisão, um
organograma de funções, assim como mapas ou fluxogramas de atividades e/ou processos.
É possível fazer um organograma em um editor de texto como o Microsoft Word, por
exemplo. Vamos ver como?
1. Abra um documento no Word. Clique em Inserir e depois procure pelo ícone SmartArt, em Ilustrações. 2.
Quando você clicar em SmartArt, a janela Escolher Elemento Gráfico SmartArt será aberta. Há diversas opções
no menu à esquerda. Selecione Hierarquia, escolha o leiaute do organograma de que você precisa e clique em
OK. 3. Você deverá digitar os cargos ou setores para cada retângulo. Para isso, basta clicar em cada um dos
deles e inserir o texto. Você também pode utilizar a janela Digite seu texto aqui, que aparece junto ao
organograma. 4. É possível adicionar retângulos em qualquer parte do organograma. - Selecione o retângulo
perto do qual você precisa inserir outro retângulo. - Verifique na parte superior do documento a opção
Ferramentas SmartArt e clique na aba Design. - Escolha, em seguida, a opção Adicionar forma e escolha a
localização. 5. Você pode modificar a forma do organograma. Para isso, selecione o organograma e, em
Ferramentas SmartArt, clique em Design. Na opção Layouts, escolha outro formato. 6. Na aba Design
(acessando Ferramentas de SmartArt, na parte superior do documento), é possível alterar as cores. Clique em
Alterar cores. Você pode ainda modificar o estilo do organograma, em Estilo de SmartArt (utilize as setas à
direita para verificar as opções). Há, inclusive, modelos em 3D.
Para fazer um fluxograma, você pode utilizar o recurso SmarArt do Word, como para a
construção de organogramas. Neste caso, siga o passo 1 e, no passo 2, escolha Processo em
vez de Hierarquia. As demais opções são semelhantes à da construção do organograma.
Organogramas e fluxogramas são ferramentas importantes para a gestão das
organizações. O profissional de RH deve conhecer essas ferramentas para desempenhar com
propriedade as suas atribuições.
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