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81 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Unidade II 5 Novos usos de TI Nas orgaNIzações 5.1 Internet versus intranet versus extranet Internet: rede mundial de computadores criada ao final da Segunda Grande Guerra pelos militares americanos para prover as comunicações com os batalhões, aproveitando a infraestrutura pública de comunicação (telefônica) disponível no caso de uma guerra e de destruição gigantesca. Nos anos 70, adentrou as empresas por intermédio dos mainframes e, nos anos 1980, as universidades, para se interligarem. No início, havia os mainframes, e somente nos anos 1990 utilizaram-se microcomputadores e linhas telefônicas discadas. Chega ao Brasil em 1992, no formato textual, pelo BBS (Bouletin Board System – sistema de quadro de recados), que era um provedor remoto para acesso, que conectava a internet, pegava a informação e a disponibilizava em quadros. Em 1995, pela interface gráfica (mais conhecida) e também por acesso via banda larga, com provedores de acesso e de conteúdo, o governo brasileiro liberou o acesso direto aos conteúdos da rede. Intranet: uma rede interna (local), com as características da internet, mas utilizada dentro de uma empresa (domínio), em que os departamentos comunicam-se por meio de home-pages e e-mails, utilizando infraestrutura própria de rede e HW rede. Extranet: uma rede interligando as unidades de uma empresa (matriz e filiais) que estão em locais diferentes, utilizando os conceitos e infraestrutura pública de comunicações. Redes Privadas Virtuais (VPNs): um sistema de mais segurança para criar intranets e extranets. Uma rede privada virtual segura utiliza a internet – uma rede pública –, como sua principal rede de distribuição, mas se apoia nos firewalls e em outros dispositivos de segurança em suas conexões de internet e de intranet. Exemplo: uma Rede Privada Virtual (VPN) permite a uma empresa utilizar a internet para criar intranets seguras e conectar os escritórios de suas filiais distantes e suas fábricas e extranets seguras entre ela e seus clientes e fornecedores. 5.2 Qualidade e segurança da informação Qualidade é um conceito que se constrói, que se faz com qualidade; daí colhemos confiabilidade e integridade da informação, que, conjuntamente com a segurança da informação, representa hoje um dos maiores investimentos e maior preocupação das organizações em relação à infraestrutura de TI. Uma vez que se utilizam conexões com o mundo e não se deve perder o controle de disseminar o acesso às informações, deve-se adotar políticas definidas de segurança e privacidade, bem como métodos de backup e níveis de acesso seguros, com biometria e encriptação de dados, buscando o sigilo das informações corporativas da organização. 82 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II Existem diversos métodos e políticas para serem implantados nas empresas. Salientamos, então, que o treinamento e a consciência dos profissionais envolvidos devem ser continuamente estimulados para se alcançar níveis seguros e satisfatórios na organização. Veja na ilustração as metodologias utilizadas na segurança da informação: Defesas de vírus Criptografia Defesas de vírus Defesas de vírus Defesas contra negação de serviço Figura 29 – Metodologias para segurança da informação Veja alguns exemplos de medidas de segurança: • Firewall: porta de fogo virtual formada por computadores, processadores de comunicações e software, que protegem as redes de computadores de invasão, filtrando todo o movimento na rede e atuando como um ponto seguro de transferência para acesso a outras redes. Um firewall de rede é um equipamento, um hardware, ou um programa de computador, ou, nesse caso, um software. É o mais usado para proteger as redes de computadores contra a invasão de programas maliciosos e vírus, bem como invasões de pessoas não autorizadas, oferecendo um acesso seguro aos usuários e a outras redes, ou seja, promove a filtragem de conteúdos, acessos e pessoas que possuem permissão para interagir na rede de forma interna bem como externa, permitindo somente o acesso a autorizados. • Defesas de vírus ou antivírus: muitas companhias defendem-se contra a disseminação de vírus centralizando a distribuição e a atualização de software antivírus. A escolha entre um software atualizado, tanto gratuito como pago, depende, principalmente, da necessidade de cada empresa, mas o importante é a política de atualização e método de utilização no que se refere a submeter os arquivos para análise e prospecção de vírus. • Criptografia: é um algoritmo que protege os dados mediante um embaralhamento e mascaramento das informações de maneira que se os dados forem roubados torna- se impossível a leitura ou decodificação. Estes são transmitidos mediante pacotes de segurança e identificação. O acesso é dado por intermédio de senhas que possibilitam o desembaralhamento dos dados. • Defesa contra negação de serviço: a negação de serviço é uma tática de paralisar ou entupir um sistema por meio do servidor que recebe diversos pedidos de informação. Para se defender disso, 83 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação o pessoal de TI deve, por segurança, determinar regras e impor políticas de segurança para impedir a infiltração de programas destrutivos como vírus, a exemplo o Cavalo de Troia; monitorar e bloquear tráfegos e instalar programas de detecção de invasão e roteadores múltiplos de entrada e saída para deter ou reduzir os pontos das obstruções. • Monitoramento de e-mail: prática muito discutida nas organizações devido à questão de violação da privacidade do funcionário versus o uso dos recursos e equipamentos do empregador. Sendo o e-mail a avenida favorita para o ataque de hackers na disseminação de vírus ou invasão de redes de computadores, oferece preocupação quanto ao envio e recebimento de material sigiloso, ilegal e pessoal, o que na visão corporativa é suficiente para o controle e monitoramento de acessos, leitura de todos os e-mails (enviados e recebidos), tanto particulares como corporativos, manipulados no horário comercial e no estabelecimento em que se presta o trabalho. Na Era da Informação, a importância dos dados é uma característica fundamental para os sistemas de informação. Muitas empresas não dão a devida importância a esse fator até o primeiro acidente causar algum prejuízo considerável. Então, todas as vantagens que os dispositivos de hardware, software e telecomunicação proporcionaram podem se transformar em tremendas perdas quando se despreza o elemento mais básico, que é o dado. Um computador pode ser usado tanto para promover benefícios como malefícios para uma empresa e para a sociedade como um todo. O uso de tecnologias da informação que são utilizadas na infraestrutura de comércio eletrônico apresentam diversos riscos à segurança dos dados e informações, que suscita questões éticas e afeta a sociedade fortemente causando impactos em nossas relações de consumo. É importante que esses assuntos sejam do conhecimento de todos os profissionais de negócios para minimizar os efeitos prejudiciais dos sistemas computadorizados tanto individuais quanto em grandes redes conectadas à internet. Os criminosos eletrônicos constituem uma nova geração mais ousada e criativa. Com a utilização cada vez maior da internet, os crimes cometidos por intermédio do computador estão se tornando globais. A facilidade que as ferramentas da Tecnologia da Informação proporcionam no armazenamento, recuperação e utilização dos dados pode ter um efeito negativo sobre os direitos individuais de privacidade. Ao usar a internet, existe uma falsa sensação de anonimato, que é sabida pelousuário bem instruído quanto à rede. Justamente por ser uma novidade, a Tecnologia da Informação tem levantado algumas questões éticas e de privacidade que estão sendo debatidas pelas autoridades devido a certas controvérsias. Vejamos. • Violação da privacidade (intimidade eletrônica): as empresas podem ter acesso às conversas eletrônicas particulares e por e-mail ou realizar a coleta e compartilhamento de informações sobre indivíduos sem ou com prévio conhecimento ou consentimento, matéria já existente na jurisprudência brasileira, mesmo com a alegação de alguns causídicos de que é necessária a informação declarada por escrito ou formalmente informada por voz. • Arquivos pessoais não autorizados (armazenados nos discos dos computadores): são ações preventivas (como a proibição de instalação de arquivos e programas sem a autorização da 84 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II empresa), devido à instalação de software denominado malware (programas espiões) que consegue obter números de telefones, senhas, números de cartões de crédito, endereços de e-mails e outras informações pessoais de maneira indevida, como perfis de clientes e fornecedores. • Monitoramento de computadores (ligados nas redes LAN e WAN): utiliza-se a tecnologia para monitorar conversações via computador, mensagens instantâneas, produtividade de funcionários ou localização de pessoas. • Cruzamento de informações das bases de dados: refere-se à obtenção de informações de clientes em diversas fontes, sem autorização, e à criação de perfis destinados à venda de informações cadastrais e pessoais a corretores de informação, por meio de spam (spiced ham – presunto fatiado), ou seja, mensagem eletrônica enviada em massa para milhões de contas de e-mail sem solicitação ou para outras organizações para comercializar serviços empresariais. • Recursos de proteção à privacidade do usuário: constituem-se pelos mecanismos de acesso por senhas, pela criptografia, pelos reendereçadores anônimos, pelo antispam e antivírus. Devem ser obrigatoriamente utilizados pelos usuários corporativos e pessoais de redes baseadas principalmente em internet. • Monitorar/censurar: um assunto ético envolve os direitos pessoais, sociais e corporativos no que tange a expressão de opiniões e a publicação de mensagens, com ou sem intenção de provocar reações hostis dentro de um determinado contexto de discussão. Incluem-se direitos autorais, pornografia e outras questões polêmicas, que as empresas e o governo propõem-se a monitorar e censurar. Mesmo esse ato sendo contrário à filosofia da internet e aviltar os direitos individuais à censura, vem se mostrando eficiente contra os crimes no ambiente virtual. A propósito do controle de quem, quando e o que se manipula na internet, podemos, na mesma linha de discussão, refletir sobre casos opostos desse cerceamento: a censura total que governos, como da China e alguns países islâmicos, realizam na internet sobre os direitos dos indivíduos, forma amplamente execrada pela comunidade mundial e opinião pública. O cyber roubo ou cyber crime (o crime realizado com o uso de microcomputador, que é uma ameaça crescente ao comércio eletrônico) é, hoje, uma das formas mais ousadas e criativas de se praticar delitos visando a lesar pessoas físicas ou grandes instituições. Um criminoso na Nova Zelândia pode furtar dinheiro de alguém na Europa por meio de negócios escusos ou ilícitos na internet. Independentemente de a imagem ser violenta ou não, o crime por computador difere dos demais apenas por a arma ser a tecnologia da informação. Esse tipo de crime é muito difícil de combater devido à sua forma e natureza. Alguns criminosos afirmam fazê-lo simplesmente pelo desafio, e não pelo dinheiro. Dentre os crimes, destacam-se: deleção de arquivos de dados, acesso a dados pessoais, modificação de informações, manipulação de hardware e software, utilização de recursos de rede e veiculação de informações sem autorização. As principais categorias de crimes eletrônicos incluem: • invasão de computadores e sistemas: indivíduos denominados de hacker e cracker (decifradores) invadem o computador e modificam os programas – softwares, assim como alteram, apagam ou destroem informações. Como exemplo disso, temos o spoofing que é a subversão de sistemas mascarando os pacotes IP, ou seja, utilizam-se endereços de remetentes falsificados, os Cavalos de 85 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Troia, as bombas lógicas, a negação de serviços e os scans (programas para roubar senhas, acessar ou roubar arquivos de rede, assim como para sobrecarregar e derrubar sistemas de computador, web sites, danificar ou invalidar dados e programas); • uso não autorizado do computador da empresa: refere-se ao uso não permitido pelo empregador, a utilizar o computador, sem autorização, para aquilo que não compreende as atividades comerciais relevantes ao desempenho profissional. Pesquisas nos Estados Unidos sugerem que 90% dos trabalhadores admitem utilizar recursos de trabalho para uso pessoal, como impressões de documentos particulares e acesso à internet. Indicam ainda que funcionários descontentes que desejam se vingar da organização danificam as bases de dados ou sabotam sistemas de segurança por divulgar senhas fortes para invasores externos; • pirataria de software e na internet: é a cópia não autorizada de software, uma violação das leis de direitos autorais. Na internet, a pirataria envolve o acesso obtido de forma ilegal às informações e aos serviços que são cobrados e de uso exclusivo dos clientes. Em ambos os casos, os prejuízos refletem desde sobre a remuneração das categorias e empresas envolvidas na indústria de informática, os direitos autorais e a evasão de milhões de dólares em impostos, à cadeia produtiva dos prestadores de serviço; • vírus de computador: é um software inteligente, que, inserido em outro programa ou no computador infectado (de forma imperceptível), pode disseminar rotinas destrutivas de dados e informações nas memórias, discos rígidos e outros dispositivos de armazenamento. É importante e indispensável o uso de programas antivírus, visando a reduzir ou minimizar os efeitos prejudiciais disso. Outra característica desse tipo de programa é a grande capacidade de se autocopiarem para outros arquivos em dispositivos que são enviados pela rede e contaminam o destinatário; • Denial of Service (DoS) ou negação de serviço: é uma tentativa de tornar os recursos de sistemas indisponíveis para seus usuários. Seu efeito é ocupar o servidor que possui o web site com muitos pedidos de informação até obstruir totalmente o sistema, reduzindo o desempenho ou mesmo travando o site com excesso de acessos; • scan: é a varredura ou pesquisa sites na internet para descobrir tipos de computadores, serviços e conexões. Dessa forma, criminosos podem tirar vantagem de fraquezas de um hardware ou software; • packet sniffer ou somente sniffer: analisador de rede, analisador de protocolo, Ethernet sniffer em redes do padrão Ethernet ou, ainda, wireless sniffer em redes wireless. Softwares que, de modo disfarçado, procuram pacotes de dados transmitidos na internet, capturando senhas de acesso ou conteúdos completos; são conhecidos como farejadores de senhas; • falsificação de um pacote: a cada pacote enviado é geralmente associada uma resposta (do protocolo da camada superior), e esta é enviada pelo atacante à vítima; não se pode ter conhecimento do resultado exato das suas ações, mas apenas uma previsão; • spoofing: técnica de mascarar ou disfarçar um endereço de e-mail ou página da web, para enganar usuários por meio de imagens falsas de bancos, correios e empresas, ludibriando o usuário a entregarsuas informações como senhas de acesso, números de cartão de crédito e demais dados pessoais, configurando fraude e estelionato; 86 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II • Trojan Horse ou Cavalo de Troia: é um programa que age como na história grega do cavalo de Troia. Ele entra no computador e libera uma porta para uma possível invasão. O artifício utilizado é apresentar instruções específicas que exploram uma vulnerabilidade do software instalado no computador; • back door (porta dos fundos): é uma falha de segurança que pode existir em um programa de computador ou sistema operacional, que pode permitir a invasão do sistema por um cracker para que ele possa obter um total controle da máquina. Por medida de segurança, em programação, sempre deixamos uma porta aberta nos “fundos de um programa”, na qual, se um vírus for detectado pelo antivírus, o invasor tenta uma reentrada por essa porta, tentando não ser reconhecido; • applet prejudicial: um software minúsculo que é executado no contexto de outro aplicativo; por exemplo, dentro do navegador de internet (o browser). Normalmente escrito em Java, modifica os recursos de seu computador, os arquivos no disco rígido, enviam e-mails falsos ou roubam senhas; • Quebrador de senhas: software que pode descobrir o conteúdo das senhas. As ameaças vêm crescendo numa proporção geométrica, à medida que as pessoas se comunicam pela internet, enviando, recebendo e compartilhando programas, e-mails, arquivos ou acessando sites piratas. Ainda, a melhor forma de proteger o computador de todo tipo de vírus ou malware é instalando um completo programa antivírus com atualização constante, se possível diária. Lembrete O malware (malicious software) é um software destinado a infiltrar em um sistema de computador alheio de forma ilícita, com o intuito de causar algum dano ou roubar informações (confidenciais ou não). Assim, algumas medidas quanto ao resguardo das informações de uma pessoa ou organização no uso da tecnologia da informação podem envolver a segurança dos registros da empresa, do local de trabalho que mantém ou de onde acessam os dados, uso do correio eletrônico pelos funcionários e sua privacidade. Por isso, criaram-se sistemas de controle de acesso – dispositivos de hardware e/ou software que permitem definir o que pode ou não entrar e sair dos computadores. Cabe aos gestores das empresas zelar pela segurança, qualidade e desempenho de seus sistemas computadorizados. Os recursos da empresa devem ser protegidos, pois seu valor, muitas vezes, não é identificado enquanto em uso, mas é fruto de investimentos elevadíssimos. A meta da administração de segurança é assegurar com precisão e integridade todos os processos e recursos relacionados à TI. Existem muitas medidas de segurança necessárias, destacando-se: criptocrafia e firewalls. 87 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Lembrete A criptografia é o embaralhamento de informações (números de cartões de crédito, senhas, números de contas correntes etc.) como forma de proteger dados que são transmitidos pela internet, intranets ou extranets. Firewall ou parede de fogo é um software específico ou hardware dedicado a proteger um computador em rede contra invasões de pessoas não autorizadas na rede. Funciona como um porteiro que filtra as conexões e solicitações externas para validá-las quando regulares. Existem diversas outras medidas de segurança que podem ser utilizadas na proteção dos recursos de rede: • Login e senhas: combinações de letras e números com relação a um usuário (login) são utilizadas para controlar o acesso e uso dos recursos da TI, evitando roubos e uso indevido ou impróprio da rede, arquivos e programas. Somente a usuários cadastrados e com senhas, que também podem ser criptografadas, são permitidos determinados acessos. Temos o uso cartões inteligentes (smart cards) para a geração de números aleatórios a serem somados à senha ou o complemento de mais um nível de segurança ou o uso de Tokem, equipamento gerador de senhas para garantir o acesso aos sistemas. • Backup ou cópias de segurança: o processo mais importante na preservação de arquivos é a duplicação destes mediante cópias de segurança. Esta é uma importante medida para a preservação de dados. A tática de guardar por períodos permite que as cópias sejam utilizadas para reconstruir os arquivos atuais. Estes podem ser armazenados fora da empresa, para que, em caso de algum desastre ou pane nos computadores originais, possam ser recuperados. • Log de acessibilidade: diz respeito aos programas de monitoramento de uso de sistemas e usuários em redes de computador, protegendo-as do acesso de usuários não autorizados, de fraudes e destruição. São usados para coletar estatísticas sobre qualquer tentativa de uso indevido. • Filtros de conteúdo: são softwares que controlam o uso de hardware, software e recursos de dados do computador. • Segurança biométrica: é o controle de acessos e utilização com dispositivos de detecção como reconhecimento de voz, identificação de digitais, íris dos olhos, características do formato facial, de modo que somente o portador das características gravadas tenha o acesso aos dispositivos, equipamentos, sistemas, softwares e locais da TI. Estamos na Era da Informação, e a importância da segurança dos dados torna-se uma preocupação das empresas, em relação à proteção de seus investimentos e ativos intangíveis. No entanto, algumas organizações não dão a devida atenção a esses recursos até que uma ocorrência propicie custos, perda de oportunidades e recursos inativos tornem-se uma realidade. É, então, que as medidas corretas são providenciadas. 88 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II Não se pode esquecer de que os sistemas de computador estão sujeitos a diversas razões de falha, como queda de energia e conexão, mau funcionamento de circuitos eletrônicos, erros de programação ocultos, erro de operador, raios que caem sobre torres de telecomunicação e vandalismo eletrônico. Assim, medidas devem ser comumente adotadas para minimizar os efeitos e falhas do computador; por exemplo, os planos de contingência para manter a infraestrutura no ar, sistemas redundantes e espelhamento de servidores. Desastres naturais (raios e inundações) e artificiais (rompimento de cabos de conexão de rede LAN, MAN e WAN) podem interromper completamente o funcionamento dos sistemas de uma empresa. A perda de algumas horas de processamento podem acarretar prejuízos (em bancos comerciais) ou significar desastres (especialmente quanto a hospitais e controles de tráfego aéreo). Para evitar tais eventos, desenvolvem-se políticas e procedimentos para recuperação de desastres, formalizando um plano de recuperação de desastres, que descreve: • a equipe de funcionários preparados para a recuperação do desastre e quais serão suas obrigações; • os substitutos de hardware, software e instalações a serem implantados; • as aplicações que serão processadas por tratarem de missão crítica; • o local alternativo de instalações de base de trabalho provisória para a recuperação do desastre; • a contratação de provedores de hospedagem externos para armazenamento e disponibilidade imediata dos sistemas e bancos de dados. Nenhum sistema é 100% seguro, e por isso a segurança é imposta para minimizar os prejuízos que a empresa pode ter com as paralisações inesperadas, com o furto de dados sigilosos e de clientes, transferências de valores não autorizadas. Uma política de segurança das informações da empresa deve ser adotada levando-se em conta que ela é necessária em todo e qualquer computador que possibilite ou não acesso a redesexternas, como a internet. A necessidade dessa política de segurança explica-se pelo alto grau de dependência que algumas organizações têm de seus sistemas e da infraestrutura de serviços montada sobre dispositivos da TI. O impacto da Tecnologia da Informação sobre o emprego e a geração de novos profissionais, sobre as oportunidades, é uma preocupação ética importante para a sociedade. Embora os computadores tenham eliminado tarefas monótonas ou desprezíveis no escritório, melhorando, por isso, a qualidade de trabalho, eles também tornaram algumas tarefas repetitivas e rotineiras. 5.2.1 A extinção de algumas funções de trabalho nas organizações A Tecnologia da Informação criou novos empregos e ampliou a produtividade, mas também causou uma redução significativa de alguns tipos de oportunidades de trabalho de baixa especialização, especialmente dentro das indústrias. 89 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Muitas organizações estimulam o uso responsável dos sistemas de informação e, para tanto, têm desenvolvido códigos de ética. As questões éticas são as que tratam daquilo que, em geral, é considerado certo ou errado. Sob o ponto de vista da ética, ela é o “contrato tradicional”, que formaliza as responsabilidades do negócio para com seus acionistas e proprietários. Porém, de acordo com outro ponto de vista, o do “contrato social” do negócio, os empresários são responsáveis e respondem perante a sociedade. Independentemente do modelo de suas operações, os empresários podem adotar uma ou ambas as filosofias. 5.2.2 Privacidade e internet Afirma-se que não há privacidade na internet e que as pessoas devem saber dos riscos que correm por conta disso. Vender informações pode ser tão lucrativo, que muitas empresas continuarão a obter, armazenar e a vender os dados que coletam de seus clientes, empregados, fornecedores e outros. A sociedade moderna não está preparada ou não sabe como lidar com os efeitos negativos sobre a individualidade das pessoas. Os sistemas de informação padronizam, frequentemente de forma rígida, os procedimentos detalhados, o que pode ser visto como incompatível com os ideais humanos e a necessidade de tratamento personalizado. Devido a isso, o extenso uso de computadores e da internet levou ao desenvolvimento de sistemas de informação personalizados e voltados às pessoas. 5.2.3 Privacidade no trabalho Alguns especialistas acreditam num choque de interesses entre os trabalhadores que desejam manter sua privacidade e as empresas que exigem mais informações sobre seus empregados. Recentemente, questões envolvendo empresas que monitoram seus empregados têm provocado polêmica à medida que, muitas vezes, os trabalhadores acham que estão sendo monitorados por meio da Tecnologia da Informação. Esses sistemas de monitoramento vinculam-se diretamente às estações de trabalho e a programas de computador especializados que acompanham a digitação do usuário. Privacidade do correio eletrônico: o e-mail (eletronic mail) suscita questões sobre a privacidade, uma vez que o empregador pode monitorar as mensagens eletrônicas enviadas e recebidas pelos funcionários. Além disso, as mensagens apagadas dos discos rígidos, em alguns casos, podem ser recuperadas e utilizadas em processos judiciais. Além disso, o uso do e-mail entre funcionários públicos pode violar as leis regulatórias. Existem Leis que preveem e aplicam, a muitas agências e autarquias, regulamentando impedindo que funcionários tenham acesso exclusivo a assuntos que afetem o estado ou local de atuação. Segundo O´Brien (2007), a ética nos negócios diz respeito às numerosas questões éticas que os gerentes das empresas devem enfrentar como parte de suas decisões cotidianas. Incluem-se nesses pontos a privacidade do funcionário e do cliente, a proteção das informações da empresa, a segurança do local de trabalho, a honestidade nas práticas de negócios e a equidade nas políticas empresariais. Como os gerentes podem tomar decisões éticas quando confrontados com muitos desses assuntos controversos? Os gerentes e outros profissionais de nível semelhante devem utilizar princípios éticos 90 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II para avaliar os danos ou riscos potenciais no uso de tecnologias de e-business. Princípios éticos para uma utilização responsável da TI incluem: • Proporcionalidade: o bem alcançado pela tecnologia deve compensar qualquer dano ou risco em seu uso. • Consentimento com informação: os afetados pela tecnologia devem compreender e aceitar os riscos associados com aquele uso. • Justiça: os benefícios e ônus da tecnologia devem ser distribuídos de modo imparcial. • Risco minimizado: à medida que cada risco é considerado aceitável pelas três diretrizes precedentes, tecnologias devem ser implementadas para eliminá-lo. Estes são princípios norteadores que podem ser utilizados pelos gerentes e usuários ao traçarem sua conduta ética. Entretanto, padrões mais específicos de conduta são necessários para controlar o uso ético da tecnologia da informação. A Association of Information Technology Professionals (AITP1) fornece as seguintes diretrizes para a formação de um usuário final responsável: • Agir com integridade, evitar conflitos de interesse e garantir que seu empregador esteja ciente de quaisquer conflitos potenciais. • Proteger a privacidade e a confidencialidade de qualquer informação que lhe seja confiada. • Não falsear ou reter informações que sejam pertinentes a uma situação. • Não tentar utilizar os recursos de um empregador para ganhos pessoais ou para qualquer propósito sem a devida aprovação. • Não explorar a fragilidade de um sistema de computador para ganho ou satisfação pessoais. • Melhorar a saúde, a privacidade e o bem-estar geral do público. 5.2.4 Preocupações com a saúde dos usuários O uso intenso de computadores está relacionado a cansaço visual, a lesões nos músculos do braço e do pescoço e à exposição de radiação. A leitura da tela do computador pode se tornar difícil, em função de problemas de brilho e contraste, levando ao cansaço dos olhos. Mesas e cadeiras também podem ser desconfortáveis, levando a uma postura inadequada e causando doenças ou problemas no longo prazo. Os mais comuns relacionam-se à desordem de movimento repetitivo, causada pelo trabalho com o teclado dos computadores e com outros equipamentos. Distúrbio Osteomuscular Relacionado ao Trabalho (DORT) é uma denominação, mas, na realidade, entre os nomes, talvez o mais correto tecnicamente seja o de Síndrome da Dor Regional. Contudo, como o nome Lesão por Esforço Repetitivo (LER) tornou-se comum e até popular, é a adotada no Brasil, e representa exatamente aquilo de que se trata esse distúrbio, pois relaciona sempre tais manifestações com certas atividades no trabalho. 1 Disponível em: <http://www.aitp.org>. Acesso em: 16 jul. 2012. 91 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação O estudo do projeto e do posicionamento dos computadores é conhecido como ergonomia e sugere algumas abordagens para reduzir esses problemas. O objetivo é projetar ambientes de trabalho saudáveis, seguros, confortáveis e agradáveis para o trabalho das pessoas, aumentando, assim, o bem-estar e a produtividade do funcionário. A ergonomia examina três importantes fatores no local de trabalho: • as ferramentas utilizadas pelo trabalhador; por exemplo, as telas e as interfaces humanas do computador etc.; • o ambiente de trabalho; por exemplo, iluminação, superfícies de trabalho, clima etc.; • o conteúdo e o contexto do trabalho; por exemplo, características da tarefa, mudança de atividade, paradas para descanso etc. A ergonomia,ou human factors (fatores humanos), ou human factors ergonomics (fatores humanos e ergonomia), expressões pelas quais é conhecida internacionalmente, é a disciplina científica relacionada ao entendimento das interações entre seres humanos e outros elementos de um sistema, e também é a profissão que aplica teoria, princípios, dados e métodos em projetos para o bem-estar humano e o desempenho geral de um sistema. Esta é a definição adotada pela Associação Internacional de Ergonomia (International Ergonomics Association – IEA) em 2000. Além das medidas adotadas pelas empresas, o trabalhador pode reduzir a LER e desenvolver um ambiente de trabalho mais agradável se considerar alguns aspectos: 1. manter uma boa postura, posicionamento e bons hábitos de trabalho; 2. ficar atento a dores ou desconfortos quando se executa determinada tarefa; 3. praticar exercícios físicos de alongamento e fortalecimento dos músculos; 4. manter boa iluminação do ambiente de trabalho; e 5. fazer paradas regulares após cada período de trabalho, bem como mudança da posição do corpo. 5.3 Planejamento executivo da Informação e Plano diretor de Informática 5.3.1 Planejamento Executivo da Informação (PEI) É o desdobramento da Estratégia Corporativa da Empresa e é vital para a sobrevivência da organização, pois advém da análise do planejamento estratégico da informação, em linha com a Visão Corporativa Organizacional. Atualmente vivemos a revolução da Era da Informação com “avalanches” de novas tecnologias em hardware e software que acarretam transformações em nossos hábitos e maneiras de trabalhar e encarar o mundo, conduzir os negócios e administrar empresas, realizar compras em meio virtual e real. Alguns pensadores, como Alvin Toffeler e John Nash, vem nos alertando para essa nova realidade. 92 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II É comum o pensamento desde o presidente de uma organização até ao operário, quanto a uma administração eficaz e competitiva em todos os mercados e áreas de uma organização (Financeira, RH, Marketing etc.). Contudo, a área da Informação recebe pouca ou nenhuma preocupação, quando é ela que interfere em todas as outras e, por conseguinte, nos resultados da empresa. Destacam-se nesse contexto novas figuras como o Analista de Negócios e o Administrador de Informação, profissionais dedicados a suprir e administrar o fluxo de informação para que a empresa possa operar as novas exigências do mercado global e de um nível maior de competitividade e eficácia. Quem quiser se manter no mercado precisa ter, sempre mais, a informação certa na hora certa, e isso reflete diretamente na administração dos sistemas de informação, que ainda convivem em certa desordem que nos deixa claro a necessidade da atuação dos profissionais de TI. Portanto, em linhas gerais, para se ter os resultados esperados e em linha com as mais modernas técnicas de administração, funcionando com agilidade e eficiência, a área da Informação deve estar inserida dentro de um planejamento estratégico bem estruturado, definindo com precisão suas metas, objetivos, os meios para atingir os prazos exequíveis e ganhos concretos. O planejamento estratégico da informação proporciona às empresas a viabilização de sua administração com eficácia e produtividade, mediante a revelação pontual das informações necessárias e relevantes ao processo decisório. 5.3.2 Plano Diretor de Informática (PDI) O Plano Diretor de Informática é um documento derivado do Planejamento Estratégico da Infraestrutura da Informação. Com ele, a partir da análise do parque instalado e da situação encontrada com relação à informatização de uma empresa, estabelece-se um exame quantitativo e qualitativo desta, que, cruzado com as necessidades e requisitos, e de acordo com as regras e políticas, define as etapas a serem cumpridas para a atualização, manutenção, reformulação de hardware e software, computadores e sistemas complexos. As organizações necessitam de informações corporativas e dados gerenciais, para gerir seus negócios, então se faz necessário um conjunto de sistemas que possam manipular e entregar as informações, de forma precisa, rápida e correta, com um tempo de resposta adequado. Antes desses sistemas integrados, a necessidade era suprida pela criação de interfaces entre sistemas de informação do nível operacional da organização e os sistemas de informação gerencial, com consequências sempre problemáticas, como duplicidade de informação, alto custo do processamento e uma performance insatisfatória ao usuário final. Surge, então, a remodelagem de dados, buscando melhorias em nível operacional: a redução de custos de manutenção e a priorização do fornecimento de informações gerenciais confiáveis por parte dos sistemas, tarefa esta que se compõe de levantamento de demandas, análise de custo-benefício da solução em hardware, software e pessoas, focalização de projetos e acompanhamento dos resultados. Como sabemos, existe uma grande parcela de empresas que atuam sem planejamento em curto, médio e longo prazo, e, se analisarmos as áreas de informática, encontramos a seguinte situação: 93 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação A) usuários insatisfeitos; B) analistas desmotivados com as empresas, gerando turnover (rotatividade de pessoal) crescente; C) quase nula participação da alta administração na forma de apoio ao setor; D) documentação (quando existente) falha e desatualizada; E) Planos Diretores de Informática desenvolvidos sem a visão do Plano de Metas das empresas. O desdobramento do planejamento estratégico da organização para solucionar esses problemas é o que chamamos de Plano Diretor de Informática, composto por: • objetivos e filosofia a serem atingidos pelos sistemas da empresa (existentes ou não); • planejamento de quando cada sistema será desenvolvido/alterado com um cronograma de duração e ordem (prioridade de implementação para a organização); • custos e benefícios de cada projeto, contemplando investimentos de hardware, software, recursos humanos, bem como a previsão em termos de quantidade para cada um desses itens; • itens de risco dos projetos, estratégias de mercado, tendências e expectativas do usuário e da empresa. Se cumprido este roteiro, o Plano Diretor de Informática terá grandes chances de apresentar o sucesso esperado. Caso contrário, será uma brincadeira de mau gosto para todos os participantes deste “teatro”. A metodologia para o desenvolvimento deve incluir: • definição das etapas de cada projeto; • definição das atividades de cada etapa; • determinação dos produtos e dos pontos de controle dos projetos; • definição das responsabilidades de cada produto (usuário); • documentação das etapas, estudando um software de case para implementar um estruturado desenvolvimento de sistemas na empresa; • obtenção de produtos intermediários para justificar benefícios, produzindo muitas vezes sistemas funcionais antes da conclusão do projeto com um todo. As etapas do seu desenvolvimento são: 1. levantamento das necessidades da empresa, problemas e descrição das áreas afetadas com os procedimentos atuais; 2. análise das atividades, apresentando a solução e priorizando seu cumprimento; 94 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II 3. dimensionamento dos recursos necessários para desenvolver os projetos (custo de hardware, software, linhas de comunicação, treinamento etc.); 4. cronograma financeiro com as etapas de desembolso mês a mês, durante a fase de execução do projeto. Planejamento é fundamental para viabilizar o PDI, porque planeja o crescimento da automação dentro da empresa, permite que ela se desenvolva dentro do mercadoe exerça suas atividades de forma satisfatória, ganhando sempre em produtividade e qualidade de serviço. A falta de planejamento quanto à automação geral leva a: • desenvolvimento de sistemas sem integração, sendo constantes os problemas de manutenção e a restrição quanto ao atendimento das necessidades do usuário final; • mudanças nas prioridades da empresa, sem reavaliação dos projetos que estavam organizados; • dimensionamento errado dos recursos humanos, mantendo equipes de desenvolvimento de sistemas sem um volume de trabalho justificado; • implantações de sistemas malsucedidas, devido à falta de plano e ordem de realização das funções; • desmotivação da área de desenvolvimento de sistemas, devido ao grande volume de manutenções e princípio de caos na área de administração de dados da empresa; • dificuldade de controle quanto a custos e à produção das equipes de desenvolvimento/manutenção de sistemas. A elaboração do PDI varia de acordo com o porte da empresa, porém, em média, leva de três a quatro meses, e sua implantação total, de três a quatro anos, dependendo do tamanho e da colaboração da equipe técnica interna da empresa, dos gerentes técnicos, líderes de projeto, comitê de informática com profissionais de suporte técnico, banco de dados e organização e métodos, usuários e empresa de consultoria externa para os conhecimentos em hardware, equipamentos e outras soluções já elaboradas para outras instalações. O PDI relata à empresa as ordenadas sobre o futuro da informática, produtos básicos para tomada de decisões (elaborados com base nas necessidades que ela apresenta), a abordagem sistêmica, a correta implementação (conjunta às estratégias), a utilização dos dados compatíveis, medidas de produtividades e desempenho, a visualização de tendências, motivando-a para novos projetos e investimentos. Dessa forma, o PDI, quando bem desenvolvido, contribui para a interação das pessoas que trabalham na empresa, para o desenvolvimento pessoal, para a mentalidade de participação, divulgando a informática como insumo básico de funcionamento, avanços e benefícios do ambiente organizacional. Em primeiro plano, a empresa deve adquirir os equipamentos (hardware) e instalá-los fisicamente, iniciando, depois disso, o desenvolvimento de projetos e a avaliação dos resultados alocados, com uma 95 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação metodologia de desenvolvimento de sistemas, contendo etapas, divisão de atividades, produtos e pontos de controle para que se possa desenvolver os projetos e avaliar os resultados planejados. 5.3.3 Onde estamos? Para onde iremos? Como iremos? Essas perguntas advêm do Plano Diretor de Informática, cujas respostas trazem os benefícios esperados pela organização para obtenção de resultados, o trabalho desempenhado pelo alcance das metas. Referimo-nos ao futuro da Informática na organização, os produtos do processamento de dados para resolução e tomada de decisão, a abordagem sistêmica, as medidas de desempenho fixadas de forma objetiva; o planejamento e a execução do PDI dependem da empresa, da direção, motivação e controle das partes que o executam. A execução do PDI abre um canal de comunicação dentro da organização e atinge todas as áreas, pois torna necessário que todos os empregados conheçam o objetivo principal da companhia, a estratégia participativa, além de serem treinados para a atuação com as novas ferramentas adquiridas, desenvolvidas no nível da automação exigida. Com relação aos resultados obtidos após a execução de um PDI, podem ser insatisfatórios, devido a muitos motivos, como a dificuldade dos profissionais em absorver as mudanças, a nova cultura que ele acarreta, estando eles num engessamento das rotinas. O alto escalão e o nível tático tem a função de divulgar e exigir os resultados satisfatórios dos projetos de informatização; sua conscientização implica o sucesso do produto ou solução a ser desenvolvida. A equipe deve, sem receio, ousar ou correr riscos, propor as soluções cabíveis e de acordo com os recursos disponíveis, com a sua capacidade técnica, e executar um estudo para a adequação e soluções automatizadas, estando bem informada sobre as tendências do mercado em relação à automação e os riscos eminentes em projetos, contribuindo assim para o melhor desempenho do PDI. 5.4 Tipologia de sistemas Inicialmente, é preciso entender que a informação é um dos recursos mais importantes e valiosos de uma organização. Porém, deve-se distingui-la de outro conceito que tende a igualá-la: o “dado”. O dado é simplesmente um fato, uma característica de um produto, pessoa ou evento apresentado na sua forma bruta. Já a informação é formada por dados organizados e elaborados sobre determinado assunto e é essencial na tomada de decisão para a solução de problemas ou alcance das metas e dos objetivos. Quanto ao sistema, adota-se o conceito genérico dele, como um conjunto de partes ou elementos interligados com o fim de atingir um objetivo comum. Todo sistema é composto de entradas, formas de processamento, saídas e retroalimentação ou feedback. Os sistemas de informação computadorizados são recursos essenciais quando criados para atender as necessidades de quem os utiliza regularmente. A Tecnologia de Informação pode propiciar toda informação de que uma empresa necessita para atuação eficiente em qualquer área ou ramo de 96 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II negócio. Ela é tão importante, que pode ser considerada um fator crítico de sucesso, por criar, manter ou fortalecer a vantagem competitiva de uma organização. Qualquer sistema de informação computacional depende de recursos humanos (usuários/clientes finais e profissionais em sistemas de informação), hardware (equipamentos, máquinas e mídia), software (programas e procedimentos), dados (dados e bases de conhecimento) e redes (meios de comunicações entre os equipamentos computacionais) para realizar entradas, processamento, saída, armazenamento e atividades de controle que convertem os recursos de dados em recursos de informação. Os sistemas podem ser classificados de acordo com certas especificidades: • simples: algumas partes e componentes se relacionam ou interagem de forma simples e direta; • complexos: possuem muitos componentes que se relacionam ou interagem de forma interdependente; • abertos: há total interação com o seu ambiente; • fechados: não há nenhuma interação com o seu ambiente; • estáveis: não sofrem grandes alterações durante a sua existência ou utilização; • dinâmicos: sofrem várias alterações durante a sua existência ou utilização; • adaptáveis: são flexíveis e passíveis de alteração, conforme as mudanças no ambiente; • não adaptáveis: são inflexíveis e não passíveis de alteração, independentemente das mudanças no ambiente; • permanentes: possuem características que permitem a sua existência prolongada; • temporários: caracterizam-se pela sua existência reduzida. Assim, definem-se sistemas de informação computadorizados como um conjunto organizado de recursos que envolvem peopleware, hardware, software, redes de computadores e telecomunicações, coleta, transformação e disseminação das informações na organização. Eles apresentam uma ou mais das características descritas anteriormente. Lembrete Borg: Adotamos como definição de sistemas o conjunto de partes integrantes e integradas com vista a um mesmo objetivo. Analisaremos os sistemas de informações como fonte de apoio para a vantagem competitiva empresarial. Para sobreviver diante de tanta concorrência, flexibilidade e resposta rápida, as empresas 97 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias dainformação constituem marcas fundamentais nos negócios. Nesse sentido, para administrar com eficiência, elas vêm utilizando cada vez mais sistemas de informações, entendendo que o acesso à informação no menor tempo possível pode levá-las a melhor atender seus clientes, elevar seu padrão de qualidade e avaliar as condições do mercado. Muitas atividades corporativas associadas a suprimentos, distribuição, vendas, marketing, contabilidade e finanças, em geral, podem, então, ser executadas rapidamente, evitando-se desperdícios e erros. A meta dessa informatização é, basicamente, satisfazer clientes e fornecer vantagem competitiva à empresa por reduzir custos, aumentar a qualidade dos seus produtos e melhorar os serviços aos seus parceiros de negócios: clientes, funcionários e fornecedores. Os usuários devem adquirir um entendimento básico nas áreas de sua necessidade: de automação do escritório, processamento de transações, áreas funcionais de negócios, relatórios gerenciais, suporte à decisão, inteligência artificial e fator crítico de sucesso. Vale lembrarmos de alguns conceitos que estudamos, para tomarmos em segurança as decisões relacionadas a sistemas em TI. • Hardware é todo equipamento que compõe o ambiente computadorizado necessário para entrada, processamento, saída e armazenamento dos dados. • Software é todo programa de que o computador necessita para executar suas funções básicas e aplicativos específicos que são utilizados pelas organizações. • Redes de computadores são formadas por hardware, software e conexões físicas e/ou sem fio (wireless) com o objetivo de compartilhar e otimizar os recursos computacionais. • Telecomunicações são os meios que permitem as transmissões eletrônicas dos dados que são utilizados pelos sistemas computadorizados. • Tecnologia da Informação (TI) é o conjunto de recursos computacionais e que faz uso das telecomunicações para obtenção, processamento e transmissão das informações. • Peopleware são pessoas que utilizam direta ou indiretamente a tecnologia da informação e os sistemas de informação para exercer o seu trabalho ou para a obtenção das informações. É a parte humana que utiliza as diversas funcionalidades dos sistemas computacionais profissionalmente ou simplesmente como cliente. • O processamento da informação consiste em entrada, processamento, saída, armazenamento e atividades de controle – feedback. • Recursos de dados sofrem uma transformação pelas atividades de processamento/tratamento, gerando uma multiplicidade de produtos de informação para os usuários finais utilizarem em rotinas ou tomadas de decisões complexas. • Armazenamento é a atividade de informação na qual os dados e as informações são guardados de forma organizada para uso posterior. Para esse propósitos, os dados são geralmente organizados nas seguintes categorias: 98 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II — campo: é um conjunto de caracteres que representam uma característica de uma pessoa, lugar, coisa ou evento. Um endereço residencial constitui um campo; — registro: é uma coleção de campos inter-relacionados sobre determinado assunto. Por exemplo, um registro de pedido de venda para certo cliente contém, em geral, vários campos, como o seu nome, número, produto, valor etc.; — arquivo: é uma coleção de registros inter-relacionados sobre um assunto específico. Por exemplo, um arquivo de itens em estoques de produtos pode conter todos os registros de todos os produtos comercializados pela empresa. Levantada a necessidade do usuário final, parte-se para entender e definir as bases para a criação de um sistema aplicativo, cujo modo ou forma como os seus elementos organizam-se ou distribuem-se denomina-se configuração. 5.4.1 Sistema Sistema computacional é um grupo de elementos inter-relacionados atuando juntos em direção a um objetivo, recebendo insumos e produzindo resultados em um processo organizado de transformação. Possui três funções básicas de interação e uma quarta de controle: • entrada (input): é o processo que envolve a captação e a reunião de elementos que ingressam no sistema para serem transformados; • processamento: envolve o tratamento e a transformação dos dados básicos em insumos ou produtos finais – a informação; • saída (output): é o resultado final do processamento ou processo de transformação. A saída consiste na disponibilização dos insumos produzidos para o cliente final ou usuário, envolve as múltiplas formas de apresentação da informação: consultas em telas de computadores, relatórios, gráficos, planilhas, sons, imagens, vídeos etc.; • retroalimentação: processo pelo qual o sistema é avisado sobre a qualidade do produto final para que seja feito o acompanhamento da eficiência de cada etapa, o feedback. O modelo de sistema de informação mostrado destaca as relações entre seus componentes e atividades: • recursos humanos: pessoas são necessárias para a operação de todos os sistemas de informação. Compreendem os: — usuários finais: como mencionado, essas pessoas utilizam o sistema de informação ou a informação que ele produz; — especialistas em sistemas de informação: desenvolvem e operam o sistema de informação; • recursos de hardware: envolvem todos os dispositivos físicos e materiais utilizados no processamento de informações, incluindo máquinas e mídia. Os principais componentes são: 99 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação — sistemas de computador: são constituídos pela CPU ou UCP (Unidade Central de Processamento) e seus periféricos associados, como computadores pessoais em rede e terminais; — periféricos: são os dispositivos de entrada e saída, como teclados, monitores e armazenamento secundário; — redes de telecomunicações: são constituídas pelos sistemas de computadores interconectados por diversos meios de telecomunicações: modems, linhas telefônicas cabeadas ou 3G, redes sem fio (wireless), satélites etc.; • recursos de software: são quaisquer conjuntos de instruções que processam informações. Os recursos de software incluem: — software de sistemas: aquele que controla o computador; — software de aplicação: aqueles que se destinam a tarefas específicas de um usuário final, como um processador de textos; — procedimentos: são as instruções de operação para as pessoas que utilizam o sistema de informação. • recursos de dados: os dados constituem a matéria-prima dos sistemas de informação e estão entre os recursos organizacionais mais valiosos. Podem ter forma alfanumérica, de texto, imagem e/ou áudio. Normalmente, são organizados em bancos de dados – que possuem e processam dados organizados –, ou em bases de conhecimento – que mantêm o conhecimento numa multiplicidade de formas, tais como fatos e regras para conclusão a respeito de um determinado assunto. Lembrete Dados constituem-se em fatos ou observações brutas, eventos, fenômenos ou transações de negócios. São matérias-primas que sofrem o tratamento até darem origem ao produto final. O dado é, geralmente, submetido a um processo que agrega valor (processamento/transformação), no qual: — seu formato é adicionado, manipulado, organizado e transformado; — seu conteúdo é analisado, avaliado e julgado; — é apresentado dentro de um contexto adequado ao seu destinatário. 5.4.2 Banco de dados O banco de dados é uma coleção ou conjunto organizado de dados, fatos e informações sobre os elementos da empresa: produtos, serviços, stakeholders, vendas, produção, concorrências etc. 100 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II É um conjunto de registros (tuplas) ou arquivos inter-relacionados de registros (tuplas) ouarquivos inter-relacionados. Por exemplo, o banco de dados de clientes de uma empresa pode conter o cadastro, o histórico de compras e pagamentos etc. • Década de 1950: era do processamento de dados. — Sistemas de processamento eletrônico de dados (SPD): processamento de transações, manutenção de registros e aplicações contábeis/financeiras convencionais. • Década de 1960: fase dos relatórios administrativos. — Sistemas de informação gerencial (SIG): relatórios administrativos de informações pré-estipuladas para apoiar a tomada de decisão. • Década de 1970: evolução para sistemas de apoio à decisão. — SAD: sistemas de processamento de dados mais elaborado, comparativo e estatístico utilizado para a tomada de decisão gerencial. • Década de 1980: aplicação voltada para o planejamento estratégico e o usuário final. Apoio direto à computação para a produtividade do usuário final e colaboração de grupos de trabalho. — Sistemas de informação executiva (SIE ou EIS): informações essenciais para a alta administração. — Sistemas especialistas (SE): informações geradas para resolver problemas ou demandas específicas dos usuários finais. • Década de 1990 em diante: ERPs, e-business e e-commerce. Com o crescimento do mercado internacional, as empresas se viram obrigadas a integrar seus sistemas aplicativos para terem maior controle sobre seus ativos. Com o advento das telecomunicações baseadas no protocolo da internet (TCP-IP), as empresas passaram a se manter conectadas on-line e real time, para realizarem operações tanto locais quanto globais de e-business e e-commerce pela internet, intranets, extranets, ou simplesmente conexões remotas. As redes de telecomunicações permitem que as pessoas e as empresas se comuniquem por meio de correio eletrônico (e-mail) e correio de voz. Essas tecnologias possibilitam o trabalho de equipes remotamente distantes. A internet é a maior rede de computadores do mundo. É conectada por meio de dois protocolos-padrão: o TCP, Transmission Control Protocol, Protocolo de Controle de Transmissão, e o IP, Internet Protocol, Protocolo de Interconexão, que, responsáveis por um grupo de tarefas, fornecem um conjunto de serviços bem definidos. Graças ao alto grau de apoio da Tecnologia de Informação às transações empresariais e às atividades junto ao cliente-usuário, a internet, suas tecnologias relacionadas e as aplicações empresariais estão 101 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação revolucionando a forma como as empresas são operadas, como as pessoas trabalham, como aprendem e como se relacionam. Empresas e organizações estão se tornando facilmente empreendimentos que lançam mão da Tecnologia da Informação para transacionarem eletronicamente seus negócios. A internet, com redes similares a ela dentro da empresa (intranets) e entre uma empresa e seus parceiros comerciais (extranets), tornou-se a principal infraestrutura de tecnologia de informação, apoiando as operações empresariais da maioria das companhias. Assim temos o e-business, infraestrutura básica que faz uso de tecnologias de internet para interconectar e possibilitar processos de negócios, e-commerce, comunicação empresarial, seja na colaboração dentro de uma empresa, seja com seus clientes, fornecedores e outros parceiros. As empresas ou companhias que desejam fazer parte desse novo segmento, o comércio eletrônico, que tem alavancado os negócios, devem então se atentar para a devida tecnologia de telecomunicações a ser usada para: • reestruturar e organizar seus processos internos; • implementar sistemas de e-business/e-commerce entre elas e seus clientes e fornecedores; • promover o trabalho colaborativo entre equipes e grupos de trabalho. Conforme já explicado no início da Unidade I, retomamos aqui os papéis vitais dos sistemas de informação, segundo O´Brien (2007): A Tecnologia da Informação está cada vez mais importante no mercado competitivo. Os gerentes necessitam de toda a ajuda que puderem ter. Os sistemas de informação desempenham três papéis vitais na empresa: Apoio às Operações Empresariais. De contabilidade até acompanhamento de pedidos de clientes, os sistemas de informação fornecem suportes à administração nas operações do dia a dia empresarial. À medida que reações rápidas se tornam mais importantes, torna-se fundamental a capacidade dos sistemas de informação coletarem e integrarem as informações com as funções empresariais. Apoio à Tomada de Decisões Gerenciais. Assim como os sistemas de informação podem combinar uma informação para ajudar a administrar melhor a empresa, a mesma informação pode ajudar os gerentes a identificar tendências e a avaliar o resultado de decisões anteriores. O sistema de informação ajuda os gerentes a tomarem decisões melhores, mais rápidas e mais informadas. Apoio à Vantagem Estratégica. Sistemas de Informação projetados em torno dos objetivos estratégicos da companhia ajudam a criar vantagens competitivas no mercado. 102 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II Lembrete Borg: Os sistemas de informação podem ser classificados pelo tipo de apoio e recursos que oferecem a uma organização em sistemas convencionais e sistemas baseados em aplicações web. O aumento da competição global, as novas necessidades de gestão executiva para controle de custos e do ciclo de produção nas empresas, aliadas à intensificação das interações com cliente, estão criando uma forte demanda por um amplo acesso à informação corporativa. Dentro desse contexto, o ERP, Enterprise Resource Planning, ou Planejamento dos Recursos Empresariais, consiste em um software integrado de um fornecedor especializado que ajuda a atender essas necessidades. Seus principais benefícios de implementação podem ser assim resumidos: eliminação de sistemas ineficientes, maior facilidade para adoção de processos de trabalho aprimorados, melhoria do acesso a dados para tomada de decisão operacional, padronização da tecnologia de fornecedores e equipamentos e auxílio na implementação do gerenciamento da cadeia de suprimentos. Para ser valiosa aos gerentes e tomadores de decisão, a informação, ou dado, deve passar por um processo de transformação, ou seja, pela seleção, organização e manipulação. Se a informação não for precisa ou completa, decisões ruins podem ser tomadas, o que, consequentemente, pode custar muito caro às organizações. Por exemplo, se uma previsão imprecisa de demanda indicar que as vendas serão bem mais altas que a média, quando o oposto é verdadeiro, uma organização poderá investir, desnecessariamente, milhões de dólares numa nova fábrica. Além disso, devemos considerar ainda o caso da informação não ser relativa ao problema, chegar aos tomadores de decisão no momento inadequado ou muito complexa para ser entendida, tendo, então pouca utilidade. A informação pode variar amplamente no que se refere ao valor de cada um desses atributos de qualidade. Por exemplo, com os dados pertinentes ao mercado consumidor, alguma imprecisão e algumas lacunas são aceitáveis, mas a pontualidade é essencial. A inteligência relativa ao mercado pode sinalizar quando os concorrentes pretendem fazer uma promoção ou queimar seus estoques. Os detalhes exatos e o momento do corte nos preços, por sua vez, podem não ser tão relevantes quando são sinalizados com antecedência suficiente para se planejar uma possível reação. Por outro lado, precisão, verificação e inteireza são críticas para os dados utilizados em contabilização, finanças, vendas, estoque e produção. Para tanto, são necessários sistemas que incorporem as regras de negócios (inteligência) de cada empresa para tratar os dados de forma a se tornarem realmente úteis. Segundo o cientista Churchman (1971), visão sistêmica é aquela voltada para a construçãode sistemas de informação administrativos. Tais sistemas registrariam a informação que fosse importante para a tomada de decisões e também a história a respeito do uso dos recursos empresariais, incluindo as oportunidades perdidas. 103 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação 5.4.3 Sistemas de Apoio Gerencial (SAG) Propiciar informação e suporte para a tomada de decisão de todos os tipos de gerentes e profissionais de negócios é uma tarefa complexa, que exige informações confiáveis, e é esta a função dos Sistemas de Apoio Gerencial. Em termos conceituais, vários tipos principais de sistemas de informação apoiam uma série de responsabilidades da tomada de decisão. São eles: • Sistemas de Informação Gerencial (SIG): fornecem informação na forma de relatórios e demonstrativos para os gerentes e muitos profissionais de empresas. • Sistemas de Apoio à Decisão (SAD): dão apoio, por computador, diretamente aos gerentes durante o processo de tomada de decisão. • Sistemas de Informação Executiva (SIE/EIS): oferecem a executivos e gerentes, em demonstrativos e gráficos, informações essenciais a partir de uma ampla variedade de fontes internas e externas. • Sistemas Colaborativos (SC): são baseados no conhecimento e apoiam a criação, a organização e a disseminação de conhecimento dos negócios aos funcionários e gerentes de toda a empresa. Exemplos: o acesso à intranet para melhores práticas de negócios, estratégias de propostas de vendas e sistemas de resolução de problemas do cliente. 5.4.4 Sistemas convencionais São todos os sistemas computadorizados que operam ou trabalham em redes internas (LANs) para executarem transações comuns destinadas aos vários níveis da hierarquia organizacional, fornecendo informações operacionais, táticas ou gerenciais, estratégicas ou executivas, tais como os que veremos a seguir. Sistemas de Processamento de Transações (SPT) São sistemas que dão apoio às operações: são gerados pelas e utilizados nas operações empresariais. Eles produzem grande variedade de informações para uso interno e externo. Enfatizam a produção de informações específicas que possam ser melhor utilizadas pelos funcionários que executam diretamente o trabalho-fim da empresa: produzir, estocar, vender, pagar, entregar, contabilizar etc. Assim, o papel do sistema de apoio às operações de uma empresa é: • processar as transações eficientemente; • controlar os processos industriais e/ou de serviços; • apoiar as comunicações e a colaboração dos funcionários da empresa; • criar, manter e atualizar bancos de dados da empresa. São os sistemas de apoio, portanto, que visam a automatizar as tarefas mais rotineiras das organizações. Sistematizam a entrada dos dados transacionais de compra, produção, venda, entrega, recebimento e 104 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II pagamento, de acordo com as regras ou funções imprescindíveis ao funcionamento da organização. Nesse contexto, são ferramentas utilizadas pela equipe operacional e técnica em processos estruturados e nas tarefas repetitivas. Embora exista tecnologia para rodar aplicações SPT via processamento on-line, isso não é o ideal para todas as situações. Em muitos casos, o processamento em lote (batch) é mais apropriado e gera melhor custo-benefício. As metas específicas da organização, dentro do seu ramo de negócio, é que definem o método de processamento de transações mais adequado das várias aplicações. Devido à importância do processamento de transações operacionais, as organizações esperam que seus SPTs atinjam os objetivos que lhe são fundamentais: manter o alto grau de precisão e assegurar a integridade dos dados e das informações. Sistemas de controle de processos São sistemas que visam à aquisição de dados tanto de processos industriais, processos de logística, como de processos administrativos ou comerciais. Outro objetivo é o log de dados (ou armazenamento dos dados) coletados do processo, assim como monitorar (ou acompanhar) a evolução do processo por meio dessa coleta. observação A Engenharia de Controle e Automação é a área da engenharia voltada ao controle de processos industriais; utiliza, para isso, elementos sensores, elementos atuadores, sistemas de controle, sistemas de supervisão e aquisição de dados e outros métodos que usem os recursos da eletrônica, da mecânica e da informática. Sistemas de Automação de Escritórios (SAE) Também conhecidos por softwares aplicativos ou utilitários, têm como objetivo a automatização das tarefas administrativas, melhorando a comunicação e a produtividade no escritório. Esses sistemas incluem as redes de computadores locais, os sistemas administrativos e o uso de aplicativos de automação, como é o caso do pacote Office da Microsoft ou o StarOffice da Sun MicroSystems. Os pacotes de aplicativos disponíveis no mercado são constituídos por processadores de texto e destinam-se às elaborações de documentos por planilhas eletrônicas que servem para a elaboração de relatórios que envolvam cálculos por meio de fórmulas matemáticas e gráficos, por geradores de apresentação que se destinam à elaboração de documentos recheados de recursos visuais e, em versões mais completas, por gerenciadores de banco de dados que se destinam à elaboração de arquivos com estruturas que permitem armazenar, organizar, classificar e manipular dados cadastrais. Exemplo: Windows Word Excel Power Point Access Figura 30 – Estrutura de arquivos do Sistema Operacional e aplicativos 105 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Os sistemas convencionais, a partir das informações obtidas por meio das transações rotineiras de negócios nos SPTs, fornecem dados que são tratados lógica e estatisticamente, dando origem a uma outra categoria de sistemas de informações destinadas a um público de nível gerencial ou de diretoria. Os dados são classificados, organizados, comparados, sintetizados, agrupados e sumarizados, gerando informações que podem ser apresentadas por meio de relatórios, telas ou transações que foram programadas para atender demandas específicas dos gestores por meio de consultas que também podem ser on-line, via web. Sistemas de Informação Gerenciais ou orientados ao gerenciamento (SIG) O objetivo básico de um SIG é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações regulares da organização, de forma que possam organizar, controlar e planejar assertivamente. Para tanto, lança-se mão de dados internos provindos dos SPTs e de dados externos captados do mercado. Um SIG provê os gerentes não só de informação e suporte para a efetiva tomada de decisão, mas também de respostas às operações diárias, agregando, assim, valor aos processos da organização, visto que apresentam informações para a pessoa certa, do modo certo e no tempo certo. Isso é possível porque os bancos de dados alimentados pelos SPTs são os mesmos acessados pelos SIGs. Embora sejam sistemas diferentes, compartilham a mesma base de dados para gerar informações conforme a necessidade de cada usuário. Lembrete Borg: O SIG tem como principal característica a tomada de decisão, sendo assim mais uma metodologia no uso que propriamente um sistema. Sistemas de informações gerenciais para obter vantagem competitiva Esse tipo de SIG é uma ferramenta ou fator crítico de sucesso que auxilia a administração na criação ou manutenção da vantagem competitiva, visto que dá suporte aos gerentes para alcançarem suas metas corporativas. A maioria das organizações está estruturada em áreas, departamentos ou divisões e, portanto, opta-se por desenvolver SIGs para atender a cada setor. Permite a comparação de resultadospara se estabelecer metas e identificar áreas com pontos fortes e fracos, problemas e oportunidades para melhoria (vide matriz SWOT1). Com essa configuração, os gerentes são capazes de planejar, organizar e controlar com mais eficiência e eficácia. Essa vantagem pode resultar num impacto significativo sobre os custos, lucros e sobre a aceitação dos produtos ou serviços pelos clientes. Sistemas de informações gerenciais na web Com a popularização da intranet (serviço montado exclusivamente para uso da corporação e hospedado em provedores que podem ser internos ou externos), as organizações estão cada vez mais disponibilizando os dados de seus Sistemas de Informações Gerenciais (SIGs) aos seus usuários. Os 106 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II gerentes, diretores e demais interessados podem acessar os dados usando a intranet de sua empresa e o navegador (browser) dos computadores pessoais. Os dados são disponibilizados e acessados da mesma forma como se acessa um site comum na internet, incluindo os mesmos utilitários de pesquisa: links em HTML, exibição de imagens estáticas ou dinâmicas e vídeos. O SIG produz um conjunto de relatórios de informações para apoio gerencial em muitas atividades rotineiras de decisão da organização. Os três principais tipos de incluem: • relatórios periódicos: essa forma tradicional de fornecer informação aos gerentes utiliza um formato preestabelecido e projetado. Exemplos típicos são o relatório semanal de vendas e os demonstrativos financeiros, que são programados mensalmente, quinzenalmente ou semanalmente, para subsidiarem as reuniões periódicas das equipes de trabalho; • relatórios de exceção: quando algum processo supera determinados parâmetros e requer uma ação administrativa para atender a um determinado conjunto de condições, são gerados os relatórios de exceção, que reduzem a sobrecarga de informação por promoverem a administração por exceção – intervenções apenas quando for necessário tomar decisões; • relatórios por demanda: fornecem informações sempre que são solicitadas pelos gerentes para acompanharem o andamento dos processos administrativos, produtivos ou financeiros. Por exemplo, há geradores de relatórios que buscam em bancos de dados informações para respostas imediatas sobre vendas, horas extras, grau de endividamento de determinado cliente etc.; • relatórios em pilha: nesse caso, há a utilização de software de transmissão em rede para enviar relatórios para outros PCs e, dessa maneira, entram numa sequência (fila ou pilha) na estação de trabalho da rede de computadores do gerente, utilizando as intranets. Sistemas de Apoio/Suporte à Decisão (SAD ou SSD) São ferramentas de software essenciais para o processo decisório. Englobam todos os tipos de recursos computacionais disponíveis para esse objetivo. Um SSD é composto de pessoas, procedimentos, banco de dados e o próprio software, que é criado para tratar de situações específicas. As fontes de dados não são estruturadas ou semiestruturadas e englobam as simulações, as projeções estatísticas e o uso de recursos gráficos, apresentando, às vezes, tendências necessárias ao decisor. observação Visto que a administração das empresas enfrenta problemas nem sempre rotineiros e pouco estruturados, os SSDs precisam apresentar certa flexibilidade para tratar de dados internos e externos. Sistemas de Informação orientados aos Executivos (SIE ou EIS) Correspondem a um tipo especial de SSDs e, como estes, são projetados para consolidarem informações de fontes internas e externas das empresas, para o suporte à tomada de decisão no mais 107 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação alto escalão empresarial, às ações dos membros da diretoria e presidência ou do conselho diretor. Além disso, apresentam resultados em formas gráficas e pouco ou mesmo não estruturados em interfaces amigáveis. É possível acrescentar às características anteriores a interface amigável, a exploração de recursos gráficos (botões, imagens, ícones, sons, símbolos etc.) e a capacidade de multivisão. A multivisão cria possibilidades de visualização ou extração de dados, por meio de customização ou parametrização, navegação em telas do sistema, dados externos e informais e data mining. As organizações estão constantemente buscando vantagens competitivas em relação às concorrentes e, para obtê-las, necessitam de informações que, por sua vez, são fornecidas pelos sistemas de informação. O objetivo é transmitir informações internas e externas sobre o mercado e os concorrentes, sobre as novas direções que a empresa deve seguir em busca da vantagem empresarial para o seu progresso. Os EIS são compostos por vários componentes de software, que permitem estudar muitas características específicas, tais como: — a capacidade de obter detalhes; — o acesso às informações completas e relacionadas; — o acesso aos dados históricos dos concorrentes e parceiros; — obtenção e uso de dados externos; — geração de indicadores de problemas; — geração de indicadores de tendências, taxas e critérios; — possibilidade da análise para esse caso (ad hoc); — geração e apresentação em gráficos e textos na tela; — geração de relatórios de exceção; — simulações e projeções de cenários. Sistemas de Intercâmbio Eletrônico de Dados e Informações (EDI – Eletronic Data Interchange) Possibilitam a troca estruturada de dados por meio de uma rede de dados qualquer. O EDI pode ser definido como o movimento eletrônico de documentos-padrão de negócio entre, ou dentro, de empresas. Substituem os meios tradicionais de transmissão de dados por fax, disquetes e impressos. Um desses sistemas bastante popular é o disponibilizado pela Receita Federal Brasileira para o envio de Declaração de Imposto de Renda pela internet. Após o envio da declaração pela, o declarante recebe um comprovante de envio. Antigamente, as declarações de IR eram feitas por formulário e depois por disquete. Além disso, alguns consideram que o uso primário do EDI é efetuar transações de negócios repetitivas, tais como encomendas, faturas, aprovações de crédito e notificações de envio. Sistemas de Informação de Inteligência Artificial ou Artificial Intelligence (IA) Também são classificados como sistemas especialistas e se caracterizam por possuírem uma base de conhecimentos em que, por meio de lógica semântica, são armazenadas informações especialistas de 108 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II alguma área do conhecimento humano. A inteligência artificial é uma área de pesquisa da Ciência da Computação dedicada a buscar métodos ou dispositivos computacionais que façam as máquinas “pensar” como humanos para agirem ou resolverem problemas ou, de forma ampla, agirem inteligentemente diante de situações difíceis. Apenas recentemente, com o surgimento do computador moderno, é que a inteligência artificial conseguiu condições e massa crítica para se estabelecer como ciência integral, com problemáticas e metodologias próprias. A evolução dessa disciplina passou dos programas de xadrez ou de conversão para áreas como visão computacional, análise e síntese da voz, lógica difusa, redes neurais artificiais e outras; Sistemas Especialistas (SE) São baseados no conhecimento de especialistas para a geração de informações; agem como consultores especialistas para os usuários. Exemplos: análise de risco de crédito e investimento; comparativos de concorrentes com seus produtos no mercado. Os componentes incluem: • Base de conhecimento: plataforma de conhecimentos com as características e funcionalidades necessárias para implementar uma tarefa. Existem dois tipos básicos de conhecimento: — conhecimento factual:baseado em fatos ou informações descritivas sobre área de assunto específico; — heurística: um modelo ou guia para a aplicação de fatos ou inferências, normalmente expressas como regras ou normas. • Utilitário de inferência: fornece ao SE capacidade de raciocínio e processa o conhecimento relacionado a um problema específico; faz as associações e inferências que resultam em cursos de ação recomendados. • Interface com o usuário: é a plataforma de comunicação com o usuário. Sistemas especialistas de informação ou orientados aos negócios São utilizados em qualquer nível ou área da empresa e classificados em: sistemas de informação de Inteligência Artificial (IA), sistemas de trabalho em equipe (groupware), Sistemas de Intercâmbio Eletrônico de Dados e Informações (EDI) e, mais recentemente, em sistemas de apoio ao ensino (e-learning). Um engenheiro de conhecimento adquire o conhecimento da tarefa de um especialista humano, que utiliza as ferramentas de aquisição do conhecimento e cria um sistema especialista, o qual pode ser utilizado para realizar muitas tarefas empresariais: São tarefas dos sistemas especialistas: • o gerenciamento de decisões: sistemas avaliam situações ou consideram alternativas e fazem recomendações baseadas em regras, normas e critérios. Temos como exemplos a análise de carteira de empréstimos, a avaliação de funcionários, a subscrição de seguros e as previsões demográficas; 109 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação • diagnóstico/solução de problemas: é o uso de sistemas que inferem as causas subjacentes a sintomas e história relatados. Exemplos: a calibragem de equipamento; as operações de balcão de ajuda; a depuração de software; o diagnóstico médico; • manutenção/programação: inclui sistemas que dão prioridade e programam recursos limitados ou críticos quanto ao tempo. Incluem-se como exemplos a programação da manutenção, da produção e do treinamento e o gerenciamento de projetos; • projeto/configuração: o uso de sistemas que ajudam a configurar componentes de equipamento, dada a existência de restrições que devam ser levadas em conta. Exemplos: a instalação de opções de computador; estudos de viabilidade de fabricação; redes de comunicações; plano de montagem ótima; • seleção/classificação: são sistemas que ajudam os usuários a escolher produtos ou processos entre conjuntos grandes ou complexos de alternativas. Exemplos: seleção de material; identificação de contas atrasadas; classificação de informações; identificação de suspeitos; • monitoração/controle de processos: inclui sistemas que monitoram e controlam procedimentos ou processos. Entre os exemplos, temos: controle de máquinas (inclusive robótica); controle de estoque; monitoração da produção; teste químico. A Ciência da Informação tem trazido valiosas contribuições, por exemplo, por meio da criação de agentes inteligentes ou programas que facilitam a busca de informações na internet. A tendência é fazer as pesquisas de todas as formas imagináveis por meio dessa tecnologia que tem sido sustentada por grandes bancos de dados, conforme já mencionamos. 5.4.5 Investigação e identificação de sistemas Essa etapa pode começar com um processo de planejamento das demandas por informação para ajudar a selecionar alternativas possíveis. Geralmente, e devido ao custo associado ao desenvolvimento de sistemas de informação, essa etapa inclui uma análise de custo-benefício para se definir a viabilidade entre desenvolver sistemas dentro da empresa ou contratar terceiros para isso. 5.4.6 Análise de sistemas É o desenvolvimento de aplicações empresariais voltadas para processarem eletronicamente, via computador, os dados de um determinado negócio. Parte do levantamento dos dados abrange as necessidades de informações dos usuários finais, do ambiente organizacional e de qualquer sistema atualmente em uso para desenvolver os requisitos operacionais e funcionais de um novo sistema: • projeto de sistemas: essa etapa concentra-se nas necessidades e especificidades de hardware, software, pessoal e recursos de dados do sistema. Deve contemplar o tipo de resultados que serão projetados e que o sistema entregará; • implantação do sistema: o processo que parte da infraestrutura necessária, aquisição ou atualização do hardware e do software necessário para instalar o projeto do sistema. Deve-se 110 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II contemplar nesse estágio a configuração do ambiente tecnológico operacional, os testes do sistema e treinamento do pessoal que irá utilizá-lo; • manutenção do sistema: nessa fase, a administração faz uma revisão, pós-implantação, para monitorar, avaliar e modificar o sistema da forma necessária. Além disso, precisa-se estabelecer um processo de atualização de regras legais e de negócios, bem como a atualização tecnológica: linguagem de desenvolvimento de programas, gerenciadores de bancos de dados em ambientes operacionais. Ainda, segundo O’Brien (2007), Informação pode ser definida como dados que foram transpostos para um contexto significativo e útil para determinados usuários finais. A informação deve ser vista como dados processados que foram inseridos num contexto que os valoriza para usuários finais específicos. A informação é caracterizada por dimensões de: tempo, conteúdo e forma. Dimensão do Tempo: Prontidão: a informação deve ser fornecida quando for necessária. Aceitação: a informação deve ser atualizada quando for fornecida. Frequência: a informação deve ser fornecida tantas vezes quantas forem necessárias. Período: a informação pode ser fornecida sobre períodos, passado, presente e futuro. Dimensão do Conteúdo: Precisão: a informação deve estar isenta de erros. Relevância: a informação deve estar relacionada às necessidades de informação de um receptor específico para uma situação específica. Integridade: toda a informação que for necessária deve ser fornecida. Concisão: apenas a informação que for necessária deverá ser fornecida. Amplitude: a informação pode ter um alcance amplo ou estreito, ou um foco interno ou externo. Desempenho – a informação poder revelar desempenho pela mensuração das atividades concluídas, do progresso realizado ou dos recursos acumulados. 111 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Dimensão da Forma: Clareza: a informação deve ser fornecida de uma forma que seja fácil de compreender. Detalhe: a informação pode ser fornecida em forma detalhada ou resumida. Ordem: a informação pode ser organizada em uma sequência determinada. Apresentação: a informação pode ser apresentada em forma narrativa, numérica, gráfica ou outras. Mídia: a informação pode ser fornecida na forma de documentos em papel impresso, monitores de vídeo ou outras mídias. 5.5 sI na Internet: B2C, B2B, B2g, B2e, B2M e C2C Com o avanço e as facilidades proporcionadas pela internet, com disponibilidade de 24 horas no ar, os sistemas integrados também entendem os formatos HTML e conversam com os sites para realizar transações e comércio eletrônico. Atualmente, muito se fala em e-business (electronic business), ou negócio eletrônico, que não deve ser confundido com e-commerce (comércio eletrônico). Vale distingui-los. O e-business pode ser definido como uma estratégia de inserção da empresa na internet, com a criação das condições de infraestrutura necessária, visando a automatizar suas atividades em diversas áreas, como as comunicações internas e externas, a transmissão de dados, os controles internos, o treinamento de pessoal, o contatos com fornecedores e clientes etc. O e-commerce, ou comércio eletrônico, integra o e-business.É a atividade mercantil que, em última análise, faz a conexão eletrônica entre a empresa e o cliente ou fornecedor, seguindo a estratégia estabelecida pelo e-business. Tudo o que você precisa saber sobre o comércio eletrônico: a transação comercial negociada e realizada no seu próprio computador, em casa ou no trabalho, usando as facilidades da rede mundial de comunicação de dados conhecida como internet deve-se ao protocolo de telecomunicação conhecido como TCP/IP, que possibilita os serviços que foram criados para explorar esse meio de comunicação. As empresas que praticam o e-commerce disponibilizam aos clientes um conjunto seguro de informações de marketing, de processamento de transações e de pagamentos. Os parceiros comerciais e de negócios contam com a internet e extranets para trocar informações e realizar transações seguras, incluindo a transferência eletrônica de dados ou documentos (EDI) e cadeias de suprimentos, bancos de dados e sistemas financeiros. Os funcionários de empresas dependem do apoio de numerosos recursos de internet e intranet para que, em suas atividades de trabalho de e-commerce, comuniquem-se e colaborem uns com os outros. Vejamos as modalidades atuais de negócio na internet. 112 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II A modalidade inicial foi o B2C, business to consumer, transações comerciais (comércio eletrônico) entre a empresa e o consumidor, as compras via sites e lojas virtuais, inicialmente, por problemas de logística e segurança, não decolaram, mas posteriormente impulsionaram os negócios empresariais, conhecidos como B2B. Um exemplo típico é a www.submarino.com.br e a mais famosa, a pioneira www.amazon.com. A modalidade B2B: business to business, transações comerciais entre empresas, pela impessoalidade e velocidade, aliadas à segurança, tomam impulso e sucesso rapidamente, tornando-se confiável e inspirada principalmente em B2G. Uma empresa vendendo para outra empresa é B2B, quer dizer, uma fábrica transacionando com os atacadistas ou distribuidores finais por meio do comércio eletrônico. Um exemplo é a venda de material escolar, pelo fabricante, aos atacadistas ou diretamente às lojas do gênero. A modalidade B2G (Business to Government – transações comerciais entre organizações e os governos – que foram os maiores investidores nesse tipo de comércio eletrônico, permitindo ao cidadão e às empresas, por meio de sites da Receita Federal, Secretaria da Fazenda e prefeituras, retirarem certidões, realizarem pagamentos de impostos e demais obrigações com facilidade, rapidamente, sem filas nem burocracia) tornou-se sucesso e, em muitos casos, único meio de comunicação eficiente com os representantes. Os exemplos comuns de B2G são licitações e compras de fornecedores por meio sites de pregão eletrônico, em que as empresas públicas lançam seus editais, e os interessados entram para oferecer o preço mais baixo. O acessa@compras, da empresa Paradigma, que é utilizado pelas cidades de Jundiaí e Sorocaba, ambas no Estado de São Paulo, exemplifica isso. A modalidade B2E envolve as transações business to employee, a empresa e os empregados. Normalmente, é realizada por intermédio dos portais (intranets) que atendem aos funcionários. Tem por objetivo ser uma área central de relacionamento com a empresa. Por meio dela, os funcionários podem, por exemplo, pedir material para sua área, gerir todos os seus benefícios ou até utilizar processos de gestão dos funcionários (faltas, avaliações, inscrições em treinamentos etc.). Ainda existem as siglas G2B e C2B, que representam a inversão de quem vende e quem compra, e variações, como E2E e G2G, que completam os relacionamentos possíveis. Podem-se seguir alguns passos: 1. A pesquisa de produtos na Internet é uma das duas atividades mais importantes dos usuários de computador hoje em dia; só perde para o correio eletrônico (e-mail), em intensidade de uso. 2. Elaboração do pedido de compra pela internet: são relativamente simples e transparentes; acontecem por carrinhos de compras virtuais. 3. Pagamento da compra tanto de quem vende quanto para quem compra: já existem alguns mecanismos e proteção para os pagamentos on-line, pelos quais o número do cartão de crédito do cliente aparece somente sob forma criptográfica, ilegível para qualquer pessoa, inclusive para quem vende o produto. 4. Entrega do produto. Se for software, músicas, filmes, jogos, a entrega é feita no próprio computador do cliente, sem a necessidade de nenhum intermediário nesse serviço, nem pacotes, nem mesmo taxas a serem pagas, ou seja, você liga o seu computador e recebe o produto que você pediu 113 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação ali mesmo, na tela do computador de sua casa ou escritório. Então, você acessa a home page do produto (uma página da internet com informações exclusivamente sobre um cantor, por exemplo), transfere o conteúdo da página para o seu computador e clica o botão para ouvir a música desejada. Pronto: o produto é todo seu, sem que nada concreto lhe tenha sido entregue ou, então, se o produto for concreto, uma empresa de logística será acionada e você recebe a mercadoria no local indicado. A modalidade B2M, business to management, são as transações entre a empresa e o administrador, ou o proprietário, que, a distância, por recursos computacionais e internet, podem se relacionar com o negócio, administrá-lo, acessando a base de dados e os sistemas, locados em qualquer unidade ou até em cloud computing. A modalidade C2C, consumer to consumer, são transações de compra e venda entre consumidores. Elas são intermediadas normalmente por uma empresa (o dono do site), que cria um portal de transações para que os interessados negociem diretamente entre si. Exemplo: sites de leilão, como o Ebay e Mercado Livre. observação Borg: Todas essas modalidades (também conhecidas como modelos) são baseadas em comércio eletrônico, têm a infraestrutura na internet, e veremos os sistemas baseados em internet, ou Web-sistemas. As transações on-line ou transações eletrônicas realizadas pelas empresas entre si podem vir a ser ainda mais importantes do que as transações feitas entre empresas e clientes. Os analistas preveem que o volume de negócios entre as empresas, via internet, nos Estados Unidos, alcançará a casa dos 300 bilhões de dólares nos próximos cinco anos. Já em 2000, 30% de todas as transações entre empresas eram feitas on-line. O crescimento desse tipo de comércio deve-se à necessidade das empresas de atuarem no mercado, em condições favoravelmente competitivas, por meio da redução dos seus custos de compras, do bom gerenciamento dos estoques, de melhor atendimento ao cliente, de menores custos de marketing e vendas e de novas oportunidades de negócios. Ainda, segundo O’Brien (2007), quanto ao controle de acesso e segurança, os processos de e-commerce devem estabelecer confiança mútua e acesso seguro entre as partes envolvidas numa transação, reconhecendo os usuários, autorizando o acesso e reforçando-o como seguro. Perfilando e personalizando: processos de construção de perfis eletrônicos podem vir a coletar dados sobre você, suas características e preferências, seu comportamento e escolhas num web site. Esses perfis são, então, utilizados para reconhecê-lo como um usuário individualizado e oferecer-lhe 114 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II uma visão personalizada dos conteúdos do site, assim como recomendações de produtos e propaganda personalizada da web, como parte de uma estratégia de marketing. Gerenciamento de busca: essa capacidade ajuda os clientes a encontrarem o produto ou serviço específico que desejam avaliar ou comprar.Software de gerenciamento de conteúdo: ajuda as empresas de e-commerce a desenvolverem, gerarem, entregarem, atualizarem e arquivarem dados de texto e informações de multimídia em web sites de e-commerce. Gerenciamento de catálogo: gerar e administrar o conteúdo de catálogo é um importante subconjunto do gerenciamento de conteúdo e assume a forma de catálogos multimídia de informação do produto. Administração do fluxo de trabalho: ajuda os funcionários a colaborarem eletronicamente para a realização do trabalho estruturado dentro de processos de negócios que dependem de conhecimento. O controle do fluxo de trabalho em e-business e em e-commerce, dos processos de negócios a serem realizados, depende de uma rotina cujo cumprimento tem o auxílio da orientação contida em modelos de software. Software de notificação de evento: funciona como a administração do fluxo de trabalho para monitorar todos os processos de e-commerce e registrar todos os eventos relacionados, até mesmo alterações inesperadas ou situações problemáticas. Em seguida, atua com o software criador de perfis de usuário para notificar automaticamente todos os stakeholders envolvidos em importantes eventos de transações, utilizando os métodos de mensagem eletrônica apropriados, preferidos dos usuários, tais como comunicações por fax, pager, e-mail e grupo de notícias. Colaboração e comércio: um e-business focalizado no cliente utiliza ferramentas, como e-mail, sistemas de bate-papo e grupos de discussão para promover as comunidades de interesse on-line entre os funcionários e clientes, para ampliar o atendimento ao consumidor e fortalecer a fidelidade deste no e-commerce. A colaboração básica entre empresas parceiras de negócios no e-commerce pode também ser fornecida por meio de serviços de comércio que usam a internet. Um sistema B2C de pagamento eletrônico com muitas alternativas de pagamento: • Os processos de pagamento não são simples, devido à natureza quase anônima das transações que se realizam entre os sistemas de computadores interconectados de compradores e vendedores, e os muitos problemas de segurança envolvidos. • Os pagamentos são complexos devido à ampla variedade de alternativas de débito, de crédito e de instituições financeiras e intermediários que podem participar do processo. • Uma variedade de sistemas de pagamento eletrônico desenvolveu-se com o passar do tempo. • Novos sistemas de pagamento estão sendo desenvolvidos e testados para atender os desafios técnicos do comércio eletrônico por meio da internet. 115 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Sistemas de transferência eletrônica de fundos (TEF): é uma forma importante dos sistemas de pagamento eletrônico nos setores bancários e varejistas. Sistemas de micropagamento: algumas dessas tecnologias emitem recibo eletrônico ou dinheiro digital, às vezes chamado de dinheiro eletrônico, para fazer pagamentos pequenos demais para o uso de cartão de crédito. Técnicas de criptografia e de autenticação são utilizadas para gerar sequências de dados que possam ser manuseados como moeda para fazer pagamentos em dinheiro. Pagamentos eletrônicos seguros: quando você faz uma compra on-line na internet, suas informações de cartão de crédito estão sujeitas à interceptação por sniffers de rede, softwares que reconhecem facilmente os formatos dos números dos cartões de crédito. Medidas essenciais de segurança estão sendo utilizadas para resolver esses problemas de segurança: 1. Criptografar (codificar e embaralhar) os dados que vão do cliente ao comerciante. 2. Criptografar os dados que vão do cliente para a empresa que autoriza a transação por meio do cartão de crédito. 3. Conseguir as informações confidenciais off-line. Um fato básico no varejo na internet (e-tailing) é que todos os web sites de varejo são criados de modo igual no que tange ao imperativo “localização” para seu sucesso em vendas. Alguns fatores críticos para o sucesso incluem: • Seleção e valor: seleções de produtos atraentes, preços competitivos, garantias de satisfação e suporte ao cliente após a venda. • Desempenho e serviço: navegação, sondagem e compra rápidas e fáceis, e remessa e entrega imediatas. • Aparência e impressão: loja na web, áreas de compra do web site, páginas do catálogo multimídia de produtos e características de compra atraentes. • Propaganda e incentivos: propaganda dirigida nas páginas da web e nas promoções por e-mail, descontos e ofertas especiais, incluindo os sites associados. • Páginas pessoais da web; recomendações personalizadas de produtos, notícias por e-mail e propaganda na web, suporte interativo para todos os clientes. • Relações comunitárias: comunidades virtuais de clientes, fornecedores, vendedores de empresas e outros, por meio de grupos de notícias, salas de bate-papo e links para sites semelhantes. • Segurança e confiabilidade: segurança de informações ao cliente (sobre os produtos, assim como o suprimento confiável de pedidos) nas transações do web site. Cinco tipos principais de espaços de mercado de e-commerce são utilizados pelas empresas atualmente. Incluem: 116 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II • Um para Muitos: espaços de mercado no lado da oferta. Hospedam um importante fornecedor, o qual estabelece os preços e as ofertas de catálogo. Exemplos: a Cisco.com e a Dell.com. • Muitos para Um: espaços de mercado no lado da demanda. Atraem muitos fornecedores que se agrupam para oferecer um negócio a um grande comprador. Exemplos: a GE e a AT&T. • Alguns para Muitos: espaços de mercado de distribuição. Reúnem importantes fornecedores que fundem seus catálogos de produtos para atrair um público maior de compradores. Exemplos: VerticalNet e Works.com. • Muitos para Alguns: espaços de mercado de abastecimento. Reúnem importantes compradores que fundem seus catálogos de compra para atrair mais fornecedores e, em consequência, maior concorrência e menores preços. Exemplos: a Covisint, no setor automobilístico, e a Pantellos, no de energia. • Muitos para Muitos: mercados de leilões utilizados por muitos compradores e vendedores que podem criar uma multiplicidade de leilões de compradores e de vendedores no intuito de otimizar decididamente os preços. Exemplos são a eBay e a FreeMarkets. Sistemas de trabalho em equipe (groupware): também são conhecidos como sistemas de computação colaborativa. Eles buscam melhorar a performance das equipes de trabalho por meio da integração de atividades de diversas pessoas diferentes que trabalham num mesmo processo. Software colaborativo (ou groupware) é um software que apoia o trabalho em grupo, coletivamente, e fornece suporte computacional aos indivíduos que tentam resolver um problema em cooperação com outros, sem que todos estejam no mesmo local, ao mesmo tempo. Com base nas pesquisas realizadas na área denominada internacionalmente Computer Supported Cooperative Work, ou Trabalho Cooperativo Suportado por Computador (CSCW), foram desenvolvidos vários recursos para implantação de sistemas cooperativos. Essas ferramentas, denominadas groupware, utilizam conceitos de sistemas distribuídos, comunicação multimídia, ciência da informação e teorias sócio-organizacionais. Softwares como e-mail (assíncrono), agenda corporativa, bate-papo (chat) e wiki3 pertencem a essa categoria. Há um consenso de que software de socialização se aplica a sistemas fora do ambiente de trabalho, como serviços de namoro on-line e redes de relacionamento, como o Orkut. O estudo da colaboração com auxílio de computador inclui o estudo deste software e dos fenômenos sociais associados a ele. Sistemas de apoio ao ensino pela web (e-learning): são recursos que têm como objetivo proporcionar o treinamento e a capacitação depessoas e grupos de funcionários que precisam fazer a atualização ou aquisição de novos conhecimentos, mas que estão sem tempo ou recursos para aprender da forma convencional. Os sistemas de e-learning apresentam como vantagem o custo relativamente baixo para o aluno, além de disponibilizar o treinamento em qualquer lugar em que se possua conexão com a Internet. O e-learning é resultado da combinação entre o ensino e a educação a distância com auxílio da tecnologia da informação e da telecomunicação. Trata-se de iniciativas empreendedoras das organizações de ensino, que viram nos recursos da internet uma forma de levar a educação on-line e o treinamento baseado em web para qualquer lugar do mundo, resultando, por final, naquilo que se denomina por e-learning ou ensino a distância. Foram projetados softwares para atuarem como salas de aula virtuais, gerando várias possibilidades de interações entre os seus participantes. Com as ferramentas da tecnologia na web, os processos de interação em tempo real passaram a ser uma 117 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação realidade, permitindo que o aluno tenha contato com o conhecimento, com o professor e com outros alunos, por meio de uma sala de aula virtual. De forma simples, e-learning é o processo pelo qual o aluno aprende através de conteúdos colocados no computador e disponibilizados pela internet e em que o professor, se existir, está a distância, utilizando a internet como meio de comunicação, podendo existir sessões presenciais intermediárias. As organizações que utilizam aplicações baseadas na estrutura de e-business estão integradas em conjuntos de aplicações inter-funcionais, como: 1. planejamento de recursos empresariais; 2. gerenciamento do relacionamento com o cliente; 3. apoio às decisões; 4. gerenciamento da cadeia de suprimentos; 5. administração da rede de vendas. Sistemas de informação dentro de uma organização empresarial que apoiam uma das funções tradicionais de empresas, como marketing, finanças, RH ou produção. Sistemas funcionais podem ser sistemas de informação de administração ou de operações: • marketing: — gerenciamento da relação com o cliente; — marketing interativo; — automação da força de vendas; — processamento de pedidos; — controle de estoques. • administração de recursos humanos: — análise de remuneração; — inventário de qualificações de funcionários; — previsão de necessidades de pessoal; — folha de pagamento. • produção/operação: — planejamento de recursos de fabricação; — sistemas de execução de fabricação; — controle de processos. 118 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II • contabilidade: — contas a receber; — contas a pagar; — livro-razão geral. • finanças: — administração de caixa; — administração de crédito; — administração de investimentos; — orçamento de capital; — previsão financeira. Marketing, segundo o grande escritor Philip Kotler, deve considerar 4Ps: promoção ou propaganda, venda de produtos, desenvolvimento de preços em praças ou novos mercados para melhor atender clientes atuais e potenciais. Sistemas de informação de marketing do tipo SPT devem ajudar os gerentes a satisfazer as necessidades mais amplas de informação nas seguintes áreas: • administração de produto: o sistema de informação ajuda a planejar, monitorar e apoiar o desempenho de produtos, linhas de produtos e de marcas; • propaganda e promoção: os sistemas de informação ajudam a selecionar mídias e métodos promocionais e a controlar e a avaliar os resultados de propagandas e promoções; • previsão de vendas: um sistema de informação pode produzir rapidamente previsões de vendas de curto e de longo prazo; • pesquisa de mercado: as ferramentas de um sistema de informação podem ajudar os pesquisadores na coleta e na análise de dados internos e externos sobre variáveis de mercado, evolução e tendências; • administração de vendas: o sistema de informação ajuda a planejar, monitorar e apoiar o desempenho de vendedores e as vendas de produtos e serviços; • automação da força de vendas: o sistema de informação automatiza o registro e o relatório da atividade de vendas pelos vendedores e as comunicações e apoio às vendas pela administração; • processamento de pedidos ou processamento de pedidos de vendas: é um importante sistema de processamento de transações que capta e processa pedidos dos clientes, produzindo faturas para eles e dados necessários para a análise de vendas e o controle de estoque. Também há integração com o sistema de faturamento de finanças e contábil; 119 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação • controle de estoque: esses sistemas acompanham e monitoram os níveis de estoques e suas mudanças. Eles podem ser programados para notificar os gerentes se for atingido certo nível de estoque que necessite de uma decisão. Também podem ser equipados para lidar com informações sobre pedidos de rotina. Por exemplo, um sistema de informação de marketing pode ajudar os gerentes de marketing a desenvolver estratégias e planos, com base em metas empresariais, pesquisa de mercado e dados da atividade de vendas, e a monitorar e apoiar atividades de marketing institucional: • numa indústria de manufatura, a área de vendas foi informatizada com o objetivo de realizar mais rapidamente e com menores possibilidades de erros as análises das vendas contendo diversas estatísticas dessa área, cálculo de comissão de vendedores e elaboração de gráficos de desempenho. A empresa instalou uma rede de microcomputadores, desenvolveu uma intranet dentro da organização, com uma extranet envolvendo vendedores, funcionários e clientes; • os vendedores da empresa, tanto internos quanto externos, receberam palmtops, isto é, equipamentos do tipo Personal Digital Assistant (PDA), com rede sem fio, para adquirirem mobilidade. Esses equipamentos, com os sistemas desenvolvidos no Windows CE, permitiram vendas de modo mais rápido e eficiente; • à medida que os vendedores realizavam as vendas dos produtos, digitalizavam os dados diretamente no visor do PDA – touch screen –, que os transmitia por meio das telecomunicações 3G. Os pedidos davam entrada no sistema – intranet –, e as notas fiscais eram emitidas na área da empresa destinada à expedição, que realizava o despacho da mercadoria assim que houvesse a liberação da área financeira; • a cada instante do dia, os gerentes e o pessoal da média e da alta administração das diversas áreas da organização podiam observar os dados de vendas acumuladas até o momento, SIGs com totais acumulados na semana ou no mês, os totais de cada mês anterior ou de cada semana anterior, os gráficos do que foi vendido baseado em estatísticas anteriores. Podiam também passar instruções para os supervisores e vendedores sobre promoções e campanhas. Os dados da programação de produção e os diversos dados de planejamento estratégico da empresa eram fornecidos pelo sistema de ERP; • o pessoal da alta e da média administração da empresa podia adotar as decisões assertivas de modo mais rápido, seguro, lucrativo e com qualidade, pois as informações necessárias à tomada de decisões eram disponibilizadas pela organização em tempo real; • o sistema de vendas fornecia informações valiosas de marketing para o gerente e aos supervisores de vendas durante o expediente, que, com base nelas, tomavam as decisões necessárias para a correção ou alteração de rumo das tarefas da área com foco em atingir melhor os objetivos da área. Conforme explica O´Brien (2007), o marketing direcionado tornou-se uma importante ferramenta no desenvolvimentode estratégias de propaganda e promoção para os web sites de comércio eletrônico 120 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II de uma empresa. O marketing direcionado é um conceito de administração de propaganda e promoção que engloba cinco componentes-alvo: 1. Comunidade: as empresas podem personalizar suas mensagens de propaganda na rede e seus métodos de promoção para atrair pessoas de comunidades específicas. 2. Conteúdo: propaganda, como cartazes eletrônicos ou banners, podem ser veiculadas em várias páginas de sites da internet, além da home page da empresa. 3. Contexto: a propaganda figura apenas em páginas da internet que são relevantes ao conteúdo de um produto ou serviço. 4. Aspectos demográficos/psicográficos: esforços de marketing podem ser dirigidos apenas a tipos específicos ou classes da população. 5. Comportamento on-line: campanhas de propaganda e promoção podem ser adaptadas a cada visita individual a um site. Sistemas de informação de manufatura apoiam a função de produção/operações, a qual inclui todas as atividades relacionadas com planejamento e controle dos processos que produzem bens e serviços. Esses sistemas operacionais podem ser divididos nas seguintes categorias: • manufatura auxiliada por computador, ou Computer Aided Manufacturing (CAM), ou manufatura auxiliada por computador contrapondo-se ao CAD. O CAM está no processo de produção. Enfatiza que o uso do computador na automação da fábrica deve ser para: — simplificar (reprojetar) processos de produção, projetos de produtos e organização fabril como um fundamento essencial para a automação e a integração; — automatizar os processos produtivos e as funções organizacionais que os apoiam com computadores e robôs; — integrar todos os processos produtivos e apoio utilizando computadores e redes de telecomunicações; • controle de processo: é o uso de computadores para controlar um processo físico em andamento que faz parte de um determinado projeto. O software de controle de processo utiliza modelos matemáticos para analisar o processo em curso e compará-lo aos padrões ou às previsões de resultados esperados; • controle de máquina: também conhecido por “controle numérico direto” (Direct Numerical Control – DNC), utiliza programas de computador para máquinas-ferramenta (CNC) para converter dados geométricos de projetos de engenharia e instruções de usinagem do planejamento de processo em comandos que controlam as máquinas. Esse sistema é aplicado para fazer a comunicação (enviar instruções/dados) entre um computador e uma ou mais máquinas CNC, garantindo maior produtividade, menor perda de dados e evitando perda de tempo por parte do operador para a digitação do programa ou outros dados; 121 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação • robótica: é a área da tecnologia que cria máquinas (robôs) com inteligência e faculdades físicas semelhantes às humanas (inteligência artificial). A mecatrônica engloba a mecânica, a eletrônica e a computação, que trata de sistemas compostos por máquinas e partes mecânicas automáticas e controladas por circuitos integrados, tornando sistemas mecânicos motorizados, controlados manualmente ou automaticamente por circuitos elétricos. A robótica tem possibilitado às empresas redução de custos com mão de obra e um significativo aumento na produção. O país que mais tem investido na robotização das atividades industriais é o Japão; um exemplo disso observa-se na Toyota; • engenharia com auxílio de computador, ou Computer-Aided Design (CAD) é o nome genérico de sistemas computacionais (software) utilizados pela engenharia, pela geologia, pela arquitetura e pelo design para facilitar o projeto e desenho técnicos. No caso do design, este pode estar ligado especificamente a todas as suas vertentes (produtos como vestuário, eletroeletrônicos, automobilísticos etc.), de modo que os jargões de cada especialidade são incorporados na interface de cada programa. Os projetistas utilizam estações de trabalho com capacidades gráficas e computacionais ampliadas para simular, analisar e avaliar modelos de projeto de produto em menos tempo e por um custo inferior ao da construção de protótipos reais. Por exemplo: numa empresa industrial, a área de vendas representa a maior interface do negócio com o mundo exterior. Muitas vezes, a informação do mundo exterior demora a chegar às demais áreas internas da empresa, porém, quando chegar, deve seguir o seguinte fluxo: — a área seguinte é a de Programação e Controle da Produção (PCP); — a programação da produção deve ser feita de acordo com as necessidades atuais ou passadas – demandas históricas – do mercado. Vendas é a área que está em contato direto com o mercado e, por isso, é necessário que o pessoal do PCP esteja ciente de todas as tendências do mercado e do que está ocorrendo em vendas, em particular com os produtos da empresa; — uma vez feita a programação da produção numa determinada mercadoria, esta é enviada para a área de produção na forma de uma instrução de fabricação; — a gestão dos materiais é de extrema importância. As bases para essa gestão eletrônica se iniciaram com os sistemas do tipo Materiais Requirement Planning (MRP). Esses sistemas primordiais realizavam a explosão de um produto em seus componentes e depois gerenciavam os estoques e a necessidade de componentes; — o gerenciamento desse tipo é bastante complexo e, além disso, há necessidade de todo um planejamento financeiro. Nesse ponto, a empresa partiu para a utilização bem-sucedida do sistema Enterprise Resource Planning (ERP) com uso na extranet; — por outro lado, internamente, na área de produção, existem esquemas de trabalho. Os operários são divididos em turmas, as quais trabalham em turnos (manhã, tarde, noite e fins de semana), e esses são alocados em máquinas. Todo trabalho deve ser contabilizado para efeitos de pagamento de salários, além da contagem da produção que, após aprovada, é informada como material produzido. Esse material produzido deve ser informado para a área de controle de produção do PCP, para que informe a área de vendas sobre a evolução da produção; 122 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II — o material acabado segue para a área de estoque, embalagem, armazenagem e, finalmente, expedição ou despacho. Na área de despachos, será emitida a nota fiscal, que deverá seguir junto com a mercadoria ao cliente; — atualmente, algumas empresas informam ao cliente o status do andamento da produção e da entrega do produto adquirido. Assim, é possível acompanhar pela internet o estágio da produção e a localização geográfica da mercadoria. Quando uma mercadoria é despachada por uma empresa de logística, recebe-se um número que permite rastrear a sua localização: Correios, Sedex, UPS, Fedex etc. A função de administração de recursos humanos envolve a avaliação, a seleção, o recrutamento, a remuneração e o desenvolvimento de funcionários. O objetivo da área de RH é o uso eficaz e eficiente dos recursos humanos de uma empresa. Os sistemas de informação de recursos humanos do tipo SPT são projetados para apoiar: • as rotinas do departamento de pessoal da empresa; • o desenvolvimento de todo o potencial dos funcionários; • o controle de todas as políticas e programas de pessoal. Basicamente, as empresas utilizavam os sistemas de informação computadorizados para (1) produzir a folha de pagamento (holerite ou contracheque) e relatórios, (2) manter cadastro de pessoal e (3) analisar o uso de pessoal nas suas operações. O sistema de folha de pagamento recebe e mantém dados de cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho para produzir contracheques e outrosdocumentos, como declarações de rendimentos, relatórios de folha de pagamento e de análise de mão de obra. Outras atribuições da área de RH são: • recrutamento, seleção e contratação; • remanejamento de cargos; • avaliações de desempenho; • análise de benefício do funcionário; • treinamento e desenvolvimento; • saúde e segurança do trabalho. Sistemas de informação de contabilidade do tipo SPT são os mais tradicionais e os mais amplamente utilizados nos negócios. Registram e relatam transações comerciais e outros eventos econômicos. Os sistemas de contabilidade operacional recebem as transações ou movimentações comerciais e enfatizam a manutenção de registros históricos e legais, sendo responsáveis pela produção de demonstrativos financeiros. Os objetivos principais dos sistemas contábeis são: 123 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação • contas a receber: sistemas de contas a receber mantêm registros dos débitos totais dos clientes a partir de dados gerados por suas compras e pagamentos; • contas a pagar: sistemas de contas a pagar mantêm controle de dados relativo a compras de fornecedores e de pagamentos a eles; • livros contábeis: sistemas de livros contábeis consolidam dados recebidos de contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento e outros sistemas de informação de contabilidade. Sistemas de informação financeira do tipo SPT apoiam os gerentes financeiros em decisões relativas às operações financeiras de uma empresa e à alocação e controle desses recursos. As áreas-chave para os sistemas de informação financeira compreendem: • administração de títulos e valores: os sistemas de informação coletam e registram as informações sobre todos os recebimentos e desembolsos financeiros dentro de uma organização. Além disso, muitas empresas investem seu excedente de caixa no mercado de capitais no curto, médio e longo prazos, e esses portfólios podem ser controlados pelo software; • orçamento de capital: os sistemas de informação dão suporte ao processo de planejamento do orçamento de capital para ajudar a avaliar a rentabilidade e a influência financeira dos desembolsos de capital propostos; • previsão financeira: o sistema de informação financeira auxilia na previsão estatística, propiciando técnicas analíticas que resultem em previsões econômicas ou financeiras, levando em consideração o cenário das condições econômicas locais e nacionais, o comportamento do mercado consumidor, os níveis de preço e as taxas de juros; • planejamento financeiro: sistemas de planejamento financeiro utilizam modelos de planejamento financeiro para avaliar o desempenho atual e projetado de uma empresa; permitem, inclusive, o desenvolvimento do fluxo de caixa projetado. Os sistemas ajudam a determinar as necessidades de fluxos de capital e analisar as opções de financiamento. 5.6 sistemas de suporte às decisões A utilização de recursos de e com a tecnologia da informação e de sistemas impulsionou o apoio na tomada de decisão e, com a eclosão do e-commerce gerada pela internet na rede mundial de computadores, está ampliando os usos e expectativas de apoio à decisão aos gerentes, clientes, fornecedores e parceiros de negócios, utilizando a tecnologia baseada na internet. A solução de problemas representa uma atividade crítica para qualquer organização. Uma vez identificado o problema, o processo de solução tem início com a tomada de decisão. Um modelo de grande aceitação desenvolvido por Herbert Simon divide a fase de tomada de decisão do processo de solução de problema em três estágios: inteligência, projeto e escolha. Posteriormente, esse modelo foi expandido por George Huber, tornando-se um modelo de processo de solução de problema completo. Porém, é preciso classificar os problemas e as soluções em níveis, de acordo com O´Brien (2007): 124 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II • Planejamento estratégico e controle: os principais executivos desenvolvem metas, estratégias, políticas e objetivos organizacionais globais, por meio de um planejamento estratégico de longo alcance. Também monitoram o desempenho estratégico da organização e sua direção como um todo. Como resultado, eles são tipicamente envolvidos em tomadas de decisões não estruturadas; quer dizer, decisões em que os procedimentos de decisão a serem seguidos não podem ser determinados com antecedência. • Planejamento tático e controle: gerentes de nível intermediário desenvolvem planos e orçamentos de curto e médio alcance e especificam políticas, procedimentos e objetivos para subunidades da organização. Eles também adquirem e distribuem recursos e monitoram o desempenho de subunidades organizacionais nos níveis de departamento, divisão e outros níveis de trabalho em grupo. Consequentemente, esses gerentes tomam decisões mais semiestruturadas, nas quais apenas alguns dos procedimentos de decisão podem ser determinados com antecedência. 5.6.1 Planejamento operacional e controle Os gerentes de supervisão desenvolvem planejamentos de curto prazo, como programas de produção. Os líderes de produção são gerentes de linha de frente que orientam as ações de funcionários não administrativos, e seus sistemas de informação são normalmente ligados ao processamento, monitoramento e à avaliação de produtos reais, sendo então suas decisões mais estruturadas, determinadas com antecedência. O SAD resulta na melhora do processo de tomada de decisão individual para todos os níveis de usuários, com modelos que possuem alto grau de sofisticação e custos elevados para a empresa. Segundo O´Brien (2007), Sistemas de Apoio Decisão (SAD) são sistemas computadorizados que fornecem suporte de informações interativas a gerentes e profissionais de negócios em suas decisões, sejam estruturadas ou não. Diferenciando-se dos sistemas de informação gerencial, os SAD dependem de modelos de referência. Um modelo de referência é um componente de software que consiste em modelos utilizados em rotinas analíticas e computacionais que matematicamente expressam relações entre variáveis. Há vários tipos de modelos de referência analíticos de SAD. Estes incluem: • Análise do tipo what-if: um usuário final faz mudanças em variáveis, ou nas relações entre variáveis, e observa a mudança resultante no valor de outras variáveis. • Análise de sensibilidade: um tipo especial de análise what-if, na qual o valor de só uma variável é alterado repetidamente, e são observadas as mudanças resultantes em outras variáveis. • Análise de busca de metas: em lugar de observar como as mudanças numa variável afetam outras variáveis, a análise de busca de metas fixa um valor-alvo para uma variável, e, em seguida, altera repetidamente as outras variáveis até que o valor-alvo seja encontrado. • Análise de otimização: um modelo de busca de metas mais complexo. Em lugar de fixar um valor-alvo específico para uma variável, a meta é encontrar o valor ótimo para uma ou mais variáveis-alvos, dentro de certas restrições. 125 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação A integração entre plataformas é um dos principais objetivos das e-business atuais. Como mostrado, os pacotes SAD podem não apenas funcionar sob diferentes plataformas de computador, mas também se integrar com recursos de dados da empresa, incluindo bancos de dados operacionais, data marts e data warehouses. Esses pacotes não estão mais limitados à resposta e entrada numérica, mas podem utilizar sistemas de visualização de dados para representar dados complexos que utilizam formas gráficas tridimensionais interativas. Isso, por sua vez, ajuda os usuários a descobrir mais rápida e facilmente padrões e vínculos entre variáveisde decisão. Como afirmamos anteriormente, o objetivo da e-business atual é fornecer informação a qualquer um que dela necessite, quando e onde quer que estejam. Cada vez mais as empresas estão construindo portais corporativos de informação para possibilitar o acesso à informação por meio da web. Quando posto em uso com sucesso, esse portal fornece uma interface universal para o conhecimento da empresa, para as ferramentas de tomada de decisão, assim como para uma multiplicidade de outras ferramentas. 5.6.2 On-line Analytical Processing (OLAP) A capacidade de manipular e analisar um grande volume de dados sob múltiplas perspectivas chamamos de OLAP (On-line Analytical Processing – processamento analítico on-line), um recurso que permite aos gerentes examinar e manipular, interativamente em tempo real, grandes quantidades de dados detalhados e reunidos segundo muitas perspectivas. As aplicações OLAP são amplamente utilizadas em diversos níveis da organização para permitir análises comparativas que serão utilizadas nas tomadas de decisões no dia a dia da organização. Essas ferramentas são capazes de navegar pelos dados de um data warehouse, possuindo uma estrutura adequada tanto para a realização de pesquisas como para a apresentação de informações. Pelo processo de “fusão” de dados, é possível comparar e responder a perguntas como “e se?” e “por quê?” para análise de cenário e hipóteses. Com ferramentas OLAP, é possível navegar entre diferentes níveis de bases de dados. Por meio de um processo chamado Drill, o usuário pode aumentar (top down) ou diminuir (bottom up) o nível de detalhamento dos dados. Por exemplo, se um relatório estiver consolidado por países, fazendo um Drill down, os dados passarão a ser apresentados por estados, cidades, bairros, ruas e sucessivamente até o menor nível de detalhamento possível. O processo contrário, o Drill up, por sua vez, faz com que os dados sejam consolidados e em níveis de informação sintetizados. Os servidores e as ferramentas OLAP suportam análise de dados de altíssima velocidade, envolvendo relacionamentos complexos, tais como combinações de produtos da empresa, regiões, canais de distribuição, unidades de exibição do relatório e períodos de tempo. Ou podem-se identificar tendências de compras, itens de vendas para promoções e condições de loja, tais como mostradores e, inclusive, condições de tempo. 126 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II Os dados dessas dimensões ou medidas são geralmente agregados, por exemplo, em vendas média mensal, semestral, anual, comparativamente com períodos anteriores, e projeções de crescimento para curto, médio e longo prazos. A velocidade é essencial numa economia em crescimento, em negócios que se expandem e acumulam diariamente mais dados em suas bases. Lembrete Borg: Veja que, obviamente, o valor dos dados está nas decisões que eles permitem tomar. Poderosas ferramentas de análise de dados e geração de informações, como o OLAP, quando incorporadas dentro de uma arquitetura de data warehouse, revelam as condições de mercado dentro de um foco mais claro e amplo para ajudar as empresas a se manterem competitivas. Contudo, é preciso criatividade e interação dos usuários para encontrar, selecionar e montar a informação no banco de dados. O acesso aos dados multidimensionais existentes nos bancos de dados pode ser grande, embora o processo de armazenamento nem sempre seja devido às várias estruturas que devem ser atualizadas. Algumas empresas optam pela atualização de seus bancos de dados nos finais de semana, quando os acessos são nulos, para criar, montar e compartilhar as informações que serão utilizadas no expediente normal durante a semana. Há numerosas áreas de aplicação da Inteligência Artificial (IA) nas empresas. Dentre elas, e segundo O´Brien (2007), destacam-se: • Redes neurais: sistemas de computação modelados segundo a rede em forma de malha do cérebro de elementos de processamento interconectados chamados neurônios. Os processadores interconectados em uma rede neural operam em paralelo e interagem dinamicamente entre si. Isso possibilita que a rede aprenda a reconhecer padrões e relacionamentos nos dados que processa. Por exemplo, uma rede neural pode ser utilizada para aprender de quais características de crédito resultam empréstimos bons ou ruins. • Lógica difusa: um método de raciocínio que permite valores e inferências aproximados. Isso possibilita que o sistema de lógica difusa processe dados incompletos e, rapidamente, apresente soluções aproximadas, mas aceitáveis. Sistemas de lógica difusa são utilizados em microchips controladores de processo de lógica difusa incorporados em muitos eletrodomésticos japoneses. • Algoritmos genéticos: utiliza a randomização darwiniana e outras funções matemáticas para simular um processo evolutivo que produz soluções cada vez melhores a um problema. São especialmente úteis em situações nas quais milhares de soluções são possíveis e devam ser avaliadas para produzir uma solução ótima. 127 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação • Realidade virtual: é uma realidade simulada por computador que utiliza dispositivos como um rastreador dotado de óculos de proteção para vídeo e luvas de dados para criar mundos virtuais que possam ser experimentados pela visão, audição e tato. As aplicações atuais de realidade virtual incluem o projeto com auxílio de computador, diagnósticos médicos, simulação de voo, e jogos 3D estilo árcade. Um agente inteligente (olha eu aí, sou o Borg, seu agente inteligente) é um software substituto que preenche uma necessidade ou atividades declaradas. O agente inteligente utiliza conhecimento embutido e aprendido sobre como um usuário final se comporta ou implementa uma solução de software em resposta a perguntas levantadas — como o projeto de um modelo de apresentação ou de planilha eletrônica — para resolver um problema específico de interesse do usuário final. Os agentes inteligentes podem ser agrupados em duas categorias para a computação empresarial: • Agentes de interface com o usuário: — interfaces tutoriais: observam as operações do computador, os erros que o usuário comete, e oferecem dicas e sugestões sobre o uso eficiente do software; — agentes de apresentação: mostram informações numa multiplicidade de formas de relatórios, apresentação e mídias, com base nas preferências do usuário; — agentes de navegação de rede: descobrem caminhos para a informação e fornecem maneiras de visualizar as informações, preferidas por um usuário; — agentes de desempenho de papéis: realizam jogos de suposição e desempenham outros papéis para ajudar os usuários a compreenderem as informações e tomarem as melhores decisões. • Agentes de gerenciamento de informações: — agentes de procura: ajudam os usuários a encontrar arquivos e bancos de dados, procuram pela informação desejada, sugerem e encontram novos tipos de produtos, mídias e recursos de informação; — corretores de informações: fornecem serviços comerciais para descobrir e desenvolver recursos de informação que se ajustem às necessidades das empresas ou pessoais de um usuário; — filtros de informação: recebem, encontram, filtram, descartam, salvam transmitem e notificam os usuários sobre produtos recebidos ou desejados, incluindo e-mail, correio de voz e todas as outras mídias de informação. 5.6.3 ERP – Enterprise Resorce Planning Enterprise Resorce Planning (ERP), plano de recursos empresariais, é um sistema de gestão corporativa integrado, normalmente baseado em produção, mas atende a todos os departamentos e unidades de uma empresa de grande porte, ou uma multinacional. 128 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo -1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II Esquematicamente temos a representação gráfica do ERP em uma empresa: Finanças Recursos humanos Procura Relatórios Operações Inventário Gestão de pedidos Ordem de produçãoERP Figura 31 – ERP e seus componentes principais para empresa de pequeno porte Atualmente, existem sistemas de ERP para grandes e médias empresas; normalmente são projetos de médio a longo período de implantação e exigem recursos financeiros respeitáveis. Como exemplos: R/3 da empresa SAP, Glovia, da Fujitsu, Brinfo, da Brasil Informática etc. Segundo Nanini (2001), a recente história dos sistemas integrados de gestão empresarial (SIG ou ERP) parece repetir mais uma vez o ciclo das modas e modismos gerenciais. Os executivos lhes dedicam horas e horas de reuniões e de sono. Seus atributos despertam devaneios futuristas. As revistas e jornais de negócios lhes dedicam capas e matérias especiais. Usuários declaram suas virtudes e mostram os milhões economizados com sua implementação. Eles parecem conquistar corações e mentes e se tornam ideias fixas para gerentes e empresários. Mas como tudo começou? A descentralização na área da tecnologia da informação começou no final da década de 1970. A vanguarda tecnológica nessa época incluía minicomputadores com pacotes de aplicações dedicados a mecanizar funções empresariais especializadas. Experiências bem-sucedidas com informática entre os gerentes das empresas, adicionados com um senso mais claro do impacto de tecnologia nas suas operações empresariais, ocasionou um controle mais direto em cima de atividades de sistemas. Tecnologias emergentes, como automatização de escritório, robótica e CAD/CAM, também contribuíram no processo. A computação pessoal e caseira apressou a tendência, assim como a espera por telefones inteligentes. Como os microcomputadores e minicomputadores saturaram as companhias e como responsabilidades sobre cada módulo do sistema de ERP apareceram nas funções de trabalho de um número maior de empregados, a aprendizagem da aplicação do sistema de ERP varia muito de uma área da organização para outra. Assim, o uso de fases de crescimento da tecnologia da informação dentro de cada área da organização reaparece como uma base proativa de planejamento. 129 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação A partir dos anos 1990, os sistemas de ERP passaram a ser vistos como solução abrangente e definitiva para problemas e demandas empresariais. A explosão da internet, o crescimento do comércio eletrônico e o reconhecimento de sua importância nas relações de compra e venda entre empresas e entre empresas e consumidor final estão provocando o redesenho dos processos empresariais. À medida que os computadores foram desenvolvidos e se tornaram simultaneamente mais baratos, passou a ser possível usar cálculo de necessidades de materiais (a lógica que parte da necessidade de atendimento de determinada demanda de um conjunto de produtos e calcula exatamente as quantidades necessárias e momentos em que devem estar disponíveis todos os itens semiacabados, componentes e matérias-primas) para que, sem faltarem nem sobrarem, supram a produção da quantidade planejada de produtos. A lógica de cálculo que dessa forma coordena consumo e suprimento de materiais passou a ser chamada, em inglês, Material Requirements Planning ou MRP, e traduzido por cálculo de necessidade de materiais. A mecânica do MRP, que até hoje está no coração dos mais sofisticados sistemas de administração de produção chamados MRP II ou mais recentemente de ERP, é tratada a seguir. A vantagem do ERP é o monitoramento em tempo real das funções do negócio, permitindo a análise, em tempo real, de questões-chave como qualidade, disponibilidade, satisfação do cliente, performance e lucratividade. Os sistemas financeiro e de planejamento recebem informações automaticamente da manufatura e da distribuição. Se algum fato ocorrer na linha de fabricação que afete a situação do negócio – por exemplo, o estoque de embalagens cair para um determinado nível, a ponto de interferir na entrega de um pedido –, o sistema dispara uma mensagem para o comprador do setor de compras. Além da manufatura e do financeiro, os sistemas ERP também podem atender a setores como contabilidade, RH, compras, marketing e vendas, logística, controle patrimonial e frota, administração em geral, além de se integrar com o comércio eletrônico por meio do banco de dados, que é único, tanto para as vendas em lojas físicas quanto virtuais. A parametrização das regras de negócios fornece flexibilidade e respostas rápidas, marcas fundamentais exigidas para a competitividade de qualquer organização. O acesso à informação no menor tempo possível pode levar as empresas a atender melhor seus clientes, elevar seu padrão de qualidade e avaliar as condições do mercado. O planejamento de recursos do empreendimento é um fator crítico para o sucesso, para garantir a rapidez do acesso às informações. De acordo com a AMR Research Inc., 20 mil fabricantes de atuação mundial, cada qual com uma receita anual em torno de 250 milhões de dólares, licenciaram um ERP na década de 2000. Quanto maior a parametrização oferecida, maior é o grau de aderência às regras de negócio que o sistema consegue atender e menor o custo que existirá no processo de implantação diante da pouca e cara necessidade de customização. O ERP é um sistema interfuncional instalado dentro da organização para integrar e automatizar muitos dos processos de negócios que devem ser realizados pelas funções de produção, logística, 130 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II distribuição, contabilidade, finanças e de recursos humanos de uma empresa. O software de planejamento de recursos empresariais é uma família ou conjunto de módulos de sistemas integrados que apoiam as atividades da empresa envolvidas nesses processos internos vitais, inclusive para o sucesso de empresa de e-business que se insere nos negócios dinâmicos do comércio eletrônico. Vendas/ previsão Gestão de transportes DRP Faturamento Workflow Gestão de ativos Folha de pagamento Gestão financeira Manutenção Recebimento fiscal Contas a receber Contas a pagar Recursos humanos Custos Contabilidade geral MRP RCCP CRP PUR SFC ERP MRP II SOP MPS Figura 32 – Estrutura conceitual dos sistemas ERP e sua evolução desde o MRP 5.6.4 CRM – Customer Relationship Management Customer Relationship Management (CRM), administração do relacionamento com o consumidor, são sistemas derivados dos sistemas de marketing, que rastreiam os gostos e preferências de consumo, procurando maximizar o atendimento ao cliente, fornecendo aquilo que ele procura ou de que mais gosta, baseados em experiências de compras passadas e outras variáveis de mercado. A competitividade é fundamental para as empresas sobreviverem, e o cliente passa a ser o foco de atenção. Para manter a competitividade, é fundamental conhecer o cliente e ter recursos para atender à sua demanda, entregar valor extra e serviços agregados, antes, durante e após a venda. Surge uma nova necessidade, que foi batizada de CRM, porém, ele não é somente um software, e sim uma solução completa. A gestão do relacionamento com o cliente requer uma visão ampla e ações de longo prazo. Isso significa dar mais atenção ao valor de um cliente ao longo da sua vida do que valor a uma transação. Segundo estudos da Fundação Getúlio Vargas (FGV), realizados pela pesquisadora Marta de Campos 131 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Maia (2002), o CRM é um conjunto de conceitos, construções e ferramentas compostas por estratégia, processo, software e hardwaree, especialmente, pessoas. As soluções de CRM armazenam dados sobre todas as relações estabelecidas entre a empresa com seu cliente, criando um valioso grupo de informações comportamentais. Elas também auxiliam seus clientes a controlarem seus pedidos, devido às facilidades em acessar as informações quando, onde e como eles querem. Esse canal de troca de informações traz resultados óbvios: os clientes têm mais poder, mais escolhas e menos razões para procurar os concorrentes ou outros fornecedores. Algumas empresas têm conseguindo a fidelização ou conquista da fidelidade do cliente sem sacrificar a rentabilidade por meio da internet. Os benefícios de soluções web são poderosos e de longo alcance. Esse canal de relacionamento cliente-empresa pela web está sendo chamado por alguns estudiosos de e-CRM, ou seja, eletronic-CRM. Com o e-CRM, a empresa pode estabelecer um diálogo contínuo com seus clientes, obter um melhor entendimento, como reconhecer preferências e padrões de compra, construir soluções individuais e até antecipar o que seus clientes estão procurando. A grande arma é o banco de dados usado para coletar os dados que futuramente serão de grande importância para a empresa e seus clientes. A área de marketing é a principal beneficiada pelo Data Base Marketing (DBM), pois assim ela consegue descobrir seus clientes potenciais e criar estratégias diferenciadas para atingir suas metas. Algumas empresas especializadas criaram o software para DBM, como Data-quest, Viper e Harte-hanks. Para soluções em CRM, algumas empresas, como Clarify, Siebel e Vantive, criaram o software baseado na filosofia do relacionamento do cliente e empresa. O conjunto de ferramentas que compõem os sistemas de CRM também cria uma estrutura de tecnologia da informação que integra todos esses processos com o restante das operações de negócios de uma empresa. Os sistemas de CRM são formados por recursos tecnológicos que realizam as atividades empresariais envolvidas nos procedimentos de contato com o público. A parte constituída pelo software de CRM fornece as ferramentas que permitem a uma empresa e a seus funcionários a prestação de serviços de forma rápida, acessível, segura e uniforme a seus clientes. Os benefícios empresariais do CRM são muitos. Alguns exemplos: • permite que a empresa identifique e selecione os melhores clientes, aqueles que são mais lucrativos e, assim, possa mantê-los como clientes duradouros, dando-lhes atenção diferenciada; • possibilita a personalização em tempo real de produtos e serviços com base nos hábitos de compra, desejos, necessidades e formas de pagamento; • também pode fazer o acompanhamento desde o momento em que um cliente entra em contato com a companhia, independentemente da forma como se dá: telefone, e-mail, chat etc.; 132 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II • possibilita que a empresa ofereça um serviço e suportes superior e uma relação estável em todos os contatos que o cliente deseje ou precise ter com ela. Se o assunto e-CRM (gestão do relacionamento com clientes utilizando a web como um dos canais de interação) está na pauta dos investimentos de sua empresa para os próximos meses, é importante ter em mente alguns princípios do receituário de sucesso a serem aplicados ao seu site na internet: 1. defina com clareza quem será o seu público-alvo; 2. repense a sua empresa para focá-la no cliente; 3. compartilhe com todos os colaboradores as informações sobre seus clientes; 4. facilite a vida de seu cliente; 5. promova serviços personalizados. A sua empresa, como qualquer outra, possui Clientes e clientes! Estabeleça um plano de conteúdo, frequência de atualização e navegação que sejam amigáveis ao público-alvo. Pesquise suas preferências quanto à informação, seus hábitos de consumo, de preço e formas de pagamento. Saber o que não lhes oferecer é tão importante quanto aquilo que se deve oferecer. Seu site na web só será efetivo, em termos de geração de valor para os clientes preferenciais, se as interações registradas nele chegarem ao conhecimento de seus colaboradores do mundo real. Seus vendedores poderão contar com informações mais atualizadas ou obter preciosas dicas a partir desses clientes; seu call center poderá direcionar melhor suas ações de venda cruzada ou pesquisar melhor os gostos dos clientes mais rentáveis; a área de planejamento de marketing poderá contribuir com mais precisão para suas campanhas e promoções de vendas e desenvolvimento de novas soluções. Sem dúvida, a web poderá agregar valor ao relacionamento com seus clientes. Sua alta disponibilidade, grande quantidade de informação disponibilizada e comodidade absoluta poderão agregar valiosos pontos na busca por sua fidelidade. A decisão final pode até ser sua. Mas a vontade tem que ser de todos. 5.6.5 Supply Chain Management ou gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM) A cadeia de suprimentos pode ser entendida como uma forma de colaboração entre fornecedores, varejistas e consumidores para a criação de valor. O grande objetivo da SCM é a redução de estoques com a garantia de que não faltará nenhum produto quando for solicitado. O desenvolvimento de técnicas e ferramentas serve para melhorar a gestão da cadeia de fornecimento e essas contribuem para uma melhor estratégia e prática. Deve-se integrar práticas de administração e tecnologia de informação para aperfeiçoar o produto e os fluxos de informação entre os processos e parceiros empresariais dentro de uma cadeia de suprimentos. A gestão da cadeia de suprimentos é estratégica para muitas empresas que têm unidades espalhadas por várias cidades, estados e países. É essencial para aquelas que quiserem atender às exigências de valor de seus clientes de compras convencionais ou pelo e-commerce: o que o cliente quer, quando e onde 133 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação quer, pelo menor preço possível. As relações entre empresas, necessárias para a fabricação e venda de um produto, compõem uma rede de relações de uma empresa, chamada de cadeia de suprimentos. Semelhante ao CRM, o SCM também é um conjunto de módulos interligados para a gestão da cadeia de suprimentos, que reestruturam e agilizam os processos tradicionais da cadeia de suprimentos. As demandas de e-commerce estão forçando os fabricantes a utilizarem suas intranets e extranets para obter ajuda na reestruturação de suas relações com fornecedores, distribuidores e varejistas. O objetivo é reduzir custos de forma significativa, aumentando a eficiência e melhorando os prazos dentro do ciclo da cadeia de suprimentos. O sistema de SCM também pode ajudar a melhorar a coordenação entre os agentes do processo da cadeia de suprimentos, tanto interna quanto externamente. O resultado é uma distribuição muito mais eficaz entre as redes e os canais de distribuição. O foco principal de gerenciamento da cadeia de suprimentos visa alcançar agilidade e pronta reação no atendimento das demandas dos clientes de uma empresa ou empresas e parceiros de negócios. Os componentes de SCM são: • planejamento de demanda (previsão); • colaboração de demanda (processo de resolução colaborativa para determinar consensos de previsão); • promessa de pedidos (quando alguém promete um produto para um cliente, levando em conta tempo de duração e restrições); • otimização de rede estratégica (quais produtos as plantas e centros de distribuição devem servir ao mercado) – mensal ou anual; • produção e planejamento de distribuição (coordenar os planos reais de produção e distribuição para todo o empreendimento) – diário; • calendário de produção – para uma locação única, criar um calendário de produção viável – minuto a minuto; • planejamento de redução de custos e gerência dedesempenho – diagnóstico do potencial e de indicadores, estratégia e planificação da organização, resolução de problemas em real time, avaliação e relatórios contábeis, avaliação e relatórios de qualidade. 5.6.6 EIS – Executive Information System Executive Information System (EIS), sistema de informação ao executivo, são as informações sobre a empresa ou organização, disponíveis em formato gráfico; proporcionam análises e projeções para a tomada de decisão. Conhecido como painel de controle, por se assemelhar ao painel de um avião de grande porte, extrai dados por perfil, diversos filtros e análises baseadas nos bancos de dados corporativos, com extrema 134 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II agilidade e precisão. Por exemplo: análise de investimentos, redução de custos e disponibilidade de caixa para uma decisão sobre investir ou produzir ou comprar matéria-prima. Outra aplicação é a impressão de boletos bancários baseados em bancos de dados para cobrança eletrônica ou manual, como a Sabesp, na emissão da conta de água. 5.7 Novas aplicações de TI nas organizações Com as implementações tecnológicas, softwares e facilidades de comunicação com os hot-spots, redes sem fio, e com o desenvolvimento da computação pessoal móvel, criptografia e certificações digitais, cada vez mais executivos e profissionais de nível intermediário utilizam os recursos de TI para desempenhar sua atividade profissional, que, aliada à internet, proporciona o trabalho a distância, conhecido como home office. Essa implementação chega a reduzir custos proprietários e também é utilizada na interligação de clientes e fornecedores da cadeia de suprimentos. Os sistemas especialistas e sistemas integrados cada vez mais conseguem conversar com os HW e periféricos, ampliando o uso de celulares e smartphones, proporcionando a conexão sem fio, segura e rápida, e a custos cada vez menores. É a integração de plataformas diferentes convergindo para a computação pessoal, digital, integrada e rápida. Telecomunicação é o processo de comunicação de dados entre redes de computadores interconectadas e dispositivos periféricos para processar e trocar dados e informações. É a união dos sistemas de comunicação com os sistemas de informação na chamada convergência de tecnologias de informação. O hardware específico, como o modem, por exemplo, permite aos computadores de locais distantes compartilharem informações utilizando linhas telefônicas e outras formas – mídias – de transmissão de dados. Além dos elementos da comunicação, deve-se adicionar integridade e privacidade às transações de telecomunicação, visando, especialmente, à segurança para viabilizar negócios remotamente. Por exemplo: transações bancárias pela internet, comércio eletrônico, mensagens eletrônicas etc. A evolução das telecomunicações pode ser bem observada nas novas gerações de celulares, 2G, 2,5G e 3G, que tendem a incorporar nos aparelhos os recursos de rede sem fio, de internet, de web, de voz pela internet (VOIP) etc. A telefonia móvel de segunda geração (2G) não é um padrão ou um protocolo estabelecido, é uma forma de nomear a mudança de protocolos de telefonia móvel analógica para digital. A 3G é a terceira geração de padrões e tecnologias de telefonia móvel, substituindo a 2G. É baseada na família de normas da União Internacional de Telecomunicações (UIT), no âmbito do Programa Internacional de Telecomunicações Móveis do International Mobile Telecommunications (IMT-2000). É um padrão global para a terceira geração (3G) de comunicação sem fio, definido pela International Telecommunication Union (UIT ou ITU). 135 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Também como citado anteriormente, o middleware é a designação genérica utilizada para se referir aos sistemas de software que se executam entre as aplicações e os sistemas operativos e ajuda vários sistemas de computadores conectados a trabalharem juntos, promovendo, assim, a sua interoperabilidade. O objetivo do middleware é facilitar o desenvolvimento de aplicações, tipicamente aplicações distribuídas, assim como facilitar a integração de sistemas legados ou desenvolvidos de forma não integrada. Um sistema de processamento distribuído ou paralelo é um sistema que interliga vários nós de processamento (computadores individuais que podem ser de vários tipos e marcas) de maneira que um processo de grande consumo seja executado no nó “mais disponível”, ou mesmo subdividido por vários nós, conseguindo, portanto, ganhos óbvios nessas soluções: uma tarefa qualquer, se divisível em várias subtarefas, pode ser realizada em paralelo. É a capacidade de dividir as demandas de uma determinada tarefa por toda a rede para tirar proveito da capacidade disponível de processamento. O cloud computing, advindo dos recursos em rede, também nos leva ao conceito de que é o processamento de informações por sistemas que estão baseados, instalados, em servidores pela internet e não localmente no endereço físico, e isso nos leva uma série de vantagens, como escalabilidade, redução de custos, aumento significativo da segurança e adoção de políticas que as promovem. saiba mais Para ampliar seus conhecimentos e se aprofundar nas questões de sistemas de gestão, de relações com as pessoas e processos, de conflitos que podem ocorrer e do papel conciliador do líder e do administrador, bem como do desafio na implantação de um novo sistema, mesmo que não informatizado, indico o filme Fábrica de Loucuras: FÁBRICA de Loucuras. Titulo original: Gung Ho. Direção: Ron Howard. Paramount Pictures, EUA: 1986, 108 min. 6 a eMPresa Na era da INTerNeT As tecnologias de informação não ocorrem independentes das necessidades preexistentes. Sistemas de informação não se criam, mantém, ou evoluem sozinhos, devem ser criados, instalados e mantidos na busca das políticas estabelecidas na estratégia da organização e no plano diretor de informática, na busca por metas estratégicas. Desenvolver sistemas de informação computadorizados que meçam e controlem a produtividade é um elemento-chave para a maioria das organizações. A produtividade é a medida do resultado alcançado dividido pela entrada exigida. Um nível mais alto de saída para um determinado nível de entrada significa maior produtividade; um nível menor de saída para um determinado nível de entrada significa menor produtividade. A 136 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II produtividade pode estar relacionada a insumos, como quantidade de matéria-prima usada, qualidade alcançada ou tempo de execução de produtos ou serviços. Em qualquer caso, o importante não é um índice isolado da produtividade, mas como ele se compara com outros períodos de tempo, cenários e organizações. Assim, uma fórmula geralmente aceita é: Produtividade = (saída/entrada) X 100% Diante de uma intensa concorrência internacional, a necessidade de se aumentar a produtividade é fundamental para o bem-estar de qualquer empreendimento ou nação. Se uma empresa não tirar vantagem das inovações tecnológicas e gerenciais para obter maior produtividade, seus concorrentes o farão. O divisor de empreendimentos bem sucedidos dos fracassados é a capacidade de aplicar as tecnologias de informação para ganhar em produtividade, exemplificando especialmente os projetos voltados para o comércio eletrônico por criarem uma estrutura de e-business. As aplicações globalizadas não devem ser apenas coerentes com as estratégias de TI, devem levar em conta os requisitos provocados pela natureza do setor, suas forças competitivas e ambientais que caracterizam o segmento. Esses direcionadores globalizados de negócios incluem as características e os atributosde cliente de cada região na qual ela deseja atuar. São necessárias pessoas bem gerenciadas, adequadamente treinadas e motivadas – com ou sem tecnologia de informação – para produzir ganhos mensuráveis. Acredita-se que as reais melhorias em produtividade vêm de uma sinergia da tecnologia de informação e das mudanças na estrutura gerencial e organizacional que redefinem o modo como o trabalho é feito. Em outras palavras, primariamente, faz-se necessária uma revisão dos processos – procedimentos operacionais e gerenciais – como são executados, e depois é que se deve automatizar os processos otimizados; isso é conhecido como reengenharia. Uma vez que o trabalho tenha sido redefinido, a tecnologia da informação pode ser usada para movimentar a informação para a linha de frente, de forma a dar aos empregados da produção ou vendas o conhecimento de que eles necessitam para agir rapidamente. É o segredo da fórmula para explosão de produtividade, que leva ao aumento do padrão de vida do mundo, tão criticado pela não consideração e respeito ao meio ambiente. O desempenho de um sistema requer o envolvimento dos gerentes e de usuários na governança dos sistemas de informação e deve assumir o papel ativo na manutenção e o controle da função empresarial dos SI em todos os níveis da estrutura hierárquica da organização. Esse é apenas o primeiro passo na criação de estruturas de e-business, há a necessidade de reestruturar a estrutura organizacional, seus papéis e também os processos empresariais, como meio para se tornarem focalizadas no cliente. Segundo O´Brien (2007), a nova organização de e-business difere das organizações tradicionais em sete dimensões. As características-chaves do e-business interconectado abrangem: 137 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação • Estrutura horizontal de organização: novos negócios dependem de sua capacidade de reagir rapidamente às mudanças de mercado. A lenta estrutura de comunicação de cima para baixo das organizações hierárquicas torna isso difícil. • Liderança descentralizada: em uma organização focalizada no cliente, a autoridade delegada é mais real e eficiente que o controle centralizado. • Trabalho colaborativo em equipe: os esforços colaborativos são vistos com mais apreço que os esforços individuais. • Foco no cliente: o foco está completamente voltado à obtenção e retenção de clientes valiosos. • Conhecimento compartilhado; o conhecimento da empresa está disponível a todos da organização e não apenas a alguns. • Cooperação: para atender às demandas de mercado, são utilizadas alianças estratégicas com concorrentes e fornecedores. A abordagem de e-business à administração da tecnologia de informação na empresa de e-business interconectada possui três componentes principais: • administrar o desenvolvimento e a implementação em comum de estratégias de e-business e de TI; • administrar o desenvolvimento de aplicações de e-business e pesquisa, e a implementação de novas tecnologias de informação; • administrar os processos profissionais e subunidades dentro da organização de TI e da função de SI de uma empresa. O papel do Chief Information Officer (CIO), o diretor-geral de informação, é direcionar os equipamentos e os profissionais da área de informática para auxiliar a organização a alcançar suas metas. O CIO é, geralmente, um gerente no mesmo nível da vice-presidência, preocupado com as necessidades gerais de infraestrutura que dão suporte aos negócios da empresa. É o responsável pela política corporativa de planejamento, gerenciamento e aquisição de sistemas de informação. Algumas das principais áreas de atuação do CIO incluem integração das operações dos sistemas de informação com as estratégias corporativas, acompanhamento do rápido ritmo da tecnologia e definição e avaliação do valor dos projetos de desenvolvimento de sistemas em termos de performance, custo, controle e complexidade. O alto nível hierárquico do CIO é consistente com a ideia de que a informação é um dos mais importantes recursos da organização, sendo tratada pelos especialistas como um fator crítico de sucesso de alguns negócios. A chave para usufruir o potencial de qualquer computador é o software aplicativo. Uma empresa pode tanto desenvolver um programa único no gênero voltado para uma aplicação específica (conhecido com software proprietário) ou comprar e implantar um software já existente. Também é possível modificar programas padronizados, num processo conhecido como customização. 138 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II As organizações não podem mais responder às mudanças de mercado usando sistemas de informação não integrados, baseados em processamento em lote, modelos de dados conflitantes e tecnologia obsoleta. Como resultado, muitas empresas estão optando pelo software de planejamento de recursos corporativos ou empresariais (Enterprise Resource Planning – ERP). Trata-se de um conjunto de programas integrados que gerencia as operações vitais de uma empresa, uma corporação nacional ou multinacional. Embora o escopo de um sistema ERP possa variar de fornecedor para fornecedor, a maioria fornece software integrado que provê suporte à produção e às finanças. Além de atender a esses processos centrais, alguns sistemas ERP também podem oferecer soluções para funções corporativas vitais, tais como recursos humanos, produção, vendas, finanças e logística. Assim, surge o dilema: “comprar ou fazer?”. Essa é uma decisão difícil para qualquer CIO – adquirir um sistema (pacote de software que atende a organização inteira) pronto no mercado ou desenvolver com a própria equipe de trabalho e, em alguns casos, pode-se usar uma mistura de desenvolvimento externo e interno. Segundo Nanini (2001), a iniciativa de implantar sistemas de informação em uma empresa utilizando os pacotes de software já não é tão revolucionária – fenômenos como reengenharia, qualidade total e terceirização lançaram a base para a atual revolução da tecnologia da informação. Simplificando, assim, a interação do leigo em informática com o computador e firmando, com isso, um dos sustentáculos para o sucesso das empresas. Se de um lado a grande quantidade de opções em termos de produtos é positiva, pois atende a múltiplas necessidades, de outro pode confundir o usuário. No discurso, todos os provedores de soluções são muito parecidos, vendendo a ideia de que seus produtos se ajustam a qualquer empresa, independentemente do tamanho, natureza do negócio e disponibilidade de recursos para investir. Isso, porém, não é verdade. Algumas empresas desistiram de implantar um sistema de ERP devido ao complexo processo de customização a que deveriam se submeter sem, contudo, enxergarem as vantagens competitivas que tal tecnologia lhes traria. Implementar um sistema ERP não é tão simples quanto instalar um programa aplicativo, do tipo processador de texto ou planilha eletrônica, por exemplo. É necessário fazer uma análise das reais necessidades da empresa e avaliar, entre as soluções disponíveis no mercado, a que mais se adequar ao seu perfil. A aderência do produto ao modus operandi das organizações, portanto, é um item fundamental a ser considerado. É nesse ponto que as indústrias de sistema de ERP brasileiras acreditam bater as estrangeiras, cujos produtos são mais rígidos e, na prática, obrigam os clientes a ajustar sua cultura empresarial à solução, e não o contrário. Um software destinado a resolver um problema único e específico é chamado de software aplicativo proprietário. Ele, geralmente, é criado internamente, mas também pode ser adquirido de outra empresa. Se a organização possui tempo e equipe competente em SI, ela pode optar por um desenvolvimento interno de um ou de todos os módulos. 139 Re vi sã o: L uann e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Alternativamente, uma organização pode adquirir um software personalizado de fornecedores externos. Nesse caso, há adequação por parte de outra empresa (terceirizada), que desenvolve um aplicativo ou modificando parte do software para atender aos requerimentos de uma empresa qualquer. O desenvolvimento de aplicações com segurança e controles adequados que proporcionem o desempenho correto resguarda a integridade das redes e dos bancos de dados. É comum as empresas efetuarem a aquisição de HW e SW por meio de políticas determinadas. O objetivo é assegurar sua compatibilidade com os padrões de hardware, de software e de conectividade de rede de computadores corporativa. Ainda, segundo Nanini (2001), a decisão de adquirir um sistema de ERP precisa do apoio de todos os líderes de área e “usuários-chaves”. Deve haver um claro comprometimento com a decisão, de modo que o projeto seja “de todos”, e não de um pequeno grupo de heróis que tentará cumprir as metas geralmente apertadas, tanto em sentido de prazo quanto financeiro. A postura da alta administração em relação ao processo de aquisição é fundamental: entendimento do processo, comprometimento e visão são características que devem ser facilmente percebidas pela equipe de avaliação e por todos os que tiverem algum contato com o processo. Com a globalização da economia, a estrutura de organização da TI sofreu alterações radicais nos últimos anos, ora centralizadas, ora descentralizadas. A nova ou última tendência está no retorno ao controle e à administração centralizada dos recursos de SI. Isso resultou no desenvolvimento de estruturas de organização híbridas, com características centralizadas e descentralizadas que atendam à matriz que deseja ter o controle de tudo aquilo que ocorre financeiramente nas filiais. As organizações decidem pela centralização das principais aplicações em data centers próprios com acesso via web, outras terceirizam suas funções de SI via provedores de acesso a aplicações (ASP – Aplication Service Provider – denominação das empresas que disponibilizam serviços e aplicações baseados em internet), ou em integradores de sistemas. Com relação a essas mudanças nas organizações, a função de organização de sistemas de informação – SI – envolve três componentes principais: • gestão de desenvolvimento de aplicações: contempla a administração de atividades desde a análise e o projeto de sistemas, a administração de projeto, a programação de aplicações e a manutenção de sistemas para todos os projetos de desenvolvimento (programação) e e-business/ TI; • gestão de operações de TI: é a administração de hardware, software e os recursos de rede, incluindo a administração de sistemas de computador, rede, controle e suporte à produção. A exemplo, temos o monitoramento de desempenho de sistemas, processamento de tarefas, controle de centros de dados e o fornecimento aos sistemas de cobrança, alocando os custos para os usuários com base nos serviços de informação prestados; 140 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II • gestão de recursos humanos: envolve recrutamento, treinamento e retenção de pessoal qualificado de TI. Esse pode incluir pessoal de apoio gerencial, técnico e de escritório. Com o avanço do e-commerce, as empresas entram num mercado globalizado, e os sistemas de informação também precisam atender à gestão centralizada das unidades globais que estão descentralizadas. Trata-se de uma estratégia corporativa que visa enviar e receber dados para serem lidos e entendidos por todos os executivos em todas as suas unidades. A demanda da corporação é apoiada pela tecnologia desenvolvida por uma estratégia adotada entre o usuário final e a administração de SI, elaborando um portfólio de aplicações, que independe dos desafios culturais, políticos e geoeconômicos existentes na comunidade dos negócios internacionais. Em relação aos negócios internacionais, segundo O´Brien (2007), aplicações empresariais globalizadas não deveriam ser apenas coerentes com as estratégias de TI, deveriam levar em conta também os requisitos provocados pela natureza do setor, suas forças competitivas e ambientais. Esses direcionadores globalizados de negócios incluem: • Atributos de cliente: alguns setores atendem a clientes mundiais – clientes que viajam bastante ou que realizam operações globalizadas. Em tais casos, o processamento de transações on-line pode se tornar uma aplicação crítica da e-business. • Operações e produção globalizados: quando o desenvolvimento do produto é atribuído a subsidiárias em todo o mundo, o processo de produção e o controle de qualidade daquele processo podem ser administrados eficazmente apenas por meio de uma TI globalizada. A TI globalizada apoia a flexibilidade geográfica, permitindo que a produção seja atribuída a uma subsidiária estabelecida em condições ambientais variáveis. Ela também pode apoiar um marketing mundial de produtos e serviços. • Economias de escala: uma companhia globalizada e suas subsidiárias podem compartilhar o uso de equipamento comum, instalações e pessoal, tornando os processos de negócios mais eficientes em relação a seus custos. • Colaboração globalizada: de forma similar, quando o conhecimento e as habilidades de uma empresa estão espalhados por todo o mundo, a TI globalizada é necessária para apoiar a colaboração em projetos. Lembrete Borg: Como visto anteriormente, as organizações usam um ou mais tipos de sistemas de informação baseados em computador. Porém, para serem competitivas e lucrativas, as organizações precisam usar adequadamente todos esses recursos e evitar os desperdícios e erros. 141 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação 6.1 erros e desperdícios em informática Os erros, comumente praticados pelo homem, referem-se àquelas falhas e outros problemas ligados ao computador que tornam o resultado do processamento incorreto ou inútil. Já os desperdícios referem-se ao uso inapropriado da tecnologia e dos recursos dos computadores. As pessoas recebem diariamente dezenas e até centenas de mensagens eletrônicas contendo propaganda e publicidade de produtos ou serviços não pedidos e não desejados. Se o funcionário abrir e analisar cada uma das mensagens recebidas, não só desperdiçará seu tempo, mas também papel, tinta, suprimentos e recursos da organização. Para empregar os recursos de SI com eficiência, os empregados e empregadores tentam minimizar os desperdícios e os erros por meio de alguns passos: estabelecer, implementar, treinar, monitorar e rever periodicamente. O primeiro passo para evitar o desperdício relacionado à informática é estabelecer procedimentos e políticas, considerando a aquisição e o uso eficiente de sistemas e dispositivos. Atualmente, os computadores fazem parte da rotina diária das organizações e é fundamental assegurar que os sistemas estejam sendo usados em todo o seu potencial. Como resultado, as empresas têm implementado políticas rígidas para a aquisição de softwares e equipamentos de informática, exigindo uma justificativa formal para tal investimento. 6.2 as políticas e os procedimentos adotados A implementação de políticas e procedimentos para minimizar os riscos, prejuízos e desperdícios está vinculada a cada tipo de organização e seu ramo de negócio. Geralmente, as empresas as desenvolvem em conjunto com a auditoria interna ou contratam uma auditoria externa para implementação de normas de conduta. Riscos: os usuários das tecnologias de informação de todos os níveis desempenham um grande papel quando ajudam as organizações a extrair o máximo possível desses recursos. Porém, nas mãos de pessoas inescrupulosas, taisferramentas podem causar muitos danos àqueles que não souberem ou não conseguirem proteger suas informações. É fundamental que tanto os usuários finais quanto aqueles que se encontram em posições de comando conheçam os pontos fortes e fracos dos recursos tecnológicos. Devido à importância da precisão dos dados e da compreensão da sua aplicabilidade, as organizações têm investido em treinamento e capacitação tanto para os usuários finais quanto para os profissionais de tecnologia, com o objetivo de conscientizá-los de suas responsabilidades. O treinamento constitui-se, portanto, num aspecto fundamental para se evitar e minimizar os erros. Quando os empregados não são treinados adequadamente no desenvolvimento e na utilização de aplicações, seus erros podem custar muito caro. Tendo em vista que cada vez mais pessoas usam computadores na sua rotina, faz-se necessário que entendam como utilizá-los plenamente. 142 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II O passo seguinte está em monitorar as práticas rotineiras e lançar mão, quando necessário, de uma ação corretiva, para se evitar os erros e desperdícios. Entendendo o que acontece nas atividades diárias, as empresas podem fazer ajustes ou desenvolver novos procedimentos. Muitas organizações implementam auditoria para comparar os resultados obtidos em relação às metas estabelecidas, tais como percentual de relatórios de usuários finais produzidos no prazo, percentual de entrada incorreta e rejeitada, número de transações de entradas inseridas por turno de trabalho etc. Finalmente, é preciso rever as políticas e os procedimentos implantados para avaliar se estão adequados e sendo cumpridos. Cabe questionar o seguinte: • Há um alinhamento das políticas e procedimentos com o planejamento estratégico? • As políticas e normas estão atualizadas, visando cobrir todos os processos atuais e desenvolvidos pelos funcionários? • Foi pensado e implementado processo visando cobrir as contingências e os desastres? observação Borg: O não entendimento ou a visão errada das questões abordadas nesta unidade – incluindo ética, saúde, crimes, privacidade, erros e desperdícios – podem ser fatais para uma organização. A prevenção desses problemas e a solução deles são papéis extremamente importantes na gestão das tecnologias da informação e dos sistemas de informação. Cresce o consenso de que as pessoas representam o componente mais importante de um sistema de informação baseado em computadores, sendo assim, um dos fatores críticos para o sucesso e determinante para criar ou manter a vantagem competitiva das organizações. saiba mais Leia o artigo Selecionando uma aplicação de Tecnologia da Informação com enfoque na eficácia: um estudo de caso de um sistema para PCP, de Fernando José Barbin Laurindo, Marly Monteiro de Carvalho, Marcelo Schneck de Paula Pessôa e Tamio Shimizu, disponível em: <http://www.scielo.br/pdf/gp/v9n3/14575.pdf>. Acesso em: 17 jul. 2012. 143 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Exemplo de aplicação Após a leitura do artigo Selecionando uma aplicação de tecnologia da informação com enfoque na eficácia: um estudo de caso de um sistema para PCP, responda às questões para colocar em prática seu aprendizado e fixar os conceitos lidos no livro-texto. Questões: 1) Como você entende o papel do administrador e as ações de TI no case apresentado? 2) Relacione os softwares e soluções apresentadas nas soluções e implantadas. 3) De sua opinião sobre o uso de TI, especificamente do ERP, na organização e sugestões de melhoria na solução apresentada. 4) Qual o impacto da utilização de comércio eletrônico e dos sistemas de ERP ao longo do sistema e da cadeia de valor? Expectativas de respostas: 1) Relatar a importância do papel do administrador em relação às decisões, controle e tomada de decisão. 2) ERP e soluções baseadas na internet para o controle de produção. 3) A inegável melhoria no processo e qualidade do serviço, confiabilidade e precisão, sugestões de melhoria para aprimorar mais ainda os processos e controles. 4) Um impacto maior e positivo quanto ao desempenho da organização, aprimoramento e exatidão das informações e maior suporte a tomada de decisão. resumo Nesta unidade, você aprendeu sobre sistemas de informação. As definições, conceitos e termos técnicos de sistemas, bem como os exemplos de aplicações utilizados nas organizações e no entendimento, advêm muito mais da aplicabilidade na empresa do que somente na teoria. A estrutura de sistemas, quanto à natureza e desenvolvimento, contribui na compreensão dos caminhos que são utilizados na elaboração e desenvolvimento dos sistemas propriamente ditos e como utilizá-los na organização, verificando o fluxo da informação no ambiente real e reproduzindo-a no mundo virtual. 144 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II A cultura de informação adequada à empresa se mostra importante, pois nos norteia a identificação, seleção das áreas e a construção de sistemas, ou o aluguel de um sistema já desenvolvido para atender à empresa. Além disso, contribui na seleção das informações que são pesquisadas nos empregados, na identificação do nível de conhecimento que é declarado muitas vezes de forma velada, no que o analista precisa identificar no mapeamento para que se desenvolva um sistema adequado e, por último, nas relações hierárquicas que permeiam o fluxo da informação. Quando estudamos o papel do administrador de sistemas de informação, determinamos a importância do conhecimento técnico de sistemas e das varáveis que são necessárias ao conhecimento da organização, além das mais diversas técnicas administrativas encontradas no ambiente profissional, o seu comportamento e a preocupação no estabelecimento dos planos de ação para a informatização, e a sistematização desses processos a fim de se aumentar o grau de informatização da empresa e sua interligação via tecnologias da informação, colocando em linha com a estratégia da empresa a visão de negócios e os objetivos a serem alcançados. Percebe-se aí a estreita relação do analista de sistemas com o administrador de empresa e a preocupação com relação aos mais diversos processos encontrados. Compreende-se também, por fim, a importância da informação estratégica como processo e a possibilidade de se controlar, administrar e corrigir por meio do uso de sistemas de computadores, mostrando assim a agilidade, precisão e maior grau de certeza quanto as informações eletronicamente processadas. Você aprendeu também os conceitos e definições utilizados em sistemas de gestão, sua importância e os mais diversos tipos, dos mais simples aos mais complexos, visando atender às diversas necessidades das organizações, dos processos e das pessoas. Detalhamos o ERP, buscando entender, a partir de sua definição, o histórico, os elementos que o compõem e suas aplicações na sistematização das organizações, apoiadas em processos produtivos e nas demais áreas que formam uma organização. Estudamos o sistema de informação como vantagem competitiva, as variáveis que nos levam a obter tal vantagem, como devemos nos preocupar para alcançar a real vantagem competitiva, seu reconhecimento e os instrumentos para a avaliação e aferição da vantagem baseados nos processos e na missão de manutenção dessa, baseando-nos nas estratégias empresariais mais contemporâneas utilizadas. 145 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação Na evolução dos sistemas integrados de gestão, conhecemos os mais diversos modelos e, por meio do macro fluxo do sistema e seus módulos,visualizamos como e o que podemos informatizar com os sistemas, além do uso dado a cada aplicação. Nas aplicações na gestão industrial (produção) e comercial (varejo), percorremos essa importante área das empresas, as suas ligações com o meio externo (clientes), os módulos que podemos utilizar na informatização, bem como a importância e detalhes, visando prepará-los para a escolha e uso de sistemas integrados de gestão. Comentamos alguns dos principais fornecedores da tecnologia, enfatizando os pontos fortes e analisando as facilidades na escolha e a implantação dos sistemas. exercícios Questão 1 (prova de Bacharelado em Sistemas de Informação, Enade 2008). Uma empresa de crédito e financiamento utiliza um sistema de informação para analisar simulações, com base em cenários, e determinar como as variações da taxa básica de juros do país afetam seus lucros. Como deve ser classificado esse sistema de informação? A) Sistema de processamento de transações. B) Sistema de controle de processos. C) Sistema de informação gerencial. D) Sistema de apoio à decisão. E) Sistema de informação executivo. Resposta correta: Alternativa D. Análise das alternativas A) Alternativa Incorreta. Justificativa: esse sistema apoia as funções operacionais e não identifica consequências para possíveis alternativas de solução. B) Alternativa Incorreta. Justificativa: igualmente a alternativa A, trata-se de sistema de nível operacional que não identifica consequências para possíveis alternativas de solução para determinados problemas, como é o caso mencionado na questão. 146 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Unidade II C) Alternativa Incorreta. Justificativa: esse sistema não reflete o mencionado na questão, pois apenas gera relatórios periódicos de resultados da organização. D) Alternativa Correta. Justificativa: uma vez que na situação descrita a empresa de crédito e financiamento utiliza o sistema para análise de simulações baseando-se em cenários, tal sistema se enquadra como apoio à decisão, já que identifica as consequências das alternativas de solução disponíveis para um determinado problema. E) Alternativa Incorreta. Justificativa: não é a correta classificação do sistema mencionado, pois é um sistema que tem como objetivo manter o executivo informado sobre a situação da organização. Questão 2 (UAB/Ufal 2012, adaptada). Considere as afirmações abaixo acerca das tecnologias utilizadas para educação: I) Educação a Distância: realiza-se por diferentes meios (correspondência postal ou eletrônica, rádio, televisão, telefone, fax, computador, internet, dentre outros). Sendo um termo abrangente, mantém a relação de discussão de tempo e espaço (distanciamento físico) dentro do processo educacional, porém não é obrigatoriamente dentro do ambiente internet. II) Educação On-line: realizada obrigatoriamente com Internet em papel principal como meio, pode ser utilizada de forma síncrona ou assíncrona. Tem como características mais enfáticas a velocidade na troca de informações, o feedback entre alunos e professores e o grau de interatividade alcançado. III) Ambientes Virtuais de Aprendizagem: salas (ambiente físico) disponibilizadas nas escolas. Para ajudar os professores no gerenciamento de conteúdos para seus alunos e na administração do curso, permite acompanhar constantemente o progresso dos estudantes. IV) Biblioteca Virtual: conceito de virtualização das bibliotecas tradicionais, dentro da qual troca-se informações por diferentes meios (correspondência postal ou eletrônica, rádio, televisão, telefone, fax, computador, internet, dentre outros). Sendo um termo abrangente mantém a relação de discussão de tempo e espaço (distanciamento físico) dentro do processo educacional, porém não é obrigatoriamente dentro do ambiente internet. A alternativa correta é: A) I, II, III, IV. B) I, II, III. C) II, IV. 147 Re vi sã o: L ua nn e Ba tis ta / Vi rg ín ia B ila tt o - Di ag ra m aç ão : L éo - 1 4/ 08 /2 01 2 Tecnologias da informação D) II. E) I, II. Resolução desta questão na plataforma.